Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng cho khách hàng cá nhân tại Công ty Cổ phần HC – Phát triển Công nghệ Smart Parking
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (655.37 KB, 64 trang )
Để hoàn thành tốt bài khóa luận tốt nghiệp này, ngoài sự cố gắng của bản thân,
em còn nhận được sự động viên giúp đỡ quý báu từ thầy cô, gia đình và bạn bè.
Lời cảm ơn đầu tiên, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến TS. Nguyễn Thị Thu
Thủy, đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt quá trình viết khóa luận tốt nghiệp.
Em chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế,
Trường Đại học Thương Mại đã tận tình truyền đạt kiến thức trong bốn năm học tập.
Với vốn kiến thức được tiếp thu trong quá trình học không chỉ là nền tảng cho quá
trình nghiên cứu khóa luận mà còn là hành trang, là tiền để để em bước vào đời một
cách vững chắc và tự tin.
Em chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo và tập thể nhân viên Công ty CP HC –
Phát triển Công nghệ Smart Parking đã cho phép và tạo điều kiện thuận lợi để em thực
tập, khảo sát tại Công ty, giúp đỡ em rất nhiều trong việc thu thập số liệu, nắm bắt
các thông tin về quá trình hoạt động kinh doanh, tình hình ứng dụng CNTT cũng
như triển khai HTTT trong công ty.
Với sự hiểu biết có hạn, nội dung của bài khóa luận không thể tránh khỏi
những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô trong
khoa và tập thể cán bộ công nhân viên của công ty Cổ phần HC – Phát triển Công
nghệ Smart Parking, cùng với những độc giả quan tâm để đề tài được hoàn thiện hơn.
Cuối cùng em kính chúc quý Thầy, Cô dồi dào sức khỏe và thành công trong sự
nghiệp. Đồng kính chúc tập thể Công ty Cổ phần HC – Phát triển Công nghệ Smart
Parking luôn dồi dào sức khỏe, đạt được nhiều thành công tốt đẹp trong công việc.
SVTH: Nguyễn Tuấn Anh
!"# $!% !" &'
!"# $!( !" &'
)*(%
)*(( !"#$ %& '
)*(+()*+,-.) /0
)*(,12+*+34&.5+ 6 /0
)*(-(+*+#7,8!7) /9
)*(.7:2 25+&*3!7 /
)*+% ;+<=>? !+ 0@
)*+(AB>? !+= 9C
/(%D+"EF*.;GHI
!JH:
/C
/+% J#KAL 00
/+(J#K +K>? !+ 09
/++J#KAL3 0
/+,J#KL3/ 0M
/+-J#KN3/ 0'
/+.J#K+O3/ 0'
/+0J#K3/ 0P
/+1J#K5+!%IQ 0P
/+2R"5+! 0@
/+%3R>+ 9
/+%%R>+ S=# 9/
/+%(L#4N= 90
/+%+LNN>T= 99
/+%,.=# 9
!"# $!+ !" &'
)4 56(%AI+#K,N 6E#$N<,-: /'
)4 56((AI+#K,N 6E#$7< /P
)4 56(+AI+#K,N 6E#$< /@
56(%J#K"=$NO+.
56((R75+!&!7 P
56(+$5+">U!5+ 6 @
56(,V;O+WF3 M
!"# $!, !" &'
!"
CBCNV Cán bộ công nhân viên
CNTT Công nghệ thông tin
CSDL Cơ sở dữ liệu
DN Doanh nghiệp
HĐKD Hoạt động kinh doanh
HĐQT Hội đồng quản trị
NSD Người sử dụng
HTTT Hệ thống thông tin
NV Nhân viên
QLBH Quản lý bán hàng
TMĐT Thương mại điện tử
XNK Xuất nhập khẩu
!"# $!- !" &'
#$%&'
!" !"
CRM Customer Relationship Management Hệ thống quản trị quan hệ khách hàng
DSS Decision Support Systems Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định
ERP Enterprise Resource Planning Hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp
ES Expert System Hệ thống chuyên gia
ESS Executive Support Systems Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành
HDD Hard Disk Drive Ổ cứng máy tính
LAN Local Area Network Mạng máy tính cục bộ
MIS Management Information Service Hệ thống thông tin phục vụ quản lý
RAM Random Access Memory Một loại bộ nhớ chính của máy tính.
SCM Supply Chain Management Hệ thống quản trị chuỗi cung ứng
SQL Structured Query Language Ngôn ngữ truy vấn mang tính cấu trúc
SRM Supplier Relationship Management Hệ thống quản trị quan hệ nhà cung cấp
TPS Transaction Processing System Hệ thống thông tin xử lý giao dịch
!"# $!. !" &'
()*+,-./012+,3
45672565/89:*.;<
.5=>9?@=.=2
1.1. ABCDEF'G!"%HF%!ICD JGKL!'
Ngày nay, với sự đa dạng của các hoạt động kinh doanh thì việc quản lý và điều
hành các hoạt động kinh doanh đó càng trở nên phức tạp hơn, yêu cầu độ chính xác và
tính hiệu quả cao hơn. Doanh nghiệp khó có thể tiến hành thuận lợi các hoạt động kinh
doanh khi lượng thông tin cần xử lý ngày càng nhiều, yêu cầu về độ chính xác và thời
gian xử lý ngày càng cao. Mỗi doanh nghiệp xây dựng hoặc có nhu cầu hoàn thiện một
HTTT ở mức tối ưu nhất để quản lý các hoạt động trong doanh nghiệp đã trở thành
một nhu cầu không thể thiếu.
