Tập huấn kỹ năng soạn thảo văn bản

Kỹ năng soạn thảo
Văn bản Hành chính

Nam Thái Sơn, ngày 19 tháng 02 năm 2011
Thông t" số 01/2011/TT-BNV - H"ớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Căn cứ pháp lý:
Thông t" số: 01 /2011/TT-BNV
ngày 19 tháng 01 năm 2011 của
Bộ Nội vụ
Về việc h"ớng dẫn
thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản hành chính
Thông t" số 01/2011/TT-BNV - H"ớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Quy định chung:


- Thể thức văn bản ( và Thể thức bản sao)
- Kỹ thuật trình bày văn bản.
- Phông chữ trình bày văn bản.
- Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn
bản và vị trí trình bày.
Thông t" số 01/2011/TT-BNV - H"ớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

1. Thể thức văn bản:


Th thc vn bn l tp hp cỏc thnh
phn cu thnh vn bn, bao gm

nhng thnh phn chung ỏp dng i
vi cỏc loi vn bn v cỏc thnh phn
b sung trong nhng trng hp c th
hoc i vi mt s loi vn bn nht
nh theo quy nh.
Thông t" số 01/2011/TT-BNV - H"ớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Thể thức văn bản gồm:


1. Quốc hiệu
2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
3. Số, ký hiệu của văn bản
4. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
5. Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
6. Nội dung văn bản
7. Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của ng"ời có thẩm quyền
8. Dấu của cơ quan tổ chức
9. Nơi nhận
10. Và các thành phần khác nh": Dấu chỉ mức độ mật, độ khẩn
hoặc ghi chú sử dụng có phạm vi nh": Trả lại sau khi họp (hội nghị),
Xem xong trả lại , L"u hành nội bộ
Thông t" số 01/2011/TT-BNV - H"ớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Thể thức bản sao:


1. Hình thức sao: Sao y bản chính Trích sao hoặc Sao lục
2. Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản
3. Số, ký hiệu bản sao

4. Các thành phần khác của bản sao văn bản gồm địa danh và
ngày, tháng, năm sao; quyền hạn, chức vụ, họ tên, chữ ký của
ng"ời có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản và
nơi nhận đ"ợc thực hiện theo thể thức văn bản chính
Thông t" số 01/2011/TT-BNV - H"ớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

2. Kỹ thuật trình bày văn bản:


K thut trỡnh by vn bn quy nh ti Thụng t
ny bao gm: kh giy, kiu trỡnh by, nh l trang
vn bn, v trớ trỡnh by cỏc thnh phn th thc,
phụng ch, c ch, kiu ch v cỏc chi tit trỡnh by
khỏc, c ỏp dng i vi vn bn son tho trờn
mỏy vi tớnh v in ra giy, vn bn c son tho
bng cỏc phng phỏp hay phng tin k thut
khỏc hoc vn bn c lm trờn giy mu in sn;
khụng ỏp dng i vi vn bn c in thnh sỏch, in
trờn bỏo, tp chớ v cỏc loi n phm khỏc.
Thông t" số 01/2011/TT-BNV - H"ớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

3. Phông chữ trình bày văn bản:


Phụng ch s dng trỡnh by
vn bn trờn mỏy vi tớnh l
phụng ch ting Vit ca b mó
ký t Unicode theo Tiờu chun
Vit Nam TCVN 6909:2001.
Thông t" số 01/2011/TT-BNV - H"ớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

4. Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề
trang văn bản và vị trí trình bày:


4.1. Kh giy.
4.2. Kiu trỡnh by.
4.3. nh l trang vn bn (A4).
4.4. V trớ trỡnh by.
Thông t" số 01/2011/TT-BNV - H"ớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

4.1. Khổ giấy:


+ Vn bn hnh chớnh c trỡnh by
trờn giy kh A4 (210 mm x 297 mm).
+ Cỏc vn bn nh giy gii thiu, giy
biờn nhn h s, phiu chuyn c
trỡnh by trờn giy kh A5 (148 mm x
210 mm) hoc trờn giy mu in sn
(kh A5).
Thông t" số 01/2011/TT-BNV - H"ớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

4.2. Kiểu trình bày:


+ Vn bn hnh chớnh c trỡnh by theo
chiu di ca trang giy kh A4 (nh hng
bn in theo chiu di).
+ Trng hp ni dung vn bn cú cỏc

bng, biu nhng khụng c lm thnh
cỏc ph lc riờng thỡ vn bn cú th c
trỡnh by theo chiu rng ca trang giy
(nh hng bn in theo chiu rng).
Thông t" số 01/2011/TT-BNV - H"ớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

4.3. Định lề trang văn bản
(Đối với khổ giấy A4):


+ L trờn: cỏch mộp trờn t 20-25 mm;
+ L di: cỏch mộp di t 20-25mm;
+ L trỏi: cỏch mộp trỏi t 30-35mm;
+ L phi: cỏch mộp phi t 15-20mm.
Thông t" số 01/2011/TT-BNV - H"ớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

4.4. Vị trí trình bày:


V trớ trỡnh by cỏc thnh phn th thc
vn bn trờn mt trang giy kh A4 c
thc hin theo s b trớ cỏc thnh
phn th thc vn bn kốm theo Thụng
t. V trớ trỡnh by cỏc thnh phn th
thc vn bn trờn mt trang giy kh A5
c ỏp dng tng t theo s ti Ph
lc kốm theo Thụng t ny.
Thông t" số 01/2011/TT-BNV - H"ớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

S B TR CC THNH PHN TH THC VN BN

(Trờn mt trang giy kh A4: 210 mm x 297 mm)


Thông t" số 01/2011/TT-BNV - H"ớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
5a
4
12
3
5b
10a 9a
10b 12
6
9b
1
3
7a
7b
7c
8
14
11
20 25 mm
20 25 mm
30 35 mm
15 20 mm
Ghi chỳ:
ễ s
Thnh phn th thc vn bn
1 : Quc hiu
2 : Tờn c quan, t chc ban hnh vn bn

3 : S, ký hiu ca vn bn
4 : a danh v ngy, thỏng, nm ban hnh vn
bn
5a : Tờn loi v trớch yu ni dung vn bn
5b : Trớch yu ni dung cụng vn hnh chớnh
6 : Ni dung vn bn
7a, 7b,
7c
: Chc v, h tờn v ch ký ca ngi cú
thm quyn
8 : Du ca c quan, t chc
9a, 9b : Ni nhn
10a : Du ch mc mt
10b : Du ch mc khn
11 : Du thu hi v ch dn v phm vi lu hnh
12 : Ch dn v d tho vn bn
13 : Ký hiu ngi ỏnh mỏy v s lng bn
phỏt hnh
14
15
:
:

a ch c quan, t chc; a ch E-Mail;
a ch Website; s in thoi, s Telex, s
Fax
Logo (in chỡm di tờn c quan, t chc
ban hnh vn bn
15

S B TR CC THNH PHN TH THC BN SAO VN BN
(Trờn mt trang giy kh A4: 210 mm x 297 mm)


Thông t" số 01/2011/TT-BNV - H"ớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
PHN CUI CNG CA VN BN C SAO
2
3
4
1
7
5
6
5c
5b
30-
35mm
15-
20mm
20-25
mm
20-25
mm
Ghi
chỳ
ễ s
: Thnh phn th thc bn sao
1 : Hỡnh thc sao: sao y bn chớnh,
trớch sao hoc sao lc
2 : Tờn c quan, t chc sao vn bn

3 : S, ký hiu bn sao
4 : a danh v ngy, thỏng, nm sao
5a,
5b,
5c
: Chc v, h tờn v ch ký ca
ngi cú thm quyn
6 : Du ca c quan, t chc
7 : Ni nhn



Thông t" số 01/2011/TT-BNV - H"ớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
Trích các loại mẫu trình bày văn bản và bản sao
văn bản
1. Mu trỡnh by vn bn quy phm phỏp lut
Mu 1.1 - Ngh quyt ca Chớnh ph
Mu 1.2 - Ngh quyt ca Hi ng nhõn dõn
Mu 1.3 - Ngh nh ca Chớnh ph (quy nh trc tip)
Mu 1.4 - Ngh nh ca Chớnh ph (ban hnh iu l, quy ch)
Mu 1.5 - Quyt nh (quy nh trc tip)
Mu 1.6 - Quyt nh (ban hnh quy ch, quy nh)
Mu 1.7 - Ch th
Mu 1.8 - Thụng t ca B trng
Mu 1.9 - Thụng t liờn tch




Thông t" số 01/2011/TT-BNV - H"ớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Trích các loại mẫu trình bày văn bản và bản sao
văn bản
2. Mu trỡnh by vn bn hnh chớnh
Mu 2.1- Quyt nh (cỏ bit) (quy nh trc tip)
Mu 2.2- Quyt nh (cỏ bit) (ban hnh hoc phờ
duyt mt vn bn khỏc)
Mu 2.3- Cụng vn hnh chớnh
Mu 2.4- Cỏc hỡnh thc vn bn hnh chớnh khỏc nh
ch th hnh chớnh (cỏ bit), thụng bỏo, chng trỡnh,
k hoch, ỏn, phng ỏn, bỏo cỏo, t trỡnh



Thông t" số 01/2011/TT-BNV - H"ớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
Trích các loại mẫu trình bày văn bản và bản sao
văn bản
3. Mu trỡnh by bn sao vn bn
Mu 3.1 Bn sao vn bn



Thông t" số 01/2011/TT-BNV - H"ớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
Mu 1.1. Ngh quyt ca Chớnh ph
CHNH PH CNG HO X HI CH NGHA VIT NAM
c lp - T do - Hnh phỳc
S: /20 (1) /NQ-CP H Ni, ngy thỏng nm 20 (1)
NGH QUYT
(2)
CHNH PH
Cn c Lut T chc Chớnh ph ngy 25 thỏng 12 nm 2001;

Cn c (3) ;
,
QUYT NGH:
iu 1. (4)

iu 2.

iu
/.

Ni nhn:
- ;
- ;
- Lu: VT, (5). A.XX(6).
TM. CHNH PH
TH TNG
(Ch ký, du)
H v tờn
Ghi chỳ:
(1) Nm ban hnh.
(2) Trớch yu ni dung ngh quyt.
(3) Cỏc cn c khỏc ban hnh ngh quyt.
(4) Ni dung ca ngh quyt.
(5) Ch vit tt tờn n v hoc ch trỡ son tho v s lng bn lu (nu cn).
(6) Ký hiu ngi ỏnh mỏy, nhõn bn v s lng bn phỏt hnh (nu cn).


Thông t" số 01/2011/TT-BNV - H"ớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
Mu 1.2. Ngh quyt ca Hi ng nhõn dõn
HI NG NHN DN

(1)
CNG HO X HI CH NGHA VIT NAM
c lp - T do - Hnh phỳc
S: /20 (2) /NQ-HND (3) , ngy thỏng nm 20 (2)
NGH QUYT
(4)
HI NG NHN DN (1)
KHO K HP TH
Cn c Lut T chc Hi ng nhõn dõn v U ban nhõn dõn ngy 26 thỏng 11 nm 2003;
Cn c (5) ;
,
QUYT NGH:
iu 1. (6)

iu 2.

iu

Ngh quyt ny ó c Hi ng nhõn dõn (1) Khoỏ k hp th thụng
qua./.

Ni nhn:
- ;
- ;
- Lu: VT, (7). A.XX(8).
CH TCH
(Ch ký, du)
Nguyn Vn A
Ghi chỳ:
(1) Tờn tnh, thnh ph trc thuc Trung ng; huyn,

qun, th xó, thnh ph thuc tnh; xó, phng, th trn.
(2) Nm ban hnh.
(3) a danh.
(4) Trớch yu ni dung ngh quyt.
(5) Cỏc cn c khỏc ban hnh ngh quyt.
(6) Ni dung ca ngh quyt.
(7) Ch vit tt tờn n v on tho hoc ch trỡ son tho
v s lng bn lu (nu cn).
(8) Ký hiu ngi ỏnh mỏy, nhõn bn v s lng bn
phỏt hnh (nu cn).


Thông t" số 01/2011/TT-BNV - H"ớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
Mu1.3 - Ngh nh ca Chớnh ph (quy nh trc tip)(*)
CHNH PH
CNG HO X HI CH NGHA VIT NAM
c lp - T do - Hnh phỳc
S: /20 (1) /N-CP H Ni, ngy thỏng nm 20 (1)
NGH NH
(2)
CHNH PH
Cn c Lut T chc Chớnh ph ngy 25 thỏng 12 nm 2001;
Cn c (3) ;
Theo ngh ca (4) ,
NGH NH:
Chng I
QUY NH CHUNG
iu 1.
iu
Chng

.
iu
iu
Chng
IU KHON THI HNH
iu /.

Ni nhn:
- ;
- ;
- Lu: VT, (6). A.XX(7).
TM. CHNH PH
TH TNG
(Ch ký, du)
H v tờn
Ghi chỳ:
(*) Mu ny ỏp dng i vi ngh nh ca
Chớnh ph hng dn thi hnh lut, phỏp lnh,
v.v hay trc tip quy nh v nhng vn
cn thit, c b cc theo chng, mc, iu,
khon, im.
(1) Nm ban hnh. (2) Trớch yu ni dung ngh
nh.
(3) Tờn vn bn quy phm phỏp lut c
dựng lm cn c trc tip ban hnh ngh
nh.
(4) B trng, Th trng c quan ngang B
son tho ngh nh.
(5) Ch vit tt tờn n v ca Vn phũng
Chớnh ph ch trỡ trỡnh d tho ngh nh v s

lng bn lu (nu cn).
(6) Ký hiu ngi ỏnh mỏy, nhõn bn v s
lng bn phỏt hnh (nu cn).

Thông t" số 01/2011/TT-BNV - H"ớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
Mu 1.4 - Ngh nh ca Chớnh ph (ban hnh iu l, quy ch)
CHNH PH CNG HO X HI CH NGHA VIT NAM
c lp - T do - Hnh phỳc
S: /20 (1) /N-CP H Ni, ngy thỏng nm 20 (1)
NGH NH
Ban hnh (2)
CHNH PH
Cn c Lut T chc Chớnh ph ngy 25 thỏng 12 nm 2001;
Cn c (3) ;
Theo ngh ca (4) ,
NGH NH:
iu 1. Ban hnh kốm theo Ngh nh ny (2)
iu 2.
iu /.

Ni nhn:
- ;
- ;
- Lu: VT, (5). A.XX(6).
TM. CHNH PH
TH TNG
(Ch ký, du)
H v tờn
Ghi chỳ:
(1) Nm ban hnh.

(2) Tờn ca bn quy ch (iu l) c ban hnh.
(3) Tờn vn bn quy phm phỏp lut c dựng lm cn c trc tip ban hnh ngh nh.
(4) B trng, Th trng c quan ngang B son tho ngh nh.
(5) Ch vit tt tờn n v ca Vn phũng Chớnh ph ch trỡ trỡnh d tho ngh nh v s lng bn lu (nu cn).
(6) Ký hiu ngi ỏnh mỏy, nhõn bn v s lng bn phỏt hnh (nu cn).

Thông t" số 01/2011/TT-BNV - H"ớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
Mu quy ch, iu l (ban hnh kốm theo Ngh nh ca Chớnh ph)
CHNH PH CNG HO X HI CH NGHA VIT NAM
c lp - T do - Hnh phỳc
QUY CH (IU L)
(1)
(Ban hnh kốm theo Ngh nh s /20 /N-CP
ngy thỏng nm 20 ca Chớnh ph)
Chng I
QUY NH CHUNG
iu 1.
iu
Chng

iu
iu
Chng

iu /.
TM. CHNH
PH
TH TNG
(Ch ký, du)
H v tờn

Ghi chỳ:
(1) Trớch yu ni dung ca bn quy ch (iu l).

Thông t" số 01/2011/TT-BNV - H"ớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
Mu 1.5 - Quyt nh (quy nh trc tip)
TấN C QUAN (1) CNG HO X HI CH NGHA VIT NAM
c lp - T do - Hnh phỳc
S: /20 (2)/Q (3) (4) , ngy thỏng nm 20 (2)
QUYT NH
V vic (5)
THM QUYN BAN HNH (6)
Cn c (7) ;
Theo ngh ca ,
QUYT NH:
iu 1. (8)
iu 2.
iu /.

Ni nhn:
- ;
- ;
- Lu: VT, (10). A.XX(11).
QUYN HN, CHC V CA NGI Kí (9)
(Ch ký, du)
Nguyn Vn A
Ghi chỳ:
(1)Tờn c quan hoc chc danh nh nc ban hnh quyt nh.
(2) Nm ban hnh.
(3) Ch vit tt tờn c quan hoc chc danh nh nc ban hnh quyt nh.
(4) a danh.

(5) Trớch yu ni dung quyt nh.
(6) Nu thm quyn ban hnh quyt nh thuc v ngi ng u c quan (B trng, Th tng c quan ngang B, Vin trng Vin
Kim sỏt nhõn dõn ti cao, Chỏnh ỏn To ỏn nhõn dõn ti cao) hoc chc danh nh nc (Ch tch nc, Th tng Chớnh ph) thỡ ghi
chc v ca ngi ng u c quan hoc chc danh nh nc; nu thm quyn ban hnh quyt nh thuc v U ban nhõn dõn cỏc cp
thỡ ghi U ban nhõn dõn
(7) Cỏc cn c trc tip ban hnh quyt nh.
(8) Ni dung ca quyt nh.
(9) Quyn hn, chc v ca ngi ký nh B trng, Vin trng, Chỏnh ỏn hoc chc danh nh nc (Ch tch nc, Th tng (Chớnh
ph)); i vi quyt nh ca U ban nhõn dõn phi ghi ch vit tt TM vo trc tờn U ban nhõn dõn; trng hp cp phú c giao
ký thay ngi ng u c quan thỡ ghi ch vit tt KT vo trc chc v ca ngi ng u, bờn di ghi chc v ca ngi ký.
(10) Ch vit tt tờn n v son tho hoc ch trỡ son tho v s lng bn lu (nu cn).
(11) Ký hiu ngi ỏnh mỏy, nhõn bn v s lng bn phỏt hnh (nu cn).

Thông t" số 01/2011/TT-BNV - H"ớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
Mu 2.3 - Cụng vn hnh chớnh
TấN CQ, TC CP TRấN (1)
TấN C QUAN, T CHC (2)
CNG HO X HI CH NGHA VIT NAM
c lp - T do - Hnh phỳc
S: / (3) (4) (5) , ngy thỏng nm 20
V/v (6)
Kớnh gi: - ;
- ;
- .
(7)
/.

Ni nhn:
- Nh trờn;
- ;

- Lu: VT, (9). A.XX(10).
QUYN HN, CHC V CA NGI Kí(8)
(Ch ký, du)
Nguyn Vn A
S XX ph Trng Tin, qun Hon Kim, H Ni
T: (04) XXXXXXX, Fax: (04) XXXXXXX
E-Mail: Website: (11)
Ghi chỳ:
(1) Tờn c quan, t chc cp trờn (nu cú).
(2) Tờn c quan, t chc hoc chc danh nh nc ban hnh cụng vn.
(3) Ch vit tt tờn c quan, t chc hoc chc danh nh nc ban hnh
cụng vn.
(4) Ch vit tt tờn n v hoc b phn son tho hoc ch trỡ son
tho cụng vn.
(5) a danh.
(6) Trớch yu ni dung cụng vn.
(7) Ni dung cụng vn.
(8) Ghi quyn hn, chc v ca ngi ký nh B trng, Cc trng,
Giỏm c, Vin trng v.v; trng hp ký thay mt tp th lónh o thỡ
ghi ch vit tt TM trc tờn c quan, t chc hoc tờn tp th lónh
o, vớ d: U ban nhõn dõn, Ban thng v, Hi ng; nu ngi ký
cụng vn l cp phú ca ngi ng u c quan, t chc thỡ ghi ch vit
tt KT vo trc chc v ca ngi ng u, bờn di ghi chc v ca
ngi ký cụng vn; cỏc trng hp khỏc thc hin theo hng dn ti
khon 7 Mc II ca Thụng t ny.
(9) Ch vit tt tờn n v son tho hoc ch trỡ son tho v s lng
bn lu (nu cn).
(10) Ký hiu ngi ỏnh mỏy, nhõn bn v s lng bn phỏt hnh (nu
cn).
(11) a ch c quan, t chc; s in thoi, s Telex, s Fax; a ch E-

Mail; Website (nu cn).