Thực trạng kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại CTCP liên doanh H&H

MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
CTCP: Công ty cổ phần
DNTM: Doanh nghiệp thương mại
GTGT: Giá trị gia tăng
PPKKTX: Phương pháp kê khai thường xuyên
KKĐK: Kiểm kê định kỳ
BCĐKT: Bảng cân đối tài khoản
NKCT: Nhật ký chứng từ
BH&CCDV: Bán hàng và cung cấp dịch vụ
HĐKD: Hoạt động kinh doanh
TSCĐ: Tài sản cố định
TNDN: Thu nhập doanh nghiệp
BHXH: Bảo hiểm xã hội
BHYT: Bảo hiểm y tế
KPCĐ: Kinh phí công đoàn
TNHH: Trách nhiệm hữu hạn
TTĐB: Tiêu thụ đặc biệt
DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU
LỜI MỞ ĐẦU
Những năm gần đây, nhất là sau Đại hội lần thứ VII của Đảng, nền kinh tế
nước ta có nhiều chuyển biến lớn, cơ chế tập trung quan liêu bao cấp bị đẩy lùi,
từng bước nhường chỗ cho cơ chế mới. Đó là cơ chế thị trường mà đặc trưng
của nó là “Một nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần và mở cửa. Các thành
phần kinh tế bình đẳng hoạt động theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà
nước” (Văn kiện Đại hội VII).
Do đó kinh tế Việt Nam trong những năm qua đã có những bước chuyển
mình lớn lạo. Năm 2006, Việt Nam gia nhập vào Tổ chức Thương mại Thế giới
– WTO, đặt ra nhiều cơ hội và thách thức cho nền kinh tế nói chung và các
doanh nghiệp nói riêng. Muốn đứng vững trên thị trường cạnh tranh ngày càng
khốc liệt, các doanh nghiệp phải có chiến lược kinh doanh hiệu quả, nâng cao

chất lượng sản phẩm để đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng ngày càng khó
tính hơn. Mà để kinh doanh có hiệu quả thì cần phải quan tâm đến nhiều yếu tố
tác động đến hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Các nhân tố đó bao gồm
cả nhân tố khách quan và nhân tố chủ quan. Đối với các doanh nghiệp sản xuất
thì sản xuất cái gì? Sản xuất cho ai? Và sản xuất như thế nào? Là nhiệm vụ kinh
doanh cơ bản và là những câu hỏi doanh nghiệp phải trả lời được trước khi tiến
hành sản xuất. Đối với các DNTM cũng vậy, họ phải trả lời được các câu hỏi:”
Mua cái gì? Bán cái gì? Bán cho ai?”. Trong đó lưu chuyển hàng hoá là nghiệp
vụ kinh doanh cơ bản của DNTM bao gồm các quá trình : Bán hàng - dự trữ -
mua hàng, nhập hàng. Cần phải chú trọng hơn tới quá trình này.
Ngày nay, trong cơ chế thị trường, các DNTM được khuyến khích hoạt
động và phát triển, góp phần tích cực vào việc thúc đẩy sản xuất và tiêu dùng
trong nước. Các doanh nghiệp được độc lập, tự chủ trong hoạt động kinh doanh
của mình, không còn bị thụ động như ở thời kỳ bao cấp. Quá trình mua hàng,
nhập hàng, dự trữ và bán hàng như thế nào đều là do doanh nghiệp quyết định.
Mỗi doanh nghiệp phải năng động sáng tạo, tự chịu trách nhiệm với kết quả kinh
doanh của mình, miễn sao bảo toàn được vốn kinh doanh và quan trọng hơn là
tối đa hoá lợi nhuận.
1
Vì vậy, việc quản lý và thực hiện quá trình lưu thông hàng hoá như thế nào
để đạt hiệu quả cao nhất là một vấn đề rất quan trọng luôn luôn được các doanh
nghiệp quan tâm hàng đầu. Mua, nhập hàng là bước khởi đầu đảm bảo cho
doanh nghiệp có hàng hoá để thực hiên các bước tiếp theo của quá trình lưu
thông. Doanh nghiệp nào thực hiện tốt quá trình mua hàng, tức là đáp ứng được
yêu cầu về số lượng, chất lượng, giá trị mà vẫn đảm bảo tiết kiệm trong các
khâu: Thu mua - dự trữ- tiêu thụ, thì sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các quá trình
tiếp theo. Tổ chức hạch toán kế toán quá trình mua hàng một cách khoa học,
chặt chẽ, hợp lý và hiệu quả sẽ giúp quá trình lưu thông nhịp nhàng, đúng kế
hoạch. Là một doanh nghiệp thương mại lớn, công ty cổ phần liên doanh H&H
đã tổ chức công tác kế toán nói chung, kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng

với người cung cấp nói riêng ngày càng hiệu quả, đáp ứng tương đối tốt được
yêu cầu quản lý hàng hoá trong công ty. Tuy nhiên do đặc điểm hàng hoá ở công
ty rất đa dạng và phong phú, số lượng hàng nhập về nhiều, nên công tác quản lý
cũng như hạch toán vẫn còn một số vướng mắc.
Trong thời gian thực tập tại phòng kế toán của công ty cổ phần liên doanh
H&H, nắm bắt được tình hình thực tế, kết hợp với lý thuyết đã học trên giảng
đường, em đã nhận thức được vai trò quan trọng của việc hạch toán công tác
mua hàng ở công ty. Sau khi đi sâu vào tìm hiểu công tác kế toán mua hàng của
công ty cổ phần liên doanh H&H, nhận thấy những mặt mạnh, những mặt chưa
hoàn thiện, em đã lựa chọn đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán mua hàng và
thanh toán tiền hàng tại công ty cổ phần liên doanh H&H”.
Tuy nhiên, do khả năng và thời gian có hạn nên chuyên đề của em không
tránh khỏi thiếu sót. Em rất mong được sự góp ý chỉ bảo của các thầy cô giáo
cũng như các bác, các cô, các anh chị ở phòng kế toán của công ty. Em xin chân
thành cảm ơn sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của cô giáo và các anh chị trong
phòng kế toán công ty đã giúp em hoàn thành báo cáo thực tập này.
2
Nội dung đề tài gồm 3 chương chính:
Chương I: Lý luận cơ bản về kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán
tiền hàng trong các doanh nghiệp thương mại.
Chương II: Thực trạng tổ chức công tác kế toán mua hàng và thanh
toán tiền hàng tại CTCP liên doanh H&H.
Chương III: Một số ý kiến nhận xét và giải pháp nhằm
hoàn thiện nghiệp vụ mua hàng và thanh toán với người
mua tại CTCP liên doanh H&H.
3
CHƯƠNG I
LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ NGHIỆP VỤ
MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG
TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI

1.1 Khái niêm, đặc điểm và vị trí của hàng hoá trong doanh nghiệp
thương mại:
Hàng hoá trong DNTM tồn tại dưới hình thức vật chất,là sản phẩm của lao
động, có thể thoả mãn một nhu cầu nào đó của con người, được thực hiện thông
qua mua bán trên thị trường. Nói cách khác, hàng hoá ở DNTM là những hàng
hoá vật tư, sản phẩm…mà doanh nghiệp mua vào để bán ra phục vụ nhu cầu sản
xuất và tiêu dùng của xã hội.
* Hàng hoá trong DNTM có những đặc điểm sau:
- Hàng hoá rất đa dạng và phong phú: Sản xuất không ngừng phát triển,
nhu cầu tiêu dùng luôn biến đổi và có xu hướng ngày càng tăng dẫn đến hàng
hoá ngày càng đa dạng, phong phú và nhiều chủng loại.
- Mỗi loại hàng hoá có đặc tính lý, hoá, sinh học riêng. Những đặc tính này
có ảnh hưởng đến số lượng, chất lượng hàng hoá trong quá trình thu mua, vận
chuyển, dự trữ, bảo quản và bán ra.
- Hàng hoá luôn thay đổi về chất lượng, mẫu mã, thông số kỹ thuật
- Trong lưu thông, hàng hoá thay đổi quyền sở hữu nhưng chưa đưa vào sử
dụng. Khi kết thúc quá trình lưu thông, hàng hoá mới được đưa vào sử dụng để
đáp ứng nhu cầu tiêu dùng hay sản xuất.
Hàng hóa có một vị trí rất quan trọng không thể phủ nhận được trong qúa
trình kinh doanh của các doanh nghiệp. Nghiệp vụ kinh doanh cơ bản trong DNTM
là lưu chuyển hàng hoá với các quá trình: Mua- nhập hàng, dự trữ bảo quản hàng
hoá và bán hàng. Vốn dự trữ hàng hoá chiếm tỷ trọng lớn trong tổng vốn lưu động
của doanh nghiệp (80- 90%). Vốn lưu động của doanh nghiệp không ngừng vận
động qua các giai đoạn của chu kỳ kinh doanh. Quá trình này diễn ra lặp đi lặp lại
không ngừng, goị là sự tuần hoàn và chu chuyển vốn lưu động.
4
* Nghiệp vụ mua hàng: Là nghiệp vụ kinh doanh đầu tiên, khâu mở đầu
cho hoạt động lưu thông hàng hoá ở các DNTM, là quá trình vận động của vốn
kinh doanh từ vốn tiền tệ sang vốn hàng hoá. Thông qua giai đoạn này mà doanh
nghiệp sẽ được sở hữu một số hàng hoá nào đó và thay thế vào đó doanh nghiệp

