536 Sự vận dụng các nguyên tắc tổ chức quản lý

Tổ chức quản lý
Lời nói đầu
Một tổ chức chỉ có thể tồn tại và phát triển khi nó đợc tiến hành các
hoạt động của mình phù hợp với các yêu cầu của các quy luật có liên quan
đến sự tồn tại và hoạt động của mọi tổ chức. Nhất là khi hoạt động có quy mô
ngày càng lớn và mức độ cạnh tranh ngày càng quyết liệt. Ngời ta càng đặc
biệt quan tâm đến yếu tố tổ chức. Nếu tổ chức không tốt sẽ gây lãng phí và
tổn thất rất lớn. Vì vậy, phải luôn theo đuổi và bám sát các nguyên tắc về tổ
chức. Trong thực tiễn quản lý doanh nghiệp những sai lầm hoặc thiếu sót về
xây dựng vận hành tổ chức thờng dẫn đến sự suy giảm hiệu lực điều hành,
gây rối loạn trong hoạt động kinh doanh hậu quả mà doanh nghiệp là sự
thiếu hiệu quả các mục tiêu không đạt đợc thậm chí có thể dẫn tới tổ chức bị
đổ vỡ.
Vận dụng vào thực hiện tốt tám nguyên tắc cơ bản của quản lý và ứng
dụng vào thực tế là một việc rất quan trọng và có ý nghĩa sống còn đối với
bản thân doanh nghiệp. sẽ giúp cho các tổ chức hạn chế đợc nhợc điểm của
mình, liên kết gắn bó mọi ngời, tạo ra niềm tin sức mạnh, tận dụng đợc mọi
cơ hội, sức mạnh tổng hợp của các tổ chức bên ngoài. Hơn nữa còn giúp cho
tổ chức có thể đơng đầu với các tổ chức thù định, giúp cho mọi tổ chức rút
ngắn các khoảng cách tụt hậu, xẻ lý các nguy cơ hiểm hoạ trong thời gian
ngắn.
Nh vậy thực chất của tám nguyên tắc tổ chức quản lý là nguyên tắc
tồn tại các hoạt động quản lý và đây cũng là lý do em chọn đề tài tiểu luận
này.
Do kiến thức và thời gian hạn hẹp nên không trách khỏi sai sót trong
cách trình bày và lý luận. Vì vậy rất mong nhận đợc sự chỉ bảo của các Thầy
Cô trong khoa quản lý. Và em xin cảm ơn vì sự giúp đỡ của Thầy Cô để em
có thể hoàn thành đợc bài tiểu luận này.
1
Tổ chức quản lý
Nội dung

I. Nguyên tắc chung về tổ chức
Khi thiết lập và vận hành bất kỳ một tổ chức nào cũng phải tuân thủ, vận
dụng các nguyên tắc chung về tổ chức ; những nguyên tắc này suất phát từ
thực tiễn quản lý và phù hợp với các quy luật khách quan .
Nguyên tắc tập chung dân chủ đợc coi là nguyên tắc cơ bản bao trùm
các loại tổ chức. Tuy nhiên, nó cần đợc vận dụng sát hợp với tính chất từng
loại tổ chức có phơng thức hoạt động khác nhau ( tổ chức chính trị , tổ chức
kinh doanh ) Với tổ chức quản lý kinh doanh (doanh nghiệp), đó là nguyên
tắc: tự chủ, tự chịu trách nhiệm( trong khuôn khổ thể chế, bao gồm luật pháp
và quy chế), có hiệu lực để đạt hiệu quả kinh tế cao nhất. Từ nguyên tắc
chung đó nhiều nhà khoa học quản lý đã xác lập 8 nguyên tắc cụ thể nh sau:
Nguyên tắc 1
Từ mục tiêu hoạt động mà định ra chức năng của tổ chức; từ chức
năng mà thiết lập bộ máy phù hợp ; và từ bộ máy mà bố trí con ngời đáp
ứng yêu cầu. Đây là trình tự logíc của tổ chức không đợc làm ngợc lại
hoặc tuỳ tiện
a. Để thực hiên mục tiêu đã đề ra( kinh doanh một lĩnh vực sản xuất th-
ơng mại hoặc dịch vụ nào đó) cần xác định các chức năng nhiệm vụ cơ
bản lâu dài của bộ máy quản lý doanh nghiệp suất phát từ bốn chức
năng của quản lý: hoạch định , tổ chức, điều kiển phối hợp và kiểm
tra. Mỗi bộ phận của bộ máy quản lý lại có chức năng cụ thể đợc thực
hiện phần việc đợc phân công, phân cấp quản lý. Chức năng xác định
không rõ hoặc không nhận thức rõ sẽ không có căn cứ để tổ chức thực
hiện đạt tới mục tiêu. Chức năng trùng chéo sẽ làm cho bộ máy cồng
kềnh, trách nhiệm không rõ, hoạt động trục trặc.
b. Bộ máy đợc thiết lập để thực hiện chức năng; có chức năng thì phải có
bộ máy và bộ máy phải đáp ứng chức năng. Không thể lập ra bộ máy
một cách tuỳ tiện với những lý do không liên quan đến chức
năng( chẳng hạn để có chỗ cho số ngời d thừa hay sao chép mô hình tổ
chức khác )

2
Tổ chức quản lý
c. Bộ máy hoạt động đợc là nhờ con ngời với chức năng và phẩm chất
đáp ứng yêu cầu. Yếu tố con ngời bao gồm cơ cấu đội ngũ( các loại
cán bộ, nhân viên) số lợng (cần thiết để đảm bảo các phần việc) và tiêu
chuẩn ( trình độ, năng lực, phẩm chất). Không thể vì con ngời mà sinh
ra bộ máy không thực sự cần thiết. Việc phân công, xác định chức
trách cá nhân rõ ràng là cơ sở để có bộ máy hợp lý( gọn nhẹ, có chât
lợng). Sự bố trí, phân công tuỳ tiện sẽ dẫn đến vừa thừa vừa thiếu ng-
ời nhiệm vụ không hoàn thành tốt trách nhiệm thiếu rõ ràng; hơn nũa
còn tạo điều kiện phát sinh các vấn đề nội bộ phức tạp gây lủng củng
lỏng lẻo kỷ cơng.
Ví dụ về công ty sản xuất hàng may mặc Việt Thắng. Công ty có chức
năng sản xuất và kinh doanh quần áo. Gồm ba bộ phận mua nguyên
liệu; sản xuất; kinh doanh tiêu thụ sản phẩm.Do đó công ty có những
nhiệm vụ cơ bản sau:
- Sản xuất quần áo .
- Thiết kế, tạo mẫu, nắm bắt thị hiếu của ngời tiêu dùng từng tháng
từng mùa.
- Tổ chức mạng lới các cửa hàng, quầy hàng, đại lý tiêu thụ sản
phẩm.
- Tổ chức hệ thống kho hàng.
- Đa hàng từ nhà máy , kho tới mạng lới tiêu thụ
- Tổ chức bộ máy quản lý.
- Từ các chức năng và nhiệm vụ trên công ty có cơ cấu nh sau:
3
Tổ chức quản lý
Với cơ cấu này, công ty Việt Thắng đã đáp ứng đợc các chức năng và
nhiệm vụ của mình . Công ty có số lợng ngời vừa đủ gồm các nhà quản lý
kinh nghiệm và CN đợc đào tạo và lành nghề.

Nguyên tắc 2
Nội dung chức năng của mỗi tổ chức cần đợc phân chia thành các phần
việc rõ ràng và phân công hợp lý, dành mạch cho mỗi bộ phận môi cá
nhân chịu trách nhiệm thực hiện.
a. Sự phân chia nhiệm vụ phải đảm bảo cho ngời thực hiện có thể hoàn
thành vừa sức để có thể chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện. Nó cũng phải
tạo đợc và duy trì mối liên kết, phối hợp để cùng thực hiện chức năng chung
của tổ chức.
Tính hợp lý của sự phân chia nhiệm vụ và phân công đợc kiểm nghiệm
qua các câu hỏi:
- những phần việc đó đã đủ để thực hiện chức năng chung cha?
- Nội dung nhiệm vụ của từng bộ phận, từng ngời đã rõ ràng cha? Ngời
đợc phân công đã hiểu đúng cha?
- Có những phần việc nào đợc phân công trùng nhau không ? Nhiệm vụ
nào cha đợc phân công?
- Khối lợc việc đợc phân công có vừa sức thực hiện không? Phần việc
nào quá nặng hoặc quá nhẹ?
- Cách phân chia phân công đó có giúp cho ngời điều hành (phụ trách
chung) nắm đợc toàn bộ hoạt động không?
4
Giám đốc
Phó
GĐKD
Quản đốc
sản xuất
Phòng
XNK
Phòng
marketing
P. vật t P. kinh

doanh
Phó
GĐXS
Thủ kho
hàng
P.tổ
chức
P.Thiết kế
tạo mẫu
Phó GĐKD
Tổ chức quản lý
b.Trong tổ chức quản lý của doanh nghiệp có sự phân công theo chiều
ngang( chuyên môn hoá) và sự phân cấp theo chiều dọc( cấp bậc). Sự
phân công theo chiều ngang quan trọng nhất là tách biệt quyền sở hữu
với quyền sử dụng, thể hiện qua vai trò của chủ doanh nghiệp hoặc hội
đồng quản trị và vai trò của giám đốc điều hành. ở nớc ta, đây là vấn đề
còn cha đợc làm đủ rõ ( đối với doanh nghiệp nhà nớc).Các bộ phận công
đoạn sản xuất dịch vụ và các phòng ban chức năng là kết quả của sự
phân công theo chiều ngang trong doanh nghiệp , hoạt động theo phơng
thức phối hợp cùng phục tùng.
Phân cấp theo chiều dọc đợc thực hiện qua hệ thống cấp bấc quản lý từ
trên xuống dới; thông thòng gồm ba cấp cơ bản: câp cao(toàn doanh
nghiệp ), cấp trung gian (doanh nghiệp thành viên, phân xởng , bộ phận
dịch vụ chi nhánh) và cấp trực tiếp thực hiện ( tổ , đội). ứng với các cấp
quản lý là các chức danh phụ trách: giám đốc (cùng các phòng, ban);
quản đốc ( cùng các bộ môn giúp việc tác nghiệp); tổ trởng hoặc đội tr-
ởng Hệ thống dọc đ ợc điều hành qua hệ điều kiển phục tùng với thứ
tự bậc thang ( tác động theo từng nấc).
VD: Giám đốc phó giám đốc Trởng phòng(kinh doanh,
marketing..) là sự phân cấp theo chiều dọc.

Phòng nhân sự , Phòng TC, Phòng kế toán, Phòng kinh doanh là sự
phân công theo chiều ngang.
Nguyên tắc 3
Nhiệm vụ, trách nhiệm và quyên hạn phải tơng xứng.
a. Chức năng( lâu dài) hoặc nhiệm vụ (từng việc) giao cho bộ phận hoặc
cá nhân nào phải gắn với trách nhiệm mà bộ phận hoặc cá nhân đó
phải đảm bảo hoàn thành. Cần xác định và hiểu rõ: chịu trách nhiệm
về mặt nào và đến đâu , ai là ngời chịu trách nhiêm và trớc ai? Chỉ
khi nhân rõ trách nhiệm, mỗi ngời mới tận tâm tận lực, dám nghĩ dám
làm và chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện. Và do đó, chỉ giao
nhiệm vụ khi xét thấy ngời thực hiện có khả năng đảm đơng.
Có bốn loại trách nhiệm: trách nhiệm tập thể trách nhiệm cá nhân,
trách nhiệm liên đới và trách nhiệm cuối cùng. Trách nhiệm tập thể
thực hiện trong cơ chế quyết định tập thể ( vd chế độ làm việc cua hội
5
Tổ chức quản lý
đông quản trị), trong đó mọi thành viên tham gia quyết định phải cùng
chịu trách nhiệm , kể cả thiểu số bất đồng. Trong chế độ thủ trởng( hệ
thống điều hành) phải xác định trách nhiệm cá nhân của ngời phụ
trách cũng nh ngời đựoc phân công. Đối với những bộ phân , những
ngời có liên quan cần xác định trách nhiệm liên đới tức là môt phần
trách nhiệm gián tiếp .Trách nhiệm cuối cùng là sự chia sẻ trách nhiệm
chung đối với kết quả thực hiện cuối cùng theo mục tiêu cuả cả doanh
nghiệp, chủ yếu nhằm động viên tinh thần và ý thức làm chủ hơn là
chịu trách nhiệm cụ thể. Trách nhiệm cụ thể có nghĩa là phải chịu sử lý
về hành chính hoặc về pháp lý; có trờng hợp phải bồi thơng thiệt hại đã
gây ra.
Giám đốc là ngời chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất và
kinh doanh của công ty cũng là ngời có quyền quyết định mọi việc
của Công ty.

b. Quyền hạn là một phần quyền lực đợc giao để thực thi nhiệm vụ với
trách nhiệm phải đảm bảo hoàn thành. Giao quyền hạn có nghĩa là sự
phân định quyền lực tơng xứng với trách nhiệm phải vừa đủ( không
thiếu không thừa) và phải rõ ràng.
Giao quyền hạn không đủ sẽ không quy trách nhiệm,hậu quả là cấp trên
phải tự gánh trách nhiệm lẽ ra phải san sẻ; tao ra sự tập trung quá mức ,
han chế tính chủ động sáng tạo của cấp dới dễ sinh tệ nạn quan liêu và
lỏng lẻo kỷ cơng.
VD: Trởng phòng thiết kế không thể nào thitất cả các bản vẽ mà công
việc của ông ta chỉ là giao nhiệm vụ cho từng ngời rồi sau đó kiểm tra,
chữa lại hoặc yêu cầu chữa lại những chỗ không đạt yêu cầu. Nh vậy mới
có thể phat huy đợc tính sáng tạo của nhân viên cấp dới,
Giao quá nhiều quyền hạn ( thả nổi quyên lực) là tình huống xấu nhất, tạo
ra tình trạnh không kiểm soát đợc hành động của cấp dới; hậu quả có thể
theo hai hớng: hoặc là không hoàn thành đợc nhiệm vụ, không quy đợc
trách nhiệm (do không sử dụng quyền hạn cần có), hoặc là tuỳ tiện lạm
dụng quyền lực, lấn sân và can thiệp vợt cấp. Một nhà nghiên cứu về
quản lý đã nhấn mạnh: lãnh đạo chính là biết phân định quyền lực.
6