TÀI LIỆU QUẢN TRỊ vật LIỆU

QUẢN TRỊ SẢN XUẤT

166
CHƯƠNG VII
QUẢN TRỊ VẬT LIỆU

I. KHÁI QUÁT VỀ QUẢN TRỊ VẬT LIỆU
1- Mục tiêu quản trị vật liệu
Trong phần trước chúng ta đã tập trung nghiên cứu việc hoạch định tổng hợp, với mục
đích phát triển các kế hoạch nhằm chủ động sử dụng hiệu quả các nguồn lực của công ty
cung cấp các sản phẩm hay dịch vụ phù hợp với chiến lược công ty. Hoạch định tổng hợp
tìm cách trả lời các câu hỏi liên quan chủ
yếu đến sử dụng khả năng sản xuất.
Một là, Phải có bao nhiêu khả năng sản xuất?
Hai là, Làm thế nào sử dụng hiệu quả nhất các khả năng sản xuất ?
Trả lời các câu hỏi đó hoạch định tổng hợp đã xác định khái quát mức sản xuất và giá trị
tồn kho ở đầu ra của hệ thống sản xuất. Tuy nhiên còn một số v
ấn đề mà hoạch định tổng
hợp chưa đề cập đến một cách chi tiết đó là:
- Khi nào mỗi loại sản phẩm sẽ sản xuất.
- Số lượng sản xuất của mỗi loại là bao nhiêu.
- Các sản phẩm tồn kho ở mức nào,
Đặc biệt, yếu tố nguyên vật liệu thường được xem là không phải đối tượng của hoạch
định tổng hợp. Dù sao, đ
ây cũng là một bộ phận cấu thành khả năng sản xuất ngắn hạn, ít
ra là cũng tác động đến việc sử dụng có hiệu quả các nguồn lực sản xuất. Một công ty
phải cần biết nó cần nguyên liệu gì, khi nào, bao nhiêu, để nó có thể có nguyên vật liệu
khi cần. Mặc dù vậy, sự tích lũy quá đáng các nguyên vật liệu sẽ bị ứ đọng vốn, giảm
hiệu qu
ả.
Mục tiêu của quản trị vật liệu là phải giữ nguyên vật liệu ở mức hợp lý và tiếp nhận hay
sản xuất của giá trị này vào thời điểm thích hợp.

2- Các luồng dịch chuyển vật chất
a- Luồng dịch chuyển vật chất trong hệ thống sản xuất chế tạo
Hệ thống sản xuất được diễn tả như là sự chuyển hóa các đầu vào thành các đầu ra. Xét
trong hệ thống sản xuất chế tạo các đầu ra là sản phẩm hữu hình, quá trình chuyển hóa có
thể biểu hiện ra như một quá trình dịch chuyển vật chất từ đầu vào qua suốt các quá trình
chuyển hóa thành các đầu ra. Cụ thể nguyên vật liệu ở đầu vào, dịch chuyển từ nơi làm
việ
c này đến nơi làm việc khác trở thành sản phẩm lan tỏa khắp các kênh phân phối đến
các khách hàng cuối cùng.

CHƯƠNG VII - QUẢN TRỊ VẬT LIỆU

167
Ở đầu vào của luồng vật liệu gồm các hoạt động cần thiết là: mua sắm, kiểm soát vận tải,
và tiếp nhận.
Ở đầu ra của luồng vật liệu các hoạt động bao gồm: bao gói gởi hàng, xếp dở hàng tồn
kho.










Trong quá trình chế biến cần quá trình vận chuyển nội bộ. Kiểm soát sản xuất.
Quản trị nguyên vật liệu là một chức năng chịu trách nhiệ
m lên kế hoạch, tiếp nhận, cất
trữ, vận chuyển và kiểm soát nguyên vật liệu nhằm sử dụng tốt nhất các nguồn lực cho
việc phục vụ khách hàng đáp ứng mục tiêu của công ty.

Thuật ngữ quản trị nguyên vật liệu sử dụng để chỉ một nhóm lớn các hoạt động, ngay cả
khi trách nhiệm có thể chia cho nhiều bộ phận theo cơ cấu tổ ch
ức.
b- Dòng nguyên vật liệu trong sản xuất dịch vụ
Các hoạt động dịch vụ ít nhiều cũng phải đối phó với các vấn đề vật liệu và tồn kho.
Phạm vi của vấn đề này có thể bị hạn chế vì hệ thống sản xuất dịch vụ không tạo ra sản
phẩm hữu hình.
Hoạt động sản xuất dịch vụ nhằm cung cấp những lời khuyên hay chỉ dẫn nó chỉ có các
mặt hàng mô hình để bán hoặc l
ưu trữ. Vấn đề vật liệu sẽ trở thành vấn đề quan tâm thứ
yếu.
Hoạt động sửa chữa, trong các bệnh viện, các nhà hàng ăn uống, vận tải họ quan tâm
nhiều đến vật liệu ở đầu vào.
Gởi hàng
Kho nhà phân
phối

Khách hàng
Mua sắm
Đặt hàng
Người cung cấp
Tiếp nhận
Các giai đoạn sản
ất
Kho SPhẩm
K
ho NVL
K
ho bán SPh
ẩm

