tiểu luận Tìm hiểu về công tác quản lí văn bản đến văn bản đi của Văn phòng UBND Huyện Thuận Thành

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
PHẦN I.
LỜI NÓI ĐẦU
Công tác văn thư lưu trữ nói chung và công tác quản lí văn bản đến văn bản đi
nói riêng được Nhà nước ta rất coi trọng.Bằng việc ban hành văn bản quy phạm
pháp luật về công tác văn bản, việc thể chế hoá đường lối chính sách của Đảng
và pháp luật của Nhà nước, các chủ trương chính sách được truyền đạt đến cơ
quan đơn vị kịp ytời và rõ ràng hơn. Văn bản được coi là phương tiện thông tin
không thể thiếu được trong mọi hoạt động quản lí nhà nước, nó cầu nối giữa các
cơ quan, là sợi dây liên hệ mật thiết giữa Đảng, Nhà nước và nhân dân.trong
giai đoạn hiện nay chúng ta đang tiến hành cải cách thủ tục hành chính theo cơ
chế “một cửa” thì vai trò của công tác văn thư lưu trữ nói chung và công tác
quản lí văn bản đến văn bản đi càng trở lên quan trọng và cần thiết.
Văn phòng UBND Huyện thuận thành là cơ quan trực thuộc giúp Uỷ ban
nhân dân giải quyết công tác quản lí hành chính trên địa bàn Huyện Thuận
thành.
Qua thời gian học tập, được sự quan tâm giảng dậy nhiệt tình của thầy cô trong
Học viện Hành Chính, cùng thời gian thực tập ở Văn phòng Uỷ ban nhân dân
Huyện Thuận Thành-Bắc Ninh, đặc biệt được sự hướng dẫn nhiệt tình của thầy
Cao Minh Công.Từ những kiến thức thu được qua thời gian thực tập, được tiếp
xúc với thực tế, em quyết định chọn đề tài: “Tìm hiểu về công tác quản lí văn
bản đến văn bản đi của Văn phòng UBND Huyện Thuận Thành”,
Vì thời gian thực tập ngắn và nhận thức có hạn nên không thể tránh khỏi
những thiếu sót.Rất mong được sự đóng góp ý kiến của thầy cô vầ các bạn.

Em xin chân thành cảm ơn !
VƯƠNG THỊ CHIÊN - KH6D HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Phần 2. NỘI DUNG
Chương I - TỔNG QUAN VỀ HUYỆN THUẬN THÀNH VÀ UBND
HUYỆN THUẬN THÀNH.

I - KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HUYỆN THUẬN THÀNH
Thuận Thành là vùng đất có lịch sử hào hùng trong công cuộc dựng nước và
giữ nước của dân tộc. Ngày nay trong công cuộc đổi mới Thuận Thành đã đạt
được những thành tích rất to lớn trên tất cả các mặt kinh tế- chính trị, văn hoá-
xã hội.
Thuận Thành gồm 17 xã với tổng diện tích 116km
2
với dân số gần 14000người
(thống kê năm 2007).
Vị trí địa lý của huyện:
- Phía Đông giáp: Huyện Gia Bình, Lương Tài
- Phía Nam giáp: Huyện Văn Lâm- Hưng Yên;
- Phía Tây giáp : Huyện Gia Lâm- HN
- Phía Bắc giáp: Huyện Tiên Du
Trong những năm gần đây Thuận Thành đã có những bước phát triển đáng kể
tốc độ đô thị hoá được xếp vào loại khá với dân số ≈ 14000người và tỷ lệ lao
động phi nông nghiệp đang ngày càng giảm mạnh, đời sống nhân dân ngày càng
được cải thiện, đây là nơi tập trung khá nhiều các làng nghề truyền thống: Thủ
công mỹ nghệ, làng nghề làm bánh truyền thống…So với các huyện khác của
tỉnh thì huyện Thuận Thành là huyện phát triển khá về mọi mặt. Tuy nhiên
những thay đổi quá nhanh cùng với sự tác động tiêu cực của nền kinh tế thị
trường đã có những tác động không tốt tới đời sống xã hội và đặt ra nhiều thách
thức mới cần giải quyết.
II. CƠ CẤU TỔ CHỨC HUYỆN THUẬN THÀNH
2.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện
Thuận Thành.
2.1.1Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Thuận Thành.
VƯƠNG THỊ CHIÊN - KH6D HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
UBND huyện tổ chức và thi hành Hiến pháp, Luật và văn bản của các cơ quan

Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp. Đồng thời chỉ đạo hoạt
động của UBND cấp xã, thị trấn.
Phối hợp với Thường trực HĐND và các ban ngành của huyện để chuẩn bị nội
dung các kỳ họp và xây dựng đề án trình HĐND xét và quyết định. Thực hiện
quản lý địa phương trong lĩnh vực kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng, giáo
dục - đào tạo. Tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật, kiểm tra, quản lý, chỉ
đạo công tác thu chi ngân sách ,thi hành án, địa giới hành chính, bảo hiểm xã
hội …
UBND huyện chịu trách nhiệm báo cáo công tác trước HĐND cùng cấp và
UBND cấp trên. Hoạt động của cơ quan được tổ chức, tổng kết, đánh giá mỗi
tháng một lần và vào các ngày cuối tháng .
2.1.2 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Thuận Thành.
Căn cứ vào Nghị định số: 107/CP ngày 01/04/2004 của Chính phủ quy
định số lượng Chủ tịch và Phó chủ tịch và cơ cấu thành viên UBND. Bộ máy tổ
chức UBND huyện Thuận Thành hiện nay bao gồm có: 01 Chủ tịch, 03 Phó chủ
tịch
2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng
HĐND - UBND huyện Thuận Thành.
Để công việc đi vào hoạt động có hiệu quả thì việc quy định chức năng
nhiệm vụ cụ thể là không thể thiếu đối với bất kỳ một cơ quan. Đặc biệt là trong
cơ quan quản lý hành chính Nhà nước thì điều này là rất quan trọng. Theo Luật
tổ chức HĐND – UBND năm 1994 thì chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng
HĐND – UBND huyện được quy định như sau :
2.2.1 Chức năng
Văn phòng là cơ quan trực tiếp tham mưu giúp việc cho Thường trực
HĐND – UBND huyện theo hai chức năng sau: Tham mưu tổng hợp và hành
chính nội vụ. Trong đó được phân ra các chức năng cụ thể như sau :
- Tổng hợp tham mưu
VƯƠNG THỊ CHIÊN - KH6D HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

