đồ án Xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự, chấm công, tính lương cho Công ty TNHH Cảng Hải An

BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM

NGUYỄN VIỆT AN
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ, CHẤM
CÔNG, TÍNH LƯƠNG CHO CÔNG TY TNHH CẢNG HẢI AN

HẢI PHÒNG – 2014
BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM

NGUYỄN VIỆT AN
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ, CHẤM
CÔNG, TÍNH LƯƠNG CHO CÔNG TY TNHH CẢNG HẢI AN
NGÀNH: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN MÃ SỐ: 114
CHUYÊN NGÀNH: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Người hướng dẫn đồ án: Th.S Trần Đình Vương
HẢI PHÒNG – 2014
Đồ án tốt nghiệp GV hướng dẫn: Th.s Trần Đình Vương
LỜI CÁM ƠN
Trước hết em xin gửi lời cảm ơn tới tất cả các thầy cô giảng viên của
khoa Công nghệ thông tin đã tận tình giúp đỡ em trong những năm tháng học
tập và tích luỹ kiến thức chuyên ngành công nghệ thông tin tại trường Đại học
Hàng hải Việt Nam. Em xin chân thành cảm ơn thầy Trần Đình Vương –
giảng viên chịu trách nhiệm hướng dẫn em làm thực tập và đồ án tốt nghiệp –
thầy đã tận tình chỉ bảo em trong quá trình làm đồ án tốt nghiệp cho đề tài
“Xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự, chấm công, tính lương cho công
ty TNHH Cảng Hải An”. Được sự giúp đỡ của thầy cô và các nhân viên trong
Công ty em đã có được những điều kiện tốt nhất để hoàn thành báo cáo này.

Trong quá trình làm đồ án tốt nghiệp không tránh khỏi những thiếu sót
do hạn chế về thời gian, vốn kiến thức của em chưa được vững chắc và một
số tác nhân khác nên mong các thầy cô giúp đỡ và thông cảm.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên
Nguyễn Việt An
Sinh viên: Nguyễn Việt An – Lớp: CNT51ĐH2
Đồ án tốt nghiệp GV hướng dẫn: Th.s Trần Đình Vương
MỤC LỤC
Sinh viên: Nguyễn Việt An – Lớp: CNT51ĐH2
Đồ án tốt nghiệp GV hướng dẫn: Th.s Trần Đình Vương
MỤC LỤC HÌNH
Sinh viên: Nguyễn Việt An – Lớp: CNT51ĐH2
Đồ án tốt nghiệp GV hướng dẫn: Th.s Trần Đình Vương
LỜI NÓI ĐẦU
Hiện nay, Công nghệ thông tin đã và đang ngày càng phát triển mạnh
mẽ trong mọi lĩnh vực của đời sống, kinh tế, xã hội. Đặc biệt trong cơ chế thị
trường hiện nay, sự phát triển của các quan hệ kinh tế cũng như sự mở rộng
ngày càng lớn về quy mô của các doanh nghiệp, xí nghiệp đã làm tăng các
luồng và khối lượng thông tin, làm cho công tác quản lý trở nên phức tạp hơn.
Với việc làm công tác quản lý thủ công bằng sổ sách như trước kia thì không
thể đáp ứng được với sự phát triển như hiện nay. Vì thế, ngày nay phát triển
Công Nghệ Thông Tin là xây dựng cơ sở hạ tầng làm nền tảng vững chắc để
xây dựng và phát triển một nền kinh tế vững mạnh. Trong xu thế ấy, việc
quản lý dựa vào máy tính là một nhu cầu thiết yếu của hầu hết mọi ngành mọi
doanh nghiệp, việc tin học hóa từng bước trong công tác quản lý, khai thác và
điều hành sản xuất kinh doanh là một đòi hỏi ngày càng cấp thiết.
Vì vậy, nhu cầu quản lý nhân viên, chấm công tính lương của công ty TNHH
Cảng Hải An được công ty hết sức quan tâm. Chính vì thế, em đã lựa chọn đề
tài “Xây dựng hệ thống quản lý nhân sự tiền lương Công ty TNHH Cảng

