Nghiên cứu các giải pháp hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN




PHẠM THỊ BÍCH HẢI




NGHIÊN CỨU CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG
CÔNG CỤ TRA CỨU KHOA HỌC TÀI LIỆU LƢU TRỮ
TẠI TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA III


Chuyên ngành: Lƣu trữ học và Tƣ liệu học
Mã số: 51002




LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC
LƯU TRỮ HỌC VÀ TƯ LIỆU HỌC




NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

TS. NGUYỄN CẢNH ĐƢƠNG



HÀ NỘI - 2004

2



BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
CCTC Công cụ tra cứu
CCTCKH Công cụ tra cứu khoa học
CNTT Công nghệ thông tin
CV Công văn
CSDL Cơ sở dữ liệu
Cục VT&LTNN Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
HĐND Hội đồng nhân dân
KHKT Khoa học kỹ thuật
KPLTT Khung phân loại thông tin
KPLTNTTTLLT Khung phân loại thống nhất thông tin
tài liệu lưu trữ
TT Trung tâm
TTKHKT Thông tin khoa học kỹ thuật
TTLTQG Trung tâm lưu trữ Quốc gia
TW Trung Ương
UBHC Ủy ban hành chính
UBND Ủy ban nhân dân

3
MỤC LỤC

MỞ ĐẦU

1. Mục đích, ý nghĩa của đề tài
7
2. Mục tiêu nghiên cứu
8
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

4. Nhiệm vụ nghiên cứu
8
9
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
10
6. Phƣơng pháp nghiên cứu và nguồn tài liệu tham khảo
17
7. Đóng góp của luận văn
18
8. Bố cục của luận văn
18


Chƣơng 1
KHÁI NIỆM, NGUYÊN TẮC, YÊU CẦU, THÀNH PHẦN VÀ CƠ CẤU CỦA HỆ THỐNG
CÔNG CỤ TRA CỨU KHOA HỌC TÀI LIỆU LƢU TRỮ

1.1. Khái niệm
19
1.2. Nguyên tắc
23
1.3. Yêu cầu
25
1.4 .Thành phần của hệ thống CCTC thông tin tài liệu lƣu trữ
26
1.4.1. Theo đặc trưng cấp độ
27
1.4.2. Theo đặc trưng chức năng
27
1.5. Cơ cấu của hệ thống CCTC tài liệu lƣu trữ

28
1.5.1. Hệ thống CCTC truyền thống
28
1.5.2. Hệ thống CCTC tự động hóa
39
Tiểu kết chƣơng I
43
Chƣơng 2
HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG CÔNG CỤ TRA CỨU KHOA HỌC TÀI LIỆU
LƢU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA III


4

2.1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của TTLTQG III
45
2.2. Tình hình tài liệu lƣu trữ
53
2.2.1. Thành phần, nội dung và ý nghĩa tài liệu lưu trữ
46
2.2.2. Đặc điểm tài liệu lưu trữ
51
2.3. Tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ tại TT III
53
2.3.1. Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu
54
2.3.2. Nhu cầu và hiệu quả sử dụng tài liệu
62
2.4. Hiện trạng hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lƣu trữ
truyền thống

60
2.4.1. Mục lục hồ sơ
60
2.4.2. Sách chỉ dẫn
2.4.3. Các loại sổ, sách phục vụ tổ chức sử dụng tài liệu
62
63
2.4.4. Một số nhận xét về thực trạng hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ
tại TT III

64
2.5. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin vào việc xây dựng cơ
sở dữ liệu phục vụ quản lý và tra tìm tài liệu

65
2.5.1. Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu lưu trữ sau năm
1945

66
2.5.2. Xây dựng cơ sở dữ liệu
72
2.5.3. Một số nhận xét về tình hình ứng dụng công nghệ thông tin vào
việc xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ hiện nay của TT III
79

Tiểu kết chƣơng 2…………………………………………………
82

5

Chng 3
CC GII PHP HON THIN V NNG CAO
H THNG CCTCKH TAè LIU LU TR TI TTLTQG III

3.1. Nõng cp v b sung cỏc loi cụng c tra cu ti liu lu
tr truyn thng

84
3.1.1. Mc lc h s
84
3.1.2. Th
3.1.3. Sỏch ch dn
84
85
3.2. Hon thin cụng c tra cu hin i
86
3.2.1. Khung phõn loi thụng tin
86
3.2.2. H thng c s d liu
87
3.1.3. Nghiờn cu xõy dng t in t chun ti liu lu tr
91
3.3. Mt s gii phỏp h tr
92
3.3.1. Ti u húa thnh phn v ni dung ti liu
92
3.3.2. Cỏc vn bn ch o
93
3.3.3. Đầu t- cơ sở vật chất
95

3.3.4. Nõng cao cht lng v trỡnh cỏn b
96
Tiu kt chng
III
97
KT LUN
99
DANH MC TI LIU THAM KHO
101
PH LC
111


6
PHẦN MỞ ĐẦU

1. Mục đích, ý nghĩa của đề tài
Các trung tâm lưu trữ quốc gia là một trong những nguồn di sản văn hóa có
giá trị đặc biệt của mỗi dân tộc. Nơi đây hội tụ và tích lũy cả kho tàng tri thức và
kinh nghiệm phong phú được đúc kết theo bề dày lịch sử dựng nước và giữ nước của
các thế hệ cha ông. Tài liệu lưu trữ là những chứng cứ xác thực phản ánh mọi khía
cạnh trong đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học của đất nước, và do đó tài
liệu lưu trữ đồng thời cũng là những nguồn tài nguyên thông tin vô tận cần được
khai thác và sử dụng rộng rãi trong cộng đồng.
Được xã hội giao sứ mệnh là gìn giữ nguồn di sản văn hóa đó, chức năng cơ
bản của các cơ quan Lưu trữ là không những phải bảo đảm bảo quản an toàn mà còn
phải tổ chức sử dụng có hiệu quả các loại hình tài liệu phục vụ các nhu cầu khác
nhau của xã hội. Điều đó đã được nhấn mạnh nhiều lần trong các văn kiện của Đảng
và văn bản chỉ đạo của Nhà nước về công tác lưu trữ [81]. Đặc biệt gần đây, Pháp
lệnh lưu trữ Quốc gia đã khẳng định: “Tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử được khai

thác sử dụng rộng rãi cho yêu cầu nghiên cứu của toàn xã hội” [62].
Ngày nay, trong điều kiện phát triển và biến đổi không ngừng của khoa học
công nghệ với sự bùng nổ thông tin, nhu cầu dùng tin của xã hội trong đó có thông
tin quá khứ chứa đựng trong tài liệu lưu trữ ngày càng gia tăng. Do đó các trung tâm
lưu trữ quốc gia đang là đối tượng tìm tin và sử dụng tin của toàn xã hội. Tuy nhiên,
tài liệu lưu trữ được phát huy sử dụng thế nào, mang lại lợi ích cho xã hội và được
xã hội nhận biết ra sao không những chỉ phụ thuộc vào nhu cầu dùng tin của xã hội
mà còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố chủ quan của ngành lưu trữ, trong đó có các vấn
đề như: tài liệu được thu thập, chỉnh lý, phân loại, tổ chức sắp xếp và bảo quản thế
nào, khả năng đáp ứng của hệ thống công cụ tra tìm và điều kiện tiếp cận ra sao
v.v…
Trong các yếu tố trên, hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ có một vai trò và ý
nghĩa hết sức quan trọng như chiếc cầu nối hay chìa khóa để dẫn dắt các nhà nghiên
cứu đến với tài liệu một cách nhanh nhất và đồng thời cũng là các công cụ giúp