Việc xây dựng và hoàn thiện một HTTT đáp ứng yêu cầu quản lý của doanh
nghiệp đã trở nên khá phổ biến ở các mặt như: quản lý nguồn tài chính – kế toán, quản
lý nhân sự, quản lý khách hàng, quản lý bán hàng,… Và HTTT quản lý bán hàng là
một trong những HTTT quản lý đang được các doanh nghiệp quan tâm khá nhiều. Hệ
thống thông tin quản lý bán hàng là một trong những hệ thống ứng dụng tích hợp ưu
việt trong việc quản lý và thực hiện bán hàng. Với hệ thống này, các nhà quản lý kinh
doanh sẽ thấy được bức tranh tổng thể về khách hàng và tình hình kinh doanh, cho
phép đưa ra các quyết định dựa trên các số liệu trực tuyến thực tế, giúp kiểm soát quá
trình bán hàng nhằm đem lại lợi nhuận cao. Các nhà quản lý và nhân viên kinh doanh
có thể truy cập các thông tin về : thời gian, tiến độ công việc, khách hàng, hợp đồng,
doanh số bán hàng giúp đẩy nhanh hoạt động kinh doanh và hoàn thành các hợp
đồng sớm. Bất kể việc bán hàng được thực hiện qua website hay tại showroom và các
đại lý. Hệ thống quản lý bán hàng hỗ trợ tự động hoá quá trình bán hàng và chuyển
giao thông tin kịp thời và chính xác giúp cải thiện công tác quản lý điều hành, gia tăng
doanh thu, lợi nhuận và phát triển quan hệ khách hàng.
HTTT quản lý bán hàng giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong công tác quản lý
hoạt động bán hàng như quản lý xuất, nhập hàng tại kho, các sản phẩm đã được bán tới
người tiêu dung. HTTT quản lý bán hàng cho phép người quản lý có được những
thông tin về hoạt động kinh doanh một cách nhanh chóng. Bên cạnh đó, các thông tin
về khách hàng lưu trữ trong CSDL giúp cho việc chăm sóc khách hàng được tốt hơn.
HTTT quản lý bán hàng còn có thể là một công cụ, một vũ khí chiến lược để các
doanh nghiệp dành được ưu thế cạnh tranh trên thị trường và duy trì những thế mạnh
sẵn có. HTTT quản lý bán hàng giúp các doanh nghiệp có được những ưu thế cạnh
tranh bằng cách xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng và những người cung
cấp nguyên vật liệu.
Và với công ty cổ phần HC – Smart Parking cũng không là ngoại lệ, công ty đã
nắm bắt được sự phát triển của CNTT, những lợi ích mà HTTT có thể mang lại trong
việc quản lý cũng như trong hoạt động kinh doanh. Hiện nay, ngoài việc cung cấp
hàng hóa cho các đại lý, HC – Smart Parking đang chú trọng nhiều hơn nữa đến khách
hàng là người tiêu dung cá nhân. Công ty đã mở một showroom vừa có nhiệm vụ giới
thiệu sản phẩm, quảng bá hình ảnh thương hiệu về một công ty chuyên cung cấp về
thiết bị giám sát hành trình, vừa có nhiệm vụ kinh doanh hướng tới đối tượng là khách
hàng cá nhân. Với mục tiêu giảm thao tác thủ công, mang lại tính chính xác và hiệu
quả cao trong công tác quản lý hoạt động kinh doanh, em sẽ đi sâu vào “ .!MN%!
!I!!O!PCD JGKL!'%!&I!L%!!'%L!MQPR
ST!AU.!LVP!@B.I”. Đây là một đề tài mang tính
thực tế và đáp ứng nhu cầu của công tác quản lý dễ dàng và thuận tiện hơn giúp tiết kiệm
thời gian và tiên bạc mà quan trọng hơn góp phần tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
1.2. SCDFWXY!%ZD
Như đã nói ở trên, việc mỗi tổ chức, doanh nghiệp xây dựng và trang bị một
HTTT nói chung và một HTTT quản bán hàng nói riêng là rất cần thiết, mang lại hiệu
quả trong công tác kinh doanh, quản lý, quảng bá…. Việc phân tích, thiết kế HTTT
cho phù hợp với sự thay đổi trong tổ chức, doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng,
quyết định rất nhiều vào thành công của việc hoàn thiện HTTT.
Đề tài “HXYZ:Z!75+ 6:
NE;F*.;GHI!JH:[đã đưa ra được
các vấn đề về HTTT quản lý bán hàng, tiến hành phân tích đánh giá nhằm thiết kế một
HTTT quản lý bán hàng phù hợp nhất theo nhu cầu của công ty.
1.3. [%D%HXY'
- Đưa ra cơ sở lý luận chung về HTTT, HTTT quản lý bán hàng.
- Đánh giá thực trang hiện tại của hệ thống thông tin, đi sâu đánh giá, phân tích hiện
trạng của HTTT quản lý bán hàng của công ty, từ đó phát hiện được những vấn đề cần
giải quyết.
- Đề xuất giải pháp thiết kế HTTT quản lý bán hàng cho công ty.
1.4. \O#]F'T!QBF!%ZD
• Đối tượng: HTTT quản lý bán hàng.
• Phạm vi:
- Không gian: Công ty Cổ phần HC - Phát triển Công nghệ Smart Parking.
- Thời gian: Đề tài phân tích, nghiên cứu các số liệu được tổng hợp trong 3 năm trở lại
đây.
1.5. .!#^T!LT!_%!XY'
`a` 7898 :8; 8 5<
Để phục vụ cho quá trình khảo sát thực trạng hệ thống quản lý bán hàng tại
công ty Cổ phần HC – Smart Parking, em có sử dụng phương pháp điều tra trắc
nghiệm thông qua phiếu điều tra.
Cách thức tiến hành: Các phiếu điều tra được gửi cho các cán bộ, nhân viên
trong công ty. Sau đó, các phiếu điều tra sẽ được tổng hợp lại, xử lý.
`ab 78988=>&
Nội dung: Tìm hiểu những vấn đề mang tính chuyên sâu về các vấn đề có liên
quan đến việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý các nghiệp vụ bán hàng
tại công ty, mức độ đầu tư và mong muốn của công ty đối với việc hoàn thiện hệ thống
để mở rộng dịch vụ cho khách hàng cá nhân.
Cách thức tiến hành: Sẽ có khoảng 5 câu hỏi dung để phỏng vấn những người
có tương tác với hệ thống đó là trưởng phòng kinh doanh, phòng quản trị mạng, các
nhân viên bán hàng, nhân viên kế toán, nhân viên kho và ban giám đốc để thu được
những thông tin xác thực nhất về vấn đề đang nghiên cứu. Hoặc tùy vào tình hình thực
tế trong quá trình phỏng vấn để đặt thêm những câu hỏi cần thiết.
`ac 7898?@ A; BC
Tham khảo các giáo trình liên quan đến HTTT, tìm hiểu qua mạng Internet, từ
đó tiến hành chọn lọc, phân tích, tổng hợp những thông tin cần thiết phù hợp với mục
đích sử dụng và nội dung nghiên cứu
`ad 78988DE>BFGCHIJC
Dữ liệu sau khi được tiếp nhận sẽ được phân chia theo từng mục đích sử dụng
cho việc nghiên cứu đề tài. Phân tích giúp tìm ra được cái chung từ những cái riêng,
tìm ra được bản chất của những sự việc hay của những đề tài nghiên cứu trước đó.
Tiếp sau đó, tiến hành tổng hợp và xử lý những dữ liệu có thể bằng văn bản hoặc bằng
số, cung cấp cho đề tài nghiên cứu. Sử dụng các phương pháp về phân tích, dự báo để
xử lý dữ liệu hoặc tính toán những số liệu tổng hợp được
1.6. 2%WD%HI!eJDf
Ngoài các phần lời cảm ơn, danh sách bảng, biểu, hình vẽ, danh sách các từ viết
tắt, mục lục, danh sách tài liệu tham khảo, phụ lục, thì kết cấu khóa luận gồm các
chương sau:
(: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Nêu lên tầm quan trọng, ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu; mục tiêu và nhiệm vụ
nghiên cứu, cách thức thực hiện đề tài và đối tượng, phạm vi nghiên cứu.
(: Cơ sở lý luận và thực trạng của HTTT quản lý bán hàng trong
công ty.
Trong phần này là những vấn đề làm cơ sở lý luận cho việc thực hiện đề tài.
Giới thiệu sơ lược về Công ty Cổ phần HC – Phát triển Công nghệ Smart Parking và
tình hình hoạt động kinh doanh của công ty, thực trạng hoạt động quản lý bán hàng tại
công ty.
(: Phân tích, thiết kế HTTT quản lý bán hàng nhằm cho khách
hàng cá nhân của Công ty Cổ phần HC – Smart Parking.
Trên cơ sở của chương II tiến hành nghiên cứu sâu hơn để phân tích, thiết kế và
xây dựng HTTT quản lý bán hàng cho khách hàng cá nhân tại công ty cổ phần HC –
Phát triển công nghệ Smart Parking.
!
()@g3,h6i=j8+,3
456=79:
2.1. ^klJGJDf
b`` KL9MN*
2.1.1.1. .!7,!75+ 6
!O!P
HTTT là một tập hợp và kết hợp của các phần cứng, phần mềm và các hệ mạng
truyền thông được xây dựng và sử dụng để thu thập, tạo, tái tạo, phân phối và chia sẻ
các dữ liệu, thông tin và tri thức nhằm phục vụ các mục tiêu của tổ chức.
• Đặc trưng của HTTT.
- Phải được thiết kế, tổ chức phục vụ nhiều lĩnh vực hoặc nhiệm vụ tổng thể của một tổ
chức
- Đạt mục tiêu là hỗ trợ ra các quyết định
- Dựa trên kỹ thuật tiên tiến về xử lý thông tin
- Có kết cấu mềm dẻo, phát triển được
• Cấu thành HTTT.
Mọi hệ thống thông tin có 4 bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý,
kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra, được mô hình hóa như sau:
56(%J#K"=$NO+.
\(+KV.!75+ 6YJ].1Z^
• Phân loại HTTT:
H E_34
- Hệ thống quản trị nguồn nhân lực (Human resource management information systems)
- Hệ thống thông tin tiếp thị (Marketing information systems)
- Hệ thống thông tin kế toán (Accounting Information Systems - AIS)
H E_!7>!
Hệ thống doanh nghiệp hỗ trợ cho các quy trình nghiệp vụ của một tổ chức với
các chức năng như sản xuất, phân phối, bán hàng, kế toán, tài chính và nhân sự.
Có ba hệ thống chính trong hệ thống doanh nghiệp:
- Hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp (ERP)
- Hệ thống quản trị quan hệ khách hàng, nhà cung cấp (CRM / SRM)
- Hệ thống quản trị chuỗi cung ứng (SCM)
• Vai trò của HTTT đối với doanh nghiệp
- HTTT nằm ở trung tâm của hệ thống tổ chức là phần tử kích hoạt các quyết định
(mệnh lệnh, chỉ thị, thông báo, chế độ tác nghiệp, )
- Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa doanh nghiệp và môi trường đảm
bảo và duy trì mối quan hệ, tương tác giữa các thành phần trong doanh nghiệp với các
thực thể bên ngoài.
- Hệ thống thông tin có vai trò đối ngoại: Thu thập thông tin từ môi trường ngoài,đưa
thông tin ra môi trường ngoài. Ví dụ như thông tin về giá cả, thị trường, sức lao động,
nhu cầu hàng hóa
- Hệ thống thông tin có vai trò đối nội: Làm cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của tổ
chức, cung cấp và truyền thông tin cho hệ tác nghiệp, hệ quyết định trong doanh
nghiệp. Ví dụ như thông tin phản ánh tình trạng nội bộ, hoạt động kinh doanh của tổ
chức, doanh nghiệp
- Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là hệ thống thu thập, xử lý và cung cấp thông
tin cho việc ra quyết định, kiểm soát. Cung cấp cho hệ quyết định tất cả thông tin
cần thiết trong quá trình ra quyết.
- Hệ thống thông tin có vai trò chuyển các thông tin từ hệ quyết định cho hệ tác
nghiệp và môi trường bên ngoài. Hoạt động hệ tổ chức được đánh giá tốt hay xấu
tùy
thuộc vào chất lượng của việc xử lý, sự phù hợp của hệ thông tin.
!O!PCD JG
HTTT quản lý là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý của tổ
chức. Hệ thống bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá
và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người soạn thảo
các quyết định trong tổ chức.
• Thành phần của HTTT quản lý.
- Các phần cứng (các máy móc và phương tiện)
- Phần mềm (các chương trình và thủ tục)
- Mạng (phương thức truyền thông và hỗ trợ mạng)
- Dữ liệu (dữ liệu và cơ sở kiến thức)
- Con người (người sử dụng và chuyên gia HTTT)
• Cấu trúc hệ thống thông tin quản lý.
Một hệ thống thông tin quản lý được thiết kế cấu trúc tốt gồm bốn hệ thống con,
đó là các hệ thống ghi chép nội bộ, hệ thống tình báo, hệ thống nghiên cứu và hệ thống
hỗ trợ quyết định.
- Hệ thống ghi chép nội bộ: Đảm bảo cung cấp những số liệu hiện thời, nhiều tổ chức đã
phát triển những hệ thống ghi chép nội bộ tiên tiến có sử dụng máy tính để có thể cung
cấp thông tin nhanh và đầy đủ hơn.
- Hệ thống tình báo: Cung cấp cho các nhà quản lý những thông tin hàng ngày, tình hình
đang diễn ra về những diễn biến của môi trường bên ngoài.
- Hệ thống nghiên cứu thông tin: Thu thập những thông tin liên quan đến một vấn đề cụ
thể đặt ra trước tổ chức, đặc điểm của việc nghiên cứu thông tin tốt là có phương pháp
khoa học, sử dụng nhiều phương pháp, xây dựng mô hình, lượng định tỷ lệ chi phí/lợi
ích của giá trị của thông tin.
- Hệ thống hỗ trợ quyết định: Gồm các phương pháp thống kê và các mô hình quyết
định để hỗ trợ các nhà quản lý ban hành các quyết định đúng đắn hơn.
• Phân loại hệ thống thông tin quản lý
H E_O3>TV
- Hệ thống thông tin cấp tác nghiệp: trợ giúp các cấp quản lý thấp như trưởng nhóm, quản
đốc… trong việc theo dõi các hoạt động và giao dịch cơ bản của doanh nghiệp.
- Hệ thống thông tin cấp chuyên gia: cung cấp kiến thức và dữ liệu cho những người
nghiên cứu trong một tổ chức. Mục đích của hệ thống này là giúp đỡ các doanh nghiệp
phát triển các kiến thức mới, thiết kế sản phẩm, phân phối thông tin, xử lý các công
việc hàng ngày trong doanh nghiệp.
- Hệ thống thông tin cấp chiến thuật: được thiết kế nhằm hỗ trợ điều khiển quản lý, tạo
quyết định và tiến hành các hoạt động của các nhà quản lý cấp trung gian
"!#$%& '()*++,
"!#- /0)12+,
"!#$%3/45&6)7++,
"!#48 3)*+, "!#9 36)+,
- Hệ thống thông tin cấp chiến lược: giúp các nhà quản lý cấp cao xử lý và đưa ra các
hướng chiến lược cũng như các xu hướng phát triển lâu dài của doanh nghiệp. Hệ
thống giúp doanh nghiệp thích ứng tốt nhất với những thay đổi trong môi trường.
H E_T#XT,T&#*+V
- Hệ thống thông tin xử lý giao dịch (TPS): là hệ thống thông tin giúp thi hành và lưu lại
những giao dịch thông thường hàng ngày cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Hệ thống thông tin phục vụ quản lý (MIS): phục vụ các hoạt động quản lý của tổ chức.
Các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch
chiến lược. MIS thường phục vụ các nhà quản lý quan tâm tới những kết quả hàng tuần,
hàng tháng và hàng năm chứ không phải các hoạt động hàng ngày.
- Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định(DSS): là hệ thống hỗ trợ giúp các hoạt động ra
quyết định. Hệ thống phải cung cấp thông tin cho người ra quyết định xác định rõ tình
hình mà một quyết định cần phải đưa ra.
- Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành (ESS): hệ thống giúp tạo ra một môi trường khai
thác thông tin chung chứ không cung cấp bất cứ ứng dụng hay chức năng nào cụ thể
- Hệ thống chuyên gia (ES): là những hệ thống cơ sở trí tuệ nhân tạo, có nguồn gốc từ
nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học
những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó.
Mối quan hệ giữa các hệ thống.
56((R75+!&!7
\(+KV`"a.!75+ 6[YJHE].Kb&2^
• Vai trò.
- Hệ thống thông tin là nơi thu nhận thông tin, xử lý và cung cấp cho người sử dụng khi
có nhu cầu. Ta có thể sơ đồ hoá toàn bộ quá trình diễn ra trong hệ thông tin quản lý
như sau:
56(+$5+">U!5+ 6
2.1.1.2. D+ 6
Quản lý bán hàng có thể được định nghĩa là hoạt động quản trị của những người
hoặc những nhóm người thực sự thuộc lực lượng bán hàng hoặc gồm những người liên
quan đến hoạt động liên quan như giao hàng, dịch vụ khách hàng, giám sát bán hàng…
hoặc những người hỗ trợ trực tiếp cho lực lượng bán hàng nhắm triển khai việc cung
cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp trên cơ sở chiến lược kinh doanh,
nguồn lực của doanh nghiệp và môi trường kinh doanh có liên quan.
Những công việc của quản lý bán hàng bao gồm:
- Thiết lập chiến lược phân phối
- Thiết lập tổ chức lực lượng bán hàng
- Thiết lập chính sách bán hàng, Tuyển dụng
- Lập kế hoạch bán hàng
- Triển khai
- Quản lý lực lượng bán hàng, khách hàng
- Huấn luyện nâng cao kỹ năng
- Đo lường, đánh giá hiệu quả bán hàng
Tùy thuộc vào mỗi công ty, cấp độ thấp nhất của quản lý bán hàng có thể bao
gồm nhiều chức vụ khác nhau như quản lý theo ngành hàng, quản lý theo khu vực hay
giám sát và dù có mang tên gì đi chăng nữa thì họ cũng là người trực tiếp giám sát
công việc của nhân viên bán hàng và có trách nhiệm báo cáo công việc cho cấp quản
lý bán hàng cao hơn trong công ty như giám đốc kinh doanh hay trưởng phòng kinh
doanh Những người thuộc đội ngũ quản lý lực lượng bán hàng có thể có nhiều cấp
độ chức vụ khác nhau hay số lượng khác nhau tùy thuộc vào quy mô và chiến lược của
mỗi công ty, tuy nhiên, họ đều có chung nhiệm vụ là xây dựng và phát triển lực lượng
bán hàng cho công ty một cách tích cực và hiệu quả nhất nhằm đạt mục tiêu chung của
tổ chức.
[%D%HF%CD JGKL!'
• Mục tiêu về nhân sự.
