Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Tin học Phúc Hưng

Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân Khoa: Kế toán
LỜI NÓI ĐẦU
Việt Nam đã gia nhập tổ chức thương mại thế giới (WTO) đã tạo ra
nhiều thuận lợi và khó khăn cũng như đặt ra nhiều thử thách đối với các
doanh nghiệp trong nước. Để phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế đòi
hỏi các doanh nghiệp cũng phải đổi mới, đặc biệt trong tình hình cạnh tranh
ngày càng gay gắt như hiện nay không phải doanh nghiệp nào cũng đứng
vững, có những doanh nghiệp rất thành công nhưng cũng không ít doanh
nghiệp sau một thời gian hoạt động lại dẫn đến phá sản.
Để quản lý và kinh doanh có hiệu quả, kế toán đã trở thành một công
cụ không thể thiếu trong các doanh nghiệp cũng như trong quản lý kinh tế của
nhà nước. Đối với doanh nghiệp, kế toán là công cụ để điều hành, quản lý các
hoạt động kinh tế, tài chính, bảo vệ, sử dụng tài sản nhằm đảm bảo quyền chủ
động trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Đối với các doanh nghiệp thương
mại, việc đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của xã hội và thực hiện chức năng quan
trọng là đảm bảo sự lưu thông hàng hoá từ sản xuất đến tiêu dùng yêu cầu
phải có sự quản lý chặt chẽ đầu vào cũng như đầu ra của hàng hoá. Một vấn
đề quan trọng trong chiến lược sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp
chính là khâu bán hàng, giải quyết tốt khâu này doanh nghiệp mới thu hồi
được vốn phục vụ cho quá trình tái sản xuất kinh doanh. Các doanh nghiệp
nói chung và các doanh nghiệp thương mại nói riêng áp dụng rất nhiều biện
pháp khác nhau để bán được nhiều hàng hoá, đồng thời quản lý tốt chỉ tiêu
này. Một trong những biện pháp quan trọng nhất và hữu hiệu nhất phải kể đến
đó là việc thực hiện tốt công tác kế toán bán hàng. Quản lý tốt quá trình bán
hàng, thu hồi vốn nhanh, bù đắp được chi phí bỏ ra và thu được lợi nhuận đã
Sinh viên: Đỗ Thị Mùi Lớp: Kế toán A
1
Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân Khoa: Kế toán
tạo ra sự tăng trưởng và phát triển đối với các doanh nghiệp. Ngược lại doanh
nghiệp chưa làm tốt khâu này sẽ khó quản lý quá trình bán hàng, không thúc
đẩy được hàng hoá bán ra, vòng quay vốn chậm trễ, chi phí bỏ ra thu lại với

hiệu quả thấp và có thể không có lãi, thậm chí thua lỗ.
Xuất phát từ vai trò và tầm quan trọng của hoạt động bán hàng và quản
lý quá trình bán hàng, trong thời gian thực tập tại Công ty Trách nhiệm hữu
hạn Tin học Phúc Hưng, qua quá trình tìm hiểu thực tế về công ty và công tác
kế toán tại công ty, kết hợp kiến thức đã học cùng với sự hướng dẫn tận tình
của thầy giáo Nguyễn Văn Công cùng các anh chị trong phòng kế toán em đã
chọn đề tài: “ Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty Trách nhiệm hữu
hạn Tin học Phúc Hưng” cho chuyên đề tốt nghiệp của mình.
Ngoài lời mở đầu và kết luận, chuyên đề tốt nghiệp gồm 3 phần:
Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công
ty Trách nhiệm hữu hạn Tin học Phúc Hưng.
Chương 2: Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty Trách nhiệm hữu
hạn Tin học Phúc Hưng.
Chương 3: Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty Trách nhiệm hữu
hạn Tin học Phúc Hưng.
Sinh viên: Đỗ Thị Mùi Lớp: Kế toán A
2
Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân Khoa: Kế toán
CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ
HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TRÁCH NHIỆM
HỮU HẠN TIN HỌC PHÚC HƯNG
1.1. Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty Trách nhiệm hữu
hạn Tin học Phúc Hưng
1.1.1. Danh mục hàng hoá của Công ty
Công ty Trách nhiệm hữu hạn Tin học Phúc Hưng là công ty hoạt động
trong lĩnh vực kinh doanh, mua bán, sửa chữa các linh kiện, phụ kiện máy vi
tính, máy văn phòng nên hàng hoá của công ty rất đa dạng và phong phú.
Trong suốt hơn hai năm hoạt động, Công ty Trách nhiệm hữu hạn Tin học
Phúc Hưng đã cung cấp ra thị trường một số lượng rất lớn máy tính, máy in,
máy văn phòng cùng các thiết bị, các linh kiện máy vi tính tới tận tay người

tiêu dùng, sửa chữa, lắp đặt, bảo dưỡng nhiều loại máy cho khách hàng. Với
chính sách chất lượng sản phẩm là yếu tố quan trọng trong việc duy trì phát
triển công ty, công ty luôn mang đến cho khách hàng những sản phẩm tốt nhất
với giá cả hợp lý, chất lượng phục vụ luôn được đặt lên hàng đầu. Công ty
kinh doanh các mặt hàng chủ yếu sau:
- Máy tính để bàn, máy tính xách tay;
- Các linh kiện, phụ kiện, thiết bị máy vi tính: gồm có Bộ mạch chủ, Bộ
xử lý (CPU), Bộ nhớ trong (RAM), Bộ nhớ ngoài, ổ đĩa cứng, cây máy tính,
vỏ cây máy tính, nguồn máy tính, Card màn hình, con chuột, bàn phím, loa,
tai nghe, …;
- Các thiết bị máy tính khác như: dây mạng, kìm mạng, Modem, Lan –
Card mạng, USB;
- Các phần mềm diệt viruts
- Các thiết bị văn phòng như:
+ Máy in: gồm máy in Laser, máy in phun, máy in kim;
Sinh viên: Đỗ Thị Mùi Lớp: Kế toán A
3
Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân Khoa: Kế toán
+ Máy photo
+ Máy Fax
+ Máy huỷ tài liệu
+ Máy in đa năng
+ Máy phục vụ ngành quảng cáo
+ Máy đếm tiền, máy chấm công
- Mực in: mực in Laser, mực in phun, bộ dẫn nực ngoài,…
- Văn phòng phẩm: giấy in màu, giấy in bìa, giấy A4 thường, …
Các sản phẩm của công ty đều là sản phẩm của các hãng nổi tiếng như
Intel, Canon, Samsung, IBM, HP…
Ngoài ra, công ty còn có các dịch vụ sửa chữa, lắp đặt t ại nh à theo yêu
cầu của khách hàng với chất lượng sản phẩm cũng như chất lượng phục vụ và

