Tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Ủy ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN



BÙI THỊ THU HÀ





TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU
TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH PHÚ THỌ
Chuyên ngành: Lƣu trữ
Mã số: 60 32 24




LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC NGÀNH LƯU TRỮ


NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC:
PGS. TS. NGUYỄN MINH PHƢƠNG





HÀ NỘI – 2008

2
MỤC LỤC

Trang
Phần mở đầu
5
Phần nội dung

Chƣơng 1. Tổng quan về Trung tâm lƣu trữ Uỷ ban Nhân dân
tỉnh Phú Thọ

1.1. Vài nét về tỉnh Phú Thọ
12
1.2. Trung tâm lưu trữ Uỷ ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ
13
1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung
tâm Lưu trữ Uỷ ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ
13
1.2.2. Khối lượng, thành phần, nội dung, ý nghĩa của tài liệu hiện
đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Uỷ ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ.
16
Chƣơng 2. Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ tại
Trung tâm Lƣu trữ Uỷ ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ

2.1. Mục đích, ý nghĩa của công tác tổ chức khoa học tài liệu

24
2.2. Một số văn bản qui định về công tác lưu trữ.
25
2.3. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ
Uỷ ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ
30
2.3.1. Thu thập và bổ sung tài liệu
30
2.3.2. Phân loại tài liệu
34
2.3.3. Xác định giá trị tài liệu
45
2.3.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu
50
Chƣơng 3. Một số giải pháp nhằm góp phần tổ chức khoa học tài
liệu tại Trung tâm lƣu trữ Uỷ ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ

3.1. Nhận xét chung về công tác tổ chức khoa học tài liệu tại Trung
tâm lưu trữ Uỷ ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ
54

3
3.1.1. Những kết quả đạt được
54
3.1.2. Hạn chế
56
3.1.3. Nguyên nhân
58
3.2. Một số giải pháp nhằm góp phần tổ chức khoa học tài liệu tại
Trung tâm lưu trữ Uỷ ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ

59
3.2.1. Đối với cơ quan quản lý ngành về công tác lưu trữ
59
3.2.2. Đối với UBND tỉnh và Trung tâm Lưu trữ tỉnh
60
3.2.2.1. Chỉ đạo nghiệp vụ và xây dựng văn bản
60
3.2.2.2. Vấn đề cán bộ
61
3.2.2.3. Đầu tư cơ sở vật chất
63
3.2.3. Về việc tổ chức thực hiện các nghiệp vụ tổ chức khoa học
tài liệu
63
3.2.3.1. Thu thập và bổ sung tài liệu
63
3.2.3.2. Phân loại và hệ thống hóa tài liệu
66
3.2.3.3. Xác định giá trị tài liệu
67
3.2.3.4. Xây dựng công cụ tra cứu
69
Kết luận
71
Tài liệu tham khảo

Phụ lục

4

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

HĐND
UBND
TTLT
UBHC
: Hội đồng Nhân dân
: Ủy ban Nhân dân
: Trung tâm Lưu trữ
: Ủy ban Hành chính

5
PHẦN MỞ ĐẦU

1.Tính cấp thiết của đề tài
Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia đã khẳng định rõ: “Tài liệu lưu trữ là tài
liệu có giá trị về kinh tế, chính trị, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa,
giáo dục, khoa học và công nghệ…” qua đó thấy được vai trò, ý nghĩa to lớn
của tài liệu lưu trữ đối với đời sống xã hội.
Theo Hiến pháp và luật tổ chức HĐND và UBND, UBND tỉnh, thành
phố trực thuộc trung ương là cơ quan hành chính nhà nước cao nhất ở địa
phương, thực hiện chức năng quản lý nhà nước trên mọi mặt hoạt động của
đời sống kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội…trong phạm vi địa bàn tỉnh.
Trong quá trình hoạt động, các cơ quan nhà nước cấp tỉnh sản sinh ra
một khối lượng lớn tài liệu. Những tài liệu này phản ánh mọi mặt hoạt động
của bộ máy nhà nước cấp tỉnh trong từng giai đoạn lịch sử nhất định, nhằm
thực hiện chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước. Tài liệu
lưu trữ cấp tỉnh là một bộ phận hợp thành quan trọng của Phông lưu trữ Nhà
nước, cần được quan tâm quản lý tốt nhằm góp phần hoàn thiện phông lưu trữ
nhà nước và phục vụ cho hoạt động quản lý, các nhu cầu của xã hội.
Trung tâm lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ hiện đang quản lý tài liệu của
HĐND, UBHC và UBND tỉnh Phú Thọ từ năm 1945 đến nay. Trong hơn 50
năm hoạt động, Phú Thọ đã trải qua nhiều lần thay đổi tên gọi, tách nhập tỉnh,
số lượng tài liệu được sản sinh ra lớn, đa dạng và phong phú về thành phần và
nội dung. Hàng năm, Trung tâm phục vụ gần 800 lượt người khai thác, ngoài

việc khai thác các văn bản thông thường phục vụ cho công việc chuyên môn
và cho các nhu cầu cá nhân, Trung tâm Lưu trữ tỉnh còn phục vụ tư liệu cho
việc biên soạn lịch sử đảng bộ tỉnh Phú Thọ, Vĩnh Phúc, Vĩnh Phú, lịch sử

6
các sở, ngành, các huyện…, phục vụ rà soát văn bản do Chính phủ, tỉnh qui
định từ 1976 đến nay…Như vậy có thể thấy được giá trị của khối tài liệu hiện
đang được lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ, cũng như nhu
cầu của các độc giả muốn nghiên cứu, khai thác phục vụ cho các mục đích
khác nhau. Tuy nhiên, hiện nay tài liệu thu về Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh
Phú Thọ chưa được đầy đủ, công tác lập hồ sơ chưa tốt, chưa xây dựng được
bảng thời hạn bảo quản nên việc xác định giá trị của tài liệu còn mang tính
chủ quan làm ảnh hưởng đến chất lượng của tài liệu; kho tàng hạn chế đã ảnh
hưởng đến việc thu thập tài liệu, tổ chức sắp xếp tài liệu, gây khó khăn cho
việc thống kê; hệ thống công cụ tra cứu đơn giản đã hạn chế việc tra tìm tài
liệu phục vụ độc giả. Chính vì vậy, yêu cầu đặt ra là cần tổ chức tài liệu một
cách khoa học, hợp lý, để có thể lưu giữ được những tài liệu có giá trị nhất,
phục vụ hiệu quả cho công việc, công tác nghiên cứu của các cán bộ và nhân
dân và phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan nhà nước. Xuất phát từ
yêu cầu này, tôi đã chọn đề tài “ Tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm lưu
trữ Uỷ ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ” làm luận văn thạc sỹ của mình.
2.Mục tiêu của đề tài
Thứ nhất, khảo sát thực tế công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ hiện đang
được bảo quản tại Trung tâm lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ, từ đó thấy được
những kết quả đạt được và những hạn chế cần khắc phục.
Thứ hai, trên cơ sở thực trạng công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ, đề
xuất các giải pháp nhằm góp phần giúp Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú
Thọ tổ chức khoa học tài liệu, từ đó phát huy giá trị của tài liệu, phục vụ cho
công tác quản lý và các nhu cầu nghiên cứu của xã hội.
3. Đối tƣợng nghiên cứu