7
những người làm lưu trữ có thể quản lý và tra tìm tài liệu phục vụ xã hội hiệu quả
nhất.
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là một trong những trung tâm lưu trữ lớn của
Nhà nước đang bảo quản hàng trăm phông tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình
hoạt động của các cơ quan Nhà nước Việt Nam từ sau Cách mạng tháng Tám đến
nay. Đây là nguồn sử liệu quí phản ánh mọi mặt đời sống chính trị – kinh tế - xã hội
– văn hóa của Nhà nước Việt Nam DCCH và nay là Nhà nước CHXHCN Việt Nam.
Mặc dù mới thành lập, nhưng thời gian qua tài liệu của Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III đã được khai thác sử dụng và đã đáp ứng nhiều nhu cầu nghiên cứu của
nhiều đối tượng độc giả. Tuy nhiên, những kết quả đạt được đó chưa thể xứng đáng
với một tiềm năng thông tin vô giá như TT III. Điều đó xuất phát từ nhiều nguyên
nhân mà một trong những nguyên nhân chính là hệ thống CCTC khoa học tài liệu
lưu trữ còn quá thô sơ và nghèo nàn, chưa đáp ứng nhu cầu tìm tin cũng như chuyển
tải thông tin rộng rãi trong cộng đồng. Bên cạnh đó, do mới được thành lập, TT phải

tập trung vào giải quyết nhiều nhiệm vụ cấp bách liên quan đến ổn định tổ chức, kho
tàng và tài liệu nên từ trước đến nay chưa có điều kiện đi sâu nghiên cứu hệ thống
CCTCKH tài liệu lưu trữ tại TT.
Để phát huy hơn nữa vai trò của tài liệu lưu trữ đáp ứng nhu cầu tiếp cận
thông tin ngày càng tăng của xã hội, việc khảo sát, nghiên cứu thực trạng tình hình
và đề ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống CCTC tại Trung tâm III là một đòi
hỏi khách quan, cấp bách và cần thiết. Trên tinh thần đó, và xuất phát từ nhiệm vụ
chuyên môn thực tế đòi hỏi, chúng tôi chọn đề tài cho luận văn là: Nghiên cứu các
giải pháp hoàn thiện hệ thống CCTC khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia III.
2. Mục tiêu nghiên cứu:
- Xác định đúng được thực trạng của hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ hiện
nay tại TT III;
- Nghiên cứu và phân tích các giải pháp có thể thực thi nhằm hoàn thiện và
nâng cao hệ thống CCTC thông tin tài liệu lưu trữ quản lý nhà nước tại TTLTQG
III.

8
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu.
3.1. Đối tượng nghiên cứu:
Căn cứ vào mục tiêu và nhiệm vụ chính đã nêu, luận văn sẽ đi sâu nghiên cứu:
- Các kết quả nghiên cứu cơ bản (đã có) về hệ thống CCTC thông tin tài liệu lưu
trữ nói chung;
- Các khối tài liệu lưu trữ quản lý hành chính nhà nước hiện đang bảo quản tại
TTLTQG III;
- Hệ thống CCTC hiện có và thực trạng của công tác khai thác sử dụng tài liệu
lưu trữ tại TT III;
- Vai trò của công nghệ thông tin và tình hình ứng dụng CNTT vào việc xây
dựng CSDL quản lý và tra tìm tài liệu.
3.2. Phạm vi nghiên cứu:

Đề tài chỉ đi sâu nghiên cứu loại hình tài liệu lưu trữ quản lý hành chính nhà
nước (tài liệu hành chính) với thực trạng hệ thống CCTC tài liệu đó hiện có tại
TTLTQG III. Trên cơ sở đó, các giải pháp mà đề tài đặt ra để giải quyết cũng chỉ
nhằm mục đích hoàn thiện hệ thống CCTC phục vụ cho việc tra tìm thông tin tài liệu
của TTLTQG III chứ không đi sâu vào lĩnh vực công cụ thống kê. Đề tài mang tính
chất nghiên cứu ứng dụng chứ không nặng về phương pháp luận và cũng không đi
sâu vào các vấn đề kỹ thuật.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu:
Để đạt được mục tiêu trên, đề tài có nhiệm vụ nghiên cứu các nội dung dưới
đây:
- Nghiên cứu cơ sở lý luận chung về hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ, trong
đó có vị trí, vai trò và ý nghĩa của hệ thống CCTC thông tin tài liệu trong công tác
lưu trữ;
- Khảo sát, phân tích thực tiễn và đưa ra những nhận xét đánh giá về đặc
điểm, tình hình tài liệu lưu trữ và thực trạng hệ thống CCTC của Trung tâm III hiện
nay;
- Đề xuất các giải pháp có thể thực thi nhằm hoàn thiện hệ thống công cụ tra
cứu tài liệu tại TTLTQG III.

9
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
5.1. Tình hình nghiên cứu ở các nước:
Với vai trò là những chiếc cầu nối – hay chìa khoá dẫn dắt độc giả đến với các
kho tài nguyên thông tin chứa trong tài liệu lưu trữ, hệ thống CCTCKH tài liệu lưu
trữ từ lâu đã thu hút một số lượng không nhỏ các công trình nghiên cứu, đề tài, luận
án, bài viết…. ở nhiều nước.
Từ những năm 80 của thế kỷ 20 trong bài viết “Thực trạng và xu hướng phát
triển hệ thống CCTC tài liệu lưu trữ” [90, 96-99] tiến sỹ sử học người Bun- Ga- ri
X. Xlavôva Petkôva đã điểm lại lịch sử quá trình hình thành và phát triển của các
loại công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ trên thế giới từ thời cổ đại. Theo tác giả, thì từ

thời cổ đại ở các nước Phương Đông khi mà tài liệu còn đơn giản và với số lượng
không nhiều thì công cụ tra cứu còn rất thô sơ. Dần dần, công tác văn thư ngày càng
trở nên phức tạp do sự phức tạp dần trong hoạt động quản lý và điều hành của các
quốc gia. Kết quả là số lượng tài liệu lưu trữ ngày càng nhiều và nhu cầu sử dụng
chúng ngày càng tăng. Điều đó dẫn đến sự ra đời tất yếu của hệ thống CCTC tài liệu
lưu trữ. Cũng theo tác giả thì từ thời Trung cổ (thế kỷ XVI) đã có mục lục hồ sơ và
Bản hướng dẫn phân nhóm và mô tả tài liệu trong sách của Iakôp Fon Pamingen. Và
sau đó 100 năm, Krixtốp Siônbéc- người Phổ và những người làm lưu trữ kế nhiệm
ông đã lập được những bảng danh mục hồ sơ đầu tiên, và đó là tiền đề cho các mục
lục hồ sơ sau này. Từ những năm 1830 – 1850 đã hình thành nên những nét cơ bản
của lưu trữ hiện đại. Sự phát triển của công tác lưu trữ đòi hỏi phải tối ưu hóa, phân
loại và mô tả tài liệu trong tầm cỡ quốc gia với nguyên tắc “xuất xứ (xuất sinh) và
tôn trọng phông” (ở Pháp). Trên cơ sở đó, hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu
lưu trữ đã đần dần được hình thành và hoàn thiện ở các nước châu Âu.Thực tiễn phát
triển đó đã được các nhà nghiên cứu đúc kết thành các giáo trình, công trình mang
tính chất lý luận và hướng dẫn nghiệp vụ và được giới thiệu rộng rãi. Ví dụ, theo sự
nghiên cứu của tiến sỹ Phan Đình Nham [56] ở Hà Lan từ năm 1898 đã có Sách
Hướng dẫn sắp xếp và biên mục trong các viện lưu trữ trong đó trình bầy các bản
chỉ dẫn nội dung, các mục lục và sách chỉ dẫn; ở Anh từ năm 1927 đã có Sách
hướng dẫn hành chính (Manual of administrations), trong đó giới thiệu các công cụ

