ĐỀ TÀI QUẢN LÝ HỆ THỐNG QUÁN COFFEE MỘC

ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ HỆ THỐNG QUÁN COFFEE MỘC
LỚP 11CĐ-TM2.
NHÓM 6:
LÊ THỊ NGỌC HÀ
NGUYỄN THỊ NGỌC THẢO
ĐẶNG THỊ KIM TUYỀN
TRẦN THỊ KIM LOAN
TRẦN HUỲNH TUYẾT VÂN.

GIÁO VIÊN HƢỚNG DẪN:
NGUYỄN VĂN DANH







I. BẢNG KẾ HOẠCH PHỎNG VẤN TỔNG QUAN HỆ THỐNG
VÀ CÁC BẢNG KẾ HOẠCH PHỎNG VẤN CỤ THỂ TỪNG
CHỦ ĐỀ:
1. Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống:

Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống
Hệ thống: quản lý hệ thống quán coffee mộc
Ngƣời lậ nhóm 6 Ngày lập: 24/09/2013.
STT
Chủ đề
Yêu cầu

Ngày bắt
đầu
Ngày kết
thúc
1
Quản lý nhập,
xuất nguyên liệu.

Cần biết về quá
trình nhập, xuất
nguyên liệu.
25/09/2013
25/09/2013
2
Quản lý nhân viên
Cần biết về
thông tin nhân
viên, cách quản
lý.
25/09/2013
25/09/2013
3
Quản lý bán hàng
Cần biết về cách
phục vụ khách
hàng.
26/09/2013
26/09/2013
4
Quản lý khách

hàng
Cần biết thông
tin về khách
hàng.
26/09/2013
26/09/2013
5
Quản lý về
khuyến mãi, giảm
giá.
Cần biết về thời
gian và cách
thức giảm giá
26/09/2013
26/09/2013





2. Các bảng kế hoạch phỏng vấn cụ thể từng chủ đề:
a. Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ nhất:

KẾ HOẠCH PHỎNG VẤN
Người được hỏi: Nguyệt Thư
Người phỏng vấn: Trần Thị Kim
Loan
Địa chỉ: tại quán café Mộc
Thời gian hẹn: 25/09/2013
Thời điểm bắt đầu: 14h00

Thời điểm kết thúc: 15h00
Đối tượng được hỏi là: quản lý.
Cần thu thập dữ liệu: thông tin về
quản lý xuất, nhập nguyên liệu.
Cần thỏa thuận: quá trình nhập,
xuất nguyên liệu.
Các yêu cầu đòi hỏi:
Vai trò, vị trí, trình độ, kinh
nghiệm của người phỏng vấn.
Chương trình:
 Giới thiệu
 Tổng quan về dự án
 Tổng quan về phỏng vấn
Chủ đề đề cập:
 Chủ đề 1: Câu hỏi và trả lời.
 Chủ đề 2: Câu hỏi và trả lời.
 Tổng hợp các nội dung chính.
 Ý kiến của người được hỏi.
 Kết thúc.
Ước lượng thời gian:
1 phút
2 phút
2 phút

15 phút
15 phút
2 phút
2 phút
1 phút

PHIẾU PHỎNG VẤN
Dự án: Quản lý quán café
Tiểu dự án: Quản lý kho hàng
Người được hỏi: Nguyệt Thư
Ngày: 25/09/2013
Người hỏi: Trần Thị Kim Loan
Câu hỏi:
1. Những nguyên liệu nào mà
kho hàng cần nhập?


