Tổ chức hạch toán Nguồn kinh phí và Chi hoạt động sự nghiệp tại Trung tâm Y Tế Ba Chẽ - Quảng Ninh

Đại học Thành Tây Khóa luận tốt nghiệp
LỜI CAM ĐOAN
Số liệu, tư liệu sử dụng trong bài Khoá luận được thu thập từ nguồn số liệu,
tư liệu thực tế tại Trung tâm Y Tế Ba Chẽ - Quảng Ninh. Các nội dung được xây
dựng và trình bày trong bài Khóa luận về hoàn thiện tổ chức hạch toán Nguồn
Kinh phí và Chi hoạt động sự nghiệp là của bản thân tôi rút ra từ quá trình
nghiên cứu lý luận và thực tiễn hoạt động tại Đơn vị thực tập .
Tác phẩm không sao chép của bất cứ tác giả nào.

Hà Nội , ngày 30 tháng 5 năm 2012

Tác giả Khoá luận
Hoàng Thu Thảo

Hoàng Thu Thảo Lớp K2 – KT2
Đại học Thành Tây Khóa luận tốt nghiệp
MỤC LỤC
MỤC LỤC 2
DANH MỤC KÝ HIỆU VIẾT TẮT 3
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 32
Hoàng Thu Thảo Lớp K2 – KT2
Đại học Thành Tây Khóa luận tốt nghiệp
DANH MỤC KÝ HIỆU VIẾT TẮT

STT Chữ viết tắt Diễn giải
1 KP Kinh phí
2 NSNN Ngân sách Nhà nước
3 HCSN Hành chính Sự nghiệp
4 SYT Sở Y Tế
5 TC Tài chính
6 KB Kho bạc

7 TSCĐ Tài sản cố định
8 DT Dự toán
9 BHYT Bảo hiểm Y Tế
10 KCB Khám chữa bệnh
11 KC Kết chuyển
12 XDCB Xây dựng cơ bản
Hoàng Thu Thảo Lớp K2 – KT2
Đại học Thành Tây Khóa luận tốt nghiệp
DANH MỤC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ
Bảng 2.1 Bảng công khai tài chính Error: Reference source not found
Bảng 2.2 Bảng tổng hợp tình hình KP và Quyết toán kinh phí sử dụng Error:
Reference source not found
MỤC LỤC 2
DANH MỤC KÝ HIỆU VIẾT TẮT 3
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 32
Sơ đồ 1.1 Hạch toán nguồn KP hoạt động Error: Reference source not found
Sơ đồ 1.2 Hạch toán nguồn KP dự án Error: Reference source not found
Sơ đồ 1.3 Hạch toán nguồn KP đầu tư XDCB Error: Reference source not found
Sơ đồ 1.4 Hạch toán Nguồn KP đã hình thành TSCĐ Error: Reference source not
found
Sơ đồ 1.5 Hạch toán Qũy cơ quan Error: Reference source not found
Sơ đồ 1.6 Hạch toán Chi hoạt động Error: Reference source not found
Sơ đồ 1.7 Trình tự hạch toán Sổ Nhật ký chung Error: Reference source not found
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ bộ máy quản lý hoạt động Error: Reference source not found
Sơ đồ 2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Error: Reference source not found
Hoàng Thu Thảo Lớp K2 – KT2
Đại học Thành Tây Khóa luận tốt nghiệp
LỜI MỞ ĐẦU
1.Tính cấp thiết của đề tài
Nền kinh tế Việt Nam đang không ngừng phát triển trong những năm gần đây.

Các đơn vị Hành chính – Sự nghiệp (HCSN) dưới sự quản lý của Nhà nước cũng
từng bước đi vào ổn định và phát triển vững chắc góp phần không nhỏ vào công
cuộc đổi mới nền Kinh tế - Xã hội của đất nước. Các đơn vị HCSN là những đơn vị
quản lý hành chính nhà nước và hoạt động bằng nguồn Kinh phí (KP) của Nhà
nước cấp, cấp trên cấp hoặc các nguồn KP khác như thu Sự nghiệp, phí, lệ phí, thu
từ kết quả hoạt động kinh doanh hay nhận viện trợ biếu tặng theo nguyên tắc không
bồi hoàn trực tiếp để thực hiện nhiệm vụ của Đảng và Nhà nước giao cho.
Kế toán HCSN với tư cách là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ
thống các công cụ quản lý, bộ phận cấu thành của hệ thống kế toán Nhà nước có
chức năng tổ chức hệ thống thông tin toàn diện, liên tục có hệ thống về tình hình
tiếp nhận và sử dụng kinh phí, quỹ, tài sản công ở các đơn vị thụ hưởng ngân
quỹ Nhà nước, ngân quỹ công cộng.
Để giúp Nhà nước quản lý tốt nguồn kinh phí cấp phát cho các đơn vị
HCSN, giúp các cơ quan Nhà nước kiểm tra, kiểm soát việc chấp hành chế độ
chi tiêu, ngăn chặn sự tham nhũng, lãng phí trong chi tiêu, đảm bảo cho việc chi
tiêu đúng mục đích, tiết kiệm chi phí cấp phát thì hạch toán kế toán là một công
cụ không thể thiếu trong các đơn vị HCSN, đặc biệt là hạch toán nguồn KP và
chi phí nguồn KP Sự nghiệp. Từ đó, giúp các đơn vị quản lý cũng như chi tiêu
nguồn KP của mình một cách hợp lý, hợp lệ, đạt hiệu quả cao và hoàn thành
được muc tiêu đã đề ra.
Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề trên, em đã lựa chọn đề tài : “
Tổ chức hạch toán Nguồn kinh phí và Chi hoạt động sự nghiệp tại Trung tâm
Y Tế Ba Chẽ - Quảng Ninh”
Qua quá trình thực tập, tìm hiểu thực tế tại Trung tâm Y Tế Ba Chẽ - Quảng
Ninh cùng với sự hướng dẫn của cô giáo Th.S Nguyễn Thị Khánh Phương và sự
giúp đỡ của các cán bộ, nhân viên Phòng kế toán của đơn vị, em đã hoàn thành
khóa luận với mục đích vận dụng lý luận về Kế toán Nguồn KP và Chi hoạt động sự
Hoàng Thu Thảo Lớp K2 – KT2
1
Đại học Thành Tây Khóa luận tốt nghiệp