7
Đối tượng nghiên cứu là những qui định của nhà nước và của tỉnh Phú
Thọ về tổ chức khoa học tài liệu; các khâu nghiệp vụ nhằm tổ chức khoa học
tài liệu và khối tài liệu hiện đang được bảo quản tại Trung tâm lưu trữ UBND
tỉnh Phú Thọ.
4. Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi nghiên cứu của đề tài là việc tổ chức khoa học khối tài liệu
hành chính và tài liệu khoa học kỹ thuật từ năm 1945 đến nay thuộc các
phông lưu trữ hiện đang bảo quản tại Trung tâm lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ.
5. Phƣơng pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài, chúng tôi đã tiến hành nghiên cứu theo các phương
pháp sau:
Phương pháp khảo sát thực tế để tìm hiểu về thành phần, nội dung, khối
lượng tài liệu lưu trữ; thực trạng công tác thu thập, bổ sung, phân loại, xác
định giá trị tài liệu và xây dựng công cụ tra cứu. Qua khảo sát, chúng tôi kết
hợp với phỏng vấn trực tiếp các cán bộ hiện đang công tác tại Trung tâm lưu
trữ UBND tỉnh Phú Thọ, để hiểu rõ hơn những thuận lợi, khó khăn mà các
cán bộ này gặp phải trong quá trình tác nghiệp.
Phương pháp tổng hợp, phân tích, so sánh và đánh giá những kết quả
đạt được khi tiến hành khảo sát thực trạng, từ đó thấy được những ưu điểm và
hạn chế, nguyên nhân của những hạn chế.
Ngoài ra, chúng tôi còn sử dụng phương pháp lịch sử khi nghiên cứu
tình hình tổ chức và phát triển của các cơ quan nhà nước tỉnh Phú Thọ.
6. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Do tầm quan trọng và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ hình thành trong quá
trình hoạt động của các cơ quan nhà nước cấp tỉnh, nên đã có nhiều đề tài

8
nghiên cứu khoa học, khóa luận tốt nghiệp, bài viết, bài nghiên cứu đi sâu trên

cả phương diện lý luận và thực tiễn.
Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ được đề cập đến trong cuốn giáo trình
về chuyên ngành lưu trữ: “ Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhóm
tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền và Nguyễn
Văn Thâm, thể hiện ở từng khâu nghiệp vụ cụ thể như: phân loại, xác định giá
trị, thu thập bổ sung và tổ chức công cụ tra cứu.
Các đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành đã đi vào nghiên cứu các
khía cạnh, vấn đề cụ thể của công tác lưu trữ nói chung và công tác tổ chức
khoa học tài liệu nói riêng, thí dụ: “ Nghiên cứu xác định nguồn nộp lưu tài
liệu vào kho lưu trữ Nhà nước cấp tỉnh” – Nguyễn Quang Lệ (chủ nhiệm);
“Lý luận và thực tiễn về tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ ở Việt Nam” –
Vương Đình Quyền (Chủ nhiệm); “Nghiên cứu xây dựng hệ thống công cụ
thống kê tài liệu lưu trữ” – Nguyễn Cảnh Đương (Chủ nhiệm); “ Những cơ sở
lý luận và thực tiễn xây dựng danh mục hồ sơ ở các cơ quan” – Phạm Ngọc
Đĩnh (Chủ nhiệm); “Cơ sở khoa học để xác định thời hạn bảo quản cho tài
liệu kế toán trong các cơ quan hành chính sự nghiệp” – Nguyễn Nghĩa Văn
(Chủ nhiệm)…
Một số khoá luận tốt nghiệp, luận văn chuyên ngành lưu trữ cũng đã đi
vào nghiên cứu vấn đề tổ chức khoa học tài liệu tại một cơ quan cụ thể, thí dụ
như: “Tổ chức khoa học tài liệu của Ban Kinh tế Trung ương Đảng Cộng sản
Việt Nam”- Đỗ Thị Huấn; “Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ ủy ban
nhân dân tỉnh Hải Hưng” – Vũ Đức Tiến; “Tổ chức khoa học tài liệu phông
lưu trữ UBND huyện Cát Hải, Hải phòng” – Nguyễn Thùy Diễm; “Tổ chức
khoa học tài liệu tại Trung tâm Công nghệ thông tin và lưu trữ tỉnh Vĩnh
Phúc” – Nguyễn Công Trọng; “Tổ chức khoa học tài liệu địa chính ở Trung
tâm Thông tin Tư liệu địa chính Tổng Cục Địa chính” – Quản Tố Chinh;

9
“Nghiên cứu đề xuất giải pháp nhằm tối ưu hóa phông lưu trữ UBND Thành
phố Hà Nội”- Lê Thị Thu Hương; “Vấn đề bổ sung tài liệu vào Trung tâm

