HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ

LỜI MỞ ĐẦU
Một trong những yếu tố khá lớn cản trở sự mở rộng và phát triển của các doanh nghiệp đó
là sự yếu kém trong khâu quản lí các nguồn lực,các nguồn tài nguyên trong doanh nghiệp
khi họat động của doanh nghiệp đạt qui mô lớn. Các sai sót bắt đầu xuất hiện trong các
khâu từ nhận đơn đặt hàng,chuyển đơn đặt hàng về nhà máy đến khâu sản xuất hay cơ bản
nhất là bộ máy quản lí bị phình to và trở nên quá kồng kềnh nhưng lại rất thiếu tính hiệu
quả,làm suy giảm lớn đến hiệu suất công việc và lợi nhuận đát được.Điều đó bắt buộc các
doanh nghiệp bước lên mô hình qui mô vừa và lớn phải có sự hỗ trợ chuyên nghiệp trong
việc quản lí1 cách toàn diện với hiệu quả cao và chính xác, trơn tru trong các khâu của
quá trinh họat động của mình.Hệ thống ERP chính là 1 giải pháp như thế,1 giải pháp phù
hợp tạo ra 1 hiệu quả họat động cao cho doanh nghiệp trong quá trình mở rộng qui mô
hoạt động của mình nếu được áp dụng đúng cách.Dưới đây nhóm 3 xin được giới thiệu 1
cách cơ bản về ERP,áp dụng mô hình ERP và phân tich mô hình bán hàng trực tuyến của
Trần Anh như 1 hình mẫu phân hệ của hệ thống ERP trong doanh nghiệp.
8
Đề tài: Trình bày các vấn đề về ERP và tình hình ứng dụng cho các doanh
nghiệp Việt Nam. Mô tả hoạt động của một hệ thống bán hàng trực tuyến của một
doanh nghiệp, xây dựng biểu đồ phân cấp của chức năng và biểu đồ lượng dữ liệu 3
mức cho hệ thống doanh nghiệp đó.
1. Cơ sở lý thuyết
1.1. Khái niệm
ERP (Công nghệ) là một hệ thống thông tin quản lý tích hợp các nguồn lực của
doanh nghiệp, bao trùm lên toàn bộ các hoạt động chức năng chính của doanh nghiệp.
ERP là một hệ thống tổng hợp các quy trình kinh doanh trọng yếu của doanh nghiệp
dựa trên sự tích hợp gồm các mô-đun phần mềm và hệ thống CSDL tác ngiệp tập trung
của doanh nghiệp.
Ý nghĩa của E, R và P trong thuật ngữ ERP
E: Interprise (Doanh nghiệp)
R: Resource (Tài nguyên). Trong CNTT, tài nguyên là bất kỳ PM, phần cứng hay dữ
liệu thuộc hệ thống mà có thể truy cập và sử dụng được. Ứng dụng ERP vào quản trị DN
đòi hỏi DN phải biến nguồn lực thành tài nguyên.

P: Planning (Hoạch định), là kế hoạch là một khái niệm quen thuộc trong quản trị
kinh doanh. Điều cần quan tâm ở đây là hệ ERP hỗ trợ DN lên kế hoạch như thế nào?
Tóm lại, ERP là một giải pháp Hệ thống toàn diện, bao gồm việc tích hợp các bộ
công cụ này theo một quy chuẩn tốt nhất có thể, để đáp ứng trọn vẹn các yêu cầu về quản
trị toàn bộ nguồn lực của một doanh nghiệp, từ hệ thống thông tin, email, tài liệu văn bản
lưu trữ, các quy trình xử lý hoạt động sản xuất kinh doanh mua bán… được vận hành trơn
tru trên một thể thống nhất gọi là một hệ thống ERP.
1.2. Đặc điểm, thành phần cấu thành
1.2.1. Đặc điểm
• Có tính tích hợp
• Dùng chung một CSDL, không có dữ liệu nào cần phải nhập vào hai lần trong hệ thống.
• Tránh sai sót dữ liệu
• Tăng tốc độ dòng công việc
• Tập trung dữ liệu
• Dễ dàng kiểm soát
• Hỗ trợ các công cụ dự báo, lập báo cáo
Ngoài ra theo Marcelino Tito Torres trong tài liệu hội thảo về
“Manufacturing Resource Planning” thì một hệ thống ERP có 5 đặc điểm
chính sau:
8
•ERP là một hệ thống tích hợp quản trị sản xuất kinh doanh (Integrated
Business Operating System). Tích hợp – có nghĩa là mọi công đoạn, mọi người,
mọi phòng ban chức năng đều được liên kết, cộng tác với nhau trong một quá trình
hoạt động sản xuất kinh doanh thống nhất.
•ERP là một hệ thống do con người làm chủ với sự hỗ trợ của máy tính
(People System Supported by the Computer). Những cán bộ chức năng, nghiệp vụ
mới là chính, còn phần mềm và máy tính chỉ là hỗ trợ. Người sử dụng phải được
đào tạo cẩn thận, tính tích cực của từng nhân viên là các yếu tố quyết định.
•ERP là một hệ thống hoạt động theo quy tắc (Formal System), có nghĩa là
phải hệ thống hoạt động theo các quy tắc và các kế hoạch rõ ràng. Kế hoạch sản

xuất kinh doanh phải được lập ra theo năm, tháng, tuần; hệ thống sẽ không hoạt
động khi không có kế hoạch; các quy tắc, quy trình xử lý phải được quy định
trước.
•ERP là hệ thống với các tránh nhiệm được xác định rõ (Defined
Responsibilities). Ai làm việc gì, trách nhiệm ra sao phải được xác định rõ trước.
•ERP là hệ thống liên kết giữa các phòng ban trong công ty (Communication
among Departments). Các phòng ban làm việc, trao đổi, cộng tác với nhau chứ
không phải mỗi phòng ban là một cát cứ.
1.2.2. Thành phần cấu thành ERP
Oracle cung cấp cho doanh nghiệp toàn bộ bức tranh về tình hình tài chính của minh và
cho phép kiểm soát tòan bộ các giao dịch nghiệp vụ, giúp tăng tốc độ khai thác thông tin và
tính minh bạch trong các báo cáo tài chính từ độ tăng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có thể đóng sổ cuối kì nhanh hơn, ra quyết định chính xác hơn dựa trên số liệu
tức thì do hệ thống cung cấp, góp phần làm giảm chi phí vận hành doanh nghiệp. Các phân hệ
8
chính của Oracle Financials là General Legder, Account Receipables, Account Payables,
Assets…
•Procurement – Quản lí mua hàng
Oracle Procurement gồm các phân hệ được thiết kế nhằm quản lí hiệu quả
việc mua sắm hàng hóa, dịch vụ đa dạng và phức tạp. Các phân hệ quản lí mua sắm
cho phép doanh nghiệp quản lí các yêu cầu mau sắm tòan doanh nghiệp, công tác
mua sắm, quản lý và lựa chọn nhà cung cấp. Các phân hệ của quản lí mau sắm gồm:
Purchasing Intelligence, iProcurementm, Sourcing, iSupplier Portal.
•Logistics- Cung ứng
Oracle Logistics hỗ trợ quản lí tòan bộ quy trình cung ứng, từ quản lý kho đến
vận chuyển và trả lại hàng cho các phân hệ Inventory Management, Mobile Supply
Chain, Supply Chain Intelligence, Transportation, Warehouse Management,…
•Oracle Fulfillment – Quản lí bán hàng
Oracle Order Fulfillment cho phép quản lí các quy trình bán hàng rất mềm
dỏe, cung cấp số liệu kịp thời, góp phần tăng khả năng thực hiện đúng hạn các

