Tăng cường hiệu lực quản trị quy trình đàm phán, ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm dầu nhờn tại công ty CP dầu nhờn quốc tế Việt Mỹ

GVHD: THS. MAI THANH HUYỀN CHUYÊN ĐỀ TỐT
NGHIỆP
TÓM LƯỢC
Đề tài: “Tăng cường hiệu lực quản trị quy trình đàm phán, ký kết hợp đồng nhập khẩu
sản phẩm dầu nhờn tại công ty CP dầu nhờn quốc tế Việt Mỹ (VietMyLube)” đã giải
quyết được các vấn đề sau:
Giới thiệu một cách khái quát về công ty CP dầu nhờn quốc tế Việt Mỹ.
Một số vấn đề cơ bản về quản trị quy trình đàm phán trong thương mại quốc tế.
Những nhân tố ảnh hưởng tới quản trị quy trình đàm phán hợp đồng nhập khẩu sản
phẩm dầu nhờn. Và thực tế công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập
khẩu sản phẩm từ thị trường châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ.
Những thành tựu và tồn tại trong quản trị quy trình đàm phán hợp đồng nhập khẩu
nguyên liệu với đối tác từ châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ, và các nguyên nhân của những
tồn tại đó. Từ đó, đưa ra một số giải pháp nhằm tăng cường công tác quản trị đàm phán với
đối tác châu Âu tại công ty.
Do thời gian thực tập không được nhiều, kinh nghiệm thực tế và hiểu biết còn hạn chế
nên luận văn không tránh khỏi những sai sót. Qua đó, em rất mong nhận được sự góp ý của
các thầy cô giáo và của các bạn sinh viên để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn.
SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG – K42E6 KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ
i
GVHD: THS. MAI THANH HUYỀN CHUYÊN ĐỀ TỐT
NGHIỆP
LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài nghiên cứu: “Quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng
nhập khẩu sản phẩm dầu nhờn từ thị trường châu Âu tại công ty CP dầu nhờn quốc tế Việt
Mỹ (VietMyLube)”, em đã tiến hành tìm hiều, nghiên cứu các vấn đề liên quan đến quản trị
quy trình đàm phán tại công ty CP Việt Mỹ dựa trên những kiến thức đã được học ở trường
Đại học Thương Mại. Do hạn chế về mặt kiến thức, kinh nghiệm thực tế, thông tin thu thập
chưa được phong phú nên trong luận văn không tránh khỏi những sai sót. Em mong rằng sẽ
nhận được sự đóng góp ý kiến và lời khuyên bổ ích của các thầy cô và các bạn để chuyên đề
của em được hoàn thiện hơn.

Qua đây, em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ, hướng dẫn rất nhiệt tình của cô giáo
ThS. Mai Thanh Huyền và các thầy cô giáo trường Đại học Thương mại, đồng thời em xin
gửi lời cảm ơn chân thành đến ban giám đốc cùng toàn thể cán bộ nhân viên trong Công ty
CP Việt Mỹ, đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này.
Em xin chân thành cảm ơn!
S.v:Nguyễn Tạ Thanh Quang
SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG – K42E6 KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ
ii
GVHD: THS. MAI THANH HUYỀN CHUYÊN ĐỀ TỐT
NGHIỆP
MỤC LỤC
DANH MỤC BẢNG BIỂU
- Biểu đồ2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh nhập khẩu của công ty CP Việt Mỹ.
- Biểu đồ 2.2: Kết quả hoạt động kinh doanh nhập khẩu nguyên liệu từ thị trường
châu Âu của công ty CP Việt Mỹ giai đoạn 2007 – 2009.
SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG – K42E6 KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ
iii
GVHD: THS. MAI THANH HUYỀN CHUYÊN ĐỀ TỐT
NGHIỆP
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
Viết tắt Nghĩa tiếng anh Nghĩa tiếng việt
APEC
Asia Pacific Economic
Cooperation
Diễn đàn Hợp tác Kinh tế châu Á –
Thái Bình Dương
ASEAN
Association of Southeast Asia
Nations
Hiệp hội các quốc gia Đông Nam Á

