Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và chuẩn hóa hồ sơ tài liệu của ủy viên bộ chính trị, ban bí thư thuộc diện giao nộp và lưu trữ cơ quan văn phòng trung ương đảng
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.11 MB, 156 trang )
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-------------------
PHẠM THỊ THU HIỀN
NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ VÀ
CHUẨN HÓA HỒ SƠ TÀI LIỆU CỦA ỦY VIÊN
BỘ CHÍNH TRỊ, BAN BÍ THƢ THUỘC DIỆN
GIAO NỘP VÀO LƢU TRỮ CƠ QUAN
VĂN PHÕNG TRUNG ƢƠNG ĐẢNG
LUẬN VĂN THẠC SĨ
Chuyên ngành: Lƣu trữ học
Hà Nội - 2015
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-------------------
PHẠM THỊ THU HIỀN
NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ VÀ
CHUẨN HÓA HỒ SƠ TÀI LIỆU CỦA ỦY VIÊN
BỘ CHÍNH TRỊ, BAN BÍ THƢ THUỘC DIỆN
GIAO NỘP VÀO LƢU TRỮ CƠ QUAN
VĂN PHÕNG TRUNG ƢƠNG ĐẢNG
Luận văn thạc sỹ chuyên ngành: Lƣu trữ học
Mã số: 60320301
Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS. Nguyễn Lệ Nhung
Hà Nội - 2015
Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Trong
luận văn có tham khảo một số kết quả nghiên cứu của các nhà khoa học, các bạn học
viên, các đồng nghiệp và sử dụng một số thông tin trong các văn bản của Đảng và
Nhà nƣớc nhƣng đã đƣợc chú thích.
Công trình này chƣa đƣợc tác giả nào công bố.
TÁC GIẢ
Phạm Thị Thu Hiền
MỤC LỤC
Trang số
MỞ ĐẦU
1- Lý do chọn đề tài……………………………………………………………….....................................
5
2- Mục tiêu của đề tài……………………………………………………….............................................
7
3- Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu …………………………………………………….................
7
4- Nhiệm vụ nghiên cứu………………………………………………………………...........................
7
5- Lịch sử nghiên cứu vấn đề………………………………………………………………...............
8
6- Phƣơng pháp nghiên cứu…………………………………………………………………...............
14
7- Nguồn tài liệu tham khảo………………………………………………………………….............
15
8- Đóng góp của đề tài………………………………………………………………...............................
15
9- Bố cục của luận văn………………………………………………………………...............................
16
Chƣơng 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ XÂY DỰNG
DANH MỤC HỒ SƠ VÀ CHUẨN HÓA HỒ SƠ CỦA CÁC ỦY VIÊN BỘ CHÍNH
TRỊ, UỶ VIÊN BAN BÍ THƢ
18
1.1- Một số khái niệm..................................................................................................................................
18
1.1.1- Hồ sơ………………………………………………………......................................................................
18
1.1.2- Danh mục hồ sơ……………………………………………………………………………………
19
1.1.3- Lập hồ sơ.............………..................................................................................................... .................
20
1.1.4- Chuẩn hoá hồ sơ…………………………………………………………......................................
21
1.2- Cơ sở pháp lý cho việc lập hồ sơ hiện hành và xây dựng danh mục hồ 22
sơ, chuẩn hoá hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các
Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ……………………………………………
1.3- Căn cứ, yêu cầu và ý nghĩa, vai trò của việc xây dựng danh mục hồ sơ 28
1
và chuẩn hoá hồ sơ tài
liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ
viên Ban Bí thƣ…………………………………………………………….
1.3.1- Căn cứ của việc lập danh mục hồ sơ và chuẩn hoá hồ sơ …………………… 28
1.3.2- Yêu cầu của việc xây dựng danh mục hồ sơ và chuẩn hoá hồ sơ ……….. 32
1.3.3- Ý nghĩa, vai trò của Danh mục hồ sơ và chuẩn hoá hồ sơ...............................
35
Chƣơng 2- THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ HÌNH THÀNH TRONG QUÁ 39
TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC ỦY VIÊN BỘ CHÍNH TRỊ, ỦY VIÊN BAN BÍ
THƢ.
2.1- Trách nhiệm, quyền hạn, lề lối làm việc của cá nhân các Uỷ viên Bộ 39
Chính trị, Ủy viên Ban Bí thƣ…………………………………………………………………………..
2.1.1- Trách nhiệm, quyền hạn của Ủy viên Bộ Chính trị, Ủy viên Ban Bí 39
thƣ………………………………................................................................................................................. ....................
2.1.2- Trách nhiệm, quyền hạn của các Ủy viên Bộ chính trị là Chủ tịch 40
nƣớc, Thủ tƣớng Chính phủ, Chủ tịch Quốc hội…………………........................................
2.1.3- Chế độ làm việc của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Ủy viên Ban Bí 40
thƣ..................................................................................................................................................... ................................
2.2- Đặc điểm thành phần, nội dung, ý nghĩa của tài liệu hình thành trong 41
quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí
thƣ……………………………………………………………………………………………………………………….
2.2.1- Về thành phần tài liệu………................................................................................................... ....... 41
2.2.2- Về nội dung tài liệu………………………………………………………………………………… 42
2.2.3- Ý nghĩa tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên 45
Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ.................................................................................................. ........
2.3- Thực trạng công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu hình thành 48
trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ
vào Lƣu trữ cơ quan Văn phòng Trung ƣơng Đảng………………………………………...
2
2.3.1- Khối lƣợng hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của 48
các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ đã giao nộp tài liệu vào Lƣu
trữ cơ quan Văn phòng Trung ƣơng ………………………………………………………………...
2.3.2- Về chất lƣợng hồ sơ, tài liệu khi giao nộp……………………………………………
49
2.3.3- Nhận xét, đánh giá……………………………………………………………………………..
52
Chƣơng 3: XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ, CHUẨN HOÁ HỒ SƠ HÌNH
THÀNH TRONG QUÁ TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC UỶ VIÊN BỘ CHÍNH TRỊ, 59
ỦY VIÊN BAN BÍ THƢ
3.1- Các căn cứ để xây dựng Danh mục hồ sơ và chuẩn hoá hồ sơ……………….. 59
3.2- Xây dựng Danh mục hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt
động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ………………………………. 61
3.2.1- Quy trình xây dựng Danh mục hồ sơ................................................................................. 61
3.2.2- Phƣơng pháp xây dựng Danh mục hồ sơ tài liệu hình thành trong
trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí 64
thƣ..................................................................................................................................................................................
3.3- Chuẩn hoá hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các 76
Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ……………………………………………………….
3.3.1- Mức độ, cấp độ chuẩn hóa hồ sơ............................................................................................ 76
3.3.2- Chuẩn hoá thành phần tài liệu trong hồ sơ..................................................................... 78
3.3.3- Phƣơng pháp xây dựng tiêu chuẩn cơ sở………………………………………………. 86
3.4- Một số giải pháp để ứng dụng Danh mục hồ sơ và chuẩn hoá hồ sơ
trong thực tiễn……………………………………………………………………………………………………. 88
KẾT LUẬN………………………………………………………………................................................................... 93
TÀI LIỆU THAM KHẢO………………………………………………………………..................................... 95
PHỤ LỤC……………………………………………………………………………………………………………..