đơn hàng của khách hàng, tự động hóa quy trình từ bán hàng đến thu tiền, góp
phần làm giảm các chi phí bán hàng gồm Oracle Management, configurator,
Advanced Pricing, iStore, Supply Chain Intelligence…
•Manufacturing – Quản lí sản xuất
Oracle Manufacturing giúp tối ưu hóa năng lực sản xuất, từ khâu nguyên
liệu đến thành phẩm cuối cùng. Hỗ trợ cả mội trường sản xuất lắp ráp giản đơn
(Discrete Manufacturing) và cả mội trường sản xuất chế biến phức tạp (Process
Manufacturing), Oracle Manufacturing giúp cải tiến và kiểm soát quy trình sản
xuất tốt hơn. Các phân hệ chính của Quản lí sản xuất là MDS, MPS, MRP,
BOM/Formula, WIP,…
•Human Resources – Quản Trị nhân sự
Các phân hệ Quản trị nhân sự của Oracle sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu
quả nguồn nhân lực của mình. Oracle cung cấp các công cụ để gắn người lao động
với các mục tiêu của tổ chức, hỗ trợ tất cả các nghiệp vụ quản lý nhân viên, tuyển
dụng, đào tạo, lương…Các phân hệ gồm Human Resources, Payroll, Trianning
Administration, Self-service HR, HR Intelligence, Time & Labor, Advance
Benefits, iLearning, iRecruitment.
• Project – Quản lý dự án
Oracle Projects giúp cải tiến công tác quản lí dự án, cung cấp thông tin phù hợp cho
những người lien quan, từ đó doanh nghiệp có thể điều phối dự án nhịp nhàng, tối ưu hóa
việc sự dụng nguồn lực, ra quyết định kịp thời. Các phân hệ gồm Projects Billing,
8
Projects Costing, Project Intelligence, Project Resource Mgmt, Project Contracts, Project
Collaboration…
• Planning & Schedule – Lập kế hoạch
Oracle Planning & Scheduling gồm các phân hệ hỗ trợ việc lập kế hoạch cung ứng
cũng như kế hoạch sản xuất. Các phân hệ chính gồm Supply Chain Planning, Adv. Supply
Chain Planning, Demand Planning, Global Order Promising, Mfg.Scheduling, Inventory
Optimization, Collaborative Planning, Supply Chain Intelligence.
• Intelligence – Báo Cáo Phân Tích

Oracle E-Business Intelligence là một bộ các ứng dụng lập báo cáo phân tích nhằm
đem lại những thông tin kịp thời, chính xác cho các cấp lãnh đạo, các cán bộ quản lý vá
tác nghiệp. Oracle E-Business Intelligence đựơv tích hợp sẵn trong giải pháp Oracle nên
giảm thiểu đáng kể công sức triển khai.
• Maintenance Management – Quản lí bảo dưỡng
Các phân hệ Oracle Enterprise Asset Management và OracleMaintenance, Repair,
and Overhaul hỗ trợ doanh nghiệp chủ động trong việc lên kế hoạch và thực hiện duy tu,
bảo dưỡng thiết bị, nhà xưởng, máy móc, xe cộ…Công tác duy tu, bảo dưỡng được thực
hiện tốt hơn sẽ giúp tăng tuổi thọ của tài sản, đãm bảo tính an toàn và độ tin cậy cảu máy
móc, thiết bị.
Ngoài các phân hệ ERP ở trên, các doanh nghiệp triển khai mở rộng ERP với việc
triển khai CRM (Customer Relationship Management - Quản lí quan hệ khách hàng) và
SCM (Supply Chain Planning - Quản lí dây chuyền cung ứng.
1.1. Quy trình triển khai
1.3.1 Các yêu cầu để triển khai hệ thống ERP
• Cơ sở hạ tầng thông như các mạng, băng thông rộng, mạng LAN tin cậy và tích tương
hợp các mạng.
• Mạng LAN phải có server tập trung kể cả trong điều kiện phân tán
• Phần cứng máy tính server và phần cứng máy tính phải được nâng cấp để chạy được ERP.
• Đội ngũ nhân viên phải có trình độ chuyên môn cao.
• Phải có cam ết của lãnh đạo cấp cao về thời gian làm việc và tiền bạc.
• Cam kết duy trì hoạt động thủ công sẽ được sử dụng như hệ thống sao lưu của hệ thống
ERP phục vụ cho các mục đích kiểm soát
• Nhà cung cấp hệ thống (người tạo ra phần mềm ERP)
–  Nhà cung cấp lớn, giá thành vài triệu usd: SAP; Oracle
–  Nhà cung cấp nhỏ, giá thành vài trăm nghìn usd
8
• Công ty tư vấn: xuất thân từ các đơn vị tư vấn quản trị,dựa trên các mô tả về yêu cầu
của hệ thống mà doanh nghiệp cần để giới thiệu cho hệ thống ERP thích hợp
–  Nước ngoài: Accenture, Cap Cermini Ernst & Young,IBM Consulting.

• Khách hàng
– Thành lập ban chỉ đạo: Giám đốc, phó giảm đốc, trưởng phòngban …
– Chọn Chủ nhiệm dự án: thiết lập các đối thoại, điều động nguồn lực dự án, điều
phối ngân sách dự án, theo dõi tiến độ…
• Nhà tư vấn triển khai:
– Chọn tư vấn chính phụ trách triển khai, đảm bảo đúng yêu cầu, đúng hạn
– Chọn các nhà tư vấn khác: quản lý, hệ thống, kỹ thuật.
1.3.2 Các bước thực hiện triển khai dự án ERP hoàn chỉnh
Bước 1: Thực hiện tiền định giá (pre evaluation screening):
Khi một công ty quyết định triển khai hệ thống ERP thì việc nghiên cứu để có được
phần mềm trọn gói (package) hoàn hảo bắt đầu. Nhưng có đến hàng trăm nhà cung cấp
ERP với nhiều hình dạng và quy mô khác nhau – tất cả những yêu cầu cần thiết để có
được giải pháp lý tưởng cho bạn. Phân tích toàn bộ các package trước khi đi đến quyết
định không phải là một giải pháp dễ dàng thực hiện được. Đó là quá trình tốn rất nhiều
thời gian. Vì vậy tốt hơn, giới hạn bớt con số của package định giá ít hơn 5. Tốt nhất là
luôn luôn định giá tỉ mỉ chi tiết một con số nhỏ của package hơn là chỉ phân tích hàng tá
các package một cách chung chung. Vì thế công ty nên tiến hành định giá trước để giới
hạn con số của package vốn phải được định giá bởi Ban đánh giá. Không phải tất cả các
ERP package đều như nhau, mỗi package đều có những điểm mạnh và yếu điểm của nó.
Quá trình tiền định giá sẽ loại bỏ các ERP package không phù hợp hoàn toàn với quy
trình kinh doanh của công ty. Có thể xem xét một vài packages tốt nhất bằng cách đọc các
tài liệu sản phẩm của những nhà cung cấp, nhờ các chuyên gia tư vấn bên ngoài và quan
trọng nhất là tìm ra được package mà được sử dụng bởi những công ty có hoạt động
tương tự như công ty của bạn.
Bước 2: Định giá trọn gói( package evaluation)
Nhân tố quan trọng nhất nên nhớ trong đầu khi phân tích các package khác nhau là
không có package nào hoàn hảo. Ý nghĩ đó cần thiết phải được mọi người trong nhóm
đưa ra quyết định chọn lựa thấu hiểu. Mục tiêu của quá trình lựa chọn không phải là để
xác định được package nào đáp ứng mọi yêu cầu. Mục tiêu đó là tìm được một package
đủ linh động để đáp ứng các nhu cầu của công ty hay nói cách khác, một phần mềm có

thể tuỳ biến để phù hợp tốt.
8
Khi đã xác định được package nào để định giá, công ty cần phải xác lập các tiêu chí
lựa chọn cho phép định giá tất cả các package với quy mô như nhau. Để chọn được hệ
thống tốt nhất, công ty nên nhận dạng được hệ thống nào đáp ứng với nhu cầu kinh
doanh, phù hợp với tiểu sử công ty và những nhận định nào với thực tế kinh doanh của
công ty. Khó có thể tìm được hệ thống phù hợp hoàn toàn với cách thức hoạt động của
công ty, nhưng mục tiêu hướng tới làm tìm một hệ thống với sự khác biệt ít nhất.
Vài điểm mấu chốt quan trọng nên lưu ý khi đánh giá phần mềm ERP:
• Chức năng phù hợp với quy trình kinh doanh của công ty
• Mức độ tích hợp giữa các thành phần khác nhau của hệ thống ERP
• Sự linh động và khả năng thích ứng (scalability)
• Sự phức tạp
• Sự thân thiện với người sử dụng
• Triển khai nhanh chóng
• Khả năng hỗ trợ việc kiểm soát và hoạch định đa chiều
• Khả năng kỹ thuật chủ/khách, cơ sở dữ liệu độc lập, bảo mật
• Khả năng nâng cấp thường xuyên
• Số lượng sữa chữa theo yêu cầu
• Cơ sỡ hạ tầng hỗ trợ nội bộ
• Khả năng của các địa điểm tham khảo
• Tổng chi phí bao gồm: license, đào tạo, triển khai, bảo trì, sữa chữa (customization) và
các yêu cầu về phần cứng
Nên thành lập chính thức một Ban lựa chọn hay đánh giá để thực hiện quá trình trên.
Ban này bao gồm nhân sự từ các phòng ban khác nhau (chuyên gia chức năng), Ban giám
đốc cấp cao (CIO hay COO) và các nhà tư vấn (các chuyên gia trọn gói). Ban tuyển chọn
sẽ được tín nhiệm với trọng trách chọn package cho công ty. Khi tất cả các chức năng
kinh doanh được trình bày với sự tham gia của Ban giám đốc thì package được chọn ra sẽ
có được sự chấp thuận rộng rãi. Các chuyên gia hay các nhà tư vấn có thể đóng vai trò
như những nhà trung gian hay đóng vai trò giải thích những điểm mạnh và yếu của mỗi

package.
Bước 3: Lập kế hoạch dự án
Đây là giai đoạn thiết kế qui trình triển khai dự án. Giai đoạn này sẽ quyết định chi
tiết triển khai như thế nào về lịch trình, thời hạn, … Kế hoạch dự án được bắt đầu. Xác
định vai trò và phân công trách nhiệm cho từng người. Các nguồn lực sử dụng cho việc
8
triển khai được quyết định, những người đứng đầu để triển khai dự án được chỉ định. Các
thành viên trong đội triển khai được lựa chọn và được phân công nhiệm vụ. Giai đoạn này
sẽ quyết định khi nào bắt đầu dự án, thực hiện như thế nào và dự định khi nào hoàn tất dự
án. Đây cũng là giai đoạn hoạch định “phải làm gì” trong trường hợp bất ngờ; làm sao
giám sát được tiến trình triển khai; các phương thức kiểm soát nào nên được thiết lập và
cần làm gì khi sự việc không còn nằm trong tầm kiểm soát. Kế hoạch dự án thường được
lập bởi một Ban gồm các đội trưởng của các nhóm triển khai. Chỉ đạo Ban dự án ERP
thường là CIO hay COO. Ban dự án ERP họp định kỳ trong suốt toàn bộ chu trình triển
khai dự án để xem xét lại tiến trình và lập biểu đồ cho những hành động diễn biến tương
lai.
Bước 4: Phân tích sự khác biệt( Gap analysic)
Có thể cho rằng giai đoạn này quyết định thành công hay thất bại cho quá trình
triển khai dự án ERP. Nói một cách đơn giản, đây là tiến trình qua xuyên suốt của mô
hình hoạt động hiện tai và định hướng mô hình trong tương lai. Cái hay là thiết kế một mô
hình mà nó có thể đoán trước và bao gồm bất cứ chức năng thiếu sót nào. Tất nhiên, một
công ty có thể dễ dàng chấp nhận hoạt động mà không cần chức năng đặc thù (giải pháp
rẻ nhưng bất lợi). Còn các giải pháp khác bao gồm:
• Hy vọng vào việc nâng cấp (chi phí thấp nhưng rủi ro)
• Xác định sản phẩm của bên thứ ba có thể lấp được kẻ hở (với hy vọng nó cũng tích hợp
được với package ERP)
• Thiết kế chương trình theo sự đặt hàng
• Thay đổi mã nguồn ERP (đó là sự lựa chọn đắt giá, thường dành cho việc cài đặt sứ mạng
khó khăn)
Bước 5: Cấu hình hệ thống ( Configuaration)

Đây là phần chức năng chính của việc triển khai ERP. Ở đây có một chút bí mật về
qui trình cấu hình hệ thộng và cho lý do tốt đẹp: Holy Grail hay quy tắc bất thành văn của
triển khai ERP là: việc làm đồng bộ các hoạt động kinh doanh hiện tại trong công ty với
ERP package hơn là thay đổi mã nguồn và chỉnh sữa (customization) để phù hợp với công
ty. Để làm được như vậy, các qui trình kinh doanh phải được thấu hiểu và sắp đặt (ánh xạ –
map) theo giải pháp phù hợp với mục tiêu chung của công ty. Nhưng các công ty không thể
ngưng hoạt động khi diễn ra quá trình ánh xạ (mapping). Vì thế một nguyên mẫu – một sự
mô phỏng các qui trình hoạt động thật sự của công ty - sẽ được sử dụng. Nguyên mẫu đó
cho phép kiểm tra thử nghiệm toàn bộ một mô hình mong đợi trong một môi trường được
kiểm soát. Vì các nhà tư vấn ERP định hình và thử nghiệm nguyên mẫu, họ cố gắng giải
quyết bất kỳ vấn đề về lôgic vốn có trong BPR trước khi chạy hệ thống thật.
Việc cấu hình hệ thống có thể giải thích và cho thấy những gì không phù hợp
trong package đó và nơi nào xảy ra những khác biệt trong chức năng.
1.2. Ý nghĩa
8
1.4.1 Đối với bản thân doanh nghiệp
• Chuẩn hóa quy trình quản lý doanh nghiệp, áp dụng công cụ CNTT trong quản lý giúp
các doanh nghiệp chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ, đưa các quy trình đó vào sản xuất –
kinh doanh.
• Tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp, song song với các yếu tố nêu trên việc
cung cấp và sử dụng thông tin kịp thời, chính xác là một trong các yếu tố quan trọng trong
nền kinh tế đầy cạnh tranh hiện nay.
• Tạo khả năng hòa nhập với nền kinh tế thế giới, đặc biệt trong giai đoạn toàn cầu hóa
kinh tế hiện nay.
• Việc ứng dụng CNTT, các giải pháp ERP chuẩn thế giới, cung cấp các thông tin tài
chính rõ ràng luôn tạo niềm tin cho các đối tác nước ngoài/trong nước trong việc hợp tác
làm ăn, các nhà đầu tư chứng khoán của doanh nghiệp.
• Tạo tiền đề và nâng cao khả năng cung cấp các dịch vụ gia tăng. Việc sử dụng các
thành tựu CNTT trong quản lý giúp các doanh nghiệp tăng khả năng thích nghi với thị
trường, sẵn sàng mở rộng các loại hình dịch vụ cho khách hàng, tăng khả năng tiếp cận với

thị trường và khách hàng.
1.4.2 Đối với nhà quản lý
• Tăng cường khả năng quản lý, giám sát, điều hành doanh nghiệp, sử dụng các công cụ hiện
đại, mở rộng khả năng truy cập thông tin giúp cho các nhà quản lý thực hiện công việc của
mình một cách nhanh chóng, thuận tiện và dễ dàng.
• Nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, giảm giá thành.
• Sử dụng tối ưu nguồn lực bao gồm nhân lực, vật lực, tài lực trong sản xuất kinh doanh.
• Giải quyết bài toán Spend less – Know more – Get more. Giải quyết vấn đề tăng hiệu quả
doanh nghiệp với chi phí ít nhất và khối lượng công việc phải thực hiện ít nhất.
1.4.3 Đối với các nhà phân tích - nhân viên
• Phân tích đánh giá thông tin chính xác, kịp thời thông qua hệ thống các giải pháp lưu trữ
thông tin, hỗ trợ thông tin, ra quyết định vv
• Thực hiện các tác nghiệp theo quy trình thống nhất và chuẩn hóa.
• Giảm thiểu khối lượng công việc giấy tờ, tăng năng suất lao động.
• Nâng cao tính kỷ luật, tạo thói quen làm việc theo quy trình, chuẩn tắc trong công việc.
• Tăng cường khả năng làm việc nhóm, mỗi cá nhân trong một quy trình công việc, theo
phân công và sự phối hợp nhịp nhàng giữa các cá nhân trong công việc là rất cần thiết.
2. Tình hình ứng dụng ERP ở Việt Nam
2.1. Thực trạng
8
Thị truờng ERP Việt Nam đi sau khoảng 10-15 năm so với thị truờng ERP ở Châu
Ầu và Mỹ. Vào thời gian đầu, hầu hết các dự án triển khai đều chỉ tập trung vào chức
năng: Kế toán, vật tư và mua hàng, số luợng chuyên viên tư vấn có khả năng triển khai
những dự án ERP quy mô lớn vẫn còn rất ít, chủ yếu cần có sự trợ giúp từ các chuyên
viên tư vấn của Singapore, Ấn Độ và các quốc gia khác.
Năm 2003, thị trường ERP Việt Nam bắt đầu phát triển với việc ứng dụng của một
số công ty như Bảo Minh, Thép Miền Nam, Vinatex
Trong năm 2004, thị trường ERP phát triển trên nhiều phân khúc khác nhau: Cả
doanh nghiệp lớn lẫn doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nhiều dự án ERP quy mô lớn được triển
khai tại các công ty như Bibica, tổng Công ty Lương Thực Miền Nam, Vinamilk,

Savimex. Bên cạnh đó các doanh nghiệp nhỏ hơn cũng đã bắt đầu triển khai với các giải
pháp phù hợp.
Năm 2005, số lượng nhà cung cấp ERP tại Việt Nam gia tăng với sự tham gia của
cả nhà cung cấp trong và ngoài nước. ERP nước ngoài như sản phẩm Dynamics Navision
của Microsoft, sản phẩm của SAP, Oracle, Solomon. Những nhà phát triển phần mềm
trong nước góp phần vào thị trường bằng những phần mềm kế toán tự viết. Một số công
ty đã bắt đầu đưa ra những giải pháp ERP nội địa như AZ, Diginet, Lạc Việt, Pythis
Năm 2006-2007, thị trường ERP Việt Nam phát triển mạnh ở các doanh nghiệp
vừa và nhỏ. Đối với phân khúc này, các dự án triển khai sử dụng chủ yếu là phần mềm
của Oracle như: Prime Group, công ty TNHH Minh Hiếu, công ty cơ khí Sơn Hà. Oracle
được xem là nhà cung cấp chiếm nhiều ưu thế trong năm 2006.
Về số lượng, các doanh nghiệp áp dụng ERP cũng gia tăng rất mạnh. Nhiều thành
công đạt được khi triển khai ở các công ty: Kinh Đô, Phong Phú, mía đường Lam
Sơn Nhận thức ERP đã được nâng cao hơn so với các năm trước. Đồng thời thách thức
hội nhập và đổi mới phong cách quản lý dựa trên nền tảng công nghệ đang được nhiều
doanh nghiệp quan tâm.
Bảng thông tin về dự án ERP Việt Nam năm 2006 và 2007
Công
Ty
2006 2007
Tổng số
khách hàng
Tổng giá trị hợp
đồng (đồng)
Tổng số
khác hàng
Tổng giá trị hợp
đồng (đồng)
Pythis 40 25.625 tỷ 66 89.653 tỷ
Fast 27 5.4 tỷ 43 11tỷ

8
Effe
ct
8 2.5 tỷ 13 4.67 tỷ
Via
mi
8 1.2 tỷ 2 500 triệu
Nguồn : Tạp chí vi tính B - PC World số 1/2008 [3]
Năm 2008-2009: Số hợp đồng mở rộng nâng cấp không ngừng gia tăng là do thị
trường ERP từng phát triển mạnh trong giai đoạn 2006 - 2007 nên đây là lúc doanh
nghiệp triển khai ERP ở giai đoạn đó cảm nhận được hiệu quả mà ERP mang lại, đặc biệt
là những lợi ích mà công ty có được so với các đối thủ cạnh tranh. Doanh nghiệp lớn đã
dành nhiều ngân sách hàng triệu USD, doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng dành ngân sách
tương xứng cho việc triển khai ERP. Nhiều nhà triển khai cho biết mảng dịch vụ ERP của
họ vẫn tăng trưởng đáng kể so với năm 2007 như: FPT, HPT, Gimasys…Đáng chú ý nhất
là dự án triển khai ERP có quy mô và giá trị lớn nhất Việt Nam của Petrolimex với trị giá
gần 13 triệu USD. Kế hoạch triển khai dự án là 2 năm, đến ngày 1/1/2012 sẽ chính thức
vận hành. Dự kiến 5 phân hệ sẽ được triển khai là: MM (Material Management), SD
(Sales & Distributions), FI (Financial), CO (Controlling) và Oil & Gas - phân hệ chuyên
cho ngành xăng dầu.
Năm 2010-tới nay: Nhiều dự án của năm 2009 đã được nghiệm thu như dự án ERP
của công ty Tân Hiệp Phát, công ty Thép Việt - Pomina. Bên cạnh đó, hàng loạt các dự án
mới cũng được ký kết như: dự án triển khai SAP của công ty tư vấn xây dựng Sino
PaciTic (SPCC) dự kiến sẽ hoàn thành trong 6 tháng với mức đầu tư ban đầu hơn 20 tỷ
đồng, công ty cổ phần thực phẩm Sữa TH (TH Milk) đã ký kết với IBM và CSC khởi
động dự án 5 triệu USD để triển khai SAP ERP - phiên bản ECC 6.0.
Nhận xét:
Từ năm 2003 đến 2014, tình hình ứng dụng ERP đã phát triển mạnh mẽ tại Việt
Nam: ngày càng nhiều doanh nghiệp trong các ngành nghề khác nhau đã ứng dụng hệ
thống này vào công tác quản lý, đặc biệt có sự cạnh tranh gay gắt giữa các giải pháp trong

và ngoài nuớc. Ban đầu, một số doanh nghiệp thuờng là các tập đoàn lớn áp dụng ERP,
sau đó các công ty khác dần nhận ra lợi ích và “theo đuôi” để áp dụng, một số doanh
nghiệp khác chưa áp dụng ngay mà chỉ quan sát và cân nhắc có nên triển khai hay không
và triển khai vào thời điểm nào cho phù hợp. Cuộc khủng hoảng tài chính toàn cầu 2008
đã ảnh hưởng không nhỏ đến nền kinh tế Việt Nam và thị trường ERP 2009. Nhiều công
ty thực hiện chính sách cắt giảm chi tiêu và nhân sự, đặc biệt là các khoản mục đầu tư
không mang lại lợi nhuận trực tiếp, do đó chỉ một số ít doanh nghiệp lựa chọn thời kỳ này
để triển khai ERP. Về phía các nhà cung cấp giải pháp cũng chịu áp lực về chi phí. Một số
giải pháp trong nước được chào giá thấp hơn để tìm kiếm thêm các dự án mới song song
với việc triển khai các dự án đã ký kết.
Bên cạnh đó, xu hướng ứng dụng ERP theo ngành ngày càng thể hiện rõ nét. Nhiều
doanh nghiệp đã áp dụng ERP trong ngành đồ uống như: công ty bia Huế, bia Carlsberg;
trong ngành bánh kẹo như Kinh Đô, Bibica, Phạm Nguyên; trong ngành dệt may như
công ty May 10, công ty may Tiền Tiến, công ty Savimex, công ty TNHH Mai Phượng
8
Vy; trong ngành bán lẻ như công ty Thế giới di động, Viễn Thông A, Trần Anh, số
lượng doanh nghiệp trong ngành ứng dụng càng nhiều và cạnh tranh càng lớn sẽ tạo điều
kiện cho ERP phát triển.
2.2. Thuận lợi
• Kiểm soát thông tin khách hàng: Như đã nói ở trên, vì dữ liệu nằm chung ở một nơi nay
mọi nhân viên trong công ty đều có thể truy cập và xem thông tin khách hàng, một số
người có quyền thì có thể đổi cả thông tin mà không lo sợ hồ sơ khách hàng không được
cập nhật xuyên suốt các bộ phận khác nhau. Ngay cả một ông CEO cũng có thể dễ dàng
xem ai mua cái gì ở đâu và bao nhiêu tiền.
• Tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ: ERP có thể phục vụ như một
công cụ giúp tự động hóa một phần hoặc tất cả quy trình sản xuất, từ việc chuẩn bị
nguyên vật liệu cho đến ra thành phẩm, quản lý đầu ra đầu vào, đóng gói và nhiều thứ
khác. Vì chỉ sử dụng một hệ thống máy tính duy nhất nên công ty có thể tiết kiệm thời
gian, giảm chi phí, tăng năng suất và giảm lượng nhân sự cần thiết. Người quản lý có thể
xem tất cả mọi thông số của công ty trong một giao diện hợp nhất, không phải nhảy từ

