Xây dựng danh mục và xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến ở Sở Nội vụ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
T
T
R
R
Ư
Ư
Ờ
Ờ
N
N
G
G


Đ
Đ
Ạ
Ạ
I
I


H
H
Ọ
Ọ
C
C

K
K
H
H
O
O
A
A


H
H
Ọ
Ọ
C
C


X
X
Ã
Ã


H
H
Ộ
Ộ
I
I

V
V
À
À


N
N
H
H
Â
Â
N
N


V
V
Ă
Ă
N
N


-
-
-
-

-
-
-
-
-
-










-
-
-
-
-
-
-
-
-
-

H
H
O
O
À
À
N
N
G
G


T
T
Ù
Ù
N
N
G
G


P
P

H
H
O
O
N
N
G
G
















X
X
Â
Â
Y
Y

D
D
Ự
Ự
N
N
G
G


D
D
A
A
N
N
H
H


M
M
Ụ
Ụ
C
C

V
V
À
À


X
X
Á
Á
C
C


Đ
Đ
Ị
Ị
N
N
H
H


T
T
H
H
Ờ
Ờ

I
I


H
H
Ạ
Ạ
N
N


B
B
Ả
Ả
O
O


Q
Q
U
U
Ả
Ả
N
N

H
H
Ồ
Ồ


S
S
Ơ
Ơ
,
,


T
T
À
À
I
I


L
L
I
I
Ệ
Ệ
U
U

H
H
Ì
Ì
N
N
H
H


T
T
H
H
À
À
N
N
H
H


P
P
H
H
Ổ
Ổ

B
B
I
I
Ế
Ế
N
N


Ở
Ở


S
S
Ở
Ở


N
N
Ộ
Ộ
I
I

V
V
Ụ
Ụ
















L
L
U
U
Ậ
Ậ
N
N

V
V
Ă
Ă
N
N


T
T
H
H
Ạ
Ạ
C
C


S
S
Ĩ
Ĩ




C
C
H
H

U
U
Y
Y
Ê
Ê
N
N


N
N
G
G
À
À
N
N
H
H


L
L
Ư
Ư
U
U

T
T
R
R
Ữ
Ữ

H
H
À
À


N
N
Ộ
Ộ
I
I


-
-


2
2
0
0
1
1
1
1


Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong

1
MỤC LỤC

MỞ ĐẦU
1
1. Mục đích của đề tài
1
2. Mục tiêu của đề tài
3
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
3
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
5
5. Lịch sử nghiên cứu
6
6. Nguồn tƣ liệu tham khảo
9
7. Phƣơng pháp nghiên cứu
11
8. Đóng góp của đề tài
12
9. Bố cục của đề tài
13
CHƢƠNG 1
THÀNH PHẦN, NỘI DUNG TÀI LIỆU HÌNH THÀNH
PHỔ BIẾN Ở SỞ NỘI VỤ
15
1.1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ
15

1.1.1. Chức năng của Sở Nội vụ
15
1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Nội vụ
15
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ
23
1.1.4. Tổ chức bộ máy của một số Sở Nội vụ
25
1.2. Thành phần, nội dung tài liệu hình thành phổ biến ở Sở Nội
vụ
28
Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong


2
1.2.1. Thành phần và nội dung tài liệu
28
1.2.2. Khối lượng của hồ sơ, tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Sở Nội
vụ
33
1.2.3. Giá trị của hồ sơ, tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Sở Nội vụ
34
Tiểu kết chƣơng I
37
CHƢƠNG 2
XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ VÀ XÁC ĐỊNH THỜI HẠN
BẢO QUẢN HỒ SƠ TÀI LIỆU HÌNH THÀNH PHỔ BIẾN
TRONG HOẠT ĐỘNG Ở SỞ NỘI VỤ
38
2.1. Cơ sở khoa học của việc xây dựng danh mục hồ sơ và bảng

thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu
38
2.1.1. Cơ sở khoa học của việc xây dựng danh mục hồ sơ
38
2.1.2. Cơ sở khoa học của việc xác định thời hạn bảo quản hồ sơ,
tài liệu
38
2.2. Xây dựng danh mục hồ sơ áp dụng chung Sở Nội vụ
44
2.2.1. Cơ sở thực tiễn của việc xây dựng Danh mục hồ sơ
44
2.2.2. Danh mục hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt
động của Sở Nội vụ
45
2.3. Xác định thời hạn bảo quản đối với hồ sở, tài liệu hình thành
phổ biến trong hoạt động của Sở Nội vụ
59
2.3.1. Cơ sở thực tiễn của việc Xác định thời hạn bảo quản
59
2.3.2. Danh mục và thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành
phổ biến trong hoạt động của Sở Nội vụ
61
Tiểu kết Chƣơng 2.
77
Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong


3

CHƢƠNG 3

HƢỚNG DẪN XÂY DỰNG
VÀ ÁP DỤNG DANH MỤC HỒ SƠ VÀO THỰC TIỄN
77
3.1. Hƣớng dẫn sử dụng Danh mục hồ sơ hình thành trong hoạt
động của Sở Nội vụ
77
3.1.1. Các loại hình tài liệu và cách quy định thời hạn bảo quản
78
3.1.2. Kết cấu của Danh mục hồ sơ mẫu
79
3.2. Hƣớng dẫn xây dựng Danh mục hồ sơ hình thành trong hoạt
động của Sở Nội vụ
82
3.3. Đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lƣợng Danh mục hồ
sơ và hiệu quả khi áp dụng Danh mục hồ sơ vào thực tiễn.
107
3.3.1. Giải pháp thứ nhất: Nâng cao nhận thức về công tác văn thư
nói chung và việc lập hồ sơ hiện hành nói riêng của lãnh đạo, cán
bộ, chuyên viên Sở Nội vụ
107
3.3.2. Giải pháp thứ hai: Xây dựng và ban hành văn bản quy định,
hướng dẫn về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu
trữ.
110
3.3.3. Giải pháp thứ ba: Tăng cường hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp
vụ và kiểm tra việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ và thực
hiện các hình thức thi đua, khen thưởng trong toàn thể cán bộ,
chuyên viên của sở.
112
Tiểu kết chƣơng 3.