phải mất đi một lượng tiền xác định hay tăng thêm một khoản nợ đối với người
cung cấp (người bán). Công tác mua hàng có ảnh hưởng trực tiếp đến các nghiệp
vụ kinh doanh khác và đến kết quả hoạt động kinh doanh của DNTM. Nếu
doanh nghiệp không mua được hàng hoặc mua không đáp ứng được yêu cầu của
kinh doanh thì DN không có hàng để bán. Nếu doanh nghiệp mua phải hàng
kém chất lượng thì doanh nghiệp sẽ bị ứ đọng hàng hoá, vốn lưu động lưu
chuyển chậm, doanh thu không bù đắp được chi phí, doanh nghiệp không có lãi,
thậm chí còn lỗ.
* Bảo quản và dự trữ hàng hoá: Là khâu trung gian của quá trình lưu
thông hàng hoá. Hàng hoá vận động từ lĩnh vực sản xuất đến lĩnh vực tiêu dùng.
Mục tiêu của dự trữ hàng hoá là nhằm duy trì lực lượng dự trữ hàng hoá đủ về
số lượng, đồng bộ về cơ cấu,tốt về chất lượng và điều khiển sự biến động dự trữ
hợp lý, góp phần nâng cao hiệu quả đồng vốn, nâng cao hiệu quả kinh doanh. Để
quá trình kinh doanh diễn ra bình thường, các doanh nghiệp phải có kế hoạch dự
trữ hàng hoá một cách hợp lý.
* Nghiệp vụ bán hàng: Là giai đoạn cuối cùng, kết thúc quá trình lưu
thông hàng hoá, hàng hoá đã mua được đem bán cho khách hàng nhằm thu hồi vốn
bằng tiền và thu lợi nhụân. Ở đây có sự chuyển vốn kinh doanh từ vốn hàng hoá
sang vốn tiền tệ, qua đó giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá được thực hiện.
Vì hàng hoá có vị trí rất quan trọng trong quá trình kinh doanh nên việc
quản lý chặt chẽ hàng quá ở tất cả các khâu từ thu mua, dự trữ đến tiêu thụ, trên
tất cả các mặt: số lượng, chất lượng, chủng loại, giá cả…là rất cần thiết và có ý
nghĩa rất lớn trong việc tiết kiệm chi phí vận chuyển, chi phí bảo quản, xác định
giá vốn hàng bán,giá bán hàng hoá,qua đó làm tăng doanh thu, tăng lợi nhuận
cho doanh nghiệp. Chính vì vậy việc tổ chức công tác kế toán hàng hoá đóng
5
một vai trò quan trọng và có ý nghĩa lớn đối với công tác quản lý tài chính kinh
tế của doanh nghiệp.
1.2 Yêu cầu của việc quản lý hàng hoá trong quá trình kinh doanh của
các doanh nghiệp thương mại:

Quản lý hàng hoá là yêu cầu khách quan của mọi nền sản xuất kinh doanh
trong xã hội. Trong điều kiện như hiện nay,sản xuất kinh doanh ngày càng mở
rộng và phát triển trên cơ sở đáp ứng đầy đủ nhu cầu phục vụ xã hội. Sản phẩm
tiêu thụ nhiều thì lợi nhuận đem lại càng cao, việc quản lý hàng hoá một cách
hợp lý, có hiệu quả ngày càng được coi trong. Ngoài ra, quản lý hàng hoá chặt
chẽ tránh những mất mát hư hỏng, giảm bớt những rủi ro thiệt hại xảy ra trong
quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, góp phần nâng cao hiệu quả quá trình
kinh doanh.
Mặt khác, quản lý tốt hàng hoá còn là điều kiện tốt để xác định hiệu quả
sản xuất kinh doanh và đánh giá tài sản của một đơn vị một cách đầy đủ, xác
thực, đảm bảo tính trung thực khách quan của số liệu, thông tin trình bày trên
báo cáo tài chính.
Với ý nghĩa đó, việc quản lý hàng hoá trong các doanh nghiệp phải đảm
bảo các yêu cầu sau:
* Khi mua hàng: Mua đủ hàng hoá doanh nghiệp cần, phải biết hàng hoá
nào bán chạy để mua nhiều hơn, tránh mua những mặt hàng bán chậm, nó sẽ làm
đọng vốn kinh doanh. Phải quản lý về mặt khối lượng, quy cách, đúng chủng
loại và chất lượng, giá mua và chi phí thu mua của hàng hoá phải được phản ánh
đầy đủ và chính xác, kế hoạch mua hàng phải đúng tiến độ thời gian, phù hợp
với kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp.
* Khi dự trữ bảo quản: Thường xuyên kiểm tra lượng hàng hiện có để lên
kế hoạch đặt thêm hàng nếu thiếu hoặc tìm cách bán đi lượng hàng bị ứ đọng,
đồng thời cũng phát hiện được hàng hoá có bị thất thoát không, có hàng hoá nào
hư hỏng hay kém phẩm chất hay không.Sắp xếp hàng hoá đúng chỗ, đúng thứ tự
để thuận tiện cho việc kiểm kê. Để tránh mất mát hư hỏng, hao hụt, đảm bảo an
6
toàn vật liệu, việc tổ chức tốt kho tàng bến bãi thực hiện đúng chế độ bảo quản
đối với từng loại hàng hoá cũng ảnh hưởng không nhỏ tới kết quả kinh doanh.
* Khi bán hàng: Phải có kế hoạch bán hàng sao cho hợp lý, tiết kiệm, thu
về lợi nhuận tối đa. Nên bán hoặc sử dụng hết đợt hàng cũ rồi mới nhập hàng

mới, hàng tồn quá lâu sẽ không bán hoặc không sử dụng được nữa, như vậy sẽ
khiến doanh nghiệp thiệt hại về tiền của.
Tóm lại, hàng hoá là yếu tố quan trọng trong quá trình lưu thông, muốn sản
phẩm đạt tiêu chuẩn, chất lượng cao và tạo được uy tín trên thương trường thì
nhất thiết phải tổ chức tốt việc quản lý hàng hoá.
1.3 Đặc điểm nghiệp vụ mua hàng,thanh toán tiền hàng
và nhiệm vụ kế toán:
1.3.1 Hàng mua và phạm vi hạch toán hàng mua:
Đặc trưng của hoạt động kinh doanh thương mại là lưu chuyển hàng hoá từ
nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng thông qua hoạt động mua bán trong hoặc ngoài
lãnh thổ một quốc gia. Hàng hoá là hàng mua của doanh nghiệp khi doanh
nghiệp chấp nhận thanh toán cho người bán và phải đảm bảo các yêu cầu sau:
* Trong DNTM, hàng hoá được coi là hàng hoá khi thoả mãn các điều
kiện sau đây:
- Phải thông qua một phương thức mua bán, thanh toán tiền hàng nhất định.
- Doanh nghiệp đã nắm được quyền sở hữu về hàng và mất quyền sở hữu
về tiền hay một loại hàng hoá, tài sản khác.
- Hàng mua về để bán hoặc hàng gia công để bán.
* Đối với hình thức nhập khẩu, những hàng hoá được coi là hàng
nhập khẩu:
- Hàng mua của nước ngoài gồm máy móc, thiết bị, tư liệu lao động, hàng tiêu
dùng, dịch vụ khác căn cứ vào những hợp đồng nhập khẩu mà các doanh nghiệp
nước ta đã ký kết với các doanh nghiệp hay các tổ chức kinh tế nước ngoài.
- Hàng nước ngoài đưa vào hội chợ triển lãm ở nước ta sau đó bán lại cho
7
các doanh nghiệp Việt Nam và thanh toán bằng ngoại tệ.
- Hàng hoá nước ngoài viện trợ cho nước ta trên cơ sở các hiệp định, các
nghị định thư giữa chính phủ nước ta với chính phủ các nước, thực hiện thông
qua các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu.
1.3.2 Các phương thức mua hàng và thanh toán tiền hàng:

1.3.2.1 Các phương thức mua hàng
Khi tiến hành mua hàng doanh nghiệp có thể thực hiện theo các phương
thức sau:
- Mua hàng theo phương thức trực tiếp: Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký
kết, doanh nghiệp cử cán bộ nghiệp vụ của mình mang giấy uỷ nhiệm nhận hàng
đến kho của người bán để lấy hàng theo quy định trong hợp đồng kinh tế để mua
hàng trực tiếp tại cơ sở sản xuất. Sau khi nhận hàng và ký vào chứng từ thì hàng
hoá đó đã được xác định là hàng mua của doanh nghiệp, nó đã thuộc quyền sở
hưu của doanh nghiệp và doanh nghiệp phải có trách nhiệm tổ chức vận
chuyển,bảo quản hàng hoá đó về kho của mình. Mọi sự mất mát, thiếu hụt, hư
hỏng của hàng hoá đều thuộc trách nhiệm của doanh nghiệp.
- Mua hàng theo phương thức chuyển hàng: Khi mua hàng doanh nghiệp
căn cứ vào hợp đồng đã quy định trước để xác định địa điểm đến nhận hàng (có
thể tại kho của bên mua hoặc địa điểm do bên mua quy định trước) và người bán
sẽ chuyển hàng hoá đến điểm đó và doanh nghiệp cử cán bộ của mình đến địa
điểm đó để nhận hàng. Tại đây sau khi nhận hàng và ký vào chứng từ thì hàng
hoá đó thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp.
1.3.2.2 Các phương thức thanh toán tiền hàng
Việc thanh toán tiền hàng trong khâu thu mua được thực hiện theo các
phương thức và hình thức khác nhau tùy thuộc vào mức độ tín nhiệm giữa hai đơn
vị. Thông thường việc thanh toán tiền hàng được thực hiện theo hai phương thức:
- Trả tiền ngay (thanh toán trực tiếp): Là sự vận động của hàng hóa và tiền
tệ gắn liền với nhau, nghiệp vụ mua hàng và thanh toán phát sinh cùng một lúc
tại một thời điểm, không phát sinh công nợ. Theo phương thức này khi doanh
8
nghiệp nhận quyền sở hữu về hàng hoá thì mất quyền sở hữu về tiền tệ.
- Trả chậm(thanh toán sau): Sự vận động của hàng hóa và tiền tệ có khoảng
cách thời gian, không cùng một thời điểm (phát sinh công nợ 331).
Theo phương thức này khi nhận quyền sở hữu về hàng hoá doanh nghiệp
chưa mất quyền sở hữu về tiền tệ mà phải có trách nhiệm thanh toán cho người

bán,nó tuỳ thuộc vào từng hợp đồng cụ thể mà thời gian đó dài hay ngắn khác
nhau. Trong thời gian đó nếu doanh nghiệp thanh toán tiền hàng sớm thì có thể
được người bán chiết giảm cho một khoản do thanh toán sớm (chiết khấu thanh
toán). Việc thanh toán chậm trả có thể thực hiện theo điều kiện tín nhiệm.
Ví dụ: 1/10, n/20: trong 10 ngày đầu kể từ ngày chấp nhận nợ, nếu người
mua thanh toán công nợ sẽ được hưởng chiết khấu thanh toán là 1%. Từ ngày
thứ 11 đến hết 20 ngày người mua phải thanh toán hết toàn bộ công nợ là “n”.
Hết 20 ngày người mua chưa thanh toán nợ sẽ phải chịu lãi suất tín dụng.
1.3.2.3 Hình thức thanh toán:
- Thanh toán bằng tiền mặt.
- Thanh toán qua ngân hàng séc, ủy nhiệm chi, thẻ tín dụng, bằng tiền gửi
ngân hàng tiên vay.
- Thanh toán bằng tiền tạm ứng.
- Thanh toán bằng hàng: Trao đổi hàng hóa: Hàng hóa tương đương, không
phát sinh một khoản tiền nào từ sự trao đổi đó; hàng hóa không tương đương,
phát sinh thêm một khoản tiền từ sự trao đổi hàng hóa. Hàng xuất ra là hàng bán,
hàng nhập vào là hàng mua.
1.3.3 Thời điểm xác định mua hàng:
Nguyên tắc thời điểm ghi chép hàng mua là thời điểm doanh nghiệp mất
quyền sở hữu về tiền tệ hoặc phải có nghĩa vụ đối với nhà cung cấp.
- Đơn vị đã nhận được hàng hóa từ nhà cung cấp.
- Đã thanh toán cho nhà cung cấp hoặc chấp nhận thanh toán.
Nhưng trong thực tế, tùy thuộc vào phương thức mua hàng mà thời điểm
9
xác định hàng mua có khác nhau.
- Nếu mua hàng theo phương pháp trực tiếp: thì thời điểm xác định hàng
mua là khi đã hoàn thành thủ tục chứng từ giao nhận hàng, doanh nghiệp đã
thanh toán tiền hay chấp nhận thanh toán cho người bán.
- Nếu mua hàng theo phương thức chuyển hàng: thì thời điểm hàng mua là
khi bên mua đã nhận được hang (do bên bán chuyển đến), đã thanh toán tiền

hoặc chấp nhận thanh toán với người bán.
Việc định phạm vi và thời điểm mua hàng xác định hàng mua có ý nghĩa
rất lớn đối với doanh nghiệp, nó đảm bảo cho việ ghi chép chi tiêu hàng mua
một cách đầy đủ kịp thời, chính xác, giúp cho lãnh đạo có cơ sở để chỉ đạo
nghiệp vụ mua hàng; đồng thời quản lý chặt chẽ hàng đã thuộc quyền sở hữu
của doanh nghiệp, giám sát chặt chẽ hàng mua đang đi đường, tránh những tổn
thất hàng hóa trong quá trình vận chuyển
1.3.4 Giá cả hàng mua:
Trong kinh doanh thương mại thì hàng hoá để bán là hàng được hình thành
tư nguồn mua vào, do vậy cần xác định rõ ràng giá ghi sổ cho hàng hoá mua vào
trên cơ sở tuân thủ nguyên tắc giá gốc. Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số
01(VAS 01- Chuẩn mực chung) thì tài sản được ghi nhận theo giá gốc là giá
được tính theo giá trị hợp lý của tài sản đó vào thời điểm tài sản được ghi nhận.
Giá thực thế của hàng mua được xác định phù hợp với từng phương pháp tính
thuế GTGT được áp dụng tại doanh nghiệp.
* Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
thì giá thực tế hàng hoá mua vào là giá không có thuế GTGT đầu vào.
Giá thực tế Giá mua Chi phí phát Giảm giá Các khoản
của hàng = ghi trên + sinh trong - hàng mua, + thuế không
hoá mua hoá đơn trong quá chiết khấu được hoàn
ngoài chưa thuế trình mua hàng thương mại lại
* Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp
hoặc doanh nghiệp không thuộc đối tượng chịu thuế thì giá thực tế hàng hoá
10
mua vào là giá mua bao gồm cả thuế GTGT đầu vào.
Giá thực tế Giá mua Chi phí phát Giảm giá Các khoản
của hàng = ghi trên + sinh trong - hàng mua, + thuế không
hoá mua hoá đơn quá trình chiết khấu được hoàn
ngoài đã có thuế mua hàng thương mại lại
Trong đó:

- Giá mua của hàng hoá là số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho người bán
theo hợp đồng. Đối với trường hợp hàng hoá trước khi bán ra cần phải sơ chế,
phơi đảo, phân loại,chọn lọc, đóng gói… thì toàn bộ chi phí phát sinh trong quá
trình đó cũng được hạch toán vào giá thực tế của hàng mua.
- Chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng bao gồm chi phí vận chuyển
bốc dỡ, hao hụt trong định mức, chi phí lưu kho, lưu hàng, lưu bãi, chi phí bảo
hiểm, bảo quản quản hàng hoá trong quá trình mua hàng, công tác phí bộ phận
thu mua…Trường hợp hàng mua về có bao bì đi cùng hàng hoá tính riêng thì trị
giá bao bì phải được bóc tách và theo dõi riêng. Do đặc thù của DNTM, nên các
chi phí thu mua hàng hoá phát sinh được tập hợp và theo dõi riêng, đến cuối kỳ
sẽ tiến hành phân bổ theo khối lượng hàng bán ra trong kỳ.
- Giảm giá hàng mua được hưởng trong trường hợp người bán không đảm
bảo chất lượng, giao sai tiến độ, địa điểm hoặc vi phạm các điều khoản trong
hợp đồng mua bán hàng đã thoả thuận. Chiết khấu thương mại bao gồm khoản
bớt gia (là tiền thưởng do ma nhiều hàng hoá tính trên một hoá đơn hay một hợp
đồng) và khoản hồi khấu (là tiền thưởng do mua nhiều hàng hoá tính dồn trong
một khoảng thời gian xác định).
- Ngoài ra, tính vào giá mua hàng hoá còn bao gồm thuế nhập khẩu, thuế
tiêu thụ đặc biệt (nếu có).
1.3.5 Nhiệm vụ của kế toán mua hàng trong DNTM:
Một trong những nhiệm vụ hàng đầu của công tác quản lý kinh tế là tiết
kiệm lao động xã hội. Như trên đã nêu, hàng hoá chiếm tỷ trọng rất lớn trong
11
tổng vốn lưu động của doanh nghiệp, do đó việc quản lý hàng hoá là một trong
những nhân tố quyết định sự thành công của công tác quản lý kinh doanh. Kế
toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng là cơ sở đầu tiên cung cấp cho
các nghiệp vụ kế toán sau này. Trong suốt quá trình luân chuyển, việc giám đốc
chặt chẽ số lượng hàng hoá mua vào đảm bảo cho chất lượng sản phẩm theo
đúng yêu cầu về kỹ thuật, giá trị đề ra đòi hỏi cán bộ kế toán mua hàng phải
thực hiện những nhiệm vụ sau:

- Theo dõi, ghi chép phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác tình hình mua
hàng về số lượng, kết cấu, chủng loại, quy cách và giá cả hàng mua và thời điểm
mua hàng.
- Theo dõi, kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua hàng theo
từng nguồn hàng, từng người cung cấp và theo từng đơn đặt hàng hoặc hợp
đồng, tình hình thanh toán với người cung cấp.
- Cung cấp thông tin kịp thời tình hình mua hàng và thanh toán tiền hàng
cho chủ doanh nghiệp và cán bộ quản lý làm căn cứ cho đề xuất những quyết
định trong chỉ đạo, điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
1.4 Kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng theo hệ thống
kế toán hiện hành:
1.4.1 Hạch toán ban đầu:
Hạch toán ban đầu là quá trình theo dõi, ghi chép, hệ thống hoá các nghiệp
vụ kinh tế trên chứng từ làm cơ sở cho việc hạch toán tổng hợp và hạch toán chi
tiết. Đối với nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng thì việc tổ chức hạch
toán ban đầu chính là tổ chức hợp lý hệ thống chứng từ mua hàng và thanh toán
cũng như sự luân chuyển của chúng.
Các chứng từ sử dụng khi hạch toán trong quá trình mua hàng và thanh
toán tiền hàng bao gồm:
*Hoá đơn mua hàng:
- Hoá đơn GTGT: Khi doanh nghiệp mua hàng của những doanh nghiệp
thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, doanh nghiệp sẽ
12
được người bán cung cấp hóa đơn GTGT (liên 2). Trên hóa đơn GTGT phải ghi
rõ các chỉ tiêu như giá hàng hóa, dịch vụ (chưa thuế GTGT); các khoản phụ thu
và phí tính thêm ngoài hàng hóa, dịch vụ (nếu có); thuế suất GTGT và số thuế
GTGT; tổng giá thanh toán.
- Hoá đơn bán hàng (hoá đơn này do bên bán lập): Khi doanh nghiệp mua
hàng của những doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp
trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, doanh nghiệp sẽ được bên

bán cung cấp hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn kiếm phiếu xuất kho (liên 2).
- Bảng kê hàng mua (do cán bộ nghiệp vụ mua hàng lập): Trong trường
hợp mua hàng ở thị trường tự do, mua trực tiếp tại các hộ sản xuất (của người
không được phép phát hành hóa đơn), cán bộ thu mua phải nộp bảng kê theo
mẫu. Trên bảng kê mua hàng phải ghi rõ tên, địa chỉ người bán, số lượng, đơn
giá mua hàng của từng mặt hàng, tổng giá thanh toán.
- Phiếu nhập kho: Phản ánh số lượng và giá trị hàng nhập kho làm căn cứ
ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng và xác định trách nhiệm vật chất với người có
liên quan, là cơ cở ghi sổ kế toán.
- Biên bản kiểm kê hàng hóa: Được sử dụng trong trường hợp số lượng hàng
hóa thực nhận có sự chênh lệch (thừa, thiếu) so với số lượng ghi trong hóa đơn.
* Chứng từ chi phí ở khâu mua:
- Hóa đơn vận chuyển bốc xếp: Là hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng
dobên nhận vận chuyển bốc xếp lập.
- Giấy biên nhận thanh toán chi phí vận chuyển bốc xếp: Trong trường hợp chi phí
vận chuyển được phản ánh riêng trên một hóa đơn, khi hàng hóa đã được vận chuyển về
đến kho, phải nộp một giấy biên nhận thanh toán chi phí vận chuyển bốc xếp.
- Chứng từ chi phí thuê kho bãi: Trong trường hợp thuê kho bãi để lưu giữ hàng
hóa.
- Chứng từ thanh toán: Phiếu chi, biên bản thanh toán tạm ứng, giấy báo nợ
của ngân hàng.
Các chứng từ kế toán bắt buộc phải lập kịp thời, đúng mẫu qui định và đầy
13
đủ các yếu tố nhằm đảm bảo tính pháp lý khi ghi sổ (kế toán). Việc luân chuyển
chứng từ cần có kế hoạch cụ thể, đảm bảo ghi chép kịp thời, đầy đủ.
Hiện nay chứng từ được lập trong nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền
hàng là khá nhiều do đó sẽ tốn thời gian cho nhân viên kế toán trong việc xử lý
chứng từ. Tổ chức hợp lý chứng từ nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng
sẽ làm giảm bớt hao phí lao động trong hạch toán, nâng cao chất lượng lao động,
đảm bảo giám sát chặt chẽ hơn, chính xác hơn nghiệp vụ mua hàng và thanh

toán tiền hàng.
Bên cạnh việc tổ chức hợp lý quá trình hạch toán ban đầu nghiệp vụ mua
hàng và thanh toán tiền hàng thì việc tổ chức hợp lý quá trình hạch toán tổng
hợp và hạch toán chi tiết cũng hết sức quan trọng, nó giúp cho kế toán theo dõi
được chặt chẽ quá trình luân chuyển tiền và từ đó rút ra những biện pháp nhằm
thực hiện tốt hơn nhiệm vụ của mình.
1.4.2 Tài khoản kế toán sử dụng:
Kế toán sử dụng các tài khoản được ban hành theo Quyết định số 15 ngày
20 tháng 3 năm 2006 của Bộ Tài chính về chế độ kế toán doanh nghiệp. Tuỳ
từng điều thực tế doanh nghiệp áp dụng phương kế toán hàng hoá theo phương
pháp kê khai thường xuyên (PPKKTX) hay kiểm kê định kỳ (KKĐK) mà lựa
chọn sử dụng.
* Tài khoản hàng hoá (TK156): Tài khoản này dùng để hạch toán trị giá
hàng hoá nhập, xuất kho và các khoản có liên quan theo PPKKTX, phản ánh giá
trị hiện có và tình hình biến động của các loại hàng hoá của doanh nghiệp, bao
gồm hàng hoá tại kho hàng và quầy hàng.
Tài khoản này được chi tiết hoá thành các tài khoản sau:
TK1561 - Giá mua hàng hoá
TK1562 - Chi phí mua hàng hoá
TK1567 - Hàng hoá bất động sản
14
- Sơ đồ chữ T của TK 156:
* Tài khoản Mua hàng (TK 611): Tài khoản này dùng để phản ánh tình
hình hàng mua theo phương pháp KKĐK.
TK 156 – Hàng hóa
- Phản ánh trị giá hàng
hóa nhập kho.
- Chi phí thu mua hàng
hóa phát sinh trong kỳ.
- Phản ánh trị giá hàng

hóa xuất kho.
- Chi phí mua hàng phân
bổ cho hàng hóa bán ra
trong kỳ.
- Trị giá hàng hóa thiếu
hụt trong kiểm kê.
Số dư bên Nợ:
- Phản ánh trị giá hàng hóa của doanh nghiệp còn tồn
kho cuối kỳ.
- Chi phí mua hàng hóa tồn kho cuối kỳ.
15
- Sơ đồ chữ T của TK 611:
* Tài khoản Hàng mua đang đi đường (TK151): Tài khoản này dùng để
theo dõi số hàng mua còn đang đi trên đường trong trường hợp doanh nghiệp áp
dụng PPKKTX.
- Sơ đồ chữ T của TK 151:
* Tài khoản Thuế GTGT được khấu trừ (TK 133): Tài khoản này dùng
để hạch toán số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ vào thuế GTGT đầu ra phát
sinh trong nghiệp vụ mua hàng.
TK 611 – Mua hàng
Trị giá hàng hóa, nguyên vật
liệu, công cụ dụng cụ tồn kho
đầu kỳ (theo kết quả kiểm kê).
Trị giá hàng hóa, nguyên vật
liệu, công cụ dụng cụ mua vào
trong kỳ.
Trị giá thực tế hàng hóa, nguyên
liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ.
Giảm giá hàng mua và trị giá
hàng mua trả lại.

Kết chuyển trị giá thực tế hàng
hóa tiêu thụ trong kỳ.
Tài khoản này không có số dư cuối kỳ.
TK 151– Hàng mua đang đi đường
- Phản ánh trị giá hàng
mua đã thuộc quyền sở hữu
của doanh nghiệp nhưng
chưa về nhập kho doanh
nghiệp tăng trong kỳ.
Phản ánh trị giá hàng hóa,
vật tư đang đi đường đã về
nhập kho hoặc đã chuyển
bán hẳn cho khách hàng.
Số dư bên Nợ: Phản ánh trị giá hàng hóa, vật tư đã
mua nhưng còn đang đi đường.
16
- Sơ đồ chữ T của TK 133:
* Tài khoản Phải trả người bán (TK331): Dùng để hạch toán số tiền mà
doanh nghiệp phải theo dõi để thanh toán trong quan hệ với người bán, người
cung cấp.
- Sơ đồ chữ T của TK 331:
* Tài khoản Hàng gửi bán (TK 157): Dùng để theo dõi giá trị hàng gửi
bán phát sinh trong kỳ.
TK 133– Thuế GTGT được khấu trừ.
- Số thuế GTGT đầu
vào được khấu trừ.
- Số thuế GTGT đầu vào
đã được khấu trừ.
- Số thuế GTGT đầu vào
của hàng mua trả lại.

- Số thuế GTGT đầu vào
không được khấu trừ đã
kết chuyển.
Số dư bên Nợ:
- Số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ.
- Số thuế GTGT được hoàn lại nhưng ngân sách nhà
nước chưa hoàn trả.
TK 331– Phải trả người bán.
- Phản ánh số tiền đã trả
cho người bán ( kể cả
số tiền đã ứng trước) và
các khoản chiết khấu
hàng mua, hàng mua trả
lại.
- Phản ánh số tiền phải trả
cho người bán vật tư,
hàng hóa, dịch vụ và
người nhận thầu xây dựng
cơ bản.
Số dư bên Có: Số tiền còn phải trả người bán, nhận
thầu xây dựng cơ bản.
17
- Sơ đồ chữ T của TK 157:
1.4.3Phương pháp hạch toán kế toán:
1.4.3.1 Hạch toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng theo
PPKKTX:
Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi liên tục, có hệ
thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán. Nghĩa là sau
mỗi lần ghi nhận biến động của hàng tồn kho thì có thể xác định được ngay giá
trị tồn kho của hàng tồn kho, vì thế có thể cung cấp thông tin ở mọi thời điểm

cần thiết. Phương pháp này sử dụng các tài khoản thuộc nhóm 15 ghi nhận sự
biến động.
- Ưu điểm: Kiểm soát được hàng tồn kho cả về số lượng và giá trị, tạo điều
kiện thuận lợi cho việc lập và thực hiện kế hoạch mua vào – bán ra hàng tồn kho.
- Nhược điểm: Khối lượng công việc ghi chép lớn, tốn thời gian và chi phí,
thích hợp với doanh nghiệp kinh doanh ít loại mặt hàng, tần suất nhập xuất
không lớn, số lượng tồn kho ít, giá trị hàng hóa cao.
TK 157– Hàng gửi bán
- Trị giá hàng hóa, thành phẩm đã gửi
cho khách hàng, hoặc gửi bán đại lý,
ký gửi; gửi cho các đơn vị cấp dưới
hạch toán phụ thuộc;
- Trị giá dịch vụ đã cung cấp cho
khách hàng, nhưng chưa được xác
định là đã bán;
- Cuối kỳ kết chuyển trị giá hàng hóa,
thành phẩm đã gửi bán chưa được xác
định là đã bán cuối kỳ (Trường hợp
doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho
theo phương pháp kiểm kê định kỳ).
- Trị giá hàng hóa, thành phẩm gửi đi
bán, dịch vụ đã cung cấp được được
xác định là đã bán;
- Trị giá hàng hóa, thành phẩm, dịch
vụ đã gửi đi bị khách hàng trả lại;
- Đầu kỳ kết chuyển trị giá hàng hóa,
thành phẩm đã gửi đi bán, dịch vụ đã
cung cấp chưa được là đã bán đầu kỳ
(Trường hợp doanh nghiệp kế toán
hàng tồn kho theo phương pháp kiểm

kê định kỳ).
Số dư bên Nợ: Trị giá hàng hóa, thành phẩm đã gửi đi,
dịch vụ đã cung cấp chưa được xác định là đã bán
trong kỳ.
18
a) Kế toán mua hàng theo phương pháp kê khai thường xuyên được áp
dụng với các doanh nghiệp xây lắp, các doanh nghiệp thương mại có quy mô
lớn, kinh doanh các mặt hàng có giá trị lơn, kỹ thuật và chất lượng cao Trong
kế toán mua hàng, chúng ta cần phân biệt các trường hợp doanh nghiệp áp dụng
tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ hay trực tiếp để vận dụng cách hạch
toán kế toán phù hợp.
- Trường hợp áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:
Trong trường hợp này số thuế GTGT đầu vào không được tính vào giá của
hàng hoá, dịch vụ mua vào mà được hạch toán riêng trên tài khoản thuế GTGT
đầu vào được khấu trừ. Cụ thể ta có sơ đồ hạch toán tổng hợp kế toán mua hàng
theo PPKKTX như sau:
19
Sơ đồ 1-1: Hạch toán tổng hợp mua hàng PPKKTX:
TK111,112,331 TK156 TK111,112,331

(1) (9)
TK133 TK133




TK151 TK1381

(2) (3) (10)

TK411 TK412

(4) (11)
TK338,711 TK632
(5) (12)
TK333
(6)
TK412
(7)
TK1532
TK133

(8)
20
Giải thích sơ đồ:
(1): Hàng hoá mua về nhập kho.
(2): Hàng mua đang đi đường cuối tháng chưa về nhập kho.
(3): Hàng mua đi đường về nhập kho.
(4): Nhà nước cấp vốn, cổ đông đóng góp bằng hàng hoá.
(5): Hàng hoá thừa so với hoá đơn hoặc thừa do dôi thừa trong tự nhiên.
(6): Thuế nhập khẩu hàng mua.
(7): Đánh giá tăng hàng hoá.
(8): Trị giá bao bì luân chuyển.
(9): Hàng hoá kém phẩm chất trả lại, giảm giá hàng hoá, chiết khấu
thương mại.
(10): Hàng hoá thiếu.
(11): Đánh giá giảm hàng hoá.
(12): Hàng hoá xuất bán.
- Trường hợp áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp:
Kế toán nghiệp vụ trong trường hợp này tương tự như khi áp dụng tính thuế

theo phương pháp khấu trừ, chỉ khác một điểm cơ bản là giá trị nhập kho của
hàng hoá là giá bao gồm cả thuế GTGT đầu vào. Vì vậy, không cần tách thuế
GTGT và không mở tài khoản Thuế GTGT được khấu trừ để phản ánh thuế
GTGT đầu vào.
21
b) Hạch toán nghiệp vụ thanh toán với người bán:
Sơ đồ 1-2: Hạch toán thanh toán với người bán:
TK111,112,311 TK331 TK151,156,611
(1) (4)
TK133


TK151,156,611

(2)

TK133

TK515
Giải tthích sơ đồ:
(1) : Trả tiền cho người bán.
(2) : Giảm giá hàng bán, hàng bị trả lại.
(3) : Chiết khấu thanh toán được hưởng.
(4) : Mua hàng chưa trả tiền .
1.4.3.2 Hạch toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng theo
phương pháp KKĐK:
Phương pháp KKĐK là phương pháp trong đó quá trình căn cứ vào kết quả
kiểm kê theo định kỳ để phản ánh giá thực tế tồn kho cuối kỳ của vật tư, hàng
hoá và trên cơ sở đó xác định giá trị vật tư, hàng hóa xuất trong kỳ.
Việc xác định giá trị của hàng xuất trong kỳ được tính theo công thức sau:

22
(3)