- Quản lý công việc, văn bản
- Công tác quản trị nội bộ
- Tiếp đón khách
- Theo dõi phong trào thi đua khen thưởng
- Hướng dẫn và kiểm tra hoạt động tôn giáo
- Quản lý công tác “một cửa “ của cơ quan
2.2.2 Nhiệm vụ
a)Công tác văn phòng
Tổng hợp tình hình hoạt động của các ngành đơn vị ,xã ,thị trấn làm báo
cáo với UBND và Thường trực HĐND.
Xây dựng lịch công tác và chương trình các kỳ họp của HĐND và UBND,
phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung các kỳ họp của HĐND và UBND.
Tổ chức thực hiện công tác Văn thư – lưu trữ, công tác hành chính quản trị của
cơ quan. Quản lý các cơ sở vật chất của Văn phòng HĐND –UBND huyện đảm
bảo các điệu kiện vật chất cho bộ máy của cơ quan hoạt động tốt.
Tiếp dân và giải quyết những yêu cầu của tổ chức, công dân theo nhiệm vụ,
quyền hạn được giao.
Quản lý cơ sở vật chất của Văn phòng, đảm bảo những điều kiện vật chất
cho bộ máy của HĐND – UBND huyện hoạt động.
Ký các văn bản theo sự uỷ nhiệm của HĐND – UBND huyện.
b)Công tác thi đua khen thưởng
Tiếp đón khách đến liên hệ công tác và tổ chức tiếp dân theo chế độ “một
cửa”. Tổ chức bảo vệ toàn cơ quan trong 24 giờ. Theo dõi phong trào thi đua,
làm báo cáo sơ kết, tổng kết đề nghị khen thưởng các danh hiệu thi đua và
những điển hình tiên tiến.
c)Công tác tôn giáo
Thường trực hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra hoạt động tôn gioá theo đúng chính
sách của Đảng và pháp luật của nhà nước.
d)Công tác tư pháp
VƯƠNG THỊ CHIÊN - KH6D HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Tuyên truyền, phổ biến chính sách pháp luật của Nhà nước và các văn bản
pháp quy của thành phố, địa phương.
Tham gia xây dựng pháp quy ở địa phương.
Quản lý công tác hộ thẩm nhân dân, công tác bào chữa phục vụ cho yêu
cầu xét xử của toà án.
Hướng dẫn, kiểm tra công tác tư pháp ở xã, thị trấn ; hướng dẫn cho cán bộ
và nhân dân và địa phương thực hiện và thi hành pháp luật. Theo dõi giúp
UBND cơ sở tổ chức, kiểm tra thực hiện văn bản pháp quy, quy chếquản lý xã
hội, quản lý đô thị, hướng dẫn tổng hợp công tác hoà giải.
2.2.3 Tổ chức .
Văn phòng HĐND – UBND huyện Thuận Thành được tổ chức theo chế độ
thủ trưởng bao gồm 01 Chánh văn phòng và 02 phó Chánh văn phòng. Cùng
điều hành hoạt động của Văn phòng, chịu trách nhiệm chung trước thường trực
HĐND – UBND huyện về nhiệm vụ của Văn phòng và các công việc khác khi
được lãnh đạo cơ quan phân công.
2.3. Mối liên hệ giữa các phòng ban
Các phòng ban có mối quan hệ mật thiết vơi nhau trong quá trình hoạt
động nhằm thực hiện tốt chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước đề ra
cũng như thực hiện các mục tiêu phát triển kinh tế -xã hội mà Đảng uỷ địa
phương cùng với sự lãnh đạo trực tiếp của cơ quan cấp trên giao phó. Tất cả các
phòng ban đều được bố trí và tổ chức hoạt động một cách linh hoạt, khoa học
sao cho đạt hiệu quả cao nhất. Là cơ quan quản lý nhà nước ở địa phương trên
tất cả các lĩnh vực, do đó giữa các phòng ban phải được bố trí một cách có hệ
thống và được tập trung vào một đầu mối thống nhất để thuận tiện cho hoạt
động quản lý của cơ quan. Các phòng ban đều có cán bộ chuyên trách và giữa
các cán bộ chuyên trách của các phòng ban đều có sự hợp tác chặt chẽ với nhau
để giải quyết nhiệm vụ chung của cơ quan.
VƯƠNG THỊ CHIÊN - KH6D HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

