Quản trị quá trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu hóa chất từ thị trường Trung Quốc tại công ty Cổ phần Đầu tư và phát triển Công nghệ Niềm Tin Việt (2)

Luận văn tốt nghiệp Khoa: Thương Mại Quốc Tế
Chương I
TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU VỀ QUẢN TRỊ QUÁ TRÌNH ĐÀM PHÁN
ĐỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TRONG HOẠT ĐỘNG KINH
DOANH XUẤT NHẬP KHẨU CỦA DOANH NGHIỆP
1.1. Tính cấp thiết nghiên cứu đề tài
1.1.1. Xu thế toàn cầu hóa và sự cấp thiết của quản trị quá tình đàm
phán
Trong thời đại ngày nay, nền kinh tế thế giới nói chung và nền kinh tế
Việt Nam nói riêng đang đứng trước những cơ hội, đồng thời đang phải đối
mặt với những thách thức. Xu hướng toàn cầu hóa và khu vực hóa diễn ra ở
nhiều nước trên thế giới, nền kinh tế Việt Nam cũng đang hòa mình vào với
nền kinh tế thế giới. Việt Nam đã tham gia vào các tổ chức như khu vực
thương mại tự do ASEAN, tổ chức thương mại thế giới WTO, ký kết các
hiệp định song phương và đa phương với nhiều nước khác nhau trên thế
giới.
Một trong những mắt xích quan trọng trong quá trình tham gia hội
nhập kinh tế quốc tế là hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu. Hoạt động
nhập khẩu giữa hai bên bị ràng buộc bởi hợp đồng. Tuy nhiên trước khi có
bản hợp đồng thì các bên phải tiến hành công việc đàm phán. Việc đàm
phán để có được bản hợp đồng việc ký kết hợp đồng không phải là một
công việc dễ dàng. Cho đến nay vẫn còn nhiều bất cập. Để các doanh
nghiệp Việt Nam có lợi thế trên bàn đàm phán và tránh thua thiệt trong
kinh doanh quốc tế thì thực tế đòi hỏi cần phải nghiên cứu nó một cách hệ
thống. Trong môi trương cạnh tranh như hiện nay nếu thiếu những kiến
thức về kỹ năng đàm phàn, ký kết hợp đồng, soạn thảo về Tiếng Anh,
Tiếng Việt. Cách thức giải quyết tranh chấp với đối tác nước ngoài, các
doanh Việt Nam có thể gặp phải những thua thiệt nghiêm trọng.
Đỗ Thị Lê_ K42E2
1
Luận văn tốt nghiệp Khoa: Thương Mại Quốc Tế

Thực tế cho thấy nhiều hoạt động trị giá hàng triệu USD đã tuột khỏi
tay các doanh nghiệp Việt Nam. Vì thiếu kiến thức về đàm phán, nhiều
doanh nghiệp đã phải bồi thường những khoản tiền lớn trong tranh chấp với
đối tác nước ngoài vì thiếu kinh nghiệm trong việc ký kết hợp đồng.
1.1.2. Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Công nghệ Niềm Tin
Việt (Vietrust JSC) và đề tài nghiên cứu:
Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Công nghệ Niềm Tin Việt
(Vietrust JSC) được thành lập theo ngày 02/07/2003 theo giấy phép kinh
doanh số 21.03.000038 do Sở Kế hoạch và đầu tư tỉnh Bắc Ninh cấp.
Vietrust JSC đã đầu tư xây dựng nhà máy tại khu công nghiệp Tiên Sơn,
huyện Tiên Du, tỉnh Bắc Ninh. Có văn phòng đại diện tại số 42 Tô Hiến
Thành, Hai Bà Trưng, Hà Nội. Công ty có hệ thống phân phối thông qua
gần 800 cửa hàng và đại lý tấm lợp mang thương hiệu Tonmat tại hầu hết
các tỉnh thành từ miền Bắc tới miền Trung.
Tonmat là thương hiệu tấm lợp kim loại cách âm, cách nhiệt đầu tiên tại
Việt Nam. Mặc dù tuổi đời còn non trẻ nhưng uy tín và tiếng tăm của sản
phẩm Tonmat được khẳng định bằng sự tin cậy của người tiêu dùng cả nước
và sự hiện diện rộng rãi trên nhiều công trình trọng điểm. Tiên phong trong
ngành công nghệ sản xuất tấm lợp kim loại sử dụng công nghệ PU (công nghệ
sử dụng hóa chất Polyurethane) làm chất cách âm, cách nhiệt, nhưng Tonmat
không tránh khỏi những khó khăn và sự cạnh tranh ngày một gay gắt. Một
trong những khó khăn của công ty là nhập khẩu nguyên liệu sản xuất.
Nguyên liệu sản xuất là hóa chất tổng hợp PU (Polyurethane) và giấy
PP (Polyether Polyols) phải nhập khẩu từ các nhà cung ứng nước ngoài và
để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiến độ quá trình sản xuất kinh doanh thì
vấn đề đảm bảo nguồn cung ứng, chất lượng nguồn nguyên liệu, nguồn
nguyên liệu về cảng nhanh chóng, kịp thời là hết sức cần thiết. Trong quá
trình nhập khẩu nguyên liệu tại Vietrust JSC thì thanh toán bằng phương
Đỗ Thị Lê_ K42E2
2

Luận văn tốt nghiệp Khoa: Thương Mại Quốc Tế
thức tín dụng chứng từ được sử dụng 100% trong các hợp đồng nhập khẩu
nguyên liệu.
Đối với công ty Cổ phần Đầu tư và phát triển Công nghệ Niềm Tin
Việt là một doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh và hiệu quả của
quá trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu có ảnh hưởng trực tiếp đến
kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Từ việc nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này nên em chọn
đề tài:
“Quản trị quá trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu hóa chất
từ thị trường Trung Quốc tại công ty Cổ phần Đầu tư và phát triển Công
nghệ Niềm Tin Việt”

1.2. Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài
Dựa trên cơ sở những kiến thức đã được học và qua thời gian tìm hiểu
thực tế cũng như những tài liệu thu thập được, em đã chọn đề tài
“Quản trị quá trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu hóa chất
từ thị trường Trung Quốc tại công ty Cổ phần Đầu tư và phát triển Công
nghệ Niềm Tin Việt”
làm đề tài nghiên cứu cho luận văn tốt nghiệp của mình.
1.3. Các mục tiêu nghiên cứu
Thông qua việc nghiên cứu luận văn này, em muốn đống góp một số
đề xuất nhằm quản trị quá trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu
hóa chất từ thị trường Trung Quốc tại công ty Cổ phần Đầu tư và phát triển
Công nghệ Niềm Tin Việt, trên cơ sở đó góp phần nhỏ giúp xí nghiệp nâng
cao chất lượng, hiệu quả đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu hóa chất từ
thị trường Trung Quốc.
Đỗ Thị Lê_ K42E2
3
Luận văn tốt nghiệp Khoa: Thương Mại Quốc Tế