nghiệp đã học ở trường và nghiên cứu thực tiễn từ đó phân tích và đưa ra một số ý
kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán Nguồn KP và Chi hoạt động sự
nghiệp tại đơn vị. Mặc dù đã rất cố gắng song thời gian thực tập còn ít , khả năng và
kinh nghiệm bản thân còn hạn chế nên chắc chắn khóa luận không tránh khỏi những
thiếu sót, rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo và bạn bè.
2. Mục tiêu nghiên cứu
+ Mục tiêu chung
Tìm hiểu công tác hạch toán Nguồn KP và Chi hoạt động sự nghiệp tại
Trung tâm Y Tế Ba Chẽ - Quảng Ninh
+ Mục tiêu cụ thể
Đánh giá thực trạng của công tác kế toán hạch toán Nguồn KP và Chi hoạt
động sự nghiệp tại Trung tâm Y Tế Ba Chẽ - Quảng Ninh
Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán Nguồn KP và
Chi hoạt động sự nghiệp tại Trung tâm Y Tế Ba Chẽ - Quảng Ninh
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
+ Đối tượng nghiên cứu
Tập trung đi sâu nghiên cứu tình hình hạch toán Nguồn KP và Chi hoạt
động sự nghiệp tại Trung tâm Y Tế Ba Chẽ - Quảng Ninh
+ Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi nội dung: Tổ chức hạch toán nguồn KP và chi hoạt động sự nghiệp
tại Trung tâm Y Tế Ba Chẽ - Quảng Ninh
Phạm vi không gian: Trung tâm Y Tế Ba Chẽ - Quảng Ninh
Phạm vi thời gian: Số liệu hạch toán năm 2010, năm 2011 và năm 2012
Thời gian nghiên cứu: Năm 2010, năm 2011 và năm 2012
4. Bố cục khóa luận:
Chương 1: Lý luận chung về tổ chức hạch toán nguồn KP và chi hoạt động sự nghiệp
Chương 2: Thực trạng kế toán Nguồn KP và Chi hoạt động sự nghiệp tại Trung
tâm Y tế Ba Chẽ - Quảng Ninh
Chương 3: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện công tác kế toán Nguồn KP
và Chi hoạt động sự nghiệp tại Trung tâm Y tế Ba Chẽ- Quảng Ninh.

Hoàng Thu Thảo Lớp K2 – KT2
2
Đại học Thành Tây Khóa luận tốt nghiệp
CHƯƠNG 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN NGUỒN KINH
PHÍ VÀ CHI HOẠT ĐỘNG SỰ NGHIỆP
1.1 Lý luận chung về kế toán Nguồn kinh phí và Chi hoạt động sự nghiệp
1.1.1 Khái niệm
1.1.1.1Khái niệm nguồn kinh phí sự nghiệp:
Nguồn KP của các đơn vị hành chính - sự nghiệp (HCSN) là nguồn tài chính
mà các đơn vị được quyền sử dụng để phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ chính trị,
chuyên môn có tính chất HCSN hoặc có tính chất kinh doanh của mình. Như vậy,
trong các đơn vị HCSN tất cả các loại KP (ngoài vốn) đều được tiếp nhận theo
nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp để thực hiện các nhiệm vụ được giao.
* Nguồn KP của đơn vị HCSN thường gồm có:
- Nguồn KP Hoạt động ;
- Nguồn KP Đầu tư xây dựng cơ bản ;
- Nguồn KP Dự án ;
- Nguồn KP theo đơn đặt hàng của Nhà nước ;
- Nguồn KP đã hình thành TSCĐ ;
- Các Quỹ cơ quan.
* KP và Quỹ của các đơn vị HCSN được hình thành từ các nguồn :
- Ngân sách nhà nước ( NSNN) hoặc các cơ quan quản lý cấp trên cấp theo dự
toán được phê duyệt (gọi tắt là Nguồn KP Nhà nước);
- Các khoản đóng góp hội phí, đóng góp của các hội viên, thành viên;
- Các khoản thu sự nghiệp được để lại đơn vị gồm thu các loại phí, lệ phí phần
được để lại đơn vị sử dụng theo quy định của pháp luật, thu sự nghiệp khác, và thu từ
các hoạt động sản xuất, kinh doanh của đơn vị;
- Các khoản tài trợ của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước,
- Các khoản kết dư Ngân sách năm trước.