CHƯƠNG II: LÝ LUẬN CHUNG VỀ NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ VĂN
BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI
Công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi là một nghiệp vụ quan trọng và
chủ đạo của phòng Hành chính - Tổ chức. Phòng Hành chính - Tổ chức là đầu
mối tiếp nhận, xử lý và xử lý công văn đến của các sở, ban ngành, cơ quan nơi
khác gửi đến ; ban hành văn bản của UBND thành phố Hà Nội.
Nghiệp vụ quản lý văn bản đến, văn bản đi của phòng Hành chính - Tổ
chức được thực hiện theo Công văn số 77/NV ngày 09/02/1977 của Cục Lưu
trữ, phủ Thủ tướng; theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngà 08/04/2004 của
Chính phủ về công tác văn thư; Theo Quyết định số 177/2003/QĐ-TTg ngày
01/09/2003 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ….Ngoài ra còn có các
văn bản hướng dẫn cụ thể của các cơ quan chuyên môn cấp trên.
2.1. Nghiệp vụ quản lý văn bản đến
2.1.1.Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
a)Tiếp nhận văn bản đến
Văn bản đến là tất cả văn bản (kể cả văn bản mật), bao gồm văn bản quy
pham pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, văn bản khác và
đơn thư do cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức gọi chung là văn bản đến.
Theo Điều 13 Nghị định 110/2002/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ
về công tác văn thư quy định:”Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải tập
trung tại văn thư cơ quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Những văn
bản đến không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhận không có trách
nhiệm giải quyết”.
Khi tiếp nhận văn bản do bưu điện, giao liên hoặc do cán bộ trong cơ quan,
tổ chức trực tiếp chuyển đến, văn thư phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng
bì, nơi nhận vv….đối với văn bản đến mang bí mật nhà nước (mật, tối mật,
tuyệt mật), phải kiểm tra đối chiếu với nơi gửi nhằm phát hiện những sai sót, hư
hỏng, mất mát trước khi nhận và ký nhận.
VƯƠNG THỊ CHIÊN - KH6D HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Nếu thấy bì văn bản bị rách, bị bóc, bị mất bì, bị mất hoặc bị tráo đổi văn
bản bên trongvv….phải báo cáo ngày Chánh văn phòng, Trưởng phòng Hành
chính; ở những nơi không có Văn phòng hoặc người hoặc người đớng đàu tổ
chức giao trách nhiệm, trong trường hợp cần thiết phải lập biên bản với người
đưa văn bản.
Đối với văn bản được chuyển qua máy Fax hoặc qua mạng văn thư cũng
phải kiểm tra sơ bộ về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản và nơi
nhận…Trường hợp phát hiện có sai sót phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc
báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
b)Phân loại sơ bộ
Sau khi tiếp nhận các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ như sau:
- Loại không bóc bì bao gồm:
+ Các bì văn bản đến trên có đóng các dấu chữ ký hiệu các độ mật theo quy
định tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13/09/2002 của Chính phủ
hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/03/2002 của Chính
phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước, nếu văn thư
không được giao nhiệm vụ bóc bì văn bản mật.
+ Những bì văn bản gửi cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức (Trên
bì ghi tên đơn vị hoặc tên cảu các cá nhân cơ quan, tổ chức).
+ Bì văn bản giấy tờ gửi cho tổ chức Đảng và các đonà thể như: Công đoàn,
Đoàn Thanh niên vv….của cơ quan, tổ chức và thư riêng.
- Loại bóc bì bao gồm tất cả các bì văn bản, giấy tờ gửi cho cơ quan, tổ chức
(ngoài bì ghi tên cơ quan, tổ chưc hoặc ghi chưc danh của người đứng đầu cơ
quan, tổ chức), kể cả nhữn bì văn bản có đống dấu chữ hiệu độ “mật” và “tối
mật”, nếu văn thư được giao nhiệm vụ bóc bì, đăng ký các loại văn bản đó.
c)Bóc bì văn bản
Khi bóc bì văn bản cần lưu ý:
- Những văn bản khẩn, thượng khẩn, hoả tốc cần bóc bì trước để giải quyết kịp
thời.

VƯƠNG THỊ CHIÊN - KH6D HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
- Tránh làm rách văn bản và không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ
quan gửi, mất dấu bưu điện vv….phải soát lại bì để tránh sót văn bản.
- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì,
trường hợp phát hiện có sai sót phải hỏi lại nơi gửi.
- Đối với đơn thư khiếu nại, tố cáo; văn bản cần được kiểm tra, xác minh một
điều gì đó hoặc những văn bản ngày nhận cách quá xa ngày, tháng ghi trên văn
bản, cần giữ lại cả bì và đính kèm văn bản để làm bằng chứng.
d)Đống dấu đến, ghi số và ngày đến
Văn bản đến của cơ quan, tổ chức đều phải được đăng ký tại văn thư, trừ
một số loại văn bản, giấy tờ chuyên môn như các hoá đơn, chứng từ kế toán;
những loại văn bản, giấy tờ khác theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể
của cơ quan, tổ chức.
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu; chi
số, ngày đến. Đối với văn bản gửi qua Fax cần được chụp lại; văn bản đến được
chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết có thể in ra và làm thủ tục
đóng dấu đến bình thường .
Những văn bản đến thuộc dịên không đăng ký tại văn thư được chuyển cho
đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi giải quyết.
Dấu đến được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trắng phái trên ở
phần lề trái của văn bản, dưới số, ký hiệu(với những văn bản có ghi tên loại);
dưới trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trắng phía trên
ở phần lề phải của văn bản dưới ngày tháng, năm, ban hành văn bản.(Phụ lục I)
e)Đăng lý văn bản đến
Văn bản đến có thể được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc các công cụ
khác như thẻ đăng ký hoặc cở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính.
- Đăng ký văn bản đến băng sổ
+ Lập sổ đăng ký văn bản đến
Tuỳ theo tổng số văn bản đến và số lượng mỗi nhóm văn bản đến hàng

năm mà quyết định việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp.
VƯƠNG THỊ CHIÊN - KH6D HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
• Đối với những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đến dưới 2000 văn
bản một năm cần lập ít nhất hai sổ sau:
* Sổ đăng ký văn bản đến(loại thường)
* Sổ đăng ký văn bản đến (loại mật )
• Những cơ quan, tổ chức có có số lượng văn bản đến từ 2000 đến dưới 5000
văn bản một năm, nên lập các sổ sau:
* Sổ đăng ký văn bản đến(loại thường) của các cơ quan khác
* Sổ đăng ký văn bản đến (loại mật )
• Đối với những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đến trên 5000 văn bản
một năm, có thể lập các sổ đăng ký (loại thường )chi tiết hơn, theo một nhóm cơ
quan giao dịch nhất định và sổ đăng ký văn bản đến (loại mật).
+ Đăng ký văn bản đến:
Mẫu số và việc đăng ký văn bản đến, kể cả đơn thư và văn bản đến (loại
mật) thực hiện theo hướng dẫn phụ lục II.
Mẫu số và việc đăng ký đơn, thư được thực hiện theo hướng dẫn phụ lục
III.
- Đăng ký văn bản bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản:
+ Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệuquản lý văn bản đến thực
hiện theo Bảng hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư - lưu
trữ ban hành kèm theo Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19/11/1999 của
Cục Lưu trữ Nhà nước(nay là Cục Văn thư và Lưu trũ Nhà nước).
+ Việc đăng ký, cập nhật thông tin đầu vào của văn bản đến và cơ sở dữ liệu
quản lý văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chươg trình phần
mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm
đó.
2.1.2.Trình và chuyển giao văn bản đến
a)Trình văn bản đến

