Nâng cao hiệu quả công tác Văn thư lưu trữ trường THCS Suối Đá thông qua việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn bản

Nâng cao hiệu quả công tác Văn thư lưu trữ
trường THCS Suối Đá thông qua việc ứng dụng
công nghệ thông tin quản lý văn bản.
1. Thực trạng hoặc vấn đề đặt ra
Ứng dụng công nghệ thông tin là một yêu cầu quan
trọng trong quản lý hành chính ởtrường học. Trong
hoạt động quản lý hành chính hầu hết các công việc
đều gắn liền vớivăn bản, nghĩa là gắn liền với việc
quản lý văn bản và tổ chức sử dụng và lưu trữ văn
bản. Do đó vai trò của công tác văn thư lưu trữ
trong hoạt động quản lý hành chính là rất quan
trọng. Với tính đặc thù là ngành giáo dục, việc tiếp nhận
các loại văn bản rất nhiều, đòi hỏi người làm công tác
văn thư trong nhà trường phải biết sắp xếp, xử lý
các thông tin một cách nhanh chóng, chính xác,
giúp thủ trưởng đơn vị kịp thời giải quyết công
việc một cách tốt nhất nhằm giúp đơn vị hoàn thành
tốt nhiệm vụ. Việc quản lý văn bản lưu trữ qua
thời gian dài, số lượng văn bản rất nhiều, để tìm
kiếm văn bản lưu trữ mất nhiều thời gian
tìm kiếm. Qua việc thực hiện công tác văn thư lưu
trữ ở trường Trung học cơ sở Suối Đá
tôi nhận thấy ứng dụng công nghệ thông tin quản lý
văn bản là rất cần thiết góp phần nâng cao hiệu quả
công tác văn thư lưu trữ trường học. Công tác văn
thư lưu trữ có vai trò quan trọng trong hoạt động
của đơn vị. Góp phần đảm bảo thông tin cho hoạt
động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu
đáng tin cậy phục vụ các hoạt động quản lý của nhà
trường. Vì vậy, nếu công tác văn thư lưu trữ được
quan tâm làm tốt sẽ góp phần bảo đảm các hoạt động

của nhà trường được thông suốt góp phần nâng cao hiệu
quả quản lý của nhà trường. Để nâng cao hiệu quả công
tác văn thư lưu trữ đòi hỏi người làm công tác văn
thư thường xuyên học tập nâng cao trình độ chuyên
môn nghiệp vụ, thường xuy ên cập nhật thông tin,
kiến thức qua các phương tiện thông tin, internet.
Tìm kiếm đầy đủ, kịp thời các
văn bản mới nhất phục vụ chu y ên môn nghiệp vụ
lĩnh vực mình phụ trách. Các văn bản
qu y định về văn thư lưu trữ như Nghị định số
09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010
của Chính Phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị
định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08
tháng 04 năm 2004 của Chính Phủ về công tác văn
thư; Thông tư số 01/2011/TT-BNV
ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về công tác
văn thư lưu trữ.
MS: 17
23
Công tác văn thư lưu trữ là công tác đảm bảo
thông tin bằng văn bản cho hoạt động
quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan, tổ
chức. Hiệu quả hoạt động của các cơ
quan, tổ chức. Hiệu quả hoạt động của nhà trường cao
hay thấp còn phụ thuộc vào việc lập
hồ sơ hiện hành và lưu trữ hồ sơ một cách khoa học. Hồ
sơ được lập khoa học một mặt góp
phần nâng cao hiệu quả và chất lượng công tác của
đơn vị, tạo điều kiện cho việc tra cứu,
tìm kiếm văn bản được thuận lợi, dễ dàng, nhanh

chóng, chính xác, từ đó phát huy giá trị
tài liệu lưu trữ của nhà trường. Vì vậy, việc quản
lý văn bản lưu trữ là rất quan trọng, nó
ảnh hưởng trực tiếp đến công tác văn thư lưu trữ
nói riêng và ảnh hưởng đến hoạt động
quản lý hành chính của đơn vị trường học nói chung.
Để thay đổi hiện trạng trên, đề tài nghiên cứu này
đã ứng dụng công nghệ thông tin
để quản lý văn bản lưu trữ nhằm nâng cao hiệu
quả công tác văn thư lưu trữ ở trường
THCS Suối Đá.
a. Hiện trạng
- Nhân viên văn thư chưa quan tâm đến việc quản lý
văn bản lưu trữ, quản lý văn bản
lưu trữ chưa khoa học dẫn đến việc muốn tìm kiếm một
văn bản mất rất nhiều thời gian.
- Việc quản lý văn bản lưu trữ theo phương pháp cũ mất
nhiều thời gian tìm kiếm.
- Thiết bị phục vụ cho việc quản lý văn bản còn hạn chế.
- Có thể nêu thêm những ngu y ên nhân khác, điều đáng
chú ý là việc quản lý văn bản
lưu trữ chưa được khoa học, sau một thời gian muốn
tìm kiếm lại một văn bản lưu trữ mất
rất nhiều thời gian để tìm kiếm. Vì vậy, ứng dụng
công nghệ thông tin quản lý văn bản
giúp nhân viên văn thư tìm kiếm văn bản lưu trữ
nhanh chóng, chính xác góp phần nâng
cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ.
b. Nguyên nhân
- Công tác văn thư lưu trữ ở trường học chưa thực sự

được chú trọng.
- Việc quản lý văn bản lưu trữ chưa được quan tâm.
- Người phụ trách công tác văn thư ít đầu tư nghiên cứu
để tìm ra giải pháp mới.
- Chưa ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý văn
bản lưu trữ chặt chẽ, khoa học,
lâu dài.
- Hiện nay , người phụ trách công tác văn thư lưu
trữ trường học chưa thực sự chú
trọng việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn
bản lưu trữ nhằm nâng cao hiệu quả
công tác văn thư lưu trữ trường học.
2. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu:
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn
bản lưu trữ có làm nâng cao hiệu
quả công tác văn thư lưu trữ ở trường THCS Suối Đá
không?
- Nghiên cứu Việc ứng dụng công nghệ thông tin
quản lý văn bản lưu trữ ở trường
THCS Suối Đá.
3. Giải pháp mới, tính năng sáng tạo của đề tài: Sau khi
ứng dụng công nghệ thông
tin quản lý văn bản lưu trữ thì việc tìm kiếm một văn bản
lưu trữ thật nhẹ nhàng. Nhân viên
văn thư chỉ cần Ctrl+click chuột trái vào trích yếu nội
dung văn bản cần tìm thì sẽ tìm được
văn bản nhanh chóng, chính xác, không mất nhiều
thời gian tìm kiếm theo phương pháp
thủ công trước đây.
4. Hiệu quả đem lại:

Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn bản lưu
trữ giúp việc tìm kiếm một văn
bản lưu trữ thật nhẹ nhàng. Nhân viên văn thư chỉ
cần Ctrl+click chuột trái vào trích yếu
nội dung văn bản cần tìm thì sẽ tìm được văn bản
nhanh chóng, chính xác, không mất
nhiều thời gian tìm kiếm theo phương pháp thủ
công trước đây . Giải pháp của tôi là ứng
dụng công nghệ thông tin quản lý văn bản lưu trữ
nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn
thư lưu trữ trường THCS Suối Đá.
24
0
5
1 0
1 5
2 0
2 5
3 0
3 5
4 0
4 5
T R Ư Ớ C T Đ S A U T Đ
Hoạt động thực nghiệm được thực hiện giải pháp
thay thế khi ứng dụng công nghệ
thông tin để quản lý văn bản lưu trữ. Kết quả cho thấy
tác động đã có ảnh hưởng rõ rệt đến
kết quả quản lý văn bản lưu trữ. Việc ứng dụng công
nghệ thông tin tr ong công tác lưu trữ
đã đạt kết quả cao hơn so với trước. Kết quả kiểm

chứng T-test phụ thuộc cho thấy p
=5.6661E-13 < 0,05 có nghĩa là chênh lệch có ý nghĩa.
Điều đó chứng minh rằng việc ứng
dụng công nghệ thông tin quản văn bản lưu trữ góp
phần nâng cao hiệu quả công tác văn
thư lưu trữ.
Thăm dò trước
tác động
(a)
Thăm dò
sau tác động
(b)
Giá trị chênh lệch
(c)
Nhóm 32,27 44,33 12,07
p 5,6661.10
-13
SMD 1
So sánh kết quả thực hiện trước tác động và sau tác
động:
Kết quả kiểm chứng T-test phụ thuộc cho kết quả p=
5.6661E-13 < 0,005 tức là chênh
lệch kết quả kiểm tra sau tác động cao hơn kết quả
kiểm tra trước tác động không phải là
ngẫu nhiên mà do tác động.
Chênh lệch giá trị trung bình chuẩn SMD = 1.
Điều đó cho thấy mức độ ảnh hưởng
của việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn bản
mang lại hiệu quả cho công tác văn
thư lưu trữ là lớn.

Giả thuyết của đề tài “Qua ứng dụng công nghệ
thông tin để quản lý văn bản giúp
nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ” đã được
kiểm chứng.
5. Khả năng và áp dụng cho đến thời điểm hiện tại
a. Về tính mới và tính sáng tạo:
- Giúp việc tìm kiếm một văn bản lưu trữ thật nhẹ
nhàng.
- Tiết kiệm thời gian và từng bước thực hiện ứng
dụng công nghệ thông tin trong
ngành giáo dục, nhằm thực hiện đổi mới và nâng cao
hiệu quả quản lý.
b. Hiệu quả xã hội: Thực hiện ứng dụng thông tin
quản lý văn bản lưu trữ nhằ m
nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ trường
THCS Suối Đá nhằm thực hiện đổi mới
quản lý; ứng dụng công nghệ thông tin trong ngành
giáo dục, từng bước đưa công tác văn
thư trường học đi vào nề nếp.
25
c. Về triển vọng áp dụng và triển khai: Qua việc
ứng dụng thông tin quản lý văn
bản lưu trữ nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư
lưu trữ trường THCS Suối Đá là rất
cần thiết nên tôi có thể phổ biến kinh nghiệm để
các trường THCS cùng nhau thực hiện
nhằm mang lại hiệu quả trong công tác quản lý của nhà
trường nói chung và nhân viên văn
thư nói riêng, giúp việc quản lý và lưu trữ văn bản
trở nên nhẹ nhàng tiết kiệm thời gian

nhằm mang lại hiệu quả cao.