TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ CỬA HÀNG SHOP.ONE

` Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý cửa hàng Shop.ONE v2.6
Hotline hỗ trợ sản phẩm: 19008098 Trang 1/164


TẬP ĐOÀN VIỄN THÔNG QUÂN ĐỘI
TRUNG TÂM GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ VIỄN THÔNG VIETTEL
TRUNG TÂM GIẢI PHÁP CỘNG ĐỒNG


TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
PHẦN MỀM QUẢN LÝ CỬA HÀNG SHOP.ONE






HỒ CHÍ MINH, THÁNG 05/2014

` Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý cửa hàng Shop.ONE v2.6
Hotline hỗ trợ sản phẩm: 19008098 Trang 2/164

MỤC LỤC

TỔNG THỂ ỨNG DỤNG 6
1. HỆ THỐNG WEBSITE (WEB) 6
2. PHẦN MỀM QUẢN LÝ CỬA HÀNG SHOP.ONE (CLIENT) 6
A. QUẢN LÝ MẬT KHẨU TÀI KHOẢN ONLINE 7
1. ĐỔI MẬT KHẨU TÀI KHOẢN ONLINE 7
2. QUÊN MẬT KHẨU ONLINE 8
B. NẠP TIỀN, TRẢ CƯỚC PHÍ 8

1. NẠP TIỀN VÀO TÀI KHOẢN 8
2. XEM LỊCH SỬ GIAO DỊCH 11
3. TRẢ PHÍ THUÊ BAO 13
C. HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ CỬA HÀNG TỪ XA QUA WEBSITE 15
1. Cấu hình chi nhánh, kho 15
1.1 Chi nhánh: 15
1.2 Kho 17
2. Quản lý bán hàng 18
2.1 Bán hàng 18
2.2 Kho hàng 21
D. HƯỚNG DẪN NHẮN TIN CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG 26
1. THÊM DANH SÁCH KHÁCH HÀNG 26
2. GỬI SMS 34
` Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý cửa hàng Shop.ONE v2.6
Hotline hỗ trợ sản phẩm: 19008098 Trang 3/164

2.1 Gửi SMS cho nhóm đã tạo 34
2.1 Gửi SMS từ file excel 37
3. THỐNG KÊ 43
E. CẤU HÌNH THÔNG TIN TÀI KHOẢN 46
1. THIẾT LẬP THÔNG TIN CHUNG 46
2. THIẾT LẬP SĐT/ BRANDNAME GỬI - NHẬN TIN 47
3. THIẾT LẬP TÀI KHOẢN 52
F. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ CỬA HÀNG 54
I. TỔNG QUAN 54
II. CHI TIẾT TÍNH NĂNG 61
1. RESET MẬT KHẨU PHẦN MỀM QUẢN LÝ CỬA HÀNG SHOP.ONE 61
2. THIẾT LẬP 64
1.1 NHÓM SẢN PHẨM 64
1.2 SẢN PHẨM 69

1.3 DANH SÁCH KHO 73
1.4 IN TEM SẢN PHẨM 77
1.5 ĐƠN VỊ TÍNH 82
1.6 TÀI KHOẢN 83
1.7 THÔNG TIN HÓA ĐƠN 87
1.8 TEM SẢN PHẨM 90
1.9 THIẾT LẬP MÁY IN 93
1.10 THIẾT LẬP CHUNG 95
` Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý cửa hàng Shop.ONE v2.6
Hotline hỗ trợ sản phẩm: 19008098 Trang 4/164

3. KHÁCH HÀNG 97
3.1 Nhóm khách hàng 97
3.2 KHÁCH HÀNG 99
4. KHO 103
2.1 NHẬP MUA 103
2.2 NHẬP TRẢ HÀNG 108
2.3 ĐIỂU CHUYỂN 111
2.4 XUẤT TRẢ HÀNG 114
2.5 KIỂM KÊ 117
5. BÁN HÀNG 122
6. BÁO CÁO 129
4.1 BÁN HÀNG THEO HÓA ĐƠN 129
4.2 NHẬT KÝ BÁN HÀNG 132
4.3 CÔNG NỢ 133
4.4 BÁN HÀNG THEO SẢN PHẨM 138
4.5 BÁN HÀNG THEO THỜI GIAN 139
4.6 BÁN HÀNG THEO NHÂN VIÊN 140
4.7 TỒN KHO 141
4.8 NHẬP XUẤT TỒN 142

4.9 NHẬP KHO 143
4.10 XUẤT KHO 144
4.11 LỢI NHUẬN THEO SẢN PHẨM 145
` Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý cửa hàng Shop.ONE v2.6
Hotline hỗ trợ sản phẩm: 19008098 Trang 5/164

4.12 LỢI NHUẬN THEO HÓA ĐƠN 146
7. TIỀN 147
5.1 THU CHI 147
5.2 KẾT CA 155
5.3 LỊCH SỬ KẾT CA 160
5.4 ĐIỀU CHỈNH TIỀN TRONG KÉT 163



` Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý cửa hàng Shop.ONE v2.6
Hotline hỗ trợ sản phẩm: 19008098 Trang 6/164

TỔNG THỂ ỨNG DỤNG
Hai phân hệ chính của dịch vụ Shop.ONE: Hệ thống website (Web) và Phần mềm quản lý cửa hàng Shop.ONE (Client).
1. HỆ THỐNG WEBSITE (WEB)
Hệ thống website cho phép các chủ cửa hàng:
- Xem báo cáo tình hình kinh doanh của cửa hàng mọi lúc, mọi nơi.
- Thực hiện các chương trình nhắn tin chăm sóc khách hàng hiệu quả, nhanh chóng tại bất kỳ đâu.
Các tính năng có thể thực hiện trên web:
- Quản lý mật khẩu (Click vào đây)
- Nạp tiền, trả cước phí (Click vào đây)
- Quản lý cửa hàng từ xa qua Website (Click vào đây)
- Nhắn tin Chăm sóc khách hàng (Click vào đây)
- Cấu hình thông tin tài khoản (Click vào đây)

2. PHẦN MỀM QUẢN LÝ CỬA HÀNG SHOP.ONE (CLIENT)
Được thiết kế rất đơn giản và tiện dụng, phần mềm quản lý cửa hàng Shop.ONE - cài đặt trên máy tính tại cửa hàng - giúp
chủ cửa hàng quản lý chi tiết tình hình kinh doanh và thực hiện các chương trình chăm sóc khách hàng hiệu quả, cụ thể:
- Quản lý tình hình hàng hóa tồn kho
- Quản lý doanh thu bán hàng của cửa hàng, của khách hàng, của nhân viên
- Quản lý các khoản thu chi tại cửa hàng
- Quản lý các chương trình chăm sóc khách hàng và đo lường hiệu quả mang lại
Click xem Hướng dẫn sử dụng Phần mềm quản lý cửa hàng.
` Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý cửa hàng Shop.ONE v2.6
Hotline hỗ trợ sản phẩm: 19008098 Trang 7/164

A. QUẢN LÝ MẬT KHẨU TÀI KHOẢN ONLINE
1. ĐỔI MẬT KHẨU TÀI KHOẢN ONLINE

B1: Tại giao diện đăng nhập,
chọn Đổi Mật Khẩu
B2: Nhập tên đăng nhập,
mật khẩu cũ, mật khẩu mới,
mã bảo vệ. Chọn Cập nhật.
Lưu ý: mật khẩu tối thiểu
phải có 6 ký tự.
` Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý cửa hàng Shop.ONE v2.6
Hotline hỗ trợ sản phẩm: 19008098 Trang 8/164













2. QUÊN MẬT KHẨU ONLINE
- Dùng SĐT đã đăng ký tài khoản soạn tin với cú pháp MK gửi 6000. Hệ thống sẽ gửi tên đăng nhập và mật khẩu mới về

cho khách hàng.
- Phí: 500 Đ/ SMS

B. NẠP TIỀN, TRẢ CƯỚC PHÍ
1. NẠP TIỀN VÀO TÀI KHOẢN
Chức năng này dùng để nạp tiền vào tài khoản của chủ địa điểm (nạp qua thẻ cào) để đảm bảo số dư có thể sử dụng dịch
vụ.
Các bước thực hiện như sau:

B3: Màn hình sẽ hiển thị
thông báo đổi mật khẩu
thành công. Bạn có thể đăng
nhập với mật khẩu mới.
` Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý cửa hàng Shop.ONE v2.6
Hotline hỗ trợ sản phẩm: 19008098 Trang 9/164

B1: Đăng nhập vào hệ thống
bằng vai trò quản trị chủ địa
điểm.
B2: Từ thanh Menu Tài
khoản, chọn Nạp tiền.
` Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý cửa hàng Shop.ONE v2.6
Hotline hỗ trợ sản phẩm: 19008098 Trang 10/164

B3: mua thẻ cào của mạng
Viettel, điền đầy đủ thông
tin bao gồm:
 Số seri: Là số seri in trên
thẻ cào Viettel
 Mã thẻ Viettel: Là mã thẻ
cào phía dưới lớp tráng bạc
 Mã kiểm tra: Chủ địa điểm
điền đúng theo mã captcha
hiển thị ngay phía dưới.
B4: Ấn nút Xác nhận nạp,
nếu mã thẻ cào, mã seri và
mã kiểm tra là đúng, hệ
thống sẽ hiển thị thông báo
nạp tiền thành công và chủ
địa điểm sẽ nhận được thêm

tiền vào số dư tài khoản.
Lưu ý: dịch vụ không hỗ
trợ lấy lại tiền đã nạp vào
hệ thống.
` Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý cửa hàng Shop.ONE v2.6
Hotline hỗ trợ sản phẩm: 19008098 Trang 11/164

2. XEM LỊCH SỬ GIAO DỊCH
Chức năng này cho phép chủ địa điểm xem báo cáo thống kê những lần nạp tiền vào hệ thống.

B1: chọn Tài khoản  chọn
Nạp tiền  chọn Lịch sử
giao dịch
` Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý cửa hàng Shop.ONE v2.6
Hotline hỗ trợ sản phẩm: 19008098 Trang 12/164

B2: chọn OK. File excel lịch
sử giao dịch sẽ được tải về
máy tính chủ địa điểm
` Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý cửa hàng Shop.ONE v2.6
Hotline hỗ trợ sản phẩm: 19008098 Trang 13/164

3. TRẢ PHÍ THUÊ BAO
Các bước thực hiện như sau:

B1: Chọn Nạp tiền -> Trả
phí thuê bao.
` Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý cửa hàng Shop.ONE v2.6
Hotline hỗ trợ sản phẩm: 19008098 Trang 14/164

B2: Chọn gói cước, chi
nhánh và thời gian sử dụng
 Chọn Xác nhận thanh
toán. Hệ thống sẽ tự động
sinh ra mã sử dụng. Dùng
mã này nhập vào phần mềm
để tiếp tục sử dụng.
` Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý cửa hàng Shop.ONE v2.6
Hotline hỗ trợ sản phẩm: 19008098 Trang 15/164

C. HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ CỬA HÀNG TỪ XA QUA WEBSITE
1. Cấu hình chi nhánh, kho
1.1 Chi nhánh:
Lưu ý: không thể xóa chi nhánh đã tạo.

B1: Chọn Menu Cấu hình.
B2: chọn Chi nhánh 
Thêm mới
` Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý cửa hàng Shop.ONE v2.6
Hotline hỗ trợ sản phẩm: 19008098 Trang 16/164

B3: Nhập thông tin chi
nhánh  Lưu lại
Lưu ý: chỉ có gói ShopM
và ShopL mới được thêm
mới chi nhánh
` Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý cửa hàng Shop.ONE v2.6
Hotline hỗ trợ sản phẩm: 19008098 Trang 17/164

1.2 Kho
Lưu ý: không thể xóa kho đã tạo.

B1: Chọn Menu Cấu hình.
B2: chọn Kho  Thêm mới
` Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý cửa hàng Shop.ONE v2.6
Hotline hỗ trợ sản phẩm: 19008098 Trang 18/164
















2. Quản lý bán hàng
2.1 Bán hàng

Giúp doanh nghiệp xem báo cáo bán hàng, báo cáo thu chi mọi lúc, mọi nơi, chi tiết đến từng sản phẩm, từng khách
hàng, từng nhân viên.





B3: Nhập thông tin chi
nhánh  Lưu lại
B1: Chọn Menu Bán hàng.
` Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý cửa hàng Shop.ONE v2.6
Hotline hỗ trợ sản phẩm: 19008098 Trang 19/164

B2: chọn loại báo cáo muốn
xem trong danh mục báo
cáo bên tay trái.
` Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý cửa hàng Shop.ONE v2.6
Hotline hỗ trợ sản phẩm: 19008098 Trang 20/164




















B3: điền vào các thông tin
cần lọc tương ứng. Ví dụ:
để xem báo cáo theo hóa

đơn, có thể lọc theo các
thông tin: ngày tháng, chi
nhánh, nhân viên, khách
hàng, số hóa đơn.
B4: Chọn Xem. Nếu muốn
xuất báo cáo, chọn Xuất
Excel.
` Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý cửa hàng Shop.ONE v2.6
Hotline hỗ trợ sản phẩm: 19008098 Trang 21/164

2.2 Kho hàng
Giúp doanh nghiệp quản lý xuất nhập tồn kho mọi lúc mọi nơi.
Điều chuyển kho

B1: Chọn Menu Kho hàng.
B2: Chọn Điều chuyển
kho.
` Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý cửa hàng Shop.ONE v2.6
Hotline hỗ trợ sản phẩm: 19008098 Trang 22/164

B3: Chọn chi nhánh xuất +
nhận, kho xuất + nhận,
ngày điều chuyển.
` Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý cửa hàng Shop.ONE v2.6
Hotline hỗ trợ sản phẩm: 19008098 Trang 23/164

B4: Nhập danh sách sản
phẩm: nhập Mã sản phẩm
 nhấn Enter, thông tin về
sản phẩm sẽ xuất hiện
trong danh sách.
B5: Nhập số lượng cần điều
chuyển cho mỗi loại sản
phẩm
Lưu ý: Nếu số lượng sản
phẩm cần điều chuyển
trong kho xuất = 0 thì sau
khi nhấn Enter, thông tin về
sản phẩm cũng sẽ không
xuất hiện trong danh sách.

B6: Chọn Lưu lại. Màn hình
sẽ hiện thông báo chuyển
kho thành công
` Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý cửa hàng Shop.ONE v2.6
Hotline hỗ trợ sản phẩm: 19008098 Trang 24/164

Báo cáo kho

B1: Chọn Menu Kho hàng
B2: Chọn Báo cáo kho 
chọn loại báo cáo muốn
xem trong danh mục báo
cáo bên tay trái.

` Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý cửa hàng Shop.ONE v2.6
Hotline hỗ trợ sản phẩm: 19008098 Trang 25/164

B3: điền vào các thông tin
cần lọc tương ứng. Ví dụ:
để xem báo Tồn kho, có thể
lọc theo các thông tin: mã
sản phẩm, Tên sản phẩm,
Kho, Nhóm, thời gian tồn
kho.