Sau khi đăng ký văn bản đến phải được kịp thời trình cho người đứng đầu
cơ quan, tổ chức, cấp phó của người đứng đầu, Chánh văn phòng hoặc người
VƯƠNG THỊ CHIÊN - KH6D HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm(có thẩm quyền) xem
xét và cho ý kiến phân phối, giải quyết.
Người có thẩm quyền căn cứ vào nọi dung của văn bản đến, quy chế làm
việc của cơ quan, tổ chức; chức năng nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao
cho các đơn vị, cá nhân vv…ghi ý kiến phân phối văn bản cho đơn vị hoặc cá
nhân, ý kiến chỉ đạo giải quyết(nếu có) và thời gian giải quyết văn bản (trong
trường hợp cần thiết) căn cứ quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ
quan, tổ chức. Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị hoặc cá nhân, cần
xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết, những đơn vị, cá nhântham
gia và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân.
Ý kiến phân phối, giải quyết được ghi vào khoảng giấy trống phía trên lề
trái của văn bản hoặc cập nhật trực tiếp vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản.
Trong những trường hợp cần thiết, ý kiến phân phối, giải quyết được ghi hoặc
cập nhật vào phiếu riêng(Phụ lục IV).
Sau khi có ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, văn bản đến được
đăng ký bổ sung vào cột 7 sổ đăng ký văn bản đến(Phụ lục II) hoặc các trường
tương ứng trong cơ sở dữ liệu quản lý văn bản.
b)Chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân giải quyết căn cứ ý
kiến của người có thẩm quyền. Việc chuyển giao văn bản đến trong cơ quan, tổ
chức cùng như trong các đơn vị đều phải bảo đảm những yêu cầu sau:
- Nhanh chóng: văn bản đến (loại khẩn) phải được chuyển giao ngay cho đơn
vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết.
- Đúng đối tượng: văn bản đến (loại mật) phải được chuyển đến tận tay người
nhận.
- Chặt chẽ: khi chuyển giao văn bản phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu và

người nhận văn bản phải ký nhận; đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng
khẩn” và “Hoả tốc” phải ghi rõ thời gian nhận.
VƯƠNG THỊ CHIÊN - KH6D HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Văn thư của đơn vị hoặc người được thủ trưởng đơn vị giao trách nhiệm,
sau khi tiếp nhận phải vào sổ đăng ký văn bản đến của đơn vị ; sua trình thủ
trưởng đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, giải quyết. Căn cứ ý kiến phân
phối của thủ trưởng đơn vị văn bản được chuyển đến cho cá nhân trực tiếp giải
quyết.
Khi nhận được bản chính của văn bản được chuyển phát bằng Fax hoặc
qua mạng, văn thư cũng phải thực hiện các công việc như đóng dấu đến, ghi số
và ngày đến (số đến là số thứ tự đăng ký đã được ghi khi đăng ký bản Fax, văn
bản chuyển qua mạng; ngày đến là ngày, tháng, năm nhận và đăng ký bản trên
giấy đó) và chuyển qua cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản qua
mạng.
Mẫu số chuyển giao văn bản đến và cách ghi thực hiện theo hướng dẫn tại
phụ lục V.
2.1.3.Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
a)Giải quyết văn bản đến
Sau khi nhận văn bản đến, các đơn vị cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu,
giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ
thể của cơ quan, tổ chức; đối vời những văn bản đến có đóng dấu các độ khẩn,
phải giải quyết khẩn trương, không chậm trễ.
Khi giải quyết văn bản đến liên quan đến các đơn vị, cá nhân khác, đơn vị
hoặc cá nhân chủ trì giải quyết chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoăc bản sao
văn bản đó kèm theo phiếu giải quyết văn bản để tham khảo ý kiến của các đơn
vị, cá nhân liên quan.
b)Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp
luật hoặc quy định của cơ quan, tổ chức đều phải được theo dõi, đôn đốc về thời

hạn giải quyết.
Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:
VƯƠNG THỊ CHIÊN - KH6D HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
- Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá
nhân giả quyết văn bản theo thời hạn đã được quy định.
- Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi giải quyết văn bản đến và thường
xuyên tổng hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm tổng số văn bản đến; văn bản
đến đã được giải quyết; văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết để
báo cáo cho người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết. Mẫu sổ và cách
ghi sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại phụ lục VI.
- Đối với văn bản đến có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, văn thư có trách nhệm
theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
2.2. Nghiệp vụ quản lý văn bản đi
2.2.1.Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và nagỳ,
tháng của văn bản.
a)Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Căn cứ quy định của pháp luật, văn thư có nhiệm vụ kiểm tra lại thể thức,
hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi thực hiện các thủ tục tiếp theo
để phát hành văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, kịp thời báo cáo người
được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
b)Ghi số và ngày, tháng văn bản
Tất cả văn bản đi do cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp có quy định khác
trong một số trường hợp cụ thể và đối với một số loại văn bản chuyên ngành
như hoá đơn, chứng từ kế toán…đều phải được tập trung tại văn thư để ghi số
theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức.
- Ghi số của văn bản
Việc đánh số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định
của pháp luật hiện hành.
Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký văn bản do cơ quan, tổ

chức ban hành trong vòng một năm(hoặc một nhiệm kỳ) được đánh riêng cho
từng loại văn bản hoặc đánh chung một số laọi văn bản hành chính. Tuỳ theo
tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản được cơ quan, tổ chức ban hành
VƯƠNG THỊ CHIÊN - KH6D HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
hàng năm (theo nhiệm kỳ) mà lựa chọn phương pháp đăng ký và đánh số văn
bản cho phù hợp cụ thể như sau:
+ Đối với những cơ quan, tổ chức nhỏ, có số lượng văn bản hành chính ban
hành trong một năm (hoặc một nhiệm kỳ) ít (dưới 5000 văn bản ), có thể đăng
ký và đánh số chung cho tất cả các loại văn bản hành chính.
+ Những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản hành chính ban hành trong một
năm (hoặc một nhiệm kỳ từ 500 đến 2000 văn bản ), có thể lựa chọn phương
pháp đăng ký và đánh số hỗn hợp, vừa theo từng loại văn bản( áp dụng đối với
một số loại văn bản như quyết định cá biệt, chỉ thị cá biệt, giấy giới thiệu, giấy
đi đường vv…) vừa theo các nhóm văn bản nhất định (nhóm văn bản có ghi tên
loại như chương trình, kế hoạch, boá cao vv…và nhóm công văn hành chính).
+ Đối với những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản hành chính ban hành
trong một năm (hoặc một nhiệm kỳ ) tương đối lớn (trên 2000 văn bản) có thể
đăng ký vầ đánh số riêng, theo từng loại văn bản hành chính.
Văn bản đi (loại mật) cũng được đánh số theo hệ thống đối với văn bản đi
của cơ quan, tổ chức.
- Ghi ngày, tháng văn bản
Ngày, tháng của văn bản quy phạm pháp luật do Quốc hội, Uỷ ban thường
vụ Quốc hội, Hội đồng nhân dân ban hành là ngày, tháng, năm văn bản được
thông qua.
Ngày, tháng của văn bản quy phạm pháp luật khác và văn bản hành chính
là ngày, tháng, năm văn bản được ký ban hành và đăng ký vào sổ.
-Việc ghi sổ và ngày tháng văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật
hiện hành.
2.2.2.Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

a)Đóng dấu cơ quan
Việc đóng dấu cơ quan lên chữ ký trên văn bản đóng dấu cơ quan trên phụ
lục kèm theo văn bản chính được tực hiện theo quy định tại Điều 6 của Nghị
định số 110/2004/NĐ-CP ngỳa 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
VƯƠNG THỊ CHIÊN - KH6D HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Việc đóng dấu giáp lai trên văn bản và phụ lục theo văn bản chính do
gnười đứng đàu cơ quan, tổ chức quyết định. Dấu được đóng vào khoảng giữa
mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi
lần đóng dấu lên không quá 05 giấy liền kề.
b)Đóng dấu độ mật, khẩn
Việc đóng dấu các độ khẩn(“Hoả tốc”, “Thượng khẩn”, “Khẩn”) trên văn
bản được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.
Việc đóng dấu các độ mật(“Tuyệt mật”, “Tối mật “, “Mật”) dấu “Tài liệu
thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số
12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13/09/2002/ của Bộ Công an.
Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu mật và dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản
được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành .
2.2.3.Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi có thể được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc công cụ khác
như thẻ đăng ký hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản tên máy vi tính.
a)Đăng ký văn bản đi bằng sổ
- Lập đăng ký văn bản đi
Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm (hoặc nhiệm kỳ)
các cơ quan, tố chức quyết định việc lập sổ đăng ký cho phù hợp. Tuy
nhiên không nên lập nhiều sổ mà có thể sử dụng một hoặc một số loại sổ đăng
ký chung, trong đó được chia ra nhiều thành phần để đăng ký các loại văn bản
khác nhau căn cứ vào phương pháp đăng ký và đánh số văn bản đi mà cơ quan,
tổ chức áp dụng như sau:
+ Đối với những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi dưới 500 văn bản

một năm (hoặc một nhiệm kỳ) chỉ nên lập hai sổ sau:
* Sổ đăng ký tất cả văn bản đi (loại thường)
* Sổ đăng ký tất cả văn bản đi (loại mật)
+ Đối với những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi dưới từ 500 đến dưới
2000 văn bản một năm (hoặc một nhiệm kỳ) có thể lập các sổ sau:
VƯƠNG THỊ CHIÊN - KH6D HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
*Sổ đăng ký các loại văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và các quyết định
(cá biệt) chỉ thi (cá biệt)
* Sổ đăng ký các loại văn bản hành chính có ghi tên loại khác và công văn
hành chính loại thường
* Sổ đăng ký các loại văn bản đi (loại mật)
+ Đối với những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản trên 2000 văn bản một
năm (hoặc một nhiệm kỳ) có thể lập các sổ sau:
* Sổ đăng ký các loại văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và các quyết định
(cá biệt) chỉ thi (cá biệt)
* Sổ đăng ký các loại văn bản hành chính có ghi tên loại khác (loại thường)
* Sổ đăng ký công văn hành chính (loại thường)
* Sổ đăng ký các loại văn bản đi (loại mật)
- Đăng ký văn bản đi
Mẫu số và việc đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao văn bản và văn bản đi
(loại mật), được thực hiện theo hướng dẫn tại phụ lục VII.
b)Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính, sử dụng chương trình quản lý văn bản
Yêu cầu chung đối việc xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi thực
hiện theo Bảng hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư - lưu
trũ ban hành kèm theo Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19/11/1999/của
Cục Lưư trữ Nhà nước (hay là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước).
Việc đăng ký cập nhật thông tin đầu vào của văn bản đi vào cơ sở dữ liệu
quản lý văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần
mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cụng cấp chương trình phần mềm

đó.
2.2.4 Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
a)Làm thủ tục phát hành văn bản
-Lựa chọn bì
Tuỳ theo số lượng, độ giáy và khổ giấy của văn bản mà lựa chọn loại bì và
kích thước cụ thể của mỗi loại văn bản sao cho phù hợp bảo đảm kích thước
VƯƠNG THỊ CHIÊN - KH6D HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
mỗi chiều của phải lớn hơn kích thước của văn bản khi được vào bì ở dạng
nguyên khổ giấy hoặc khi được gấp lại từ 10 mm trở lên để có thể vào bì một
cách dễ dàng .
Bì văn bản được làm bằng loại giấy dai, bền, không dễ bị thấm nước,
không nhìn thấu qua được và có định lượng ít nhất từ 80gram/m
2
trở lên. Vì văn
bản đi (loại mật) được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư só
12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13/09/2003 của Bộ Công an.
-Trình bày bì và viết bì
Bì văn bản được in sẵn theo mẫu và cách viết bì được thực hiện theo hướng
dẫn tại Phụ lục VIII.
-Vào bì và dán bì
Tuỳ theo số lượng, độ dày của mỗi loại văn bản sẽ được vào bì mà lựa
chọn cách gấp văn bản cho phù hợp như đã hướng dẫn ở trên. Khi gấp văn bản
cần lưu ý để mặt giấy không có chữ ở bên ngoài.
-Đóng dấu độ khẩn,dấu chữ ký hiệu độ mật và dấu khác
Trên bì văn bản đi (loại khẩn) phải đóng dấu độ khẩn tương ứng (“Hoả
tốc”, “Thượng khẩn”, “Khẩn”) tuỳ theo mức độ khẩn của văn bản trong bì.
Việc đóng dấu chữ ký hiệu độ mật và dấu “Chỉ người có tên mới được bóc
bì ” trên bì văn bản đi (loại mật) được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của
Thông tư só 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13/09/2003 của Bộ Công an.

