Bài thuyết trình quản trị thông tin xử lý công văn đi đến

L/O/G/O
BÀI THUYẾT TRÌNH NHÓM 6
ĐỀ TÀI: Quản trị thông tin
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP.HCM
KHOA KINH TẾ
QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
GVHD: Nguyễn Thị Ngọc Bình
Nghệ An, ngày 17 tháng 02 năm 2012
DANH SÁCH NHÓM 6
Họ Và Tên MSSV Ghi Chú
Nhóm Trưởng
Thông tin bằng văn bản,
công văn, thư từ
Thông tin bằng văn bản,
công văn, thư từ
Thông tin
truyền miệng
Thông tin
truyền miệng
Thông tin qua
internet, fax, telex…
Thông tin qua
internet, fax, telex…
Với lượng
thông tin
quá lớn…
Làm thế
nào để các
cơ quan
xử lý kịp?
…

QUẢN TRỊ
THÔNG TIN
….Cần có
một phương
pháp quản trị
khoa học
NỘI DUNG ĐỀ TÀI
Trả lời câu hỏi
6
Văn thư điện tử5
Văn thư nội bộ
4
3
Xử lý công văn đi
2
Xử lý công văn đến
1
Tổng quát về hệ thống thông tin
1. TỔNG QUÁT VỀ HỆ THỐNG
THÔNG TIN
 1.1 Hệ thống quản trị thông tin

1.1.1 Khái niệm thông tin.

- Thông tin là sự truyền tín hiệu, tin tức về những sự kiện, hoạt
động đã, đang và sẽ xảy ra cho nhiều người cùng biết.

- Thông tin là đại lượng vô hình, không nhìn thấy, sờ mó được.

- Con người chỉ nắm được “vật mang tin” là các tài liệu, hình

vẽ, phương tiện điện tử .v.v.
 - Dưới góc độ quản trị, thông tin là:

Sản phẩm

Tài sản vô hình
Quản trị hệ thống
thông tin là việc
hoach định, tổ chức
phối hợp điều hành
và kiểm soát
các hệ thống thông
tin sao cho
có hiệu quả.
1.1.2 Khái niệm hệ thống quản trị thông tin
1.2 Vai trò của thông tin
- Phương tiện quản lý: thống nhất hoạt động của cơ
quan, tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung.
- Cơ sở để ban hành các quyết định quản lý
- Công cụ quan trọng của nhà quản trị trong:
* Xây dựng chương trình kế hoạch
* Tổ chức quản lý của nguồn lực
* Chỉ đạo, điều hành, hướng dẫn, kiểm tra
1.3 Phân loại thông tin

Theo cấp quản lý:
Theo cấp quản lý: Thông tin từ trên xuống, từ dưới lên,
thông tin chéo

Theo lĩnh vực hoạt động

Theo lĩnh vực hoạt động: Thông tin chính trị, kinh tế, văn
hóa-xã hội, khoa học kỹ thuật, an ninh quốc phòng.

Theo tính chất pháp lý
Theo tính chất pháp lý: Thông tin chính thức và không
chính thức.

Theo hình thức truyền tin
Theo hình thức truyền tin: Văn bản, lời nói.

Theo thời gian
Theo thời gian: quá khứ, hiện tại, tương lai
MÔ HÌNH HỆ THỐNG THÔNG TIN
Công ty xí nghiệp
Các cơ quan bên ngoài
Luồng thông tin nội bộ
Luồng thông tin đầu vào
(Văn thư đến)
Luồng thông tin đầu ra
(Văn thư đi)
2. XỬ LÝ CÔNG VĂN ĐẾN

Phân loại văn thư;

Mở bao thư;

Lấy phần nội dung ra;

Đóng dấu ngày giờ;


Đọc và ghi chú;

Đưa cho cấp trên duyệt;

Soạn phiếu luân chuyển tài liệu thư tín;

Phân phối văn thư;
2.1 Phân loại văn thư

Thư khẩn: Điện tín, thư phát nhanh, thư bảo đảm

Thư cá nhân hoặc thư có in dấu “mật”

Thư hạng một: các bưu ảnh, bưu kiện, hóa đơn hoặc trái phiếu
2.1 Phân loại văn thư

Thư trong nội bộ

Thư hạng hai: nhật báo, tạp chí

Thư hạng ba: các Catalogs và các ấn phẩm khác

Thư hạng bốn: các gói, kiện hàng
2.2 Mở bao thư

Lưu ý: Thư ký không được
phép mở thư cá nhân và thư
có ký hiệu mật.

Trước khi mở thư cần chuẩn

bị: máy mở thư, máy đóng
dấu ngày giờ, bút chì, kẹp
giấy hoặc băng keo trong.
2.3 Lấy phần nội dung ra
Bạn phải lấy tất cả
những gì trong bao thư
Nếu hồ sơ đính kèm
bị thiếu viết phần ghi
chú vào văn thư,
nếu tài liệu kèm theo
quá nhủ thì dùng kẹp
ở đầu văn
2.3 Lấy phần nội dung ra

Nếu công ty không yêu cầu lưu giữ lại bao
thư một đến hai ngày, thì nên rà soát lại
địa chỉ trong văn thư đã có chưa, nếu chưa
có thì đính kèm bao thư với văn thư.

Giữ bao thư nội bộ lại.
2.4 Đóng dấu ngày giờ

Ngày và giờ trên văn thư rất quan trọng bởi:

Văn thư có thể không đề ngày tháng

Ngày tháng giúp nhắc nhở trả lời thư nhanh

Văn thư đến quá trễ so với ngày tháng mà văn thư yêu cầu


Các hợp đồng đấu thầu, hoặc các cuộc thi có thể có ngày đáo
hạn

Không chấp nhận chiết khấu tiền mặt nếu công ty nhận được
tiền thanh toán quá trễ
MẪU DẤU CÔNG VĂN ĐẾN
MẪU SỔ CÔNG VĂN ĐẾN
STT Ngày
đến
Nơi
gửi
công
văn
Số
công
văn
Ngày
tháng
năm
Trích yếu nội
dung
Người
nhân
Ký
tên
1 2 3 4 5 6 7 8
2.5 Đọc và ghi chú

Dùng bút chì gạch dưới những dòng quan trọng, sau đó ghi
chú ngoài lề.


Nếu có văn bản đính kèm trong văn thư mà không tìm thấy thì
ghi ngoài lề sau mục đính kèm là thất lạc.
2.6 Trình lên cấp trên
Thư bảo đảm
Thư phát riêng
Văn thư khẩn
Thư cá nhân chưa mở
Các loại thư loại một
Thư phát nhanh và điện tín
Thư loại hai
Thư loại ba
Và thư loại bốn
2.7 Soạn phiếu luân chuyển và
phân phối văn thư

Nếu văn thư mà các cấp quản trị khác quan tâm, thì soạn một
phiếu luân chuyển tài liệu để chuyển đến các vị cần tham khảo

Trước lúc chuyển công văn phải vào sổ và đem theo để các cá
nhân và bộ phận phòng ban kí nhận.
2.8 Xử lý văn thư trong thời gian
thủ trưởng vắng mặt

Sắp xếp với thủ trưởng cách giải quết văn thư đến.

Khi được giao phó trả lời thư tín thì bạn hãy giữ lại bản sao để
cho vị đó xem lúc trở về.

Khi nhận được văn thư khẩn thì bạn phải bàn với người nào đó

có thẩm quyền để xử lý tình huống. Bạn phải ghi vào thư gốc
hoặc bản sao là bạn đã làm gì.
3. XỬ LÝ CÔNG VĂN ĐI

Kiểm tra

Gấp và bỏ vào bao thư

Cân và gián tem

Chuyển phát