2. Quy trình nhập nghuyên liệu
như thế nào?




3. Hình thức lưu trữ hàng hóa
như thế nào?



4. Quán có lưu trữ thông tin của
nhà cung cấp không?

5. Quy trình xuất hàng như thế
nào?

6. Quán có thống kê số lượng
hàng tồn kho vào mỗi ngày
không?
Trả lời:
 Chúng tôi chia ra nhiều loại:
thức uống đóng chai, trái cây
tươi, và nhiều loại café và 1
vài nguyên liệu khác.
 Người quản lý kho làm thủ
tục nhập hàng theo hóa đơn,
viết phiếu nhập kho .Kiểm tra
và xác nhận các mặt hàng vừa
nhập.Đưa số hàng vừa nhập
vào kho.
 Mỗi mặt hàng nhập về có thể
được lưu trữ ở các kho khác
nhau, một kho có thể lưu trữ
được nhiều mặt hàng khác
nhau.
 Có, chúng tôi lưu thong tin về
nhà cung cấp, khi nguyên liệu
của nhá cung cấp không đủ
chất lượng có thể trả lại.
 Chúng tôi xác nhận các mặt
hàng kiểm tra các sản phẩm
và xuất hàng

 Có, sau mỗi ngày chúng tôi
kiểm tra lại số lượng của từng
mặt hang còn tồn.











b. Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ hai:

KẾ HOẠCH PHỎNG VẤN
Người được hỏi: Nguyệt Thư
Người phỏng vấn: Lê Thị Ngọc Hà
Địa chỉ: tại quán café Mộc
Thời gian hẹn: 25/09/2013
Thời điểm bắt đầu: 14h00
Thời điểm kết thúc: 15h00
Đối tượng được hỏi là: quản lý.
Cần thu thập dữ liệu: thông tin về
nhân viên, cách thức quản lý.
Cần thỏa thuận: xem qua chế độ trả
tiền lương cho nhân viên.
Các yêu cầu đòi hỏi:
Vai trò, vị trí, trình độ, kinh

nghiệm của người phỏng vấn.
Chương trình:
 Giới thiệu
 Tổng quan về dự án
 Tổng quan về phỏng vấn
Chủ đề đề cập:
 Chủ đề 1: Câu hỏi và trả lời.
 Chủ đề 2: Câu hỏi và trả lời.
 Tổng hợp các nội dung chính.
 Ý kiến của người được hỏi.
 Kết thúc.
Ước lượng thời gian:
1 phút
2 phút
2 phút

15 phút
15 phút
2 phút
2 phút
1 phút




PHIẾU PHỎNG VẤN
Dự án: Quản lý quán café
Tiểu dự án: Quản lý nhân viên
Người được hỏi: Nguyệt Thư Thuyền
Ngày: 25/09/2013

Người hỏi: Lê Thị Ngọc Hà
Câu hỏi:
1. Quán có lưu trữ thông tin nhân
viên hay không?


2. Quán lưu trữ những thông tin
nào của nhân viên

3. Một ngày quán chia ra bao
nhiêu ca làm?

4. Hình thức tính lương cho nhân
viên như thế nào?




5. Chế độ ngày nghỉ của nhân
viên trong một tháng được tính
ra sao?

Trả lời:
 Có. Lưu trữ thông tin nhân viên
để có thể dễ dàng quản lý.

 Những thông tin như tên, địa
chỉ, số điện thoại, ca làm việc.
 Chia làm 2 ca: ca sáng( từ 7h
sáng đến 15h) và ca tối( từ 15h

đến 22h30)
 Lương của nhân viên sẽ được
tính bằng số tiền lương làm
theo ngày của nhân viên cộng
với số tiền thưởng mà nhân
viên được nhận.
 Nhân viên được nghỉ 1 ngày
trong 1 tuần.



c. Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ ba:

KẾ HOẠCH PHỎNG VẤN
Người được hỏi: Nguyệt Thư
Người phỏng vấn: Trần Huỳnh Tuyết
Vân
Địa chỉ: tại quán café Mộc
Thời gian hẹn: 26/09/2013
Thời điểm bắt đầu: 14h00
Thời điểm kết thúc: 15h00
Đối tượng được hỏi là: quản lý.
Cần thu thập dữ liệu: Đặt món, gọi
món, chuyển bàn, tách bàn, ghép hóa
đơn, thanh toán.
Cần thỏa thuận: Cách phục vụ, cách
xử lý tình huống trong quá trình phục
vụ.
Các yêu cầu đòi hỏi:
Vai trò, vị trí, trình độ, kinh nghiệm

của người phỏng vấn.
Chương trình:
 Giới thiệu
 Tổng quan về dự án
 Tổng quan về phỏng vấn
Chủ đề đề cập:
 Chủ đề 1: Câu hỏi và trả lời.
 Chủ đề 2: Câu hỏi và trả lời.
 Chủ đề 3: Câu hỏi và trả lời.
 Tổng hợp các nội dung chính.
 Ý kiến của người được hỏi.
 Kết thúc.
Ước lượng thời gian:
1 phút
2 phút
2 phút

15 phút
15 phút
15 phút
2 phút
1 phút




PHIẾU PHỎNG VẤN
Dự án: Quản lý quán café
Tiểu dự án: Quản lý bán hàng
Người được hỏi: Nguyệt Thư

Ngày: 26/09/2013
Người hỏi: Trần Huỳnh Tuyết Vân
Câu hỏi:

1. Quy trình phục vụ bao gồm
những gì?

2. Hình thức đặt bàn như thế
nào?

3. Quán cần lưu trữ những
thông tin nào khi khách hàng
đặt bàn?

4. Quán có cần cập nhật menu
không?

5. Hình thức thanh toán hóa đơn
như thế nào?

6. Khách hàng muốn tách hóa
đơn thì như thế nào?

7. Nếu trong quá trình phục vụ
có xảy ra sự cố thì sao?


8. Hàng ngày, quán có báo cáo
doanh thu hay không?
Trả lời:

 Đặt bàn, chuyển bàn, tách hóa
đơn, thanh toán.

 Đặt hàng thông qua website hoặc
gọi điện thoại trực tiếp.

 Họ tên khách hàng, số điện thoại
liên lạc, số bàn đã đặt, thức uống
khách đặt trước

 Có. Quán sẽ update menu mỗi
ngày

 In ra bill.

 Báo lại cho quản lý, sau đó liên hệ
thu ngân chia hóa đơn ra.
 Báo lại cho quản lý, nếu sự cố nhỏ
thì để nhân viên giải quyết, nếu
không thì quản lý sẽ trực.
 Có.




d. Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ tƣ:


KẾ HOẠCH PHỎNG VẤN

Người được hỏi: Nguyệt Thư
Người phỏng vấn: Nguyễn Thị
Ngọc Thảo
Địa chỉ: tại quán café Mộc
Thời gian hẹn: 26/09/2013
Thời điểm bắt đầu: 14h00
Thời điểm kết thúc: 15h00
Đối tượng được hỏi là: người quản lý.
Cần thu thập dữ liệu: thông tin khách
hàng
Cần thỏa thuận: xem qua thông tin
khách hàng
Các yêu cầu đòi hỏi:
Vai trò, vị trí, trình độ, kinh nghiệm
của người phỏng vấn.
Chương trình:
 Giới thiệu
 Tổng quan về dự án
 Tổng quan về phỏng vấn
Chủ đề đề cập:
 Chủ đề 1: Câu hỏi và trả lời.
 Chủ đề 2: Câu hỏi và trả lời.
 Chủ đề 3: Câu hỏi và trả lời.
 Tổng hợp các nội dung chính.
 Ý kiến của người được hỏi.
 Kết thúc.
Ước lượng thời gian:
1 phút
2 phút
2 phút

15 phút
15 phút
15 phút
2 phút
2 phút
1 phút









PHIẾU PHỎNG VẤN
Dự án: Quản lý quán café
Tiểu dự án: Quản lý khách hàng:
thông tin khách hang, thống kê
khách hang
Người được hỏi: Nguyệt Thư
Ngày: 26/09/2013
Người hỏi: Nguyễn Thị Ngọc Thảo

Câu hỏi:
1. Quán có cập nhật những
khách hàng thường xuyên
đến hay không?

2. Quán có quản lý thông tin
khách hàng không?


3. Quán cần những thông tin
nào về khách hàng?

4. Quán chia ra những loại
khách hàng nào?

Trả lời:
 Có.



 Có, để dễ dàng quản lý liên
hệ khách hàng.


 Tên khách hàng, địa chỉ, số
điện thoại.

 Quán có chia thành 2 loại
khách hàng: khách hàng than
thiết và khách hàng vip.

e. Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ năm:

KẾ HOẠCH PHỎNG VẤN
Người được hỏi: Nguyệt Thư
Người phỏng vấn: Đặng Thị Kim
Tuyền
Địa chỉ: tại quán café Mộc
Thời gian hẹn: 25/09/2013
Thời điểm bắt đầu: 14h00
Thời điểm kết thúc: 15h00
Đối tượng được hỏi là: quản lý.
Cần thu thập dữ liệu: thời gian và cách
thức giảm giá, số lượng giảm giá,
khuyến mãi bao nhiêu % trên một hoá
đơn
Cần thỏa thuận:
Các yêu cầu đòi hỏi:
Vai trò, vị trí, trình độ, kinh nghiệm
của người phỏng vấn.
Chương trình:
 Giới thiệu

 Tổng quan về dự án
 Tổng quan về phỏng vấn
Chủ đề đề cập:
 Chủ đề 1: Câu hỏi và trả lời.
 Chủ đề 2: Câu hỏi và trả lời.
 Chủ đề 3: Câu hỏi và trả lời.
 Tổng hợp các nội dung chính.
 Ý kiến của người được hỏi.
Kết thúc.
Ước lượng thời gian:
1 phút
2 phút
2 phút

15 phút
15 phút
15 phút
2 phút
2 phút
1 phút

PHIẾU PHỎNG VẤN
Dự án: Quản lý quán café
Tiểu dự án: Quản lý chương trình
khuyến mãi, giảm giá
Người được hỏi: Nguyệt Thư
Ngày: 25/09/2013
Người hỏi: Đặng Thị Kim Tuyền
Câu hỏi:
1. Quán có áp dụng các chương
trình khuyến mãi giảm giá
không?

2. Bao lâu thì quán giảm giá
một lần?
3. Có bao nhiêu hình thức giảm
giá?

4. Các loại hình thức giảm giá
thì như thế nào?
Trả lời:
 Có, chúng tôi thường xuyên áp
dụng.


 Mỗi ngày và các ngày lễ sẽ giảm
giá.
 Chúng tôi có nhiều hình thức giảm
giá khác nhau
 Đối với khách hàng bình thường
sẽ giảm giá vào các dịp lễ, với

khách hàng than thiết và khách
hàng vip sẽ giảm giá mỗi lần đến
quán.



II. MÔ TẢ HỆ THỐNG
 Quản lý kho:
o Khi nhận được yêu cầu nhập hàng, người quản lý kho làm
thủ tục nhập hàng theo hóa đơn, viết phiếu nhập kho
.Kiểm tra và xác nhận các mặt hàng vừa nhập.Đưa số
hàng vừa nhập vào kho.
o Mỗi mặt hàng nhập về có thể được lưu trữ ở các kho khác
nhau, một kho có thể lưu trữ được nhiều mặt hàng khác
nhau.
o Khi có phiếu yêu cầu xuất kho,người quản lý kho kiểm tra
lại số lượng hàng cần xuất trong các kho và lập phiếu xuất
kho, xuất các mặt hàng theo yêu cầu.

o Một nhà cung cấp có thể cung cấp nhiều mặt hàng và 1
cửa hàng có thể nhập hàng từ nhiều nhà cung cấp khác
nhau.
o Hàng ngày người quản lý có trách nhiệm tổng kết các mặt
hàng xuất nhập trong ngày.
 Quản lý nhân viên:
o Quản lý nhân viên được chia thành 3 phần nhỏ: Quản lý
ca, Quản lý thông tin nhân viên, Quản lý lương. Qua quản
lý ca ta có thể nắm rõ số nhân viên tham gia và thời gian
bắt đầu đến kết thúc ca, và lương cho từng ca. Quản lý
thông tin nhân viên giúp chúng ta có thể biết số lượng