b)Chuyển phát văn bản đi
-Chuyển phát văn bản đi trong nội bộ cơ quan, tổ chức
Tuỳ theo số lượng văn bản đi được chuyển giao trong nội bộ hàng năm,
hàng ngày và cách tổ chức chuyển giao (được thực hiện tại văn thư hoặc do văn
thư trực tiếp chuyển đến các đơn vị, cá nhân ), các cơ quan, tổ chức quy định cụ
thể việc lập sổ riêng hoặc sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn
bản.
Những cơ quan, tổ chức lớn có số lượng văn bản đi được chuyển trong nội
bộ hàng năm, hàng ngày nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập
VƯƠNG THỊ CHIÊN - KH6D HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
trung tại văn thư cần lập sổ chuyển giao riêng. Mẫu sổ và việc vào sổ được thực
hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục IX.
Đối với những cơ quan, tổ chức nhỏ, có số lượng văn bản đi được chuyển
giao trong nội bộ hàng năm, hàng ngày ít và việc chuyển giao văn bản được
thực do văn thư trực tiếp thực hiện, nên sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để
chuyển giao văn bản trong nội bộ, chỉ cần bổ sung cột “Ký nhận” vào sau cột
“Nơi nhận văn bản”.
Khi chuyển giao văn bản đi trong nội bộ, người nhận văn bản cũng phải ký
vào sổ.
- Chuyển phát trực tiếp, do giao liên cơ quan, tổ chức thực hiện
Văn bản đi do giao liên cơ quan, tổ chức chuyển trực tiếp cũg phải đưng ký
vào sổ. Khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu người nhận ký nhận vào sổ. Mẫu
sổ và việc vào sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại phụ lục IX.
- Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện
Tất cả văn bản đi được gửi qua bưu điện đều phải hoàn thành thủ tục phát
hành và đăng ký vào sổ. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện
kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ. Mẫu sổ và việc vào sổ được thực hiện
theo hướng dẫn tại phụ lục X.
- Chuyển phát văn bản đi bằng Fax, qua mạng

Trong trường hợp cần thông tin nhanh, văn bản đi có thể chuyển cho nơi
nhận bằng Fax hoặc có thể chuyển qua mạng để kịp thời giải quyết công việc,
nhưng sau đó phải gửi bản chính đối những văn bản có giá trị lưu trữ.
- Chuyển phát văn bản đi (loại mật )
Việ chuyển phát văn bản đi (loại mật ) được thực hiện theo quy định tại
Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/03/2002 của Chính
phủ .
c)Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Văn thư có trách nhiệm Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi trong trường
hợp cần thiết,lập phiếu gửi để theo dõi chuyển phát văn bản đến nơi nhận. Việc
VƯƠNG THỊ CHIÊN - KH6D HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo
văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định.
Trường hợp văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người được giao
trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi” phải theo dõi thu
hồi đúng thời hạn, khi nhận lại phải kiểm tra, đối chiếu bảo đảm văn bản không
bị thiếu hoặc thất lạc.
2.2.5.Lưu văn bản đi
Văn bản đi được lưu tại văn thư phải được sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
Những văn bản đi được đăng ký và đánh số chung được sắp xếp chung, được
đăng ký và đánh số riêng theo từng loại hoặc theo từng nhóm nhất định thì được
sắp xếp riêng theo đúng thứ tự của văn bản.
Tại văn thư phải có phương tiện bảo vệ, bảo quản an toàn bản lưu. Văn thư
có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu khai thác, sử dụng
bản lưu mà mình quản lý theo đúng quy định của pháp luật và quy định cụ thể
của cơ quan,tổ chức.
Mẫu sổ và việc vào sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại phụ lục XI.
Các tập lưu văn bản đi và sổ đăng ký văn bản đi được giao nộp và lưu trữ

hiện hành của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật để bảo vệ bí mật
nhà nước.
VƯƠNG THỊ CHIÊN - KH6D HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
CHƯƠNG III. CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN VĂN
BẢN ĐI CỦA VĂN PHÒNG UBND HUYỆN THUẬN THÀNH.
I. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN.
Hình thức tổ chức công tác văn thư của cơ quan UBND huyện là hình thức văn
thư hỗn hợp, nghĩa là vừa có văn thư trung tâm vừa có văn thư đơn vị. Văn
phòng UBND là đầu mối trung tâm cho quá trình chuyển giao văn bản, phục vụ
công tác điều hành của lãnh đạo UBND huyện như: Thu thập, tổng hợp các
thông tin về chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng. Tất cả các công việc
văn bản đến cơ quan từ bất kỳ nguồn nào cũng đều được tập trung vào đầu mối
là văn thư cơ quan, sau đó mới được chuyển về các phòng ban.
1.1. Cách thức giải quyết văn bản đến của văn phòng- UBND
huyện.
Khi văn bản đến sẽ được nhân viên văn thư tiếp nhận, kiểm tra, phân loại sau
đó trình Chánh văn phòng. Đối với những văn bản chưa thuộc chức năng của
phòng ban nào thì Chánh văn phòng phân loại tiếp theo, có thể một số văn bản
được phân cho đơn vị chức năng giải quyết. Khi đó văn thư sẽ vào sổ công văn
đến, đóng dấu đến, ghi số, ghi ngày đến vào văn bản. Tiếp theo văn bản sẽ được
nhân bản để gửi cho các phòng ban, nếu như văn bản đó thuộc chức năng giải
quyết của nhiều phòng ban hay chỉ để biết. Với những văn bản của cấp trên, các
bộ nhành gửi đến để hướng dẫn thi hành văn bản đó phải sao nguyên văn bản
chính và được gửi tới các phòng ban liên quan để thực hiện. Nếu là văn bản
mật, văn bản của Quốc hội, của Đảng, Chính phủ có tính chất quan trọng thì sau
khi sao gửi tới các phòng ban có liên quan để thực hiện bản chính, sẽ được lưu
lại ở phòng văn thư của văn phòng UBND huyện.
Đối với văn bản hoả tốc, hẹn giờ, văn bản quan trọng, văn bản gửi đích danh
thì phải chuyển đến tên người nhận. Điện khẩn, điện mật thì được chuyển ngay

đến chánh văn phòng để Chánh văn phòng giải quyết kịp thời
VƯƠNG THỊ CHIÊN - KH6D HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Ở UBND huyện Thuận Thành việc vào sổ văn bản đến được trình bầy vào các
sổ sau:
* Sổ 1: Đăng ký văn bản của cấp trên;
* Sổ2: Đăng ký văn bản của cơ quan ngang cấp;
* Sổ 3: Đăng ký văn bản của cơ quan trực thuộc huyện;
* Sổ 4: Đăng ký văn bản mật.
1.2. Mẫu sổ công văn mẫu quy định của Cục Lưu trữ nhà nước.
II. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI.
Tất cả các văn bản do UBND Huyện ban hành (gọi là văn bản đi) đều được tập
trung ở văn thư trung tâm của văn phòng UBND Huyện.
2.1. Thẩm quyền ban hành các loại văn bản của UBND huyện
Thuận Thành.
- Quyết định
- Chỉ thị
- Công văn thường.
Các văn bản quy phạm pháp luật thì quy trình soạn thảo và ban hành có phức
tạp hơn các văn bản thông thường.
Ở UBND huyện khi ra các văn bản quy phạm pháp luật thì các văn bản đó
thuộc lĩnh vực nào của phòng ban nào thì phòng ban đó sẽ soạn thảo. Sau khi
VƯƠNG THỊ CHIÊN - KH6D HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH
Ngày
tháng
đến
Số
đến
Nơi
gửi

công
văn
đến
số ký
hiệu công
văn
Ngày
tháng của
công văn
Nơi
người
nhận
công
văn
Tên loại, trích
yếu nội dung
Ký
nhận
Ghi
chú
04.1.2
007
62
UBND
Huyện
01/2007/
CT-UB
03/01/20
07
Đ/c

Chủ
tịch
Chỉ thị tăng
cường quản lý
giữ gìn vệ sinh
môi trường.
04.01.
2007
63
UBND
Huyện
01/CĐ-
UB
02.01.20
07
Đ/c
Chủ
tịch
Công điện
đảm bảo công
tác phòng
chống lụt bão
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
phòng đó soạn thảo xong, văn bản phải được thẩm định về mặt pháp lý và tính
hợp pháp của văn bản. Dù văn bản có gấp đến mức độ nào cũng phải được qua
kiểm duyệt. Nếu văn bản đó đã qua kiểm duyệt thì sẽ được chuyển sang bộ
phận văn thư trung tâm để kiểm tra về mặt thể thức văn bản. Văn bản đó sẽ
được vào sổ, ghi số thứ tự theo quy định của từng loại văn bản và được nhân
bản theo đúng số lượng ghi trên nơi gửi của văn bản, sau đó làm thủ tục gửi đi.
Các loại văn bản đi hiện tại của UB sẽ được đưa vào máy vi tính lưu trữ và tra

cứu, sau đó sẽ được in ra theo đúng mẫu quy định của Cục Lưu trữ Nhà nước.
Bản chính được lưu trữ tại văn thư trung tâm 01 bản, 01 bản tại nơi soạn thảo
văn bản, 01 bản tại nơi kiểm duyệt văn bản (nếu là văn bản quy phạm pháp luật)
Quá trình soạn thảo một văn bản hành chính thông thường đơn giản hơn quá
trình soạn thảo một văn bản quy phạm pháp luật.
Ở quá trình soạn thảo và ban hành văn bản thông thường của UBND huyện thì
người chuyên viên phụ trách công việc nào thì soạn thảo văn có liên quan.Sau
khi soạn thảo văn bản xong chuyên viên đó sẽ thông qua văn thư của đơn vị
mình để kiểm tra về mặt thể thức, kiểm tra xong văn bản đó sẽ được chuyển cho
văn thư trung tâm. Cán bộ văn thư trung tâm kiểm tra thể thức lần cuối, rồi đánh
số, vào sổ, đóng dấu sau khi được Chánh văn phòng kiểm duyệt văn bản, cuối
cùng văn bản đó được bỏ vào bì và chuyển đến bưu điện. Văn thư giữ lại bản
gốc để nộp cho lưu trữ của cơ quan và bộ phận soạn thảo giữ 01 bản để theo
dõi. Các văn bản đi đều được đăng ký chuyển phát trong thời gian ngắn nhất.
Những văn bản có ghi mức độ “khẩn”, “hoả tốc” thì sẽ được chuyển ngay khi
ký.
VƯƠNG THỊ CHIÊN - KH6D HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
2.2. Mẫu sổ đăng ký văn bản đi của UBND huyện Thuận Thành.
VƯƠNG THỊ CHIÊN - KH6D HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH
Ngày
tháng
đi
Số
và
ký
hiệu
CV
Tên loại và
trích yếu nội

dung
Người
ký
Nơi
người
nhận
CV
Đơn vị
người
nhận
bản lưu
Số
lượng
bản
Ghi
chú
04.1.
2007
28/
QĐ-
UB
Quyết định
cấp kinh phí
và tặng quà
đối tượng
chính sách
nhân dịp tết
Đ/c
Trọng
UBND

các xã,
thị trấn
Văn
thư +
LDTB
xã hội.
28
04.0
1.200
7
39/
QĐ-
UB
QĐ gắn biển
công trình
mừng Đảng
mừng xuân
2007
Đ/c
Trọng
Các
doanh
nghiệp
thuộc
huyện
Văn
thư các
DN
25
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

