Vấn đề lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ tài liệu và lưu trữ cơ quan bộ- thực trạng và giải pháp

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN




NGUYỄN XUÂN TRUNG



Vấn đề lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ tài liệu và lưu
trữ cơ quan bộ- thực trạng và giải pháp


LUẬN VĂN THẠC SĨ









HÀ NỘI - 2005
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

NGUYỄN XUÂN TRUNG



Vấn đề lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ tài liệu và lưu
trữ cơ quan bộ- thực trạng và giải pháp


LUẬN VĂN THẠC SĨ
Mã số: 5.10.02


Người hướng dẫn: PGS. Vương Đình Quyền





HÀ NỘI - 2005
Mục lục


Luận văn Thạc sỹ Nguyễn Xuân Trung Tháng 10/2005 2

MỤC LỤC
Trang

Mục lục
1

Bảng các chữ viết tắt
3

A. PHẦN MỞ ĐẦU
4

Lý do chọn đề tài
4

Mục tiêu của đề tài
7

Đối tượng nghiên cứu
8

Phạm vi nghiên cứucủa đề tài
8

Nhiệm vụ nghiên cứu
8

Lịch sử nghiên cứu vấn đề
9

Các nguồn tài liệu tham khảo
11

Phương pháp nghiên cứu
12

Cấu trúc của luận văn
12

B. NỘI DUNG


Chƣơng 1. Tài liệu chủ yếu hình thành trong hoạt động của cấp bộ
hiện nay và vấn đề lập hồ sơ hiện hành, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ bộ.

14

1.1.Thành phần, nội dung tài liệu chủ yếu hình thành trong hoạt
động của cấp bộ hiện nay.
14

1.2. Mục đích, ý nghĩa, phương pháp lập hồ sơ hiện hành và nộp
lưu hồ sơ vào lưu trữ bộ.

25

Chƣơng 2. Thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ
vào lưu trữ cơ quan bộ hiện nay.
34

2.1. Quy định của Nhà nước và các bộ về công tác lập hồ sơ và nộp
lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
34

2.2. Tình hình công tác lập hồ sơ hiện hành tại các bộ hiện nay.
42

2.3. Công tác nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tại các bộ hiện nay.
49

2. 4. Nhận xét chung.

54

Chƣơng 3. Giải pháp nhằm thực hiện tốt công tác lập hồ sơ
và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Bộ.
72

3.1. Nâng cao nhận thức cho lãnh đạo và các cán bộ, công chức,
viên chức về tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ
sơ vào lưu trữ cơ quan bộ.
72

3.2. Hoàn thiện hệ thông văn bản quản lý nhà nước về công tácvăn thư
lưu trữ nói chung, công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
bộ nói riêng.
73
Mục lục


Luận văn Thạc sỹ Nguyễn Xuân Trung Tháng 10/2005 2



3.3. Bổ sung nội dung thực hiện nghiêm các quy định của Nhà
nước về công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ

quan thành tiêu chuẩn thực hiện cải cách hành chính tại các cơ quan
bộ.
75

3.4. Tăng cường tuyên truyền, phổ biến nghiệp vụ công tác văn
thư nói chung và công tác lập hồ sơ hiện hành nói riêng.
76

3.5. Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm tại
các cơ quan bộ.
77

3.6. Xây dựng một nề nếp, tác phong làm việc khoa học, chất
lượng trong lãnh đạo cấp bộ và các công chức, viên chức các bộ.
78

3.7. Áp dụng Tiêu chuẩn ISO 9000: 2000 trong công tác hành
chính tại các cơ quan bộ.
79


C. KẾT LUẬN


90

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
92

PHỤ LỤC

Chữ viết tắt




Luận văn Thạc sỹ Nguyễn Xuân Trung Tháng 10/2005
3
BẢNG CÁC CHỮ VIẾT TẮT

CNXH Chủ nghĩa xã hội
HĐBT Hội đồng Bộ trưởng
HĐCP Hội đồng Chính phủ
HĐNN Hội đồng Nhà nước
KHKT Khoa học kỹ thuật
KHXH&NV Khoa học Xã hội và Nhân văn
LĐ TB&XH Lao động Thương binh và Xã hội
TLLTQG Tài liệu lưu trữ quốc gia
TTLTQG Trung tâm lưu trữ quốc gia
TW Trung ương
UBTVQH Uỷ ban Thường vụ Quốc hội
XHCN Xã hội chủ nghĩa


PHẦN MỞ ĐẦU

Luận văn Thạc sỹ Nguyễn Xuân Trung Tháng 10/2005 4
A. PHẦN MỞ ĐẦU
Lý do chọn đề tài.
Tài liệu lưu trữ là di sản văn hoá vô cùng quý giá của quốc gia. Chính vì

vậy, ngay sau khi giành được độc lập dân tộc chỉ tròn 4 tháng, Bác Hồ với
cương vị là Chủ tịch Chính phủ lâm thời đã ký bản Thông đạt số 1C/VP ngày 03
tháng 01 năm 1946 gửi các ông Bộ trưởng nhắc nhở “nghiêm cấm mọi hành
động tiêu huỷ công văn hồ sơ cũ” và Bác đã giải thích ngay bằng mệnh đề
khẳng định đó là: “ tài liệu có giá trị đặc biệt về phƣơng diện kiến thiết quốc
gia”. Thực hiện lời dạy của Bác, trong gần 60 năm chiến đấu, bảo vệ và xây
dựng đất nước, Đảng và Nhà nước ta dù trong hoàn cảnh khó khăn đến thế nào
cũng vẫn giành cho công tác văn thư lưu trữ sự quan tâm xứng đáng.
Ngay từ năm 1962, dù đất nước còn bộn bề bao công việc của cuộc đấu
tranh giải phóng dân tộc ở miền Nam, xây dựng cơ sở vật chất cho chủ nghĩa xã
hội ở miền Bắc, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 102/CP thành lập Cục Lưu
trữ Phủ Thủ tướng để giúp Chính phủ quản lý tập trung, thống nhất công tác lưu
trữ. Ngày 28/9/1963 Hội đồng Chính phủ đã ra Nghị định số 142/CP ban hành
Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lƣu trữ. Trong Điều lệ này,
tại Mục I - Điều 21, 22 và 23 đã đề cập rất đầy đủ về trách nhiệm lập hồ sơ công
việc của những công chức, viên chức làm công văn giấy tờ và cả những viên
chức làm việc “có liên quan đến công văn giấy tờ”. Văn bản này đã yêu cầu tỷ
mỷ, cụ thể về việc cán bộ các cơ quan phải lập hồ sơ công việc. Lập hồ sơ công
việc tốt không chỉ góp phần giải quyết công việc nhanh chóng, khoa học mà còn
là tiền đề cơ bản bảo đảm cho việc thu thập, bảo quản tài liệu lưu trữ được tốt
nhất. Để giúp cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan tổ chức lập hồ sơ hiện
hành được tốt, ngày 12/10/1977 Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng đã ban hành văn
bản số 261-NV “Hướng dẫn công tác lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan”. Vấn

Phần mở đầu




Luận văn Thạc sỹ Nguyễn Xuân Trung Tháng 10/2005

5
đề này, Điều 8 của Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia ban hành ngày
11/12/1982 quy định: “Các cơ quan Nhà nƣớc, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang
nhân dân, trong qúa trình hoạt động, phải tổ chức công tác lập hồ sơ và lƣu trữ hồ
sơ trong cơ quan, đơn vị, đến hạn nộp lƣu thì phải nộp vào các cơ quan lƣu trữ
Nhà nƣớc theo qui định của Hội đồng Bộ trƣởng”. [53; 3]
Vấn đề lập hồ sơ công việc đến năm 2001 vẫn tiếp tục được khẳng định tại
Điều 11 Chương II Mục 1 của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia được công bố bởi lệnh số
03/2001/L/CTN ngày 15/4/2001 của Chủ tịch nước: “Cơ quan, tổ chức, cá nhân
trong quá trình xây dựng, ban hành văn bản và sử dụng tài liệu văn bản và sử
dụng tài liệu văn thƣ phải lập thành hồ sơ và bảo vệ an toàn ” [54 ; 3]
Mới đây, ngày 08/4/2004 Chính phủ đã ban hành Nghị định số 110/2004/NĐ-
CP Về công tác Văn thư. Trong Nghị định này, trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan,
Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính, cán bộ văn thư, lưu trữ và của mỗi cá
nhân công chức, viên chức đối với công tác lập hồ sơ tài liệu vào lưu trữ hiện hành ở
các cơ quan, đơn vị đã được qui định rất cụ thể.
Tuy vậy, vì nhiều lý do mà nhiều năm qua, ở rất nhiều cơ quan Nhà nƣớc
từ Trung ƣơng đến địa phƣơng, việc lập hồ sơ hiện hành và nộp lƣu hồ sơ vào lƣu
trữ cơ quan bộ không đƣợc thực hiện hoặc thực hiện chƣa tốt với những mức độ
khác nhau. Đây chính là nguyên nhân khiến rất nhiều tài liệu khi đến hạn nộp vào
lƣu trữ cơ quan bộ ( lưu trữ hiện hành) và lƣu trữ Quốc gia (lưu trữ lịch sử) còn ở
dạng bó gói, lộn xộn, chƣa hình thành hồ sơ. Đã hàng chục năm nay ngành lƣu
trữ đƣợc sự quan tâm của Chính phủ đã lập những đề án giải toả tài liệu tích đống,
bản thân các cơ quan bộ cũng đã ký rất nhiều hợp đồng chỉnh lý khoa học kỹ thuật
tài liệu lƣu trữ trong các phòng, kho lƣu trữ cơ quan bộ nhằm giải quyết các tài liệu
chƣa đƣợc lập hồ sơ trong kho lƣu trữ cơ quan. Tuy vậy tài liệu chƣa đƣợc lập hồ
sơ tồn đọng ngày càng nhiều, ngày một tăng lên với tốc độ cao hơn ở các lƣu trữ cơ

Phần mở đầu

Luận văn Thạc sỹ Nguyễn Xuân Trung Tháng 10/2005
6
quan bộ. Đây là vấn đề đáng quan tâm số một của các cơ quan lưu trữ hiện nay, hậu
quả của việc này là không nhỏ.
Trong số các cơ quan hành chính nhà nƣớc, các bộ và các cơ quan
ngang bộ ( gọi chung là bộ) là các cơ quan có vai trò cực kỳ quan trọng. Bởi
các bộ là cơ quan của Chính phủ có chức năng quản lý nhà nƣớc trên phạm
vi cả nƣớc theo ngành hoặc lĩnh vực hoạt động. Nếu các bộ không làm tốt
công tác văn thƣ lƣu trữ, dẫn tới việc không quản lý tốt văn bản, giấy tờ sẽ
không thể giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nƣớc, không thể phục vụ kịp thời,
chính xác cho yêu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu của cơ quan, đơn vị Đối
với từng cán bộ, công chức, viên chức tại các bộ, nếu không làm tốt công tác
lập hồ sơ, nếu không lập đƣợc các hồ sơ đủ, đúng, rõ ràng, sẽ không thể tổ
chức lao động khoa học, sẽ không thể nâng cao năng xuất và hiệu quả công
tác, không thể tham mƣu, đề xuất cho lãnh đạo bộ những quyết sách vĩ mô để
quản lý, điều hành cả một ngành hoặc lĩnh vực chuyên môn của Quốc gia
đƣợc hiệu quả.
Trên thực tế, kể từ năm 1977, năm mà Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng ban
hành văn bản hướng dẫn công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
đến nay, công tác lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan bộ,
UBND các cấp hầu như không có chuyển biến. Tài liệu tích đống, tồn đọng ở
các cơ quan cấp Bộ, UBND các cấp ngày càng nhiều hơn. Theo số liệu mà
chúng tôi khảo sát trực tiếp ở các Bộ, và số liệu do các Phòng lưu trữ Bộ, ngành;
Trung tâm lưu trữ tỉnh báo cáo về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước theo định
kỳ và đột xuất như Tổng kết 10 năm thi hành Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu Lưu trữ
quốc gia, Tổng kết 3 năm thi hành Chỉ thị số 726/TTg về Tăng cường quản lý,
chỉ đạo công tác Lưu trữ trong thời gian tới của Thủ tướng Chính phủ thì tổng

số tài liệu tồn đọng không được lập hồ sơ tại các phòng lưu trữ đến năm 2003
chỉ ở 6 Bộ đã là 20.979 mét giá. Cùng với đà tăng trưởng kinh tế, cũng như việc

Phần mở đầu




Luận văn Thạc sỹ Nguyễn Xuân Trung Tháng 10/2005
7
tăng cường trang thiết bị sao, chụp văn bản tại các văn phòng cơ quan ở nước ta
như hiện nay, mức độ tăng hồ sơ tài liệu ở các cơ quan Bộ, ngành, tỉnh cũng sẽ
tăng với số lượng không nhỏ. Dù rằng, từ năm 2000 đến nay nhiều bộ, ngành,
tỉnh, thành phố trực thuộc TW đã chi hàng tỷ đồng cho công tác chỉnh lý tài liệu
- tức lập lại hồ sơ công việc nhưng chỉ làm giảm một phần lượng tài liệu tồn
đọng, tích đống ở các phòng, kho lưu trữ mà thôi. Riêng ở 2 Trung Tâm lưu trữ
Quốc gia II và III số tiền Nhà nước đã chi cho việc giải quyết tài liệu tích đống
chưa được lập hồ sơ do các bộ, ngành giao nộp từ năm 1998 đến nay cũng đã
gần 30 tỷ nhưng cũng chưa giải quyết hết số tài liệu tồn đọng. Như vậy, dù Nhà
nước có xây thêm bao nhiêu kho lưu trữ cũng không chứa đủ, chi thêm bao nhiêu
kinh phí để giải toả tài liệu không được lập hồ sơ cũng sẽ không bao giờ giải toả hết
tài liệu chưa được lập hồ sơ nếu công tác lập hồ sơ hiện hành không được các bộ,
ngành làm tốt. Một hậu quả khác cũng khá nghiêm trọng là: Do hồ sơ không
được lập nên nhiều trường hợp độc giả, nhất là các cấp lãnh đạo cơ quan cần đến
tài liệu, hồ sơ mà cán bộ lưu trữ cơ quan không thể tìm được đã làm cho uy tín
của lưu trữ cơ quan xuống thấp. Chính điều này đã trở thành nguyên nhân cơ
bản khiến cho xã hội và các nhà quản lý không quan tâm hoặc từ chối tạo điều
kiện giúp đỡ các phòng, kho Lưu trữ.
Thực tế tình hình ở các Bộ, ngành mà chúng tôi đã đi khảo sát trực tiếp và
các số liệu của các bộ, các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương báo cáo về Cục