Hoàng Thu Thảo Lớp K2 – Kế toán 1
3
Đại học Thành Tây Khóa luận tốt nghiệp
Đơn vị không được ghi tăng Nguồn KP trong các trường hợp sau:
- Các khoản thu phí, lệ phí đã thu phải nộp NSNN được để lại chi nhưng
đơn vị chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách theo quy định của chế độ TC.
- Các khoản tiền, hàng viện trợ chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách
theo quy định của chế độ tài chính.
1.1.1.2 Khái niệm Chi hoạt động Sự nghiệp
Chi hoạt động trong đơn vị HCSN là các khoản chi để thực hiện chức năng,
nhiệm vụ chuyên môn hành chính,SN.
Chi hoạt động bao gồm các khoản: Chi lương, chi phụ cấp, chi vật tư, dịch
vụ,… cho hoạt động văn phòng, hoạt động sự nghiệp.
Chi hoạt động chủ yếu được trang trải bằng nguồn KP hạn mức, KP bằng
lệnh chi tiền và KP bổ sung từ các nguồn TC khác.
1.1.2 Nguyên tắc hạch toán
1.1.2.1. Nguyên tắc hạch toán nguồn kinh phí sự nghiệp:
Đơn vị phải hạch toán rành mạch, rõ ràng từng loại KP, từng loại vốn, từng loại
quỹ, theo mục đích sử dụng và theo nguồn hình thành KP.
Việc kết chuyển từ nguồn KP này sang nguồn KP khác phải chấp hành theo
đúng chế độ và làm các thủ tục cần thiết. Không được kết chuyển một cách tuỳ tiện.
Đối với các khoản thu tại đơn vị được phép bổ sung nguồn KP, khi phát sinh được
hạch toán vào tài khoản thu (loại tài khoản 5), sau đó được kết chuyển sang tài khoản
KP liên quan theo quy định hoặc theo phê duyệt của cấp có thẩm quyền .
KP phải được sử dụng đúng mục đích, đúng nội dung dự toán phê duyệt, đúng
tiêu chuẩn và đúng định mức của nhà nước. Cuối niên độ kế toán KP không sử dụng
hết phải hoàn trả Ngân sách hoặc cấp trên, đơn vị chỉ được kết chuyển sang năm sau
khi được phép của cơ quan tài chính.
Cuối mỗi kỳ, kế toán đơn vị phải làm thủ tục đối chiếu, thanh quyết toán tình
hình tiếp nhận và sử dụng theo từng loại KP với cơ quan tài chính, cơ quan chủ quản,

cơ quan chủ trì thực hiện các chương trình, dự án theo đúng quy định của chế độ
hiện hành đã đề ra.
Hoàng Thu Thảo Lớp K2 – Kế toán 1
4
Đại học Thành Tây Khóa luận tốt nghiệp
1.1.2.2. Nguyên tắc hạch toán chi hoạt động sự nghiệp
- Phải mở sổ kế toán chi tiết chi phí hoạt động theo từng nguồn KP, theo
niên độ kế toán và theo Mục lục chi ngân sách Nhà nước.
- Hạch toán chi hoạt động phải đảm bảo thống nhất với công tác lập DT và
đảm bảo sự khớp đúng, thống nhất giữa hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết,
giữa sổ kế toán với chứng từ và báo cáo TC. Các khoản chi hoạt động phải thực
hiện theo đúng các quy định hiện hành và quy chế chi tiêu nội bộ do đơn vị xây
dựng theo quy định của chế độ TC.
- Hạch toán vào tài khoản này những khoản chi thuộc KP hàng năm của
đơn vị , bao gồm cả những khoản chi thường xuyên và chi không thường xuyên
như chi tinh giản biên chế, chi mua sắm, sửa chữa lớn TSCĐ.
- Không hạch toán vào tài khoản này các khoản chi hoạt động sản xuất kinh
doanh , chi phí đầu tư XDCB bằng nguồn KP đầu tư XDCB , các khoản chi đề
tài , dự án theo đơn đặt hàng của nhà nước.
- Đơn vị phải hạch toán theo Mục lục NSNN các khoản chi hoạt động phát
sinh từ các khoản tiền, hàng viện trợ phi dự án và từ số thu phí, lệ phí đã thu phải
nộp NSNN được để lại chi nhưng đơn vị chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi Ngân
sách theo quy định của chế độ tài chính.
- Đơn vị không được xét duyệt quyết toán Ngân sách năm các khoản chi hoạt
động từ các khoản tiền, hàng viện trợ và từ số phí, lệ phí đã thu phải nộp Ngân
sách được để lại chi nhưng đơn vị chưa có chứng từ ghi thu , ghi chi Ngân sách
theo quy định.
- Hết kỳ kế toán năm,nếu quyết toán chưa được duyệt thì toàn bộ số Chi hoạt
động trong năm được chuyển từ TK 6612 “ Năm nay” sang tài khoản 6611 “ Năm
trước” để theo dõi cho đến khi báo cáo quyết toán được duyệt. Riêng đối với chi

trước cho năm sau theo dõi ở TK 6613 “ Năm sau” sang đầu năm sau được chuyển
sang TK 6612 “ Năm nay” để tiếp tục tập hợp chi hoạt động năm nay.
Hoàng Thu Thảo Lớp K2 – Kế toán 1
5
Đại học Thành Tây Khóa luận tốt nghiệp