Mục tiêu này liên quan đến quá trình tuyển chọn nhân sự với những tiêu chuẩn
được xây dựng khá kỹ lưỡng và rõ ràng, quá trình bồi dưỡng và đào tạo về chuyên
môn, kỹ năng và cách thức quản lý tốt nhất đối với lực lượng bán hàng. Để đạt được
mục tiêu chung của công ty và mục tiêu riêng của bộ phận bán hàng thì cần phải có lực
lượng bán hàng hết sức năng động, nhiệt tình, có năng lực và trách nhiệm với công việc
cũng như sự đóng góp gắn bó tích cực vào tổ chức và hoạt động chung của toàn tổ chức.
• Mục tiêu về doanh số, lợi nhuận.
Để đạt được mục tiêu về doanh số thì ngay từ người giám sát bán hàng ở cấp
thấp nhất cũng phải biết đôn đốc nhân viên và có chiến lược hành động thật cụ thể;
bên cạnh đó, người quản lý bán hàng ở cấp cao hơn cần có những cách thức kiểm soát
và kích thích người giám sát bán hàng. Như vậy, mục tiêu chung của công ty về doanh
số và lợi nhuận mới thực sự phát huy và tiến triển tốt qua từng thời kỳ. Thông qua
doanh số và lợi nhuận, Ban giám đốc có thể xác định một cách rõ nét nhất thành quả
làm việc của bộ phận bán hàng và có được những chính sách động viên hay điều chỉnh
kịp thời. Đây là mục tiêu không thể thiếu và mang ý nghĩa quan trọng đối với hoạt
động quản trị bán hàng
• Nguyên tắc quản lý bán hàng.
- Thích ứng với sự thay đổi: Ngày nay, kết quả kinh doanh rất khó tiên liệu chính xác do
những thay đổi của công nghệ, kinh tế vĩ mô, thị trường tài chính và kể cả những biến
động chính trị Vì thế, người quản lý cần phải bình tĩnh đối diện với những bất ổn,
nhiệt tình chấp nhận những thay đổi và luôn có thể điều chỉnh được bất kể thử thách
khắc nghiệt nào phía trước.
- Tạo được sự tin tưởng: Đội ngũ bán hàng thường ít để ý đến những gì cấp quản lý nói
mà đánh giá qua việc làm. Tin tưởng có nghĩa là lời nói phải có trọng lượng, và các
chuyên viên bán hàng đặt niềm tin tuyệt đối và họ không phải đoán mò những gì mà
người quản lý nói. Nếu như người quản lý có phạm sai lầm, đừng che đậy và cũng
đừng né tránh. Sự thẳng thắn sẽ khiến những người ưa chỉ trích im lặng, đồng thời tạo
được sự tôn trọng ở nhiều người khác.
- Phản hồi đúng lúc: Đội ngũ bán hàng không còn làm việc chăm chỉ khi người quản lý
không có những phản hồi tích cực. Không được khen ngợi khi hoàn thành công việc được
giao thì chuyên viên bán hàng sẽ tự hỏi: “Tại sao tôi phải làm việc cật lực?”.
- Bồi đắp sự nhiệt tình: Có nhiều cách để duy trì động lực bán hàng của nhân viên, một
trong số đó là tạo ra những cuộc thi nội bộ. Theo đó, nhân viên có nhiều cuộc hẹn
khách hàng, tỷ lệ tiếp cận cao nhất sẽ được tặng thưởng Có những đối sách hợp lý để
giữ chân những người có năng lực tiếp tục cống hiến.
- Cùng tham gia: Chìa khóa của phương pháp quản trị bán hàng hiệu quả là tham gia làm
việc cùng đội nhân viên bán hàng nhiều hơn, gần gũi hơn nữa với khách hàng.
- Phát triển chất lượng đội ngũ bán hàng: Khuyến khích mọi người hoàn thành tốt các
chỉ tiêu cá nhân - đó là khía cạnh khoa học. Còn nghệ thuật là ở chỗ cùng lúc cũng biết
động viên họ tự rèn luyện để hoàn thiện, thêm niềm hy vọng và kiếm thêm được nhiều
tiền.
- Khích lệ sự hoàn thiện không ngừng: Khi triển vọng kinh doanh tốt, nhà quản lý có
thiên hướng cải tổ sẽ triển khai quy trình quản lý khách hàng mới, huấn luyện đội ngũ
nhân viên, hoặc áp dụng những kế hoạch chi trả hoa hồng hấp dẫn. Tuy nhiên, có
những khác biệt giữa sự cải tổ và quá trình tự hoàn thiện. Cải tổ đòi hỏi những thay đổi
lớn dẫn đến kết quả nhanh chóng và nổi trội. Trong khi quá trình tự hoàn thiện phụ
thuộc vào những bước nhỏ, khắc phục dần từng chi tiết và mang lại kết quả tích lũy
theo thời gian.
2.1.1.3. .5+ 6
HTTT quản lý bán hàng là hệ thống cung cấp thông tin, hỗ trợ công việc bán
hàng và quản lý bán hàng. Hệ thống giúp các doanh nghiệp tăng cường công tác quản
lý trong hoạt động bán hàng như: quản lý việc xuất, nhập hàng, quản lý kho hàng,
quản lý bán hàng. Hệ thống hỗ trợ trực tiếp cho lực lượng bán hàng nhắm triển khai
việc cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp đến tay khách hàng một
cách nhanh chóng. Và từ đó hệ thống giúp doanh nghiệp lưu trữ được thông tin về
khách hàng, thông tin những nhân viên liên quan đến hoạt động bán hàng. Điều đó
giúp cho các nhà quản trị dễ dàng trong việc quản lý, có được những thông tin về hoạt
động kinh doanh của công ty một cách nhanh chóng.
Hệ thống thông tin giúp quá trình điều hành của doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn.
Thông qua đó, doanh nghiệp có khả năng cắt giảm chi phí, tăng chất lượng sản phẩm và
hoàn thiện quá trình phân phối sản phẩm cũng như dịch vụ của chính doanh nghiệp.
HTTT quản lý bán hàng sẽ giúp các doanh nghiệp có được ưu thế cạnh tranh
bằng cách xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với người mua hàng và những người cung
cấp nguyên vật liệu
HTTT quản lý còn khuyến khích các hoạt động sáng tạo trong doanh nghiệp. Đó
là quá trình phát triển sản phẩm, dịch vụ mới và các quá trình sản xuất hoặc hoạt động
mới trong doanh nghiệp.
b`b KLCH !C?;
2.1.2.1. ;#E!.