10
tra cứu; ở Đức từ năm 1929 đã biên soạn Thuật ngữ lưu trữ trong đó có nêu khái
niệm về hệ thống CCTCKH; ở Pháp [77] và Australia [97] trong Sách giáo khoa về
lưu trữ đều có một chương trình bầy có hệ thống về CCTCKH (Finding Aids) tài
liệu lưu trữ v.v…
Cũng như các nước châu Âu khác, Liên Xô (cũ) là một nước có ngành lưu trữ
tương đối phát triển. Đặc biệt, lưu trữ học Xô viết được trang bị một hệ thống lý
luận và cơ sở phương pháp luận tương đối đầy đủ, với những tổng kết kinh nghiệm
thực tiễn phong phú, trong đó vấn đề về hệ thống công cụ tra tìm tài liệu được nhiều

sự quan tâm. Điều đó được thể hiện bằng sự ra đời của hàng loạt các văn bản, nội
quy, quy tắc mang tính chất pháp quy của Nhà nước, các công trình nghiên cứu khoa
học lưu trữ của Viện nghiên cứu văn kiện học và công tác lưu trữ, kỷ yếu các hội
nghị, hội thảo chuyên đề, các sách giáo khoa hay giáo trình nghiệp vụ cũng như
nhiều bài viết của nhiều tác giả. Giáo trình Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ
được xuất bản lần đầu vào năm 1935 và tính đến nay đã qua nhiều lần điều chỉnh và
tái bản, nhưng trong cuốn nào cũng giành một chương về hệ thống CCTCKH tài liệu
lưu trữ [92]. Đặc biệt, năm 1981, Viện Nghiên cứu Văn kiện học và Công tác lưu trữ
Liên Xô đã phát hành “Những nội quy cơ bản phát triển hệ thống CCTCKH tài liệu
lưu trữ Nhà nước Liên Xô” [88]. Đưa ra những định nghĩa, thành phần, cấu trúc, quy
luật, triển vọng và những nguyên tắc cơ bản của việc xây dựng hệ thống CCTCKH
tài liệu lưu trữ, bản quy tắc này đồng thời cũng nêu nên vai trò của CCTC tự động
hóa và mối quan hệ tương hỗ bổ sung lẫn nhau giữa các CCTC trong một hệ thống.
Phải nói rằng, bản quy tắc này là cẩm nang hữu ích và cần thiết cho mọi cơ quan lưu
trữ trong công tác xây dựng và hoàn thiện hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ ở Liên
Xô. Bên cạnh đó, trong các Nội quy hay Quy tắc công tác của các cơ quan lưu trữ
đều có các phần mục quy định cụ thể về hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ.
Ngoài các văn bản, giáo trình mang tính chất chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ,
các nhà lưu trữ Xô viết còn nghiên cứu nhiều công trình và đưa ra những kết quả
hữu ích cho thực tiễn, ví dụ như đề tài nghiên cứu khoa học Hệ thống CCTCKH
Phông lưu trữ Quốc gia Liên Xô của Cô -van- chuc N.A; Bộ thể sự vật chuyên đề
cho tài liệu trong các viện lưu trữ lịch sử nhà nước của Ru-đen-xơn K.I. Cùng với

11
các công trình nghiên cứu đó, lưu trữ Xô viết còn cho ra đời Khung phân loại thông
tin tài liệu thống nhất trong bộ thẻ hệ thống các viện lưu trữ Liên Xô (năm 1950).
Ngoài ra, vấn đề về hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ còn là chuyên đề thường
xuyên được đề cập đến trên các sách báo và tạp chí chuyên ngành, thể hiện qua các
bài viết, trao đổi kinh nghiệm hoặc thông báo tình hình thực tế xây dựng hệ thống
CCTCKH ở các lưu trữ khác nhau. Theo sự tổng hợp của các nhà nghiên cứu lưu trữ

Liên bang Nga thì đến năm 2000 trong các viện lưu trữ Nga có khoảng 96,5% đơn vị
bảo quản đã được lập mục lục hồ sơ. Công cụ tra cứu chủ yếu vẫn là các công cụ
truyền thống, cụ thể là, ở cấp độ toàn liên bang có Bộ thẻ Phông Trung ương, ở các
kho lưu trữ có các bộ thẻ hệ thống, thẻ tên gọi hay chuyên đề. Lưu trữ Nga rất coi
trọng việc biên soạn và xuất bản các loại sách hướng dẫn, chỉ dẫn, sơ yếu lưu trữ.
Đến nay, có khoảng 65% các viện lưu trữ nhà nước đã có các loại sách hướng dẫn,
chỉ dẫn hoặc sơ yếu, trong đó có sách chỉ dẫn theo phông hoặc chuyên đề. Đặc biệt
có nhiều sách hướng dẫn về thành phần và nội dung Phông lưu trữ Nhà nước hoặc
phông lưu trữ của Đảng Cộng sản Liên Xô cũng như của nhiều viện lưu trữ nhà
nước trung ương và địa phương được biên soạn gồm nhiều tập kế tiếp nhau theo thứ
tự thời gian [84].
Từ những năm 60 – 70, cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật với tính năng ưu
việt của công nghệ thông tin đã có những tác động không nhỏ đến mọi lĩnh vực hoạt
động của xã hội, trong đó có công tác lưu trữ. Bên cạnh việc thừa kế một số CCTC
thủ công truyền thống, ở một số nước đã bắt đầu ứng dụng công nghệ thông tin vào
việc quản lý và tra tìm thông tin tài liệu. Ở Liên Xô năm 1980 đã nghiên cứu và đưa
vào ứng dụng Các quy trình xử lý thông tin tự động công tác lưu trữ bằng máy tính
điện tử vào hệ thống quản lý và thống kê tài liệu phông lưu trữ nhà nước được xây
dựng dựa trên cơ sở bộ thẻ phông trung ương. Trong thời gian này, các nước XHCN
khác như Ba Lan, Bun-ga-ri, CHDC Đức, Hung-ga-ri, Tiệp Khắc cũng đồng loạt
nghiên cứu và ứng dụng tự động hóa vào công tác thống kê và quản lý tra tìm tài
liệu lưu trữ. Kết quả và kinh nghiệm nghiên cứu được đưa ra bàn luận và xem xét tại
các Hội nghị những người lãnh đạo lưu trữ các nước XHCN [17].

12
Ở các nước khác như Australia, Đan Mạch, Pháp, Thụy Điển, Mỹ việc ứng
dụng công nghệ thông tin trong công tác tra tìm tài liệu với phần mềm tối ưu đã
được áp dụng cách đây hàng vài thập kỷ. Ví dụ, ở Đan Mạch từ năm 1975 đã xây
dựng hệ thống CSDL kết nối cho 7000 phông tài liệu lưu trữ quốc gia từ trung ương
đến địa phương [11]. Ở Thuỵ Điển, hệ quản trị cơ sở dữ liệu ARKIS cung cấp chìa

khoá tra tìm cho hơn 100 km/ giá tài liệu hành chính và hàng chục ngàn cuộn
microfilm; ở Mỹ sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu MARC AMC và ở Australia –
RINSE and ANGAM có thể đáp ứng cho vịêc quản lý và tra tìm thông tin tài liệu ở
nhiều góc độ yêu cầu và lựa chọn khác nhau. Xu thế chung nhất của các nước hiện
nay là áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế trong công tác văn thư và lưu trữ, trong đó có
hệ thống CCTC thông tin tài liệu.
5.2. Tình hình nghiên cứu ở trong nước:
Ở Việt Nam, tình hình nghiên cứu về lý thuyết cũng như thực tế xây dựng hệ
thống CCTCKH tài liệu lưu trữ còn ở mức độ khiêm tốn. Sở dĩ như vậy là xuất phát
từ nhiều nguyên nhân. Một trong những nguyên nhân cơ bản mang tính chất lịch sử
là Việt Nam là một đất nước phải trải qua nhiều ách đô hộ của các thế lực phong
kiến thực dân ngoại bang vốn không chú trọng đến việc lưu giữ và bảo tồn tài liệu
lưu trữ cũng như tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nói chung. Những năm sau khi
dành được độc lập tự do, trong hoàn cảnh đất nước còn có chiến tranh nên mục tiêu
chính của các cơ quan lưu trữ là bảo đảm bảo vệ và bảo quản an tòan tài liệu. Trong
những năm 70 – 80, vấn đề về CCTC tài liệu lưu trữ cũng có được đề cập đến nhưng
chỉ giới hạn bằng một số bài viết đăng lẻ tẻ trên tạp chí chuyên ngành Văn thư – Lưu
trữ, ví dụ như các bài: Đã đến lúc cần nghĩ tới việc xây dựng các bộ thẻ tra cứu tài
liệu lưu trữ của Đỗ Ngọc Phác [61]; Cách xây dựng đề cương phân loại để làm thẻ
hệ thống phục vụ tra tìm của kho lưu trữ UBHC tỉnh của Lê Văn In [32]; Giới thiệu
việc xây dựng Khung phân loại thông tin và làm thẻ hệ thống ở Kho lưu trữ UBND
tỉnh Hà Tuyên của Trần Hoàng [24]; Lập bộ thẻ sự vật chuyên đề để tra tìm tài liệu
thiết kế xây dựng của Nguyễn Cảnh Đương; Một số ý kiến về hướng phát triển hệ
thống CCTCKH cho tài liệu văn kiện phông lưu trữ quốc gia của Trần Hoàng và
Mạnh Hùng [23]; Xây dựng hệ thống công cụ tra tìm khoa học tài liệu lưu trữ là

13
nhiệm vụ cấp thiết của ngành lưu trữ Việt Nam của Phan Đình Nham [56]…Để
trang bị cho học sinh những kiến thức cơ bản nhất, các giáo trình giảng dậy đại học
cũng như trung học về Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ đều có riêng một

chương liên quan đền vấn đề này {4], [5]. Ngoài ra, đi sâu nghiên cứu hệ thống
CCTCKH tài liệu lưu trữ truyền thống còn có một số đề tài khoa học trong phạm vi
ngành như: Nghiên cứu, xây dựng hệ thống công cụ tra tìm tài liệu phông lưu trữ
quốc gia do tiến sỹ Phan Đình Nham làm chủ nhiệm [57]; Mẫu hóa thẻ tra tìm tài
liệu lưu trữ của Phạm Thị Thúy và Tiêu chuẩn về mục lục hồ sơ của Nguyễn Thị Trà
v.v… Thời gian gần đây, công cuộc xây dựng và đổi mới đất nước đã đặt ra nhiều
nhu cầu đối với việc sử dụng tài liệu lưu trữ. Bên cạnh đó, sự phát triển của khoa
học công nghệ với những tính năng ưu việt của công nghệ thông tin đã có những tác
động không nhỏ đến mọi khía cạnh của đời sống xã hội, và đồng thời cũng là một áp
lực lớn cho ngành lưu trữ. Hoàn cảnh mới đó buộc các nhà lưu trữ phải nghiên cứu
để tìm ra các giải pháp đảm bảo đáp ứng các nhu cầu của xã hội đối với thông tin tài
liệu lưu trữ. Một trong những giải pháp đó là nghiên cứu, đề xuất các công cụ tra
cứu khoa học tự động hóa để giúp cho việc tra tìm thông tin nhanh nhất. Chính vì
vậy, trong thời gian qua đã một số công trình nghiên cứu khoa học, một số đề tài
luận án tiến sỹ, thạc sỹ và nhiều bài viết liên quan đến lĩnh vực ứng dụng công nghệ
thông tin trong việc quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ.
Cục Lưu trữ nhà nước là cơ quan đi đầu trong lĩnh vực nghiên cứu ứng dụng
công nghệ thông tin trong lưu trữ mà người đặt nền móng và có nhiều công trình
đóng góp nhất là tiến sỹ Dương Văn Khảm. Từ đầu những năm 90, tác giả đã
nghiên cứu và nghiệm thu công trình cấp Nhà nước: Xây dựng hệ thống thông tin tự
động lưu trữ quốc gia [44]. Bên cạnh đó, tác giả còn công bố hàng loạt xuất bản
phẩm và bài viết khác như: Những nội dung cơ bản xây dựng hệ quản trị tài liệu lưu
trữ Quốc gia [33], Những yêu cầu cơ bản trong việc xây dựng hệ thống thông tin tự
động tài liệu lưu trữ quốc gia [35], Ứng dụng bộ thẻ phông trung ương tự động hóa
vào quản lý tài liệu lưu trữ [36], Xây dựng và khai thác cơ sở dữ liệu phông Phủ
Thủ tướng [37], Lựa chọn phần mềm ứng dụng cho CSDL lưu trữ [39], Tin học hóa
công tác văn thư - lưu trữ và thư viện [43]…Trên cơ sở những nghiên cứu trên, năm

14
1999 Cục Lưu trữ ban hành Bản hướng dẫn về ứng dụng CNTT trong văn thư – lưu

trữ [10]. Năm 2001 TTLTQG III dưới sự chủ trì của Cục Lưu trữ Nhà nước đã hoàn
thành việc soạn thảo Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu lưu trữ từ sau
năm 1945 [47]. Những kết quả nghiên cứu trên đã và đang được ứng dụng vào thực
tế công tác lưu trữ của các TTLTQG I, II, III để xây dựng CSDL thông tin cấp I và
cấp II phục vụ cho việc quản lý và tra tìm tài liệu. Để đẩy mạnh hơn nữa công tác
ứng dụng CNTT, hiện nay Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đang được Nhà nước
cho phép bước đầu triển khai Dự án ứng dụng CNTT phục vụ công tác quản lý và
khai thác sử dụng tài liệu phông lưu trữ quốc gia Việt Nam. Mục tiêu và quy mô của
dự án là: đầu tư và xây dựng cơ sở hạ tầng về CNTT, bao gồm hệ thống máy chủ,
máy trạm, phương tiện truyền thông, môi trường hệ điều hành, phần mềm CSDL,
công cụ lập trình, phần mềm ứng dụng, các CSDL về tài liệu lưu trữ quốc gia đáp
ứng các yêu cầu về quản lý và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ một cách
hiệu quả nhất [6].
Cùng với Cục Lưu trữ Nhà nước, Lưu trữ Trung ương Đảng cũng là nơi có sự
đầu tư nghiên cứu nghiêm túc về ứng dụng CNTT trong lưu trữ Đảng, điển hình là
các công trình nghiên cứu như: Nghiên cứu, thiết kế hệ thống CSDL và xây dựng
chương trình máy tính phục vụ cho việc quản lý và khai thác sử dụng tài liệu phông
lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam của Hoàng Quốc Tuấn [76]; Xây dựng công cụ tra
tìm thông tin sử liệu Kho Lưu trữ Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam Kho Lưu
trữ Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam của tiến sỹ Chu Thị Hậu [17]; Nghiên cứu
xây dựng CSDL thống kê tài liệu tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng Cộng sản Việt
Nam của thạc sỹ Nguyễn Thị Thu Hương [29]…
Ngoài các cơ quan đầu ngành là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và Lưu
trữ Văn phòng Trung ương Đảng, một số kho lưu trữ chuyên ngành cũng có sự quan
tâm cho việc nghiên cứu ứng dụng CNTT vào việc xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ,
ví dụ như Trung tâm Thông tin Lưu trữ Tổng cục Dầu khí xây dựng CSDL các hệ
thống thông tin chuyên đề về các mỏ dầu khí và giá dầu, Trung tâm Thông tin Tổng
cục Địa chất xây dựng CSDL địa chất Việt Nam (VN-GEODATA) v.v… [65]

15

Đối với hai cơ quan Nhà nước lớn như Văn phòng Chính phủ và Văn phòng
Quốc hội, việc nghiên cứu ứng dụng CNTT vào công tác xử lý và lưu trữ văn bản
được thực hiện sớm hơn. Tại Văn phòng Chính phủ, từ năm 1993 đã tiến hành xây
dựng CSDL các văn bản pháp quy của Nhà nước Việt Nam từ năm 1945 [72]. Đến
năm 2001 Văn phòng Chính phủ nghiên cứu và triển khai đề tài Ứng dụng tin học
vào việc quản lý hồ sơ vụ việc bao gồm một quy trình liên quan đến thu hồi, chỉnh
lý, bảo quản và tìm kiếm hồ sơ phục vụ độc giả [50]. Tương tự, Văn phòng Quốc hội
từ năm từ năm 1993 đã nghiên cứu ứng dụng tin học vào việc xây dựng CSDL đầy
đủ về pháp luật Việt Nam. Năm 2000, Văn phòng Quốc hội triển khai đề tài Ứng
dụng tin học vào công tác quản lý và tra tìm hồ sơ tài liệu lưu trữ của Quốc hội .
Ngoài các cơ quan đã nêu trên, hiện nay, nhiều bộ ngành cũng đang đặt ra
nhiệm vụ nghiên cứu và ứng dụng tin học vào việc quản lý và tra tìm hồ sơ tài liệu
lưu trữ như Bộ Khoa học Công nghệ, Bộ Nội vụ, Bộ Quốc phòng…
Thư viện là một lĩnh vực có nhiều chức năng tương tự như lưu trữ. Ở một số
thư viện lớn như Thư viện Quốc gia đã áp dụng hệ thống tra tìm tự động hóa từ đầu
những năm 90 với chương trình phần mềm CDS/ISIS có nhiều tính năng tra cứu phù
hợp. Hiện nay Thư viện Quốc gia đang đưa vào thử nghiệm chương trình ILIB - Hệ
quản trị thư viện điện tử tích hợp liên kết cả mọi lĩnh vực hoạt động nghiệp vụ thư
viện và tìm kiếm [18].
Điểm qua lịch sử nghiên cứu vấn đề trong và ngoài nước có thể rút ra một số
nhận xét như sau:
Thứ nhất, hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ hình thành và phát triển đồng
hành với sự phát triển của công tác lưu trữ;
Thứ hai, công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ chiếm một vị trí hết sức
quan trọng trong công tác lưu trữ, do đó vấn đề này luôn được quan tâm và nghiên
cứu;
Thứ ba, ở nhiều nước đã xây dựng được hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ
hoàn chỉnh với đầy đủ các loại CCTC khác nhau;
Thứ tư, công nghệ thông tin đã được ứng dụng vào việc quản lý và tra tìm tài
liệu lưu trữ ở nhiều nước;

16
Thứ năm, ở đại bộ phận các nước bên cạnh hệ thống CCTCKH tự động hóa
vẫn duy trì hệ thống CCTCKH truyền thống sẵn có.
Thứ sáu, ở Việt Nam hầu hết các cơ quan lưu trữ chưa có hệ thống CCTCKH
tài liệu lưu trữ hoàn chỉnh. Ngoài một số trung tâm lưu trữ có một số bộ thẻ truyền
thống và sách chỉ dẫn các phông lưu trữ, còn lại công cụ tra cứu chủ yếu là mục lục
hồ sơ. Công nghệ thông tin đã bắt đầu được đưa vào ứng dụng nhưng chủ yếu chỉ
trong phạm vi trong các trung tâm lưu trữ quốc gia và một số lưu trữ chuyên ngành,
địa phương. Hiện nay, ngành lưu trữ đứng đầu là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
đang triển khai Đề án Ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ. Sự thành công của đề
án này sẽ mở ra một khả năng tự động hóa công tác quản lý và tra tìm tài liệu lưu
trữ, đáp ứng mọi nhu cầu dùng tin của xã hội.
6. Phƣơng pháp nghiên cứu và nguồn tài liệu tham khảo.
6.1. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác Lê Nin là cẩm nang xuyên suốt quá
trình nghiên cứu của đề tài. Bên cạnh đó, yếu tố không thể thiếu là cơ sở phương
pháp luận của lưu trữ học cùng với việc vận dụng một số phương pháp nghiên cứu
khác như phương pháp lịch sử và lôgíc. Về các phương pháp cụ thể, đặc biệt là
phương pháp điều tra, phân tích, khảo sát, so sánh, tổng hợp và thử nghiệm thực tế
đều được áp dụng trong quá trình thực hiện đề tài.
6.2. Nguồn tài liệu tham khảo:
Do có một vai trò hết sức quan trọng trong công tác lưu trữ nên hệ thống
CCTCKH tài liệu lưu trữ đã có sức thu hút nhiều công trình, đề tài nghiên cứu mà
kết quả là đã hình thành nên một nguồn tài liệu liên quan hết sức đa dạng và phong
phú. Để viết luận văn này, tác giả đã có dịp tham khảo nhiều tài liệu, tư liệu liên
quan ở trong và ngoài nước, cụ thể có thể phân thành các nhóm chủ yếu sau:
Thứ nhất là nguồn tư liệu liên quan đến vấn đề lý luận chung về hệ thống
CCTC tài liệu trong lưu trữ học như các khái niệm, định nghĩa, nguyên tắc, yêu cầu,
thành phần và cơ cấu của hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ thể hiện trong các giáo

trình giảng dạy đại học và trung học chuyên nghiệp, các công trình, đề tài nghiên
cứu khoa học cấp ngành và cơ sở, các báo cáo khoa học, các bản tham luận tại các

17
hội thảo, hội nghị chuyên đề, các bài viết đăng tải trên các tạp chí chuyên ngành, các
luận văn tiến sĩ, thạc sĩ và đại học…ở trong và ngoài nước có liên quan đến các vấn
đề lưu trữ nói chung và hệ thống công cụ tra cứu khoa học nói riêng.
Thứ hai thành phần và nội dung tài liệu lưu trữ, các số liệu về thực trạng công
tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ và các loại CCTC hiện đang được sử dụng tại
TTLTQG III và một số cơ quan lưu trữ khác cộng với việc tham khảo kinh nghiệm
thực tiễn.
Thứ ba là nguồn các văn bản mang tính pháp qui, chỉ đạo, tài liệu hướng dẫn
nghiệp vụ về công tác văn thư lưu trữ nói chung cũng như trong trong lĩnh vực hệ
thống CCTCKH tài liệu lưu trữ nói riêng, trong đó có các thông tư, chỉ thị, pháp
lệnh, nghị định của Đảng và Nhà nước, các tiêu chuẩn quốc gia và tiêu chuẩn
ngành
7. Đóng góp của luận văn:
Với mục tiêu đã đặt ra, luận văn hy vọng:
- Trình bầy một cách có hệ thống một số vấn đề có tính chất lý luận về hệ
thống CCTC thông tin tài liệu lưu trữ trong công tác lưu trữ;
- Nghiên cứu, rút ra được những kinh nghiệm về lý luận cũng như thực tiễn
trong công tác với Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ của các nước;
- Phân tích được thầnh phần, nội dung ý nghĩa và đặc điểm thông tin tài liệu
lưu trữ tại TTLTQG III;
- Đánh giá được thực trạng công tác tổ chức sử dụng tài liệu và hệ thống
CCTC hiện nay tại TTLTQG III;
- Đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao chất lượng hệ thống
CCTC tại TTLTQG III
8. Bố cục của luận văn:
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Mục lục tư liệu tham khảo và Phụ lục, luận

văn được chia thành 3 chương:
Chƣơng 1: Khái niệm, nguyên tắc, yêu cầu, thành phần và cơ cấu của hệ
thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lƣu trữ

18
Nội dung của chương này nhằm trình bầy một số khái niệm, định nghĩa về Hệ
thống CCTCKH tài liệu lưu trữ, đồng thời phân tích các nguyên tắc, yêu cầu, thành
phần, cơ cấu của hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ. Bên cạnh đó, chương này cũng
giành một phần mục nói về vai trò của công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ,
trong đó nội dung chính là xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ tra tìm thông tin tài liệu
tự động hóa.
Chƣơng 2. Hiện trạng hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lƣu trữ ở
Trung tâm Lƣu trữ Quốc gia III.
Sau khi nêu một số nét về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của TTLTQG
III, nội dung chính của chương này tập trung chủ yếu vào việc phân tích tình hình, ý
nghĩa nội dung, thành phần và đặc điểm tài liệu lưu trữ, tình hình khai thác sử dụng
tài liệu và thực trạng của hệ thống CCTC tài liệu lưu trữ, đồng thời đưa ra các nhận
xét về mặt mạnh, mặt yếu của hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ của TT III để làm
cơ sở đề xuất các giải pháp giải quyết.
Chƣơng 3: Các giải pháp hoàn thiện và nâng cao hệ thống CCTC tại
TTLTQG III.
Đây là nhiệm vụ trọng tâm của luận văn. Xuất phát từ sự nghiên cứu hệ thống
cơ sở lý luận, lịch sử nghiên cứu vấn đề ở trong và ngoài nước cũng như tình hình
tài liệu và thực trạng hệ thống CCTCKH lưu trữ tại TT III, đề tài đã nhận thức và đề
xuất các giải pháp chính về nghiệp vụ để hoàn thiện và nâng cấp hệ thống CCTCKH
tài liệu lưu trữ. Để cho các giải pháp nghiệp vụ được khả thi, tác giả đã đề xuất một
số giải pháp hỗ trợ liên quan đến cơ chế chỉ đạo, cơ sở vật chất và con người.
***
Luận văn này được hoàn thành ngoài sự cố gắng, nỗ lực của bản thân còn có
sự giúp đỡ thiết thực và nhiệt tình của các thầy cô giáo trong Khoa Lưu trữ học và

Quản trị Văn phòng, lãnh đạo Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Ban Giám đốc
TTLTQG III và toàn thể các bạn bè đồng nghiệp trong cơ quan, đặc biệt là sự giúp
đỡ đầy nhiệt tình và trách nhiệm của TS Nguyễn Cảnh Đương, người đã hướng dẫn
và giúp đỡ tôi hoàn thành luận văn này. Nhân dịp này, cho phép tôi được bày tỏ lòng
biết ơn sâu sắc với mọi sự giúp đỡ quý báu đó.

19
Mặc dù đã cố gắng hết sức, nhưng do lĩnh vực nghiên cứu còn mới mẻ mà khả
năng trình độ và điều kiện thời gian có hạn nên luận văn không tránh khỏi hạn chế.
Tác giả luận văn mong nhận được sự thông cảm và góp ý chân tình của các thầy cô
giáo và các bạn đồng nghiệp.
Hà Nội, tháng 8 năm 2004
Tác giả



Chƣơng I

KHÁI NIỆM, NGUYÊN TẮC, YÊU CẦU, THÀNH PHẦN VÀ CƠ CẤU CỦA HỆ THỐNG
CÔNG CỤ TRA CỨU KHOA HỌC TÀI LIỆU LƢU TRỮ

1.1. Khái niệm:
Nghiên cứu lịch sử vấn đề về sự hình thành và phát triển của hệ thống CCTC
tài liệu lưu trữ có thể cho phép nhận định rằng, hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ
được hình thành và phát triển song hành với sự gia tăng tài liệu - hệ quả của sự phát
triển của xã hội. Từ thủa xưa, khi số lượng tài liệu còn quá ít, con người có thể dễ
dàng tìm kiếm và tiếp cận tài liệu mà không cần sự trợ giúp của các công cụ tra cứu.
Dần dần, do các lĩnh vực hoạt động của xã hội không ngừng phát triển đã sản sinh ra
nhiều loại tài liệu, và đặc biệt là ngày nay sự phát triển của khoa học công nghệ đã
dẫn tới sự gia tăng không ngừng các nguồn tài liệu với tiềm năng thông tin vô tận.

Đồng thời, nhu cầu của xã hội đối với việc khai thác sử dụng thông tin trong các
nguồn tài liệu đó cũng ngày càng lớn. Vấn đề đặt ra là làm thế nào để có thể tiếp cận
và khai thác các nguồn thông tin đó nhanh nhất và hiệu quả nhất. Thực tế đó đã buộc
các nhà lưu trữ phải nghiên cứu để lập ra các loại công cụ khác nhau để tra cứu tài
liệu và dần dần khái niệm về Hệ thống CCTC tài liệu lưu trữ đã trở thành thông
dụng và được dùng phổ biến ở các nước. Tuy nhiên, ở mỗi nước và qua mỗi thời
gian khái niệm này có nhiều tên gọi khác nhau. Dưới đây là một số quan điểm hay
định nghĩa về thuật ngữ về CCTCKH taì liệu lưu trữ đang được sử dụng trong công
tác lưu trữ Việt nam và một số nước khác nhau.

20
Ở Việt Nam, như phần lịch sử nghiên cứu vấn đề đã nêu, công cụ tra tìm tài
liệu lưu trữ đã được sử dụng trong thực tế của các cơ quan lưu trữ nhưng chính thức
khái niệm về HTCCTC mới chỉ được thể hiện trong một số giáo trình, sách giáo
khoa và một số công trình, đề tài nghiên cứu.
Năm 1990, giáo trình Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ của Trường Đại
học Khoa học Xã hội và Nhân văn định nghĩa: Công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu
trữ là những phương tiện tìm tin của các phòng, kho lưu trữ nhằm cung cấp những
thông tin cần thiết trong tài liệu lưu trữ cho các cơ quan và cá nhân[4, 218].
Khái niệm này ngắn gọn dễ hiểu, tuy nhiên mới chỉ dừng lại ở giới hạn CCTC
chứ chưa nêu được khái niệm và tính chất của cả Hệ thống CCTC tài liệu lưu trữ.
Trong Từ điển Lưu trữ Việt Nam do Cục Lưu trữ biên soạn và ấn hành năm
1992 có định nghĩa: CCTC khoa học lưu trữ là các bản mục lục hồ sơ, các bộ thẻ,
các sách chỉ dẫn, các cơ sở dữ liệu về tài liệu lưu trữ được xây dựng trên cơ sở khoa
học để thống kê và tra tìm tài liệu lưu trữ.
Trong lưu trữ học Liên Xô cũ và nước Nga ngày nay, khái niệm về HTCCTC
KH tài liệu lưu trữ đã được nêu khá nhiều ở hàng loạt các văn bản chỉ đạo, giáo trình
hướng dẫn nghiệp vụ, sách giáo khoa cũng như các công trình nghiên cứu khác
nhau. Trong: “Những nội quy phát triển hệ thống CCTC KH tài liệu lưu trữ Nhà
nước Liên Xô” xuất bản năm 1981 định nghĩa: “HTCCTC là tập hợp các tài liệu

thống kê, công cụ tra cứu lưu trữ, hệ thống tìm tin cơ giới và tự động, các tài liệu
thông tin được xây dựng trên cơ sở phương pháp luận và khoa học nghiệp vụ thống
nhất để đảm bảo cho việc bảo quản và tra tìm tài liệu lưu trữ và thông tin tài liệu
nhằm mục đích sử dụng toàn diện.”[88]
Trong “Những nội quy công tác của các viện lưu trữ Cộng hòa Liên bang
Nga” của Lưu trữ Nga ban hành năm 2002 thì khái niệm công cụ tra cứu khoa học là
toàn bộ (tổ hợp) các yếu tố mô tả tài liệu ( thông tin tài liệu cấp II) có trong các loại
CCTC lưu trữ khác nhau, cơ sở dữ liệu dùng để tra tìm tài liệu và thông tin tài
liệu”; còn hệ thống CCTC khoa học là “toàn bộ các CCTC lưu trữ có mối quan hệ
tương hỗ và bổ sung lẫn nhau, các cơ sở dữ liệu về thành phần và nội dung của tài

21
liệu hình thành trên cơ sở khoa học nghiệp vụ thống nhất để tra tìm tài liệu và thông
tin tài liệu nhằm mục đích sử dụng có hiệu quả.”[89]
So sánh 2 bản Nguyên tắc cách nhau hơn 20 năm ta thấy có sự khác nhau cơ
bản. Những Nguyên tắc thứ nhất (1981) định nghĩa hệ thống CCTC bao gồm có cả
công cụ thống kê và công cụ tra cứu. Nguyên tắc năm 2002 tách lĩnh vực thống kê
thành một chương mục riêng, còn hệ thống CCTC thuộc nội dung của chương mục
mô tả (biên mục) taì liệu. Như vậy, theo Nguyên tắc này các CCTC thực chất là các
yếu tố mô tả (hay biên mục) thông tin tài liệu ở từng cấp độ khác nhau. Hơn nữa,
định nghĩa 2 còn nêu bật được mối quan hệ tương hỗ và bổ sung lẫn nhau của các
công cụ trong một hệ thống. Đó là yêu cầu cơ bản và bắt buộc để tạo nên một hệ
thống CCTCKH. Định nghĩa 2 có tầm bao quát và rộng mở hơn. Điểm chung nhất
mà cả 2 định nghĩa cùng đề cập là hệ thống CCTC phải được xây dựng trên cơ sở
khoa học nghiệp vụ thống nhất nhằm tra tìm tài liệu có hiệu quả.
Ngoài 2 văn bản có tính chất quy tắc trên, khái niệm HTCCTC còn được trình
bày nhiều trong sách giáo khoa – giáo trình đại học, trong các công trình nghiên cứu
khoa học và bài viết của nhiều nhà lưu trữ Nga [84], [85], [86].
Theo Từ điển thuật ngữ lưu trữ quốc tế năm 1988 thì Công cụ tra tìm là tài
liệu in hay viết, liệt kê hoặc mô tả một tập hợp tài liệu lưu trữ để giúp những người

nghiên cứu khoa học và quản lý biết. Các công cụ tra tìm cơ bản gồm có các sách
chỉ dẫn, mục lục thống kê, thư mục, bản chỉ dẩn, sổ ghi nơi để; đối với tài liệu lưu
trữ đọc bằng máy công cụ tra cứu là phần mềm [78].
Giáo trình lưu trữ của Ôxtrâylia năm 1993 định nghĩa Công cụ tìm kiếm (
Finding Aids) là phương tiện mô tả ( như sổ đăng ký, sách hưóng dẫn, mục lục và
các phụ lục) được hình thành bởi tình trạng vật lý và giá trị nội dung tài liệu của
một cơ quan lưu trữ và giúp cho cơ quan lưu trữ đó có thể khôi phục lại được những
hồ sơ đặc biệt hoặc những thông tin từ tài liệu lưu trữ ấy [97].
Điểm qua một số định nghĩa như trên có thể cho phép nhận định là trong số
đó, có định nghĩa nặng về phương pháp luận, nêu được tính chất của vấn đề và có
tầm khái quát cao; có định nghĩa nặng về trình bầy nội dung vấn đề. Nhưng nhìn

22
chung, các định nghĩa đều có một tiếng nói chung là: CCTC tài liệu lưu trữ là các
phương tiện cần thiết trợ giúp cho việc quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
có hiệu quả. Trên cơ sở phân tích trên có thể đi đến một khái niệm chung như sau:
CCTC khoa học tài liệu lưu trữ là các phương tiện mô tả tài liệu lưu trữ ở nhiều cấp
độ khác nhau bằng phương pháp thủ công truyền thống và tự động hóa nhằm mục
đích phục vụ cho việc tra tìm và nghiên cứu tài liệu. Toàn bộ các CCTC đó được
thành lập trên cơ sở phương pháp luận và khoa học nghiệp vụ thống nhất, có sự liên
quan tương hỗ và bổ trợ lẫn nhau tạo thành Hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ.
1.2. Nguyên tắc
Để đúng với vai trò là cầu nối giữa hiện tại với quá khứ, giữa công tác lưu trữ
với mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, CCTCKH tài liệu lưu trữ phải được xây dụng
trên cơ sở phương pháp luận khoa học chung thể hiện qua các nguyên tắc lịch sử,
nguyên tắc tổng hợp và toàn diện, nguyên tắc tập trung thống nhất, nguyên tắc bảo
mật và nguyên tắc chính trị.
Trước hết, nguyên tắc lịch sử là một trong những cơ sở phương pháp luận quan
trọng trong việc nghiên cứu và đánh giá thông tin tài liệu và là cơ sở để tổ chức hệ
thống CCTC khoa học tài liệu lưu trữ. Nguyên tắc lịch sử ấn định rằng Hệ thống

CCTC khoa học tài liệu lưu trữ phải được xây dựng để phản ánh được các mối liên
hệ lịch sử của các sự kiện phản ánh trong tài liệu. Lịch sử và khoa học đã chứng
minh rằng, mọi sự kiện, mọi hiện tượng trong xã hội đều là những sản phẩm được
phát sinh, phát triển và tồn tại trong những điều kiện lịch sử nhất định. Tương tự, tài
liệu lưu trữ là sản phẩm được hình thành trong quá trình hoạt động của xã hội và
mỗi con người, là chứng cứ phản ánh mọi dấu ấn của lịch sử. Vì vậy, phải có một
cách nhìn khách quan và có quan điểm lịch sử khi đánh giá tài liệu được sản sinh
trong từng hoàn cảnh lịch sử cụ thể. Điều này thể hiện ở chỗ, khi mô tả thông tin cho
các loại tài liệu lưu trữ hình thành trong điều kiện kháng chiến chống Pháp hoặc
chống Mỹ, khi đó có nhiều tài liệu chưa đủ thể thức văn bản hoặc được thể hiện trên
các chất liệu mang tin khác nhau phải xuất phát từ hoàn cảnh lịch sử lúc bấy giờ để
thấy được giá trị thông tin của tài liệu. Bên cạnh đó, nguyên tắc lịch sử còn thể hiện
ở việc tiếp thu, vận dụng và kế thừa có chọn lọc các tri thức và kinh nghiệm xây

23
dựng hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ đã được đúc kết từ các thế hệ đi trứơc ở
trong và ngoài nước.
Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp đòi hỏi các CCTC tuy có các chức năng khác
nhau nhưng phải được lập thành một hệ thống có mối liên hệ tương hỗ và bổ sung
lẫn nhau, các thông tin đưa vào CCTC phải có tính chất tổng hợp và đầy đủ. Vì tài
liệu lưu trữ là sản phẩm của các hoạt động xã hội, mà các hoạt động xã hội thì muôn
hình muôn vẻ và luôn luôn trong quá trình vận động, biến đổi và liên hệ, tác động
lẫn nhau, do đó thông tin phải đưa vào một cấu trúc như thế nào đó để chúng không
những không tách rời nhau mà còn bổ sung hoặc thậm chí nâng cao giá trị của nhau.
Ví dụ, khi biên soạn Khung phân loại thông tin - một trong những yếu tố cơ bản
trong hệ thống các CCTC thì việc sắp xếp thông tin theo các cấp độ đề mục, mục,
tiểu đề mục phải tuân thủ nguyên tắc là đi từ cái chung đến cái riêng, trong cái
chung có cái riêng và phải thể hiện được tổng hòa của các mối quan hệ trong từng
phương diện của một lĩnh vực nào đó.
Một trong những nguyên tắc cơ bản nữa là nguyên tắc thống nhất. Ngành lưu trữ

nước ta được tổ chức và hoạt động trên cơ sở quản lý tập trung thống nhất của Nhà
nước, vì vậy mọi sự chỉ đạo có tính chất vĩ mô liên quan đến phương pháp lý luận
hay nghiệp vụ chung về lưu trữ đều phải xuất phát từ mọi chủ trương chỉ đạo của
Nhà nước. Bên cạnh đó, một yếu tố vô cùng quan trọng là ngày nay trong điều kiện
hội nhập các nền kinh tế trên thế giới, sự phát triển của khoa học công nghệ với các
thế hệ máy móc tinh vi đòi hỏi phải có sự chính xác và chuẩn hóa trong nhiều lĩnh
vực. Vì vậy, việc mô tả, biên soạn, đánh mã số, ký hiệu các loại CCTC nhất thiết
phải thực hiện theo các tiêu chuẩn thống nhất ở mức độ quốc gia và quốc tế.
Nguyên tắc bảo mật là một nguyên tắc đặc trưng cho những người làm công tác
công văn giấy tờ và công tác lưu trữ. Nguyên tắc này đòi hỏi những người làm công
tác lưu trữ trước khi trao chìa khóa CCTC cho các đối tượng độc giả tiếp cận với
kho báu của quốc gia phải thận trọng và cân nhắc đến những thông tin chứa trong tài
liệu lưu trữ nhưng chưa đủ thời hạn tiếp cận, hoặc nếu cho tiếp cận thì sẽ gây
phương hại cho lợi ích quốc gia, xâm hại đến đời tư của cá nhân. Vì vậy khi biên

24
sọan các CCTC phải có các điều khoản quy định về hạn chế sử dụng đối với vấn đề
này.
Cũng như các lĩnh vực khoa học khác nguyên tắc chính trị đóng vai trò kim chỉ
nam trong suốt quá trình biên soạn CCTC tài liêu lưu trữ. Nguyên tắc này đòi hỏi
phải có lập trường quan điểm giai cấp rõ ràng, phải xuất phát từ lợi ích của đất nước,
của nhân dân khi lựa chọn, mô tả các sự kiện, hiện tượng lịch sử và xã hội trong các
CCTC.
1.3. Yêu cầu
Hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ hoàn thiện đòi hỏi phải đáp ứng được các
yêu cầu sau:
Thứ nhất, phải cung cấp thông tin về toàn bộ tài liệu ở mọi cấp độ theo hệ thống
phân loại tài liệu lưu trữ Nhà nước. Như ta đã biết, toàn bộ tài liệu lưu trữ Nhà nước
được phân loại theo các cấp độ từ lớn nhất đến nhỏ nhất như: cấp độ lớn nhất là
Phông lưu trữ Nhà nước Trung ương với một mạng lưới các kho lưu trữ Nhà nước ở

trung ương và địa phương; cấp độ thứ hai là các trung tâm (kho) lưu trữ, cấp độ ba là
các phông lưu trữ; dưới phông là các đơn vị bảo quản (hồ sơ).
Thứ hai, phải đảm bảo tính thống nhất trong phương pháp xây dựng và sự bổ
sung tương hỗ trong hệ thống các công cụ thống kê và công cụ tra cứu. Tính thống
nhất thể hiện ở điểm khi xây dựng các loại CCTC phải tuân thủ theo một tiêu chuẩn
hay quy định chung nhất, ví dụ đối với mục lục hồ sơ phải được lập theo đúng mẫu
mà Cục Lưu trữ đã ban hành; hoặc là khi xây dựng cơ sở dữ liệu cho các phông tài
liệu phải theo đúng các chương trình phần mềm do Cục Lưu trữ Nhà nước chỉ đạo.
Mối quan hệ và bổ sung tương hỗ giữa các loại CCTC thể hiện ở chỗ, trong hệ
thống CCTCKH tài liệu lưu trữ có nhiều công cụ đồng thời có hai chức năng là
thống kê và tra cứu, ví dụ như mục lục hồ sơ, hoặc là dữ liệu về số phông, tên phông
v.v…, vì vậy khi xây dựng công cu tra tìm thông tin phải tuân thủ nguyên tắc này để
đảm bảo số liệu tra tìm phải khớp với số liệu thống kê.
Thứ ba, phải đảm bảo tính chính xác, các số liệu cung cấp về thành phần, nội
dung thông tin chứa trong tài liệu phải cụ thể, xác thực và có độ tin cậy cao.

25
Thứ tư, phải đảm bảo tìm tin nhanh, nhiều mặt, nhiều khía cạnh và nội dung
khác nhau. Yêu cầu này đòi hỏi hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ phải được thiết
kế và xây dựng một cách khoa học tạo thuận lợi cho việc quản lý và sử dụng. Ở đây,
ứng dụng tự động hóa có vai trò nổi trội.
Thứ năm, phải đảm bảo tính kế thừa.Tính kế thừa thể hiện ở điểm: CCTC của
lưu trữ cơ quan, lưu trữ tỉnh và lưu trữ nhà nước dựa trên cơ sở sự thống nhất các
yêu cầu và nguyên tắc xây dựng. Sự kế thừa này thể hiện ở sự bắt buộc phải lập
danh mục hồ sơ và các CCTC cần thiết ở văn thư và trong lưu trữ cơ quan. Sau khi
được Hội đồng xác định giá trị tài liệu cơ quan thông qua, danh mục hồ sơ và các
loại CCTC được coi như là các công cụ để giám sát và kiểm tra trong quá trình
chuyển giao tài liệu vào lưu trữ cố định. Sau khi chuyển giao vào lưu trữ cố định,
các mục lục đó trở thành một bộ phận của Hệ thống CCTC của lưu trữ. Các loại thẻ
dùng trong văn thư và thẻ của lưu trữ cơ quan có thể được tiếp nhận vào lưu trữ để

sử dụng trong thành phần của CCTC như những yếu tố độc lập hoặc là nhập vào các
bộ phận tương ứng của bộ thẻ.
Thứ sáu, phải hòa nhập với hệ thống thông tin khoa học quốc gia, có nghĩa là
phải là một mạng các hệ thống thông tin con được tổ chức, phân cấp theo chức năng
của các nhu cầu dùng tin, các khả năng lưu trữ và tổ chức thông tin đáp ứng nhu cầu
dùng tin của cả xã hội trong mạng lưới hệ thống thông tin quốc gia.
Cùng với các yêu cầu trên đây, điều kiện cơ bản và có tính quyết định đến chất
lượng và hiệu quả vận hành của hệ thống CCTC khoa học tài liệu lưu trữ là tất cả tài
liệu lưu trữ phải được tập trung bảo quản trong lưu trữ Nhà nước và phải được tổ
chức một cách khoa học. Có như vậy hệ thống CCTC khoa học mới được xây dựng
thống nhất và ổn định.
1.4. Thành phần
Thành phần hệ thống CCTC khoa học của từng cơ quan lưu trữ được xác định
bởi nhiều yếu tố, trong đó có các yếu tố như: thành phần và nội dung tài liệu, đặc
điểm và nhiệm vụ tra tìm, mức độ sử dụng thông tin tài liệu, vật mang tin và các
điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật…Khi xác định thành phần, phạm vi, mức độ phức