ITC International Trade Centre Trung tâm thương mại thế giới
NAFTA
North American Free Trade
Agreement
Hiệp định thương mại tự do Bắc Mỹ
TMQT Thương mại quốc tế
CP Trách nhiệm hữu hạn
XNK Xuất nhập khẩu
UNESCO
United Nations Educational
Scientific and Cultural
Organization
Tổ chức Giáo dục, Khoa học và Văn
hóa của Liên hiệp quốc
WTO World Trade Organization Tổ chức Thương mại thế giới
SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG – K42E6 KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ
iv
GVHD: THS. MAI THANH HUYỀN CHUYÊN ĐỀ TỐT
NGHIỆP
SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG – K42E6 KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ
v
GVHD: THS. MAI THANH HUYỀN CHUYÊN ĐỀ TỐT
NGHIỆP
CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN ĐỂ
KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU HÀNG HÓA
CỦA DOANH NGHIỆP
&*&
1.1 Tính cấp thiết của đề tài
Trong bối cảnh quốc tế hiện nay, hoạt động Thương mại quốc tế ngày càng phát triển

và có vai trò quan trọng hơn bao giờ hết. Thương mại quốc tế là con đường tất yếu để
các nước hội nhập vào nền kinh tế thế giới, tận dụng các lợi thế so sánh, khai thác
được các tiềm năng nội địa cũng như của nước ngoài đề phát triển kinh tế - xã hội, ổn
định chính trị của nước mình. Nền kinh tế thế giới nói chung và nền kinh tế Việt Nam
nói riêng đang đứng trước những cơ hội, đồng thời đang phải đối mặt với rất nhiều
thách thức.Trong bối cảnh đó, các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và công ty CP
Việt Mỹ nói riêng phải nỗ lực vươn lên thì mới có thể tồn tại và có được chỗ đứng
vững chắc trên thị trường.
Như đã biết, một trong những mắt xích quan trọng để tham gia vào nền kinh tế thế
giới đó là hoạt động xuất nhập khẩu. Để hoạt động xuất nhập khẩu diễn ra thì trước
hết phải có bản hợp đồng được ký kết giữa hai bên. Tuy nhiên, để hai bên đi đên ký
kết hợp đồng hợp tác làm ăn với nhau thì hai bên phải trải qua quá trình đàm phán để
thỏa thuận điều kiện với nhau. Công việc đàm phán để đi đến ký kết một bản hợp
đồng không phải là một công việc dễ dàng. Thực tế cho thấy, hoạt động đàm phán để
đi đến ký kết hợp đồng thương mại của các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và
công ty CP Việt Mỹ nói riêng còn nhiều hạn chế. Số lượng cuộc đàm phán thành
công còn chưa cao.
Đối với công ty CP Việt Mỹ, hiện nay nguồn sản phẩm nhập khẩu từ thị trường châu
Âu chiếm tỷ trọng hơn 35% tổng sản phẩm nhập khẩu của công ty, vì thế nó được
đánh giá vô cùng quan trọng đối với hoạt động sản xuất của công ty. Để có được
những nguồn nguyên liệu này, công ty đã phải trải qua rất nhiều cuộc đàm phán với
nhiều đối tác khác nhau. Đàm phán với các đối tác nước ngoài từ trước tới nay thành
SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ1
GVHD: THS. MAI THANH HUYỀN CHUYÊN ĐỀ TỐT
NGHIỆP
công có, thất bại có; và thành công hay thất bại đều phụ thuộc vào hiệu quả của công
tác quản trị quy trình đàm phán của công ty. Hiện nay, công ty rất quan tâm đến công
tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu nguyên liệu với các
đối tác châu Âu và công tác đó đã dần được hoàn thiện hơn, tuy nhiên vẫn còn một số
tồn tại cần phải khắc phục.

Với lý do trên, em đã lựa chọn đề tài: “Quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp
đồng nhập khẩu nguyên liệu từ thị trường châu Âu tại công ty CP dầu nhờn quốc
tế Việt Mỹ(VietMyLube,JSC)” làm đề tài nghiên cứu cho luận văn tốt nghiệp của
mình.
1.2 Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài
Dựa trên cơ sở những kiến thức đã được học và qua thời gian tìm hiểu thực tế
cũng như những tài liệu thu thập được, em đã lựa chọn đề tài là: “Quản trị quy trình
đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm từ châu Âu tại công ty CP Việt
Mỹ(VietMyLube,JSC)” làm đề tài nghiên cứu cho luận văn tốt nghiệp của mình.
Chuyên đề của em tập trung nghiên cứu về thực trạng công tác quản trị quy trình đàm
phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu hàng hóa từ châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ,
đồng thời đưa ra các giải pháp, đề xuất nhằm tăng cường công tác quản trị quy trình
đàm phán đó.
Đề tài đi sâu nghiên cứu đối tượng: công tác quản trị quy trình đàm phán nhập
khẩu sản phẩm với đối tác châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ trong giai đoạn từ năm
2007 – 2009 với phương pháp nghiên cứu như điều tra trắc nghiệm, phỏng vấn trực
tiếp và thu thập số liệu thứ cấp.
1.3 Mục đích nghiên cứu
Thứ nhất, chuyên đề củng cố kiến thức, một số vấn đề cơ bản về đàm phán trong
TMQT và công tác quản trị quy trình đàm phán trong TMQT đã được học thông qua việc
tiếp cận tìm hiểu thực trạng hoạt động thực tiễn tại công ty CP Việt Mỹ.
SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ2
GVHD: THS. MAI THANH HUYỀN CHUYÊN ĐỀ TỐT
NGHIỆP
Thứ hai, trên cơ sở lý thuyết và tình hình thực tế của công ty, chuyên đề đề xuất một
số giải pháp nhằm tăng cường công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng
nhập khẩu sản phẩm từ châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ.
1.4 Phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu
sản phẩm từ thị trường châu Âu.

