Tìm hiểu hệ thống ERP trong doanh nghiệp

Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP
==================================================================

SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398
0

TRƢỜNG ĐẠI HOC BÁCH KHOA TP HỒ CHÍ MINH
KHOA QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP




BÀI LUẬN
HỆ THỐNG THÔNG TIN
QUẢN LÝ

Đề tài: Tìm Hiểu Hệ Thống ERP
Trong Doanh Nghiệp










GVHD : Võ Thị Ngọc Trân
Sinh viên : Nguyễn Hữu Thuyết
MSSV : 40702398 - Lớp: Bằng II

TP Hồ Chí Minh , Tháng 06 năm 2011

Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP
==================================================================

SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398
1
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP
Sinh viên: Nguyễn Hữu Thuyết
MSSV: 40702398




Chương I – Một Số Khái Niệm Cơ Bản
Chương II – Chức Năng ERP
Chương III – Xây Dựng Hệ Thống ERP
Chương IV – Phần mềm ERP
Chương V - Ứng dụng ERP Trong Doanh Nghiệp Việt
Nam.

Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP
==================================================================

SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398
2


Chƣơng I

Một Số Khái Niệm Cơ Bản

I/-Hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý của tổ
chức. Nó bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và phân phối

những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người soạn thảo các quyết định
trong tổ chức.
Đây cũng là tên gọi của một chuyên ngành khoa học.
Ngành khoa học này thường được xem là một phân ngành
của khoa học quản lý và quản trị kinh doanh. Ngoài ra, do
ngày nay việc xử lý dữ liệu thành thông tin và quản lý thông
tin liên quan đến công nghệ thông tin, nó cũng được coi là
một phân ngành trong toán học, nghiên cứu việc tích hợp hệ
thống máy tính vào mục đích tổ chức.
1.Các loại thông tin quản lý
Thông tin quản lý là những dữ liệu được xử lý và sẵn
sàng phục vụ công tác quản lý của tổ chức. Có 3 loại thông
tin quản lý trong một tổ chức, đó là thông tin chiến lược,
thông tin chiến thuật, và thông tin điều hành.
Thông tin chiến lƣợc: là thông tin sử dụng cho chính
sách dài hạn của tổ chức, chủ yếu phục vụ cho các nhà quản lý cao cấp khi dự đoán tương lai.
Loại thông tin này đòi hỏi tính khái quát, tổng hợp cao. Dữ liệu để xử lý ra loại thông tin này
thường là từ bên ngoài tổ chức. Đây là loại thông tin được cung cấp trong những trường hợp
đặc biệt.
Thông tin chiến thuật: là thông tin sử dụng cho chính sách ngắn hạn, chủ yếu phục vụ
cho các nhà quản lý phòng ban trong tổ chức. Loại thông tin này trong khi cần mang tính
tổng hợp vẫn đòi hỏi phải có mức độ chi tiết nhất định dạng thống kê. Đây là loại thông tin
cần được cung cấp định kỳ.
Thông tin điều hành: (thông tin tác nghiệp) sử dụng cho công tác điều hành tổ chức
hàng ngày và chủ yếu phục vụ cho người giám sát hoạt động tác nghiệp của tổ chức. Loại
thông tin này cần chi tiết, được rút ra từ quá trình xử lý các dữ liệu trong tổ chức. Đây là loại
thông tin cần được cung cấp thường xuyên.
2.Cấu trúc hệ thống thông tin quản lý
Một hệ thống thông tin quản lý được thiết kế cấu trúc tốt gồm bốn hệ thống con, đó là
các hệ thống ghi chép nội bộ, hệ thống tình báo, hệ thống nghiên cứu và hệ thống hỗ trợ

quyết định.
Hệ thống ghi chép nội bộ: Đảm bảo cung cấp những số liệu hiện thời, nhiều tổ chức đã
phát triển những hệ thống ghi chép nội bộ tiên tiến có sử dụng máy tính để có thể cung cấp
thông tin nhanh và đầy đủ hơn.
Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP
==================================================================

SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398
3
Hệ thống tình báo: Cung cấp cho các nhà quản lý những thông tin hàng ngày, tình
hình đang diễn ra về những diễn biến của môi trường bên ngoài.
Hệ thống nghiên cứu thông tin: Thu thập những thông tin liên quan đến một vấn đề
cụ thể đặt ra trước tổ chức, đặc điểm của việc nghiên cứu thông tin tốt là có phương pháp
khoa học, sử dụng nhiều phương pháp, xây dựng mô hình, lượng định tỷ lệ chi phí/lợi ích của
giá trị của thông tin.
Hệ thống hỗ trợ quyết định: Gồm các phương pháp thống kê và các mô hình quyết
định để hỗ trợ các nhà quản lý ban hành các quyết định đúng đắn hơn.
3.Phân loại hệ thống thông tin quản lý
Một tổ chức có thể có nhiều cấp, và mỗi cấp có thể cần có một hệ thống thông tin quản
lý riêng của mình. Một tổ chức điển hình có thể có 4 cấp là chiến lược, chiến thuật, chuyên
gia và tác nghiệp. Vì thế, trong một tổ chức có thể có 4 hệ thống thông tin quản lý cho 4 cấp
này. Các cấp có thể có những bộ phận chung.
4.Các nguồn thông tin quản lý
Thông tin quản lý có thể lấy từ bên trong tổ chức hoặc từ bên ngoài tổ chức. Thông tin
nội tại tổ chức thường được lấy từ các báo cáo, sổ sách của tổ chức. Thông tin bên ngoài có
thể lấy từ đối tác, đối thủ cạnh tranh, tổ chức có liên quan, các nhà cung cấp, chính phủ, v.v...
5.Vai trò của công nghệ thông tin
Mặc dù một hệ thống thông tin quản lý không nhất thiết phải sử dụng công nghệ thông
tin, nhưng công nghệ thông tin (phần cứng lẫn phần mềm) đang ngày càng rẻ và góp phần tạo
ra năng suất xử lý, lưu trữ, phân phối thông tin ngày một cao, nên hệ thống thông tin quản lý

hiện đại thường tích cực sử dụng công nghệ thông tin.
Hàng ngày, có biết bao luồng thông tin mạnh mẽ và dồn dập đưa vô vàn các dữ liệu vào
máy tính, điện thoại và bàn làm việc của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp. Trong khối lượng
thông tin khổng lồ đó có thể chứa đựng những bí quyết giúp đem lại ưu thế cạnh tranh,nhưng
đồng thời cũng có thể đem lại những bước đi sai lầm nếu sa đà vào những dữ liệu chẳng có
liên quan mà đánh mất đi những chi tiết quý giá.
Trước tình hình như vậy, một điều trở nên tuyệt đối quan trọng để duy trì sức cạnh
tranh trên thị trường là phải tìm cách quản lý được thông tin hiệu quả, từ khi nó bắt đầu thâm
nhập, cho tới khi nó được dùng để thực hiện.
B. Foster, Giám đốc phụ trách về các Hệ thống kinh doanh và thương mại điện tử của
hãng Alean Inc, Montreal, nhận định: “Những công ty nào thông thạo nhất trong việc xử lý
khối lượng thông tin khổng lồ của mình sẽ là những doanh nghiệp có được lợi thế cạnh
tranh.”
6.Quản lý thông tin: doanh nghiệp đƣợc gì?
Một trong những tác dụng lớn nhất của việc quản lý tốt thông tin trong kinh doanh là
giúp giảm được phí tổn, kể cả trước mắt cũng như lâu dài. Trong lĩnh vực sản xuất có 2
ngành gặt hái được nhiều lợi ích, đó là hậu cần và mua sắm.
Ví dụ, Alean là Hãng hàng năm thu gom và tái chế trên 20 tỷ lon nhôm, một số năm
gần đây đã tăng được số lượng lon thu gom và tái chế lên gấp 3, trong khi không cần phải
tăng số lượng công nhân. Foster cho biết, sở dĩ hãng đạt được thành tích như vậy là nhờ cải
tiến các quy trình kinh doanh và sử dụng công nghệ đúng đắn.
Dựa vào các công cụ Web, hãng đã tạo một Web site trên Internet phục vụ cho việc hợp
tác, nhờ đó các nhà cung cấp hậu cần và các nhân viên hậu cần của hãng có thể truyền thông
tin hiệu quả hơn; thông tin liên tục được cập nhật liên quan đến quá trình vận chuyển, tái chế
Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP
==================================================================

SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398
4
và cung cấp lon nhôm. Foster tiết lộ rằng hãng còn dự định tiến xa hơn bằng cách đề ra một

quy trình thanh toán mới, trong đó mọi người không cần phải nộp hoá đơn vận chuyển.
Do nắm được giá cả và mức thuế vận chuyển nên việc thanh toán sẽ được thực hiện tự
động. Alean cũng xây dựng được một cơ sở dữ liệu cho việc chuyên chở hàng, nhờ vậy các
nhóm hậu cần có thể sử dụng nó để giảm bớt số lượng xe chuyên chở và duy trì mức thuế
thấp. Foster cho biết: “Việc quản lý thông tin sẽ hiệu quả nhất khi có sự cộng tác chặt chẽ
giữa những nhà hoạt động kinh doanh và các chuyên gia công nghệ thông tin để cùng nhau
phấn đấu cho mục tiêu chung của tổ chức”.
Charles Peters, Phó Chủ tịch Hãng Emerson cho biết lĩnh vực hậu cần của hãng cũng
tiết kiệm được nhiều nhờ quản lý tốt thông tin. Năm 2002, Hãng đã thực hiện việc quản lý
tập trung công tác hậu cần mà trước đây để cho 50 bộ phận tự tiến hành. Theo phương pháp
cũ, mạng lưới vận tải bị phân tán, với hàng nghìn điểm xuất phát và điểm đến, gây ra lãng
phí rất lớn. Cách tiếp cận mới cho phép các bộ phận chia sẻ thông tin với nhau một cách tức
thời (Real time) về nhu cầu hậu cần. Vì vậy, mọi hoạt động đã được liên kết với nhau trong
một hệ thống quản lý chung. Peters cho biết cho tới nay, nhờ có Hub System (Hệ thống trung
tâm), mà Emerson đã tiết kiệm được khoảng 20 triệu USD và có triển vọng tiết kiệm được
toàn bộ là 150 triệu USD. Ngoài ra, 5 năm qua Emerson còn tiết kiệm được trên 100 triệu
USD nhờ hợp nhất được các khâu mua vật liệu, dựa vào Mạng Thông tin Vật liệu (MIN) của
hãng (MIN là một cơ sở dữ liệu, giúp hợp nhất được việc mua vật liệu từ trên 1.000 địa
phương theo định dạng chung, tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi và phân tích.
Nhờ sự giúp đỡ của MIN, các nhóm quản lý hàng hoá theo kiểu tập trung của Emerson
có thể cộng tác được với các nhà cung ứng theo quan hệ liên bộ phận). Peters cho biết, đây là
lần đầu tiên hãng có khả năng quản lý được thực sự và hữu hiệu cơ sở cung ứng ở quy mô
toàn công ty.
Không chỉ các hãng lớn như Emerson hay Alean là cần thực hiện tốt công tác quản lý
thông tin để duy trì sức cạnh tranh, mà cả các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng phải thực hiện
như vậy. John Hayer, Giám đốc điều hành phụ trách về thông tin (CIO) cho Forexco, là người
đã lĩnh hội được điều đó. Hiện nay, Hayer đang hợp tác với hãng Oracle để nâng cấp các hệ
thống công nghệ thông tin. Ông cho biết: “Thị trường bây giờ trở nên rất phức tạp và với
hàng đống thông tin thu được đã khiến công ty gặp rất nhiều khó khăn để truy cập, trong khi
cần phải nhanh chóng có những quyết định đúng đắn. Chiến lược của Công ty là chuyển toàn

bộ thông tin đó vào một môi trường tích hợp, trong đó Công ty có thể thiết lập được mối
quan hệ giữa các thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, giúp cho việc phân tích được dễ dàng
hơn”.
Hayer dự kiến sẽ sử dụng các thiết bị đầu cuối ở trong công ty để cung cấp thông tin
liên quan đến công việc. Biện pháp này sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian và tiền bạc, vì mỗi
một cánh cửa và cửa sổ do Công ty sản xuất được đều được làm theo mẫu đặt hàng. Việc
dùng thiết bị điện tử để cung cấp thông tin sẽ giúp giảm được sai sót và dễ dàng hơn trong
việc đạt các đặc trưng chính xác.
7.Quản lý thông tin nhƣ thế nào?
B Foster cho biết khi lựa chọn các công cụ quản lý thông tin, hãng chú trọng vào việc
làm sao để công nghệ thật phù hợp với các quy trình hoạt động của mình. Mạng nội bộ
(Intranet) của Alean là một phương tiện quan trọng và không đắt lắm, phục vụ cho việc phổ
biến thông tin, và hiện tại nó đang được nâng cấp để chứa những cổng có khả năng thích ứng
được hơn với từng nhóm hoạt động. Foster nói: “Chúng tôi cố gắng để chỉ đầu tư thấp cho
công nghệ thông tin và chỉ chú trọng vào một số ít công cụ”. Ở nơi tiếp nhận thông tin, Hãng
Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP
==================================================================

SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398
5
sử dụng công nghệ cơ sở dữ liệu để kết hợp các thông tin đến, sau đó áp dụng chương trình
Cogno để phân tích và đưa ra quyết định kinh doanh.
Một loạt các phần mềm mới, hay là các chương trình dựa vào tri thức (Knowledge-
Based Programs) đã được phát triển, giúp tiết kiệm thời gian cho các kỹ sư và các nhà thiết
kế sản phẩm bằng cách giải phóng họ khỏi những công việc cực nhọc, quản lý nguồn vốn trí
tuệ của công ty, thậm chí còn “đọc” được các bằng sáng chế, tài liệu kỹ thuật và các loại tài
liệu khác. Những phần mềm thông minh này đã tạo điều kiện cho các kỹ sư, các nhà thiết kế
có thể tập trung phần lớn thời gian và công sức của mình vào công việc chủ yếu là đổi mới và
sáng tạo, cũng như giúp các nhà sản xuất nhanh chóng chế tạo được sản phẩm để đưa ra thị
trường. Heide Corp. đưa ra Chương trình mang tên Intent, có công dụng tự động hoá việc tạo

ra các sản phẩm theo đơn hàng. Hãng C-Mold (Louisville) phát triển được Know How, một
cổng Intranet có chức năng cung cấp thông tin theo nhu cầu, mà có ý nghĩa quan trọng cho
các ngành khác nhau, đồng thời cũng lưu giữ được nguồn tri thức của các công nhân để khỏi
bị thất lạc khi có sự luân chuyển. Hãng Invention Machine Corp. phát triển được Tech-
Optimizer – một công cụ giải quyết vấn đề dựa vào cơ sở tri thức kỹ thuật. Nó đưa ra các giải
pháp cần khi người kỹ sư mô tả các hệ thống và nhập câu hỏi vào phần mềm. Giải pháp này
rất kịp thời, bởi lẽ Invention Machine có một đội ngũ cán bộ nghiên cứu đa ngành, nên đã có
một khối lượng lớn kiến thức được đưa vào trong phần mềm. Để tận dụng, Hãng đã phải phát
triển một bộ xử lý ngữ nghĩa, trên cơ sở đó xây dựng được 2 chương trình: CoBrain và
Knowledgist. Các chương trình này có khả năng “đọc” hàng đống tài liệu trong một thời gian
rất ngắn, để rút ra từ đó những khái niệm then chốt, đánh chỉ số và đưa ra những giải pháp
liên quan nhất cho các vấn đề mà ta đang quan tâm tìm kiếm. “Chúng tôi đã lâm vào tình
trạng bị ngập ứ thông tin. Vấn đề đặt ra là liệu có cách gì để tận dụng được lợi ích trong khối
lượng thông tin khổng lồ đó không? Liệu có cách gì để tự động hoá việc “đọc” các tài liệu
không? CoBrain và Knowledgist đã giúp khẳng định là những việc đó hoàn toàn có thể thực
hiện được”, P. George ở Invention Machine cho biết.
Hãng Nghiên cứu và Tư vấn Brown ở Port Chester, đã phân loại các chương trình trên
thành 2 loại: Kỹ thuật quản lý tri thức (KM) và Kỹ thuật dựa vào tri thức (KBE). Các hệ
thống quản lý tri thức có nhiệm vụ khai thác dữ liệu, thường là các tài liệu lưu trữ với số
lượng lớn, chất đống năm này sang năm khác. Còn các hệ thống kỹ thuật dựa vào tri thức lại
có chức năng vận dụng các nguyên tắc và sau đó tự động hoá khâu phát triển sản phẩm.
Nhưng cả hai loại hình chương trình trên đều có chung một đặc điểm, đó là phát huy tính ưu
việt của Internet, của băng thông ngày càng được mở rộng, của các chương trình nội bộ ngày
càng được tích hợp với nhau và những máy tính cá nhân mạnh hơn, nhanh hơn, để vươn khỏi
phạm vi của những nhiệm vụ tương đối hẹp nói trên.
Một báo cáo mới đây của Hãng Brown cho biết: “Cho tới nay, vẫn còn ít tổ chức quan
tâm đến cơ hội này. Những tổ chức mà đã tận dụng được nó, thông báo rằng họ đã giảm được
thời gian và chi phí thiết kế tới 90%”. Ngoài việc tiết kiệm được thời gian và tăng chất lượng
chế tạo, một lợi ích nữa thu được, đó là giúp các kỹ sư cảm thấy hứng thú với công việc của
mình, vì họ không còn phải mất thời gian và sức lực cho những phần việc nhàm chán.

8.Bƣớc tiến trong quản lý thông tin: cung cấp tri thức đúng thời điểm (Just-in-time
Knowledge)
Tình trạng quá tải thông tin sẽ ngày một trầm trọng thêm lên. Ví dụ, các bác sĩ ở Anh,
ngoài việc phải nắm vững kiến thức cơ bản và chuyên môn, còn phải biết về nhiều loại văn
bản hướng dẫn của Chính phủ, thông tin của các công ty dược phẩm, những cảnh báo về tác
Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP
==================================================================

SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398
6
dụng phụ của thuốc v.v… Mỗi tháng, nếu cân lên, số văn bản đó có thể nặng 2 kg (Manka,
1997).
Với công nghệ thông tin (IT) ta có khả năng quản lý tri thức để chuyển tải tới cho ai
cần đến nó ở dạng cần thiết, đáp ứng nhu cầu cụ thể của họ. Tuy nhiên, nếu chỉ quan niệm
điều đó đơn giản là việc chuyển những thông tin hiện có về dạng điện tử, rồi phân phối và
đưa đến cho người dùng, thì hoàn toàn chưa đạt yêu cầu. Phải làm sao để người dùng không
những dễ dàng lấy được những mảng thông tin có liên quan, mà còn phải biết cách tổ chức
chúng có hiệu quả.
Ngành sản xuất đã từng áp dụng một phương pháp, gọi là phương pháp đáp ứng đúng
thời điểm (Just-in-time), nhờ đó không cần xây dựng những kho chứa vật tư, chi tiết (mà
không phải lúc nào cũng cần đến), mà dựa vào việc tổ chức công tác cung ứng hiệu quả, đảm
bảo đưa những chi tiết cần thiết vào đúng lúc và đúng nơi cần. Hướng chú trọng đã chuyển từ
khâu lưu trữ sang khâu phân phối, cung ứng hiệu quả.
Tương tự, mọi người bắt đầu nghĩ đến phương pháp để cung cấp được tri thức cần thiết
đúng vào lúc cần có. Do vậy, rất có thể, những công cụ giúp cung cấp tri thức vào đúng thời
điểm sẽ có vai trò quan trọng ở thế kỷ 21.
Có thể nói, thông tin hiện nay đối với các nhà điều hành doanh nghiệp cũng giống như
lửa đối với những người cổ đại trước đây. Nếu biết kiểm soát và ứng dụng nó thì doanh
nghiệp sẽ tồn tại và phát triển, nhưng nếu làm sai hoặc không quan tâm đến thì sẽ nhanh
chóng tàn lụi. Chính vì vậy mà doanh nghiệp cần phải nhận thức được tầm quan trọng của

việc quản lý thông tin, biết cách chú trọng vào các dữ liệu có tầm chiến lược, đầu tư sáng
suốt vào một số lượng hạn chế các công nghệ và tạo ra các luồng dữ liệu thích hợp để tạo ra
cho mình lợi thế cạnh tranh trên thương trường.
II/- Khái niệm ERP
1.ERP là gì?
Thời gian gần đây trong giới CNTT và các doanh nghiệp xuất hiện một thuật ngữ khá phổ
biến, đó là ERP. Có thể ai cũng có một số khái niệm căn bản về ERP là Enterprise Resource
Planning: Quản lý nguồn lực doanh nghiệp, nhưng hầu như đó chỉ là khái niệm mơ hồ. Vậy
chính xác ERP là gì?
ERP được định nghĩa là một hệ thống ứng dụng đa phân hệ” (Multi Module Software
Application) giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và điều hành tác nghiệp . Bản
chất ERP là một hệ thống tích hợp các phần mềm ứng dụng đa phân hệ nhằm giúp tổ chức,
doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và tác nghiệp. Giải pháp ERP cung cấp cho các nhà
quản lý doanh nghiệp khả năng quản lý và điều hành tài chính – kế toán, quản lý vật tư, quản
lý sản xuất, quản lý kinh doanh và phân phối sản phẩm, quản lý dự án, quản lý dịch vụ, quản
lý khách hàng, quản lý nhân sự, các công cụ dự báo và lập kế hoạch, báo cáo, .v.v. Thêm vào
đó, như một đặc điểm rất quan trọng mà các giải pháp ERP cung cấp cho các doanh nghiệp,
là một hệ thống quản lý với quy trình hiện đại theo chuẩn quốc tế, nhằm nâng cao khả năng
quản lý điều hành doanh nghiệp cho lãnh đạo cũng như tác nghiệp của các nhân viên.
Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP
==================================================================

SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398
7

2.Workflow là gì?
Định nghĩa đơn giản nhất của workflow: là các định nghĩa của các qui trình đã
chuẩn hóa. Và khi mình viết các module cho từng công việc, workflow là 1 chuỗi công việc
phải làm. Thường thì các công ty nước ngoài hoặc các doanh nghiệp lớn mới có được sự ổn
định trong các quy trình làm việc, nên workflow của họ thường là 1 dòng chảy thống nhất, ví

dụ: A –> B –> C –> D. Tuy nhiên ở các doanh nghiệp Việt Nam, sự ổn định trong dòng chảy
đó thường là hiếm, nên nhiều khi các ERP có workflow phải thường là workflow động. Ví
dụ, tại một thời điểm X thì workflow của phòng sản xuất là A –> B –> C –> D, tuy nhiên có
thể tại thời điểm Y thì workflow đó được thay đổi là: B –> A –> C –> D, và …
Tuy nhiên để rộng đường tìm hiểu workflow, tôi xin mượn ý kiến của 1 bài viết mà tôi
đã có dịp đọc được trên mạng (của Phí Anh Tuấn). Theo bài viết đó thì workflow trong một
ERP thể hiện ở các yếu tố căn bản sau :
a. Các quy trình và khả năng xử lý công việc theo trình tự công việc. Ví dụ trình tự
công việc cho việc mua hàng trong hệ thống ERP minh hoạ như sau : Các bộ phận có nhu
cầu mua hàng xây dựng yêu cầu mua hàng POP (Purchase order Proposal) -> phòng mua
hàng -> Nhân viên phụ trách mua ứng với từng loại hình xem xét -> Đề nghị mua hàng của
bộ phận mua hàng -> phê duyệt của lãnh đạo phòng -> đề nghị báo giá hoặc đấu thầu -> đánh
giá nhà cung cấp -> lựa chọn NCC-> lập đơn hàng chính thức PO -> nhận khẳng định cung
ứng từ NCC -> theo dõi nhận hàng -> nhận hóa đơn từ NCC -> chuyển hoá đơn đến kế toán
thanh toán….
b. Khả năng xem xét trình tự công việc và phê duyệt công việc trên hệ thống . Lúc này
việc hoạch định phân quyền cho từng bước xử lý công việc của mỗi một quy trình phải
nghiêm ngặt để đảm bảo tính đúng đắn của thông tin và truy cứu trách nhiệm sau này.
c. Giống như ví dụ workflow động mà tôi nêu trên, cái này được thực thi qua hệ thống
tham số quy trình nghiệp vụ và khả năng ánh xạ tham số vào thiết lập quy trình nghiệp vụ
(mapping). Đây cũng là một chỉ tiêu rất quan trọng để đánh giá khả năng của một ERP. Một
vài ví dụ trong hệ thống tham số mà mình đã thiết lập.
Doanh nghiệp vừa có một Khách hàng mới. Do thời gian ban đầu muốn có những ưu
đãi doanh nghiệp có thể quyết định không tính phạt chậm trả cho thanh toán trễ cũng như vẫn
cho phép xuất hàng khi tổng công nợ + doanh thu lớn hơn tín dụng (tất nhiên là trong một
phạm vi nào đó) lúc này các tham số phạt chậm trả bằng “No”, giao hàng có giá trị “Yes”.
Một thời gian sau doanh nghiệp có thể thay đổi quy trình này bằng tham số phạt chậm trả
bằng “Yes”, giao hàng có giá trị “No” hệ thống sẽ tự động tính phạt lãi suất chậm trả ứng với
Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP
==================================================================

SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398
8
từng lần thanh toán chậm và khi khách hàng mua vượt quá tín dụng hệ thống sẽ bắt buộc phải
phê duyệt lệnh xuất hàng này từ lãnh đạo.Nói chung đây là một ví dụ về tham số và còn rất
nhiều tham số khác.
3.SCM là gì?
Có thể nói 1 cách đơn giản: SCM (Supply Chain Management – Quản lý dây chuyền
cung ứng) là 1 phần trong ERP. Nhưng thực chất SCM là gì, ứng dụng ra sao?
Vậy SCM là gì?
SCM là sự phối kết hợp nhiều thủ pháp nghệ thuật và khoa học nhằm cải thiện cách
thức các công ty tìm kiếm những nguồn nguyên liệu thô cấu thành sản phẩm/dịch vụ, sau đó
sản xuất ra sản phẩm/dịch vụ đó và phân phối tới các khách hàng. Điều quan trọng đối với
bất kỳ giải pháp SCM nào, dù sản xuất hàng hoá hay dịch vụ, chính là việc làm thế nào để
hiểu được sức mạnh của các nguồn tài nguyên và mối tương quan giữa chúng trong toàn bộ
dây chuyền cung ứng sản xuất.
Về cơ bản, SCM sẽ cung cấp giải pháp cho toàn bộ các hoạt động đầu vào của doanh
nghiệp, từ việc đặt mua hàng của nhà cung cấp, cho đến các giải pháp tồn kho an toàn của
công ty. Trong hoạt động quản trị nguồn cung ứng, SCM cung cấp những giải pháp mà theo
đó, các nhà cung cấp và công ty sản xuất sẽ làm việc trong môi trường cộng tác, giúp cho các
bên nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và phân phối sản phẩm/dịch vụ tới khách hàng.
SCM tích hợp hệ thống cung ứng mở rộng và phát triển một môi trường sản xuất kinh doanh
thực sự, cho phép công ty của bạn giao dịch trực tiếp với khách hàng và nhà cung cấp ở cả
hai phương diện mua bán và chia sẻ thông tin.
Các mô hình dây chuyền cung ứng được sắp xếp từ đơn giản đến phức tạp.
Một công ty sản xuất sẽ nằm trong “mô hình đơn giản”, khi họ chỉ mua nguyên vật liệu
từ một nhà cung cấp, sau đó tự làm ra sản phẩm của mình rồi bán hàng trực tiếp cho người sử
dụng. Ở đây, bạn chỉ phải xử lý việc mua nguyên vật liệu rồi sản xuất ra sản phẩm bằng một
hoạt động và tại một địa điểm duy nhất (single-site).
Trong mô hình phức tạp, doanh nghiệp sẽ mua nguyên vật liệu từ các nhà cung cấp

(đây cũng chính là thành phẩm của đơn vị này), từ các nhà phân phối và từ các nhà máy “chị
em” (có điểm tương đồng với nhà sản xuất). Ngoài việc tự sản xuất ra sản phẩm, doanh
nghiệp còn đón nhận nhiều nguồn cung cấp bổ trợ cho quá trình sản xuất từ các nhà thầu phụ
và đối tác sản xuất theo hợp đồng. Trong mô hình phức tạp này, hệ thống SCM phải xử lý
việc mua sản phẩm trực tiếp hoặc mua qua trung gian, làm ra sản phẩm và đưa sản phẩm đến
các nhà máy “chị em” để tiếp tục sản xuất ra sản phẩm hoàn thiện. Các công ty sản xuất phức
tạp sẽ bán và vận chuyển sản phẩm trực tiếp đến khách hàng hoặc thông qua nhiều kênh bán
hàng khác, chẳng hạn như các nhà bán lẻ, các nhà phân phối và các nhà sản xuất thiết bị gốc
(OEMs). Hoạt động này bao quát nhiều địa điểm (multiple-site) với sản phẩm, hàng hóa tại
các trung tâm phân phối được bổ sung từ các nhà máy sản xuất.
Đơn đặt hàng có thể được chuyển từ các địa điểm xác định, đòi hỏi công ty phải có tầm
nhìn về danh mục sản phẩm/dịch vụ đang có trong toàn bộ hệ thống phân phối. Các sản phẩm
có thể tiếp tục được phân bổ ra thị trường từ địa điểm nhà cung cấp và nhà thầu phụ. Sự phát
triển trong hệ thống quản lý dây chuyền cung ứng đã tạo ra các yêu cầu mới cho các quy
trình áp dụng SCM. Chẳng hạn, một hệ thống SCM xử lý những sản phẩm được đặt tại các
địa điểm của khách hàng và nguyên vật liệu của nhà cung cấp lại nằm tại công ty sản xuất.
Nguồn gốc của SCM
Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP
==================================================================

SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398
9
SCM là một giai đoạn phát triển của lĩnh vực Logistic (hậu cần). Trong tiếng Anh, một
điều thú vị là từ Logistics này không hề có liên quan gì đến từ “Logistic” trong toán học. Khi
dịch sang tiếng Việt, có người dịch là hậu cần, có người dịch là kho vận, dịch vụ cung ứng.
Tuy nhiên, tất cả các cách dịch đó đều chưa thoả đáng, không phản ánh đầy đủ và chính
xác bản chất của Logistics. Vì vậy, tốt hơn cả là chúng ta hãy giữ nguyên thuật ngữ Logistics
và sau đó tìm hiểu tường tận ý nghĩa của nó.
Ban đầu, logistics được sử dụng như một từ chuyên môn trong quân đội, được hiểu với
nghĩa là công tác hậu cần. Đến cuối thế kỷ 20, Logistics được ghi nhận như là một chức năng

kinh doanh chủ yếu, mang lại thành công cho các công ty cả trong khu vực sản xuất lẫn trong
khu vực dịch vụ. Uỷ ban kinh tế và xã hội châu Á Thái Bình Dương (Economic and Social
Commission for Asia and the Pacific – ESCAP) ghi nhận Logistics đã phát triển qua 3 giai
đoạn:
Giai đoạn 1: Phân phối (Distribution)
Đó là quản lý một cách có hệ thống các hoạt động liên quan với nhau nhằm đảm bảo
cung cấp sản phẩm, hàng hoá cho khách hàng một cách hiệu quả nhất. Giai đoạn này bao
gồm các hoạt động nghiệp vụ sau:
-Vận tải,
-Phân phối,
-Bảo quản hàng hoá,
-Quản lý kho bãi,
-Bao bì, nhãn mác, đóng gói.
Giai đoạn 2: Hệ thống Logistics
Giai đoạn này có sự phối kết hợp công tác quản lý của cả hai mặt trên vào cùng một hệ
thống có tên là Cung ứng vật tư và Phân phối sản phẩm.
Giai đoạn 3: Quản trị dây chuyền cung ứng (SCM)
Theo ESCAP thì đây là khái niệm mang tính chiến lược về quản trị chuỗi quan hệ từ
nhà cung cấp nguyên liệu – đơn vị sản xuất – đến người tiêu dùng. Khái niệm SCM chú trọng
việc phát triển các mối quan hệ với đối tác, kết hợp chặt chẽ giữa nhà sản xuất với nhà cung
cấp, người tiêu dùng và các bên liên quan như các công ty vận tải, kho bãi, giao nhận và các
công ty công nghệ thông tin.
Vai trò của SCM đối với hoạt động kinh doanh
Đối với các công ty, SCM có vai trò rất to lớn, bởi SCM giải quyết cả đầu ra lẫn đầu
vào của doanh nghiệp một cách hiệu quả. Nhờ có thể thay đổi các nguồn nguyên vật liệu đầu
vào hoặc tối ưu hoá quá trình luân chuyển nguyên vật liệu, hàng hoá, dịch vụ mà SCM có thể
giúp tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Có không ít công ty đã gặt hái thành công lớn nhờ biết soạn thảo chiến lược và giải
pháp SCM thích hợp, ngược lại, có nhiều công ty gặp khó khăn, thất bại do đưa ra các quyết
định sai lầm như chọn sai nguồn cung cấp nguyên vật liệu, chọn sai vị trí kho bãi, tính toán

lượng dự trữ không phù hợp, tổ chức vận chuyển rắc rối, chồng chéo…
Ngoài ra, SCM còn hỗ trợ đắc lực cho hoạt động tiếp thị, đặc biệt là tiếp thị hỗn hợp
(4P: Product, Price, Promotion, Place). Chính SCM đóng vai trò then chốt trong việc đưa sản
phẩm đến đúng nơi cần đến và vào đúng thời điểm thích hợp. Mục tiêu lớn nhất của SCM là
cung cấp sản phẩm/dịch vụ cho khách hàng với tổng chi phí nhỏ nhất.
Điểm đáng lưu ý là các chuyên gia kinh tế đã nhìn nhận rằng hệ thống SCM hứa hẹn
từng bước nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất của công ty và tạo điều kiện cho chiến lược
thương mại điện tử phát triển. Đây chính là chìa khoá thành công cho B2B. Tuy nhiên, như
Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP
==================================================================

SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398
10
không ít các nhà phân tích kinh doanh đã cảnh báo, chiếc chìa khoá này chỉ thực sự phục vụ
cho việc nhận biết các chiến lược dựa trên hệ thống sản xuất, khi chúng tạo ra một trong
những mối liên kết trọng yếu nhất trong dây chuyền cung ứng.
Trong một công ty sản xuất luôn tồn tại ba yếu tố chính của dây chuyền cung ứng: thứ
nhất là các bước khởi đầu và chuẩn bị cho quá trình sản xuất, hướng tới những thông tin tập
trung vào khách hàng và yêu cầu của họ; thứ hai là bản thân chức năng sản xuất, tập trung
vào những phương tiện, thiết bị, nhân lực, nguyên vật liệu và chính quá trình sản xuất; thứ ba
là tập trung vào sản phẩm cuối cùng, phân phối và một lần nữa hướng tới những thông tin tập
trung vào khách hàng và yêu cầu của họ.
Trong dây chuyên cung ứng ba nhân tố này, SCM sẽ điều phối khả năng sản xuất có
giới hạn và thực hiện việc lên kế hoạch sản xuất – những công việc đòi hỏi tính dữ liệu chính
xác về hoạt động tại các nhà máy, nhằm làm cho kế hoạch sản xuất đạt hiệu quả cao nhất.
Khu vực nhà máy sản xuất trong công ty của bạn phải là một môi trường năng động, trong đó
sự vật được chuyển hoá liên tục, đồng thời thông tin cần được cập nhật và phổ biến tới tất cả
các cấp quản lý công ty để cùng đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác. SCM cung cấp
khả năng trực quan hoá đối với các dữ liệu liên quan đến sản xuất và khép kín dây chuyền
cung cấp, tạo điều kiện cho việc tối ưu hoá sản xuất đúng lúc bằng các hệ thống sắp xếp và

lên kế hoạch. Nó cũng mang lại hiệu quả tối đa cho việc dự trù số lượng nguyên vật liệu,
quản lý nguồn tài nguyên, lập kế hoạch đầu tư và sắp xếp hoạt động sản xuất của công ty.
Một tác dụng khác của việc ứng dụng giải pháp SCM là phân tích dữ liệu thu thập được
và lưu trữ hồ sơ với chi phí thấp. Hoạt động này nhằm phục vụ cho những mục đích liên
quan đến hoạt động sản xuất (như dữ liệu về thông tin sản phẩm, dữ liệu về nhu cầu thị
trường…) để đáp ứng đòi hỏi của khách hàng. Có thể nói, SCM là nền tảng của một chương
trình cải tiến và quản lý chất lượng – Bạn không thể cải tiến được những gì bạn không thể
nhìn thấy.
Cấu trúc của SCM
Một dây chuyền cung ứng sản xuất bao gồm tối thiểu ba yếu tố: nhà cung cấp, bản thân
đơn vị sản xuất và khách hàng.
Nhà cung cấp: là các công ty bán sản phẩm, dịch vụ là nguyên liệu đầu vào cần thiết
cho quá trình sản xuất, kinh doanh. Thông thường, nhà cung cấp được hiểu là đơn vị cung
cấp nguyên liệu trực tiếp như vật liệu thô, các chi tiết của sản phẩm, bán thành phẩm. Các
công ty cung cấp dịch vụ cho sản xuất, kinh doanh được gọi là nhà cung cấp dịch vụ.
- Đơn vị sản xuất: là nơi sử dụng nguyên liệu, dịch vụ đầu vào và áp dụng các quá trình
sản xuất để tạo ra sản phẩm cuối cùng. Các nghiệp vụ về quản lý sản xuất được sử dụng tối
đa tại đây nhằm tăng hiệu quả, nâng cao chất lượng sản phẩm, tạo nên sự thông suốt của dây
chuyền cung ứng.
- Khách hàng: là người sử dụng sản phẩm của đơn vị sản xuất.
Các thành phần cơ bản của SCM
Dây chuyền cung ứng được cấu tạo từ 5 thành phần cơ bản. Các thành phần này là các
nhóm chức năng khác nhau và cùng nằm trong dây chuyền cung ứng:
- Sản xuất (Làm gì, như thế nào, khi nào)
- Vận chuyển (Khi nào, vận chuyển như thế nào)
- Tồn kho (Chi phí sản xuất và lưu trữ)
- Định vị (Nơi nào tốt nhất để làm cái gì)
- Thông tin (Cơ sở để ra quyết định)
Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP
==================================================================

SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398
11
a. Sản xuất: Sản xuất là khả năng của dây chuyền cung ứng tạo ra và lưu trữ sản phẩm.
Phân xưởng, nhà kho là cơ sở vật chất, trang thiết bị chủ yếu của thành phần này. Trong quá
trình sản xuất, các nhà quản trị thường phải đối mặt với vấn đề cân bằng giữa khả năng đáp
ứng nhu cầu của khách hàng và hiệu quả sản xuất của doanh nghiệp.
b. Vận chuyển: Đây là bộ phận đảm nhiệm công việc vận chuyển nguyên vật liệu,
cũng như sản phẩm giữa các nơi trong dây chuyền cung ứng. Ở đây, sự cân bằng giữa khả
năng đáp ứng nhu cầu và hiệu quả công việc được biểu thị trong việc lựa chọn phương thức
vận chuyển. Thông thường có 6 phương thức vận chuyển cơ bản
- Đường biển: giá thành rẻ, thời gian vận chuyển dài và bị giới hạn về địa điểm giao
nhận.
- Đường sắt: giá thành rẻ, thời gian trung bình, bị giới hạn về địa điểm giao nhận.
- Đường bộ: nhanh, thuận tiện.
- Đường hàng không: nhanh, giá thành cao.
- Dạng điện tử: giá thành rẻ, nhanh, bị giới hạn về loại hàng hoá vận chuyển (chỉ dành
cho dữ liệu, âm thanh, hình ảnh…).
- Đường ống: tương đối hiệu quả nhưng bị giới hạn loại hàng hoá (khi hàng hóa là chất
lỏng, chất khí..).
d. Tồn kho: Tồn kho là việc hàng hoá được sản xuất ra tiêu thụ như thế nào. Chính yếu
tố tồn kho sẽ quyết định doanh thu và lợi nhuận của công ty bạn. Nếu tồn kho ít tức là sản
phẩm của bạn được sản xuất ra bao nhiêu sẽ tiêu thụ hết bấy nhiêu, từ đó chứng tỏ hiệu quả
sản xuất của công ty bạn ở mức cao và lợi nhuận đạt mức tối đa.
e. Định vị: Bạn tìm kiếm các nguồn nguyên vật liệu sản xuất ở đâu? Nơi nào là địa
điểm tiêu thụ tốt nhất? Đây chính là những yếu tố quyết định sự thành công của dây chuyền
cung ứng. Định vị tốt sẽ giúp quy trình sản xuất được tiến hành một cách nhanh chóng và
hiệu quả hơn.
f. Thông tin: Thông tin chính là “nguồn dinh dưỡng” cho hệ thống SCM của bạn. Nếu
thông tin chuẩn xác, hệ thống SCM sẽ đem lại những kết quả chuẩn xác. Ngược lại, nếu

thông tin không đúng, hệ thống SCM sẽ không thể phát huy tác dụng. Bạn cần khai thác
thông tin từ nhiều nguồn khác nhau và cố gắng thu thập nhiều nhất lượng thông tin cần thiết.
Những bƣớc đi cơ bản khi triển khai SCM
Bạn cần tuân thủ 5 bước đi cơ bản sau đây:
a. Kế hoạch – Đây là bộ phận chiến lược của SCM. Bạn sẽ cần đến một chiến lược
chung để quản lý tất cả các nguồn lực nhằm giúp sản phẩm phẩm, dịch vụ của bạn đáp ứng
tối đa nhu cầu của khách hàng. Phần quan trọng của việc lập kế hoạch là xây dựng một bộ
các phương pháp, cách thức giám sát dây chuyền cung ứng để đảm bảo cho dây chuyền hoạt
động hiệu quả, tiết kiệm chi phí và tạo ra sản phẩm có chất lượng cao để đưa tới khách hàng.
b. Nguồn cung cấp – Hãy lựa chọn những nhà cung cấp thích hợp để đáp ứng các
chủng loại hàng hoá, dịch vụ đầu vào mà bạn cần để làm ra sản phẩm, dịch vụ của bạn. Bạn
nên xây dựng một bộ các quy trình định giá, giao nhận và thanh toán với nhà phân phối, cũng
như thiết lập các phương pháp giám sát và cải thiện mối quan hệ giữa bạn với họ. Sau đó,
bạn hãy tiến hành song song các quy trình này nhằm quản lý nguồn hàng hoá, dịch vụ mà bạn
nhận được từ các nhà cung cấp, từ việc nhận hàng, kiểm tra hàng, chuyển chúng tới các cơ sở
sản xuất đến việc thanh toán tiền hàng.
c. Sản xuất – Đây là bước đi tiếp theo, sau khi bạn đã có nguồn hàng. Hãy lên lịch
trình cụ thể về các hoạt động sản xuất, kiểm tra, đóng gói và chuẩn bị giao nhận. Đây là một
trong những yếu tố quan trọng nhất của dây chuyền cung ứng, vì thế bạn cần giám sát, đánh
Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP
==================================================================

SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398
12
giá chặt chẽ các tiêu chuẩn chất lượng của thành phẩm, cũng như hiệu suất làm việc của nhân
viên.
d. Giao nhận – Đây là yếu tố mà nhiều người hay gọi là “hậu cần”. Hãy xem xét từng
khía cạnh cụ thể bao gồm các đơn đặt hàng, xây dựng mạng lưới cửa hàng phân phối, lựa
chọn đơn vị vận tải để đưa sản phẩm của bạn tới khách hàng, đồng thời thiết lập một hệ
thống hoá đơn thanh toán hợp lý.

e. Hoàn lại – Đây là công việc chỉ xuất hiện trong trường hợp dây chuyền cung ứng có
vấn đề. Nhưng dù sao, bạn cũng cần phải xây dựng một chính sách đón nhận những sản
phẩm khiếm khuyết bị khách hàng trả về và trợ giúp khách hàng trong trường hợp có vấn đề
rắc rối đối với sản phẩm đã được bàn giao.
Phầm mềm SCM có nhiệm vụ gì?
Phầm mềm SCM có thể được xem như một bộ các ứng dụng phần mềm phức tạp nhất
trên thị trường công nghệ phần mềm. Mỗi một thành phần trong dây chuyền cung ứng trên
đây bao gồm hàng tá các nhiệm vụ cụ thể khác nhau, thậm chí có không ít nhiệm vụ đòi hỏi
riêng một phần mềm chuyên biệt. Có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm lớn đang cố gắng tập
hợp nhiều ứng dụng phần mềm nhỏ trong SCM vào một chương trình duy nhất, nhưng hầu
như chưa có ai thành công cả. Việc kết hợp nhiều phần mềm nhỏ riêng biệt thành một phần
mềm chung xem ra là một “cơn ác mộng” đối với nhiều công ty phần mềm trên thế giới.
Có lẽ cách thức tốt nhất đề thiết lập và cài đặt bộ phần mềm quản lý dây chuyền cung
ứng là bạn hãy chia nó ra thành hai phần mềm nhỏ: phần mềm thứ nhất có nhiệm vụ giúp bạn
lên kế hoạch cho dây chuyền cung ứng và phần mềm thứ hai giúp bạn theo dõi việc thực thi
các nhiệm vụ cụ thể đã vạch ra.
Phần mềm hoạch định dây chuyền cung ứng (Supply chain planning – SCP) sử dụng
các thuật toán khác nhau nhằm giúp bạn cải thiện lưu lượng và tính hiệu quả của dây chuyền
cung ứng, đồng thời giảm thiểu việc kiểm kê hàng tồn kho. Tính chính xác của SCP hoàn
toàn phụ thuộc vào các thông tin mà bạn thu thập được. Ví dụ, nếu bạn là một nhà sản xuất
hàng tiêu dùng, đừng mong đợi các ứng dụng phần mềm lên kế hoạch của bạn sẽ hoàn toàn
chính xác, nếu bạn không cập nhật cho chúng thông tin chính xác về các đơn đặt hàng từ
khách hàng, dữ liệu bán hàng từ những cửa hàng bán lẻ, năng lực sản xuất và năng lực giao
nhận… Trên thị trường luôn có sẵn các ứng dụng phần mềm lên kế hoạch cho cả 5 bước
chính của dây chuyền cung ứng được liệt kê ở trên, tuy nhiên mọi người thường cho rằng
phần mềm cần thiết nhất là phần mềm xử lý công việc xác định nhu cầu thị trường (bởi vì
đây là phần phức tạp và dễ sai sót nhất) nhằm trù liệu trước công ty sẽ cần sản xuất ra bao
nhiêu sản phẩm.
Phần mềm thực thi dây chuyền cung ứng (Supply chain execution – SCE) có nhiệm vụ
tự động hoá các bước tiếp theo của dây chuyền cung ứng, như việc lưu chuyển tự động các

đơn đặt hàng từ nhà máy sản xuất của bạn tới nhà cung cấp nguyên vật liệu, để có được
những gì bạn cần cho hoạt động sản xuất ra sản phẩm, dịch vụ.
ERP và SCM – thế nào là hợp lý?
Để trả lời câu hỏi này, trước tiên bạn cần làm rõ hai vấn đề: ERP là gì và ERP tác động
lên SCM như thế nào?
ERP – Hệ thống hoạch định các nguồn lực của doanh nghiệp (Enterprise resources
Planning) là bộ giải pháp công nghệ thông tin có khả năng tích hợp toàn bộ các ứng dụng
quản lý sản xuất kinh doanh vào một hệ thống duy nhất nhằm tự động hoá các quy trình quản
lý….
Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP
==================================================================

SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398
13
Với ERP, mọi hoạt động của công ty bạn, từ quản trị nguồn nhân lực, quản lý dây
chuyền sản xuất và cung ứng vật tư, quản lý tài chính nội bộ, đến việc bán hàng, tiếp thị sản
phẩm, trao đổi với đối tác, khách hàng… đều được thực hiện trên một hệ thống duy nhất.
ERP được xem là một giải pháp quản trị doanh nghiệp thành công nhất trên thế giới hiện nay.
Nếu triển khai thành công ERP, bạn sẽ có thể tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh và
thêm cơ hội để phát triển vững mạnh.
Trong thuật ngữ ERP, hai chữ R và P đã thể hiện hầu như trọn vẹn ý nghĩa của giải
pháp quản trị doanh nghiệp mới này.
R: Resource (Tài nguyên). Trong kinh doanh, resource là nguồn lực nói chung bao
gồm cả tài chính, nhân lực và công nghệ. Tuy nhiên, trong ERP, resource còn có nghĩa là tài
nguyên. Trong giới công nghệ thông tin, tài nguyên là bất kỳ phần mềm, phần cứng hay dữ
liệu nào thuộc hệ thống mà bạn có thể truy cập và sử dụng được. Việc ứng dụng ERP vào
hoạt động quản trị công ty đòi hỏi bạn phải biến nguồn lực này thành tài nguyên. Cụ thể là
bạn phải:
-Làm cho mọi phòng ban đều có khả năng khai thác nguồn lực phục vụ cho công ty.
-Hoạch định và xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực của các bộ phận sao cho giữa

các bộ phận luôn có sự phối hợp nhịp nhàng.
-Thiết lập các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất.
-Luôn cập nhật thông tin một cách chính xác, kịp thời về tình trạng nguồn lực của công
ty.
Muốn biến nguồn lực thành tài nguyên, bạn phải trải qua một thời kỳ “lột xác”, nghĩa là
cần thay đổi văn hóa kinh doanh cả bên trong và ngoài công ty, đồng thời phải có sự hợp tác
chặt chẽ giữa công ty và nhà tư vấn. Giai đoạn “chuẩn hóa dữ liệu” này sẽ quyết định thành
bại của việc triển khai hệ thống ERP và nó cũng chiếm phần lớn chi phí đầu tư cho ERP.
P: Planning (Hoạch định). Planning là khái niệm quen thuộc trong quản trị kinh
doanh. Điều cần quan tâm ở đây là hệ ERP hỗ trợ công ty lên kế hoạch ra sao?
Trước hết, ERP tính toán và dự báo các khả năng có thể phát sinh trong quá trình điều
hành sản xuất/kinh doanh của công ty. Chẳng hạn, ERP giúp nhà máy tính toán chính xác kế
hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho mỗi đơn hàng dựa trên tổng nhu cầu nguyên vật liệu,
tiến độ, năng suất, khả năng cung ứng… Cách làm này cho phép công ty luôn có đủ vật tư
sản xuất, mà vẫn không để lượng tồn kho quá lớn gây đọng vốn. ERP còn là công cụ hỗ trợ
trong việc lên kế hoạch cho các nội dung công việc, nghiệp vụ cần thiết trong quá trình sản
xuất kinh doanh, chẳng hạn như hoạch định chính sách giá, chiết khấu, các hình thức mua
hàng, hỗ trợ tính toán ra phương án mua nguyên liệu, tính được mô hình sản xuất tối ưu…
Đây là biện pháp giúp bạn giảm thiểu sai sót trong các xử lý nghiệp vụ. Hơn nữa, ERP tạo ra
mối liên kết văn phòng công ty – đơn vị thành viên, phòng ban – phòng ban và trong nội bộ
các phòng ban, hình thành nên các quy trình xử lý nghiệp vụ mà mọi nhân viên trong công ty
phải tuân theo.
Như vậy, chúng ta có thể thấy rằng hệ thống ERP sẽ cung cấp các công cụ và tạo điều
kiện cho các dây chuyền cung ứng (cả đơn giản và phức tạp) thành công. Đến lượt mình, các
thành công của SCM sẽ thúc đẩy sự phát triển của quy trình áp dụng ERP.
Trên thế giới hiện nay đang có rất nhiều tập đoàn lớn triển khai và sử dụng trọn gói bộ
giải pháp ERP cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh trên hai lĩnh vực: Sản xuất chế tạo
và Kinh doanh dịch vụ. Thực tế đã chứng minh được rằng, sự phối kết hợp giữa ERP và
SCM đem lại cho các công ty năng lực cạnh tranh cao hơn, đồng thời thể hiện rằng đây là
lĩnh vực có nhiều tiềm năng phát triển và đầu tư. Theo các cuộc thăm dò do hãng nghiên cứu

Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP
==================================================================

SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398
14
thị trường Meta Group tiến hành với sự tham gia của 63 công ty, chi phí trung bình cho một
dự án ERP (bao gồm phần mềm, chi phí nhân công, tư vấn và phần cứng) sẽ vào khoảng 15
triệu USD. Mặc dù các dự án ERP phức tạp và có giá trị lớn, nhưng nếu được triển khai phù
hợp và khoa học, chúng sẽ đem lại những lợi ích không nhỏ.
Cụ thể, nếu được triển khai toàn bộ, một hệ thống ERP có thể giúp công ty tiết kiệm
trung bình hàng năm khoảng 1,6 triệu USD. Đối với các nhà quản trị, ERP là công cụ đắc lực
để quản lý tập trung toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh. ERP còn giúp doanh nghiệp
đánh giá khu vực tập trung nhiều khách hàng, đánh giá những loại hình dịch vụ mà khách
hàng ưa thích sử dụng… Bên cạnh đó, ERP còn mang lại nhiều lợi ích khác với các tính năng
như: phát triển khả năng mua bán, đặt hàng hay đăng ký dịch vụ trực tuyến, điều phối toàn bộ
giá cả cho các dự án, theo dõi, quản lý và sử dụng tài sản, xác định quyền hạn và trách nhiệm
của từng cá nhân tham gia hệ thống….
Hiện ERP vẫn đang được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau và có không ít công ty tuyên
bố rằng đang ứng dụng ERP, nhưng thực chất họ chỉ triển khai một hoặc hai thành phần nào
đó của ERP. Một công ty có thể mua nhiều giải pháp của các hãng phần mềm khác nhau rồi
chắp vá chúng lại một cách lỏng lẻo, gượng ép, liệu có thể khẳng định rằng: “Công ty chúng
tôi đang dùng ERP và sẽ áp dụng thành công SCM trên cơ sở này” không? Câu trả lời chắc
chắn sẽ là: “Không”.
Việc có nên triển khai SCM trên cơ sở một hệ thống ERP hiệu quả vẫn còn là một vấn
đề gây nhiều tranh cãi. Bạn có thể cần đến ERP, nếu bạn dự định thiết lập các ứng dụng SCP,
bởi vì chúng đều dựa trên cùng một loại thông tin được lưu trữ trong phần mềm ERP. Về mặt
lý thuyết, bạn có thể cung cấp cho phần mềm SCP những thông tin lấy từ các nguồn khác
nhau trong công ty (đối với phần lớn các công ty thì đó là các file excel nằm rải rác tại tất cả
các phòng ban).
Tuy nhiên, mọi việc sẽ không đơn giản, nếu bạn cố gắng lưu chuyển chúng một cách

nhanh chóng và đáng tin cậy từ khắp mọi ngóc ngách trong công ty. Vậy thì ERP chính là
một công cụ hữu ích, giúp bạn tích hợp tất cả các thông tin đó vào cùng một ứng dụng đơn lẻ,
và phần mềm SCP sẽ có một cơ cấu duy nhất để tiếp nhận các nguồn thông tin được cập nhập
liên tục. Đa số các Giám đốc thông tin (Chief Inffomation Officer – CIO) đã từng cài đặt ứng
dụng phần mềm SCP đều cảm thấy hài lòng với phần mềm ERP sẵn có.
Họ thừa nhận rằng phần mềm ERP sẽ “đưa cả núi thông tin nội bộ vào trật tự ổn định”.
Đương nhiên, phần mềm ERP khá đắt và phức tạp, vì vậy bạn có thể muốn tìm ra nhiều cách
thức khác để cung cấp cho phần mềm SCP những thông tin cần thiết mà không cần đến phần
mềm ERP sẵn có.
Trong khi đó, các ứng dụng phần mềm SCE ít phụ thuộc hơn vào việc thu thập thông
tin từ các nơi trong công ty, do đó SCE có khuynh hướng độc lập với phần mềm ERP. Nhưng
việc bạn cần là các ứng dụng SCE sẽ tiếp xúc với ERP trong một vài “điểm” nào đó. Ngoài
ra, bạn nên chú ý tới năng lực của các ứng dụng SCE sao cho nó có thể tích hợp với Internet,
với ERP và với các ứng dụng SCP khác, bởi vì Internet sẽ có tác động rất lớn tới hành vi của
khách hàng. Ví dụ, nếu bạn muốn xây dựng một trang web riêng để tiếp xúc với khách hàng
và nhà cung cấp, bạn sẽ phải đưa vào đó các dữ liệu có được từ những ứng dụng SCE, SCP
và ERP, nhằm giới thiệu những chi tiết mới nhất về đơn đặt hàng, thanh toán, tình trạng sản
xuất và giao nhận của công ty bạn.
Mục tiêu của việc cài đặt bộ phần mềm SCM
Hiện nay, khi các công cụ Internet gần như đã vươn đến mọi ngóc ngách trên trái đất
với mức chi phí vô cùng thấp, thì bạn hoàn toàn có thể kết nối dây chuyền cung ứng của bạn
Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP
==================================================================

SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398
15
với dây chuyền cung ứng của các nhà cung cấp, kể cả các khách hàng, trong một mạng lưới
rộng khắp nhằm tối ưu hoá chi phí và cơ hội cho tất cả các thành phần có liên quan.
Đây cũng là nguyên nhân bùng nổ thương mại điện tử (B2B) – một phương thức mà bất
cứ ai đang giao dịch kinh doanh với bạn đều có thể được kết nối lại thành một đại gia đình

hợp tác để cùng có lợi.
Mặc dù B2B mới chỉ xuất hiện trong vòng vài năm trở lại đây, nhưng một số ngành
công nghiệp, nhờ đó, đã có được những bước tiến lớn, nổi bật nhất là lĩnh vực sản xuất hàng
tiêu dùng để cung cấp trực tiếp cho các siêu thị và cửa hàng bán lẻ, sản phẩm tự động và
công nghệ cao.
Khi bạn hỏi những người ở “tiền tuyến” trong các ngành công nghiệp này rằng họ hy
vọng sẽ nhận được những gì từ các dây chuyền cung ứng của mình, thì hầu như tất cả đều sẽ
có cùng câu trả lời là: Sự rõ ràng. Dây chuyền cung ứng tại phần lớn các ngành công nghiệp
được xem như một ván bài lớn. Người chơi không muốn phơi bày các quân bài của họ, bởi vì
họ không tin tưởng bất cứ ai. Nhưng trên thực tế, nếu họ lật ngửa quân bài của mình, thì tất
cả đều có thể được hưởng lợi.
Các nhà cung cấp sẽ không phải dự đoán xem có bao nhiêu nguyên liệu thô sẽ được đặt
hàng, các nhà sản xuất sẽ không phải thu mua quá số lượng họ cần để dự phòng trong trường
hợp nhu cầu về sản phẩm đột ngột tăng cao, các nhà bán lẻ sẽ không phải để trống các kệ
hàng, nếu họ chia sẻ với nhà sản xuất các thông tin họ có về tình hình buôn bán sản phẩm của
nhà sản xuất… Internet đã giúp cho việc trao đổi thông tin này trở nên dễ dàng, nhưng hàng
thế kỷ không tin cậy và thiếu hợp tác giữa các bên đã khiến công việc này gặp nhiều khó
khăn.
Những năm gần đây, không ít công ty đã rơi vào tình thế “tiến thoái lưỡng nan”, tức là
họ bị buộc phải tham gia vào việc chia sẻ thông tin về dây chuyền cung ứng với một hoặc
một vài “đại gia” trong ngành. Bạn muốn bán hàng trong các cửa hàng thuộc hệ thống Wal-
Mart? Nếu có, bạn hãy sẵn sàng để chia sẻ dữ liệu với họ.
Ưu điểm của việc chia sẻ thông tin dây chuyền cung ứng kịp thời, chính xác là khả
năng sản xuất hay vận chuyển một số lượng nhất định sản phẩm phù hợp với nhu cầu của thị
trường. Đó là một công việc vẫn được biết đến với cái tên “Sản xuất kịp thời” (just-in-time
manufacturing) và nó cho phép các công ty có thể giảm thiểu lượng hàng tồn kho. Đồng thời,
các công ty thực chất sẽ cắt giảm được chi phí kể từ khi họ không còn phải mất tiền để sản
xuất và lưu kho các sản phẩm dư thừa nữa.
Cộng tác dây chuyền cung ứng (Supply chain collaboration)
Hãy xem xét các sản phẩm tiêu dùng như một ví dụ của sự cộng tác. Nhiều năm qua, có

hai công ty đã phối kết hợp chặt chẽ với nhau trong dây chuyền cung ứng là Wal-Mart và
Procter & Gamble. Trước khi hai công ty này bắt đầu cộng tác vào thập niên 80, các nhà bán
lẻ trên thị trường hầu như rất ít khi chia sẻ thông tin với các nhà sản xuất. Nhưng sau đó, hai
“người khổng lồ” này đã xây dựng một hệ thống phần mềm liên kết giữa P&G với các trung
tâm phân phối của Wal-Mart. Khi sản phẩm của P&G sắp tiêu thụ hết tại những trung tâm
phân phối này, hệ thống sẽ tự động gửi thư nhắc nhở để P&G vận chuyển thêm sản phẩm.
Trong một số trường hợp, hệ thống còn được áp dụng cho cả các cửa hàng nhượng quyền của
Wal-Mart và cho phép P&G giám sát các giá hàng sản phẩm thông qua tín hiệu vệ tinh ghép
nối thời gian thực (real-time satellite link-ups), sau đó gửi thông báo tới các nhà máy sản
xuất mỗi khi danh mục hàng hóa được máy scan trong hệ thống tự động quét qua.
Với kiểu thông tin này, P&G biết rõ khi nào cần sản xuất, vận chuyển và trưng bày
thêm sản phẩm tại các cửa hàng của Wal-Mart. Từ đó, P&G sẽ không cần phải giữ quá nhiều
Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP
==================================================================

SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398
16
sản phẩm trong kho chỉ để chờ đợi điện thoại của Wal-Mart. Việc xuất hoá đơn và thanh toán
cũng được thực hiện tự động. Hệ thống sẽ giúp P&G tiết kiệm đáng kể thời gian, giảm thiểu
hàng tồn kho và giảm các chi phí xử lý đơn đặt hàng, qua đó duy trì vững chắc khẩu hiệu mà
Wal-Mart treo trước mỗi cửa hàng kinh doanh “Low, everyday prices” (giá thấp mỗi ngày).
Tập đoàn Cisco Systems chuyên sản xuất và cung cấp các thiết bị Internet cũng là một
cái tên được biết đến trong việc cộng tác dây chuyền cung ứng. Cisco có một mạng lưới rộng
khắp bao gồm các nhà cung cấp linh kiện thành phần, các nhà phân phối và nhà sản xuất theo
hợp đồng… được liên kết chặt chẽ với nhau thông qua một mạng riêng của Cisco nhằm thiết
lập nên một dây chuyền cung ứng ảo có tốc độ cao. Ví dụ, khi có lệnh đặt hàng một sản
phẩm của Cisco, các thông báo sẽ tự động được gửi tới các nhà sản xuất phụ theo hợp đồng.
Trong khi đó, các nhà phân phối được báo động để kịp thời cung cấp các linh kiện cần thiết,
chẳng hạn như bộ nguồn điện…. Các nhà sản xuất phụ theo hợp đồng của Cisco sẽ biết được
việc gì cần phải thực hiện, bởi vì họ đăng nhập vào mạng của Cisco và được liên kết trong hệ

thống sản xuất của riêng Cisco.
Ngay sau khi các nhà sản xuất phụ theo hợp đồng tiếp cận với mạng lưới của Cisco, hệ
thống mạng này bắt đầu can thiệp vào dây chuyền sản xuất của các nhà thầu phụ để đảm bảo
rằng mọi chi tiết đều hoàn hảo. Các nhà máy sản xuất nhận thông tin, kiểm tra lại rồi bắt đầu
vận hành theo đúng quy trình chung của mạng lưới Cisco. Một trong những bộ phận không
thể bỏ qua của Cisco đó là phần mềm kiểm tra tự động. Phần mềm này có chức năng xem xét
các quy định được mã hoá, so sánh đối chiếu với đơn đặt hàng và sau đó khảo sát kỹ lưỡng
xem liệu có điều gì bất ổn không. Nếu mọi việc đã đều ổn thoả, phần mềm của Cisco sau đó
sẽ công bố tên khách hàng và thông tin giao nhận để các nhà thầu phụ có thể vận chuyển
hàng hóa tới địa chỉ mà khách hàng yêu cầu.
Thế là khách hàng đã có sản phẩm. Không nhà kho, không kiểm kê hàng, không hoá
đơn hay chứng từ, chỉ là một chương trình phần mềm giám sát tự động dây chuyền cung ứng
của Cisco vào mọi thời điểm, tại mọi nơi và cùng một lúc. Dây chuyền sẽ tự động vận hành
cho đến khi có xuất hiện một khiếm khuyết nào đó. Trong trường hợp này, hệ thống sẽ báo
để bộ phận kỹ thuật hay IT kiểm tra. Những chuyên gia phần mềm quản lý dây chuyền cung
ứng gọi điều này là “quản lý bằng ngoại lệ” (management by exception) – bạn không cần làm
bất cứ điều gì, trừ khi hệ thống có một lỗi nào đó.
Nếu có một điểm yếu của hệ thống cộng tác này, thì đó chính là việc nó không được
kiểm nghiệm nhiều lần. Mạng lưới của Cisco được thiết kế để đối phó với sự tăng trưởng của
hãng. Nhưng Cisco và hệ thống mạng lưới cộng tác của mình đã gặp nhiều bất ngờ khi
đương đầu với sự suy thoái kinh tế trong thời gian gần đây. Đương nhiên hãng sẽ mất đôi
chút thời gian để khắc phục những khó khăn này trong mạng lưới cộng tác dây chuyền cung
ứng này, khi nhu cầu của khách hàng cho các sản phẩm sụt giảm và Cisco cùng các đối tác
trong dây chuyền cung ứng rơi vào tình trạng dư thừa sản phẩm – tương tự điều xảy ra với
các nhà sản xuất sản phẩm công nghệ cao trong thời kỳ suy thoái. Cisco buộc phải nhìn nhận
lại năng lực hoạch định dây chuyền cung ứng của mình.
Việc ứng dụng SCM có thể gặp khó khăn gì?
- Có sự tín nhiệm của các nhà cung cấp và đối tác: Việc tự động hoá dây chuyền cung
ứng khá phức tạp và khó khăn. Nhân viên của bạn cần thay đổi cách thức làm việc hiện tại,
và nhân viên của các nhà cung cấp mà bạn bổ sung vào mạng lưới cũng cần có những thay

đổi tương tự. Chỉ những nhà sản xuất lớn nhất và quyền lực nhất mới có thể buộc các nhà
cung cấp khác chấp hành theo những thay đổi cơ bản như vậy. Hơn thế nữa, mục tiêu của bạn
trong việc cài đặt hệ thống có thể khiến các nhà cung cấp khác lo ngại….
Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP
==================================================================

SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398
17
Ví dụ, sự cộng tác giữa Wal-Mart và P&G làm cho P&G phải gánh vách thêm trách
nhiệm quản lý hàng tồn kho – điều mà các nhà bán lẻ truyền thống thường tự làm. Wal-Mart
đòi hỏi P&G thay mình thực hiện công đoạn này, nhưng hãng cũng đem lại cho P&G không
ít thông tin hữu ích và kịp thời về nhu cầu sản phẩm của Wal-Mart, giúp cho hoạt động sản
xuất của P&G được hiệu quả và hợp lý hơn. Như vậy, muốn các đối tác trong dây chuyền
cung ứng “bắt tay” với mình, bạn phải chuẩn bị để thoả hiệp và giúp đỡ họ hoàn thành các
mục tiêu của họ.
- Nội bộ công ty chống lại sự thay đổi: Việc cài đặt các phần mềm quản trị cung ứng
cũng có thể gặp nhiều khó khăn ngay từ bên trong công ty. Nhân viên công ty đã quen với
cách giao dịch bằng điện thoại, máy fax, cũng như bằng hàng tập chứng từ, và họ sẽ muốn
giữ nguyên kiểu cách làm việc đó. Nếu bạn không thể thuyết phục nhân viên rằng việc sử
dụng phần mềm sẽ giúp họ tiết kiệm đáng kể thời gian, mọi người chắc chắn không chấp
nhận thay đổi thói quen thường ngày. Kết quả là bạn không thể tách rời mọi người ra khỏi
những chiếc máy điện thoại, máy fax, chỉ bởi vì bạn có một phần mềm dây chuyền cung ứng.
Điều quan trọng là bạn cần thuyết phục để mọi nhân viên hiểu tính năng và tác dụng của việc
cài đặt phần mềm SCM.
- Sai lầm ngay từ lúc đầu: Những phần mềm SCM mà bạn đưa vào sẽ xử lý dữ liệu
đúng theo những gì chúng được lập trình. Các nhà dự báo và hoạch định chiến lược cần hiểu
rằng, những thông tin ít ỏi ban đầu mà họ có được từ hệ thống này sẽ cần phải hiệu đính và
điều chỉnh thêm. Nếu họ không lưu ý đến một vài thiếu sót, khiếm khuyết của hệ thống, họ sẽ
cho rằng hệ thống này thật vô dụng. Ví dụ, một nhà sản xuất và phân phối xe hơi lớn trên thị
trường cài đặt một ứng dụng phần mềm dự đoán nhu cầu để phân tích trước khả năng cung

ứng của một sản phẩm cụ thể. Không lâu sau, có khách hàng đã cập nhật một đơn đặt hàng
với số lượng sản phẩm lớn bất thường. Chỉ dựa trên đơn hàng đó, hệ thống lập tức phản hồi
với dự đoán rằng nhu cầu thị trường về sản phẩm này tăng vọt. Giả sử công ty cứ máy móc
làm theo kết quả do hệ thống đưa ra, họ sẽ gửi các đơn đặt hàng không chính xác tới các nhà
cung cấp trong dây chuyền cung ứng để đặt mua nguyên vật liệu sản xuất. Công ty này cuối
cùng đã phát hiện ra sai sót, nhưng chỉ sau khi một nhà dự đoán nhu cầu thị trường gạt bỏ
những con số của hệ thống đi và sử dụng các dữ liệu của riêng ông.
Đây lại là tiền đề của một câu chuyện khác: Các nhà dự đoán nhu cầu thị trường sẽ
không tin tưởng hệ thống và họ chỉ làm việc dựa trên các dữ liệu do họ tự thu thập. Nhà cung
cấp phải tự điều chỉnh lại hệ thống, sau đó nỗ lực tái lập niềm tin của nhân viên. Sau khi nhân
viên hiểu rằng họ sẽ có thể kết hợp chuyên môn của họ với một hệ thống có tính chính xác
cao, họ mới chấp nhận sử dụng công nghệ mới.
Dây chuyền cung ứng mở rộng (Extended supply chain) là gì?
Dây chuyền cung ứng mở rộng tập hợp tất cả những ai tham gia vào quy trình sản xuất
để cho ra một sản phẩm. Ví dụ, nếu bạn sản xuất sổ tay, dây chuyền cung ứng mở rộng của
bạn sẽ bao gồm các nhà máy nơi mà cuốn sổ được in ấn và lên trang, các công ty bán nguyên
liệu giấy cho bạn, các nhà máy nơi nhà cung cấp có cổ phần, và nhiều đơn vị khác có liên
quan. Điều quan trong là bạn cần theo dõi chặt chẽ tất cả những gì diễn ra trong dây chuyền
cung ứng mở rộng của bạn, bởi vì chỉ một sự kiện nào đó xảy ra với một nhà cung cấp, hay
nhà cung cấp của nhà cung cấp trong dây chuyền cung ứng, đều có thể tác động tới hoạt động
sản xuất của bạn theo kiểu phản ứng dây chuyền. Một vụ hoả hoạn tại nhà máy sản xuất giấy
có thể khiến hãng cung cấp giấy của bạn không còn nguồn hàng cung ứng. Nếu bạn biết rõ
những gì đang xảy ra trong dây chuyền cung ứng mở rộng, bạn có thể chủ động tìm kiếm một
nhà cung cấp giấy khác để đảm bảo sự ổn định cho toàn bộ hoạt động sản xuất.
Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP
==================================================================

SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398
18
Công nghệ nào sẽ ảnh hƣởng đến Dây chuyền Cung ứng?

Công nghệ nổi bật chính là RFID (Radio Frequency Identification – Nhận dạng tần số
sóng vô tuyến). Đây là một kỹ thuật nhận dạng sóng vô tuyến từ xa, cho phép đọc dữ liệu
trên con bọ điện tử mà không cần tiếp xúc trực tiếp với nó nhờ sự trợ giúp của sóng vô tuyến
ở khoảng cách từ 50cm tới 10m, tùy theo dạng nhãn. Bộ nhớ của con bọ có thể chứa từ 96
đến 512 bit dữ liệu, nhiều gấp 64 lần so với một mã vạch. Bên cạnh đó, thông tin lưu giữ trên
con bọ có thể được sửa đổi bằng sự tương tác của một máy đọc. Dung lượng lưu trữ cao của
những nhãn thông minh này sẽ cho phép chúng cung cấp các thông tin đa dạng như thời gian
lưu trữ, ngày bán, giá và thậm chí cả nhiệt độ sản phẩm. Với công nghệ mới, các thẻ RFID có
thể “nói” chính xác sản phẩm là gì, nó đang nằm ở đâu, khi nào hết hạn, hay bất cứ thông tin
nào mà bạn muốn lập trình cho nó. Công nghệ RFID sẽ truyền tải vô số dữ liệu về địa điểm
bán hàng, nơi để sản phẩm, cũng như các chi tiết khác trong dây chuyền cung ứng. Nói cách
khác, nó sẽ có tác động rất lớn lên dây chuyền cung ứng. Tuy nhiên, hai rào cản lớn nhất
ngăn trở sự phát triển rộng rãi của RFID là chi phí xây dựng cơ sở hạ tầng và thiếu các chuẩn
mực chung được tất cả các ngành công nghiệp chấp nhận.
Nhiều công ty B2B đƣa ra đề nghị cung cấp phần mềm SCM. Vậy bạn nên sử dụng
phần mềm của họ hay tự cài đặt một phần mềm riêng?
Sự trao đổi phần mềm ứng dụng qua lại giữa mạng lưới các công ty B2B và các công ty
riêng lẻ luôn có sự hấp dẫn nhất định và hứa hẹn tiết kiệm đáng kể chi phí cho các thành
viên, nhưng đáng tiếc là không có nhiều nhà cung cấp chú ý thực hiện điều này. Do đó, đa số
website đều có xu hướng trở thành các điểm host trực tuyến cho phần mềm SCM. Những
công ty nhỏ thường không có khả năng tự trang bị một bộ phần mềm riêng biệt, do vậy việc
sử dụng phần mềm của các công ty khác có thể là một giải pháp hữu hiệu. Mặc dù vậy,
nhưng phần lớn các lời mời sử dụng chung phần mềm SCM hiện vẫn chưa được các công ty
nhỏ tận dụng tối đa. Họ thích cố gắng tìm kiếm các nguồn tài chính để tự xây dựng SRM hơn
là tìm kiếm những nguồn sử dụng chung. Tuy nhiên, việc tự xây dựng và duy trì một phần
mềm riêng không phải là một ý tưởng hay, nếu có đối tác nào đó sẵn lòng làm việc này giúp
bạn. Và hiện nay, phần lớn các công ty cho biết họ sẽ sử dụng phần mềm dùng chung cho các
mối quan hệ dây chuyền cung ứng phổ biến mà họ tạo dựng, và tự mình xây dựng phần mềm
cho các mối quan hệ dây chuyền cung ứng mang tính chiến lược và chuyên biệt mà họ có.
4.CRM là gì?

a. Khái quát
CRM (Customer Relationship Management: Quản lý quan hệ khách hàng) là một
phương pháp giúp các doanh nghiệp tiếp cận và giao tiếp với khách hàng một cách có hệ
thống và hiệu quả, quản lý các thông tin của khách hàng như thông tin về tài khoản, nhu cầu,
liên lạc… nhằm phục vụ khách hàng tốt hơn.
Thông qua hệ thống quan hệ khách hàng, các thông tin của khách hàng sẽ được cập
nhật và được lưu trữ trong hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu. Nhờ một công cụ dò tìm dữ liệu
đặc biệt, doanh nghiệp có thể phân tích, hình thành danh sách khách hàng tiềm năng và lâu
năm để đề ra những chiến lược chăm sóc khách hàng hợp lý. Ngoài ra, doanh nghiệp còn có
thể xử lý các vấn đề vướng mắc của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả.
b. Chức năng của CRM
Giải pháp EQ-EofficeCRM gồm 5 yếu tố:



Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP
==================================================================

SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398
19


 Tiềm năng: Thông tin về các khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp.
 Tổ chức: Thông tin về các công ty khách hàng của doanh nghiệp cũng như những đối
tác
 Liên hệ: Thông tin về người liên hệ của công ty khách hàng
 Cơ hội: Những cơ hội bán hàng cần theo dõi
 Hoạt động: Tất cả các công việc về cuộc hẹn, tiếp xúc khách hàng do người dùng cài
đặt nhằm quản lý, theo dõi thời gian và công việc của mình
 Lịch làm việc: Những công việc mà nhân viên phải làm trong thời gian gần giúp nhân

viên dễ dàng quản lý và thực hiện
 Chiến dịch: Thông tin về các chương trình tiếp thị
 Hợp đồng: Hợp đồng với khách hàng
 Tình huống: Thông tin về phản hồi, thắc mắt của khách hàng và giải pháp cho thắc
mắc đó
 Tài liệu: Nơi lưu trữ thông tin dùng chong cho cả doanh nghiệp
 Email: hộp thư cá nhân cho mỗi người sử dụng
 Sản phẩm: Những mặt hàng doanh nghiệp cung cấp, đơn giá…
 Báo giá: Những báo giá gửi cho khách hàng
 Đơn hàng: Đơn đặt hàng khách hàng
 RSS: Lấy tin tức tự động giúp doanh nghiệp biết được nhiều tin về thị trường kinh
doanh,…
 Dự án: Giúp quản lý những dự án và các công việc liên quan dự án
 Bảo mật: Qui định về các thông tin bảo mật, vai trò và quyền hạng người sử dụng
c. Đối tƣợng sử dụng
 Ngƣời quản trị hệ thống
- Tạo CSDL, cài đặt CRM
- Thiết lập cấu hình hệ thống, cài đặt tham số hệ thống
- Thiết lập phân nhóm, người sử dụng
 Nhà quản lý
- Thống kê tình hình kinh doanh
- Thiết lập các chiến dịch quảng cáo
- Xem báo cáo công việc của nhân viên và theo dõi quá trình tác
nghiệp của từng nhân viên.
 Nhân viên.
- Nhập đầy đủ thông tin khách hàng tiếm năng, tổ chức, người liên hệ
- Lập kế hoạch công việc hàng ngày
- Tạo và theo dõi các cơ hội bán hàng
- Quản lý mail
- Tạo báo giá khách hàng

- Đơn đặt hàng
- Hợp đồng



Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP
==================================================================

SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398
20

Chƣơng II
Chức Năng ERP

I/-Các chức năng cơ bản của ERP
Một phần mềm ERP cần phải thể hiện được tất cả các chu trình kinh doanh. Việc tích
hợp một cách xuyên suốt và từ bỏ các giải pháp cô lập dẫn đến một hệ thống được trung tâm
hóa trở lại mà qua đó các tài nguyên có thể được quản lý bởi toàn bộ doanh nghiệp.
Các chức năng tiêu biểu của một phần mềm hoạch định tài nguyên doanh nghiệp bao gồm:
 Lập kế hoạch, dự toán
 Bán hàng và quản lý khách hàng
 Sản xuất
 Kiểm soát chất lượng
 Kiểm soát nguyên vật liệu, kho, tài sản cố định
 Mua hàng và kiểm soát nhà cung ứng
 Tài chính – Kế toán
 Quản lý nhân sự
 Nghiên cứu và phát triển
Bên cạnh đó, do tính dây chuyền và phức tạp của hệ thống ERP, các doanh nghiệp cung cấp
giải pháp ERP còn hỗ trợ khách hàng thông qua dịch vụ tư vấn, thiết kế theo đặc thù của

doanh nghiệp.
II/-Quản lý Kế Toán
Kế Toán là một bộ phận không thể thiếu ở hầu hết các doanh nghiệp. Bộ phận Kế toán
phải phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác mọi hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh, là nơi
tập trung xử lý các thông tin cần thiết để thực hiện báo cáo thuế và một số nghiệp vụ khác.
Kế toán giữ vai trò như người đại diện của doanh nghiệp với Nhà Nước. Tự động hóa tối đa
hoạt động Kế toán, đó là những gì mà phân hệ làm được
CÁC CHỨC NĂNG CƠ BẢN
Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
 Lập và in ấn các phiếu thu chi tiền mặt, tiền gửi.
 Theo dõi thu chi tồn quỹ, kết xuất các báo cáo liên quan.
 Cho phép nhập nhiều hóa đơn trên cùng một phiếu.
 Theo dõi số dư của từng tài khoản trong ngân hàng.
Kế toán tài sản cố định
 Theo dõi nguyên giá, khấu hao, khấu hao lũy kế và giá trị còn lại của từng tài sản.
 Cho phép lập các phiếu tăng, giảm và phiếu đánh giá lại giá trị tài sản cố định như
sửa chữa, lắp đặt thêm…
 Tự động trích khấu hao theo phương pháp cũng như đối tượng sử dụng do người
dùng thiết lập.
 Người dùng có thể thực hiện trích khấu hao thủ công mà chương trình vẫn theo dõi
được khấu hao.
 Kết xuất dữ liệu và lập các báo cáo, sổ tài sản cố định, sổ chi tiết khấu hao…
Kế toán thành phẩm và giá thành
Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP
==================================================================

SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398
21
 Tập hợp chi phí (chi phí nhân công, chi phí nguyên vật liệu và chi phí sản xuất chung)
của từng phân xưởng hay công trình.

 Phân bổ chi phí nhân công và nguyên vật liệu theo phương pháp định mức hoặc hệ số.
Chi phí sản xuất chung được phân bổ theo phương pháp người dùng định nghĩa.
 Tính giá thành cả những bán thành phẩm trung gian trong dây chuyền để xác định giá
thành của thành phẩm cuối cùng, giải quyết được vấn đề nhận gia công hoặc đem gia
công một số công đoạn trong quy trình sản xuất.
 Có thể sử dụng hoặc không sử dụng giá thành kế hoạch.
 Kết xuất dữ liệu và lập các báo cáo có liên quan.
Kế toán vật tƣ hàng hóa
 Lập và in các loại phiếu nhập xuất hàng hóa vật tư thành phẩm.
 Theo dõi tồn kho trên từng tài khoản, kho hàng.
 Tự động tính giá xuất kho theo nhiều phương pháp tính giá khác nhau.
 In thẻ kho và tình hình nhập xuất tồn theo từng kho, từng hàng hóa hay tài khoản.
Kế toán mua hàng và công nợ phải trả
 Lập và theo dõi công nợ các phiếu mua hàng.
 Kết xuất các bảng báo cáo hàng hóa dịch vụ mua vào.
 Theo dõi công nợ theo nhiều ngoại tệ.
 Kết xuất dữ liệu và lập các báo cáo liên quan.
Kế toán bán hàng và công nợ phải thu
 Lập và in các phiếu bán hàng, bán thành phẩm, theo dõi doanh thu.
 Kết xuất báo cáo hàng hóa dịch vụ bán ra.
 Theo dõi công nợ phải thu theo nguyên tệ và nhiều ngoại tệ khác.
 Kết xuất các báo cáo liên quan.
Kế toán tài khoản ngoài bảng
 Lập và lưu trữ các phiếu liên quan đến tài khoản ngoài bảng.
 Tự động kết xuất lên bảng cân đối kế toán.
Kế toán tổng hợp
 Cho phép nhập và in tất cả các bút toán kết chuyển, điều chỉnh và tổng hợp.
 Kết xuất số liệu báo cáo.
Kế toán khác
 Đây là phần mở rộng của chương trình. Người sử dụng có thể khai báo nhiều đối

tƣợng chi tiết, tài khoản khác vào hệ thống và chương trình sẽ theo dõi được số dư
của các đối tượng này.
 Người dùng có thể mở rộng khả năng của chương trình với số lượng đối tượng mới
không hạn chế.
Xác định kết quả kinh doanh và tính lãi lỗ
 Kết chuyển chi phí tự động.
 Trích khấu hao tự động.
 Tự động xác định kết quả nghiệp vụ tài chính và kết chuyển.
 Tự động xác định kết quả hoạt động bất thường.
 Có thể điều chỉnh số liệu sau khi khóa sổ và thực hiện khóa sổ lại.
 Tự động tính thuế thu nhập doanh nghiệp và kết chuyển lãi lỗ.
 Nếu cần có thể tự động trích các quỹ (phân phối kết quả hoạt động kinh doanh).
 Không cho phép cập nhật dữ liệu sau khi đã xác định khóa sổ hoàn chỉnh.
Hệ thống chứng từ báo cáo
Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP
==================================================================

SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398
22
 Chương trình in chứng từ kế toán như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất,
thẻ TSCĐ theo đúng quy định của Bộ Tài chính.
 Thực hiện tự động các báo cáo tài chính định kỳ theo đúng yêu cầu của cơ quan thuế,
cụ thể như:
- Tờ khai Thuế GTGT.
- Bảng kê hóa đơn dịch vụ hàng hóa mua vào.
- Bảng kê hóa đơn dịch vụ hàng hóa bán ra.
- Bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào không có hóa đơn,
chứng từ.
- Bảng kê nhập xuất tồn hàng hóa, nguyên liệu.
- Bảng cân đối kế toán.

- Xác định kết quả kinh doanh và tính lãi lỗ.
In các sổ sách kế toán theo quy định của Bộ Tài chính và theo nhu cầu riêng của công ty.
 Hệ thống báo cáo nội bộ rất chi tiết và đầy đủ, in theo nhiều kiểu khác nhau tùy theo
đối tượng nhận báo cáo và mục đích sử dụng báo cáo để tạo thuận lợi cho các cấp
lãnh đạo khác nhau nhận báo cáo.
 Trừ báo cáo tài chính in theo định kỳ, các báo cáo còn lại đều có thể lựa chọn thời
gian báo cáo từ ngày… đến ngày… hoặc từ tháng… đến tháng….
 Báo cáo nhanh: tất cả các báo cáo đều có thể in vào bất cứ lúc nào cần đến.
 Các báo cáo đều có thể xem trước trên màn hình hoặc chuyển đổi sang dạng Excel,
HTML (đưa lên website), văn bản dạng text hay dạng nhị phân để tùy nghi sắp xếp
theo nhu cầu của người dùng.
Công cụ hỗ trợ
 Theo dõi công nợ theo nhiều đơn vị tiền tệ.
 Theo dõi tình hình sử dụng ngân sách, kinh phí trong Công ty.
 Công cụ tìm kiếm nhanh chóng.
 Công cụ kiểm tra phân tích dữ liệu tại mỗi kết xuất: truy ngƣợc về chứng từ phát
sinh.
 Tự động trích khấu hao, tổng hợp kết chuyển, tính giá thành, xác định lãi lỗ.
 Khả năng mở rộng lớn và có nhiều tùy chọn giúp tương thích với đặc thù của từng
đơn vị.
 Hệ thống báo cáo phong phú, có khả năng thay đổi định dạng báo cáo.
Hệ thống
 Hệ thống hoạt động theo mô hình Client/Server trong môi trường mạng LAN.
 Hệ thống phân quyền chi tiết đến từng chức năng cũng như từng báo cáo. Có chức
năng phân quyền theo từng nhóm để giảm nhẹ việc phân quyền.
 Hệ thống có chức năng sao lưu và phục hồi dữ liệu.
 Hệ thống có khả năng rút dữ liệu của một khoảng thời gian ra khỏi hệ thống để sao
lưu làm cho hệ thống nhẹ nhàng và an toàn hơn. Khi cần chỉ chèn dữ liệu đã rút và sử
dụng bình thường.
 Với mô hình hệ thống là Client/Server trong mạng LAN, dữ liệu của hệ thống có thể

đặt tại nhiều nơi cách xa nhau, sau đó gửi dữ liệu theo dạng thư điện tử, hoặc đĩa
mềm về tổng công ty để tổng hợp và tính lãi lỗ (đồng bộ dữ liệu).
Quản lý ngƣời dùng và bí mật hoạt động kinh doanh
 Việc sử dụng hệ thống phần mềm trong môi trường thông tin đồng nhất sẽ là một
con dao hai lưỡi nếu hệ thống không được phân quyền tốt. Không phải hóa đơn
Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP
==================================================================

SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398
23
nào, công nợ của khách hàng nào nhân viên cũng được xem, không phải dữ liệu
nào của bộ phận kế toán nhân viên cũng được biết, không phải thông tin nào cũng
có thể xóa được. Để đảm bảo an toàn thông tin về nghiệp vụ kinh tế tài chính phát
sinh. Để làm việc với hệ thống, người dùng phải nhập tên và mật khẩu, và sau đó
chỉ được làm việc với các chức năng và xem những nội dung thông tin mà người
quản trị hệ thống quy định (thường là trưởng phòng hoặc lãnh đạo cấp cao hơn,
hoặc theo quy định chung của công ty). Người dùng có thể tự thay đổi mật khẩu
của mình
III/-Quản lý Tài Chính
Tài nguyên chính của doanh nghiệp: Tiền. Phân hệ này giúp lãnh đạo có cái nhìn tổng
thể về các họat động của doanh nghiệp thông qua các chỉ số tài chính, lập ngân sách. Trên cơ
sở các thông tin về tình hình thực hiện ngân sách, thông tin về nguồn tài chính (số dư, công
nợ,..), có các quyết định chính xác, kịp thời. Đây là phân hệ cốt lõi của hệ thống quản lý
Rinpoche
CÁC CHỨC NĂNG CƠ BẢN
Xây dựng ngân sách
 Tạo các điều khoản thu chi.
 Xác định ngân sách tối thiểu, tối đa và kế hoạch cho mỗi thời kỳ tương ứng với các
điều khoản thu chi.
 Phân bổ ngân sách các khoản thu chi theo thời kỳ, theo phòng ban.

Quản lý dự án
 Lập dự án.
 Lập kế hoạch thu chi cho dự án, định kỳ thu chi.
 Phân bổ các khoản thu chi của dự án vào ngân sách.
 Duyệt kế hoạch thu chi của dự án.
 Thực hiện thu chi cho dự án theo kế hoạch.
Theo dõi việc thực hiện ngân sách
 Thực hiện phân bổ các khoản thu chi để tính toán và cập nhật thông tin thực về tình
hình thực hiện ngân sách.
 Điều chỉnh kế hoạch ngân sách khi cần.
 Kiểm tra và phân tích việc thực hiện ngân sách.
 So sánh giữa các điều khoản thu (chi) trong cùng một kỳ ngân sách.
 So sánh việc thực hiện ngân sách với kế hoạch lập ra trong cùng một kỳ ngân sách.
 So sánh một điều khoản giữa các kỳ khác nhau.
 Tính lại số thực tế của các điều khoản.
 Tính toán các tỷ số tài chính.
 Đánh giá ngân sách theo điều khoản, kế hoạch và thời kỳ.
 Phân tích trên các tỷ số tài chính.
 So sánh số các khoản thu chi ngân sách theo thời kỳ và hiện lên biểu đồ.
Quản lý hoạt động thu chi
Hoạt động thu chi sẽ được quản lý chặt chẽ dưới hình thức thu chi theo yêu cầu, quá trình
này bao gồm:
 Lập các phiếu yêu cầu thu chi. Cho phép tạm ngưng, hủy bỏ, phục hồi, xóa và điều
chỉnh yêu cầu thu chi.
 Duyệt yêu cầu thu chi.
Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP
==================================================================

SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398
24

 Phân bổ các khoản thu chi vào điều khoản trong hệ thống điều khoản của kế hoạch
ngân sách.
 Thực hiện yêu cầu thu chi bao gồm thực hiện yêu cầu thu chi thông thường và yêu
cầu thu chi của dự án.
 Xem phiếu yêu cầu thu chi đã duyệt theo kỳ hoặc từ ngày đến ngày.
 Xem các phiếu yêu cầu thu chi đã thực hiện theo kỳ hoặc từ ngày đến ngày.
 Xem lịch thu chi.
Trong các trường hợp đặc biệt hoạt động thu chi được tiến hành tức thời không qua xét
duyệt. Hình thức thu chi này được thực hiện đơn giản hơn:
 Lập phiếu thu chi tức thời.
 Định khoản vào điều khoản ngân sách.
Quản lý các tài nguyên
 Xem và cập nhật tình hình số dư các tài nguyên: tiền mặt, tiền ngân hàng, hàng hóa,
tài sản, chứng khoán,…
 Kiểm tra số dư khi sử dụng các nguồn tài chính.
 Chuyển đổi giữa các nguồn tài nguyên.
 Đánh giá số dư của các nguồn tài chính qua các khoảng thời gian.
 Đánh giá mức độ lưu trữ các loại nguồn tài chính tối ưu.
 Thiết lập cảnh báo.
 Hiện biểu đồ biến động của các số dư các nguồn tài nguyên theo thời gian.
Theo dõi tạm ứng
 Lập phiếu yêu cầu tạm ứng và thu hồi.
 Duyệt tạm ứng.
 Thực hiện thu chi tạm ứng.
 Xem số dư tạm ứng của nhân viên.
 Cập nhật lại số dư của nhân viên đối với doanh nghiệp.
 Thiết lập nhắc nhở.
 Theo dõi số dư công nợ của nhân viên đối với công ty.
Theo dõi công nợ khách hàng
 Ghi nhận và theo dõi thông tin khách hàng.

 Tìm kiếm khách hàng từ danh mục.
Thông tin công nợ
 Công nợ phải trả và công nợ phải thu được thiết lập khi tạo yêu cầu thu hoặc chi liên
quan đến khách hàng.
 Xem công nợ và các phiếu thu/chi quá hạn liên quan đến một khách hàng.
 Điều chỉnh số dư công nợ khách hàng.
 Thiết lập chế độ nhắc nhở (nợ) đối với khách hàng.
 Biểu đồ so sánh nợ có của khách hàng theo thời gian.
 So sánh tổng nợ và có giữa các khách hàng.
 Khả năng thanh toán của khách hàng qua các thời kỳ.
Lập báo cáo tài chính
 Lập báo cáo thu chi.
 Xem các thông số về khả năng thanh toán.
 Phân tích chỉ số tài chính (cho người dùng tạo chỉ số từ các điều khoản).
 Phân tích hàm số (cho người dùng tạo hàm số từ các chỉ số).
 Phân tích ngân sách.