- Khảo sát sơ bộ, xác định yêu cầu: tiến hành khảo sát sơ bộ và khảo sát chi tiết. Khảo
sát sơ bộ thì tìm hiểu về hệ thống thông tin, tính khả thi của việc hoàn thiện hệ thống
có đáp ứng được yêu cầu của công ty hay không. Từ đó, xác định trước những công
việc cần tiến hành để hoàn thiện hệ thống. Khảo sát chi tiết thì đi sâu tìm hiểu về hoạt
động của hệ thống, đồng thời tìm hiểu về nhu cầu cần được hoàn thiện hệ thống của
công ty, mức độ hoàn thiện. Xác định tổng thể lại yêu cầu về hệ thống cần được hoàn
thiện.
- Phân tích yêu cầu: sau khi khảo sát, xác định được những yêu cầu về hoàn thiện hệ
thống, tiến hành phân tích các yêu cầu đó từ ban lãnh đạo. Đi sâu hơn nữa vào bản
chất và chi tiết của hệ thống, cho thấy hệ thống phải thực hiện những việc gì sau khi
hoàn thiện, các dữ liệu và cấu trúc sẽ phải thay đổi như thế nào mà vẫn phù hợp được với
hoạt động kinh doanh của công ty. Công việc này còn hỗ trợ tìm ra nguyên nhân, đề xuất
các giải pháp và đặt ra yêu cầu cho hệ thống thông tin cần hoàn thiện.
- Thiết kế: lên phương án tiến hành hoàn thiện hệ thống theo yêu cầu. Tích hợp lại
những chức năng đã thay đổi hoặc được thêm mới với những chức năng đã có sắn đồng
thời xây dựng CSDL phù hợp. Giai đoạn này giúp người thực hiện đưa ra các quyết định
về cài đặt hệ thống hay không? Quyết định có để hệ thống sau khi đã được hoàn thiện đáp
ứng được các yêu cầu mà trong giai đoạn phân tích đã đưa ra hay không?
- Cài đặt: sau khi đã trải qua các giai đoạn và đi đến hoàn thiện thig hệ thống sẽ được
tiến hành cài đặt. Hệ thống mới phải đáp ứng được những yêu cầu về sự thay đổi, phục
vụ và hỗ trợ tốt hơn cho hoạt động quản lý kinh doanh của công ty.
2.1.2.2. D+"!,T,!,T&5+ 6
• Tiến trình bán hàng căn bản gồm có 7 bước:
: Tiếp cận khách hàng và thiết lập quan hệ: xác lập mục tiêu của việc tiếp xúc khách
hàng, tạo được sự đồng cảm bằng những lời nói, phát hiện ra các khách hàng triển
vọng, xây dựng một danh sách khách hàng tiềm năng của mình, sàng lọc những khách
hàng yếu kém.
; Thăm dò khách hàng: tìm hiểu đầy đủ thông tin về khách hàng triển vọng, phân biệt
nhu cầu, ước muốn và nhu cầu có khả năng thanh toán, sử dụng một số câu hỏi để
thăm dò nhu cầu mua.
< Lập kế hoạch chào hàng: kiểm tra lại thông tin khách hàng, lập bảng phân tích lợi thế
khi chào hàng. Nhân viên bán hàng cần biết cách chào hỏi người mua để có được bước
mở đầu cho mối quan hệ sau này, bao gồm biểu hiện bề ngoài, những lời mở đầu và
cách nhận xét trong câu chuyện.
= Giới thiệu sản phẩm: nhân viên bán hàng giới thiệu sản phẩm của mình với người
mua, lấy dẫn chứng về sản phẩm, truyền đạt một cách thuyết phục, chú ý và quan tâm
tới mong muốn, nhu cầu và hành động mua của khách hàng, nhân viên bán hàng phải
nhấn mạnh kỹ lưỡng những lợi ích của khách hàng và nêu lên những tính năng của sản
phẩm đảm bảo được những lợi ích đó.
> Thương lượng với khách hàng: khách hàng hầu như bao giờ cũng đưa ra những ý kiến
phản đối hoặc thắc mắc trong quá trình giới thiệu hay khi đề nghị đặt mua hàng, sự
chống đối của họ có thể về mặt tâm lý hay logic. Để xử lý những chống đối này, nhân
viên bán hàng luôn phải giữ thái độ vui vẻ, đề nghị người mua làm rõ những ý kiến
không tán thành, phủ nhận hợp lý giá trị những ý kiến phản đối
? Kết thúc chào hàng: đây là giai đoạn nhân viên bán hàng phải cố gắng kết thúc thương
vụ, người bán hàng cần biết cách nhận ra những tín hiệu kết thúc thương vụ ở người
mua, bao gồm những cử chỉ, lời nói hay nhận xét và những câu hỏi để từ đó nhân
viên bán hàng có thể đưa ra những tác nhân đặc biệt để kích thích người mua kết thúc
thương vụ.
@ Dịch vụ sau bán hàng: bước cuối cùng này là cần thiết khi nhân viên bán hàng đảm
bảo chắc chắn khách hàng sẽ hài lòng và tiếp tục quan hệ mua bán về sau, ngay sau
khi kết thúc thương vụ nhân viên bán hàng cần hoàn tất mọi chi tiết cần thiết về thời
gian giao hàng, điều kiện mua hàng, họ cần có kế hoạch giữ khách để đảm bảo chắc
chắn không bỏ quên hay để mất khách hàng.
• Nhiệm vụ của quản lý bán hàng.
- Trang bị được những kỹ năng như kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng lập kế hoạch, kỹ
năng lập dự báo, đánh giá
- Thu thập, xử lý và quản trị thông tin để báo cáo lại cho cấp trên, thu nhận những thông
tin phản hồi từ khách hàng, thu thập những thông tin thương mại cung cấp cho cấp trên
xử lý.
- Lập ra các kế hoạch, đề ra những mục tiêu về hoạt động bán hàng của công ty
- Tổ chức đào tạo được đội ngũ nhân viên bán hàng có đủ khả năng thực hiện công việc
bằng cách cung cấp cho họ những kỹ năng và kiến thức cần thiết.
- Khen thưởng và khuyến khích những người hoàn thành tốt công việc, đồng thời cũng
có những biện pháp đối với những cá nhân không thực hiện được công việc hoặc thực
hiện không đúng.
- Thường xuyên xem lại những hoạt động của tổ chức, thực hiện các điều chỉnh cần
thiết và phù hợp. Xử lý các vấn đề, giải quyết mâu thuẫn, quyết định lại các mục tiêu
- Phối hợp với các nhà cung cấp, phân phối sản phẩm.
b`c 7D5#KI ?@
- Nêu lên tầm quan trọng và ý nghĩa của việc thiết kế một HTTT quản lý.
- Nghiên cứu và nêu lên lý thuyết về hệ thống thông tin, hệ thống thông tin quản lý bán
hàng thông qua các tài liệu, các đề tài, các giáo trình nhằm phục vụ cho việc đưa ra
được các giải pháp để phân tích, thiết kế HTTT quản lý bán hàng.
- Nghiên cứu về hoạt động bán hàng và quản lý bán hàng.
- Nêu lên một số lý thuyết liên quan như các công đoạn phân tích, thiết kế HTTT, quy
trình nghiệp vụ bán hàng để tiến hành đặt hàng theo mẫu thiết kế, thị hiếu của người
tiêu dùng, thông báo thời gian và địa điểm cung cấp các dòng sản phẩm.
2.2. \L!L1T!MN%!!_%QCD JGKL!'QU@B.I
bb` O ><A!
2.2.1.1. D+" N
Tên đầy đủ bằng Tiếng Việt: Công ty Cổ phần HC – Phát triển công nghệ
Smart Parking.
Tên đầy đủ bằng tiếng Anh: Smart Parking Technology Development –
HC Joint Stock Company.
Địa chỉ: Số 131H, phố Thái Thịnh, Đống Đa, Hà Nội.
Số điện thoại: (84 4) 3792 0547 Fax: (84 4) 3562 5031
Website công ty: http://www:smartparking.vn
Email:
Được thành lập vào năm 2010 tại Hà Nội với số vốn ban đầu là 9 tỷ đồng, đến
nay công ty còn có 6 cơ sở tại Hà Nội, công ty kinh doanh chủ yếu các thiết bị giám
sát hành trình.
2.2.1.2. A$F3
Công ty có một giám đốc kiêm chủ tịch HĐQT: ông Nguyễn Đình Chiến.
@ .!m
1 Phòng Sản xuất và Triển khai dự án đỗ xe Ô tô tự động
2 Phòng Sản xuất, triển khai dự án GPS
3 Phòng Sản xuất, triển khai dự án năng lượng tái tạo
4 Phòng Kế toán Tài chính tổng hợp
)*(%
\(+KV !+ )+?&4/C/^
2.2.1.3. 56& PQ@
56(,V;O+WF3
• R@S$98TN
- Phòng Giám Đốc: Giám Đốc kiêm CTHĐQT điều hành, giám sát các hoạt động chính
của công ty, vạch ra các chiến lược cho công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật về
hoạt động của công ty.
- Bộ phận Marketing: Hoạch định ra các chiến lược Marketing lâu dài và có hiệu quả.
Phòng tiến hành nghiên cứu sản phẩm, tiến hành các hoạt động quảng cáo, PR, giới
thiệu sản phẩm, đưa hình ảnh và sản phẩm của công ty vào tâm trí người tiêu dùng,
xây dựng được thương hiệu và hình ảnh riêng cho công ty.
- Bộ phận kinh doanh: Nghiên cứu, đánh giá thị trường bao gồm thị trường Hà Nội và
các tỉnh lân cận, đề xuất phát triển sản phẩm và kênh phân phối. Đây là đầu mối triển
khai các chương trình, kế hoạch kinh doanh của công ty, quản lý và tổ chức đào tạo,
giới thiệu sản phầm đến các đại lý.
- Bộ phận phân phối sản phẩm: Nhận yêu cầu mua từ các đại lý, tiến hành chuyển hàng đến
đia chỉ yêu cầu. Bên cạnh đó phòng phân phối sản phẩm còn tiến hành nhận lại các sản
phẩm có yêu cầu bảo hành từ các đại lý để chuyển lên phòng bảo hành.
- Bộ phận Quản trị mạng: có trách nhiệm thiết kế wesite công ty, tiến hành các công
việc như quản trị web,quản trị mạng, bảo mật thông tin, cài đặt phần mềm cần thiết
cho máy tính của công ty. Quản lý thông tin khách hàng và tiến hành các giao dịch
thương mại điện tử sau đó chuyển thông tin về bộ phận phân phối sản phẩm.
- Bộ phận bảo hành: chịu trách nhiệm bảo hành, bảo trì và sửa chữa sản phẩm theo yêu
cầu của khách hàng.
5\n
(Phòng Điều Hành)
2!O'!!N!
- Phòng Nhân Sự
- Phòng Kế Toán
- Bộ Phận Lễ Tân
- Bộ phận thiết kế: chịu trách nhiệm thiết kế, chỉnh sửa các mẫu sản phẩm, các hướng
dẫn sử dụng bằng tiếng Việt theo chỉ đạo của giám đốc, phù hợp với thói quen sử
dụng của người Việt.
- Phòng nhân sự: chịu trách nhiệm quản lý nhân sự trong công ty, tiến hành chấm công,
giám sát giờ giấc làm việc của NV công ty. Cuối tháng, phòng nhân sự tổng hợp rồi
chuyển đến phòng kế toán để xét bảng lương cho NV.
- Phòng Kế toán: Quản lý các hoạt động thu, chi của công ty. Phòng có trách nhiệm
quản lý các hóa đơn, chứng từ, hạch toán, cân đối sổ sách, phân tích và lập kế hoạch
tài chính. Quản lý các công nợ, đôn đốc thu hồi công nợ, quản lý quỹ tiền mặt, tiền gửi
ngân hàng…
2.2.1.4. R& DCU$A!
o!Xp qJ
Đại Học 52%
Cao Đẳng 24%
Trung cấp 11%
Lao động phổ thông 13%
)*(( !"#$ %&
\(+KV !+7:2&4/C/^
2.2.1.5. (-:>
Công ty Cổ phần HC – Phát triển công nghệ Smart Parking chuyên: Sản xuất,
lắp ráp và cung cấp thiết bị giám sát hành trình cho xe ô tô. Sản xuất, lắp ráp và cung
cấp hệ thống đỗ xe ô tô, xe máy tự động. Được thành lập từ năm 2010, hiện nay công
ty có trụ sở chính tại Hà Nội, các showroom, xưởng cơ khí, cửa hàng phụ tùng ô tô,
Garage trên địa bàn HN. Các sản phẩm điện tử - viễn thông phục vụ cho hàng hải, thiết
bị phụ vụ cho công tác an ninh, bảo mật … cùng với đó là các sản phẩm cơ khí – điện
tử như hệ thống đỗ xe thông minh, vận thăng, cầu nâng, chế tạo máy móc dây chuyền
điều khiển tự động. Danh mục sản phẩm của HC rất đa dạng và phong phú.
bbb //@IVR>B ; *55W
2.2.2.1. R$7,O#-,-.E.;GJH:
<5K; *CHA
Công ty sử dụng 2 phương pháp để xử lý thông tin thu thập được:
Xử lý logic đối với thông tin định tính. Đây là việc đưa ra những phán đoán về bản
chất của sự kiện.
Xử lý toán học đối với các thông tin định lượng. Đây là việc sử dụng phương pháp
thống kê toán để xác định xu hướng, diễn biến của tập hợp số liệu thu thập được.
Phương thức thu thập và truyền nhận thông tin của công ty sử dụng đường
truyền của mạng LAN, Wifi và Internet để truyền nhận thông tin giữa cấp trên và cấp
dưới và giữa nhân viên các phòng ban với nhau. Tương tự như vậy, việc thu thập
thông tin cũng từ các nguồn nội bộ, trên mạng Internet, báo chí và các nguồn khác.
<5K; *CHI
Phòng Kế hoạch đầu tư – Lao động tiền lương đảm nhận chức năng tổng hợp số
liệu từ các bộ phận chức năng trong đơn vị, phân tích tình hình nội bộ, kết hợp với các
thu nhập, xử lý các thông tin về tình hình thị trường, khách hàng, đối thủ cạnh tranh.
Trên cơ sở đó, phòng sẽ lên kế hoạch, hoạch định chiến lược từng kì cho toàn đơn vị.
Phòng Kinh doanh tổng hợp đảm nhiệm chức năng thu thập các số liệu về tình
hình thị trường kinh doanh: Tình hình khách hàng thường xuyên, tình hình khách hàng
tiềm năng, các nhà cung cấp, các đối thủ cạnh tranh để báo cáo cho phòng Kế hoạch
biết, đồng thời phòng Kinh doanh tổng hợp có nhiệm vụ thực hiện các chính sách về
khách hàng.
<5K; *CHF &:8B
Tại mỗi kho hàng phải có thủ kho chuyên trách quản lý hàng hóa xuất nhập kho.
Khi có yêu cầu nhập hàng thủ kho thực hiện nhiệm vụ kiểm tra xem hàng thực tế có
đúng như giấy tờ không. Khi hàng được xác nhận là hợp lý thủ kho thực hiện viết và
ký rồi nhập hàng vào kho. Khi có giấy yêu cầu xuất hàng, thủ kho thực hiện xem xét
tính hợp lệ của giấy tờ yêu cầu xuất kho. Khi yêu cầu được chấp nhận thủ kho viết
phiếu xuất rồi xuất hàng. Hàng ngày thủ kho có trách nhiệm kiểm kê, báo cáo lượng
hàng trong kho cho phòng Kinh doanh tổng hợp.
Nhân viên kế toán nhiệm vụ định khoản cho các phiếu xuất, phiếu nhập. Định
kỳ hàng tháng , phòng Tài chính – Kế toán lập báo cáo về hoạt động của kho hàng
như: báo cáo chi tiết hàng xuất kho, báo cáo chi tiết hàng nhập kho, báo cáo hàng tại
kho. Đồng thời, phòng Kế toán còn có nhiệm vụ tính toán lượng tồn cuối kỳ dựa trên
cơ sở số dư đầu kỳ, số nhập, xuất bán trong kỳ của từng mặt hàng, sau đó lập báo cáo
cân đối hàng hóa để nộp lên lãnh đạo.
Hàng quý, kế toán thực hiện kiểm kê tình hình hàng hóa tại kho, xem có khớp
về mặt số lượng với giấy tờ hay không, đồng thời kết hợp với thủ kho kiểm tra chất
lượng hàng hóa để thực hiện chuẩn hóa chuyển khoản hàng tổn thất. Trên cơ sở đó
phòng Tài chính - kế toán phải lập biên bản kiểm kê kho để nộp cho các cấp lãnh đạo.
X !/N9BA!
Khi đến công ty đặt mua sản phẩm khách hàng sẽ lên phòng Kinh doanh tổng
hợp nộp đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng sẽ được bộ phận bán hàng duyệt và trả lời khách
hàng là có chấp nhận hay không, sau đó hợp đồng mua bán sẽ được kí kết, một bản
được lưu lại tại phòng Kinh doanh tổng hợp, một bản được gửi lại cho khách hàng.
Đồng thời bộ phận bán hàng sẽ gửi lệnh bán hàng tới bộ phận kho để bộ phận
này tiến hành giao hàng cho khách hàng kèm theo giấy giao hàng. Một liên giấy giao
hàng sẽ được gửi lại cho phòng Tài chính - Kế toán để lập hóa đơn bán hàng. Khi
khách hàng trả lại hàng do không đúng yêu cầu của hàng hóa ghi trong đơn đặt hàng,
bộ phận quản lý kho sẽ chuyển một liên của phiếu nhập hàng bán bị trả lại cho bộ phận
bán hàng để theo dõi hàng bán.
Cuối mỗi ngày nhân viên quản lý kho xem xét tồn kho. Nếu lượng tồn kho nhỏ
hơn lượng tồn kho tối thiểu thì sẽ lập phiếu xin nhập hàng.
Định kì bộ phận bán hàng phải lập báo cáo doanh thu bán hàng theo tháng, theo
quý, theo năm hoặc bất thường khi có yêu cầu của cấp trên.
Đa số các loại hàng đều nhập từ nước ngoài nên đơn vị tiền tệ chuẩn được giao
dịch ở đây là USD (sau khi lập phiếu bán hàng thì quy ra tiền VNĐ được tính theo tỷ
giá hiện hành)
Quy trình bán hàng của Công ty được mô tả bằng mô hình sau:
