Tổ chức lưu trữ và khai thác nguồn tư liệu phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ báo chí của phóng viên tại một số toà soạn báo ở Hà Nội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN


HÀ THỊ TÚ ANH



Tổ chức lưu trữ và khai thác nguồn tư liệu
phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ báo chí
của phóng viên tại một số toà soạn báo ở
Hà Nội

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC VÀ TƯ LIỆU HỌC
Người hướng dẫn: TS. VŨ THỊ PHỤNG






HÀ NỘI - 2002

1

MỤC LỤC
Trang
Lời nói đầu 3
Chương I : Giới thiệu khái quát về toà soạn báo và đặc điểm
hoạt động nghiệp vụ của phóng viên báo chí. 14
1.1.Chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động của các toà soạn

báo. 14
1.2.Đặc điểm hoạt động nghiệp vụ và vai trò của phóng viên báo
chí. 35
Chương II : Tình hình lưu trữ và tổ chức khai thác các nguồn
tư liệu phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ của phóng viên tại một số
toà soạn báo ở Hà Nội. 47
2.1. Tình hình lưu trữ tư liệu tại các toà soạn báo (Qua khảo sát
thực tế tại Báo Nhân dân, Báo Lao động, Báo Hà Nội mới, Thời báo
kinh tế Việt Nam và Báo ảnh Việt Nam). 47
2.1.1. Các loại văn bản, tài liệu được lưu trữ tại các toà soạn báo. 47
2.1.2. Quy định của các toà soạn báo về lưu trữ tư liệu. 64
2.1.3.Các biện pháp tổ chức công tác lưu trữ tư liệu tại các toà soạn
báo. 66
2.2. Tình hình tổ chức khai thác nguồn tư liệu tại các toà soạn báo. 75
2.2.1. Nhu cầu của phóng viên trong việc khai thác thông tin từ các
nguồn tư liệu. 75
2.2.2. Quy định của các toà soạn báo về việc khai thác tư liệu. 88

2
2.2.3. Tình hình tổ chức khai thác thông tin tư liệu phục vụ cho hoạt
động nghiệp vụ của phóng viên tại các toà soạn báo. 90
2.2.4. Nhận xét chung. 94
Chương III : Tổ chức lưu trữ và khai thác nguồn tư liệu để
phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ của phóng viên tại các toà soạn
báo 96
3.1. Các biện pháp tổ chức lưu trữ tư liệu tại toà soạn báo. 96
3.2. Các biện pháp tổ chức khai thác nguồn tư liệu phục vụ cho hoạt
động nghiệp vụ của phóng viên tại toà soạn báo. 118
Kết luận 125
Phụ lục 128

Tài liệu tham khảo 138

3
Lời nói đầu
1. Mục đích, ý nghĩa và sự cấp thiết của đề tài
Trong vài chục năm trở lại đây, cuộc cách mạng khoa học và công nghệ,
cũng như sự phát triển nhanh chóng của các lĩnh vực kinh tế, văn hoá, xã hội đã
làm cho các phương tiện truyền thông đại chúng như báo chí, đài phát thanh,
truyền hình thực sự trở thành một lực lượng vô cùng quan trọng trong đời sống
xã hội hiện nay. Nó làm thay đổi diện mạo cuộc sống hiện đại, ảnh hưởng đến
chất lượng sống, lối sống của từng con người, tác động đến từng khía cạnh, bình
diện của xã hội.
Ở Việt Nam, đặc biệt là từ khi tiến hành công cuộc đổi mới đến nay, các cơ
quan báo chí đã có những phát triển mới cả về số lượng và chất lượng, về nội
dung và hình thức. Hiện nay cả nước có 490 cơ quan báo chí với hơn 645 ấn
phẩm. Lượng phát hành hàng năm trên 550 triệu bản. Mức hưởng thụ bình quân
là 7,07 bản báo/người/năm. [21]
Có thể nói, trong những năm qua, báo chí Việt Nam đã đóng góp tích cực
vào thành tựu chung của đất nước, thực hiện tốt vai trò là cơ quan tuyên truyền
của Đảng và Nhà nước, là diễn đàn của nhân dân, tạo ra bầu không khí dân chủ
cởi mở trong xã hội; thoã mãn ngày càng tốt hơn nhu cầu thông tin, văn hoá của
nhân dân; giáo dục truyền thống dân tộc và truyền thống cách mạng; đề cập và
tham gia tích cực các hoạt động xã hội từ thiện, xoá đói giảm nghèo, khuyến
khích tài năng, đấu tranh chống tiêu cực, tham nhũng và các tệ nạn trong xã hội.
Báo chí là loại hình hoạt động thông tin chính trị-xã hội với tính chất nghề
nghiệp sáng tạo. Mỗi cơ quan báo chí hoạt động trên một lĩnh vực cụ thể, có
không gian địa lý và đối tượng riêng. Toà soạn báo là cơ quan quản lý và điều

4
hành hoạt động của một tờ báo. Làm việc trong tờ soạn báo có Ban lãnh đạo toà

soạn, các phóng viên, các biên tập viên và một số cán bộ hành chính khác.
Tuy nhiên hiệu quả hoạt động của cơ quan báo chí phụ thuộc nhiều vào
trình độ tay nghề, khả năng tư duy, lý luận, lượng tri thức sâu rộng và khả năng
nắm bắt nhanh nhạy những biến động trong xã hội của phóng viên báo chí.
Thông qua quá trình hoạt động nghiệp vụ của mình, các phóng viên báo chí khai
thác, xử lý tư liệu một cách tốt nhất nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin đa dạng,
phong phú của xã hội.
Người phóng viên trong toà soạn báo là một “mảnh” trong tấm gương lớn
phản ánh hoạt động truyền thông của tờ báo. Bản lĩnh chính trị, năng lực chuyên
môn, phẩm chất đạo đức quyết định khả năng phát hiện vấn đề, vụ việc trong đời
sống xã hội và chuyển tải, thể hiện những vấn đề, sự việc, dưới hình thức các tin,
bài trên báo. Mỗi tờ báo khẳng định uy tín trong xã hội và bạn đọc chính là từ
những tin, bài của phóng viên.
Do đặc trưng nghề nghiệp, phóng viên báo chí luôn luôn hoạt động độc lập,
bằng nghiệp vụ của mình họ phải xông xáo đi đến nhiều nơi, đôi khi đối đầu với
những khó khăn vất vả và cả sự nguy hiểm để tìm cách khai thác tư liệu một
cách nhanh nhất và chính xác nhất. Hiện nay khi mà thông tin đang được quốc
tế hoá, các phương tiện thông tin đại chúng đã và đang phá vỡ những biên giới
quốc gia truyền thống, thu hẹp dần khoảng không gian địa lý trên quy mô toàn
cầuthì nhu cầu thông tin của mọi người ngày càng cao cả về lượng và chất. Sự
sống còn của một tờ báo phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng tin, bài. Do vậy
nhiệm vụ khai thác thông tin, xử lý thông tin qua các tư liệu, tài liệu của phóng
viên báo chí cũng trở nên nặng nề hơn khi phải cạnh tranh gay gắt với các tờ báo
khác để thu hút độc giả.

5
Là một cán bộ đang công tác ở Thời báo kinh tế Việt Nam, trong thời gian
qua tôi đã có dịp đến làm việc và khảo sát tại một số toà soạn báo ở Hà Nội.Qua
khảo sát thực tế, chúng tôi thấy các toà soạn báo đã có sự quan tâm nhất định
đến nhu cầu khai thác thông tin của các lãnh đạo toà soạn, các phóng viên, biên

tập viên. Hiện nay ở các toà soạn báo (nơi chúng tôi đến khảo sát) đều có hai bộ
phận lưu trữ và bảo quản các thông tin, tư liệu :
- Bộ phận hành chính lưu trữ và bảo quản các văn bản quản lý hành chính
(công văn đi và công văn đến) để phục vụ cho hoạt động quản lý.
- Bộ phận tư liệu - thư viện lưu trữ và bảo quản các loại sách đã xuất bản
và các loại tư liệu khác như: các số báo đã phát hành của toà báo, các số liệu
thống kê biểu mẫu, biểu đồ; hồ sơ tác giả Những tư liệu được lưu trữ ở bộ phận
này không chỉ phục vụ cho lãnh đạo toà soạn mà còn phục vụ đắc lực cho hoạt
động nghiệp vụ báo chí (hoạt độngviết và biên tập tin, bài ) của các phóng viên
biên tập viên.
Cũng do yêu cầu của công việc, tôi đã có dịp gặp gỡ và trao đổi với một số
phóng viên đang làm việc ở các toà soạn báo khác nhau ở Hà nội. Qua tiếp xúc
và tìm hiểu, tôi nhận thấy các phóng viên báo chí rất quan tâm và thường xuyên
phải khai thác, sưu tầm các loại tư liệu, tài liệu để phục vụ cho việc viết tin, bài.
Các tư liệu và tài liệu mà phóng viên thường sưu tầm và khai thác là các văn bản
pháp luật của Nhà nước, các báo cáo sơ kết, tổng kết, báo cáo chuyên đề của các
cơ quan và tài liệu thu thập được từ thực tế ở địa phương, cơ sở, tư liệu ảnh
Trong khi đó, một thực tế phổ biến hiện nay là các toà soạn báo thường
quan tâm nhiều hơn đến chất lượng bài viết và số lượng bài mà phóng viên cần
nộp chứ chưa thật quan tâm và đầu tư đúng mức đến việc tổ chức lưu trữ và tạo
điều kiện thuận lợi cho các phóng viên khai thác các nguồn tư liệu phục vụ cho

6
hoạt động nghiệp vụ báo chí. Tình hình này ít nhiều đã làm ảnh hưởng đến hoạt
động cũng như chất lượng tin, bài của các phóng viên. Chính vì vậy, tôi đã mạnh
dạn chọn vấn đề : “Tổ chức lưu trữ và khai thác nguồn tư liệu tại các toà soạn
báo ở Hà nội phục vụ hoạt động nghiệp vụ của phóng viên ” làm đề tài luận văn
cao học của mình.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu của đề tài là : khảo sát tình hình lưu trữ và tổ chức khai thác tư

liệu phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ của phóng viên báo chí tại một số toà soạn
báo ở Hà Nội và đề xuất những biện pháp giúp cho các toà soạn báo tổ chức tốt
công tác lưu trữ và khai thác tư liệu.
3. Phạm vi nghiên cứu
Để phục vụ cho nghiên cứu của đề tài, tôi đã chọn một số toà báo tại Hà
Nội như: Báo Nhân dân, Báo Lao động, Báo Hà nội mới, Thời báo kinh tế Việt
nam và Báo ảnh Việt Nam để tiến hành khảo sát thực tế tình hình lưu trữ và khai
thức tư liệu phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ của phóng viên báo chí. Sở dĩ tôi
chọn 5 toà soạn báo trên là do những lý do sau đây :
- Báo Nhân dân là cơ quan ngôn luận của Đảng cộng sản Việt Nam. Đây là
tờ báo lớn nhất ở nước ta với một lượng độc giả đông đảo là các cán bộ, đảng
viên và quần chúng nhân dân từ trung ương đến địa phương cùng đội ngũ
phóng viên giỏi và hoạt động quản lý tại toà soạn báo được đánh giá là có hiệu
quả cao.
- Báo Lao động là tờ báo của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, là tiếng
nói của giai cấp công nhân, nông dân và quần chúng nhân dân lao động. Đặc
điểm nổi bật của tờ báo là tính xã hội cao thể hiện qua những bài viết sắc sảo
phản ánh nhiều vấn đề nóng hổi trong đời sống xã hội. Chính vì vậy đã Báo Lao

7
động đã thu hút được đông đảo độc giả ở mọi tầng lớp từ trí thức đến quần
chúng nhân dân lao động và kiều bào ở nước ngoài.
- Thời báo kinh tế Việt Nam là một tờ báo chuyên ngành kinh tế của Hội
kinh tế Việt nam mới ra đời từ năm 1992. Tuy vậy Thời báo kinh tế Việt nam đã
khẳng định uy tín của mình với độc giả bằng những tin, bài về kinh tế mang tính
chiến lược. Đây là tờ báo không thể thiếu được của các doanh nghiệp Việt nam
và nước ngoài.
- Báo ảnh Việt nam là một tờ báo khá đặc biệt, trong đó mọi thông tin chính
trị, kinh tế, văn hoá, xã hội được phản ánh chân thực và sinh động bằng ảnh.
- Báo Hà Nội mới là một tờ báo địa phương tiêu biểu, có nhiệm vụ phản

ánh mọi vấn đề về chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội của Hà Nội nói riêng và Thủ
đô nói chung cũng như phản ánh tâm tư, nguyện vọng của nhân dân thủ đô trong
công cuộc xây dựng và đổi mới đất nước.
Trong điều kiện thời gian cho phép, năm địa điểm khảo sat trên đây tuy
chưa nhiều, nhưng phần nào giúp chúng tôi có một nhận thức khái quát về tình
hình tổ chức lưu trữ và khai thác các nguồn tư liệu phục vụ cho hoạt động
nghiệp vu của phóng viên báo chí ở các toà soạn báo nói chung.
Mặt khác, như đã trình bày ở trên, trong các toà soạn báo có hai bộ phận lưu
trữ các nguồn thông tin, tư liệu, nhưng luận văn của chúng tôi chỉ đi sâu khảo sát
việc lưu trữ và tổ chức khai thác các nguồn tư liệu ở bộ phận tư liêu-thư viện
nhằm phục vụ hoạt động nghiệp vụ của phóng viên. Vấn đề lưu trữ tư liệu hành
chính không thuộc phạm vi nghiên cứu của đề tài.
4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Cho đến nay đã có nhiều bài viết, sách, giáo trình và luận văn tốt nghiệp đại
học của sinh viên có liên quan đến nội dung của đề tài lưu trữ và tổ chức khai

8
thác tư liệu ở một số toà soạn. Dưới đây chúng tôi xin điểm qua những công
trình chính của một số tác giả đã nghiên cứu về những vấn đề trên.
a. Một số sách, giáo trình về nghiệp vụ báo chí
- Năm 1995, cuốn giáo trình: “ Cơ sở lý luận báo chí truyền thông” của
nhóm tác giả Dương Xuân Sơn, Đinh Hường, Trần Quang đã ra đời trong đó các
tác giả đề cập đến rất nhiều vấn đề liên quan đến nghiệp vụ báo chí như : nêu rõ
tầm quan trọng của các phương tiện truyền thông đại chúng nói chung và báo
chí nói riêng trong đời sống xã hội, trong sự nghiệp phát triển của đất nước. Nội
dung chính của cuốn sách là đề cập đến các khái niệm về loại hình báo chí, chức
năng và đặc trưng của báo chí, giới thiệu khái quát về nghiệp vụ của nhà báo,
bao gồm những vấn đề về phẩm chất nghề nghiệp, kỹ năng nghề nghiệp và vai
trò của nhà báo trong xã hội.
Tuy nhiên, như các tác giả đã nhận định trong chương mở đầu : “ các loại

sách, tài liệu, công trình nghiên cứu về truyền thông đại chúng còn ít ỏi và sự
hạn chế về mặt lý luận dẫn đến sự hụt hẫng về cơ sở lý luận nghiệp vụ nên hệ
thống những phạm trù, khái niệm đơn giản, nguyên tắc cơ bản của hoạt động báo
chí cũng chưa được các nhà báo quan niệm thống nhất”. Do vậy nội dung cuốn
sách mới chỉ dừng ở mức độ giới thiệu khái quát về những hoạt động liên quan
đến loại hình báo chí chưa đề cập sâu đến nghiệp vụ báo chí và việc lưu trữ tư
liệu trong quá trình hoạt động nghiệp vụ của phóng viên.
- Thời gian gần đây có một số tác giả đã đề cập sâu hơn đến nghiệp vụ viết
báo như cuốn “Làm báo “Lý thuyết và thực hành” của tác giả Trần Quang.
Trong cuốn sách, tác giả đã đề cập đến phương pháp viết bài theo từng thể loại
nghệ thuật cụ thể như bút ký, ký sự, ký chân dung, phóng sự, ghi nhanh, trào

9
phúng và lý giải một số vấn đề về báo chí và báo chí học cũng như vai trò của
nhà báo trong xã hội.
Nói chung cuốn sách cũng mới chỉ dừng ở việc làm rõ những đặc điểm của
một số thể loại báo chí và những vấn đề lý luận báo chí trong thời kỳ mới, chưa
chưa đề cập sâu đến những kỹ năng thu thập tư liệu và lưu trữ tư liệu của các
phóng viên và việc tổ chức lưu trữ tư liệu trong toà soạn báo.
- Nhà báo Hữu Thọ, với thâm niên 40 năm làm báo cũng viết một cuốn
sách với nhan đề “Công việc của người viết báo”. Bằng những kinh nghiệm làm
báo thực tế, tác giả đi sâu vào một số vấn đề cụ thể về kỹ năng làm báo như thu
thập thông tin, xử lý thông tin và phong cách, phẩm chất đạo đức nghề nghiệp
của nhà báo cũng như những suy nghĩ, những ý kiến của cá nhân ông về vấn đề
báo chí Việt nam hiện nay. Tác giả cũng nêu một số ý kiến ngắn gọn về tầm
quan trọng của việc lưu trữ tư liệu của phóng viên báo chí, nhưng đó mới chỉ là
những kinh nghiệm của bản thân chưa đưa ra những giải pháp cụ thể.
- Luận văn tốt nghiệp đại học của sinh viên Nguyễn Mạnh Hà - khoa báo
chí : “ảnh báo chí đặc điểm và thể loại”, nội dung chính của luận văn đề cập đến
tầm quan trọng của ảnh báo chí, khái niệm và đặc điểm riêng của ảnh báo chí so

với các loại ảnh nghệ thuật. ảnh báo chí cũng là một loại tư liệu không thể thiếu
được trong hoạt động báo chí. Do vậy luận văn này cũng giúp chúng tôi rất nhiều
trong việc hiểu thêm về những đặc điểm riêng của loại tư liệu ảnh báo chí trong
đề tài của mình. Tuy vậy do giới hạn của đề tài, nên luận văn của Nguyễn Mạnh
Hà chưa đề cập đến việc lưu trữ và khai thác tư liệu ảnh báo chí.
b. Một số sách, giáo trình, bài viết về nghiệp vụ lưu trữ
- Đối với vấn đề về nghiệp vụ lưu trữ, chúng tôi không thể không nhắc đến
cuốn giáo trình của ngành lưu trữ : “ Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ”, được

10
biên soạn từ những năm 1980 do nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn
Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm của Trường Đại học Tổng hợp
Hà nội (cũ), nay là Khoa Lưu trữ và Quản trị văn phòng - Trường Đại học khoa
học xã hội và Nhân văn.
Nội dung của giáo trình trên trình bày có hệ thống những vấn đề cơ bản của
lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, bao gồm các vấn đề về phương pháp luận,
lý luận và phương pháp tổ chức khoa học, tổ chức sử dụng và bảo quản tài liệu,
cùng nhiều vấn đề khác. Cuốn giáo trình này đã giúp chúng tôi rất nhiều về
chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ và áp dụng vào việc nghiên cứu đề ra những giải
pháp lưu trữ tư liệu trong các toà soạn báo. Nhưng trong giáo trình chưa đề cập
đến nguồn tư liệu ở các cơ quan báo chí để tiến hành thu thập, bảo quản và tiến
hành tổ chức lưu trữ và khai thác một chác có hiệu quả.
- Bài viết của tác giả Đào Xuân Chúc, đăng trên tạp chí Văn thư-lưu trữ số
3 tháng 9/1985 với nhan đề : “Những tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu ảnh lưu
trữ”. Nội dung bài viết là những ý kiến của tác giả về các tiêu chuẩn chung xác
định giá trị tài liệu ảnh để lưu trữ đặc biệt là ảnh báo chí được hình thành tại cơ
quan báo chí và truyền thông.
Luận văn tốt nghiệp của sinh viên Trần Thị Hương về đề tài : “Tìm hiểu
việc lưu trữ tài liệu là các bài báo cắt rời tại Thông tấn xã Việt nam” - Khoa
Lưu trữ và Quản trị văn phòng năm 2000. Qua việc tìm hiểu, tác giả đã nhận

thấy việc lưu trữ các bài báo cắt rời đã có từ lâu trong hệ thống lưu trữ thế giới
và rất phát triển. Do vậy, nội dung chính của luận văn là đặt ra vấn đề lưu trữ tư
liệu là các bài báo cắt rời tại các cơ quan báo chí. Mặc dù luận văn chỉ giới hạn
trong việc lưu trữ tư liệu là các bài báo cắt rời của Thông tấn xã Việt nam ,

11
nhưng cũng giúp chúng tôi một phần trong việc nghiên cứu phương hướng lưu
trữ các tư liệu nói chung được sản sinh trong toà soạn báo.
Trên đây là những nét chính của lịch sử nghiên cứu vấn đề, qua đó chúng
tôi cũng nhận thấy rằng công tác lưu trữ nói chung và lưu trữ tư liệu ở các cơ
quan báo chí nói riêng mới chỉ được các nhà nghiên cứu đề cập rất ít hoặc ở một
vài khía cạnh. Do vậy, có thể nói chưa có một công trình nghiên cứu về vấn đề
này trong thời gian. Tuy vậy, các công trình nghiên cứu trên là những cơ sở lý
luận và thực tiễn để chúng tôi tham khảo và vận dụng vào luận văn của mình.
5. Đối tượng nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu là các loại tư liệu phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ
của phóng viên báo chí như : các loại văn bản pháp luật, bài viết của các phóng
viên đã từng đăng trên các báo, tài liệu ghi chép những thông tin thu được từ
thực tế địa phương cơ sở, các báo cáo sơ kết, tổng kết hội nghị, tư liệu ảnh do
phóng viên thu thập được.
- Tình hình tổ chức lưu trữ và khai thác các nguồn tư liệu ở một số toà báo
như Báo Nhân dân, Báo Lao động, Thời báo kinh tế Việt nam, Báo Hà Nội mới,
Báo ảnh Việt nam.
- Các giải pháp cho việc tổ chức khai thác nguồn tư liệu tại một số toà soạn
báo ở Hà Nội.
6. Phương pháp nghiên cứu
Trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa Mác-Lênin, vận dụng đúng đắn
các nguyên tắc của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử,
chúng tôi còn vận dụng các phương pháp của khoa học lịch sử, phương pháp
luận lưu trữ học, phương pháp điều tra, phỏng vấn để khảo sát thực tế tình hình

lưu trữ và khai thác tư liệu tại các toà soạn báo, qua đó đề xuất những biện pháp

12
hữu hiệu giúp cho các cơ quan báo chí nói trên tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt
động nghiệp vụ của phóng viên báo chí .
7. Đóng góp mới của luận văn
- Đây là công trình đầu tiên khảo sát về việc khai thác và sử dụng các
nguồn tư liệu của các phóng viên báo chí.
- Công trình này cũng phản ánh khái quát tình hình lưu trữ và tổ chức khai
thác tư liệu ở một số toà soạn báo in và báo ảnh Việt nam.
- Nội dung của luận văn cũng đưa ra những giải pháp cho toà soạn báo
trong việc lưu trữ và khai thác tư liệu tốt hơn để phục vụ cho hoạt động nghiệp
vụ của phóng viên báo chí.
- Kết quả nghiên cứu có thể giúp các toà soạn báo trong việc xác định và
hướng dẫn các phóng viên, biên tập viên thu thập, sưu tầm, lưu trữ và tra tìm
thông tin tư liệu. Đồng thời giúp cho các cơ quan đào tạo phóng viên báo chí
như: Khoa báo chí Trường Đại học Quốc gia Hà Nội, Phân viện Báo chí Tuyên
truyền đưa ra những vấn đề lý luận và thực tiễn trong việc sử dụng và khai thác
tư liệu cho hoạt động nghiệp vụ của phóng viên.
8. Bố cục luận án
Ngoài Lời mở đầu và Kết luận, nội dung chính của Luận văn gồm có 3
chương, bao gồm :
Chương I : Giới thiệu khái quát về toà soạn báo và đặc điểm hoạt động của
phóng viên báo chí.
Chương II : Tình hình lưu trữ và tổ chức khai thác các nguồn tư liệu phục
vụ cho hoạt động nghiệp vụ của phóng viên tại một số toà soạn báo.
Chương III : Tổ chức lưu trữ và khai thác nguồn tư liệu để phục vụ cho
hoạt động nghiệp vụ của phóng viên báo chí.

13

Cuối luận văn này còn có phần Phụ lục, giới thiệu một số loại tư liệu mà
các phóng viên thường sử dụng để viết tin bài.
Phụ lục
Do điều kiện thời gian có hạn, chúng tôi mới chỉ tập trung địa bàn khảo sát
ở một số toà soạn báo viết ở Hà nội. Tôi hy vọng trong tương lai, nếu có điều
kiện chúng tôi sẽ tiếp tục khảo cứu sâu thêm về vấn đề này ở nhiều cơ quan báo
chí khác với nhiều loại hình khác nhau như đài phát thanh, đài truyền hình. Từ
đó mở ra những hướng mới nhằm tìm ra những biện pháp tốt nhất trong việc
lưu trữ và khai thác tư liệu phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ phóng viên báo chí
trong cả nước.
Để hoàn thành tốt luận án này, tôi vô cùng biết ơn cô giáo-Tiến sỹ Vũ Thị
Phụng, người đã trực tiếp hướng dẫn luận văn và các thày, cô giáo Khoa Lưu trữ
và Quản trị văn phòng-Trường Đại học khoa học Xã hội và Nhân văn đã dạy dỗ
tôi trong những năm tháng học tại khoa. Đồng thời tôi cũng xin chân thành cảm
ơn các phóng viên, biên tập viên và bạn bè tại Báo Nhân dân, Báo Lao động,
Báo Hà nội mới, Báo Quân đội nhân dân, Thời báo kinh tế Việt nam, Báo ảnh
Việt Nam đã hết lòng giúp tôi trong quá trình khảo sát thực tế tại các toà soạn để
thu thập tư liệu phục vụ cho đề tài.

Hà Nội, ngày 15/11/2002
Tác giả


14
Chương I: Giới thiệu khái quát về toà soạn báo và đặc điểm hoạt động
nghiệp vụ của các phóng viên báo chí.
1.1. Chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động của các toà soạn báo:
Báo Nhân dân, Báo Lao động, Thời báo kinh tế Việt Nam, Báo Hà Nội mới,
Báo ảnh Việt Nam.
1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của các toà soạn Báo Nhân

dân, Báo Lao động, Thời báo kinh tế Việt Nam, Báo Hà Nội mới, Báo ảnh Việt
Nam
Như chúng ta đã biết, các toà soạn báo nói trên đều là những cơ quan truyền
thông đại chúng. Các cơ quan truyền thông đại chúng này đã ra đời và phát
triển gắn liền với sự phát triển của xã hội và bị chi phối trực tiếp bởi hai yếu tố
là nhu cầu thông tin giao tiếp và kỹ thuật-công nghệ thông tin. Truyền thông đại
chúng chỉ phát triển và thực hiện được khi con người phát minh và chế tạo ra
các ra phương tiện in ấn, kỹ thuật phát thanh, truyền hình, máy tính điện tử
Căn cứ vào tính chất kỹ thuật và phương thức thực hiện, người ta chia các cơ
quan truyền thông đại chúng thành các loại hình như : Báo in(báo viết), Báo nói
(đài phát thanh), Báo hình (truyền hình), Sách, Internet
Để phục vụ cho việc nghiên cứu đề tài này, chúng tôi đã tiến hành khảo sát
thực tế tại năm toà soạn báo: Báo Nhân dân, Báo Lao động, Báo Hà Nội mới,
Báo ảnh Việt Nam, Thời báo kinh tế Việt Nam ở Hà Nội. Điểm chung của các
cơ quan báo chí nói trên là đều cùng một loại hình truyền thông đại chúng đó là:
Báo in (hay còn gọi là báo viết). Tác giả Tạ Ngọc Tấn trong cuốn Truyền thông
đại chúng cho rằng: “Báo in là những ấn phẩm định kỳ chuyển tải nội dung
thông tin mang tính thời sự được phát hành rộng rãi trong xã hội”.[22, 81].

15
Trước khi giới thiệu khái quát về các toà soạn báo, chúng tôi xin trình bày
những nét chính về đặc điểm chung của loại hình truyền thông này, cụ thể là :
+ Thứ nhất, báo in phản ánh thông tin qua văn bản in (ấn phẩm)
Đặc điểm chung của báo in là chuyển tải nội thông tin thông qua văn bản in
gồm chữ in, hình vẽ, tranh ảnh, sơ đồ, biểu đồ Toàn bộ nội dung thông tin của
sản phẩm báo chí xuất hiện đồng thời trước mắt người đọc. Do vậy báo in có
những ưu điểm riêng so với các loại hình thông tin đại chúng khác như : người
đọc hoàn toàn có thể chủ động trong việc tiếp nhận thông tin, lựa chọn trình tự
đọc, tốc độ đọc, cách thức đọc và có thể đọc kỹ những nội dung quan trọng. Nhà
báo có thể trình bày, lý giải các thông tin có nội dung phong phú, với những mối

quan hệ đan chéo, chồng chất mà người đọc vẫn có thể hiểu được. Đặc điểm này
khiến cho báo in có thể chuyển tải những thông tin mang nội dung sâu sắc, phức
tạp.
Nguồn thông tin trên báo in phải bảo đảm độ chính xác cao bởi đó là “giấy
trắng mực đen”. Các thông tin in trên báo đều có thể được người đọc lưu lại, giữ
lại để xác minh, so sánh, đối chiếu. Sự tiếp nhận thông tin từ báo in là quá trình
chủ động nên đòi hỏi người đọc phải tập trung cao độ, vì thế nó làm tăng khả
năng ghi nhớ, giúp độc giả nhận thức sâu sắc các sự kiện, các vấn đề mà báo
chí phản ánh.
Việc lưu giữ báo in rất đơn giản, thuận tiện, phù hợp với thói quen của
người đọc. Do đó báo in trở thành nguồn tư liệu quý giá đối với bạn đọc. Nguồn
tư liệu đó có thể được lưu giữ lâu dài nguyên bản hoặc lưu giữ riêng những tin
tức bài vở quan trọng, có thể trở thành dẫn liệu, minh chứng trong các công trình
nghiên cứu khoa học, lịch sử.
+ Thứ hai, báo in phát hành theo định kỳ

16
Phát hành báo theo định kỳ là sự xuất hiện đều đặn và cố định của sản
phẩm báo chí. Định kỳ của báo có nhiều loại khác nhau : hàng ngày, hàng tuần,
hàng tháng và hai, ba tháng. Ví dụ : cứ 6 giờ sáng là bạn đọc có thể mua Báo Hà
Nội mới tại các sạp báo từ thứ hai đến thứ bảy hàng tuần. Nếu tính định kỳ bị phá
vỡ thì độc giả sẽ đi tìm ấn phẩm báo chí khác để thoả mãn nhu cầu thông tin của
mình.
+ Thứ ba, báo in có tính thời sự
Đặc điểm này có ở cả báo nói và báo hình, ở báo in tính thời sự trong nội
dung thông tin là sự phản ánh nhanh những sự kiện, những vấn đề xuất hiện,
nảy sinh trong xã hội ở nhiều lĩnh vực khác nhau và được mọi người quan tâm.
Sản phẩm báo chí được phát hành rộng rãi trong xã hội, phục vụ đông đảo quần
chúng nhân dân, tuy nhiên mỗi tờ báo vẫn có từng loại đối tượng riêng. Ví dụ :
Báo Nhân dân dành cho các cán bộ, đảng viên và tất cả những ai quan tâm đến

những vấn đề chính trị, xã hội trong và ngoài nước; Thời báo kinh tế Việt Nam
chủ yếu dành cho các nhà nghiên cứu kinh tế, các doanh nghiệp, các tập đoàn
kinh tế lớn trong và ngoài nước.
Căn cứ vào nội dung thông tin và kỳ hạn phát hành báo, người ta chia
báo in thành các loại : nhật báo (báo ra hàng ngày), tuần báo (báo ra theo định
kỳ một tuần), báo tháng ( nửa tháng hay một tháng, hai tháng ra một kỳ).
1.1.1.1. Chức năng của Báo Nhân dân, Báo Lao động, Báo Hà nội mới,
Thời báo kinh tế Việt Nam, Báo ảnh Việt Nam
Có thể nói, năm cơ quan thông tin đại chúng trên đây hiện đang phát hành
những sản phẩm báo chí có uy tín trong làng báo chí Việt Nam. Những cơ quan
báo chí này hoạt động dưới sự lãnh đạo của Đảng, sự quản lý của Nhà nước và
trong khuôn khổ pháp luật. Mặc dù có sự khác nhau về nội dung thông tin và đối

17
tượng phục vụ, nhưng tất cả năm toà soạn báo nói trên đều có những chức năng
cơ bản sau đây :
- Thứ nhất là chức năng thông tin: từ khi sinh ra con người đã có nhu cầu
thông tin-giao tiếp và thực sự đó là nhu cầu thiết yếu của đời sống xã hội. Nhu
cầu thông tin của con người thể hiện ở 3 vấn đề :
+ Muốn biết những thông tin có liên quan
+ Muốn được tiếp cận với các nguồn thông tin
+ Muốn thông báo những thông tin mà mình biết cho người khác.
Báo chí ra đời đã thoả mãn nhu cầu thông tin của con người. Thực hiện
chức năng này, các cơ quan báo chí nói chung và toà soạn các báo : Nhân dân,
Lao động, Thời báo kinh tế Việt nam, Hà Nội mới, Báo ảnh Việt nam nói riêng
thực sự đã trở thành công cụ thực hiện dân chủ hoá đời sống xã hội, góp phần
“thực hiện quyền tự do báo chí và bảo đảm quyền tự do báo chí, tự do ngôn luận
trên báo chí của công dân theo quy định của pháp luật Việt Nam”.[12]
Các cơ quan báo chí là một trong những phương tiện truyền thông đắc lực
có thể chuyển tải nhanh chóng những thông tin đến từng thành viên trong xã hội

và mang tới cho mọi người những tri thức sâu sắc, những vốn hiểu biết phong
phú trở thành cầu nối các mối quan hệ giữa những con người với nhau. Qua đó
báo chí đã thực hiện tốt chức năng tư tưởng là hướng dẫn và hình thành dư luận
xã hội một cách tích cực, đúng đắn trên cơ sở thông tin được phản ánh thường
xuyên, trung thực , phong phú về các sự kiện thời sự cũng như yêu cầu, nguyện
vọng của nhân dân. Báo chí còn là diễn đàn dân chủ để trao đổi thông tin, kinh
nghiệm của nhân dân.

18
- Chức năng thứ hai là tuyên truyền các chủ trương, đường lối, chính sách
của Đảng và Nhà nước, góp phần định hướng dư luận, lành mạnh hoá xã hội, cổ
vũ các cơ quan, tổ chức, nhân dân.
Có thể nói, báo chí là một trong những phương tiện thông tin đại chúng
quan trọng để tuyên truyền, hướng dẫn, giải thích các chủ trương, chính sách
của Nhà nước. Nó không chỉ truyền đạt mà còn thuyết phục, giải thích chỉ ra
cách thức thực hiện một cách sinh động, dễ hiểu. Là một kênh thông tin, là diễn
đàn dân chủ cho nhân dân tham gia thảo luận, góp ý kiến xây dựng những chính
sách sắp ban hành qua đó nâng cao ý thức trách nhiệm của công dân, giáo dục
pháp luật cho nhân dân; tạo điều kiện để nhân dân lao động tham gia giải quyết
các vấn đề chung của xã hội.
Các phương tiện truyền thông đại chúng nói chung và báo chí nói riêng
chính là phương tiện quan trọng, có sức mạnh đặc biệt to lớn trong việc tổ chức
thực hiện mục tiêu dân chủ hóa, góp phần định hướng dư luận, lành mạnh hoá
xã hội. Dư luận xã hội là thái độ, phản ứng của cộng đồng xã hội trước các sự
kiện mới. Các nhà hoạch định chính sách quản lý xã hội thường căn cứ vào dư
luận xã hội để sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện những chính sách mới cho phù hợp
với thực tế đời sống xã hội. Bên cạnh đó báo chí còn có ý nghĩa như một toà án
công luận, một loại quyền lực dân chủ của nhân dân để phát hiện, ngăn chặn
những biểu hiện tiêu cực, sai trái đồng thời biểu dương, động viên những nhân tố
tích cực góp phần lành mạnh hoá xã hội, ổn định xã hội.

Những điều này được thể hiện rõ trong các tôn chỉ, mục đích của các cơ
quan báo chí.

19
Ví dụ 1: trong Quyết định số 87/QĐ/TW của Ban Bí thư Trung ương Đảng
ngày 13-7-1994 ghi rõ : “Báo Nhân dân có chức năng thông tin, tuyên truyền cổ
động những nhiệm vụ chính trị của cách mạng Việt Nam do Đảng đề ra”.[24]
Ví dụ 2: Trong Giấy phép hoạt động báo chí của Bộ Văn hoá-Thông tin, số
606/GP-BVHTT, ngày 3/12/2001 cũng nêu rõ tôn chỉ mục đích của Báo Lao
động “Tuyên truyền chủ trương, chính sách của Đảng và nhà nước trong mọi
tầng lớp nhân dân, đặc biệt là người lao động; cổ vũ động viên phong trào thi
đua yêu nước, giáo dục cách mạng, đấu tranh chống tiêu cực tham nhũng và các
tệ nạn xã hội góp phần vào sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã
hội chủ nghĩa” .
- Chức năng văn hoá: chức năng này thể hiện ở chỗ thông qua các tin, bài
viết hóp phần nâng cao trình độ hiểu biết chung của nhân dân và phát huy những
giá trị văn hoá tốt đẹp, hình thành và không ngừng hoàn thiện lối sống tích cực
trong xã hội.
Nhằm nâng cao trình độ hiểu biết mọi mặt cho nhân dân, các cơ quan báo
chí sẽ cung cấp thông tin về những tri thức phổ thông có hệ thống; xã hội hoá
các kinh nghiệm sống; truyền bá những tri thức về các nền văn hoá các dân tộc
Bên cạnh đó báo chí còn đóng một vai trò tích cực trong việc giáo dục, phát
huy những giá trị văn hoá tốt đẹp, bao gồm những cái hay, cái đẹp trong nền văn
hoá tinh thần, sự hiểu biết về những giá trị sáng tạo của nhân dân qua các thời
đại, những tục lệ, lễ hội có ý nghĩa tích cực đối với đời sống xã hội, v.v Giáo
dục phát huy những giá trị văn hoá tốt đẹp, về mặt nào đó cũng chính là nâng cao
trình độ hiểu biết cho nhân dân và tạo cơ sở cho việc giáo dục, xây dựng một lối
sống tốt đẹp trong xã hội.

20

Ngoài ra, các cơ quan báo chí còn có những chức năng khác như chức năng
giải trí, dịch vụ nhưng trong phạm vi của đề tài, chúng tôi chỉ xin nêu một số
chức năng cơ bản trên.
1.1.1.2. Nhiệm vụ và tính đặc thù trong hoạt động của các toà soạn báo:
Nhân dân, Lao động, Hà nội mới, Thời báo kinh tế Việt Nam, Báo ảnh Việt
Nam
- Nhiệm vụ chính của các toà soạn báo :
Báo chí nước ta vừa là tiếng nói của các tổ chức, vừa là diễn đàn của nhân
dân như Luật báo chí đã khẳng định. Các cơ quan báo chí trên đều có chức
năng chung là cung cấp thông tin; tuyên truyền, cổ động những chủ trương,
chính sách của Đảng và Nhà nước và phản ánh kịp thời tình hình chính trị-kinh
tế, văn hoá -xã hội trong nước và quốc tế đến mọi tầng lớp nhân dân.
Trong cuốn Công việc của người viết báo - Nhà báo Hữu Thọ cho rằng :
“các cơ quan báo chí không giống một cơ quan quản lý của nhà nước cho dù nó
là tiếng nói của Đảng, của Nhà nước và diễn đàn của Nhân dân; tổ chức của một
cơ quan báo chí cũng không giống một cơ quan tuyên huấn mặc dù nó có một
nhiệm vụ chung là công tác văn hoá-tư tưởng; tổ chức một cơ quan báo chí cũng
không giống một doanh nghiệp, cho dù nó có nhiệm vụ hạch toán kinh
doanh”.[23, 423]
Như trên đã nói, với chức năng, nhiệm vụ và đặc thù riêng của công việc ,
nên hoạt động của cơ quan báo chí khác rất nhiều so với các cơ quan, hành
chính hay tổ chức doanh nghiệp . Là lực lượng xung kích trên mặt tư tưởng, văn
hoá, hoạt động của cơ quan báo chí gắn liền với chức năng thông tin và nhiệm
vụ: tuyên truyền, cổ động những chủ trương, chính sách của Đảng và phản ánh
đời sống chính trị, kinh tế, văn hoá-xã hội , là diễn đàn của nhân dân lao động;

21
Đảm bảo nhu cầu thông tin và quyền được thông tin của người dân. Vậy hoạt
động của tổ chức cơ quan báo chí có điểm gì khác biệt so với các cơ quan, tổ
chức khác trong xã hội? Để thực hiên tốt các chức năng trên, các toà soạn báo

được giao những nhiệm vụ cụ thể sau đây :
+ Định hướng và tổ chức việc viết tin, bài phù hợp với tôn chỉ, mục đích
của tờ báo.
Ngoài những chức năng chung của một cơ quan truyền thông đại chúng,
mỗi toà soạn báo đều hoạt động theo tôn chỉ mục đích riêng. Đây cũng chính là
kim chỉ nam cho Tổng biên tập, Phó tổng biên tập trong việc định hướng và tổ
chức cách viết tin, bài của phóng viên trong toà soạn báo. Tôn chỉ, mục đích hoạt
động của tờ báo nơi phóng viên công tác sẽ chi phối quá trình thu thập thông tin
và xử lý thông tin và viết tin, bài của họ. Loại tin này có hợp với tờ báo nơi họ
đang công tác hay không? Bài viết trên phải đăng ở báo nào mới phù hợp? v.v
Ví dụ : ở Thời báo kinh tế Việt nam, các loại thông tin về kinh tế như : các
chính sách về kinh tế của Đảng và Nhà nước, thời sự kinh tế, đầu tư, chứng
khoán, doanh nghiệp rất phù hợp. Đội ngũ phóng viên trong toà soạn cũng
được quán triệt nguyên tắc này trong quá trình làm việc.
Nhưng ở Báo Lao động công việc viết tin, bài của phóng viên lại hướng vào
mục tiêu là các tầng lớp người lao động với những chế độ, chính sách có liên
quan cụ thể như : đời sống, tiền lương, công đoàn, chế độ đãi ngộ, đấu tranh
chống tiêu cực phù hợp với tôn chỉ mục đích của tờ báo là tuyên truyền chủ
trương, chính sách của Đảng và Nhà nước trong mọi tầng lớp nhân dân, đặc biệt
là người lao động.
+ Quản lý và chịu trách nhiệm việc biên tập tin, bài : Biên tập tin bài trong
một toà báo là công việc “bếp núc” để tạo ra một sản phẩm báo chí. Thư ký toà

22
soạn Trần Duy Phương viết về công việc của mình trên Báo Lao động, ngày 14-
8-2002, nhân kỷ niệm 73 năm ngày xuất bản số báo đầu tiên : “Nôm na ra,
chúng tôi nhặt sạn, bỏ thóc ra khỏi “bữa ăn” của độc giả. Chúng tôi giúp những
hạt trắng trong trở thành bát cơm dẻo”. Tờ báo nào cũng có một đội ngũ biên
tập viên chuyên nghiệp hoặc đôi khi là những phóng viên giỏi cũng có thể biên
tập được. Không ai có thể phủ nhận vai trò của người biên tập trong công việc

biên tập tin, bài. Biên tập tin, bài là khâu cuối cùng vô cùng quan trọng quyết
định sản phẩm báo chí có được ra đời hay không và chất lượng như thế nào?
Nhà báo Nguyễn Uyển trong cuốn Xử lý thông tin - việc của nhà báo đã cho
rằng : Yêu cầu trước hết của những biên tập viên phải là những người có đầy đủ
tiêu chuẩn, phẩm chất chính trị, đạo đức nghề nghiệp, năng lực báo chí của một
phóng viên. Tuy nhiên do đặc trưng công việc là biên tập tin, bài nên họ phải có
kiến thức rất sâu rộng, có ý thức trách nhiệm cao, là người thức thời, mẫn cảm
với thời tiết chính trị và những diễn biến thực tế cuộc sống [21, 26]. Khi biên tập
tin, bài người biên tập viên thường phải tự hỏi : Tờ báo này là của ai, theo tôn chỉ
mục đích nào. Tin này có tính Đảng hay không? Có chân thật, khách quan hay
không?.v v
Để quản lý tốt công việc này, hàng tuần các Phó tổng biên tập, Trưởng ban
chuyên môn hoặc trong trường hợp cần thiết là Tổng biên tập phải họp giao ban
ở Ban Văn hoá Tư tưởng Trung ương để nghe những ý kiến chỉ đạo về nhiệm vụ
trong thời gian tới. Những vấn đề chính trị, kinh tế, văn hoá nhạy cảm; những
vấn đề thời sự kinh tế nóng hổi trong nước và quốc tế đều được họp bàn và đưa
ra phương hướng viết và biên tập tin bài sao cho phù hợp với chủ trương của
Đảng và tình hình thực tế . Những ý kiến chỉ đạo của cấp trên sẽ được phổ biến
cho các phóng viên, biên tập và các trưởng phó ban chuyên môn. Nếu không

23
quản lý chặt, đôi khi chỉ vì một câu bình chưa khách quan, một chi tiết trong
thông tin chưa được gọt dũa cẩn thận cũng có thể làm ảnh hưởng đến quan hệ
của hai quốc gia hoặc làm mất đi những bạn hàng lớn trong kinh doanh. Đã có
rất nhiều bài học thực tế về vấn đề này. Cách đây mấy năm, Công ty cổ phần đồ
hộp Hạ Long từng bị lao đao một phen vì có tờ báo nói rằng sản phẩm đồ hộp
của công ty kém chất lượng. Ngay lập tức nhiều khách hàng nước ngoài đã
ngừng nhập khẩu hàng, khiến công ty bị thiệt hại hàng trăm tỷ đồng.
Trong trường hợp báo chí đưa tin chưa chính xác thì Tổng biên tập, Phó
tổng biên tập là những người đầu tiên phải chịu trách nhiệm. Họ phải kiểm tra

lại thông tin, đính chính, xin lỗi hoặc nặng hơn phải ra toà vì những tin tức thất
thiệt đăng trên báo mình. Dưới chế độ ta đã từng có Tổng biên tập một tờ báo bị
tù viết sai sự thật: Theo (TTXVN) ngày 21-10-1998, Toà án nhân dân Hà nội
mở phiên toà công khai xét xử sơ thẩm vụ án hình sự đối với bị cáo Nguyễn
Hoài Linh, nguyên Tổng biên tập báo Doanh nghiệp về tội : “lạm dụng các
quyền tự do dân chủ xâm phạm lợi ích Nhà nước ” theo điều 205A Bộ luật hình
sự. Tổng biên tập Nguyễn Hoài Linh đã cử phóng viên đi điều tra, viết bài và
quyết định cho đăng lên báo Doanh nghiệp những thông tin về bốn con tàu mà
ngành Hải quan đã mua có nhiều nội dung sai sự thật, xâm phạm uy tín của
ngành này. Toà đã tuyên phạt bị cáo 12 tháng 13 ngày tù giam.
Nói chung các cơ quan báo chí luôn quan tâm tới công việc biên tập và
biên tập viên nói riêng. Quản lý tốt công việc biên tập tin, bài sẽ giúp cho lãnh
đạo toà soạn xử lý thông tin một cách chính xác nhất trước khi đưa sản phẩm báo
chí ra công chúng mà không làm trái với chức năng, nhiệm vụ của tờ báo và đi
ngược lại đường lối chủ trương của Đảng và Nhà nước.
+ Tổ chức và quản lý việc in ấn, phát hành

24
Một đặc điểm riêng biệt của hoạt động các cơ quan báo chí là quản lý việc
in ấn, phát hành báo chí. Đây là một công việc rất quan trọng góp phần làm tăng,
hay giảm phạm vi hoạt động cũng như ảnh hưởng của tờ báo đối với độc giả.
Trong các quyết định thành lập cơ quan báo chí đều nhấn mạnh việc chú trọng,
quan tâm đến công việc in ấn, phát hành.
Bộ phận in ấn, phát hành là bộ phận không thể thiếu ở bất kỳ toà soạn báo
nào dù lớn hay nhỏ. Công việc in ấn, phát hành phải được theo dõi hàng ngày
theo từng số báo được phép xuất bản, bao gồm từ logo tờ báo , màu sắc, trình
bày trang bìa, trang ruột, in ấn quảng cáo ( nội dung cũng được kiểm tra kỹ
trước khi đăng) phải theo đúng quy định của Nhà nước. Ví dụ : không được
quảng cáo trên trang bìa ngoài; số lượng các trang quảng cáo không được chiếm
quá 10% của tờ báo.

Các ấn phẩm báo chí được phát hành trong phạm vi toàn quốc hay từng địa
phương, vùng miền; số lượng phát hành được quản lý chặt chẽ để giúp cho Ban
lãnh đạo toà soạn biết được thái độ của độc giả đối với ấn phẩm của mình, từ đó
xây dựng phương hướng cải tiến tờ báo phù hợp hơn. Bên cạnh đó còn phải theo
dõi các số báo được ra đúng kỳ theo hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng với nội
dung đúng với giấy phép xuất bản. Ví dụ : báo hàng ngày có nội dung như thế
nào, phát hành những ngày nào; báo cuối tuần có chủ trương ra sao, xuất bản vào
thứ bảy hay chủ nhật. Tất cả đều được xuất bản đúng theo những quy định chung
của Nhà nước.
Tuỳ theo từng thời kỳ phát triển của đất nước, các cơ quan báo chí luôn
quan tâm đến việc cải tiến in ấn, tổ chức mạng lưới phát hành trong nước và
quốc tế cho phù hợp, tạo điều kiện cho tờ báo đến với đông đảo độc giả nhanh