:
Hình VII-1: dòng dịch chuyển vật chất trong hệ thống chế tạo

QUẢN TRỊ SẢN XUẤT

168
Hoạt động của các nhà bán buôn, bán lẻ họ đối phó thường xuyên với các sản phẩm hữu
hình, nhưng nó không sản xuất ra chúng. Vì thế, nó ít quan tâm đến kiểm soát sản xuất.
3- Nhiệm vụ của quản trị vật liệu
Một báo cáo nghiên cứu của tạp chí Purchasing 1976 đã hỏi ý kiến các công ty nhằm xác
định các nhiệm vụ của quản trị vật liệu của họ, kết quả cho bằng tỷ
lệ % như sau :
Nhiệm vụ Tỷ lệ đồng ý
Mua sắm 100%
Kiểm soát tồn kho 90%
Kiểm soát sản xuất 85%
Vận chuyển về công ty 74%
Tiếp nhận 74%
Quản lý kho 74%
Vận chuyển ra bên ngoài 65%
Sử dụng nguyên vật liệu 60%
Sắp xếp tồn kho bên ngoài 55%
Phân phối 30%
Kiểm tra nhập 10%
Kiểm tra xuất 5%
Các nhiệm vụ trên được giao cho các bộ phận hay cá nhân nào đó còn tùy thuộc vào năng
lực quả
n trị của các cá nhân và cơ cấu tổ chức của công ty. Sự phức tạp của các hoạt động
vật chất của công ty và sự ảnh hưởng của cơ cấu tổ chức sẽ tác động lên khả năng phối
hợp các trách nhiệm. Tất cả các nhiệm vụ của quản trị vật liệu dù sao cũng phải được liên
kết một cách chặt chẽ và người quả
n trị sản xuất phải nhận ra cách thức liên kết trong tổ

chức như thế nào để có thể thực hành một cách có hiệu quả.
Bốn hoạt động đầu tiên là kiểm soát sản xuất, vận chuyển, tiếp nhận và gởi hàng thường
có trong hệ thống sản xuất chế tạo, sẽ được đề cập trong phần này.
Còn lại quản lý tồn kho và mua sắm tồn tại trong tất c
ả các hệ thống sản xuất và sẽ được
nghiên cứu riêng.
a- Kiểm soát sản xuất

CHƯƠNG VII - QUẢN TRỊ VẬT LIỆU

169
Kiểm soát sản xuất thực hiện việc phát triển các kế hoạch ngắn hạn và hoạch định tiến độ
từ các kế hoạch dài hạn.
b- Vận chuyển
Chi phí vận chuyển và thời hạn nhận hàng ở đầu vào cũng như giao hàng ở đầu ra rất
quan trọng trong cả chế tạo lẫn dịch vụ.
Chi phí và thời hạn này lại phụ thuộc vào hai yếu tố rất cơ bản là điểm đặt xí nghiệp và
cách thức vận chuyển. Trong đó điểm đặt xí nghiệp gắn với cam kết dài hạn mà bộ phận
vận chuy
ển không tác động tới được. Như vậy, chi phí và thời hạn vận chuyển có thể
kiểm soát tới bộ phận vận chuyển trong các quyết định ngắn hạn. Trách nhiệm của bộ
phận vận chuyển là lựa chọn và ký hợp đồng vận chuyển với người vận chuyển để thực
hiện việc vận chuyển nhập và xuất.
c- Tiếp nhận
Một số bộ phận trong tổ chức - thường là bộ phận chịu trách nhiệm tiếp nhận hàng hóa
nhập và sửa chữa bảo quản, dự trữ sản xuất.
d- Gởi hàng
Trách nhiệm của bộ phận gửi hàng bao gồm:
+ Một là, lựa chọn các hàng hóa trong kho các mặt hàng cần thiết để gởi đến cho
khách hàng.
+ Hai là, Bao gói dán nhãn cho các chuyến hàng
+ Ba là, xếp dỡ hàng lên xe

+ Bốn là, quản lý đội xe của công ty.
II. MUA SẮM
1- Vị trí của hoạt động mua sắm
Bộ phận mua sắm thực hiện những hoạt động có vị trí rất quan trọng trong các tổ chức.
Bởi vì:
+ Các chi phí về hàng hóa và dịch vụ thường chiếm hơn phân nữa các chi tiêu của
công ty.
+ Thực hiện các quan hệ giữa công ty và bên ngoài cụ thể là với mạng lưới cung
cấp, nó ảnh hưởng rất lớn tới thành công dài hạn công ty.
+
Tác động khả năng sử dụng hiệu quả các nguồn lực bên trong của tổ chức.

QUẢN TRỊ SẢN XUẤT

170
2- Các loại nhu cầu mua sắm
Việc mua sắm tiến hành trong nhiều tình huống, tuy vậy, chúng ta có thể chia thành 3
nhóm chính.
Nhóm 1 - Mua sắm không thường xuyên số lượng ít có giá trị bằng tiền nhỏ.
Nhóm 2 - Mua sắm một lần, hoặc không thường xuyên với giá trị lớn.
Nhóm 3 - Mua sắm với khối lượng lớn, sử dụng theo thời gian hoặc mua ở những vị trí
phức tạp.
3- Mục tiêu, nhiệm vụ c
ủa bộ phận mua sắm
Mục tiêu của bộ phận mua sắm trước hết là đảm bảo cung cấp hàng hóa, vật tư đúng quy
cách đúng số lượng, với giá cả hợp lý và hơn nữa, duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các
nhà cung cấp đảm bảo vị thế cạnh tranh lâu dài cho công ty.
Nhiệm vụ cơ bản của bộ phận mua sắm bao gồm:
+ Một là, đị
nh vị, ước lượng và phát triển nguồn nguyên vật liệu, người cung cấp,
các dịch vụ công ty cần.
+ Hai là, bảo đảm các mối quan hệ với các nguồn cung ứng trên các phương diện

như: Chất lượng thời hạn giao hàng, điều kiện thanh toán, mức thu nhập
+ Ba là, tìm các vật liệu mới, các sản phẩm mới, các nguồn mới tốt hơn vì thế có
thể đánh giá khả
năng sử dụng của công ty.
+ Bốn là, cung ứng hợp lý các mặt hàng cần thiết với mức giá cả thích hợp, với
chất lượng yêu cầu và sử dụng các cuộc thương lượng cần thiết để thực hiện các hoạt
động này. Giá trị thấp nhất phải được hiểu là các chi phí bao gồm cả đời sống sản phẩm,
khả năng phục vụ và chi phí bảo qu
ản.
+ Năm là, đề xướng và phối hợp các chương trình cắt giảm chi phí, phân tích giá
trị, nghiên cứu mua hay làm, phân tích thị trường, hoạch định dài hạn nếu cần.
+ Sáu là, duy trì các quan hệ mật thiết giữa các bộ phận trong phạm vi xí nghiệp,
công ty và giữa công ty với người cung cấp tiềm tàng.
+ Bảy là, giữ vững trong nhận thức hàng đầu về các chi phí của tất cả những gì mà
công ty mua được và b
ất kỳ những thay đổi thị trường có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận và
sự tăng trưởng tiềm năng của công ty.
4- Các bước của hoạt động mua sắm.
Trình tự thực hiện hoạt động mua sắm trải qua các bước sau:
Bước 1: Bộ phận mua sắm xác nhận các yêu cầu từ các bộ phận chức năng khác, hay
người hoạch định tồn kho.

CHƯƠNG VII - QUẢN TRỊ VẬT LIỆU

171
Bước 2: Xác định các đặt trưng kỹ thuật và chủng loại thương mại cần phải đáp ứng.
Bước 3: Gộp nhóm các mặt hàng giống nhau, hoặc có thể mua từ một người cung cấp.
Bước 4: Hỏi giá đối với các nguyên vật liệu đặt biệt
Bước 5: Đánh giá các mặt hàng về giá cả, chất lượng về khả năng giao hàng.
Bước 6: Chọn nhà cung cấp
B
ước 7: Theo dõi xem các đơn đặt hàng có đến đúng hạn không

Bước 8: Theo dõi việc tiếp nhận để xem các đơn hàng đã đến và có bảo đảm chất lượng
hay không.
Bước 9: Lưu trữ các tài liệu về sự đúng hẹn, giá cả chất lượng làm cơ sở để đánh giá
nghiệp vụ bán.
Trước khi hòan thành các hợp đồng mua sắm khối lượng lớn các mặt hàng giống nhau
cần có ý kiến c
ủa các lĩnh vực chức năng khác nhau, để có quyết định mua từ một nguồn
hay nhiều nguồn. Quyết định này dựa trên phân tích các lợi thế của việc mua từ một
nguồn và nhiều nguồn như sau :

5- Phân tích giá trị :
Phân tích giá trị là một cố gắng có tổ chức để giảm chi phí của các chi tiết, bộ phận,
nguyên vật liệu được mua sắm.
Nội dung của phân tích bao gồm nhi
ều nghiên cứu các mặt hàng hay dịch vụ sẽ mua sắm
với số lượng đầy đủ để nghiên cứu tính đúng đắn của nó.
Việc này có thể thực hiện bởi một nhóm chuyên gia kỹ thuật sản xuất và cung ứng xem
xét các sản phẩm mới đang tồn tại để bảo đảm các chi tiêu là hợp lý.
6- Phân tích mua hay làm
Một công ty có thể quyết định xem đó có thực hiện hoạt động ch
ế tạo hay hợp đồng với
đơn vị khác cung ứng cho nó về một chi tiết, bộ phận sản phẩm nào đó. Tình huống này
xuất hiện khi nó có khả năng sản xuất nhưng cần đánh giá lại cách thức sử dụng có hiệu
quả.
7- Các mối quan hệ với người bán
Nền kinh tế phát triển đặt công ty vào các mối quan hệ kinh doanh ngày càng phức tạp.
Một công ty có thể phụ
thuộc vào rất nhiều công ty khác về hàng hóa, dịch vụ, các
nguyên liệu, các chi tiết, bộ phận sản phẩm, các quan hệ này có thể vượt ra khỏi biên giới
quốc gia.

QUẢN TRỊ SẢN XUẤT

172
Quan hệ với người bán quan trọng hầu như với tất cả các dạng sản xuất. Nó không chỉ
ảnh hưởng đến khả năng sinh lợi hiện tại, mà ảnh hưởng tới vị thế chiến lược của công
ty.
Bộ phận mua sắm cần phải chỉ định rõ ràng, đầy đủ các đặc điểm của người bán. Do đó,
nó luôn có các thành tựu mong muốn nhanh nhất, và duy trì tốt các quan hệ
với khách
hàng.
Công ty phải thường xuyên đánh giá lại các thành tích của người bán qua các thông số
như : Kiểu mẫu các đặc điểm, độ lệch chuẩn của chất lượng Công ty cũng cần phải có
các trao đổi thông tin về chất lượng sản phẩm thủ tục đánh giá chất lượng
Thường xuyên xem xét lại quyết định mua sắm từ một nguồn hay nhiều nguồn
III. TỒN KHO
1- Khái niệm và nguyên nhân gây ra tồn kho
Tồn kho là bất kỳ nguồn nhàn rỗi nào được giữ để sử dụng trong tương lai. Bất kỳ lúc
nào mà ở đầu vào hay đầu ra của một công ty có các nguồn không sử dụng ngay khi nó
sẵn sàng, tồn kho sẽ xuất hiện.
Các loại hệ thống sản xuất khác nhau sẽ có mức tồn kho khác nhau và tầm quan trọng của
quản trị tồn kho cũng vì thế mà được đánh giá khác nhau. S
ản xuất dịch vụ thường có
khuynh hướng giữ tồn kho thấp, song những người bán buôn và bán lẻ lại đầu tư vào tồn
kho với tỷ lệ rất cao. Sản xuất chế tạo thường giữ mức tồn kho cao, bình quân mức tồn
kho trong hệ thống này thường đạt vào khoảng 1,6 doanh số bán/tháng hay khoảng 13%
doanh số năm. công ty bán lẻ khoảng 1.4 tháng hay 12% doanh số 1 năm. Công ty bán
buôn khoảng 1.2 tháng hay khoảng 10% doanh số năm. Các nguyên nhân cơ b
ản gây ra
tồn kho là :
+ Một là, rút ngắn thời gian cần thiết để hệ thống sản xuất có thể đáp ứng nhu cầu.
+ Hai là, phân bố chi phí cố định cho các đơn hàng hay lô sản xuất khối lượng lớn.

+ Ba là, đảm bảo ổn định sản xuất và số lượng công nhân khi nhu cầu biến đổi.
+ Bốn là, bảo vệ công ty trước các sự kiện làm
đình trệ sản xuất : Đình công, thiếu
hụt trong cung cấp
+ Năm là, đảm bảo sự mềm dẻo trong hệ thống sản xuất.
+ Sáu là Tồn kho có thể tồn tại trong các kho của công ty và cũng có thể tồn tại
trên các tuyến vận chuyển với tư cách là tồn kho trong vận chuyển.
2- Các khuynh hương sản xuất với mức tồn kho thấp
Tồn kho vớ
i bất kỳ lý do nào nó cũng thể hiện một nguồn tạm thời nhàn rỗi. Sự tích lũy
quá mức tồn kho có thể dẫn đến việc giảm hiệu quả của sản xuất.

CHƯƠNG VII - QUẢN TRỊ VẬT LIỆU

173
Một công ty muốn sử dụng các nguồn lực của nó hợp lý nó sẽ tìm cách triệt tiêu dần các
lý do để lưu giữ tồn kho.
- Giảm thời gian đặt hàng và hoặc giảm thời gian sản xuất làm cho một công ty có
thể phục vụ tốt khách hàng vẫn có mức tồn kho thấp.
- Giảm chi phí đặt hàng, chi phí cho các thủ tục giấy tờ, có thể giảm quy mô cho
các đơn hàng và giảm tồn kho.
- Giữ quan hệ tốt với ng
ười cung cấp, xây dựng các nguồn nguyên liệu có chất
lượng cao không cần giữ tồn kho chống lại các gián đoạn trong cung cấp.
Như vậy, mức tồn kho lưu giữ không chỉ bằng một cách việc lựa chọn phương pháp kiểm
soát tồn kho phụ thuộc vào:
- Thời gian mà công ty có ý định lưu giữ tồn kho.
- Kiểu nhu cầu mà nó phục vụ.
- Chi phí của món hàng.
- Mức
độ kiểm soát mong muốn.
3- Phân loại tồn kho

Tồn kho trong các công ty có thể duy trì liên tục và cũng có thể chỉ tồn tại trong khoảng
thời gian ngắn không lặp lại. Trên cơ sở đó người ta có thể chia tồn kho thành hai loại:
Tồn kho một kỳ : Bao gồm các mặt hàng mà nó chỉ dự trữ một lần mà không có ý định tái
dự trữ sau khi nó đã được tiêu dùng.
Tồn kho nhiều kỳ : Gồm các mặt hàng được duy trì tồ
n kho đủ dài, các đơn vị tồn kho đã
tiêu dùng sẽ được bổ sung. Giá trị và thời hạn bổ sung tồn kho sẽ được điều chỉnh phù
hợp với mức tồn kho đáp ứng nhu cầu.
Tồn kho nhiều kỳ phổ biến hơn so với tồn kho một kỳ.
4- Phân tích biên tế tồn kho một kỳ
Tồn kho một kỳ chỉ duy trì một lần không lặp lạ
i, trong trường hợp phải đáp ứng nhu cầu
có ít nhiều sự không chắc chắn, có thể dẫn đến các khả năng dự trữ không đủ, hoặc quá
dư thừa. Vấn đề quan tâm ở đây là phải giữ tồn kho ở mức nào có hiệu quả.
Giả sử việc tiêu dùng một mặt hàng nào đó đã được ước lượng bằng một dãy phân bố xác
suất. Công ty sẽ không thể mua thêm m
ặt hàng này nếu trong lần đầu tiên dự trữ không
đầy đủ.
Nếu dự trữ không đầy đủ, khi có nhu cầu công ty sẽ mất một lượng lợi nhuận Co, bằng
giá bán trừ đi các chi phí cho sản phẩm. Có thể coi như là chi phí cơ hội cho việc lưu giữ
sản phẩm này.

QUẢN TRỊ SẢN XUẤT

174
Nếu dự trữ quá mức, sản phẩm không bán được nó có thể phải thanh lý với giá thu hồi có
thể nhỏ hơn chi phí. Có thể coi như là phí tổn của việc dự trữ quá mức với một đơn vị Cu,
phí tổn này bằng chi phí trừ đi giá trị thu hồi.
Khi tăng dần lượng dự trữ ban đầu chi phí kỳ vọng của dự trữ quá mức sẽ nhỏ hơn thu
nhập k
ỳ vọng từ mỗi đơn vị dự trữ : Sau đó nó sẽ đạt đến mức trung hòa, đến đơn vị cuối
cùng này chi phí kỳ vọng của việc dự trữ sẽ tăng quá thu nhập kỳ vọng nếu tiếp tục tăng

lên.
+ Nếu gọi P(D) là xác suất mà mức nhu cầu vượt quá một số đơn vị nhất định. P(D) sẽ
là giá trị phân bố xác suất tích lũ
y từ mức nhu cầu cao nhất có thể.
+ Lượng dự trữ sẽ được phép tăng lên chừng nào mà
P(D)Co > [1 - P (D)] Cu
Khi D tăng lên thì P(D) giảm dần và hai vế sẽ cân bằng tại giá trị P*(D). Ở mức giá trị
xác suất tích lũy này sẽ có mức dự trữ hiệu quả.
P*(D) Co = [1 - P*(D)] Cu
P(D) = Cu/(Cu+Co)

5- Tồn kho nhiều kỳ
Nghiên cứu tồn kho nhiều kỳ có thể tiến hành trên cơ sở xem xét tồn kho này phục vụ

cho các nhu cầu phụ thuộc hay nhu cầu độc lập.
a- Các nhu cầu độc lập
Nhu cầu độc lập là nhu cầu về một mặt hàng xuất phát từ người sử dụng bên ngoài tổ
chức có tồn kho. Tính độc lập nói đến ở đây là nhu cầu mà tồn kho dự định cung cấp phát
sinh một cách độc lập với việc lưu giữ tồn kho
- Nhu cầu độc lập có thể là sản phẩm hoàn thành được bán để dùng vào sửa chữa,
hay lắp ráp cho các dịch vụ khác hoặ
c tiêu dùng.
- Nhu cầu độc lập thường là nhu cầu ở đầu ra của hệ thống.
- Nhu cầu độc lập xuất phát từ bên ngoài nên nó không thể biết chắc và phải dự
đoán.
b- Nhu cầu phụ thuộc
Là nhu cầu liên quan trực tiếp với sản xuất mặt hàng khác hoặc cho mặt hàng khá Bao
gồm :
- Nhu cầu về nguyên vật liệu; chi tiết cần thiết cho mặt hàng khác. Thay vì phải
dự đoán như nhu cầu độc lập, các nhu cầu phụ thuộc được tính từ nhu cầu các bộ phận

lắp ráp.

CHƯƠNG VII - QUẢN TRỊ VẬT LIỆU

175
- Nói chung biểu hiện nhu cầu từ các mũi tên vào trong sơ đồ dòng vật liệu các
liên kết bên trong phạm vi hệ thống.
Mức độ ở các đầu ra hệ thống sản xuất phụ thuộc vào mức sử dụng các yếu tố ở đầu vào.
Ngược lại, nhu cầu ở đầu vào phụ thuộc một cách chặt chẽ vào những gì mong muốn ở
đầu ra của hệ thống sả
n xuất. Chính vì vậy loại tồn kho này mang tính phụ thuộc.
c- Sự khác nhau giữa hệ thống tồn kho độc lập và phụ thuộc
- Hệ thống tồn kho độc lập cung cấp cho các nhu cầu bên ngoài. Còn hệ thống tồn
kho phụ thuộc cung cấp nhu cầu bên trong. Kết quả la,ì nhu cầu độc lập phải ước lượng
với mức chính xác không cao, nên sẽ có một tỷ lệ phần trăm tồn kho độc lập tích lũy để
chống lại những gì không chắc chắn của nhu cầu.
- Hơn nữa, nhu cầu độc l
ập phục vụ cho bên ngoài. Nếu thiếu tồn kho để cung cấp
có thể làm mất lợi nhuận trực tiếp từ bán hàng, đồng thời có thể làm mất khách hàng, làm
mất lợi nhuận trong tương lai, đây là hậu quả tai hại nhất. Do đó, nó phải được giữ sẵn
sàng ở mức thấp nhất định tránh tình trạng cạn dự trữ có thể xảy ra. Hầu hết, tồn kho nhu
cầu phụ
thuộc dùng để sản xuất các mặt hàng phục vụ nhu cầu độc lập. Một khi nhu cầu
các sản phẩm bán ra đã xác định, thì tồn kho nhu cầu phụ thuộc được dự toán xác định
khá chính xác bằng một tỷ lệ nhất định và bao gồm một mức đáp ứng cho các hao hụt,
mất mát. Sự cạn dự trữ trong tồn kho phụ thuộc có thể dẫn đến tình trạng đình trệ
sản
xuất.
- Có thể có những mặt hàng vừa phục vụ nhu cầu độc lập và phục vụ nhu cầu phụ
thuộc, như những chi tiết dùng để lắp ráp thành phẩm, và vừa bán như một loại phụ tùng
thay thế. Trong trường hợp này người ta coi như đó là tồn kho nhu cầu độc lập.

6- Các hệ thống tồn kho nhu cầu độc lập
Một hệ th
ống tồn kho là sự thiết lập các thủ tục mà chỉ định rằng nguyên vật liệu sẽ được
thêm vào tồn kho bao nhiêu, tại thời điểm nào, các máy móc thiết bị và nhân sự để thực
hiện các thủ tục một cách hiệu quả.
a- Hệ thống số lượng cố định
Là hệ thống tồn kho mà nó sẽ thêm cùng giá trị được thiết lập trước vào tồn kho của một
mặt hàng mỗi lần nó được bổ sung.
Số lượng cố định cho mỗi lần bổ sung sẽ được đề cập trong việc xác định quy mô đặt
hàng tối ưu EOQ nhằm cực tiểu hóa chi phí.

QUẢN TRỊ SẢN XUẤT

176
Các đơn hàng sẽ được đặt mỗi khi tồn kho giảm tới mức đặt hàng lại (Lr). Mức đặt hàng
này xác định tùy thuộc vào thời gian đặt hàng (Lt) và mức sử dụng bình quân ngày đêm,
ngoài ra còn có thể cộng thêm mức tồn kho bảo hiểm sẽ xác định trong các chương sau.
Hệ thống tồn kho số lượng cố định thích hợp với các mặt hàng có mức tiêu dùng tương
đối ổn định.
Trong quản trị hệ th
ống tồn kho này vấn đề cơ bản còn lại là làm sao để biết rằng tồn kho
đã giảm tới mức đặt hàng lại chưa và thực hiện đặt hàng. Việc này có thể làm bằng hai
cách :
- Một là, cập nhật liên tục các số liệu nhập, xuất, tồn kho, có thể thực hiện bằng
tay hay bằng máy. Cách này thường áp dụng với mặt hàng đắt tiền.
- Hai là, sử dụng hệ
thống tồn kho "hai túi". Toàn bộ tồn kho chia hai phần, phần
dự trữ cho thời kỳ đặt hàng sắp riêng và có đánh dấu, phần "làm việc" là phần còn lại.
Đơn đặt hàng được đặt khi sử dụng hết phần "làm việc" bước sang phần dự trữ đã đánh
dấu.
b- Hệ thống tồn kho thời gian định trước
Hàng tồn kho sẽ được bổ sung sau các khoảng thời gian xác định trước.

Mức tồn kho sẽ được kiểm tra theo khoảng thời gian đã định trước một cách thường
xuyên. Số lượng đặt hàng mỗi kỳ sẽ là giá trị cần để nâng tồn kho lên giá trị lớn nhất.
Như vậy, số lượng đặt
hàng sẽ biến đổi tùy theo
mức đã sử dụng.
Hệ thống s
ử dụng tốt với
các mặt hàng cùng bổ
sung một lần, thường
thường đó là những mặt
hàng mua sắm cùng thời
gian và cùng một nguồn.
Tần xuất các đơn đặt
hàng của mỗi mặt hàng,
nhóm hàng có thể thiết
Mức tồn
Q=EOQ
Thời gian
Po
Lt
Lr


Hình VII-2: mô hình tồn kho số lượng cố định
Imax
Tồn kho
T
Lt
Thời gian
Q

Hình VII-3: Hệû thống tồn kho thời gian định trước

CHƯƠNG VII - QUẢN TRỊ VẬT LIỆU

177
lập, do đó có thể xác định đơn hàng bình quân cho mỗi nhóm hàng theo giá trị hiệu quả.
Đặt hàng theo nhóm hàng giảm chi phí vận chuyển giảm các thủ tục và tăng khối lượng
mua để hưởng chiết khấu giảm giá khối lượng lớn.
c- Hệ thống Min - Max
Hệ thống Min - Max còn gọi
là hệ thống S (System) tránh
đặt hàng với số lượng nhỏ so
với mức hiệu quả.
Hệ thống này có những đặc
điểm của cả hai hệ thống
trước.
Hệ thống xác định trước giá trị
tồn kho tối thiểu và tối đa. Tồn
kho sẽ được kiểm tra sau một
khoảng thời gian định trước.
Đơn hàng sẽ
được đặt nếu mức tồn kho xuống thấp hơn mức tối thiểu. Nếu mức tồn kho
cao hơn mức tối thiểu, không thực hiện đặt hàng và chờ đến kỳ kiểm tra sau.
Hệ thống tồn kho thích hợp với những mặt hàng không đắt tiền do đó giữ tồn kho có thể
ít tốn kém hơn các thủ tục kiểm soát chặt chẽ tồn kho để biết s
ẵn có bao nhiêu.
d- Hệ thống phân bổ ngân sách
Trong phạm vi ngân sách phân bổ cho tồn kho, người mua hàng của công ty có thể quyết
định mua các mặt hàng tồn kho thích hợp.
Một số công ty có thể hợp đồng với người cung cấp nhờ đó đại diện của người cung cấp

định kỳ thăm kho và kiểm tra tồn kho đang lưu giữ và bổ sung đến mức cần thiết.
Hệ thống phân bổ ngân sách có tính chỉ đạo khái quát hơn và đặt ra các quy tắc hành
động.
Hệ
thống phân bổ ngân sách có thể sử dụng cho các cửa hàng bán lẻ, cửa hàng giới thiệu
sản phẩm, cửa hàng thực phẩm.
7- Phân loại ABC
Sử dụng các hệ thống tồn kho trong công ty phụ thuộc vào đặc tính của từng loại tồn kho.
Do đó, trong công ty có thể có cùng lúc nhiều hệ thống tồn kho, ứng với các mặt hàng
khác nhau.Sự lựa chọn hệ thống tồn kho có thể xét trên các nhân tố sau :
- Sự bi
ến đổi của nhu cầu.
- Chi phí điều hành hệ thống tồn kho.
- Chi phí của mặt hàng.
Thời gian
Imin
Tồn kho
Imax

Hình VII-4: Hệ thống tồn kho Min -Max

QUẢN TRỊ SẢN XUẤT

178
Nếu công ty có nhiều chủng loại mặt hàng sẽ rất khó khăn trong việc đánh giá mỗi loại và
chọn hệ thống tồn kho thích ứng.
Phương pháp phân loại ABC dựa vào giá trị của các tồn kho trong năm của mỗi mặt hàng
để xác định tầm quan trọng của nó. Các mặt hàng sử dụng nhiều, giá trị cao, và sử dụng
liên tục trong năm sẽ được quan tâm thích đáng. Thủ tục phân loại ABC có thể gồ
m các
bước sau :

1. Xác định mức sử dụng hàng năm của mặt hàng bằng giá trị :
MSDi = Pi x Di i = 1,n
MSDi : Mức sử dụng của mặt hàng i bằng giá trị
Pi : Giá đơn vị của mặt hàng i.
Di : Nhu cầu hàng năm của mặt hàng i
n : Số mặt hàng tồn kho
2. Lập danh sách theo thứ tự giảm dần mức sử dụng (MSDi), để nhận ra đặc tính của nó.
3. Đánh số thứ tự (STTi) từ trên xuống theo danh sách : xác
định tỷ lệ % tích lũy mặt
hàng (%MH)
%MHi = STTi/n x 100%
4. Bắt đầu từ trên xuống, tính tổng mức sử dụng tích lũy (MSD∑i) đến từng mặt hàng.
MSD∑i = ∑
i
k=1
MSDk
5. Xác định tỷ lệ % mức sử dụng (%MSDi) cho từng mặt hàng
%MSDi = MSD∑i / ∑
n
i=1
x 100%
Kết quả : Sẽ có chừng 10 đến 20% mặt hàng đầu tiên chiếm tỷ lệ 60 đến 80% mức sử
dụng bằng giá trị, tỷ lệ này tùy thuộc đặc điểm kinh doanh - Các mặt hàng đầu tiên này
xếp loại A. Sự gia tăng quá mức tồn kho gây thiệt hại đáng kể. Loại này thường được
quản lý bằng hệ thống tồn kho số lượng cố định hoặc thời gian
định trước.
Các mặt hàng loại B có mức sử dụng cao thứ hai thường biểu hiện mức tăng % mặt hàng
tương ứng mức tăng % mức sử dụng. Được quản lý bằng hệ thống tồn kho thời gian định
trước hoặc hệ thống Min - Max.
Các mặt hàng loại C là những mặt hàng còn lại với khoảng trên 50% hàng có tỷ lệ mức

sử dụng không quá 1/4 mức sử dụng c
ả năm. Các mặt hàng loại C có thể là các mặt hàng
rẻ tiền, mức sử dụng thấp không thường xuyên. Có thể sử dụng hệ thống tồn kho Min -
Max, hay hệ thống phân bổ ngân sách.

CHƯƠNG VII - QUẢN TRỊ VẬT LIỆU

179
Tuy vậy, trong các mặt hàng loại C có thể cũng có mặt hàng mặc dù chi phí nhỏ song rất
quan trọng cần phải tìm ra và đưa lên loại cao hơn.
IV. QUẢN TRỊ TỒN KHO NHU CẦU PHỤ THUỘC
Hệ thống tồn kho nhu cầu độc lập phục vụ cho các nhu cầu thường là đồng nhất có lẻ là
do kết quả của việc mua sắm khối lượng nhỏ của người tiêu thụ. Tồn kho nhu cầu phụ
thuộc phục vụ cho sản xuất sản phẩm thường biến động lớn vì nó sẽ được bổ sung theo lô
và phụ thuộc khối lượng sản xuất ở các bộ
phần. Mô hình quản trị tồn kho phụ thuộc
thường sử dụng là hoạch định nhu cầu NVL (MRP - Meterial Requirements planning). Vì
nhu cầu phụ thuộc chỉ xuất hiện khi nhu cầu lắp ráp sản phẩm cuối cùng đã xác định, để
cho ít tốn kém trong tồn kho, công ty định tiến độ cho các bộ phận lắp ráp sản xuất bằng
phương pháp ngược chiều quy trình công nghệ họ tìm ra thời điểm nào chi tiết sẽ cần
đến
và với khối lượng bao nhiêu.
TÓM TẮT
Quản trị vật liệu là một nhiệm vụ rất quan trọng nhằm đảm bảo hoạt động sản xuất diễún
ra một cách hiệu quả. Trong các tổ chức vật liệu luôn dịch chuyển, sự dịch chuyển như
vậy có ý nghĩa lớn đến hiệu quả hoạt động sản xuất. Dòng dịch chuyển của vật liệu có thể
chia làm ba giai đoạn: giai đ
oạn đầu vào với các hoạt động cơ bản: đặt hàng mua sắm,
vận chuyển, tiếp nhận; giai đoạn kiểm soát sản xuất với hoạt động tổ chức vận chuyển nội
bộ, kiểm soát quá trình cung ứng phù hợp tiến độ sản xuất; giai đoạn ở đầu ra bao gồm:
gởi hàng tổ chức xếp dỡ, vận chuyển. Đối với các tổ
chức sản xuất dịch vụ dòng dịch

chuyển vật chất không đầy đủ các hoạt động như đối với hoạt động chế tạo, nội dung và
tầm quan trọng của mỗi hoạt động sẽ tùy thuộc loại dịch vụ. Hoạt động quản trị vật liệu
có thể giao cho nhiều bộ phận khác nhau trong tổ chức và tùy từng công ty, nhiệm vụ của
qu
ản trị vật liệu có thể bao gồm: mua sắm, kiểm soát vận chuyển, tiếp nhận hàng hóa,
kiểm soát sản xuất, quản lý tồn kho, gởi hàng
Hoạt động mua sắm với mục tiêu cung cấp đầy đủ nguyên vật liệu, hàng hóa cho quá
trình sản xuất có một vị trí quan trọng đặc biệt trong quản trị vật liệu nói riêng và quản trị
doanh nghiệp nói chung. Bởi lẽ,ü phận mua sắm chi tiêu khoảng trên phân nửa chi phí
hàng n
ăm của doanh nghiệp, có quan hệ với tất cả các bộ phận bên trong, và đặc biệt chất
lượng quan hệ bên ngoài mà bộ phận mua sắm tạo dựng và củng cố có ảnh hưởng đến
những thành công dài hạn của nó. hoạt động mua sắm tiến hành tùy theo các loại hàng
hóa, và tùy theo tầm quan trọng của hàng hóa. Các quyết định cơ bản trong hoạt động
mua sắm gồm: mua từ một nguồn hay nhiều nguồn, mua hay sả
n xuất, phân tích giá trị,
và củng cố các quan hệ với nhà cung cấp.
Tồn kho, trong dòng dịch chuyển vật chất được hiểu như là một nguồn tạm thời nhàn rỗi
được giữ để sửí dụng trong tương lai. Sự lưu giữ tồn kho trong các hệ thống sản xuất bởi
các lý do chính là: mong muốn cung cấp nhanh hàng hóa cho khách hàng, phân bổ chi phí
đặt hàng cho lô hàng mua sắm khối lượng lớn, phòng chống các rủi ro của việc dự kiế
n
thấp nhu cầu, các kỳ vọng tương lai. Tuy nhiên, tính nhàn rỗi của tồn kho làm giảm hiệu
quả khi tồn kho quá cao. Mục tiêu của các nhà quản trị là giữ lượng tồn kho thấp vẫn bảo
đảm cho hoạt động sản xuất liên tục, hiệu quả. Tồn kho của một công ty nếu chia theo
thời gian lưu giữ có hai loại: tồn kho một kỳ và tồn kho nhiều kỳ.

QUẢN TRỊ SẢN XUẤT

180
Tồn kho một kỳ là loại tồn kho lưu giữ trong thời gian ngắn đến mức các đơn vị tồn kho
đã sử dụng không thể bổ sung lại. Với loại tồn kho này người ta cần phân tích biên tế để

tìm ra một mức độ dự trữ thích hợp, trên cơ sở chấp nhận một xác suất cạn dự trữ chấp
nhận, hay cố gắng phục vụ nhu cầu
ở mức hiệu quả.
Tồn kho nhiều kỳ có mặt trong hầu hết các hệ thống sản xuất và được chia làm hai loại
tùy theo nhu cầu mà tồn kho có ý định phục vụ: tồn kho nhu cầu độc lập và tồn kho nhu
cầu phụ thuộc.
Tồn kho nhu cầu độc lập là loại tồn kho được giữ để đáp ứng nhu cầu bên ngoài của tổ
chức lưu giữ tồn kho gồm: các s
ản phẩm hàng hóa bán ra, các chi tiết phụ tùng phục vụ
cho bộ phận dịch vụ cho bên ngoài. Tồn kho nhu cầu độc lập phục vụ cho nhu cầu khách
quan so với tổ chức nên chỉ có tính dự đoán không chính xác, hơn nữa sự cạn dự trữ của
tồn kho nhu cầu độc lập có thể là rất nghiêm trọng vì không những làm mất lợi nhuận
hiện tại mà nó còn làm mất khách hàng, giảm khả năng thu lợi nhuậ
n tương lai. Vì thế tồn
kho nhu cầu độc lập luôn giữ một bộ phận lớn các tồn kho có tính bảo hiểm cho các dự
đoán sai lầm. Hệ thống quản trị tồn kho nhu cầu độc lập được hiểu như là cách thức giả
quyết hai vấn đề: bổ sung hàng hóa khi nào? và bao nhiêu? Điều này có ảnh hưởng rất
lớn đến hiệu quả của hoạt động mua sắm và tồn kho. Hi
ện có bốn hệ thống tồn kho cơ
bản là : hệ thống tồn kho số lượng cố định, hệ thống thời gian định trước, hệ thống min -
max và hệ thống phân bổ ngân sách. Mỗi hệ thống tồn kho sẽ thích hợp với một loại hàng
hóa nhất định xét trên tiêu chuẩn yêu cầu quản lý chặt chẽ và chi phí nguồn lực cho việc
vận hành mỗi hệ thống. Kỹ thuậ
t ABC được sử dụng rộng rãi với mục đích phân loại tất
cả các hàng hóa theo tầm quan trọng của nó, trên cơ sở đó chọn hệ thống tồn kho thích
hợp.
Tồn kho nhu cầu phụ thuộc phục vụ cho các nhu cầu bên trong của tổ chức, vì thế, một
khi sản lượng bán ra, hay sản lượng sản xuất đã được lập kế hoạch thì các nhu cầu phụ
thuộc đượ
c dự tính khá chính xác cả về số lượng lẫn thời điểm dựa trên chu kỳ sản xuất

và cấu trúc sản phẩm. Người ta có thể áp dụng chương trình điện toán MRP (Material
Requirement planning) để quản lý loại tồn kho này một cách chặt chẽ.
CÂU HỎI ÔN TẬP
1. Mô tả dòng dịch chuyển trong sản xuất chế tạo? Mô tả dòng dịch chuyển
vật liệu trong các hệ thống sản xuất dịch vụ? Nhận xét các khác biệt?
2. Khi nghiên cứu dòng dịch chuyển vật liệu trong hệ thống sản xuất bạn có
kết luận gì về mục tiêu quản trị vật liệu?
3. Nêu các nhiệm vụ căn bản của quản trị v
ật liệu?
4. Vì sao hoạt động mua sắm lại có ý nghĩa rất quan trọng trong quản trị vật
liệu và quản trị doanh nghiệp? Trình bày các bước của công việc mua
sắm?
5. Phân tích nội dung và ý nghĩa của quyết định phân tích giá trị?
6. Phân tích tầm quan trọng của mối quan hệ với các nhà cung cấp với thành
công của doanh nghiệp?

CHƯƠNG VII - QUẢN TRỊ VẬT LIỆU

181
7. Vì sao nói rằng: giá cả của mỗi hàng hóa mua sắm phải xét trên tổng thể
các thay đổi khả năng thu lợi nhuận hiện tại và tương lai của doanh
nghiệp?
8. Từ dòng dịch chuyển vật liệu hãy chỉ ra các lý do tồn tại của tồn kho?
9. Bạn có thể bình luận gì nếu cho rằng: ”Tồn kho là ném tiền qua cửa sổ ”?
10. Trình bày các khuynh hướng sản xuất với mức tồn kho thấ
p?
11. Phân tích các chi phí liên quan tới một đơn vị hàng hóa tăng thêm trong
tồn kho một kỳ?
12. Phân biệt sự khác nhau giữa tồn kho nhu cầu độc lập và tồn kho nhu cầu
phụ thuộc?
13. Hệ thống tồn kho là gì? Nêu các hệ thống tồn kho nhu cầu độc lập? Phân
tích các ưu nhược điểm và khả năng áp dụng chúng?

14. Tầm quan trọng của mỗi loại hàng hóa được kỹ thuậ
t ABC quan niệm thế
nào? Theo bạn có thể có tiêu thức nào biểu hiện tầm quan trọng của loại
hàng tồn kho mà kỹ thuật phân loại ABC bỏ qua?
15. Vì sao Nói có thể dự kiến các tồn kho nhu cầu phụ thuộc chính xác cả về
số lượng lẫn thời điểm phát sinh nhu cầu?