Lưu trữ tỉnh Hà Tây – Thực trạng và giải pháp” – Trịnh Ngọc Hùng; “Nguồn
tài liệu cần giao nộp vào Trung tâm lưu trữ thuộc Văn phòng UBND tỉnh,
thành phố trực thuộc Trung ương” - Đào Đức Thuận… Những vấn đề nghiên
cứu trong các đề tài về tài liệu lưu trữ cấp tỉnh chủ yếu đi sâu vào từng khâu
nghiệp vụ, còn đối với các đề tài tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ một cơ quan
cụ thể, đặc biệt là cấp tỉnh trong các luận văn thạc sỹ, khóa luận, báo cáo khoa
học, thì chủ yếu tổ chức khoa học tài liệu cho một phông cụ thể, rất ít đề tài
nghiên cứu tổ chức khoa học tài liệu cho toàn bộ khối tài liệu lưu trữ được
bảo quản tại Trung tâm lưu trữ tỉnh.
Ngoài ra, còn có nhiều bài viết, bài nghiên cứu trên các báo, tạp chí
chuyên ngành về lưu trữ cấp tỉnh, thí dụ: “ Vài ý kiến về công tác bổ sung tài
liệu văn kiện trong khâu công tác chỉnh lý khoa học kỹ thuật phông lưu trữ uỷ
ban hành chính tỉnh”– Nguyễn Văn Hàm; “Xây dựng phương án phân loại tài
liệu phục vụ cho công tác chỉnh lý phông lưu trữ UBND cấp tỉnh” – Lê
Hoàng; “Về việc xây dựng phương án hệ thống hoá hồ sơ tài liệu phông
UBND tỉnh” – Nguyễn Đăng Khải…. Tuy nhiên, do vấn đề tổ chức khoa học
tài liệu là vấn đề rộng, nên hầu hết các bài nghiên cứu chỉ đi sâu vào một khâu
nghiệp vụ cụ thể.
7. Nguồn tƣ liệu, tài liệu tham khảo
Để thực hiện đề tài này, chúng tôi nghiên cứu, sử dụng những nguồn tư
liệu, tài liệu tham khảo sau:
- Giáo trình, tài liệu lý luận về khoa học nghiệp vụ lưu trữ như: Lý luận và
thực tiễn công tác lưu trữ.

10
- Tài liệu về lịch sử, tổ chức bộ máy và hoạt động của các cơ quan nhà nước
cấp tỉnh.
- Hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản qui định về công tác lưu
trữ của Nhà nước và của tỉnh Phú Thọ
- Các luận văn thạc sỹ, khóa luận tốt nghiệp, các đề tài nghiên cứu khoa học

cấp ngành có liên quan đến đề tài
- Các bài viết liên quan trên báo, tạp chí chuyên ngành như: Tạp chí Văn thư
Lưu trữ Việt Nam, Dấu ấn thời gian.
8. Bố cục của luận văn
Đề tài được thực hiện gồm 3 phần: phần mở đầu, phần nội dung và
phần kết luận. Trong đó phần nội dung chính được chia làm 3 chương:
Chương I. Tổng quan về Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ
Chương đầu nêu khái quát lịch sử hình thành và phát triển của tỉnh Phú
Thọ qua từng thời kỳ, chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Lưu trữ UBND
tỉnh Phú Thọ, trên cơ sở đó nắm được số lượng phông tài liệu hiện đang bảo
quản tại Trung tâm; đồng thời khảo sát thành phần, nội dung, khối lượng và ý
nghĩa của tài liệu.
Chương II. Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ
UBND tỉnh Phú Thọ
Khảo sát tình hình thực hiện các khâu nghiệp vụ như: thu thập và bổ
sung tài liệu, phân loại, xác định giá trị, xây dựng công cụ tra cứu để từ đó
thấy được những ưu điểm và hạn chế cần khắc phục.
Chương III. Một số giải pháp nhằm góp phần tổ chức khoa học tài liệu
tại Trung tâm lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ

11
Chương 3 tổng kết lại những kết quả đạt được, những hạn chế, nguyên
nhân để từ đó đưa ra các giải pháp nhằm góp phần tổ chức khoa học tài liệu
tại Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ.
Ngoài ra, trong luận văn còn có danh mục tài liệu tham khảo và phần
phụ lục được đặt sau kết luận để minh họa và làm sáng tỏ hơn các vấn đề
chúng tôi đề cập trong đề tài.
Để thực hiện đề tài này, ngoài nỗ lực của bản thân, chúng tôi còn nhận
được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ Trung tâm lưu trữ UBND tỉnh Phú
Thọ. Đặc biệt, tôi đã nhận được sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình của PGS. TS

Nguyễn Minh Phương trong suốt quá trình làm luận văn. Tôi xin gửi lời cảm
ơn chân thành tới thầy giáo hướng dẫn và những người đã giúp đỡ, động viên
tôi hoàn thành luận văn này.
Do hạn chế về trình độ, nên mặc dù rất cố gắng, song luận văn sẽ
không tránh khỏi những hạn chế và thiếu sót nhất định. Chúng tôi rất mong
nhận được những ý kiến đóng góp từ phía các thầy cô, các bạn để luận văn đạt
chất lượng tốt hơn.

Hà Nội, ngày 30 tháng 12 năm 2008
Tác giả







12
CHƢƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ TRUNG TÂM LƢU TRỮ UBND TỈNH
PHÚ THỌ

1.1. Vài nét về tỉnh Phú Thọ
Phú Thọ là vùng đất tổ cội nguồn của dân tộc Việt Nam. Nơi đây các
vua Hùng đã dựng nước Văn Lang – nhà nước đầu tiên của dân tộc Việt Nam.
Phú Thọ nằm ở cửa ngõ phía Tây Bắc của thủ đô Hà Nội, cách thủ đô Hà Nội
80 km về phía Bắc.
Từ năm 1903 (là năm tỉnh có tên Phú Thọ) đến Cách mạng tháng Tám
năm 1945, về cơ bản đơn vị hành chính trong tỉnh không có những thay đổi
lớn, chỉ có thay đổi tên gọi một số phủ huyện và thêm một số làng xã mới.
Ngày 26 tháng 1 năm 1968, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội ra Nghị quyết

số 504, quyết định hợp nhất hai tỉnh Vĩnh Phúc và Phú Thọ thành tỉnh Vĩnh
Phú. Thành phố Việt Trì là tỉnh lỵ của tỉnh Vĩnh Phú. Việc hợp nhất hai tỉnh
Phú Thọ và Vĩnh Phúc thành tỉnh Vĩnh Phú như vậy là do yêu cầu của việc
quản lý hành chính nhà nước trong giai đoạn Miền Bắc đang trên con đường
xây dựng chủ nghĩa xã hội và Miền Nam đang đấu tranh chống đế quốc Mỹ.
Sau khi sáp nhập, Tỉnh Vĩnh Phú có 18 huyện và 1 thành phố và 3 thị xã.
Do yêu cầu của sự phân cấp quản lý nhà nước và do yêu cầu của sự
phát triển kinh tế xã hội trong giai đoạn mới. Ngày 6 tháng 11 năm 1996,
Quốc hội khoá IX, kỳ họp thứ 10 đã thông qua Nghị quyết về việc chia và
điều chỉnh địa giới hành chính một số tỉnh, trong đó có việc tái lập tỉnh Vĩnh
Phúc và Phú Thọ. Tỉnh Phú Thọ chính thức đi vào hoạt động từ ngày
01/1/1997. Tỉnh Phú Thọ được tái lập với diện tích tự nhiên là hơn 3 nghìn
km
2
, dân số khoảng 1,3 triệu người. Toàn tỉnh hiện có 13 huyện, thành, thị
(thành phố Việt Trì, thị xã Phú Thọ, 11 huyện: Thanh Sơn, Tân Sơn, Yên

13
Lập, Sông Thao, Tam Nông, Thanh Thuỷ, Hạ Hoà, Thanh Ba, Đoan Hùng,
Lâm Thao, Phù Ninh).
Phú Thọ có địa thế khá thuận lợi về giao thông, với ba con sông lớn là
sông Hồng, sông Lô, sông Đà chảy qua, hệ thống giao thông đường sắt Hà
Nội – Lào Cai – Côn Minh; đường quốc lộ 2, đường cao tốc xuyên á là đầu
nối quan trọng trong giao lưu kinh tế giữa Trung Quốc với Việt Nam và các
nước ASEAN. Ngoài ra, Phú Thọ còn có các yếu tố khác để phát triển kinh
tế-xã hội như con người, tài nguyên, các khu công nghiệp, khu du lịch văn
hoá lịch sử Đền Hùng, khu du lịch sinh thái Xuân Sơn…đây chính là cơ sở để
phát triển kinh tế, văn hoá, xã hội, góp phần quan trọng nâng cao đời sống vật
chất và tinh thần cho nhân dân.
1.2. Trung tâm Lƣu trữ UBND tỉnh Phú Thọ

Trên cơ sở Thông tư số 40/1998/TT-TCCP, ngày 24/01/1998 của Ban
Tổ chức cán bộ Chính phủ hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở các cơ quan Nhà nước
các cấp; ngày 13/6/1998 Chủ tịch UBND tỉnh Phú Thọ đã ra Quyết định số
1224/QĐ-UB về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ tỉnh Phú Thọ. Trung tâm
Lưu trữ tỉnh Phú Thọ trực thuộc Văn phòng HĐND và UBND tỉnh, có chức
năng giúp Văn phòng và UBND tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về tài liệu
lưu trữ trong phạm vi toàn tỉnh theo quy định của Nhà nước.
1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm
Lƣu trữ UBND tỉnh Phú Thọ
Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia do Uỷ ban Thường vụ Quốc hội
ban hành ngày15/4/2001; Quyết định số 1224/QĐ- UB ngày 13/6/1998 về
việc thành lập Trung tâm Lưu trữ tỉnh Phú Thọ và Quyết định số 2137/1998/
QĐ-UB ngày 3/10/1998 về việc Ban hành quy chế làm việc của Trung tâm

14
Lưu trữ tỉnh của UBND tỉnh Phú Thọ. Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú
Thọ có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn cơ bản sau:
* Chức năng của Trung tâm Lƣu trữ UBND tỉnh Phú Thọ
Trung tâm lưu trữ tỉnh có chức năng giúp Chánh Văn phòng để tham
mưu cho UBND tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về công tác lưu trữ và tài
liệu lưu trữ trong phạm vi toàn tỉnh.
* Nhiệm vụ của Trung tâm lƣu trữ UBND tỉnh Phú Thọ
Căn cứ vào các qui định của Nhà nước về công tác lưu trữ, soạn thảo
các văn bản về quản lý công tác lưu trữ trình UBND tỉnh ban hành.
Hướng dẫn và kiểm tra các cơ quan trực thuộc tỉnh và huyện thực hiện
thống nhất các chế độ, quy định, nguyên tắc về quản lý công tác lưu trữ và tài
liệu lưu trữ
Thực hiện chế độ thống kê nhà nước về tài liệu lưu trữ, báo cáo định kỳ
và đột xuất về tình hình quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của tỉnh
với cơ quan quản lý lưu trữ Nhà nước cấp trên.

Tổ chức ứng dụng khoa học công nghệ vào quản lý công tác lưu trữ và
tài liệu lưu trữ trong phạm vi tỉnh
Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức lưu trữ
của Trung tâm lưu trữ tỉnh; lập kế hoạch xây dựng kho tàng, mua sắm thiết bị
và dự trù kinh phí cho hoạt động thường xuyên của Trung tâm lưu trữ tỉnh và
các cơ quan, đơn vị trực thuộc.
Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ vào kho lưu trữ của tỉnh
Thực hiện chế độ thống kê và bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ hiện
đang quản lý ở Trung tâm lưu trữ tỉnh.
Tổ chức sử dụng tài liệu ở Trung tâm lưu trữ tỉnh

15
Các qui trình nghiệp vụ lưu trữ của Trung tâm lưu trữ tỉnh do Cục lưu
trữ Nhà nước hướng dẫn
Trung tâm lưu trữ có nhiệm vụ hướng dẫn cho các cơ quan, đơn vị, tổ
chức xã hội và công dân việc bảo quản tài liệu riêng có giá trị như tài liệu lưu
trữ của tập thể và cá nhân, đồng thời tổ chức tiếp nhận những tài liệu quý
hiếm khi có tập thể, cá nhân gửi, tặng, bán cho cơ quan lưu trữ tỉnh.
* Quyền hạn của Trung tâm lƣu trữ tỉnh
Trung tâm Lưu trữ tỉnh được trực tiếp quan hệ với UBND các huyện,
thành, thị, các sở, ban, ngành của tỉnh để nắm tình hình về công tác lưu trữ,
quản lý tài liệu lưu trữ, đồng thời kiến nghị với lãnh đạo về công tác lưu trữ
và quản lý tài liệu lưu trữ của địa phương, đơn vị
Được yêu cầu công chức, viên chức làm công tác lưu trữ của các huyện,
thành thị, các cơ quan đơn vị thuộc tỉnh thực hiện các qui định, các chế độ nguyên
tắc của Đảng, Nhà nước, UBND tỉnh về quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu
trữ. Trong trường hợp cần thiết được kiến nghị với cơ quan có thẩm quyền xem
xét, xử lý đối với các vi phạm pháp luật bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia.
Ban hành văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ và các văn bản liên
quan đến công tác lưu trữ để các huyện, thành, thị, các sở, ban, ngành thực