1.4. Phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: quá trình đàm phán ký để kết hợp đồng nhập
khẩu hóa chất.
- Phạm vi nghiên cứu: công ty Cổ phần đầu tư và phát triển Công nghệ
Niềm Tin Việt.
- Thời gian nghiên cứu: từ năm 2007- 2009.
- Phương phanps nghiên cứu: điều tra trắc nghiệm, phỏng vấn trực tiếp
và thu thập dữ liệu thứ cấp.
- Thị trường nghiên cứu: Trung Quốc.
1.5. Kết cấu luận văn tốt nghiệp
Ngoài lời mở đầu, danh mục bảng biểu, danh mục sơ đồ, hình vẽ, danh
mục từ viết tắt, tài liệu tham khảo và phụ lục thì luân văn bao gồm bốn
chương:
- Chương I: Tổng quan nghiên cứu về quản trị quá trình đàm phán để ký
kết hợp đồng nhập khẩu trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu
của doanh nghiệp.
- Chương II: Một số vấn đề cơ bản về quản trị quá trình đàm phán để ký
kết hợp đồng nhập khẩu trong thương mại quốc tế.
- Chương III: Phương pháp nghiên cứu và các kết quả phân tích thực
trạng về quản trị quá trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu
hóa chất từ thị trường Trung Quốc tại công ty Cổ phần đầu tư và phát
triển Công nghệ Niềm Tin Việt.
- Chương IV: Một số kết luận và đề xuất nhằm quản trị quá trình đàm
phán để ký kết hợp đòng nhập khẩu hóa chất từ thị trường Trung Quốc
tại công ty Cổ phần đầu tư và phát triển Công nghệ Niềm Tin Việt.
Đỗ Thị Lê_ K42E2
4
Luận văn tốt nghiệp Khoa: Thương Mại Quốc Tế
Chương II
MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ QUÁ TRÌNH

ĐÀM PHÁN ĐỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TRONG
THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ
2.1. Khái quát về đàm phán ký kết hợp đồng trong thương mại quốc tế
2.1.1. Khái niệm về đàm phán
Theo Roger Fisher và William Ury: “Đàm phán là phương tiện cơ bản
để đạt được điều chúng ta mong muốn từ người khác. Đó là sự trao đổi ý
kiến qua lại nhằm đạt được thỏa thuận trong khi bạn và phía kia có một số
lợi ích chung và một số lợi ích đối kháng”.
Tóm lại, đàm phán thương mại là một quá trình mà các bên tiến hành
thương lượng, thảo luận nhằm thống nhất các mối quan tâm chung và
những quan điểm bất đồng dựa trên các yếu tố thiết yếu của hợp đồng
thương mại.
Đàm phán trong thương mại quốc tế là quá trình trao đổi, thỏa thuận
các chủ thể về các điều kiện mua bán ký kết và thực hiện hợp đông mua
bán hàng hóa quốc tế.
2.1.2. Đặc điểm của đàm phán trong thương mại quốc tế
Đàm phán trong thương mại quốc tế có một số đặc điểm sau:
- Đàm phán là một khoa học: khoa học về phân tích giải quyết vấn đề
một cách hệ thống, theo phương châm tìm giải pháp tối ưu cho các bên
liên quan. Khi tham gia đàm phán các bên cần suy nghĩ, cân nhắc
những lợi ích lien quan tới các bên, phải tiến hành nghiên cứu, phân
tích đánh giá một cách có hệ thống, khách quan và toàn diện, dựa trên
các quy luật, quy tắc nhất định, trên cơ sở đó để xây dựng chiến lược
và chiến thuật đàm phán. Để có đàm phán thành công người đàm phán
phải trang bị rất nhiều thông tin về nhiều ngành khác nhau như:
marketing, luật, kế toán tài chính….
Đỗ Thị Lê_ K42E2
5
Luận văn tốt nghiệp Khoa: Thương Mại Quốc Tế
- Bên cạnh đó đàm phán còn là một nghệ thuật, đàm phán đòi hỏi người

đàm phán phải tinh tế, nhanh nhạy, mềm dẻo, linh hoạt, biết tùy cơ
ứng biến, thì mới có thể đạt được thành công. Hơn nữa, đàm phán là
quá trình do con người tham gia nên dù cùng một nội dung đàm phán
nhưng với những người khác nhau thì sẽ đem lại những kết quả khác
nhau. Do vậy có thể nói rằng đàm phán là một nghệ thuật và người
đàm phán là một nghệ sỹ.
- Đàm phán là quá trình thỏa hiệp về mặt lợi ích và thống nhất giữa các
mặt đối lập. Thông thường, khi tham gia đàm phán các bên đều có
những lợi ích đối lập nhau. Trong quá trình đàm phán các bên đều cố
gắng giành nhiều nhất những lợi ích về phía mình. Như vậy có thể
thấy, đàm phán là quá trình thỏa hiệp về lợi ích của các bên hay là sự
thống nhất giữa các mặt đối lập.
2.1.3. Các nguyên tắc trong đàm phán quốc tế
- Tập trung vào quyền lợi chứ không phải lập truờng, quan điểm: vì
con người tham gia vào quá trình đàm phán cho nên để có xúc cảm dẫn đến
việc trình bày và đánh giá các vấn đề thương lượng không được khách
quan. Hoặc quá tập trung vào lập trường mà ít quan tâm tới quyền lợi, hoặc
ngược lại thì rất khó để đi đến sự thoả thuận. Do vậy trogn quá trình đàm
phán các bên phải biết tách các cảm xúc ra khỏi các vấn đề đàm phán tập
trung vào quỳên lợi và ít tập trung vào lập trường. Nhưng vấn đề này nó
phụ thuộc nhiều vào yếu tố văn hoá, phong cách, tính cách của người đàm
phán.
- Đưa ra các phương án đôi bên cùng có lợi: Việc nghĩ ra các phương
án đôi bên cùng có lợi đòi hỏi phải có tầm suy nghĩ rộng lớn hơn chứ
không phải chỉ nghĩ đến phần riêng của mình. Tìm kiếm những phương án
đảm bảo hai bên cùng có lợi sẽ góp phần phát hiện ra những quyền lợi
chung, những vùng thoả thuận trong đàm phán đảm bảo được hiệu quả của
quá trình đàm phán.
Đỗ Thị Lê_ K42E2
6