nhân viên trong quán cũng như thời gian họ công tác tại
đây, và lý lịch cá nhân của họ.
o Quản lý lương sẽ chấm công và tính lương cho mỗi nhân
viên làm việc theo ca trong một ngày, cuối tháng Hệ
Thống sẽ đưa ra bảng danh sách chấm công nhân viên
trong tháng đó và tính lương cả tháng cho mỗi nhân viên.
 Quản lý bán hàng:
o Quản lý bán hàng sẽ làm các việc như quản lý bàn, quản
lý thực đơn và thông kê, báo cáo. Qua quản lý bàn ta có
thể nắm rõ số bàn trong quán, số người trong từng bàn.
Khi khách hàng đến, kiểm tra số lượng khách hàng, kiểm
tra chỗ trống, mời khách hàng vào bàn. Ghi nhận những
món khách hàng gọi, chuyển thực đơn cho nhân viên pha
chế.
o Nếu khách điện thoại hẹn trước, đặt bàn với số lượng
khách nhiều, thì giữ chỗ cho khách trong khoảng từ thơi
gian khách hẹn đến 30 phút sau đó. Nếu khách hàng
không đến thì huỷ đặt bàn.
o Khi khách hàng gọi tính tiền, nhân viên phục vụ sẽ mang
bill đưa cho khách hàng, sau đó thanh toán tiền và trả tiền
thừa cho khách hàng.
 Quán lý khách hàng:
o Khi khách hàng đến thường xuyên sẽ được cấp thẻ thành
viên, khi đó quán lấy thông tin khách hàng, làm thẻ thành
viên cho khách hàng.
o Nếu như khách hàng có thẻ thành viên đến quán thường
xuyên trong 3 hoặc 4 tháng sẽ cấp thẻ vip.
 Quản lý khuyến mãi, giảm giá:
o Quán thường đưa ra các chương trình khuyến mãi, giảm
giá.

o Thường từ thứ 2 đến thứ 6, vào buổi sáng và chiều, giảm
từ 4% đến 7% trên một bill, đối với khách hàng bình
thường.
o Đối với khách hàng than thiết và khách hàng vip sẽ giảm
giá mỗi lần đến quán 10% trên một bill.




CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
__________________________________________
…… ngày…… tháng …… năm

DANH SÁCH QUẢN LÝ NHÂN VIÊN





Số
TT

Họ và tên

Phái


Năm
Sinh

Trình độ
Nam
Nữ
Văn hóa
Chuyên
môn
Ngoại ngữ
(*)
1







2







…

Ghi chú:



.
(Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)





Hệ thống coffee Mộc 248 Hồ Biểu Chánh, P3,Q.Phú Nhuận
Điện thoại: 0906969706
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày…tháng…năm
*
STT
Mã Hàng
Tên Hàng
Nhà cung cấp
ĐVT
Số lƣợng
Đơn giá
Thành tiền

Tổng cộng:…………………………………….
Số tiền:……………………………….

Kế toán Thủ kho


Hệ thống coffee Mộc 248 Hồ Biểu Chánh, P3,Q.Phú Nhuận
Điện thoại: 0906969706
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày…tháng…năm
*
STT
Mã Hàng
Mã TU
Ngày xuất
Số lƣợng

Tổng cộng:…………………………………….
Số tiền:……………………………….

Kế toán Thủ kho










Bảng lƣơng tháng

STT
Họ Tên
Tạm ứng
Lương thỏa
thuận
Thưởng
Lương

tháng
Ký nhận
…
…
…
…
…
…
…

Báo cáo thống kê
Tháng:
Quý:
Năm:
Mã hàng
Tên hàng
Hàng tồn
Nhập hàng
Bán hàng










Sản phẩm bán chạy:
Sản phẩm bán ít: Ngƣời lập báo cáo
(Ký và ghi rõ họ tên)