giá cả hợp lý nhất có bảo hành.
1.1.2. Thị trường của Công ty
Trong tình hình kinh doanh có sự cạnh tranh gay gắt như hiện nay, các
doanh nghiệp muốn đứng vứng và chiếm lĩnh được thị trường thì phải mở
rộng và phát triển thị trường nhằm tiêu thụ được nhiều sản phẩm để khẳng
định vị thế của mình. Thực tế từ khi thành lập, Công ty Trách nhiệm hữu hạn
Tin học Phúc Hưng đã tập trung rất nhiều vào công tác thị trường. Công ty coi
thị trường là động lực để thúc đẩy hoạt động kinh doanh phát triển, tổ chức tốt
công tác tiêu thụ sản phẩm nhằm đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.
Công ty không ngừng mở rộng mạng lưới bán hàng, mở rộng thị trường tiêu
thụ đáp ứng nhu cầu của khách hàng, tạo uy tín và ngày càng đưa công ty
kinh doanh có hiệu quả hơn. Mở rộng thị trường sẽ tạo cho công ty có vị thế
ổn định trên thị trường, thúc đẩy quá trình tiêu thụ đạt kết quả tốt. Công ty đã
bước đầu tạo được chỗ đứng và chiếm được thị phần khá lớn trong khu vực.
Có được như vậy là do Ban Giám đốc công ty là những người rất am hiểu về
Sinh viên: Đỗ Thị Mùi Lớp: Kế toán A
4
Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân Khoa: Kế toán
lĩnh vực máy tính, công nghệ thông tin cùng với những chính sách kinh doanh
phù hợp nên đã giúp công ty nhanh chóng chiếm lĩnh được thị trường như
ngày hôm nay.
Hiện nay, thị trường của công ty chủ yếu ở khu vực phía Bắc trong đó
chủ yếu là thị trường tỉnh Bắc Giang và các tỉnh lân cận như Lạng sơn, Bắc
Ninh, Hải Dương,…. Nhưng trong tương lai công ty sẽ cố gắng mở rộng thị
trường và đưa sản phẩm của mình tới thị trường rộng khắp các tỉnh Miền Bắc.
Đối tượng kinh doanh của công ty là các công ty thương mại, các hộ gia đình,
người tiêu dùng chủ yếu là học sinh, sinh viên trong khu vực, công ty còn có
các đại lý tại các huyện trên địa bàn tỉnh Bắc Giang.
1.1.3. Phương thức bán hàng của Công ty
Từ khi thành lập đến nay, Công ty Trách nhiệm hữu hạn Tin học Phúc

Hưng đã không ngừng nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên nhằm đáp ứng
tốt nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, chính vì vậy công ty đã có được
những khách hàng thân thiết, nhân viên ắn bó với công ty. Công ty đã thực
hiện rất tốt hoạt động cung ứng hàng hoá, phòng kinh doanh luôn có kế hoạch
mua hàng một cách kịp thời đảm bảo nhu cầu của người tiêu dùng. Hàng hoá
của công ty không chỉ đa dạng, nhiều chủng loại mà còn đảm bảo chất lượng,
giá cả hợp lý.
Phương thức bán hàng có ảnh hưởng trực tiếp đến việc sử dụng các tài
khoản kế toán phản ánh tình hình xuất kho hàng hoá đồng thời có tính quyết
định đối với việc xác định thời điểm bán hàng, tình hình doanh thu bán hàng,
tiết kiệm chi phí để tăng lợi nhuận. Công ty Trách nhiệm hữu hạn Tin học
Phúc Hưng có nhiều mặt hàng kinh doanh đa dạng, phong phú, nhiều chủng
loại, nhiều đối tượng khách hàng nên công ty có nhiều phương thức bán hàng
nhưng công ty thường áp dụng chủ yếu là phương thức tiêu thụ trực tiếp.
Khách hàng muốn mua sản phẩm của công ty phải trực tiếp đến công ty hoặc
Sinh viên: Đỗ Thị Mùi Lớp: Kế toán A
5
Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân Khoa: Kế toán
gọi điện yêu cầu, nếu khách hàng chấp nhận mua hàng sẽ được giao hàng
ngay tại cửa hàng của công ty hoặc theo địa chỉ mà khách hàng cung cấp.
Hiện nay, hai hình thức bán buôn và bán lẻ là hai hình thức được sử dụng phổ
biến nhất.
- Phương thức bán buôn hàng hoá: khi đã tìm được thị trường tiêu thụ,
phòng kinh doanh sẽ gửi Bảng báo giá tới khách hàng. Sau khi thoả thuận
xong về loại hàng, số lượng, mẫu mã, đơn giá hai bên sẽ ký kết Hợp đồng
mua bán hàng hoá. Khi đã ký kết hợp đồng, công ty tổ chức việc tiêu thụ hàng
hoá dưới các hình thức bán buôn, hiện nay công ty áp dụng hai hình thức bán
buôn là bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng trực tiếp.
+ Bán buôn qua kho: công ty mua hàng về rồi nhập kho hàng hoá sau
đó mới đưa ra bán theo hai hình thức:

• Theo hình thức giao hàng trực tiếp: theo hình thức này, bên mua
cử đại diện đến cửa hàng của công ty để nhận hàng, nhân viên bán hàng xuất
kho hàng hoá giao trực tiếp cho đại diện bên mua. Hàng hoá được ghi nhận là
tiêu thụ khi khách hàng đã nhận hàng và ký xác nhận trên hoá đơn bán hàng.
• Theo phương thức chuyển hàng: theo hình thức này, căn cứ vào
Hợp đồng kinh tế đã ký kết hoặc theo Đơn đặt hàng, công ty xuất hàng từ kho
để chuyển đến cho bên mua theo thời gian và địa điểm đã ghi trong hợp đồng
bằng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài, chi phí vận chuyển do hai
bên thoả thuận trước. Hàng chỉ được coi là tiêu thụ khi khách hàng đã nhận
được hàng và đã trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền về số hàng đã nhận.
+ Bán buôn vận chuyển thẳng trực tiếp: công ty mua hàng về nhưng
không làm thủ tục nhập kho hàng hoá mà chuyển thẳng cho khách hàng. Theo
hình thức này, công ty nhận hàng tại nhà cung cấp và giao trực tiếp cho khách
hàng. Khi khách hàng nhận đủ hàng và ký nhận trên Hoá đơn bán hàng thì
hàng được coi là tiêu thụ.
Sinh viên: Đỗ Thị Mùi Lớp: Kế toán A
6
Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân Khoa: Kế toán
- Phương thức bán lẻ: đây là phương thức bán hàng trực tiếp cho người
tiêu dùng với số lượng ít, khách hàng trực tiếp đến mua hàng và nhận hàng
cũng như thực hiện việc thanh toán ngay tại công ty.
Hiện nay, trong kinh doanh công ty luôn củng cố, phát huy việc bán
hàng theo hợp đồng và theo đơn đặt hàng vì theo hình thức này hoạt động
kinh doanh của công ty có cơ sở vững chắc về pháp luật. Do đó, công ty có
thể chủ động lập kế hoạch mua và bán hàng, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt
động kinh doanh của công ty. Công ty tổ chức đa dạng hoá các phương thức
bán hàng như là nguồn cung cấp cho các đơn vị kinh doanh nhỏ, bán lẻ tại các
cửa hàng, bán hàng trên mạng,… Cùng với chính sách bảo hành sản phẩm tận
nơi theo hợp đồng công ty còn vận chuyển hàng đến tânh địa điểm của người
tiêu dùng và tư vân lắp đặt, sử dụng miễn phí sao cho khách hàng có thể dễ

dàng sử dụng sản phẩm của công ty. Điều này đã đáp ứng được nhu cầu của
nhiều đối tượng khách hàng giúp cho quá trình tiêu thụ hàng hoá của công ty
được diễn ra nhanh chóng và thuận lợi.
Để hoạt động mua hàng và bán hàng được diễn ra ổn định, liên tục và
có hiệu quả, công ty không những có những chính sách về kinh doanh như
tìm nhà cung cấp, tiếp cận khách hàng,…mà còn luôn giữ chữ tín trong nâng
cao chất lượng cung cấp, tiếp cận khách hàng, nhờ đó mà công ty đã thu hút
được lượng khách hàng khá lớn.
1.2. Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty Trách nhiệm
hữu hạn Tin học Phúc Hưng
1.2.1. Quản lý hoạt động trước bán hàng
Tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Tin học Phúc Hưng, Phòng kinh
doanh là phòng chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc đảm bảo quá trình kinh
doanh của công ty được diễn ra liên tục. Chính vì vậy, Trưởng phòng kinh
doanh có nhiệm vụ phân công các nhân viên của mình thực hiện các công
Sinh viên: Đỗ Thị Mùi Lớp: Kế toán A
7
Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân Khoa: Kế toán
việc cụ thể như công tác tiếp thị, ký kết hợp đồng bán hàng, giao hàng, vận
chuyển hàng, kiểm tra, kiểm soát hoạt động bán hàng, thanh toán, bảo hành
sản phẩm, chiết khấu bán hàng,… Trong công tác tiếp thị, Phòng kinh doanh
cùng với Phòng phát triển dự án có nhiệm vụ Marketing, tiếp thị hàng hoá
giúp cho công ty tiếp cận được với thị trường nhằm đưa sản phẩm của công ty
đến được với khách hàng. Trưởng phòng kinh doanh chịu trách nhiệm chính
về việc quảng bá tiêu thụ sản phẩm, giới thiệu sản phẩm hàng hoá của công ty
đến với khách hàng. Căn cứ vào từng thời điểm mà khách hàng sẽ sử dụng
hàng hoá của công ty nhiều như chuẩn bị đến ngày khai giảng năm học mới,
hay qua việc tìm hiểu nghiên cứu thị trường thấy có các doanh nghiệp mới
được thành lập,… các nhân viên phòng kinh doanh sẽ có chiến lược quảng
cáo, khuyến mãi hấp dẫn, phù hợp để thu hút khách hàng.

Để nâng cao chất lượng hoạt động bán hàng, công ty còn có đội ngũ
nhân viên bán hàng trẻ tuổi đầy tâm huyết và am hiểu về việc sử dụng các sản
phẩm để có thể hướng dẫn, giới thiệu cho khách hàng về cách sử dụng cũng
như công dụng của sản phẩm. Khách hàng đến mua hàng sẽ được các nhân
viên bán hàng đưa đi xem các sản phẩm mà khách hàng có nhu cầu mua,
khách hàng sẽ được tư vấn để biết được sản phẩm nào phù hợp với mình. Khi
đã chọn được sản phẩm thì họ sẽ được hướng dẫn cách sử dụng một cách
nhiệt tình. Tại cửa hàng, các hàng hoá được bày bán theo từng mặt hàng để
khách hàng tiện theo dõi và có thể nhanh chóng tìm được sản phẩm phù hợp
mà không phải mất nhiều thời gian nhờ đó mà có thể giữ chân được khách
hàng.
1.2.2. Quản lý hoạt động bán hàng
Đối với những đơn hàng cung cấp cho các công ty hay các trường học
có giá trị lớn như lắp đặt hệ thống mạng máy tính, lắp đặt máy chiếu, máy in,
máy photo thì cần phải ký kết hợp đồng. Căn cứ vào nhu cầu mua hàng, số
Sinh viên: Đỗ Thị Mùi Lớp: Kế toán A
8
Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân Khoa: Kế toán
lượng hàng, giá cả, thời điểm giao hàng hay hình thức thanh toán, thời điểm
thanh toán,…kế toán bán hàng sẽ tiến hành làm hợp đồng, đưa khách hàng và
nhân viên bán hàng ký sau đó trình giám đốc kiểm tra và ký duyệt. Hợp đồng
sẽ được làm thành hai bản, công ty giữ một bản và khách hàng giữ một bản.
Nếu thoả thuận công ty chịu trách nhiệm vận chuyển hàng thì nhân viên vận
chuyển sẽ có trách nhiệm vận chuyển hàng đến địa điểm mà người mua yêu
cầu, sau đó nhân viên kỹ thuật của công ty sẽ tiến hành lắp đặt máy móc đến
khi máy có thể sử dụng được. Thủ kho có nhiệm vụ theo dõi việc xuất hàng
hoá ra khỏi kho, chỉ khi Phiếu đề nghị xuất kho có đủ chữ ký hợp lệ thì thủ
kho mới được xuất hàng. Khi xuất hàng, thủ kho có nhiệm vụ kiểm tra chất
lượng hàng trước khi xuất đảm bảo hàng không bị kém phẩm chất. Bộ phận
bán hàng còn có các nhân viên có nhiệm vụ kiểm soát hoạt động bán hàng.

Các nhân viên này có nhiệm vụ theo dõi, kiểm tra các thủ tục từ khi ký kết
hợp đồng cho đến khi hàng hoá xuất ra khỏi cửa hàng. Công việc của các
nhân viên này là để đảm bảo cho hàng hoá khi bán cho khách hàng đảm bảo
yêu cầu kỹ thuật vì hàng hoá của công ty là những hàng hoá cần phải được
xem xét, kiểm tra kỹ trước khi bán.
1.2.3. Quản lý hoạt động sau bán hàng
Sau khi hàng hoá được tiêu thụ thì kế toán bán hàng cùng với thủ quỹ
có nhiệm vụ thu tiền hàng. Nếu khách hàng chưa thanh toán ngay thì các nhân
viên này có nhiệm vụ lên kế hoạch và có biện pháp để thu hồi nợ một cách
nhanh chóng, kịp thời không để cho tình trạng vốn của công ty bị chiếm dụng.
Các nhân viên kỹ thuật có trách nhiệm sửa chữa sản phẩm miễn phí cho khách
hàng nếu sản phẩm đang trong thời gian bảo hành, còn nếu hết thời gian bảo
hành thì phí sửa chữa cũng sẽ phù hợp để khách hàng có thể tin tưởng vào
dịch vụ của công ty.
Sinh viên: Đỗ Thị Mùi Lớp: Kế toán A
9
Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân Khoa: Kế toán
Đối với những khách hàng quen thuộc, khách hàng mua với số lượng
lớn thì công ty sẽ áp dụng hình thức chiết khấu bán hàng như giảm giá hay
tặng quà. Ngoài ra, công ty thường xuyên có chính sách bán hàng khuyến mãi
để thu hút khách hàng nhằm làm tăng thị phần, mở rộng thị trường tạo điều
kiện đưa sản phẩm của công ty đến với khách hàng một cách nhanh nhất.
Sinh viên: Đỗ Thị Mùi Lớp: Kế toán A
10
Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân Khoa: Kế toán
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI
CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN TIN HỌC PHÚC
HƯNG
2.1. Kế toán doanh thu tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Tin học
Phúc Hưng

2.1.1. Chứng từ và thủ tục kế toán
2.1.1.1. Các chứng từ sử dụng
Công ty là doanh nghiệp kinh doanh nhiều loại hàng hoá với nhiều hình
thức bán hàng khác nhau do vậy mà tuỳ thuộc vào từng hình thức bán hàng
mà công ty sử dụng các loại chứng từ phù hợp. Công ty sử dụng một số chứng
từ sau để hạch toán nghiệp vụ kế toán bán hàng:
- Hợp đồng kinh tế: là văn bản pháp lý được ký kết giữa công ty với
khách mua hàng với số lượng lớn. Mỗi hợp đồng thường có nhiều phụ lục quy
định về quy cách, giá cả, chủng loại, số lượng từng loại sản phẩm, thời gian
và phương thức giao hàng cũng như phương thức thanh toán giữa các bên.
- Biên bản giao nhận hàng hoá: được thành lập khi nhân viên giao hàng
của công ty giao hàng hoá cho khách hàng có ghi rõ thời gian giao hàng,
chủng loại, số lượng từng sản phẩm và ghi rõ tình trạng hàng hoá khi giao
nhận.
- Phiếu xuất kho: được lập để theo dõi chặt chẽ số lượng hàng hoá xuất
khỏi kho công ty làm căn cứ để thanh lý hợp đồng và yêu cầu thanh toán với
khách hàng.
- Hoá đơn Giá trị gia tăng: là chứng từ chứng minh cho nghiệp vụ kinh
tế phát sinh, dùng để theo dõi thời gian, giám sát số lượng, chất lượng, trị giá
hàng xuất bán. Trên hoá đơn Giá trị gia tăng phải ghi rõ số hoá đơn, ngày,
tháng, năm, tên đơn vị, tên hàng hoá, quy cách, số lượng, đơn giá thành tiền,
thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng cộng.
Sinh viên: Đỗ Thị Mùi Lớp: Kế toán A
11
Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân Khoa: Kế toán
- Các chứng từ thanh toán như: Phiếu thu, Giấy báo Có của ngân hàng.
Như vậy, kế toán nghiệp vụ bán hàng ở Công ty Trách nhiệm hữu hạn
Tin học Phúc Hưng đã lập và sử dụng chứng từ kế toán một cách tương đối
đầy đủ, kịp thời đúng với những quy định cụ thể trong chế độ hạch toán ban
đầu. Đây là cơ sở pháp lý để kế toán tiến hành hạch toán tổng hợp và ghi sổ

kế toán.
2.1.1.2. Tài khoản sử dụng
Về nguyên tắc, doanh thu tiêu thụ sản phẩm chỉ được phản ánh khi
hàng hoá chuyển quyền sở hữu từ đơn vị bán sang đơn vị mua. Do đó tại thời
điểm xác định là bán hàng và ghi nhận doanh thu công ty có thể đã thu được
tiền hoặc chưa thu được. Vì vậy, để hạch toán doanh thu bán hàng kế toán sử
dụng các tài khoản sau:
- Tài khoản 511: Phải thu của khách hàng
- Tài khoản 131: Doanh thu bán hàng hoá
- Tài khoản 333: Thuế và các khoản phải nộp
- Tài khoản 632: Giá vốn hàng bán
- Tài khoản 642: Chi phí quản lý kinh doanh
- Tài khoản 111: Tiền mặt
- Tài khoản 112: Tiền gửi ngân hàng
2.1.1.3. Trình tự hạch toán
- Phương pháp bán buôn:
Khi thực hiện bán hàng, bên mua sẽ gửi đơn đặt hàng đến công ty, công
ty sẽ xem xét đơn hàng và gửi lại Bảng báo giá cho bên mua, bên mua chấp
nhận đơn giá bán của công ty thì hai bên sẽ tiến hành làm Hợp đồng kinh tế.
Thủ kho sẽ viết Phiếu xuất kho, sau khi có đầy đủ chữ ký trên Phiếu xuất kho,
thủ kho sẽ tiến hành xuất hàng. Căn cứ vào quy định trong hợp đồng, công ty
tiến hành giao hàng hoá cho khách hàng có thể tại kho công ty hoặc giao hàng
Sinh viên: Đỗ Thị Mùi Lớp: Kế toán A
12
Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân Khoa: Kế toán
tận nơi nếu khách hàng có nhu cầu. Thông thường, nếu số lượng lớn thì công
ty tiến hành giao hàng theo từng đợt và chỉ giao hàng cho khách hàng mới khi
khách hàng đã giao tiền đặt cọc.
Phòng kế toán căn cứ vào Hợp đồng kinh tế và tiến độ giao hàng để
viết hoá đơn Giá trị gia tăng cho toàn bộ giá trị lô hàng hoặc cho giá trị lô

hàng đã giao để yêu cầu khách hàng thanh toán một phần hoặc toàn bộ. Điều
này tránh trường hợp khách hàng chiếm dụng vốn của công ty.
Hoá đơn được lập thành ba liên:
Liên 1: Màu tím, lưu tại quyển chứng từ
Liên 2: Màu đỏ, giao cho khách hàng
Liên 3: Màu xanh, lưu lại phòng kế toán để ghi sổ
Trên mỗi hoá đơn được ghi đầy đủ, đúng các yếu tố: giá bán chưa có
thuế, thuế Giá trị gia tăng, tổng giá thanh toán.
Trường hợp khách hàng trả bằng tiền mặt thì khách hàng sẽ cầm hoá
đơn, Phiếu xuất kho (liên giao cho khách hàng) và tiền tới phòng thủ quỹ và
thanh toán tiền. Thủ quỹ căn cứ vào chứng từ liên quan sẽ ghi Phiếu thu sau
đó đóng dấu đã thu tiền vào Phiếu thu. Phiếu thu (khi khách hàng thanh toán
và trả ngay bằng tiền mặt) gồm 3 liên: Liên 1 (lưu tại quyển phiếu thu), Liên 2
(giao cho khách hàng), Liên 3 (luân chuyển nội bộ).
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào số liệu trên các Hoá đơn Giá trị gia tăng
đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ để ghi vào Sổ chi tiết tài khoản 511-
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ) được chi tiết theo từng loại hàng
hoá). Đồng thời với việc ghi sổ chi tiết, kế toán ghi nghiệp vụ phát sinh vào
Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ Cái tài khoản 511. Cuối
tháng khoá sổ chi tiết tài khoản 511 sau đó lập Bảng tổng hợp chi tiết tài
khoản 511.
Sinh viên: Đỗ Thị Mùi Lớp: Kế toán A
13
Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân Khoa: Kế toán
Quy trình luân chuyển chứng từ theo phương thức bán buôn có thể
được khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1. Quy trình luân chuyển chứng từ theo phương pháp bán
buôn
- Phương thức bán lẻ:
Bên cạnh bán buôn hàng hoá với khối lượng lớn, Công ty Trách nhiệm

hữu hạn Tin học Phúc Hưng còn bán hàng theo phương thức bán lẻ. Theo
hình thức này, hàng hoá được bán trực tiếp tới tay người tiêu dùng có nhu cầu
mua hàng nhưng với số lượng ít và hình thức thanh toán bằng tiền mặt.
Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng đến công ty nhân viên bán hàng
của công ty sẽ cử người thực hiện đơn hàng của khách hàng và sẽ thanh toán
tiền hàng bằng tiền mặt
Chứng từ kế toán sử dụng bao gồm: Phiếu xuất kho, Hoá đơn bán lẻ,
Phiếu thu.
Quy trình luân chuyển chứng từ: khi khách hàng đến mua hàng tại cửa
hàng, nhân viên bán hàng lập Hoá đơn bán lẻ hàng hoá, vào Bảng kê hàng bán
lẻ, viết Giấy nộp tiền. Theo phương pháp này, nhân viên bán hàng chịu hoàn
Sinh viên: Đỗ Thị Mùi Lớp: Kế toán A
Khách
hàng
Hợp đồng
kinh tế
Thủ kho
Lập Phiếu
xuất kho,
xuất hàng
Kế toán
Lập hoá đơn
Giá trị gia
tăng
Giám đốc,
kế toán
trưởng
Ký duyệt
14
Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân Khoa: Kế toán

toàn trách nhiệm về số hàng đã nhận bán ở quầy hàng. Nhân viên bán hàng
trực tiếp thu tiền của khách hàng và giao hàng cho khách, thường không phải
lập chứng từ cho các nghiệp vụ bán hàng. Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý
hàng hoá ở các quầy hàng, cuối ngày nhân viên bán hàng kiểm kê lượng hàng
hiện còn để xác định số lượng hàng bán ra của từng mặt hàng, lập Báo cáo
bán hàng làm chứng từ kế toán. Tiền bán hàng nhân viên bán hàng kê vào
Giấy nộp tiền để nộp cho thủ quỹ. Sau đó gửi Báo cáo bán hàng và Bảng kê
nộp tiền lên phòng kế toán. Kế toán sẽ lập Hoá đơn Giá trị gia tăng cho từng
nhóm hàng có cùng mức thuế suất. Báo cáo bán hàng và Hoá đơn Giá trị gia
tăng là căn cứ để kế toán ghi vào Bảng kê chi tiết bán hàng. Khi nhận kèm
Phiếu thu (trường hợp khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt) kế toán
phản ánh doanh thu vào các Sổ chi tiết, Sổ tổng hợp, các Chứng từ ghi sổ, Sổ
đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ Cái các tài khoản có liên quan. Quy trình luân
chuyển chứng từ theo phương pháp bán lẻ có thể được khái quát qua sơ đồ
sau:
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ theo phương pháp
bán lẻ hàng hoá
Sinh viên: Đỗ Thị Mùi Lớp: Kế toán A
Ký duyệt
Hóa đơn
GTGT
Hóa đơn bán
lẻ, Bảng kê
hàng bán lẻ,
Giấy nộp tiền
Yêu cầu
mua hàng
Khách
hàng
Kế toán

tại cửa
hàng
Phòng kế
toán
Giám
đốc, Kế
toán
trưởng
15
Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân Khoa: Kế toán
- Trường hợp chưa thu được tiền ngay hay khách hàng trả chậm: nếu
khách hàng mua hàng với tổng số tiền hàng và số dư nợ còn lại lớn hơn mức
dư nợ tối đa, nhân viên tiếp thị phụ trách khách hàng đó sẽ xác nhận số dư nợ
đến ngày mua hàng và trình lên giám đốc, nếu giám đốc ký duyệt thì lập hoá
đơn Giá trị gia tăng. Việc hạch toán doanh thu trong trường hợp khách hàng
trả chậm là vô cùng quan trọng bởi nó chi phối rất lớn đến lượng vốn lưu
động trong công ty cũng như các tỷ suất tài chính phản ánh hiệu quả kinh
doanh của công ty. Vì thế doanh nghiệp nào cũng cần phải quan tâm đến vấn
đề này, đặc biệt là công tác hạch toán các khoản phải thu khách hàng phải rõ
ràng, tránh những sai sót xảy ra. Tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Tin học
Phúc Hưng đã rất chú trọng đến vấn đề này. Việc hạch toán các khoản phải
thu khách hàng được tiến hành bao gồm hạch toán chi tiết và hạch toán tổng
hợp.
Phương pháp hạch toán doanh thu bán hàng

Sơ đồ 2.3. Sơ đồ phương pháp hạch toán doanh thu bán hàng
Sinh viên: Đỗ Thị Mùi Lớp: Kế toán A
16
TK 521,531.532
TK 333

TK 111,131
TK911
Thuế TTĐB, thuế
XK phải nộp
TK 511TK 333
CKTM, giảm giá
hàng bán, hàng bán
bị trả lại
K/c doanh thu
Doanh thu bán hàng
Thuế
GTGT
Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân Khoa: Kế toán
2.1.2. Kế toán chi tiết doanh thu
Sơ đồ 2.4. Quy trình ghi sổ chi tiết doanh thu
Căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán chi tiết tiến hành ghi vào sổ chi tiết
doanh thu cho từng khoản mục doanh thu. Cuối kỳ, kế toán lập Bảng tổng hợp
chi tiết doanh thu bán hàng là căn cứ để đối chiếu với Sổ Cái tài khoản 511.
Để hiểu rõ hơn trình tự hạch toán, ta xem xét 1 nghiệp vụ bán hàng tại
công ty: ngày 20 tháng 11 năm 2011, công ty xuất bán cho Công ty Trách
nhiệm hữu hạn Bắc Hà 5 bộ máy tính để bàn Intel Atom D525 1.80, 1 chiếc
máy tính xách tay Compaq Presario CQ40, 2 chiếc Máy in Canon LBP 330
với đơn giá bán chưa thuế lần lượt như sau: 7.550.000 đồng, 9.400.000 đồng,
3.547.000 đồng, thuế suất thuế Giá trị gia tăng 10%, trị giá nhập kho các mặt
hàng lần lượt là: 6.900.000 đồng, 8.600.000 đồng, 2.965.000 đồng. Toàn bộ
tiền hàng được thanh toán qua ngân hàng.
Căn cứ vào Phiếu đề nghị xuất kho của Phòng kinh doanh đã được
Giám đốc hoặc người được uỷ quyền ký duyệt, kế toán bán hàng lập Hoá đơn
bán hàng, Phiếu bảo hành và Hoá đơn Giá trị gia tăng sau đó chuyển liên 3
xuống cửa hàng. Nhân viên bán hàng căn cứ vào đó để viết Phiếu xuất kho và

tiến hành xuất hàng sau đó ghi vào Thẻ kho. Một số chứng từ tiêu biểu của
công ty như sau:
Sinh viên: Đỗ Thị Mùi Lớp: Kế toán A
Chứng từ gốc Sổ chi tiết
doanh thu
Bảng tổng hợp
doanh thu
17
Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân Khoa: Kế toán
Biểu đồ 2.1. Phiếu đề nghị xuất kho
Công ty TNHH Tin học Phúc Hưng
Xuân An - Xuân Phú - Yên Dũng - Bắc Giang.
PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT KHO
Tên người đề nghị: Nguyễn Văn Minh
Bộ phận: Kinh doanh
Xuất bán cho đơn vị: Công ty Trách nhiệm hữu hạn Bắc Hà
Địa chỉ: Đường Liêm Xuyên - Song Khê - Thành phố Bắc Giang - Tỉnh
Bắc Giang
Phương thức thanh toán: Chuyển khoản
STT Tên hàng Đơn
vị
tính
Số
lượng
Đơn giá Thành tiền
1 Máy tính để bàn Intel
Atom D525 1.80
Bộ 5 6.900.000 34.500.000
2 Máy tính xách tay
Compaq Presario CQ40

Cái 1 8.600.000 8.600.000
3 Máy in Canon LBP 330 Cái 2 2.965.000 5.930.000
Tổng cộng 49.030.000
Ngày 20 tháng 11 năm 2011
Người mua hàng Người bán hàng Kế toán trưởng
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Sau đó căn cứ vào Phiếu đề nghị xuất kho, Phiếu xuất kho, kế toán bán
hàng lập Hoá đơn Giá trị gia tăng cùng Phiếu bảo hành sản phẩm giao cho
khách hàng.
Biểu đồ 2.2. Hoá đơn Giá trị gia tăng
Sinh viên: Đỗ Thị Mùi Lớp: Kế toán A
18
Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân Khoa: Kế toán
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01 GTGT – 3LL
Liên 3: Lưu chuyển nội bộ Ký hiệu: AA/2010B
Ngày 20 tháng 11 năm 2011 Số: 0005830
Đơn vị bán hàng: Công ty Trách nhiệm hữu hạn Tin học Phúc Hưng
Địa chỉ: Xuân An - Xuân Phú - Yên Dũng - Bắc Giang.
Đi ện thoại: 0240 3686 368 MS: 2400489780
Họ tên người mua: Cao Văn Hoạch
Đơn vị: Công ty Trách nhiệm hữu hạn Bắc Hà
Địa chỉ: Đường Liêm Xuyên - Song Khê - Thành phố Bắc Giang - Tỉnh Bắc
Giang
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS: 2400.102.899
Đơn vị tính: 1.000 đồng
STT Tên hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Máy tính để bàn
Intel Atom
D525 1.80
Bộ 5 7.550 37.750

2 Máy tính xách
tay Compaq
Presario CQ40
Cái 1 9.400 9.400
3 Máy in Canon
LBP 330
Cái 2 3.547 7.094
Cộng tiền hàng: 54.244 nghìn đồng Thuế suất thuế giá trị gia tăng: 10%
Tiền thuế: 5.424 nghìn đồng Tổng cộng tiền thanh toán: 59.668 nghìn đồng
(Năm mươi chín triệu sáu trăm sáu mươi tám nghìn bốn trăm đồng chẵn).
Người mua hàng Người bán hàng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (K ý, họ tên, đóng dấu)
Sinh viên: Đỗ Thị Mùi Lớp: Kế toán A
19
Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân Khoa: Kế toán
Hoá đơn Giá trị gia tăng được lập làm 3 liên trong đó 1 liên màu tím
lưu tại quyển hoá đơn, 1 liên màu đỏ giao cho khách hàng và liên còn lại dùng
để luân chuyển trong công ty dùng để ghi sổ và thanh toán.
Tại Phòng kế toán, kế toán bán hàng sau khi nhận được Hoá đơn Giá trị
gia tăng, Phiếu xuất kho do thủ quỹ chuyển lên, kế toán kiểm tra tính hợp lý
của các chứng từ và tiến hành hạch toán. Mỗi loại hàng hoá đều được theo dõi
và quản lý theo một mã số riêng. Từ các chứng từ trên, kế toán hạch toán như
sau:
- Kế toán phản ánh doanh thu bán hàng:
Nợ TK 131- Công ty TNHH Bắc Hà: 59.668,4
Có TK 5111- MTĐB Intel: 37.750
Có TK 5111- MTXT Compaq: 9.400
Có TK 5111- MI Canon: 7.094
Có TK 3331: 5.424,4
- Phản ánh tình hình thanh toán:

Nợ TK 1121: 59.668,4
Có TK 131- Công ty TNHH Bắc Hà: 59.668,4
Để kiểm tra việc thanh toán của khách hàng, kế toán sẽ tiến hành kiểm
tra tài khoản tại ngân hàng Đầu tư và Phát triển Bắc Giang.
Nếu khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt thì căn cứ vào hoá đơn,
thủ quỹ sẽ lập Phiếu thu, Phiếu thu sẽ được lập thành 3 liên.
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào hoá đơn Giá trị gia tăng lập các Bảng kê
bán hàng. Bảng này được lập hàng ngày và không chi tiết cho từng loại hàng
hoá dùng để theo dõi số lượng cũng như doanh số bán ra của hàng hoá trong
ngày.
Sinh viên: Đỗ Thị Mùi Lớp: Kế toán A
20
Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân Khoa: Kế toán
Biểu đồ 2.3. Bảng kê bán hàng
Đơn vị: Công ty TNHH Tin học Phúc Hưng
Địa chỉ: Xuân An - Xuân Phú - Yên Dũng - Bắc Giang.
BẢNG KÊ BÁN HÀNG
Ngày 20 tháng 11 năm 2011
Đơn vị tính: 1.000 đồng
Chứng từ Diễn giải Tài
khoản
đối
Doanh thu
Các khoản
giảm trừ
doanh thu
Số hiệu Ngày
tháng
Số
lượng

Đơn
giá
Thành tiền Thuế Khác
0005830 20/11 Bán máy tính
để bàn Intel
Atom D525
1.80
131 5 7.550 37.750
Máy tính xách
tay Compaq
Presario CQ40
131 1 9.400 9.400
Máy in Canon
LBP 330
131 2 3.547 7.094
…. … … … … … … … …
0005841 20/11 Bán máy tính
Cộng …. …. … …
Ngày 20 tháng 11 năm 2011
Người lập Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Sổ chi tiết doanh thu bán hàng: được lập cho từng tháng và được lấy từ
các Bảng kê bán hàng. Sổ chi tiết được lập cho từng loại sản phẩm hàng hoá
Sinh viên: Đỗ Thị Mùi Lớp: Kế toán A
21
Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân Khoa: Kế toán
nên đến cuối tháng kế toán lập sổ tổng hợp doanh thu bán hàng của tất cả các
loại hàng hoá mà công ty kinh doanh.
Biểu đồ 2.4. Sổ chi tiết doanh thu
Đơn vị: Công ty Trách nhiệm hữu hạn Tin học Phúc Hưng

Địa chỉ: Xuân An - Xuân Phú - Yên Dũng - Bắc Giang.
SỔ CHI TIẾT DOANH THU
Tên hàng hoá: Máy tính xách tay Compaq Presario CQ40
Tháng 11/ 2011
Đơn vị tính: 1.000 đồng
Ngày
ghi sổ
Chứng từ gốc
Trích yếu
TK đối
ứng
Số phát sinh
SH NT Nợ Có

131
131

20/11
000583
0
20/11
Bán cho Công ty
Trách nhiệm hữu
hạn Bắc Hà
131 9.400

Cộng phát sinh … …
Ngày 20 tháng 11 năm 2011
Người lập Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Biểu đồ 2.5: Sổ tổng hợp doanh thu bán hàng
SỔ TỔNG HỢP DOANH THU BÁN HÀNG
Tháng 11/2011
Đơn vị tính: 1.000 đồng
Sinh viên: Đỗ Thị Mùi Lớp: Kế toán A
22
Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân Khoa: Kế toán
Ngày 20 tháng 11 năm 2011
Người lập Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
2.1.3. Kế toán tổng hợp về doanh thu
Căn cứ vào Hoá đơn Giá trị gia tăng và các sổ chi tiết có liên quan, kế
toán sẽ tiến hành ghi vào Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ
Cái của các tài khoản có liên quan.
Biểu đồ 2.6. Chứng từ ghi sổ doanh thu bán hàng
Đơn vị: Công ty TNHH Tin học Phúc Hưng
Địa chỉ: Xuân An - Xuân Phú - Yên Dũng - Bắc Giang.
Mẫu số S02a-DNN
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC
Sinh viên: Đỗ Thị Mùi Lớp: Kế toán A
STT Mã hàng hoá Tên hàng hoá Số phát sinh
Nợ Có

Intel D525
Máy tính để bàn Intel
Atom D525 1.80
52.850
CP CQ40
Máy tính xách tay Compaq
Presario CQ40

47.000
Canon LBP Máy in Canon LBP 330 14.188
… … … … …
Cộng phát sinh
23
Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân Khoa: Kế toán
Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số: 343
Ngày 20 tháng 11 năm 2011
Đơn vị tính: 1.000 đồng

Kèm theo 01 chứng từ gốc.
Ngày 20 tháng 11 năm 2011
Người lập Kế toán trưởng
(Ký,họ tên) (Ký, họ tên)
Sinh viên: Đỗ Thị Mùi Lớp: Kế toán A
Trích yếu
Số hiệu TK
Số tiền
Nợ Có
Bán hàng hoá cho Công
ty TNHH Bắc Hà
131 5111 54.244
Cộng phát sinh 54.244
24
Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân Khoa: Kế toán
Biểu đồ 2.7. Sổ Cái TK 511
Đơn vị: Công ty TNHH Tin học Phúc Hưng
Địa chỉ: Xuân An - Xuân Phú - Yên Dũng - Bắc Giang.

Mẫu số S0c1-DNN
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC
Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI
Năm: 2011
Tên tài khoản: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Số hiệu: 511
Đơn vị tính: 1.000 đồng
Ngày,
tháng
ghi sổ
Chứng từ ghi
sổ
Diễn giải
Số hiệu
TK đối
ứng
Số tiền
Số
hiệu
Ngày,
tháng
Nợ Có
Số dư đầu năm
… … … … … …
20/11 343 20/11 Bán hàng cho Công
ty Trách nhiệm hữu
hạn Bắc Hà
131 54.244
… … … … … …

30/11 PKT
45
30/11 Kết chuyển doanh
thu bán hàng
911 1.657.657,76
Cộng số phát sinh 1.657.657,76 1.657.657,76
Số dư cuối năm
- Sổ này có 05 trang, đánh số từ trang số 01 đến trang số 05
- Ngày mở sổ: 01 tháng 01 năm 2011
Sinh viên: Đỗ Thị Mùi Lớp: Kế toán A
25