Luận văn tốt nghiệp Khoa: Thương Mại Quốc Tế
- Kiên quyết bảo vệ những tiêu chuẩn khách quan: Một nguyên tắc cơ
bản trogn đàm phán là phải đảm bảo được tiêu chuẩn khách quan công
bằng, đặc biệt đối với đối tác là người không khoan nhượng và chỉ bảo vệ
lập trường của mình chứ không phải là quyền lợi, thì tốt nhất kiên quyết
đảm bảo các thoả thuận phải phản náh những tiêu chuẩn công bằng khách
quan không phụ thuộc vào lập trường của một bên nào.
2.1.4. Các hình thức trong đàm phán thương mại quốc tế
Căn cứ vào hình thức giao tiếp của đàm phán, đàm phán được chia
thành các loại:
2.1.4.1. Đàm phán trực tiếp
Đây là kiểu đàm phán mà các bên tham gia đàm phán gặp trực tiếp để
tiến hành trao đổi và thoả thuận về các điều kiện kinh doanh. Cách thức
này giúp các bên nắm bắt thái độ, tâm lý, phản hồi của nhau một cách dễ
dàng và trực tiếp, từ đó giúp các bên có thể điều chỉnh tốc độ của cuộc đàm
phán và cùng nhau tìm ra thoả thuận chung. Tuy nhiên đàm phán trực tiếp
yêu cầu phải có thời gian không gian cụ thể, phải có chuẩn bị chu đáo trong
đón tiếp, giao tiếp và trong các hoạt động khác liên quan. Đàm phán trực
tiếp là hình thức đàm phán có chi phí cao nhất trong ba hình thức. Đàm
phán trực tiếp được sử dụng phần lớn với những thương vụ có giá trị cao,có
tính chất phức tạp hoặc với những đối tác mới.
2.1.4.2. Đàm phán qua thư tín
Đàm phán qua thư tín là hình thức đàm phán thong qua việc trao đổi
thư thương mại. Đàm phán qua thư giúp tiết kiệm chi phí, có thời gian
chuẩn bị và diễn đạt ý kiến, có thể che giấu được những thái độ thật sự khi
cần thiết. Tuy nhiên đàm phán qua hình thức này không nhanh chóng đưa
đến kết quả chung vì mất nhiều thời gian xử lý thư và chuẩn bị để viết thư.
Đàm phán qua thư tín phù hợp với những hợp đồng có quy mô nhỏ, không
có tính chất phức tạp, các bên dễ dàng nhất trí với những điều kiện đưa ra.
Đỗ Thị Lê_ K42E2

7
Luận văn tốt nghiệp Khoa: Thương Mại Quốc Tế
2.1.4.3. Đàm phán qua điện thoại
Đàm phán qua điện thoại dễ dàng và nhanh chóng đảm bảo được tính
thời điểm. Nhưng, hình thức này đòi hỏi người tham gia thương lượng phải
có kỹ năng nghe nói ngoại ngữ tốt, có khả năng xử lý thông tin và ứng biến
nhanh.
Bên cạnh đó chi phí để thực hiện đàm phán qua điện thoại cao do phải
liên lạc đường dài giữa các quốc gia khác nhau. Mặt khác, không có gì làm
bằng chứng cho các thoả thuận. Hình thức đàm phán qua điện thoại được
sử dụng trong trường hợp cần thiết như sợ bị lỡ cơ hội kinh doanh hoặc chỉ
để xác nhận một vài chi tiết của hợp đồng. Hình thức này và hình thức đàm
phán qua thư tín thường kết hợp với nhau.
Các hình thức trên có thể được sử dụng độc lập nhưng cũng có thể sử
dụng kết hợp với nhau để đạt được hiệu qủ cao nhất.
2.1.5. Các chiến lược đàm phán
2.1.5.1. Chiến lược đàm phán kiểu cứng
Đàm phán kiểu cứng là một cuộc ganh đua về sức mạnh ý chí, một
bên dung thế lực để gây sức ép và buộc bên kia lùi bước, thái độ trong
thương lượng luôn cứng nhắc và cương quyết, lợi ích của bên này có được
dựa trên sự thua thiệt của bên kia.
Chiến lược đàm phán kiểu cứng thường được sử dụng bởi những nhà
đàm phán có cách tiếp cận kiểu thắng – thua. Trong đàm phán, mục tiêu và
động cơ chính của chiến lược này là tối đa hoá lợi ích của mình mà không
cần xây dựng quan hệ làm ăn dài lâu với đối tác. Tuy nhiên, chiến lược
đàm phán kiểu cứng sẽ không mang lại kết quả mong muốn cho người sử
dụng nếu đối tác cũng dùng chiến lược này chính là không thể xây dựng và
phát triển mối quan hệ làm ăn lâu dài giữa các bên.
2.1.5.2. Chiến lược đàm phán kiểu mềm
Đàm phán theo kiểu chiến lược mềm là cách đàm phán mà các bên

tham gia đàm phán đều coi nhau la bạn bè,bình đẳng, cùng tỏ rõ thiện chí
Đỗ Thị Lê_ K42E2
8
Luận văn tốt nghiệp Khoa: Thương Mại Quốc Tế
hợp tác và xây dựng niềm tin cho nhau, tôn trọng quyền lợi của nhau;
thương lượng trên quan điểm lập trường vì lợi ích chung, xác định nhưọng
bộ để đổi lấy nhượng bộ, lợi ích mà mỗi bên đạt được trên cơ sở hợp tác
giữa các bên.
Chiến lược đàm phán kiểu mềm thường được nhà đàm phán có cách
tiếp cận thắng - thắng sử dụng. Mục tiêu và động cơ chính của chiến lược
đàm phán kiểu mềm là tối đa hoá lợi iách chung để tối đa hoá lợi ích cho
chính mình, xây dựng mối quan hệ về lâu dài trên cơ sở hợp tác và cùng có
lợi nên các bên nhanh chóng đi tới thoả thuận. Tuy nhiên,nếu một trong các
bên sử dụng chiến lược đàm phán kiểu cứng trong cuộc đàm phán thì mục
tiêu và những kết quả mong muốn của chiến lược đàm phán kiểu mềm khó
có thể đạt được.
2.1.5.3. Chiến lược đàm phán kiểu nguyên tắc
Chiến lược đàm phán kiểu nguyên tắc là kiểu đàm phán mà các bên
tách riêng vấn đề quan hệ và vấn đề công việc, vị thế và lợi ích, trong quan
hệ thì mềm dẻo và hoà nhã nhưng trong công việc thì cứng rắn và kiên
định.
Trong ba chiến lược đàm phán, thì chiến lược đàm phán kiểu nguyên
tắc có nhiều ưu thế hơn cả, vì thế chiến lược này được dùng nhiều. Tuy
nhiên để sử dụng thành công chiến lược này cần phải có một số yêu cầu
nhất định, trong đó điều kiện quan trọng nhất là phải có đội ngũ cán bộ đàm
phán giỏi.
Mỗi chiến lược đàm phán có những ưu điểm, nhược điểm và trường
hợp áp dụng khác nhau. Do đó tuỳ thuộc vào những vị thế, sức mạnh, điều
kiện cụ thể mà doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định lựa chọn chiến
lược đàm phán cho phù hợp.