Hải An,” làm đề tài tốt nghiệp của mình, với hy vọng có thể xây dựng được
một chương trình quản lý góp phần nâng cao hiệu quả trong công việc quản lý
của công ty.
Sinh viên: Nguyễn Việt An – Lớp: CNT51ĐH2 Trang 6
Đồ án tốt nghiệp GV hướng dẫn: Th.s Trần Đình Vương
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CÔNG TY
1.1. Quá trình hình thành và phát triển
Trong giai đoạn kinh tế toàn cầu suy thoái, hoạt động xuất nhập khẩu và
kèm theo đó là vận tải biển, dịch vụ hàng hải gặp rất nhiều khó khăn, nhất là
đối với những đơn vị không có hoặc thiếu cơ sở hạ tầng và trang thiết bị.
Nhận biết được điều này, đồng thời để tận dụng lợi thế về vị trí hiện có, công
ty TNHH Vận tải và Xếp dỡ Hải An đã được thành lập tháng 5/2009 với bảy
doanh nghiệp thành viên là các công ty dịch vụ hàng hải thuộc loại vừa và nhỏ
hoạt động trên nhiều địa bàn khác nhau cùng tham gia đầu tư xây dựng Cảng
Hải An. Đó là:
 Công ty cổ phần cung ứng và dịch vụ kỹ thuật Hàng hải (Maserco).
 Công ty cổ phần đóng tàu Hải An.
 Công ty cổ phần Hàng hải Hà Nội (Marina Hà Nội).
 Công ty cổ phần Đầu tư và Vận tải Hải Hà.
 Công ty cổ phần Giao nhận Ngoại thương (Transimex Saigon).
 Công ty cổ phần Hải Minh.
 Công ty cổ phần Dịch vụ Hàng hải (MACS Shipping).
Với số vốn điều lệ 187,5 tỷ đồng, trong đó công ty cổ phần hàng hải Hà
Nội góp vốn 55% nên trở thành cổ đông lớn nhất. Công ty TNHH Vận tải và
Xếp dỡ Hải An đặt trụ sở tại số 45 Triệu Việt Vương, Phường Bùi Thị Xuân,
Quận Hai Bà Trưng, TP.Hà Nội hoạt động dưới hình thức công ty mẹ-công ty
con. Công ty con chính là công ty TNHH cảng Hải An đặt trụ sở tại Hải
Phòng.
Ngày 12/12/2010, được phép của Bộ GTVT và Cục Hàng hải Việt Nam
công ty đã tổ chức khánh thành và đưa cầu Cảng Hải An vào khai thác.

Cho đến nay, cảng đã đầu tư thêm trang thiết bị phục vụ cho hoạt động
khai thác và đã đạt được những kết quả khả quan. Trong tương lai cùng với sự
phát triển của nhu cầu vận tải biển, cảng đang tiếp tục thực hiện kế hoạch xây
dựng thêm cầu tàu để mở rộng sản xuất, góp phần nâng cao năng lực dịch vụ
với năng suất, chất lượng cao, an toàn hơn.
Sinh viên: Nguyễn Việt An – Lớp: CNT51ĐH2 Trang 7
Đồ án tốt nghiệp GV hướng dẫn: Th.s Trần Đình Vương
* Ngành nghề kinh doanh của Công ty TNHH Vận Tải và Xếp Dỡ Hải
An:
- Vận tải hàng hóa bằng đường bộ, đường thủ nội địa, ven biển và viễn
dương
- Dịch vụ xây dựng và kinh doanh khai thác cảng sông, cảng biển.
- Dịch vụ bốc xếp hàng hóa cảng biển, thuê và cho thuê kho bãi, trang
thiết bị bốc xếp vận chuyển.
- Hoạt động dịch vụ hỗ trợ cho vận tải.
- Dịch vụ vận chuyển, bốc xếp hàng siêu trường, siêu trọng, hàng dự án.
- Đại lý vận tải, giao nhận, đại lý cung ứng vật tư, dầu nhờn, phụ tùng
chuyên ngành vận tải.
- Xuất nhập khẩu các mặt hàng công ty kinh doanh.
1.2. Giới thiệu công ty TNHH Cảng Hải An
- Tên tổ chức: CÔNG TY TNHH CẢNG HẢI AN
- Tên giao dịch quốc tế: HAIANTS Co.Ltd
- Địa chỉ: Tầng 1, Tòa nhà Hải An, Km2+ Đường Đình Vũ, Phường
Đông Hải 2, Quận Hải An, TP.Hải Phòng.
- Tel:0313.979.724 Fax: 0313.979.718
- Email:
- Website:
- Giám đốc: Tạ Mạnh Cường
- Vị trí cảng:
+ Vị trí: Kinh độ:106

0
44’55”E – Vĩ độ: 20
0
50’58”N.
+ Luồng vào cảng: Tính từ phao số 0 đến cảng Hải An 20 hải lý.
- Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị:
+ Cầu tàu:
• Chiều dài: 150m.
• Độ sâu trước bến: 8,7m.
• Bán kính vùng quay trở trước bến: 210m.
+ Bãi Container rộng: 150.000 m2.
+ Bãi Container rỗng 55.000 m2.
+ Kho CFS rộng: 4.000 m2.
+ Container lạnh 300 plugs.
+ Cần cẩu: 02 chiếc loại cần cẩu quay trên ray, sức nâng 40/45T-
32/29m.
+ Xe nâng hàng: 05 chiếc sức nâng 45T, 05 lớp (Hyster, Terex,
Kalmar)
Sinh viên: Nguyễn Việt An – Lớp: CNT51ĐH2 Trang 8
Đồ án tốt nghiệp GV hướng dẫn: Th.s Trần Đình Vương
+ Xe nâng vỏ: 02 chiếc 8T 06 lớp.
+ Xe nâng chạc: 02 chiếc 2.5T.
+ Xe kéo: 6 xe.
+ Phần mềm khai thác Cảng: PL-TOS 2010 phục vụ khai thác tàu,
khai thác bãi, quản lý vị trí cont, tính và thu cước.
- Các dịch vụ chính:
+ Xếp dỡ hàng hóa và Container
+ Dịch vụ kho CFS và Kho ngoại quan
+ Dịch vụ Depot
+ Dịch vụ Container lạnh

+ Vận chuyển hàng hóa
Logistics
Sinh viên: Nguyễn Việt An – Lớp: CNT51ĐH2 Trang 9
Đồ án tốt nghiệp GV hướng dẫn: Th.s Trần Đình Vương
1.3. Quy mô tổ chức
Hình 1.1 – Sơ đồ tổ chức công ty TNHH cảng Hải An
Sinh viên: Nguyễn Việt An – Lớp: CNT51ĐH2 Trang 10
Đồ án tốt nghiệp GV hướng dẫn: Th.s Trần Đình Vương
1.3.1. Ban giám đốc
• Giám đốc điều hành - Ông Tạ Mạnh Cường
Chịu trách nhiệm điều hành và quản lý toàn bộ hoạt động của công ty
TNHH Cảng Hải An
• Phó giám đốc Khai thác - Ông Nguyễn Ngọc Tuấn
Là người trực tiếp chỉ đạo, điều hành và chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt
động khai thác cảng
• Phó giám đốc Kinh doanh - Ông Đào Ngọc Tuấn
Là người trực tiếp chỉ đạo, điều hành và chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt
động kinh doanh của cảng
1.3.2. Phòng công nghệ thông tin
- Chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hạ tầng kỹ thuật hệ thống công nghệ thông
tin của công ty bao gồm các máy chủ, máy trạm, PC cá nhân, các thiết bị kết
nối và hệ thống mạng (kể cả các hệ thống báo số cho khách hàng, hệ thống
chấm công, hệ thống camera giám sát, hệ thống điện thoại…).
- Chịu trách nhiệm đảm bảo cho các hệ thống nói trên hoạt động thông suốt,
khắc phục sự cố kịp thời nhằm phục vụ tốt hoạt động của công ty. Tổ chức hỗ
trợ kỹ thuật 24/7 cho toàn bộ hệ thống và thiết bị.
- Phụ trách việc biên tập, cập nhật trang Web, quản trị mạng để đảm bảo các hệ
thống email, Internet, điện thoại, fax… hoạt động hiệu quả.
- Chịu trách nhiệm xây dựng cơ chế bảo mật, dự phòng để bảo vệ toàn bộ thông
tin, dữ liệu của cảng. Là đầu mối chịu trách nhiệm triển khai và giám sát việc

thực hiện qui chế quản lý công nghệ thông tin của công ty.
1.3.3. Phòng Marketing – Tổng hợp
a) Về Thị trường (Marketing)
- Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giới thiệu về cảng cho khách hàng.
- Xây dựng chiến lược và kế hoạch phục vụ hoạt động “Quan hệ công chúng”
(PR) của công ty trình giám đốc phê duyệt và tổ chức thực hiện.
- Tổ chức thống kê, đối chiếu, xác nhận số liệu và lập hóa đơn thu cước các
hãng tàu. Theo dõi việc thanh toán.
Sinh viên: Nguyễn Việt An – Lớp: CNT51ĐH2 Trang 11
Đồ án tốt nghiệp GV hướng dẫn: Th.s Trần Đình Vương
- Cùng với các phòng liên quan tổ chức thương lượng, ký kết các loại hợp đồng
cung cấp dịch vụ của cảng.
- Hàng quí lập báo cáo, đề xuất biện pháp nâng cao chất lượng dịch vụ hoặc bổ
sung, sửa đổi chính sách để duy trì các hợp đồng dài hạn.
- Tham gia các tổ chức nghề nghiệp chuyên ngành, tổ chức hội nghị khách
hàng và các sự kiện khác theo yêu cầu của công ty
b) Về Bán hàng (Sales)
- Tổ chức thực hiện các hợp đồng đã ký với khách hàng.
- Là đầu mối tiếp nhận và xử lý thông tin từ khách hàng, các báo cáo của phòng
Logistics, phòng Thương vụ, phòng Khai thác,… từ đó lập báo cáo trình
Giám đốc xem xét, quyết định.
- Cùng với bộ phận pháp chế của phòng Thương vụ xử lý tranh chấp, khiếu nại,
tổn thất, tồn đọng thanh toán …
- Tổ chức thực hiện tất cả các loại báo cáo thống kê theo yêu cầu của công ty
hoặc khách hàng.
c) Về Kế hoạch - Thống kê
- Lập, tổng hợp các kế hoạch sản xuất kinh doanh – Tài chính hàng năm, quí
cho công ty và tổ chức triển khai thực hiện.
- Tổ chức thống kê, theo dõi, lập các báo cáo định kỳ theo qui định hiện hành
và theo các yêu cầu đột xuất của công ty.

1.3.4. Văn phòng
Là bộ phận tổng hợp giúp giám đốc trong việc lập kế hoạch công tác,
phối hợp hoạt động trong nội bộ; trực tiếp tổ chức thực hiện các công tác hành
chính, quản trị, bảo vệ, an ninh – an toàn, nhân sự – lao động, đời sống, thông
tin, thi đua khen thưởng, phòng chống thiên tai – cháy nổ của công ty.
1.3.5. Phòng tài chính kế toán – Tiền lương
a) Tài chính
- Thu thập, phân tích các thông tin về thị trường tài chính, tiền tệ trong nước
để phục vụ công tác quản lý tài chính của công ty.
- Xây dựng kế hoạch tài chính, kế hoạch huy động, sử dụng vốn.
- Tổ chức huy động vốn kinh doanh và vốn đầu tư cho các dự án.
Sinh viên: Nguyễn Việt An – Lớp: CNT51ĐH2 Trang 12
Đồ án tốt nghiệp GV hướng dẫn: Th.s Trần Đình Vương
- Tổ chức quản lý phần vốn góp của công ty ở các doanh nghiệp khác và các
hoạt động đầu tư tài chính của công ty.
- Tổ chức hạch toán kinh doanh theo thời gian, lập và gửi các báo cáo phục vụ
công tác điều hành và quản trị công ty.
- Phụ trách công tác quan hệ cổ đông.
b) Kế toán
- Về hạch toán kế toán:
+ Thực hiện hạch toán kế toán và tổng hợp báo cáo quyết toán tháng,
quý, năm của công ty theo các qui định hiện hành.
+ Chịu trách nhiệm quản lý vốn, tài sản, tiền mặt của công ty; Chịu
trách nhiệm thu hồi nợ.
- Về hạch toán kinh doanh (quản trị):
+ Tổng hợp, phân tích, lập và gửi các báo cáo phục vụ công tác quản
lý kinh doanh bao gồm: doanh thu, chi phí, công nợ, số dư tài
khoản, kế hoạch tài chính hàng tuần; theo dõi, giám sát việc thực
hiện các định mức, chi phí (nhất là đối với các chi phí mua ngoài),
phát hiện các bất hợp lý để khắc phục.

+ Chịu trách nhiệm kiểm tra, xác nhận, thanh toán các khoản chi theo
phân cấp qui định tại qui chế quản lý tài chính của công ty.
+ Bảo quản các loại chứng từ, tài liệu liên quan đến hoạt động tài
chính của công ty theo các qui định của pháp luật.
c) Lao động và Tiền lương
- Làm tham mưu cho giám đốc trong việc quản lý và sử dụng quĩ tiền.
- Căn cứ qui chế trả lương và các tài liệu liên quan, tổ chức tính, thanh toán tiền
lương, thưởng và các loại phụ cấp cho người lao động.
1.3.6. Phòng xây dựng cơ bản
- Tổ chức xây dựng kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa các công trình của cảng
hàng năm và trực tiếp tổ chức thực hiện các kế hoạch nói trên.
- Trực tiếp quản lý, theo dõi hoạt động của các Ban quản lý dự án.
- Trực tiếp tổ chức thực hiện các thủ tục về đấu thầu, chọn thầu, các kế hoạch
xây dựng mới, sửa chữa, bảo dưỡng công trình của công ty.
- Tổ chức theo dõi, kiểm tra chất lượng các công trình, dự án, làm tham mưu
cho Giám đốc trong việc xử lý các tồn tại, tình huống phát sinh.
Sinh viên: Nguyễn Việt An – Lớp: CNT51ĐH2 Trang 13
Đồ án tốt nghiệp GV hướng dẫn: Th.s Trần Đình Vương
- Chịu trách nhiệm về khảo sát, thiết kế, dự toán, quyết toán và chất lượng các
công trình xây dựng cơ bản của công ty.
1.3.7. Phòng khai thác tàu
- Chịu trách nhiệm thu xếp, giải quyết toàn bộ thủ tục và tổ chức công tác phục
vụ cho tàu ra vào cảng đúng kế hoạch và an toàn.
- Trực tiếp quan hệ với tàu, các hãng tàu, các cảng để tiếp nhận, trao đổi thông
tin phục vụ hoạt động của cảng.
- Tổ chức kiểm tra, đối chiếu, cập nhật các thông tin về luồng vào cảng, các
thông báo hàng hải, các cơ quan quản lý liên quan, đặc điểm kỹ thuật các tàu,
các hãng tàu, các cảng liên quan.
- Lập kế hoạch khai thác tàu hàng tuần và từng chuyến.
- Tổ chức kiểm tra, đối chiếu số liệu với phòng Thương vụ, xác nhận số liệu

với hãng tàu.
- Xây dựng, cập nhật các qui trình bốc xếp, giao nhận liên quan đến tàu và trực
tiếp tổ chức thực hiện. Chịu trách nhiệm về an toàn cho tàu, hàng hóa, thiết bị
và con người trong quá trình khai thác tàu.
- Tổ chức và chỉ huy công tác xếp, dỡ từ tàu lên CTY và ngược lại.
- Tổ chức giao nhận container với tàu, với các phương tiện đi thẳng.
- Hoàn thiện hồ sơ cho từng chuyến tàu.
- Trực tiếp điều hành, chỉ huy toàn bộ các phương tiện ra vào cảng để thực hiện
các phương án bốc xếp hàng “Đi thẳng”.
- Nghiên cứu việc triển khai hợp tác với các cảng trong khu vực (kể cả với các
CTY, Depots).
- Trực tiếp quản lý, sử dụng, điều động, giám sát toàn bộ hoạt động của Đội
công nhân lái cần cẩu. Chịu trách nhiệm duy trì kỷ luật trong việc thực hiện
quy trình sử dụng thiết bị và các nội quy, quy định liên quan nhằm đảm bảo
an toàn cho các thiết bị, phương tiện, công cụ phục vụ công tác khai thác.
- Chủ động khai thác các loại hình dịch vụ phục vụ tàu
1.3.8. Phòng khai thác bãi
- Chịu trách nhiệm tổ chức và điều hành toàn bộ hoạt động khai thác bãi hàng
ngày bao gồm: Bãi Xuất, Bãi Nhập, Bãi RE, Bãi - Kho CFS và các bãi
container rỗng (Depots).
- Xây dựng qui hoạch sử dụng bãi.
Sinh viên: Nguyễn Việt An – Lớp: CNT51ĐH2 Trang 14
Đồ án tốt nghiệp GV hướng dẫn: Th.s Trần Đình Vương
- Xây dựng, cập nhật các qui trình bốc, xếp container trên bãi, đóng, rút, kiểm
đếm hàng hóa, giao, nhận container và hàng hóa cho khách hàng, kiểm tra, vệ
sinh, sửa chữa, chụp và lưu ảnh, lập, ghi, ký EIR và các chứng từ khác, đồng
thời trực tiếp hướng dẫn, đào tạo cán bộ nhân viên của Phòng để tổ chức thực
hiện đúng các qui trình nói trên.
- Tổ chức công tác giao nhận, cập nhật thông tin về container, hàng hóa, năng
suất của lái xe nâng, xe kéo, … và thống kê, báo cáo theo qui định của công

ty và yêu cầu của khách hàng.
- Giám sát nhân viên giao nhận, lái xe nâng thực hiện qui trình giao nhận, lập
chứng từ và đặc biệt là “Cập nhật vị trí container trên bãi”.
- Trực tiếp phối hợp với hãng tàu, đại lý, các cảng, các depot hoặc các công ty
vận tải để thực hiện công tác vận chuyển, giao, nhận container.
- Trực tiếp tổ chức và chịu trách nhiệm về việc phục vụ khách hàng trong phạm
vi kho, bãi mà phòng quản lý.
- Trực tiếp quản lý, sử dụng, điều động, giám sát toàn bộ hoạt động của Đội
công nhân lái xe nâng, xe kéo. Chịu trách nhiệm duy trì kỷ luật trong việc
thực hiện quy trình sử dụng thiết bị và các nội quy, quy định liên quan nhằm
đảm bảo an toàn cho các thiết bị, phương tiện, công cụ phục vụ công tác khai
thác bãi của công ty.
- Hình thành và xây dựng qui trình làm việc cho các tổ (nhóm) chuyên biệt về :
+ Hàng lạnh
+ Hàng nguy hiểm
+ CFS – Kho và Depot
1.3.9. Phòng kỹ thuật vật tư
a) Về khai thác thiết bị
- Thống nhất với các phòng Khai thác để lập kế hoạch sử dụng thiết bị hàng
ngày phục vụ hoạt động của cảng.
- Trực tiếp tổ chức thực hiện kế hoạch hàng ngày, tổ chức theo dõi hoạt động,
năng suất, tiêu hao của từng thiết bị.
- Xây dựng, tổ chức thực hiện và kiểm tra, giám sát việc thực hiện các qui trình
sử dụng thiết bị. Chịu trách nhiệm về an toàn cho thiết bị và người sử dụng.
- Tổ chức thuê thêm thiết bị khi cần.
Sinh viên: Nguyễn Việt An – Lớp: CNT51ĐH2 Trang 15
Đồ án tốt nghiệp GV hướng dẫn: Th.s Trần Đình Vương
- Thường trực để đảm bảo thiết bị và các hệ thống điện, lạnh của cảng hoạt
động tốt.
b) Về quản lý kỹ thuật - Vật tư

- Chịu trách nhiệm lập hồ sơ kỹ thuật cho toàn bộ thiết bị của cảng.
- Lập kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa thay thế vật tư, phụ tùng hàng năm, hàng
quí. Tổ chức thực hiện kế hoạch này để đảm bảo cho toàn bộ thiết bị hoạt
động tốt.
- Lập dự trù và kế hoạch mua vật tư, dầu nhờn, nhiên liệu phụ tùng thay thế.
- Chủ trì xây dựng hệ thống định mức kỹ thuật cho toàn bộ thiết bị.
- Tổ chức xây dựng hệ thống kho vật tư, phụ tùng, công cụ, dụng cụ bốc xếp và
thiết bị chuyên dùng của công ty. Tổ chức bảo quản vật tư, phụ tùng, dầu
nhờn và cung ứng phục vụ kịp thời, hiệu quả theo đúng các qui định về
nhập/xuất kho…
- Chịu trách nhiệm xây dựng và tổ chức thực hiện các qui định về an toàn lao
động, bảo hộ lao động, phòng chống cháy nổ, phòng chống thiên tai,… của
công ty.
- Lập các thống kê, báo cáo theo qui định của công ty.
- Tham gia vào các ban an ninh – an toàn, phòng chống thiên tai – cháy nổ,…
của công ty.
1.3.10.Phòng thương vụ
a) Về dịch vụ khách hàng (Customer Services)
- Trực tiếp đối chiếu chi tiết Cargo maniest với Container Discharging List
- Trực tiếp tổ chức phục vụ khách hàng tại Văn phòng phục vụ khách hàng của
công ty, hướng dẫn khách hàng và chỉ đạo các bộ phận liên quan của công ty
thực hiện.
- Sau khi kết thúc mỗi chuyến tàu, tổ chức đối chiếu, thống nhất số liệu với
phòng Khai thác và Logistics để đảm bảo cơ sở dữ liệu đúng với thực tế.
- Tổ chức theo dõi, thống kê và thông báo container tồn quá hạn cho các bên
liên quan.
- Theo dõi, thống kê và tập hợp, lưu trữ các hồ sơ liên quan.
- Lập các báo cáo thống kê theo qui định của công ty (Thống kê giao nhận hàng
ngày, theo loại container, theo tàu, theo khách hàng ), thống kê thu và tồn
đọng

Sinh viên: Nguyễn Việt An – Lớp: CNT51ĐH2 Trang 16
Đồ án tốt nghiệp GV hướng dẫn: Th.s Trần Đình Vương
- Đề xuất các biện pháp, chính sách, sửa đổi cần thiết để nâng cao chất lượng
phục vụ khách hàng của toàn cảng.
b) Về Thương vụ (Commerce)
- Chủ trì việc khảo sát, nghiên cứu xây dựng và điều chỉnh các biểu giá, biểu
cước và phí.
- Cùng với phòng Thị trường tổ chức thảo luận, ký kết các loại hợp đồng; chủ
trì việc hướng dẫn, triển khai thực hiện hợp đồng cho tất cả các đơn vị trong
công ty.
- Theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng, tập hợp ý kiến khách hàng và đề xuất
kịp thời các biện pháp bổ sung, sửa đổi nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ của
công ty.
- Chịu trách nhiệm Key-in, cập nhật danh sách khách hàng và biểu cước dịch
vụ vào cơ sở dữ liệu cho hệ thống IT của công ty.
- Phối hợp với phòng Khai thác Tàu và phòng Tài chính Kế toán để chọn, theo
dõi, giám sát quá trình thực hiện hợp đồng của các đơn vị cung ứng dịch vụ
cho cảng nhằm tiết kiệm chi phí. Tổ chức theo dõi, thống kê báo cáo và kiểm
tra, đánh giá chi phí thuê cung cấp dịch vụ của cảng.
- Chịu trách nhiệm kiểm tra hồ sơ, chứng từ, tác nghiệp…
c) Về thanh toán
- Trực tiếp kiểm tra chứng từ, xác lập các loại hình dịch vụ theo nhu cầu của
khách hàng và trình tự tác nghiệp của công ty trên cơ sở đó phát hành Hóa
đơn thu cước (thu ngay) hoặc hóa đơn tạm thu (thu sau) theo các qui định
trong hợp đồng.
- Tiếp nhận hồ sơ, dữ liệu từ các phòng Logistics, Khai thác Tàu, Khai thác
Bãi, kiểm tra đối chiếu với các bên liên quan làm cơ sở cho việc lập hóa đơn
(sửa chữa, vệ sinh) và thanh, quyết toán.
- Giám sát quá trình luân chuyển chứng từ, thu cước. Lập và gửi báo cáo hóa
đơn đã phát hành cho lãnh đạo và các phòng liên quan.

- Tổ chức thống kê, báo cáo theo qui định của công ty.
- Kết hợp với phòng Tài chính Kế toán tổ chức thu hồi công nợ.
Sinh viên: Nguyễn Việt An – Lớp: CNT51ĐH2 Trang 17
Đồ án tốt nghiệp GV hướng dẫn: Th.s Trần Đình Vương
- Tổ chức thu thập, phân loại, lưu trữ hóa đơn và chứng từ liên quan theo qui
định.
d) Về Pháp chế
- Chủ trì xây dựng các qui trình, qui chế, nội qui làm việc của Phòng, theo dõi,
cập nhật và bổ sung khi cần.
- Cùng với các phòng Khai thác tổ chức thực hiện các qui trình phòng ngừa và
xử lý rủi ro, tổn thất. Khi có phát sinh là đầu mối thu thập thông tin, chứng từ
và trực tiếp chủ trì việc tổ chức giám định, kiểm tra, xác định tổn thất, tranh
chấp và xử lý các trường hợp trên.
- Chủ trì việc ký và thực hiện các hợp đồng bảo hiểm của công ty.
1.3.11.Phòng Logistics
a) Về Logistics
- Chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ container trong thời gian công ty khai thác.
- Cập nhật và làm báo cáo hàng ngày về tình trạng container theo yêu cầu của
công ty và từng khách hàng.
- Cập nhật vị trí container trên phần mềm.
- Đảm bảo cung cấp số liệu về vị trí, tình trạng, thời gian… cho phòng Khai
thác để điều hành sản xuất và cho phòng Thương vụ để tính cước, phối hợp
kiểm tra hóa đơn tính các loại cước và phí trước khi thanh toán.
- Theo dõi, thống kê sản lượng xe nâng làm cơ sở cho việc quyết toán nhiên
liệu và thanh toán với các bên cho thuê phương tiện.
b) Về Sửa chữa container
- Tổ chức kiểm tra, giám định tình trạng container cần vệ sinh, sửa chữa.
- Liên hệ với khách hàng xin phê duyệt, thông báo cho các đơn vị sửa chữa để
thực hiện, tổ chức giao, nhận, theo dõi quá trình sửa chữa.
- Làm báo cáo cho Công ty và hãng tàu theo yêu cầu.

Sinh viên: Nguyễn Việt An – Lớp: CNT51ĐH2 Trang 18
Đồ án tốt nghiệp GV hướng dẫn: Th.s Trần Đình Vương
CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT HỆ THỐNG
2.1. Thực trạng quản lý hồ sơ nhân sự tại công ty
Do hệ thống quản lý hồ sơ nhân sự của công ty vẫn chủ yếu được xử lý
trên file Excel, ngoài ra một số còn được lưu lại và ghi chép trên giấy tờ, sổ
sách nên gặp rất nhiều khó khăn và hạn chế:
- Quản lý trực tiếp trên giấy tờ sổ sách nên hiệu quả công việc không
cao.
- Việc quản lý trên giấy tờ và file Exel khiến việc tra cứu, tìm thông tin
nhân viên, thống kê thông tin nhân sự trở nên rất khó khăn và bất tiện.
Và có thể dẫn đến nhầm lẫn, mất mát thông tin nhân sự.
2.2. Mục đích và yêu cầu của đề tài
- Mục đích:
+ Hệ thống hỗ trợ cho việc quản lý hồ sơ nhân sự cho nhân viên trong
công ty, thay thế cho việc làm thủ công hiện tại.
+ Xuất ra các thống kê, báo cáo theo yêu cầu một cách nhanh chóng và
chính xác nhất.
+ Giúp việc tra cứu, tìm kiếm thông tin trở lên rễ ràng hơn.Việc quản
lý nhân viên sẽ không bị nhầm lẫn, sai sót như khi còn làm thủ công.
- Yêu cầu:
+ Quản lý và lưu trữ thông tin nhân viên, thông tin hợp đồng lao động,
thông tin về quá trình công tác tại công ty của nhân viên.
+ Kết xuất ra các thống kê báo cáo theo yêu cầu của người dùng, theo
yêu cầu của ban lãnh đạo công ty.
Sinh viên: Nguyễn Việt An – Lớp: CNT51ĐH2 Trang 19
Đồ án tốt nghiệp GV hướng dẫn: Th.s Trần Đình Vương
2.3. Quá trình quản lý nhân sự
2.3.1. Quá trình tuyển nhân viên
Hình 2. 1: Sơ đồ quá trình tuyển nhân viên

Người xin việc sẽ phải nộp cho phòng hành chính nhân sự ( thuộc khối
Văn phòng ) các giấy tờ sau: Đơn xin việc, Sơ yếu lý lịch, Giấy khám sức
khoẻ, bản sao giấy khai sinh, CMND, bằng cấp chuyên môn, đã có công
chứng của chính quyền địa phương, nếu xin vào vị trí yêu cầu ngoại ngữ hoặc
tin học cần phải nộp bản sao công chứng bằng (chứng chỉ) ngoại ngữ, tin học.
Sau khi kiểm tra, xem xét hồ sơ nếu thấy ứng viên phù hợp với tiêu chí của
công ty, ứng viên sẽ được hẹn ngày phỏng vấn. Hội đồng phỏng vấn bao gồm
giám đốc, trưởng phòng phòng ban ứng tuyển, trưởng phòng hành chính nhân
sự thực hiện phỏng vấn về các nguyện vọng, yêu cầu, khả năng, trình độ
chuyên môn… của ứng viên. Nếu ứng viên vượt qua được vòng phỏng vấn,
kết quả đánh giá phỏng vấn được gửi cho ban giám đốc để có quyết định về
Sinh viên: Nguyễn Việt An – Lớp: CNT51ĐH2 Trang 20
Đồ án tốt nghiệp GV hướng dẫn: Th.s Trần Đình Vương
nhân sự. Giám đốc sau khi nhận được kết quả đánh giá gửi đến sẽ thực hiện
việc ký hợp đồng thử việc với người xin việc đồng thời giao hợp đồng cho
phòng hành chính quản lý, hồ sơ cá nhân của ứng viên cũng sẽ được lưu trữ
lại tại đây.
2.3.2. Quá trình thử việc
Hình 2. 2: Sơ đồ quá trình thử việc
Khi được ký hợp đồng thử việc, nhân viên sẽ thử việc tại công ty theo
thời gian quy định là: từ 1 đến 2 tháng.
Trong thời gian thử việc nhân viên được hưởng lương bằng 75% lương
tối thiểu theo quy định chung của công ty.
Trong quá trình thử việc, phòng ban quản lý có trách nhiệm giao các
nhiệm vụ cho nhân viên, nếu nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, có
sự đánh giá tích cực, có năng lực phù hợp với vị trí, kết quả đánh giá sẽ được
Sinh viên: Nguyễn Việt An – Lớp: CNT51ĐH2 Trang 21
Đồ án tốt nghiệp GV hướng dẫn: Th.s Trần Đình Vương
gửi cho ban giám đốc để thực hiện ký hợp đồng lao động chính thức. Hợp
đồng lao động sẽ được giao cho phòng hành chính nhân sự lưu trữ và quản lý.

2.3.3. Quá trình nhân viên làm việc tại công ty
Khi được tuyển vào làm chính thức thì các thông tin liên quan đến nhân
sự như: hợp đồng lao động, hồ sơ cá nhân, thông tin quá trình làm việc được
phòng hành chính lưu trữ, cập nhật thường xuyên. Nhân viên sẽ được hưởng
mọi chính sách, quyền lợi cũng như nghĩa vụ theo quy định của công ty.
Lương của nhân viên được hưởng tùy thuộc vào trình độ năng lực, chức vụ
chuyên môn, trực thuộc phòng ban, bộ phận trong công ty và các phụ cấp, tiền
thưởng, các phúc lợi như theo quy định của Nhà nước cũng như quy định của
công ty.
a) Điều chuyển công tác
Hình 2. 3: Sơ đồ quá trình điều chuyển công tác
Khi thấy nhân viên ở phòng ban này có năng lực phù hợp với công việc
trực thuộc phòng ban khác, phòng Văn phòng sẽ lên danh sách và gửi cho
giám đốc để đưa ra quyết định điều chuyển phòng ban nhằm mục đích bố trí
hợp lý và vận dụng đúng năng lực của nhân sự.
Sinh viên: Nguyễn Việt An – Lớp: CNT51ĐH2 Trang 22
Đồ án tốt nghiệp GV hướng dẫn: Th.s Trần Đình Vương
Khi được chuyển sang phòng ban, bộ phận khác nhân viên được hưởng
lương và chế độ của vị trí mới, chức vụ mới.
Sinh viên: Nguyễn Việt An – Lớp: CNT51ĐH2 Trang 23
Đồ án tốt nghiệp GV hướng dẫn: Th.s Trần Đình Vương
b) Đào tạo chuyên môn, cử đi công tác
Hình 2. 4: Sơ đồ quá trình cử đi đào tạo, công tác
Trong quá trình làm việc tại công ty, các phòng ban thấy những vị
trí cần trình độ chuyên môn cao hơn và cần được cho đi đào tạo thì lập
danh sách, gửi cho Văn phòng. Văn phòng có trách nhiệm trình lên cho
giám đốc duyệt, nếu danh sách được duyệt Văn phòng sẽ tiến hành thủ tục
cho nhân viên đi đào tạo.
Tương tự với quá trình cử nhân viên đi công tác, danh sách nhân
viên được cử đi công tác Văn phòng gửi lên cho giám đốc duyệt, nếu

được sẽ tiến hành làm thủ tục cho nhân viên đi công tác.
Sinh viên: Nguyễn Việt An – Lớp: CNT51ĐH2 Trang 24
Đồ án tốt nghiệp GV hướng dẫn: Th.s Trần Đình Vương
c) Khen thưởng, kỷ luật
Hình 2. 5: Sơ đồ quá trình khen thưởng, kỷ luật
Hàng tháng, Lãnh đạo Phòng, bộ phận đánh giá và phân loại nhân viên
phòng, bộ phận mình phụ trách nhân viên lao động hoàn thành xuất sắc nhiệm
vụ được giao, hoặc có thành tích nổi bật trong tháng sẽ được lập danh sách
gửi cho Giám đốc phê duyệt và khen thưởng để khích lệ. Nhân viên sai sót
trong việc thực hiện công tác chuyên môn, nghiệp vụ gây tổn thất về kinh tế
cho công ty, ý thức trách nhiệm với tập thể và công ty kém; vi phạm các quy
chế, nội quy kỷ luật lao động của công ty sẽ bị kỷ luật.
Lưu ý: Các trường hợp người lao động (cá nhân hoặc tập thể) gây thiệt hại về
kinh tế, hư hỏng, mất mát tài sản, trang thiết bị của công ty, của khách hàng
thì phải bồi thường toàn bộ thiệt hại nếu do lỗi của mình gây ra. Tuy nhiên, có
xét đến các yếu tố khách quan. Mức độ bồi thường sẽ do Giám đốc quyết
định.
Sinh viên: Nguyễn Việt An – Lớp: CNT51ĐH2 Trang 25