khu vực này sang khu vực khác chỉ để kiếm vài con số.
• Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án: ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra và theo dõi tính
đồng nhất trong chất lượng sản phẩm, đồng thời lên kế hoạch và phân bổ nhân lực một
cách hợp lý tùy nhu cầu dự án. Mình được biết là ERP còn có thể tự động kiểm tra trong
cơ sở dữ liệu xem nhân viên nào có thế mạnh nào rồi tự gán họ vào từng tác vụ của dự án,
người quản lý không phải mất nhiều thời gian cho công đoạn này.
• Kiểm soát thông tin tài chính: Để hiểu được hiệu suất của công ty mình ra sao, người
quản lý sẽ phải tìm hiểu số liệu từ nhiều bộ phận khác nhau, nhiều khi có cái đúng, có cái
sai, có cái theo tiêu chuẩn này, có cái thì theo tiêu chuẩn khác. ERP thì tổng hợp hết mọi
thứ liên quan đến tài chính lại một nơi và số liệu chỉ có một phiên bản mà thôi, hạn chế
tiêu cực cũng như những đánh giá sai lầm của người quản lý về hiệu năng của doanh
nghiệp. ERP cũng có thể giúp tạo ra các bản báo cáo tài chính theo những chuẩn quốc tế
như IFRS, GAAP, thậm chí cả theo tiêu Kế toán Việt Nam cũng được luôn (công ty TRG
International ở Việt Nam cũng đang chỉnh sửa bộ phần mềm Infor ERP LN theo chuẩn
Việt Nam)
• Kiểm soát lượng tồn kho: ERP giúp kiểm soát xem trong kho còn bao nhiêu hàng, hàng
nằm ở đâu, nguyên vật liệu còn nhiều ít ra sao. Việc này giúp các công ty giảm vật liệu
mà họ chứa trong kho, chỉ khi nào cần thiết thì mới nhập thêm (chữ Planning trong ERP ý
chỉ việc giúp doanh nghiệp lên kế hoạch cho các hoạt động của mình, và đây là một ví
dụ). Tất cả sẽ giúp giảm chi phí, giảm số người cần thiết, tăng nhanh tốc độ làm việc.
• Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự: Nhờ ERP mà bên nhân sự có thể theo dõi sát sao giờ
làm việc, giờ ra về, khối lượng công việc từng nhân viên đã làm là bao nhiêu (để tính
lương bổng và các phức lợi này nọ), ngay cả khi những người nhân viên đó làm việc
trong nhiều bộ phận khác nhau, ở nhiều khu vực địa lý khác nhau. Nhân viên cũng vui
hơn vì với ERP, công ty có thể trả lương cho họ đúng thời gian hơn.
• Giao tiếp, xã hội hóa việc liên lạc trong công ty: Bạn đừng nghĩ rằng môi trường doanh
nghiệp thì không cần mạng xã hội, thực ra là có, và nó rất hữu ích trong việc liên lạc giữa
nhân viên các phòng ban với nhau. Truy xuất nền tảng tên là Ming.le cho phép mọi người
8
trong một hệ thống ERP chat với nhau thời gian thực để truy vấn thông tin, y như khi bạn

chat trên Facebook. Ông giám đốc có thể nhanh chóng chat với thủ kho hỏi xem mặt hàng
X còn lại bao nhiêu cái, thủ kho tra kết quả ngay trong giao diện nền web rồi nói ngay cho
giám đốc biết. Chưa kể đến việc ERP còn sở hữu khả năng hiển thị những tác vụ mà một
người cần làm, xem cập nhật trạng thái từ những người cùng phòng,
2.3. Khó khăn
• ERP đòi hỏi chi thêm doanh thu là khá lớn: điều này gây trở ngại với chi phí bỏ ra.
Nhất là khi liệu nhân viên có nhanh chóng nắm được vũ khí công nghệ thông tin này để
ứng dụng vào phát triển và quản lý.
• Quy trình sử dụng nhiều phần mềm lẻ tẻ có thể không hiệu quả: App cho bên tài
chính thì lo việc tài chính, app cho bên nhân sự thì lo về nhân sự, những rắc rối gì xảy ra
bên ngoài phần mềm đó thì không phải là vấn đề của bộ phận, nó là rắc rối của người
khác. Một nhân viên nhập liệu không chỉ đơn giản gõ gõ thông tin rồi nhấn Enter nữa.
Người này sẽ thấy được những thông tin có liên quan của khách hàng, chẳng hạn như liệu
người đó có trả tiền cho thứ mà họ mới mua hay chưa, mức đánh giá tín dụng của người
đó ra sao, người đó đã từng mua những gì và có thể họ sẽ phải update những thông tin
này luôn. Bên kho bãi cũng phải cập nhật thông tin lên Internet (hoặc mạng nội bộ)
thường xuyên chứ họ không chỉ làm việc với giấy tờ như trước nữa. Nếu họ không làm
như thế, màn hình ở bên nhân viên tiếp xúc với khách hàng sẽ hiển thị là trong kho đang
không có thứ mà khách hàng muốn, thế là mất đi cơ hội kiếm tiền. Nếu không đồng nhất
được trong hệ thống thông tin ERP đồng nghĩa với việc khả năng mất doanh thu là rất
cao.
• ERP lại yêu cầu nhân viên thay đổi cách làm việc của mình để thích nghi với hệ
thống mới: Đây cũng là một trong những lý do khiến dự án ERP bị thất bại trong khâu
tích hợp và ứng dụng vào thực tiễn chứ hiếm khi bị thất bại do thiếu tiền hay những vấn
đề tài chính khác. Thực chất thì việc đổi phần mềm cũng không quan trọng bằng việc các
nhân viên trong công ty tự thay đổi mình để tận dụng phần mềm. ERP giúp các công ty
tiết kiệm được một khoản chi phí khá lớn so với việc thực hiện công việc thủ công, nhưng
nếu bạn chỉ đơn giản cài phần mềm rồi để đó và không chịu thay đổi cách thức vận hành
thì bạn chỉ đang phí tiền mà thôi. Ngoài ra, bạn cũng có thể đang làm chậm lại tiến độ của
mọi người, bởi bạn đang thay thế phần mềm mà mọi người quen xài với một hệ thống

không ai chịu (hoặc không ai có thể) dùng.
• ERP minh bạch hóa mọi thứ: Tất cả đều được hệ thống quản lý nên chuyện tham nhũng
rất khó xảy ra và chính điều này khiến một số cá nhân trong công ty từ chối sử dụng phần
mềm mới. Việc đưa ERP có thể giúp ích cho doanh nghiệp, cho khách hàng, nhưng lại
làm những nhân viên này mất đi “thu nhập ngoài luồng”. Đây cũng là điều mà các công ty
rất lo lắng bởi nó dẫn đến sự thất bại của dự án tích hợp ERP.
• ERP hạn chế nhất định ngay cả với các phân hệ của chính mình: Có một số công ty
chỉ dùng ERP nhưng không thể đáp ứng được hết nhu cầu của họ, thế nên họ mới dùng
thêm một hoặc một số phần mềm khác (ví dụ như phần mềm kế toán chẳng hạn) để đảm
bảo hoạt động trơn tru. Khi đó, vấn đề lớn nhất là làm sao để cho ERP tích hợp tốt với các
giải pháp bên ngoài này, từ việc trao đổi dữ liệu cho đến quy trình làm việc này không hề
dễ dàng.
8
• ERP thường bị thất bại khi triển khai: mặc dù doanh nghiệp đã chi rất nhiều tiền, đó là
những người lãnh đạo không rành về hệ thống. Họ chỉ biết rõ nhu cầu của mình và chỉ
đạo xuống cho bên IT thực hiện. Bên IT lại không rõ về quy trình của doanh nghiệp cũng
như các yêu cầu kinh doanh nên lại gặp khúc mắc khi triển khai. Phải giải quyết cho được
mối quan ngại này thì ERP mới thật sự mang lại lợi ích như những gì nó vốn có.
2.4. Một số doanh nghiệp đã thiết kế thành công
• Petrolimex: Tập đoàn đầu tiên tại Việt Nam ứng dụng thành công ERP trong kinh
doanh xăng dầu.
Petrolimex là Tập đoàn đầu tiên tại Việt Nam ứng dụng thành công ERP - giải pháp
quản trị nguồn lực doanh nghiệp để hiện thực hóa chiến lược phát triển trong giai đoạn
mới phù hợp với mô hình Công ty đại chúng và tiến trình tái cấu trúc sau cổ phần hóa.
Hệ thống ERP đã chính thức vận hành tại Petrolimex trên quy mô toàn quốc từ ngày
01 tháng 01 năm 2013.Dự án được hoàn thành trong thời gian 3 năm (2010-2012).
Giải pháp ERP SAP gồm các phân hệ: Quản lý mua hàng, bán hàng, quản lý kho bể,
kế toán tài chính, kế toán quản trị,… đã được triển khai trong lĩnh vực kinh doanh xăng
dầu từ Công ty mẹ - Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam đến 42 công ty, 21 chi nhánh, 11 xí
nghiệp, 44 kho và tổng kho xăng dầu, 118 địa điểm và tích hợp với hệ thống quản lý tại

