Kinh nghiệm làm tốt công tác tổ chức sắp xếp vốn tài liệu ở Thư viện trường Tiểu học Cầu Khởi A

Kinh nghiệm làm tốt công tác tổ
chức sắp xếp vốn tài liệu ở Thư viện
trường Tiểu học Cầu Khởi A.
Tác giả: Nguyễn Ngọc Sương
Đơn vị:Trường TH Cầu Khởi A.
1. Vấn đề đặt ra:
Xã hội hiện nay với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học và
công nghệ đã tạo ra những biến đổi sâu sắc trong mọi lĩnh vực
hoạt động của con người. Thông tin và tri thức ngày càng đóng
vai trò quan trọng trong sự phát triển của xã hội loài người. Thế
nên sự nghiệp thư viện ở nước ta nói chung và sự nghiệp thư
viện ở các trường phổ thông nói riêng cũng đang có những
chuyển biến mạnh mẽ nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu tri thức và
thông tin không ngừng tăng lên của xã hội. Chính vì vậy, thư
viện trường học đã trở thành một bộ phận không thể thiếu được
trong nhà trường và có vai trò rất quan trọng trong việc
phục vụ tài liệu cho công tác giảng dạy của giáo viên và việc
học tập của học sinh. Thư viện là nơi góp phần nâng cao trình
độ của giáo viên, củng cố kiến thức cho các em học
sinh trong nhà trường. Thư viện trường học là chiếc cầu nối liền
việc học tập trong nhà trường với việc tự học của học sinh, nó
làm cho các em từ lúc nhỏ tự mình có thói quen đọc sách để bổ
sung kiến thức cũng như tạo cho các em khả năng tự nghiên cứu
trong thư viện. Tất cả các hoạt động đó đều cần đến tài liệu.
Tài liệu bao gồm: sách, báo, tạp chí, bản đồ, băng đĩa, tranh ảnh
và các vật mang tin khác. Tài liệu là một trong bốn yếu tố quan
trọng nhất để cấu thành một thư viện. Một trong nh ững nhiệm
vụ quan trọng của thư viện là lưu trữ và tổ chức sắp xếp vốn tài
liệu mà thư viện hiện có, đó cũng là đề tài vừa mang tính
truyềnthống vừa mang tính hiện đại, được coi là một khoa học
đồng thời là một nghệ thuật của người cán bộ thư viện.

Đối với thư viện trường Tiểu học Cầu Khởi A hằng năm được
bổ sung một số tài liệu với số lượng cũng tương đối nhiều bao
gồm tự mua và được cấp với các lo ại tài liệu như:
sách, báo, tạp chí, băng đĩa, tranh ảnh, ….
Trước đây khi thư viện chỉ mới đạt chuẩn chưa đạt danh hiệu
Tiên tiến với cơ sở vật chất chưa đầy đủ, thư viện chưa có
phòng đọc, kho sách riêng thì vốn tài liệu còn ít và việc
sắp xếp cũng chưa được khoa học. Ngày nay là một thư viện
Tiên tiến và được trang bị cơ sở vật chất đầy đủ, vận dụng
những kinh nghiệm đã được học hỏi cùng với mong muốn tổ
chức sử dụng tài liệu hiện có và tài liệu bổ sung hằng năm một
cách khoa học có hiệu quả, phục vụ bạn đọc được nhanh
chóng và để thuận lợi cho việc quản lí vốn tài liệu nên tôi chọn
đề tài: “Kinh nghiệm làm tốt công tác tổ chức sắp xếp vốn tài
liệu ở thư viện trường Tiểu học Cầu Khởi A”
2. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu
-Phạm vi nghiên cứu: Để thực hiện đề tài này bản thân tôi chỉ
nghiên cứu trong phạm vi Thư viện trường Tiểu học Cầu Khởi
A.
-Đối tượng nghiên cứu: Một số phương pháp tổ chức sắp xếp
vốn tài liệu trong thư viện nhằm sử dụng có hiệu quả nguồn tài
liệu của thư viện.
3. Đề tài đưara giải pháp mới:
Để thực hiện tốt công tác tổ chức sắp xếp vốn tài liệu trong thư
viện, tôi đã thực hiện các giải pháp sau:
3.1. Tổ chức kho tài liệu theo tình hình thực tế của thư viện:
Tùy theo đặc điểm, cơ sở vật chất và nhiệm vụ của thư viện để
ta chia kho sách thành nhiều kệ sách nhằm tạo điều kiện thuận
lợi cho hoạt động thư viện.
Trong kho của Thư viện trường Tiểu học Cầu Khởi A có 6 loại

