Nghiên cứu các giải pháp tổ chức khoa học tài liệu tại Lưu trữ lịch sử thành phố Đà Nẵng

1


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
***





LÊ THANH HÙNG


NGHIÊN CỨU CÁC GIẢI PHÁP
TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU TẠI
LƢU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

Chuyên ngành: LƢU TRỮ HỌC
LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC: LƢU TRỮ HỌC

Hà Nội, năm 2014

2



ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
***




LÊ THANH HÙNG



NGHIÊN CỨU CÁC GIẢI PHÁP
TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU TẠI
LƢU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

Chuyên ngành: LƢU TRỮ HỌC
Mã số: 60 32 24
LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC: LƢU TRỮ HỌC

NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC
PGS, TS. ĐÀO XUÂN CHÚC









Hà Nội, 2014
3
LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của bản thân.
Trong quá trình nghiên cứu có tham khảo một số công trình nghiên
cứu có liên quan đã được công bố trước đây. Các thông tin, số liệu
trình bày trong luận văn được trích dẫn từ các nguồn tư liệu chính
thống.

4
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
TT
Chữ viết tắt
Nghĩa của chữ viết tắt
1
BNV
Bộ Nội vụ
2
BQP
Bộ Quốc phòng
3
BTC
Bộ Tài chính
4
BTNMT
Bộ Tài nguyên Môi trường
5

BCH
Ban Chỉ huy
6
CP
Chính phủ
7
HĐND
Hội đồng nhân dân
8
HĐTĐKT
Hội đồng Thi đua Khen thưởng
9
NĐ
Nghị định
10
NHNN
Ngân hàng nhà nước
11
NQ
Nghị quyết
12
NVTW
Nghiệp vụ Trung ương
13
PL
Pháp lệnh
14
QĐ
Quyết định
15

QH
Quốc hội
16
SNV
Sở Nội vụ
17
TP
Thành phố
18
TT
Thông tư
19
UBND
Ủy ban nhân dân
20
VTLTNN
Văn thư Lưu trữ nhà nước







1
MỤC LỤC
Trang
MỞ ĐẦU 1
Chƣơng 1. SỰ HÌNH THÀNH CÁC NGUỒN TÀI LIỆU, THÀNH PHẦN,
NỘI DUNG, Ý NGHĨA CỦA TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƢU TRỮ

THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 11
1.1. Tổng quan về thành phố Đà Nẵng 11
1.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Trung tâm
Lƣu trữ thành phố Đà Nẵng 12
1.3. Các nguồn tài liệu đang bảo quản tại Trung tâm Lƣu trữ
thành phố Đà Nẵng 16
1.3.1. Nguồn tài liệu của HĐND và Uỷ ban nhân dân 16
1.3.2. Nguồn tài liệu của các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp
thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ thành phố. 18
1.4. Thành phần tài liệu tại Trung tâm Lƣu trữ thành phố Đà Nẵng
20
1.4.1. Tài liệu hành chính 20
1.4.2. Tài liệu khoa học công nghệ 20
1.4.4. Tài liệu điện tử 22
1.5. Nội dung tài liệu 22
1.6. Ý nghĩa của tài liệu 23
1.6.1. Trong lĩnh vực chính trị. 23
1.6.2. Trong lĩnh vực kinh tế. 24
1.6.3. Trong lĩnh vực văn hóa xã hội. 25
1.6.4. Trong lĩnh vực khoa học kỹ thuật. 26
1.6.5. Trong hoạt động quản lý của cơ quan 26
Chƣơng 2. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU TẠI TRUNG
TÂM LƢU TRỮ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 28
2.1. Sự cần thiết phải tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lƣu
trữ thành phố Đà Nẵng. 28
2
2.2. Tình hình thu thập, bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lƣu trữ
thành phố Đà Nẵng. 29
2.3. Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lƣu trữ
thành phố Đà Nẵng. 37

2.3.1. Công tác phân loại tài liệu 37
2.3.2. Công tác xác định giá trị tài liệu 49
2.3.3. Tổ chức công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ 57
2.4. Một số nhận xét, đánh giá về tình hình thu thập bổ sung tài liệu
và tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lƣu trữ thành phố Đà Nẵng 60
2.4.1. Những kết quả đạt được 60
2.4.2. Hạn chế 61
2.4.3. Một số nguyên nhân 64
Chƣơng 3. GIẢI PHÁP TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU TẠI TRUNG
TÂM LƢU TRỮ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 66
3.1. Về tổ chức lƣu trữ. 66
3.2. Công tác cán bộ 67
3.3. Công tác xây dựng, ban hành văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn và tổ
chức thực hiện các văn bản về lƣu trữ 68
3.4. Đầu tƣ cơ sở vật chất, trang thiết bị, tài chính 69
3.5. Giải pháp thu thập bổ sung tài liệu 70
3.6. Thực hiện các biện pháp nhằm tổ chức khoa học tài liệu 72
3.6.1. Phân loại tài liệu 72
3.6.2. Xác định giá trị tài liệu 77
3.6.3. Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ 79
KẾT LUẬN 84
PHỤ LỤC Error! Bookmark not defined.
1
MỞ ĐẦU

1. Mục đích, lý do chọn đề tài
Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các
cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa,
khoa học lịch sử và các ý nghĩa khác được bảo quản trong các phòng kho lưu
trữ [4, 6]

Tại khoản 3, điều 2, Luật số 01/2011/QH13 quy định:“Tài liệu lưu trữ
là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử
được lựa chọn để lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không
còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp” [20]
Thực tiễn đã chứng minh rằng, tài liệu lưu trữ là một trong những
nguồn lực thông tin quan trọng đáp ứng yêu cầu xây dựng và phát triển của
các quốc gia trên thế giới. Chúng được sử dụng như một công cụ để xây dựng
và củng cố chế độ chính trị; là nguồn lực quan trọng để phát triển kinh tế xã
hội; góp phần giữ gìn và phát huy tinh hoa văn hóa của dân tộc; là “Nguyên
liệu” không thể thiếu, trong việc đảm bảo chất lượng và độ tin cậy cho các
luận cứ và kết luận của các công trình khoa học.Trong hoạt động hàng ngày,
tài liệu lưu trữ ghi lại hầu hết các hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân;
cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin giúp cơ quan xây dựng chủ trương,
chính sách, các biện pháp công tác, chương trình kế hoạch ngắn hạn, dài hạn,
sơ kết, tổng kết tình hình hoạt động; giải quyết các vấn đề về chế độ chính
sách đối với cán bộ, công chức, viên chức và các nhu cầu chính đáng khác của
công dân.
Cách đây 67 năm, ngày 03 tháng 01 năm 1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh -
Chủ tịch Chính phủ lâm thời nước Việt Nam dân chủ Cộng hoà đã ký Thông
đạt số 1CP/VP gửi các ông Bộ trưởng trong đó nêu rõ: “Xét rằng một vài
công sở đã tự tiện huỷ bỏ hay bán các công văn và hồ sơ cũ. Hành động ấy có
tính cách phá hoại, vì sợ làm mất những tài liệu có giá trị đặc biệt về phương
2
diện kiến thiết quốc gia. Vậy yêu cầu các ông Bộ trưởng ban chỉ thị cho nhân
viên các sở phải gìn giữ tất cả các công văn, tài liệu và cấm không được huỷ
những công văn, tài liệu ấy nếu không có lệnh trên rõ rệt cho phép huỷ bỏ.
Xin nhắc rằng những hồ sơ hoặc công văn không cần dùng sau này sẽ phải
gửi về những sở lưu trữ công văn thuộc Bộ quốc gia Giáo dục tàng trữ.
Những viên chức không tuân lệnh này sẽ bị nghiêm trị” [45]. Văn bản này

không chỉ góp phần ngăn chặn tình trạng tuỳ tiện huỷ bỏ hồ sơ, tài liệu lưu trữ
mà còn nâng cao ý thức của cán bộ, công chức, viên chức đối với việc giữ gìn
và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, là một trong những văn bản đầu tiên, đặt
nền móng quan trọng cho ngành Lưu trữ Việt Nam.
Với ý nghĩa to lớn và tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với xã
hội và sự nghiệp xây dựng, bảo vệ tổ quốc. Trải qua hơn sáu thập kỷ kể từ khi
Chủ tịch Hồ Chí Minh ký ban hành Thông đạt số 1C/VP ngày 03/01/1946 đến
nay, ngành Lưu trữ Việt Nam đã phát triển và có những đóng góp quan trọng
trong công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước. Hệ thống tổ chức lưu trữ ngày
càng được kiện toàn; đội ngũ cán bộ ngày càng đảm bảo về số lượng, chất
lượng; hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn ngày càng được hoàn thiện; cơ sở
vật chất, trang thiết bị được đầu tư xây dựng, mua sắm; hoạt động nghiên cứu
khoa học được đẩy mạnh dưới nhiều hình thức và nhiều đối tượng tham gia,
sản phẩm nghiên cứu khoa học phong phú, đa dạng; hoạt động hợp tác quốc
tế được mở rộng; nhiều tài liệu có giá trị được sưu tầm, bảo quản và tổ chức
khai thác sử dụng, mang lại những lợi ích nhất định trên các lĩnh vực kinh tế,
văn hoá, khoa học và các lĩnh vực khác.
Để phát huy tiềm năng giá trị to lớn nêu trên, tài liệu lưu trữ phải được
tổ chức khai thác và sử dụng một cách hợp lý. Muốn vậy, các kho lưu trữ cần
có các biện pháp tổ chức khoa học tài liệu, đảm bảo cho tài liệu trong kho
được phân loại, xác định giá trị, xây dựng hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu
khoa học tài liệu. Từ đó mới có thể tổ chức các hình thức khai thác sử dụng
hợp lý, đáp ứng nhu cầu thông tin ngày càng rộng rãi của mọi tầng lớp trong
xã hội.
3
Tại kỳ họp thứ 10, ngày 06 tháng 11 năm 1996, Quốc hội nước Cộng
hoà Xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua Nghị quyết về việc điều chỉnh địa
giới hành chính một số tỉnh, trong đó có tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng. Từ ngày
01 tháng 01 năm 1997, Đà Nẵng chính thức trở thành thành phố trực thuộc
Trung ương. Sau khi tách tỉnh, hệ thống các cơ quan thuộc tỉnh Quảng Nam

Đà Nẵng lần lượt được thành lập và đi vào hoạt động. Tài liệu do các cơ quan
này sản sinh ra được lập thành các phông lưu trữ riêng. Tài liệu các cơ quan
thuộc tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng từ năm 1996 trở về trước lập thành các
phông lưu trữ riêng do các cơ quan thuộc thành phố Đà Nẵng quản lý.
Trước yêu cầu của tình hình mới, UBND lâm thời thành phố đã quyết
định thành lập các cơ quan chuyên môn trực thuộc để quản lý nhà nước trên
các lĩnh vực thuộc chức năng, nhiệm vụ của UBND. Đây cũng là cơ sở hình
thành các phông lưu trữ của các cơ quan thuộc thành phố Đà Nẵng. Sau 15
năm kể từ ngày trở thành thành phố trực thuộc Trung ương, cùng với sự phát
triển của thành phố là sự gia tăng không ngừng của tài liệu lưu trữ, trong đó
phải kể đến khối tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu
vào Lưu trữ lịch sử của thành phố. Đây là khối tài liệu có giá trị cao, phản ánh
hầu hết các lĩnh vực hoạt động của địa phương.
Tính đến thời điểm ngày 31 tháng 12 năm 2013, Lưu trữ lịch sử thành
phố Đà Nẵng (trong luận văn này, chúng tôi gọi là Trung tâm Lưu trữ thành
phố Đà Nẵng) đang là đơn vị sự nghiệp thuộc Văn phòng UBND thành phố.
Do nhiều nguyên nhân khác nhau về cơ sở vật chất, nguồn nhân lực…nên
trong những năm qua thành phố Đà Nẵng chưa thành lập Chi cục Văn thư
Lưu trữ theo Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 24/8/2010 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư
lưu trữ các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các
cấp. Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng đang bảo quản một
khối lượng tài liệu tương đối lớn, có giá trị về nhiều mặt, trong đó có khối tài
liệu của các cơ quan thuộc tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng từ 1975 đến 1996 và tài
liệu của các cơ quan thuộc thành phố Đà Nẵng từ 1997 đến nay.
4
Trong những năm qua, được sự quan tâm của các cấp lãnh đạo, công
tác lưu trữ của thành phố đã có những bước tiến đáng kể, đáp ứng một phần
nhu cầu cung cấp thông tin phục vụ quá trình xây dựng và phát triển. Tuy
nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, vấn đề tổ chức khoa học tài liệu tại

Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng vẫn còn nhiều tồn tại, hạn chế như:
Công tác phân loại chưa đảm bảo tính khoa học; việc phân phông lưu trữ còn
tuỳ tiện dẫn đến tình trạng phân tán, lẫn lộn tài liệu giữa các phông; tài liệu
sau khi phân loại không phản ánh trọn vẹn vần đề được đề cập. Công tác xác
định giá trị chưa được quan tâm thoả đáng, khối tài liệu có giá trị thấp vẫn
chiếm số lượng lớn trong kho mà chưa có hướng giải quyết, nhiều loại tài liệu
chưa được quy định thời hạn bảo quản. Hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài
liệu còn ít về số lượng và thể loại, thiếu tính thống nhất, chưa đáp ứng yêu
cầu tra cứu thông tin trong tài liệu lưu trữ. Những hạn chế nêu trên xuất phát
từ những nguyên nhân cơ bản về công tác tổ chức – cán bộ, công tác chỉ đạo,
quản lý, tình hình cơ sở vật chất, trang thiết bị, tài chính… Nếu không có biện
pháp giải quyết những hạn chế nêu trên, thì vấn đề tổ chức khoa học tài liệu
tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng sẽ còn gặp nhiều khó khăn hơn nữa
trong thời gian tới.
Để khảo sát, đánh giá thực trạng, trên cơ sở đó đưa ra các giải pháp
mang tính khả thi nhằm tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành
phố Đà Nẵng, chúng tôi chọn đề tài “Nghiên cứu các giải pháp tổ chức khoa
học tài liệu tại Lưu trữ lịch sử thành phố Đà Nẵng” làm luận văn thạc sĩ
khoa học chuyên ngành “Lƣu trữ học”. Qua đề tài này, chúng tôi mong góp
một phần nhỏ vào công tác tổ chức khoa học tài liệu trên địa bàn thành phố
Đà Nẵng nói riêng cũng như Lưu trữ lịch sử các tỉnh, thành phố nói chung,
giúp các cơ quan quản lý chặt chẽ, bảo quản an toàn và tổ chức khai thác sử
dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ, đảm bảo nguồn lực thông tin phục vụ yêu
cầu phát triển kinh tế xã hội, xây dựng, bảo vệ đất nước.
2. Mục tiêu của đề tài
Đề tài được thực hiện nhằm hướng tới các mục tiêu cơ bản sau đây:
5
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý về tổ chức khoa học tài liệu
- Nghiên cứu, phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức khoa học tài liệu
tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng.

- Đề xuất các giải pháp phù hợp với đặc điểm tình hình của địa phương
nhằm tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng.
3. Nhiệm vụ nghiên cứu
Đề tài tập trung giải quyết những nhiệm vụ sau:
- Giới thiệu vị trí, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trung tâm
Lưu trữ thành phố Đà Nẵng.
- Khảo sát thành phần, nội dung, ý nghĩa, thống kê khối lượng tài liệu
đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng; khái quát hệ
thống cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý của hoạt động tổ chức khoa học tài liệu.
- Đánh giá thực trạng tổ chức khoa học tài liệu và đề xuất các giải pháp
góp phần nâng cao chất lượng công tác tổ chức khoa học tài liệu tại Trung
tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng.
4. Phạm vi nghiên cứu
Đề tài tập trung nghiên cứu trong phạm vi sau:
- Nguồn, thành phần, nội dung, ý nghĩa của khối tài liệu hành chính
đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, đề tài không đề cập
đến các loại hình tài liệu khác.
- Cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý và tình hình thực tế của hoạt động tổ
chức khoa học tài liệu như phân loại, xác định giá trị và tổ chức hệ thống
công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ.
- Các giải pháp tổ chức khoa học tài liệu như: Giải pháp về tổ chức -
cán bộ; về xây dựng ban hành văn bản; về cơ sở vật chất, tài chính; giải pháp
thu thập bổ sung tài liệu và giải pháp nâng cao các hoạt động nghiệp vụ tổ
chức khoa học tài liệu như phân loại, xác định giá trị tài liệu và xây dựng
cong cụ tra cứu khoa học tài liệu.
5. Đối tƣợng nghiên cứu
Đề tài tập trung nghiên cứu các đối tượng sau đây:
6
- Các quy định của các cơ quan nhà nước Trung ương và địa phương về
tổ chức khoa học tài liệu.

- Tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng
- Các hoạt động nghiệp vụ tổ chức khoa học tài liệu
6. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Tổ chức khoa học tài liệu là một công việc hết sức quan trọng trong
công tác lưu trữ nói chung và các kho lưu trữ nói riêng, nên trong thời gian
qua đã có nhiều công trình, đề tài nghiên cứu khoa học, luận án tiến sĩ, luận
văn thạc sĩ, các khoá luận tốt nghiệp, các bài viết nghiên cứu, trao đổi về vấn
đề này, trong đó phải kể đến các công trình sau:
Thứ nhất, là các giáo trình, bài giảng như “Lý luận và thực tiễn công
tác lưu trữ” của tập thể tác giả Đào Xuân Chúc - Nguyễn Văn Hàm - Vương
Đình Quyền - Nguyễn Văn Thâm,
Thứ hai, là các luận văn thạc sĩ về tổ chức khoa học tài liệu, như “Tổ
chức khoa học tài liệu của Ban Kinh tế Trung ương Đảng Cộng sản Việt
Nam” của tác giả Đỗ Thị Huấn; “Tổ chức khoa học tài liệu ảnh ở Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia III – Thực trạng và giải pháp” của tác giả Nguyễn Minh
Sơn;“Tổ chức khoa học và khai thác, sử dụng tài liệu phông lưu trữ Uỷ ban
kiểm tra Trung ương Đảng - Thực trạng và giải pháp” của tác giả Nguyễn
Thị Út Trang; “Tổ chức khoa học tài liệu của Liên đoàn Lao động tỉnh, thành
phố” của tác giả Hồ Anh Tú; “Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ Đảng
ủy khối dân chính đảng cấp tỉnh Nam Định” của tác giả Nguyễn Thị Hải
Linh; “Tổ chức khoa học tài liệu kho lưu trữ Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí
Minh” của tác giả Trịnh Thị Năm; “Tổ chức khoa học tài liệu các phông lưu
trữ Đảng uỷ khối trực thuộc Trung ương tại kho lưu trữ Trung ương Đảng”;
“Tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ” của
tác giả Bùi Thị Thu Hà; “Sưu tầm, thu thập và tổ chức khoa học tài liệu các
phông lưu trữ Tổng Bí thư tại kho Lưu trữ Trung ương Đảng” của tác giả Vũ
Thị Ngọc Thuý; “Tổ chức khoa học tài liệu kỹ thuật tại Trung tâm Kiểm định
Kỹ thuật an toàn xây dựng - Bộ Xây dựng” của tác giả Nguyễn Mai Hương.
7
Thứ ba, là các đề tài nghiên cứu khác có liên quan như: “Lý luận và

thực tiễn về công tác tổ chức mạng lưới kho lưu trữ ở Việt Nam” của tác giả
Vương Đình Quyền; “Cơ sở khoa học của việc xác định giá trị tài liệu quản
lý nhà nước thời kỳ DCND và XHCN để lựa chọn, bổ sung vào Trung tâm lưu
trữ Quốc gia” của tác giả Dương Văn Khảm;
Ngoài các công trình nghiên cứu nêu trên, trong thời gian qua còn có
khá nhiều bài viết đăng trên các tạp chí, kỷ yếu hội thảo, bàn hoặc nghiên
cứu, trao đổi về nghiệp vụ liên quan đến tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ như
phân loại, xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ.
Nhìn chung, trong các công trình nghiên cứu nêu trên các tác giả đã tập
trung nghiên cứu, phân tích, đánh giá tình hình và đề xuất các giải pháp, đáp
ứng phần nào yêu cầu về cơ sở lý luận và thực tiễn công tác tổ chức khoa học
tài liệu tại các kho lưu trữ. Tuy nhiên, hầu hết các công trình nghiên cứu này
chỉ đề cập đến công tác tổ chức khoa học hoặc một nghiệp vụ cụ thể trong
công tác tổ chức khoa học tài liệu tại một kho, một phông lưu trữ, một loại
hình tài liệu cụ thể hoặc chỉ mới giải quyết vấn đề ở mức độ tìm hiểu trong
một phạm vi nhỏ hẹp. Đối với lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, đặc biệt là tại Trung
tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, cho đến thời điểm hiện tại chưa có công
trình nào đi sâu nghiên cứu, đánh giá chính xác thực trạng công tác này. Trên
cơ sở đó có những giải pháp hữu hiệu để khắc phục những hạn chế, yếu kém,
góp phần làm tốt hơn nữa nhiệm vụ của công tác lưu trữ trong việc giữ gìn
“Di sản của dân tộc”. Điểm khác biệt của đề tài này so với các công trình
nghiên cứu trước đó là, nó đề cập đến công tác tổ chức khoa học tại Lưu trữ
lịch sử cấp tỉnh, đây là nơi bảo quản nhiều phông lưu trữ được hình thành từ
nhiều nguồn khác nhau và nhiều loại hình tài liệu khác nhau.
7. Nguồn tài liệu tham khảo
Để hoàn thành luận văn văn này, chúng tôi đã sử dụng các nguồn tài
liệu tham khảo sau:
Một là, các giáo trình, bài giảng, tài liệu lý luận về khoa học nghiệp vụ
lưu trữ như Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ của các tác giả Đào Xuân
8

Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm; các tập
bài giảng chuyên đề về công tác thu thập, bổ sung tài liệu, phân loại tài liệu
lưu trữ, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài
liệu; các tập bài giảng Lưu trữ tài liệu Khoa học công nghệ, Lưu trữ tài liệu
Nghe – Nhìn của Khoa Lưu trữ học – trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân
văn – Đại học Quốc gia Hà Nội.
Hai là, các tài liệu về tổ chức bộ máy nhà nước như Hiến pháp, Luật tổ
chức HĐND, UBND; Lịch sử nhà nước và pháp luật Việt Nam; văn bản quy
định việc tổ chức các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh.
Ba là, các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo, hướng dẫn
công tác lưu trữ của các Bộ, ngành Trung ương nói chung; văn bản của
UBND, các Sở, Ban ngành thuộc thành phố Đà Nẵng.
Bốn là, các công trình nghiên cứu khoa học, các luận văn thạc sĩ, các
bài viết, bài nghiên cứu có liên quan đăng trên các tạp chí, các kỷ yếu hội thảo
khoa học cấp ngành.
Năm là, mục lục hồ sơ các phông lưu trữ, Báo cáo tổng kết công tác
Văn thư Lưu trữ của thành phố Đà Nẵng năm 2013.
8. Phƣơng pháp nghiên cứu
Khi nghiên cứu đề tài, chúng tôi sử dụng một số phương pháp nghiên
cứu chủ yếu sau:
- Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác – Lênin về chủ nghĩa duy vật
biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử. Phương pháp này được vận dụng
trong suốt quá trình nghiên cứu để làm sáng tỏ bản chất và tìm ra mối liên hệ
phổ biến của vấn đề được đề cập.
- Phương pháp sử liệu học, được vận dụng để nghiên cứu quá trình hình
thành và phát triển của Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng cũng như
nguồn gốc, xuất xứ của các loại tài liệu.
- Phương pháp phân tích, được vận dụng để phân tích, đánh giá thực
trạng của vấn đề, nguyên nhân của những tồn tại hạn chế, sự cần thiết phải tổ
chức khoa học tài liệu.

9
- Phương pháp tổng hợp được vận dụng để tổng hợp thông tin, tư liệu
viết luận văn khoa học.
- Phương pháp hệ thống, được vận dụng để nghiên cứu hệ thống văn
bản quy định, hướng dẫn các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ; xây dựng bố cục
của của luận văn
9. Đóng góp của luận văn
Báo cáo nghiên cứu khoa học của đề tài là sản phẩm phản ánh hiện
trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà
Nẵng. Trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp góp phần nâng cao chất lượng công
tác lưu trữ phục vụ yêu cầu phát triển của khu vực nói riêng và của đất nước
nói chung. Đề tài còn có thể được dùng làm tài liệu tham khảo, áp dụng để tổ
chức khoa học tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh, thành phố khác. Ngoài ra còn
có thể dùng làm tài liệu giảng dạy, học tập, tham khảo, nghiên cứu của giảng
viên, sinh viên trong các trường đại học, cao đẳng, trung cấp có đào tạo ngành
Văn thư Lưu trữ hoặc liên quan đến công tác Văn thư Lưu trữ hoặc làm tài
liệu tham khảo cho cán bộ lưu trữ tại các cơ quan.
10. Bố cục của luận văn
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, luận văn có 03 chương
Chƣơng 1. Sự hình thành các nguồn tài liệu, thành phần, nội dung
và ý nghĩa của tài liệu tại Trung tâm Lƣu trữ thành phố Đà Nẵng
Trong chương này, chúng tôi trình bày tổng quan về thành phố Đà
Nẵng; giới thiệu vị trí, chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy và biên chế của
Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng; sự hình thành các nguồn tài liệu,
thành phần, nội dung, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ thành
phố Đà Nẵng.
Chƣơng 2. Thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu tại Trung
tâm Lƣu trữ thành phố Đà Nẵng
Trong chương này, chúng tôi trình bày sự cần thiết phải tổ chức khoa
học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng. Ngoài ra, còn tập trung

hệ thống hóa cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý và kết quả khảo sát thực tế công tác
10
tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng như phân
loại, xác định giá trị tài liệu lưu trữ và xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài
liệu. Đồng thời nêu một số nhận xét, đánh giá, phân tích các nguyên nhân của
những tồn tại, hạn chế.
Chƣơng 3. Giải pháp tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lƣu
trữ thành phố Đà Nẵng
Trong chương này, chúng tôi đề xuất một số giải pháp có tính khả thi
nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức khoa học tài liệu tại tại Trung tâm Lưu trữ
thành phố Đà Nẵng.
Ngoài những nội dung chính nêu trên, trong luận văn, chúng tôi còn
trình bày một số phụ lục gồm các văn bản quy định về tổ chức bộ máy, chức
năng, nhiệm vụ của Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng; các văn bản chỉ
đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ các cơ quan quản lý lưu trữ thành phố; một
số bảng biểu thống kê tình hình cơ sở vật chất, trang thiết bị, nhân lực và một
số hình ảnh về công tác tổ chức tài liệu tại Trung tâm.
Trong quá trình nghiên cứu, thực hiện đề tài này, tác giả gặp một số
khó khăn trong việc khảo sát, thu thập thông tin, tư liệu. Mặt khác do trình độ
của bản thân còn nhiều hạn chế, nên chắc chắn sẽ không tránh khỏi những hạn
chế, thiếu sót. Tác giả rất mong nhận được sự quan tâm giúp đỡ, góp ý của
các thầy, cô, các nhà nghiên cứu và bạn bè đồng nghiệp để luận văn được
hoàn thiện hơn. Chúng tôi đã nhận được sự quan tâm, giúp đỡ của lãnh đạo
trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Hà Nội, lãnh đạo khoa Lưu trữ
học và Quản trị văn phòng, tập thể lãnh đạo, viên chức Trung tâm Lưu trữ
thành phố Đà Nẵng, các bạn bè đồng nghiệp và đặc biệt xin chân thành cảm
ơn sự giúp đỡ vô cùng quý báu của PGS, TS Đào Xuân Chúc, người đã tận
tình hướng dẫn tôi trong quá trình nghiên cứu và hoàn thiện luận văn khoa
học này./

11
NỘI DUNG
Chƣơng 1
SỰ HÌNH THÀNH CÁC NGUỒN TÀI LIỆU,
THÀNH PHẦN, NỘI DUNG, Ý NGHĨA CỦA TÀI LIỆU LƢU TRỮ
TẠI TRUNG TÂM LƢU TRỮ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

1.1. Tổng quan về thành phố Đà Nẵng
Thành phố Đà Nẵng là trung điểm của cả nước, phía Bắc giáp tỉnh
Thừa Thiên - Huế, phía Tây và Nam giáp tỉnh Quảng Nam, phía đông giáp
biển Đông. Trung tâm thành phố cách thủ đô Hà Nội 764km về phía Bắc,
cách thành phố Hồ Chí Minh 964km về phía Nam, cách thành phố Huế
108km về hướng Tây Bắc. Đây là một thành phố vừa có núi cao, sông sâu,
đồi dốc trung du xen kẽ vùng đồng bằng ven biển hẹp.
Đà Nẵng nằm ở trung độ của Việt Nam, trên trục giao thông huyết
mạch Bắc Nam về cả đường bộ, đường sắt, đường biển và đường hàng không,
là cửa ngõ giao thông quan trọng của cả miền Trung và Tây Nguyên, là điểm
cuối của hành lang kinh tế Đông Tây đi qua các nước Myanma, Lào, Thái
Lan. Năm 1975, hòa bình lập lại, Đà Nẵng lúc bấy giờ là thành phố thuộc tỉnh
Quảng Nam - Đà Nẵng bắt tay vào khôi phục những hậu quả nặng nề của
cuộc chiến tranh. Mặc dù còn nhiều khó khăn nhưng công cuộc phục hồi và
phát triển thành phố đã đạt được nhiều thành quả, nhất là thời kỳ đổi mới, sau
1986.
Năm 1996, Đà Nẵng được chia tách từ tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng và trở
thành thành phố trực thuộc Trung ương. Sau hơn 15 năm xây dựng và phát
triển, Đà Nẵng ngày nay đã và đang trở thành một trong những tỉnh, thành
phát triển mạnh nhất ở nước ta. Trong những năm qua, cùng Đảng bộ, chính
quyền và nhân dân thành phố đoàn kết một lòng xây dựng cơ sở hạ tầng,