hơn 2.200 cửa hàng xăng dầu trên toàn quốc.
Những kết quả bước đầu khi áp dụng ERP tại Petrolimex, như sau:
Một là, đáp ứng nhu cầu chủ động khai thác: Phân tích thông tin từ hệ thống dữ
liệu tập trung tại Công ty mẹ; bảo đảm các yêu cầu: đầy đủ, chính xác, nhanh chóng, kịp
thời để ra quyết định. Điều đó đã khắc phục được tình trạng Công ty mẹ mất nhiều thời
gian và công sức để tổng hợp báo cáo từ các đơn vị thành viên, dẫn đến thông tin tổng
hợp bị chậm nhịp và lạc hậu với thực tế.
Hai là, kiểm soát theo sát thời gian thực các dữ liệu hàng hóa, kế toán, tài
chính: Rút ngắn được thời gian lập báo cáo quyết toán tài chính, đáp ứng các chuẩn mực,
chế độ kế toán và thời gian công bố thông tin theo Luật Doanh nghiệp đối với một công ty
đại chúng.
Ba là, chủ động kiểm soát phát hiện các lỗi để hỗ trợ khắc phục kịp thời,
bảo đảm tính tuân thủ quy trình của các cá nhân tham gia hệ thống; khi cần có thể
truy cập tới từng chứng từ gốc để xem xét thông tin chi tiết theo mục tiêu tìm kiếm.
Bốn là, bảo đảm tính tin cậy cao đối với các số liệu như doanh thu, tồn kho, giá
vốn,… để điều hành doanh nghiệp, báo cáo các cơ quan quản lý nhà nước, thực hiện các
mục tiêu lớn và các cân đối vĩ mô.
Với sự phát triển của công nghệ thông tin như hiện nay, khi áp dụng ERP - lãnh đạo
Petrolimex có thể khai thác thông tin mọi lúc mọi nơi để điều hành và kiểm soát họat
động của doanh nghiệp.
Nguồn:
• Công ty Dược – TTBYT Bình Định
Công ty Dược - TTB y tế Bình Định - Bidiphar (Công ty) là đơn vị tiên phong của
tỉnh đưa ERP vào triển khai ứng dụng. Công ty có nhiều công ty thành viên, nhiều chi
nhánh. Văn phòng chính có nhiều phòng ban, phân xưởng sản xuất cùng hệ thống phân
8
phối rộng rãi, cả trong và ngoài nước, nên ứng dụng ERP là không hề dễ dàng. Mặc dù
vậy, theo yêu cầu ngày càng mở rộng của Công ty, đòi hỏi những kỹ năng quản lý
chuyên nghiệp hơn và quan trọng là tận dụng khai thác nguồn tài nguyên chung đạt hiệu
quả cao nhất, công ty đã quyết tâm triển khai ứng dụng hệ thống ERP vào hoạt động

quản lý tại đơn vị.
Công ty chọn giải pháp ERP B4Ui - được xây dựng trên nền công nghệ Oracle của
Công ty Cổ phần giải pháp phần mềm Phúc Hưng Thịnh (SS4U) - đơn vị đã triển khai
thành công tại nhiều đơn vị sản xuất trong ngành dược phẩm.Do sớm ứng dụng công
nghệ thông tin vào các hoạt động quản lý trước khi triển khai hệ thống ERP nên người
của Công ty nhanh tiếp cận và sử dụng khá thành thạo các phần mềm.
Nguồn:
• Tập đoàn Anova hoàn tất ứng dụng Oracle ERP
Nhận thức rằng hệ thống ERP - Oracle là công cụ tiên tiến hàng đầu trên thế giới
hiện nay và đáp ứng tốt cho định hướng sự phát triển lên quy mô lớn trong tương lai của
tập đoàn, Anova Corp đã mạnh dạn đầu tư và triển khai ứng dụng hệ thống ERP cho tất
cả các thành viên trong tập đoàn.
Tháng 11/2012 Tập đoàn Anova đã hoàn tất ứng dụng giải pháp quản trị
nguồn lực doanh nghiệp (Oracle ERP) sau 3 năm triển khai. Hệ thống đã hỗ trợ rất tốt
cho lãnh đạo/ quản lý/ nhân viên của tập đoàn và các đơn vị thành viên trong việc quản
lý điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh; giúp ban lãnh đạo đưa ra các quyết định
chính xác và kịp thời.Dự án ERP vận hành thành công đã đưa Tập đoàn Anova trở thành
một trong những doanh nghiệp đầu tiên trong ngành nông nghiệp Việt Nam ứng dụng
thành công hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp hàng đầu thế giới.
Nguồn:
• Ngoài ra còn một số doanh nghiệp khác cũng đã ứng dụng thành công ERP:
Liên doanh Việt – Nga Vietsovpetro
Tập đoàn Điện lực Việt Nam
Công ty may Việt Tiến
Công ty giấy Sài Gòn
2.5. Một số doanh nghiệp không thành công khi áp dụng ERP tại Việt Nam.
Mới có 3/10 DN lớn nhất Việt Nam công bố ứng dụng ERP:Top 10 doanh nghiệp
hàng đầu của bảng xếp hạng 500 doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam VNR500, mới có 3
doanh nghiệp công bố công khai trên các phương tiện truyền thông đại chúng và mạng
Internet về việc đã triển khai ERP trong toàn doanh nghiệp là Tập đoàn Xăng dầu Việt

Nam, Liên doanh Việt - Nga Vietsovpetro và Tập đoàn Điện lực Việt Nam
8
7 doanh nghiệp, tập đoàn còn lại gồm:
• Tập đoàn Dầu khí Việt Nam,
• Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam,
• Công ty TNHH Samsung Electronics Việt Nam,
• Tập đoàn Viễn thông Quân đội,
• Công ty TNHH MTV Vàng bạc đá quý Sài Gòn - SJC,
• Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam,
• Ngân hàng Nông nghiệp & Phát triển nông thôn Việt Nam.
• Riêng trường hợp Tập đoàn Viễn thông Quân đội, theo tìm hiểu của ICTnews thì đã tự
nghiên cứu phát triển giải pháp ERP và ứng dụng trong Tập đoàn nhưng không công bố
thông tin.
3. Hệ thống bán hàng trực tiếp của Trần Anh
3.1. Giới thiệu
3.1.1. Lịch sử phát triển
Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Trần Anh được thành lập theo quyết định số
0102004703 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 11/03/2002. Công ty
đã chính thức chuyển đổi từ mô hình công ty TNHH sang mô hình công ty cổ phần với
tên gọi mới là: Công ty Cổ phần Thế giới số Trần Anh kể từ ngày 08/08/2007 theo giấy
chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103018927 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà
Nội cấp.
Ngày đầu thành lập, Trần Anh chỉ có 05 người làm việc trong một cửa hàng diện
tích lớn hơn 60m2. Sau hơn 12 năm hoạt động, hiện nay quy mô công ty tăng lên với hơn
1000 nhân viên và 12 địa điểm kinh doanh có diện tích gần 27.000m2 . Gắn liền quá trình
hoạt động và phát triển của Trần Anh là những sự kiện và chính sách kinh doanh mang tính
đột phá, tiên phong trong lĩnh vực kinh doanh thiết bị máy vi tính như: chính sách kinh
doanh "bán giá bán buôn đến tận tay người tiêu dùng", chính sách bảo hành "1 đổi 1 trong
vòng 6 tháng" & "bảo hành cả trong trường hợp IC bị cháy, nổ", chính sách "cam kết hoàn
tiền khi có biến động giá" Qua đó, Trần Anh luôn duy trì được tốc độ tăng trưởng cao,