sách được sắp xếp trên 6 kệ như sau:
. Kệ sách giáo khoa
. Kệ sách nghiệp vụ
. Kệ sách tham khảo
. Kệ sách thiếu nhi
. Kệ báo, tạp chí
. Kệ sách giáo khoa học sinh tặng.
3.2. Các phương pháp sắp xếp sách trên kệ:
a. Đối với loại tài liệu là sách giáo khoa:
Tất cả sách giáo khoa được xếp trên kệ theo thứ tự từ trên xuống
bắt đầu từ ngăn thứ nhất là sách lớp 1, tươngtự cho đến ngăn thứ
năm là sách lớp 5. Mỗi ngăn là một lớp trong từng lớp xếp theo
môn, trong từng môn xếp theo tập và vở bài tập nếu có, trong
mỗi môn và mỗi tập là theo số đăng ký cá biệt từ 01 đến hết
môn, nếu sang môn khác thì b ắt đầu lại từ số 01.
Khi đư ợc bổ sung sách giáo khoa thì căn cứ vào môn được bổ
sung mà có số đăng ký cá biệt và xếp tiếp theo môn đó.
Với cách sắp xếp như trên tôi sẽ đễ dàng tìm lấy bắt cứ quyển
sách nào khi giáo viên cần mà không mất nhiều thời gian.
b. Đối với loại tài liệu là sách nghiệp vụ:
Trước đây kệ sách này được xếp liên tục theo số đăng ký cá biệt
từ 1 đến hết, không xếp riêng từng lớp, mà được xếp chung liên
tục nhau từ sách lớp 1 đến sách lớp 5, tôi đã gặp khó khăn với
cách sắp xếp này vì rất khó tìm. Hơn nữa khi sách được bổ sung
thì lại xếp theo số đăng ký cá biệt tiếp theo nhưng không phải là
sách khối 5 nên từ lúc bổ sung sách được xếp không còn theo
thứ tự khối 1 đến khối 5 nữa làm cho việc tìm kiếm sách ở
khối nào mất nhiều thời gian.Tôi nhận thấy để khoa học, dễ tìm
thì phải có cách sắp xếp khác. Đó là tôi tách sách cùng khối xếp
chung lại với nhau theo 5 ngăn của kệ, mỗi ngăn là 1 khối lớp,