hiện.
Cấp giấy chứng nhận, cấp bản sao hoặc trích sao tài liệu thuộc kho lưu
trữ Trung tâm cho các cơ quan, đơn vị và công dân có yêu cầu chính đáng cần
nghiên cứu (trừ tài liệu thuộc tài liệu mật, tối mật, tuyệt mật)
Đề xuất việc tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng và thực hiện chế độ, chính
sách đối với công chức, viên chức lưu trữ tỉnh.
* Cơ cấu tổ chức của Trung tâm lƣu trữ UBND tỉnh Phú Thọ
Tổ chức bộ máy của Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ gồm có:

16
+ Giám đốc và Phó giám đốc,
+ Các cán bộ của Trung tâm
- Giám đốc Trung tâm: là người trực tiếp điều hành công chức thuộc
Trung tâm; tham mưu giúp Chánh Văn phòng trong việc quản lý Nhà nước về
công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh và quản lý tài liệu, hồ sơ được giao quản lý
tại Trung tâm;
- Phó Giám đốc Trung tâm: được Giám đốc phân công phụ trách một số
lĩnh vực công tác của Trung tâm. Thay mặt Giám đốc Trung tâm giải quyết
công việc của Trung tâm khi Giám đốc đi vắng.
- Cán bộ của Trung tâm lưu trữ tỉnh chấp hành nhiệm vụ được phân
công, chủ động và phải chịu trách nhiệm về những nhiệm vụ được giao, hàng
tuần báo cáo Giám đốc Trung tâm về tình hình công việc.
1.2.2. Khối lƣợng, thành phần, nội dung, ý nghĩa của tài liệu hiện đang
bảo quản tại Trung tâm lƣu trữ UBND tỉnh Phú Thọ.
1.2.2.1. Khối lƣợng
Theo kết quả khảo sát, thống kê của chúng tôi, toàn bộ số tài liệu hiện
có tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh Phú Thọ bao gồm 32 phông bảo quản và có thể
chia thành 2 nhóm lớn là: nhóm phông bảo quản của Uỷ ban tỉnh và nhóm
phông bảo quản của các sở, ban, ngành trực thuộc.
* Nhóm phông bảo quản của các sở, ban, ngành: gồm 29 phông (Phụ lục),

phản ánh quá trình hình thành, phát triển trong hoạt động của các cơ quan,
đơn vị hình thành phông từ năm 1945 đến nay. Số lượng tài liệu gồm 11.000
hồ sơ được bảo quản trên 18 giá.
* Nhóm phông bảo quản của Uỷ ban tỉnh: gồm 3 phông
- Phông Lưu trữ HĐND – UBHC tỉnh Phú Thọ (1945 – 1968): đây là
một phông đóng phản ánh quá trình hình thành, hoạt động của cơ quan đơn vị

17
hình thành phông từ khi thành lập đến khi UBHC tỉnh Phú Thọ bị sáp nhập
với UBHC tỉnh Vĩnh Phúc thành UBND tỉnh Vĩnh Phú. Do chiến tranh ác
liệt, phải sơ tán nhiều lần, tài liệu bảo quản chưa tốt dẫn đến bị mất nhiều, nên
số lượng tài liệu giai đoạn này còn lại rất ít, chất lượng tài liệu thấp (bị rách,
chữ mờ).Tổng số gồm 1648 hồ sơ.
- Phông Lưu trữ HĐND – UBHC tỉnh Vĩnh Phú (1968 – 1996): đây là
phông đóng, phản ánh quá trình hoạt động của đơn vị hình thành phông từ khi
sáp nhập hai tỉnh làm một. Tài liệu hình thành trong giai đoạn của cuộc chiến
tranh phá hoại của đế quốc Mỹ, hậu quả của chiến tranh + cơ cấu tổ chức luôn
thay đổi và chế độ nộp lưu chưa được nề nếp nên tài liệu thiếu, không hoàn
chỉnh. Tổng số gồm 3530 hồ sơ.
- Phông Lưu trữ HĐND - UBND tỉnh Phú Thọ (1997 đến nay): phản
ánh quá trình hoạt động của đơn vị hình thành phông từ khi tỉnh được tái lập
(năm 1997) đến nay. Đây là khối tài liệu hiện đang được bảo quản với khối
lượng lớn, tổng số theo thống kê đến năm 2007 là 52.863 hồ sơ.
Như vậy, tính tổng số lượng tài liệu của các phông
lưu trữ đang được bảo quản tại Trung tâm hiện có trên 75.000 đơn vị bảo
quản (tương đương 500m giá)
1.2.2.2. Thành phần
Bộ máy cơ quan nhà nước cấp tỉnh bao gồm: Hội đồng nhân dân tỉnh -
cơ quan quyền lực nhà nước cao nhất ở địa phương, Ủy ban nhân dân tỉnh -
cơ quan chấp hành của HĐND cấp tỉnh và các sở, ban, ngành - là những cơ

quan chuyên môn trực thuộc. Trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ
quản lý nhà nước của mình, các cơ quan này đã hình thành nên một khối
lượng rất lớn tài liệu, phản ánh một cách đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của
từng cơ quan trong từng lĩnh vực cụ thể.