toàn diện về mọi mặt một cách bền vững và đáng kinh ngạc so với các công ty kinh danh
cùng lĩnh vực. Hiện nay Trần Anh là một trong những công ty hàng đầu Việt Nam trong
lĩnh vực công nghệ thông tin. Khách hàng luôn tin tưởng Trần Anh bởi các chính sách, cam
kết, dịch vụ mà rất nhiều công ty bán lẻ Điện máy - Máy tính - Mobile khác chưa làm
được.
Sau một thời gian khẳng định được tên tuổi trên các lĩnh vực kinh doanh Máy tính -
linh kiện, Thiết bị giải trí số, Thiết bị văn phòng và Điện thoại di động, ngày 24/12/2009,
Trần Anh đã mở rộng sang lĩnh vực Điện tử, Điện lạnh, thiết bị gia dụng với hệ thống Siêu
thị Điện máy - Máy tính - Mobile. Hệ thống siêu thị Điện máy - Máy tính Trần Anh có
không gian rộng, phong cách bài trí gian hàng khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho khách
hàng thăm quan và lựa chọn sản phẩm
8
Hội đồng quản trị
Ban giám đốc
PGĐ kinh doanh
Trưởng phòng kinh
doanh- tiếp thị
Kinh doanh
Nghiên cứu, thiết kế sản
phẩm mới
Hỗ trợ chăm sóc khách
hàng
PGĐ tài chính
Trưởng phòng kế toán
Kế toán tổng hợp Kế toán bán hàng Thủ quỹ
PGĐ nhân sự
Trưởng phòng hành
chính- nhân sự
Nhân viên kinh doanh
web

Nhân viên vận chuyển Nhân viên kho
3.1.2. Hoạt động
• Lĩnh vực kinh doanh: Máy tính - linh kiện, Thiết bị giải trí số, Thiết bị văn phòng, Điện
thoại di động, Điện tử, Điện lạnh, thiết bị gia dụng với hệ thống Siêu thị Điện máy - Máy
tính – Mobile.
3.1.3. Sơ đồ tổ chức
Sơ đồ tổ chức công ty Trần Anh
3.2. Mô tả hoạt động của hệ thống ERP
3.2.1. Chức năng chính của ERP trong hệ thống
• Thực trạng triển khai ERP của Trần Anh là sự kết hợp hài hòa của công nghệ, nguồn
nhân lực, quy trình và yếu tố ngân sách.
3.2.2. Hoạt động lĩnh vực nào
• Hoạt động trong lĩnh vực buôn bán hàng hóa trực tuyến .
3.2.3. Hệ thống có áp dụng ERP
• Ứng dụng VIP Enterprise quản lý cửa hàng
Với diện tích cửa hàng 7000m2 và số lượng nhân viên là gần 500 người, do vậy
việc quản lý bình thường của trần anh là rất khó khăn và mang lại hiệu quả không cao. Từ
8
khi Trần Anh đã áp dụng phần mềm quản lý VIP Enterprise của công ty Rumani thì hiệu
qủa quản lý đạt được là rất cao, mang lại thành công lớn cho Doanh nghiệp.
Quản lý cửa hàng là quản lý một bộ phận của Trần Anh, việc quản lý bộ phận này
được tích hợp với các bộ phần khác trên cùng một hệ thống. Tại phòng mua hàng của
công ty có module đặt hàng, module này ghi lại sự đặt hàng của khách hàng. Tại phòng
bán hàng của công ty có module bán hàng, ngoài ra còn có các module khác như trả tiền,
thu tiền, doanh thu, công nợ, hóa đơn… tất cả các module này được tích hợp chặt chẽ với
nhau và các phòng có thể kế thừa thông tin của nhau đảm bảo thông tin được thống nhất,
minh bạch, giảm việc xử lý dữ liệu tại nhiều nơi; cho phép quy trình luân chuyển nghiệp
vụ giữa các phòng ban. Khi muốn mua một sản phẩm của Trần Anh tại cửa hàng, đầu tiên
khách hàng sẽ lựa chọn hàng hóa mà minh muốn mua, sau đó hệ thống sẽ in phiếu mua
hàng, mọi thông tin mua hàng của khách hàng sẽ được chuyển sang phòng thanh toán, tại

đây sau khi thanh toán khách hàng sẽ nhận được một phiếu lấy hàng, toàn bộ mọi thông
tin về khách hàng và hàng hóa sẽ được chuyển lên phòng lấy hàng, tại đây các nhân viên
sẽ tiến hành lắp ráp sản phẩm theo đúng yêu cầu và giao hàng cho khách.
• Ứng dụng VIP kế toán
Phần mềm quản lý kế toán của Trần Anh có tác dụng quản trị toàn bộ nghiệp vụ tài
chính kế toán của công ty như: kế toán tổng hợp, kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền vay, kế
toán bán hàng và công nợ phải thu; kế toán mua hàng và công nợ phải trả; kế toán hàng
tồn kho, quản trị chi phí và giá thành sản phẩm.
Phần mềm quản lý kế toán mà Trần Anh áp dụng khá phù hợp với chế độ tài chính
và thuế hiện nay, phần mềm hỗ trợ cho công ty kết xuất dữ liệu báo cáo thuế, báo cáo tài
chính sang phần mềm hỗ trợ kê khai thuế của Tổng Cục thuế để in theo mã vạch.
Phần mềm kế toán còn cung cấp chương trình tính giá thành sản phẩm, dựa vào chi
phí và tình hình thị trường để đưa ra các mức giá và chính sách phù hợp cho công ty.
Chức năng điều chỉnh giá thành linh hoạt, đồng bộ. Điều chỉnh về số lượng và giá trị, chi
tiết theo yếu tố chi phí, theo từng nguyên vật liệu. Việc điều chỉnh trên nhằm đảm bảo số
liệu khớp đúng giữa hệ thống báo cáo quản trị giá thành và báo cáo trên tài khoản kế toán.
Chương trình hỗ trợ rất nhiều tiện ích nhằm phát hiện các sai xót xảy ra trong quá trình
nhập liệu, giúp kiểm soát tối ưu kết quả xử lý, tính toán cuối kỳ. Hệ thống báo cáo giá
thành đa dạng, phục vụ tốt nhu cầu quản trị, phân tích, kiểm tra, kiểm soát số liệu.
Khả năng bảo mật cao,ERP cho phép bảo mật bằng mật khẩu và phân quyền truy
nhập chi tiết đến từng chức năng và công việc (đọc/sửa/xóa/tạo mới) trong chương trình
cho từng người sử dụng. Ngoài ra chương trình còn cho phép phân quyền, giới hạn quyền
theo nhóm người sử dụng nhằm giảm thiểu thời gian, thao tác cho cán bộ quản trị. Chức
năng phân quyền truy nhập theo mã đơn vị cơ sở cho người sử dụng hoặc nhóm người sử
dụng nhằm nâng cao tính bảo mật dữ liệu giữa các đơn vị trong công ty. Trong trường
hợp này, chương trình sẽ xét các quyền truy nhập theo mã đơn vị cơ sở trước khi xét các
quyền trong phần phân quyền chi tiết cho người sử dụng, nhóm người sử dụng.
8
• Ứng dụng VIP Enterprise trong kinh doanh
Trần Anh ứng dụng VIP kinh doanh trong doanh nghiệp nhằm quản lý việc mua

