sự vận dụng các nguyên tắc tổ chức quản lý vào thực tiễn

Tæ chøc qu¶n lý
LỜI NÓI ĐẦU
Một tổ chức chỉ có thể tồn tại và phát triển khi nó được tiến hành các
hoạt động của mình phù hợp với các yêu cầu của các quy luật có liên quan
đến sự tồn tại và hoạt động của mọi tổ chức. Nhất là khi hoạt động có quy
mô ngày càng lớn và mức độ cạnh tranh ngày càng quyết liệt. Người ta
càng đặc biệt quan tâm đến yếu tố tổ chức. Nếu tổ chức không tốt sẽ gây
lãng phí và tổn thất rất lớn. Vì vậy, phải luôn theo đuổi và bám sát các
nguyên tắc về tổ chức. Trong thực tiễn quản lý doanh nghiệp những sai lầm
hoặc thiếu sót về xây dựng vận hành tổ chức thường dẫn đến sự suy giảm
hiệu lực điều hành, gây rối loạn trong hoạt động kinh doanh hậu quả mà
doanh nghiệp là sự thiếu hiệu quả các mục tiêu không đạt được thậm chí có
thể dẫn tới tổ chức bị đổ vỡ.
Vận dụng vào thực hiện tốt tám nguyên tắc cơ bản của quản lý và
ứng dụng vào thực tế là một việc rất quan trọng và có ý nghĩa sống còn đối
với bản thân doanh nghiệp. sẽ giúp cho các tổ chức hạn chế được nhược
điểm của mình, liên kết gắn bó mọi người, tạo ra niềm tin sức mạnh, tận
dụng được mọi cơ hội, sức mạnh tổng hợp của các tổ chức bên ngoài. Hơn
nữa còn giúp cho tổ chức có thể đương đầu với các tổ chức thù định, giúp
cho mọi tổ chức rút ngắn các khoảng cách tụt hậu, xẻ lý các nguy cơ hiểm
hoạ trong thời gian ngắn.
Như vậy thực chất của tám nguyên tắc tổ chức quản lý là nguyên tắc
tồn tại các hoạt động quản lý và đây cũng là lý do em chọn đề tài tiểu luận
này.
Do kiến thức và thời gian hạn hẹp nên không trách khỏi sai sót trong
cách trình bày và lý luận. Vì vậy rất mong nhận được sự chỉ bảo của các
Thầy Cô trong khoa quản lý. Và em xin cảm ơn vì sự giúp đỡ của Thầy Cô
để em có thể hoàn thành được bài tiểu luận này.
1
Tæ chøc qu¶n lý
NỘI DUNG

I. NGUYÊN TẮC CHUNG VỀ TỔ CHỨC
Khi thiết lập và vận hành bất kỳ một tổ chức nào cũng phải tuân thủ, vận
dụng các nguyên tắc chung về tổ chức ; những nguyên tắc này suất phát từ
thực tiễn quản lý và phù hợp với các quy luật khách quan .
Nguyên tắc tập chung dân chủ được coi là nguyên tắc cơ bản bao
trùm các loại tổ chức. Tuy nhiên, nó cần được vận dụng sát hợp với tính
chất từng loại tổ chức có phương thức hoạt động khác nhau ( tổ chức chính
trị , tổ chức kinh doanh…) Với tổ chức quản lý kinh doanh (doanh
nghiệp), đó là nguyên tắc: tự chủ, tự chịu trách nhiệm( trong khuôn khổ thể
chế, bao gồm luật pháp và quy chế), có hiệu lực để đạt hiệu quả kinh tế cao
nhất. Từ nguyên tắc chung đó nhiều nhà khoa học quản lý đã xác lập 8
nguyên tắc cụ thể như sau:
Nguyên tắc 1
Từ mục tiêu hoạt động mà định ra chức năng của tổ chức; từ chức
năng mà thiết lập bộ máy phù hợp ; và từ bộ máy mà bố trí con người
đáp ứng yêu cầu. Đây là trình tự logíc của tổ chức không được làm ngược
lại hoặc tuỳ tiện
a. Để thực hiên mục tiêu đã đề ra( kinh doanh một lĩnh vực sản xuất
thương mại hoặc dịch vụ nào đó) cần xác định các chức năng nhiệm
vụ cơ bản lâu dài của bộ máy quản lý doanh nghiệp suất phát từ bốn
chức năng của quản lý: hoạch định , tổ chức, điều kiển – phối hợp và
kiểm tra. Mỗi bộ phận của bộ máy quản lý lại có chức năng cụ thể
được thực hiện phần việc được phân công, phân cấp quản lý. Chức
năng xác định không rõ hoặc không nhận thức rõ sẽ không có căn cứ
để tổ chức thực hiện đạt tới mục tiêu. Chức năng trùng chéo sẽ làm
cho bộ máy cồng kềnh, trách nhiệm không rõ, hoạt động trục trặc.
b. Bộ máy được thiết lập để thực hiện chức năng; có chức năng thì phải
có bộ máy và bộ máy phải đáp ứng chức năng. Không thể lập ra bộ
máy một cách tuỳ tiện với những lý do không liên quan đến chức
2

Tæ chøc qu¶n lý
năng( chẳng hạn để có chỗ cho số người dư thừa hay sao chép mô
hình tổ chức khác…)
c. Bộ máy hoạt động được là nhờ con người với chức năng và phẩm
chất đáp ứng yêu cầu. Yếu tố con người bao gồm cơ cấu đội ngũ( các
loại cán bộ, nhân viên) số lượng (cần thiết để đảm bảo các phần việc)
và tiêu chuẩn ( trình độ, năng lực, phẩm chất). Không thể vì con
người mà sinh ra bộ máy không thực sự cần thiết. Việc phân công,
xác định chức trách cá nhân rõ ràng là cơ sở để có bộ máy hợp
lý( gọn nhẹ, có chât lượng). Sự bố trí, phân công tuỳ tiện sẽ dẫn đến”
vừa thừa vừa thiếu người” nhiệm vụ không hoàn thành tốt trách
nhiệm thiếu rõ ràng; hơn nũa còn tạo điều kiện phát sinh các vấn đề
nội bộ phức tạp gây lủng củng lỏng lẻo kỷ cương.
Ví dụ về công ty sản xuất hàng may mặc Việt Thắng. Công ty có
chức năng sản xuất và kinh doanh quần áo. Gồm ba bộ phận mua
nguyên liệu; sản xuất; kinh doanh tiêu thụ sản phẩm.Do đó công ty
có những nhiệm vụ cơ bản sau:
- Sản xuất quần áo .
- Thiết kế, tạo mẫu, nắm bắt thị hiếu của người tiêu dùng từng
tháng từng mùa.
- Tổ chức mạng lưới các cửa hàng, quầy hàng, đại lý tiêu thụ sản
phẩm.
- Tổ chức hệ thống kho hàng.
- Đưa hàng từ nhà máy , kho tới mạng lưới tiêu thụ
- Tổ chức bộ máy quản lý.
- Từ các chức năng và nhiệm vụ trên công ty có cơ cấu như sau:
3
Tæ chøc qu¶n lý
Với cơ cấu này, công ty Việt Thắng đã đáp ứng được các chức năng
và nhiệm vụ của mình . Công ty có số lượng người vừa đủ gồm các nhà

quản lý kinh nghiệm và CN được đào tạo và lành nghề.
Nguyên tắc 2
Nội dung chức năng của mỗi tổ chức cần được phân chia thành các
phần việc rõ ràng và phân công hợp lý, dành mạch cho mỗi bộ phận môi
cá nhân chịu trách nhiệm thực hiện.
a. Sự phân chia nhiệm vụ phải đảm bảo cho người thực hiện có thể hoàn
thành vừa sức để có thể chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện. Nó cũng
phải tạo được và duy trì mối liên kết, phối hợp để cùng thực hiện chức
năng chung của tổ chức.
Tính hợp lý của sự phân chia nhiệm vụ và phân công được kiểm nghiệm
qua các câu hỏi:
- những phần việc đó đã đủ để thực hiện chức năng chung chưa?
- Nội dung nhiệm vụ của từng bộ phận, từng người đã rõ ràng chưa?
Người được phân công đã hiểu đúng chưa?
- Có những phần việc nào được phân công trùng nhau không ? Nhiệm
vụ nào chưa được phân công?
- Khối lược việc được phân công có vừa sức thực hiện không? Phần
việc nào quá nặng hoặc quá nhẹ?
- Cách phân chia phân công đó có giúp cho người điều hành (phụ
trách chung) nắm được toàn bộ hoạt động không?
4
Giám đốc
Phó
GĐKD
Quản đốc
sản xuất
Phòng
XNK
Phòng
marketing

P. vật
tư
P. kinh
doanh
Phó
GĐXS
Thủ kho
h ngà
P.tổ
chức
P.Thiết kế
tạo mẫu
Phó GĐKD
Tæ chøc qu¶n lý
b.Trong tổ chức quản lý của doanh nghiệp có sự phân công theo chiều
ngang( chuyên môn hoá) và sự phân cấp theo chiều dọc( cấp bậc). Sự
phân công theo chiều ngang quan trọng nhất là tách biệt quyền sở hữu
với quyền sử dụng, thể hiện qua vai trò của chủ doanh nghiệp hoặc hội
đồng quản trị và vai trò của giám đốc điều hành. Ở nước ta, đây là vấn
đề còn chưa được làm đủ rõ ( đối với doanh nghiệp nhà nước).Các bộ
phận công đoạn sản xuất – dịch vụ và các phòng ban chức năng là kết
quả của sự phân công theo chiều ngang trong doanh nghiệp , hoạt động
theo phương thức phối hợp cùng phục tùng.
Phân cấp theo chiều dọc được thực hiện qua hệ thống cấp bấc quản lý
từ trên xuống dưới; thông thưòng gồm ba cấp cơ bản: câp cao(toàn
doanh nghiệp ), cấp trung gian (doanh nghiệp thành viên, phân xưởng ,
bộ phận dịch vụ chi nhánh) và cấp trực tiếp thực hiện ( tổ , đội). Ứng
với các cấp quản lý là các chức danh phụ trách: giám đốc (cùng các
phòng, ban); quản đốc ( cùng các bộ môn giúp việc tác nghiệp); tổ
trưởng hoặc đội trưởng…Hệ thống dọc được điều hành qua hệ điều kiển

– phục tùng với thứ tự “bậc thang” ( tác động theo từng nấc).
VD: Giám đốc phó giám đốc Trưởng phòng(kinh doanh,
marketing..) là sự phân cấp theo chiều dọc.
Phòng nhân sự , Phòng TC, Phòng kế toán, Phòng kinh doanh là sự
phân công theo chiều ngang.
Nguyên tắc 3
Nhiệm vụ, trách nhiệm và quyên hạn phải tương xứng.
a. Chức năng( lâu dài) hoặc nhiệm vụ (từng việc) giao cho bộ phận
hoặc cá nhân nào phải gắn với trách nhiệm mà bộ phận hoặc cá nhân
đó phải đảm bảo hoàn thành. Cần xác định và hiểu rõ: chịu trách
nhiệm về mặt nào và đến đâu , ai là người chịu trách nhiêm và
trước ai? Chỉ khi nhân rõ trách nhiệm, mỗi người mới tận tâm tận
lực, dám nghĩ dám làm và chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện. Và
do đó, chỉ giao nhiệm vụ khi xét thấy người thực hiện có khả năng
đảm đương.
5
Tæ chøc qu¶n lý
Có bốn loại trách nhiệm: trách nhiệm tập thể trách nhiệm cá nhân,
trách nhiệm liên đới và trách nhiệm cuối cùng. Trách nhiệm tập thể
thực hiện trong cơ chế quyết định tập thể ( vd chế độ làm việc cua
hội đông quản trị), trong đó mọi thành viên tham gia quyết định phải
cùng chịu trách nhiệm , kể cả thiểu số bất đồng. Trong chế độ thủ
trưởng( hệ thống điều hành) phải xác định trách nhiệm cá nhân của
người phụ trách cũng như người đựoc phân công. Đối với những bộ
phân , những người có liên quan cần xác định trách nhiệm liên đới
tức là môt phần trách nhiệm gián tiếp .Trách nhiệm cuối cùng là sự
chia sẻ trách nhiệm chung đối với kết quả thực hiện cuối cùng theo
mục tiêu cuả cả doanh nghiệp, chủ yếu nhằm động viên tinh thần và
ý thức làm chủ hơn là chịu trách nhiệm cụ thể. Trách nhiệm cụ thể có
nghĩa là phải chịu sử lý về hành chính hoặc về pháp lý; có trường

hợp phải bồi thương thiệt hại đã gây ra.
Giám đốc là người chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất
và kinh doanh của công ty cũng là người có quyền quyết định mọi
việc của Công ty.
b. Quyền hạn là một phần quyền lực được giao để thực thi nhiệm vụ
với trách nhiệm phải đảm bảo hoàn thành. Giao quyền hạn có nghĩa
là sự phân định quyền lực tương xứng với trách nhiệm phải vừa
đủ( không thiếu không thừa) và phải rõ ràng.
Giao quyền hạn không đủ sẽ không quy trách nhiệm,hậu quả là cấp trên
phải tự gánh trách nhiệm lẽ ra phải san sẻ; tao ra sự tập trung quá mức ,
han chế tính chủ động sáng tạo của cấp dưới dễ sinh tệ nạn quan liêu và
lỏng lẻo kỷ cương.
VD: Trưởng phòng thiết kế không thể nào thitất cả các bản vẽ mà công
việc của ông ta chỉ là giao nhiệm vụ cho từng người rồi sau đó kiểm tra,
chữa lại hoặc yêu cầu chữa lại những chỗ không đạt yêu cầu. Như vậy
mới có thể phat huy được tính sáng tạo của nhân viên cấp dưới,
Giao quá nhiều quyền hạn ( thả nổi quyên lực) là tình huống xấu nhất,
tạo ra tình trạnh không kiểm soát được hành động của cấp dưới; hậu
quả có thể theo hai hướng: hoặc là không hoàn thành được nhiệm vụ,
6