18
UBND tỉnh Phú Thọ là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương nên
có mối quan hệ về mặt chỉ đạo với các cơ quan cấp dưới; quan hệ giao dịch,
phối hợp công tác với cơ quan ngang cấp và thực hiện sự chỉ đạo, lãnh đạo
của các cơ quan cấp trên.
Theo Quyết định số 505/2000/QĐ-UB ngày 9/3/2000 của UBND tỉnh
Phú Thọ về việc ban hành qui định quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ
của tỉnh Phú Thọ, thành phần tài liệu gồm: bản chính hoặc bản sao có giá trị
như bản chính các văn bản quản lý nhà nước; tài liệu khoa học kỹ thuật; tài
liệu chuyên môn; bản thảo, bản nháp các tác phẩm văn học nghệ thuật; âm
bản, dương bản các bộ phim, các bức ảnh, microphim; tài liệu ghi âm, ghi
hình; băng đĩa từ…. được hình thành trong quá trình hoạt động của các sở,
ban, ngành, đoàn thể các hội và các nhân vật nổi tiếng.
Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ hiện nay đang bảo quản tài liệu
của 32 phông như đã nói ở trên, loại hình tài liệu chiếm số lượng nhiều nhất
đang được bảo quản tại Trung tâm là tài liệu hành chính. Ngoài ra có một
khối tài liệu xây dựng cơ bản từ 1968 – 1976 với 566 hồ sơ (để trong 68 hộp)
và một khối tài liệu xây dựng cơ bản đang trong quá trình chỉnh lý; tài liệu
ảnh có 450 bức ảnh là hoạt động của lãnh đạo Đảng, Nhà nước, lãnh đạo
UBND Tỉnh và tập ảnh thể hiện tội ác của giặc Mỹ trên quê hương Phú Thọ.
Hiện nay, các loại hình tài liệu như: điện ảnh, ghi
âm, điện tử, Trung tâm chưa thể tiến hành thu thập do điều kiện bảo quản
không đảm bảo, nên những tài liệu này vẫn được lưu giữ tại các cơ quan sản
sinh ra chúng như: Đài phát thanh truyền hình Phú Thọ.
1.2.2.3. Nội dung

Với chức năng, nhiệm vụ được qui định, Trung tâm lưu trữ UBND tỉnh
Phú Thọ có trách nhiệm thu thập, bảo quản tài liệu lưu trữ của nhiều cơ quan,

19
tổ chức cấp tỉnh ở nhiều giai đoạn lịch sử khác nhau. Do vậy, nội dung tài liệu
phản ánh toàn diện các mặt hoạt động ở địa phương qua các thời kỳ.
Giai đoạn 1945-1968 Đây là giai đoạn đất nước đang trải qua 2 cuộc
chống Pháp và Mỹ ác liệt, đồng thời cũng là giai đoạn đất nước ta xây dựng
xã hội chủ nghĩa, nội dung của tài liệu lưu trữ tập trung vào các vấn đề quan
trọng như vừa tăng cường sản xuất, vừa chủ trương đấu tranh chống cuộc
chiến tranh phá hoại của đế quốc Mỹ, nội dung tài liệu phản ánh các hoạt
động tài chính, ngân hàng, nội thương, ngoại thương, lương thực thực phẩm,
vật giá, quân sự, trị an, toà án, thanh tra, giảm tô, giảm tức, tổ chức chính
quyền, lao động, dân tộc, tôn giáo, giáo dục, văn hóa thông tin, y tế, về việc
xây dựng chính quyền địa phương, tài liệu phản ánh các chủ trương, chính
sách của Đảng và Nhà nước.
Giai đoạn 1968-1976 tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của
tỉnh Vĩnh Phú phản ánh đầy đủ các mặt hoạt động như hoạt động của HĐND
tỉnh Vĩnh Phú, sự lãnh đạo, chỉ đạo của lãnh đạo tỉnh, tài liệu về chủ trương,
chỉ thị phòng chống lụt bão, thuỷ nông, thuỷ lợi, thuỷ văn, tài liệu đề cập đến
việc mở rộng và phát triển các nông trường, khai khoáng, định canh định cư ,
các hoạt động nông nghiệp, xây dựng cơ bản và kiến trúc, giao thông vận tải,
bưu điện, tài chính thương nghiệp, nội chính, các hoạt động giáo dục, văn hoá
thông tin, y tế, vấn đề về bảo vệ bà mẹ, trẻ em; phản ánh các chủ trương và
chương trình hoạt động thể dục thể thao, phát triển khoa học kỹ thuật, chế độ
chính sách thương binh xã hội.
Giai đoạn từ 1997 đến nay: đây là thời kỳ tái lập lại tỉnh, cơ cấu tổ chức
có sự thay đổi. Đối với khối tài liệu hành chính: nội dung tài liệu đề cập đến
các mặt hoạt động của cơ quan như các tài liệu về văn hoá xã hội, quản lý tài
chính, tổ chức bộ máy, nhân sự, hoạt động tư pháp, công tác quốc phòng, an

ninh trật tự, thi đua – khen thưởng…Đối với tài liệu khoa học kỹ thuật: chủ

20
yếu là tài liệu về xây dựng cơ bản, gồm các tài liệu về xây dựng các công
trình giao thông, xây dựng trụ sở, trường học, nhà máy, các công trình dân
dụng.
Về cơ bản, tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ
có những nội dung cơ bản sau:
- Tài liệu có nội dung tổng hợp: bao gồm tài liệu về chủ trương, chính
sách, quy hoạch, kế hoạch, thống kê, thi đua khen thưởng, ngoại vụ…Nhóm
tài liệu này bao gồm các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của cơ quan cấp trên về
việc ban hành chủ trương, chính sách, chỉ tiêu, nhiệm vụ kinh tế-xã hội mà
UBND tỉnh phải thực hiện. Các văn bản do UBND tỉnh ban hành về việc triển
khai nhiệm vụ kinh tế-xã hội mà cấp trên giao, các chính sách phát triển kinh
tế, văn hóa, giáo dục, y tế, quốc phòng, an ninh, chỉ tiêu kế hoạch giao cho
các huyện; báo cáo của các huyện. Đây là nhóm tài liệu quan trọng và có giá
trị cao.
- Tài liệu nội chính: khối tài liệu này phản ánh các vấn đề về tổ chức
chính quyền, quốc phòng, an ninh, tư pháp. Tài liệu về tổ chức bộ máy gồm
văn bản qui định và hướng dẫn của cấp trên; các văn bản qui định chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của các đơn vị thuộc thẩm quyền của
UBND tỉnh. Tài liệu về tổ chức cán bộ gồm hồ sơ nhân sự, các văn bản về
vấn đề sắp xếp, bổ nhiệm, đào tạo, bồi dưỡng, quy hoạch cán bộ. Ví dụ:
Quyết định số 268/QĐ-UBND ngày 9/3/2008 của UBND tỉnh Phú Thọ về
việc nâng bậc lương đợt 1 năm 2008.
- Tài liệu về kinh tế- tài chính: đây là nhóm tài liệu quan trọng thể hiện
sự chỉ đạo và thực hiện phát triển kinh tế tài chính của tỉnh về tài chính, ngân
hàng, thương mại, du lịch, thuế…