3
100
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT DÙNG TRONG LUẬN VĂN
01
BBT
Ban Bí thƣ
02
BCHTW
Ban Chấp hành Trung ƣơng
03
BCT
Bộ Chính trị
04
ĐG
đánh giá
05
VV
vĩnh viễn
4
MỞ ĐẦU
1- Lý do chọn đề tài
Trong những năm gần đây nhu cầu của cán bộ, đảng viên, các nhà nghiên cứu
đến khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ ngày càng gia tăng. Trƣớc tình hình đó đòi hỏi
các nhà quản lý lƣu trữ cần phải tăng cƣờng hoạt động nhằm nâng cao chất lƣợng các
kho lƣu trữ. Một trong những yếu tố ảnh hƣởng rất lớn đến chất lƣợng các kho lƣu trữ
đó là chất lƣợng hồ sơ, tài liệu của các nguồn nộp lƣu khi giao nộp vào các kho Lƣu
trữ.
Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ
viên Ban Bí thƣ là một trong những thành phần quan trọng của Phông Lƣu trữ Đảng
Cộng sản Việt Nam và là một trong những nguồn nộp lƣu vào Lƣu trữ cơ quan Văn
phòng Trung ƣơng Đảng. Quyết định số 270-QĐ/TW của Ban Bí thƣ Trung ƣơng
Đảng ngày 6/12/2014 về Phông Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam đã khẳng định:
“Tài liệu về thân thế, sự nghiệp và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh, các lãnh tụ
tiền bối của Đảng, các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, đồng thời là cán bộ lãnh
đạo chủ chốt của Nhà nƣớc, của các tổ chức chính trị - xã hội…” [15, tr.1] là thành
phần tài liệu của Phông Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam.
Trong nhiều năm qua, với chức năng “giúp Chánh Văn phòng Trung ƣơng
Đảng tham mƣu cho Trung ƣơng Đảng quản lý Phông Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt
Nam; trực tiếp quản lý Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng” [78, tr.1], Cục Lƣu trữ, Văn
phòng Trung ƣơng Đảng đã có rất nhiều cố gắng trong việc thu thập, lập hồ sơ và
quản lý, bảo quản khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Ủy viên
Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ. Đến nay, Lƣu trữ cơ quan Văn phòng Trung ƣơng
Đảng đã thu thập đƣợc tài liệu của 84 Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ. Khối
tài liệu này đƣợc thu thập và bổ sung hàng năm, với hàng nghìn cặp tài liệu theo quy
định giao nộp hàng năm và theo quy chế thu hồi tài liệu do Ban Bí thƣ quy định. Tuy
nhiên công tác thu thập tài liệu cũng nhƣ chất lƣợng hồ sơ, tài liệu của các Ủy viên Bộ
Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ khi giao nộp vào Lƣu trữ cơ quan Văn phòng Trung
5
ƣơng Đảng vẫn còn những tồn tại, hạn chế nhất định: Nhiều Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ
viên Ban Bí thƣ, đặc biệt là Ủy viên Bộ Chính trị đồng thời là thủ trƣởng các cơ quan
nhà nƣớc chƣa giao nộp tài liệu về Lƣu trữ cơ quan Văn phòng Trung ƣơng Đảng, có
cá nhân giao nộp tài liệu nhƣng số lƣợng quá ít, thành phần tài liệu thiếu không thể
lập một phông lƣu trữ độc lập (cụ thể là tình trạng 18 phông tài liệu chƣa có số phông
hiện đang lƣu tại Lƣu trữ lịch sử). Tài liệu giao nộp trong tình trạng lộn xộn, chƣa
đƣợc phân loại, sắp xếp thành hồ sơ, thậm chí có trƣờng hợp còn trong tình trạng bó
gói, ẩm mốc. Thành phần tài liệu giao nộp chủ yếu là khối tài liệu do Văn phòng
Trung ƣơng Đảng sao gửi đến hoặc do các cơ quan, các cấp uỷ đảng gửi đến cá nhân
để báo cáo, để biết. Những nhóm tài liệu quan trọng phản ánh công việc mà các Ủy
viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ chủ trì xử lý, tài liệu về các chuyến đi công tác
ở trong và ngoài nƣớc, bài nói, bài phát biểu, tài liệu liên quan đến cá nhân, gia đình,
dòng họ… hầu nhƣ còn thiếu hoặc chƣa đƣợc chú ý thu thập, lập hồ sơ và giao nộp
đầy đủ về Lƣu trữ cơ quan Văn phòng Trung ƣơng Đảng.
Trƣớc thực trạng nêu trên, cần thiết phải có những đánh giá đầy đủ để tìm ra
nguyên nhân của tồn tại, hạn chế, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng chất lƣợng
hồ sơ, tài liệu của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ vào Lƣu trữ cơ quan
Văn phòng Trung ƣơng Đảng. Đây thực sự là một vấn đề cấp bách hiện nay, nếu
không có biện pháp kịp thời, theo thời gian những tài liệu quan trọng về cuộc đời, sự
nghiệp, thể hiện sự đóng góp quý báu của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí
thƣ sẽ không đƣợc thu thập, lập hồ sơ đầy đủ, tài liệu giao nộp về Lƣu trữ cơ quan
Văn phòng Trung ƣơng Đảng trong tình trạng thiếu hụt, rời lẻ sẽ khó khăn cho thành
lập các phông lƣu trữ cá nhân sau này. Một trong giải pháp quan trọng, thiết thực nhất
trong giai đoạn hiện nay là nghiên cứu để xây dựng đƣợc danh mục hồ sơ và chuẩn
hóa hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên
Ban Bí thƣ, bởi có danh mục hồ sơ sẽ là căn cứ, là công cụ quan trọng để giúp các trợ
lý, thƣ ký Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ chú ý thu thập tài liệu để lập hồ
sơ một cách đầy đủ nhất. Với những lý do đã nêu ở trên, chúng tôi lựa chọn đề tài
“Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và chuẩn hoá hồ sơ tài liệu của Uỷ viên Bộ
Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư thuộc diện giao nộp vào lưu trữ cơ quan Văn phòng
Trung ương Đảng” để làm đề tài luận văn thạc sỹ của mình. Hy vọng với kết quả
6
nghiên cứu của đề tài sẽ đƣợc ứng dụng vào thực tiễn, góp phần tích cực trong việc
nâng cao chất lƣợng hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Ủy
viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ khi giao nộp vào Lƣu trữ cơ quan Văn phòng
Trung ƣơng Đảng.
2- Mục tiêu của đề tài
- Nghiên cứu đề xuất nguyên tắc, phƣơng pháp xây dựng danh mục hồ sơ, và
chuẩn hoá hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị,
Uỷ viên Ban Bí thƣ.
- Nghiên cứu, đề xuất danh mục hồ sơ và chuẩn hoá một số hồ sơ hình thành
trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ.
3- Đối tƣợng - phạm vi nghiên cứu
- Đối tƣợng nghiên cứu: Với mục tiêu đặt ra, đối tƣợng nghiên cứu là các hồ sơ,
tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên
Ban Bí thƣ đang bảo quản tại Kho Lƣu trữ Trung ƣơng; các văn bản quy định về chức
năng, nhiệm vụ, lề lối làm việc của các chức danh này; các văn bản của đảng và nhà
nƣớc, của Văn phòng Trung ƣơng Đảng, Cục Lƣu trữ… quy định, hƣớng dẫn về công
tác lập hồ sơ hiện hành, về lập danh mục hồ sơ.
