Tổ chức và hoạt động của Phòng Tổ chức Hành chính Trung tâm Huấn luyện và Thi đấu Thể dục Thể thao Hà Nội

MỤC LỤC
PHẦN I: LỜI MỞ ĐẦU
Thực tập cuối khóa là một trong những nội dung đào tạo quan trọng, cần
thiết mang tính thực tế cao được áp dụng ở tất cả các trường Đại học, cao đẳng hay
trung cấp chuyên nghiệp. Như chúng ta đã biết thì ở mọi vấn đề bao giờ giữa lý
thuyết và thực tiễn cũng cách nhau một quãng đường khá xa, thậm chí có những
quãng đường xa đến mức mà nếu không thường xuyên tiếp cận với thực tế để tạo
thành những kĩ năng thì sẽ không bao giờ đến được với cái gọi là thực tiễn. Chính
vì thế đây là một trong những chìa khóa quan trọng nhất giúp sinh viên vận dụng
những kiến thức đã học được khi còn ngồi trên ghế nhà trường, là cơ hội tốt nhất để
sinh viên rút ngắn khoảng cách giữa lý luận và thực tiễn trong quá trình học tập của
mình. Đối với sinh viên Học viện Hành chính nói riêng thì thực tập cuối khóa đã
mở ra cánh cửa giúp các bạn sinh viên được tiếp cận với môi trường làm việc nơi
công sở, học hỏi và tìm hiểu công tác quản lý hành chính nhà nước, tìm hiểu cách
thức, phương pháp và nội dung chuyên ngành của từng công việc, nắm bắt được sự
cần thiết và mức độ phức tạp của những công việc mà sau này mình sẽ làm. Đồng
thời qua đó cũng tạo ra cho các bạn cơ hội vận dụng các kĩ năng,thao tác hành
chính trong quá trình tiếp cận với các công việc thường nhật và cụ thể.
Qua bốn năm học và nghiên cứu tại học viện, được sự hướng dẫn của các
thầy cô giáo đang công tác tại Học viện đặc biệt là các thầy cô khoa Quản lý và Tổ
chức nhân sự, cùng với sự chỉ bảo tận tình của các cô chú lãnh đạo, các anh chị
chuyên viên Phòng Tổ chức – Hành chính em đã hoàn thành kỳ thực tập cuối khóa
của mình trong thời gian 2 tháng. Qua đây em đã có cơ hội được tiếp cận với môi
trường làm việc trong đơn vị sự nghiệp công lập, được thực hành một số kỹ năng
hành chính cơ bản mà mình đã nghiên cứu trước đó, được tìm hiểu cơ cấu tổ chức
cũng như công tác chuyên môn của Phòng. Từ đó rút ra cho mình những bài học,
2
kinh nghiệm bổ ích liên quan đến lĩnh vực sau này mình sẽ công tác như cách thức
tổ chức nhân sự, xử lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức cách ứng xử giao tiếp
nơi công sở,quy trình ra các văn bản…
Từ thực tế đó em đã lựa chọn đề tài “Tổ chức và hoạt động của Phòng Tổ

chức Hành chính- Trung tâm Huấn luyện và Thi đấu Thể dục Thể thao Hà Nội”
làm đề tài báo cáo của mình. Trong quá trình xây dựng và hoàn thành bản báo cáo
không tránh khỏi những hạn chế, em rất mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo từ phía
các thầy cô và các bạn để bản báo cáo được hoàn thiện hơn.
Qua bài báo cáo này, em xin bày tỏ lòng cảm ơn đến Ban Giám đốc Học viện
Hành chính, Ban Đào tạo, Khoa Tổ chức và Quản lý nhân sự đã quan tâm, giúp đỡ
chúng em có một kì thực tập thật sự bổ ích thu được nhiều kiến thức thiết thực cho
công việc sau này. Em xin cảm ơn giảng viên Th.s Nguyễn Thị Ngọc Lan đã giúp
em liên hệ nơi thực tập. Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến giảng viên
hướng dẫn Th.s Phạm Thị Giang đã tận tình quan tâm, giúp đỡ em hoàn thành kỳ
thực tập cũng như bản báo cáo này một cách tốt nhất. Qua đây, em cũng gửi lời
cảm ơn đến Ban Giám đốc Trung tâm Huấn luyện và Thi đấu Thể dục Thể thao Hà
Nội, các cô chú, anh chị trong phòng Tổ chức – Hành chính đã nhiệt tình giúp đỡ,
cung cấp tài liệu để em hoàn thiện bản báo cáo này.
Em xin chân thành cảm ơn.
Sinh viên
Đặng Phương Nam
3
PHẦN II: BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ
I. TỔNG QUAN
1.1. Thời gian thực tập
Từ ngày 18/03/2013 đến ngày 10/05/2013.
1.2. Địa điểm thực tập
Phòng Tổ chức Hành chính – Trung tâm Huấn luyện và Thi đấu Thể dục Thể
thao Hà Nội.
1.3. Kế hoạch thực tập
Tuần 1
18/03 – 22/03
− Nhận đoàn thực tập;
− Sáng 18/03 đến phòng Trung tâm Huấn luyện và Thi đấu

Thể dục Thể thao nhận công việc tại phòng Tổ chức –
Hành chính
− Giới thiệu bản thân và làm quen với các nhân viên trong
phòng
− Quan sát cách thức, phuơng pháp làm việc của người làm
việc;
− Xây dựng kế hoạch thực tập, hoàn thiện và gửi cô Phạm
Thị Giang truớc ngày 25/03/2013. Lựa chọn vấn đề báo
cáo.
Tuần 2
25/03 – 29/03
− Đề nghị người có thẩm quyền cung cấp tài liệu có liên về
tổ chức bộ máy và hoạt động của Phòng Tổ chức – Hành
chính;
− Sao lưu các văn bản liên quan
− Tìm và hiểu cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn của phòng;
4
− Quan sát cách thức làm việc; phụ giúp các công việc trong
khả năng.
Tuần 3
01/4 – 05/4
− Xác định chính xác đề tài sẽ làm báo cáo thực tập;
− Xây dựng đề cuơng, nộp theo chỉ đạo của giảng viên;
− Thực hiện các công việc đuợc giao (nếu có).
Tuần 4
08/4 – 12/4
− Quan sát và học hỏi kinh nghiệm của các công chức – viên
chức đang làm việc tại phòng;
− Tiếp thu nhận xét của giảng viên và chỉnh sửa đề cuơng;

− Đề nghi công chức có thẩm quyền cung cấp tài liệu về đề
tài và chuẩn bị xây dựng đề cuơng chi tiết.
Tuần 5
15/4 – 19/4
− Tìm hiểu về những lĩnh vực do phòng Tổ chức – Hành
chính quản lý;
− Tìm hiểu khái quát lĩnh vực mà sẽ làm đề tài báo cáo;
− Viết bản đề cuơng chi tiết
Tuần 6
22/4 – 26/4
− Nộp đề cuơng chi tiết cho giảng viên, tiếp thu ý kiến nhận
xét, huớng dẫn của giảng viên và hoàn thiện đề cuơng chi
tiết;
− Tìm thêm, khai thác các tài liệu có liên quan đến đề tài và
chọn lọc số liệu để đưa vào bài viết.
Tuần 7
29/4 – 03/5
− Tập trung tổng hợp tài liệu, số liệu cho báo cáo;
− Hoàn thiện báo cáo thực tập;
− Gửi báo cáo thực tập cho giảng viên hướng dẫn.
Tuần 8
06/5 – 10/5
− Tiếp thu nhận xét của giảng viên và công chức – viên chức
tại phòng về báo cáo thực tập;
− Hoàn thiện báo cáo thực tập;
− Xin ý kiến nhận xét của lãnh đạo phòng Tổ chức – Hành
chính về quá trình thực tập;
− 08/5: Nộp báo cáo thực tập cho giảng viên hướng dẫn;
− Kết thúc thực tập.
5

1.4. Nhật ký thực tập
STT Tuần Nội dung công việc
1 1 Nhận biết các bộ phận trong cơ quan, trong tuần đầu tiên tích
cực quan sát, học hỏi cách thức xử lý công việc của công chức,
viên chức.
2 2-6 Từ tuần 2 đến tuần 6 thực hiện phân loại hồ sơ công chức,
viên chức của Trung tâm, chuyển đổi hồ sơ công chức, viên chức
từ dạng thông dụng ( hồ sơ thường) sang hồ sơ công chức, viên
chức theo mẫu mới quy định tại Quyết định số 06/2007/ QĐ –
BNV của Bộ Nội vụ.
3 7 Tuần 7 luân chuyển công việc, học các kỹ năng in ấn, sao lục,
phô tô copy tài liệu, văn bản. Thực hiện chuyển công văn, giấy tờ
đến các bộ phận trong Trung tâm.
4 8 Tuần 8, Trung tâm cho sinh viên thực tập nghỉ để hoàn thiện
báo cáo thực tập và đề nghị cơ quan đánh giá nhận xét về quá
trình thực tập của sinh viên.
1.5. Khái quát chung về Trung tâm Huấn luyện và Thi đấu Thể dục Thể thao
Hà Nội
Trung tâm được thành lập theo Quyết định 599/QĐ –UBND ngày
04/02/2009 của UBND Thành phố Hà Nội về việc thành lập Trung tâm Huấn luyện
và Thi đấu Thể dục Thể thao Hà Nội thuộc Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch Hà
6
Nội. Chức năng chính của Trung tâm là huấn luyện vận động viên, tổ chức thi đấu
các giải thể thao trên địa bàn Thành phố, các giải thi đấu trong nước và quốc tế.
Trung tâm huấn luyện và Thi đấu thể dục thể thao Hà Nội trực thuộc Sở Văn
hóa Thể thao và Du lịch Hà Nội trên cơ sở hợp nhất:
1. Cung Thể thao Quần Ngựa;
2. Sân vận động Hàng Đẫy;
3. Trung tâm phục hồi chức năng Thể dục Thể thao;
4. Trung tâm Tư vấn dịch vụ quảng cáo Thể dục Thể thao;

5. Trung tâm Huấn luyện vận động viên cấp cao Mỹ Đình;
6. Trung tâm thể thao 14 Trịnh Hoài Đức – Hà Nội;
7. Nhà thi đấu Hà Nội;
8. Câu lạc bộ Thể thao Khúc Hạo;
9. Câu lạc bộ đua thuyền Lạc Long Quân và Các câu lạc bộ thể thao thuộc Sở
Văn hóa, Thể thao và Du lịch Hà Nội; Trung tâm Thể dục Thể thao Hà Tây
(cũ); Nhà Thi đấu Hà Đông; Sân vận động Hà Đông thuộc Sở Văn hóa. Thể
thao và Du lịch Hà Tây (cũ).
Trung tâm huấn luyện và Thi đấu thể dục thể thao Hà Nội trực thuộc Sở Văn
hóa, Thể thao và Du lịch Hà Nội là đơn vị sự nghiệp có thu, tự đảm bảo một phần
chi phí hoạt động thường xuyên.Trung tâm có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài
khoản riêng để giao dịch, hoạt động theo quy định của pháp luật. Trụ sở của Trung
tâm đặt tại Khu liên hợp thể thao Mỹ Đình, huyện Từ Liêm, thành phố Hà Nội.
Giám đốc Sở Văn hóa , Thể thao và Du lịch Hà Nội quy định cụ thể chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm huấn luyện và Thi đấu
thể dục thể thao Hà Nội trực thuộc Sở.
Phòng TC Hành chính
Phòng Tài chính
Phòng nghiệp vụ
7
Phòng Khoa học y học
9 ban quản lý
33 bộ môn
GIÁM ĐỐC
P.GIÁM ĐỐC
P.GIÁM ĐỐC
P.GIÁM ĐỐC
P.GIÁM ĐỐC
Sơ đồ cơ cấu Trung tâm Huấn luyện và Thi đấu Thể dục Thể thao Hà Nội
Các ban quản lý thuộc Trung tâm:

1. Ban quản lý cơ sở luyện tập và Thi đấu Thể dục Thể thao Khúc Hạo
2. Ban quản lý và Thi đấu Thể dục Thể thao Lạc Long Quân
3. Ban quản lý cơ sở luyện tập và Thi đấu Thể dục Thể thao Mỹ Đình
4. Ban quản lý cơ sở luyện tập và Thi đấu Thể dục Thể thao 14 Trịnh Hoài Đức
5. Ban quản lý nhà thi đấu Hà Nội
6. Ban quản lý sân vận động Hàng Đẫy
7. Ban quản lý Cung thể thao tổng hợp Quần Ngựa
8. Ban quản lý nhà thi đấu Hà Đông
9. Ban quản lý sân vận động Hà Đông.
Các bộ môn:
1. Bắn cung
2. Bắn súng
3. Bi sắt
4. Billiard và snooker
5. Bóng bàn
6. Bóng đá
17.Điền kinh
18. Đua thuyền
19. Judo
20. Karate
21. Khiêu vũ thể thao
22. Kiếm quốc tế
8
7. Bòng chuyền, bóng rổ
8. Bóng ném
9. Bowling + gold + thể thao trên
không
10. Boxing nam
11. Boxing nữ
12. Cầu lông

13. Cầu mây
14. Cờ
15. Cử tạ
16. Đá cầu
23. Pencak silat
24. Taekwondo
25. Tennis
26. Thể dục
27. Thể dục thể hình
28. Thể thao dưới nước
29. Thể thao khuyết tật
30. Vật
31. Võ cổ truyền
32. Wushu
33. Xe đạp
II. TỔ CHỨC CỦA PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH
2.1. Vị trí, chức năng của phòng Tổ chức – Hành chính
Phòng Tổ chức – Hành chính là phòng chuyên môn thuộc Trung tâm Huấn
luyện và Thi đấu Thể dục Thể thao Hà Nội có chức năng chủ yếu sau:
− Tham mưu giúp Ban Giám đốc Trung tâm trong công tác tổ chức bộ máy
quản lý, điều hành, sắp xếp nhân sự tại Trung tâm và các đơn vị trực thuộc;
thực hiện chế độ chính sách, quy hoạch đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công
chức, viên chức.
− Tham mưu giúp Ban Giám đốc Trung tâm điều phối và tổng hợp tình hình
hoạt động của Trung tâm theo chương trình , kế hoạch công tác của Trung
tâm; đảm bảo các điều kiện và phương tiện làm việc khối hành chính trung
tâm.
− Tham mưu giúp Ban Giám đốc Trung tâm trong công tác điều hành, tổ chức
thực hiện các hoạt động về các lĩnh vực quan hệ quốc tế được Ban Giám đốc
phê duyệt.

9
2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn phòng Tổ chức – Hành chính
Phòng Tổ chức – Hành chính có vai trò vô cùng quan trọng, góp phần duy trì
hoạt động của Trung tâm, nhiệm vụ cơ bản của Phòng Tổ chức - Hành chính là:
− Thực hiện công tác tổ chức bộ máy, nhân sự của Trung tâm;
− Công tác Hành chính – Văn thư;
− Chế độ lương – bảo hiểm cho công chức, viên chức, người lao động tại
Trung tâm;
− Công tác khen thưởng – kỷ luật.
− Thực hiện công tác đối ngoại;
2.3. Cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức – Hành chính
2.3.1. Khái quát về cơ cẩu tổ chức
2.3.1.1. Khái niệm
Là cách sắp xếp cấu trúc bên trong và mối quan hệ các bộ phận của tổ chức.
Nhằm làm cho tổ chức hoạt động một cách có hiệu quả mục tiêu đã định.
2.3.1.2. Chức năng của cơ cấu tổ chức
− Cụ thể hóa công việc cần hoàn thành để đạt mục tiêu chung của tổ chức;
− Phân chia công việc thành các hoạt động cụ thể để các cá nhân hoặc các đơn
vị thực hiện;
− Kết hợp các nhiệm vụ theo phương thức lô-gic và hiệu quả;
− Lập nên cơ chế để điều hòa, phối hợp công việc của các thành viên trong tổ
chức;
− Theo dõi hiệu quả của tổ chức và đưa ra những điều chỉnh cần thiết cho cơ
cấu mỗi khi cần thiết.
2.3.1.3. Nguyên tắc phân chia cơ cấu tổ chức
− Sự thống nhất của mệnh lệnh và điều hành;
− Chuỗi mệnh lệnh (dây chuyền);
− Phạm vi quản lý hợp lý;
− Chuyên môn hóa;
− Sự phối hợp - liên kết;

10
− Sự cân bằng giữa trách nhiệm và thẩm quyền;
− Uỷ quyền;
− Linh hoạt;
− Phân chia các bộ phận.
2.3.1.4. Một số mô hình cơ cấu tổ chức
− Mô hình trực tuyến thẳng đứng.;
− Mô hình trực tuyến – tham mưu;
− Mô hình chức năng;
− Mô hình cơ cấu hỗn hợp trực tuyến – chức năng;
− Mô hình cơ cấu ma trận;
− .v.v…
2.3.2. Cơ cấu tổ chức
Phòng Tổ chức Hành chính - Trung tâm Huấn luyện và Thi đấu Thể dục Thể
thao Hà Nội gồm có 24 công chức, viên chức bao gồm: 11 biên chế, 3 hợp đồng chỉ
tiêu, 2 hợp đồng 68 và 8 hợp đồng ngắn hạn. Trong đó:
− Trưởng phòng: 1
− Phó Trưởng phòng: 2
− Viên chức chuyên môn 21; viên chức chuyên môn phụ trách các mảng
hoạt động:
+ Quản trị
+ Hành chính – Văn thư
+ Lương – bảo hiểm
+ Đối ngoại
+ Khen thưởng – kỷ luật
Cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức – Hành chính
11
2.4. Mối quan hệ trong giải quyết công việc
2.4.1. Đối với Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch Hà Nội
Phòng Tổ chức Hành chính chịu sự hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ

của Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch Hà Nội; quản lý hồ sơ công chức, viên chức
theo phân công của Sở.
2.4.2. Đối với Trung tâm Huấn luyện và Thi đấu Thể dục thể thao Hà Nội
Phòng Tổ chức Hành chính chịu sự lãnh đạo, điều hành trực tiếp và toàn diện
từ Trung tâm Huấn luyện và Thi đấu Thể dục Thể thao Hà Nội, thường xuyên có
thông tin, báo cáo phản hồi với Trung tâm trong quá trình công tác.
2.4.3. Đối với các Phòng; Ban quản lý và các bộ môn thuộc Trung tâm Huấn
luyện và Thi đấu Thể dục thể thao Hà Nội
12
Trưởng phòng
Phó phòng Phó phòng
Công tác
Quản trị
Công tác
Hành
chính -
Văn thư
Công tác
khen
thưởng- kỷ
luật
Công tác
đối ngoại
Công tác
lương –
bảo hiểm
Thực hiện mối quan hệ phối hợp, hợp tác bình đẳng trên cơ sở chức năng,
nhiệm vụ được phân công.
Phòng Tổ chức Hành chính có trách nhiệm triển khai, hướng dẫn, kiểm tra
việc thực hiện các lĩnh vực do mình phụ trách.

Khi phối hợp với các đơn vị thực hiện nếu là thường trực phải có văn bản
tham mưu Giám đốc Trung tâm ban hành các kế hoạch, công văn, thông báo về nội
dung công việc.
III. HOẠT ĐỘNG CỦA PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH
3.1. Công tác quản trị
− Tổ chức, quản lý tài sản, cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc
của khối hành chính Trung tâm.
− Tổng hợp đề xuất, thực hiện mua sắm tài sản của các Ban quản lý đã được
Ban Giám đốc Trung tâm xem xét, phê duyệt.
− Tổng hợp đề xuất sủa chữa, nâng cấp cơ sở vật chất của các phòng, bộ môn,
ban quản lý. Phối hợp với các phòng, ban có liên quan của Trung tâm, các
phòng ban của Sở và các ban, ngành của thành phố tiến hành các thủ tục sửa
chữa, nâng cấp cơ sở vật chất đã được Ban Giám đốc Trung tâm xem xét,
phê duyệt theo đúng trình tự và quy định hiện hành.
− Giám sát các Ban quản lý trong quá trình khai thác và sử dụng cơ sở vật chất.
− Ứng dụng các công nghệ thông tin trong công tác hành chính.
− Đề xuất, trình kế hoạch mua sắm trang thiết bị văn phòng thay thế, mua bổ
sung ( trang thiết bị văn phòng phẩm, máy tính, bàn, ghế…) phục vụ công
việc của cơ quan đã được cấp trên phê duyệt theo đúng quy định hiện hành.
− Đề xuất, lập dự toán mua sắm thiết bị, trang phục(quần áo tập, trình
diễn;giầy, huy chương, dây huy chương…) cấp phát hàng năm cho các bộ
môn đã được cấp trên phê duyệt theo đúng thẩm định hiện hành.
13
3.2. Công tác Hành chính – Văn thư
− Tổ chức thực hiện quy trình tiếp nhận, xử lý và phát hành công văn đi đến.
− Quản lý, lưu trữ các loại hồ sơ, văn bản.
− Quản lý và thực hiện đóng các con dấu của Trung tâm theo quy định.
− Tổ chức, đánh máy, in ấn, sao chụp, phát hành các văn bản của Trung tâm
theo đúng thể thức và thủ tục quy định. Tổ chức thực hiện phương pháp giao
liên .

− Tổ chức và phục vụ các hội nghị, cuộc họp, làm việc, phương tiện đi lại
nhằm phục vụ yêu cầu công tác của Ban Giám Đốc và các phòng, ban, đơn
vị thuộc Trung tâm.
− Tổ chức thực hiện nhiệm vụ bảo vệ cơ quan, phòng cháy chữa cháy; theo
dõi, kiểm tra, đôn đốc thực hiện Nội quy, Quy chế làm việc của cơ quan; tổ
chức xây dựng và thực hiện “Công sở văn minh-sạch đẹp-an toàn”.
− Phối hợp các phòng liên quan chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho cán
bộ công nhân viên, huấn luyện viên, vận động viên thể thao.
− Tham mưu giúp Ban Giám đốc Trung tâm nghiên cứu, triển khai thực hiện
các văn bản đề xuất phương án giải quyết và xử lý theo ý kiến chủ đạo, kết
luận của cơ quan cấp trên và các ban, ngành của Thành phố gửi tới.
− Tổ chức thu thập thông tin nắm bắt tình hình, thực hiện các loại báo cáo định
kỳ và đột xuất theo sự phân công của Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch Hà
Nội, ý kiến chỉ đạo của Ban Giám đốc Trung tâm.
− Xây dựng các văn bản truyền đạt ý kiến chỉ đạo của Ban Giám đốc Trung
tâm đến các phòng, ban, đơn vị trực thuộc, đồng thời tổ chức kiểm tra, theo
dõi và hướng dẫn thực hiện.
− Dự các buổi họp, viết biên bản; thông báo nôi dung theo chỉ đạo của Ban
Giám đốc; đôn đốc các phòng, ban, đơn vị thực hiện theo đúng quy định chế
độ làm việc, giao ban, hội họp, thông tin báo cáo…của Trung tâm.
3.3. Công tác Lương- bảo hiểm
− Theo dõi và thực hiện việc tính lương cho công chức, viên chức, người lao
động của Trung tâm theo quy định.
14
− Chuyển bảng tính lương đến Phòng Tài chính trước ngày 25 hàng tháng.
− Thực hiện chế độ hưu trí, tử tuất, chế độ bảo hiểm cho công chức, viên chức,
người lao động thuộc Trung tâm.
− Tiếp nhận những kiến nghị, phản hồi về chế độ lương – bảo hiểm của công
chức, viên chức, người lao động.
− Lương của công chức, viên chức, người lao động được trả qua tài khoản vào

ngày mùng 10 hàng tháng.
3.4. Công tác Đối ngoại
− Lập kế hoạch quan hệ Quốc tế, kế hoạch tổ chức đòn đi tập huấn và thi đấu
tại nước ngoài, kế hoạch tổ chức các giải thi đấu quốc tế tại Hà Nội hàng
năm, báo cáo các cấp cáo thẩm quyền sau khi được Lãnh đạo Trung tâm phê
duyệt.
− Tham mưu, lập kế hoạch giúp Ban Giám đốc Trung tâm tổ chức các giải thi
đấu quốc tế tại Hà Nội đã được cấp trên phê duyệt ( chuẩn bị và gửi thư mời,
điều lệ tham dự giải tới các nước theo kế hoạch đã được duyệt; làm thủ tục
visa nhập cảnh, lên kế hoạch, bố trí khách sạn, phiên dịch, xe ôtô, đón tiễn
các Đoàn tham dự Giải…).
− Hoàn tất các thủ tục xuất cảnh các đoàn đi nước ngoài trên cơ sở kế hoạch đã
được Ban Giám đốc Trung tâm phê duyệt để báo cáo, xin phép Sở Văn hóa,
Thể thao và Du lịch Hà Nội trình Ủy ban Nhân dân Thành phố ra quyết định.
− Liên hệ, quản lý và theo dõi số lượng huấn luyện viên, vận động viên tập
huấn tại nước ngoài.
− Mời các chuyên gia nước ngoài sang huấn luyện, giảng dạy đào tạo vận động
viên hàng năm theo đề xuất của bộ môn được lãnh đạo Trung tâm phê duyệt.
− Làm các văn bản hợp đồng tiếng nước ngoài với chuyên gia về công tác huấn
luyện , giảng dạy và đào tạo vận động viên; hợp đồng phiên dịch cho các
chuyên gia nước ngoài. Phiên dịch các văn bản, tài liệu từ tiếng nước ngoài
sang tiếng Việt và ngược lại.
15
3.5. Công tác Khen thưởng – kỷ luật
− Tham mưu với Ban Giám đốc Trung tâm về công tác Thi đua-Khen thưởng
trình Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch Hà Nội đề nghị khen thưởng các tổ
chức, tập thể, cá nhân có thành tích trong lĩnh vực thể thao.
− Tổ chức thực hiện, hưởng ứng các phong trào thi đua do Thành phố, Sở,
Trung tâm phát động.
− Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Giám đốc Trung tâm giao.

IV. NHẬN XÉT
4.1. Ưu điêm
4.1.1. Về mặt tổ chức
− Phòng Tổ chức-Hành chính được thiết kế theo mô hình trực tuyến với cơ cấu
lãnh đạo văn phòng gồm: 1 Trưởng phòng , 2 Phó phòng, phụ trách các lĩnh
vực chuyên môn được phân công vì vậy rất rõ ràng về quyền hạn, trách
nhiệm của các thành viên trong phòng Tổ chức - Hành chính, cũng như thuận
lợi trong việc ra quyết định do tính đơn giản về cơ cấu tổ chức, mọi quyết
định của lãnh đạo có thể truyền đạt được trực tiếp tới các thành viên của
phòng Tổ chức - Hành chính, đồng thời có thể có những hướng dẫn cụ thể về
chuyên môn nghiệp vụ, kiểm tra giám sát và giải quyết hữu hiệu, nhanh
chóng các vấn đề phát sinh trong nội bộ.
− Các bộ phận của phòng Tổ chức-Hành chính được bố trí gần nhau,cùng một
tầng của tòa nhà điều hành, do đó rất thuận lợi trong quá trình phối hợp xử lý
công việc và trao đổi về công văn, giấy tờ.v.v…
− Tính tới ngày 27/4/2013 phòng Tổ chức – hành chính của Trung tâm Huấn
luyện và Thi đấu Thể dục Thể thao Hà Nội có 24 công chức, viên chức.
Trong đó có 11 người thuộc biên chế, chiếm 45,83%, còn lại là hợp đồng chỉ
tiêu, hợp đồng 68, hợp đồng ngắn hạn.
16
− Về chuyên môn, nghiệp vụ, tất cả các nhân viên đều có trình độ cao đẳng,
đại học. Ngoài ra, tất cả công chức, viên chức của phòng có các chứng chỉ về
tin học và tiếng Anh trình độ B trở lên. Con số thống kê trên cho thấy Phòng
Tổ chức – hành chính có đội ngũ cán bộ, viên chức có trình độ chuyên môn
cao, kỹ năng tốt, cách thức làm việc chuyên nghiệp, góp phần nâng cao hiệu
quả làm việc của phòng Tổ chức – hành chính.
− Mô hình tổ chức trực tuyến cùng với đội ngũ nhân sự có trình độ chuyên
môn cao, đã tạo ra cơ chế phối hợp linh hoạt giữa cấp trên – cấp dưới, giữa
các công chức, viên chức của phòng trong qua trình giải quyết công việc.
4.1.2. Về mặt hoạt động

4.1.2.1. Công tác quản trị
− Quản lý, sử dụng có hiệu quả cơ sở vật chất – kỹ thuật, trang bị, phương tiện
làm việc của khối hành chính Trung tâm. Mỗi công chức, viên chức của
Phòng được trang bị đầy đủ máy tính, bàn ghế, giấy mực.v.v… phục vụ cho
công việc.
− Trong năm 2012 phòng đã thực hiện việc thay mới hơn 231 máy tính, mua
mới hơn 300 bộ bàn ghế làm việc.v.v… nâng cao hiệu quả hoạt động của các
Ban quản lý, các bộ môn thuộc Trung tâm.
− Sửa chữa, nâng cấp cơ sở vật chất của một số Ban quản lý như: Sân vận động
Hàng Đẫy, Nhà thi đấu Lạc Long Quân, Nhà thi đấu Hà Đông.v.v… tạo điều
kiện thuận lợi cho việc rèn luyện và thi đấu thể dục thể thao.
4.1.2.2. Công tác Hành chính- văn thư
− Tổ chức thực hiện tốt, khoa học quy trình tiếp nhận, xử lý và phát hành công
văn đi đến.
− Theo số liệu báo cáo năm 2012, tổng số các văn bản: quyết định, công văn,
giấy mời.v.v… mà bộ phận hành chính đã tiếp nhận và ban hành là hơn 6547
loại văn bản các loại trong đó có 3921 văn bản đến và hơn 2536 văn bản đi
tương ứng 61,7% và 29,3%.
17
− Thực hiện phân loại và lưu trữ, bảo quản hồ sơ tại phòng lưu trữ của Trung
tâm. Với diện tích phòng lưu trữ hơn 80 m2, được trang bị các trang thiết bị
hiện đại, bảo đảm nhiệt độ, ánh sáng thích hợp, thuận tiện cho việc bảo quản,
dễ tìm kiếm tra cứu. Hiện tại phòng bảo quản hơn 100.000 loại giấy tờ, văn
bản các loại; hơn 747 bộ hồ sơ công chức, viên chức của Trung tâm; hồ sơ
thu chị của Phòng Tài chính.v.v…
− Quản lý và thực hiện đóng các con dấu của Trung tâm theo đúng quy định.
− Tổ chức soạn thảo, in ấn và phát hành các văn bản của Trung tâm đúng thể
thức và thủ tục quy định.
− Đồng thời bộ phận Hành chính – Văn thư cũng đảm nhận một số công tác
khác thuộc nhiệm vụ như: tổ chức hội họp, thông báo, điều phối lịch làm

việc, phương tiện đi lại.v.v… phục vụ cho hoạt động của Trung tâm.
4.1.2.3. Công tác Lương – bảo hiểm
− Công tác tính lương được thực hiện khoa học, chính xác, bảo đảm khách
quan, công bằng trong chi trả lương.
− Việc chi trả lương được thực hiện đúng thời hạn vào mùng 10 hàng tháng.
− Sổ sách ghi chép tiền lương, tính toán lương được ghi chép rõ ràng, cụ thể.
− Việc tính lương trên phần mềm máy tính đã giúp cho việc tính lương được
chính xác, dễ dàng phát hiện sai sót.
− Việc chi trả bảo hiểm cho công chức, viên chức được thực hiện chính xác,
không để xảy ra khiếu nại về bảo hiểm xã hội mà chủ yếu là chế độ hưu trí
đối với công chức, viên chức đã nghỉ hưu.
− Thực hiện chế độ báo cáo thường xuyên với lãnh đạo.
4.1.2.4. Công tác Đối ngoại
− Hàng năm, bộ phận Đối ngoại lập kế hoạch tổ chức và thực hiện đưa các
đoàn đi tập huấn và thi đấu tại nước ngoài, lập kế hoạch tổ chức các giải thi
đấu quốc tế tại Hà Nội.
18
− Ở thời điểm ngày 27/04/2013 Trung tâm hiện có 15 Huấn luyện viên; 56 vận
động viên và 10 trong tài thể theo đang tập huấn và tham gia thi đấu tại các
giải quốc tế.
− Các giải đấu quốc tế lớn được tổ chức tại Hà Nội như: giải Bi sắt Vô địch
châu Á năm 2012; giải Việt Nam Challenge 2012; giải Judo quốc tế Hà Nội
2012; Cuộc thi Robotics quốc tế dành cho trẻ em.v.v…
− Riêng năm 2012 bộ phận Đối ngoại đã lập kế hoạch và thực hiện đưa hơn 50
đoàn Huấn luyện viên, hướng dẫn viên, vận động viên và trọng tài thể thao đi
tập huấn tại các quốc gia như: Trung Quốc, Thái Lan, Hàn Quốc, Nhật Bản,
Singapore.v.v…
− Chuẩn bị các hoạt động phục vụ cho các giải thi đấu quốc tế tổ chức tại Hà
Nội như chuẩn bị và gửi thư mời, điều lệ tham dự giải, làm thủ tục Visa xuất
nhập cảnh cho các đoàn thi đấu quốc tế, bố trí khách sạn, phiên dịch

viên.v.v…được các đối tác nước ngoài đánh giá cao.
− Tìm kiếm, thuê chuyên gia nước ngoài về làm việc tại Trung tâm. Hiện có 15
chuyên gia nước ngoài đang làm việc tại Trung tâm, chủ yếu phục vụ cho
công tác huấn luyện, tư vấn sức khỏe cho vận động viên, trọng tài thể thao.
4.1.2.5. Công tác Khen thưởng – kỷ luật
− Được sự quan tâm, động viên khen thưởng kịp thời của Ủy ban Nhân dân
Thành phố, các vận động viên, huấn luyện viên không ngừng tập luyện và
phấn đấu giành thành tích, huy chương về cho Thủ đô.
− Vào cuối năm, dựa vào các báo cáo thành tích của các Ban quản lý, các bộ
môn, phòng Tổ chức – Hành chính tham mưu giúp Trung tâm làm tờ trình
gửi Sở Văn hóa – Thể thao và Du lịch về việc đề nghị khen thưởng thành
tích cho các cá nhân, đơn vị xuất sắc.
− Ngày 17/01/2013, Sở Văn hóa – Thể thao và Du lịch Hà Nội đã ra quyết định
số 21/QĐ-VHTTDL về việc công nhận và trao thưởng cho các cá nhân, đơn
vị có thành tích xuất sắc năm 2012 tại các giải thi đấu Quốc gia, khu vực và
19
quốc tế, gồm: 671 huy chương vàng, 448 huy chương bạc, 441 huy chương
đồng; với các mức khen thưởng:
+ Huy chương vàng: 12.000.000đồng/1 vận động viên, 6.000.000đồng/1
huấn luyện viên.
+ Huy chương bạc: 8.000.000đồng/1 vận động viên, 4.000.000đồng/1
huấn luyện viên.
+ Huy chương đồng: 5.000.000đồng/1 vận động viên, 2.500.000đồng/1
huấn luyện viên.
− Số tiền thưởng được Ban thi đua khen thưởng Sở Nội vụ cho phép chuyển về
cho Trung tâm Huấn luyện và Thi đấu Thể dục Thể thao Hà Nội để Trung
tâm thực hiện chi trả cho các vận động viên, huấn luyện viên.
4.2. Hạn chế
4.2.1. Hạn chế về mặt tổ chức
− Với mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến, đề cao vai trò của người lãnh đạo nên

người lãnh đạo có ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả hoạt động của phòng.
Từ đó dẫn đến những hạn chế nhất định trong công việc như:
+ Sự cứng nhắc trong công viêc;
+ Làm giảm động lực làm việc của cấp dưới;
+ Không phát huy được tính sáng tạo trong công việc của công chức,
viên chức;
+ Đồng thời có thể dẫn đến tình trạng lạm quyền trong giải quyết công
việc;
+ Nếu không có cơ chế hợp lý và quy định trách nhiệm cụ thể sẽ gây sự
ỷ lại, thiếu phối hợp ở cấp dưới.
− Trong xu hướng đổi mới tổ chức của các cơ quan nhà nước nói chung và các
đơn vị sự nghiệp công lập nói riêng, phòng Tổ chức Hành chính – Trung tâm
Huấn luyện và Thi đấu Thể dục Thể thao Hà Nội đã có những đổi mới nhất
20
định nhưng sự tương thích còn chưa cao nên đã không tạo ra được hệ thống
quản lý có tính độc lập.
− Ngoài ra còn có một số hạn chế khác mà xuất phát chủ yếu từ đội ngũ nhân
sự như:
+ Số lượng biên chế của phòng tuy không thiếu nhưng do khối lượng
công việc nhiều, một số người phải phụ trách nhiều mảng hoạt động
và đôi khi phải làm ngoài giờ để đảm bảo tiến độ công việc. Mặt khác
do đa số là người trẻ, tuy năng động, nhiệt tình nhưng còn thiếu kinh
nghiệm trong công việc cũng ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả công
việc.
+ Trình độ chuyên môn nghiệp vụ của công chức, viên chức chưa đáp
ứng được nhu cầu của công việc.
+ Ngoài ra ý thức trách nhiệm của một bộ phận viên chức còn yếu, làm
việc thiếu nghiêm túc cũng ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
+ Công tác đào tạo, bồi dưỡng trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho công
chức, viên chức chưa được quan tâm đúng mức, gây lãng phí nguồn

nhân lực, giảm hiệu quả thực thi công việc.
4.2.2. Hạn chế về mặt hoạt động
− Công tác tham mưu chưa thật sự đạt được kết quả cao, thiếu tính kịp thời,
nhiều khi không đáp ứng được nhu cầu của công việc hàng ngày, do công
việc nhiều trong khi trình độ năng lực của cán bộ lại hạn chế.
− Tuy công tác báo cáo đã đúng thời gian nhưng còn mang tính hình thức, chưa
bám sát tình hình cụ thể, chưa nếu bật được những vấn đề còn tồn tại trong
hoạt động của Trung tâm.
− Việc giám sát việc khai thác và sử dụng cơ sở vật chất của các Ban quản lý
còn lỏng lẻo, chưa khai thác hết công suất, gây lãng phí.
− Việc ứng dụng những thành tựu khoa học – công nghệ vào quản lý, công tác
hành chính chưa được quan tâm đúng mức.
− Công tác tính lương bảo – hiểm cũng tồn tại nhiều khó khăn do khối lượng
công việc tỷ lệ nghịch với số lượng biên chế nên áp lực công việc cho cán
21
bộ, viên chức bộ phận này là khá lớn, làm mất động lực làm việc và hiệu quả
công việc không cao.
− Trong công tác hành chính - văn thư, do số lượng văn bản hàng ngày lớn nên
việc xử lý đôi khi không kịp thời làm chậm công tác tham mưu cho cấp lãnh
đạo, và giảm mất tính nhanh chóng và hiệu quả của thông tin.
− Việc quản lý các loại văn bản của Trung tâm chưa thực sự khoa học, dẫn đến
việc sử dụng nhiều khi còn khó khăn, mất thời gian, cản trở đến tiến độ công
việc, việc áp dụng công nghệ thông tin vào công việc chưa triệt để, từ đó làm
giảm tính hiệu quả và kịp thời của thông tin văn bản.
− Trình độ ngoại ngữ của bộ phận làm công tác đối ngoại còn yếu cũng ảnh
hưởng không nhỏ đến hiệu quả của công việc.
− Công tác khen thưởng, kỷ luật đã được triển khai hiệu quả. Tuy nhiên, do
quy trình làm việc mà nhiều cá nhân đã có quyết định khen thưởng nhưng
phải đợi một thời gian lâu sau mới được nhận phần thưởng.
− Công tác kỷ luật còn cả nể, làm theo hình thức. Nhiều trường hợp vi phạm,

bị kỷ luật, nhưng chỉ theo hình thức viết bản kiểm điểm, kiểm điểm trong nội
bộ tổ chức mà không có biện pháp xử lý nghiêm minh hơn như hạ bậc lương,
cho thôi việc.v.v…
4.3. Nguyên nhân
4.3.1. Khách quan
− Hệ thống văn bản pháp luật còn nhiều bất cập, mâu thuẫn, chồng chéo dẫn
đến việc thực hiện kém hiệu quả, nhiều vấn đề không hợp lý.
− Chính sách lương, đãi ngộ với công chức, viên chức, huấn luyện viên, vận
động viên.v.v… còn thấp, không tạo ra được động lực thúc đẩy người công
chức, viên chức.v.v… tích cực làm việc.
− Cơ sở vật chất – kỹ thuật để phục vụ cho công việc còn nhiều hạn chế.
− …
22
4.3.2. Chủ quan
− Năng lực của người công chức còn yếu kém, thiếu kinh nghiệm trong xử lý
công việc. Làm việc còn mang tính nguyên tắc, thiếu linh hoạt, sáng tạo.
− Việc kiểm tra đôn đốc của lãnh đạo còn lỏng lẻo, ý thức trách nhiệm của
công chức, viên chức.v.v… còn yếu.
− …
V. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN TỔ CHỨC VÀ
HOẠT ĐỘNG CỦA PHÒNG TỔ CHỨC – HÀNH CHÍNH
5.1. Về mặt tổ chức
− Tiến hành phân quyền cao, để có thể phát huy được tinh thần làm việc, sáng
tạo của công chức,viên chức, tăng động lực làm việc của công chức, viên
chức.
− Đổi mới hệ thống tổ chức, quản lý, sắp xếp lại các bộ phận chuyên môn theo
hướng tinh giản, gọn nhẹ, có tính phối hợp cao, hạn chế chồng chéo.
− Xác định rõ hơn chức năng, nhiệm vụ của mình để từ đó thấy được những
khối lượng và sự phức tạp trong công việc của mình để có những phương
pháp và biện pháp làm việc khoa học.

− Có sự phân công công việc hợp lý với khả năng chuyên môn và trình độ đào
tạo cho từng cán bộ, đảm bảo trách nhiệm rõ ràng trong công việc cho từng
cán bộ, việc bố trí các cán bộ đảm bảo tính tinh giản gọn nhẹ, thiết thực với
công tác của Phòng. Bước đầu xác định vị trí việc làm cho từng vị trí cụ thể.
− Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, phẩm chất chính trị, phát
huy sự chủ động sáng tạo trong công việc. Mỗi công chức, viên chức cần nêu
cao tinh thần học hỏi để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của mình,
đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu của công việc.
− …
23
5.2. Về mặt hoạt động
− Theo dõi, nắm bắt các hoạt động thể dục thể thao để tổng hợp thông tin
nhanh chóng, kịp thời, chính xác thiết thực phục vụ cho sự lãnh đạo và điều
hành của Trung tâm.
− Chấp hành nghiêm túc chế độ thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất.
− Làm tốt công tác thẩm định, đôn đốc việc xây dựng các chương trình, kế
hoạch, đề án để từ đó trình lãnh đạo Trung tâm xét duyệt, đảm bảo đúng thời
gian, chất lượng.
− Cần tổ chức quản lý các loại tài liệu văn bản của Trung tâm theo đúng quy
định, bảo quản lưu trữ các loại hồ sơ tài liệu theo chế độ bảo mật. In ấn hoặc
sao lục các loại văn bản của phòng , của Trung tâm đảm bảo kịp thời, chính
xác, gửi - nhận công văn , đảm bảo không để xay ra sai sót.
− Phải tăng cường hơn nữa việc áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động
chuyên môn của Phòng để nâng cao hiệu quả công việc và phục vụ tốt hơn
nữa cho hoạt động của Trung tâm. Tăng cường khai thác và sử dụng hiệu
quả hệ thống mạng nội bộ, Internet, thực hiện nghiêm túc việc gửi - nhận văn
bản qua mạng nội bộ theo đúng quy định.
− Thực hiện nghiêm túc, chính xác, nhanh chóng chế độ khen thưởng, kỷ luật,
đảm bảo việc khen thưởng – kỷ luật thực sự đem lại động lực thúc đẩy công
chức, viên chức, huấn luyện viên, vận động viên.v.v…

24
PHẦN III: KẾT LUẬN
Trong mọi tổ chức, việc tổ chức và hoạt động là hai vấn đề được quan tâm
hàng đầu, là những vfn đề bất biến trong mọi giai đoạn. Ngày nay, trong thời kì
hiện đại, việc làm thế nào để có được cách thức tổ chức một cách hợp lý nhất, hoạt
động một cách hiệu quả nhất đang trở thành vấn đề quan tâm hàng đầu của các nhà
quản lý. Có không ít tổ chức đã bỏ ra hàng triệu đô la để “mua” những nhà quản lý
có tài năng về lĩnh vực này, họ cũng không ngần ngại khi bỏ ra thời gian hàng năm
trời, những khoản kinh phí khổng lồ để phục vụ công tác nghiên cứu vấn đề này.
Và sự thành công trong kinh doanh cũng như trong những hoạt động khác đã khẳng
định con đường đi của họ là đúng, cái mà họ đầu tư là không lãng phí.
Bên cạnh đó có không ít những tổ chức không chú ý đến phương thức sắp
xếp, bố trí con người, công việc hay nói cách khác đó là cách thức tổ chức, họ cũng
không quan tâm đến phương pháp hoạt động sao cho hiệu quả nhất. Kết quả là tổ
chức đó tồn tại không bền vững hoặc hiệu quả hoạt động không cao. Như vậy việc
nghiên cứu về tổ chức và hoạt động của một tổ chức là vấn đề cần cho mọi tổ chức
chuẩn bị thành lập và đã thành lập nhằm tìm ra những ưu điểm, nhược điểm hay
hạn chế của nó để từ đó có biện pháp phát huy những ưu điểm, hạn chế và loại bỏ
những yếu điểm là nhiệm vụ thường xuyên và cần thiết trong quá trình học tập và
nghiên cứu.
Phòng Tổ chức – Hành chính là một phòng chuyên môn thuộc Trung tâm
Huấn luyện và Thi đấu Thể dục thể thao trực thuộc Sở Văn hóa Thể thao và Du lịch
Hà Nội. Chức năng chủ yếu của Phòng là tổ chức bộ máy, nhân sự và thực hiện các
hoạt động giúp duy trì hoạt động của Trung tâm. Có thể nhận thấy một thực tế hiện
nay hầu hết các cơ quan nhà nước từ doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp đến cơ quan
25