1.1.3 Nhiệm vụ
1.1.3.1 Nhiệm vụ của kế toán nguồn kinh phí sự nghiệp
Phản ánh kịp thời, chính xác, đầy đủ và rõ ràng số hiện có, tình hình biến động
của từng nguồn KP của đơn vị, quyết toán các nguồn vốn.
Giám đốc chặt chẽ kế hoạch huy động và sử dụng các nguồn KP của đơn vị,
các khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái, chênh lệch đánh gía lại tài sản, chênh lệch thu
chi chưa xử lý và các quỹ của đơn vị. Đảm bảo cho việc sử dụng nguồn KP đúng
mục đích, hợp lý và có hiệu quả.
Thường xuyên phân tích tình hình sử dụng nguồn KP của đơn vị nhằm phát huy
hiệu quả của từng nguồn KP.
1.1.3.2 Nhiệm vụ của kế toán chi hoạt động sự nghiệp
Phản ánh kịp thời, chính xác, đầy đủ và rõ ràng số hiện có, tình hình biến động
của từng khoản Chi mang tính chất hoạt động thường xuyên và không thường xuyên
của dự toán chi đã được duyệt.
Giám đốc chặt chẽ kế hoạch Chi hoạt động và sử dụng các nguồn KP của đơn
vị. Đảm bảo cho việc sử dụng nguồn KP Chi hoạt động đúng mục đích, hợp lý và có
hiệu quả.
Thường xuyên phân tích tình hình Chi hoạt động của đơn vị nhằm phát huy
hiệu quả của từng nguồn KP.
1.2. Kế toán nguồn kinh phí trong đơn vị Hành chính sự nghiệp
1.2.1. Chứng từ và các sổ kế toán nguồn kinh phí
1.2.1.1 Chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị HCSN phải thực hiện theo đúng nội
dung, phương pháp lập , ký chứng từ theo quy định của Luật Kế toán và Nghị định số

128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ, các văn bản pháp luật khác có liên
quan đến chứng từ kế toán và các quy định kế toán đơn vị HCSN.
Hệ thống chứng từ kế toán đơn vị HCSN thực hiện theo quyết định số
Hoàng Thu Thảo Lớp K2 – Kế toán 1
6
Đại học Thành Tây Khóa luận tốt nghiệp
19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Các đơn vị HCSN có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đặc thù chưa được
quy định danh mục mẫu chứng từ trong chế độ kế toán chung thì áp dụng chế độ
kế toán tài chính riêng, các văn bản pháp luật khác hoặc phải được Bộ Tài chính
chấp thuận, phê duyệt.
Hệ thống chứng từ kế toán đơn vị HCSN gồm bốn chỉ tiêu:
- Chỉ tiêu lao động tiền lương;
- Chỉ tiêu vật tư;
- Chỉ tiêu tiền tệ;
- Chỉ tiêu tài sản cố định;
Kế toán sử dụng các chứng từ như:
- Giấy thông báo dự toán
- Giấy rút dự toán ngân sách kiêm lĩnh tiền mặt
- Giấy rút dự toán ngân sách kiêm chuyển khoản
- Lệnh chi tiền
- Giấy báo làm thêm giờ
- Giấy đi đường,
Lập chứng từ kế toán :
- Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến hoạt động của đơn vị
HCSN đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho một
nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
- Nội dung chứng từ phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh
tế, tài chính phát sinh;
- Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xóa, không viết tắt ;

- Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số;
- Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ
và đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo
cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than.
Hoàng Thu Thảo Lớp K2 – Kế toán 1
7
Đại học Thành Tây Khóa luận tốt nghiệp
Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các
liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung tất
cả các liên chứng từ .
- Các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung
quy định và tính pháp lý cho chứng từ kế toán. Các chứng từ kế toán dùng làm
căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán phải có định khoản kế toán.
- Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên
chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử
theo quy định của pháp luật. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải
thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định.
- Các đơn vị HCSN chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử người
phụ trách kế toán để giao dịch với KB Nhà Nước, Ngân hàng, chữ ký Kế toán
trưởng được thay bằng chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vị đó. Người
phụ trách kế toán phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định
cho kế toán trưởng.
1.2.1.2. Sổ kế toán nguồn Kinh phí
Các đợn vị HCSN đều phải mở sổ kế toán ghi chép, quản lý, bảo quản, lưu
trữ sổ kế toán theo đúng quy định của Luật Kế toán. Nghị định số 128/2004/NĐ-
CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một
số điều của Luật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán nhà nước .
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ
kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có
liên quan đến đơn vị HCSN.

Đối với các đơn vị kế toán cấp I và cấp II ( Gọi tắt là cấp trên ) ngoài việc
mở sổ kế toán theo dõi tài sản và sử dụng KP trực tiếp của cấp mình còn phải mở
sổ kế toán theo dõi việc phân bổ Dự toán (DT), tổng hợp việc sử dụng KP và
quyết toán KP của các đơn vị trực thuộc (đơn vị kế toán cấp II, cấp III) để tổng
hợp báo cáo tài chính về tình hình sử dụng KP và quyết toán với cơ quan quản lý
Hoàng Thu Thảo Lớp K2 – Kế toán 1
8
Đại học Thành Tây Khóa luận tốt nghiệp
cấp trên và cơ quan tài chính đồng cấp.
Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm.
Sổ kế toán gồm: Sổ kế toán tổng hợp và Sổ kế toán chi tiết.
Tùy theo hình thức kế toán đơn vị áp dụng, đơn vị phải mở đầy đủ
các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và thực hiện đầy đủ, đúng các
quy định của hình thứ kế toán về nội dung, trình tự và phương pháp ghi
chép đối với từng mẫu sổ.
- Sổ kế toán tổng hợp:
+ Sổ Nhật ký: dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
theo trình tự thời gian. Trường hợp cần thiết có thể kết hợp việc ghi chép theo
trình tự thời gian với việc phân loại, hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế,tài chính
đã phát sinh theo nội dung kinh tế.
Số liệu trên Sổ Nhật ký để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, TC phát sinh
trong một kỳ kế toán.
Sổ nhật ký phải có đầy đủ các nội dung sau: Ngày tháng ghi sổ; Số hiệu và
ngày,tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ; Tóm tắt nội dung của
nghiệp vụ kinh tế, TC phát sinh.
+ Sổ Cái: dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế TC phát sinh theo nội
dung kinh tế ( theo tài khoản kế toán ). Số liệu trên sổ cái phản ánh tổng hợp tình
hình tài sản, nguồn KP và tình hình sử dụng nguồn KP. Trên sổ cái có thể kết
hợp việc ghi chép theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung kinh tế của
nghiệp vụ kinh tế TC

Sổ Cái phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau: Ngày, tháng ghi sổ ; Số hiệu
và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ; Tóm tắt nội dung
của nghiệp vụ kinh tế, TC phát sinh; Số tiền của nghiệp vụ kinh tế,TC phát sinh
theo từng nội dung kinh tế.
- Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Hoàng Thu Thảo Lớp K2 – Kế toán 1
9
Đại học Thành Tây Khóa luận tốt nghiệp
+ Sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng để ghi chi tiết các nghiệp vụ kinh tế TC phát
sinh liên quan đến các đối tượng kế toán theo yêu cầu quản lý mà sổ cái chưa
phản ánh được .
+ Sổ kế toán chi tiết có các nội dung sau: Tên sổ; Ngày, tháng ghi sổ; Số
hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ ; Tóm tắt nội
dung nghiệp vụ kinh tế TC phát sinh
- Hệ thống Sổ Kế toán:
Mỗi đơn vị có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm. Đối với
đơn vị tiếp nhận KP viện trợ của các tổ chức,cá nhân nước ngoài theo yêu cầu
của nhà tài trợ , thì đơn vị nhận viện trợ phải mở thêm sổ kế toán chi tiết theo dõi
quá trình tiếp nhận và sử dụng nguồn KP viện trợ để làm cơ sở lập báo cáo TC
theo yêu cầu của nhà tài trợ.
1.2.2. Phương pháp kế toán nguồn kinh phí trong đơn vị Hành chính – Sự nghiệp
1.2.2.1 Kế toán nguồn kinh phí hoạt động
* Khái niệm
Nguồn KP hoạt động là nguồn KP nhằm duy trì và đảm bảo sự hoạt động theo
chức năng của các cơ quan, đơn vị HCSN. KP hoạt động được hình thành từ:
- Ngân sách Nhà nước cấp phát hằng năm
- Các khoản thu hội phí và các khoản đóng góp của các hội viên
-

Bổ sung từ các khoản thu phí, lệ phí, thu sự nghiệp và các khoản thu khác tại

đơn vị theo quy định của chế độ TC .
- Bổ sung từ chênh lệch thu lớn hơn chi (từ lợi nhuận sau thuế) của hoạt động
sản xuất kinh doanh
- Tiếp nhận các khoản viện trợ phi dự án
- Các khoản được biếu tặng ,tài trợ của các đơn vị , cá nhân trong và ngoài
đơn vị.
Hoàng Thu Thảo Lớp K2 – Kế toán 1
10
Đại học Thành Tây Khóa luận tốt nghiệp
* Nguyên tắc hạch toán
- Nguồn KP hoạt động được theo dõi chi tiết theo từng nguồn hình thành
(NSNN cấp, cấp trên cấp, nhận viện trợ phi dự án, ). Các đơn vị là cơ quan nhà nước
thực hiện chế độ tự chủ, tự chiu trách nhiệm về biên chế, KP quản lý hành chính
phải mở sổ chi tiết theo dõi nguồn KP đã nhận để thực hiện chế độ tự chủ và nguồn
KP đã nhận nhưng không thực hiện chế độ tự chủ.
- Đơn vị không ghi tăng nguồn KP hoạt động trong các trường hợp sau:
+ Các khoản thu phí, lệ phí đã thu phải nộp ngân sách được để lại chi nhưng
đơn vị chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách theo quy định của chế độ TC
+ Các khoản tiền, hàng viện trợ phi dự án đã nhận nhưng chưa có chứng từ
ghi thu, ghi chi ngân sách theo quy định của chế độ TC
- Đơn vị không được quyết toán ngân sách các khoản chi từ các khoản tiền,
hàng viện trợ và các khoản phí, lệ phí phải nộp ngân sách được để lại chi nhưng chưa
có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách.
- KP phải được sử dụng đúng mục đích, đúng tiêu chuẩn, định mức của
Nhà nước và trong phạm vi dự toán đã được duyệt cho phù hợp với quy định của
chế độ TC.
- Đơn vị chỉ được ghi tăng nguồn KP hoạt động các khoản tiền hàng viện
trợ phi dự án và các khoản phí, lệ phí đã thu nộp ngân sách nhưng được để lại
chi khi có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách theo quy định của chế độ TC
- Cuối kỳ, kế toán đơn vị phải làm thủ tục quyết toán tình hình tiếp nhận và sử

dụng KP hoạt động với cơ quan TC theo chế độ TC quy định. Số KP sử dụng chưa
hết được xử lý theo chế độ tài chính hiện hành quy định cho từng loại hình đơn vị
HCSN . Cuối ngày 31/12 hàng năm , số chi hoạt động bằng nguồn KP hoạt động
chưa được duyệt quyết toán thì kế toán ghi chuyển Nguồn KP hoạt động năm nay
sang Nguồn KP hoạt động năm trước.
* Chứng từ sử dụng :
Hoàng Thu Thảo Lớp K2 – Kế toán 1
11
Đại học Thành Tây Khóa luận tốt nghiệp
- Kế toán đơn vị HCSN lập các chứng từ quy định như :
+ Giấy rút dự toán ngân sách kiêm lĩnh tiền mặt,
+ Giấy thông báo dự toán,
+ Giấy rút dự toán ngân sách kiêm lĩnh tiền mặt,
+ Giấy rút dự toán ngân sách kiêm chuyển khoản
+ Lệnh chi tiền
- Đối với các chứng từ có đủ điều kiện thực chi thì Kho Bạc (KB) Nhà
nước làm thủ tục thực chi cho đơn vị HCSN.
- Đối với các chứng từ chưa có đủ điều kiện thanh toán, hoặc dự toán của
đơn vị chưa được cấp có thẩm quyền giao, KB làm thủ tục tạm ứng cho đơn vị.
Khi đó đơn vị ghi có TK336 và ghi Nợ các tài khoản liên quan. Khi đơn vị đã tập
hợp đầy đủ hồ sơ thanh toán các khoản đã tạm ứng, đơn vị lập giấy đề nghị thanh
toán tạm ứng gửi KB làm thủ tục thanh toán. Sau khi hồ sơ thanh toán tạm ứng
đã được KB chấp nhận, đơn vị ghi Nợ TK 336 có TK461. Đồng thời ghi đơn Có
TK 008.
* Tài khoản hạch toán:
TK 008- Dự toán ( DT) chi hoạt động
- Nội dung và kết cấu TK 008 – DT chi hoạt động
TK 008 – DT chi hoạt động
Phát sinh Nợ: Phát sinh Có:
-DT chi Hoạt động được giao - Rút DT chi hoạt động để sử dụng

Số dư nợ :
-DT chi hoạt động còn chưa rút
Tài khoản 008 có 2 Tk cấp 2:
Hoàng Thu Thảo Lớp K2 – Kế toán 1
12
Đại học Thành Tây Khóa luận tốt nghiệp
+ TK 0081- DT chi thường xuyên
+ TK 0082- DT chi không thường xuyên
- Nội dung và kết cấu TK 461- Nguồn KP hoạt động
Hoàng Thu Thảo Lớp K2 – Kế toán 1
13
Đại học Thành Tây Khóa luận tốt nghiệp
TK 461- Nguồn KP hoạt động
Phát sinh Nợ: Phát sinh Có:
-Số KP hoạt động nộp lại NSNN hoặc - Số KP đã nhận của NSNN hoặc cấp
nộp lại cho cấp trên trên
-Kết chuyển số chi hoạt động ( Số chi - Kết chuyển số KP đã nhận tạm ứng
thường xuyên và số chi không thường thành nguồn KP hoạt động
xuyên) đã được phê duyệt QT với nguồn -Số KP nhận được do các hội viên
KP hoạt động. nộp và đóng góp,do được viện trợ
-K/C số KP hoạt động đã cấp trong kỳ phi dự án.
cho các đơn vị cấp dưới
-K/C số KP hoạt động thường xuyên
còn lại sang TK 421 “Chênh lệch thu,chi
chưa xử lý”
Số dư bên có :
- Số KP được cấp trước cho năm sau
Nguồn KP hoạt động hiện còn hoặc
đã chi nhưng chưa được quyết toán.
TK 461- Nguồn KP hoạt động có 3 tài khoản cấp 2:

- TK 4611 - “Năm trước”
- TK 4612 - “Năm nay”
- TK 4613 - “Năm sau”
Hoàng Thu Thảo Lớp K2 – Kế toán 1
14
Đại học Thành Tây Khóa luận tốt nghiệp
*Phương pháp hạch toán
Sơ đồ 1.1 Hạch toán nguồn KP hoạt động
111,112 461
111,152,153,211,331,
Cuối niên độ KT,KP không sử Rút DT chi hoạt động về
dụng hết phải nộp NSNN nhập quỹ ,mua vật tư,
dụng cụ,TSCĐ,
661 112
K/C chi hoạt động Nhận KP NSNN cấp
hoặc cấp trên cấp
421(4211) 111,112,152,211,
Khi quyết toán được duyệt KP được tài trợ, biếu tặng
nếu được K/C nguồn KP hoặc bổ sung từ các
còn lại nguồn khác
511
Bổ sung nguồn KP từ
các khoản thu
008 421
DT chi Rút DT Bổ sung nguồn KP từ các khoản
đươc giao ra sử dụng chênh lệch thu lớn hơn chi
336
K/C số tạm ứng thanh toán
thành nguồn KP
111,112,152,153

KP được viện trợ phi dự án
(Nếu có chứng từ ghi thu, ghi
chi ngay khi được viện trợ)
Hoàng Thu Thảo Lớp K2 – Kế toán 1
15
Đại học Thành Tây Khóa luận tốt nghiệp
1.2.2.2 Kế toán nguồn kinh phí dự án
• Khái niệm
Nguồn KP dự án là nguồn được Nhà nước cấp phát KP hoặc được Chính
phủ, các tổ chức và cá nhân viện trợ, tài trợ trực tiếp để thực hiện các chương
trình, dự án, đề tài đã được phê duyệt.
• Nguyên tắc hạch toán
Tài khoản 462“Nguồn KP dự án” chỉ sử dụng cho những đơn vị được
NSNN hoặc các nhà tài trợ nước ngoài cấp KP để thực hiện các chương trình, dự
án, đề tài được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền phê duyệt .
Không phản ánh vào tài khoản này Nguồn KP hoạt động thường xuyên và
không thường xuyên, nguồn KP nhà nước cấp cho đơn vị để thực hiện đơn đặt
hàng của nhà nước, nguồn KP đầu tư XDCB
Đơn vị không được ghi tăng nguồn KP dự án các khoản tiền hàng viện trợ
theo chương trình, dự án đã nhận nhưng chưa có chứng từ ghi thu ,ghi chi ngân
sách theo quy định của chế độ TC
KP chương trình dự án phải được sử dụng đúng mục đích, đúng nội dung
hoạt động và trong phạm vi DT được duyệt
Cuối kỳ kế toán hoặc khi kết thúc chương trình dự án, đơn vị phải làm thủ
tục quyết toán tình hình tiếp nhận và sử dụng nguồn KP chương trình, dự án, đề
tài với cơ quan cấp trên , cơ quan TC và nhà tài trợ.
Ngoài ra các đơn vị còn làm thủ tục quyết toán theo nội dung công việc ,
theo từng kỳ, từng giai đoạn và toàn bộ chương trình dự án theo các nội dung chi
và Mục lục NSNN của từng chương trình, dự án, đề tài.
• Chứng từ sử dụng:

+ Dự toán chi chương trình, dự án được giao
+ Giấy rút dự toán ngân sách kiêm lĩnh tiền mặt
+ Giấy rút dự toán ngân sách kiêm chuyển khoản
+ Lệnh chi tiền
Hoàng Thu Thảo Lớp K2 – Kế toán 1
16
Đại học Thành Tây Khóa luận tốt nghiệp
• Sổ kế toán sử dụng:
- Sổ kế toán chi tiết : (Sổ theo dõi dự toán ngân sách S41-H; Sổ theo dõi
nguồn KP S42-H; sổ tổng hợp nguồn KP S43-H)
- Sổ kế toán tổng hợp (Nhật ký- Sổ Cái S01-H; Chứng từ ghi sổ S02a-H, Sổ
đăng ký Chứng từ ghi sổ S02b- H, )
• Tài khoản sử dụng:
TK 009 – DT chi chương trình,dự án
- Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 009
TK 009 – DT chi chương trình, Dự án
Phát sinh nợ: Phát sinh có:
-DT chi chương trình dự án được giao - Rút DT chi chương trình dự án
để sử dụng
Số dư bên nợ :
-DT chi chương trình, dự án còn
lại chưa rút
TK 009 – DT chi chương trình, dự án có 2 TK cấp 2:
- TK 0091- DT chi chương trình dự án
- TK 0092- DT chi đầu tư XDCB
TK 462- Nguồn KP dự án
- TK 462- Nguồn KP dự án dùng để tiếp nhận , sử dụng và quyết toán
nhuồn KP dự án, chương trình, đề tài do ngân sách cấp hay được viện trợ không
hoàn lại theo chương trình, dự án
- Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 462 - Nguồn KP dự án

Hoàng Thu Thảo Lớp K2 – Kế toán 1
17
Đại học Thành Tây Khóa luận tốt nghiệp
TK462- Nguồn KP dự án
Phát sinh nợ : Phát sinh có :
- Nguồn KP dự án sử dụng không - Số KP chương trình ,dự án ,đề tài
sử dụng hết phải nộp lại NSNN hoặc đã được thực nhận trong kỳ
nhà tài trợ. - Chuyển số đã nhận tại KB thành
- Các khoản được phép ghi giảm nguồn nguồn KP dự án
KP dự án
-K/C số chi của chương trình, dự án, đề
tài tương ứng
-Đơn vị cấp trên K/C số KP cho đơn vị
cấp dưới

Số dư bên có :
- Số nguồn KP chương trình,dự án,
đề tài chưa sử dụng hoặc đã sử dụng
nhưng quyết toán chưa được duyệt
Tài khoản 462- Nguồn KP dự án có 3 tài khoản cấp 2 :
- TK 4621- Nguồn KP NSNN cấp
- TK 4623- Nguồn KP Viện trợ
- TK 4628- Nguồn khác
Hoàng Thu Thảo Lớp K2 – Kế toán 1
18
Đại học Thành Tây Khóa luận tốt nghiệp
• Phương pháp hạch toán
Sơ đồ 1.2 Hạch toán nguồn KP dự án
111,112 462(4621) 111,112.152

Trả lại KP cho NSNN Khi rút DT chi dự án
(nếu có)
T662 336
K/c chi dự án vào nguồn KP Khi được giao Khi chưa được
Dự án khi quyết toán DT giao DT
được duyệt 112
Khi được NSNN cấp KP bằng
009 lệnh chi 152,153
DT chi Rút DT Nhận KP bằng nguyên liệu,
dự án được giao sử dụng vật liệu
Nhận KP bằng TSCĐ 211
Đồng thời:
466 662


1.2.2.3. Kế toán nguồn kinh phí đầu tư XDCB
• Khái niệm
Nguồn kinh phí đầu tư XDCB của đơn vị HCSN là nguồn KP được hình thành
do NSNN cấp, cấp trên cấp, hoặc được bổ sung từ các khoản thu tại đơn vị, hoặc
được tài trợ, biếu tặng. KP, vốn XDCB được sử dụng cho mục đích đầu tư mở rộng
qui mô TSCĐ hiện có của đơn vị và mục đích hoạt động HCSN hoặc hoạt động kinh
doanh.
• Nguyên tắc hạch toán
- Nguồn KP đầu tư XDCB được dùng để mua sắm TSCĐ, xây dựng các
Hoàng Thu Thảo Lớp K2 – Kế toán 1
19
Đại học Thành Tây Khóa luận tốt nghiệp
công trình đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt .Công tác đầu tư XDCB ở đơn
vị HCSN phải chấp hành và tôn trọng quy định của Luật xây dựng.
- Nguồn KP đầu tư XDCB phải được theo dõi cho từng công trình, hạng

mục công trình, theo nội dung KP đầu tư XDCB và phải theo dõi số KP nhận
được từ khi khởi công đến khi hoàn thành bàn giao đưa công trình vào sử dụng.
- Khi dự án đầu tư xây dựng công trình hoàn thành, đơn vị phải tiến hành
bàn giao tài sản để đưa vào sử dụng và thực hiện quyết toán KP đầu tư XDCB,
phải ghi giảm nguồn KP đầu tư XDCB và ghi tăng nguồn KP đã hình thành
TSCĐ.
• Tài khoản hạch toán :
TK 441- Nguồn KP đầu tư XDCB
Kết cấu và Nội dung TK 441
TK 441-Nguồn KP đầu tư XDCB
Phát sinh bên nợ: Phát sinh bên có :
- Các khoản chi phí đầu tư XDCB xin -Nhận KP đầu tư XDCB được cấp
duyệt -Chuyển các quỹ và các nguồn thu
-Chuyển nguồn KP đầu tư XDCB thành theo quy định thành nguồn KP đầu tư
nguồn KP đã hình thành TSCĐ XDCB
- Kết chuyển số KP đầu tư XDCB đã cấp - Các khoản khác làm tăng nguồn KP
trong kỳ đầu tư XDCB
-Hoàn trả nguồn KP đầu tư XDCB cho
nhà nước
-Các khoản khác làm giảm nguồn KP đầu
tư XDCB
Số dư bên có: - Nguồn KP Đầu tư
XDCB chưa sử dụng hoặc đã sử dụng
nhưng chưa được quyết toán
Hoàng Thu Thảo Lớp K2 – Kế toán 1
20
Đại học Thành Tây Khóa luận tốt nghiệp
TK 441- nguồn KP đầu tư XDCB có 3 TK cấp 3:
- TK 4411 - Nguồn KP NSNN cấp
- TK 4412 - Nguồn kp viện trợ

- TK 4413 - Nguồn khác
• Phương pháp hạch toán:
Sơ đồ 1.3 Hạch toán nguồn KP đầu tư XDCB
111,112 441 111,112,152,211
Nộp lại KP đầu tư XDCB Nhận KP đầu tư
sử dụng không hết XDCB do NSNN cấp
241 431
Chi phí đầu tư XDCB xin Bổ sung KP đầu tư XDCB
duyệt bỏ đã được duyệt y từ quỹ cơ quan
466 5118
K/C nguồn khi dùng Bổ sung KP đầu tư XDCB từ
KP XDCB mua sắm TSCĐ chênh lệch thanh lý, nhượng
dùng cho HĐTX và HĐDA bán TSCĐ
411 421
Kết chuyển nguồn khi dùng Bổ sung KP từ các khoản
KP XDCB mua sắm TSCĐ chênh lệch thu
1.2.2.4 Kế toán nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ
• Khái niệm
Nguồn KP đó hình thành TSCĐ là một bộ phận KP NSNN cấp cho đơn vị
dùng cho hoạt động HCSN đã tạo ra các loại TSCĐ ( TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô
hình) gọi là KP tạo ra tài sản cố định hiện có.
• Nguyên tắc hạch toán
- Nguồn KP đã hình thành TSCĐ tăng trong các trường hợp:
+ Hoàn thành việc xây dựng, mua sắm TSCĐ bằng cá nguồn KP đầu tư
Hoàng Thu Thảo Lớp K2 – Kế toán 1
21