Đỗ Thị Lê_ K42E2
9
Luận văn tốt nghiệp Khoa: Thương Mại Quốc Tế
2.1.6. Phương pháp tiếp cận
2.1.6.1. Cách tiếp cận kiểu thắng - thua
Cách tiếp cận kiểu thắng - thua(win – lose) hay còn gọi là cách tiếp
cận kiểu phân chia là việc các bên cố gắng dùng mọi chiến lược và thủ
thuật để phân chia lợi ích làm cho mình càng nhiều lợi ích càng tốt. Cách
tiếp cận kiểu thắng – thua có ưu điểm là bên có sức mạnh và có thế lực có
thể tối đa hóa lợi ích của mình trước một bên yếu thế hơn. Tuy nhiên,cách
tiếp cận này cũng có những nhược điểm là không thể có thỏa thuận chung
nếu các bên đều áp dụng cách tiếp cận này vì không bên nào nhượng bộ
bên nào.
Cách tiếp cận kiểu thắng – thua thường được sử dụng khi một bên cho
rằng mình là người có thế lực và vị thế trên bàn đàm phán, như sức
mạnhveef kinh tế, công nghệ thông tin, có vị thế trên thương trường…. Các
bên có xu hướng dùng sức mạnh của mình để gây áp đảo đối phương, buộc
đối phương phải chấp nhận và nhượng bộ. Do đó, với cách tiếp cận này
cuộc đàm phán mang tính chất cạnh tranh, không khí đàm phán căng thẳng,
kết quả cuộc đàm phán đem lại tạo thành hai bên đối lập: bên thắng – bên
thua, bên được - bên mất.
2.1.6.2. Cách thức tiếp cận kiểu thua - thắng
Chiến lược đàm phán kiểu thua - thắng là cách tiếp cận trong đomotj
bên chủ động là bên thua, sẵn sàng nhượng bộ và tạo cơ hội, thuận lợi cho
đối tác thắng.
Đàm phán theo cách thức tiếp cận này có những ưu điểm giúp các bên
có được kết quả theo ý muốn, tạo cảm giác dễ chịu và ấn tượng tốt đẹp cho
đối tác, quan hệ trong tương lai được củng cố và phát triển. Tuy nhiên, nếu
bên được nhượng bộ, bên được tạo thuận lợi ở thế thắng không có tinh thần
hợp tác và không sẵn sàng nhượng bộ trong lần đàm phán tiếp theo thì quan

hệ giữa các bên không thể phát triển tốt đẹp và bên chủ động đàm phán
theo kiểu thua thắng cũng không thể có lợi ích như mong muốn.
Đỗ Thị Lê_ K42E2
10
Luận văn tốt nghiệp Khoa: Thương Mại Quốc Tế
2.1.6.3. Cách thức tiếp cận kiểu thắng – thắng
Cách thức tiếp cận kiểu thắng – thắng còn được gọi là cách tiếp cận
kiểu hội nhập hay kiểu hợp tác là việc các bên tham gia đàm phán với tinh
thần hợp tác (chứ không phải với thế mạnh, thế lực của mình), cùng nhau
tìm ra giải pháp tốt nhất để thỏa mãn lợi ích của nhau, để các bên tham gia
đều là những người thắng.
Trên cơ sở lợi ích của đối tác chung của các bên đều có trách nhiệm
bảo vệ lợi ích của đối tác cũng chính là bảo vệ lợi ích của chính mình. Bởi
vậy, các bên tham gia đàm phán với cách tiếp cận này sẵn sàng nhượng bộ
để đổi lấy sự nhượng bộ. Vì thế, cuộc đàm phán diễn ra với các tiếp cận
này mang tính hợp tác cao, để lại kết quả tốt đẹp cho tất cả các bên tham
gia nên còn được gọi là cách tiếp cận hợp tác hoặc hội nhập. Tuy nhiên,
cách tiếp cận này khó có thể sử dụng giữa các đối tác mà một trong các bên
có sức mạnh và thế lực hơn bởi khi đó bên có thế lực sẽ muốn sử dụng cách
tiếp cận thắng – thua để tối đa hóa lợi ích của mình, nói cách khác cách tiếp
cận đàm phán kiểu thắng – thắng không thể được sử dụng cho các bên
không có tinh thần và thái độ hợp tác.
2.1.7. Một số nét văn hóa kinh doanh của đối tác Trung Quốc ảnh
hưởng đến đàm phán
2.1.7.1. Khái niệm văn hóa
Theo định nghĩa văn hóa của UNESCO: “Văn hóa là tổng thể sống
động các hoạt động sáng tạo của các cá nhân và các cộng đồng trong quá
khứ, hiện tại, qua các thế kỷ hoạt động sáng tạo ấy hình thành nên hệ thống
các giá trị văn hóa, các truyền thống và cách thể hiện, đó là những yếu tố
xác định đặc tính riêng của mỗi dân tộc”

Theo bách khoa toàn thư Việt Nam: “Văn hóa là toàn bộ những hoạt
động sáng tạo và những giá trị của nhân dân một nước, một dân tộc về mặt
sản xuất vật chat và tinh thần trong sự nghiệp dựng nước giữ nước”
Đỗ Thị Lê_ K42E2
11
Luận văn tốt nghiệp Khoa: Thương Mại Quốc Tế
Như vậy có thể hiểu văn hóa bao gồm những giá trị vật chất và tinh
thần do con người sáng tạo ra và mang đặc thù riêng của mỗi dân tộc
2.1.7.2. Các yếu tố của văn hóa và tác động của các yếu tố văn hóa
đến quy trình đàm phán ký kết hợp đồng trong thương mại quốc tế
Các yếu tố chính của văn hóa đó là các quy định, tiêu chuẩn, mô hình
ứng xử được thừa nhận, sự phân tầng xã hội, tôn giáo, ngôn ngữ, giáo
dục,nghệ thuật và tính thẩm mỹ, văn hóa vật chất và điều kiện sống. Tất cả
các yếu tố ảnh hưởng đến phong cách, đến hành vi ứng xử của các thành
viên trong văn hóa đó.Nó tác động bằng nhiều cách đến các quá trình đàm
phán, đến những đặc tính phong cách của người đàm phán đến chiến lược
thương lượng được sử dụng trong đàm phán. Mỗi quốc gia đều có nền văn
hóa riêng và hình thành nên phong cách đàm phán riêng, do đó đàm phán
thương mại quốc tế bị ảnh hưởng lớn do sự khác biệt về nền văn hóa đó.
Khi tham gia đàm phán thương mại quốc tế các bên đều phải tìm hiểu về
văn hóa đàm phán của đối tác để có thể đạt được hiệu quả cao nhất.
2.1.7.3. Một số nét văn hóa kinh doanh của đối tác Trung Quốc ảnh
hưởng đến đàm phán
Trong vấn đề truyền đạt thông tin, nếu bạn không thông hiểu ngôn
ngữ của đối tác Trung Quốc, bạn cần có một thông dịch viên trong những
cuộc đàm phán và cả trong giao tiếp xã hội với họ. Tất cả ngôn ngữ, ý kiến
và cá tính của bạn sẽ được chuyển phát đến đối tác thông qua một người
phiên dịch viên của bạn. Do vậy, giao tiếp thông qua một người phiên dịch
không phải là một việc dễ dàng. Vì thế bạn phải biết làm thế nào để thông
điệp của bạn được phiên dịch một cách rõ ràng và dễ hiểu.