- Không gian nghiên cứu: nghiên cứu thực trạng tại công ty CP Việt Mỹ.
- Thời gian nghiên cứu: tiến hành nghiên cứu thực trạng trong giai đoạn từ năm 2007
đến năm 2009.
- Phương pháp nghiên cứu: điều tra trắc nghiệm, phỏng vấn trực tiếp và thu thập số
liệu thứ cấp.
- Thị trường nghiên cứu: Thị trường châu Âu.
1.5 Một số khái niệm và phân định nội dung của vấn đề quản trị quy trình
đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu
1.5.1:Một số khái niệm về quản trị quy trình đàm phán
- Đàm phán là gì? Trong thực tế nghiên cứu có rất nhiều khái niệm về đàm phán nói
chung và đàm phán thương mại quốc tế (TMQT) nói riêng.
Theo giáo sư Roger Fisher và giáo sư William Ury: “Đàm phán là phương tiện
cơ bản để đạt được cái mà người ta mong muốn từ người khác. Đó là quá trình giao
tiếp có đi có lại, được thiết kế nhằm đạt thỏa thuận trong khi giữa ta và đối tác có
những quyền lợi có thể chia sẻ và những quyền lợi đối kháng”. Như vậy, nguyên nhân
của đàm phán là động cơ quyền lợi hối thúc và mục đích của đàm phán là chia sẻ quyền
lợi trong khi có những bất đồng.
Đàm phán là một quá trình trong đó hai bên hoặc nhiều bên – có thể là cá nhân,
nhóm hoặc các tổ chức xã hội lớn hơn ảnh hưởng qua lại trong việc đưa đến những
thỏa thuận để đưa ra những hướng dẫn và quy tắc ứng xử tương lai. Đàm phán có thể
được thực hiện giữa các quốc gia như trong cuộc đàm phán ba bên giữa Mỹ, Canada,
Mexico để ký kết Hiệp định thương mại tự do Bắc Mỹ ( NAFTA).
SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ3
GVHD: THS. MAI THANH HUYỀN CHUYÊN ĐỀ TỐT
NGHIỆP
Như vậy có thể định nghĩa, đàm phán thương mại là một quá trình mà các bên tiến
hành thương lượng, thỏa thuận nhằm thống nhất các mối quan tâm chung và những
quan điểm bất đồng dựa trên các yếu tố thiết yếu của hợp đồng thương mại.
- Đàm phán trong thương mại quốc tế cũng có những đặc điểm chung như
đàm phán các loại hợp đồng thông thường khác như:

Đàm phán là một khoa học: khoa học về phân tích giải quyết vấn đề một cách hệ
thống, theo phương châm tìm giải pháp tối ưu cho các bên liên quan.
Đàm phán là một nghệ thuật: đàm phán là một quá trình thao tác ở mức nhuần nhuyễn
các kỹ năng giao dịch, bao gồm khả năng thuyết phục và chấp nhận sự thuyết phục, khả
năng sử dụng các tiểu xảo đàm phán, sự khôn khéo lựa chọn thời gian và cách thức thực
hiện những tiểu xảo đó.
Đàm phán là quá trình thỏa hiệp về mặt lợi ích và thống nhất giữa các mặt đối lập.
Thông thường khi tham gia đàm phán các bên đều có những lợi ích đối lập nhau. Trong quá
trình đàm phán các bên thường cố gắng giành nhiều nhất những lợi ích về phía mình.
Ngoài ra, hoạt động đàm phán trong thương mại quốc tế cũng có những đặc điểm
riêng biệt, đó là:
Đàm phán trong TMQT thường chịu sự điều chỉnh của một hoặc một số điều ước
quốc tế song phương hoặc đa phương, hoặc quy định của hệ thống pháp luật một quốc gia
nhất định với tư cách là khuôn khổ pháp lý.
Đàm phán trong TMQT luôn chịu sự chi phối, tác động của các quy luật kinh tế. Bên
cạnh đó, nó còn bị chi phối, ảnh hưởng bởi phương pháp và thủ thuật kinh doanh, đặc biệt
là phương pháp marketing quốc tế và cạnh tranh.
Đàm phán trong TMQT thường chịu ảnh hưởng bởi sự biến động của nền kinh tế và
thị trường quốc tế có tính chất thường xuyên, liên tục.
Đàm phán trong TMQT thường chịu ảnh hưởng của các yếu tố chính trị và ngoại giao
do có yếu tố quốc tế và thường liên quan tới ít nhất hai quốc gia khác nhau.
- Trong đàm phán TMQT thường sử dụng ba hình thức đàm phán cơ bản là: đàm
phán qua thư tín, đàm phán qua điện thoại và đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp.
Đàm phán qua thư tín:
Đàm phán qua thư tín là hình thức trao đổi thông tin giữa các đối tác bằng hình thức viết
thư.
SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ4
GVHD: THS. MAI THANH HUYỀN CHUYÊN ĐỀ TỐT
NGHIỆP
Hình thức đàm phán qua thư tín cho phép đàm phán được nhiều bạn hàng nhưng lại

giảm được chi phí đàm phán. Các quyết định đưa ra được cân nhắc kỹ lưỡng, có thể che
giấu những thái độ thật sự khi cấn thiết. Tuy nhiên, đàm phán qua thư tín có hạn chế là khó
kiểm soát được ý đồ của đối tác, hơn nữa việc trao đổi bằng thư từ đòi hỏi thời gian dài, do
đó dễ mất cơ hội kinh doanh. Đàm phán bằng thư tín thường được áp dụng cho các hợp
đồng đơn giản, có quy mô vừa và nhỏ, không có tính chất phức tạp, các bên dễ dàng nhất trí
với các điều kiện đưa ra.
Đàm phán qua điện thoại:
Ngày nay, cùng với sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật thông tin liên
lạc thì hình thức đàm phán qua điện thoại ngày càng trở nên phổ biến. Ưu điểm nổi bật của
hình thức này là tiết kiệm được thời gian, nó cho phép ta nắm bắt được cơ hội kinh doanh
nhanh chóng. Mặt khác, đàm phán kinh doanh qua điện thoại thì không có gì làm bằng
chứng hợp pháp cho sự thoả thuận của các bên. Đàm phán qua điện thoại thường sử dụng
để thoả thuận các chi tiết nhỏ trong hợp đồng, hoặc hợp đồng kinh doanh đơn giản với quy
mô nhỏ.
Đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp
Đây là hình thức đàm phán mà các bên gặp gỡ mặt đối mặt để thoả thuận các điều
khoản trong hợp đồng. Trong quá trình đàm phán trực tiếp thì các bên nắm bắt được tâm lý
và phản ứng của nhau một cách trực tiếp thông qua cử chỉ, vẻ mặt, điệu bộ . . . qua đó các
bên có thể tác động đến quan điểm và mong muốn của nhau bằng cách thức cụ thể để đi
đến sự thống nhất chung, tìm ra giải pháp dung hoà lợi ích của các bên. Hình thức đàm
phán trực tiếp đòi hỏi chi phí cao cho các hoạt động đón tiếp, đi lại và ăn ở của đối tác. Khi
áp dụng hình thức này đòi hỏi nhà đàm phán phải có một kế hoạch đàm phán khoa học, linh
hoạt trong giải quyết các tình huống.
- Các phương pháp tiếp cận trong quá trình đàm phán thương mại quốc tế:
Phương pháp tiếp cận kiểu thắng – thua (win – lose): hay còn gọi phương
pháp tiếp cận cạnh tranh. Khi áp dụng phương pháp này chúng ta coi đàm phán như
một cuộc cạnh tranh, thậm chí là các bên có thể sử dụng kỹ thuật hay kỹ xảo để đảm
bảo phần thắng thuộc về mình. Phương pháp này có ưu điểm là bên có sức mạnh và
có thế lực có thể tối đa hóa lợi ích của mình trước một bên yếu thế hơn. Tuy nhiên,
SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ5

GVHD: THS. MAI THANH HUYỀN CHUYÊN ĐỀ TỐT
NGHIỆP
phương pháp này cũng có những nhược điểm là không có thỏa thuận chung nếu các
bên đều sử dụng phương pháp tiếp cận này vì không bên nào nhượng bộ bên nào.
Với phương pháp tiếp cận này, cuộc đàm phán thường mang tính chất cạnh
tranh, không khí đàm phán căng thẳng, kết quả của cuộc đàm phán tạo thành hai bên
đối lập: bên thắng – bên thua, bên được – bên mất.
Phương pháp tiếp cận kiểu thắng – thắng (win – win): hay còn gọi phương
pháp tiếp cận hợp tác, đây là cách tiếp cận mà trong quá trình đàm phán, các bên sẽ
trình bày quan điểm của mình và trong quá trình trao đổi sẽ có sự nhượng bộ lẫn nhau
để đi đến thống nhất mối quan tâm chung, đảm bảo hai bên cùng có lợi.
Ưu điểm của phương pháp tiếp cận này là giúp các bên có được kết quả như
mong muốn, tạo cảm giác dễ chịu và ấn tượng tốt đẹp cho đối tác, quan hệ trong
tương lai được củng cố và phát triển. Tuy nhiên, phương pháp tiếp cận này khó có thể
sử dụng giữa các đối tác mà một trong các bên có sức mạnh và thế lực hơn trên bàn
đàm phán.
1..5.2:Phân định nội dung của quản trị quy trình đàm phán trong TMQT:
Lập kế hoạch đàm phán
Lập kế hoạch đàm phán là công việc chuẩn bị trực tiếp cho việc đàm phán như tổ
chức thu thập và xử lý thông tin, xây dựng kế hoạch, chương trình đàm phán, luyện tập việc
thực hiện các chiến thuật đàm phán cụ thể… Trình tự lập kế hoạch đàm phán được tiến
hành theo các nội dung sau:
 Diễn giải sơ lược tình thế đàm phán:
Trong phần này người lập kế hoạch cần phân tích, đánh giá khái quát những nét cơ
bản của thị trường thế giới, những đặc điểm của đối tác, văn hóa đàm phán của đối tác, của
doanh nghiệp có liên quan có tác động tới hoạt động đàm phán, những điểm yếu, điểm
mạnh, những thuận lợi, khó khăn làm cơ sở xác định mục đích và mục tiêu đàm phán thông
qua việc thu thập những thông tin cần thiết. Cụ thể như:
- Thu thập thông tin về thị trường: Luật pháp và tập quán buôn bán; đặc điểm của nhu
cầu trên thị trường; các loại thuế và chi phí; các nhân tố chính trị và xã hội; Các điều kiện

về khí hậu, thời tiết….
SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ6
GVHD: THS. MAI THANH HUYỀN CHUYÊN ĐỀ TỐT
NGHIỆP
- Thu thập thông tin về đối tượng kinh doanh: Công dụng và đặc tính; xu hướng biến
động cung cầu, giá cả; các chỉ tiêu về số lượng, chất lượng….
- Thu thập thông tin đối tác:
+ Mục tiêu, lĩnh vực hoạt động và những khả năng.
+ Tổ chức nhân sự: Tìm hiểu quyền hạn bên kia, ai là người có quyền quyết định.
+ Lịch làm việc: Nếu nắm được lịch làm việc của bên kia, có thể sử dụng yếu tố thời
gian để gây sức ép.
+ Xác định nhu cầu, mong muốn của đối tác. Sơ bộ định dạng đối tác.
- Thu thập thông tin về đối thủ cạnh tranh: Cần nhận biết đối thủ cạnh tranh của mình
là ai để có những biện pháp khắc phục và cạnh tranh lại. Từ đó đánh giá những điểm mạnh,
điểm yếu của mình so với đối thủ cạnh tranh.
 Xác định mục đích và mục tiêu đàm phán:
Xác định mục đích đàm phán rất quan trọng, có tác dụng định hướng và đích đến của
hoạt động đàm phán. Khi xác định mục đích đàm phán phải đảm bảo được ba yêu cầu cơ
bản sau: phải rõ ràng, dễ hiểu, phải phù hợp với mục đích chung của doanh nghiệp, phải
phù hợp với điều kiện cụ thể và có thể thực hiện được.
Mục tiêu đề ra càng cụ thể càng tốt, và đương nhiên phải tính đến các yếu tố như: tính
thực tế, mối quan hệ giữa kết quả và chi phí, mức độ chấp nhận….Doanh nghiệp có thể lựa
chọn:
- Một mục tiêu cao nhất - kết quả có thể đạt được tốt nhất.
- Một mục tiêu thấp nhất - kết quả thấp nhất, vẫn có thể chấp nhận.
- Một mục tiêu trọng tâm- cái mà bạn thực sự mong muốn được giải quyết........
Xác định mục đích và mục tiêu đàm phán có thể tiến hành theo các bước sau:
- Xác định mục đích, mục tiêu của đối tác.
- Xác định mục đích, mục tiêu của doanh nghiệp.
- So sánh, đối chiếu và phân loại các mục đích, mục tiêu:

+ Các mục đích, mục tiêu tương tự nhau
+ Các mục đích, mục tiêu khác nhau
- Đề xuất các ý tưởng phối hợp các mục đích và mục tiêu khác nhau.
SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ7
GVHD: THS. MAI THANH HUYỀN CHUYÊN ĐỀ TỐT
NGHIỆP
Khi xác định mục tiêu đàm phán phải xác định được các mục tiêu chung và mục tiêu
cụ thể cho từng nội dung đàm phán khác nhau.
 Lập kế hoạch hành động
Lập kế hoạch hành động bao gồm kế hoạch chiến lược, kế hoạch nhân sự, kế hoạch
về địa điểm, thời gian và kế hoạch cho chương trình đàm phán.
• Lập kế hoạch về chiến lược là phải xác định được tư duy chiến lược, thái độ
chiến lược và các biện pháp chiến lược cụ thể cho từng nội dung đàm phán để đạt được
mục tiêu đề ra. Để lập kế hoạch chiến lược cần phải trả lời các câu hỏi sau:
- Chiến lược và kỹ thuật của đối tác là gì?
- Sử dụng hình thức đàm phán nào để thuận lợi cho cả hai bên?
- Làm như thế nào để đối tác cân nhắc những quan điểm chủ chốt của mình?
- Khi nào sẽ tiến hành những mối quan tâm và mục tiêu của các bên?
- Tại sao các bên nên kiên trì để đạt được thỏa thuận cuối cùng?
• Lập kế hoạch chiến lược về nhân sự cần phải xác định được những nhà đàm phán
của đối tác là ai?, thành phần đoàn đàm phán của đối tác bao gồm những ai?. Từ đó, lập kế
hoạch về đội ngũ nhân sự cho đàm phán của mình bao gồm những thành phần nào, trưởng
đoàn đàm phán là ai? trách nhiệm và quyền hạn của các đàm phán viên như thế nào?.
Chúng ta cần phải xác định rõ số lượng, thành phần của đoàn đàm phán và kế hoạch lựa
chọn đoàn đàm phán.
• Lập chương trình đàm phán phải cụ thể, chi tiết từ khâu chuẩn bị, tiến hành đàm
phán và giám sát, điều hành, kiểm tra, đánh giá rút kinh nghiệm sau khi đàm phán.
 Kiểm tra, điều chỉnh kế hoạch:
Lập kế hoạch chủ yếu là kế hoạch của một bên, dùng các thông tin về quá trình phân
tích tình huống đàm phán của doanh nghiệp. Trong thực tế, có nhiều thông tin và tình

huống xảy ra mà người lập kế hoạch không thể tiên liệu hết được, do đó phải thường xuyên
giám sát, kiểm tra tính hợp lý của kế hoạch. Quá trình kiểm tra kế hoạch đàm phán có thể
được tiến hành theo trình tự sau:
- Phân tích tình huống đàm phán.
- Kiểm tra tính hợp lý của kế hoạch, xác định những nội dung bất hợp lý cần phải
điều chỉnh.
SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ8
GVHD: THS. MAI THANH HUYỀN CHUYÊN ĐỀ TỐT
NGHIỆP
- Xác định nguyên nhân của các nội dung bất hợp lý.
- Xác định mức độ điều chỉnh hợp lý.
- Tiến hành điều chỉnh kế hoạch cho hợp lý với điều kiện cụ thể.
Tổ chức đàm phán
Tổ chức đàm phán sẽ bao gồm: chuẩn bị đàm phán, tiến hành đàm phán và kết thúc
đàm phán.
 Chuẩn bị đàm phán:
Chuẩn bị đàm phán là chuẩn bị các điều kiện cần thiết để tiến hành đàm phán như
chuẩn bị nội dung, chuẩn bị dữ liệu thông tin, chuẩn bị nhân sự đàm phán, lựa chọn thời
điểm và địa điểm đàm phán, chuẩn bị chương trình đàm phán, chuẩn bị các kế hoạch và
những phương ánh đàm phán.
Để đàm phán thành công cần phải có sự chuẩn bị một cách chu đáo cho cuộc đàm
phán. Chuẩn bị tốt sẽ tạo cho nhà đàm phán sự tự tin cần thiết khi tiến hành đàm phán.
Ngược lại, không chuẩn bị tốt sẽ khiến cho nhà đàm phán dễ bộc lộ yếu điểm của mình và
rơi vào thế bị động, bất lợi.
• Chuẩn bị thông tin đàm phán:
Hệ thống thông tin giữ một vị trí quan trọng trong hoạt động đàm phán của doanh
nghiệp, nó quyết định đến chất lượng của hoạt động đàm phán. Như vậy, khi đàm phán,
người đàm phán phải làm chủ được những tài liệu, những thông tin liên quan bằng cách chủ
động thu thập và phân tích một cách có hệ thống những số liệu và thông tin đã thu thập
được.