- Phạm vi nghiên cứu: Danh mục hồ sơ và chuẩn hoá về mặt nội dung (xác định
thành phần tài liệu) của một số hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ
viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ.
4- Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
- Nghiên cứu cơ sở khoa học và kinh nghiệm thực tiễn của công tác lập Danh
mục hồ sơ;
- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, lề lối làm việc của các Uỷ viên Bộ Chính trị,
Uỷ viên Ban Bí thƣ;
- Khảo sát thực trạng hồ sơ tài liệu của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban
Bí thƣ tại Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng;
7
- Xây dựng Danh mục hồ sơ và chuẩn hoá thành phần tài liệu của một số hồ sơ
hình thành thành trong quá trình hoạt động của Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí
thƣ.
5- Lịch sử nghiên cứu
* Ở ngoài nước
Vấn đề xây dựng danh mục hồ sơ là vấn đề đã đƣợc các cơ quan lƣu trữ, cơ
quan hành chính nhiều nƣớc trên thế giới quan tâm từ những năm đầu của thế kỷ XX.
Năm 1967 Viện nghiên cứu khoa học toàn Nga về văn kiện học và lƣu trữ học
đã ban hành “Tập danh mục hồ sơ mẫu của Uỷ ban hành chính huyện (thành phố) và
các phòng của Uỷ ban”. Cấu trúc của các danh mục hồ sơ mẫu có các cột: Số hồ sơ,
tên hồ sơ, thời hạn bảo quản, ghi chú. Thời hạn bảo quản đƣợc chia thành các mức: cố
định (vĩnh viễn), 1 năm, 3 năm, 5 năm, 10 năm, 75 năm (tài liệu nhân sự), “đến khi
không cần “ (có thể gọi là bảo quản hiệu lực) [82,tr.4].
Ở Liên xô, trong giáo trình giảng dạy tại trƣờng Đại học Lƣu trữ lịch sử
Matxcơva đã có một phần quan trọng về danh mục hồ sơ trong bộ môn công tác văn
thƣ.
Năm 2002, Tổng cục Lƣu trữ Liên bang Nga đã ban hành “Hƣớng dẫn mẫu về
công tác văn thƣ trong các cơ quan hành pháp liên bang”, trong phần “tổ chức tài liệu
trong văn thƣ”, hƣớng dẫn đã chỉ rõ: Xây dựng danh mục hồ sơ và lập hồ sơ là những
hoạt động chủ yếu nhằm đảm bảo việc tổ chức tài liệu một cách đúng đắn trong văn
thƣ. Hƣớng dẫn cũng đƣa ra khái niệm về danh mục hồ sơ “Danh mục hồ sơ là bảng
kê hệ thống tên các hồ sơ dự kiến lập trong các cơ quan hành pháp liên bang kèm chỉ
dẫn thời hạn bảo quản chúng, đƣợc trình bày theo trình tự quy định” [69,tr.2].
Ở Đức, vấn đề danh mục hồ sơ cũng đƣợc các nhà lƣu trữ học nghiên cứu từ
những năm đầu thế kỷ XX. Từ điển thuật ngữ lƣu trữ Đức đã đề cập đến khái niệm
danh mục hồ sơ nhƣ sau: “Danh mục hồ sơ là một khung phân loại áp dụng có tính
chất bắt buộc, đƣợc xây dựng chủ yếu dựa vào việc phân loại các nhiệm vụ và đƣợc
dự kiến trƣớc cho việc lập hồ sơ” [71,tr.27].
8
Ở Trung Quốc, trong cuốn giáo trình Cao đẳng Trung Quốc “Văn thƣ học” do
tác giả Vƣơng Kiện xuất bản năm 2001 đã có một phần về danh mục hồ sơ. Giáo trình
nêu: “Thông thƣờng các cơ quan đều nên xây dựng danh mục hồ sơ cần lập, các cơ
quan cỡ lớn, cỡ trung càng nên làm nhƣ vậy” “Để xây dựng danh mục hồ sơ khoa
học, phù hợp cần các bƣớc điều tra, nghiên cứu, xây dựng phƣơng án, sửa chữa hoàn
thiện” [37,tr.32]. Giáo trình đã đƣa ra phƣơng pháp xây dựng danh mục hồ sơ, từ việc
xác định đề mục và tiêu đề hồ sơ cho danh mục hồ sơ đến việc mô tả hồ sơ.
Liên quan đến tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cá nhân, trong
đó có các nhà hoạt động chính trị nhƣ các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ
của chúng ta đã đƣợc một số nƣớc trên thế giới quan tâm, ví dụ: Ở Liên Xô (cũ) và
Liên bang Nga (ngày nay) tài liệu của cá nhân, nhất là những cá nhân hoạt động chính
trị đã đƣợc quan tâm từ rất sớm. Ngay từ năm 1923 Đảng Cộng sản Liên bang Nga đã
ra Lời kêu gọi tất cả các đảng viên của Đảng và những ngƣời ngoài Đảng có giữ
những giấy tờ, thƣ từ, tài liệu bút tích và những văn kiện khác của VI.Lê Nin, hãy
đem nộp những tài liệu đó cho Phòng Lƣu trữ của Viện V.I Lênin. Năm 1980, giáo
trình “Lý luận và thực tiễn công tác lƣu trữ Liên Xô” cũng đã đƣa ra định nghĩa
“Phông xuất xứ cá nhân là phông lƣu trữ bao gồm những tài liệu hình thành trong quá
trình sống và hoạt động của mỗi cá nhân, gia đình hay dòng họ” [44,tr.37]. Trên tạp
chí lƣu trữ của Liên bang Nga, từ những năm 2000, đã có nhiều bài viết về việc thu
thập phông lƣu trữ cá nhân của các nhà hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau, trong
đó có các cá nhân hoạt động trong lĩnh vực chính trị, nhà nƣớc, những ngƣời đã giữ
cƣơng vị là Chủ tịch Hội đồng Bộ trƣởng Liên Xô, Bí thƣ Trung ƣơng Đảng cộng sản
Liên Xô, Bí thƣ tỉnh uỷ, Phó Chủ tịch thứ nhất Xô Viết tối cao Liên bang Nga đồng
thời là Chánh Văn phòng Tổng thống Nga Elsin, các nhà khoa học, các nhà hoạt động
văn học nghệ thuật, các nhà báo nổi tiếng… Các bài viết đã giới thiệu thành phần tài
liệu lƣu trữ của cá nhân đang đƣợc bảo quản trong các lƣu trữ nhà nƣớc Liên bang
Nga, các lƣu trữ của các nƣớc cộng hoà thuộc Liên bang Nga, trong đó có nhiều tài
liệu của cá nhân các nhà hoạt động chính trị, các cá nhân giữ cƣơng vị chủ chốt trong
Đảng Cộng sản Liên Xô, trong bộ máy nhà nƣớc Nga…[40,tr.8]. Ở Ba Lan, phông
lƣu trữ cá nhân các nhà hoạt động văn học nghệ thuật cũng đƣợc tách khỏi bảo tàng,
thƣ viện, nhà thờ để bảo quản và phục vụ khai thác. Ở Trung Quốc, không có các quy
9
định về phông cá nhân, các lƣu trữ của Đảng và Nhà nƣớc không lập phông cá nhân.
Lƣu trữ Trung Quốc chỉ duy nhất thu thập tài liệu và lập phông lƣu trữ cá nhân của
Mao Trạch Đông. Tài liệu của cá nhân khác đƣợc lƣu giữ trong phông cơ quan, nơi cá
nhân đó hoạt động. Ở các nƣớc theo chế độ sở hữu tƣ nhân thì tài liệu cá nhân do cá
nhân toàn quyền quyết định, họ có thể gửi vào các lƣu trữ và nếu gửi thì chủ nhân của
tài liệu phải nộp khoản chi phí để quản lý những tài liệu đó.
* Ở trong nước
Từ những năm 70 của thế kỷ XX, vấn đề xây dựng danh mục hồ sơ đã đƣợc
nhiều cá nhân, cơ quan quan tâm và nghiên cứu. Năm 1977, Cục Lƣu trữ Phủ Thủ
tƣớng đã ban hành “Bản hƣớng dẫn công tác lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan”. Bản
hƣớng dẫn đã đƣa ra các khái niệm về hồ sơ, lập hồ sơ, công tác lập hồ sơ, đồng thời
đề cập đến nội dung công tác lập hồ sơ, trong đó công việc đầu tiên của lập hồ sơ, đó
là lập “Bản danh mục hồ sơ”. Hƣớng dẫn viết “Danh mục hồ sơ là những bản kê
những hồ sơ mà cơ quan (hoặc đơn vị) cần lập trong năm. Bản danh mục hồ sơ giúp
cho việc lập hồ sơ và phân loại tài liệu trong cơ quan, đơn vị đƣợc chủ động, hợp lý,
khoa học, thuận tiện cho việc kiểm tra, đôn đốc công tác lập hồ sơ, tăng cƣờng ý thức
và tinh thần trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong cơ quan đối với việc lập hồ sơ và
chuẩn bị tốt cho việc nộp lƣu hồ sơ vào phòng lƣu trữ cơ quan” [26,tr.4]. Hƣớng dẫn
đã đƣa ra phƣơng pháp xây dựng danh mục hồ sơ và mẫu danh mục hồ sơ. Mẫu danh
mục hồ sơ bao gồm các thành phần: Tên cơ quan chủ quản; tên đơn vị, cơ quan; quốc
hiệu; tên danh mục hồ sơ; các cột gồm: Số và ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời hạn
bảo quản, ngƣời lập hồ sơ, ghi chú; cuối danh mục hồ sơ có phần chứng thực kết thúc
ghi rõ số lƣợng hồ sơ cần lập, số lƣợng hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, lâu dài,
tạm thời, có phần đề ký duyệt của thủ trƣởng cơ quan hoặc chánh văn phòng.
Năm 1991, Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc đã nghiên cứu và nghiệm thu đề tài “Những
cơ sở lý luận và thực tiễn lập danh mục hồ sơ ở các cơ quan” do Phạm Ngọc Dĩnh làm
chủ nhiệm. Đề tài đã đề xuất khái niệm về danh mục hồ sơ “Danh mục hồ sơ là bảng
kê có hệ thống các tiêu đề hồ sơ cần lập trong năm văn thƣ của một cơ quan, một đơn
vị tổ chức trong cơ quan, kèm theo ký hiệu và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ và
đƣợc xây dựng theo một chế độ nhất định” [28,tr.]. Đề tài còn đƣa ra phƣơng pháp tổ
10
chức xây dựng và thực hiện danh mục hồ sơ, trong đó có phƣơng pháp xây dựng danh
mục hồ sơ theo đơn vị tổ chức và đã biên soạn 02 danh mục hồ sơ tổng hợp, đó là
Danh mục hồ sơ của Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc và 01 danh mục mẫu của Uỷ ban nhân
dân tỉnh.
Năm 1999, Văn phòng Trung ƣơng Đảng đã nghiên cứu đề tài “Xây dựng danh
mục hồ sơ ở Văn phòng Trung ƣơng Đảng” do Đinh Hữu Long làm chủ nhiệm đề tài.
Đề tài đã nghiên cứu xây dựng 02 danh mục hồ sơ mẫu “Danh mục hồ sơ mẫu một
năm tài liệu thuộc Phông Văn phòng Trung ƣơng Đảng”, “Danh mục hồ sơ mẫu một
nhiệm kỳ tài liệu thuộc Phông Ban Chấp hành Trung ƣơng Đảng”. Đề tài đã đƣa ra
khái niệm danh mục hồ sơ nhƣ sau: “ Danh mục hồ sơ là bản kê có hệ thống các hồ sơ
dự kiến lập trong năm văn thƣ của các cơ quan kèm theo ký hiệu và thời hạn bảo quản
của từng hồ sơ” [43,tr.3]. Đề tài đã đề cập đến các loại danh mục hồ sơ nhƣ: Danh
mục hồ sơ toàn ngành, danh mục hồ sơ tổng hợp, danh mục hồ sơ của từng đơn vị, tổ
chức.
Năm 2002, Văn phòng Trung ƣơng Đảng đã ban hành Danh mục hồ sơ Văn
phòng Trung ƣơng Đảng năm 2002 theo quyết định số 225-QĐ/VPTW ngày
3/4/2002. Danh mục hồ sơ năm 2002 đƣợc xây dựng theo cơ cấu tổ chức của Văn
phòng Trung ƣơng Đảng.
Năm 2004, Cục Lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng Đảng đã nghiên cứu và bảo vệ
đề tài “Xây dựng danh mục hồ sơ mẫu các cơ quan Đảng ở Trung ƣơng và tỉnh, thành
phố” do Nguyễn Thị Nhân làm chủ nhiệm. Đề tài đã đƣa ra 03 loại hình danh mục hồ
sơ, đó là: danh mục hồ sơ mẫu, danh mục hồ sơ tiêu biểu, danh mục hồ sơ đơn lẻ
(riêng biệt) và xây dựng các danh mục hồ sơ mẫu, bao gồm danh mục hồ sơ mẫu các
cơ quan đảng cấp Trung ƣơng và cấp tỉnh. Các danh mục hồ sơ mẫu của các ban tham
mƣu giúp việc cấp uỷ từ trung ƣơng đến tỉnh, thành phố đƣợc xây dựng và hệ thống
hoá theo phƣơng án cơ cấu tổ chức.
Năm 2010, Cục Lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng Đảng đã nghiên cứu và bảo vệ
đề án “xây dựng Danh mục hồ sơ mẫu của Văn phòng Trung ƣơng Đảng”. Kết quả
của đề án là đã xây dựng đƣợc 17 bản danh mục hồ sơ của các đơn vị, tổ chức trong
Văn phòng Trung ƣơng giai đoạn này. Trên cơ sở kết quả nghiên cứu của đề án, năm
11
2014, Văn phòng trung ƣơng Đảng đã ban hành 17 Danh mục hồ sơ mẫu của các đơn
vị, tổ chức trực thuộc Văn phòng Trung ƣơng Đảng (theo quyết định số 3623QĐ/VPTW ngày 26 tháng 5 năm 2014).
Đến năm 2014, trong hệ thống các cơ quan của Đảng đã có 48 văn phòng tỉnh
ủy, 03 cơ quan đảng và 01 tổ chức chính trị - xã hội ở trung ƣơng ban hành và thực
hiện việc lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ.
Bên cạnh đó có một số luận văn, bài viết đăng trên các tạp chí về danh mục hồ
sơ, chuẩn hoá hồ sơ nhƣ “Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và xác định thành
phần tài liệu trong một số hồ sơ của Ngân hàng nhà nƣớc Việt nam” của tác giả
Nguyễn Thị Trang Nhung; “Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ mẫu tài liệu của
Ban Tài chính kế toán Tổng Công ty Điện lực Việt nam” của tác giả Đặng Thanh Lan;
“Nghiên cứu xây dựng Danh mục hồ sơ và xác định danh mục tài liệu cơ bản trong
một số hồ sơ hiện hành tại Văn phòng Tập đoàn bƣu chính viễn thông” của tác giả
Trần Thị Hằng; “Xây dựng danh mục và chuẩn hóa hồ sơ hình thành trong hoạt động
của Thủ tƣớng Chính phủ” của tác giả Nguyễn Thị Kim Liên; “Cần ban hành tiêu
chuẩn hồ sơ nộp vào lƣu trữ” của tác giả Nguyễn Minh Phƣơng (Tạp chí Văn thƣ
lƣu trữ Việt Nam số 2/2002); “Xây dựng Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và giao nộp hồ
sơ vào lƣu trữ hiện hành - thực trạng và giải pháp” của Ngô Thị Kiều Oanh (Tạp
chí Văn thƣ lƣu trữ Việt Nam số 2-2011) …
Liên quan đến tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cá nhân, nhất là
tài liệu của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ đã đƣợc nhiều công trình
nghiên cứu, cụ thể: Giáo trình lý luận và thực tiễn công tác lƣu trữ của các tác giả Đào
Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vƣơng Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm do NXB Đại
học và giáo dục chuyên nghiệp xuất bản năm 1990 đã đƣa ra định nghĩa “Phông Lƣu
trữ cá nhân là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của một
nhân vật riêng biệt đƣợc đƣa vào bảo quản trong một kho lƣu trữ nhất định. Phông lƣu
trữ cá nhân thƣờng đƣợc thành lập đối với các nhà hoạt động xuất sắc trên các lĩnh
vực chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học kỹ thuật… mà tài liệu hình thành trong quá
trình sống và hoạt động của họ có ý nghĩa chính trị, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa
khác” [27,tr.60]. Tại trang 61 của cuốn giáo trình, các tác giả đề cập: Trong thành
12
phần phông lƣu trữ cá nhân, còn gồm cả những tài liệu nói về ngƣời hình thành phông
sau khi ngƣời đó qua đời nhƣ các hồi ký, bài báo, bản nhạc…
Năm 1987 - 1988, Cục Lƣu trữ nhà nƣớc đã nghiên cứu đề tài: “Tiêu chuẩn
thành lập phông lƣu trữ cá nhân thuộc lĩnh vực văn học nghệ thuật”. Đề tài đã đƣa ra
3 tiêu chuẩn cơ bản làm căn cứ để lựa chọn và xác định các cá nhân hoạt động trong
lĩnh vực văn học nghệ thuật đƣợc lập phông lƣu trữ cá nhân và đề tài đã đƣợc ứng
dụng trong thực tiễn. Tài liệu của một số nhà văn, nhà nghiên cứu văn học nghệ thuật
đã đƣợc thu thập và bảo quản tại Trung tâm Lƣu trữ Quốc gia III.
Năm 2005, lần đầu tiên tổng thể về công tác thu hồi tài liệu của các cá nhân tiêu
biểu tại Kho Lƣu trữ Trung ƣơng đƣợc bàn đến trong Đề án “Nghiên cứu ban hành
Quy chế thu hồi tài liệu của các đồng chí lãnh đạo Đảng và Nhà nƣớc” (do Văn phòng
Trung ƣơng Đảng và Ban Bảo vệ chính trị nội bộ phối hợp nghiên cứu). Kết quả
nghiên cứu của Đề án đã hình thành một văn bản làm căn cứ pháp lý vững chắc cho
việc thu hồi tài liệu của các lãnh đạo Đảng và Nhà nƣớc nói chung và của các Ủy viên
Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ nói riêng (Quy chế số 22 của BBT v/v thu hồi tài
liệu của các đồng chí lãnh đạo Đảng và Nhà nƣớc đã chuyển công tác khác, nghỉ hƣu,
từ trần, năm 2006).
Năm 2009, Cục Lƣu trữ, Văn phòng Trung ƣơng Đảng đã có đề tài “nghiên cứu
xác định Phông Lƣu trữ cá nhân thuộc diện quản lý của Kho Lƣu trữ Trung ƣơng
Đảng” (mã số KHBĐ (2006) – 36) do Nguyễn Văn Lanh làm chủ nhiệm). Đề tài đã
đƣa ra 2 tiêu chí để thành lập phông lƣu trữ cá nhân và xác định thành phần tài liệu
thuộc phông lƣu trữ cá nhân thuộc diện quản lý của Kho Lƣu trữ Trung ƣơng.
Năm 2012, Cục Lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng đã nghiên cứu đề án “xây dựng
mẫu khung phân loại tài liệu Phông lƣu trữ cá nhân Tổng Bí thƣ, Thƣờng trực Ban Bí
thƣ, các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ là lãnh đạo các cơ quan Đảng, tổ
chức chính trị xã hội ở Trung ƣơng” (mã số KHBĐ (2009) – 15 do Nguyễn Thị Kim
Phƣợng làm chủ nhiệm). Kết quả nghiên cứu của đề tài đã đƣa ra đƣợc 02 mẫu khung
phân loại tài liệu Phông Lƣu trữ cá nhân Tổng Bí thƣ, Thƣờng trực Ban Bí thƣ và mẫu
khung phân loại tài liệu Phông Lƣu trữ cá nhân Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí
thƣ.
13
Ngoài ra, còn có một số luận văn thạc sỹ, bài viết đăng trên các tạp chí, bài
tham luận tại các hội thảo về tài liệu phông lƣu trữ cá nhân, có thể kể đến luận văn
thạc sỹ của Nguyễn Văn Trình “vấn đề xây dựng phông lƣu trữ cá nhân các nhà khoa
học tiêu biểu tại Trung tâm khoa học xã hội và nhân văn Quốc gia”; luận văn thạc sỹ
“Sƣu tầm, thu thập và tổ chức khoa học tài liệu các phông lƣu trữ Tổng Bí thƣ tại Kho
Lƣu trữ Trung ƣơng” của tác giả Vũ Thị Ngọc Thuý; luận văn thạc sỹ “Sƣu tầm, thu
thập tài liệu Phông Lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh của Kho Lƣu trữ Trung ƣơng” của
tác giả Nguyễn Quốc Dũng; “Một số kinh nghiệm bƣớc đầu về lập hồ sơ Phông Lƣu
trữ cá nhân tại Kho Lƣu trữ Trung ƣơng” của Nguyễn Quốc Dũng (Tạp chí Văn thƣ
lƣu trữ Việt Nam, số 3/2011);“Vài nét về công tác sƣu tầm, bổ sung tài liệu lƣu trữ cá
nhân và một số đề xuất” của Phạm Bích Hải (Tạp chí Văn thƣ lƣu trữ Việt Nam, số
7/2012); tham luận “Công tác sƣu tầm, thu thập, lƣu trữ tài liệu của Chủ tịch Hồ Chí
Minh và các đồng chí lãnh đạo Đảng” của tác giả Nguyễn Văn Lanh, Nguyễn Quốc
Dũng tại Hội thảo Quốc tế “Tổ chức và phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ nhân dân” do
Trƣờng Đại học Khoa học và Xã hội Nhân văn tổ chức…
Tóm lại: Qua các tài liệu đƣợc tiếp cận (cả trong và ngoài nƣớc) cho thấy vấn
đề xây dựng danh mục hồ sơ đã đƣợc các cơ quan, cá nhân rất quan tâm chú ý. Tuy
nhiên đối tƣợng nghiên cứu mới tập trung chú ý đến danh mục hồ sơ của các cơ quan,
tổ chức chƣa có công trình, bài viết nào nghiên cứu đến việc xây dựng danh mục hồ
sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cá nhân, nhất là cá nhân hoạt
động chính trị. Đối với tài liệu của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ hiện
đang lƣu tại Kho Lƣu trữ Trung ƣơng việc nghiên cứu chủ yếu tập trung vào các vấn
đề nhƣ công tác tác sƣu tầm, thu thập, bổ sung, quản lý hoặc về đối tƣợng, tiêu chuẩn
thành lập phông cá nhân, chƣa có công trình nào nghiên cứu chuyên sâu về xây dựng
danh mục hồ sơ và chuẩn hoá hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của
các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ. Tuy nhiên, các công trình nêu trên là
những tƣ liệu nghiên cứu bổ ích, gợi mở nhiều vấn đề, là cơ sở quan trọng cho tác giả
nghiên cứu đề tài luận văn của mình.
14
6- Phƣơng pháp nghiên cứu:
- Phƣơng pháp khảo sát thực tiễn: Đƣợc sử dụng trong quá trình tìm hiểu hệ
thống các văn bản có liên quan đến công tác hồ sơ, tài liệu của các Uỷ viên Bộ Chính
trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ; Khảo sát tình hình thực tiễn khối lƣợng, thành phần, chất
lƣợng hồ sơ tài liệu hình thành trong hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên
Ban Bí thƣ khi giao nộp vào Lƣu trữ cơ quan Văn phòng Trung ƣơng Đảng.
- Phƣơng pháp phân tích, tổng hợp: Đƣợc sử dụng để phân tích thực trạng công
tác lập hồ sơ hiện hành, các căn cứ và yêu cầu khi xây dựng danh mục hồ sơ.
- Phƣơng pháp hệ thống: Đƣợc sử dụng khi sắp xếp các hồ sơ trong Danh mục
hồ sơ và thành phần tài liệu trong một số hồ sơ.
Ngoài ra, tác giả sẽ kết hợp một số hình thức khác nhƣ phỏng vấn, trao đổi xin
ý kiến các chuyên gia trong lĩnh vực khoa học lƣu trữ, các trợ lý, thƣ ký, các cán bộ
lƣu trữ có kinh nghiệm tại Cục Lƣu trữ, Văn phòng Trung ƣơng Đảng.
7- Nguồn tài liệu tham khảo:
- Các văn bản của Đảng và Nhà nƣớc về công tác văn thƣ, lƣu trữ nói chung và
lƣu trữ cá nhân nói riêng.
- Điều lệ Đảng Cộng sản Việt Nam và các văn bản quy định về chức năng,
nhiệm vụ và lề lối làm việc của tập thể Ban Chấp hành Trung ƣơng, Bộ Chính trị, Ban
Bí thƣ và cá nhân Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ.
- Các sách, giáo trình nghiên cứu về nghiệp vụ văn thƣ - lƣu trữ , tập bài giảng
vể công tác văn thƣ – lƣu trữ.
- Tài liệu lƣu trữ tại Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng: Báo cáo tình hình sƣu tầm,
thu thập tài liệu; Biên bản bàn giao tài liệu giữa văn phòng Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ
viên Ban Bí thƣ với Cục Lƣu trữ, Văn phòng Trung ƣơng Đảng; Báo cáo kiểm điểm
công tác hàng năm, giữa nhiệm kỳ và cả nhiệm kỳ của Ban Chấp hành Trung ƣơng,
Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ.
- Bài viết đăng trên các tạp chí Văn thƣ lƣu trữ Việt Nam, tạp chí Văn phòng
cấp uỷ liên quan đến Phông Lƣu trữ cá nhân.
15
- Các đề tài nghiên cứu khoa học của Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc và Cục Lƣu trữ
Văn phòng Trung ƣơng Đảng liên quan đến Phông Lƣu trữ cá nhân.
- Các Luận văn thạc sỹ liên quan đến Phông Lƣu trữ cá nhân.
8- Đóng góp của đề tài:
- Kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ là cơ sở quan trọng để lãnh đạo Văn phòng
Trung ƣơng Đảng và lãnh đạo Cục Lƣu trữ có những quyết định kịp thời, đúng đắn về
các vấn đề liên quan đến công tác quản lý, thu thập, lập hồ sơ tài liệu của các Uỷ viên
Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ; Góp phần nâng cao chất lƣợng công tác lập và nộp
lƣu hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị,
Uỷ viên Ban Bí thƣ vào Lƣu trữ cơ quan Văn phòng Trung ƣơng Đảng; Giúp cho việc
quản lý tài liệu của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ đƣợc tập trung
thống nhất, an toàn và chặt chẽ; Góp phần bổ sung lý luận và kinh nghiệm thực tiễn
về công tác văn thƣ - lƣu trữ, cụ thể là kinh nghiệm về việc xây dựng danh mục hồ sơ
và chuẩn hóa hồ sơ.
- Làm cơ sở để ban hành Quy định về việc lập và quản lý hồ sơ hiện hành của
các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ. Là phƣơng tiện cũng nhƣ công cụ để
quản lý và hƣớng dẫn văn phòng các lãnh đạo về lập hồ sơ trong quá trình giải quyết
công việc.
- Ngoài ra kết quả của đề tài còn là tài liệu tham khảo cho các sinh viên, học
viên chuyên ngành Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng chƣa có điều kiện tiếp xúc thực
tế.
9- Bố cục của đề tài:
Ngoài phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo, đề tài gồm 3 chƣơng:
Chƣơng 1- Một số vấn đề lý luận và cơ sở pháp lý về xây dựng Danh mục hồ sơ
và chuẩn hoá hồ sơ của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư Trung ương
Nội dung: Tập trung nghiên cứu cơ sở lý luận khoa học, cơ sở pháp lý của lập
Danh mục hồ sơ và chuẩn hoá hồ sơ; nguyên tắc, yêu cầu xây dựng Danh mục hồ sơ
và việc chuẩn hoá hồ sơ của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ;
16
Chƣơng 2- Thực trạng công tác lập hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động
của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư
Nội dung: Trình bày sơ lƣợc chức năng, nhiệm vụ, lề lối làm việc của các Uỷ
viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ để làm nổi bật vai trò, vị trí của các cá nhân
này trong hoạt động chung của Đảng và của dân tộc; đồng thời từ khảo sát thực trạng
lập hồ sơ hiện hành để khẳng định sự cần thiết phải xây dựng Danh mục hồ sơ và
chuẩn hoá hồ sơ của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ.
Chƣơng 3- Xây dựng danh mục hồ sơ và chuẩn hoá hồ sơ hình thành trong quá
trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư Trung ương
Nội dung: Trên cơ sở những vấn đề lý luận và pháp lý đã đề cập ở chƣơng 1 và
thực trạng công tác lập hồ sơ ở chƣơng 2, tác giả nghiên cứu xây dựng quy trình lập
danh mục hồ sơ và phƣơng pháp chuẩn hoá hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình
hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ, đồng thời nghiên cứu
một số giải pháp để triển khai Danh mục hồ sơ trong thực tiễn đạt hiệu quả.
Để minh hoạ cho kết quả luận văn, chúng tôi có thêm phần phụ lục bao gồm:
Dự thảo Danh mục hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Ủy
viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ do tác giả nghiên cứu, xây dựng; Kết quả khảo
sát của tác giả về tình hình hồ sơ tài liệu của 44 phông các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ
viên Ban Bí thƣ hiện đang bảo quản tại Lƣu trữ cơ quan Văn phòng Trung ƣơng
Đảng; Quy định 270-QĐ/TW, ngày 06/12/2014 của Ban Bí thƣ về Phông Lƣu trữ
Đảng Cộng sản Việt Nam; Khung phân loại tài liệu Phông Đào Duy Tùng; Khung
phân loại tài liệu Phông Lê Duẩn.
17
Chƣơng 1
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ
XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ VÀ CHUẨN HÓA HỒ SƠ
CỦA CÁC ỦY VIÊN BỘ CHÍNH TRỊ, Uỷ VIÊN BAN BÍ THƢ
1.1- Một số khái niệm:
1.1.1. Hồ sơ
Đến thời điểm hiện nay, khái niệm hồ sơ đã đƣợc nhiều tác giả nghiên cứu và
đề cấp đến. Theo Từ điển thuật ngữ lƣu trữ của Việt Nam xuất bản năm 1992 đã định
nghĩa “Hồ sơ là tập gồm toàn bộ (hoặc một) tài liệu có liên quan với nhau về một vấn
đề, một sự việc, một đối tƣợng cụ thể có cùng một đặc điểm về thể loại hoặc về tác
giả…, hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng,
nhiệm vụ của một cơ quan hoặc của một cá nhân.
Một hồ sơ có thể là một hoặc nhiều đơn vị bảo quản. Mỗi đơn vị bảo quản đƣợc
đặt trong một tờ bìa riêng và không dày quá 4 cm”[24,tr.37].
Theo “Chế độ văn thƣ nhà nƣớc thống nhất” của Tổng cục Lƣu trữ Liên Xô,
Matxcơva thì khái niệm hồ sơ đƣợc định nghĩa đơn giản hơn “ những công văn đã thi
hành xong đƣợc tập hợp lại thành hồ sơ. Hồ sơ là một tập hợp văn bản hoặc một văn
bản về một vấn đề nhất định hoặc một phạm vi hoạt động của cơ quan đƣợc đóng vào
tấm bìa riêng”[68,tr.35].
Tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489-1 năm 2001 định nghĩa hồ sơ nhƣ sau “Thông
tin do tổ chức hoặc cá nhân tạo lập, tiếp nhận và lƣu giữ để làm bằng chứng và thông
tin theo trách nhiệm pháp lý hoặc trong giao dịch công việc” [67,tr.5] .
Phó Giáo sƣ Vƣơng Đình Quyền trong giáo trình Lý luận và phƣơng pháp công
tác văn thƣ cho rằng “Hồ sơ là một tập văn bản (hoặc một văn bản) có liên quan về
một vấn đề, sự việc (hay một ngƣời) hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề sự
việc đó hoặc đƣợc kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức nhƣ cùng
loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành” [64,tr.333].
18
Trong Nghị định của Chính phủ số 110/2004/ND-CP ngày 8-4-2004 về công
tác văn thƣ khái niệm về hồ sơ đƣợc định nghĩa nhƣ sau “Hồ sơ là một tập văn bản,
tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tƣợng cụ thể hoặc
có một (hoặc một số) đặc điểm chung nhƣ tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành
văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi;
giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức
hoặc của một cá nhân” [22, tr.2]. Và gần đây, tại văn bản pháp lý cao nhất của Nhà
nƣớc, Luật Lƣu trữ đã định nghĩa “Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về
một vấn đề, một sự việc, một đối tƣợng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành
trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của
cơ quan, tổ chức, cá nhân” [63, tr.2].
Nhƣ vậy, qua một loạt các khái niệm nêu trên cho ta thấy quan điểm, cách hiểu,
cách nhìn về hồ sơ cơ bản là tƣơng đối thống nhất, nhất là ở Việt Nam từ khái niệm
đƣợc đề cập ở từ điển, giáo trình giảng dạy ở trƣờng đại học cho đến các văn bản
pháp quy của nhà nƣớc đều cho rằng hồ sơ là một hoặc nhiều tài liệu mà hình thức,
nội dung của các các tài liệu trong đó có những đặc điểm tƣơng đồng nhƣ cùng về
một vấn đề, một sự việc hoặc cùng loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành
hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng,
nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân. Đối với bản thân tôi, nhất
là qua thực tế các hồ sơ đã đƣợc lập tại Văn phòng Trung ƣơng Đảng và văn phòng
Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ thì hồ sơ theo khái niệm của Phó giáo sƣ
Vƣơng Đình Quyền hoặc khái niệm đƣợc đề cập trong Nghị định, Luật là tƣơng đối
dễ hiểu và phù hợp trong thực tiễn.
1.1.2. Danh mục hồ sơ:
Khái niệm Danh mục hồ sơ cũng đƣợc nhiều tác giả nghiên cứu và đƣa ra nhiều
định nghĩa khác nhau. Từ điển thuật ngữ lƣu trữ của Việt Nam xuất bản năm 1992 đã
định nghĩa “Danh mục hồ sơ là bảng kê có hệ thống các hồ sơ dự kiến lập trong năm
văn thƣ của một cơ quan, một đơn vị tổ chức hoặc một ngành, kèm theo ký hiệu và
thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ và đƣợc xây dựng theo một chế độ đã đƣợc quy
19
định. Danh mục hồ sơ là công cụ giúp cho cho việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ của các
cơ quan đƣợc thuận tiện” [24,tr.25].
Trong “Chế độ văn thƣ nhà nƣớc thống nhất” của Tổng cục Lƣu trữ Liên Xô,
Matxcơva thì khái niệm hồ sơ đƣợc định nghĩa nhƣ sau “Danh mục hồ sơ dùng để
phân nhóm tài liệu văn kiện đã giải quyết xong thành các hồ sơ, để cố định việc đánh
ký hiệu hồ sơ, đề xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, là cơ sở để xây dựng sơ đồ cấu
trúc của bộ thẻ tra cứu tài liệu đã giải quyết, là tài liệu thống kê trong khâu lƣu trữ cơ
quan đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời (dƣới 10 năm)” [68, tr.35].
Trong giáo trình Lý luận và phƣơng pháp công tác văn thƣ của Phó Giáo sƣ
Vƣơng Đình Quyền thì Danh mục hồ sơ lại đƣợc hiểu nhƣ sau “Danh mục hồ sơ là
bản kê tên các hồ sơ mà cơ quan, đơn vị sẽ lập trong năm có ghi thời hạn bảo quản và
tên ngƣời lập” [64,tr.349].
Qua các khái niệm nêu trên, có thể hiểu Danh mục hồ sơ là bản liệt kê có hệ
thống tên các hồ sơ mà các cơ quan, đơn vị, cá nhân cần phải lập trong một năm, có
sự định hƣớng về mặt giá trị tài liệu, quy định trách nhiệm việc lập hồ sơ, là cơ sở để
các cơ quan, đơn vị, cá nhân căn cứ vào đó để lập hồ sơ các công việc mà mình đã
giải quyết trong năm, mặt khác giúp cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân quản lý chặt chẽ
tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của mình.
1.1.3- Lập hồ sơ:
Theo Từ điển thuật ngữ lƣu trữ của Việt Nam xuất bản năm 1992 “Lập hồ sơ là
quá trình tập hợp, sắp xếp công văn giấy tờ thành các hồ sơ trong khi giải quyết công
việc theo các nguyên tắc và phƣơng pháp quy định” [24,tr.43].
“Chế độ văn thƣ nhà nƣớc thống nhất” của Tổng cục Lƣu trữ Liên Xô,
Matxcơva thì lập hồ sơ đƣợc định nghĩa nhƣ sau “Lập hồ sơ là tập hợp những công
văn vào hồ sơ theo đúng với bảng danh mục” [68,tr.38].
Còn trong giáo trình Lý luận và phƣơng pháp công tác văn thƣ của Phó Giáo sƣ
Vƣơng Đình Quyền thì “Lập hồ sơ là tập hợp những văn bản hình thành trong quá
trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo từng vấn đề, sự việc
20
hoặc theo các đặc điểm khác của văn bản, đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo
phƣơng pháp khoa học” [64,tr.337].
Theo Luật Lƣu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội
thì “Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải
quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và
phƣơng pháp nhất định” [63,tr.2].
Nhƣ vậy, lập hồ sơ trƣớc hết phải khẳng định đó là một công việc rất quan
trọng, công việc đó là tập hợp và sắp xếp các tài liệu hình thành trong quá trình giải
quyết công việc của một cơ quan, đơn vị, cá nhân thành hồ sơ và sắp xếp chúng theo
một trật tự khoa học nhất định có thể là theo vấn đề, sự việc hoặc theo các đặc điểm
khác nhau của tài liệu.
1.1.4- Chuẩn hoá hồ sơ:
Để hiểu đƣợc khái niệm chuẩn hóa hồ sơ, chúng ta phải hiểu một số khái niệm
liên quan nhƣ khái niệm “Chuẩn” “Tiêu chuẩn” “Chuẩn hóa” và “Tiêu chuẩn hoá”
- Khái niệm “Chuẩn” và “Tiêu chuẩn”
Về khái niệm tiêu chuẩn, có nhiều định nghĩa khác nhau, thay đổi theo thời
gian. Theo Đại từ điển tiếng Việt chuẩn đƣợc hiểu là “cái đƣợc chọn làm căn cứ để
đối chiếu để làm mẫu” hoặc là “Tiêu chuẩn đƣợc định ra” nhƣ: chuẩn quốc gia, chuẩn
Quốc tế hoặc tiêu chuẩn ngành [83,tr.1397].
Trong từ điển Từ và Ngữ Hán Việt, “chuẩn” đƣợc hiểu nhiều nghĩa trong đó có
nghĩa là “dựa vào” và nghĩa khác là “đồ dùng để đo” [41,tr.C123]. Bên cạnh đó, từ
“Tiêu chuẩn” đƣợc hiểu là “điều kiện để quy định là mẫu mực để đánh giá hoặc phân
loại”. Còn theo Từ điển tiếng Việt tƣờng giải và liên tƣởng thì “chuẩn” đƣợc hiểu là
“tiểu chuẩn” [31,tr.159]. Tiêu chuẩn hoá quốc tế (ISO) đƣa ra một định nghĩa tiêu
chuẩn, đƣợc nhiều quốc gia, tổ chức công nhận rộng rãi “Tiêu chuẩn là tài liệu đƣợc
thiết lập bằng cách thoả thuận và do một cơ quan đƣợc thừa nhận phê duyệt nhằm
cung cấp những quy tắc, hƣớng dẫn hoặc đặc tính cho các hoạt động hoặc kết quả
hoạt động để sử dụng chung và lặp đi lặp lại nhằm đạt đƣợc mức độ trật tự tối ƣu
trong một khung cảnh nhất định” [21,tr.1].
21
Với những dẫn giải đã nêu ở trên, chúng ta thấy khái niệm “chuẩn” và “tiêu
chuẩn” thực chất là một. Những gì đƣợc thừa nhận là chuẩn, là tiêu chuẩn phải đƣợc
ứng dụng, sử dụng nhiều lần trong thực tiễn và đƣợc thực tiễn công nhận và trở thành
cái đƣợc chọn làm căn cứ để đối chiếu, làm mẫu để dựa vào đó đánh giá hoặc phân
loại các đối tƣợng.
- Khái niệm “chuẩn hóa” và “tiêu chuẩn hóa”
Theo Đại từ điển tiếng Việt “chuẩn hóa là xác lập chuẩn mực” [83,tr.1397].
Còn theo Từ điển tiếng Việt tƣờng giải và liên tƣởng thì “Tiêu chuẩn hóa là làm cho
trở thành mẫu mực chính xác” [31,tr.820]. Trong Từ điển Từ và ngữ Hán Việt, cụm từ
“tiêu chuẩn hóa” đƣợc hiểu là “làm cho đúng với tiêu chuẩn đã quy định” [41,tr.C].
Nhƣ vậy, xét về nội dung thì hai khái niệm chuẩn hóa và tiêu chuẩn hóa thực
chất là một, đều là quá trình làm cho cái gì đó trở thành chuẩn mực hay nói cách khác
đều là quy trình tạo lập và áp dụng các chuẩn, tiêu chuẩn vào một đối tƣợng. Vì vậy,
trong đề tài nghiên cứu này chúng tôi coi 2 khái niệm này là một và có thể sử dụng
thay thế nhau.
- Khái niệm chuẩn hóa hồ sơ.
Tác giả Nguyễn Thị Kim Liên, trong Luận văn thạc sỹ “Xây dựng danh mục và
chuẩn hóa hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ tƣớng Chính phủ” đã mạnh dạn
đƣa ra khái niệm về tiêu chuẩn hóa hồ sơ nhƣ sau “Tiêu chuẩn hóa hồ sơ là khái niệm
dùng để chỉ việc xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn của hồ sơ vào thực tế lập hồ sơ của
các cơ quan, tổ chức” [42,tr.20]. Về cơ bản chúng tôi đồng tình với nội dung khái
niệm Tiêu chuẩn hóa hồ sơ mà tác giả Nguyễn Thị Kim Liên đƣa ra. Mặc dù đã có sự
lý giải ở trên là hai khái niệm chuẩn hóa và tiêu chuẩn hóa đều là một và có thể sử
dụng thay thế nhau, tuy nhiên đối với đối tƣợng là hồ sơ chúng tôi thấy sử dụng khái
niệm “chuẩn hóa hồ sơ” là phù hợp hơn cả. Dựa trên khái niệm của tác giả Kim Liên,
chúng tôi bổ sung để đƣa ra khái niệm về chuẩn hóa hồ sơ nhƣ sau: “Chuẩn hóa hồ sơ
là quá trình xây dựng và áp dụng các tiêu chuẩn của hồ sơ vào thực tiễn việc lập hồ sơ
tài liệu của một cơ quan, một tổ chức hay một cá nhân để làm cho chúng trở thành hồ
sơ mẫu cả về hình thức và nội dung”.
22