CHƯƠNG IV: THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ
VĂN BẢN ĐẾN VĂN BẢN ĐI CỦA UBND HUYỆN THUẬN
THÀNH.
I. NHỮNG MẶT ĐẠT ĐƯỢC.
- Trên thực tế công tác quản lý văn bản đến văn bản đi đều được thực hiện
theo đúng quy định, các cán bộ văn thư cũng hoàn thành tốt vai trò của
mình.Tính đến ngày 31/12/2008 số lượng văn bản được thực hiện theo đúng
quy định như sau:
Văn bản đi: 45 thông báo, 66 báo cáo,137 QĐ của Uỷ ban và 137 QĐ của
Chủ tịch UBND
Văn bản đi là 154 văn bản
- Văn phòng đã trang bị máy móc và thiêt bị hiện đai vào công tác quản lí
văn bản đến và văn bản đi như: máy tính, máy fôtô, máy fax và máy in. Đặc biệt
việc đưa mạng LAN và mạng INTERNET vào nghiệp vụ quản lí văn bản đến,
văn bản đi đã tạo ra bước đột phá trong quản lí.Do đó cho phép trao đổi thư tín
điện tử,tra cứu văn bản quy phạm pháp luật và các thông tin mới cập nhật, đặc
biệt là cvhương trình quản lí dữ liệu,cập nhật văn bản đi, văn bản đến của văn
phòng rất tiện lợi và hiệu quả, giúp xử lí được khối lượng rất lớn văn bản. vì
thế mà tình trạng chậm trễ và lộ thông tin văn bản đã giảm đáng kể.
- Phòng có đội ngũ cán bộ nhân viên có trình độ chuyên môn cao,thái độ làm
việc nghiêm túc,do đó việc quản lí văn bản đến văn bản đi được thực hiện rất
nghiêm túc, đúng các công đoạn của từng thể loại văn bản, không có văn bản
gửi vượt cấp,quản lí văn bản “mật” cũng được thực hiện rất tốt,không để xảy ra
sai sót đáng tiếc nào.
- Văn bản được kiểm tra kĩ lưỡng, do đó tình trạng văn bản sai thể thức trình
bầy trươc khi gửi đi cũng như vào sổ đã giảm đáng kể.
VƯƠNG THỊ CHIÊN - KH6D HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
II. Những mặt tồn tại và nguyên nhân:
Văn phòng chưa ban hành quy chế về quản lí và ban hành văn bản cụ thể

của văn phòng mà công tác này chỉ dựa vào các quy định của pháp luật hiện
hành.
Mọi văn bản đến, đi chưa tập trung hoàn toàn vào một đầu mối bộ phận
văn thư cơ quan.Tình trạng văn bản chưa qua văn để đăng kí vẫn còn xảy ra.
Nhiêu phòng, ban ngành mang văn bản gặp trực tiếp trình lãnh đạo kí mà không
qua văn thư, vì vậy Văn phòng không quản lí hết được đầu vào của văn bản.
Do áp dụng quản lí bằng máy vi tính cần sự cập nhật thường xuyên trong
quy trình chu chuyển văn bản nên đã kéo dài thời gian và qua nhiều khâu trung
gian trong quy trình này.
Việc gửi văn bản nhiều trường hợp cònn chậm, có văn bản còn thiếu
trang.Tình trạng văn bản gửi vượt cấp,văn bản sai thủ tục,sai thể thức và nội
dung,chưa xử lí liên ngành còn nhiều.
Đội ngũ cán bộ tuy có trình độ, năng lực và được đào tạo tốt nhưng do
khối lượng công việc nhiều, vănđi, đến có số lượng lớn, cán bộ lãnh đạo lại
kiêm nhiệm do đó gây khó khăn về mặt nhân sự dẫn đến sự tồn đọng công việc
chưa giải quyết kịp theo thời hạn quy định.
Cơ sở vật chất tương đối đầy đủ nhưng chưa đồng bộ,hệ thống máy tính
tốc độ đường truyền còn chậm, gây mất thời gian cho công tác truyền, nhận và
xử lí thông tin, khai thác dữ liệu đã có trên mạng…
Việc vào sổ công văn còn thiếu chính xác, đôi khi còn mắc lỗi vài chi tiết
nhỏ như:viết sai tẩy xoá.
Nhìn chung công tác quản lí văn bản đến, đi của văn phòng UBND
Huyện Thuận Thành trong thờ gian qua đã đạt được nhiều kết qủa tốt,góp phần
vào quá trình thực hiện cải cáh thủ tục hành chính một cacns thiết thực và có
hiệu qủa, nâng cao năng lực trong công tác của cán bộ, nhân viên Văn
phòng.Tuy nhiên,trong điều kiện ngày nay hoạt động này vãn cồn một số hạn
VƯƠNG THỊ CHIÊN - KH6D HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
chế cần khắc phục.Từ đó nhằm nâng cao chất lượng hoạt động quản lí hành
chính Nhà nước.

III.GIẢI PHÁP:
Nhà nước cần ban hành một hệ thống văn bản hoàn chỉnh, đồng bộ, có tính
khả thi quy định đầy đủ chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ caaus tổ chức
của phòng;quyền và nghĩa vụ, của người quản lí, người quản có liên quan.
Để thực hiện tốt nhiệm vụ, do UBND Huyện Thuận thành giao,Văn phòng
cần tích cực chủ động hơn nữa trong việc phối hợp hoạt động với các phòng ban
khác trong Uỷ ban cũng như với các cơ quan tổ chức khác có liên quan.
Các cán bộ nhan viên trong phòng phải thường xuyên báo cáo tiến trình
thực hiện công việc cho lãnh đạo phòng cũng như trao đổi công việc với các
đồng nghiệp để cùng tháo gỡ khó khăn để tránh trường bhợp khi cán bộ đó đi
vắng công việc không được giải quyết.
Lãnh đạo phải thường xuyên kiểm tra tình hình công tác của nhân viên
trong phòng.
Nâng cao tinh thần trách nhiệm của mỗi thành viên trong phòng.
Thường xuyên cwr cán bộ phòng tham gia vào các chương trình, các lớp
bồi dưỡng nhằm nâng cao tư tưởng và chuyên môn nghiệp vụ.
Đẩy mạnh công tác cải cách hành chính và phân công rõ ràng, nâng cao
trách nhiệm cảu từng bộ phận,từng cấp, cá nhân trong quá trình thực hiện nhiệm
vụ, thực hiện chế đôj khen thưởng kỷ luật nghiêm minh.
Bám sát những mục tiêu, nhiệm vụ thực hiện nghiêm túc chủ trương chỉ đạo
của Thường vụ Thành uỷ. Tăng cường công tác kiểm tra việc thực hiện nhiệm
vụ kịp thời cỉ đạo việc thực hiện kế hoạch đã đề ra trong công tác quản lý nhà
nước.
Về cán bộ trong phòng cần phải được biên chế thêm do số lượng công việc
nhiều, cán bộ kiêm nhiện, để giải quyết nhanh hơn các công tác hành chính.
Về trang thiết bị phòng cần đề nghị UBND đầu tư tài chính để nâng cao
trang thiết bị máy móc.
VƯƠNG THỊ CHIÊN - KH6D HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH