Nâng cao khả năng đàm phán hợp đồng nhập khẩu tại công ty TNHH quốc tế A.C

Chuyên đề tốt nghiệp PGS.TS Nguyễn Thường Lạng
LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành được chuyên đề thực tập này, em xin chân thành cảm ơn sự hướng
dẫn và giúp đỡ của các thầy cô giáo trường đại học kinh tế quốc dân và khoa thương
mại và kinh tế quốc tế đã trang bị cho em những kiến thức cơ bản để lựa chọn và hoàn
thành tốt chuyên đề thực tập này.
Ngoài ra, em cũng chân thành cảm ơn các anh chị phòng Kế hoạch – Vật tư –
Xuất nhập khẩu của Công ty TNHH kinh doanh dự án quốc tế A.C đã nhiệt tình chỉ
bảo giúp đỡ em tiếp xúc và tìm hiểu thực tế về nghiệp vụ trong suốt thời gian thực tập
tại công ty.
Đặc biệt, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đối với thầy giáo Nguyễn Thường
Lạng đã tận tình hướng dẫn em hoàn thành chuyên đề thực tập này.
Hà Nội ngày 15 tháng 5 năm 2012
Sinh viên
Lý Văn Đông
SV: Lý Văn Đông Lớp: KTQT C
Chuyên đề tốt nghiệp PGS.TS Nguyễn Thường Lạng
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan:
Những nội dung trong chuyên đề thực tập này do tôi thực hiện dưới sự hướng
dẫn trực tiếp của thầy giáo Nguyễn Thường Lạng, giảng viên khoa Thương mại và
kinh tế quốc tế.
Mọi tài liệu tham khảo dung trong chuyên đề thực tập này đều được trích dẫn rõ
ràng tên tác giả, tên công trình, thời gian, địa điểm công bố.
Mọi sao chép không hợp lệ, vi phạm quy chế đào tạo hay gian trá, tôi xin chịu hoàn
toàn trách nhiệm

Hà Nội ngày 15 tháng 5 năm 2012
Sinh viên
Lý Văn Đông
SV: Lý Văn Đông Lớp: KTQT C

Chuyên đề tốt nghiệp PGS.TS Nguyễn Thường Lạng
MỤC LỤC
TELEGRAPHIC TRANSFER REIMBURSEMENT 4
CHUYỂN TIỀN BẰNG ĐIỆN CÓ BỒI HOÀN 4
CÔNG TY INVETECH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TRONG LĨNH VỰC ĐẦU TƯ VÀ CÔNG NGHỆ,
CHUYÊN CUNG CẤP LẮP ĐẶT THANG MÁY, THANG CUỐN, ĐIỀU HÒA KHÔNG KHÍ TRUNG
TÂM VÀ CÁC THIẾT BỊ KHÁC CHO CÁC CAO ỐC LỚN, TRUNG TÂM THƯƠNG MẠI VỚI MẠNG
LƯỚI HOẠT ĐỘNG RỘNG KHẮP VÀ UY TÍN TRÊN KHẮP CẢ NƯỚC 12
CÁC ĐỐI TÁC NHẬP KHẨU CỦA INVETECH: 12
- THANG MÁY, THANG CUỐN: MITSUBISHI, SANYO, NIPPON, OTIS, HYUNDAI 12
- ĐIỀU HÒA NHIỆT ĐỘ TRUNG TÂM: MITSUBISHI, DAKIN, TRANE, YORK, PANASONIC 12
CÔNG TY A.C LÀ ĐỐI TÁC NHẬP KHẨU NHIỀU SẢN PHẨM CỦA CÁC HÃNG NỔI TIẾNG NƯỚC
NGOÀI NHƯ: DAIKIN, MITSUBISHI, HUYNDAI NGOÀI RA CÒN LÀ NHÀ ĐẠI DIỆN BÁN HÀNG
CHO HÃNG THANG MÁY NIPPON ELEVATOR MALAYSIA TẠI VIỆT NAM NHƯNG HIỆN NAY
CÓ NHIỀU HỢP ĐỒNG CÔNG TY KHÔNG NHẬP TRỰC TIẾP TỪ HÃNG MÀ MUA LẠI SẢN
PHẨM ĐÓ TỪ CÁC CÔNG TY NHẬP KHẨU KHÁC. SỞ DĨ CÓ ĐIỀU NÀY VÌ: 27
I- CÁC KỸ THUẬT TRONG ĐÁM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG 54
SV: Lý Văn Đông Lớp: KTQT C
Chuyên đề tốt nghiệp PGS.TS Nguyễn Thường Lạng
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
STT CHỮ VIẾT TẮT
NGHĨA ĐẦY ĐỦ
TIẾNG ANH TIẾNG VIỆT
1
CIF
Cost insurance and freight
Tiền hàng , bảo hiểm và
cước phí vận chuyển
2
L/C Letter of credit

Tín dụng thư, dung trong
thanh toán quốc tế
3
NK Nhập khẩu
4
SXKD Sản xuất kinh doanh
5
TNHH Trách nhiệm hữu hạn
6
TTR
Telegraphic Transfer
Reimbursement
Chuyển tiền bằng điện có
bồi hoàn
SV: Lý Văn Đông Lớp: KTQT C
Chuyên đề tốt nghiệp PGS.TS Nguyễn Thường Lạng
DANH MỤC BẢNG
STT TÊN BẢNG TRAN
G
1.1 Tóm tắt các số liệu về tài chính trong ba năm tài chính từ 2009-2011
11
2.1 Số lượng nhập khẩu thang máy của công ty A.C từ 2009-2011
25
2.2 Tình hình vốn và sử dụng vốn cho hoạt động nhập khẩu của công
25
2.3 Tỷ trọng các hình thức nhập khẩu của công ty A.C
26
2.4 Danh sách một số công trình tiêu biểu mà công ty cung cấp và lắp đặt
34

DANH MỤC HÌNH

STT TÊN HÌNH TRANG
1.1
Sơ đồ Bộ máy của công ty
4
SV: Lý Văn Đông Lớp: KTQT C
Chuyên đề tốt nghiệp PGS.TS Nguyễn Thường Lạng
LỜI MỞ ĐẦU
1. TÍNH TẤT YẾU
Trong xu thế quốc tế hóa và toàn cầu hóa như hiện nay, Việt Nam là một thành
viên của WTO, hội nhập kinh tế thế giới, tham gia các hoạt động thương mại mang
tính chất toàn cầu là điều tất yếu. Cũng chính từ đây, công việc giao lưu, mua bán
hàng hóa, dịch vụ trên bình diện quốc tế ngày càng giữ vai trò quan trọng. Nó không
chỉ là hoạt động thông thường của một doanh nghiệp xuất nhập khẩu nói chung, mà nó
còn góp phần vào sự phát triển kinh tế chung của đất nước.
Ở Việt Nam thường chú trọng xuất khẩu hơn là nhập khẩu, vì xuất khẩu có thể
mang về nhiều nhiều ngoại tệ, giúp phát triển đất nước. Tuy nhiên, nhập khẩu mới là
nguồn lợi chính từ ngoại thương chứ không phải là xuất khẩu. Điều quan trọng là nhập
khẩu những mặt hàng nào? Và được sử dụng như thế nào? Tránh được việc các nước
xem Vệt Nam là “bãi rác” của công nghệ thế giới, hay sử dụng những mặt hàng thực
phẩm mà nước ngoài không còn sử dụng. Nhập khẩu những máy móc, thiết bị mới,
tiên tiến để phục vụ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
Chính vì nhập khẩu có vai trò quan trọng đối với sự phát triển của đất nước trong
thời kỳ đổi mới, đòi hỏi tất cả các cán bộ làm công tác XNK phải giỏi về chuyên môn
nghiệp vụ, có sự đam mê, lòng nhiệt tình và có tinh thần trách nhiệm cao. Đã không ít
các doanh nghiệp XNK do trình độ người làm công tác XNK yếu lam cho kết quả kinh
doanh giảm có thể dẫn đến phá sản. Hoạt động tổ chức đàm phán ký kết hợp đồng là
bước đầu tiên nhưng vô cùng quan trọng và mang tính quyết định sự thành công hay
thất bại trong nhập khẩu hàng hóa. Tuy đóng một vai trò quan trọng như vậy nhưng

các doanh nghiệp nhập khẩu của Việt Nam vẫn chưa chú trọng cho công tác này, điều
này làm ảnh hưởng lớn đến chính vị thế của doanh nghiệp đó khi trong thương mại
quốc tế cũng như sự thành bại trong kinh doanh. Hiện nay chưa có nhiều nghiên cứu
cũng như đề tài về vấn đề đàm phán ký kết hợp đồng nên :“ Đàm phán ký kết hợp
đồng nhập khẩu tại công ty TNHH phát triển kinh doanh dự án quốc tế A.C” được
chọn để nghiên cứu
2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
Trên cơ sở hệ thống lý luận và thực tiễn về đàm phán và ký kết hợp đồng nhập
khẩu tại công ty TNHH phát triển dự án quốc tế A.C và đề xuất các giải pháp đẩy
mạnh đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu của công ty này.
3. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU
3.1. Đối tượng nghiên cứu
Đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu của công ty TNHH phát triển kinh doanh
quốc tế A.C và định hướng đến năm 2015
SV: Lý Văn Đông Lớp: KTQT C
1
Chuyên đề tốt nghiệp PGS.TS Nguyễn Thường Lạng
3.2. Phạm vi nghiên cứu
Đàm phán đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu của công ty A.C từ năm 2008
đến 2012.
4. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
- Đề tài sử dụng phương pháp tổng hợp so sánh phân tích chỉ tiêu kinh tế.
- Nguồn thông tin được sử dụng trong đề tài được thu thập từ công ty, các
website, các giáo trình.
5. KẾT CẤU ĐỀ TÀI
Ngoài lời mở đầu, kêt luận, danh mục tài liệu tham khảo chuyên đề được trình
bày trong có 3 chương:
Chương 1: Giới thiệu cơ sở thực tập và kinh nghiệm.
Chương 2: Thực trạng đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu tại công ty TNHH
phát triển kinh doanh dự án quốc tế A.C

Chương 3: Định hướng và giải pháp hoàn thiện đàm phán ký kết hợp đồng nhập
khẩu tại công ty A.C
SV: Lý Văn Đông Lớp: KTQT C
2
Chuyên đề tốt nghiệp PGS.TS Nguyễn Thường Lạng
CHƯƠNG 1
GIỚI THIỆU CƠ SỞ THỰC TẬP VÀ KINH NGHIỆM
1.1. GIỚI THIỆU VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP
1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển
Tên doanh nghiệp Tiếng Việt: Công ty ty TNHH phát triển kinh doanh dự án
quốc tế A.C
Tên doanh nghiệp tiếng Anh: A.C international project business development
company limited.
Tên viết tắt A.C IP Co., LTD
Ngày thành lập 20/6/2008 tại Hà Nội
Giấy phép kinh doanh số 0102035061
Vốn pháp định 1.500.000 VNĐ
Địa chỉ văn phòng làm việc: phòng 307 – nhà B11C– KĐT Nam Trung Yên -
Cầu Giấy – HN
Tel: 84-4-62810826
Fax: 84-4-62810645
A.C được thành lập từ năm 2008 đến nay đã nhanh chóng trở thành một công ty
có uy tín trên thị trường trong việc thiết kế, chế tạo, lắp đặt và bảo trì các loại thang
máy tại Việt Nam. Đồng thời A.C còn làm đại diện độc quyền hang thang máy
NIPPON – Malaysia, Một trong những hãng hàng đầu thế giới về chế tạo và cung cấp
các loại thang máy, thang cuốn
Một số sản phẩm thang máy của A.C như: thang máy NIPPON (Malaysia) thang
máy Mitshubishi (Thái Lan)… được A.C phân phối rộng rãi
Với tính năng kỹ thuật ưu Việt, độ an toàn và ổn định, sự hoàn hảo trong hoạt
động. Thang máy hiệu NIPPON chất lượng cao là sự lựa chọn tốt nhất giúp quý khách

có thể đến được những nơi khác nhau trong ngày. Do đó A.C đang được đánh giá là
một công ty thang máy có đội ngũ kỹ sư-kỹ thuật viên lành nghề và có chế độ hậu mãi
tốt nhất hiện nay.
1.1.2. Cơ cấu tổ chức và lĩnh vực hoạt động
1.1.2.1. Cơ cấu tổ chức
Tổ chức Bộ máy của công ty A.C được bố trí hợp lí và có sự chuyên môn hóa
giữa các phòng ban trong công ty vì vậy mà mọi công việc luôn đạt hiệu quả cao, tránh
được trường hợp chồng chéo
SV: Lý Văn Đông Lớp: KTQT C
3
Chuyên đề tốt nghiệp PGS.TS Nguyễn Thường Lạng
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ Bộ máy của công ty
Nguồn: Hồ sơ năng lực của công ty A.C
Từng bộ phận có chức năng nhiệm vụ như sau:
a) Phó GĐ phụ trách kinh doanh thang máy - Phó GĐ phụ trách kinh doanh điều
hòa:
- Là người phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty về mọi
hoạt động
của phòng, đồng thời chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của Công
ty giao v à theo đúng các Qui định pháp luật của nhà nước.
- Sắp xếp, bố trí, phân công nhiệm vụ v à quản lý cán bộ, nhân viên theo yêu cầu
nhiệm vụ của phòng, đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ, nâng cao hiệu quả công việc được
Giám đốc giao.
- Được giải quyết cho cán bộ nhân viên trong phòng : nghỉ việc trong thời gian
01 ngày, nghỉ phép năm theo kế hoạch đã đăng ký sau khi được Giám đốc Công ty phê
duyệt và thông báo cho phòng TC-HC biết.
SV: Lý Văn Đông Lớp: KTQT C
Giám đốc
P. Giám đốc phụ trách
Kinh doanh Thang máy

P. Giám đốc Phụ trách
dự án
Phòng
kinh
doanh
Phòng kỹ
thuật
Phòng bảo hành
Phòng
thiết kế
Đội thi
công
Phòng
kinh
doanh
Phòng Lắp
đặt BT
Xưởng gia công phụ kiện
Phòng Kế toán
P. Giám đốc phụ trách
kinh doanh điều hòa
4
Chuyên đề tốt nghiệp PGS.TS Nguyễn Thường Lạng
- Trực tiếp soạn thảo hoặc chủ trì việc soạn thảo văn bản thuộc chức năng, nhiệm
vụ được giao của phòng, trình Giám đốc Công ty ký ban hành.
- Đảm bảo tuyệt đối bí mật về các thông tin, số liệu li ên quan đến công tác Kỹ
thuật. Từchối cung cấp thông tin và số liệu liên quan đến công tác KT của Công ty khi
chưa có sự đồng ý của Giám đốc Công ty.
- Đề xuất mức độ khen thưởng, kỹ luật, nâng lương, nâng bậc, nghỉ phép, nghỉ
khônglương, đối với cá nhân hoặc tập thể theo quy định của Công ty.

- Xây dựng kế hoạch
b) Phó GĐ phụ trách dự án:
Chủ động quan hệ với đơn vị Chủ đầu tư các địa phương,để,tiếp thị tìm kiếm dự
án tạo việc làm, khi có kết quả trình Giám đốc để quyết định nhiệm vụ.
Phối hợp với các phòng khác lập hồ sơ dự thầu các công trình Tìm mọi giải
pháp để đảm bảo thắng thầu trên cơ sở Công ty làm ăn phải có lãi.
Chỉnh lý dự toán các công trình nhận thầu nhằm chống thất thu, chỉnh lý dự toán
các công trình thắng thầu những hợp đồng có điều chỉnh giá.
Xin nhận thầu các công trình, làm các thủ tục theo yêu cầu của Chủ đầu tư . Nếu
liên quan đến phần kinh tế trong việc nhận thầu thì báo cáo Giám đốc để thương
lượng. Trước khi nhận thầu cần xem kỹ dự án và tính hiệu quả nếu được nhận thầu.
Căn cứ số liệu do phòng Kế toán lập, thẩm định kết quả tính toán phần thanh
toán hoặc quyết toán các công trình cho đội sản xuất, báo cáo số liệu với Giám đốc
trước khi Giám đốc triệu tập nhóm họp hội đồng quyết toán.
Tính toán và bảo vệ kết quả trình các cấp liên quan đến dự án để đầu tư chiều
sâu. Căn cứ thực tiễn của Công ty để đấu thầu đúng mức, phù hợp với nhiệm vụ đổi
mới công nghệ trong sản xuất kinh doanh của Công ty .
Xem xét để tham mưu cho Giám đốc duyệt mua sắm thiết bị , dụng cụ sản xuất
của các đơn vị , đảm bảo chất lượng, Kinh tế và khai thác kịp thời trong SXKD
Lập kế hoạch chi phí sản xuất hàng năm (trước tháng 6) lập và trình duyệt kế
hoạch chi tiêu trong quan hệ công tác của Công ty để Giám đốc có cơ sở định lượng
chuẩn xác trong điều hành sản xuất. Để làm tốt công tác này, cần phối hợp chặt chẽ
với phòng Kế toán để thực hiện.
Tính toán chi phí tiền lương từng công trình và tổng hợp toàn Công ty hàng năm,
trình duyệt các cấp có liên quan định ra tỷ trọng tiền lương trên ngàn đồng sản lượng
để giải quyết các chế độ, chính sách có liên quan đến định mức lao động và đơn giá
tiền lương của Công ty .
Kiến nghị và tập hợp các kiến nghị gửi các cấp có liên quan về việc sửa đổi một
số quy định hoặc điều lệ như : Thủ tục đấu thầu, định mức dự toán v.v…
SV: Lý Văn Đông Lớp: KTQT C

5
Chuyên đề tốt nghiệp PGS.TS Nguyễn Thường Lạng
Phối hợp với phòng Kế toán lập và duyệt dự toán chỉnh lý một số công trình có
giá trị cao, kỹ thuật phức tạp, nhằm đem lại hiệu quả.
Phối hợp với phòng Kế toán tham gia quyết toán công trình hoặc hạng mục
công trình. Đối chiếu công nợ cuối năm kịp thời, có số liệu chính xác cuối năm để
phục vụ quyết toán tài chính năm của Công ty
Lập báo cáo thống kê hàng tháng, hàng quý, 6 tháng và năm, trình Giám đốc
duyệt và gửi các cấp có liên quan kịp thời.
Lưu trữ các bản gốc về hợp đồng kinh tế , hồ sơ thiết kế, dự toán được duyệt và
quyết toán được duyệt các công trình .
Phối hợp cùng phòng Kế toán và các phòng liên quan, tham mưu đắc lực trong
công tác phân tích hoạt động Kinh tế và sản xuất kinh doanh của công ty . Đánh giá
đúng mức thực trạng về kinh tế công ty hàng năm, tham mưu cho Giám đốc các định
lượng sản xuất kinh doanh hàng quý, hàng năm.
c) Phòng kế toán:
Chức năng:
- Giúp việc và tham mưu cho Giám đốc Công ty trong công tác tổ chức, quản lý
và giám sát hoạt động kinh tế, tài chính, hạch toán và thống kê.
- Theo dõi, phân tích và phản ảnh tình hình biến động tài sản, nguồn vốn tại
Công ty và cung cấp thông tin về tình hình tài chính, kinh tế cho Giám đốc trong công
tác điều hành và hoạch định sản xuất kinh doanh.
Nhiệm vụ:
Thực hiện công tác hạch toán kế toán, thống kê theo Pháp lệnh kế toán và thống
kê, Luật Kế toán và Điều lệ của Công ty.
Quản lý tài sản, nguồn vốn và các nguồn lực kinh tế của Công ty theo quy định
của Nhà nước.
Xây dựng kế hoạch tài chính phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh và kế
hoạch đầu tư.
Xây dựng kế hoạch định kỳ về giá thành sản phẩm, kinh phí hoạt động, chi phí

bảo dưỡng định kỳ và sửa chữa nhỏ của Công ty và các kế hoạch tài chính khác.
Thực hiện chế độ báo cáo tài chính, thống kê theo quy định của Nhà nước và
Điều lệ của Công ty.
Thực hiện các nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước, cổ đông và người lao động
theo luật định.
Xác định và phản ảnh chính xác, kịp thời kết quả kiểm kê định kỳ tài sản, nguồn
vốn.
SV: Lý Văn Đông Lớp: KTQT C
6
Chuyên đề tốt nghiệp PGS.TS Nguyễn Thường Lạng
Lưu trữ, bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán, bảo mật số liệu kế toán tài chính
theo quy định và điều lệ Công ty.
Thực hiện những nhiệm vụ khác do Giám đốc Công ty phân công.
d) Phòng kinh doanh:
Chức năng:
Tham mưu cho Giám đốc và thực hiện trong các lĩnh vực: Tiêu thụ sản phẩm,
cung ứng các loại vật tư, nguyên liệu đáp ứng yêu cầu kế hoạch sản xuất kinh doanh
ngắn hạn, dài hạn của công ty.
Nhiệm vụ:
Chịu trách nhiệm khảo sát, tìm kiếm và mở rộng thị trường tiêu thụ trong nước
và thị trường ngoài nước. Xây dựng phương án tiêu thụ và mạng lưới đại lý bán hàng
trình Giám đốc phê duyệt.
Tổ chức thực hiện tiêu thụ sản phẩm đạt hiệu quả.
Căn cứ kế hoạch sản xuất hàng tháng của Công ty, nhu cầu của thị trường lập
các đơn hàng sản xuất sản phẩm hàng tuần đáp ứng nhu cầu tiêu thụ của thị trường và
đạt hiệu quả trong công tác bán hàng.
Căn cứ kế hoạch sản xuất tháng, quý, năm của Công ty, xây dựng kế hoạch mua
sắm và cung ứng các loại vật tư, nguyên liệu đầy đủ, kịp thời cho nhu cầu sản xuất và
dự trữ theo định mức quy định.
Dự thảo các hợp đồng tiêu thụ sản phẩm, hợp đồng mua vật tư, nguyên liệu bảo

đảm quyền lợi hợp pháp của Công ty và tuân thủ đúng quy định của pháp luật về hợp
đồng kinh tế. Thực hiện thanh lý hợp đồng kinh tế theo quy định.
Tổ chức theo dõi, tiếp nhận các loại vật tư, nguyên liệu đảm bảo số lượng, chất
lượng, chủng loại và tiến độ theo hợp đồng ký kết, thực hiện các quy định về công tác
giao nhận hàng hoá do Giám đốc ban hành.
Chịu trách nhiệm khảo sát giá cả thị trường đề xuất giá bán sản phẩm, giá mua
vật tư, nguyên liệu trình Hội đồng giá và Giám đốc quyết định. Xây dựng đề xuất các
chính sách bán hàng, chính sách mua hàng trình Giám đốc quyết định.
Tổ chức hội nghị khách hàng, hội nghị các nhà cung ứng hàng năm.
Thực hiện quản lý hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000
theotrách nhiệm và quyền hạn được giao.
Thực hiện chế độ báo cáo theo quy định.
Giữ gìn bí mật của Tổng công ty.
e) Phòng kỹ thuật:
Là bộ phận chuyên môn giúp việc cho Giám đốc nắm được những số liệu cụ thể
về tiến độ thi công các công trình hàng tháng, hàng Quý và hàng năm của Công ty .
SV: Lý Văn Đông Lớp: KTQT C
7
Chuyên đề tốt nghiệp PGS.TS Nguyễn Thường Lạng
Trên cơ sở đó mà Giám đốc nghiên cứu điều chỉnh tổng thể trên toàn bộ các công trình
hiện đơn vị đang thi công cho phù hợp trong thời gian tới. Giúp Giám đốc chỉ đạo,
giám sát và cử cán bộ kỹ thuật cùng các đội thi công công trình do Công ty ký hợp
đồng nhận thầu .
Lên kế hoạch chỉ tiêu tiến độ , biện pháp thi công cho từng giai đoạn cho từng
công trình để có kế hoạch sử dụng thiết bị , nhân lực thi công hợp lý đem lại hiệu suất
lao động cho toàn Công ty
Là thành viên trong việc tính toán thanh lý các hợp đồng với bên và quyết toán
công trình của các đội thi công với Công ty.
Nhiệm vụ:
Giúp Giám đốc trực tiếp chỉ đạo, điều hành công tác thi công các công trình của

công ty. Phối hợp phòng Kế toán, tham mưu cho Giám đốc giao nhiệm vụ sản xuất cho
các đội phù hợp năng lực, sở trường.
Lập và trình duyệt quyết toán khối lượng các công trình hoàn thành với A (những
công trình thuộc ban đại diện đã được ban đại diện bố trí cán bộ thanh toán thì công
tác thanh quyết toán đó cũng được xem là nghiệp vụ của phòng).
Lập các bản quyết toán khối lượng với các đội khi công trình được nghiệm thu
bàn giao và tạm quyết toán cuối năm cho đội nếu công trình dở dang trình hội đồng
quyết toán phê duyệt.
Phối hợp với Phòng Dự án tính toán giá trị các công trình khoán gọn khi đội yêu
cầu và Giám đốc đồng ý để trình duyệt Hội Đồng.
Phối hợp với phòng Dự án lập hồ sơ dự thầu để đấu thầu các công trình mà công
ty tham gia đảm bảo thắng thầu và có lợi nhuận.
Là thành viên chính thức trong việc đối chiếu khối lượng cuối năm với các bên
và kiểm kê khối lượng thi công dở dang với các đơn vị sản xuất.
f) Phòng thiết kế:
Phòng thiết kế có nhiệm vụ đi khảo sát các công trình mà công ty có dự định thầu
đề thiết kế các thiết bị điều hòa và thang máy theo yêu cầu của chủ đầu tư. Sau đó về
thiết kế bản vẽ các hạng mục công trình và kết hợp với phòng Dự án để tư vấn và cung
cấp cho khách hàng những phương án tối ưu nhất giúp công ty có thể trúng thầu.
Sau khi công ty trúng thầu nhiệm vụ của phòng thiết kế là đưa ra bản kế hoạch
các bước thực hiện lắp đặt và bảo trì bảo dưỡng cho đội thi công làm việc.
Bên cạnh đó phòng thiết kế kết hợp với các phòng ban khác để đưa ra phương án
tối ưu nhất mang lại lợi ích cho khách hàng và cả lợi nhuận cao cho công ty.
g) Đội thi công:
Đội thi công đảm nhiện chức năng lắp đặt hệ thống điều hòa thang máy theo như
trong hợp đồng Công ty ký kết với chủ đầu tư. Đội thi công dưới quyền hành của
SV: Lý Văn Đông Lớp: KTQT C
8
Chuyên đề tốt nghiệp PGS.TS Nguyễn Thường Lạng
Phòng Dự án nên chịu sự giám sát trực tiếp của phòng Dự án kết hợp với phòng kỹ

thuật. Làm theo yêu cầu tiến độ mà công ty ký kết trong hợp đồng. Sau khi hoàn thành
thì bàn giao lại cho chủ đầu tư nghiệm thu.
h) Phòng lắp đặt bảo trì:
Theo như hợp đồng đi kèm của công ty với Chủ đầu tư thì các thiết bị Điều hòa
hay thang máy được ký kết bảo hành trong vòng thời gian nhất định, Trong khoảng
thời gian đó sẽ có đội bảo trì bảo dưỡng để đảm bảo sự an tâm cho khách hàng khi đến
với công ty. Phòng lắp đặt bảo trì không chỉ tham gia cùng đội thi công lắp đặt hệ
thống thang máy, điều hòa mà còn chịu trách nhiệm có mặt khi khách hàng có thắc
mắc vấn đề gì về kỹ thuật của các sản phẩm công ty cung cấp.
Phòng Lắp đặt bảo trì phải thường xuyên làm báo cáo định kỳ lên Giám đốc để
GĐ kiểm tra và đưa ra giải pháp khi cần thiết.
i) Phòng bảo hành:
Phòng bảo hành có nhiệm vụ bảo đảm với khách hàng các thiết bị hoạt động bình
thường trong một khoảng thời gian nhất định. Có bất kỳ vấn đề gì xảy ra phòng Bảo
hành phải làm công tác kiểm tra và khắc phục sự cố cũng như bồi thường cho Khách
hàng theo như thỏa thuận. Bên cạnh đó Phòng bảo hành kết hợp với các phòng ban
khác để tìm nguồn cung cấp hàng hóa đảm bảo nhất, an toàn nhất để giảm tối thiểu
thiệt hại cho công ty cũng như khách hàng.
j) Xưởng gia công phụ kiện:
Các phụ kiện đi kèm với sản phẩm chính có thể được nhập hoặc tự sản xuất cho
nên xường gia công phụ kiện sẽ làm nhiệm vụ tìm hiểu để cung cấp các phụ kiện cho
đội thi công hay phòng lắp đặt đi thực hiện hợp đồng. Vì mô hình công ty còn khá nhỏ
bé nên xưởng gia công phụ kiện chưa phát triển như một xưởng sản xuất chuyên
nghiệp. Trong tương lai khi mở rộng mô hình công ty thì xưởng gia công phụ kiệm sẽ
phát huy hết khả năng của mình để hoàn thành công việc theo đúng tiến độ mà công ty
đã ký kết với khách hàng hạn chế quá trình nhập nguyên liệu.
1.1.2.2. Lĩnh vực hoạt động
Công ty A.C được thành lập từ năm 2008 đến nay đã nhanh chóng trở thành một
công ty có uy tín trên thị trường trong việc thiết kế, chế tạo, lắp đặt và bảo trì các loại
thang máy tại Việt Nam. Đồng thời A.C còn làm đại diện độc quyền hang thang máy

NIPPON – Malaysia, Một trong những hãng hàng đầu thế giới về chế tạo và cung cấp
các loại thang máy, thang cuốn
Một số sản phẩm thang máy của A.C như: thang máy NIPPON (Malaysia) thang
máy Mitshubishi (Thái Lan)… được A.C phân phối rộng rãi
Bên cạnh lĩnh vực thang máy, hai mảng hoạt động chính nữa của công ty A.C là
kinh doanh thiết kế xây lắp hệ thống điều hòa không khí.
SV: Lý Văn Đông Lớp: KTQT C
9
Chuyên đề tốt nghiệp PGS.TS Nguyễn Thường Lạng
Ngoài ra những mảng hoạt động dịch vụ chính như trên thì công ty A.C cũng
kinh doanh một số mảng khác như:
- Kinh doanh thiết kế xây lắp hệ thống chống sét
- Kinh doanh và lắp đặt máy phát điện
- Sản xuất mua bán phầm mềm tin học, môi giới thương mại, đại diện thương
nhân
- Tư vấn đầu tư, môi giới, xúc tiến hỗ trợ và phát triển dự án đầu tư
- Kinh doanh văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng đồ dùng nội ngoại thất, hàng
thủ công mỹ nghệ
- Đại lý mua, ký gửi hàng hóa
- Dịch vụ làm thủ tục hải quan.
1.1.3. Tình hình kinh doanh
1.1.3.1. Tình hình hoạt động
Công ty A.C là một công ty mới thành lập còn gặp nhiều khó khăn trong việc bố
trí lại cơ cấu, tìm các nguồn huy động vốn, nhưng với trí tuệ và lòng hiệt huyết hăng
say của mỗi cán bộ công nhân trong công ty đã xây dựng cho công ty được một chỗ
đứng trên thương trường. Khẳng định được vị thế của mình về tài chính, công ty
luôn xây dựng và hoàn thiện công việc kinh doanh sao cho có hiệu quả nhất, bằng
những cố gắng, khắc phục khs khắn trong kinh doanh. Công ty đã và đang phát
triển lớn mạnh không ngừng về quy mô lĩnh vực hoạt động, qua đó đóng góp không
nhỏ vào việc xây dựng đất nước ngày càng vững mạnh theo đường lối chính sách

của Đảng và Nhà nước.
Một số thuận lợi và khó khắn của công ty trong thời gian vừa qua:
a) Thuận lợi
Trong những năm vừa qua hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty không
được hiệu quả cao, song phải nhìn nhận rằng công ty A.C có rất nhiều thuận lợi trong
việc phát triển công ty ngày càng vững mạnh hơn
- Công ty có một đội ngũ cán bộ công nhân viên có bề dày kinh nghiệm, đội ngũ
công nhân viên có kinh nghiệm cao
- Công ty dành được nhiều hợp đồng lớn trong khắp cả nước
- Bộ máy quản lý của công ty được tạo ra là một cơ cấu tổ chức hoàn chỉnh, cân
đối, vừa tập trung vừa phân tán, phát huy được tính chủ động sáng tạo trong kinh
doanh
- Trong cùng thời gian công ty phải đảm nhiệm nhiều công trình nhưng do công
ty đã có bộ máy quản lý và đội ngũ cán bộ có kinh nghiệm đã giải quyết tình hình một
SV: Lý Văn Đông Lớp: KTQT C
10
Chuyên đề tốt nghiệp PGS.TS Nguyễn Thường Lạng
cách nhịp nhàng, hoàn thành công trình đúng tiến độ đã định, hoàn thành được nhiệm
vụ được giao.
b) Khó khăn
Bên cạnh những thuận lợi thì công ty cũng gặp khó khăn không ít như:
- Thị trường nảy sinh cạnh tranh gay gắt hơn, bị chiếm dụng vốn. Bên cạnh đó
lực lượng lao động có tay nghề cao không nhiều chủ yếu là lao đọng sẵn có.
- Công trình tập trung vốn đầu tư sản xuất công trình nhưng vẫn chưa thu hồi
được
- Kinh tế Việt Nam trong vài năm gần đây gặp khủng hoảng, đặc biệt là việc thị
trường bất động sản bị đóng băng làm ảnh hưởng đến công việc kinh doanh của công
ty. Ngoài ra, lãi suất cho vay trong 2 năm trở lại đây cũng khá cao chính vì thế doanh
nghiệp còn gặp khó khăn trong vấn đề nguồn vốn để nhập khẩu các máy móc thiết bị
vì các mặt hàng công ty nhập về đều có giá thành rất cao.

1.1.3.2. Kết quả kinh doanh
Công ty A.C được thành lập năm 2008 và sau hơn 3 năm hoạt động công ty đã
đạt được một số kết quả khả quan trong kinh doanh. Dưới đây là một vài chỉ tiêu, con
số chứng minh cho điều đó.
Bảng 1.1 : Tóm tắt các số liệu về tài chính trong ba năm tài chính từ 2009-2011
Đơn vị tính: VNĐ
TT Nội dung Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011
1 Tổng tài sản 4.546.760.681 8.170.776.381 7.451.196.823
2 Tổng nợ phải trả 2.481.216.948 4.959.448.974 2.822.405.415
3 Tài sản ngắn hạn 4.530.821.243 7.330.503.737 6.608.544.800
4 Tổng nợ ngắn hạn 2.481.216.948 4.055.229.082 1.581.945.523
5 Doanh thu thuần 10.103.509.091 12.369.081.451 15.204.899.090
6 Lợi nhuận trước thuế 754.052.760 1.527.711.566 1.889.952.001
7 Lợi nhuận sau thuế 565.539.570 1.145.783.674 1.417.464.001
Nguồn: Báo cáo kinh doanh của công ty A.C
Nhìn vào bảng số liệu trên có thể thấy rằng doanh thu của công ty 2 năm liên
tiếp là 2010 và 2011 đều tăng. Tuy rằng mức tăng chưa thực sự lớn nhưng đối với một
công ty mới thành lập và trong bối cảnh mấy năm gần đây nền kinh tế khủng hoảng
SV: Lý Văn Đông Lớp: KTQT C
11
Chuyên đề tốt nghiệp PGS.TS Nguyễn Thường Lạng
gặp nhiều khó khăn thì với mức tăng trưởng như vậy có thể coi là một thành tích đối
với công ty.
Bên cạnh đó, cũng đặt các doanh nghiệp trước những thách thức không nhỏ, là
khả năng cạnh tranh với những doanh nghiệp nước ngoài và giữ được thị trường trong nước.
Sự phát triển nền kinh tế, cùng với các điều kiện cơ sở vật chất, công nghệ và sự
cải thiện các chính sách kinh tế, pháp luật nhằm thích nghi với quá trình hội nhập đã
góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp trong nước cũng như các nhà
đầu tư nước ngoài, thúc đẩy hoạt động thanh toán quốc tế nói chung và thanh toán
bằng phương thức tín dụng chứng từ nói riêng phát triển.

Bên cạnh đó, Cuộc khủng hoảng tài chính và suy thoái kinh tế toàn cầu những
năm gần đây ảnh hưởng rất lớn đến nền kinh tế của các nước, trong đó có Việt Nam.
Do tính chất nghiêm trọng và phức tạp của cuộc khủng hoảng tài chính và suy thoái
kinh tế nên nó đã tác động đến nhiều ngành nhiều lĩnh vực trong đó có ngành xây
dựng. Vốn đầu tư vào xây dựng được hình thành từ 4 nguồn chủ yếu là vốn nhà nước,
vốn doanh nghiêp, vốn của dân và vốn của các nhà đầu tư nước ngoài. Nhưng dưới
tác động của khủng hoảng tài chính và suy thoái kinh tế toàn cầu, tình hình lạm phát
gia tăng dẫn đến thắt chặt chi tiêu toàn xã hội và đầu tư nước ngoài sụt giảm. Điều
này, ảnh hưởng rất lớn đến ngành xây dựng và ngành sản xuất nguyên vật liệu xây
dựng.
1.2. KINH NGHIỆM VÀ BÀI HỌC
1.2.1. Kinh nghiệm
1.2.1.1. Công ty cổ phần và đầu tư công nghệ Việt Nam (Invetech)
Công ty Invetech hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực đầu tư và công nghệ,
chuyên cung cấp lắp đặt thang máy, thang cuốn, điều hòa không khí trung tâm và các
thiết bị khác cho các cao ốc lớn, trung tâm thương mại với mạng lưới hoạt động rộng
khắp và uy tín trên khắp cả nước.
Các đối tác nhập khẩu của Invetech:
- Thang máy, thang cuốn: MITSUBISHI, SANYO, NIPPON, OTIS, HYUNDAI
- Điều hòa nhiệt độ trung tâm: MITSUBISHI, DAKIN, TRANE, YORK,
PANASONIC
Trước khi tiến hành một cuộc đàm phán quốc tế để kí kết Hợp đồng ngoại thương,
Công ty thường phải tham gia đấu thầu các dự án xây dựng trong nước. Buổi đấu thầu này
sẽ được tổ chức công khai. Nếu Công ty giành được quyền thực hiện gói thầu này thì sẽ
tiến hành tìm nhà cung cấp và thực hiện các cuộc đàm phán để kí kết Hợp đồng.
Tại Công ty cổ phần và đầu tư công nghệ Việt Nam, công tác đàm phán, kí kết
Hợp đồng ngoại thương do bộ phận xuất nhập khẩu thực hiện. Quá trình tổ chức đàm
phán, kí kết Hợp đồng nhập khẩu tại Công ty trải qua 5 bước:
SV: Lý Văn Đông Lớp: KTQT C
12

Chuyên đề tốt nghiệp PGS.TS Nguyễn Thường Lạng
a) Giai đoạn chuẩn bị
Sau khi đấu thầu thành công, công ty sẽ tiến hành chọn lựa nhà cung cấp trong số
những đối tác quen thuộc, hoặc tìm một đối tác mới sao cho phù hợp. Tìm được nhà
cung cấp ưng ý, bộ phận kinh doanh, bộ phận xuất nhập khẩu cùng Ban giám đốc tiến
hành lựa chọn thời gian và địa điểm cho cuộc đàm phán.
Có 2 trường hợp xảy ra:
- Với đối tác lâu năm thì công tác chuẩn bị cho cuộc đàm phán sẽ không căng
thẳng, do hai bên đã có mối quan hệ hợp tác nhiều năm nên có thể bỏ qua những qui
tắc không cần thiết. Trưởng phòng kinh doanh hoặc giám đốc có thể liên lạc qua điện
thoại hoặc e-mail để hẹn thời gian và địa điểm cho cuộc tiếp xúc. Cuộc tiếp xúc hai
bên chủ yếu là bàn lại về giá cả, chất lượng hàng hóa…
- Với những đối tác mới: công tác chuẩn bị cho cuộc đàm phàn sẽ khẩn trương
hơn. Do đây là đối tác mới, chưa hiểu nhau nhiều nên thường chuẩn bị thật kỹ trước
khi tiến hành đàm phán. Chuẩn bị về các mặt sau:
o Ngôn ngữ: tất cả các cuộc đàm phán của Công ty đều sử dụng ngôn ngữ là
tiếng Anh. Các thành viên trong đoàn đàm phán được trang bị khả năng ngoại ngữ rất
tốt, đặc biệt là tiếng Anh.
o Thông tin: Công ty có sự chuẩn bị về khả năng tìm kiếm mặt hàng từ các đối
tác khác. Thông tin về những nhà cung cấp các mặt hàng thuộc lĩnh vực thang máy và
điều hòa luôn được Công ty thường xuyên cập nhật.
o Đoàn đàm phán: thường bao gồm: giám đốc, trưởng phòng kinh doanh,
trưởng phòng xuất nhập khẩu, luật sư tư vấn nếu là Hợp đồng giá trị lớn và đối tác
chưa lâu năm.
o Thời gian và địa điểm: công ty và bên đối tác sẽ tiến hành thương lượng và
quyết định thời gian và địa điểm thích hợp để tổ chức cuộc đàm phán. Có thể là tại
Việt Nam hoặc nước ngoài.
b) Giai đoạn tiếp xúc
Nếu hai bên đã là đối tác trong nhều năm thì giai đoạn tiếp xúc sẽ là thời gian để
hai bên hỏi thăm sức khỏe, tình hình của công ty. Sau đó sẽ đi thẳng vào vấn đề với

tâm lí thoải mái. Trường hợp nếu mặt hàng nhập khẩu là quen thuộc, đối tác lại là quen
biết nhiều năm, có thể không cần tổ chức buổi đàm phán trực tiếp mà chỉ qua e-mail,
fax… cũng có thể chấp nhận được.
Nếu là đối tác mới thì trong giai đoạn tiếp xúc này, phía Công ty sẽ thể hiện
thành ý, thiện chí hợp tác. Điều này giúp cho đối tác tin cậy, đồng thời tìm hiểu xem
thông tin mình có được về họ có chính xác hay không.
SV: Lý Văn Đông Lớp: KTQT C
13
Chuyên đề tốt nghiệp PGS.TS Nguyễn Thường Lạng
c) Giai đoạn đàm phán
Đây là giai đoạn quan trọng trong quá trình đàm phán. Hai bên sẽ thảo luận,
thương lượng về các điều khoản trong Hợp đồng. Trước hết, đây là một Hợp đồng
nhập khẩu hàng hóa. Công ty Invetech là bên nhập khẩu. Mặt hàng nhập khẩu thường
là thang máy, thang cuốn hoặc điều hòa
Các điều khoản chính được thương lượng trong cuộc đàm phán:
- Mô tả hàng hóa: hàng hóa thường là các sản phẩm thang máy, thang cuốn hoặc điều hòa.
- Chất lượng: chất lượng được đưa ra theo yêu cầu của chủ công trình dự án mà
công ty vừa thắng thầu trong nước.
Đây là mặt hàng máy móc nên cần kèm theo phụ kiện Hợp đồng, trong đó qui
định chi tiết các tiêu chuẩn kĩ thuật…
- Giá cả: hai bên cũng thống nhất điều khoản giá cả. Đồng tiền thanh toán được
qui định trong Hợp đồng là đồng USD hặc đồng EUR.
- Điều kiện giao hàng: điều kiện cơ sở giao hàng theo Incoterms 1990 hoặc 2000
(thường sử dụng Incoterms 2000); Công ty thường áp dụng điều kiện CIF. Theo đó,
người bán phải chịu trách nhiệm thuê tàu và mua bảo hiểm cho hàng hóa.
- Giao hàng: thời gian và địa điểm giao hàng được hai bên thống nhất sao cho
hợp lí và thuận lợi cho cả hai bên.
- Thanh toán: hai bên sẽ thống nhất sử dụng phương thức thanh toán nào thuận
lợi cho cả hai bên. Đối với những mặt hàng có giá trị lớn, thường sử dụng phương thức
tín dụng chứng từ (L/C) hoặc TTR. Như vậy sẽ đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên.

- Vận hành, sử dụng: vì hàng hóa là máy móc nên giai đoạn vận hành và sử dụng
rất quan trọng. Trong Hợp đồng, Công ty Invetech đưa ra yêu cầu bên xuất khẩu phải
cử chuyên viên sang hướng dẫn cách sử dụng cũng như bảo quản cho người sử dụng
cuối cùng. Nếu không thì phải có nhân viên bên đối tác sang đào tạo cho nhân viên của
Invetech sau đó nhân viên Invetech hướng dẫn lại cho khách hàng.
d) Giai đoạn kết thúc, kí kết Hợp đồng
Khi các điều khoản trên được hai bên đồng ý thống nhất thì coi như Hợp đồng đã
được chấp nhận về cơ bản. Hai bên sẽ quyết định bên nào chịu trách nhiệm soạn thảo
Hợp đồng. Thông thường, công ty Invetech sẽ giành quyền soạn thảo Hợp đồng. Ngôn
ngữ sử dụng trong Hợp đồng là tiếng Anh.
e) Giai đoạn rút kinh nghiệm
Hợp đồng được kí kết coi như cuộc đàm phán đã thành công. Công ty sẽ kiểm
tra, so sánh với các cuộc đàm phán trước đây để rút kinh nghiệm cho lần đàm phán tới.
Nếu như hai bên tin tưởng lần nhau thì những Hợp đồng tiếp theo có thể sẽ không tiến
hành gặp mặt trực tiếp nữa mà qua e-mail, fax…
SV: Lý Văn Đông Lớp: KTQT C
14
Chuyên đề tốt nghiệp PGS.TS Nguyễn Thường Lạng
1.2.1.2. Tập đoàn thang máy thiết bị Thăng Long
Được thành lập từ năm 2001, qua 10 năm hoạt động, công ty thang máy và thiết
bị Thăng Long (TLE) đã vươn lên để trở thành một trong những đơn vị dẫn đầu trong
lĩnh vực cung cấp, lắp đặt, bảo hành bảo trì thang máy, thang cuốn, điều hòa không khí
tại Việt Nam
Đối tác nhập khẩu của tập đoàn thang máy thiết bị Thăng Long là hãng
MITSUBISHI.
Khác so với công ty Invetech, tổ chức đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu của
công ty Thăng Long diễn ra như sau:
a) Lập kế hoạch đàm phán
Kế hoạch hóa hoạt động đàm phán của doanh nghiệp gồm hai phần là lập kế
hoạch đàm phán và điều chỉnh kế hoạch đàm phán. Sau khi phân tích tình thế của môi

trường đàm phán, người đàm phán tiến hành lập kế hoạch đàm phán, trình tự lập kế
hoạch đàm phán được tiến hành theo các nội dung sau:
- Diễn giả sơ lược tình thế đàm phán
Trong phần này người lập kế hoạch phân tích khái quát những nét cơ bản của thị
trường thế giới, những đặc điểm của đối tác, văn hoá của đối tác, của doanh nghiệp có
liên quan, có tác động đến hoạt động đàm phán, những điểm yếu điểm mạnh, những
thuận lợi, khó khăn làm cơ sở xác định mục đích mục tiêu đàm phán.
- Xác định mục đích và mục tiêu đàm phán
Có tác dụng định hướng và là đích đến của hoạt động đàm phán. Khi xác định
mục đích phải đảm bảo ba yêu cầu cơ bản sau: phải rõ ràng dễ hiểu, phải phù hợp với
mục đích chung của doanh nghiệp, phải phù hợp với điều kiện cụ thể và có thể thực
hiện được.
Sau khi đã xác định được mục đích thì phải xác định mục tiêu, mục tiêu cũng
phải đảm bảo được các yêu cầu cơ bản sau: có định lượng, phù hợp với mục đích đàm
phán , định hướng được hành động.
Xác định mục tiêu và mục đích đàm phán tiến hành theo các bước sau:
+ Xác định mục đích mục tiêu của đối tác.
+ Xác định mục đích, mục tiêu của doanh nghiệp.
+ Các mục đích, mục tiêu tương tự nhau.
+ Các mục đích, mục tiêu khác nhau.
+ Đề xuất các ý tưởng phối hợp các mục đích và mục tiêu khác nhau.
Xác định mục tiêu đàm phán phải xác định được mục tiêu chung (mục tiêu chính,
các mục tiêu bổ trợ) và các mục tiêu cụ thể cho từng nội dung đàm phán khác nhau.
SV: Lý Văn Đông Lớp: KTQT C
15
Chuyên đề tốt nghiệp PGS.TS Nguyễn Thường Lạng
• Lập kế hoạch hành động
Lập kế hoạch hành động bao gồm kế hoạch chiến lược, kế hoạch nhân sự, kế
hoạch về địa điểm và kế hoạch cho chương trình đàm phán, trong đó lập kế hoạch về
chiến lược, nhân sự và chương trình đàm phán là rất quan trọng.

+ Lập kế hoạch về chiến lược là phải xác định được tư suy chiến lược, các biên pháp
chiến lược, các kỹ thuật cụ thể cho từng nội dung đàm phán để đạt được mục tiêu đề ra.
Khi lập kế hoạch chiến lược cần phải trả lời các câu hỏi sau:
 Chiến lược và kỹ thuật của đối tác là gì?
 Chúng ta phải đối xử với đối tác theo cách thức gì?
 Sẽ tác động như thế nào để đối tác cân nhắc những quan điểm
chủ chốt của mình?
 Khi nào thì thảo luận những mối quan tâm và mục tiêu nổi bật của các bên?
 Tại sao các bên nên kiên trì để đạt được thoả thuận cuối cùng?
+ Khi lập kế hoạch chiến lược về nhân sự thì phải xác định được những nhà đàm
phán của đối tác, những người đã tham gia đàm phán với chúng ta, những người mà
chúng ta đã biết trước và những người mà chúng ta chưa biết. Từ đó lập kế hoạch về
nhân sự cho kế hoạch đàm phán của chúng ta, xác định số lượng, thành phần tham gia
và kế hoạch lựa chọn đoàn đàm phán.
+ Lập chương trình đàm phán phải cụ thể, chi tiết từ khâu chuẩn bị, tiến hành
đàm phán và kiểm tra đánh giá rút kinh nghiệm sau khi đàm phán.
• Kiểm tra điều chỉnh kế hoạch
Trong thực tế, có nhiều thông tin và tình huống xảy ra mà người lập kế hoạch
không thể tiên liệu hết được, do đó người chịu trách nhiệm đàm phán của công ty
thường xuyên kiểm tra tính hợp lý của kế hoạch. Quá trình kiểm tra kế hoạch đàm
phán có thể được tiến hành theo trình tự:
+ Phân tích tình huống đàm phán.
+ Kiểm tra tính hợp lý của kế hoạch, xác định những nội dung bất hợp lý cần
điều chỉnh.
+ Xác định nguyên nhân của những tồn tại.
+ Xác định mức độ điều chỉnh.
+ Điều chỉnh kế hoạch cho hợp lý với điều kiện cụ thể.
SV: Lý Văn Đông Lớp: KTQT C
16
Chuyên đề tốt nghiệp PGS.TS Nguyễn Thường Lạng

b) Tổ chức đàm phán
 Chuẩn bị đàm phán
* Chuẩn bị thông tin đàm phán
Hệ thống thông tin giữ một vị trí quan trọng trong hoạt động đàm phán của
doanh nghiệp, nó quyết định đến chất lượng của hoạt động đàm phán. Vì vậy, khi đàm
phán doanh nghiệp phải thu thập và xử lý thông tin hiệu quả để đáp ứng tốt yêu cầu
của hoạt động đàm phán.
- Yêu cầu về thông tin phục vụ cho hoạt đọng của đàm phán mà công ty chuẩn bị:
+ Cung cấp thông tin chính xác, đảm bảo độ tin cậy.
+ Nội dung thông tin theo đúng yêu cầu và đảm bảo tính cập nhật.
+ Cung cấp thông tin kịp thời.
_- Quy trình thu thập và xử lý thông tin của doanh nghiệp diễn ra như sau:
+ Xác định nhu cầu thông tin và phân loại:
Khi tiến hành thu thập và xử lý thông tin, vấn đề đầu tiên là phải xác định là các
thông tin cần thiết. Các thông tin cần thiết được chia làm hai loại: thông tin cung cấp
đều đặn cho các nhà đàm phán, và những thông tin cần thiết cho từng cuộc đàm phán
chuyên biệt. Các thông tin đó bao gồm:
 Các thông tin chung về thị trường như các thông tin về tình hình kinh tế,
chính trị, luật pháp, văn hoá, tập quán kinh doanh,…
 Các thông tin về hàng hoá: cơ cấu, chủng loại, thông số kích thước, giá cả,…
 Thông tin chung về đối tác: quá trình hình thành và phát triển, hình thức tổ
chức, địa vị pháp lý, các mặt hàng kinh doanh, kinh nghiệm, uy tín, khả năng tài chính,
…
 Thông tin về đoàn phán của đối tác: thành phần, phong cách, mục tiêu, chiến
lược, kỹ thuật đàm phán đối tác thường sử dụng,…
+ Xác định nguồn thu thập thông tin:
Sau khi đã xác định nhu cầu và phân loại các thông tin cần thiết bước tiếp theo là
xác định nguồn và thu thập thông tin. Các nguồn thông tin mà doanh nghiệp có thể thu
thập được như:
 Thông tin từ sách báo thương mại do các tổ chức xuất bản, từ Internet hoặc

các phương tiện thông tin dại chúng.
 Thông tin từ các trung tâm xúc tiến, bộ Công thương, phòng Thương Mại và
Công Nghiệp Việt Nam – VCCI, từ các cơ sở hiệp hội ngành nghề, từ các sở giao dịch
và các cơ quan chức năng khác.
SV: Lý Văn Đông Lớp: KTQT C
17
Chuyên đề tốt nghiệp PGS.TS Nguyễn Thường Lạng
 Thông tin từ đối tác, từ ngân hàng, công ty vận tải, các cơ sở môi giới trong
và ngoài nước.
 Thông tin từ ghi chép nội bộ của doanh nghiệp, từ các chào hàng, hỏi giá,…
 Thông tin từ các trung tâm dịch vụ thông tin.
+ Phân tích, xử lý lưu trữ và sử dụng thông tin: việc xử lý thông tin cho phép xác
định mói quan hệ giữa các hiện tượng, sự kiện bằng cách tập hợp phân tích, hệ thống,
so sánh lập luận, rút ra các kết luận cụ thể. Phân tích xử lý thông tin đòi hỏi sự nhanh
nhạy và phương pháp làm việc khoa học của những nhà đàm phán. Khi lưu trữ các
thông tin sẽ được phân loại và lưu trữ khoa học để có thể quản lý kiểm soát và thuận
tiện cho những lần sử dụng sau.
* Chuẩn bị nội dung đàm phán
Đoàn đàm phán xác định được nội dung cần đàm phán, phương án cho mỗi nội
dung và trình tự đàm phán cho mỗi nội dung. Các bước xác định nội dung đàm phán:
- Xác định nội dung cần đàm phán
Nội dung của đàm phán cơ bản bao gồm: đàm phán để thống nhất về các định nghĩa
dùng trong hợp đồng, số lượng, quy cách sản phẩm, bao bì ký hiệu mã, giá cả, thanh toán,
thời gian, địa điểm giao hàng, vận tải bảo hiểm, bảo hành kiểm tra hàng hoá, phạt và bồi
thường thiệt hại, nội dung bất khả kháng, trọng tài và một số nội dung khác.
- Lựa chọn phương án đàm phán
Trong mỗi cuộc đàm phán bao gồm nhiều nội dung cơ bản, trong mỗi nội dung
có nhiều tiểu mục, trong mỗi tiểu mục có nhiều phương án đàm phán khác nhau.
Trong khi đàm phán, người đàm phán cần nhận dạng được tất cả các phương án có thể
xảy ra để phân tích lựa chọn được những phương án tối ưu nhất.

Có nhiều căn cứ để lựa chọn phương án đàm phán. Đó là:
+ Căn cứ vào đặc điểm của thị trường trong nước, thị trường ngoài nước như tình
hình kinh tế, chính trị, pháp luật, chính sách,…
+ Căn cứ vào tình hình của đối tác như điều kiện kinh doanh, những thuận lợi,
khó khăn,…
+ Căn cứ vào tình hình của doanh nghiệp như quy mô, điều kiện kinh doanh,
những thuận lợi, khó khăn,
+ Căn cứ điều kiện cụ thể của hoạt động kinh doanh cần đàm phán như đặc điểm
của phương thức kinh doanh, đặc điểm của hàng hoá,…
Các bước tiến hành lựa chọn phương án đàm phán:
+ Xác định các phương án có thể xảy ra trong mỗi tiểu mục của nội dung đàm
phán
SV: Lý Văn Đông Lớp: KTQT C
18
Chuyên đề tốt nghiệp PGS.TS Nguyễn Thường Lạng
Đây là một nội dung quan trọng vì cần phải xác định được tất cả các phương án,
từ đó biết được những ưu điểm, nhược điểm, thế manh điểm yếu của doanh nghiệp và
đối tác trong từng phương án sẽ giúp đoàn đàm phán kiểm soát được chương trình đàm
phán, lựa chọn phương án tốt nhất.
+ Lựa chọn phương án cần thuyết phục đối tác
Trong các phương án đàm phán, có nhiều nội dung doanh nghiệp cần phải thuyết
phục đối tác lựa chọn phương án của mình. Vì thế trong các nội dung đàm phán người
đàm phán phải xác định được nội dung nào có thể nhượng bộ và những nội dung nào
không thể nhượng bộ.
+ Lựa chọn phương án có thể chấp nhận được:
Trong các phương án có thể nhượng bộ, các doanh nghiệp cũng không thể
nhượng bộ vô điều kiện. Vì thế, doanh nghiệp cần xác định giới hạn có thể nhượng bộ.
Tuy nhiên, những phương án có thể nhượng bộ chính là những điều kiện để doanh
nghiệp đem trao đổi với đối tác trong quá trình đàm phán.
+ Đánh giá hệ số quan trọng đối với từng phương án đàm phán

Trong các phương án có thể chấp nhận được, doanh nghiệp cần đánh giá hệ số
quan trọng đối với từng phương án theo thứ tụ từ quan trọng đến ít quan trọng. Từ đó,
khi đàm phán doanh nghiệp sẽ thuyết phục đối tác đồng ý với những phương án có hệ
số quan trọng. Từ đó, khi đàm phán doanh nghiệp xé thuyết phục đối tác đồng ý với
những phương án có hệ số quan trọng nhất.
- Xác định trình tự đàm phán các nội dung
Khi đã xác định được nội dung đàm phán thì cần xác định thứ tự đàm phán, nội
dung nào đàm phán trước, nội dung nào đàm phán sau.
Các nội dung phải được xác định trình tự dựa trên các yêu cầu:
+ Sắp xếp theo một trình độ tự kế tiếp logic
+ Các nội dung quan trọng phải được đàm phán trước
+ Các nội dung được sắp xếp sao cho không bỏ sót các nội dung, không trùng lặp
hoặc chồng chéo, phải dễ hiểu, đầy đủ, mạch lạc.
* Chuẩn bị nhân sự
Chuẩn bị nhân sự đàm phán có vị trí quan trọng và đòi hỏi phải có sự chuẩn bị
chu đáo. Thành phần nhân sự trong đàm phán thương mại quốc tế phải hội tụ đủ
chuyên gia ở ba lĩnh vực: pháp lý, kỹ thuật và thương mại. Sự phối hợp ăn ý nhịp
nhàng của ba loại chuyên gia này là cơ sở quan trọng trong quá trình đàm phán, để đi
tới ký kết hợp đồng chặt chẽ, khả thi và có hiệu quả.
Những người tham gia đàm phán phải là người có năng lực, trình độ và kinh
nghiệm tham gia vào các hoạt động giao dịch thương mại quốc tế, có tinh thần sáng
SV: Lý Văn Đông Lớp: KTQT C
19
Chuyên đề tốt nghiệp PGS.TS Nguyễn Thường Lạng
tạo, có đầu óc phân tích, phán đoán, tổng hợp, quyết đoán, và phản ứng linh hoạt trước
các tình huống, am hiểu về hàng hoá và đối tác đàm phán, am hiểu thị trường và các
ký thuậtđàm phán thương mại quốc tế. Ngoài ra người đàm phán còn phải là người có
phẩm chất đạo đức tốt, có tinh thần trách nhiệm cao. Để tổ chức một đàm phán có hiệu
quả cần phải đề ra những quy định chung cho đoàn đàm phán, phân công trách nhiệm
và tổ chức chuẩn bị cho đoàn đàm phán và cho từng thành viên trong đoàn đàm phán.

* Chuẩn bị địa điểm
Địa điểm đàm phán có thể được lựa chọn ở nước người bán, nước người mua,
hoặc ở nước thứ ba. Dù chọn địa điểm ở đâu cũng phải đảm bảo thời điểm tối ưu, và
địa điểm đàm phán đảm bảo tâm lý thoải mái và tiện nghi phù hợp cho tất cả các bên.
Thông thường địa điểm được chọn là ở tại nước Nhật Bản- trụ sở của Mitsubishi.
* Chuẩn bị chương trình làm việc
Nhà đàm phán lên chương trình làm việc cụ thể, chi tiết và giao trước cho đối
tác. Từ đó có thể đàm phán được các phản ứng của đối tác trong các bước đi tiếp theo
của đàm phán.
 Tiến hành đàm phán
* Giai đoạn tiếp cận
Giai đoạn tiếp cận là giai đoạn mở đầu cho đàm phán. Giai đoạn này được giành
cho việc thảo luận các vấn đề nằm ngoài vấn đề thương lượng để giới thiệu các bên,
cùng các câu nói lịch sự hoặc những câu chuyện về đề tài kinh tế, thể thao, văn hóa
nghệ thuật, thời tiết,… Thời gian tiếp cận và chủ đề bàn đến trong giai đoạn này phụ
thuộc văn hóa của các bên đàm phán.
* Trao đổi thông tin
Trong giai đoạn trao đổi thông tin, những người đàm phán cung cấp và thu nhận
thông tin về nội dung của cuộc đàm phán để chuẩn bị cho giai đoạn tiếp theo. Những
thông tin này nhằm làm sáng tỏ những quan điểm, củng cố một số luận chứng….có thể
được cung cấp bằng lời nói, hoặc không bằng lời nói. Yêu cầu các thông tin phải đầy
đủ, dễ hiểu và có tính thuyết phục cao. Đây là giai đoạn rất quan trọng, các thông tin
làm cho các bên hiểu được quan điểm, lập trường, mục tiêu và quyền lợi,… của nhau,
làm cơ sở phân tích tổng hợp để đưa ra các quyết định thuyết phục hay nhượng bộ sau
này, dẫn đến cuộc đàm phán đạt kết quả cao.
* Giai đoạn thuyết phục
Trên cơ sở các thông tin đã cung cấp cho đối tác và các thông tin nhận được từ
đối tác, người đàm phán của công ty sẽ tiến hành phân tích, so sánh mục tiêu, quyền
lợi chiến lược, những điểm mạnh, điểm yếu của đối phương so với mình để đưa ra một
chiến lược thuyết phục đối phương nhượng bộ theo quan điểm của mình. Thực chất

của giai đoạn này là giai đoạn giành dật, bảo vệ quyền lợi của mình, thực hiện các mục
SV: Lý Văn Đông Lớp: KTQT C
20