116
KẾT LUẬN
118
PHỤ LỤC
121
Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong


4
1. Quyết định số 58/2008/QD-UBND ngày 26/9/2008 của Ủy
ban nhân dân tỉnh Nghệ An ban hành chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn, Cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ Nghệ An.
122
2. Quyết định số 30/2008/QD-UBND ngày 09/9/2008 của Ủy
ban nhân dân tỉnh hà Tĩnh ban hành chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,
Cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ Hà Tĩnh
131
3. Quyết định số 14/2008/QD-UBND ngày 04/11/2008 của Ủy
ban nhân dân tỉnh Quảng Bình ban hành chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn, Cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ Quảng Bình
139
4. Quyết định số 242/QĐ-SNV ngày 20/3/2009 của Sở Nội vụ
Quảng Bình Quy định chức năng, nhiệm vụ của các tổ chức thuộc
khối văn phòng Sở Nội vụ
149
5. Quyết định số 31/QĐ-SNV ngày 08/10/2008 của Sở Nội vụ
Hà Tĩnh ban hành Quy chế làm việc của Sở Nội vụ Hà Tĩnh
150
TÀI LIỆU THAM KHẢO
152

Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong


1
MỞ ĐẦU
1. Mục đích của đề tài
Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, có chức năng
tham mưu, giúp UBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về nội vụ,
gồm tổ chức bộ máy; biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước;
cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ
công chức, viên chức nhà nước; cán bộ công chức xã phường, thị trấn; tổ chức
hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư- lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua khen
thưởng. Vì vậy, tài liệu được sản sinh ra trong quá trình hoạt động có nội
dung rất đa dạng và phong phú với khối lượng lớn, phản ánh toàn bộ quá trình
hoạt động nội vụ của tỉnh. Việc lập và quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong
hoạt động của cơ quan là một nội dung có ý nghĩa quan trọng và là một trong
những công việc chủ yếu của công tác văn thư. Việc lập hồ sơ hiện hành ở Sở
Nội vụ đã được quy định và hướng dẫn trong một số văn bản của Nhà nước
và của Sở. Việc xây dựng danh mục hồ sơ và xác định thời hạn bảo quản hồ
sơ tài liệu hình thành trong hoạt động của Sở Nội vụ không chỉ là thực hiện
các quy định của nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ mà còn là một ví dụ
điển hình để các sở, ban, ngành, huyện, thành phố, thị xã trong và ngoài tỉnh
học tập - vì Sở Nội vụ là cơ quan đầu ngành thực hiện quản lý, hướng dẫn,
kiểm tra về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh và một số tỉnh khác
(thực hiện kiểm tra chéo các tỉnh).
Trên thực tế, công tác lập, quản lý hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu ở Sở
Nội vụ vẫn còn nhiều hạn chế. Theo quy định, trong quá trình giải quyết công
việc, văn thư cơ quan và các đơn vị trực thuộc cũng như các cán bộ, chuyên
viên phải lập hồ sơ để nộp vào lưu trữ. Thực tế cho thấy vẫn còn nhiều bất

cập cần phải được điều chỉnh. Thông thường, đến cuối năm các đơn vị cũng
như cán bộ, chuyên viên không thể lập được hồ sơ hiện hành do nhiều lý do
khách quan và chủ quan như: thời gian không đảm bảo, khối lượng tài liệu
Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong


2
lớn, chuyên môn nghiệp vụ công tác văn thư không đáp ứng yêu cầu… từ đó
dẫn đến tình trạng thất lạc tài liệu, hồ sơ tài liệu bó gói, chất đống… trong quá
trình giải quyết công việc cần tra tìm sẽ gặp nhiều khó khăn, ảnh hưởng đến
chất lượng và hiệu quả công việc, quản lý văn bản không chặt chẽ, gây khó
khăn cho công tác lưu trữ.
Bên cạnh đó, việc lựa chọn hồ sơ, tài liệu để nộp vào lưu trữ hiện hành
và lưu trữ lịch sử cũng đang còn nhiều bất cập. Trong quá trình lập hồ sơ hiện
hành, cán bộ, chuyên viên đã lúng túng thì đến việc lựa chọn hồ sơ, tài liệu để
nộp lưu lại lúng túng hơn. Không có hướng dẫn cụ thể và các căn cứ chuẩn
mực để thực hiện. Mặt khác, do chưa có bảng qui định thời hạn bảo quản của
từng loại hồ sơ nên việc lựa chọn những hồ sơ có giá trị để nộp vào lưu trữ cơ
quan gặp rất nhiều khó khăn.
Khi cơ quan ban hành được danh mục hồ sơ và có bảng thời hạn bảo
quản hồ sơ, tài liệu thì các phòng ban chuyên môn, các chuyên viên dễ dàng
thực hiện việc lập hồ sơ công việc theo danh mục hồ sơ và xác định thời hạn
bảo quản của hồ sơ đó. Từ đó, việc lựa chọn những hồ sơ có giá trị để giao
nộp vào lưu trữ cơ quan và lập danh mục hồ sơ nộp lưu vào lưu trữ lịch sử sẽ
chính xác, khoa học và thuận lợi hơn.
Mặt khác, sau khi Sở Nội vụ thực hiện được việc xây dựng danh mục
và xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của
Sở thì các phòng Nội vụ các huyện, thành phố, thị xã hoặc các phòng Tổ
chức, phòng Hành chính, Văn phòng… các sở, ban, ngành cũng dựa vào đó
để hướng dẫn và xây dựng danh mục của cơ quan mình.