Người Trung Quốc rất chú trọng đến việc thu thập thông tin, họ không
thích những chuyện bất ngờ. Vì vậy, bạn nên thông báo để họ nắm bắt các
chi tiết, càng nhiều càng tốt. Hơn nữa, các cuộc thương thảo – giao dịch
qua lại cần được tiến hành một cách lặng lẽ, không nên tuyên truyền cho
nhiều người biết. Điều này ngăn cản những áp lực chính trị.
Đỗ Thị Lê_ K42E2
12
Luận văn tốt nghiệp Khoa: Thương Mại Quốc Tế
Họ cũng rất chú trọng đến vấn đề thiết lập quan hệ tốt. Mục tiêu của
họ không chỉ là những thỏa thuận trong một hợp đồng mà là một quan hệ
lâu dài cho những thương vụ tiếp theo.
Người Trung Quốc không thích nói “không” một cách thẳng thừng.
Họ sẽ gợi ý một cách gián tiếp. Do vậy, bạn phải cần cẩn thận để tránh rút
ra những kết luận tích cực từ những cái “vâng”, phải xác minh lại những
điều họ nói.
Trong quá trình thương thảo, có thể bạn sẽ nhận thấy rằng phía Trung
Quốc đang cố gắng tìm cách kéo dài các cuộc thảo luận, cốt là để làm cho
bạn mất kiên nhẫn. Nhưng sự trễ nải này cũng có thể là do các điều khoản
đang được phía Trung Quốc chuyển từ phía công ty này sang công ty khác
để cho ý kiến hay được chấp thuận. Họ thường dùng thủ thuật “thẩm
quyền” trong đàm phán. Người Trung Quốc thường nói “không có thẩm
quyền” nhưng thực ra họ có. Họ thường tỏ ra là người có quyền lực cho
đến khi xuất hiện vấn đề thì họ sẽ phải . “xin ý kiến của cấp trên”. Bạn hãy
kiên trì và không được bực bội, bởi vì họ có thể tận dụng sự mất kiên nhẫn
của bạn để ép bạn phải nhân nhượng thêm.
Một chiến thuật khác họ sử dụng khi đàm phán là thời gian. Họ hỏi
bạn ngay khi bạn vừa đến nơi là bạn rời Trung Quốc vào thời gian nào.
Nếu bạn đến Trung Quốc trong ba ngày, thì vào buổi trưa của ngày thứ ba
mới đưa ra những đề nghị và yêu cầu những quyết định cuối cùng của bạn.
Khi đó bạn sẽ lo lắng và có thể dễ dàng chấp nhận những thỏa thuận của

họ. Do đó, hãy khôn khéo đừng tỏ ra là nôn nóng về thời gian hơn là nội
dung thương lượng để tránh được rủi ro có thể mắc phải.
Trong quá trình đàm phán có nhứng đối tác giải quyết các vấn đề rất
nhanh chóng, nhưng ở Trung Quốc thì không. Quá trình đàm phán thường
bị kéo dài và gồm ba giai đoạn như sau:
- Gặp mặt không chính thức: bao gồm một nhóm nhỏ những người đại
diện, những cuộc gặp mặt này thường có tính chất xã giao và cần phải có
Đỗ Thị Lê_ K42E2
13
Luận văn tốt nghiệp Khoa: Thương Mại Quốc Tế
nhiều câu hỏi để tìm hiểu đối tác. Nhóm người tham gia ở giai đoạn này sẽ
tiếp tục cùng thảo luận và giải quyết những vấn đề trong suốt quá trình đàm
phán.
- Gặp mặt chính thức: bao gồm những nhà đàm phán được tuyển chọn,
những nhà đàm phán này sẽ biểu lộ rõ ràng sự đồng ý hay không đồng ý về
các vấn đề nêu ra giữa các bên. Tuy nhiên, đây vẫn chưa phải là giai đoạn
mà các thỏa thuận giữa hai bên được chính thức xác nhận.
- Giai đoạn ba: sẽ lặp lại một lần nữa những vấn đề đã đưa ra trong
giai đoạn hai. Trong một không khí “thân mật hơn”. Trong giai đoạn này,
những cam kết thực sự trong hợp đông sẽ được chính thức xác nhận bởi hai
bên trên văn bản.
Hai bên sẽ xác định một thời điểm cụ thể nào đó để tiến hành ký kết
hợp đồng chính thức. Đây là thời điểm thích hợp cho ban điều hành của
công ty bạn có mặt. Trong trường hợp có sử dụng người trung gian thì
người đó bắt buộc phải có mặt tại thời điểm đó.

2.2. Tổng quan tình hình nghiên cứu về hoạt động sản xuất kinh doanh
xuất nhập khẩu
Một số luận văn nghiên cứu về đàm phán ký kết hợp đòng thương mại
quốc tế tại thư viện trường đại học Thương Mại như:

- Đặng Thị Hồng Nhung – 2006 – Luận văn tốt nghiệp – Hoàn thiện quy
trình giao dịch đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu nguyên vật
liệu tại công ty cổ phần cao su Sao Vàng.
- Nguyễn Thu Phương – 2007 – Luận văn tốt nghiệp – hoàn thành quy
trình giao dịch đàm phán và ký kết hợp đồng xuất khẩu tại công ty
thương mại xây dựng và du lịch TCT.
- 2008 – Tăng cường hiệu lực quản trị quá trình đàm phán ký kết hợp
đồng nhập khẩu tại công ty công nghệ đa ngành.
Đỗ Thị Lê_ K42E2
14
Luận văn tốt nghiệp Khoa: Thương Mại Quốc Tế
- -2008 – Tăng cường hiệu lực quản trị quá trình đàm phán ký kết hợp
đồng tại công ty cổ phần dịch vụ và thương mại hàng không Airseco.
- Cung Thị Thắm – 2009 – Luận văn tốt nghiệp – Quản trị quy trình
đàm phán ký kết hợp đồng gia công xuất khẩu hàng dệt may của xí
nghiệp may Intimex Hà Nội.
Những bài báo, luận văn tốt nghiệp có nghiên cứu về đàm phán ký kết
hợp đòng trong thương mại quốc tế đã nêu lên được những lý luận cơ bản
về đàm phán ký kết hợp đồng thương mại quốc tế. Tuy nhiên, các luận văn
đó chỉ mới dừng lại ở việc hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng
thương mại quốc tế, chỉ mang tính chất chung chung chứ chưa đi sâu vào
một thị trường cụ thể.
Các luận văn có tại thư viện trường đại học Thương Mại có một số
luận văn nghiên cứu về hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần đầu tư
và phát triển công nghệ Niềm Tin Việt. Hiện nay, chưa có luận văn nào
nghiên cứu về quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu hóa chất từ
thị trường Trung Quốc của công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ
Niềm Tin Việt.
2.3. Quản trị quá trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu với
đối tác Trung Quốc