mỗi lớp được xếp theo môn sẽ dễ tìm hơn cách xếp ban đầu.
Đối với loại sách này thì số đăng ký cá biệt không lặp lại theo
từng môn như sách giáo khoa, nhưng thư viện trường có số sách
này ít nên dấu hiệu về số đăng ký cá biệt chỉ để theo dõi số
lượng chứ tôi không cho đó là căn cứ để tìm. Khi tách ra theo
từng khối lớp trên mỗi ngăn của kệ với số lượng ít ta dễ tìm thấy
hơn.
c. Đối với loại tài liệu là sách tham khảo:
Sách này tôi xếp trên kệ theo thứ tự từ trên xuống và theo số
đăng ký cá biệt từ 01 đến hết.
Trước đây khi chưa tôi không lập danh mục sách tham khảo thì
việc tìm sách trên kệ này cũng rất khó khăn làm mất thời gian.
Tôi nhận thấy kệ sách này có nhiều nội dung khác nhau nên tôi
lập Bảng danh mục sách tham khảo theo chữ cái của tên sách để
thuận tiện trong việc tra cứu khi bạn đọc đến mượn sách.
Kèm theo Bảng danh mục tôi có thêm phần ghi chú về số đăng
ký cá biệt như sau:
- Ở mặt kệ thứ nhất:
+ Ngăn thứ nhất: có số đăng ký cá biệt từ 01 đến 110
+ Ngăn thứ hai: có số đăng ký cá biệt từ 111 đến 205
+ Ngăn thứ ba: có số đăng ký cá biệt từ 206 đến 325
+ Ngăn thứ tư: có số đăng ký cá biệt từ 326 đến 450
+ Ngăn thứ năm: có số đăng ký cá biệt từ 451 đến 562
Tương tự tôi cũng ghi chú như vậy ở mặt kệ thứ hai.
Để khi ta tìm được số đăng ký cá biệt của quyển sách đó rồi thì
ta biết được nó ở mặt
ngăn nào và của ngăn thứ mấy sẽ tìm nhanh hơn.
Việc làm này cũng như sắp xếp lại kệ sách nhưng chỉ trên danh
mục chứ không phải
là thực tế trên kệ. Đây là cách sắp xếp sách theo chữ cái của tên

sách.
Tôi đã dựa vào sổ đăng ký cá biệt sách tham khảo để lọc ra
những tên sách có cùng
chữ cái xếp lại cùng một chỗ. Hết chữ cái này rồi đến chữ cái
khác. Khi sách được bổ sung
vào tôi cũng tiếp tục xêp theo chữ cái đầu của tên sách đó.
Tôi lập Bảng danh mục sách tham khảo theo chữ cái tên sách
với mẫu như sau:
CHỮ CÁI TÊN SÁC H S Ố Đ ĂN G K Ý CÁ BI Ệ T
.
.
G - Giá o dụ c k ỹ nă ng s ố ng
tro ng cá c mô n l ớ p 1
96 1
.
.
. .
.
Khi có Bảng danh mục thì sách được xếp dễ tìm hơn, bước đầu
không mất thời gian
thay vì ph ải tìm một quyển trong tổng số gần một nghìn quy ển.
Khi tách ra và xếp theo chữ
cái thì ta chỉ việc tìm một quy ển trong tổng số của những sách
có chữ cái đó. Con số này
luôn nhỏ hơn tổng số sách trên kệ.
d. Đối với loại tài liệu là sách thiếu nhi:
Thư viện hiện có 1326 quyển sách thiếu nhi xếp trên kệ theo thứ
tự từ trên xuống và
theo số đăng ký cá biệt từ 01 đến hết.
Hằng năm thư viện phải bổ sung sách tham khảo thiếu nhi để

được duy trì danh hiệu
tiên tiến. Loại sách này cũng rất đa dạng, phong phú về nội dung
cũng như hình thức nhằm
phục vụ cho các em sau những giờ học căng thẳng. Các em rất
say mê đọc sách nhấtlà
những khi thư viện có giới thiệu sách mới bổ sung.
Khi bạn đọc cần một quyển sách nào đó, để tiện cho việc tìm
kiếm một cách nhanh
chóng tôi cũng lập Bảng danh mục sách tham khảo thiếu nhi
theo thứ tự chữ cái tên sách.
Kèm theo Bảng danh mục là phần ghi chú về số đăng ký giống
như ở sách tham khảo.
Ngoài ra ta cũng có thể tìm trên phích theo mục lục chữ cái tên
tác giả hay mục lục
phân loại.
Khi sách thiếu nhi được bổ sung thì tôi xếp theo số đăng ký cá
biệt tiếp theo cho đến
hết và lọc ra chữ cái tên sách để đưa vào danh mục xếp sách
phục vụ cho công tác tìm
kiếm được nhanh hơn.
e. Đối với loại tài liệu là sách giáo khoa học sinh tặng:
Đối với số sách này tôi xếp trên kệ theo thứ tự từ trên xuống và
mỗi lớp là một ngăn,
mỗi lớp được xếp theo môn, hết môn này đến môn khác. Sách
này không đăng ký cá biệt
nên chỉ cần xếp theo môn.
Theo cách xếp này thì việc tìm kiếm cũng dễ dàng và nhanh
chóng. Bên cạnh việc
xếp sách như thế tôi có lập sổ theo dõi số lượng từng loại sách
học sinh tặng để thuận tiện