21

Thí dụ: Báo cáo số 150/BC-UBND ngày 18/12/2007 của UBND tỉnh Phú
Thọ về tình hình thực hiện ngân sách năm 2007, dự toán ngân sách năm 2008.
- Tài liệu nông nghiệp: phản ánh hoạt động quản lý nhà nước trong các
lĩnh vực cụ thể về trồng trọt, bảo vệ thực vật, chăn nuôi, ngư nghiệp, lâm
nghiệp, thủy lợi…
- Tài liệu công nghiệp: gồm các tài liệu về xây dựng, công nghiệp, tiểu
thủ công nghiệp, giao thông vận tải, điện, nước.
- Tài liệu văn hóa, xã hội: là các tài liệu về giáo dục đào tạo, y tế, thể
dục thể thao, thông tin, lao động, thương binh xã hội…
1.2.2.4. Ý nghĩa
Với khối lượng, thành phần, nội dung tài liệu phong phú như đã trình
bày ở trên, khối tài liệu hiện đang được bảo quản ở Trung tâm Lưu trữ UBND
tỉnh Phú Thọ phản ánh toàn diện các mặt, khía cạnh hoạt động xã hội ở địa
phương qua nhiều thời kỳ khác nhau. Những tài liệu này rất có ý nghĩa đối
với việc khai thác sử dụng để phục vụ các mặt hoạt động chính trị, kinh tế,
văn hoá, khoa học kỹ thuật, nghiên cứu lịch sử,… ở địa phương nói riêng và
trên phạm vi quốc gia nói chung.
- Ý nghĩa chính trị: Tài liệu được bảo quản ở Trung tâm Lưu trữ
UBND tỉnh Phú Thọ chủ yếu được hình thành trong hoạt động của các cơ
quan lãnh đạo, quản lý chủ chốt ở địa phương. Do đó, trong các phông lưu trữ
có nhiều loại tài liệu phản ánh chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng,
Nhà nước và của tỉnh về việc lãnh đạo, quản lý chỉ đạo điều hành các mặt
hoạt động của xã hội ở địa phương. Những loại văn bản này chủ yếu là các
văn bản của Trung ương như Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, Chính
phủ, các bộ, ngành và các tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương; Các văn
bản của địa phương như Tỉnh uỷ, Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân, các

22
sở, ban, ngành và các tổ chức chính trị, xã hội ở địa phương. Trong khối tài
liệu đó còn có nhiều hồ sơ tài liệu khác phản ánh về kết quả điều hành và thực

hiện các chủ trương, đường lối đó của Đảng, Nhà nước và của tỉnh.
Những sự kiện được ghi trong văn kiện Đại hội
Đảng bộ, những Nghị quyết, Quyết định, chỉ thị… của Ban chấp hành tỉnh,
Đảng bộ, UBND tỉnh qua các thời kỳ, đây là những nội dung được biên tập lại
theo quan điểm, chủ trương đường lối của Đảng, Nhà nước, vì vậy mà tính
khách quan và giá trị của các sự kiện chính trị thể hiện qua các tài liệu lưu trữ
này thường cao hơn.
- Ý nghĩa kinh tế: Trong thành phần các phông lưu trữ bảo quản ở
Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ có nhiều tài liệu phản ánh về lĩnh vực
kinh tế, đặc biệt là tài liệu của các cơ quan có chức năng quản lý kinh tế, các
tổ chức kinh tế ở Trung ương và địa phương. Đó là các tài liệu phản ánh về
chủ trương, đường lối, chính sách phát triển kinh tế, phản ánh hoạt động sản
xuất, kinh doanh, dịch vụ của các tổ chức kinh tế ở địa phương.
Thực hiện Chỉ thị số 32/1998/CT-TTg ngày
23/9/1998 của Thủ tướng Chính phủ về công tác quy hoạch phát triển kinh tế
– xã hội các tỉnh, thành phố trong cả nước, tỉnh Phú Thọ đã tiến hành nghiên
cứu, xây dựng Quy hoạch phát triển kinh tế – xã hội đến năm 2020. Quy
hoạch mới này được nghiên cứu, xây dựng trên cơ sở kế thừa kết quả của quy
hoạch phát triển kinh tế – xã hội năm 1998. Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh
Phú Thọ đã phục vụ tra tìm tài liệu cho xây dựng quy hoạch, như các tài liệu
liên quan đến việc quy hoạch năm 1998, các tài liệu về việc quy hoạch xây
dựng trung tâm thương mại, quảng trường, trung tâm văn hoá - thông tin tỉnh,
nhà thiếu nhi, sân vận động góp phần giúp cho công tác xây dựng dự án Quy
hoạch triển khai nhanh, chính xác, giảm bớt thời gian, nhân lực, kinh phí

23
trong điều tra, khảo sát đối với việc xây dựng và phát triển các dự án kinh tế ở
địa phương.
- Ý nghĩa khoa học kỹ thuật: Như đã trình bày ở phần trên, thành
phần tài liệu ở Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ chủ yếu là tài liệu