2.3.1. Lập kế hoạch đàm phán
Kế hoạch hóa hoạt động đàm phán của doanh nghiệp gồm hai phần là
lập kế hoạch đàm phán và điều chỉnh kế hoạch đàm phán. Sau khi phân tích
tình thế của môi trường đàm phán, người đàm phán phải tiến hành lập kế
hoạch đàm phán, trình tự lập kế hoạch đàm phán được tiến hành theo các
nội dung sau:
- Diễn giả sơ lược tình thế đàm phán
Trong phần này người lập kế hoạch cần phân tích khaki quát những
nét cơ bản của thị trường thế giơi, những đặc điểm của đối tác, văn hoá của
Đỗ Thị Lê_ K42E2
15
Luận văn tốt nghiệp Khoa: Thương Mại Quốc Tế
đối tác, của doanh nghiệp có lien quan, có tác động đến hoạt động đàm
phán, những điểm yếu điểm mạnh, những thuận lợi, khó khăn làm cơ sở
xác định mục đích mục tiêu đàm phán.
- Xác định mục đích và mục tiêu đàm phán
Xác định mục đióch đàm phán rất quan trọng, có tác dụng định hướng
và là đích đến của hoạt động đàm phán. Khi xác định mục đích phải đảm
bảo ba yêu cầu cơ bản sau: phải rõ rang dễ hiểu, phải phù hợp với mục đích
chung của doanh nghiệp, phải phù hợp với điều kiện cụ thể và có thể thực
hiện được.
Sau khi đã xác định được mục đích thì phải xác định mục tiêu, mục
tiêu cũng phải đảm bảo được các yêu cầu cơ bản sau: có định lượng, phù
hợp với mục đích đàm phán , định hướng được hành động.
Xác định mục tiêu và mục đích đàm phán có thể tiến hành theo các
bước sau:
+ Xác định mục đích mục tiêu của đối tác.
+ Xác định mục đích, mục tiêu của doanh nghiệp.
+ Các mục đích, mục tiêu tương tự nhau.
+ Các mục đích, mục tiêu khác nhau.

+ Đề xuất các ý tưởng phối hợp các mục đích và mục tiêu khác nhau.
Xác định mục tiêu đàm phán phải xác định được mục tiêu chung (mục
tiêu chính, các mục tiêu bổ trợ) và các mục tiêu cụ thể cho từng nội dung
đàm phán khác nhau.
• Lập kế hoạch hành động
Lập kế hoạch hành động bao gồm kế hoạch chiến lược, kế hoạch nhân
sự, kế hoạch về địa điểm và kế hoạch cho chương trình đàm phán, trong đó
lập kế hoạch về chiến lược, nhân sự và chương trình đàm phán là rất quan
trọng.
Đỗ Thị Lê_ K42E2
16
Luận văn tốt nghiệp Khoa: Thương Mại Quốc Tế
+ Lập kế hoạch về chiến lược là phải xác định được tư suy chiến lược,
các biên pháp chiến lược, các kỹ thuật cụ thể cho từng nội dung đàm phán
để đạt được mục tiêu đề ra.
Để lập kế hoạch chiến lược cần phải trả lời các câu hỏi sau:
 Chiến lược và kỹ thuật của đối tác là gì?
 Chúng ta phải đối xử với đối tác theo cách thức gì?
 Sẽ tác động như thế nào để đối tác cân nhắc những quan điểm
chủ chốt của mình?
 Khi nào thì thảo luận những mối quan tâm và mục tiêu nổi bật
của các bên?
 Tại sao các bên nên kiên trì để đạt được thoả thuận cuối cùng?
+ Lập kế hoạch chiến lược về nhân sự cần phải xác định được những
nhà đàm phán của đối tác, những người đã tham gia đàm phán với chúng
ta, những người mà chúng ta đã biết trước và những người mà chúng ta
chưa biết. Từ đó lập kế hoạch về nhân sự cho kế hoạch đàm phán của
chúng ta, xác định số lượng, thành phần tham gia và kế hoạch lựa chọn
đoàn đàm phán.
+ Lập chương trình đàm phán phải cụ thể, chi tiết từ khâu chuẩn bị,

tiến hành đàm phán và kiểm tra đánh giá rút kinh nghiệm sau khi đàm
phán.
• Kiểm tra điều chỉnh kế hoạch
Lập kế hoạch đàm phán chủ yếu là quá trình của một bên, dung các
thông tin về quá trình phân tích tình huống đàm phán của doanh nghiệp.
Trong thực tế, có nhiều thông tin và tình huống xảy ra mà người lập kế
hoạch không thể tiên liệu hết được, do đó phải thường xuyên kiểm tra tính
hợp lý của kế hoạch. Quá trình kiểm tra kế hoạch đàm phán có thể được
tiến hành theo trình tự:
+ Phân tích tình huống đàm phán.
Đỗ Thị Lê_ K42E2
17
Luận văn tốt nghiệp Khoa: Thương Mại Quốc Tế
+ Kiểm tra tính hợp lý của kế hoạch, xác định những nội dung bất hợp
lý cần điều chỉnh.
+ Xác định nguyên nhân của những tồn tại.
+ Xác định mức độ điều chỉnh.
+ Điều chỉnh kế hoạch cho hợp lý với điều kiện cụ thể.
2.3.2. Tổ chức đàm phán
2.3.2.1. Chuẩn bị đàm phán
* Chuẩn bị thông tin đàm phán
Hệ thống thông tin giữ một vị trí quan trọng trong hoạt động đàm
phán của doanh nghiệp, nó quyết định đến chất lượng của hoạt động đàm
phán. Như vậy, khi đàm phán doanh nghiệp cần phải thu thập và xử lý
thông tin hiệu quả mới đáp ứng tốt yêu cầu của hoạt động đàm phán.
- Yêu cầu về thông tin phục vụ cho hoạt đọng của đàm phán:
+ Cung cấp thông tin chính xác, đảm bảo độ tin cậy.
+ Nội dung thông tin theo đúng yêu cầu và dảm bảo tính cập nhật.
+ Cung cấp thông tin kịp thời.
_- Quy ttrình thu thập và xử lý thông tin của doanh nghiệp

+ Xác định nhu cầu thông tin và phân loại:
Để tiến hành thu thập và xử lý thông tin, vấn đề đầu tiên là phải xác
định các thông tin cần thiết. Các thông tin cần thiết được chia làm hai loại:
thông tin cung cấp đều đặn cho các nhà đàm phán, và những thông tin cần
thiết cho từng cuộc đàm phán chuyên biệt. Các thông tin đó có thể là:
 Các thông tin chung về thị trường như các thông tin về tình hình kinh
tế, chính trị, luật pháp, văn hoá, tập quán kinh doanh,…
 Các thông tin về hàng hoá: cơ cấu, chủng loại, thông số kích thước,
giá cả,…
 Thông tin chung về đối tác: quá trình hình thành và phát triển, hình
thức tổ chức, địa vị pháp lý, các mặt hàng kinh doanh, kinh nghiệm,
uy tín, khả năng tài chính,…
Đỗ Thị Lê_ K42E2
18
Luận văn tốt nghiệp Khoa: Thương Mại Quốc Tế
 Thông tin về đoàn phán của đối tác: thành phần, phong cách, mục
tiêu, chiến lược, kỹ thuật đàm phán đối tác thường sử dụng,…
+ Xác định nguồn thu thập thông tin:
Sau khi đã xác định nhu cầu và phan loại các thông tin cần thiết bước
tiếp theo là phải xác định nguồn và thu thập thông tin. Các nguồn thông tin
mà doanh nghiệp có thể thu thập được như:
 Thông tin của các tổ chức quốc té chuyên nghènh như WTO, ITC,
ESCAP,… hoặc thông tin của các tổ chức khu vực như EU, ASEAN,
APEC, NAFTA,…
 Thông tin từ sách báo thương mại do các tổ chức xuất bản, từ
Internet hoặc các phương tiện thông tin dại chúng.
 Thông tin từ các trung tâm xúc tiến, bộ Công thương, phòng Thương
Mại và Công Nghiệp Việt Nam – VCCI, từ ccs hiệp hội ngành nghề,
từ các sở giao dịch và các cơ quan chức năng khác.
 Thông tin từ đối tác, từ ngân hàng, công ty vận tải, ccs môi giới

