PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG VĂN

HỌC VIỆN QUẢN LÝ GIÁO DỤC
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BÁO CÁO ĐỀ TÀI MÔN PHÂN TÍCH VÀ
THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN

ĐỀ TÀI:
HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG VĂN


Giảng viên hướng dẫn:
Phạm Quang Trình

Địa điểm khảo sát:
Trường Cao Đẳng Sư Phạm Hà Nội


Thực hiện: Nhóm 2
K5B_CNTT

1. Lưu Thị Thúy – Trần Quốc Tuấn –
Phan Thị Thùy Nhung – Nguyễn Thị Huyền
2. Nguyễn Thị Ngọc Quỳnh – Đặng Hương Linh



Hà Nội, Ngày 20 / 11 / 2013

HVQLGD_K5B-CNTT_QUẢN LÝ CÔNG VĂN 1


LỜI NÓI ĐẦU


Hiện nay, việc ứng dụng Tin học vào công tác quản lý ngày càng trở
nên phổ biến nhằm phục vụ cho công việc diễn ra một cách chính xác, nhanh
chóng, tiện lợi và đạt hiệu suất cao nhất. Chính điều đó đã tạo ra sự thay đổi
khá rõ ràng, hiệu quả thu được không thể phủ nhận. Đối với sinh viên Công
Nghệ Thông Tin, yêu cầu phải có sự hiểu biết nhất định về công tác quản lý,
bởi như trên đã nói, lĩnh vực quản lý và lĩnh vực tin học ngày càng liên quan
mật thiết với nhau, do đó việc tìm hiểu về công tác quản lý là một phần trong
chương trình học tập. Xuất phát từ những lý do trên, “Quản lý công văn” là
một trong số các bài tập nhằm mục đích kiểm tra kiến thức của Sinh viên đối
với môn học Phân tích – Thiết kế hệ thống thông tin đã tiếp thu được trong
quá trình học tập, đồng thời giúp cho Sinh viên làm quen với lĩnh vực quản lý
và bước đầu hiểu được sơ bộ cách giải quyết một bài toán quản lý áp dụng
kiến thức tin học của mình .với mong muốn có thể thiết kế được một hệ thống
quản lý công văn để thay thế cách lưu trữ công văn cũ nhóm em sẽ cố gắng
phân tích và tìm hiểu kỹ về đề tài.
Nhóm thực hiện !

HVQLGD_K5B-CNTT_QUẢN LÝ CÔNG VĂN 2


I. TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI

1 .Lý do chọn đề tài

• Như chúng ta đã biết,công tác văn thư lưu trữ có vai trò rất quan trọng
đôií với hoạt động của bất cứ tổ chức nào.Vì nó đảm bảo thong tin dưới dạng
văn bản cập nhật,lưu trữ và chuyển tới người cử lý một cách kịp thời,chính
xác.
• Trước đây công tác quản lý công văn được thực hiện thủ công dưới
hình thức lưu trữ hồ sơ,sổ sách.Việc làm thủ công này đã gặp không ít khó
khăn và hạn chế đặc biệt là trong việc tìm kiếm,sắp xếp.
• Trong thời đại công nghệ thong tin phát triển như ngày nay,tin học hóa
nghiệp vụ quản lý là một yêu cầu rất cần thiết. Đối với các đơn vị có lượng
công văn lưu thong thường xuyên thì việc áp dụng tin học vào quản lý công
văn là một bước tiến lớn trong quá trình tin học hóa quản lý,tạo ra sự tiện
lợi.chuyên nghiệp va tiết kiệm lớn,xử lý công văn một cách thuận tiện, đảm
bảo nhanh chóng,chính xác và có tính mở cao.
2. Phương pháp thực hiện đề tài:
• Để thực hiện đề tài này chúng tôi dựa vào bài học về môn phân tích và
thiết kế hệ thống có cấu trúc bao gồm : kháo sát, phân tích theo từng phần của
bài học và đưa ra các sơ đồ hoạt động cũng như tổ chức của hệ thống,thiết kế
,bổ sung thiếu sót và có thể chạy kiểm thử nếu hoàn thiện được phần thiết kế.
• Chúng tôi đã khảo sát hệ thống 2 lần. lần thứ nhất:tìm hiểu chung về cơ
quan khảo sát và hệ thống hiện tại.lần 2: tìm hiểu về cách thức hoạt động và
đánh giá về hệ thống hiện tại, ngoài ra nhóm chúng tôi có liên hệ qua mail để
khảo sát thêm một số thông tin còn thắc mắc. Từ các thông tin trên, chúng tôi
đã phân tích về chức năng, về dữ liệu dưa ra được các sơ đồ tổ chức của hệ
thống và thiết kế được hệ thống hiện tại.
• Công cụ cài đặt được nhà trường sử dụng là phần mềm quản lý văn bản
của công ty máy tính Thanh Vân
HVQLGD_K5B-CNTT_QUẢN LÝ CÔNG VĂN 3


II. KHẢO SÁT HỆ THỐNG

1. Cơ cấu tổ chức của trường cao đẳng sư phạm hà nội:
Trường Cao đẳng Sư phạm Hà Nội được thành lập ngày 06/01/1959.
Trong suốt quá trình xây dựng và trưởng thành, nhà trường đã không ngừng
phát triển, đóng góp xuất sắc vào sự nghiệp giáo dục đào tạo của Thủ đô nói
riêng và của cả nước nói chung.
Dưới đây là sơ đồ cơ cấu tổ chức của trường cao đẳng sư phạm hà nội:
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC








-Phòng đào tạo
-Phòng tổ chức cán bộ
-Phòng Hành chính –
Quản trị
-Phòng Tài chính –Kế
toán
- Phòng Quản lý khoa
học-Hợp tác quốc tế
- Phòng công tác học
sinh sinh viên
- Phòng Thanh tra-
Pháp chê
- Phòng Khảo thí –
Đảm bảo chất lượng

-Trung tâm đào tạo từ xa
-Trung tâm thông tin thư
viện
-Trung tâm nội trú sinh
viên
-Trung tâm liên kết đào
tạo bồi dưỡng
-Trung tâm ngoại ngữ -tin
học
-Trạm y tế
-Trung tâm mạng kỹ thuật
máy tính

-Khoa học tư nhiên và
công nghệ
-Ngoại ngữ
-Khoa học xã hội và
nhân văn
-Giáo dục tiểu học
-Giáo dục thể chất và
nghệ thuật
-Công nghệ thông tin
-Giáo dục mầm non
-Giáo dục chính trị
-Tâm lý –Giáo dục

ĐẢNG ỦY
CÔNG ĐOÀN
PHÒNG
BAN

CHỨC
NĂNG
BAN GIÁM
HIỆU
ĐOÀN
TNCSHCM
ĐƠN VỊ
PHỤC VỤ
ĐÀO TẠO
CÁC ĐƠN
VỊ ĐÀO
TẠO
HVQLGD_K5B-CNTT_QUẢN LÝ CÔNG VĂN 4

2. Quy trình hoạt động của hệ thống

a. Văn bản đến.
Khi có một văn bản mới được gửi đến (trực tiếp hoặc gián tiếp), nhân viên
phòng hành chính sẽ tiếp nhận văn bản, lấy các thông tin cần thiết để cập nhật
vào sổ theo dõi, phần mềm quản lý như: Ngày đến, trích yếu nội dung… Sau
đó tiến hành nhân văn bản đủ số lượng để gửi các đơn vị/ phòng ban được
nhận văn bản đến đã ghi trong văn bản.
Các văn bản cần trả lời, phòng hành chính sẽ chuyển qua đơn vị cần lấy ú
kiến trả lời và tiến hành trả lời văn bản theo ý kiến đó.
b.Văn bản đi.
Văn bản đi(gồm cả văn bản nội bộ) sẽ được lãnh đạo phòng, ban giám hiệu
hay các đơn vị trong trường soạn thảo. Các văn bản này được chuyển tới đến
phòng hành chính để nhân viên cập nhật vào hệ thống với các thông tin như:
Ngày gửi, loại văn bản… trước khi gửi đi.
Tùy theo phân quyền người sử dụng mà người dùng hệ thống có thể tìm

kiếm văn bản đến và đi để tiến hành sao chắp, chỉnh sửa… theo các mục đã
được thống kê: theo ngày đến, theo loại văn bản…
Hàng tháng, nhân viên phòng hành chính sẽ tổng hợp sổ theo dõi văn bản
đến – đi theo các mục đã được thống kê : theo ngày đến, theo loại văn bản…
Người dùng có thể tìm kiếm văn bản đến – đi theo các mục đã được thống
kê: theo ngày đến, theo loại văn bản…






HVQLGD_K5B-CNTT_QUẢN LÝ CÔNG VĂN 5


Biểu mẫu văn bản đến

STT
LOẠI
CÔNG
VĂN
NỘI
DUNG
NGÀY
NHẬN
CƠ QUAN
NHẬN
PHÂN LOẠI
MẬT
***

**
*


















Biểu mẫu văn bản đi

STT
LOẠI
CÔNG
VĂN
NỘI
DUNG
NGÀY
GỬI

CƠ
QUAN
GỬI
PHÂN LOẠI
MẬT
BỘ
PHẬN
GỬI

NGÀY
KÝ

***
**
*

HVQLGD_K5B-CNTT_QUẢN LÝ CÔNG VĂN 6



3. Đánh giá về hệ thống hiện tại
Qua quá trình khảo sát chúng tôi nhận thấy nhà trường đã và đang sử
dụng phần mềm quản lý công văn để thay thế dần dần phương pháp lưu trữ
cũ, nên trong quá trình hoạt động đã nhận ra được không ít các tiện ích mà
phần mềm quản lý mang lại bên cạnh đó thì cũng có không ít khó khăn ban
đầu trong quá trình sử dụng để thay thế hoàn toàn hệ thông cũ.
Ưu điểm:
- Giảm chi phí,công sức tìm kiếm và xử lý công văn.
- Tự động hóa quá trình nhận, gửi công văn một cách nhanh chóng và
chính xác.
- Lưu trữ công văn an toàn, độ bảo mật cao và an toàn, lượng lưu trữ lớn.
- Tìm kiếm tra cứu công văn một cách nhanh chóng, dễ dàng.
Nhược điểm:

- Do cán bộ công nhân viên vẫn còn quen với hình thức cũ nên bước đầu
khi đưa phần mềm vào hoạt động thì mọi người chưa quen.
- Phần mềm được xây dựng trên mô hình mạng LAN nên hệ thống người
dùng còn nhỏ hẹp chỉ trong nội bộ trường,không thể truy cập từ xa.








HVQLGD_K5B-CNTT_QUẢN LÝ CÔNG VĂN 7



III. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG (KẾT QUẢ)

A. Biểu đồ phân cấp chức năng

TÌM KIẾM
QUẢN LÝ VĂN BẢN
QUẢN LÝ VB
ĐẾN
CẬP NHẬT THÔNG
TIN VÀO HT
THỐNG KÊ
QUẢN LÝ VB ĐI
CẬP NHẬT NƠI
LT
CẬP NHẬT
LĨNH VỰC
CẬP NHẬT CẤP
CQ
CẬP NHẬT
LOẠI VB
TÌM KIẾM
CẬP NHẬT VB
ĐI
CẬP NHẬT
MỨC QT
TRẢ LỜI

VB ĐẾN
CẬP NHẬT
VB ĐẾN
THỐNG KÊ
THEO LOẠI
VB
THỐNG KÊ
THEO NGÀY
THÁNG VB
THỐNG KÊ
THEO NƠI
GỬI VB
THỐNG KÊ
THEO NƠI
NHẬN VB
HVQLGD_K5B-CNTT_QUẢN LÝ CÔNG VĂN 8



B.Biểu đồ luồng dữ liệu ba mức


1. Mức khung cảnh

VB ĐI
VB ĐẾN
VB ĐI
VB ĐẾN
TRẢ LỜI
YÊU CẦU THỐNG KÊ, THÔNG TIN HỆ
THỐNG

YÊU CẦU TÌM
KIẾM

KẾT QUẢ
QUẢN LÝ
VĂN BẢN
CƠ
QUAN
NGOÀI
ĐƠN VỊ
NỘI BỘ
BAN

LÃNH
ĐẠO
HVQLGD_K5B-CNTT_QUẢN LÝ CÔNG VĂN 9




2. Mức đỉnh








HVQLGD_K5B-CNTT_QUẢN LÝ CÔNG VĂN 10




3.Mức dưới đỉnh

Gồm các mức phân rã:
+ Phân rã chức năng quản lý văn bản đến
+ Phân rã chức năng quản lý văn bản đi
+ Phân rã chức năng thống kê
+ Phân rã chức năng cập nhật thông tin hệ thống

HVQLGD_K5B-CNTT_QUẢN LÝ CÔNG VĂN 11




3.1 PHÂN RÃ CHỨC NĂNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN







HVQLGD_K5B-CNTT_QUẢN LÝ CÔNG VĂN 12




3.2 PHÂN RÃ CHỨC NĂNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

HVQLGD_K5B-CNTT_QUẢN LÝ CÔNG VĂN 13




3.3 PHÂN RÃ CHỨC NĂNG THỐNG KÊ









HVQLGD_K5B-CNTT_QUẢN LÝ CÔNG VĂN 14




3.4 PHÂN RÃ CHỨC NĂNG CẬP NHẬT THÔNG TIN HỆ THỐNG

HVQLGD_K5B-CNTT_QUẢN LÝ CÔNG VĂN 15




C. Lược đồ dữ liệu

1. THEO MÔ HÌNH THỰC THỂ LIÊN KẾT






HVQLGD_K5B-CNTT_QUẢN LÝ CÔNG VĂN 16




2. XÂY DỰNG LƯỢC ĐỒ DỮ LIỆU THEO MÔ HÌNH QUAN HỆ

HVQLGD_K5B-CNTT_QUẢN LÝ CÔNG VĂN 17




IV. THIẾT KẾ HỆ THỐNG

1.Thiết kế chương trình
a. Các modul chương trình
Xây dựng chương trình quản lý văn bản gồm 3 modul chính:


MODUL CẬP NHẬT VÀ CHỈNH SỬA VĂN BẢN


HVQLGD_K5B-CNTT_QUẢN LÝ CÔNG VĂN 18




MODUL TÌM KIẾM

HVQLGD_K5B-CNTT_QUẢN LÝ CÔNG VĂN 19











MODUL THỐNG KÊ BÁO CÁO

HVQLGD_K5B-CNTT_QUẢN LÝ CÔNG VĂN 20

b.Đặc tả các modul

HVQLGD_K5B-CNTT_QUẢN LÝ CÔNG VĂN 21

MODUL CẬP NHẬT VÀ CHỈNH SỬA VĂN BẢN








MODUL TÌM KIẾM
HVQLGD_K5B-CNTT_QUẢN LÝ CÔNG VĂN 22











2.Thiết kế các file dữ liệu
HVQLGD_K5B-CNTT_QUẢN LÝ CÔNG VĂN 23

Các bảng dữ liễu được xây dựng từ những thực thể đã xác định ở trên. Mỗi

bảng tương ứng với một file dữ liệu

BẢNG CƠ QUAN BAN HÀNH












HVQLGD_K5B-CNTT_QUẢN LÝ CÔNG VĂN 24

BẢNG ĐƠN VỊ NHẬN


BẢNG LOẠI VĂN BẢN



BẢNG LĨNH VỰC