Hoàn thiện kế toán thanh toán với khách hàng, nhà cung cấp tại Công ty Cổ phần Công nghệ số Thăng Long

Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Mai Vân Anh
MỤC LỤC
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
HỢP ĐỒNG KINH TẾ 14
HỆ THỐNG ĐIỆN 15
MÁY ĐIỀU HÒA PANASONIC 15
Model: KC12MKH 15
Nhập khẩu nguyên chiếc tại Malaysia 15
SV: Đỗ Thị Hồng MSSV: CQ491063
Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Mai Vân Anh
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
CP Cổ phẩn
Cty Công ty
GTGT Giá trị gia tăng
KT Kế toán
KHHGĐ Kế hoạch hóa gia đình
KD Kinh doanh
NT Ngày tháng
NNH Nợ ngắn hạn
SH Số hiệu
PTKH Phải thu khách hàng
PTNB Phải trả người bán
TKĐƯ Tài khoản đối ứng
TSCĐ Tài sản cổ định
TSNH Tài sản ngắn hạn
TK Tài khoản
TNHH Trách nhiệm hữu hạn
TM Thương mại
SV: Đỗ Thị Hồng MSSV: CQ491063
Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Mai Vân Anh
DANH MỤC BẢNG, BIỂU

Bảng 2.1: Bảng cân đối số phát sinh Error: Reference source not found
Bảng 2.2: Bảng biểu các về tình hình thanh toán tại Công ty. Error: Reference
source not found
Bảng 2.3: Bảng biểu về khả năng thanh toán tại Công ty Error: Reference
source not found
Biểu số 1.1: Danh mục khách hàng và nhà cung cấp của Công ty Cổ phần
công nghệ số Thăng Long Error: Reference source not found
Biểu số 2.1: Hoá đơn GTGT Error: Reference source not found
Biểu số 2.2: Phiếu xuất kho Error: Reference source not found
Biểu số 2.3: Phiếu thu tiền khách hàng Error: Reference source not found
Biểu số 2.4 : Bảng chi tiết của khách hàng -Cty TNHH kiến trúc nội thất Kim
Hoàng Anh Error: Reference source not found
Biểu số 2.5: Bảng chi tiết của khách hàng - Công ty Viến thông Hà Nội –
VNPT Error: Reference source not found
Biểu số 2.6: Bảng tổng hợp chi tiết của khách hàng Error: Reference source
not found
Biểu số 2.7: Sổ nhật ký chung Error: Reference source not found
Biểu số 2.8: Sổ cái tài khoản 131 Error: Reference source not found
Biểu số 2.9: Hoá đơn GTGT Error: Reference source not found
Biểu số 2.10: Phiếu nhập kho Error: Reference source not found
Biểu số 2.3.11: Phiếu chi tiền Error: Reference source not found
Biểu số 2.12: Uỷ nhiệm chi Error: Reference source not found
Biểu số 2.12: Sổ chi tiết phải trả cho người bán Error: Reference source not
found
Mẫu số 2.13: Sổ tổng hợp chi tiết phải trả người bán Error: Reference source
not found
SV: Đỗ Thị Hồng MSSV: CQ491063
Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Mai Vân Anh
Biểu số 2.14: Sổ nhật ký chung Error: Reference source not found
Biểu số 2.15: Sổ cái TK 331 Error: Reference source not found

SV: Đỗ Thị Hồng MSSV: CQ491063
Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Mai Vân Anh
DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 1.1. Quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng Error: Reference source
not found
Sơ đồ 1.2. Quy trình luân chuyển chứng từ nghiệp vụ thanh toán với khách
hàng của Công ty Error: Reference source not found
Sơ đồ 1.3. Quy trình luân chuyển chứng từ mua hàng.Error: Reference source
not found
Sơ đồ 1.4. Quy trình thanh toán với nhà cung cấp của Công ty Error:
Reference source not found
SV: Đỗ Thị Hồng MSSV: CQ491063
Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Mai Vân Anh
LỜI MỞ ĐẦU
Trong quá trình sản xuất kinh doanh như hiện nay, mối quan hệ thanh
toán giữa doanh nghiệp với người mua, người bán phản ánh quá trình hoạt
động sản xuất kinh doanh, thường xuyên phát sinh các nghiệp vụ thanh toán.
Vì vậy, người quản lý không chỉ quan tâm tới doanh thu, chi phí, lợi nhuận,
cái mà họ phải thường xuyên nắm bắt chính là tình hình thanh toán. Tình hình
tài chính của doanh nghiệp phản ánh việc làm ăn có hiệu quả hay không của
doanh nghiệp. Phải xem xét tài chính để có thể tham gia kí kết các hợp đồng
đủ khả năng thanh toán đảm bảo an toàn và hiệu quả cho doanh nghiệp.
Nghiệp vụ thanh toán xảy ra ở cả trong quá trình mua hàng và quá trình tiêu
thụ hàng, nó có liên quan mật thiết với các nghiệp vụ quỹ và nghiệp vụ tạo
vốn. Như vậy, có thể nói các nghiệp vụ thanh toán có một ý nghĩa vô cùng
quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, nó góp phần duy trì sự tồn tại
và phát triển của doanh nghiệp. Trong nền kinh tế đang trong thời kì khủng
hoảng và bất ổn như hiện nay thì đối với doanh nghiệp công tác kế toán thanh
toán cũng rất quan trọng vì một doanh nghiệp ngoài việc phải thanh toán các
khoản nợ cho khách hàng nhằm để có được chữ tín với khách hàng ra còn

phải thu hồi các khoản nợ để tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn của doanh
nghiệp. Ngoài ra việc thanh toán cũng giúp doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ
đối với Nhà nước.
Để quản lý một cách có hiệu quả và tốt nhất đối với các hoạt động của
doanh nghiệp nói riêng, dù là sản xuất – kinh doanh hay dịch vụ và nền kinh
tế quốc dân của một nước nói chung đều cần phải sử dụng các công cụ khác
quản lý khác nhau trong đó có kế toán.
Sau khi thấy được tầm quan trọng của một kế toán thanh toán và được
phân công công tác của Ban Giám đốc công ty trong quá trình thực tập em đã
chọn đề tài:
SV: Đỗ Thị Hồng MSSV: CQ491063
1
Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Mai Vân Anh
“Hoàn thiện kế toán thanh toán với khách hàng, nhà cung cấp tại
Công ty Cổ phần Công nghệ số Thăng Long” để làm chuyên đề báo cáo
thực tập tốt nghiệp của mình dưới sự chỉ dẫn tận tình của giáo viên hướng dẫn
thực tập là ThS. Mai Vân Anh.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em gồm 3 phần:
Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý thanh toán với khách hàng,
nhà cung cấp tại Công ty Cổ phần Công nghệ số Thăng Long
Chương 2: Thực trạng Kế toán thanh toán với khách hàng, nhà
cung cấp tại công ty Cổ phần Công nghệ số Thăng Long.
Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện Kế toán thanh toán
với khách hàng, nhà cung cấp tại Công ty Cổ phần Công nghệ số Thăng
Long.
Vì thời gian thực tập có hạn và số liệu thực tế chưa có nhiều, đặc biệt là
kinh nghiệm phân tích đánh giá cũng như kinh nghiệm thực tiễn của em chưa
có nhiều, nên chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em không tránh khỏi những
thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp của cô giáo cũng như các thầy
cô trong trường để bài viết của em được hoàn thiện và sâu sắc hơn.

Em xin trân trọng gửi lời cảm ơn chân thành tới ban lãnh đạo, cũng như
toàn thể các anh chị trong phòng kế toán của công ty cổ phần công nghệ số
Thăng Long đã tạo điều kiện và nhiệt tình giúp đỡ em trong thời gian thực tập
tại công ty về mặt thực tiễn và cung cấp cho em những tài liệu quan trọng làm
cơ sở nghiên cứu chuyên đề giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập này.
Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong trường Đại học Kinh
tế Quốc dân đặc biệt là ThS. Mai Vân Anh đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em
hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này.
SV: Đỗ Thị Hồng MSSV: CQ491063
2
Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Mai Vân Anh
CH ƯƠ NG 1
ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ THANH TOÁN VỚI
KHÁCH HÀNG, NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
CÔNG NGHỆ SỐ THĂNG LONG
1.1. Đặc điềm khách hàng và nhà cung cấp tại công ty Cổ phần Công
nghệ số Thăng Long
1.1.1. Đặc điểm chung về khách hàng và nhà cung cấp tại công ty
Thị trường tiêu thụ cũng như cung cấp của Công ty khá rộng, tập trung
chủ yếu trên địa bàn Hà Nội nên Công ty có nhiều khách quen làm ăn lâu năm.
Điều này cũng góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của
Công ty. Khách hàng, nhà cung cấp của Công ty có thể là các đơn vị hành
chính sự nghiệp, các Doanh nghiệp, các Công ty hoặc cũng có thể là các cá
nhân, hộ gia đình trong và ngoài Thành phố Hà Nội, nhưng chủ yếu là trong
phạm vi thành phố . Và mục tiêu của Công ty là đưa sản phẩm, dịch vụ của
mình đến với mọi đối tượng khách hàng với chất lượng phục vụ tốt nhất
1.1.2. Danh mục khách hàng của Công ty, phân loại, phân nhóm và cách
thức mã hoá khách hàng, nhà cung cấp của Công ty
Do Công ty có một thị trường tương đối rộng lớn, hoạt động trong
lĩnh vực kinh doanh điện tử - viễn thông, điện lạnh, một danh mục hàng hóa

phong phú và đa dạng. Quan hệ thanh toán với người mua và nhà cung cấp
phát sinh bởi các đơn vị kinh doanh trong nước và cả nước ngoài. Các nhà
cung cấp trong nước cũng như nước ngoài như: Cty TNHH thương mại Bình
An, Cty Cổ phần thép tổng hợp Các khách hàng trong nước như Ngân hàng
TMCP Quân đội, TT đào tạo CDMA tại Hà Nội Cụ thể dưới đây là hệ thống
danh mục khách hàng cũng như nhà cung cấp tiêu biểu của Công ty, bao gồm
các nhà cung cấp thường xuyên, nhà cung cấp không thường xuyên; khách
hàng thường xuyên của Công ty, và cả những khách hàng không thường
xuyên. Công ty đã mã hóa hệ thống các tài khoản khách hàng, nhà cung cấp
SV: Đỗ Thị Hồng MSSV: CQ491063
3
Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Mai Vân Anh
để tiện cho việc theo dõi kiểm tra các khoản nợ, các khoản phải trả của công
ty để có những biện pháp xử lý kịp thời.
Bảng biểu 1.1: Danh mục khách hàng và nhà cung cấp của Công ty
Cổ phần công nghệ số Thăng Long
Tên khách hàng Phân loại Phân nhóm Mã hoá
Cty TNHH thương mại Bình An Nhà cung cấp Không thường xuyên 3318
Cty Cổ phần thép tổng hợp Nhà cung cấp Không thường xuyên 3318
Cty Cổ phần điện tử Tân Bình Nhà cung cấp Thường xuyên 3311
Công ty máy tính Vĩnh Xuân Nhà cung cấp Không thường xuyên 3318
Cty TNHH & PT công nghệ Nam Long Nhà cung cấp Thường xuyên 3312
Cty CP Siêu Thanh tại Hà Nội Nhà cung cấp Thường xuyên 3313
Cty CP dịch vụ & TM Lê Minh Hoa Nhà cung cấp Thường xuyên 3314
Cty CP ITC Nhà cung cấp Không thường xuyên 3318
Chi nhánh Cty TNHH Tuấn Đạt Nhà cung cấp Không thường xuyên 3318
Cty TNHH Sản xuất & TM cơ khí Duy
Thành
Nhà cung cấp Không thường xuyên 3318
Cty TNHH Hà Minh Tuấn Nhà cung cấp Không thường xuyên 3318

Ngân hàng TMCP Quân đội Khách hàng Thường xuyên 1311
Công ty dịch vụ viễn thông Hà Nội Khách hàng Thường xuyên 1312
Công ty TNHH Kiến trúc nội thất Kim
Hoàng Anh
Khách hàng Thường xuyên 1313
TT đào tạo CDMA tại Hà Nội Khách hàng Thường xuyên 1314
TT điện toán truyền số KV1 (VDC1) Khách hàng Thường xuyên 1315
TT đào tạo bồi dưỡng công chức Hải Quan Khách hàng Không thường xuyên 1318
Báo đầu tư Khách hàng Không thường xuyên 1318
Chi cục dân số KHHGĐ tỉnh Hải Dương Khách hàng Không thường xuyên 1318
Chi cục dân số KHHGĐ tỉnh Bắc Giang Khách hàng Không thường xuyên 1318
Chi cục dân số KHHGĐ tỉnh Thanh Hoá Khách hàng Không thường xuyên 1318
Tổng cục dân số KHHGĐ Khách hàng Không thường xuyên 1318
Chi cục dân số KHHGĐ tỉnh Hải Dương Khách hàng Không thường xuyên 1318
chi cục dân số KHHGĐ tỉnh Hoà Bình Khách hàng Không thường xuyên 1318
Chi cục dân số KHHGĐ tỉnh Bắc Giang Khách hàng Không thường xuyên 1318
Với việc phân loại, phân nhóm khách hàng, nhà cung cấp; mã hóa
khách hàng, nhà cung cấp bằng hệ thống TK cấp 2 của Công ty được thiết kế
rất linh hoạt, đó là do đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh ở Công ty, các
nghiệp vụ nhập - xuất là rất thường xuyên chính vì vậy hệ thống TK cấp 2 ra
đời trên cơ sở TK cấp 1. Việc mã hóa khách hàng, nhà cung cấp của công ty
tương đối thuận tiện cho việc kiểm tra công nợ cũng như có biện pháp kịp
thời để xử lý những khoản nợ xấu của Công ty.
SV: Đỗ Thị Hồng MSSV: CQ491063
4
Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Mai Vân Anh
1.2. Đặc điểm thanh toán với khách hàng, nhà cung cấp của Công ty Cổ
phần Công nghệ số Thăng Long
- Phương thức thanh toán: Công ty sử dụng hai phương thức thanh toán
đó là: Thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không dùng tiền mặt.

Phương thức thanh toán dùng tiền mặt:
Đây là phương thức thông qua chi trả trực tiếp bằng tiền mặt. Phương
thức này được sử dụng phổ biến trong các nghiệp vụ thanh toán và nó phù
hợp với các nghiệp vụ có quy mô nhỏ, còn với những nghiệp vụ có quy mô
lớn thì hình thức này thường không thuận tiện bởi vì các khoản thanh toán có
giá trị lớn việc thanh toán sẽ trở nên phức tạp hơn. Thanh toán bằng tiền mặt
trong Công ty bao gồm:
- Thanh toán bằng tiền VNĐ.
- Thanh toán bằng ngoại tệ.
Tuy nhiên, do lĩnh vực kinh doanh của Công ty là hoạt động trong nước
nên phương thức thanh toán mà công ty dùng tiền mặt trong thanh toán chủ
yếu là đồng tiền VNĐ.
Phương thức thanh toán không dùng tiền mặt:
Đây là hình thức thanh toán được thực hiện bằng cách tính chuyển tài
khoản hoặc thanh toán bù trừ qua các đơn vị trung gian là ngân hàng.
Phương thức này của Công ty là thanh toán qua Ngân hàng hoặc các tổ
chức tài chính trung gian khác. Công ty mở tài khoản Ngân hàng tại các Ngân
hàng như Ngân hàng TMCP Quân đội, Ngân hàng TMCP An Bình, Ngân
hàng đầu tư VIB. Khi sử dụng phương thức thanh toán này sẽ khắc phục được
nhược điểm của phương thức thanh toán dùng tiền mặt, nó phù hợp với các
nghiệp vụ có quy mô lớn của Công ty. Trong giao dịch trong nước Công ty
thường sử dụng phương thức thanh toán này có nhiều hình thức, chủ yếu là
các hình thức sau: thanh toán bằng séc, uỷ nhiệm chi (thu), thanh toán bù trừ.
- Đối tượng thanh toán:
SV: Đỗ Thị Hồng MSSV: CQ491063
5
Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Mai Vân Anh
Hoạt động kinh doanh cung cấp các sản phầm hàng hóa cũng như dịch
vụ của Công ty có nguồn gốc trong nước, và nhập khẩu vì vậy khách hàng của
Công ty chủ yếu, khách hàng trong nước như: Ngân hàng TMCP Quân đội,

Viễn thông Hà Nội, SPhone Hà Nội Còn nhà cung cấp chủ yếu là các Đại lý
uỷ quyền hoặc nhà cung cấp trong nước
- Thời hạn thanh toán:
Thời hạn thanh toán là khoảng thời gian từ khi diễn ra nghiệp vụ mua,
bán hàng đến khi tiền hàng được khách hàng thanh toán hoặc trả cho người
bán. Với những hợp đồng không quá lớn hoặc hợp đồng với nhà cung cấp
không thường xuyên Công ty thu tiền ngay và cũng thanh toán ngay tiền hàng
với nhà cung cấp. Với những hợp đồng với nhà cung cấp thường xuyên thì
Công ty được nhà cung cấp cho phép trả chậm lại các khoản thanh toán. Thời
hạn của những khoản nợ nhà cung cấp hay những khoản nợ của khách hàng
này tuỳ thuộc vào quy định của từng nhà cung cấp hoặc trong từng hợp đồng
kinh tế mà hai bên đã ký kết.
1.3. Tổ chức quản lý thanh toán với khách hàng, nhà cung cấp của Công
ty Cổ phần Công nghệ số Thăng Long
1.3.1 Quy trình bán hàng và thanh toán với khách hàng tại Công ty Cổ
phần Công nghệ số Thăng Long
Công ty cổ phần công nghẹ số thăng long cũng như các Công ty hoạt động
trong lĩnh vực kinh doanh khác, thực hiện quy trình bán hàng, quy trình thanh
toán tuân theo đúng nguyên tắc, trình tự chung.
1.3.1.1 Quy trình bán hàng tai công ty
Sơ đồ 1.1. Quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng
SV: Đỗ Thị Hồng MSSV: CQ491063
6
Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Mai Vân Anh
* Chức năng và nhiệm vụ:
- Khi khách hàng của Công ty có nhu cầu mua hàng hóa tại Công ty, sẽ
tiến hành lập giấy đề nghị mua hàng, đồng thời lập hợp đồng kinh tế
gửi đến phòng Kinh doanh của Công ty.
- Tại phòng kinh doanh của công ty sẽ tiếp nhận giấy đề nghị mua hàng
kèm hợp đồng kinh tế sẽ xem xét kiểm tra hợp đồng kinh tế rồi tiến

hành kí hợp đồng bán hàng với khách hàng.
- Kế toán thanh toán có nhiệm vụ lập hóa đơn bán hàng. Hóa đơn bán
hàng được lập thành 3 liên sau đó gủi lên cho kế toán trưởng ký.
- Kế toán trưởng kiểm tra thông tin trên hóa đơn bán hàng và ký hóa đơn
bán hàng.
- Kế toán tổng hợp tiến hành ghi sổ nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
SV: Đỗ Thị Hồng MSSV: CQ491063
Phòng Kinh doanh,
ban lãnh đạo
Kế toán thanh toán
Thủ kho
Kế toán tổng hợp
Kế toán trưởng
Lập giấy đề nghị mua hàng
Lập hợp đồng kinh tế
Xem xét kiểm tra hợp đồng
Đồng thời tiến hành ký hợp đồng
kinh tế
Lập hóa đơn bán hàng
Kiểm tra và k
hóa đơn bán hàng
Ghi sổ
Xuất hàng hóa cho khách hàng
Khách hàng
Bảo quản và lưu trữ chứng từ
7
Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Mai Vân Anh
- Thủ kho sau khi căn cứ vào các hóa đơn bán hàng và các chứng từ có
liên quan sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho và xuất hàng hóa cho khách
hàng.

- Cuối cùng các chứng từ liên quan đến quá trình bán hàng của Công ty
sẽ được đưa vào bảo quản và lưu trữ.
1.3.1.2 Quy trình mua hàng và thanh toán với khách hàng tại công ty Cổ
phần Công nghệ số Thăng Long
Sơ đồ 1.2. Quy trình luân chuyển chứng từ nghiệp vụ thanh toán với
khách hàng của Công ty
* Chức năng và nhiệm vụ:
- Khi người nộp tiền của Công ty khách hàng đem các chứng từ liên
quan như Hóa đơn GTGT đến phòng kế toán của Công ty để thanh toán
tiền, kế toán thanh toán có nhiệm vụ lập phiếu thu tiền của khách hàng
gửi lên cho kế toán trưởng xem xét, ký duyệt.
SV: Đỗ Thị Hồng MSSV: CQ491063
Kế toán thanh toán
Kế toán trưởng
Kế toán tổng hợp
Thủ quỹ
Các chứng từ có liên quan: Hóa
đơn GTGT, giấy thanh toán
Kiểm tra chứng từ và ký duyệt
Nhận tiền và ghi sổ quỹ tiền mặt
Kiểm tra chứng từ và ghi sổ tài
khoản 111
Bảo quản và lưu trữ chứng từ
Người nộp tiền
Lập phiếu thu
8
Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Mai Vân Anh
- Kế toán trưởng kiểm tra chứng từ sau đó sẽ tiến hành ký duyệt phiếu
thu, đồng thời chuyển lên cho thủ quỹ nhận tiền từ khách hàng.
- Thủ quỹ nhận tiền và tiến hành ghi sổ quỹ tiền mặt.

- Các chứng từ liên quan đền nghiệp vụ thu tiền được gửi cho kế toán
tổng hợp, kiểm tra chứng từ và ghi sổ tài khoản tiền mặt. Các chứng từ
này được đem bảo quản và lưu trữ cẩn thận
1.3.2 Quy trình thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty Cổ phần Công
nghệ số Thăng Long
Sơ đồ 1.3. Quy trình luân chuyển chứng từ mua hàng
SV: Đỗ Thị Hồng MSSV: CQ491063
Phòng kinh doanh,
Ban lãnh đạo
Kế toán thanh toán
Kế toán tổng hợp
Thủ kho
Kế toán trưởng
Lập giấy đề nghị mua hàng
Cập nhật báo giá và lựa chọn nhà cung
cấp
Lập hợp đồng kinh tế
Xem xét kiểm tra hợp đồng
Đồng thời tiến hành ký hợp đồng
Nhận hóa đơn GTGT từ người
bán
Kiểm tra và ký duyệt nhập kho
Tiến hành nhập kho
Ghi sổ
Phòng nghiên cứu phát
triển thị trường
Bảo quản và lưu trữ chứng từ
Thủ kho Lập chứng từ nhập kho
9
Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Mai Vân Anh

Sơ đồ 1.4. Quy trình thanh toán với nhà cung cấp của Công ty
* Chức năng và nhiệm vụ:
- Kế toán tổng hợp sau khi căn cứ vào các chứng từ liên quan, tiến
hành lập phiếu chi tiền gửi lên cho kế toán trưởng.
- Kế toán trưởng ký duyệt chứng từ, đồng thời chuyển cho thủ quỹ.
- Thủ quỹ sau khi tiếp nhận phiếu chi tiền, sẽ tiến hành chi tiền cho kế
toán thanh toán.
- Kế toán thanh toán nhận tiền và thanh toán cho nhà cung cấp của
Công ty.
- Cuối cùng, chuyển bộ chứng từ cho kế toán tổng hợp ghi sổ, bảo
quản lưu trữ chứng từ.
CHƯƠNG 2
SV: Đỗ Thị Hồng MSSV: CQ491063
Kế toán trưởng
Thủ quỹ
Kế toán tổng hợp
Kế toán thanh toán
Lập các chứng từ chi quỹ: phiếu
chi.
Chi tiền
Nhận tiền và thanh toán cho NCC
Ghi sổ
Bảo quản và lưu trữ chứng từ
Kế toán tổng hợp
Duyệt chứng từ
10
Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Mai Vân Anh
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN CÔNG NGHỆ SỐ THĂNG LONG
2.1. Đặc điểm kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại

công ty cổ phần công nghệ số Thăng Long
Công ty Cổ phần Công nghệ số Thăng Long là doanh nghiệp kinh
doanh thương mại hoạt động mua và bán hàng hóa diễn ra thường xuyên liên
tục. Các nghiệp vụ thanh toán với người mua và người bán xảy ra thường
xuyên đóng vai trò quan trọng, vì vậy đòi hỏi phải có sự tổ chức công tác kế
toán một cách hợp lý và hiệu quả. Thị trường của công ty lớn, chủ yếu hoạt
động trong địa bàn thành phố Hà Nội.
Các nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ của Công ty đều được hạch
toán qua TK 331 – “Phải trả nhà cung cấp”. Các nghiệp vụ bán hàng hóa, dịch
vụ đầu ra đều được hạch toán qua TK 131 – “Phải thu khách hàng”
- Nhiệm vụ của kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và
nhà cung cấp tại Công ty
+ Các chứng từ về thanh toán với nhà cung cấp và khách hàng phải được
tổ chức đầy đủ, hợp lý theo yêu cầu của Bộ tài chính. Hệ thống sổ chi tiết, sổ
tổng hợp phải được cập nhật nhanh chóng, chính xác nhằm tạo điều kiện
thuận lợi cho việc theo dõi các khoản công nợ của khách hàng và nhà cung
cấp nhơ đó đôn đốc được các khoản nợ và thu hồi nợ, tránh tình trạng chiếm
dụng vốn cũng như tình trạng khó khăn trong thanh toán của doanh ngiệp.
+ Kế toán thanh toán cần kiểm tra tình trạng thanh toán với khách hàng
và nhà cung cấp theo định kỳ hoặc hệ thống ghi chép trên chứng từ, trên sổ kế
toán và báo cáo kế toán. Cần giám sát thực hiện các quy định về thanh toán
của Công ty.
-Yêu cầu đặt ra cho kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp
tại Công ty.
SV: Đỗ Thị Hồng MSSV: CQ491063
11
Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Mai Vân Anh
+ Theo dõi sát sao và phản ánh thường xuyên mọi nghiệp vụ diễn ra liên
quan đến hoạt động thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp.
+ Chi tiết các khoản phải thu, khoản phải trả của từng khách hàng, nhà

cung cấp. Không được phép tự ý bù trừ (trừ trường hợp có sự thỏa thuận giữa
các đối tượng với Công ty.
+ Phải tổng hợp tình hình thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp
trước khi lập báo cáo kế toán.
2.2. Thực trạng kế toán phải thu khách hàng tại Công ty Cổ phần Công
nghệ số Thăng Long
2.2.1. Các thủ tục chứng từ
2.2.1.1. Các chứng từ sử dụng
Chứng từ là bằng chứng minh họa cho sự xác thực của các nghiệp vụ
kế toán đã phát sinh, cũng là căn cứ để vào sổ sách kế toán liên quan. Hệ
thống chứng từ làm cơ sở cho quy trình hạch toán thanh toán với khách hàng
của Công ty.
Khách hàng của Công ty chủ yếu là khách hàng trong nước, khách hàng
của Công ty là các đơn vị, các cơ quan, tổ chức trong nước, các công ty, hộ
gia đình Trong quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và thanh toán với
khách hàng, các chứng từ mà Công ty sử dụng bao gồm:
- Hợp đồng kinh tế bán hàng: Là hợp đồng được ký kết giữa Công ty và
bên mua. Trong hợp đồng quy định quyền hạn và trách nhiệm của mỗi bên
vừa là căn cứ để xác minh tính có thực và hợp lý của nghiệp vụ thanh toán với
người mua. Hợp đồng kinh tế còn quy định rõ số lượng, chất lượng, chủng
loại hàng hoá, phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán và các vấn đề
khác có liên quan;
- Hoá đơn bán hàng ( Theo mẫu của Bộ tài chính ban hành): Hoá đơn
bán hàng được lập thành 3 liên, liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho khách
hàng, liên 3 chuyển phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ. Trên hoá đơn có ghi
SV: Đỗ Thị Hồng MSSV: CQ491063
12
Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Mai Vân Anh
rõ giá bán chưa thuế, thuế suất, tiền thuế, tổng giá trị thanh toán, mặt hàng,
phương thức thanh toán.

- Phiếu xuất kho: Do phòng kinh doanh lập thành 3 liên, có chữ ký của
người có nhu cầu và phụ trách cung ứng ký. Người có nhu cầu cầm phiếu xuất
kho xuống nhận hàng hoá, thủ kho ghi số lượng hàng hoá vào cột số lượng
thực xuất. Kế toán dựa vào phiếu xuất kho để làm căn cứ ghi sổ;
- Phiếu thu tiền: Là phiếu do kế toán tổng hợp lập khi phát sinh nghiệp
vụ nộp tiền vào quỹ tiền mặt của Công ty. Phiếu thu được lập thành 3 liên, có
chữ ký của người lập phiếu và kế toán trưởng. Một liên giao cho người nộp
tiền, một liên lưu tại quyển, liên còn lại thủ quỹ giữ để ghi sổ quỹ sau đó
chuyển cho kế toán để ghi vào sổ kế toán;
- Giấy báo Có (hoặc giấy chuyển khoản): Khi có nghiệp vụ chuyển tiền
vào Ngân hàng, Ngân hàng sẽ phát hành giấy báo Có và gửi về Công ty để
thông báo cho Công ty về khoản tiền đã được nhập vào tài khoản của Công ty.
2.2.1.2. Thủ tục chứng từ kế toán phải thu khách hàng
- Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng hóa của Công ty, phòng kinh
doanh sau khi xem xét nhu cầu và nghiên cứu thị trường, sẽ gửi báo giá sẽ
trình kế hoạch lên Giám đốc sau khi xem xét xong sẽ gửi sang cho khách
hàng xem xét. Sau khi được hợp đồng kinh tế được hai bên thỏa thuận nhất
trí sẽ tiến hành kí kết.
Dưới đây là mẫu hợp đồng kinh tế của Công ty Cổ phần công nghệ số
Thăng Long tiến hành ký kết với khách hàng:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc
SV: Đỗ Thị Hồng MSSV: CQ491063
13
Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Mai Vân Anh
0O0
HỢP ĐỒNG KINH TẾ
SỐ: /DV-CTMT
Tên hợp đồng: “Cung cấp thiết bị, dụng cụ văn phòng”
- Căn cứ Bộ luật Dân sự được Quốc Hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt

Nam thông qua ngày 14 tháng 6 năm 2005;
- Căn cứ Luật thương mại được Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa
Việt Nam thông qua ngày 14 tháng 6 năm 2005;
- Căn cứ Quyết định số 514/QĐ-TCDS ngày 15/12/2010 của Tổng cục trưởng
Tổng cục DS-KHHGĐ về việc phê duyệt kết quả lựa chọn đơn vị cung cấp
thiết bị, dụng cụ văn phòng.
Hôm nay, ngày 12 tháng 10 năm 2010, Tại: Công ty cổ phần công nghệ
số Thăng Long
BÊN MUA(A): CÔNG TY TNHH KIẾN TRÚC NỘI THẤT KIM HOÀNG
ANH
Đại diện: Ông NGUYỄN VĂN THỤ
Chức vụ: GIÁM ĐỐC
Địa chỉ: Số 122/20/11 Kim Giang, P.Đại Kim, Hoàng Mai, Hà Nội
Điện thoại: 04.37474036
Tài khoản: 301010400212.0
Tại: Ngân hàng TMCP Quân đội – Chi nhánh Hai Bà Trưng
BÊN BÁN(B): CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SỐ THĂNG LONG
Đại diện: Ông LÊ MẠNH HÙNG
Chức vụ: GIÁM ĐỐC
Địa chỉ: Số 18, ngách 354/15 Trường Chinh, Khương Thượng, Đống Đa, Hà Nội
Điện thoại: 04.35642312
Fax:
04.73056576
Mã số thuế: 0103959006
Tài khoản: 0131001787001
Tại: Ngân hàng ABBank – PGD Tôn Đức Thắng – CN Hà Nội
Hai bên thoả thuận ký hợp đồng kinh tế với các điều khoản sau:
SV: Đỗ Thị Hồng MSSV: CQ491063
14
Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Mai Vân Anh

ĐIỀU 1: Nội dung hợp đồng, phương thức hợp đồng, giá trị của hợp
đồng.
Công ty Cổ phần công nghệ số Thăng Long sẽ cung cấp hàng hóa với
chủng loại, số lượng, đơn giá cụ thể như phụ lục kèm theo. Phụ lục hợp đồng
này là một phần không thể tách rời khỏi hợp đồng kinh tế này.
Tổng giá trị của hợp đồng là: 18.150.000 đồng (Bằng chữ: Mười tám
triệu một trăm năm mươi ngàn đồng chẵn).
STT Chủng loại
Số lượng
(bộ)
Đơn giá
(VNĐ)
Thành Tiền
(VNĐ)
1
HỆ THỐNG ĐIỆN
01 11.220.000 11.220.000
2
MÁY ĐIỀU HÒA PANASONIC
Model: KC12MKH
Nhập khẩu nguyên chiếc tại Malaysia
01 6.930.000 6.930.000
Tổng cộng 18.150.000
(Bằng chữ: Mười tám triệu một trăm năm mươi nghìn đồng chẵn)
- Đơn giá trên đã bao gồm VAT, là cố định trong suốt quá trình thực
hiện hợp đồng và sẽ không bị ảnh hưởng bởi bất cứ thay đổi nào do bất kỳ
nguyên nhân nào.
- Loại hợp đồng: Hợp đồng trọn gói
ĐIỀU 2: Qui cách, tiêu chuẩn kỹ thuật:
- Bên bán đảm bảo hàng hoá cung cấp trong hợp đồng này là đồng bộ

mới 100%.
- Bên bán đảm bảo cung cấp hàng hóa đúng chủng loại, đủ số lượng,
đảm bảo chất lượng, tiêu chuẩn kỹ thuật.
ĐIỀU 3: Tiến độ thực hiện hợp đồng.
- Thời gian thực hiện Hợp đồng là 7 ngày kể từ ngày Hợp đồng có hiệu
lực.
- Địa điểm giao hàng: Số 122/20/11 Kim Giang, P.Đại Kim, Hoàng
Mai, Hà Nội.
ĐIỀU 4: Bàn giao nghiệm thu.
- Tất cả hàng hoá sẽ được Bên A kiểm tra tại địa điểm giao hàng với sự
có mặt của Bên B
- Trên cơ sở kết quả kiểm tra hàng hóa, hai Bên sẽ lập Biên bản bàn
giao và nghiệm thu hàng hoá với điều kiện hàng hoá được giao mới 100%,
SV: Đỗ Thị Hồng MSSV: CQ491063
15
Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Mai Vân Anh
đúng chủng loại, đầy đủ số lượng, đúng nguồn gốc xuất xứ theo hợp đồng và
không có dấu hiệu hư hỏng, lỗi Bên A có nghĩa vụ bảo quản hàng hóa sau khi
được bàn giao nghiệm thu.
- Trong khi giao hàng, nếu Bên A phát hiện hàng hoá có lỗi thì hai Bên
tiến hành lập biên bản để Bên B giao hàng hoá khác theo đúng quy định trong
Hợp đồng.
ĐIỀU 5: Điều khoản thanh toán.
Bên A sẽ thanh toán cho Bên B 100% giá trị hợp đồng sau khi có biên
bản nghiệm thu và bàn giao, phiếu bảo hành sản phẩm và hoá đơn tài chính
hợp pháp là 30 ngày.
ĐIỀU 6: Bảo hành.
- Bên B bảo hành toàn bộ hàng hóa theo tiêu chuẩn của Hãng sản xuất
- Các phụ tùng, chi tiết máy thay thế trong thời hạn bảo hành đều được
miễn phí và có cùng nguồn gốc, chất lượng với chi tiết máy bị thay thế.

- Bên B chỉ bảo hành thiết bị trong phạm vi bảo hành (Quy định trong
phiếu bảo hành )
- Bên B không bảo hành các linh kiện, vật tư có sự tiêu hao trong quá
trình sử dụng.
- Trong thời gian bảo hành, nếu xảy ra sự cố, bên A thông báo cho bên
B bằng điện thoại hoặc bằng văn bản để giải quyết sự cố và bên B sẽ giải
quyết trong vòng 03 ngày sau khi nhận được thông báo. Mọi chi phí vận
chuyển thiết bị bảo hành do bên B chịu.
ĐIỀU 7: Vi phạm hợp đồng.
- Nếu Bên B không hoàn thành công tác cung cấp và lắp đặt hàng hoá
so với thời gian quy định trong hợp đồng thì bên bán sẽ phải bồi thường cho
bên mua số tiền bằng 0.5% giá trị của hợp đồng / 01 ngày chậm trễ, số tiền
phạt không quá 8% giá trị của hợp đồng.
- Nếu Bên A không thanh toán đúng với thời gian quy định trong hợp
đồng thì bên A sẽ phải bồi thường cho bên bán số tiền bằng 0.5% giá trị thanh
toán / 01 ngày chậm thanh toán, số tiền phạt không quá 8% giá trị củahợp
đồng.
ĐIỀU 8: Bất khả kháng:
Bất cứ tình huống nào nảy sinh nằm ngoài tầm kiểm soát của mỗi bên,
ngăn cản bên đó thực hiện toàn bộ hoặc từng phần nghĩa vụ của mình trong
Hợp đồng này sẽ được coi là Bất Khả kháng và sẽ bao gồm các tình huống
sau:
- Thiên tai bao gồm giông bão, động đất, lũ lụt hoặc bất cứ các sức
mạnh thiên nhiên nào khác.
- Trong trường hợp Bất khả kháng, hai bên sẽ phải thông báo cho nhau
về sự việc Bất khả kháng và bàn bạc với nhau để tìm ra cách giải quyết.
SV: Đỗ Thị Hồng MSSV: CQ491063
16
Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Mai Vân Anh
ĐIỀU 9: Chấm dứt hợp đồng

- Hai bên cam kết thực hiện đầy đủ và nghiêm túc tất cả các điều khoản
ghi trong hợp đồng. Không bên nào kể cả Bên B hay Bên A được chấm dứt
hoặc tạm hoãn việc thực hiện toàn bộ hoặc từng phần hợp đồng mà không có
sự chấp thuận bằng văn bản của bên kia.
- Nếu bên nào đơn phương thay đổi hoặc huỷ bỏ một phần hay toàn bộ
hợp đồng thì phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật và chịu nộp
phạt theo đúng các văn bản qui định hiện hành của Nhà Nước.
ĐIỀU 10: Luật chi phối:
Luật và quyền phán quyết chi phối Hợp đồng này sẽ theo đúng với Luật
pháp của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
ĐIỀU 11: Điều khoản chung
Mọi điều khoản khác không quy định trong hợp đồng sẽ được các bên
thực hiện theo các quy định hiện hành của các văn bản pháp luật về hợp đồng
kinh tế.
Hợp đồng sẽ tự động thanh lý sau khi hai bên thực hiện đầy đủ nghĩa
vụ, trách nhiệm như đã nêu trên các điều khoản của Hợp đồng này.
Hợp đồng này được lập thành bốn (04) bản có giá trị như nhau. Bên B
giữ hai (02) bản, Bên A giữ hai (02) bản.
ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B

- Khi xuất bán hàng kế toán lập hoá đơn GTGT , đồng thời phòng kinh
doanh lập phiếu xuất kho. Các phiếu này có đầy đủ chữ ký của những người
có liên quan. Hóa đơn giá trị gia tăng được lập thành 3 liên:
+ Liên 1: Được lưu tại quyển
+ Liên 2: Giao cho người mua hàng
+ Liên 3: Dùng thanh toán là chứng từ kèm theo bảng giao nhận máy
điều hòa nhiệt độ. Liên 3 kế toán dùng làm cơ sở để hạch toán vào phần mềm
kế toán. Dưới đây là mẫu hóa đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho mà công ty
xuất bán cho khách hàng:
SV: Đỗ Thị Hồng MSSV: CQ491063

17
Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Mai Vân Anh
Biểu số 2.1: Hoá đơn GTGT
HOÁ ĐƠN
Mẫu số: 01 GTKT-3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG
LQ/2009B
Liên 1: Lưu tại quyển 0041008
Ngày 12 tháng 10 năm 2010
Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần Công nghệ số Thăng Long
Địa chỉ: Số 15 ngách 354/15 đường Trường Chinh, Khương Thượng, Đống Đa, Hà Nội
Số tài khoản: 0131001787001
Điện thoại: 0435642312
Họ tên ngời mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty TNHH kiến trúc nội thất Kim Hoàng Anh
Địa chỉ: Số 2 ngõ 120/22/11 Kim Giang, P.Đại Kim, Q.Hoàng Mai, Hà Nội
Số tài khoản: 102010000618199
Hình thức thanh toán: TM MS: 0102371902
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Hệ thống điện Hệ thống 01 10.200.000 10.200.000
2 Hệ thống điều hoà Bộ 01 6.300.000 6.300.000
Cộng tiền hàng: 16.500.000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.650.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 18.150.000
Số tiền viết bằng chữ: Mười tám triệu một trăm năm mươi nghìn đồng chẵn
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Đã ký, ghi rõ họ tên) (Đã ký, ghi rõ họ tên) (Đã ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Biểu số 2.2: Phiếu xuất kho
PHIẾU XUẤT KHO

Mẫu số: 02GTKT
Ngày 12 tháng 10 năm 2010
Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Thị Hằng
SV: Đỗ Thị Hồng MSSV: CQ491063
18
Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Mai Vân Anh
Địa chỉ: Công ty TNHH kiến trúc nội thất Kim Hoàng Anh
Lý do xuất: Bán hàng cho Công ty TNHH kiến trúc nội thất Kim Hoàng Anh
Xuất tại kho: Kho Công ty
STT
Tên hàng hoá, dịch
vụ
Đơn vị
tính
Số lượng
Đơn giá Thành tiền
Yêu
cầu
Thực
xuất
A B C 1 2 3 4=2*3
1 Hệ thống điện Hệ thống 01 01 11220000 11.220.000
2 Hệ thống điều hoà Bộ 01 01 6930000 6.930.000
Cộng tiền hàng: 18.150.000
Số tiền bằng chữ: mười tám triệu một trăm năm mươi nghìn đồng chẵn.
Ngày 12 tháng 10 năm 2010
Phụ trách vật tư Người nhận hàng Thủ kho
( Đã ký ) ( Đã ký ) ( Đã ký )
* Trường hợp khách hàng thanh toán cho Công ty bằng tiền mặt:
- Phòng kế toán, cụ thể là kế toán thanh toán tiến hành lập phiếu thu

tiền, phiếu thu tiền cũng được lập thành 3 liên
- Thủ quỹ thu tiền
- Kế toán tổng hợp tiến hành ghi sổ.
- Thủ kho xuất hàng hóa, cuối cùng là chứng từ được đưa vào lưu trữ, bảo
quản cẩn thận.
Biểu số 2.3: Phiếu thu tiền khách hàng
SV: Đỗ Thị Hồng MSSV: CQ491063
19
Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Mai Vân Anh
Đơn vị: Cty Cổ phần Công nghệ số Thăng Long
Đ/C:18/354/15 Trường Chinh, Khương Thượng, Đống Đa, HN
Mẫu số: C30 - BB
(Theo QĐ số:
19/2006/QĐ BTC
Ngày 30/03/2006 của BTC
PHIẾU THU
Ngày 12 tháng 10 năm 2010
Số: 25/10
Nợ: 111
Có: 131
Họ tên người nộp tiền: Nguyễn Thị Hằng
Địa chỉ: Công ty TNHH kiến trúc nội thất Kim Hoàng Anh
Lý do nộp: Thanh toán tiền hàng
Số tiền: 18. 150. 000đ (Viết bằng chữ: Mười tám triệu một trăm năm
mươi nghìn đồng)
Kèm theo 01 Chứng từ kế toán
Ngày 12 tháng 10 năm 2010
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập Người nộp Thủ quỹ
(Đã ký và đóng dấu) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
SV: Đỗ Thị Hồng MSSV: CQ491063

20