Quản trị qui trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng phân bón từ thị trường Trung Quốc tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu tạp phẩm (Tocontap Hanoi)

Sinh viên thực hiện: Ngô Thị Thu Hường Lớp K45E2
“Quản trị qui trình thực hiện hợp đồng
nhập khẩu mặt hàng phân bón từ thị
trường Trung Quốc tại công ty cổ phần
xuất nhập khẩu tạp phẩm (Tocontap
Hanoi)”
Trường đại học thương mại Khoa Thương mại quốc tế
Sinh viên thực hiện: Ngô Thị Thu Hường Lớp K45E2
Chương 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài
1. Tính cấp thiết nghiên cứu đề tài
Trong xu thế toàn cầu hóa, hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay, hoạt động thương
mại quốc tế ngày càng khẳng định được vị trí quan trọng của mình trong nền kinh tế
thế giới. Theo nhận xét chung của nhiều nhà phân tích kinh tế thì thế giới trong những
năm gần đây trở nên xích lại gần nhau hơn, thông qua hoạt động thương mại quốc tế
các nước có quan hệ với nhau nhiều hơn, gắn bó hơn. Bên cạnh đó, thương mại quốc
tế giúp cho các quốc gia có thể chuyên môn hóa hoạt động sản xuất, tận dụng và phát
huy tối đa các lợi thế của quốc gia để đem lại giá trị thặng dư cao nhất; đồng thời tạo
điều kiện cho hàng hóa, dịch vụ được lưu thông buôn bán thuận lợi giữa các quốc gia
để thỏa mãn nhu cầu ngày càng cao hơn của con người.
Nền kinh tế Việt Nam đã và đang hội nhập ngày càng sâu rộng vào nền kinh tế khu
vực và thế giới. Việt Nam đã là thành viên chính thức của hiệp hội các nước Đông
Nam Á (ASEAN) từ tháng 7/1995, đã gia nhập vào khu vực mậu dịch tự do AFTA từ
1/1/1996, được kết nạp vào diễn đàn hợp tác Châu Á – Thái Bình Dương (APEC)
tháng 11/1988 và đã là thành viên chính thức của tổ chức thương mại thế giới (WTO)
vào tháng 11/2006. Hoạt động thương mại quốc tế của nước ta ngày càng có những
bước phát triển mạnh mẽ, Việt Nam đã mở rộng quan hệ buôn bán với nhiều khu vực
kinh tế và quốc gia trên thế giới. Với kim ngạch XNK không ngừng tăng lên qua các
năm cùng với sự hỗ trợ về đường lối, chính sách của Đảng và nhà nước ta đã mở ra
những cơ hội lớn cho các doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp kinh doanh
XNK. Trước hết thì các doanh nghiệp có cơ hội được giao lưu buôn bán với nhiều
doanh nghiệp với nhiều qui mô khác nhau tại nhiều khu vực kinh tế và quốc gia trên

thế giới; hơn nữa có điều kiện để thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh.Tuy nhiên,
bên cạnh những cơ hội đó thì các doanh nghiệp cũng phải đương đầu với những thách
thức to lớn. Đó là phải đối mặt với cường độ cạnh tranh cao đòi hỏi các doanh nghiệp
phải nâng cao năng lực cạnh tranh của mình để có thể cạnh tranh được với các doanh
nghiệp nước ngoài, phát triển ổn định và bền vững. Đặc biệt trong cuộc khủng hoảng
Trường đại học thương mại Khoa Thương mại quốc tế
Sinh viên thực hiện: Ngô Thị Thu Hường Lớp K45E2
kinh tế thế giới vừa qua đã đem đến những thách thức thực sự cho không chỉ hoạt
động thương mại của Việt Nam nói chung mà còn gây tác động trực tiếp đến các
doanh nghiệp Việt Nam nói riêng. Khủng hoảng kinh tế làm cho lượng cầu của hầu
hết các mặt hàng đều giảm sút mạnh, các nguồn tài chính bị thắt chặt gây khó khăn
cho hoạt động kinh doanh XNK của các doanh nghiệp ở nước ta.
Trước tình hình đó, các doanh nghiệp Việt Nam phải lựa chọn cho mình con
đường phát triển đúng đắn, phù hợp với tình hình nội tại cũng như với sự phát triển
chung của nền kinh tế. Công ty cổ phần xuất nhập khẩu tạp phẩm (Tocontap Hà Nội)
là một trong những doanh nghiệp kinh doanh XNK đầu tiên của Việt Nam, trải qua
hơn 50 năm hoạt động công ty đã không ngừng phát triển về mọi mặt và đáp ứng
tương đối tốt cho các nhu cầu của nền kinh tế. Là một doanh nghiệp chuyên kinh
doanh xuất nhập khẩu nhiều mặt hàng vì vậy Tocontap Hà Nội cũng không tránh khỏi
khó khăn chung do khủng hoảng kinh tế thế giới gây ra. Trong quá trình thực tập
nhằm quan sát và tìm hiểu thực tế tại doanh nghiêp tôi nhận thấy bên cạnh những kết
quả đạt được thì công ty có những khó khăn tồn tại cần được nghiên cứu và khắc phục
đặc biệt là trong qui trình thực hiện các hợp đồng nhập khẩu của doanh nghiệp. Được
sự giúp đỡ của các cán bộ trong phòng xuất nhập khẩu 7 của công ty cũng như sự
hướng dẫn tận tình của thầy giáo PGS.TS Doãn Kế Bôn, em quyết định chọn nghiên
cứu đề tài: quản trị qui trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng phân bón của
công ty, với mong muốn tìm ra các giải pháp nhằm hoàn thiện qui trình thực hiện hợp
đồng nhập khẩu, từ đó đưa ra các đề xuất đối với doanh nghiệp cũng như các kiến
nghị đối với nhà nước để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty nói
chung cũng như hoạt động nhập khẩu của doanh nghiệp nói riêng.

2. Xác lập và tuyên bố vấn đề trong luận văn
Thông qua quá trình thực tập, quan sát thực tế tại công ty Tocontap Hà Nội đồng
thời kết hợp với các kiến thức đã được học tại nhà trường, tôi quyết định lựa chọn đề
tài:
“Quản trị qui trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng phân bón từ thị trường
Trung Quốc tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu tạp phẩm (Tocontap Hanoi)”
Trường đại học thương mại Khoa Thương mại quốc tế
Sinh viên thực hiện: Ngô Thị Thu Hường Lớp K45E2
Đề tài tập trung nghiên cứu, đi sâu vào qui trình thực hiện hợp đồng NK bao gồm
chin bước từ xin giấy phép nhập khẩu cho đến bước khiếu nại và giải quyết khiếu nại,
và công tác quản trị qui trình thực hiện hợp đồng NK tại doanh nghiệp. Thông qua đề
tài nhằm tìm hiểu những vấn đề khó khăn, tồn tại của doanh nghiệp đang gặp phải
trong qui trình thực hiện hợp đồng NK cũng như trong việc quản trị qui trình thực hiện
hợp đồng NK. Từ đó cùng với doanh nghiệp đề ra các giải pháp khắc phục khó khăn
và đưa ra các kiến nghị với nhà nước.
3. Các mục tiêu nghiên cứu
- Tìm hiểu thực trạng qui trình thực hiện hợp đồng NK mặt hàng phân bón tại công
ty Tocontap Hà Nội từ thị trường Trung Quốc.
- Tìm ra những vấn đề khó khăn trong quá trình thực hiện hợp đồng NK, nguyên
nhân của các khó khăn và tồn tại của doanh nghiệp.
- Đưa ra các biện pháp để công tác quản trị qui trình thực hiện hợp đồng NK được
nâng cao và đạt hiệu quả.
4. Phạm vi nghiên cứu của luận văn
- Về không gian: tại công ty cổ phần XNK tạp phẩm (Tocontap Hà Nội )
- Về nội dung: quản trị qui trình thực hiện hợp đồng NK mặt hàng phân bón từ thị
trường Trung Quốc.
- Về mặt hàng nghiên cứu: phân bón – một loại vật tư nông nghiệp đóng vai trò quan
trọng trong sự phát triển ổn định của hoạt động sản xuất nông nghiệp được nhập khẩu
từ thị trường Trung Quốc.
- Về thị trường: Trung Quốc – thị trường nhập khẩu phân bón chính của Việt Nam.

- Về thời gian: từ năm 2006 – 2009.
5. Kết cấu luận văn tốt nghiệp
Chương 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài
Chương 2: Tóm lược một số vấn đề lý luận cơ bản về quản trị qui trình thực hiện hợp
đồng nhập khẩu
Trường đại học thương mại Khoa Thương mại quốc tế
Sinh viên thực hiện: Ngô Thị Thu Hường Lớp K45E2
Chương 3: Phương pháp nghiên cứu và các kết quả phân tích thực trạng vấn đề quản
trị qui trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng phân bón tại công ty cổ phần xuất
nhập khẩu tạp phẩm từ thị trường Trung Quốc
Chương 4: Các kết luận và đề xuất đối với vấn đề quản trị qui trình thực hiện hợp
đồng nhập khẩu mặt hàng phân bón tại công ty Tocontap Hanoi từ thị trường Trung
Quốc
Trường đại học thương mại Khoa Thương mại quốc tế
Sinh viên thực hiện: Ngô Thị Thu Hường Lớp K45E2
Chương 2: Tóm lược một số vấn đề lý luận cơ bản về quản trị qui
trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
2.1. Một số định nghĩa, khái niệm và lý thuyết cơ bản liên quan đến qui trình
thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế (TMQT)
2.1.1. Hợp đồng TMQT
2.1.1.1. Khái niệm
Hợp đồng thương mại quốc tế hay còn gọi là hợp đồng XNK hoặc hợp đồng mua
bán ngoại thương, đó là sự thỏa thuận giữa những đương sự có trụ sở kinh doanh ở các
quốc gia khác nhau, theo đó một bên gọi là bên bán (bên XK) có nghĩa vụ chuyển
quyền sở hữu cho một bên khác gọi là bên mua (bên NK) một tài sản nhất định gọi là
hàng hóa. Bên mua có nghĩa vụ nhận hàng và trả tiền hàng.
2.1.1.2. Đặc điểm của hợp đồng TMQT
- Hợp đồng TMQT mang yếu tố quốc tế.
- Chủ thể của hợp đồng là bên bán (bên XK) và bên mua (bên NK). Hai bên XK và
NK có trụ sở kinh doanh ở những quốc gia khác nhau.

- Hợp đồng TMQT là hợp đồng mang tính ưng thuận và nếu không có thỏa thuận gì
khác thì có hiệu lực ngay từ khi ký kết hợp đồng.
- Hợp đồng TMQT là hợp đồng song vụ (tức là hai bên có nghĩa vụ như nhau)
- Hợp đồng TMQT là hợp đồng đền bù (tức là có giá trị tương xứng nhau)
- Hợp đồng TMQT có sự di chuyển về quyền sở hữu.
2.1.1.3. Luật điều chỉnh hợp đồng TMQT
Nguồn luật điều chỉnh hợp đồng TMQT là một vấn đề mà các bên cùng quan tâm
bởi nó bảo vệ lợi ích của tất cả các bên liên quan trong hợp đồng và là cơ sở pháp lý
đầu tiên để giải quyết tranh chấp xảy ra.
Hợp đồng TMQT thường được điều chỉnh bởi các nguồn luật sau:
- Luật quốc gia: là luật pháp của các quốc gia mà các bên có trụ sở chính. Theo đó,
một hợp đồng TMQT được ký kết giữa một công ty có trụ sở chính tại Việt Nam và
Trường đại học thương mại Khoa Thương mại quốc tế
Sinh viên thực hiện: Ngô Thị Thu Hường Lớp K45E2
một công ty có trụ sở chính tại Trung Quốc thì hợp đồng này được điều chỉnh của cả
luật Việt Nam và luật Trung Quốc.
- Luật quốc tế: là công ước hoặc điều ước quốc tế mà quốc gia nơi đặt trụ sở chính
của đương sự có tham gia hoặc cam kết thực hiện. Ví dụ như: công ước Viên 1980,
hiệp định Việt – Mỹ…
- Tập quán quốc tế: là những thói quen được hình thành từ lâu đời và được áp dụng
thường xuyên trên phạm vi toàn cầu hoặc khu vực bởi các chủ thể của luật TMQT (ví
dụ như: Inconterm 2000, UCP 400, UCP 500, UCP 600…)
- Án lệ: là những nguyên tắc pháp lý trong thương mại quốc tế được hình thành trên
cơ sở các phán quyết của tòa án đã được tuyên bố.
2.1.1.4. Nội dung chủ yếu của hợp đồng TMQT
 Cấu trúc của hợp đồng TMQT: gồm có hai phần: phần trình bày chung và nội dung
chính của hợp đồng
Phần trình bày chung: bao gồm các nội dung
- Số hiệu của hợp đồng (Contract No…): đây không phải là nội dung pháp lý bắt
buộc của hợp đồng nhưng nó tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình kiểm tra, giám sát,

điều hành và thực hiện hợp đồng của các bên.
- Địa điểm và ngày tháng ký kết hợp đồng: có thể ở đầu hoặc cuối hợp đồng. Nếu
hợp dồng không có những thỏa thuận gì thêm thì hợp đồng sẽ có hiệu lực kể từ ngày
ký kết.
- Tên và địa chỉ của các bên tham gia ký kết hợp đồng: tên (theo giấy phép thành
lập), địa chỉ, người đại diện, chức vụ của các bên tham gia ký kết hợp đồng.
- Các định nghĩa dùng trong hợp đồng (General definition): trong hợp đồng có thể
sử dụng các thuật ngữ, mà các thuật ngữ này có thể ở các quốc gia khác nhau sẽ hiểu
theo nhiều nghĩa khác nhau. Để tránh hiểu lầm, những thuật ngữ hay những vấn đề
quan trọng cần phải được định nghĩa.
- Cơ sở pháp lý để ký kết hợp đồng: có thể là các hiệp định chính phủ đã ký hoặc
các nghị định thư ký kết giữa các bộ ở các quốc gia, hoặc nêu ra sự tự nguyện thực sự
của hai bên ký kết hợp đồng.
Trường đại học thương mại Khoa Thương mại quốc tế
Sinh viên thực hiện: Ngô Thị Thu Hường Lớp K45E2
Phần điều khoản của hợp đồng: bao gồm các nội dung
- Nội dung chính của hợp đồng trình bày các điều khoản mà các bên cam kết thực
hiện.
 Nội dung cơ bản của các điều khoản của hợp đồng TMQT
Tùy theo đặc điểm của hàng hóa, thỏa thuận của các bên mà trong hợp đồng bao
gồm các điều khoản khác nhau với quy mô khác nhau. Nhưng thông thường một hợp
đồng TMQT bao gồm các điều khoản sau:
- Điều khoản về tên hàng (Commodity):
+ Là điều khoản đầu tiên bắt buộc của mọi đơn hỏi hàng, thư chào hàng, hợp đồng
hoặc nghị định thư. Nó nói lên chính xác đối tượng mua bán, trao đổi, vì vậy cần phải
dùng các phương pháp qui định chính xác tên hàng.
+ Nếu gồm nhiều mặt hàng chia thành nhiều loại với các đặc điểm khác nhau thì phải
lập bảng liệt kê (bản phụ lục) và phải ghi rõ trong hợp đồng để phụ lục thành một bộ
phận của điều khoản tên hàng.
- Điều khoản về chất lượng (Quality):

+ Là điều khoản nói lên tổng thể các chỉ tiêu, những đặc trưng của hàng hóa mua bán,
thể hiện được sự thỏa mãn nhu cầu trong những điều kiện tiêu dùng xác định, phù hợp
với công dụng của hàng hóa.
+ Điều khoản này qui định chất lượng của hàng hóa giao nhận, là cơ sở để giao nhận
chất lượng hàng hóa, đặc biệt khi có tranh chấp về chất lượng, thì điều khoản chất
lượng là cơ sở để kiểm tra, đánh giá, so sánh và giải quyết tranh chấp cho nên tùy vào
từng hàng hóa mà có phương pháp qui định chất lượng cho chính xác, phù hợp, và tối
ưu.
+ Nếu dùng tiêu chuẩn hóa, tài liệu, kỹ thuật, mẫu hàng… để qui định chất lượng thì
phải được xác nhận và trở thành một bộ phận không thể tách rời hợp đồng.
- Điều khoản về số lượng (Quantity):
+ Đây là một trong những điều kiện chủ yếu không thể thiếu được trong hợp đồng
TMQT vì số lượng hai bên giao dịch thỏa thuận là căn cứ để giao nhận hàng.
Trường đại học thương mại Khoa Thương mại quốc tế
Sinh viên thực hiện: Ngô Thị Thu Hường Lớp K45E2
+ Điều khoản này qui định số lượng hàng hóa giao nhận, đơn vị tính, phương pháp xác
định trọng lượng. Nếu số lượng hàng hóa giao nhận qui định phỏng chừng thì phải qui
định người được phép lựa chọn dung sai về số lượng và giá tính cho số lượng hàng
của khoản dung sai đó.
- Điều khoản về bao bì, ký mã hiệu (Packing and marking):
+ Điều khoản này qui định: loại bao bì, hình dáng, kích thước, số lớp bao bì, chất
lượng bao bì, phương thức cung cấp bao bì, giá bao bì.
+ Qui định nội dung và chất lượng của ký mã hiệu.
- Điều khoản về giá cả (Price):
+ Đây là điều khoản quan trọng, đóng vai trò trung tâm trong giao dịch hàng hóa. Điều
khoản này bao gồm những nội dung: đồng tiền tính giá, mức giá, phương pháp qui
định giá. Giá cả trong buôn bán quốc tế có thể được thể hiện bằng đồng tiền của nước
xuất khẩu hoặc của nước nhập khẩu hoặc của một nước thứ ba.
- Điều khoản về thanh toán (Payment)
+ Điều khoản này qui định: các loại tiền thanh toán, thời hạn thanh toán, địa điểm

thanh toán, bộ chứng từ dùng cho thanh toán.
+ Điều khoản này rất quan trọng và được các bên rất quan tâm, nếu lựa chọn được các
điều kiện thanh toán thích hợp sẽ giảm được chi phí và rủi ro cho mỗi bên.
- Điều khoản về giao hàng (Shipment/ Delivery):
+ Điều khoản này qui định số lần giao hàng, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng
(ga, cảng) đi (ga, cảng) đến ga (cảng), địa điểm giao hàng, phương thức giao hàng,
việc thông báo giao hàng (số lần thông báo, thời điểm thông báo, nội dung thông báo
và một số các qui định khác về việc giao hàng).
- Điều khoản về trường hợp miễn trách (Force majeure acts of god):
+ Qui định những trường hợp được miễn hoặc hoãn thực hiện các nghĩa vụ của hợp
đồng.
+ Điều kiện này qui định: nguyên tắc xác định các trường hợp miễn trách, liệt kê
những sự kiện được coi là trường hợp miễn trách và những trường hợp không được
Trường đại học thương mại Khoa Thương mại quốc tế
Sinh viên thực hiện: Ngô Thị Thu Hường Lớp K45E2
coi là trường hợp miễn trách, trách nhiệm và quyền lợi của mỗi bên khi xảy ra trường
hợp miễn trách.
- Điều khoản khiếu nại (Claim): qui định thời hạn khiếu nại, thể thức khiếu nại, và
nghĩa vụ của các bên khi khiếu nại.
- Điều khoản bảo hành (Warranty): qui định thời hạn bảo hành, địa điểm bảo hành,
nội dung bảo hành, trách nhiệm của mỗi bên trong mỗi nội dung bảo hành.
- Phạt và bồi thường thiệt hại (Penalty): qui định các trường hợp phạt và bồi thường,
cách thức phạt và bồi thường, trị giá phạt và bồi thường tùy theo từng hợp đồng có thế
có riêng điều khoản phạt và bồi thường hoặc được kết hợp với các điều khoản giao
hàng, thanh toán…
- Điều khoản trọng tài (Arbitration): qui định ai là người đứng ra phân xử, luật áp
dụng vào việc xét xử, địa điểm tiến hành trọng tài cam kết chấp nhận tài quyết và phân
định chi phí trọng tài.
Trên đây là những điều khoản cơ bản nhất của hợp đồng TMQT. Tuy nhiên trong
thực tế thì tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể, từng hợp đồng nhất định mà có thể

thêm một số điều khoản khác: điều khoản bảo hiểm, điều khoản vận tải, điều khoản
cấm vận chuyển bán, và các điều khoản khác…
2.2. Tổng quan tình hình khách thể của những đề tài nghiên cứu trước
Trong quá trình tìm hiểu nghiên cứu luận văn của các sinh viên khóa trước, em
nhận thấy đã có nhiều đề tài nghiên cứu về quản trị quản trị qui trình thực hiện hợp
đồng NK hàng hóa như:
1. Quản trị qui trình thực hiện hợp đồng NK mặt hàng điện tử tại công ty cổ phần
hình ảnh Việt từ thị trường Singapore.
Sinh viên thực hiện: Bùi Thị Hà
Đề tài này tập trung nghiên cứu vấn đề quản trị qui trình thực hiện hợp đồng NK
mặt hàng điện tử tại công ty cổ phần hình ảnh Việt từ thị trường Singapore. Nội dung
chủ yếu đó là quản trị công tác tổ chức thực hiện hợp đồng NK mặt hàng điện tử từ thị
trường Singapore và phát hiện ra những khó khăn tồn tại của công ty cổ phần hình ảnh
Việt; đồng thời đề ra các biện pháp nhằm giúp công ty khắc phục những khó khăn tồn
Trường đại học thương mại Khoa Thương mại quốc tế
Sinh viên thực hiện: Ngô Thị Thu Hường Lớp K45E2
tại, và đưa ra các đề xuất nhằm giúp cho công tác quản trị qui trình thực hiện hợp đồng
NK mặt hàng điện tử tại công ty đạt kết quả tốt hơn.
2. Quản trị qui trình thực hiện hợp đồng NK nguyên liệu làm bia tại công ty Thăng
Long từ thị trường EU.
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Hương Thảo
Đề tài này tập trung nghiên cứu công tác quản trị qui trình thực hiện hợp đồng NK
nguyên liệu làm bia tại công ty Thăng Long từ thị trường EU bao gồm hai nội dung
nghiên cứu là: tổ chức thực hiện hợp đồng NK, giám sát điều hành thực hiện hợp đồng
NK. Đồng thời đưa ra những khó khăn tồn tại trong công tác quản trị qui trình thực
hiện hợp đồng NK trên của công ty và đưa ra các giải pháp đối với DN cũng như các
kiến nghị với nhà nước giúp cho công tác quản trị qui trình thực hiện hợp đồng NK đạt
kết quả cao hơn.
Tuy các đề tài này đều nghiên cứu về quản trị qui trình thực hiện hợp đồng NK
nhưng chưa có đề tài nào nghiên cứu quản trị qui trình thực hiện NK mặt hàng phân

bón tại công ty Tocontap Hà Nội từ thị trường Trung Quốc. Các công trình nghiên cứu
trước đây chỉ tập trung nghiên cứu về hoạt động NK ở các công ty khác với nhiều mặt
hàng cũng như thị trường NK khác nhau.
Công ty Tocontap Hà Nội cũng đã tiếp nhận nhiều sinh viên đến thực tập nhưng
cũng chưa có đề tài nào nghiên cứu về vấn đề trên. Đây là một đề tài mang tính mới và
cấp thiết đối với doanh nghiệp, vì vậy tôi rất mong luận văn này có thể giúp ích cho
công ty trong việc đề ra các giải pháp nhằm khắc phục các khó khăn cũng như nâng
cao hiệu quả của công tác quản trị qui trình thực hiện hợp đồng NK hàng hóa.
2.3. Phân định nội dung nghiên cứu đề tài
2.3.1. Quản trị qui trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
2.3.1.1. Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Sau khi ký kết được hợp đồng NK, các nhân viên kinh doanh XNK cần tiến hành
công việc đầu tiên đó là lập kế hoạch thực hiện hợp đồng NK bao gồm: các công việc
cần làm, thời điểm tiến hành, kết thúc, cách thức thực hiện và phân bổ nhân lực cho
các công việc. Thông thường kết hoạch thực hiện hợp đồng NK bao gồm: kế hoạch
Trường đại học thương mại Khoa Thương mại quốc tế
Sinh viên thực hiện: Ngô Thị Thu Hường Lớp K45E2
thuê phương tiện vận tải, kế hoạch mua bảo hiểm cho hàng hóa, kế hoạch làm thủ tục
hải quan, kế hoạch nhận hàng và kiểm tra hàng NK, kế hoạch thanh toán.
Kế hoạch này sau khi được lập ra sẽ được trình lên cấp lãnh đạo để xem xét, bổ
sung trước khi đi vào thực hiện.
2.3.1.2. Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Sau khi ký lập kế hoạch xong thì bước tiếp theo là phải tổ chức thực hiện hợp đồng
NK. Thực hiện hợp đồng NK là thực hiện một chuỗi các công việc kế tiếp được đan
kết chặt chẽ với nhau. Thực hiện hợp đồng NK bao gồm các nội dung cơ bản sau:
 Xin giấy phép NK (xem các qui định của nhà nước trong việc cấp giấy phép NK)
Giấy phép nhập khẩu là một biện pháp quan trọng để Nhà nước quản lý hoạt động
nhập khẩu. Vì thế sau khi ký kết hợp đồng thương mại quốc tế, doanh nghiệp phải xin
giấy phép nhập khẩu để thực hiện hợp đồng đó. Mỗi giấy phép NK chỉ cấp cho một
chủ hàng kinh doanh để NK một hay một số mặt hàng với một nước nhất định, cho

một lô hàng nhất định, chuyên chở bằng một phương thức vận tải và giao nhận tại một
cửa khẩu nhất định.
Bộ hồ sơ xin giấy phép NK bao gồm:Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc
giấy phép kinh doanh, bản sao hợp đồng ngoại đã ký kết với đối tác, đơn xin cấp giấy
phép nhập khẩu, phiếu hạn ngạch (nếu mặt hàng thuộc diện quản lý bằng hạn ngạch),
hợp đồng ủy thác NK (nếu là trường hợp NK ủy thác), các giấy tờ khác có liên quan.
Hồ sơ sẽ được gửi cho bộ quản lý trực tiếp để xem xét và cấp giấy phép NK.
 Mở thư tín dụng (Letter of Credits – L/C) (nếu có)
Nếu hai bên ký kết hợp đồng thỏa thuận chọn phương thức thanh toán là phương
thức tín dụng chứng từ thì việc đầu tiên và rất quan trọng đối với nhà NK là tiến hành
mở L/C tại ngân hàng. Trước khi mở L/C, người NK phải có biện pháp giám sát, kiểm
tra để biết rằng người XK sẽ chắc chắn có hàng để giao theo hợp đồng. Người NK
phải căn cứ vào hợp đồng TMQT mà hai bên đã ký kết để mở L/C.
Để mở L/C thì người NK phải làm đơn xin mở L/C (theo mẫu có sẵn của từng
ngân hàng) gửi đến ngân hàng mà doanh nghiệp muốn mở thư tín dụng tại đó. Đơn
này phải lập chính xác , đúng mẫu đơn và phù hợp với nội dung mà mình mong muốn
Trường đại học thương mại Khoa Thương mại quốc tế
Sinh viên thực hiện: Ngô Thị Thu Hường Lớp K45E2
vì đây là cơ sở pháp lý để giải quyết tranh chấp (nếu có) đồng thời là cơ sở để ngân
hàng mở L/C cho bên XK.
Thời gian mở L/C được qui định rõ trong hợp đồng. Để mở L/C thì ngoài đơn xin
mở L/C cùng với các chứng từ khác theo yêu cầu trong hợp đồng thì cần có thêm hai
ủy nhiệm chi, một là để ký quỹ cho ngân hàng mở L/C, một là để trả phí mở L/C cho
ngân hàng mở L/C. Số tiền ký quỹ ít hay nhiều phụ thuộc vào tổng giá trị hợp đồng,
mối quan hệ giữa doanh nghiệp với ngân hàng, độ tin cậy giữa bên NK với ngân hàng
mở L/C).
 Thuê phương tiện vận tải
Thuê phương tiện vận tải có ý nghĩa quan trọng đối với các tác nghiệp của qui
trình thực hiện hợp đồng. Nó trực tiếp ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng, đến sự an
toàn của hàng hóa và có liên quan nhiều đến nội dung của hợp đồng.

Có các căn cứ sau để thuê phương tiện vận tải:
- Căn cứ vào điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng: nếu điều kiện cơ sở giao hàng
của hợp đồng là: EXW, FCA, FAS, FOB thì người NK phải tiến hành thuê phương
tiện vận tải; nếu điều kiện cơ sở giao hàng là các điều kiện nhóm C, D thì người XK
phải thuê phương tiện vận tải.
- Căn cứ vào khối lượng hàng hóa và đặc điểm của hàng hóa: để tối ưu hóa tải trọng
của phương tiện vận tải, từ đó tối ưu hóa được chi phí đồng thời đảm bảo an toàn cho
hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
- Căn cứ vào điều kiện vận tải: đó là hàng rời hay hàng đóng trong Container, là
hàng hóa thông dụng hay hàng hóa đặc biệt, vận chuyển trên tuyến đường bình thường
hay tuyến đường đặc biệt, chuyên chờ theo chuyến hay chuyên chở liên tục…
- Căn cứ vào các điều kiện khác của hợp đồng như: qui định mức tải trọng tối đa của
phương tiện, mức bốc dỡ, thưởng phạt bốc dỡ…
Trong thực tế thì việc vận chuyển hàng hóa chủ yếu là bằng đường biển, chính vì
vậy người NK cần phải hiểu và nắm chắc nghiệp vụ cũng như cần có kinh nghiệm
trong khi thuê tàu biển. Có hai hình thức thuê tàu phổ biến sau:
Trường đại học thương mại Khoa Thương mại quốc tế
Sinh viên thực hiện: Ngô Thị Thu Hường Lớp K45E2
- Thuê tàu chợ (Liner): là phương thức thuê tàu mà trong đó người thuê tàu trực tiếp
hoặc thông qua người môi giới yêu cầu chủ tàu hoặc người chuyên chở cho mình thuê
tàu để chuyên chở một lô hàng từ cảng này đến một cảng khác và chấp nhận thanh
toán cước phí cho người chuyên chở.
Phương thức này áp dụng trong trường hợp: khối lượng hàng hóa chuyên chở
không lớn. Qui trình thuê tàu chợ được tiến hành theo các bước sau:
+ Xác định số lượng hàng cần chuyên chở, tuyến đường chuyên chở, thời điểm
giao hàng và tập trung hàng hóa cho đủ số lượng qui định của hợp đồng.
+ Nghiên cứu các hãng tàu về các mặt: lịch trình tàu chạy, dự kiến ngày khởi hành,
dự kiến ngày tàu đến, uy tín của hãng tàu, cước phí và các qui định khác.
+ Lựa chọn hãng tàu vận tải.
+ Lập bảng kê khai hàng (Cargo list) và ký đơn xin lưu khoang (Booking note) sau

khi hãng tàu đồng ý nhận chuyên chở, đồng thời trả trước phí vận chuyển.
+ Tập kết hàng để giao cho tàu và nhận vận đơn.
- Thuê tàu chuyến: là phương thức thuê tàu mà người thuê tàu thuê toàn bộ tàu để
chuyên chở hàng hóa giữa hai hay nhiều cảng khác nhau, việc trả tiền thuê tàu do hai
bên qui định.
Phương thức này áp dụng trong trường hợp: khối lượng hàng chuyên chở lớn.
Theo phương thức này thì hai bên thuê và cho thuê tàu phải đàm phán và ký kết hợp
đồng thuê tàu chuyến. Quá trình thuê tàu chuyến được tiến hành theo các bước sau:
+ Xác định nhu cầu vận tải: hành trình, lịch trình của tầu, tải trọng cần thiết của
tàu, chất lượng tầu, đặc điểm của tầu.
+ Xác định hình thức thuê tàu: thuê một chuyến, thuê khứ hồi, thuê nhiều chuyến
liên tục hay thuê cả tầu.
+ Nghiên cứu các hãng tàu trên các nội dung: chất lượng tàu, chất lượng và điều
kiện phục vụ, mức độ đáp ứng nhu cầu về vận tải, giá cước, uy tín, …để lựa chọn hãng
tàu có tiềm năng nhất.
+ Đàm phán và ký kết hợp đồng thuê tàu với hãng tàu.
 Mua bảo hiểm cho hàng hóa
Trường đại học thương mại Khoa Thương mại quốc tế
Sinh viên thực hiện: Ngô Thị Thu Hường Lớp K45E2
Bảo hiểm là sự cam kết của người bảo hiểm bồi thường cho người được bảo hiểm
về những mất mát hư hỏng, thiệt hại của đối tượng bảo hiểm do những rủi ro đã thỏa
thuận gây ra, với điều kiện người được bỏa hiểm đã mua cho đối tượng đó một khoản
tiền gọi là phí bảo hiểm.
Các căn cứ để mua bảo hiểm:
- Căn cứ vào điều kiện cơ sở giao hàng trong hợp đồng TMQT.
- Căn cứ vào hàng hóa vận chuyển: khối lượng hàng hóa, đặc điểm của hàng hóa,
giá trị của hàng hóa.
- Căn cứ vào điều kiện vận chuyển: loại phương tiện vận chuyển, chất lượng của
phương tiện, loại bao bì bốc dỡ. Căn cứ vào các đặc điểm của hành trình vận chuyển
như: các yếu tố tác động trong quá trình vận tải, bốc dỡ…

Trên thế giới và Việt Nam hiện nay thường áp dụng ba điều kiện bảo hiểm:
- Điều kiện bảo hiểm A
- Điều kiện bảo hiểm B
- Điều kiện bảo hiểm C
Trong đó điều kiện bảo hiểm rộng hơn điều kiện bảo hiểm B, điều kiện bảo hiểm B
rộng hơn điều kiện bảo hiểm C vì vậy điều kiện bảo hiểm A là điều kiện bảo hiểm có
chi phí cao nhất. Để tiến hành mua bảo hiểm cho hàng hóa thì doanh nghiệp cần tiến
hành theo các bước:
- Bước 1: xác định nhu cầu bảo hiểm bao gồm: xác định giá trị bảo hiểm và điều
kiện bảo hiểm.
- Bước 2: xác định loại hình bảo hiểm
+ Hợp đồng bảo hiểm chuyến: là hợp đồng được ký kết cho từng chuyến hàng được
chuyên chở từ địa điểm này đến địa điểm khác, được ghi trong hợp đồng bảo hiểm.
+ Hợp đồng bảo hiểm bao: là hợp đồng bảo hiểm cho một khối lượng hàng hóa vận
chuyển trong nhiều chuyến kế tiếp nhau (trong thời hạn một năm)
- Bước 3: lựa chọn công ty bảo hiểm. Thông thường lựa chọn các công ty bảo
hiểm có uy tín và có quan hệ thường xuyên, tỷ lệ phí bảo hiểm thấp, và thuận tiện
trong quá trình giao dịch.
Trường đại học thương mại Khoa Thương mại quốc tế
Sinh viên thực hiện: Ngô Thị Thu Hường Lớp K45E2
- Bước 4: đàm phán ký kết hợp đồng bảo hiểm, thanh toán phí bảo hiểm, nhận đơn
bảo hiểm (Insurance Policy) hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate).
 Làm thủ tục hải quan
Thủ tục hải quan là các công việc mà người làm thủ tục hải quan và nhân viên hải
quan thực hiện theo qui định của pháp luật đối với đối tượng làm thủ tục hải quan khi
XNK, quá cảnh.
Theo pháp luật Việt Nam hiện hành, hàng hóa khi đi qua cửa khẩu Việt Nam đều
phải làm thủ tục hải quan. Qui trình làm thủ tục hải quan Việt Nam bao gồm các bước
cụ thể sau:
- Bước 1: khai và nộp tờ khai hải quan

Người khai hải quan phải khai và nộp tờ khai hải quan trong vòng 30 ngày kể từ
ngày hàng hóa đến cửa khẩu.
Khai hải quan được thực hiện thống nhất theo mẫu tờ khai hải quan do tổng cục hải
quan qui định. Có hai hình thức là khai trực tiếp hoặc khai điện tử.
Người khai hải quan sau khi khai vào tờ khai hải quan, cùng với chứng từ tạo
thành hồ sơ hải quan. Hồ sơ hải quan được nộp, xuất trình cho cơ quan hải quan tại trụ
sở hải quan bao gồm: tờ khai hải quan: 2 bản chính, hóa đơn thương mại: 1 bản chính,
hợp đồng mua bán hàng hóa: 1 bản sao, giấy phép NK của cơ quan nhà nước đối với
những hàng hóa phải có giấy phép, các chứng từ khác như: vận đơn, lệnh giao hàng,
phiếu đóng gói, tờ khai hàng trị giá hàng NK, giấy chứng nhận xuất xứ…
- Bước 2: xuất trình hàng hóa. Xuất trình hàng hóa là đưa hàng hóa đến địa điểm qui
định để kiểm tra thực tế hàng hóa. Có ba hình thức kiểm tra thực tế hàng hóa:
+ Miễn kiểm tra thực tế đối với hàng hóa: áp dụng đối với các trường hợp mặt
hàng nhập khẩu thường xuyên, chủ hàng có quá trình chấp hành tốt các luật hải
quan…
+ Kiểm tra đại diện không quá 10% đối với hàng hóa là nguyên liệu sản xuất hàng
xuất khẩu và gia công XK…
+ Kiểm tra toàn bộ lô hàng NK của chủ hàng nhiều lần vi phạm pháp luật hải quan,
lô hàng có dấu hiệu vi phạm pháp luật…
Trường đại học thương mại Khoa Thương mại quốc tế
Sinh viên thực hiện: Ngô Thị Thu Hường Lớp K45E2
- Bước 3: nộp thuế và thực hiện các quyết định của hải quan
Sau khi kiểm tra hồ sơ hải quan và thực tế hàng hóa, hải quan sẽ có quyết định như
sau: cho hàng thông quan; hoặc cho hàng thông quan có điều kiện; hoặc không được
phép thông quan.
Trách nhiệm của chủ hàng là phải nghiêm chỉnh thực hiện các quyết định trên.
Thời hạn nộp thuế NK là trong vòng 30 ngày kể từ ngày hải quan thông báo thu thuế.
Riêng đối với hàng nguyên vật liệu NK để phục vụ cho sản xuất hàng XK thì thời hạn
nộp thuế là 9 tháng kể từ ngày hải quan ký thông báo thuế và sẽ hoàn thuế sau khi đã
XK xong hàng (phải đảm bảo đủ điều kiện).

 Nhận hàng
Nhận hàng theo các hình thức sau:
- Nhận hàng từ tàu biển: bao gồm các bước sau:
+ Chuẩn bị chứng từ để nhận hàng.
+ Ký hợp đồng ủy thác cho cơ quan cảng về việc nhận hàng từ nước ngoài về.
+ Xác nhận với cơ quan cảng về kế hoạch tiếp nhận hàng, lịch tàu, cơ cấu mặt
hàng, điều kiện kỹ thuật khi bốc dỡ, giao nhận và bảo quản hàng hóa.
+ Cung cấp các tài liệu cần thiết cho việc giao nhận hàng hóa: vận đơn, lệnh giao
hàng…
+ Tiến hành nhận hàng: số lượng, xem xét sự phù hợp về tên hàng, chủng loại,
kích thước, thông số kỹ thuật, chất lượng, bao bì….so với những yêu cầu đã thỏa
thuận trong hợp đồng.
+ Thanh toán chi phí giao nhận bốc xếp, bảo quản cho cơ quan cảng.
- Nhận hàng chuyên chở bằng Conteiner
+ Nhận vận đơn và các chứng từ khác.
+ Trình vận đơn và các chứng từ khác (hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói…)
cho hãng tàu để đổi lấy lệnh giao hàng (D/O)
+ Nhà NK đến trạm hoặc bãi container để nhận hàng.
- Nhận hàng chuyên chở bằng đường sắt
Trường đại học thương mại Khoa Thương mại quốc tế
Sinh viên thực hiện: Ngô Thị Thu Hường Lớp K45E2
+ Nếu hàng đầy toa xe, kiểm tra niêm phong kẹp chì làm thủ tục hải quan, dỡ hàng,
kiểm tra hàng hóa, tổ chức vận chuyển hàng hóa về kho riêng.
+ Nếu hàng hóa không đủ toa xe, người NK nhận hàng tại trạm giao hàng của
ngành đường sắt và tổ chức vận chuyển hàng hóa về kho riêng.
- Nhận hàng chuyên chở bằng đường bộ
+ Nếu nhận tại cơ sở của người NK thì người NK chịu trách nhiệm bốc hàng
xuống để nhận hàng.
+ Nếu nhận tại cơ sở của người vận tải người NK phải kiểm tra hàng và tổ chức
vận chuyển hàng về kho riêng.

- Nhận hàng chuyên chở bằng đường hàng không: người NK nhận hàng tại trạm
giao nhận hàng không, tổ chức vận chuyển hàng về kho riêng của mình.
 Kiểm tra hàng
Theo qui định của nhà nước, hàng NK khi về qua cửa khẩu cần phải kiểm tra kỹ
càng. Mỗi cơ quan, tùy theo chức năng của mình phải tiến hành công việc kiểm tra đó.
Nội dung cần kiểm tra là:
+ Kiểm tra vế số lượng: số lượng hàng thiếu, hàng đổ vỡ và nguyên nhân.
+ Kiểm tra về chất lượng: số lượng hàng hóa về chủng loại, kích thước, nhãn hiệu,
…
+ Kiểm tra về bao bì: sự phù hợp của bao bì so với yêu cầu được quy định trong
hợp đồng.
+ Kiểm dịch thực vật nếu hàng hóa là thực vật.
+ Kiểm dịch động vật nếu hàng hóa là động vật.
Trong quá trình kiểm tra nếu phát hiện hàng thiếu, có sai sót về chất lượng, số
lượng hàng hóa thì cần mời đại diện của cơ quan giám định, bảo hiểm, cảng, hãng vận
tải và đại diện của người bán để có cơ sở pháp lí tiến hành giải quyết khiếu nại.
 Thanh toán
Trong kinh doanh quốc tế, có nhiều hình thức thanh toán khác nhau, một số hình
thức thanh toán mà các doanh nghiệp Việt Nam thường áp dụng đó là:
Trường đại học thương mại Khoa Thương mại quốc tế
Sinh viên thực hiện: Ngô Thị Thu Hường Lớp K45E2
- Thanh toán bằng hình thức tín dụng chứng từ. (thanh toán bằng L/C ): sau khi mở
một L/C người nhập khẩu kiểm tra thấy phù hợp thì thông báo cho bên xuất khẩu. sau
khi L/C được người XK chấp nhận và tiến hành giao hàng và gửi bộ chứng từ cho
ngân hàng đại diện cho người NK, ngân hàng kiểm tra bộ chứng từ nếu chứng từ hợp
lệ thì người NK trả tiền cho ngân hàng và mang bộ chứng từ đi nhận hàng.
- Thanh toán bằng phương thức nhờ thu: sau khi nhận chứng từ ở ngân hàng, doanh
nghiệp NK phải kiểm tra các chứng từ. Nếu chứng từ phù hợp theo hợp đồng hai bên
đã kí kết thì chấp nhận trả tiền hoặc trả tiền để nhận chứng từ nhận hàng. Nếu chứng
từ không phù hợp theo quy định của hợp đồng thì người NK có thể từ chối thanh toán,

việc vi phạm hợp đồng sẽ được hai bên trực tiếp giải quyết.
- Thanh toán bằng hình thức giao chứng từ trả tiền: khi đến kì hạn thanh toán, người
NK đến ngân hàng của mình yêu cầu thực hiện dịch vụ CAD hoặc COD kí một bản
ghi nhớ, đồng thời thực hiện ký quỹ 100% giá trị của thương vụ để lập tài khoản ký
thác. Sau khi ngân hàng kiểm tra bộ chứng từ do người XK chuyển đến nếu thấy phù
hợp thì ngân hàng chấp nhận chứng từ và thanh toán cho bên XK đồng thời chuyển
chứng từ đó cho người NK để tiến hành nhận hàng.
- Phương thức chuyển tiền: người NK khi nhận được bộ chứng từ do người XK
chuyển đến, tiến hành kiểm tra nếu thấy phù hợp thì viết lệnh chuyển tiền đến ngân
hàng yêu cầu ngân hàng chuyển tiền (bằng điện T/T hoặc bằng thư M/T) để trả tiền
cho người XK.
 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại:
Khiếu nại là phương pháp giải quyết các phát sinh trong quá trình thực hiện hợp
đồng, bằng cách một bên yêu cầu bên kia giải quyết những tổn thất hoặc thiệt hại mà
bên kia đã gây ra, hoặc về những sự vi phạm các điều khoản đã được cam kết giữa hai
bên. Có hai trường hợp khiếu nại trong thực hiện hợp đồng:
- Người mua khiếu nại người bán hoặc người bán khiếu nại người mua
- Người mua hoặc người bán khiếu nại người chuyên chở và bảo hiểm
2.3.1.3. Giám sát và điều hành hợp đồng nhập khẩu
Trường đại học thương mại Khoa Thương mại quốc tế
Sinh viên thực hiện: Ngô Thị Thu Hường Lớp K45E2
Giám sát hợp đồng NK là một hệ thống báo động sớm, cảnh tỉnh các công việc mà
mỗi bên phải thực hiện đảm bảo cả hai bên tránh được sự chậm trễ hoặc sai sót trong
thực hiện hợp đồng. Việc giám sát hợp đồng đòi hỏi phải xác định những thành phần
chủ yếu trong hợp đồng có tính chất quyết định đối với việc thực hiện hợp đồng thành
công. Nhìn chung các điều khoản hợp đồng cần giám sát chặt chẽ là: khối lượng hàng
hóa, chất lượng hàng hóa, bao bì hàng hóa, chỉ định tầu, cảng, lịch giao hàng, những
chứng từ cần thiết để xuất trình hải quan, giá, thanh toán, bảo hành, khiếu nại. Tùy vào
từng hợp đồng mà có thể thêm vào một số nội dung cần giám sát hoặc bớt đi một số
nội dung.

Trường đại học thương mại Khoa Thương mại quốc tế
Sinh viên thực hiện: Ngô Thị Thu Hường Lớp K45E2
Chương 3: Phương pháp nghiên cứu và các kết quả nghiên cứu phân
tích thực trạng vấn đề quản trị qui trình thực hiện NK mặt hàng
phân bón tại công ty cổ phần XNK tạp phẩm (Tocontap Hà Nội) từ
thị trường Trung Quốc
3.1. Phương pháp hệ nghiên cứu vấn đề
3.1.1. Phương pháp thu thập dữ liệu
 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
- Dữ liệu thứ cấp: là những dữ liệu được thu thập qua người khác, sử dụng cho mục
đích khác nhưng cung cấp những thông tin cần thiết cho vấn đề nghiên cứu của chúng
ta.
- Mục đích thu thập
+ Thu thập số liệu về tình hình kinh doanh XNK của công ty 2007 – 2009.
+ Thu thập số liệu về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 2007 – 2009.
+ Thu thập thông tin về công tác quản trị qui trình thực hiện hợp đồng NK mặt hàng
phân bón từ thị trường Trung Quốc tại công ty cổ phần XNK tạp phẩm (Tocontap
HaNoi) bao gồm các công tác: lập kế hoạch, tổ chức thực hiện hợp đồng NK mặt hàng
phân bón (xin giấy phép NK, mở L/C, thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm cho
hàng hóa, làm thủ tục hải quan NK, nhận hàng và kiểm tra hàng hóa, thanh toán,
khiếu nại), điều hành và giám sát hợp đồng NK).
- Nguồn thu thập
+ Nguồn bên trong công ty:
o Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ phòng tài chínhn kế
toán.
o Báo cáo tình hình kinh doanh XNK của công ty từ phòng tài chính kế toán.
o Số liệu về công tác quản trị qui trình thực hiện hợp đồng NK từ các báo cáo
tổng hợp, các ghi chép của các phòng kinh doanh XNK.
+ Nguồn bên ngoài công ty:
o Các tài liệu, giáo trình, luận văn của các khóa trước viết về công tác quản trị

qui trình thực hiện hợp đồng NK.
o Các thông tin về thị trường NK mặt hàng phân bón, nhu cầu về mặt hàng
phân bón, các qui định của nhà nước, cơ quan liên quan có ảnh hưởng đến hoạt động
Trường đại học thương mại Khoa Thương mại quốc tế
Sinh viên thực hiện: Ngô Thị Thu Hường Lớp K45E2
NK phân bón được thu thập thông qua các trang web: ,
, tocotaphanoi.com, google.com,…
 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
- Dữ liệu sơ cấp: là số liệu gốc được chính chúng ta thu thập nhằm cung cấp thông
tin cho vấn đề nghiên cứu.
- Mục đích thu thập: thu thập các thông tin liên quan đến công tác quản trị qui trình
thực hiện hợp đồng NK mặt hàng phân bón của doanh nghiệp. Nghiên cứu nhằm thu
thập các ý kiến về nhận thức, đánh giá tầm quan trọng của công tác quản trị qui trình
thực hiện hợp đồng NK.
- Phương pháp thu thập:
+ Phương pháp phỏng vấn chuyên gia: được thực hiện theo sơ đồ ở phần phụ lục:
o Tiến hành phỏng vấn trưởng phòng XNK 7: Ông Phan Văn Trường. Nội
dung phỏng vấn nhằm tìm hiểu về: tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong
thời gian qua, định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới, quan điểm về
công tác quản trị qui trình thực hiện hợp đồng NK của công ty, những vấn đề của công
ty trong công tác quản trị qui trình thực hiện hợp đồng NK như: những vấn đề khó
khăn, các nhân tố ảnh hưởng,…
o Tiến hành phỏng vấn phó phòng XNK 7: Ông ……Bình. Nội dung phỏng
vấn nhằm tìm hiểu về: kết quả của các khâu trong công tác quản trị qui trình thực hiện
hợp đồng NK: công tác lập kế hoạch, các nghiệp vụ tác nghiệp trong công tác tổ chức
thực hiện hợp đồng NK, công tác điều hành và giám sát hợp đồng.
+ Phương pháp điều tra trắc nghiệm: được tiến hành theo các bước:
o Bước 1: phân tích vấn đề nghiên cứu và thiết kế bảng câu hỏi trắc nghiệm.
o Bước 2: hỏi ý kiến giáo viên hướng dẫn và chỉnh sửa bảng câu hỏi trắc
nghiệm cho phù hợp với nội dung nghiên cứu, và đảm bảo cung cấp nhiều thông tin

nhất cho vấn đề nghiên cứu.
o Bước 3: tiến hành phát phiếu điều tra trắc nghiệm. Phiếu điều tra trắc
nghiệm được phát cho các cán bộ nhân viên phòng XNK 7 và một số nhân viên phòng
ban khác – những người có liên quan đến qui trình thực hiện hợp đồng NK. Số lượng
phiếu phát ra là 10, số phiếu thu về đạt yêu cầu 10.
o Bước 4: tổng hợp kết quả thu được từ phiếu điều tra trắc nghiệm.
3.2.2. Phương pháp xử lý số liệu
 Phương pháp xử lý dữ liệu thứ cấp
Trường đại học thương mại Khoa Thương mại quốc tế
Sinh viên thực hiện: Ngô Thị Thu Hường Lớp K45E2
- Sau khi thu thập được các số liệu, các báo cáo thống kê sẽ tiến hành thống kê, tổng
hợp các số liệu và lập thành bảng rồi đưa ra các nhận xét đánh giá của cá nhân.
- So sánh số liệu giữa các năm để biết được sự tăng giảm, tốc độ, tăng trưởng giữa
các năm.
 Phương pháp xử lý số liệu sơ cấp
- Phỏng vấn chuyên gia: thông tin thu thập được từ việc phỏng vấn các chuyên gia
sẽ được tổng hợp, thống kê lại thành bảng rồi tiến hành phân tích.
- Phiếu điều tra trắc nghiệm: kết quả thu được từ các phiếu điều tra trắc nghiệm thu
về, tiến hành tổng hợp lại thành bảng. so sánh, đánh giá kết quả trung bình chung từ
đó tiến hành phân tích theo các kết quả thu được đó.
3.2. Đánh giá tổng quan về tình hình và ảnh hưởng của các nhân tố môi trường
đến quản trị qui trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng phân bón
3.2.1. Đánh giá tổng quan
 Giới thiệu sơ lược về công ty
Tên đầy đủ : công ty cổ phần xuất nhập khẩu tạp phẩm
Tên giao dịch : Vietnam national sundries import and export joint stock
company
Tên điện tín : Tocontap Hanoi
Trụ sở chính : 36 Bà Triệu, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội
Điện thoại : 0438253111 Fax: 0438255917

Website : ;
Loại hình doanh nghiệp: công ty cổ phần
Công ty cổ phần XNK Tạp phẩm, tên giao dịch Tocontap HaNoi, trước đây là
một doanh nghiệp Nhà Nước trực thuộc Bộ Thương Mại được thành lập từ
05/03/1956. Năm 2006 công ty được chuyển sang công ty cổ phần. Trong các thời kỳ
khác nhau, các mặt hàng XNK của Tocontap đã không ngừng phát triển và đáp ứng
tương đối tốt cho các nhu cầu của nền kinh tế.
- Quá trình hình thành và phát triển của công ty:
o Năm 1956: thành lập tổng công ty NK tạp phẩm, trực thuộc bộ thương mại.
Năm 1964, tách thành lập công ty ARTEXPORT. Năm 1971, tách thành lập công ty
BAROTEX. Năm 1978, tách thành lập công ty TEXTIMEX. Năm 1985, tách thành
lập công ty MECANTEX. Năm 1987, tách thành lập công ty LEAPRODEXIM. Năm
1990, tách công ty XNK tạp phẩm phía Nam thành TOCOTAP Sài Gòn.
Trường đại học thương mại Khoa Thương mại quốc tế
Sinh viên thực hiện: Ngô Thị Thu Hường Lớp K45E2
o Năm 1993, đổi tên công ty thành công ty cổ phần XNK tạp phẩm, với tên
giao dịch là Tocontap HaNoi.
o Năm 2006, đáp ứng nhu cầu phát triển của nền kinh tế và sự hội nhập kinh
tế quốc tế, công ty đã được cổ phần hóa, đổi tên thành công ty cổ phần xuất nhập khẩu
tạp phẩm Hà Nội, tên giao dịch là Tocontap HaNoi.
- Các lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của công ty:
Với tổng số vốn điều lệ là 34.000.000.000 VNĐ, được chia thành 3.400.000 cổ
phần với mệnh giá 10.000 đồng/1 cổ phần; công ty được đánh giá là một doanh
nghiệp kinh doanh XNK có hiệu quả. Trong đó các lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của
công ty là:
o Kinh doanh hàng nông sản, lâm sản, hải sản, thực phẩm, công nghệ phẩm,
sản phẩm dệt may, da giầy (trừ các loại lâm sản nhà nước cấm). Kinh doanh vật tư,
máy móc, thiết bị, nguyên liệu, vật liệu xây dựng, hóa chất (trừ hóa chất nhà nước
cấm), vật tư nông nghiệp, kim khí điện máy, phương tiện vận tải. Kinh doanh khách
sạn và dịch vụ khách sạn, đại lý bán buôn, bán lẻ hàng hóa. Mua bán sắt thép phế liệu

để sản xuất trong nước.
o Tổ chức gia công chế biến, hợp tác đầu tư liên doanh với các tổ chức trong
và ngoài nước.
 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty (2006- 2009)
Bảng 1: Các chỉ tiêu tài chính của công ty
ĐVT: nghìn USD
Chỉ tiêu
Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009
TH TH TH TH
Doanh thu 563402 968430 110750 160500
Nộp NSNN 61545 73659 70965 71795
Lợi nhuận 3600 6500 6800 7000
TNBQ/người/tháng 4 5 5 5.5
Nhìn vào bảng trên có thể thấy trong những năm gần đây hoạt động kinh doanh
của công ty đạt hiệu quả tốt. Lợi nhuận của công ty tăng qua các năm: năm 2007 lợi
nhuận tăng 80.56% so với năm 2006, năm 2008 lợi nhuận tăng 4.6% so với năm 2007
(do năm 2008, cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới làm cho nền kinh tế bị suy thoái, lạm
phát tăng cao, hoạt động kinh doanh của các công ty nói chung đều gặp nhiều khó
khăn), năm 2009 lợi nhuận tăng 2.9% so với năm 2008 (do sau cuộc khủng hoảng
kinh tế thế giới, nền kinh tế đang trong giai đoạn phục hồi, nhu cầu đang tăng dần
nhưng vẫn còn rất nhiều khó khăn để nền kinh tế được phục hồi nên lợi nhuận của
Trường đại học thương mại Khoa Thương mại quốc tế
Sinh viên thực hiện: Ngô Thị Thu Hường Lớp K45E2
công ty có tăng so với năm 2008 nhưng không cao). Mặt khác thu nhập trung bình của
cán bộ công nhân viên của công ty cũng tăng qua các năm, đảm bảo đời sống cũng
như sự yên tâm công tác tốt cho đội ngũ công nhân viên của Tocontap HaNoi.
 Tình hình hoạt động kinh doanh XNK của công ty (2006 – 2009)
Bảng 2: Kim ngạch xuất nhập khẩu
ĐVT: Nghìn USD
Chỉ tiêu

Năm
2006
Năm
2007
Năm
2008
Năm
2009
So sánh
2007/2006
So sánh
2008/2007
So sánh
2009/2008
KN XNK 39376 53017 62747 72860 134.64% 116.98% 116.12%
XK 4135 10436 13780 14002 252.38% 132.04% 101.61%
NK 35241 42581 48967 58858 120.83% 114.99% 120.19%
Nhìn vào bảng số liệu cho thấy tổng kim ngạch XNK của công ty năm 2007 tăng
34.64% so với năm 2006, trong đó XK tăng 152.38%, NK tăng 20.83%. Tổng kim
ngạch XNK của công ty năm 2008 tăng 16.98% so với năm 2007, trong đó XK tăng
32.04%, NK tăng 14.99%. Tổng kim ngạch XNK của công ty năm 2009 tăng 16.12%
so với năm 2008, trong đó XK tăng 1.61%, NK tăng 20.19%. Có thể thấy năm 2007,
một năm sau khi cổ phần hóa, tổng kim ngạch XNK của công ty tăng lớn nhất, trong
đó kim ngạch XK tăng hơn hẳn so với năm 2006. Đến năm 2008, cuộc khủng hoảng
kinh tế thế giới làm nhu cầu của nền kinh tế giảm đáng kể nên tổng kim ngạch XNK
của công ty tăng không cao. Đến năm 2009, sau khủng hoảng kinh tế thế giới nhu cầu
của các nước giảm đáng kể nhất là các nước NK hàng hóa của công ty, do đó kim
ngạch XK của công ty chỉ tăng 1.61% so với năm 2008.
 Tổng quan tình hình NK của công ty (2007 – 2009)
Bảng 3: Kim ngạch NK theo thị trường của Tocontap (giai đoạn 2007 – 2009)

Các nước
Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009
Giá trị
(USD)
Tỉ trọng
(%)
Giá trị
(USD)
Tỉ trọng
( %)
Giá trị
(USD)
Tỉ trọng
(%)
Anh 580,652 1.36% 601,241 1.23% 683,742 1.16%
Áo 315,194 0.74% 325,105 0.66% 335,257 0.57%
Argentina 348,268 0.82% 463,154 0.95% 548,478 0.93%
Ấn Độ 294,914 0.69% 329,514 0.67% 354,914 0.60%
Bỉ 46,230 0.11% 46,580 0.10% 46,860 0.08%
Brazil 1,105,364 2.60% 1,465,724 2.99% 1,611,771 2.74%
Bungari 5,940 0.01% 7,023 0.01% 8,640 0.01%
Trường đại học thương mại Khoa Thương mại quốc tế