chỉnh trang đô thị, xây dựng cơ chế chính sách nhằm thu hút nhiều nhà đầu tư
trong và ngoài nước. Tốc độ GDP bình quân tăng cao hơn mức bình quân
chung của cả nước, giá trị sản xuất các mặt hàng công nghiệp, nông nghiệp,
12
thủy sản phát triển toàn diện… kim ngạch xuất khẩu tăng, các ngành du lịch
thương mại, dịch vụ chuyển biến tích cực. Những tín hiệu đó cho thấy Đà
Nẵng sẽ ngày càng phát triển để xứng đáng với vị thế là trung điểm của khu
vực miền Trung và Tây Nguyên và của cả nước.
1.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Trung tâm
Lƣu trữ thành phố Đà Nẵng
Từ ngày 01 tháng 01 năm 1997, Đà Nẵng chính thức trở thành thành
phố trực thuộc Trung ương. Ngay sau khi chia tách tỉnh, đảng bộ, chính
quyền, nhân dân thành phố bắt tay vào việc xây dựng, củng cố và hoàn thiện
bộ máy chính quyền. Nhiều cơ quan, ban ngành của thành phố được thành lập
để giúp UBND lâm thời thành phố Đà Nẵng thực hiện chức năng quản lý nhà
nước. Đây cũng chính là tiền đề cho sự hình thành các phông lưu trữ, những
nguồn bổ sung quan trọng vào Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng.
Xuất phát từ nhu cầu cần phải có một cơ quan tham mưu, giúp UBND
thành phố quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trên địa bàn, ngày 06
tháng 6 năm 1998, UBND thành phố Đà Nẵng ban hành Quyết định số
3128/QĐ-UB về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng trực
thuộc văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng. Trung tâm Lưu trữ thành phố
Đà Nẵng có chức năng giúp Chánh văn phòng và lãnh đạo UBND thành phố
thực hiện quản lý nhà nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong phạm
vi thành phố. Trung tâm Lưu trữ có con dấu riêng [33].
Về nhiệm vụ, Trung tâm lưu trữ thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn theo
quy định tại điểm A, phần II của Thông tư số 40/1998/TT-TCCP ngày 24
tháng 01 năm 1998 của Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ và thực hiện những
nhiệm vụ khác về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ do thành phố giao.
Về tổ chức bộ máy, Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng có Giám

đốc phụ trách do Chủ tịch UBND thành phố bổ nhiệm, 01 phó Giám đốc do
Chánh văn phòng UBND thành phố bổ nhiệm trên cơ sở thỏa thuận với Ban
Tổ chức Chính quyền (nay là Sở Nội vụ) thành phố và có bộ phận quản lý
nghiệp vụ chuyên môn giúp việc quản lý kho.
13
Ngày 01 tháng 02 năm 2005, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số
21/2005/TT BNV Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của
tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính Phủ và
Uỷ ban nhân dân (sau đây gọi tắt là Thông tư 21). Để thống nhất quản lý nhà
nước về công tác lưu trữ tại địa phương, ngày 30 tháng 12 năm 2006, UBND
thành phố Đà Nẵng ban hành Quyết định số 9357/QĐ-UBND Về việc thành
lập lại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, trực thuộc Văn phòng UBND
thành phố trên cơ sở tổ chức lại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng được
thành lập tại Quyết định số 3128/QĐ-UB ngày 06 tháng 6 năm 1998 của
UBND thành phố Đà Nẵng (sau đây gọi tắt là Quyết định 9357).
Về chức năng
Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng là đơn vị sự nghiệp, có chức
năng lưu trữ lịch sử, chịu sự quản lý, chỉ đạo của Chánh văn phòng UBND
thành phố, có tư cách pháp nhân, được sử dụng con dấu theo quy định và
được mở tài khoản để giao dịch.
Về nhiệm vụ: Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng có những nhiệm
vụ sau:
- Xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn và hàng năm về tài liệu lưu trữ
trình cấp có thẩm quyền phê duyệt; tổ chức thực hiện thu thập, chỉnh lý, xác
định giá trị, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của thành phố.
- Thực hiện thống kê, báo cáo về tài liệu lưu trữ
- Thực hiện một số dịch vụ công về công tác lưu trữ theo quy định của
pháp luật
- Quản lý tài chính, tài sản, viên chức của Trung tâm theo quy định
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh văn phòng UBND thành phố giao.

Về cơ cấu tổ chức bộ máy:
Trung tâm có Giám đốc, phó Giám đốc và các viên chức nghiệp vụ
- Giám đốc Trung tâm do Chủ tịch UBND thành phố bổ nhiệm, miễn
nhiệm; chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng UBND thành phố và trước
pháp luật về toàn bộ hoạt động của Trung tâm.
14
- Phó Giám đốc Trung tâm do Chủ tịch UBND thành phố bổ nhiệm,
miễn nhiệm theo đề nghị của Giám đốc Trung tâm; có nhiệm vụ giúp Giám
đốc Trung tâm thực hiện một số lĩnh vực công tác do Giám đốc Trung tâm
phân công và trước pháp luật về lĩnh vực công tác được phân công.
- Các phòng chuyên môn của Trung tâm gồm có: Phòng Nghiệp vụ,
Kho Lưu trữ và phòng Hành chính - Quản trị. Việc thành lập, quy định chức
năng, nhiệm vụ, bổ nhiệm, miễn nhiệm cấp trưởng, cấp phó các bộ phận
chuyên môn, nghiệp vụ trực thuộc Trung tâm do Chánh văn phòng UBND
thành phố quyết định theo phân cấp quản lý. Biên chế của Trung tâm là biên
chế sự nghiệp do Chánh văn phòng UBND thành phố phân bổ trong tổng số
biên chế sự nghiệp được Chủ tịch UBND thành phố giao.
Để kiện toàn tổ chức bộ máy của Trung tâm, giúp các đơn vị chuyên
môn nghiệp vụ có căn cứ thực hiện nhiệm vụ được giao, ngày 29 tháng 5 năm
2008, Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng ban hành Quyết định số 97/QĐ-
VP về việc thành lập và ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ các phòng
chuyên môn thuộc Trung tâm Lưu trữ.
Ngày 28 tháng 4 năm 2010, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số
02/2010/TT-BNV Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của
tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính Phủ và
Uỷ ban nhân dân. Tại điều 6, chương III có quy định tổ chức Văn thư, Lưu
trữ cấp tỉnh như sau: “Thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội
vụ trên cơ sở hợp nhất Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu
trữ tỉnh”. Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức
năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh, thành phố trực

thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là tỉnh) quản lý nhà nước về văn thư,
lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy
định của pháp luật. Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ
chức, biên chế và hoạt động của Sở Nội vụ, đồng thời chịu sự hướng dẫn về
chuyên môn, nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ
Nội vụ. Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức có tư cách pháp nhân, con dấu,
15
có tài khoản riêng, có trụ sở, kinh phí hoạt động do ngân sách nhà nước cấp
theo quy định pháp luật” [49].
Tuy nhiên, tính đến thời điểm ngày 31 tháng 12 năm 2013, việc tổ chức
bộ máy quản lý lưu trữ tại thành phố Đà Nẵng vẫn chưa được thống nhất.
Hiện tại vẫn đang tồn tại hai cơ quan lưu trữ khác nhau, đó là: phòng Quản lý
Văn thư Lưu trữ trực thuộc sở Nội vụ và Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà
Nẵng thuộc Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng.
Về nhân sự: Tính đến hết ngày 31 tháng 12 năm 2013, số lượng biên
chế của Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng là 13 người. Trong đó có
Giám đốc, 02 phó Giám đốc và 10 viên chức chuyên môn nghiệp vụ (xem
bảng thống kê sau):
Nội dung báo cáo
Đơn vị tính
Số lƣợng
A
B
01
Tổng số đơn vị trực thuộc
Đơn vị

Tổng số đơn vị báo cáo
Đơn vị

I. Tổ chức, nhân sự làm công tác lƣu trữ
(tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)


1. Tổ chức lƣu trữ


- Tổng số Trung tâm lưu trữ
Trung tâm

- Tổng số Trung tâm Thông tin - Lưu trữ
Trung tâm

- Tổng số Phòng lưu trữ
Phòng

- Tổng số Tổ lưu trữ
Tổ

- Tổng số Bộ phận lưu trữ
Bộ phận

2. Nhân sự làm công tác lƣu trữ


- Tổng số:
Người
13
Trong đó: + Nữ
Người

10
+ Kiêm nhiệm các công tác khác
Người

- Trình độ chuyên môn - nghiệp vụ


+ Trên đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ
Người
00
+ Trên Đại học khác
Người
00
+ Đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ
Người
04
+ Đại học khác
Người
02
+ Trung cấp văn thư, lưu trữ
Người
07
+ Trung cấp khác
Người
00
16
Nội dung báo cáo
Đơn vị tính
Số lƣợng
+ Sơ cấp

Người
00
- Ngạch CCVC lưu trữ


+ Kỹ thuật viên lưu trữ
Người
00
+ Lưu trữ viên trung cấp
Người
07
+ Lưu trữ viên
Người
03
+ Lưu trữ viên chính
Người
00
+ Lưu trữ viên cao cấp
Người
00
- Độ tuổi


+ Dưới 25
Người
03
+ Từ 25 đến 35
Người
05
+ Từ 36 đến 45

Người
03
+ Từ 46 đến 55
Người
02
+ Trên 55
Người
00

(Nguồn: Trích Báo cáo thống kê cơ sở công tác lưu trữ năm 2013 của
Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, ngày 31/01/2014)
1.3. Các nguồn tài liệu đang bảo quản tại Trung tâm Lƣu trữ
thành phố Đà Nẵng
Chúng ta biết rằng, trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ được
giao, các cơ quan, tổ chức sản sinh ra một khối lượng tài liệu nhất định, là
nguồn tài liệu chủ yếu tại các Lưu trữ lịch sử. Qua tìm hiểu thực tế, chúng tôi
nhận thấy nguồn tài liệu đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ thành phố
Đà Nẵng chủ yếu được hình thành từ các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp
và một số tổ chức kinh tế trên địa bàn thành phố. Trong đó, tiêu biểu là các
nguồn tài liệu sau:
1.3.1. Nguồn tài liệu của HĐND và Uỷ ban nhân dân
HĐND là cơ quan quyền lực nhà nước ở địa phương, đại diện cho ý
chí, nguyện vọng và quyền làm chủ của nhân dân, do nhân dân địa phương
bầu ra, chịu trách nhiệm trước nhân dân địa phương và cơ quan nhà nước
cấp trên.HĐND quyết định những chủ trương, biện pháp quan trọng để phát
huy tiềm năng của địa phương, xây dựng và phát triển địa phương về kinh tế -
17
xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh, không ngừng cải thiện đời sống vật chất
và tinh thần của nhân dân địa phương, làm tròn nghĩa vụ của địa phương đối
với cả nước. HĐND thực hiện quyền giám sát đối với hoạt động của Thường