Lưu trữ Nhà nước các năm 2001,2002 và 2003 chúng tôi thấy thực trạng tương đối
giống nhau. Tuy con số tài liệu chưa được lập thành hồ sơ tồn đọng ở các lưu trữ
bộ có khác nhau song đều giống nhau ở một điểm: Tài liệu giao nộp vào lưu trữ
hiện hành chưa theo đúng quy định một năm sau khi công việc kết thúc và rất nhiều
tài liệu khi giao, nộp đều ở dạng bó, gói, cặp; các hồ sơ công việc hoặc chưa được
lập hồ sơ hoặc lập sơ sài. Chính vì vậy sau khi học xong các học phần của lớp
Cao học Lưu trữ học và Tư liệu học khoá IV tôi đã chọn vấn đề “ Vấn đề lập hồ

Phần mở đầu




Luận văn Thạc sỹ Nguyễn Xuân Trung Tháng 10/2005
8
sơ hiện hành và nộp lƣu hồ sơ tài liệu vào lƣu trữ cơ quan Bộ - Thực trạng và
giải pháp” làm đề tài cho luận văn Cao học chuyên ngành Lưu trữ học và Tư
liệu học với hy vọng góp phần giải quyết có hiệu quả vấn đề này. Trong luận
văn chúng tôi đề xuất một số giải pháp có thể áp dụng cho tất cả các lưu trữ cơ
quan và theo chúng tôi nghĩ đây là giải pháp có khả năng thực hiện.
Mục tiêu của đề tài
Luận văn có hai mục tiêu:
* Trình bày thực trạng về lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu
vào lưu trữ cơ quan bộ; chỉ ra nguyên nhân cơ bản dẫn tới tình trạng tài liệu
chưa được lập thành hồ sơ đang tồn đọng ngày càng nhiều ở các cơ quan bộ.
* Kiến nghị với các cấp có thẩm quyền và lãnh đạo các cơ quan bộ một
số giải pháp để nhanh chóng giải quyết triệt để tình trạng tài liệu không được
lập hồ sơ, không giao nộp vào lưu trữ cơ quan bộ theo đúng quy định của nhà
nước.
Đối tƣợng nghiên cứu.

Đối tượng nghiên cứu để thực hiện mục tiêu của đề tài là tình hình lập hồ
sơ hiện hành, chất lượng của hồ sơ đã được lập và tình hình nộp lưu hồ sơ, tài
liệu vào lưu trữ cơ quan của các bộ. Còn đối tượng nghiên cứu khảo sát trực tiếp
là nhiều văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền và các bộ quy định,
hướng dẫn những vấn đề liên quan đến lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu
trữ cơ quan; hồ sơ tài liệu hình thành trong hoạt động của các bộ; các văn bản
quy định về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy; nhiều báo cáo phản ánh tình
hình công tác văn thư, lưu trữ ở các bộ.
Phạm vi nghiên cứu của đề tài:
Do hạn chế bởi khả năng nghiên cứu và điều kiện thời gian nên luận văn
chỉ dừng ở mức chỉ ra thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu

Phần mở đầu




Luận văn Thạc sỹ Nguyễn Xuân Trung Tháng 10/2005
9
vào lưu trữ cơ quan của các đơn vị thuộc cơ quan bộ và các nguyên nhân của
tình trạng tài liệu tồn đọng ở các cơ quan Bộ mà chƣa thể mở rộng phạm vi đến
các cơ quan, đơn vị trực thuộc bộ nhƣ các Tổng cục, Cục hay Tổng công ty,
các cơ quan sự nghiệp
Cũng do thời gian có hạn nên chúng tôi chỉ có điều kiện đến khảo sát sâu
tình hình thực tế ở 9 Bộ, đó là Bộ Công nghiệp, Bộ Lao động Thương binh và
Xã hội, Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, Bộ Nội vụ, Bộ Kế hoạch và
Đầu tư, Bộ Tài nguyên và Môi trường, Bộ Văn hoá Thông tin, Bộ Y tế. Đối với
các bộ khác chúng tôi nghiên cứu thông qua các báo cáo thống kê định kỳ, đột
xuất mà các bộ gửi về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Nhiệm vụ nghiên cứu.

Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài tập trung vào các vấn đề:
- Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của các bộ.
- Thành phần nội dung tài liệu chủ yếu hình thành ở các bộ và vai trò của
các tài liệu này đối với việc thực hiện chức năng quản lý nhà nước của các bộ.
- Tầm quan trọng và phương pháp tiến hành lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ
vào lưu trữ bộ.
- Thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành, công tác nộp lưu hồ sơ vào lưu
trữ cơ quan ở các bộ trong thời gian qua.
- Hậu quả và nguyên nhân của việc không làm tốt công tác lập hồ sơ hiện
hành và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan bộ.
- Đề xuất một số giải pháp khắc phục các tồn tại, làm tốt công tác lập hồ
sơ hiện hành, công tác nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan bộ trong thời gian tới.
Lịch sử nghiên cứu vấn đề:

Phần mở đầu




Luận văn Thạc sỹ Nguyễn Xuân Trung Tháng 10/2005
10
Vấn đề lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đã được chú ý
nghiên cứu kể từ khi HĐCP ban hành Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và
công tác lưu trữ kèm theo Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963. Nhiều chuyên
luận, báo cáo chuyên đề, các giáo trình Đại học, Trung học về công tác văn thư
đã đề cập đến vấn đề này dưới góc độ lý luận và tình hình thực tiễn. Trước hết
phải kể đến các bài viết đăng trên Tài liệu nghiên cứu công tác lưu trữ của Cục
Lưu trữ Phủ Thủ tướng, giai đoạn từ 1966 đến 1968; Tập san Lưu trữ hồ sơ giai
đoạn 1969 đến 1972; Tập san Văn thư Lưu trữ giai đoạn 1973 đến 1990; Tạp chí
Lưu trữ Việt Nam giai đoạn 1990 đến năm 2003 và đến nay là Tạp chí Văn thư

Lưu trữ Việt Nam.
Ở thập niên 60 của thế kỷ 20, trong khoảng mười năm liên tục, rất nhiều
bài viết của các tác giả Nguyễn Xuân Nung, Phạm Thân, Thiết Thạch đã đề
cập đến các vấn đề về nguyên tắc, phương pháp lập hồ sơ, kinh nghiệm lập hồ
sơ công việc ở nhiều cơ quan, vấn đề lập hồ sơ khi chỉnh lý sơ bộ tài liệu cũng
như vấn đề nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan ở các đơn vị. Ví dụ các bài: Cán
bộ lưu trữ có nhiệm vụ đi sát giúp đỡ bộ môn văn thư làm tốt công tác lập hồ sơ
hiện hành (Tài liệu nghiên cứu Công tác lưu trữ, số 3/1968), Bàn về phương
pháp lập hồ sơ (Tập san Công tác lưu trữ hồ sơ, số 2/1969), Bàn về công tác lập
danh mục hồ sơ (Tập san Lưu trữ hồ sơ, số 1/1970) của tác giả Nguyễn Xuân
Nung, Cán bộ làm công tác công văn giấy tờ phải tự tay mình lập hồ sơ công
việc mình giải quyết (Tập san Công tác Lưu trữ hồ sơ, số 3/1969) của tác giả Vũ
Dương Hoan, Mấy ý kiến trao đổi về việc giải quyết tình trạng để công văn tài
liệu linh tinh, lộn xộn trong từng cặp, từng bó (Tập san Lưu trữ hồ sơ, số
3/1972) của tác giả Đỗ Ngọc Phác. Rải rác ở hầu hết các số Tập san từ năm
1972 đến năm 1977 đều có bài viết về vấn đề lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ
sơ vào lưu trữ cơ quan ở hầu khắp các cơ quan, các ngành công nghiệp, nông
nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ lợi, nhiều nhất là ở các cơ quan hành chính cấp tỉnh.

Phần mở đầu




Luận văn Thạc sỹ Nguyễn Xuân Trung Tháng 10/2005
11
Nội dung các bài viết chủ yếu tập trung vào các vấn đề như: Mục đích, ý nghĩa
của công tác lập hồ sơ hiện hành, các nguyên tắc, yêu cầu về lập hồ sơ, phương
pháp lập hồ sơ, trách nhiệm lập hồ sơ của các cán bộ làm công tác công văn giấy
tờ của các cơ quan.

Qua các bài viết này chúng ta thấy khá rõ tình hình là: Tài liệu ở rất nhiều
cơ quan hành chính thời kỳ này đều chưa được lập hồ sơ, tài liệu giao nộp vào
phòng, kho lưu trữ cơ quan thời kỳ này đa phần là dạng bó, gói. Nhiều tác giả
khác cũng có các bài viết cảnh báo về thực trạng này đồng thời đã chỉ ra một số
nguyên nhân như: Thói quen luộm thuộm, thiếu nhận thức về vai trò của hồ sơ,
thiếu ý thức về giá trị của tài liệu
Các báo cáo chuyên đề của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng với nội dung chủ
yếu là phản ánh tình hình thực tế về lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ vào lưu
trữ cơ quan. Trên thực tế, chưa có một bài viết hay báo cáo nào tổng kết một cách
đầy đủ tình hình lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu tài liệu của các cơ quan nói chung,
các bộ nói riêng.
Các bài viết nói chung chưa nêu rõ những tồn tại, nguyên nhân tồn tại, đề
xuất các giải pháp khắc phục có sức thuyết phục cao. Trong các bài viết của mình,
các tác giả đã cũng đã đề xuất một số giải pháp như: Tăng cường ý thức trách
nhiệm của cán bộ, tăng cường giáo dục trách nhiệm, kêu gọi lòng yêu nước, ý thức
trách nhiệm v.v Theo quan điểm của chúng tôi thì chỉ kêu gọi ý thức trách
nhiệm, đề cao tinh thần trách nhiệm của các cán bộ, công chức đang công tác tại
các bộ là chưa đủ. Hơn nữa, các nguyên nhân mà các tác giả chỉ ra chưa đúng cốt
lõi vấn đề. Chính vì vậy, các giải pháp đơn lẻ mà họ đề xuất không giải quyết triệt
để.
Các giáo trình, bài giảng chuyên đề văn thư lưu trữ tại trường Đại học
KHXH & NV, trường Trung học Văn thư Lưu trữ chủ yếu trình bày lý luận luận về

Phần mở đầu




Luận văn Thạc sỹ Nguyễn Xuân Trung Tháng 10/2005
12

công tác lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan mà thiếu các bài học thực
hành, các ví dụ sát với tình hình thực tế tại các cơ quan.
Đặc biệt, trong số các đề tài nghiên cứu khoa học ngành văn thư lưu trữ thực
hiện trong những năm qua chưa hề có một đề tài nghiên cứu khoa học nào về công
tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Có thể nói, công tác
lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tại các bộ nói riêng, tại các cơ quan
Nhà nước nói chung đã không có được sự quan tâm đầy đủ.
Các nguồn tài liệu tham khảo:
Để viết luận văn, chúng tôi đã nghiên cứu, tham khảo các tài liệu sau:
+ Các Văn bản chủ yếu của Nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ như:
Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia năm 1982 và Pháp lệnh Lưu trữ Quốc
gia năm 2001, Chỉ thị 762/TTg ngày 04 tháng 9 năm 1997 của Thủ tướng Chính
phủ Về tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời gian tới, Nghị định số
110/2004 ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Nghị định
số 111/2004 ngày 08/4/2004 của Chính phủ Hướng dẫn chi tiết thi hành một số
điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia và nhiều Nghị định, Thông tư, văn bản
hướng dẫn nghiệp vụ có liên quan khác.
+ Một số giáo trình như: Lý luận và thực tiễn Lưu trữ của Liên Xô, Lý luận
và phương pháp công tác văn thư của PGS Vương Đình Quyền do Nhà xuất bản
Đại học Quốc gia ấn hành năm 2005, Giáo trình Nghiệp vụ công tác Văn thư của
trường Trung học văn thư Lưu trữ TW I và một số Giáo trình của các lớp Bồi
dưỡng ngắn hạn công tác văn thư lưu trữ do Cục Lưu trữ Nhà nước xuất bản.
+ Các Báo cáo tổng kết công tác văn thư lưu trữ vào dịp kỷ niệm các sự
kiện quan trọng của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, của các Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia; các báo cáo thống kê định kỳ và các báo cáo đột xuất của các bộ gửi về
Cục để phục vụ cho việc tổng kết, đánh giá các vấn đề nghiệp vụ.