III. XÂY DỰNG BIỂU ĐỒ PHÂN RÃ CHỨC
NĂNG BFD

a














HỆ THỐNG QUÁN COFFE
QUẢN LÝ
KHO
HÀNG
QUẢN LÝ
NHÂN
VIÊN
QUẢN LÝ
BÁN HÀNG
QUẢN LÝ

KHÁCH
HÀNG
QUẢN LÝ
KHUYẾN
MÃI
NHẬP
KHO
XUẤT
KHO
THỐNG
KÊ/BÁO
CÁO
LƢƠNG

CA LÀM
THÔNG
TIN
NHÂN
VIÊN
THANH
TOÁN
QUẢN
LÝ
PHỤC
VỤ
QUẢN
LÝ
THỰC
ĐƠN
THÔNG TIN

KHÁCH
HÀNG
QUẢN LÝ
THẺ
THÔNG
TIN
KHUYẾN
MÃI
THỜI
GIAN
KHUYẾN
MÃI
IV. MÔ HÌNH ERD

V.MÔ HÌNH VẬT LÝ




VI. MÔ HÌNH QUAN HỆ DƢỚI LƢỢC ĐỒ
CSDL

NhaCungCap(MaNCC ,TenNCC, SDT,DiaChi)
NhapHang(#MaNCC, #MaMH, NgayNhap, SoLuongN, DonGiaNhap)
MatHang(MaMH, TenMH, DVT, Loai)
KiemKe(#MaMH, #MaKho, NgayKK, SL)
XuatHang(#MaMH, #MaMA, NgayXuat, SLXuat)
ThucDon(MaMA, TenMA, DonGia)
CaLam(MaCa, TenCa, DonGia)
NhanVien(MaNV, TenNV, SDT, #MaNVQL)

Luong(#MaCa, #MaNV, NgayTraLuong, SoCaLam)
LamViec(#MaNV,#LoaiBan,NgayLV)
QLBan(LoaiBan, ViTri)
TToan(#MaMA, #MaHD, SLMA)
HoaDon(MaHD,NgayTT,#MaBan,#LoaiKM#MaKH)
KhuyenMai(LoaiKM,#MaThe)
The(MaThe,LoaiThe,MucUDai)
Kho(MaKho,TenKho)
KhachHang(MaKH, TenKH, SDT, #MaThe)






VII. TỪ ĐIỂN DỮ LIỆU:
1. NhaCungCap(MaNCC,TenNCC,SDT,DChi)
STT
Tên thuộc
tính
Diễn giải
Kiểu
Kích
thước
Ghi chú
1
MaNCC
Mã nhà cung
cấp
Char

5
Khóa
chính
2
TenNCC
Tên nhà cung
cấp
Varchar
50

3
SDT
Số điện thoại
Char
12

4
DChi
Địa chỉ
Varchar
50


2. NhapHang(#MaNCC, #MaMH, NgayNhap, SoLuongN,
DonGiaNhap)
STT
Tên thuộc
tính
Diễn giải
Kiểu

Kích
thước
Ghi chú
1
MaNCC
Mã nhà cung
cấp
Char
5
Khóa
chính
2
MaMH
Mã mặt hàng
Char
5
Khóa
chính
3
NgayNhap
Ngày nhập
datetime


4
SoLuongN
Số lượng
nhập
int

5
DonGiaNhap
Đơn giá nhập
money



3. MatHang(MaMH, TenMH, DVT, Loai)
STT
Tên thuộc
tính
Diễn giải
Kiểu
Kích
thước
Ghi chú
1
MaMH
Mã mặt hàng
Char
5
Khóa
chính
2
TenMH
Tên mặt hàng
Varchar
50

3
DVT
Đơn vị tính
Varchar
10

4
Loai
Loại mặt hàng
Varchar
10


4. KiemKe(#MaMH, #MaKho, NgayKK, SL)
STT
Tên thuộc
tính
Diễn giải
Kiểu
Kích
thước
Ghi chú
1
MaMH
Mã mặt hàng
Char
5
Khóa
chính
2

MaKho
Mã kho
char
5
Khóa
chính
3
NgayKK
Ngày kiểm kê
datetime


4
SL
Số lượng
int