hơn cho việc tìm kiếm và tặng sách.
Ví dụ:
Tôi theo dõi số sách học sinh tặng hiện có là:
Lớp 1:
-Môn Tiếng việt tập 1: 120 quyển.
-Môn Tiếng việt tập 2: 115 quyển
-Vở bài tập Toán tập 1: không có.
-Hát nhạc 1: 95 quyển.
Tương tự đến sách lớp 2, 3, 4, 5 cũng vậy.
Để khi cần tặng 1 quyển sách loại nào thì nhìn vào sổ tôi sẽ biết
ngay là trên kệ loại
sách nào có và loại sách nào không có. Nếu nhìn vào sổ có loại
sách cần tìm thì tôi sẽ vào
kệ sách và tìm được ngay.
Việc lập sổ theo dõi này giúp tôi không mất thời gian vào kệ
tìm mãi mà trong khi
sách đó không có.
f. Đối với loại tài liệu là báo, tạp chí:
Thư viện hiện có 7 loại báo, tạp chí. Tôi tiến hành xếp vào 7
ngăn, mỗi loại xếp theo
số ra từ nhỏ đến lớn, số nhỏ xếp dưới, số lớn xếp trên. Sau thời
gian một tháng các số báo
đã cũ đi tôi tiến hành đóng thành tập, mỗi tập là một tháng, sau
đó xếp những tập này trên
kệ trong kho để lưu lại theo năm và trong từng năm là thứ tự bắt
đầu từ tháng 01, hết năm
này đến năm khác.
Đối với những báo, tạp chí mà không đóng tập tôi xếp theo loại,
mỗi loại xếp theo
năm, mỗi năm xếp theo tháng và mỗi tháng xếp theo số ra của

báo.
Cứ như thế số báo cũ được lưu lại và số báo mới tiếp tục được
nhập vào.
Khi giáo viên cần mượn số báo trong thời gian nào tôi cũng sẽ
tìm một cách nhanh
chóng với cách sắp xếp trên.
g. Đối với loại tài liệu là băng, đĩa:
Thư viện được trang bị chỉ hơn 50 đĩa các loại nên việc sắp xếp
rất đơn giản.
Đĩa có nội dung phục vụ giảng dạy các môn: Âm nhạc, tiếng
Anh, Đạo đức, Giáo dục
thường xuyên, An toàn giao thông, đổi mới phương pháp dạy
học ở tiểu học, …
Sau khi đăng ký tôi xếp theo loại băng hoặc đĩa, mỗi loại xếp
theo môn, mỗi môn xếp
theo lớp trên kệ trưng bày của phòng đọc.
Đĩa có số lượng ít nên tôi không lập danh mục đối với loại tài
liệu này
h. Đối với loại tài liệu là bản đồ:
Thư viện có 45 bản đồ với nhiều kích cỡ khác nhau. Mỗi loại
cùng cỡ tôi xếp
chung để dễ sử dụng và bảo quản, tiết kiệm được nhiều chỗ trên
giá treo tranh.
Bản đồ về vị trí địa lí của đất nước được xếp riêng.
Các lược đồ để dạy môn Lịch sử tôi xếp riêng.
i. Đối với loại tài liệu là tranh ảnh:
Tranh ảnh có rất nhiều loại, rất đa dạng và phong phú, đây là
loại tài liệu có số
lượng tương đối nhiều với hơn 1.500 tờ các loại trong tổng số 99
bộ.

Các khối lớp từ 1 đến 5 đều có các bộ tranh phục vụ công tác
giảng dạy và học
tập.
Tôi thực hiện sắp xếp tranh theo môn và trong môn tôi xếp theo
lớp.
Ví dụ:
Trong môn Đạo đức thì có Đạo đức lớp 1, 2, 3, 4, 5. Mỗi môn
được treo trên giá trưng
bày, số còn lại xếp trên ngăn riêng của phòng thiết bị dạy học.
Trên mỗi ngăn có dán bảng
tên của môn đó để đễ tìm th ấy. Hầu như tất cả các môn đều có
tranh phục vụ giảng dạy.
Đối với môn Toán các khối thì ngoài bộ đồ dùng được cấp, giáo
viên có tự làm các tranh
về công thức Toán, tranh về các hình để nhận biết hình, …
Đối với các tranh có tính chất dùng chung như: các con vật, các
loại hoa, quả tôi xếp
riêng.
Đối với tranh giáo viên tự làm để dự thi cấp trường tôi xếp riêng
một ngăn, trong
ngăn này tôi có lập bảng danh mục xếp theo môn và tên tranh
trong mỗimôn để dễ tìm.
Tôi đã phân ra từng loại tranh và xếp riêng biệt nhau theo thứ tự
nên khi giáo viên cần
tôi tìm được tranh một cách nhanh chóng không làm mất thời
gian lên lớp của giáo viên.
Đó là điều mà bản thân tôi làm được và tôi luôn mong muốn sẽ
manglại kết quả thật tốt
trong công tác phục vụ của người cán bộ thư viện. Tôi luôn suy
nghĩ và tìm cách sắp xêp

để làm sao tìm được một tranh bất kỳ giáo viên cần trong thời
gian nhanh nhất trong tổng
số 1.500 tờ tranh ảnh đang có mặt tại phòng thiết bị.
* Muốn thực hiện tốt việc sắp xếp các tài liệu trong một thư viện
thì người cán bộ thư
viện phải biết về chu trình đường đi của tài liệu đến thư viện là
những bước nào. Trong đó
có bước sắp xếp tài liệu.
Tài liệu đi vào thư viện theo con đường như sau:
Đăngký tổng quát
Đóng dấu, dán nhãn
Phân loại
Vào sổ đăng ký cá biệt, ghi nhãn
Viêt phích mô tả
Xếp phích vào mục lục
Xếp sách lên kệ
Sắp xếp tài liệu là bước cuối cùng trong chu trình đường đi của
một quyển sách vào
thư viện. Việc sắp xếp sách phụthuộc vào các bước trước nó.
Nếu sách đi theo đúng con
đường của chu trình thì nó sẽ đến đúng vị trí và ngược lại.
4. Hiệu quả đề tài:Qua quá trình áp dụng đề tài “Kinh nghiệm
làm tốt công tác tổ
chức sắp xếp vốn tài liệu ở thư viện”, vận dụng cách sắp xếp
khoa học, hợp lí phù hợp với
cơ sở vật chất và điều kiện thực tế ở đơn vị, tôi nhận thấy thư
viện có nhiều bạn đọc hơn,
công tác phục vụ bạn đọc đạt kết quả hơn, số tài liệu phục vụ và
cho mượn tăng lên, thư
viện đáp ứng được nhu cầu bạn đọc, cũng như phục vụ tốt các

loại tài liệu cho giáo viên
tham gia hội giảng huyện, tỉnh và trong công tác giảng dạy
nhằm góp phần nâng cao chất
lượng giáo dục của trường.
5. Khả năng và áp dụng cho đến thời điểm hiện tại:Đề tài đã
được áp dụng và
đạt hiệu quả cao ở thư viện của Trường tiểu học Cầu Khởi A.
Ngoài ra có thể vận dụng ở
thư viện các trường trong huyện.