Phần mở đầu

Luận văn Thạc sỹ Nguyễn Xuân Trung Tháng 10/2005
13
+ Các báo cáo khoa học về vấn đề lập hồ sơ hiện hành, về nộp lưu hồ sơ vào
lưu trữ cơ quan bộ và các bài viết của các cán bộ trong và ngoài ngành Lưu trữ
đăng trên các báo, tạp chí đặc biệt là Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam.
Chúng tôi cũng đã nghiên cứu các văn bản quy định về công tác Văn thư và
Danh mục hồ sơ của một số bộ như: Bộ Công nghiệp, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ
Lao động Thương binh và Xã hội, Bộ Y tế
Phƣơng pháp nghiên cứu
Để thực hiện Luận văn chúng tôi áp dụng các phương pháp nghiên cứu
chính là: Thống kê, tổng hợp, phân tích, so sánh và suy luận trên nền tảng tư duy
duy vật biện chứng của chủ nghĩa Mác-Lê nin. Ngoài ra,chúng tôi đã thực hiện
phương pháp phỏng vấn trực tiếp người phụ trách, các cán bộ văn thư lưu trữ hiện
đang công tác tại nhiều cơ quan Bộ, ngành như: Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Công
nghiệp, Bộ Nông nghiệp, Bộ Nội vụ, Bộ Lao động Thương binh và Xã hội, Bộ Văn
hoá - Thông tin, Bộ Y tế
Cấu trúc của Luận văn
Luận văn của chúng tôi bao gồm các phần chính sau:
A. Phần mở đầu: Phần này chúng tôi trình bày về lý do chọn đề tài, về
mục tiêu, phạm vi, đối tượng, nhiệm vụ nghiên cứu, về lịch sử nghiên cứu đề tài,
các nguồn tài liệu tham khảo, phương pháp nghiên cứu, cấu trúc và đóng góp của luận
văn.
Phần B. NỘI DUNG. Phần này được cấu trúc thành 3 Chương:
Chƣơng 1: Thành phần, nội dung tài liệu chủ yếu hình thành ở các bộ, mục
đích, ý nghĩa, phương pháp lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ bộ.
Chƣơng 2. Thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ, tài liệu
vào lưu trữ cơ quan bộ.

Phần mở đầu




Luận văn Thạc sỹ Nguyễn Xuân Trung Tháng 10/2005
14
Chƣơng 3. Các giải pháp giải quyết.
Cuối cùng là phần C. KẾT LUẬN.
Đóng góp của luận văn.
Nếu các kiến nghị của chúng tôi trong luận văn được các nhà quản lý ngành
Văn thư và lưu trữ quan tâm, cho áp dụng trong thực tế thì luận văn sẽ có những đóng
góp thiết thực sau:
- Kiến nghị một số giải pháp để Nhà nƣớc ban hành các văn bản chỉ đạo
chấn chỉnh công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan
bộ.
- Góp phần giải quyết tình trạng không lập hồ sơ hiện hành và tình trạng
không giao nộp hoặc giao nộp các tài liệu chƣa đƣợc lập hồ sơ hoàn chỉnh vào các
lƣu trữ cơ quan bộ.
Chúng tôi hy vọng đề tài của chúng tôi sẽ góp phần giải quyết một vấn đề khó
đã tồn tại nhiều năm đối với ngành văn thư và lưu trữ nước ta.
Tuy nhiên do năng lực có hạn, luận văn của chúng tôi khó tránh khỏi thiếu sót,
khiếm khuyết trong cách giải quyết vấn đề, trong những giải pháp mà chúng tôi đề
xuất trong luận văn. Trong quá trình nghiên cứu đề tài chúng tôi đã gặp không ít khó
khăn trong việc tìm kiếm tài liệu, xin ý kiến chuyên gia và xử lý thông tin, bởi vì vấn
đề nghiên cứu rộng và khó. Những hạn chế này chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến chất
lượng của đề tài. Chúng tôi mong nhận được những góp ý của các nhà khoa học, các
đồng nghiệp và những ai quan tâm tới vấn đề này.
NỘI DUNG

Luận văn Thạc sỹ Nguyễn Xuân Trung Tháng 10/2005
15
B. NỘI DUNG
Chƣơng 1: TÀI LIỆU CHỦ YẾU HÌNH THÀNH Ở CÁC BỘ
VÀ VẤN ĐỀ LẬP HỒ SƠ, NỘP LƢU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO
LƢU TRỮ BỘ.
1.1. Thành phần, nội dung tài liệu chủ yếu hình thành trong
hoạt động của cấp bộ hiện nay.
1.1.1. Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của các bộ.
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cấp Bộ được quy định tại Luật Tổ
chức Chính phủ số 32/2001/QH10 ngày 25/12/2001 và Nghị định số
86/2002/NĐ-CP ngày 05/11/2002 của Chính phủ. Điều 22 của Luật Tổ chức
Chính phủ quy định: " Bộ, cơ quan ngang bộ là cơ quan của Chính phủ, thực
hiện chức năng quản lý nhà nước đối với ngành hoặc lĩnh vực công tác trong
phạm vi cả nước; quản lý nhà nước các dịch vụ công thuộc ngành, lĩnh vực;
thực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn của nhà nước tại doanh nghiệp có vốn
nhà nước theo quy định của pháp luật." [ 37; 4]
Các điều từ 4 đến 14 thuộc chương II của Nghị định số 86/2002/NĐ-CP
đã quy định cụ thể nhiệm vụ, quyền hạn của cấp Bộ. Theo văn bản này, bộ là cơ
quan của Chính phủ có chức năng tham mưu và giúp Chính phủ thực hiện chức
năng quản lý Nhà nước một hoặc một số ngành, lĩnh vực chuyên môn theo sự
phân công của Chính phủ. Ví dụ: Về pháp luật các bộ có chức năng trình Chính
phủ dự kiến chương trình xây dựng luật, pháp lệnh về ngành, lĩnh vực do bộ phụ
trách để Chính phủ trình Quốc hội, UBTVQH ban hành. Hàng năm các bộ có
nhiệm vụ giúp Chính phủ dự thảo các nghị định của Chính phủ, Quyết định của
Thủ tướng Chính phủ theo yêu cầu quản lý nhà nước của Bộ; chịu trách nhiệm
triển khai thực hiện chương trình đó theo kế hoạch đã được phê duyệt và các dự

NỘI DUNG




Luận văn Thạc sỹ Nguyễn Xuân Trung Tháng 10/2005
16
án khác theo sự phân công của Chính phủ. Ví dụ Bộ Nội vụ đã giúp Chính phủ
xây dựng dự án Pháp lệnh Công chức Viên chức để Chính phủ trình UBTVQH
và đã được UBTVQH Khoá X thông qua ngày26/02/1998; Bộ Tài nguyên và
Môi trường đã xây dựng dự án luật Tài nguyên Nước để Chính phủ trình Quốc
hội Khoá XI.v.v…
Để giúp Chính phủ thực hiện chức năng quy hoạch, kế hoạch chiến lược
lĩnh vực chuyên môn của bộ, các bộ phải trình Chính phủ chiến lược, quy hoạch
phát triển, kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm, các công trình quan trọng
thuộc ngành, lĩnh vực do bộ phụ trách. Đồng thời phải công khai hóa chiến lược,
quy hoạch phát triển, kế hoạch sau khi được phê duyệt; tổ chức chỉ đạo và
hướng dẫn thực hiện chiến lược, quy hoạch, kế hoạch đó.
Về hợp tác quốc tế, Chính phủ đã giao nhiệm vụ cho các bộ phải trình
Chính phủ việc đàm phán, ký, gia nhập điều ước quốc tế nhân danh Nhà nước,
nhân danh Chính phủ về ngành, lĩnh vực quản lý nhà nước của bộ; tổ chức thực
hiện các điều ước quốc tế đã ký kết hoặc gia nhập thuộc ngành, lĩnh vực quản lý
nhà nước của bộ. Đồng thời các bộ còn được Chính phủ giao nhiệm vụ trình
Chính phủ việc ký kết, gia nhập, phê duyệt các điều ước quốc tế và chủ trương,
biện pháp, mở rộng quan hệ với nước ngoài, vùng lãnh thổ và các tổ chức quốc
tế thuộc phạm vi quản lý nhà nước của bộ; chỉ đạo và tổ chức thực hiện các điều
ước quốc tế và thực hiện chủ trương biện pháp đã được Thủ tướng Chính phủ
phê duyệt; tham gia các tổ chức quốc tế theo sự phân công của Chính phủ.
Thuộc phạm vi thẩm quyền và trách nhiệm của mình, các bộ phải thực hiện hợp
tác quốc tế về ngành, lĩnh vực theo quy định của pháp luật; cho phép các đơn vị

trực thuộc bộ, các cơ quan tổ chức nước ngoài do cơ quan trung ương cấp giấy
phép hoạt động tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế có nội dung liên quan đến
ngành, lĩnh vực quản lý nhà nước của bộ.
Nhằm thực hiện chủ trương lớn của Đảng và Nhà nước về tinh giản bộ
máy hành chính các bộ được Chính phủ giao nhiệm vụ trực tiếp quản lý về tổ
NỘI DUNG




Luận văn Thạc sỹ Nguyễn Xuân Trung Tháng 10/2005
17
chức bộ máy và cán bộ, công chức, viên chức nhà nước. Cụ thể, các bộ phải
trình Chính phủ ban hành nghị định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của bộ; trình Chính phủ quyết định việc thành lập, tổ chức lại,
giải thể tổng cục thuộc bộ; trình Thủ tướng Chính phủ quyết định việc thành lập,
tổ chức lại, giải thể các vụ, cục, thanh tra bộ, tổ chức sự nghiệp thuộc bộ và quy
định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của tổng cục thuộc bộ; quyết định
thành lập các tổ chức sự nghiệp khác không thuộc thẩm quyền của Chính phủ,
Thủ tướng Chính phủ theo quy định của pháp luật. Đặc biệt, các bộ trưởng còn
được Chính phủ giao nhiệm vụ trình Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm, miễn
nhiệm, cách chức Thứ trưởng, Tổng cục trưởng tổng cục thuộc bộ, Chánh Thanh
tra bộ…
Thực hiện chức năng giúp việc cho Chính phủ, các bộ có nhiệm vụ trực tiếp
ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo các ngành, các cấp và các địa phương trên
cả nước thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn thuộc phạm vi ngành, lĩnh vực do
bộ phụ trách. Cụ thể, các bộ phải ban hành các quyết định, chỉ thị, thông tư
thuộc phạm vi quản lý nhà nước của bộ và hướng dẫn, kiểm tra việc thi hành các
văn bản đó; chỉ đạo và tổ chức thực hiện công tác tuyên truyền, giáo dục, phổ
biến các văn bản quy phạm pháp luật thuộc phạm vi quản lý nhà nước của bộ.

Đồng thời các bộ phải kiểm tra các văn bản quy phạm pháp luật do Hội đồng
nhân dân, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ban hành
về ngành, lĩnh vực do bộ phụ trách; phát hiện những quy định do các cơ quan đó
ban hành không đúng thẩm quyền hoặc trái các văn bản quy phạm pháp luật về
ngành, lĩnh vực do bộ phụ trách và giúp Chính phủ giải quyết theo quy định tại
các khoản 3, 4, 5 Điều 13 của Nghị định.
Tham khảo các quy định của Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ và thẩm
quyền của cấp bộ như chúng tôi vừa trình bày ở trên, chúng ta thấy cấp bộ có vai
trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý Nhà nước. Việc cấp bộ triển khai thực
hiện các chủ trương, chính sách của Nhà nước như thế nào sẽ có ảnh hưởng lớn
NỘI DUNG




Luận văn Thạc sỹ Nguyễn Xuân Trung Tháng 10/2005
18
đến sự tồn tại và phát triển của Quốc gia. Ví dụ như: Bộ Nội vụ là cơ quan của
Chính phủ, giúp Chính phủ thực hiện chức năng quản lý Nhà nước công tác tổ
chức, công tác cán bộ; giúp chính phủ thực hiện công cuộc cải cách hành
chính.v.v …Chúng ta ai cũng biết rằng công tác tổ chức, cán bộ là cực kỳ quan
trọng và cần thiết đối với mỗi cơ quan, đơn vị. Bởi vì con người và bộ máy tổ
chức là hai điều kiện cần thiết không thể thiếu đối với mỗi cơ quan, đơn vị, tổ
chức. Như vậy các hoạt động hàng ngày về công tác tổ chức, cán bộ của cơ quan
Bộ Nội vụ sẽ có ảnh hưởng mang tính quyết định tới sự tồn tại và phát triển của
mỗi cơ quan và qua đó sẽ ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của cả đất nước.
Chúng ta có thể hiểu thêm về tầm quan trọng của cấp bộ qua tham khảo
chức năng, nhiệm vụ của Bộ Tài nguyên và Môi trường. Bộ Tài nguyên và Môi
trường được thành lập theo Nghị định số 91/2002/NĐ - CP ngày 11/11/2002 của
Chính phủ [ 44; 1]. Theo Nghị định này, Bộ có chức năng, nhiệm vụ cơ bản là:

Giúp Chính phủ quản lý Tài nguyên Đất, Tài nguyên Nước trên phạm vi cả nước
và một số chức năng khác. Tài nguyên Đất, Tài nguyên Nước chính là điều kiện
cần thiết bậc nhất cho sự tồn tại của Quốc gia, của dân tộc. Những hoạt động
thực thi chính sách quản lý Tài nguyên Đất, Tài nguyên Nước của Bộ sẽ có ảnh
hưởng mang tính chất quyết định đến việc bảo vệ và sử dụng hợp lý, hiệu quả và
tiết kiệm tại nguyên cho đất nước.
Hiện nay, theo chủ trương của Đảng và Nhà nước là thực hiện giai đoạn
đầu của công cuộc cải cách nền hành chính Nhà nước, Nhà nước ta đã và đang
thi hành chính sách giảm đầu mối trực thuộc Chính phủ, nhiều bộ đã được giao
nhiệm vụ quản lý Nhà nước đa ngành, đa lĩnh vực. Ngoài việc thực hiện nhiệm
vụ quản lý Nhà nước phạm vi ngành, lĩnh vực truyền thống, nhiều bộ còn được
Chính phủ giao quản lý một số ngành, lĩnh vực khác. Ví dụ: Bộ Nội vụ được
thành lập bởi Nghị định số 45/2003/NĐ - CP ngày 09/5/2003 của Chính phủ.
[45; 1] Tại Nghị định này, Chính phủ đã khẳng định Bộ Nội vụ là cơ quan của
Chính phủ, giúp chính phủ thực hiện chức năng quản lý Nhà nước công tác tổ
NỘI DUNG




Luận văn Thạc sỹ Nguyễn Xuân Trung Tháng 10/2005
19
chức, công tác cán bộ; giúp chính phủ thực hiện công cuộc cải cách hành chính.
Để giúp Chính phủ thực hiện chủ trương cải cách hành chính bộ Nội vụ đã được
Chính phủ giao cụ thể 3 nhiệm vụ tại Điều 7 của Nghị định số 45/2003/NĐ -
CP:
"1. Quyết định và chỉ đạo việc thực hiện chương trình cải cách hành
chính của bộ theo mục tiêu và nội dung Chương trình tổng thể cải cách hành
chính nhà nước đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt;
2. Trình Chính phủ đề án phân cấp nhiệm vụ quản lý nhà nước của bộ

cho ủy ban nhân dân địa phương và hoàn thiện thể chế quản lý kinh tế, xã hội
thuộc ngành, lĩnh vực quản lý nhà nước của bộ;
3. Quyết định và chỉ đạo thực hiện việc sửa đổi, đơn giản hóa thủ tục
hành chính, hiện đại hóa hành chính trong phạm vi quản lý của bộ."
Do có vai trò quan trọng đặc biệt như vậy, cấp bộ có cơ cấu tổ chức chặt
chẽ, có sự phân công, phân cấp quản lý rất rõ ràng, cụ thể cho các đơn vị chức
năng của bộ và các đơn vị trực thuộc bộ. Theo Nghị định số 86/2002/NĐ - CP
ngày 05/11/2002 của Chính phủ thì cơ cấu tổ chức của cấp bộ bao gồm:
* Các đơn vị tham mưu cho Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý Nhà
nước. Ví dụ như: Tại các bộ, bộ nào cũng có các Vụ chức năng để tham mưu
cho Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về ngành, lĩnh vực mà bộ
đó được giao phụ trách; bộ nào cũng có Văn phòng bộ để thực hiện hai chức
năng chính là tham mưu và giúp việc cho lãnh đạo bộ.
* Tham khảo chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cấp bộ như chúng tôi
vừa trình bày ở trên chúng ta thấy cấp bộ không chỉ có các đơn vị chức năng của
bộ làm nhiệm vụ tham mưu cho Bộ trưởng trong việc thực thi quyền quản lý
Nhà nước, cấp bộ còn có thể có Cục, Tổng cục trực thuộc bộ có chức năng quản
lý nhà nước ngành, lĩnh vực. Đó chính là các cơ quan được giao nhiệm vụ quản
lý Nhà nước phạm vi ngành, lĩnh vực thuộc bộ. Ví dụ như: Tổng cục Thuế
NỘI DUNG




Luận văn Thạc sỹ Nguyễn Xuân Trung Tháng 10/2005
20
thuộc Bộ Tài chính có chức năng giúp Bộ trưởng thực hiện nhiệm vụ quản lý,
chỉ đạo và thực thi chính sách thuế trên phạm vi cả nước. Hoặc một ví dụ khác
như: Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thuộc Bộ Nội vụ có chức năng giúp Bộ
trưởng Bộ Nội vụ thực hiện chức năng quản lý, chỉ đạo công tác Văn thư, công

tác Lưu trữ trên phạm vi cả nước. [45; 7]
* Các tổ chức sự nghiệp thuộc bộ. Vì các bộ là cơ quan lớn có chức năng,
nhiệm vụ và thẩm quyền quản lý Nhà nước theo ngành, lĩnh vực trên phạm vi cả
nước nên hầu hết các bộ đều có các đơn vị sự nghiệp trực thuộc để giúp bộ thực
hiện các nhiệm vụ chuyên môn. Ví dụ như: Bộ Tài nguyên và Môi trường có tới
6 đợn vị sự nghiệp trực thuộc bao gồm: Trung tâm Khí tượng Thuỷ văn Quốc
gia, Trung tâm Điều tra Quy hoạch đất đai, Trung tâm Viễn thám, Trung tâm
Thông tin, Báo Tài nguyên Môi trường, Tạp chí Tài nguyên Môi trường. [ 44; 5]
* Các Tổng công ty, Công ty thuộc quyền quản lý của bộ. Loại hình các
Tổng công ty, Công ty thuộc quyền quản lý của cấp bộ trong giai đoạn hiện nay
tuy đã giảm nhiều so với các năm trước đây vì Chính phủ chủ trương tăng quyền
tự chủ sản xuất, kinh doanh cho các doanh nghiệp. Tuy vậy nhiều bộ hiện nay
vẫn còn quản lý một số doanh nghiệp. Nguyên nhân cơ bản là Nhà nước chủ
trương quản lý các doanh nghiệp hoạt động công ích, lấy mục tiêu phục vụ và
các chỉ tiêu phát triển kinh tế xã hội chung cho đất nước làm mục tiêu chính. Ví
dụ như: Tổng công ty Bưu chính Viễn thông thuộc bộ Bưu chính Viễn thông
hiện đang thuộc quyền quản lý của Bộ. Tuy nhiên, không phải bộ nào cũng quản
lý các doanh nghiệp mà do đặc thù riêng của mỗi bộ, các bộ có thể có hoặc
không có các tổng công ty hay công ty thuộc quyền quản lý của bộ.
Qua phần trình bày của chúng tôi ở trên, chúng ta có thể thấy hoạt động
thực thi quyền quản lý của cấp bộ có phạm vi ảnh hưởng rộng lớn trên phạm vi
cả nước, vai trò của cấp bộ là cực kỳ quan trọng trong nền hành chính Nhà nước.
Chính vì vậy, những văn bản, tài liệu hình thành trong hoạt động của cấp bộ rất
NỘI DUNG




Luận văn Thạc sỹ Nguyễn Xuân Trung Tháng 10/2005
21

đa dạng và có nhiều giá trị cả trong công tác thực tế hiện hành và cả trong các
lưu trữ lịch sử.
1.1.2. Thành phần, nội dung tài liệu chủ yếu hình thành trong hoạt
động ở cấp bộ hiện nay.
Với chức năng, nhiệm vụ quan trọng như đã trình bày ở trên nên thành
phần, nội dung tài liệu hình thành ở các bộ là rất phong phú và có giá trị lưu trữ
cao. Về thành phần tài liệu ở các bộ thường bao gồm:
1) Luật, pháp lệnh, nghị quyết, nghị định, quyết định, chỉ thị, và các văn
bản chỉ đạo khác của các cơ quan cấp trên như Quốc hội, Chính phủ. Bao gồm:
- Luật, pháp lệnh, nghị quyết, nghị định, quyết định đề cập đến những
vấn đề đường lối, chính sách chung, chế độ thể lệ chung, nguyên tắc chung gửi
cho các bộ để sử dụng lâu dài hay nghiên cứu vận dụng giải quyết công việc cụ
thể hàng ngày. Ví dụ Nghị quyết số 730/ NQ- UBTVQH 11 ngày 30/9/2004 của
Uỷ ban Thường vụ Quốc hội khoá 11 Về việc phê chuẩn bảng lương chức vụ,
bảng phụ cấp chức vụ đối với cán bộ lãnh đạo của Nhà nước, bảng lương
chuyên môn, nghiệp vụ ngành toà án, kiểm sát; hoặc Nghị định số 204/2004/NĐ
- CP ngày 14/12/2004của Chính phủ về chế độ tiền lương đối với cán bộ, công
chức, viên chức và lực lượng vũ trang
- Luật, pháp lệnh, nghị quyết, quyết định, chỉ thị và các văn bản chỉ đạo
khác về những vấn đề, sự việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của bộ. Ví dụ Bộ Nội
vụ có các văn bản như: Luật Tổ chức Chính phủ, Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia,
Nghị định số 86/ NĐ - CP ngày 05/11/2002 quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cấp bộ; Bộ Tài nguyên Môi trường có: Luật
đất đai, Pháp lệnh Tài nguyên nước
2) Các loại chỉ thị, thông tư, quyết định, báo cáo và các văn bản khác do
các bộ, ngành khác gửi đến như: Các quy định, quyết định, chỉ đạo, hướng dẫn
thi hành những vấn đề, sự việc thuộc chức năng quản lý nhà nước của bộ ngành
NỘI DUNG

Luận văn Thạc sỹ Nguyễn Xuân Trung Tháng 10/2005
22
đó. Ví dụ: Thông tư số 02 /2005/ TT - BNV của Bộ Nội vụ hướng dẫn thực hiện
chế độ phụ cấp lãnh đạo đối với công chức, viên chức các cơ quan hành chính
nhà nước được gửi cho tất cả các bộ, ngành.
3) Văn bản do bộ ban hành gồm:
(1) Quyết định, chỉ thị, thông tư và các văn bản khác do bộ ban hành để
quy định, chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các chủ trương, chính sách của Đảng và
Nhà nước về những vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ của Bộ. Ví dụ: Thông tư
số 05/2005/TT - BNV ngày 05/01/2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thực hiện chế
độ phụ cấp trách nhiệm công việc đối với cán bộ, công chức, viên chức.
(2) Quy hoạch, kế hoạch, chương trình về xây dựng và phát triển ngành,
lĩnh vực thuộc chức năng, nhiệm vụ của Bộ. Ví dụ: Quy hoạch phát triển ngành
Lưu trữ đến năm 2010 của Bộ Nội vụ.
(3) Báo cáo tổng kết, sơ kết và các văn bản khác của bộ phản ánh tình
hình xây dựng và phát triển ngành, lĩnh vực thuộc chức năng, nhiệm vụ của bộ
và các vấn đề có liên quan khác. Ví dụ: Báo cáo số 1344/BC - BNV ngày
23/01/2005 của bộ Nội vụ về tổng kết công tác thi nâng ngạch, chuyển ngạch
cán bộ công chức, viên chức năm 2004.
(4) Công văn trao đổi với các cơ quan cấp trên, cấp dưới, cán bộ ngành
khác và với công dân về những vấn đề có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ
của bộ. Ví dụ: Công văn 1787/ CV/ VP ngày 24/6/2005 của Văn phòng Chính
phủ thông báo ý kiến của Thủ Tướng chính phủ đồng ý cho tỉnh Nghệ An thực
hiện Dự án quy hoạch xây dựng Thị xã Nghĩa Đàn trực thuộc tỉnh Nghệ An.
(5) Tài liệu về xây dựng, ban hành các loại văn bản như: Luật, pháp lệnh,
thông tư, chỉ thị, quyết định, điều lệ, quy định, quy chế, quy hoạch, đề án, dự án
của các vấn đề, lĩnh vực thuộc phạm vi Bộ quản lý.
(6) Tài liệu về nghiên cứu chuyên đề của các cơ quan chức năng trực

thuộc Bộ. Về cơ bản nhóm này gồm có các loại tài liệu sau đây:
NỘI DUNG




Luận văn Thạc sỹ Nguyễn Xuân Trung Tháng 10/2005
23
- Đề cương nghiên cứu chuyên đề.
- Các tài liệu điều tra, nghiên cứu thực tế.
- Các tài liệu tham khảo khác
- Biên bản các cuộc họp góp ý kiến xây dựng hoặc các bản tham luận góp
ý kiến bổ sung.
(7) Tài liệu về tổ chức cán bộ như: Đề án, kế hoạch, quyết định của bộ về
tổ chức bộ máy, các quyết định bổ nhiệm, điều động, thuyên chuyển , nâng bậc
lương, khen thưởng, kỷ luật cán bộ công chức, viên chức.
4) Văn bản của các cơ quan, đơn vị trực thuộc gồm:
(1) Chương trình, kế hoạch công tác tháng, quý, năm.
(2) Báo cáo phản ánh tình hình và kết quả thực hiện các nhiệm vụ công tác.
(3) Tờ trình, công văn đề xuất, kiến nghị, trao đổi về xét duyệt và giải
quyết những vấn đề, sự việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của bộ chủ quản.
(4) Những văn bản phản ánh tình hình và kết quả thực hiện của các cơ
quan cấp dưới về vấn đề hay sự việc, đề xuất, kiến nghị, tờ trình, công văn trao
đổi giải quyết vấn đề hay sự việc của các cơ quan, đơn vị có liên quan tới chức
năng, nhiệm vụ của bộ.
5) Những văn bản do các cơ quan gửi đến đề nghị góp ý kiến xây dựng
các đề án, dự án luật, pháp lệnh chuyên ngành.
6) Báo cáo, tờ trình và các văn bản khác của các UBND tỉnh, thành phố
trực thuộc TW và các sở, ban, ngành liên quan đến lĩnh vực quản lý của bộ. Ví
dụ như: Sở Tài nguyên Môi trường Thành phố Hà Nội gửi báo cáo số 314/BC -

TNMTHN ngày 25/7/2004 về Bộ Tài nguyên Môi trường báo cáo về tình hình
sử dụng đất công trên địa bàn Hà Nội tính đến năm 2003.
7) Những đơn từ, kiến nghị, khiếu tố thuộc phần việc của bộ phụ trách.