hàng hóa đầu vào, bán hàng hóa và kiểm tra hàng hóa trong kho của doanh nghiệp. Khi áp
dụng phần mềm quản trị này thì tất cả hàng hóa sẽ được tổ chức theo bảng danh mục dễ
tìm và khoa học. Lượng hàng hóa của Trần Anh rất lớn với rất nhiều mặt hàng, do đó việc
quản lý là một điều hết sức cần thiết
Công ty cổ phần thế giới số Trần Anh ứng dụng phần mềm VIP Enterprise để lập kế
hoạch kinh doanh trong doanh nghiệp. Dựa vào tình hình thực tế của doanh nghiệp, các
sản phẩm mặt hàng nào bán chạy, giá cả, chính sách khuyến mại… phần mềm giúp công
ty có thể dễ dàng hơn trong việc lập kế hoạch kinh doanh và kế hoạch hóa mặt hàng và
nguồn hàng cho mình.
• Ứng dụng VIP Enterprise trong quản lý kho
Trong một hệ thống lý tưởng, mọi thứ cần thiết đều được đưa đến vị trí đúng lúc,
không sớm không muộn và sau khi xong việc được đưa tiếp sang vị trí khác. Do đó giảm
diện tích kho bãi,giảm chi phí lưu kho một cách rõ rệt.
Phần mềm quản lý kho giúp trần anh quản lý việc nhập kho, xuất kho, báo cáo, tồn
kho, chuyển kho, đóng gói, kiểm kê, nhâp số dư ban đầu, lịch sử hàng hóa, quản lý chứng
từ, tổng hợp tồn kho
Khi hàng hóa được nhập vào kho hoặc xuất kho thì tất cả mọi thông tin của hàng
hóa sẽ được lưu lại từ đó giúp việc quản lý hàng tồn kho được dễ dàng, bất cứ lúc nào
công ty cũng có thể biết được tình trạng hàng hóa trong kho để có được biện pháp điều
chỉnh kịp thời, đồng thời khi khách hàng ghé thăm website www.trananh.vn cũng có thể
biết được hàng hóa mà mình muốn mua liệu có đang ở trong kho của doanh nghiệp hay
không. Đối với Trần Anh, hiện tại có 2 cửa hàng và sắp tới công ty muốn mở thêm một số
chi nhánh nữa, với phần mềm quản lý hàng tồn kho này thực sự giúp cho công ty biết
được chính xác thực trạng hàng hóa của mình, quản lý các nhà phân phối và khách hàng
tốt hơn, từ đó xây dựng được chương trình chăm sóc khách hàng hợp lý.
• Ứng dụng phần mềm VIP Enterprise trong bảo hành và kỹ thuật
Ứng dụng phần mềm yêu cầu việc bảo hành, chăm sóc khách hàng phải được diễn
ra một cách đơn giản và thuận tiện. Đảm bảo chuyên môn hóa trong khâu bảo hành để khi
khách hàng đến bảo hành sản phẩm không cần phải đợi quá lâu, lắp ráp kỹ thuật của sản
phẩm đảm bảo it xảy ra sơ xuất nhất.

Có thể nói điều tuyệt vời nhất ở ERP đó là tất cả các phân hệ đều cùng chạy trên
một hệ thống, tất cả chúng có quan hệ chặt chẽ với nhau, thông tin được trao đổi với nhau
nhanh nhất và chính xác nhât giúp cho việc quản trị các hoạt động kinh doanh của Trần
Anh đạt hiệu quả cao nhất.
8
Tìm kiếm, báo cáo
Theo sản phẩm
Giao dịch khách hàng
Quản lý hóa đơn
Quản lý bán
Quản lý chức năng
Phần quyền
Quản lý hệ thống
Phân loại sản phảm
Theo dõi sản phẩm
Quản lý sản phẩm
Hệ thống
3.3. Xây dựng và phân tích HTTTQL
3.3.1. Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng
3.3.1.1. Biểu đồ phân cấp chức năng.
3.3.1.2 Mô tả các chức năng
• Quản lí Tìm kiếm
Khi khách hàng họ viếng thăm cửa hàng, phải nhanh chóng đưa khách hàng tới nơi
họ cần một cách nhanh nhất. Do đó việc bày Sau một thời gian khẳng định được tên tuổi
trên các lĩnh vực kinh doanh Máy tính - linh kiện, Thiết bị giải trí số, Thiết bị văn phòng
và Điện thoại di động phải đưa ra được những thông tin về sản phẩm một cách khoa học
như: Hình ảnh sản phẩm, tên sản phẩm, xuất xứ, giá thành…
Đặc biệt trang này còn được liên kết với các trang Tìm kiếm, giỏ hàng để
khách hàng có thể biết mình đã chọn những sản phẩm gì, số lượng bao nhiêu. Đồng thời
cung cấp cho khách hàng dịch vụ tìm kiếm một cách dễ dàng nhất.

• Quản lý sản phẩm
Chức năng này quản lý các thông tin về sản phẩm như :
- Tên sản phẩm, thông số kĩ thuật.
8
- Xuất xứ sản phẩm.
- Số lượng còn trong kho
- Giá bán.
- Nội dung chương trình khuyến mại (nếu có).
Sản phẩm được theo dõi và cập nhật hàng ngày dưới sự quản lý của quản trị
viên. Sản phẩm được phân loại theo xuất xứ, chủng loại rõ ràng.
• Quản lý bán hàng
Khách hàng sẽ cảm thấy thoải mái khi duyệt qua toàn bộ cửa hàng trực tuyến mà
không bị gián đoạn ở bất kỳ đâu vì phải quyết định xem có mua sản phẩm hay không, cho
tới khi kết thúc việc mua hàng, có thể chọn lựa tiếp hoặc sửa đổi, thêm bớt sản phẩm ra
khỏi giỏ hàng cũng như ấn định số lượng cho mỗi sản phẩm.
Khách hàng có thể trực tiếp vào trang Web mà không cần có một ràng buộc nào,
ngoài ra họ có thể đăng ký thông tin cá nhân của mình cho cửa hàng để họ lần sau có thể
vào bằng password và tài khoản mà không cần phải đăng ký chi tiết như những lần trước.
Với mỗi khách hàng đều cần có nhiều cuộc giao dịch trước khi đi đến hợp tác,
bên cạnh đó, những khách hàng đã hợp tác, việc chăm sóc thường xuyên , lưu vết tình
trạng chăm sóc khách hàng đó cũng hết sức cần thiết, thể hiện dịch vụ chăm sóc khách
hàng sau bán hàng, tạo ra sự tin tưởng vững chắc của khách hàng đối với công ty.
Sau mỗi buổi giao dịch , hệ thống hỗ trợ lưu các chi tiết thông tin của buổi giao
dịch đó và đó là thông tin hết sức quan trọng về tín hiệu hợp tác của khách hàng, cũng là
thông tin chi tiết cho các giao dịch kế tiếp.
• Quản lý hệ thống
Vấn đề an toàn dữ liệu là rất quan trọng đối với một trang Web. Thông thường có
2 nhóm người dùng có nhu cầu truy nhập vào trang Web, đó là : khách mua và người
quản trị hệ thống.
- Với khách mua hàng, họ chỉ được phép xem , tìm kiếm và có thể đặt mua hàng trực tuyến,

nhưng họ không được phép truy nhập đến các bản ghi của các khách hàng khác cũng như
các đơn đặt hàng khác.
- Với người quản trị, chịu trách nhiệm đối với các hoạt động của co sở dữ liệu bà có quyền
truy cập vào toàn bộ cơ sở dữ liệu. Ngoài ra học còn có quyền chèn thêm một sản phẩm
mới, cập nhật lại số lượng sản phẩm.
Báo cáo & Thống kê
Báo cáo hàng bán: Phòng kinh doanh cũng có nhiệm vụ lập báo cáo hàng bán.
Thông tin và số liệu của hàng bán được thu thập, thống kê từ các quản trị viên
3.3.2 Xác định tác nhân ngoài, kho dữ liệu.
Liệt kê các tác nhân ngoài và kho dữ liệu.
8
Tên chức năng
Tác nhân ngoài
Tên kho dữ liệu
Tên dữ liệu
Các tác nhân ngoài:
- Khách hàng
- Bộ phân quản lý
Kho dữ liệu:
- Yêu cầu của khách hàng
- Hóa đơn bán
- Báo cáo hàng bán
Xây dựng 3 biểu đồ luồng dữ liệu
Qua mô hình đường đi của các luồng dữ liệu từ điểm vào đến điểm ra. Qua đường
đi đó các yêu cầu lưu dữ liệu và diễn tả quá trình trao dổi thông tin của các đối tượng, các
thao tác xử lý, thứ tự thực hiện các chức năng và các quan hệ trao đổi thông tin giữa
chúng.
Quy ước các đối tượng trong sơ đồ
3.3.3.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
Biểu diễn chức năng xử lý thông tin.

Biểu diễn luồng dữ liệu đi từ các tác
nhân :kho dữ liệu hay các chức năng xử
lý này đến xử lý khác.
Biểu diễn nơi tập trung dữ liệu để hệ
thông khác khai thác .
8
Khách hàng
Quản lý hệ thống
Người quản lí
3.3.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
8
Khách hàng
Người quản lý
Quản lý bán
Tìm kiếm
Quản lý sản phẩm
Hóa đơn bán
Sản phẩm
3.3.3.3 Biểu đồ dưới đỉnh
• Xử lý chức năng báo cáo, tìm kiếm
8
8