trực HĐND, Uỷ ban nhân dân, Toà án nhân dân, Viện Kiểm sát nhân dân
cùng cấp; giám sát việc thực hiện các nghị quyết của HĐND; giám sát việc
tuân theo pháp luật của cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội,
đơn vị vũ trang nhân dân và của công dân ở địa phương [17].
Trong quá trình hoạt động, HĐND thành phố Đà Nẵng đã hình thành
một khối lượng tài liệu khá lớn, bao gồm tài liệu về các kỳ họp của HĐND
thành phố; các Nghị quyết được ban hành để quyết định chủ trương, chính
sách, biện pháp trong các lĩnh vực kinh tế, giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá,
thông tin, thể dục thể thao, khoa học và công nghệ, tài nguyên và môi trường,
quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, thực hiện chính sách dân tộc và
chính sách tôn giáo, thi hành pháp luật, xây dựng chính quyền địa phương và
quản lý địa giới hành chính trên địa bàn và các tài liệu khác hình thành trong
hoạt động của HĐND. Qua khảo sát, chúng tôi nhận thấy hiện nay Trung tâm
Lưu trữ thành phố Đà Nẵng đang bảo quản 02 phông lưu trữ, đó là:
- Phông lưu trữ HĐND tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng, từ 1975-1996.
- Phông lưu trữ HĐND thành phố Đà Nẵng, giai đoạn 1997 đến nay.
UBND do HĐND bầu ra, là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan
hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp
và cơ quan nhà nước cấp trên. UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp,
luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND
cùng cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế -
xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên
địa bàn. UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp
phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà
nước từ trung ương tới cơ sở [17].
Có thể nhận thấy, tài liệu của UBND thành phố Đà Nẵng là một trong
những nguồn tài liệu chủ yếu và quan trọng nhất được bảo quản tại Trung tâm
18
Lưu trữ thành phố Đà Nẵng. Trong đó có các phông lưu trữ UBND tỉnh
Quảng Nam Đà Nẵng từ 1975 đến 1996, phông lưu trữ UBND thành phố Đà

Nẵng (cũ), từ năm 1975 đến 1996 và phông lưu trữ UBND thành phố Đà
Nẵng từ 1997 đến nay.
1.3.2. Nguồn tài liệu của các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp
thuộc nguồn nộp lƣu vào Trung tâm Lƣu trữ thành phố.
Cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp là những tổ chức do UBND
tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thành lập thực hiện chức năng quản lý
ngành và lĩnh vực của địa phương. Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04
tháng 02 năm 2008 Quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND
tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương gồm: Sở Nội vụ, Sở Tư pháp, Sở Kế
hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính, Sở Công Thương, Sở Nông nghiệp và Phát
triển nông thôn, Sở Giao thông vận tải, Sở Xây dựng, Sở Tài nguyên và Môi
trường, Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội,
Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Sở Khoa học và Công nghệ, Sở Giáo dục và
Đào tạo, Sở Y tế, Thanh tra tỉnh, Văn phòng UBND.
Ngoài ra còn có các cơ quan chuyên môn được tổ chức theo đặc thù
riêng của từng địa phương như: Sở Ngoại vụ, Ban Dân tộc, Sở Quy hoạch -
Kiến trúc (được thành lập ở Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh). Qua tìm
hiểu, chúng tôi nhận thấy hệ thống các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự
nghiệp, tổ chức kinh tế của thành phố Đà Nẵng hiện nay gồm:
TT
Tên cơ quan

KHỐI SỞ, BAN NGÀNH
1.
BQL các khu công nghiệp và chế xuất
2.
Sở Công thương
3.
Sở Giáo dục và Đào tạo
4.

Sở Giao thông vận tải
5.
Sở Kế hoạch và Đầu tư
6.
Sở Khoa học và Công nghệ
7.
Sở Lao động - Thương binh và Xã hội
8.
Sở Ngoại vụ
19
TT
Tên cơ quan
9.
Sở Nội vụ
10.
Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn
11.
Sở Tài chính
12.
Sở Tài nguyên và Môi trường
13.
Sở Thông tin và Truyền thông
14.
Sở Tư pháp
15.
Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch
16.
Sở Xây dựng
17.
Sở Y tế

18.
Thanh tra
19.
Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND thành phố
20.
Văn phòng UBND thành phố
21.
Ban Quản lý đầu tư xây dựng Khu công nghệ cao

KHỐI ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP
1.
Đài Phát thanh và Truyền hình
2.
Trung tâm Xúc tiến đầu tư
3.
Trường Cao đẳng nghề Đà Nẵng
4.
Quỹ Đầu tư phát triển Đà Nẵng
5.
Viện nghiên cứu Phát triển KT-XH Đà Nẵng
6.
Trung tâm Phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao TP Đà Nẵng

KHỐI CÁC TỔ CHỨC KINH TẾ
1
Công ty TNHH một thành viên Thương mại Quảng Nam Đà Nẵng
2
Công ty TNHH MTV Quản lý và Kỹ thuật Công trình thủy lợi
3
Công ty TNHH MTV Xổ số kiến thiết và dịch vụ in

4
Công ty TNHH 2TV Thẩm định giá và dịch vụ tài chính
5
Công ty TNHH một thành viên Môi trường đô thị
6
Công ty TNHH MTV Xây dựng và phát triển hạ tầng Đà Nẵng
7
Công ty TNHH MTV Vật liệu Xây dựng, Xây lắp và Kinh doanh nhà
8
Công ty TNHH một thành viên Cấp nước
9
Công ty TNHH một thành viên Nhà xuất bản tổng hợp
(Nguồn: www.noivu.danang.gov.vn)
Ngoài các nguồn trên, còn có nguồn tài liệu của các cơ quan hoạt động
theo ngành dọc tại địa phương như: Thuế, Bảo hiểm, Ngân hàng, Kho bạc;
các đơn vị sự nghiệp thuộc các Sở, Ban ngành của thành phố.