Phương pháp thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ phục vụ hoạt động quản lý

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
0O0

NGUYỄN NGỌC LINH




PHƯƠNG PHÁP THU THẬP, XỬ LÝ VÀ
CUNG CẤP THÔNG TIN CỦA CHUYÊN VIÊN TỔNG HỢP
VĂN PHÕNG BỘ PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ

TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC
Chuyên ngành: Lưu trữ học và Tư liệu học
Mã số: 60 32 20


Người hướng dẫn khoa học:
PGS.TS VŨ THỊ PHỤNG







HÀ NỘI – 2005

1


Bảng chữ viết tắt dùng trong luận văn

01
Chuyên viên
Chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ
02
CCTT
Cung cấp thông tin
03
PPTTTT
Phƣơng pháp thu thập thông tin
04
PPXLTT
Phƣơng pháp xử lý thông tin
05
VBQPPL
Văn bản quy phạm pháp luật
06
VPB
Văn phòng bộ

2
Mục lục



trang

a. phần mở đầu
5
b. phần nội dung
12
Chƣơng 1
Vai trò, nhiệm vụ của chuyên viên tổng hợp
văn phòng bộ trong công tác
thu thập, xử lý và cung cấp thông tin
phục vụ hoạt động quản lý
12
1.1
Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng bộ
12

1.1.1
Chức năng của văn phòng bộ
12

1.1.2
Nhiệm vụ của văn phòng bộ
15

1.1.3
Cơ cấu tổ chức của văn phòng bộ
18
1.2.
Vai trò, nhiệm vụ của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ trong
công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động
quản lý
19

1.2.1
Vai trò và yêu cầu của thông tin trong hoạt động quản lý
19

1.2.2
Vai trò của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ trong
công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ
hoạt động quản lý
23

1.2.3
Nhiệm vụ của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ trong
công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ
hoạt động quản lý
25

1.2.4
Những yêu cầu cơ bản đối với chuyên viên tổng hợp
văn phòng bộ trong công tác thu thập, xử lý và cung cấp
thông tin phục vụ hoạt động quản lý
26
Chƣơng 2
phƣơng pháp thu thập, xử lý và cung cấp
thông tin của chuyên viên tổng hợp
Văn phòng Bộ phục vụ hoạt động quản lý
34
2.1.
Phƣơng pháp thu thập thông tin
34

2.1.1
Phương pháp đọc và ghi chép thông tin
36

2.1.2
Phương pháp sao chụp tài liệu
41

2.1.3
Phương pháp nghe báo cáo
43

2.1.4
Phương pháp tra cứu qua mạng
45

2.1.5
Các phương pháp điều tra, khảo sát thực tế
46
2.2.
Phƣơng pháp xử lý thông tin
51

2.2.1
Phương pháp phân loại và tổng hợp thông tin
53

2.2.2
Phương pháp phân tích tin

62

2.2.3
Phương pháp xác định độ tin cậy của thông tin
67

2.2.4
Phương pháp lựa chọn thông tin
72



3
2.3.
Cung cấp thông tin
77

2.3.1
Cung cấp thông tin bằng văn bản
78

2.3.2
Cung cấp thông tin bằng lời
84
2.4.
Nhận xét
86

2.4.1
Những ưu điểm cơ bản

88

2.4.2
Hạn chế
96

2.4.3
Nguyên nhân
98
Chƣơng 3
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả phƣơng pháp thu thập, xử lý
và cung cấp thông tin
của chuyên viên tổng hợp Văn phòng Bộ
phục vụ hoạt động quản lý
102
3.1.
Nghiên cứu xây dựng hệ thống lý luận về công tác thu thập, xử
lý và cung cấp thông tin trong các cơ quan Nhà nƣớc
102
3.2.
Quy định chế độ thông tin báo cáo và xây dựng một số quy trình
chuẩn trong thu thập, xử lý và cung cấp thông tin
105

3.2.1
Quy định chế độ thông tin báo cáo
105

3.2.2
Xây dựng một số quy trình chuẩn trong thu thập, xử lý và

cung cấp thông tin
108
3.3.
Đào tạo và nâng cao kỹ năng thu thập, xử lý và cung cấp thông
tin của đội ngũ công chức, viên chức
118

3.3.1
Chương trình đào tạo cán bộ hành chính
119

3.3.2
Chương trình đào tạo tiền công vụ
121

3.3.3
Chương trình bồi dưỡng nghiệp vụ cho công chức,
viên chức
122
3.4.
ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại trong một số nghiệp vụ
thu thập, xử lý và cung cấp thông tin
123

3.4.1
ứng dụng công nghệ mạng
123

3.4.2
Xây dựng phần mềm cơ sở dữ liệu

124
c. Kết luận
126
Tài liệu tham khảo
128
Phụ lục
134








4
A. Phần mở đầu
1. Mục đích - ý nghĩa của đề tài :
Trong lịch sử hình thành và phát triển của xã hội loài ngƣời, thông tin
đƣợc hình thành trong quá trình giao tiếp và các hoạt động thực tiễn của
con ngƣời. Có nhiều cách định nghĩa về thông tin nhƣng nhìn chung thông tin
là tri thức đƣợc ghi lại trên nhiều phƣơng tiện khác nhau: văn bản, sách,
dạng số hoá vv.
Việc trao đổi thông tin trên mọi lĩnh vực hoạt động đƣợc đặt ra nhƣ một
nhu cầu thiết yếu của con ngƣời. Đặc biệt, sự phát triển mạnh mẽ của cuộc
cách mạng khoa học kỹ thuật đã đƣa loài ngƣời bƣớc vào một kỷ nguyên mới
-“kỷ nguyên của công nghệ thông tin” (Information technology). Từ đây đã
bắt đầu khởi nguồn cho một cuộc cách mạng mới và cũng đồng thời góp phần
hình thành nên đƣờng nét của một xã hội mới với nhiều tên gọi khác nhau
nhƣ “xã hội hậu công nghiệp”, “xã hội văn minh điện toán”, “xã hội

nhanh”, “xã hội thông tin”. Trên mọi lĩnh vực hoạt động của đời sống xã hội,
thông tin trở thành nguồn tài nguyên vô tận với vai trò làm lực lƣợng sản
xuất của “nền kinh tế tri thức”.
Hoạt động quản lý nói chung là hoạt động không thể thiếu thông tin.
Thông tin vừa là đối tƣợng, vừa là điều kiện cần thiết của hoạt động quản lý.
Việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin có vai trò đặc biệt quan trọng vì nó
góp phần cung cấp nguồn lực (nguyên liệu đầu vào) có chất lƣợng, giúp nhà
quản lý đƣa ra các quyết định quản lý chính xác và phù hợp.
Theo Luật Tổ chức Chính phủ, bộ là những cơ quan có chức năng quản
lí nhà nƣớc đối với ngành hoặc lĩnh vực công tác trong phạm vi cả nƣớc; quản
lí nhà nƣớc các dịch vụ công thuộc ngành, lĩnh vực; thực hiện đại diện chủ sở
hữu phần vốn của nhà nƣớc tại doanh nghiệp có vốn nhà nƣớc theo quy định
của pháp luật.
Văn phòng là bộ máy tham mƣu, giúp việc tổng hợp của cấp quản lý, là
đầu mối thông tin trong mọi hoạt động của bộ. Văn phòng bộ đóng vai trò
quan trọng trong việc đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý. Trong đó, các
chuyên viên tổng hợp của văn phòng bộ đóng vai trò là ngƣời trợ giúp đắc lực
cho các Chánh - Phó Văn phòng Bộ trong quá trình thu thập, xử lý và cung
cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý.



5
Tuy nhiên, vai trò, nhiệm vụ và các phƣơng pháp thu thập thông tin, xử
lý thông tin của các chuyên viên tổng hợp để phục vụ cho hoạt động quản lý
đến nay vẫn chƣa đƣợc quy định trong các văn bản của Nhà nƣớc và chƣa
đƣợc nghiên cứu đầy đủ.
Để tìm hiểu hoạt động của văn phòng bộ và đi sâu khảo cứu hoạt động
thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý của các
chuyên viên tổng hợp, chúng tôi đã chọn đề tài "Phương pháp thu thập, xử

lý và cung cấp thông tin của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ phục vụ
hoạt động quản lý" để làm luận văn Thạc sĩ khoa học của mình.

2. Mục tiêu của đề tài :
Thông qua việc nghiên cứu lý luận và khảo sát đánh giá tình hình thực
tế về nhiệm vụ và phƣơng pháp thu thập, xử lý, cung cấp thông tin của chuyên
viên tổng hợp văn phòng bộ, chúng tôi hƣớng tới việc nghiên cứu và đề xuất
một số giải pháp tối ƣu nhằm nâng cao hiệu quả phƣơng pháp thu thập, xử lý
và cung cấp thông tin của cán bộ công chức văn phòng bộ. Qua đây, đề tài
cũng mong muốn góp phần làm phong phú thêm nhận thức về công tác văn
phòng đặc biệt là hoạt động thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của cán bộ
văn phòng.

3. Phạm vi nghiên cứu:
Do hoạt động đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của văn phòng
nói chung rất rộng và liên quan đến nhiều đối tƣợng nên chúng tôi không có
điều kiện để tìm hiểu toàn bộ. Trong khuôn khổ của một Luận văn Thạc sĩ, đề
tài của chúng tôi chỉ tập trung nghiên cứu các phƣơng pháp thu thập, xử lý và
cung cấp thông tin của chuyên viên tổng hợp ở văn phòng cơ quan bộ.
Để giải quyết các mục tiêu đặt ra, đề tài của chúng tôi chọn hai trƣờng
hợp để khảo cứu sâu, đó là các chuyên viên tổng hợp ở hai bộ là Văn phòng
Bộ Nội vụ và Văn phòng Bộ Công nghiệp. Sở dĩ chúng tôi chọn hai cơ quan
này để nghiên cứu là vì: Bộ Nội vụ là cơ quan của Chính phủ có chức năng
quản lý nhà nƣớc về các lĩnh vực nhƣ tổ chức bộ máy hành chính nhà nƣớc,
cán bộ, công chức, viên chức; Bộ Công nghiệp là cơ quan rất quan tâm đến
công tác cán bộ, cải tiến lề lối làm việc và là cơ quan đầu tiên đƣợc cấp chứng
chỉ Hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9000:2001.

6
Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi có tìm hiểu thêm
phƣơng pháp thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của chuyên viên văn phòng
một số cơ quan bộ khác qua các phiếu điều tra khảo sát để có thêm những tƣ
liệu so sánh khi cần thiết.

4. Nhiệm vụ nghiên cứu:
Để thực hiện mục tiêu trên, trong nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài,
chúng tôi đặt ra và giải quyết những vấn đề sau:
- Một là, nghiên cứu những vấn đề lí luận về thông tin và đảm bảo
thông tin cho hoạt động quản lý; những quy định về chức năng, nhiệm vụ và
cơ cấu tổ chức của VPB; vai trò, nhiệm vụ của chuyên viên tổng hợp văn
phòng bộ trong việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động
quản lý.
- Hai là, khái quát những phƣơng pháp cơ bản của chuyên viên tổng
hợp văn phòng bộ trong thu thập, xử lý, cung cấp thông tin và đánh giá những
ƣu điểm, tồn tại của những phƣơng pháp đó.
- Ba là, trên cơ sở nghiên cứu lý luận và khảo sát thực tế, chúng tôi
nghiên cứu và đề xuất một số giải pháp tối ƣu để nâng cao chất lƣợng và hiệu
quả nghiệp vụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của chuyên viên tổng hợp
văn phòng bộ.

5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề:
Trong những năm gần đây, những nghiên cứu về vai trò của văn phòng
trong việc đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý cũng nhƣ nghiệp vụ thu
thập, xử lý và cung cấp thông tin của cán bộ văn phòng đã đƣợc quan tâm.
Vấn đề này đã đƣợc đề cập trong một số giáo trình, đề cƣơng bài giảng,
sách tham khảo dùng để giảng dạy trong các trƣờng đại học, học viện, các
trƣờng trung học hoặc tài liệu phục vụ các lớp ngắn hạn nhƣ: "Nghiệp vụ thư
ký văn phòng"( PGS - TS. Vũ Thị Phụng); "Nghiệp vụ thư ký văn phòng"

(TS. Dƣơng Văn Khảm - Trần Hoàng- Nguyễn Hữu Thời); sách chuyên khảo
nhƣ:
"Văn phòng hiện đại và nghiệp vụ hành chính văn phòng" (Phạm Hƣng - Lê
Văn In - Nghiêm Kỳ Hồng); "Hướng dẫn kỹ thuật nghiệp vụ hành chính"



7
(Nguyễn Văn Thâm, Lƣu Kiếm Thanh, Lê Xuân Lam, Bùi Xuân Lự); “Quản
trị hành chính văn phòng” (Mike Harvey) vv.
Ngoài ra, theo thống kê chƣa đầy đủ, chúng tôi thấy có khoảng trên
dƣới 20 bài viết nghiên cứu, trao đổi kinh nghiệm liên quan đến hoạt động
đảm bảo thông tin; thu thập, xử lý và cung cấp thông tin trên các báo, tạp chí
nhƣ Tạp chí "Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam", Tạp chí "Quản lý nhà nƣớc", Tạp
chí "Tổ chức nhà nƣớc" vv.
Trong số các luận văn thạc sĩ, khoá luận tốt nghiệp, niên luận của sinh
viên, học viên cao học Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng - Trƣờng Đại
học Khoa học xã hội và Nhân văn có khoảng 10 đề tài liên quan đến hoạt
động đảm bảo thông tin. Đặc biệt là luận văn thạc sĩ của các tác giả Đinh Thị
Hạnh Mai, Cam Anh Tuấn, Lê Tuấn Hùng; các khoá luận tốt nghiệp, các niên
luận của học viên - sinh viên khoa Lƣu trữ học và Quản trị Văn phòng.
Qua tìm hiểu, chúng tôi thấy các công trình nghiên cứu trên đây tập
trung nghiên cứu những vấn đề mang tính lý luận nói chung về văn phòng
hoặc công tác đảm bảo thông tin phục vụ cho quản lý của văn phòng một cơ
quan cụ thể. Mặc dù cũng đã có tác giả nghiên cứu nghiệp vụ thu thập, xử lý
cung cấp thông tin nhƣng cũng chỉ trong phạm vi là văn phòng HĐND-
UBND cấp tỉnh.
Qua lịch sử nghiên cứu vấn đề cho thấy đến thời điểm hiện nay, chƣa
có công trình nào nghiên cứu một cách đầy đủ và hệ thống về phƣơng pháp
thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ.

Do đó việc nghiên cứu đề tài này có tính kế thừa nhƣng không trùng lặp với
các công trình nghiên cứu trƣớc.

6. Các nguồn tƣ liệu chính đƣợc sử dụng:
Để thực hiện đề tài, chúng tôi đã sử dụng những nguồn tƣ liệu sau:
- Tài liệu lý luận (giáo trình, đề cƣơng bài giảng, sách tham khảo) về
nghiệp vụ văn phòng dùng để giảng dạy trong các trƣờng đại học, học viện,
các trƣờng trung học hoặc tài liệu phục vụ các lớp ngắn hạn;
- Tài liệu lƣu trữ của các cơ quan bộ quy định chức năng, nhiệm vụ và
cơ cấu tổ chức của văn phòng bộ, quy chế làm việc của bộ, các chƣơng trình
công tác, các báo cáo tổng kết công tác của bộ.



8
- Công báo nƣớc CHXHCNVN.
- Các luận văn thạc sĩ khoa học của các học viên cao học, khoá luận tốt
nghiệp của sinh viên, các bài viết trên các báo, tạp chí có liên quan đến thu
thập và xử lý thông tin.
- Cơ sở dữ liệu luật quốc gia, niên giám thống kê - Tổng cục Thống kê,
các báo điện tử, website của các cơ quan bộ.
- Ngoài ra, chúng tôi còn sử dụng các thông tin từ các phiếu khảo sát và
phỏng vấn trực tiếp một số chuyên viên VPB.

7. Phƣơng pháp nghiên cứu:
Để thực hiện việc nghiên cứu đề tài, trên cơ sở phƣơng pháp luận của
chủ nghĩa Mác-Lênin và tƣ tƣởng Hồ Chí Minh, chúng tôi sử dụng các
phƣơng pháp nghiên cứu khoa học cụ thể nhƣ:
Phƣơng pháp mô tả và hệ thống (để khái quát về vai trò, nhiệm vụ và
phƣơng pháp thu thập, xử lý, cung cấp thông tin của các chuyên viên văn

phòng bộ); phƣơng pháp phân tích (để tìm hiểu những ƣu điểm, hạn chế còn
tồn tại trong nghiệp vụ này); phƣơng pháp thống kê xã hội học (để khảo sát
thực tế); phƣơng pháp phỏng vấn trực tiếp (đối với chuyên viên một số VPB);
phƣơng pháp suy luận lôgic; phƣơng pháp sử liệu học vv.

8. Đóng góp của đề tài:
Đóng góp của đề tài nghiên cứu đƣợc thể hiện trên các mặt lý luận và
thực tiễn:
- Về lý luận: Đề tài đƣợc thực hiện sẽ góp phần làm phong phú thêm lý
luận về hoạt động đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý nói chung và
phƣơng pháp thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý của
chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ nói riêng.
- Về thực tiễn: Kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ giúp cho các cán bộ,
công chức văn phòng nói chung có nhận thức sâu sắc hơn về vai trò của cán
bộ văn phòng trong việc thu thập đầy đủ các thông tin, xử lý thông tin chính
xác và cung cấp những thông tin có giá trị phục vụ hoạt động quản lý. Đồng
thời đề tài đƣa ra các giải pháp nhằm giúp cho các cán bộ văn phòng sử dụng



9
có hiệu quả các phƣơng pháp nghiệp vụ tối ƣu để nâng cao chất lƣợng thông
tin phục vụ hoạt động quản lý.

9. Bố cục của luận văn:
Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung chính của đề tài đƣợc kết cấu
gồm 3 chƣơng:
Chƣơng 1: Vai trò, nhiệm vụ của chuyên viên tổng hợp văn phòng
bộ trong công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt
động quản lý

Chƣơng này giới thiệu khái quát về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ
chức của văn phòng bộ; vai trò, nhiệm vụ của chuyên viên tổng hợp của văn
phòng bộ trong thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản
lý.
Chƣơng 2: Phƣơng pháp thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của
chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ phục vụ hoạt động quản lý
Đây là chƣơng chính của luận văn trình bày khái quát các phƣơng pháp
cụ thể của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ trong quá trình thu thập, xử lý
và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý. Đó là các phƣơng pháp thu
thập thông tin, phƣơng pháp xử lý thông tin và cung cấp thông tin. Qua đây,
chúng tôi rút ra những nhận xét về ƣu điểm, tồn tại và nguyên nhân trong quá
trình sử dụng các phƣơng pháp này của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ.
Chƣơng 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu qủa phƣơng pháp thu
thập, xử lý và cung cấp thông tin của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ
phục vụ hoạt động quản lý
Trong chƣơng này, chúng tôi đề ra các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao
hiệu quả nghiệp vụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của chuyên viên tổng
hợp văn phòng bộ phục vụ hoạt động quản lý.
Trong đó chủ yếu là các giải pháp nhƣ: nghiên cứu xây dựng hệ thống
lý luận về công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin trong các cơ quan
Nhà nƣớc; quy định chế độ thông tin báo cáo và xây dựng một số quy trình
chuẩn trong thu thập, xử lý, cung cấp thông tin; đào tạo và nâng cao kỹ năng
thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của đội ngũ công chức, viên chức; ứng



10
dụng công nghệ thông tin hiện đại trong một số nghiệp vụ thu thập, xử lý và
cung cấp thông tin.
Trong quá trình thực hiện đề tài này, chúng tôi đã có đƣợc những thuận

lợi là đƣợc sự giúp đỡ của các ông, bà Chánh – Phó Văn phòng, các cán bộ,
công chức của các cơ quan đến khảo sát. Đặc biệt là sự giúp đỡ và chỉ bảo tận
tình của PGS.TS. Vũ Thị Phụng - ngƣời hƣớng dẫn tôi thực hiện luận văn
này.
Bên cạnh những thuận lợi, chúng tôi cũng gặp rất nhiều khó khăn về
mặt khảo sát và tìm hiểu thực tiễn. Việc tiếp cận để tìm hiểu và khảo cứu tƣ
liệu của các chuyên viên tổng hợp có những giới hạn nhất định do thời gian
hạn hẹp và những quy định của cơ quan đến khảo sát. Đồng thời đây là đề tài
mới nên tài liệu nghiên cứu, tham khảo về vấn đề này không nhiều và mang
tính rời lẻ. Với những khó khăn trên, chắc chắn luận văn của chúng tôi không
thể tránh khỏi một số khiếm khuyết nhất định. Do đó chúng tôi rất mong nhận
đƣợc sự chỉ bảo, góp ý kiến của các thầy, cô giáo và các bạn để luận văn hoàn
thiện hơn.
Tôi xin trân trọng cảm ơn các thầy giáo, cô giáo trong Khoa Lƣu trữ
học và Quản trị văn phòng, các ông (bà) Chánh - Phó Văn phòng Bộ, chuyên
viên tổng hợp và các bạn đồng nghiệp đã giúp đỡ, góp ý và cung cấp thông
tin, giúp tôi trong quá trình thực hiện đề tài. Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng biết
ơn sâu sắc tới PGS.TS. Vũ Thị Phụng là ngƣời hƣớng dẫn khoa học đã giúp
tôi lựa chọn và tổ chức thực hiện đề tài.

Hà Nội, ngày 25 tháng 4 năm 2006
Học viên

Nguyễn Ngọc Linh

11
b. Phần nội dung
Chƣơng 1
Vai trò, nhiệm vụ của chuyên viên tổng hợp văn phòng Bộ trong
công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý

1.1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng bộ
1.1.1. Chức năng của văn phòng bộ
Văn phòng bộ (VPB) là một bộ phận không thể thiếu và có vị trí đặc
biệt quan trọng trong tổ chức bộ máy của cơ quan bộ. Văn phòng bộ là cơ
quan tham mƣu giúp bộ trƣởng trong các lĩnh vực chuyên môn nhƣ tổ chức
thu thập và cung cấp thông tin; điều phối hoạt động của các đơn vị trong cơ
quan; giải quyết các thủ tục hành chính; thực hiện giao tiếp hành chính; quản
lý công tác văn bản- hồ sơ- tài liệu và quản lý tài sản chung của cơ quan.
Khi phân loại các nhóm chức năng của văn phòng, có nhiều quan điểm
cho rằng: Văn phòng đảm nhận hai chức năng cơ bản là chức năng tham mƣu,
tổng hợp và chức năng phục vụ, đảm bảo hậu cần cho cơ quan [05; 52]
Theo khoản 1, Điều 17, Nghị định số 86/2002/ NĐ - CP của Chính phủ
ban hành ngày 05 tháng 11 năm 2002 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và cơ cấu tổ chức của bộ, cơ quan ngang bộ: “Văn phòng bộ có chức
năng giúp Bộ trưởng tổng hợp, điều phối hoạt động các tổ chức của bộ theo
chương trình, kế hoạch làm việc và thực hiện công tác hành chính quản trị
đối với hoạt động của cơ quan bộ” [28].
Qua khảo sát chức năng của văn phòng một số cơ quan bộ, chúng tôi
cho rằng văn phòng bộ thực tế phải đảm nhận bốn chức năng cơ bản đó là
chức năng tham mưu tổng hợp, chức năng tổ chức và điều phối hoạt động
chung, chức năng hậu cần và chức năng giao tiếp.

1). Chức năng tham mƣu tổng hợp
Tham mƣu là một chức năng quan trọng của văn phòng bộ đối với hoạt

động của lãnh đạo bộ.
Tham mƣu có nghĩa là đề xuất các ý kiến, góp ý đối với việc ra quyết
định quản lý của một cơ quan, cá nhân cụ thể. Trên thực tế để thực hiện chức
năng tham mƣu, văn phòng bộ phải tổ chức đƣợc quá trình thông tin bởi vì
thông tin không chỉ là phƣơng tiện của quản lý mà còn là sản phẩm của quá



12
trình quản lý. Văn phòng bộ đảm bảo yêu cầu là đầu mối trung tâm “thu-
phát” tin chung cho hoạt động của cơ quan bộ, phục vụ cho sự lãnh đạo - điều
hành của lãnh đạo bộ. Để thực hiện chức năng này, việc xây dựng cơ sở dữ
liệu thông tin thƣờng xuyên là nhiệm vụ rất quan trọng của văn phòng bộ.
Nếu nhƣ các đơn vị khác chỉ tham mƣu ở một lĩnh vực chuyên môn nhất định
thì văn phòng bộ phải tham mƣu cho lãnh đạo những vấn đề thuộc nhiều lĩnh
vực có liên quan đến hoạt động ngành. Nhìn chung, văn phòng bộ có trách
nhiệm tham mƣu những vấn đề cơ bản nhƣ:
+ Tham mƣu trong quá trình xây dựng các chiến lƣợc phát triển lâu dài,
xây dựng chƣơng trình - kế hoạch công tác (năm, quý, tháng…) và tham mƣu
tổ chức thực hiện các chƣơng trình - kế hoạch công tác của cơ quan bộ.
+ Tham mƣu giúp lãnh đạo bộ trong việc ra các quyết định quản lý để
tổ chức, điều hành hoạt động của bộ.
+ Tham mƣu trong quá trình xây dựng các báo cáo định kỳ, đột xuất
của bộ gửi Chính phủ…
Thông thƣờng, văn phòng bộ tham mƣu dƣới nhiều hình thức nhƣ bằng
văn bản hoặc tham mƣu trực tiếp bằng lời. Các ý kiến đề nghị xác đáng của
văn phòng bộ sẽ giúp cho lãnh đạo bộ nắm bắt đƣợc tình hình cụ thể và quyết
định các biện pháp cần thiết.

2). Chức năng tổ chức và điều phối hoạt động chung

Chức năng tổ chức và điều phối hoạt động chung của văn phòng bộ
đƣợc thực hiện có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động của toàn cơ quan bộ.
Thực hiện chức năng này văn phòng bộ không chỉ có trách nhiệm điều hành
hoạt động của văn phòng bộ mà còn có nhiệm vụ kiểm tra, phối hợp hoạt
động của các đơn vị trực thuộc bộ, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của bộ
theo quy chế làm việc. Trong thực tế, mỗi đơn vị có hoạt động chuyên môn
riêng và toàn cơ quan có những hoạt động chung, có những hoạt động mà
nhiều đơn vị khác nhau tham gia. VPB trong phạm vi nhiệm vụ đƣợc giao có
trách nhiệm phối hợp với các đơn vị để tổ chức tốt các hoạt động đó. Cụ thể
nhƣ ở Bộ Nội vụ, theo quy định Văn phòng Bộ có nhiệm vụ “đôn đốc, kiểm
tra việc thực hiện chƣơng trình - kế hoạch công tác của Bộ”. ở Bộ Công
nghiệp, Văn phòng Bộ có trách nhiệm tổng hợp mọi mặt hoạt động của Bộ,



13
đôn đốc - kiểm tra việc tổ chức thực hiện các quyết định của Bộ đối với toàn
cơ quan.

3). Chức năng hậu cần
Đây là một chức năng cần thiết mà bất cứ văn phòng bộ nào cũng cần
phải có. Thực hiện chức năng hậu cần nghĩa là văn phòng bộ có trách nhiệm
quản lý cơ sở vật chất, mua sắm, sửa chữa, nâng cấp các trang thiết bị, kho
tàng, nhà cửa Bên cạnh đó, VPB đáp ứng các yêu cầu về điều kiện làm việc
và quan tâm tới đời sống, sức khoẻ của cán bộ, công chức trong cơ quan bộ.
VPB có trách nhiệm làm tốt công tác đƣa đón, phục vụ lãnh đạo.
Ví dụ ở Bộ Công nghiệp, chức năng này đƣợc quy định cụ thể nhƣ sau:
“Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm đảm bảo điều kiện làm việc, góp phần chăm
lo cải thiện đời sống cán bộ, công nhân viên các cơ quan chức năng của Bộ”
[42; 11].

4). Chức năng giao tiếp
Văn phòng bộ không chỉ là nơi thu thập thông tin và cung cấp thông tin
mà còn là đầu mối quan hệ giữa bộ với các cơ quan, cá nhân ngoài bộ. Chính
vì vậy, giao tiếp cũng là một chức năng rất cần thiết của văn phòng bộ.
Qua khảo sát ở Bộ Nội vụ, Bộ Công nghiệp, VPB là đầu mối quan hệ
giữa Bộ với Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Chủ tịch nƣớc, Văn phòng
Quốc hội, các cơ quan đoàn thể cấp trung ƣơng, khách quốc tế… Nếu khách
đến làm việc với lãnh đạo bộ, VPB phối hợp với các đơn vị liên quan sắp xếp
cho lãnh đạo bộ tiếp và làm việc. Đối với khách quốc tế, VPB phối hợp với
Vụ Quan hệ quốc tế (là đơn vị chủ trì) tổ chức và chuẩn bị cho lãnh đạo bộ
tiếp và làm việc. Ngoài ra, VPB còn thực hiện chức năng đối ngoại qua việc
thay mặt cơ quan duy trì mối quan hệ thƣờng xuyên với các cơ quan thông tin
đại chúng (báo chí, phát thanh, truyền hình…)
Nhƣ vậy, trong quá trình hoạt động, thực hiện các chức năng cơ bản đã
nêu trên, hoạt động của VPB tuy không tạo ra sản phẩm nhƣng đã góp phần
đem lại hiệu quả lao động. Hiệu quả công tác của VPB không thể đo lƣờng
bằng các giá trị kinh tế cụ thể nhƣ các hoạt động khác, nhƣng nó lại góp phần
tạo ra các giá trị về kinh tế và xã hội.



14
Nhƣ vậy, cả bốn chức năng: chức năng tham mƣu tổng hợp, chức năng
tổ chức và điều hành hoạt động, chức năng hậu cần, chức năng giao tiếp có
mối quan hệ hữu cơ, gắn bó và bổ sung cho nhau. Tham mƣu không thể thiếu
thông tin, tham mƣu cũng là để phục vụ sự điều hành lãnh đạo cơ quan bộ
đƣợc tốt hơn và trong phục vụ hậu cần, trong giao tiếp cũng có tham mƣu.

1.1.3 Nhiệm vụ của văn phòng bộ

Theo quy định tại khoản 2, Điều 17, Nghị định số 86/2002/NĐ-CP
ngày 05 tháng 11 năm 2002 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bộ, cơ quan ngang bộ thì nhiệm vụ cơ bản
của VPB nhƣ sau:
" a) Tổng hợp, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác định kỳ của
bộ; theo dõi, đôn đốc việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của bộ;
lập báo cáo định kỳ và đột xuất về việc thực hiện nhiệm vụ của bộ;
b) Tổ chức quản lý và hướng dẫn thực hiện công tác hành chính, văn
thư, lưu trữ, tổng hợp công tác thi đua - khen thưởng của bộ;
c) Kiểm tra thể thức và thủ tục trong việc ban hành các văn bản của bộ;
d) Giúp Bộ trưởng trong việc cung cấp thông tin đối với các phương
tiện thông tin đại chúng, các tổ chức, cá nhân;
đ) Đảm bảo trật tự kỷ luật, kỷ cương theo nội quy làm việc của cơ
quan;
e) Quản lý cơ sở vật chất, bảo đảm phương tiện và điều kiện làm việc
của cơ quan bộ; quản lý tài sản, kinh phí hoạt động của cơ quan bộ” [28;8].
Tuy nhiên, ở mỗi một cơ quan bộ, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
bộ có thể mở rộng hơn căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ đặc thù của bộ. Qua
khảo sát thực tiễn ở văn phòng các bộ, chúng tôi phân loại và hệ thống hoá
các nhiệm vụ của VPB thành các nhóm cơ bản sau:
(1). Công tác thông tin tổng hợp: Đây là một trong các nhiệm vụ quan
trọng của văn phòng bộ. Nội dung nhiệm vụ cơ bản của công tác thông tin
gồm thu thập, xây dựng các dữ liệu thông tin, xử lý, biên tập tin, lƣu trữ thông
tin của cơ quan bộ. Giúp lãnh đạo bộ xây dựng các báo cáo định kỳ, các báo
cáo chuyên đề, các báo cáo đột xuất của bộ, của ngành.



15
Văn phòng bộ giúp bộ trƣởng quan hệ, quản lý và cung cấp thông tin

đối với các phƣơng tiện thông tin đại chúng, các tổ chức, phối hợp đôn đốc
các vụ và các đơn vị chuẩn bị bài viết, trả lời của lãnh đạo bộ. Văn phòng bộ
giúp bộ trƣởng tổ chức họp báo khi cần thiết và chánh văn phòng bộ là ngƣời
phát ngôn của bộ trƣởng khi đƣợc uỷ quyền.
(2). Tổng hợp và xây dựng các chƣơng trình, kế hoạch công tác của bộ;
theo dõi và hƣớng dẫn, đôn đốc việc thực hiện chƣơng trình – kế hoạch công
tác của bộ. VPB còn là đầu mối phối hợp các đơn vị để triển khai hoạt động
cơ quan.
(3). Kiểm tra về mặt pháp lý và thể thức văn bản do bộ soạn thảo và
ban hành; góp ý cho các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật và các đề án
theo sự phân công và yêu cầu của lãnh đạo bộ.
(4). Tổ chức thực hiện công tác văn thƣ của cơ quan bộ: Công tác văn
thƣ là hoạt động đảm bảo thông tin phục vụ cho công tác quản lý bao gồm
toàn bộ các công việc nhƣ xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và
giải quyết văn bản, tổ chức bảo quản và sử dụng con dấu. VPB thực hiện
nhiệm vụ về công tác văn thƣ, cụ thể thực hiện nhiều nội dung từ khâu nhận
tài liệu đến vào sổ đăng ký, thống kê, phân phối, theo dõi, kiểm tra, đôn đốc
việc xử lý văn bản đến, hệ thống hoá hồ sơ tài liệu đã giải quyết xong; soạn
thảo công văn , tài liệu gửi đi nơi khác; vào sổ thống kê gửi công văn tài liệu
đi, nộp hồ sơ tài liệu vào lƣu trữ cơ quan Ngoài ra, VPB còn có các nhiệm
vụ khác liên quan đến tổ chức khoa học lao động trong công tác văn thƣ.
(5). Tổ chức công tác lƣu trữ cơ quan bộ: Công tác lƣu trữ là một lĩnh
vực hoạt động của bất kỳ một cơ quan nào. Công tác lƣu trữ bao gồm nhiều
hoạt động nghiệp vụ nhƣ: Thu thập và bổ sung tài liệu, phân loại tài liệu, xác
định giá trị tài liệu, thống kê và kiểm tra tài liệu, tổ chức khai thác và sử dụng
tài liệu vv. Bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lƣu trữ là nhiệm vụ
chính và chủ yếu của công tác lƣu trữ trong cơ quan bộ. VPB có nhiệm vụ tổ
chức thực hiện nhiệm vụ công tác lƣu trữ của bộ và chỉ đạo nghiệp vụ công
tác này ở các cơ quan cấp dƣới, các đơn vị trực thuộc.
(6). Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, giao ban trong cơ quan bộ: Hội

nghị, hội thảo, hội ý, họp giao ban… là những hình thức bàn bạc tập thể để ra
các quyết định quản lý. Văn phòng bộ có trách nhiệm tổ chức tốt các hội họp



16
trong cơ quan bộ, bao gồm các nhiệm vụ nhƣ: xây dựng kế hoạch tổ chức,
phân công nhiệm vụ giữa các đơn vị, đón tiếp đại biểu…
(7). Công tác thƣ ký, giúp việc lãnh đạo: Trong phòng Tổng hợp - VPB
có các thƣ ký riêng của bộ trƣởng và thƣ ký riêng cho các thứ trƣởng. Các thƣ
ký này có nhiệm vụ dự kiến chƣơng trình làm việc hàng tuần, lịch làm việc
hàng ngày của lãnh đạo; tiếp nhận, xử lý sơ bộ văn bản đi và đến, chuẩn bị
các cuộc họp, buổi làm việc của lãnh đạo bộ; ghi biên bản, ghi các ý kiến các
cuộc họp, buổi làm việc của lãnh đạo bộ; ghi biên bản, ghi các ý kiến phát
biểu, các kết luận của lãnh đạo; chuẩn bị các bài phát biểu, các bài viết, trả lời
phỏng vấn của các báo, đài, tạp chí cho lãnh đạo; xử lý thông tin đến qua hệ
thống văn bản và qua phƣơng tiện giao dịch nhƣ: điện thoại, fax vv.
(8). Tổng hợp và quản lý công tác thi đua - khen thƣởng của bộ, thƣờng
trực hội đồng thi đua - khen thƣởng của bộ.
(9). Công tác quản trị - đời sống: VPB có nhiệm vụ lập kế hoạch và dự
trù kinh phí hoạt động hàng tháng, quý, năm của cơ quan bộ và quản lý, sử
dụng kinh phí theo Luật Ngân sách cho cả năm, quý: phân bổ, cấp phát và
kiểm tra việc thực hiện kinh phí hành chính sự nghiệp của các đơn vị cấp II;
quản lý các nguồn vốn đầu tƣ và xây dựng cơ bản của cơ quan bộ, của ngành,
quản lý tài sản công của cơ quan bộ…
Tổ chức quản lý công sở của cơ quan bộ: bố trí, sắp xếp phòng làm
việc, bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật, phƣơng tiện đi lại làm việc và các điều
kiện lao động cho cán bộ, công chức trong cơ quan; tổ chức công tác lễ tân;
quản lý công tác y tế, chăm sóc sức khoẻ ban đầu, công tác vệ sinh môi
trƣờng, phòng chống dịch bệnh, quản lý nhà ăn tập thể; quản lý đội xe, đội

bảo vệ…
(10). Bảo đảm kỷ luật lao động, trật tự, kỷ luật, kỷ cƣơng hành chính
theo nội quy làm việc của cơ quan bộ.
(11). Hiện đại hoá công sở, trang thiết bị văn phòng, ứng dụng công
nghệ thông tin vào công tác văn phòng và hoạt động của cơ quan bộ. [55; 80]


1.1.4. Cơ cấu tổ chức của văn phòng bộ
Về cơ bản cơ cấu tổ chức của văn phòng bộ gồm các phòng, ban sau:
- Phòng Tổng hợp



17
- Phòng Thi đua – Khen thƣởng
- Phòng Hành chính- Văn thƣ
- Phòng Lƣu trữ
- Phòng Tài chính Kế toán
- Đội xe
- Phòng bảo vệ
- Văn phòng đại diện tại các tỉnh phía Nam
Tuy nhiên, tùy theo lĩnh vực quản lý các bộ mà cơ cấu tổ chức của văn
phòng bộ có thêm các phòng, ban khác nhau :
- Phòng Báo chí tuyên truyền ( Bộ Tài chính)
- Phòng Quản lý nhà đất (Bộ Văn hoá Thông tin)
- Phòng Quản lý xuất nhập văn hoá phẩm (Bộ Văn hoá Thông tin)
- Trung tâm Công nghệ Thông tin (Bộ Văn hoá Thông tin)
- Phòng Lễ tân (Bộ Khoa học và Công nghệ)
- Phòng Quản lý Khoa học công nghệ nội bộ (Bộ Khoa học và
Công nghệ)

- Phòng Quản lý Xây dựng (Bộ Khoa học và Công nghệ)
- Phòng Pháp chế (Bộ Nội vụ)
Trong đó, chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ (sau đây gọi tắt là
chuyên viên) là các cán bộ, công chức của phòng Tổng hợp thuộc văn phòng
bộ có vị trí công tác rất quan trọng. Trong VPB, chuyên viên tổng hợp đƣợc
giao các nhiệm vụ khác nhau: có chuyên viên làm thƣ ký cho bộ trƣởng, có
chuyên viên làm thƣ ký cho thứ trƣởng, có chuyên viên làm nhiệm vụ tổng
hợp thông tin về một hoặc nhiều lĩnh vực công tác của bộ.
Đóng vai trò là các thƣ ký tổng hợp, hoạt động của chuyên viên nói
chung và hoạt động thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của chuyên viên nói
riêng góp phần đảm bảo cho hoạt động của lãnh đạo bộ và cơ quan bộ đƣợc
thông suốt.




18
1.2. Vai trò, nhiệm vụ của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ
trong công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động
quản lý
1.2.1. Vai trò và yêu cầu của thông tin trong hoạt động quản lý
1). Vai trò của thông tin trong hoạt động quản lý
Có nhiều định nghĩa về thông tin, tuy nhiên theo cách hiểu phổ biến
nhất thông tin là sự phản ánh của thế giới vật chất (tự nhiên và xã hội) bằng
ngôn từ, kí hiệu, hình ảnh…tác động lên giác quan của con người và được thu
nhận thành sự hiểu biết về sự vật, hiện tượng.
Hoạt động quản lý nói chung và hoạt động quản lý nhà nƣớc của các bộ
bao gồm nhiều vấn đề nhƣ hoạch định chiến lƣợc phát triển, ban hành văn
bản, xây dựng kế hoạch cụ thể, tổ chức triển khai, kiểm tra, giám sát, đánh
giá… Trong đó, hoạt động quản lý không thể thiếu thông tin.

Thông tin trong hoạt động quản lý là tập hợp những thông báo khác
nhau, là tin tức về những sự kiện xảy ra trong hoạt động quản lý và các yếu tố
bên ngoài có liên quan đến hoạt động quản lý đó. Ngoài ra, thông tin trong
hoạt động quản lý là những tín hiệu mới, đƣợc thu nhận, đƣợc cảm thụ và
đƣợc đánh giá là có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ
nào đó trong quản lý.
Trong hoạt động quản lý, thông tin có các vai trò sau:
a. Thông tin là đối tượng lao động của cán bộ quản lý (lãnh đạo)
Chủ thể quản lý sử dụng thông tin để điều hành hoạt động chung của cơ
quan, tổ chức. Thực chất quản lý là quá trình xử lý thông tin để đƣa ra các
quyết định, chủ trƣơng, chính sách. Không có thông tin đầy đủ, chính xác, kịp
thời thì khó có thể quản lý một cách hiệu quả.
Vì vậy thông tin đƣợc coi là công cụ của quản lý, thông tin vừa là
phƣơng tiện vừa là sản phẩm của quá trình quản lý. Chất lƣợng và hiệu quả
của thông tin quyết định đến chất lƣợng và hiệu quả của quản lý.

b. Thông tin là cơ sở để nhà quản lý ban hành các quyết định quản lý
Vai trò của thông tin trong việc ban hành các quyết định quản lý có thể
sơ đồ hoá nhƣ sau:



19




Quyết định quản lý là một trong những phƣơng tiện giúp nhà quản lý
thực hiện hoạt động điều hành và tổ chức cơ quan theo một hệ thống cấu trúc
thống nhất để thực hiện mục tiêu. Dĩ nhiên, các quyết định quản lý còn là sự

thể hiện hành vi sáng tạo của nhà quản lý. Nhƣng giá trị của quyết định quản
lý lại phụ thuộc vào tính hợp pháp (không trái pháp luật) và tính hợp lý của
quyết định. Tính hợp pháp của quyết định quản lý tạo nên giá trị khách quan
của quyết định. Đồng thời hiệu lực thực tế của quyết định lại phụ thuộc vào
tính hợp lý (giá trị thực tiễn) của chính quyết định ấy. Nhà quản lý chỉ có thể
làm đƣợc điều này nếu đƣợc cung cấp một hệ thống thông tin đầy đủ trƣớc
khi ban hành quyết định quản lý.
Để ra một quyết định quản lý thông thƣờng có 5 giai đoạn chủ yếu sau:
(1) Giai đoạn chuẩn bị ra quyết định;
(2) Giai đoạn hình thành quyết định chính thức;
(3) Văn bản hoá quyết định;
(4) Giai đoạn phê duyệt và thông qua quyết định;
(5) Giai đoạn tổ chức thực hiện quyết định.
Trong giai đoạn chuẩn bị ra quyết định có một khâu rất quan trọng liên
quan đến chất lƣợng và hiệu quả của quyết định hành chính là thu thập thông
tin và xử lý thông tin. Đây là điều kiện tiên quyết để đảm bảo cho quyết định
quản lý hợp pháp và hợp lý.
c. Thông tin là căn cứ để tổ chức kiểm tra, đánh giá và thực hiện các
quyết định quản lý:
Hoạt động tổ chức điều hành và kiểm soát công việc của nhà quản lý
liên quan đến nhiều nội dung khác nhau. Đây có thể là việc xây dựng các kế
Thông tin pháp lý,
thông tin xã hội
Quyết định quản lý
Chủ thể
quản lý
Thông tin thực tiễn

20
hoạch, triển khai thực hiện kế hoạch, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch…
Vai trò của thông tin thể hiện ở một số phƣơng diện cơ bản sau:
- Giúp nhà quản lý nhận thức chính xác công việc cần tổ chức
thực hiện.
- Cung cấp dữ liệu cho nhà quản lý xây dựng phƣơng án thực hiện và
phƣơng án dự phòng.
- Cung cấp dữ liệu để giải quyết công việc
- Kiểm tra việc thực hiện công việc v.v

d. Thông tin góp phần quan trọng trong việc phân tích, dự báo,
phòng ngừa và ngăn chặn rủi ro
Trên cơ sở những thông tin đƣợc cung cấp nhà quản lý có thể phân tích,
đánh gía công việc ở nhiều góc độ để xác định tiềm năng, cơ hội, khả năng
thực hiện, những nguy cơ tiềm ẩn, những rủi ro có khả năng phát sinh… trƣớc
khi ban hành các quyết định quản lý.

2). Đảm bảo những yêu cầu đối với thông tin đƣợc cung cấp
Để phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý, chuyên viên cần đáp ứng
năm yêu cầu cơ bản đối với thông tin đƣợc cung cấp đó là kịp thời, chính xác,
đầy đủ, bảo mật và cập nhật.
- Một là, thông tin phải có tính kịp thời
Thời gian là “kẻ thù” của thông tin, thời gian làm cho thông tin trở nên
lỗi thời, vô ích. Nói cách khác, các quyết định dù có chính xác nhƣng chỉ có
giá trị ở những thời điểm nhất định vì vậy các quyết định phải kịp thời. Khi
cung cấp thông tin cho ngƣời sử dụng, chuyên viên cần căn cứ vào thời hạn
giải quyết công việc của lãnh đạo từ đó nhanh chóng cung cấp thông tin phục
vụ lãnh đạo ban hành quyết định quản lý.
- Hai là, thông tin phải có tính chính xác
Đáp ứng yêu cầu này, thông tin phải đƣợc cung cấp với các số liệu

chính xác, phù hợp với đối tƣợng sử dụng thông tin, phản ánh trung thực tình
hình khách quan và phải đƣợc chi tiết hoá đến mức độ cần thiết làm căn cứ
cho việc ban hành các quyết định quản lý.



21
Thông tin chính xác sẽ giúp nhà quản lý ban hành các quyết định quản
lý hợp lý, hợp pháp và tiết kiệm tối đa việc chi phí nhân lực, vật lực. Thông
tin chính xác cũng giúp ngƣời thực hiện giải quyết công việc đƣợc giao theo
đúng quy định và yêu cầu công tác.
Từ đó, thông tin có thể trở thành “kim chỉ nam” tin cậy cho ngƣời sử
dụng (lãnh đạo bộ, lãnh đạo văn phòng và các cán bộ, nhân viên)
- Ba là, thông tin phải đầy đủ.
Thông tin đầy đủ là thông tin có khả năng bao quát các vấn đề liên
quan, có chú thích nguồn trích dẫn đồng thời phải kết hợp sử dụng từ ngữ với
bảng biểu, số liệu, hình ảnh. Khi cung cấp cho lãnh đạo, chuyên viên phải
cung cấp các thông tin theo một trật tự logic nhất định, phải tƣơng xứng nhau
và phản ánh đƣợc những nội dung cơ bản theo yêu cầu tin.
- Bốn là, thông tin phải có tính bảo mật
Đối với các thông tin quan trọng, chuyên viên cần vận dụng các kỹ
năng, nghiệp vụ và quy trình đảm bảo an toàn, bí mật thông tin. Đặc biệt việc
áp dụng các phƣơng tiện thông tin hiện đại càng phải lƣu ý tới quy trình bảo
mật thông tin.
- Năm là, thông tin phải cập nhật
Các thông tin hình thành trong hoạt động quản lý thƣờng phong phú, đa
dạng và thay đổi liên tục. Để đảm bảo cung cấp thông tin cho lãnh đạo vừa
kịp thời, vừa chính xác, chuyên viên phải lƣu ý phải thƣờng xuyên thu thập,
bổ sung thông tin để có đƣợc các thông tin mới.
Nhƣ vậy, thông tin đƣợc chuyên viên cung cấp cho lãnh đạo phải đáp

ứng các yêu cầu về hình thức, nội dung và thời gian của thông tin. Đáp ứng
càng nhiều các yêu cầu trên thì thông tin càng có nhiều giá trị để phục vụ hoạt
động quản lý.

1.2.2. Vai trò của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ trong việc
thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý
Nhƣ đã trình bày ở trên, nhiệm vụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin
của chuyên viên có vị trí vô cùng quan trọng đối với hoạt động của lãnh đạo
bộ và lãnh đạo văn phòng (gọi chung là lãnh đạo). Với tƣ cách là các thƣ ký



22
tổng hợp trong văn phòng bộ, hoạt động thu thập, xử lý và cung cấp thông tin
của chuyên viên có những vai trò sau đây:
1). Chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ là ngƣời trợ giúp đắc lực
trong việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo
Thông tin hình thành trong hoạt động quản lý rất đa dạng và phức tạp
kể cả về nội dung (thông tin về hoạt động của ngành, lĩnh vực, thông tin kinh
tế- xã hội …) và hình thức thể hiện (thông tin văn bản, thông tin tài liệu ảnh-
ghi âm, thông tin điện tử…).
Hoạt động quản lý của lãnh đạo cũng rất phức tạp: từ việc hoạch định
chính sách, xây dựng kế hoạch cụ thể đến việc điều hành công việc, kiểm tra-
giám sát công việc v.v. Lãnh đạo không thể quản lý nếu thiếu thông tin, vì
vậy, lãnh đạo cần có sự trợ giúp đắc lực của chuyên viên. Trách nhiệm của
chuyên viên là phải lựa chọn những thông tin có giá trị, phục vụ cho các yêu
cầu của lãnh đạo, yêu cầu của công việc.
Để thể hiện vai trò này, chuyên viên không chỉ dựa vào những nguồn
tin có giá trị pháp lý cao nhƣ văn bản mà còn phải khai thác những nguồn tin
khác nhƣ thông tin qua sách, báo, mạng Internet. Quá trình thu thập, xử lý và

cung cấp thông tin của chuyên viên không đơn thuần chỉ mang tính “thời vụ”
tức là khi cần cung cấp mới tổ chức thu thập thông tin mà phải coi đây là một
nhiệm vụ thƣờng xuyên.
2). Công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của chuyên viên
tổng hợp văn phòng bộ góp phần tác động tới chất lƣợng và hiệu quả của
quyết định quản lý
Thông tin là nguyên liệu của hoạt động quản lý. Trong một chừng mực
nhất định, giá trị thực tế của quyết định quản lý sẽ phụ thuộc vào các nguồn
thông tin cung cấp. Điều này có nghĩa là nếu đƣợc cung cấp thông tin đầy đủ,
chính xác sẽ giúp nhà quản lý nhận thức chính xác vấn đề cần ra quyết định;
xác định cơ hội, khả năng thực hiện và các triển vọng sau khi quyết định đƣợc
ban hành. Nói cách khác, để đảm bảo chất lƣợng của quyết định quản lý (tính
hợp lý, hợp pháp, tính khả thi, khả năng sáng tạo của ngƣời lãnh đạo) chuyên
viên cần cung cấp cho lãnh đạo những thông tin chính xác, cô đọng, logic, kịp
thời …



23
Không chỉ đòi hỏi chuyên viên có những phƣơng pháp thu thập thông
tin đúng mà chuyên viên cần có sự “nhạy bén” trong việc đánh giá thông tin.
Trong thực tế có những thông tin tuy đƣợc thu thập từ nguồn tin có giá trị
pháp lý cao nhƣng lại không đƣợc xử lý chính xác và phù hợp với yêu cầu
công việc thì cũng không có "tác dụng" đối với hoạt động quản lý. Ngƣợc lại,
có những thông tin tuy chỉ là thông tin trao đổi nhƣng đƣợc chuyên viên xử lý
chính xác, cung cấp kịp thời lại đem lại giá trị thiết thực đối với hoạt động
quản lý. Vì vậy đòi hỏi chuyên viên phải có những phƣơng pháp thu thập
thông tin, phƣơng pháp xử lý thông tin khoa học để lựa chọn thông tin có giá
trị cung cấp cho lãnh đạo.
Đồng thời quá trình cung cấp thông tin của chuyên viên đƣợc tiến hành

một cách thƣờng xuyên và liên tục sẽ đảm bảo cho các quyết định quản lý có
giá trị bền vững.

3). Chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ đóng vai trò là cầu nối
cung cấp thông tin giữa lãnh đạo bộ với các đơn vị
Lao động của lãnh đạo là lao động phức tạp, lãnh đạo không có nhiều
thời gian để giao tiếp rộng rãi với tập thể, vì vậy chuyên viên đóng vai trò là
cầu nối cung cấp thông tin giữa lãnh đạo bộ với các đơn vị. Cụ thể: các quyết
định quản lý của lãnh đạo có thể thông qua chuyên viên để truyền đạt tới các
đơn vị; ngƣợc lại, ý kiến của các đơn vị cũng có thể thông qua chuyên viên để
báo cáo với lãnh đạo. Quan trọng hơn, để thực hiện vai trò là cầu nối cung cấp
thông tin, chuyên viên cần phải làm tốt quá trình sàng lọc thông tin từ các đơn
vị để cung cấp cho lãnh đạo.
Ví dụ: các chƣơng trình công tác, các báo cáo định kỳ, đột xuất của các
đơn vị phải đƣợc chuyên viên nghiên cứu tổng hợp nhằm cung cấp cho lãnh
đạo những thông tin đầy đủ, chính xác, toàn diện. Hoặc chuyên viên soạn thảo
các kết luận, ý kiến của lãnh đạo để gửi tới các đơn vị nhằm triển khai công
việc.
Nhƣ vậy, chuyên viên không chỉ có vai trò trợ giúp đắc lực cho lãnh
đạo, phần nào tác động tới hiệu quả và chất lƣợng của quyết định quản lý mà
còn là cầu nối cung cấp thông tin giữa lãnh đạo và các đơn vị. Để thực hiện
tốt các vai trò này đòi hỏi chuyên viên phải vận dụng các phƣơng pháp nghiệp
vụ khoa học trong thu thập, xử lý và cung cấp thông tin.



24

1.2.3. Nhiệm vụ của chuyên viên trong việc thu thập, xử lý và cung
cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý

Thực tế hiện nay, một số văn phòng bộ đã ban hành quy định về nhiệm
vụ - quyền hạn của chuyên viên tổng hợp (nhƣ Bộ Nội Vụ, Bộ Công nghiệp)
nhƣng cũng có nhiều văn phòng bộ chƣa có quy định về nhiệm vụ - quyền
hạn của chuyên viên tổng hợp (Bộ Thuỷ sản, Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ, Bộ Y
tế).
Qua kết quả khảo sát một số cơ quan bộ chúng tôi thấy trong Phòng
Tổng hợp - Văn phòng Bộ, có chuyên viên đƣợc giao nhiệm vụ trợ lý giúp
việc trực tiếp cho bộ trƣởng hoặc các thứ trƣởng, có chuyên viên đƣợc giao
nhiệm vụ làm công tác tổng hợp thông tin một số mảng công tác của bộ, có
chuyên viên đƣợc giao nhiệm vụ tổng hợp thông tin các lĩnh vực công tác của
bộ.
Nhìn chung, chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ có thể đƣợc giao thực
hiện các nhiệm vụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin nhƣ sau:
- Tổng hợp, quản lý các cơ sở dữ liệu thông tin phục vụ sự lãnh đạo,
điều hành, khai thác sử dụng của lãnh đạo bộ, lãnh đạo văn phòng cũng nhƣ
các yêu cầu khai thác sử dụng thông tin của các đơn vị, cá nhân trong bộ.
- Xây dựng chƣơng trình công tác hàng ngày, tuần của lãnh đạo bộ và
lãnh đạo văn phòng. Giúp lãnh đạo văn phòng bộ phối hợp với các đơn vị xây
dựng chƣơng trình công tác tháng, công tác quý, công tác 6 tháng, công tác
năm của bộ.
- Tổng hợp thông tin từ các đơn vị để xây dựng các báo cáo định kỳ,
báo cáo chuyên đề và báo cáo đột xuất về tình hình hoạt động của bộ.
- Giúp lãnh đạo văn phòng xây dựng và theo dõi đôn đốc, báo cáo việc
thực hiện chỉ thị, kế hoạch công tác của bộ theo quy chế làm việc của bộ.
- Tổ chức tổng hợp thông tin hàng ngày để lãnh đạo văn phòng cung
cấp cho bộ trƣởng về các vấn đề đã và đang đƣợc bộ trƣởng và các thứ trƣởng
quan tâm giải quyết; thông tin về những vấn đề quan trọng do các cơ quan
khác gửi bộ; các thông tin quan trọng khác trong ngành.
- Giúp lãnh đạo văn phòng cập nhật vào mạng tin học nội bộ (LAN)
của bộ các loại thông tin điều hành, các chƣơng trình công tác và thông tin về