Yêu cầu về thông tin phục vụ cho hoạt động đàm phán:
- Cung cấp thông tin chính xác, đảm bảo độ tin cậy.
- Nội dung thông tin theo đúng yêu cầu và đảm bảo tính cập nhật.
- Cung cấp thông tin kịp thời.
Mỗi doanh nghiệp có cách thu thập thông tin và xử lý thông tin khác nhau. Tuy
nhiên, quy trình thu thập và xử lý thông tin của các doanh nghiệp bao gồm các bước sau:
- Xác định thông tin cần thiết phục vụ cho các nhà quản trị và cho quá trình đàm
phán. Cụ thể các thông tin đó là:
SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ9
GVHD: THS. MAI THANH HUYỀN CHUYÊN ĐỀ TỐT
NGHIỆP
+ Các thông tin về thị trường như: tình hình kinh tế, chính trị,VH, luật pháp…
+ Các thông tin về hàng hóa như: cơ cấu, thông số, kích thước, giá cả…
+ Thông tin chung về đối tác: quá trình hình thành và phát triển, hình thức tổ chức,
các mặt hàng kinh doanh, khả năng tài chính, thương hiệu….
+ Thông tin về đoàn đàm phán của đối tác: thành phần, phong cách, mục tiêu, chiến
lược, kỹ thuật đàm phán thường sử dụng…
+ Thông tin về đối thủ cạnh tranh: cần nhận biết đối thủ cạnh tranh của mình là ai để
có những biện pháp khắc phục và cạnh tranh lại.
- Xác định nguồn thu thập thông tin:
Mỗi doanh nghiệp có thể thu thập thông tin từ các nguồn thông tin khác nhau, nhưng
họ phải biết thông tin từ nguồn nào là có giá trị, nguồn thông tin nào là đáng tin cậy. Các
nguồn thông tin mà doanh nghiệp có thể thu thập được:
+ Thông tin từ sách báo, từ Internet hoặc các phương tiện thông tin đại chúng.
+ Thông tin từ các tổ chức quốc tế hoặc các tổ chức khu vực chuyên ngành như:
WTO, ITC, ASEAN, APEC,….
+ Thông tin từ các đối tác, từ ngân hàng, công ty môi giới….
+ Thông tin từ ghi chép nội bộ của doanh nghiệp, từ các chào hàng, hỏi giá…
+ Thông tin từ các trung tâm xúc tiến, từ các hiệp hội ngành nghề…
- Phân tích, xử lý, lưu trữ và sử dụng thông tin: việc xử lý thông tin cho phép xác

định các mối quan hệ giữa các hiện tượng, sự kiện bằng cách tập hợp, phân tích, hệ thống,
so sánh, lập luận và rút ra các kết luận cụ thể.
• Chuẩn bị chiến thuật, kỹ thuật đàm phán
Trước khi tiến hành đàm phán với đối tác thì công tác chuẩn bị chiến lược, kỹ thuật
đàm phán là vô cùng quan trọng.
Việc chuẩn bị chu đáo, kỹ lưỡng các kỹ thuật đàm phán phù hợp cũng rất quan trọng,
nó sẽ mang lại sự tự tin cho các nhà đàm phán.
• Chuẩn bị nội dung đàm phán:
Nhà quản trị cần phải xác định được nội dung cần đàm phán là gì, phương án cho
mỗi nội dung và trình tự đàm phán cho mỗi nội dung là như thế nào. Công tác chuẩn bị nội
dung đàm phán cần phải xác định được:
SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ10
GVHD: THS. MAI THANH HUYỀN CHUYÊN ĐỀ TỐT
NGHIỆP
- Nội dung cụ thể cần đàm phán là gì?
- Lựa chọn phương án đàm phán:
Trong mỗi cuộc đàm phán bao gồm nhiều nội dung cơ bản, mỗi nội dung cần xác
định các phương án đàm phán khác nhau.
Khi tiến hành lựa chọn phương án đàm phán, nhà đàm phán phải:
+ Xác định các phương án có thể xảy ra, phương án có tính khả thi sẽ giúp đoàn
đàm phán kiểm soát được chương trình đàm phán, lựa chọn phương án tốt nhất.
+ Xác định phương án nào cần thuyết phục đối tác: xác định phương án nào cần
phải thuyết phục đối tác lựa chọn và phương án nào có thể nhượng bộ.
+ Lựa chọn phương án có thể chấp nhận được: Trong các phương án có thể nhượng
bộ cần phải xác định giới hạn có thể nhượng bộ chứ không thể nhượng bộ vô điều kiện.
+ Đánh giá độ quan trọng đối với từng phương án đàm phán: Trong các phương án
có thể chấp nhận được, doanh nghiệp cần đánh giá phương án nào có độ quan trọng nhất
cần ưu tiên đưa ra đàm phán trước để thuyết phục đối tác đồng ý.
- Xác định trình tự đàm phán các nội dung:
Khi đã xác định được nội dung đàm phán, thì cần xác định, sắp xếp nội dung nào