hành chính, khối lượng tài liệu khoa học kỹ thuật có không nhiều. Tuy vậy,
trong khối tài liệu hành chính có nhiều hồ sơ về quản lý khoa học kỹ thuật
như các hồ sơ về xây dựng giao thông, thuỷ lợi, địa chất, khí tượng thuỷ
văn… Như vậy nghiên cứu sử dụng khối tài liệu này có ý nghĩa quan trọng
trong việc đánh giá tổng kết về lĩnh vực khoa học kỹ thuật ở địa phương, xây
dựng các chính sách phát triển khoa học kỹ thuật, nâng cấp, cải tạo và sửa
chữa các công trình khoa học kỹ thuật
- Ý nghĩa văn hoá - xã hội: Các tài liệu ở Trung tâm Lưu trữ UBND
tỉnh Phú Thọ phản ánh mọi mặt hoạt động đời sống xã hội ở địa phương. Vì
thế, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ở Trung tâm có thể phục vụ các mục
đích như xây dựng các chính sách văn hoá - xã hội, viết lịch sử hoạt động văn
hoá, giáo dục ở địa phương, hoặc có thể phục vụ các công việc cụ thể của các
cơ quan và công dân trong và ngoài tỉnh về các lĩnh vực văn hóa - xã hội. Qua
đó tài liệu lưu trữ góp phần vào việc tuyên truyền giáo dục truyền thống văn
hoá, truyền thống cách mạng, cung cấp các tri thức về văn hoá cho các tầng
lớp nhân dân.
Trung tâm lưu trữ tỉnh là nơi cung cấp các minh
chứng xác thực, giúp giải quyết các vụ kiện tụng liên quan đến tranh chấp đất
đai, tài sản; hay bản phê duyệt công nhận khu di tích để chứng minh hoặc tạo
điều kiện thuận lợi cho việc cải tạo, quy hoạch lại.
- Ý nghĩa lịch sử: Tài liệu lưu trữ được bảo quản tại Trung tâm Lưu
trữ UBND tỉnh Phú Thọ góp phần quan trọng trong việc biên soạn lịch sử
ngành, địa phương trong tỉnh Phú Thọ. Trung tâm đã cung cấp tài liệu cho

24
việc biên soạn cuốn lịch sử đảng bộ tỉnh Phú Thọ, Vĩnh Phúc, Vĩnh Phú, lịch
sử các sở, ngành, các huyện, phục vụ biên soạn hoàn thành cuốn niên giám
HĐND tỉnh giai đoạn 1945-2005.
- Các ý nghĩa khác: Tài liệu bảo quản ở Trung tâm Lưu trữ UBND
tỉnh Phú Thọ còn có nhiều ý nghĩa khác như quốc phòng, an ninh, ngoại giao,

pháp luật… khối tài liệu này chiếm khối lượng không lớn trong tổng số tài
liệu ở các phông lưu trữ. Khai thác nghiên cứu những loại tài liệu này có ý
nghĩa thiết thực cho các loại công việc như đánh giá tổng kết trong các hoạt
động quốc phòng, an ninh, ngoại giao, tư pháp đồng thời với việc xây dựng
hoạch định chính sách cho các lĩnh vực này
Tóm lại, tài liệu lưu trữ ở Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ có ý
nghĩa và giá trị về mọi lĩnh vực hoạt động ở địa phương. Khối tài liệu này
không chỉ có giá trị nghiên cứu, khai thác cho các đối tượng là cơ quan, tổ
chức và công dân ở địa phương mà nó còn có giá trị to lớn đối với quốc gia.
Chính vì vậy, việc tổ chức khoa học tài liệu để phục vụ việc quản lý và khai
thác sử dụng khối tài liệu lưu trữ được bảo quản tại đây là nhiệm vụ hết sức
quan trọng của Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ.
CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU
LƢUTRỮ TẠI TRUNG TÂM LƢU TRỮ UBND TỈNH PHÚ THỌ

2.1. Khái niệm, mục đích, ý nghĩa của công tác tổ chức khoa học tài liệu
Tổ chức khoa học tài liệu là việc thực hiện tốt các khâu nghiệp vụ cụ
thể của công tác lưu trữ, từ thu thập, bổ sung tài liệu, phân loại tài liệu, lập hồ
sơ, xác định giá trị tài liệu đến việc xây dựng công cụ tra cứu.
Mục đích của tổ chức khoa học tài liệu chính là tìm ra các biện pháp
nhằm thu thập, bổ sung tài liệu một cách đầy đủ, xây dựng khung phân loại
chi tiết, thống nhất và hợp lý cho tài liệu, xây dựng các công cụ hướng dẫn

25
việc xác định giá trị tài liệu, tổ chức công cụ tra cứu giúp cho việc tìm tài liệu
nhanh chóng, phục vụ nhu cầu khai thác tài liệu. Thông qua tổ chức khoa học
tài liệu, cán bộ lưu trữ sẽ nắm chắc được số liệu cụ thể về khối lượng, thành
phần tài liệu lưu trữ ở các phông hiện đang bảo quản trong kho, giúp cho công
tác thống kê và kiểm tra tình hình tài liệu được dễ dàng.
Tổ chức khoa học tài liệu sẽ tạo điều kiện cho việc bảo quản tài liệu

được thuận lợi, qua việc phát hiện tình trạng vật lý của tài liệu, phát hiện sự
thiếu, đủ của tài liệu. Đối với từng loại tài liệu được phân loại rõ ràng sẽ giúp
cơ quan có biện pháp bảo quản thích hợp từ đó bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi
thọ của tài liệu. Tài liệu được sắp xếp khoa học còn tạo điều kiện cho việc kiểm
tra tài liệu một cách thường xuyên, phát hiện kịp thời những tài liệu có nguy cơ
bị hỏng và có kế hoạch khôi phục, ngăn chặn sự lây lan. Tổ chức khoa học tài
liệu còn là cơ sở cho việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác
quản lý tài liệu lưu trữ đạt hiệu quả. Thể hiện là công việc tra tìm ở nội bộ và
mạng Lan diện rộng có thể phục vụ nhiều độc giả cùng khai thác…
Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là phục vụ công tác nghiên
cứu, khai thác, sử dụng tài liệu vào mục đích phát triển kinh tế, xã hội, lịch sử
và an ninh quốc gia. Tài liệu được thu thập đầy đủ có thành phần, nội dung đa
dạng, phong phú, hồ sơ được lập hoàn thiện, chất lượng sẽ phục vụ hiệu quả
hoạt động quản lý cũng như các nhu cầu khác. Từ đó góp phần nâng cao nhận
thức về vai trò, ý nghĩa của tài liệu, cũng như ý thức bảo vệ tài liệu lưu trữ
của cán bộ.
Với ý nghĩa quan trọng đó, việc tổ chức khoa học tài liệu luôn là vấn đề
cấp thiết đối với các kho lưu trữ nói chung và kho lưu trữ cấp tỉnh nói riêng,
đòi hỏi các cấp quản lý và cán bộ trực tiếp làm công tác lưu trữ phải nhận
thức được đầy đủ và nghiên cứu các biện pháp nhằm góp phần tổ chức khoa
học tài liệu lưu trữ nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.