Vì vậy, tôi chọn đề tài “Xây dựng danh mục và xác định thời hạn bảo
quản hồ sơ tài liệu hình thành phổ biến ở Sở Nội” làm luận văn thạc sĩ của
mình. Mục đích của Luận văn là nghiên cứu khối hồ sơ, tài liệu hình thành ở
các Sở Nội vụ (trước mắt là các tỉnh thuộc khu vực Bắc Trung bộ) để xây
dựng danh mục hồ sơ và xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành
Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong


3
phổ biến ở Sở Nội vụ và hướng dẫn áp dụng giúp cho lãnh đạo các phòng ban
cũng như toàn thể cán bộ, chuyên viên giải quyết công việc được thuận lợi,
nhanh chóng, chất lượng và hiệu quả, đồng thời tạo thuận lợi cho công tác lưu
trữ trong việc thu thập, bổ sung và chỉnh lý tài liệu lưu trữ. Trước mắt, kết quả
của Luận văn sẽ được áp dụng tại Sở Nội vụ Hà Tĩnh, sau đó có thể nhân rộng
phạm vi áp dụng đến các sở, ban, ngành và các địa phương khác.
2. Mục tiêu của đề tài
Đề tài được thực hiện với hai mục tiêu chính sau:
- Xây dựng Danh mục hồ sơ hình thành phổ biến ở Sở Nội vụ;
- Hướng dẫn áp dụng Danh mục và Xây dựng Danh mục hồ sơ, tài liệu
hình thành ở Sở Nội vụ Hà Tĩnh;
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
* Đối tượng nghiên cứu:
- Thành phần, nội dung tài liệu được sản sinh ra trong quá trình hoạt
động ở một số Sở Nội vụ. Do điều kiện thời gian và công việc của tác giả luận
văn, việc nghiên cứu, khảo sát trước hết được tiến hành tại 3 tỉnh thuộc khu
vực Bắc Trung bộ là Hà Tĩnh, Nghệ An và Quảng Bình.
- Tình hình lập hồ sơ hiện hành và chất lượng hồ sơ được lập ở Sở Nội
vụ của các địa phương được khảo sát;
- Tình hình giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử
tại các địa phương đó;

- Các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức bộ máy của các Sở Nội vụ;
- Các văn bản quy định, hướng dẫn về lập hồ sơ, lập danh mục hồ sơ,
xác định thời hạn bảo quản ở các Sở Nội vụ;
Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong


4
- Nhận thức, ý kiến đề xuất và thực tế kết quả thực hiện của cán bộ,
chuyên viên quản lý công tác văn thư lưu trữ thuộc phòng Quản lý văn thư
lưu trữ; các chuyên viên thực hiện xử lý công việc ở các phòng ban và các cán
bộ trực tiếp làm công tác văn thư lưu trữ ở Sở Nội vụ của các địa phương
được khảo sát.
* Phạm vi nghiên cứu :
Phạm vi nghiên cứu của đề tài được xác định như sau:
+ Về phạm vi thời gian: Đề tài nghiên cứu khối tài liệu hình thành
trong hoạt động của các Sở Nội vụ từ khi Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày
04/02/2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc
UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương được thưc hiện;
+ Về phạm vi không gian: Đề tài thực hiện khảo sát khối tài liệu hình
thành trong hoạt động của Sở Nội vụ một số tỉnh thuộc vùng Bắc Trung bộ,
gồm Nghệ An, Hà Tĩnh, Quảng Bình.
+ Phạm vi nghiên cứu về tài liệu:
- Toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của các phòng, ban,
các đơn vị thuộc Sở Nội vụ.
- Các văn bản hướng dẫn xác định thời hạn bảo quản đối với các hồ sơ,
tài liệu hình thành trong hoạt động của Sở Nội vụ.
Như vậy, việc lựa chọn phạm vi nghiên cứu của đề tài nói trên sẽ giúp
cho tác giả có thể bảo đảm điều kiện về thời gian, tiến độ nghiên cứu thực
hiện đề tài, phương tiện đi lại, tài liệu tham khảo

Việc lựa chọn phạm vi nghiên cứu của đề tài đồng thời cũng tạo điều
kiện cho tác giả nắm bắt được những tồn tại, hạn chế cơ bản, làm căn cứ đề
xuất các giải pháp cần phải thực hiện.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong


5
Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định như sau:
- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Sở Nội
vụ qua các văn bản quy định của nhà nước;
- Nghiên cứu, thống kê thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong
hoạt động của Sở Nội vụ;
- Khảo sát thực tế tài liệu hình thành ở Sở Nội vụ các tỉnh Nghệ An, Hà
Tĩnh, Quảng Bình để so sánh, đánh giá, nhận xét, đối chiếu và lọc ra những
tài liệu, hồ sơ mang tính phổ biến;
- Phỏng vấn tình hình lập hồ sơ hiện hành và tính chủ động trong việc
lập hồ sơ, xác định thời hạn bảo quản và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ
của các chuyên viên Sở Nội vụ;
- Phân tích, đánh giá mức độ chủ động lập hồ sơ trong xử lý công việc
của các chuyên viên;
- Nhận xét thực trạng, ưu điểm và hạn chế của công tác lập và quản lí
hồ sơ hiện hành ở Sở Nội vụ;
- Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lập và quản
lí hồ sơ hiện hành ở Sở Nội vụ;
- Trên cơ sở nghiên cứu lí thuyết và kết quả khảo sát tài liệu hình thành
trong hoạt động của Sở Nội vụ một số tỉnh tiến hành xây dựng Danh mục hồ
sơ cơ quan;
- Xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu hình thành trong
hoạt động của Sở Nội vụ và hướng dẫn thực hiện.

5. Lịch sử nghiên cứu
Ở Việt Nam, việc lập hồ sơ đã được quy định từ năm 1963 trong Điều
lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ được ban hành bởi Nghị
định số 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ. Đây chính là một
Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong


6
trong những tiền đề quan trọng của lịch sử nghiên cứu lý luận và thực tiễn đối
với công tác này.
Vấn đề lập hồ sơ hiện hành trên thực tế đã có nhiều nhà nghiên cứu,
nhà khoa học về hành chính, văn thư - lưu trữ, học viên cao học và sinh viên
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội,
Học viện Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh, Trường Cao đẳng Nội vụ Hà
Nội và các cơ sở đào tạo khác đề cập đến và đã có những công trình khoa học
mang tính lý luận và thực tiễn như: các giáo trình, bài giảng; các bài viết đăng
trên các báo, tạp chí; các báo cáo tốt nghiệp và luận văn của sinh viên, học
viên cao học…
Các giáo trình, bài giảng về công tác văn thư - lưu trữ đang được sử
dụng làm tài liệu học tập tại Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng,
Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội;
Trường Cao đẳng Nội vụ (trước đây là Trường Trung cấp Văn thư - Lưu trữ
Trung ương I) hay Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước có đề cập đến vấn đề lập
hồ sơ hiện hành như: Lý luận và phương pháp công tác văn thư của tác giả
Vương Đình Quyền xuất bản năm 2005. Cuốn sách đã giành toàn bộ Chương
XIII để trình bày về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ; Nghiệp vụ công tác văn thư,
Trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụ Văn phòng I, xuất bản năm 2001…
Trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam giai đoạn 1990-2003 và nay là Tạp chí
Văn thư lưu trữ Việt Nam đã có nhiều chuyên luận, bài viết của một số tác giả
như: Về việc lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan của

Nguyễn Thị Thuỷ, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 1-1999, Bác Hồ với công
tác lưu trữ hồ sơ tài liệu của Vũ Dương Hoan, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số
4-2000, Vài ý kiến về công tác quản lý tài liệu và lập hồ sơ ở cơ quan quản lý
hành chính Nhà nước của Kiều Thị Ngọc Mai, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số
6-2000, Một vài suy nghĩ trong việc lập hồ sơ vấn đề ở Uỷ ban Kiểm tra
Trung ương của Tô Duy Nghĩa, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 2-2002…
Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong


7
Vấn đề lập hồ sơ hiện hành còn là đề tài làm luận văn của các học viên
cao học và sinh viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại
học Khoa học xã hội và nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội như: Vấn đề lập
hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan Bộ - Thực trạng
và giải pháp (Luận văn thạc sĩ của Nguyễn Xuân Trung, Hà Nội, 2005), Lập
hồ sơ hiện hành ở các ban Đảng trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương -
Thực trạng và giải pháp (Luận văn thạc sĩ của Trịnh Thị Hà, Hà Nội, 2006…
Có thể nói, các giáo trình, bài giảng đã đưa ra được những vấn đề cơ
bản nhất về lý luận công tác văn thư nói chung và công tác lập hồ sơ hiện
hành nói riêng như: Khái niệm về hồ sơ, khái niệm về lập hồ sơ, tài liệu cũng
như mục đích, ý nghĩa và yêu cầu, phương pháp lập hồ sơ hiện hành. Các bài
viết trên các báo, tạp chí của ngành đã đề cập đến các vấn đề như mục đích, ý
nghĩa; các yêu cầu cũng như nguyên tắc, phương pháp lập hồ sơ, thực tiễn về
lập hồ sơ, chỉnh lý tài liệu sơ bộ, nộp lưu tài liệu vào lưu trữ ở một số cơ
quan Tuy nhiên trong thời gian gần đây, các bài viết ít được đăng trên các
báo, tạp chí cho thấy vấn đề lập hồ sơ hiện hành còn chưa được quan tâm
đúng mức. Các luận văn thạc sĩ nghiên cứu về vấn đề này cũng đã đi sâu
nghiên cứu về tình hình lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan Đảng (các ban
Đảng trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương Đảng), và các cơ quan Nhà nước
(các bộ) và đưa ra các giải pháp nhằm khắc phục cũng như đổi mới đối với

công tác này. Song, các công trình nghiên cứu trên mới chỉ tập trung đi vào
nghiên cứu chung về công tác văn thư hay việc lập hồ sơ hiện hành của các cơ
quan cấp ban Đảng, cập bộ mà chưa có công trình nào nghiên cứu chi tiết, cụ
thể và đưa ra các giải pháp nhằm làm cho công tác lập và quản lý hồ sơ, tài
liệu trong quá trình hoạt động đối với một cơ quan cụ thể được triệt để và sâu
rộng tới từng đơn vị, từng cán bộ, nhân viên trong cơ quan.
Qua các bài viết này cho chúng ta thấy một tình hình chung là việc lập
hồ sơ hiện hành chưa được thực hiện tốt, tài liệu nộp vào lưu trữ vẫn còn ở
Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong


8
tình trạng chưa được phân loại sơ bộ mà chỉ bó gói, chất đống… Thực trạng
này cũng do nhiều nguyên nhân như: nhận thức về vấn đề giá trị của tài liệu
lưu trữ còn hạn chế và ý thức trách nhiệm của cán bộ chưa được đề cao Bên
cạnh đó, các giáo trình, bài giảng chuyên đề về văn thư - lưu trữ cũng chỉ đi
sâu về lý luận mà chưa có sự vận dụng hay tiếp cận tình hình thực tế ở các cơ
quan…
Về các công trình nghiên cứu về xây dựng danh mục hồ sơ và xác định
thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu của học viên, sinh viên Khoa Lưu trữ học và
Quản trị văn phòng - Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn Hà Nội:
Các luận văn thạc sỹ có những công trình như: Nghiên cứu xây dựng
danh mục hồ sơ và xác định Danh mục tài liệu trong một số hồ sơ của ngân
hàng nhà nước Việt Nam, Nguyễn Thị Trang Nhung, HN 2008; Xác định
nguồn và thành phần tài liệu của các cơ quan tổ chức thuộc diện nộp lưu vào
kho lưu trữ huyện ủy, Nguyễn Ngọc Quý, HN 2008. Cơ sở khoa học để định
thời hạn bảo quản văn bản quản lý nhà nước ở cấp huyện, Nguyễn Nghĩa
Văn, HN 2001. Nghiên cứu, xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu
hình thành trong hoạt động của tỉnh uỷ và các ban tham mưu, giúp việc tỉnh
uỷ, Nguyễn Thị Hồng Phượng; Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản

mẫu tài liệu Phông UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Nguyễn Thị
Lan Anh, Hà Nội 2006.
Các khoá luận tốt nghiệp có những công trình như: Nghiên cứu xây
dựng danh mục hồ sơ và xác Định thành phần tài liệu cơ bản trong một số hồ
sơ hiện hành tại Văn phòng Tập Đoàn Bưu chính Viễn thông VN, Trần Thị
Hằng, Hà Nội 2007; Nghiên cứu xây dựng Danh mục hồ sơ và xác định thành
phần hồ sơ nhân sự của Văn phòng UBND tỉnh Vĩnh Phúc, Dương Thị Bích
Thuỷ, HN 2009; Những cơ sở khoa học quy định thời hạn bảo quản các loại
tài liệu chủ yếu của Vụ TCCB (Bộ NN - PTNT), Lê Quang Toán, HN 2001;
Tìm hiểu các bảng thời hạn bảo quản tài liệu ở các cơ quan lưu trữ cấp Bộ và
Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong


9
CQ TW, Nguyễn Thị Dịu, HN 2002; Xây dựng bảng kê tài liệu hình thành
trong hoạt động của Bộ Công nghiệp, Trần Ngọc Lan, HN 2003.
Các đề tài mới tiếp cận hoặc đã đi sâu nghiên cứu về lập danh mục hồ
sơ hoặc xác định thời hạn bảo quản nhưng đều chung chung. Một số đề tài
thực hiện nghiên cứu về xác định thời hạn bảo quản hồ sơ ở một cơ quan cấp
bộ hoặc một đơn vị hoặc xây dựng bảng thời hạn chung chung cho hồ sơ
thuộc phông UBND tỉnh, thành phố trung ương mà chưa có đề tài nào nghiên
cứu về xây dựng danh mục hồ sơ và xác định giá trị hồ sơ tài liệu hình thành
ở Sở Nội vụ. Vì vậy, việc nghiên cứu về công tác lập hồ sơ hiện hành và xác
định giá trị hồ sơ, tài liệu, Xây dựng danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu ở một
dạng cơ quan (cụ thể là ở Sở Nội vụ) cần sớm được thực hiện mới đáp ứng
yêu cầu thực tiễn đặt ra đối với công tác văn thư - lưu trữ nói chung và công
tác lập hồ sơ hiện hành nói riêng.
6. Nguồn tƣ liệu tham khảo
Nguồn tư liệu tham khảo chính khi thực hiện đề tài bao gồm :
- Các văn bản của cơ quan Đảng và Nhà nước có thẩm quyền quy định

về công tác lập hồ sơ hiện hành như: Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001;
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác
văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP của Chính phủ ngày 08/02/2010 sửa
đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004
của Chính phủ về công tác văn thư. Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày
08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh
Lưu trữ quốc gia; Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính
phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố
trực thuộc trung ương; Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02-3-2007 của Thủ
tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu
trữ
Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong


10
- Các văn bản hướng dẫn lập hồ sơ và xác định thời hạn bảo quản như
Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 ban hành Quy trình ”chỉnh
lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001:2000; Quy định số 163/QĐ-VTLTNN
ngày 04/8/2010 về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong
hoạt động của các cơ quan, tổ chức; Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày
03/6/2011 của Bộ Nội vụ Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình
thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức
- Các văn bản quy định về về cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ và quy chế
làm việc của Sở Nội vụ nói chung và của từng đơn vị trực thuộc nói riêng
như:
Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ quy định
tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung
ương;
Thông tư số 04/2008/TT-BNV ngày 04/6/2008 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ, Phòng

Nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh, cấp huyện;
Thông tư số 06/2008/TT-BNV ngày 21/8/2008 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn sửa đổi, bổ sung Khoản 2, Mục 3, Phần I Thông tư số 04/2008/TT-BNV;
Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ về hướng
dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ
Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân các cấp.
Quyết định số 30/2008/QĐ-UBND ngày 09/9/2008 của UBND tỉnh Hà
Tĩnh ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Sở
Nội vụ.
Quyết định số 31/2008/QĐ-UBND ngày 09/9/2008 của UBND tỉnh Hà
Tĩnh ban hành quy chế tổ chức và hoạt động Sở Nội vụ.
Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong


11
Quyết định số 58/2008/QĐ-UBND ngày 26/9/2008 của Uỷ ban nhân dân
tỉnh Nghệ An ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức Sở Nội vụ Nghệ An.
Quyết định số 14/2008/QĐ-UBND ngày 04/11/2008 của Uỷ ban nhân
dân tỉnh Quảng Bình V/v ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức Sở Nội vụ tỉnh Quảng Bình.
- Các sách nghiên cứu về lý luận và phương pháp lập hồ sơ hiện hành
như: Lý luận và phương pháp công tác văn thư của tác giả Vương Đình Quyền,
xuất bản năm 2005; Nghiệp vụ công tác văn thư của Trường Trung học Lưu
trữ và nghiệp vụ văn phòng I (nay là Trường Cao đẳng Nội vụ) xuất bản năm
2001; Tập bài giảng công tác văn thư - lưu trữ (dùng cho các lớp bồi dưỡng
nghiệp vụ cho cán bộ các cơ quan Đảng) của Cục Lưu trữ thuộc VP Trung
ương Đảng, năm 2008…
7. Phƣơng pháp nghiên cứu
Trong quá trình nghiên cứu, tác giả đã sử dụng các phương pháp sau:

- Phương pháp luận về nhận thức khoa học Mác - Lênin. Sử dụng
phương pháp này để phân tích lý luận chung trên cơ sở phương pháp luận của
chủ nghĩa Mác - Lênin gắn với các nguyên tắc, phương pháp của lưu trữ học.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp nhằm tìm ra những ưu điểm để kế
thừa, phát triển và đưa ra những hạn chế, nguyên nhân của những hạn chế
trong công tác lập hồ sơ hiện hành, công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu
trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử.
- Phân tích hệ thống và thống kê, nhằm đánh giá thành phần, nội dung
tài liệu được sản sinh trong quá trình hoạt động của Sở Nội vụ để từ đó đưa ra
phương pháp và cách thức xây dựng danh mục hồ sơ đối với tài liệu trong giai
đoạn hiện hành của Sở Nội vụ nói chung và các đơn vị trực thuộc nói riêng.
Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong


12
- Phương pháp khảo sát thực tế, được tiến hành bằng cách quan sát,
khảo sát trực tiếp tình hình lập hồ sơ ở văn thư cơ quan nói chung và từng đơn
vị nói riêng để nắm được tình hình lập hồ sơ hiện hành được lập ra sao, hồ sơ
có đẩy đủ hay không, chất lượng thế nào, có đúng với quy định không!…
- Phương pháp phỏng vấn, được thực hiện đối với hầu hết các đơn vị và
các chuyên viên ở đơn vị có chức năng nghiên cứu. Việc phỏng vấn sẽ tạo
điều kiện nắm bắt, trao đổi cụ thể từng vấn đề trong quá trình lập hồ sơ hiện
hành, vì đây là một công việc phức tạp, tỉ mỉ, liên quan đến nhiều đối tượng
cán bộ khác nhau.
Ngoài các phương pháp trên, trong quá trình nghiên cứu đề tài, tác giả
còn sử dụng kết hợp một số phương pháp khác như: mô tả, so sánh…
8. Đóng góp của đề tài
Kết quả nghiên cứu cụ thể là bản danh mục hồ sơ tài liệu hình thành
trong hoạt động của Sở Nội vụ. Là cơ sở khoa học để cán bộ lưu trữ ở các Sở
Nội vụ, các cơ quan tham khảo, xây dựng Danh mục hồ sơ, tài liệu cho cơ

quan, đơn vị mình.
Sản phẩm tạo ra là một công trình nghiên cứu khoa học nhằm ứng dụng
hiệu quả vào thực tiễn công tác lập hồ sơ và xác định thời hạn bảo quản hồ sơ,
tài liệu hình thành phổ biến ở Sở Nội vụ.
Kết quả nghiên cứu của Đề tài này sẽ làm cơ sở để ban hành quy định
về lập và quản lý hồ sơ hiện hành ở Sở Nội vụ (sau này có thể mở rộng phạm
vi áp dụng đến các sở ban ngành và địa phương). Là phương tiện cũng như
công cụ để quản lý, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thuộc Sở thực hiện nhiệm
vụ về cải cách hành chính mà cụ thể là thực hiện Quy trình hệ thống chất
lượng ISO 9001:2008 về lập hồ sơ trong quá trình giải quyết công việc.
Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong


13
Ngoài ra, công trình nghiên cứu này có thể làm tài liệu tham khảo giúp
cho việc học tập, nghiên cứu của sinh viên chuyên ngành văn thư - lưu trữ
chưa có điều kiện tiếp cận với thực tế.
9. Bố cục của đề tài
Bố cục của đề tài như sau: ngoài phần Mở đầu, phần Kết luận và phần
Phụ lục, nội dung của đề tài được chia thành 3 chương, bao gồm:
Chương 1. Thành phần, nội dung tài liệu hình thành phổ biến ở Sở
Nội vụ
Nội dung gồm:
- Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ;
- Tổ chức bộ máy của Sở Nội vụ các tỉnh Nghệ An, Hà Tĩnh, Quảng
Bình;
- Thành phần, nội dung, khối lượng tài liệu hình thành phổ biến ở Sở
Nội vụ.
Chương 2. Xây dựng Danh mục hồ sơ và xác định thời hạn bảo quản
đối với hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động ở Sở Nội vụ.

Nội dung gồm:
- Cơ sở khoa học của việc xây dựng danh mục hồ sơ và bảng thời hạn
bảo quản hồ sơ tài liệu;
- Xây dựng danh mục hồ sơ áp dụng cho Sở Nội vụ;
- Xác định thời hạn bảo quản đối với hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến
trong hoạt động của Sở Nội vụ.
Chương 3. Hướng dẫn áp dụng Danh mục hồ sơ và bảng thời hạn
bảo quản đối với hồ sơ, tài liệu hình thành ở Sở Nội vụ.
Nội dung gồm:
Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong


14
- Hướng dẫn sử dụng Danh mục hồ sơ, xây dựng danh mục hồ sơ cho
các cơ quan, đơn vị;
- Đề xuất một số biện pháp nâng cao hiệu quả khi áp dụng Danh mục
hồ sơ vào thực tiễn.
Làm thế nào để công tác lập và giao nộp hồ sơ ở Sở Nội vụ ngày càng
có chất lượng cao hơn đáp ứng yêu cầu thực tế đặt ra, nhất là trong bối cảnh
cơ quan vừa hợp nhất, thêm nhiều đơn vị tổ chức mới là một nhiệm vụ cấp
thiết đặt ra cho công tác văn thư - lưu trữ của cơ quan. Qua việc khảo sát,
nghiên cứu đưa ra các giải pháp này, tác giả mong muốn nhận được những ý
kiến đóng góp của các nhà nghiên cứu, các cán bộ văn thư - lưu trữ đang làm
nhiệm vụ có liên quan và các bạn đọc.
Qua đây, cho phép tôi gửi lời cảm ơn đến các thầy, cô giáo ở Khoa Lưu
trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học khoa học xã hội và Nhân văn
Hà Nội và đặc biệt là Cô giáo TS. Nguyễn Liên Hương, Phó chủ nhiệm khoa -
Người hướng dẫn khoa học - cùng các đồng nghiệp là cán bộ, công chức, viên
chức ở Sở Nội vụ ba tỉnh Nghệ An, Hà Tĩnh, Quảng Bình đã giúp đỡ tôi hoàn
thành luận văn này.

Ngày tháng năm 2011
Học viên


Hoàng Tùng Phong
Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong


15
CHƢƠNG 1
THÀNH PHẦN, NỘI DUNG TÀI LIỆU HÌNH THÀNH
PHỔ BIẾN Ở SỞ NỘI VỤ
1.1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ
1.1.1. Chức năng của Sở Nội vụ
Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành
phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh)
có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện chức năng
quản lý nhà nước về nội vụ, gồm: tổ chức bộ máy; biên chế các cơ quan hành
chính, sự nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa
giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức
xã, phường, thị trấn; tổ chức hội, tổ chức phi Chính phủ, văn thư, lưu trữ nhà
nước; tôn giáo; thi đua - khen thưởng.
Sở Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự
chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân cấp
tỉnh, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp
vụ của Bộ Nội vụ.[34, tr.01].
1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Nội vụ
1. Trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh dự thảo các quyết định, chỉ thị; quy
hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm, hàng năm và các đề án, dự án; chương

trình thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Sở trên địa bàn tỉnh.
2. Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế
hoạch, đề án, dự án, chương trình đã được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền,
hướng dẫn, kiểm tra, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm
vi quản lý nhà nước được giao.
3. Về tổ chức bộ máy:
Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong


16
a) Trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định việc phân cấp quản lý tổ
chức bộ máy đối với các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp nhà nước
thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện.
b) Thẩm định và trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quy định chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức cơ quan chuyên môn, các chi cục thuộc
cơ quan chuyên môn và đơn vị sự nghiệp nhà nước thuộc Ủy ban nhân dân
cấp tỉnh; đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các đơn vị sự nghiệp nhà nước
thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh để Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định theo
quy định;
c) Thẩm định, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định việc
thành lập, giải thể, sáp nhập các tổ chức phối hợp liên ngành cấp tỉnh theo
quy định của pháp luật;
d) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xây dựng đề án thành
lập, sáp nhập, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp
tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện theo quy định để Ủy ban nhân dân cấp tỉnh
trình trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định theo thẩm quyền.
đ) Phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp hướng dẫn Ủy ban
nhân dân cấp huyện quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức các
phòng chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện;
e) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chức năng liên quan của tỉnh

hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện phân loại, xếp hạng cơ quan
hành chính, đơn vị sự nghiệp của tỉnh theo quy định của pháp luật.
4. Về quản lý, sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp:
a) Xây dựng và báo cáo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh kế hoạch biên chế
của địa phương để trình Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quyết định tổng biên chế
sự nghiệp ở địa phương và thông qua tổng biên chế hành chính của địa
phương trước khi trình cấp có thẩm quyền quyết định;
Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong


17
b) Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định giao chỉ tiêu
biên chế hành chính, sự nghiệp nhà nước;
c) Hướng dẫn quản lý, sử dụng biên chế đối với các cơ quan chuyên
môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện và các đơn
vị sự nghiệp nhà nước theo quy định của pháp luật.
5. Về tổ chức chính quyền:
a) Hướng dẫn tổ chức và hoạt động của bộ máy chính quyền địa
phương các cấp trên địa bàn;
b) Tổ chức và hướng dẫn công tác bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân
các cấp; phối hợp với các cơ quan hữu quan tổ chức và hướng dẫn công tác
bầu cử đại biểu Quốc hội theo quy định của pháp luật; tổng hợp kết quả bầu
cử đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp;
c) Thẩm định, trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt kết quả bầu cử
Chủ tịch, Phó Chủ tịch và thành viên khác của Ủy ban nhân dân cấp huyện.
Giúp Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trình Ủy ban thường vụ
Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ phê chuẩn các chức danh bầu cử theo quy
định của pháp luật;
d) Tham mưu giúp Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trong
công tác đào tạo, bồi dưỡng đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp; thống kê số

lượng, chất lượng đại biểu Hội đồng nhân dân và thành viên Ủy ban nhân dân
các cấp để tổng hợp, báo cáo theo quy định.
6. Về công tác địa giới hành chính và phân loại đơn vị hành chính:
a) Theo dõi, quản lý công tác địa giới hành chính trong tỉnh theo quy
định của pháp luật và hướng dẫn của Bộ Nội vụ; chuẩn bị các đề án, thủ tục
liên quan tới việc thành lập, sáp nhập, chia tách, điều chỉnh địa giới, đổi tên
đơn vị hành chính, nâng cấp đô thị trong địa bàn tỉnh để trình cấp có thẩm
Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong


18
quyền xem xét, quyết định; hướng dẫn và tổ chức thực hiện sau khi có quyết
định phê chuẩn của cơ quan có thẩm quyền. Giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân
cấp tỉnh thực hiện, hướng dẫn và quản lý việc phân loại đơn vị hành chính các
cấp theo quy định của pháp luật;
b) Tổng hợp và quản lý hồ sơ, bản đồ địa giới, mốc, địa giới hành chính
của cấp tỉnh theo hướng dẫn và quy định của Bộ Nội vụ;
c) Hướng dẫn, kiểm tra hoạt động của thôn, làng, ấp, bản, tổ dân phố
theo quy định của pháp luật và của Bộ Nội vụ.
7. Hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáo việc thực hiện Quy chế dân
chủ tại xã, phường, thị trấn và các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp nhà
nước trên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật.
8. Về cán bộ, công chức, viên chức:
a) Giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quản lý nhà nước đối với đội ngũ cán
bộ, công chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức cấp xã.
b) Tham mưu trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành các văn bản về
tuyển dụng, quản lý, sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng và thực hiện chế độ, chính
sách đối với cán bộ, công chức, viên chức nhà nước và cán bộ, công chức cấp
xã theo quy định của pháp luật;
c) Thống nhất quản lý và thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ,

công chức, viên chức ở trong và ngoài nước sau khi được Ủy ban nhân dân
cấp tỉnh phê duyệt. Hướng dẫn, kiểm tra việc tuyển dụng, quản lý, sử dụng và
việc thực hiện chính sách, chế độ đối với cán bộ, công chức, viên chức trong
tỉnh;
d) Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định hoặc quyết định
theo thẩm quyền việc tuyển dụng, đánh giá, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm
lại, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật và các chế độ, chính sách khác đối với
Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong


19
cán bộ, công chức, viên chức nhà nước thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quản
lý;
đ) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định về tiêu chuẩn chức
danh và cơ cấu cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; tuyển dụng, quản lý
và sử dụng công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức cấp xã thuộc
tỉnh theo quy định của pháp luật và của Bộ Nội vụ; việc phân cấp quản lý hồ
sơ cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của pháp luật.
9. Về cải cách hành chính:
a) Trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định phân công các cơ quan
chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phụ trách các nội dung, công
việc của cải cách hành chính, bao gồm: cải cách thể chế, cải cách tổ chức bộ
máy hành chính, xây dựng và phát triển đội ngũ cán bộ, công chức, cải cách
tài chính công, hiện đại hóa nền hành chính; theo dõi, đôn đốc và kiểm tra
việc triển khai thực hiện theo quyết định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;
b) Trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết
định các chủ trương, biện pháp đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao hiệu
lực, hiệu quả quản lý của các cơ quan hành chính nhà nước trong tỉnh; chủ trì,
phối hợp các cơ quan ngành dọc của Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh triển
khai cải cách hành chính;

c) Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy
ban nhân dân cấp tỉnh và Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã triển khai công
tác cải cách hành chính theo chương trình, kế hoạch cải cách hành chính của
tỉnh đã được phê duyệt; việc thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại
các cơ quan cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã
theo quy định của pháp luật và chỉ đạo của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;
d) Giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh tổng hợp chung việc thực hiện các
quy định về chế độ tự chủ và tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế đối với
Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong


20
cơ quan nhà nước và quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm
vụ, tổ chức bộ máy, biên chế đối với các đơn vị sự nghiệp công lập theo quy
định của pháp luật;
đ) Xây dựng báo cáo công tác cải cách hành chính trình phiên họp hàng
tháng của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xây dựng
báo cáo với Thủ tướng Chính phủ, Bộ Nội vụ về công tác cải cách hành chính
theo quy định.
10. Về công tác tổ chức hội và tổ chức phi Chính phủ:
a) Thẩm định và trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định
cho phép thành lập, giải thể, phê duyệt điều lệ của hội, tổ chức phi chính phủ
trên địa bàn theo quy định của pháp luật;
b) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện Điều lệ đối với hội, tổ chức phi
chính phủ trong tỉnh. Trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xử lý theo thẩm quyền
đối với các hội, tổ chức phi Chính phủ vi phạm các quy định của pháp luật,
Điều lệ hội;
c) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp trình Ủy ban
nhân dân cấp tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định hỗ trợ định
xuất và các chế độ, chính sách khác đối với tổ chức hội theo quy định của

pháp luật.
11. Về công tác văn thư, lưu trữ:
a) Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan hành chính, tổ chức sự nghiệp và
doanh nghiệp nhà nước trên địa bàn chấp hành các chế độ, quy định pháp luật
về văn thư, lưu trữ;
b) Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ,
bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên
địa bàn và Trung tâm Lưu trữ tỉnh;