đàm phán trước, nội dung nào đàm phán sau, các nội dung quan trọng phải được đàm phán
trước.
• Chuẩn bị nhân sự
Con người là yếu tố quyết định đến kết quả của cuộc đàm phán. Do đó, chuẩn bị nhân
sự đàm phán có vị trí quan trọng và đòi hỏi phải có sự chuẩn bị chu đáo.
- Tiêu chí để tuyển chọn đoàn đàm phán: Thành phần nhân sự trong đàm phán thương
mại quốc tế phải hội tụ đủ chuyên gia ở 3 lĩnh vực: pháp lý, kỹ thuật và thương mại. Sự
phối hợp ăn ý nhịp nhàng của 3 loại chuyên gia này là cơ sở rất quan trọng trong quá trình
đàm phán để đi đến ký kết một hợp đồng chặt chẽ, khả thi và hiệu quả cao.
- Tiêu chí để chọn trưởng đoàn đàm phán: Do tính chất phức tạp của đàm phán
TMQT trưởng đoàn đàm phán phải là những người hội tụ đủ các yếu tố như: có năng lực,
kiến thức, trình độ, có phẩm chất đạo đức, có kinh nghiệm đã từng tham gia vào các hoạt
động giao dịch thương mại quốc tế, có đầu óc phân tích, phán đoán, quyết đoán và phản
ứng linh hoạt trước mọi tình huống.
SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ11
GVHD: THS. MAI THANH HUYỀN CHUYÊN ĐỀ TỐT
NGHIỆP
• Chuẩn bị thời gian và địa điểm đàm phán:
Địa điểm đàm phán có thể được lựa chọn ở nước người bán, nước người mua hoặc
nước thứ ba. Song phải chọn được thời điểm tối ưu và địa điểm đàm phán đảm bảo tâm lý
thoải mái và tiện nghi phù hợp cho tất cả các bên. Khi hai bên đã có ý định tiên hành đàm
phán thì thời gian và địa điể đàm phán nên được các bên thỏa thuận rồi đưa ra quyết định.
• Chuẩn bị chương trình làm việc: Doanh nghiệp cần có chương trình làm việc cụ
thể, chi tiết và giao trước cho đối tác. Từ đó có thể phán đoán được các phản ứng của đối
tác trong các bước tiếp theo của đàm phán.
 Tiến hành đàm phán
Tiến hành đàm phán là cuộc đối thoại giữa hai hay nhiều bên để bàn bạc và tiến tới
thống nhất một số hoặc tất cả các vấn đề được nêu ra mà trước đó các bên chưa thống nhất
được. Tiến hành đàm phán trong kinh doanh nhập khẩu bao gồm bốn giai đoạn:
• Giai đoạn tiếp cận:

Giai đoạn tiếp cận là giai đoạn mở đầu cho đàm phán. Giai đoạn này được giành cho
việc thảo luận các vấn đề nằm ngoài vấn đề thương lượng để giới thiệu các bên. Mục đích
của giai đoạn này đó là xây dựng bầu không khí thân thiện hợp tác với đối tác trước khi
bước vào công tác đàm phán.
 Giai đoạn trao đổi thông tin:
Trong giai đoạn này, những người đàm phán cung cấp và thu nhận thông tin về nội
dung của cuộc đàm phán để chuẩn bị cho giai đoạn tiếp theo. Những thông tin này nhằm
làm sáng tỏ những quan điểm, củng cố một số luận chứng…có thể được cung cấp bằng lời
nói, hoặc không bằng lời nói. Chính vì vậy, các nhà đàm phán phải thật khéo léo để có
được những thông tin từ phía đối tác, có được những thông tin thực sự đầy đủ, dễ hiểu và
có tính thuyết phục cao.
 Giai đoạn thuyết phục:
Trên cơ sở các thông tin đã cung cấp cho đối tác và các thông tin nhận được từ phía
đối tác, các nhà đàm phán phải tiến hành phân tích, so sánh mục tiêu, quyền lợi, chiến lược,
những điểm mạnh, điểm yếu của đối phương so với mình để đưa ra quyết định thuyết phục
nhượng bộ theo quan điểm của mình. Thực chất giai đoạn thuyết phục là giai đoạn giành
SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ12