SKKN Thực trạng và giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ ở trường mầm non Hoa Hồng quận Cầu Giấy Thành phố Hà Nội

PHÒNG GIÁO DỤC - ĐÀO TẠO QUẬN CẦU GIẤY
TRƯỜNG MẦM NON HOA HỒNG





SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

Thực trạng và giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư,
lưu trữ ở trường mầm non Hoa Hồng quận Cầu Giấy
Thành phố Hà Nội






Lĩnh vực/Môn : Quản lý
Tên tác giả : Lưu Đức Thuận
Chức danh : Hiệu trưởng
Tài liệu kèm theo:

Năm học 2012 - 2013

1

MỤC LỤC
Phần I. ĐẶT VẤN ĐỀ
2
Phần II. GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
5
I. CƠ SỞ LÝ LUẬN
5
1. Về công tác văn thư
5
2. Về công tác lưu trữ
11
II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRƯỜNG
MẦM NON HOA HỒNG
15
1. Đặc ñiểm chung về trường mầm non Hoa Hồng
15
2. Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ
16
2.1. Ưu ñiểm

16
2.2. Hạn chế

16
3. Nguyên nhân của ưu ñiểm, hạn chế
17

3.1. Nguyên nhân của ưu ñiểm
17
3.2. Nguyên nhân của hạn chế
17
III. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN
THƯ, LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG MẦM NON HOA HỒNG
17
Giải pháp 1. Chú trọng việc xây dựng kế hoạch, chỉ ñạo thực hiện
công tác văn thư, lưu trữ

18
Giải pháp 2. Nâng cao chất lượng ñội ngũ cán bộ, viên chức trong
hoạt ñộng của công tác văn thư, lưu trữ

19
2.1. Nâng cao nhận thức, trình ñộ nghiệp vụ cán bộ, viên chức
trong hoạt ñộng của công tác văn thư, lưu trữ

19
2.2. Tăng cường bổ sung, kiện toàn ñội ngũ cán bộ, viên
chức hỗ trợ công tác văn thư, lưu trữ

20
Giải pháp 3. Tăng cường trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ
cho công tác văn thư, lưu trữ

20
Giải pháp 4. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào
công tác văn thư, lưu trữ

20
Giải pháp 5. Chú trọng công tác kiểm tra, giám sát công tác
văn thư, lưu trữ

20
Phần III. KẾT THÚC VẤN ĐỀ
22
I. KẾT QUẢ
22
II. BÀI HỌC KINH NGHIỆM
23
III. KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT
23
1. Với Bộ Nội vụ và Bộ Giáo dục và Đào tạo
23
2. Với các cơ sở ñào tạo nhân viên văn thư, lưu trữ
23
3. Với Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy
23
PHỤ LỤC
24
TÀI LIỆU THAM KHẢO
58
2

Phần I
ĐẶT VẤN ĐỀ

Có thể khẳng ñịnh, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng ñối
với tất cả các lĩnh vực của ñời sống xã hội, ñối với các cơ quan, tổ chức.

Công tác văn thư, lưu trữ nhằm ñảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
kịp thời cho việc lãnh ñạo, quản lý ñiều hành công việc, cho việc thực hiện chức
năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới
chất lượng và hiệu quả hoạt ñộng của mỗi cơ quan, tổ chức.
Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng ñều có
một ñặc ñiểm chung là trong quá trình hoạt ñộng ñều sản sinh những giấy tờ liên
quan và những văn bản, tài liệu có giá trị ñều ñược lưu giữ lại ñể tra cứu, sử
dụng khi cần thiết. Bởi ñây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự
việc ñã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao.
Văn bản là phương tiện truyền ñạt thông tin trong xã hội. Nó giữ một vai
trò quan trọng trong hiệu quả hoạt ñộng của mỗi cơ quan, ñoàn thể. Nhưng ñể
ñảm bảo các văn bản ñó ñược sử dụng một cách có hiệu quả và thống nhất lại
phụ thuộc rất lớn vào công tác văn thư.
Mặc dù ñây chỉ là một công việc ñơn giản song trên thực tế nó lại quyết
ñịnh quá trình kết nối thông tin ñược thông suốt giữa các cơ quan. Ngoài ra công
tác văn thư còn ñảm bảo cho việc quản lý văn bản, con dấu ñược chặt chẽ và có
hiệu quả hơn. Trong ñó con dấu ñóng trên chữ ký của người có thẩm quyền là
một ñảm bảo cho sự chính xác và giá trị pháp lý của cơ quan, tổ chức làm ra văn
bản. Chính vì thế công tác văn thư là một bộ phận không thể thiếu với hoạt ñộng
chỉ ñạo, ñiều hành công việc của các cơ quan và các tổ chức trong xã hội.
Việc soạn thảo, ban hành văn bản ñã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an
toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều. Do ñó, khi
các cơ quan, tổ chức ñược thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu ñược
hình thành vì ñó là “huyết mạch” trong hoạt ñộng của mỗi cơ quan, tổ chức.
Vì vậy, Đảng và nhà nước ta, ñặc biệt là Chủ tịch Hồ Chí Minh luôn ñánh
giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Ngay từ
những ngày ñầu nước nhà giành ñược ñộc lập, Hồ Chí Minh, Chủ tịch Chính
phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa ñã ký Thông ñạt số
1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 về công tác công văn, giấy tờ, trong ñó
Người ñã chỉ rõ “tài liệu lưu trữ có giá trị ñặc biệt về phương diện kiến thiết

quốc gia” và ñánh giá “tài liệu lưu trữ là tài sản quý báu, có tác dụng rất lớn
trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, ñịnh hướng chương trình
kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn
hóa, cũng như khoa học kỹ thuật. Do ñó, việc lưu trữ công văn, tài liệu là một
công tác hết sức quan trọng”.
Trong hoạt ñộng quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh
vực, hầu hết các công việc từ chỉ ñạo, ñiều hành, quyết ñịnh, thi hành ñều gắn
liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức
3

sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung. Do ñó, vai
trò của công tác văn thư và lưu trữ ñối với hoạt ñộng quản lý hành chính nhà
nước là rất quan trọng, thể hiện ở 4 ñiểm sau:
- Góp phần quan trọng ñảm bảo thông tin cho hoạt ñộng quản lý; cung cấp
những tài liệu, tư liệu, số liệu ñáng tin cậy phục vụ các mục ñích chính trị, kinh
tế, văn hoá, xã hội. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ,
những bằng chứng phục vụ cho hoạt ñộng quản lý của các cơ quan.
- Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải
quyết xử lý nhanh chóng và ñáp ứng ñược các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ
tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống,
qua ñó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, ñúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện
tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và ñây cũng là những mục
tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.
- Tạo công cụ ñể kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ
chức, cá nhân. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt ñộng của cơ
quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát.
- Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan ñến cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp và các bí mật quốc gia.
Từ những lẽ trên, có thể thấy ñược nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư
và lưu trữ sẽ góp phần bảo ñảm cho các hoạt ñộng của nền hành chính nhà nước

ñược thông suốt. Nhờ ñó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà
nước và thúc ñẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Thiết
nghĩ mỗi cơ quan hành chính nhà nước cần phải có một nhận thức ñúng ñắn về
về vị trí và vai trò của công tác văn thư, lưu trữ ñể có thể ñưa ra những biện
pháp phù hợp nhằm ñưa công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, ñơn vị mình ñi
vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của cơ
quan, ñơn vị.
Xác ñịnh rõ vị trí, tầm quan trọng và thực trạng của công tác cải cách
hành chính, ngày 04/01/2013 Chủ tịch UBND Thành phố Hà Nội ñã ra Chỉ thị
số 01/CT-UBND về thực hiện "Năm kỷ cương hành chính - 2013" và Ủy ban
nhân dân quận Cầu Giấy ñã ban hành Kế hoạch số 23/KH-UBND ngày
05/02/2013 triển khai thực hiện "Năm kỷ cương hành chính - 2013" tại các ñơn
vị thuộc quận Cầu Giấy, trong ñó có mảng công tác văn thư lưu trữ.
Mặc dù công tác văn thư, lưu trữ ñã có từ rất lâu, tồn tại song song với
chiều dài lịch sử của dân tộc, chiều dài lịch sử hình thành của các cơ quan, tổ
chức và trách nhiệm thực hiện thuộc về tất cả các cá nhân trong một cơ quan, tổ
chức. Nhưng hiện nay, trong suy nghĩ của không ít người, công tác này hình như
mới có từ một vài năm trở lại ñây và ñó chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ ñơn thuần
của những người làm văn thư, lưu trữ nên chưa có những quan tâm, chú trọng,
ñầu tư xứng ñáng. Đây là suy nghĩ, là quan niệm chưa ñúng khi ñánh giá về
công tác văn thư, lưu trữ, cần thiết phải ñược nhìn nhận lại.
Trường mầm non Hoa Hồng cũng như nhiều ñơn vị, cơ quan khác trên ñịa
bàn quận Cầu Giấy là ñơn vị vẫn còn tồn tại những ñiểm bất cập như quá trình
quản lý văn bản chưa chặt chẽ khiến cho một số văn bản có nội dung, thể thức
4

sai mà vẫn ñược ban hành; quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản chưa ñược
thống nhất làm cho hiệu quả công việc bị giảm sút…
Việc thu thập, sắp xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ chưa ñược thực hiện có
nề nếp; lập hồ sơ công việc chưa khoa học, ñầy ñủ nên còn gây khó khăn cho

việc thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử.
Ngoài ra, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu
trữ vẫn chưa ñược thực hiện ñồng bộ.
Thực trạng ñó do nhiều nguyên nhân khác nhau gây ra, trong ñó không
thể không nói ñến trình ñộ, nghiệp vụ của cán bộ văn thư chưa ñược ñào tạo cơ
bản và sự nhận thức còn nhiều hạn chế của một số cán bộ công chức, viên chức
trong cách nhìn nhận về hoạt ñộng văn thư, lưu trữ.
Chính vì những lý do trên tôi ñã chọn ñề tài: "Thực trạng và giải pháp
nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ ở trường mầm non Hoa Hồng
quận Cầu Giấy Thành phố Hà Nội" nhằm tìm hiểu rõ hơn thực trạng của công
tác văn thư, lưu trữ tại trường mầm non Hoa Hồng ñể từ ñó ñề ra các giải pháp
thực hiện hiệu quả nhất công tác văn thư, lưu trữ của nhà trường.

5

Phần II
GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

I. CƠ SỞ LÝ LUẬN
Để ñánh giá ñúng thực trạng và ñề ra các giải pháp nâng cao chất lượng
công tác văn thư, lưu trữ trong Trường, cần hiểu ñầy ñủ, sâu sắc về nghiệp vụ
của công tác văn thư, lưu trữ.
1. Về công tác văn thư
1.1. Khái niệm công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt ñộng ñảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
cho công tác quản lý của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế, xã
hội, các ñợn vị vũ trang. Là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và ban
hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong hoạt ñộng
của cơ quan. Các văn bản hình thành của công tác văn thư là phương tiện thiết
yếu cho hoạt ñộng của cơ quan ñạt hiệu quả.
1.2. Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư
a. Nội dung của công tác văn thư
Nội dung của công tác văn thư là những công tác liên quan ñến công tác
quản lý và giải quyết về văn bản trong các cơ quan, ñơn vị và thường bao gồm 5
nội dung cơ bản sau:
- Tiếp nhận và giải quyết văn bản ñến
- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản ñi

- Tổ chức và quản lý văn bản mật trong cơ quan
- Tổ chức và quản lý các tài liệu hồ sơ trong cơ quan
- Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu
* Tiếp nhận giải quyết văn bản ñến: Văn bản, tài liệu, thư từ mà cơ quan nhận
ñược từ các nơi khác gửi ñến gọi tắ là “Văn bản ñến”.
Công tác tổ chức, giải quyết quản lý văn bản ñến ñược thực hiện theo
nguyên tắc: Mọi văn bản, giấy tờ ñến cơ quan, tổ chức ñều phải qua bộ phận văn
thư, bộ phận này có nhiệm vụ vào sổ, quản lý thống nhất yêu cầu xử lý nhanh
chóng, chính xác, giữ bí mật; sau ñó chuyển ñến các cá nhân, bộ phận liên quan
giải quyết.
Việc tổ chức, tiếp nhận giải quyết văn bản ñến ñược thực hiện theo 5 bước sau:
Bước 1: Sơ bộ phân loại văn bản.
Bước 2: Bóc bì văn bản.
Bước 3: Đóng dấu ñến, ghi sổ ñến và ngày ñến vào văn bản
Bước 4: Vào sổ và chuyển giao văn bản ñến
Bước 5: Giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản ñến
Văn bản ñược vào sổ theo mẫu.

6

Số văn
bản
ñến
Ngày
ñến
Nơi
gửi
văn
VB
Số,

ký
hiệu
VB
Ngày,
tháng
VB
Trích
yếu nội
dung
VB
Lưu
hồ sơ
Nơi
nhận
văn
bản
Ký
nhận
Ghi chú

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
……
…
……

……
….
……
.
……

.
……
….
……

……
…
…… ……

Mẫu chuyển văn bản ñến:
Số, ký hiệu
văn bản
Ngày chuyển
văn bản
Số lượng bì
văn bản
Nơi nhận
(người nhận)
Ký nhận và ñóng
dấu
1 2 3 4 5
……… ………… ………… ………… ………

* Tổ chức quản lý giải quyết văn bản ñi: Tất cả những văn bản giấy tờ, tài liệu
do cơ quan. ñơn vị gửi ñi chung là “văn bản ñi”.
Việc tổ chức quản lý văn bản ñi cũng ñược thực hiện theo nguyên tắc:
Các văn bản giấy tờ của cơ quan, ñơn vị ñể gửi ra ngoài nhất thiết phải qua bộ
phận văn thư, cán bộ văn thư phải có trách nhiệm ñăng ký vào sổ, ñóng dấu và
có trách nhiệm gửi ñi.
Thủ tục quản lý gửi văn bản ñi bao gồm 6 bước sau:

Bước 1: Đánh máy, in văn bản
Bước 2: Ký và ñóng dấu văn bản
Bước 3: Đăng ký văn bản ñi
Bước 4: Chuyển giao văn bản ñi
Bước 5: Kiểm tra việc quản lý giải quyết văn bản ñi
Bước 6: Sắp xếp các bản lưu văn bản
Sổ chuyển văn bản qua bưu ñiện hoặc ñến các cơ quan theo mẫu.
Ngày
tháng
Số ký hiệu
văn bản
Số lượng
bì văn bản
Nơi nhận văn
bản
Ký nhận và ñóng
dấu văn bản
1 2 3 5
…………. ……… ………


7

Sổ chuyển văn bản trong nội bộ theo mẫu.
Ngày
tháng
Số ký hiệu
văn bản
(phiếugửi,
chuyển)

Số lượng
văn bản
hoặc bì
văn bản
Người nhận hoặc
ñơn vị nhận
Ghi chú
1 2 3 4 5
………….

…………. …………

……………. …………

* Tổ chức quản lý giải quyết các văn bản mật trong cơ quan.
Đối với những văn bản “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” chỉ có thủ trưởng cơ
quan hoặc người ñược uỷ quyền bóc văn bản trực tiếp làm nhiệm vụ ñăng ký
văn bản.
Văn bản có dấu “khẩn”, “thượng khẩn”, “hoả tốc” thì phải ñóng dấu vào
văn bản và cả phong bì văn bản. Riêng văn bản mật, tối mật, tuyệt mật chỉ ñược
ñánh dấu vào văn bản, người chịu trách nhiệm làm phong bì, trong ghi ñầy ñủ số,
ký hiệu, nơi nhận và ñóng dấu “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” lên phong bì trong
rồi chuyển cho văn thư làm phiếu chuyển và phong bì ngoài. Phong bì ngoài chỉ
ghi nơi gửi, nơi nhận, và số phiếu chuyển, không ñóng dấu chỉ mức ñộ “mật”. Sau
ñó các văn bản ñược chuyển ñi theo thủ tục như các văn bản bình thường.
* Tổ chức quản lý các tài liệu, hồ sơ trong cơ quan
Công tác lập hồ sơ là một khâu quan trọng, là khâu cuối cùng của công tác
văn thư và là khâu bản lề của công tác lưu trữ. Việc lập hồ sơ có ý nghĩa rất cần
thiết cho việc phân loại sắp xếp tài liệu trong cơ quan, ñơn vị ñược chủ ñộng
khoa học và thuận tiện.

- Lập danh mục hồ sơ: Được tiến hành theo 6 bước
Bước 1: Xác ñịnh danh mục hồ sơ
Bước 2: Xây dựng ñề cương phân loại hồ sơ, có thể phân loại theo vấn ñề
hoặc theo ñơn vị, tổ chức.
Bước 3: Dự kiến các tiêu ñề hồ sơ
Bước 4: Quy ñịnh ký hiệu hồ sơ
Bước 5: Quy ñịnh người lập hồ sơ
Bước 6: Thời hạn bảo quản hồ sơ
- Mở hồ sơ: Đầu năm, cán bộ ñược giao nhiệm vụ lập hồ sơ, ghi tiêu ñề hồ
sơ cần viết bìa hồ sơ gọi là mở hồ sơ.
- Căn cứ vào ñặc trưng của văn bản tài liệu ñể chia thành các hồ sơ: Các
ñặc trưng cơ bản ñể lập hồ sơ bao gồm: Tên gọi, vấn ñề, tác giả, thời gian, giao
dich, ñịa dư.
- Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ
- Biên mục hồ sơ
+ Đóng quyển
8

* Tổ chức và sử dụng con dấu
Nguyên tắc ñóng dấu:
Người giữ con dấu phải tự tay ñóng vào các văn bản, không ñược cho ai
mượn. Dấu phải ñóng bên trái trùm lên 1/3 ñến 1/4 của chữ ký, dấu ñóng phải rõ
ràng ngay ngay ngắn.
Chỉ ñược ñóng dấu vào văn bản giấy tờ khi ñã có chữ ký hợp lệ, không
ñược ñóng dấu vào giấy trắng, giấy in sẵn có tiêu ñề, giấy giới thiệu chưa ghi rõ
tên người và việc cụ thể.
Những tài liệu gửi kèm theo văn bản như ñề án, chương trình, dự thảo,
báo cáo … cần ñóng dấu vào góc trái ở phía trên trang. Dấu ñóng trùm khoảng
1/4 mặt dấu lên chỗ có chữ ñể ñảm bảo ñộ tin cậy của tài liệu.
Việc sử dụng các loại dấu ở cơ quan:

Trong các cơ quan thường có 2 loại dấu: Dấu quốc huy và dấu ghi chữ
văn phòng.
Hai loại dấu này ñóng như sau:
- Đối với văn bản thuộc quyền hạn của thủ trưởng thì thủ trưởng hoặc cấp phó
ký thay hoặc người ñược quyền ký thừa lệnh thủ trưởng thì ñóng dấu quốc huy.
- Những văn bản thuộc nhiệm vụ của văn phòng lấy danh nghĩa là văn
phòng ñể làm ra văn bản thì ñóng dấu văn phòng.
Riêng các ñơn vị trường học chỉ sử dụng dấu quốc huy.
Các cơ quan còn có: Dấu chức vụ, dấu tên người, dấu chữ ký Căn cứ
vào ñó ñóng dấu theo ñúng Nhà nước quy ñịnh về việc quản lý các loại con dấu.
Của cơ quan ghi trong Nghị ñịnh 56 của HĐCP.
- Người giữ con dấu vì lý do nào ñó mà vắng mặt phải bàn giao con dấu
cho người khác do thủ trưởng cơ quan chỉ ñịnh. Ngày nghỉ lễ, chủ nhật phải cho
con dấu vào hòm, tủ khoá chắc chắn.
Theo Nghị ñịnh số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính
Phủ quy ñịnh về việc quản lý và sử dụng con dấu như sau: “Con dấu ñược sử
dụng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ
chức xã hội - nghề nghiệp, hội quần chúng, tổ chức kinh tế, ñơn vị vũ trang, cơ
quan, tổ chức nước ngoài hoạt ñộng tại Việt Nam (dưới ñây gọi tắt là cơ quan, tổ
chức) và một số chức danh nhà nước. Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng
ñịnh giá trị pháp lý ñối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các
chức danh nhà nước". Đồng thời Chính phủ cũng quy ñịnh người ñứng ñầu các
cơ quan tổ chức có trách nhiệm quản lý sử dụng con dấu, mỗi cơ quan tổ chức
chỉ ñược dùng một con dấu cùng loại giống nhau, con dấu chỉ ñựợc ñóng lên các
văn bản giấy tờ sau khi ñã có chữ ký của cấp có thẩm quyền. Nghiêm cấm việc
ñóng dấu khống chỉ, không ñược tuỳ tiện mang con dấu theo người. Con dấu của
cơ quan tổ chức phải ñược lại cho người có trách nhiệm, có trình ñộ chuyên môn
về văn thư ñể bảo quản và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và
ñóng dấu.

9

b. Nhiệm vụ của công tác văn thư
- Nhận và bóc bì văn bản ñến
- Đóng dấu văn bản ñến, ghi số, vào sổ ñăng ký
- Phân loại và trình lãnh ñạo
- Chuyển giao và theo dõi việc giải quyết văn bản ñến của các phòng ban
chức năng
- Đánh máy, rà soát văn bản, in văn bản tài liệu
- Gửi văn bản ñi (vào sổ, ghi số, ghi ngày phát hành)
- Chuyển giao văn bản, tài liệu thư từ trong nội bộ cơ quan
- Cấp giấy giới thiệu, sử dụng và bảo quản dấu cơ quan
1.3. Tổ chức công tác văn thư
Khi xem xét tổ chức công tác văn thư có thể nghiên cứu 2 vấn ñề sau:
a. Biên chế công tác văn thư
Để nghiên cứu bố trí hợp lý biên chế công tác văn thư phải dựa vào 3 yếu
tố chủ yếu: Cơ cấu tổ chức của cơ quan, khối lượng công việc công tác văn thư
và số lượng văn bản, tài liệu cơ quan. Trong ñó bao gồm văn bản ñi, văn bản
ñến, văn bản nội bộ.
Trong công tác văn thư ngoài việc xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý, việc
bố trí cán bộ cũng có ý nghĩa rất lớn trong việc nâng cao năng suất và chất lượng
hoạt ñộng của cơ quan. Những cán bộ có trình ñộ cao, có năng lực thì bố trí
những công việc khó, phức tạp như: Dự thảo văn bản, ñọc soát văn bản, lập hồ
sơ… Các cán bộ có trình ñộ thấp hơn thì ñảm nhận những công việc ñơn giản
như: Vào sổ văn bản, viết phong bì.
Nhân viên văn thư ngoài yêu cầu về trình ñộ chuyên môn, trình ñộ văn hoá,
phải có những phẩm chất như: Trung thực, ñiềm ñạm, cẩn thận, lịch sự và giữ
luôn bí mật trong công việc, năng suất và chất lượng công tác không cao và ảnh
hưởng ñến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan nói chung.
b. Hình thức tổ chức công tác văn thư

Tuỳ thuộc vào cơ cấu tổ chức của cơ quan, số lượng văn bản ñi, văn bản
ñến và chức năng, nhiệm vụ của cơ quan ñể có thể tổ chức công tác văn thư theo
một hình thức phù hợp. Các hình thức này bao gồm:
- Hình thức văn thư tập trung.
- Hình thức văn thư phân tán.
- Hình thức văn thư hỗn hợp.
Các cơ quan, xí nghiệp, ñơn vị nhỏ, cơ cấu tổ chức ít phức tạp, số lượng
văn bản ít thường áp dụng hình thức văn bản tập trung. Theo hình thức này, hầu
hết các tác nghiệp chuyên môn văn thư ñược tập trung giải quyết ở một ñơn vị
chuyên môn.
1.4. Yêu cầu của công tác văn thư
Trong quá trình thực hiện những nội dung trên cần phải ñảm bảo những
yêu cầu sau:
10
- Nhanh chóng, kịp thời, ñúng kỳ hạn
- Phải ñảm bảo tính chính xác cao
- Mức ñộ bí mật của văn bản
- Sử dụng trang thiết bị hiện ñại
1.5. Vị trí ý nghĩa của công tác văn thư
a. Vị trí của công tác văn thư
Công tác văn thư gắn liền với bộ máy quản lý và là nội dung quan trọng
trong hoạt ñộng của cơ quan. Như vậy công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp
ñến chất lượng quản lý của cơ quan.
Trong quá trình hoạt ñộng của cơ quan Nhà nước việc soạn thảo các loại
văn bản và sử dụng chúng ñể làm phương tiện mọi hoạt ñộng của cơ quan. Vì
vậy việc tổ chức quản lý các loại văn bản bằng phương pháp khoa học trên cơ sở
những quy ñịnh chung của Nhà nước là công tác quan trọng và có tính tất yếu
nhằm gắn liền với hoạt ñộng của cơ quan.
b. Ý nghĩa của công tác văn thư
Công tác văn thư ñảm bảo việc cung cấp những thông tin cần thiết, phục

vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan ñơn vị nói chung. Thông tin
phục vụ quản lý ñược cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong ñó nguồn thông
tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội dung có
thể xếp công tác văn thư vào hoạt ñộng ñảm bảo thông tin cho công tác quản lý
mà văn bản chính là phương tiện chứa ñựng, truyền ñạt, phổ biến những thông
tin mang tính pháp lý của Nhà nước.
Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ
quan ñược nhanh chóng, chính xác, vừa nâng cao năng suất vừa ñảm bảo chất
lượng, ñúng chế ñộ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế những vi
phạm trong việc sử dụng các văn bản giấy tờ ñể làm trái pháp luật.
Công tác văn thư bảo ñảm giữ gìn ñầy ñủ thông tin về mọi hoạt ñộng của
cơ quan. Nội dung các văn bản phản ánh hoạt ñộng của cơ quan cũng như hoạt
ñộng của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan, bên cạnh ñó
nó sẽ là những bằng chứng quan trọng khi có những vi phạm xảy ra trong quá
trình hoạt ñộng.
Công tác văn thư nề nếp sẽ lưu giữ ñược toàn bộ hồ sơ tài liệu bằng văn
bản tạo ñiều kiện tốt nhất cho công tác lưu trữ của cơ quan. Đây là nguồn bổ sung
chủ yếu, thưòng xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ tài liệu có giá trị.
Trong các quá trình hoạt ñộng của mình các cơ quan cần phải tổ chức tốt việc lập
hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quốc gia. Nếu chất lượng hồ sơ không tốt,
văn bản giữ lại không ñầy ñủ thì chất lượng hồ sơ nộp vào lưu trữ cơ quan thấp,
nếu không sẽ gây khó khăn rất nhiều cho công tác lưu trữ.
Công tác văn thư góp phần làm giảm bớt các giấy tờ vô dụng, tiết kiệm
ñược công sức và tiền của cho cơ quan. Đồng thời công tác này giữ gìn ñầy ñủ
những hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị ñể phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết
công việc trước mắt và nộp vào lưu trữ ñể nghiên cứu và sử dụng lâu dài.
11
2. Về công tác lưu trữ
2.1. Khái niệm
Lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin bằng văn bản. Tất

cả những văn bản ñến ñã qua xử lý, bản lưu của văn bản ñi (bản chính) và những
hồ sơ, tài liệu liên quan ñều phải ñược chuyển vào lưu trữ qua chọn lọc.
2.2. Nhiệm vụ và nội dung của công tác lưu trữ
a. Công tác lưu trữ gồm những nhiệm vụ sau
- Thu thập, xử lý, phân loại và sắp xếp các tài liệu
- Đánh giá tài liệu
- Thống kê tài liệu
- Bảo quản tài liệu
- Phục vụ khai thác sử dụng tài liệu
b. Nội dung của công tác lưu trữ
* Thu thập tài liệu lưu trữ

Là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác ñịnh nguồn
và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Phông lưu trữ cơ quan và Phông
Lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ
theo quyền hạn và phạm vi ñã ñược Nhà nước quy ñịnh.
Hàng năm ñơn vị có trách nhiệm:
1) Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu;
2) Các phòng, ban, ñơn vị công chức, viên chức của cơ quan xác ñịnh
những loại hồ sơ, tài liệu cần thu thập vào lưu trữ;
3) Công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập "mục lục hồ sơ, tài
liệu nộp lưu";
4) Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản ñể tiếp nhận hồ sơ, tài liệu;
5) Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra ñối chiếu giữa Mục lục hồ sơ,
tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu. Khi giao
nộp tài liệu phải lập 02 bản "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" và 02 bản "Biên
bản giao nhận tài liệu"; ñơn vị, cá nhân nộp và lưu trữ hiện hành mỗi bên giữ 1
bản;
6) "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" phải ñược ñánh máy vi tính (EXCEL)
và chuyển dữ liệu cho bộ phận tiếp nhận hồ sơ nộp lưu (Văn thư).

* Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Công tác chỉnh lý tài liệu là một khâu nghiệp vụ trong ñó tài liệu lưu trữ
ñược hệ thống hoá theo một phương pháp thích hợp và ñựoc cố ñịnh trật tự sắp
xếp trong các phòng, kho lưu trữ nhằm mục ñích bảo quản hoàn chỉnh và sử
dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Tài liệu sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh phải ñạt ñược các yêu cầu sau:
- Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh;
- Xác ñịnh thời gian bảo quản cho hồ sơ, tài liệu ñối với lưu trữ hiện hành;
xác ñịnh tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu hết giá trị loại ra ñể tiêu hủy;
12
- Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;
- Lập các công cụ tra cứu, mục lục hồ sơ, tài liệu, cơ sở dữ liệu và công cụ
tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng;
- Lập danh mục tài liệu hết giá trị.
Các bước tiến hành chỉnh lý tài liệu lưu trữ:
Bước 1
: Viết lịch sử hình thành phông
Bước 2: Chỉnh lý tài liệu trong hồ sơ
Bước 3: Viết bìa hồ sơ
Bước 4: Viết chứng từ kết thúc
* Xác ñịnh giá trị tài liệu lưu trữ
Là dựa trên những nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn nhất ñịnh ñể
nghiên cứu và quy ñịnh thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong
hoạt ñộng của các cơ quan, ñơn vị theo giá trị của chúng về các mặt như: chính
trị, kinh tế, văn hoá, khoa học và các giá trị khác, từ ñó lựa chọn ñể bổ
sung những tài liệu có giá trị cho Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam.
Khi xác ñịnh giá trị tài liệu lưu trữ cần dựa vào 3 nguyên tắc cơ bản sau:
- Tính lịch sử: Xem xét tài liệu trong ñiều kiện xã hội và việc hình thành.
- Tính chính trị: Xem xét ý nghĩa chính trị của tài liệu ñể xác ñịnh thời

hạn bảo quản hay tiêu huỷ.
- Tính tổng hợp và toàn diện: Xem xét tài liệu không chỉ ở một mặt mà
xét nó ở tính ña dạng.
Dựa vào các tiêu chuẩn xác ñịnh giá trị tài liệu lưu trữ ñể lựa chọn và xác
ñịnh ñược thời hạn bảo quản của tài liệu lưu trữ như vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời
hay tiêu huỷ.
Hội ñồng xác ñịnh giá trị tài liệu bao gồm:
- Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính: Chủ tịch hội ñồng
- Cơ quan (bộ phận) có tài liệu : Uỷ viên
- Phụ trách lưu trữ: Uỷ viên
Khi tiêu huỷ các hồ sơ tài liệu ñã hết giá trị ñược hội ñồng cho phép phải
lập văn bản. Tài liệu ñược thống kê cụ thể chi tiết theo từng loại có xác nhận của
bộ phận cơ quan có tài liệu và trực tiếp chứng kiến việc tiêu huỷ.
Việc tiêu huỷ và xác ñịnh giá trị tài liệu này theo quy ñịnh theo Công văn
số 879/VTLTNN - NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục Văn thư và Lưu
trữ Nhà nước ban hành về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
* Bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữ
Bổ sung tài liệu là công tác sưu tầm thu thập thêm làm phong phú và hoàn
chỉnh tài liệu vào các kho lưu trữ của cơ quan, các kho lưu trữ ở Trung ương và
ñịa phương theo những nguyên tắc và phương pháp thống nhất.
Giải quyết tốt vấn ñề bổ sung tài liệu có ý nghĩa quan trọng không chỉ ñối
với ngành lưu trữ mà còn ñối với nhiều ngành khác. Tài liệu lưu trữ là ngoài
những ý nghĩa chính trị, văn hoá, lịch sử …có tầm quốc gia còn có giá trị thực
tiễn cao ñối với từng ngành, từng cấp và mỗi cơ quan ñã sản sinh ra nó. Nếu ñể
13
tài liệu mất mát thất lạc, không tổ chức ñựơc việc bổ sung kịp thời thì thành
phần phông lưu trữ sẽ ngày càng nghèo khả năng phục vụ sẽ ngày càng hạn chế.
Công tác bổ sung tài liệu ñòi hỏi phải tiến hành thường xuyên thiết thực
và kịp thời. Khi bổ sung tài liệu cần chú ý ñến khả năng sử dụng chúng trong
thực tế. Chú ý ñến khả năng sử dụng chúng trong phạm vi rộng, trong ñiều kiện

việc mở rộng việc áp dụng các phương tiện kỹ thuật hiện ñại.
* Thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ

Công tác thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ là biện pháp áp dụng các
phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ khoa học nhằm nắm ñược một cách rõ
ràng, chính xác, khịp thời nội dung, thành phần, số lượng, chất lượng của tài liệu
lưu trữ và cơ sở vật chất khác trong phòng trong kho lưu trữ.
Công tác thống kê và kiểm tra phải thực hiện theo các quy ñịnh của Nhà
nước, cụ thể là:
- Mỗi bộ phận, phòng, kho lưu trữ phải có sổ sách thống kê hồ sơ tài liệu
ñang giữ và các công cụ tra tìm như: Sổ nhập hồ sơ tài liệu; sổ ñăng ký các
phông lưu trữ; sổ theo dõi sử dụng hồ sơ tài liệu.
- Thực hiện chế ñộ báo cáo thống kê ñịnh kỳ hàng năm và báo cáo ñột
xuất về tình hình công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo quyết ñịnh liên Bộ giữa
Cục lưu trữ Nhà nước với Tổng cục thống kê số 149/TCTK ngày 23 tháng 10
năm 1987 về việc ban hành biểu mẫu báo cáo thống kê ñịnh kỳ hàng năm về
công tác lưu trữ và tài liệu.
- Kiểm tra tài liệu lưu trữ với các hình thức sau: Kiểm tra thường xuyên
theo ñịnh kỳ; kiểm tra ñột xuất; tự kiểm tra và công cụ kiểm tra.
* Chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là sự kết hợp chặt chẽ các khâu nghiệp vụ của
công tác lưu trữ như phân loại, bổ sung, xác ñịnh giá trị tài liệu lưu trữ… Để tổ
chức khoa học các phông lưu trữ nhằm bảo ñảm an toàn và sử dụng chúng hiệu
quả nhất.
Bao gồm các nghiệp vụ sau:
- Nghiên cứu và biên soạn tóm tắt lịch sử của cơ quan, ñơn vị hình thành
phông và lịch sử phông.
- Tiến hành lập hồ sơ ñối với những hồ sơ chưa ñạt yêu cầu lưu trữ
- Chọn và xây dựng phương án phân loại, hệ thống hoá hồ sơ tài liệu theo
phương án ñã chọn

* Bảo quản tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu lưu trữ là toàn bộ những công việc ñược thực hiện nhằm
ñảm bảo giữ gìn trạng thái vật lý của nó.
Công tác bảo quản lưu trữ bao gồm các nội dung như: Phòng ngừa, phòng
hỏng, phục chế tài liệu lưu trữ và phòng gian bảo mật. Công tác này ñược quy
ñịnh cụ thể tại Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia.
Nguyên nhân gây hại ñến tài liệu lưu trữ có nhiều yếu tố khách quan tự
nhiên như: Nhiệt ñộ, ánh sáng, bụi mốc, côn trùng, bão lụt… Và còn do yếu tố
14
chủ quan của con người như: Chiến tranh, do sự thiếu trách nhiệm của các nhân
viên lưu trữ và người sử dụng tài liệu lưu trữ.
Biện pháp bảo quản là: Chống ẩm bằng thông gió, chống mối mọt côn
trùng… Phải chú ý ñến cách bố trí nhà kho và trang bị phương tiện kỹ thuật. Cần
trang bị ñầy ñủ giá, tủ ñựng tài liệu, dụng cụ ño nhiệt ñộ… Kho lưu trữ phải ñặt
ở nơi khô ráo, thoáng mát, sạch sẽ. Khu vực ñể tài liệu phải cách biệt với nơi
làm việc của cơ quan, ñồng thời phải có chế ñộ phòng cháy chữa cháy cho kho
lưu trữ.
* Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

Là toàn bộ công tác nhằm bảo ñảm cung cấp cho cơ quan Nhà nước và xã
hội những thong tin cần thiết phục vục cho mục ñích chính trị, kinh tế, tuyên
truyền, giáo dục, văn hoá, quân sự và phục vụ cho các quyền lợi chính ñáng của
công dân.
Mục ñích sử dụng tài liệu lưu trữ là tổ chức khai thác sử dụng tốt và có
hiệu quả tài liệu lưu trữ nhằm thực hiện những mục ñích về chính trị, kinh tế và
khoa học.
* Thời hạn nộp lưu tài liệu
- Tài liệu hành chính: Sau 01 năm kể từ năm công việc kết thúc;
- Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ: sau 01
năm kể từ ngày công trình ñược nghiệm thu chính thức;

- Tài liệu xây dựng cơ bản: sau 03 tháng kể từ khi công trình ñược quyết toán;
- Tài liệu ảnh, phim ñiện ảnh, Mcrôphim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài
liệu khác sau 03 tháng kể từ khi công việc kết thúc.
d. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ bao giờ cũng gắn liền và phản ánh một cách trung thực
quá trình hoạt ñộng của một con người, một cơ quan và các sự kịên lịch sử của
một quốc gia trong suốt tiến trình lịch sử. Vì thế tài liệu lưu trữ là nguồn chính
xác nhất, chân thực nhất ñể nghiên cứu.
Tài liệu lưu trữ còn phản ánh sự thật khách quan hoạt ñộng sáng tạo của
xã hội nên nó mang tính khoa học cao. Nó không chỉ là bằng chứng của sự phát
triển khoa học mà còn phục vụ cho các ñề tài khoa học và ứng dụng kết quả
nghiên cứu trước ñây vào công cuộc nghiên cứu hiện tại giúp cho việc tổng kết
ñánh giá rút ra những quy luật vận ñộng của tự nhiên và xã hội ñể dự báo chính
xác thúc ñẩy tiến trình phát triển của xã hội.
Tài liệu lưu trữ còn có ý nghĩa thực tiễn rất lớn. Nó phục vụ ñắc lực cho
việc thực hiện chủ chương, chính sách, kế hoạch phát triển kinh tế, văn hóa xã
hội… ngắn hạn và dài hạn phục vụ thiết thực cho công tác nghiên cứu và giải
quyết các công việc hàng ngày của mỗi cán bộ, công chức nói riêng của tổ chức
nói chung.
Trong các kho lưu trữ của Tỉnh, Thành phố, trong văn phòng lưu trữ của các
cơ quan ñang bảo quản nhiều tài liệu có giá trị, có ý nghĩa lịch sử, khoa học và thực
tiễn nó chứa ñựng nhiều bí mật Quốc gia. Có thể dùng tài liệu ñể xây dựng truyến
15
thống, giáo dục thế hệ tương lai cũng có thể sử dụng làm tư liệu giảng dạy trong
các trường phổ thông và giới thiệu trên các phương tiện truyền thông.
3. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ
Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu ñã xử lý
trước ñó là rất quan trọng ñể hình thành nên văn bản. Các tài liệu ñược lưu trữ
tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời
nhất cho người soạn thảo văn bản. Trên thực tế, cơ quan quản lý nhà nước

không thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết ñịnh, giải quyết kịp thời, ñúng
ñắn các yêu cầu của công dân nếu không có ñầy ñủ, kịp thời thông tin từ tài liệu
lưu trữ. Công việc của một cơ quan ñược tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực
hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ
sơ, tài liệu có ñược cẩn thận hay không. Như vậy, thực hiện tốt công tác lưu trữ
sẽ góp phần thúc ñẩy thực hiện tốt công tác văn thư.
Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt
công tác lưu trữ. Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh
hưởng quan trọng ñến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ. Có thể xem công tác
lập hồ sơ như là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ. Nếu hồ sơ
ñược lập khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo ñiều kiện thuận lợi ñể
công tác lưu trữ phát triển, từ ñó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.
Theo giáo sư Sue McKemmish - Lưu trữ Quốc gia Úc: “lập hồ sơ tốt ngay từ
khâu văn thư sẽ phục vụ tốt hơn cho cả mục ñích hiện hành cũng như mục ñích
trong tương lai”.
Công tác văn thư có nhiệm vụ quản lý, tổ chức tài liệu văn thư hình thành
trong hoạt ñộng hàng ngày của cơ quan, một nguồn cung cấp chủ yếu thường
xuyên cho kho lưu trữ. Vì vậy nó là tiền ñề cho công tác lưu trữ.
Công tác văn thư và lưu trữ là hai công tác có nội dung, hình thức,
phương pháp kỹ thuật khác nhau nhưng có mối liên hệ mật thiết với nhau. Phần
lớn những tài liệu văn thư có giá trị sau khi giải quyết xong ở bộ phận văn thư
ñều ñược lập hồ sơ, chọn lọc và nộp vào lưu trữ. Cho nên làm tốt công tác văn
thư sẽ tạo ñiều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ sau này.
II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TRƯỜNG MẦM
NON HOA HỒNG
1. Đặc ñiểm chung về trường mầm non Hoa Hồng
Trường mầm non Hoa Hồng phường Nghĩa Tân quận Cầu Giấy Thành
phố Hà Nội thành lập tháng 5 năm 1988. Đạt danh hiệu trường mầm non ñạt
chuẩn quốc gia năm 2005, Huân chương Lao ñộng hạng Ba năm học 2011 -
2012; 2 năm nhận Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ, 1 năm nhận Cờ thi

ñua xuất sắc, 1 năm nhận Bằng khen của Bộ Giáo dục và Đào tạo, 11 năm ñạt
danh hiệu Tập thể lao ñộng xuất sắc.
Trường hoạt ñộng theo quy ñịnh của Điều lệ Trường mầm non Ban hành
kèm theo Quyết ñịnh số 14/2008/QĐ-BGDĐT ngày 07/4/2008 của Bộ trưởng
Bộ Giáo dục và Đào tạo và Luật Giáo dục.

16
Cơ cấu tổ chức của trường gồm:











2. Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của trường mầm non Hoa Hồng
2.1. Ưu ñiểm
Nhìn chung công tác Văn thư - lưu trữ của văn phòng trường mầm non
Hoa Hồng ñã thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ ñược giao. Mối quan hệ giữa
thủ trưởng cơ quan với các tổ Chuyên môn, tổ Văn phòng ñược thiết lập tốt.
Việc thực hiện ñúng thẩm quyền, uỷ quyền trong quản lý có nhiều tiến bộ, hoạt
ñộng văn thư lưu trữ có xu hướng ñi vào nề nếp. Có ñịnh biên cán bộ văn thư
lưu trữ có trình ñộ chuyên môn, nhiệt tình công tác, thuận tiện cho việc cụ thể
hoá công việc và tổ chức thực hiện nhiệm vụ.
Công tác văn thư tiến hành từng bước nhịp nhàng và ñồng bộ. Việc
chuyển giao các loại văn bản ñi, ñến ñược thực hiện nhanh chóng, phân loại ñộ

“mật”, “khẩn” ñể chuyển giao kịp thời. Cán bộ nhân viên trong văn phòng ñã
hoàn thành tương ñối tốt nhiệm vụ ñược giao và bước ñầu ñảm bảo ñúng các
quy ñịnh về công tác văn bản, giấy tờ. Việc quản lý con dấu ñảm bảo ñúng
nguyên tắc và quy ñịnh.
Trong quá trình hoạt ñộng trường mầm non Hoa Hồng ñã chủ ñộng xây
dựng kế hoạch, quy chế công tác văn thư, lưu trữ. Nhìn chung Quy chế xây dựng
khoa học, chi tiết ñến từng công việc, từng chức danh. Những quy ñịnh này là
phù hợp với những quy ñịnh hiện hành về quản lý hành chính Nhà nước. Như
vậy việc quản lý của Trường có căn cứ pháp luật cụ thể.
2.2. Hạn chế
Tuy ñã ñạt ñược một số kết quả quan trọng trong việc thực hiện công tác
văn thư, lưu trữ nhưng ñến nay nó vẫn còn tồn tại những nhược ñiểm sau:
Nhân viên văn thư của trường kiêm nhiệm nhiều công việc như thủ quỹ,
thủ kho nên thời gian trau rồi nghiệp vụ còn hạn chế.
Tình trạng văn bản sai thể thức, sai về quy cách văn bản vẫn còn. Nội dung
văn bản không rõ ràng.
Hơn nữa, ñối với không ít người, công việc ñược giao ñã giải quyết xong
là hết trách nhiệm mà chưa ý thức ñược rằng phải lập hồ sơ, quản lý ñối với
BAN GIÁM HIỆU: 3
NHÓM TRẺ: 02
86 học sinh
TỔ CHUYÊN MÔN
NT-MG BÉ: 20
TỔ CHUYÊN MÔN
MẪU GIÁO NHỠ:

18
TỔ CHUYÊN MÔN
MÂU GIÁO LỚN: 19
LỚP MG BÉ: 04

199 học sinh
LỚP MG NHỠ: 06
294 học sinh
TỔ VĂN PHÒNG:
19
LỚP MG LỚN: 06
297 học sinh
17
những văn bản, tài liệu ñược hình thành và cũng không nghĩ rằng những tài liệu
hôm nay sẽ có giá trị cho mai sau nên chưa có ý thức trân trọng, bảo vệ những
tài liệu ñó, do ñó văn bản còn nằm rải rác ở các tổ, nhóm chuyên môn; hoặc
không lưu giữ ñầy ñủ. Khi cần tra tìm thì không có hoặc mất nhiều thời gian.
Việc bố trí văn phòng hiện nay chưa hợp lý, chưa thực hiện ñược một
cách toàn diện chế ñộ bảo mật của tài liệu.
Các ñiều kiện về cơ sở vật chất, trang thiết bị cho công tác văn thư, lưu
trữ chưa ñáp ứng ñược so với yêu cầu hiện nay.
3. Nguyên nhân của ưu ñiểm, hạn chế
3.1. Nguyên nhân của ưu ñiểm
- Có sự chỉ ñạo kịp thời từ cơ quan cấp trên.
- Cán bộ quản lý nhận thức rõ tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu
trữ và ñược bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác này.
- Đội ngũ giáo viên, nhân viên có tinh thần trách nhiệm và nghiêm túc
thực hiện nhiệm vụ khi ñược nhà trường giao.
3.2. Nguyên nhân của hạn chế
- Chưa nhận thức ñúng về vai trò, vị trí của công tác văn thư, lưu trữ.
- Tình trạng nhân viên làm công tác văn thư phải kiêm nhiệm thêm nhiều
nhiệm vụ nên việc tự học tập bồi dưỡng nghiệp vụ còn hạn chế.
- Bên cạnh ñó tại một số cán bộ, giáo viên, nhân viên vẫn chưa hiểu rõ và
ñánh giá hết ñược các nội dung quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ nên
chưa dành sự quan tâm, ñầu tư ñúng như yêu cầu của công tác này.

- Tình trạng cán bộ, công chức chưa thường xuyên lập hồ sơ công việc vừa là
tồn tại, nhưng ñồng thời cũng là nguyên nhân quan trọng dẫn ñến tài liệu tồn ñọng,
tích ñống còn nhiều, gây tốn kém, lãng phí về công tác chỉnh lý sau này.
` - Nhà trường còn gặp khó khăn về kinh phí trong chỉnh lý tài liệu, ñầu tư
trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ
- Chưa có phòng lưu trữ hồ sơ.
Bên cạnh những nguyên nhân chủ quan, phải kể ñến những nguyên nhân
khách quan như:
- Chưa có kinh phí dành cho hoạt ñộng lưu trữ, chưa có chế ñộ chính sách
ñối với nhân viên lưu trữ tại các Trường. Điều này gây khó khăn trong việc triển
khai, thực hiện các nội dung về văn thư, lưu trữ tại ñơn vị.
- Các lớp học bồi dưỡng về công tác văn thư lưu trữ chưa ñược tổ chức
thường xuyên. Nếu tổ chức thì số lượng lại quá ñông, trong thời gian ngắn nên
không truyền tải ñược hết những kiến thức, kỹ năng như yêu cầu
III. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ,
LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG MẦM NON HOA HỒNG
Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế với việc thực hiện công nghiệp hóa,
hiện ñại hóa ñất nước thì việc nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ là
một yêu cầu tất yếu. Chính vì thế Trường ñã xác ñịnh rõ:
18
Nâng cao nhận thức của Cán bộ - Giáo viên - Nhân viên về công tác văn
thư, lưu trữ nhằm phát huy hiệu quả của công tác văn thư và giá trị của tài liệu
lưu trữ;
Tạo bước chuyển biến, ñưa công tác văn thư, lưu trữ ñi vào nề nếp và thực
hiện ñúng quy ñịnh của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; Góp phần nâng
cao hiệu quả công tác quản lý nhà nước trong giai ñoạn hiện nay.
Để góp phần nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ nhằm thực
hiện những mục tiêu chung của nhà trường theo xu hướng công cuộc cải cách
hành chính, cần tập trung thực hiện tốt một số giải pháp sau:
Giải pháp 1. Chú trọng việc xây dựng kế hoạch, chỉ ñạo thực hiện công tác văn

thư, lưu trữ
Trong chu trình quản lý, kế hoạch là khâu ñầu tiên của một chu trình. Mọi
hoạt ñộng quản lý ñều ñược bắt ñầu từ khâu xây dựng kế hoạch.
Kế hoạch là xác ñịnh mục tiêu mà mỗi nhà trường cần phải ñạt ñược trong một
hay nhiều năm tới và các phương thức ñể ñạt ñược mục tiêu ấy… Có thể thấy,
việc xây dựng kế hoạch trong các nhà trường giống như việc tạo nên một cây
cầu nối giữa mục tiêu mà trường ñó ñạt ñược với phương thức ñể thực hiện ñược
các mục tiêu ấy.
Quản lý công tác văn thư, lưu trữ là trách nhiệm không chỉ của thủ trưởng
cơ quan mà còn là trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan, ñơn vị.
Xác ñịnh ñược tầm quan trọng của việc xây dựng kế hoạch nói chung, kế
hoạch công tác văn thư lưu trữ nói riêng, nhà trường ñã tiến hành xây dựng kế
hoạch theo ñúng sự chỉ ñạo của cấp trên, phù hợp với ñiều kiện thực tế của nhà
trường, cụ thể tới từng bộ phận, thành viên trong nhà trường.
Để xây dựng ñược kế hoạch nhà trường ñã dựa trên các văn bản chỉ ñạo
của các cấp.

Quy ñịnh của nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ bao gồm các văn bản
pháp lý có yêu cầu cán bộ, nhân viên văn thư và các ñối tượng liên quan ñến
công tác văn thư, lưu trữ phải thực hiện nghiêm túc nhằm ñảm bảo tính thống
nhất trong hoạt ñộng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ.
Về cơ bản các quy ñịnh ñối với công tác văn thư lưu trữ bao gồm:
- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 của
liên Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản;
- Thông tư 01/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 về việc

Hướng dẫn

tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;
- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ
quy ñịnh về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt
ñộng của các cơ quan, tổ chức;
- Luật lưu trữ ñã ñược Quốc hội khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày
11 tháng 11 năm 2011 và có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2012;
- Kế hoạch số 35KH-UBND ngày 06/3/2012 của UBND Quận Cầu Giấy
về công tác văn thư, lưu trữ năm 2012.
19
- Kế hoạch số 25/KH-UBND ngày 05/02/2013 của UBND Quận Cầu
Giấy về công tác văn thư, lưu trữ năm 2013.
Trên cơ sở các văn bản của nhà nước và quận Cầu Giấy, hàng năm Trường ñã
xây dựng kế hoạch, ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với ñiều kiện
thực tế của nhà trường (phụ lục 1, 2).
Việc ban hành các văn bản quản lý chỉ ñạo thuộc trách nhiệm của các nhà quản
lý, song ñó mới chỉ là hình thức trên giấy tờ. Muốn cho các văn bản ñó trở thành hiện
thực tôi ñã tổ chức triển khai thực hiện như sau:
- Văn thư phô tô văn bản và chuyển tới các bộ phận cá nhân có liên quan, hoặc
ñưa văn bản lên trang web của trường, Email của các lớp, bộ phận.
- Tổ chức họp quán triệt nội dung cơ bản nhất của văn bản cần triển khai,
hướng dẫn từng bộ phận, cá nhân cách thức thực hiện.
- Kiểm tra việc thực hiện của các bộ phận, cá nhân liên quan.
Giải pháp 2. Nâng cao chất lượng ñội ngũ cán bộ, viên chức trong hoạt ñộng của
công tác văn thư, lưu trữ
2.1. Nâng cao nhận thức, trình ñộ nghiệp vụ cán bộ, viên chức trong hoạt
ñộng của công tác văn thư, lưu trữ
Đổi mới nhận thức cho cán bộ, giáo viên, nhân viên về công tác văn thư
lưu trữ bằng nhiều hình như: Phổ biến, trao ñổi tọa ñàm trong cuộc họp, hội
nghị; ñưa tin lên trang web của trường, phô tô gửi tài liệu Qua ñó giúp
CBGVNV hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ từ ñó có

ý thức thực hiện tốt các quy ñịnh về văn thư lưu trữ.
Tăng cường công tác bồi dưỡng cán bộ, giáo viên, nhân viên thông qua
việc cử cán bộ, nhân viên dự các buổi tập huấn tại Quận, tại Trường, khuyến
khích tự học tập bồi dưỡng.
Việc cử nhân viên văn thư, lưu trữ ñi học phải có trọng tâm, cần phải xác
ñịnh ñúng các nội dung ưu tiên trong bồi dưỡng ñào tạo. Mỗi cán bộ, nhân viên
ngoài trình ñộ về chuyên môn nghịêp vụ cần phải bổ túc thêm về vi tính và ngoại
ngữ ñể ñáp ứng yêu cầu công việc tốt hơn. Trường tạo ñiều kiện, sắp xếp thời
gian tập huấn cho nhân viên văn thư, lưu trữ ñể nâng cao nhận thức tư duy mới,
ñặc biệt củng cố khả năng ứng dụng phương tiện kỹ thuật hiện ñại vào công tác
của mình, có chính sách khuyến khích ñộng viên tinh thần và vật chất nhằm kích
thích tinh thần làm việc của cán bộ, nhân viên trong trường.
Xây dựng kế hoạch, nội dung tập huấn khoa học, phù hợp với khả năng
nhận thức và thời gian thực hiện của từng ñối tượng (phụ lục 3).
Giáo dục ý thức kỷ luật và tính tích cực trong lao ñộng cho cán bộ, nhân
viên văn thư, lưu trữ.
Để nâng cao hiệu quả làm việc của giáo viên, nhân viên văn thư, lãnh ñạo
Trường ñã có quy chế làm việc, ñồng thời qua từng thời kỳ tiến hành kiểm tra xem
xét và bổ sung sửa ñổi quy chế cho phù hợp với tình hình thực tế.
2.2. Tăng cường bổ sung, kiện toàn ñội ngũ cán bộ, viên chức hỗ trợ
công tác văn thư, lưu trữ
Do tình hình thực tế nhân văn thư kiêm nhiều nhiệm vụ nên nhà trường ñã
bố trí thêm nhân viên hỗ trợ chuyên quản lý khâu văn bản ñến và văn bản ñi.
20
Phân công rõ chức năng, nhiệm vụ của từng ñối tượng cán bộ, giáo viên,
nhân viên có liên quan ñến công tác văn thư, lưu trữ (phụ lục 4).
Giao việc soạn thảo văn bản cho nhân viên văn thư, các ñối tượng liên
quan, sau ñó góp ý, chỉnh sửa văn bản và yêu cầu lưu các mẫu văn bản chuẩn
trong Folder ñể làm tư liệu cho những lần soạn thảo sau (phụ lục 5).
Xác ñịnh rõ danh mục và thời hạn lưu giữ hồ sơ cho từng ñối tượng, từng

bộ phận, tổ Chuyên môn, tổ Văn phòng.
Giải pháp 3. Tăng cường trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ cho công tác
văn thư, lưu trữ
Là một trường lớn hàng ngày luôn luôn nhận và chuyển giao văn bản ở
các nơi do ñó có một khối lượng công văn, hồ sơ tương ñối lớn cần ñược bảo
quản, nhưng cơ sở vật chất phục vụ cho công tác này còn nhiều hạn chế chưa có
tính thống nhất.
Để khắc phục nhược ñiểm trên, nhà trường ñã yêu cầu các bộ phận, cá
nhân lập hồ sơ công việc theo trình tự thời gian, tự bảo quản tại phòng làm việc
và ñến cuối năm học nộp cho bộ phận lưu trữ (phụ lục 6).
Các hồ sơ hình thành trong hoạt ñộng hàng ngày ñược kẹp trong từng bìa
hồ sơ, sắp xếp theo các nhóm tài liệu lưu ñã ñược quy ñịnh.
Trên cơ sở các tiêu chuẩn, ñiều kiện phục vụ công tác lưu trữ nhà trường
ñã có kế hoạch thay thế hoặc bổ sung những thiết bị, vật dụng cần thiết như máy
tính, thiết bị chống ẩm mốc, giá ñể tài liệu, tủ ñựng tài liệu, cặp tài liệu Tham
mưu bổ sung phòng lưu trữ hồ sơ ñáp ứng ñược yêu cầu ñòi hỏi cho công tác
này (phụ lục 7).
Giải pháp 4. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư,
lưu trữ
Nâng cao hiệu quả hoạt ñộng công tác văn thư, lưu trữ ñang ñề cập ñến ở
ñây không phải chỉ thực hiện cải tiến các quy trình nghiệp vụ mà phải thay ñổi
các thiết bị, trong ñó có máy tính ñiện tử.
Hiện nay, cuộc cách mạng công nghệ thông tin diễn ra sôi ñộng tác ñộng
sâu sắc và trực tiếp ñến mọi mặt hoạt ñộng: kinh tế, xã hội của ñất nước. Phương
hướng tin học hoá công tác văn thư, lưu trữ xuất phát từ yêu cầu thực tế cũng
như khả năng phát triển trong tương lai. Sử dụng công nghệ thông tin cho phép
nâng cao năng suất lao ñộng của nhân viên văn thư lên nhiều lần nhờ ñó giảm
ñược một số nhân viên văn thư hành chính, ñồng thời giảm nhẹ sức lao ñộng của
nhân viên văn thư. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ
ñảm bảo cung cấp thông tin một cách nhanh chóng cho cán bộ, lãnh ñạo giúp

lãnh ñạo ra ñược những quyết ñịnh kịp thời, chính xác, ñúng ñắn, góp phần phục
vụ công cuộc cải cách hành chính.
Giải pháp 5. Chú trọng công tác kiểm tra, giám sát công tác văn thư, lưu trữ
Để ñảm bảo cho công tác văn thư, lưu trữ ñược thực hiện tốt ngoài một số
biện pháp trên, nhà trường phải thường xuyên tiến hành việc kiểm tra xem số
công văn ñược chuyển ñến, số công văn cơ quan ban hành và số công văn tài
liệu ñược lưu trữ có ñúng theo quy ñịnh hay không, nếu không ñúng phải kịp
thời ñiều chỉnh cho phù hợp.
21
Qua công tác kiểm tra, bộ phận văn thư nói riêng và các bộ phận, tổ
Chuyên môn rút ra ñược những mặt còn hạn chế ñể kịp thời khắc phục. Cũng
nhờ ñó, nhân viên văn thư ñề xuất các phương án tốt nhất ñể công tác văn thư,
lưu trữ ñược thực hiện theo ñúng quy ñịnh. Qua ñó, xác ñịnh ñược những tài liệu
cần phải lưu giữ lâu dài, những tài liệu nào không cần thiết có thể huỷ bỏ, những
tài liệu có giá trị quan trong sẽ ñược ñưa vào chế ñộ bảo quản ñặc biệt…
Các cá nhân khi tiến hành kiểm tra ñòi hỏi phải thật khách quan, có làm
vậy mới nâng cao chất lượng của công tác văn thư, lưu trữ . Bộ phận văn thư có
thể tự hoàn thiện những mặt còn hạn chế của mình. Các tổ Chuyên môn, bộ
phận trong Trường cần phải coi trọng công tác văn thư, lưu trữ hơn, góp phần
trợ giúp bộ phận văn thư hoàn thành tốt nhiệm vụ ñược giao, ñảm bảo thông tin
của Trường ñược giữ bí mật, an toàn.

22
Phần III
KẾT THÚC VẤN ĐỀ

I. KẾT QUẢ
Qua quá trình triển khai thực hiện trong 2 năm học, công tác văn thư, lưu
trữ của trường mầm non Hoa Hồng ñã ñạt ñược một số kết quả sau:
1. Nhận thức của cán bộ quản lý, giáo viên nhân viên về công tác văn thư,
lưu trữ nâng lên rõ rệt.
2. Khả năng soạn thảo văn bản của CBGVNV có bước tiến bộ rõ rệt về
phông chữ, kỹ thuật thể thức trình bày, nội dung văn bản.
3. Việc lưu trữ văn bản ñã dần dần ñi vào nề nếp.
4. Các ñiều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác văn thư,

lưu trữ ñược bổ sung kịp thời.
5. Làm tốt công tác kiểm tra, ñặc biệt là hậu kiểm tra.
Trong những năm gần ñây với yêu cầu cải cách nền hành chính của ñất nước
và sự phát triển nhanh chóng của công nghệ ñặc biệt là hệ thống văn bản hành chính
nhà nước. Công tác văn thư, lưu trữ trở thành yêu cầu có tính cấp thiết.
Có thể theo sự phát triển của khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ công
nghệ thông tin, những văn bản ñiện tử sẽ ñược lưu hành, những văn phòng không
giấy sẽ hình thành… và công việc tại bộ phận văn thư, lưu trữ sẽ giảm tải nhưng
không vì thế mà những người làm văn thư, lưu trữ sẽ mất ñi vai trò, vị trí trong
mỗi cơ quan, tổ chức vì tất cả các văn bản ñi, ñến dưới hình thức nào cũng phải
tập trung về một ñầu mối là bộ phận văn thư; tài liệu lưu trữ giấy hay tài liệu ñiện
tử ñều ñược quản lý thống nhất bởi bộ phận lưu trữ.
Qua ñó ñể chúng ta thấy rằng, văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể
thiếu trong hoạt ñộng của mỗi cơ quan, tổ chức và ñó là công việc của cả tập thể
chứ không riêng một cá nhân nào. Để ñưa công tác này ñi vào nề nếp và ñạt
ñược những bước tiến dài, rất cần sự thay ñổi nhận thức của không ít người, ñặc
biệt là cấp lãnh ñạo các cơ quan, tổ chức, cần lắm sự chung tay, góp sức và sự
ñánh giá, ghi nhận khách quan của cả tập thể, ñừng vì những nhận thức chưa
ñúng mà xem nhẹ công tác này và phủ nhận những ñóng góp của ñội ngũ những
người làm văn thư, lưu trữ.
Đứng trước yêu cầu ñổi mới của ñất nước nói chung, quận Cầu Giấy nói
riêng công tác văn thư, lưu trữ của trường mầm non Hoa Hồng ñã có nhiều bước
tiến ñáng kể, công tác văn thư, lưu trữ ñã dần ñi vào nền nếp, thực hiện nghiêm
túc, ñúng quy ñịnh, bảo ñảm việc phục vụ hoạt ñộng quản lý hành chính nhà
nước có hiệu lực, hiệu quả
Tuy nhiên bên cạnh những kết quả ñạt ñược, cho ñến nay vẫn còn nhiều
vấn ñề trong lĩnh vực này còn chưa ñược giải quyết thỏa ñáng. Nó ñòi hỏi cần có
sự cải tiến, chấn chỉnh ñể phù hợp với tình hình hiện nay. Nâng cao hiệu quả công
tác văn thư, lưu trữ ñã trở thành một nhiệm vụ quan trọng không chỉ ở trường
mầm non Hoa Hồng mà còn ở các cấp các ngành khác nhau.

23
II. BÀI HỌC KINH NGHIỆM
Công tác văn thư, lưu trữ của trường mầm non Hoa Hồng bước ñầu ñã ñạt
ñược một số kết quả nhất ñịnh. Để ñạt ñược những kết quả ñó, tôi ñã rút ra một
số kinh nghiệm sau:
1) Chấp hành nghiêm túc sự chỉ ñạo của cấp trên.
2) Cán bộ quản lý phải nhận thức ñúng ñắn về vị trí, vai trò, nhiệm vụ và
nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ từ ñó phổ biến, chỉ ñạo ñội ngũ thực hiện.
3) Tạo ñiều kiện về kinh phí hoạt ñộng, trang thiết bị phục vụ cho công
tác văn thư, lưu trữ.
4) Tạo ñiều kiện ñể giáo viên, nhân viên ñược dự các lớp tập huấn và tự
bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ.
5) Động viên kịp thời những cán bộ, giáo viên, nhân viên thực hiện tốt
công tác văn thư, lưu trữ.
III. KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT
1. Với Bộ Nội vụ và Bộ Giáo dục và Đào tạo
Cần bổ sung ñịnh biên chức danh Thủ quỹ trong trường mầm non ñể nhân
viên văn thư không phải kiêm nhiệm chức danh này.
Tham mưu với Nhà nước cấp bổ sung kinh phí cho công tác văn thư, ñặc
biệt là công tác lưu trữ và có chế ñộ phụ cấp ñộc hại cho nhân viên văn thư, lưu
trữ ở Trường mầm non.
Bổ sung kho lưu trữ trong thiết kế xây dựng trường mầm non.
2. Với các cơ sở ñào tạo nhân viên văn thư, lưu trữ
Tăng số tiết học môn kỹ thuật soạn thảo và ban hành văn bản hành chính,
văn phòng trong cơ quan nhà nước.
Tăng số lượng tiết thực hành và tổ chức ñi thực tế.
Trong quá trình học cần cho sinh viên ñược tiếp xúc với các thiết bị văn
phòng như máy phô tô, mát fax, máy scan, máy hủy tài liệu
3. Với Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy
Cần tăng số buổi tập huấn công tác văn thư, lưu trữ.

Đổi mới hình thức tập huấn: Tăng cường thực hành, trao ñổi tọa ñàm.
Trên ñây là thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của trường mầm non Hoa
Hồng và một số giải pháp của bản thân trong việc nâng cao chất lượng công tác văn
thư, lưu trữ của Trường. Rất mong nhận ñược sự góp ý của các cấp quản lý và các
bạn ñồng nghiệp ñể công tác văn thư, lưu trữ của trường mầm non Hoa Hồng nói
riêng, các cơ quan, ñơn vị, trường học trên ñịa bàn quận Cầu Giấy, Thành phố Hà
Nội nói chung ñạt hiệu quả cao ñáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, góp phần
thực hiện thành công sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện ñại hóa ñất nước./.


XÁC NHẬN CỦA THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ
Hà Nội, ngày 15 tháng 4 năm 2013

Tôi xin cam ñoan ñây là SKKN của
mình viết, không sao chép nội dung của
người khác.



24
PHỤ LỤC
PHỤ LỤC 1. KẾ HOẠCH CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ


KẾ HOẠCH
Công tác văn thư, lưu trữ năm 2012

Căn cứ Kế hoạch số /KH-UBND ngày 05/02/2012 của UBND Quận
Cầu Giấy về công tác văn thư, lưu trữ năm 2012.
Để nâng cao hiệu quả công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ; tài

liệu lưu trữ ñược bảo vệ, bảo quản an toàn và ñáp ứng việc khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ một cách khoa học, trường mầm non Hoa Hồng xây dựng kế hoạch
công tác văn thư, lưu trữ năm 2012 như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU
- Nâng cao nhận thức của Cán bộ - Giáo viên - Nhân viên Trường mầm
non Hoa Hồng về công tác văn thư, lưu trữ nhằm phát huy hiệu quả của công tác
văn thư và giá trị của tài liệu lưu trữ;
- Xác ñịnh rõ vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ;
phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Tạo bước chuyển biến, ñưa công tác văn thư, lưu
trữ của Trường mầm non Hoa Hồng ñi vào nề nếp và thực hiện ñúng quy ñịnh
của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; Góp phần nâng cao hiệu quả công tác
quản lý nhà nước trong giai ñoạn hiện nay.
II. NỘI DUNG
1. Công tác quản lý, chỉ ñạo công tác văn thư, lưu trữ
- Triển khai và thực hiện các quy ñịnh của pháp luật, văn bản chỉ ñạo,
hướng dẫn của cơ quan cấp trên về công tác văn thư, lưu trữ tới 100% Cán bộ -
Giáo viên - Nhân viên trong nhà trường:
+ Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 của
liên Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản;
+ Thông tư 01/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
+ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội
vụ quy ñịnh về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt
ñộng của các cơ quan, tổ chức;
+ Luật lưu trữ ñã ñược Quốc hội khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày
11 tháng 11 năm 2011 và có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2012.
+ Kế hoạch số 35/KH-UBND ngày 06/3/2012 của UBND Quận Cầu Giấy
về công tác văn thư, lưu trữ năm 2012.

ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN CẦU GIẤY
TRƯỜNG MẦM NON HOA HỒNG

Số: / KH - HH

CÔNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Cầu Giấy, ngày tháng năm 2012