“Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND thị xã Quảng Yên, tỉnh Quảng Ninh”.

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Sinh thời, Chủ tịch Hồ Chí Minh căn dặn “Công tác văn phòng có tầm
quan trọng đặc biệt, giúp cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộ văn
phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết không đúng… Cho nên, phải
luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, năng lực công tác và giữ bí mật”. Thấm
nhuần lời dạy của Bác, trong những năm qua, các cán bộ, công chức, viên chức
và nhân viên Văn phòng HĐND và UBND thị xã đã luôn tuyệt đối trung thành,
tận tâm tận tụy với công việc, đoàn kết, chủ động, sáng tạo, không ngừng nỗ lực
phấn đấu tu dưỡng trau dồi kiến thức và kỹ năng, vươn lên hoàn thành xuất sắc
mọi nhiệm vụ được giao phó.
Văn phòng là bộ máy làm việc của HĐND và UBND thị xã, là "tai", là
"bộ nhớ", "bộ lọc" để giúp lãnh đạo thu thập, sàng lọc thông tin, Văn phòng còn
là cái "cổng" phải qua trong việc truyền đạt, theo dõi kiểm tra việc thực hiện các
ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo, Văn phòng còn là "bộ mặt" của cơ quan hành chính,
là cầu nối giữa nhà nước với nhân dân. Hàng ngày, Văn phòng còn phải tiếp xúc
quan hệ công tác với nhiều đối tượng, có mối quan hệ rộng, đối nội, đối ngoại,
chăm lo hậu cần. Việc “nắm được tình hình” chính là tính nhạy bén, sáng tạo,
chuyên nghiệp trong khả năng dự báo, khả năng “bài binh bố trận” của cán bộ
Văn phòng để đưa ra được những đề xuất đúng đắn trong hoạt động tham mưu,
giúp việc cho các cấp lãnh đạo.
Trước sự phát triển nhanh về kinh tế - xã hội của thị xã, đòi hỏi Văn
phòng HĐND và UBND thị xã phải có sự đổi mới mạnh mẽ thì đáp ứng được
yêu cầu nhiệm vụ đặt ra trong tình hình mới. Do đó, việc nghiên cứu, đánh giá
một cách khách quan, đầy đủ thực trạng, từ đó đưa ra các giải pháp để nâng cao
chất lượng hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND thị xã là một việc làm
cần thiết trong giai đoạn hiện nay. Từ những nhận xét trên em xin chọn phân
tích đề tài: “Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn
phòng HĐND và UBND thị xã Quảng Yên, tỉnh Quảng Ninh”.
2. Mục đích nghiên cứu
- Nghiên cứu lý luận về Văn phòng và hoạt động của Văn phòng cấp

quận, huyện, thị xã, thành phố (gọi chung là cấp huyện);
- Đánh giá thực tiễn hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND thị xã
Quảng Yên để thấy được những thành tựu và hạn chế;
- Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng
HĐND và UBND thị xã Quảng Yên.
3. Phạm vi nghiên cứu
Do thời gian có hạn nên khóa luận chỉ tập trung nghiên cứu hoạt động của
Văn phòng HĐND và UBND thị xã Quảng Yên trong khoảng thời gian từ năm
2012 đến năm 2014.
4. Đối tượng nghiên cứu
Hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND thị xã Quảng Yên và một số
hoạt động như: Quản trị văn phòng; Văn phòng được đưa vào nghiên cứu, đối
chiếu hoạt động.
5. Giả thiết nghiên cứu
- Một là, Văn phòng HĐND và UBND thị xã Quảng Yên đóng vai trò
quan trọng đối với việc đạt hiệu quả quản lý, điều hành của HĐND và UBND
thị xã Quảng Yên.
- Hai là, hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND thị xã Quảng Yên
cần tiếp tục đổi mới để góp phần thiết thực, hiệu quả hơn vào hoạt động quản lý
hành chính nhà nước của HĐND và UBND thị xã Quảng Yên.
- Ba là, để hoạt động có hiệu quả thì có nhiều biện pháp, song các biện
pháp này phải phù hợp với thực tiễn của thị xã Quảng Yên, của văn phòng và
đồng bộ với nhau.
6. Phương pháp nghiên cứu
Nghiên cứu này vận dụng phương pháp duy vật biện chứng và một số
phương pháp cụ thể như: Khảo sát, phân tích, đối chiếu, so sánh, thống kê, tổng
hợp …
7. Bố cục của khóa luận
Kết cấu của khóa luận gồm 03 phần:
+ Phần mở đầu

+ Phần nội dung: Gồm 03 chương
Chương 1. Cơ sở lý luận về Văn phòng và hoạt động của Văn phòng
Chương 2. Thực tiễn hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND thị xã
Quảng Yên.
Chương 3. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của
Văn phòng HĐND và UBND thị xã Quảng Yên.
+ Kết luận.
2
Chương 1
Lý luận chung về Văn phòng và hoạt động của Văn phòng
I. Đặt vấn đề
1. Lý luận chung về Văn phòng
1.1. Khái niệm về Văn phòng
1.2. Chức năng của Văn phòng
1.2.1. Chức năng tham mưu tổng hợp
1.2.2. Chức năng hậu cần
1.3. Nhiệm vụ của Văn phòng
1.4. Vai trò của Văn phòng trong cơ quan, tổ chức
2. Lý luận chung về hoạt động của Văn phòng
2.1. Nội dung hoạt động của Văn phòng
2.1.1. Xây dựng lịch công tác, lịch hoạt động của HĐND và UBND thị xã
2.1.2. Thu thập, xử lý, quản lý thông tin, văn bản
2.1.3. Soạn thảo, phát hành, quản lý văn bản
2.1.4. Công tác lưu trữ
2.1.5. Công tác đối nội, đối ngoại
2.1.6. Bảo đảm hậu cần, quản trị hành chính cơ quan
2.1.7. Bảo đảm an toàn, an ninh, chăm lo đời sống nhân viên
2.1.8. Tổ chức hội họp
2.2. Các yếu tố ảnh hưởng tới hoạt động của Văn phòng
2.2.1. Yếu tố bên trong

2.2.2. Yếu tố bên ngoài
3. Quản trị văn phòng
3.1. Mục tiêu của quản trị văn phòng
3.2. Các nội dung của quản trị văn phòng
II. Tiểu kết chương
3
Chương 2
Thực tiễn hoạt động của Văn phòng HĐND
và UBND thị xã Quảng Yên
I. Đặt vấn đề
1. Giới thiệu khái quát về HĐND và UBND thị xã Quảng Yên
1.1. Chức năng, nhiệm vụ của HĐND và UBND thị xã Quảng Yên
1.1.1. Chức năng nhiệm vụ của HĐND thị xã
1.1.2. Chức năng nhiệm vụ của UBND thị xã
1.2. Cơ cấu tổ chức của HĐND và UBND thị xã Quảng Yên
1.2.1. Cơ cấu tổ chức của HĐND thị xã
1.2.2. Cơ cấu tổ chức của UBND thị xã
2. Giới thiệu khái quát về Văn phòng HĐND và UBND thị xã
2.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND và UBND thị xã
2.1.1. Vị trí
2.1.2. Chức năng
2.1.3. Nhiệm vụ
- Tham mưu tổng hợp, giúp HĐND và Thường trực HĐND
- Tham mưu tổng hợp, giúp UBND thị xã
- Tham mưu tổng hợp, giúp Chủ tịch UBND thị xã
- Bảo đảm thông tin phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của
UBND, Chủ tịch UBND thị xã
2.2. Cơ cấu tổ chức, nhân sự của Văn phòng HĐND và UBND thị xã
2.3. Cơ sở vật chất, điều kiện làm việc
2.3.1 Cơ sở vật chất

2.3.2. Điều kiện làm việc
3. Nội dung hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND thị xã
3.1. Nghiệp vụ thu thập và xử lý thông tin
3.2. Nghiệp vụ soạn thảo văn bản
3.3. Nghiệp vụ tiếp nhận và quản lý văn bản
3.3.1. Tiếp nhận văn bản đến
3.3.2. Quản lý văn bản đi
3.4. Nghiệp vụ quản lý và sử dụng con dấu
4
3.5. Nghiệp vụ lưu trữ
3.6. Nghiệp vụ xây dựng chương trình, kế hoạch cho cơ quan và lãnh đạo
3.7. Nghiệp vụ tổ chức hội họp
4. Thực trạng hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND thị xã
trong những năm qua
4.1. Một số kết quả hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND thị xã
4.1.1. Công tác tham mưu tổng hợp, giúp Thường trực HĐND, UBND thị
xã tổ chức và điều hành công việc
4.1.2. Công tác tiếp công dân, tham mưu giải quyết đơn thư, kiến nghị,
khiếu nại, tố cáo
4.1.3. Công tác tiếp nhận, giải quyết hồ sơ theo cơ chế một cửa, công tác
hành chính quản trị, nội vụ
4.1.4. Công tác quản lý Nhà nước về dân tộc, công tác đối nội, đối ngoại
4.1.5. Công tác xây dựng Văn phòng và tổ chức các phong trào thi đua
4.2. Đánh giá chung
4.2.1. Ưu điểm
4.2.2. Tồn tại, hạn chế
4.2.3. Nguyên nhân của những hạn chế tồn tại
4.3. Bài học kinh nghiệm
5. Đánh giá tổng thể
II. Tiểu kết chương

5
Chương 3
Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn
phòng HĐND và UBND thị xã Quảng Yên
1. Một số định hướng hoạt động của cơ quan
2. Một số giải pháp cụ thể
2.1. Giải pháp nâng cao chất lượng nhân sự
2.2. Hoàn thiện mô hình tổ chức văn phòng
2.3. Giải pháp về tổ chức bộ máy, xây dựng đội ngũ cán bộ
2.4. Giải pháp tăng cường đầu tư vào các trang thiết bị làm việc văn
phòng, ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật
2.5. Giải pháp đổi mới, hoàn thiện công tac quản lý, điều hành trong văn
phòng
2.6. Đối với công tác tham mưu tổng hợp
2.7. Đối với công tác tiếp công dân, tham mưu giải quyết đơn thư, kiến
nghị, khiếu nại, tố cáo
2.8. Đối với công tác hành chính quản trị, nội vụ
2.9. Đối với công tác quản lý Nhà nước về dân tộc, hoạt động đối nội, đối
ngoại
3. Kiến nghị, đề xuất
6
KẾT LUẬN
Những năm gần đây, Văn phòng HĐND và UBND thị xã đã có nhiều đổi
mới, Công tác tham mưu tổng hợp, cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt
động của HĐND, UBND, bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của
HĐND, UBND từng bước nâng cao chất lượng, góp phần tích cực vào tăng
cường hiệu quả hoạt động của HĐND, UBND đáp ứng yêu cầu ngày càng cao
trong chỉ đạo điều hành phát triển kinh tế - xã hội của thị xã. Văn phòng đã thực
hiện tốt hơn chức năng xây dựng và quản lý Chương trình, kế hoạch công tác
của UBND thị xã; nâng cao chất lượng công tác tham mưu tổng hợp; chủ động

đề xuất và tổ chức thực hiện nhiều giải pháp đổi mới trên các lĩnh vực, đặc biệt
là trong các chương trình, nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội, cải cách hành chính,
đổi mới phong cách làm việc, bảo đảm thông tin , góp phần thiết thực nâng cao
chất lượng hoạt động của HĐND và công tác chỉ đạo, điều hành của UBND, Chủ
tịch UBND; giúp UBND thị xã nâng cao chất lượng hội họp, giảm bớt giấy tờ hành
chính, giải quyết kịp thời các yêu cầu bức xúc mà thực tiễn đặt ra.
Tuy nhiên, trước sự phát triển về kinh tế - xã hội của đất nước nói chung
và sự phát triển của thị xã Quảng Yên nói riêng thì đòi hỏi công tác Văn phòng
cơ quan hành chính nhà nước cần phải đổi mới mạnh mẽ thì mới đáp ứng được
nhiệm vụ đặt ra, mới xứng đáng là cơ quan tham mưu tổng hợp. Để đạt được
điều đó Văn phòng HĐND và UBND thị xã phải đổi mới, linh hoạt trong công tác
tham mưu tổng hợp, phục vụ sự chỉ đạo điều hành của lãnh đạo thị xã.
Sau một quá trình nghiên cứu, dựa trên cơ sở thu thập, tổng hợp, phân
tích, Đề án đã đánh giá thực trạng trong hoạt động cơ quan Văn phòng trong
thời gian qua và chỉ ra một số hạn chế tồn tại. Đồng thời, đưa ra một số nhiệm
vụ và giải pháp hữu ích để Văn phòng HĐND và UBND thị xã thì có thể triển
khai thực hiện trong thời gian tới nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Hy
vọng rằng, khi được triển khai thực hiện Đề án sẽ góp phần quan trọng vào phục
vụ tốt sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo thị xã. Tuy nhiên, chắc chắn rằng Đề
án không tránh khỏi những khiếm khuyết, hạn chế nhất định.
Với tinh thần cầu thị tiến bộ, tôi rất rất mong được đón nhận ý kiến góp ý,
tham gia của các thầy giáo, cô giáo để đề Đề án khi đưa vào áp dụng được hoàn
thiện hơn nữa.
Xin trân trọng cảm ơn !

7
TÀI LIỆU THAM KHẢO
- Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003;
- Luật Cán bộ, Công chức ngày 13/11/2008;
- Nghị quyết số 753/2005NQ-UBTVQH11 ngày 02/4/2005 của Ủy ban

Thường vụ Quốc hội về Ban hành Quy chế hoạt động của HĐND năm 2005;
- Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ về việc
quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã,
thành phố thuộc tỉnh; Nghị định số 12/2010/NĐ-CP ngày 26/02/2010 của Chính
phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 14/2008/NĐ-CP ngày
04/02/2008;
- Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014 của Chính phủ về việc
quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã,
thành phố thuộc tỉnh;
- Nghị định số 36/2013/NĐ-CP ngày 22/4/2013 của Chính phủ quy định
về vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức;
- Nghị quyết số 30C/NQ-CP ngày 08/11/2011 của Chính phủ về Ban hành
Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011 - 2020;
- Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02/8/2007 của Thủ tướng Chính
phủ về Ban hành Quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước;
- Quyết định số 858/QĐ-TTg ngày 16/4/2010 của Thủ tướng Chính phủ
về phê duyệt Đề án đổi mới công tác tiếp công dân;
- Chỉ thị số 25-CT/TU ngày 28/02/2014 của Ban Thường vụ Tỉnh ủy về
việc triển khai thực hiện Kết luận số 64-KL/TW ngày 28/5/2013 Hội nghị lần
thứ Bẩy, BCH Trung ương (khóa XI) về “Một số vấn đề tiếp tục đổi mới, hoàn
thiện hệ thống chính trị từ Trung ương đến cơ sở”;
- Quyết định số 1439-QĐ/TU ngày 04/4/2014 của Ban Thường vụ Tỉnh
ủy về Phê duyệt Đề án “Tiếp tục đổi mới cơ cấu tổ chức, nâng cao chất lượng,
hiệu quả hoạt động của HĐND các cấp tỉnh Quảng Ninh, giai đoạn 2013- 2021,
định hướng đến năm 2030”;
- Quyết định số 22/2012/QĐ-UBND ngày 25/5/2012 của UBND thị xã về
việc Ban hành Quy chế làm việc của UBND thị xã;
- Quyết định số 15/2012/QĐ-UBND ngày 04/4/2012 của UBND thị xã
Quảng Yên “V/v Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Văn phòng HĐND và UBND thị xã Quảng Yên”.

8
LỜI CÁM ƠN
Em xin chân thành cám ơn Ban giám đốc trường Học viện Hành chính
Quốc gia và các thầy cô giáo bộ môn trong các khoa của Học viện đã giảng dạy
cho em kiến thức về lý luận, nghiệp vụ Văn phòng để em có cơ sở lý luận để
viết bài.
Em xin chân thành cám ơn sự chỉ bảo, giúp đỡ tận tình của các đồng chí lãnh
đạo, cán bộ, công chức, viên chức Văn phòng HĐND và UBND thị xã Quảng Yên
đã giúp em giải đáp những khó khăn, khúc mắc để em hoàn thiện Đề án.
Đặc biệt, em xin chân thành cám ơn những lời nhận xét, sự chỉ bảo tận
tình của cô giáo hướng dẫn để bài khóa luận của em được hoàn thiện tốt nhất.
Quảng Ninh, ngày 10/01/2015
Học viên
Nguyễn Văn Tuyền
9
MỤC LỤC
10