trong và ngoài nước.
 Thông tin từ ghi chép nội bộ của doanh nghiệp, từ các chào hàng, hỏi
giá,…
 Thông tin từ các trung tâm dịch vụ thông tin.
+ Phân tích, xử lý lưu trữ và sử dụng thông tin: việc xử lý thông tin
cho phép xác định mói quan hệ giữa các hiện tượng, sự kiện bằng cách tập
hợp phân tích, hệ thống, so sánh lập luận, rút ra các kết luận cụ thể. Phân
tích xử lý thông tin đòi hỏi sự nhanh nhạy và phương pháp làm việc khoa
học của những nhà đàm phán. Khi lưu trữ các thông tin phải được phân loại
và lưu trữ khoa học để có thể quản lý kiểm soát và thuận tiệncho những lần
sủ dụng sau.
* Chuẩn bị nội dung đàm phán
Đỗ Thị Lê_ K42E2
19
Luận văn tốt nghiệp Khoa: Thương Mại Quốc Tế
Đoàn đàm phán cần xác định được nọi dung cần đàm phán, phương án
cho mỗi nội dung và trình tự đàm phán cho mỗi nội dung. Các bước xác
định nội dung đàm phán:
- Xác định nội dung cần đàm phán
Mỗi lĩnh vực kinh doanh khác nhau lại có những nội dung đàm phán
khác nhau. Nhưng nội dung của đàm phán cơ bản bao gồm: đàm phán để
thống nhất về các định nghĩa dùng trong hợp đồng, số lượng, quy cách sản
phẩm, bao bì ký hiệu mã, giá cả, thanh toán, thời gian, địa điểm giao hàng,
vận tải bảo hiểm, bảo hành kiểm tra hàng hoá, phạt và bồi thường thiệt hại,
nội dung bất khả kháng, trọng tài và một số nội dung khác.
- Lựa chọn phương án đàm phán
Trong mỗi cuộc đàm phán bao gồm nhiều nội dung cơ bản, trong mỗi
nội dung có nhiều tiểu mục, trong mỗi tiểu mục có nhiều phương án đàm
phán khác nhau. Trong khi đàm phán, người đàm phán phải nhận dạng
được tất cả các phương án có thể xảy ra để phân tích lựa chọn được những

phương án tối ưu nhất.
Có nhiều căn cứ để lựa chọn phương án đàm phán. Đó là:
+ Căn cứ vào đặc điểm của thị trường trong nước, thị trường ngoài
nước như tình hình kinh tế, chính trị, pháp luật, chính sách,…
+ Căn cứ vào tình hình của đối tác như điều kiện kinh doanh, những
thuận lợi, khó khăn,…
+ Căn cứ vào tình hình của doanh nghiệp như quy mô, điều kiện kinh
doanh, những thuận lợi, khó khăn,
+ Căn cứ điều kiện cụ thể của hoạt động kinh doanh cần đàm phán
như đặc điểm của phương thức kinh doanh, đặc điểm của hàng hoá,…
Các bước tiến hành lựa chọn phương án đàm phán:
+ Xác định các phương án có thể xảy ra trong mỗi tiểu mục của nội
dung đàm phán
Đỗ Thị Lê_ K42E2
20
Luận văn tốt nghiệp Khoa: Thương Mại Quốc Tế
Đây là một nội dung quan trọng vì cần phải xác định được tất cả các
phương án, từ đó biết được những ưu điểm, nhược điểm, thế manh điểm
yếu của doanh nghiệp và đối tác trong từng phương án sẽ giúp đoàn đàm
phán kiểm soát được chương trình đàm phán, lựa chọn phương án tốt nhất.
+ Lựa chọn phương án cần thuyết phục đối tác
Trong các phương án đàm phán, có nhiều nội dung doanh nghiệp cần
phải thuyết phục đối tác lựa chọn phương án của mình. Vì thế trong các nội
dung đàm phán người đàm phán phải xác định được nội dung nào có thể
nhượng bộ và những nội dung nào không thể nhượng bộ.
+ Lựa chọn phương án có thể chấp nhận được:
Trong các phương án có thể nhượng bộ, các doanh nghiệp cũng không
thể nhượng bộ vô điều kiện. Vì thế, doanh nghiệp cần xác định giới hạn có
thể nhượng bộ. Tuy nhiên, những phương án có thể nhượng bộ chính là
những điều kiện để doanh nghiệp đem trao đổi với đối tác trong quá trình

đàm phán.
+ Đánh giá hệ số quan trọng đối với từng phương án đàm phán
Trong các phương án có thể chấp nhận được, doanh nghiệp cần đánh
giá hệ số quan trọng đối với từng phương án theo thứ tụ từ quan trọng đến
ít quan trọng. Từ đó, khi đàm phán doanh nghiệp sẽ thuyết phục đối tác
đồng ý với những phương án có hệ số quan trọng. Từ đó, khi đàm phán
doanh nghiệp xé thuyết phục đối tác đồng ý với những phương án có hệ số
quan trọng nhất.
- Xác định trình tự đàm phán các nội dung
Khi đã xác định được nội dung đàm phán thì cần xác định thứ tự đàm
phán, nội dung nào đàm phán trước, nội dung nào đàm phán sau.
Các nội dung phải được xác định trình tự dựa trên các yêu cầu:
+ Sắp xếp theo một trình độ tự kế tiếp logic
+ Các nội dung quan trọng phải được đàm phán trước
Đỗ Thị Lê_ K42E2
21
Luận văn tốt nghiệp Khoa: Thương Mại Quốc Tế
+ Các nội dung được sắp xếp sao cho không bỏ sót các nội dung,
không trùng lặp hoặc chồng chéo, phải dễ hiểu, đầy đủ, mạch lạc.
* Chuẩn bị nhân sự
Chuẩn bị nhân sự đàm phán có vị trí quan trọng và đòi hỏi phải có sự
chuẩn bị chu đáo. Thành phần nhân sự trong đàm phán thương mại quốc tế
phải hội tụ đủ chuyên gia ở ba lĩnh vực: pháp lý, kỹ thuật và thương mại.
Sự phối hợp ăn ý nhịp nhàng của ba loại chuyên gia này là cơ sở quan
trọng trong quá trình đàm phán, để đi tới ký kết hợp đồng chặt chẽ, khả thi
và có hiệu quả.
Những người tham gia đàm phán phải là người có năng lực, trình độ
và kinh nghiệm tham gia vào các hoạt động giao dịch thương mại quốc tế,
có tinh thần sáng tạo, có đầu óc phân tích, phán đoán, tổng hợp, quyết
đoán, và phản ứng linh hoạt trước các tình huống, am hiểu về hàng hoá và

đối tác đàm phán, am hiểu thị trường và các ký thuậtđàm phán thương mại
quốc tế. Ngoài ra người đàm phán còn phải là người có phẩm chất đạo đức
tốt, có tinh thần trách nhiệm cao, trung thành với lợi ích quốc gia và dân
tộc, biết kết hợp lợi ích pháp nhân với lợi ích quốc gia. Để tổ chức một đàm
phán có hiệu quả cần phải đề ra những quy định chung cho đoàn đàm phán,
phân công trách nhiệm và tổ chức chuẩn bị cho đoàn đàm phán và cho từng
thành viên trong đoàn đàm phán.
* Chuẩn bị địa điểm
Địa điểm đàm phán có thể được lựa chọn ở nước người bán, nước
người mua, hoặc ở nước thứ ba. Dù chọn địa điểm ở đâu cũng phải đảm
bảo thời điểm tối ưu, và địa điểm đàm phán đảm bảo tâm lý thoải mái và
tiện nghi phù hợp cho tất cả các bên.
* Chuẩn bị chương trình làm việc
Cần có chương trình làm việc cụ thể, chi tiết và giao trước cho đối tác.
Từ đó có thể đàm phán được các phản ứng của đối tác trong các bước đi
tiếp theo của đàm phán.
Đỗ Thị Lê_ K42E2
22
Luận văn tốt nghiệp Khoa: Thương Mại Quốc Tế
2.3.2.2. Tiến hành đàm phán
* Giai đoạn tiếp cận
Giai đoạn tiếp cận là giai đoạn mở đầu cho đàm phán. Giai đoạn này
được giành cho việc thảo luận các vấn đề nằm ngoài vấn đề thương lượng
để giới thiệu các bên, cùng các câu nói lịch sự hoặc những câu chuyện về
đề tài kinh tế, thể thao, văn hóa nghệ thuật, thời tiết,… Thời gian tiếp cận
và chủ đề bàn đến trong giai đoạn này phụ thuộc văn hóa của các bên đàm
phán.
* Trao đổi thông tin
Trong giai đoạn trao đổi thông tin, những người đàm phán cung cấp
và thu nhận thông tin về nội dung của cuộc đàm phán để chuẩn bị cho giai

đoạn tiếp theo. Những thông tin này nhằm làm sáng tỏ những quan điểm,
củng cố một số luận chứng….có thể được cung cấp bằng lời nói, hoặc
không bằng lời nói. Yêu cầu các thông tin phải đầy đủ, dễ hiểu và có tính
thuyết phục cao. Đây là giai đoạn rất quan trọng, các thông tin làm cho các
bên hiểu được quan điểm, lập trường, mục tiêu và quyền lợi,… của nhau,
làm cơ sở phân tích tổng hợp để đưa ra các quyết định thuyết phục hay
nhượng bộ sau này, dẫn đến cuộc đàm phán đạt kết quả cao.
* Giai đoạn thuyết phục
Trên cơ sở các thông tin đã cung cấp cho đối tác và các thông tin
nhận được từ đối tác, người đàm phán phải tiến hành phân tích, so sánh
mục tiêu, quyền lợi chiến lược, những điểm mạnh, điểm yếu của đối
phương so với mình để đưa ra một chiến lược thuyết phục đối phương
nhượng bộ theo quan điểm của mình. Thực chất của giai đoạn này là giai
đoạn giành dật, bảo vệ quyền lợi của mình, thực hiện các mục tiêu đề ra.
Muốn đạt được kết quả cao nhất người đàm phán phải sử dụng kết hợp
nhiều kỹ năng và chiến lược đàm phán.
*Giai đoan nhượng bộ và thỏa thuận
Đỗ Thị Lê_ K42E2
23
Luận văn tốt nghiệp Khoa: Thương Mại Quốc Tế
Kết quả của quá trình đàm phán là kết quả của những thỏa hiệp và
nhượng bộ lẫn nhau. Sau giai đoạn thuyết phục sẽ xác định được tất cả các
mâu thuẫn còn tồn tại giữa hai bên mà cần phải có sự nhượng bộ và thỏa
thuận giữa các bên thì mới đưa cuộc đàm phán đến thành công.
Những nhượng bộ này có thể được thực hiện từng phần nhỏ kế tiếp
hoặc nhượng bộ toàn phần. Sự nhượng bộ là kết quả của những cái được và
cái thua trong thương lượng nên người đàm phán phải biết kết hợp chặt chẽ
giữa sự nhượng bộ của mình và nhượng bộ của đối tác làm sao để đàm
phán thành công mà các bên đều có lợi, đặc biệt là đạt được mục tiêu đàm
phán của mình.

2.3.2.3. Kết thúc đàm phán
Kết thúc quá trình đàm phán trong thương mại quốc tế có thế có hai
tình huống sau:
- Đàm phán không đến thống nhất khi bên đối tác đưa ra đề nghị không
thể chấp nhận được, hoặc trong quá trình đàm phán xuất hiện những
thông tin làm cho những thỏa thuận đối với ta không còn tính hấp dẫn
nữa, phương án kinh doanh không hiệu quả, hoặc không còn thực thi
được, thì điều tốt nhất là nên rút khỏi đàm phán. Khi rút khỏi đàm
phán phải tìm lý lẽ giải thích một cách hợp lý về việc ta không thể tiếp
tục đàm phán mà vẫn giữ được mối quan hệ tốt giữa các bên.
- Đàm phán thành công, các bên tiến hành ký kết hợp đồng hoặc các bên
đạt được những thỏa thuận nhất định và cần có đàm phán tiếp theo mới
có thể đi tới ký kết hợp đồng thì các bên phải tiến hành xác nhận
những thỏa thuận đã đạt được. Trong trường hợp trên tốt nhất là giành
được quyền chắp bút hoặc soạn thảo các hợp đồng đã thỏa thuận được.
2.3.3. Giám sát, điều hành, kiểm tra và đánh giá quá trình đàm phán
Sau mỗi lần đàm phán, bao giờ cũng cần phải phân tích đánh giá kết
quả của cuộc đàm phán so với mục tiêu đề ra và rút ra các bài học kinh
Đỗ Thị Lê_ K42E2
24
Luận văn tốt nghiệp Khoa: Thương Mại Quốc Tế
nghiệm cho các đàm phán tiếp theo. Doanh nghiệp có thể phân tích đánh
giá kết quả của cuộc đàm phán theo mô hình hoặc theo cách lập biểu.
Đỗ Thị Lê_ K42E2
25