đồ án công nghệ thông tin Xây dựng phần mềm quản lí bán hàng tại công ty TNHH quốc tế Minh Ngọc

1
Nguyễn Việt Dũng Đồ án tốt nghiệp

MỤC LỤC
1
2
Nguyễn Việt Dũng Đồ án tốt nghiệp

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN
1.Tổng quan
1.1 Cơ sở lựa chọn đề tài
Thời đại công nghệ thông tin bùng nổ tạo ra một khả năng thu thập và xử
lý thông tin rộng khắp trong mọi mặt của cuộc sống, của nền kinh tế. Các
doanh nghiệp là đối tượng nhanh nhậy nhất trong việc áp dụng công nghệ
thông tin để phục vụ công việc của mình. Một trong những quá trình ứng
dụng công nghệ thông tin của doanh nghiệp đó là lựa chọn được một phần
mềm phục vụ công việc bán hàng.Một phầm mềm bán hàng tốt có thể nói nó
sẽ mang lại bước đột phá mới cho công tác quản lý bán hàng, giúp doanh
nghiệp nắm bắt được thông tin về háng hoá, vật tư, thông tin khách hàng, và
trạng thái các đơn đặt hàng, hay tình hình công nợ… của doanh nghiệp một
cách chính xác và kịp thời. Từ đó người quản lý có thể đưa ra các kế hoạch và
quyết định đúng đắn, giảm chi phí và tăng cường khả năng cạnh tranh, nâng
cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Thực tế đã chứng minh rằng doanh nghiệp nào nhanh chóng đưa việc áp
dụng phần mềm vào công việc thì hầu như phát triển tốt. Giám đốc các doanh
nghiệp đó đã ý thức được tầm quan trọng của việc “Đo lường hiệu quả kinh
doanh”. Họ sẵn sàng đầu tư những khoản tiền đáng kể cho việc tin học hóa
quá trình quản lý.Họ biết rằng việc đầu tư này sẽ có lợi và tạo thêm được lợi
thế cạnh tranh trên thương trường.
Bởi vậy việc xây dựng một phần mềm quản lý bán hàng là tất yếu cho
công cuộc tin học hoá ở trong các doanh nghiệp.

Đặc biệt đối với công ty TNHH Minh Ngọc là công ty kinh doanh về
lĩnh vực thiết bị y tế.Các sản phẩm, dịch vụ phục vụ trong nghành y tế cũng
trở nên đa dạng hơn để đáp ứng được nhu cầu thị trường trong nước đang
ngày càng khắt khe. Với khối lượng dữ liệu khổng lồ về các sản phẩm trang
2
3
Nguyễn Việt Dũng Đồ án tốt nghiệp

thiết bị y tế như vậy thì việc quản lí thủ công đã không còn phù hợp nữa. Ta
có thể nhận thấy một số yếu kém của việc quản lí thủ công: thông tin về đối
tượng quản lí nghèo nàn, lạc hậu không được cập nhật thường xuyên, việc lưu
trữ bảo quản gặp nhiều khó khăn, thông tin lưu trữ trong công ty không nhất
quán, dễ bị trùng lặp trong các bộ phận. Đặc biệt là mất nhiều công sức để
kiểm tra, thống kê, phân tích nhằm đưa ra các thông tin chính xác để phục vụ
cho việc ra quyết định kinh doanh.
Chính vì vậy việc áp dụng một phần mềm tiện ích trong việc quản lí bán
hàng sẽ giải quyết được các khó khăn và giúp bộ phận kinh doanh tìm kiếm
được những thông tin chính xác và nhanh chóng. Và từ đó ban giám đốc sẽ có
được những báo cáo chính xác, kịp thời về tình hình hoạt động để có thể đưa
ra những quyết định kinh doanh đúng đắn trong tương lai.
Vì vậy, em đã lựa chọn đề tài là: “Xây dựng phần mềm quản lí bán hàng
tại công ty TNHH quốc tế Minh Ngọc”
1.2.Mục tiêu của đề tài
Xây dựng phần mềm quản lí bán hàng giúp công việc quản lý bán hàng
được thực hiện một cách có hiệu quả hơn.
Phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp quản lý bán hàng được tốt hơn,
giảm nhẹ thao tác tính toán, nhập liệu đơn thuần, đưa ra báo cáo, thống kê
theo yêu cầu của nhà quản lý một cách chính xác nhanh chóng
2.Thực trạng ứng dụng tin học trong việc bán hàng tại công ty
TNHH Minh Ngọc

. Cho đến nay công ty TNHH quốc tế Minh Ngọc mới chỉ áp dụng phần
mềm tiện ích kế toán trong việc quản lí tài chính, báo cáo tình hình hoạt động
kinh doanh trong từng chu kì hoạt động. Trong khi việc quản lí bán hàng, tình
hình sản phẩm trong kho vẫn còn được quản lí một cách thủ công. Điều này
3
4
Nguyễn Việt Dũng Đồ án tốt nghiệp

đã gây ra một số khó khăn trong việc kiểm kê hàng hóa, gây mất thời gian
trong việc đưa ra danh mục sản phẩm cho khách hàng hay thông tin đưa ra
không được nhất quán giữa các bộ phận.
2.1. Tìm hiểu chung về công tác quản lý
2.1.1.Các nghành nghề kinh doanh chủ yếu:
- Xây lắp điện dân dụng, công nghiệp, nông nghiệp, giao thông thủy lợi,
san lấp mặt bằng hạ tầng cơ sở.
- Sản xuất, buôn bán trang thiết bị y tế, máy móc, thiết bị phục vụ ngành
y tế, mỹ phẩm, văn phòng phẩm, vật liệu xây dựng.
- Nghiên cứu thị trường.
- Vận tải hàng hóa, vận chuyển hành khách.
- Dịch vụ Makerting.
- Dịch vụ cho thuê xe ôtô, nhà, văn phòng.
- Dịch vụ mô giới kinh doanh bất động sản.
- Sản xuất, buôn bán phần mềm, phần cứng máy vi tinh, linh phụ kiện
máy vi tính.
- Buôn bán thiết bị điện, điện tử, điện lạnh.
- Cho thuê thiết bị công ty kinh doanh.
Trong những năm gần đây, công ty TNHH quốc tế Minh Ngọc hoạt động
chủ yếu trong lĩnh vực trang thiết bị y tế, cung cấp các sản phẩm về y tế cho
các bệnh viện, phòng khám lớn nhỏ trong nước.
2.1.2.Kinh nghiệm hoạt động:

Công ty TNHH quốc tế Minh Ngọc bắt đầu kinh doanh trong lĩnh vực
trang thiết bị y tế từ cuối năm 2004 cho đến nay. Danh mục sản phẩm thiết bị
y tế của công ty cung cấp vào thị trường Việt Nam rất đa dạng, bao gồm
những thiết bị hiện đại, chất lượng đảm bảo, được sản xuất tại các nước phát
4
5
Nguyễn Việt Dũng Đồ án tốt nghiệp

triển với nên y học phát triển vượt bậc và trình độ khoa học công nghệ cao.
Bên cạnh mặt hàng thiết bị y tế, trong danh mục sản phẩm kinh doanh của
công ty còn bao gồm thiết bị đặc chủng, thiết bị thí nghiệm, xét nghiệm. Công
ty đã liên tục giành được những hợp đồng cung cấp các thiết bị y tế quan
trọng cho các đơn vị trong và ngoài nghành y tế.
Quí 3 năm 2005, công ty mở rộng danh mục kinh doanh trang thiết bị y
tế với mặt hàng nẹp vít xương thần kinh. Đối tác của công ty là nhà sản xuất
BK Meditech (Hàn Quốc), một doanh nghiệp lớn và có uy tín trên thị trường
chỉnh hình. Chúng tôi hiện đang là nhà cung cấp duy nhất sản phẩm của hãng
này vào thị trường Việt Nam. Khách hàng của công ty là những bệnh viện
lớn: Bệnh viện quân y 108, bệnh viện Bạch mai,…và các bệnh viện khác
thuộc địa bàn phía bắc.
2.2.Cơ cấu tổ chức của công ty
2.2.1.Cơ cấu nhân sự:
- Giám đốc: Ông Đinh Anh Hào
- Phó giám đốc kinh doanh: Bà Trần Minh Ngọc
- Phó giám đốc kĩ thuật: Ông Nguyễn Hồng Khanh
- Trưởng phòng tài chính: Bà Trần Thị Tuyết Mai
- Trưởng phòng kinh doanh: Ông Phạm Tiến Sơn
- Trưởng phòng vật tư: Ông Đông Dược Thảo
- Trưởng phòng kĩ thuật: Ông Mai Văn Tiến
2.2.2.Cơ cấu phòng ban

5
6
Nguyễn Việt Dũng Đồ án tốt nghiệp

a. Ban giám đốc:
Bao gồm: Một giám đốc và hai phó giám đốc (phó giám đốc kinh doanh
và phó giám đốc kĩ thuật) thực hiện các chức năng sau:
- Nghiên cứu và đề ra các chiến lược cho việc phát triển kinh doanh của
công ty, lập kế hoạch kinh doanh cho từng chu kì, thời kì hoạt động.
- Điều hành và kiểm tra trực tiếp các hoạt động của cấp dưới.
- Trực tiếp xây dựng các qui định, chế độ, chính sách chung của công ty
về tổ chức nhân sự, lương, tài chính kế toán.
Bên cạnh đó các phó giám đốc là những người trực tiếp giúp giám đốc
điều hành công ty và được giám đốc phân công trách nhiệm trong một số lĩnh
vực cụ thể.
- Phó giám đốc kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm về tình hình kinh doanh
của công ty. Dưới sự chỉ đạo của giám đốc thì phó giám đốc sẽ giao nhiệm vụ
cho cấp dưới quyền đồng thời thu thập, tổng hợp thông tin để từ đó ban giám
đốc có thể lập kế hoạch kinh doanh trong thời gian tới.
- Phó giám đốc kĩ thuật sẽ chịu trách về kĩ thuật của công ty, là người
trực tiếp lập kế hoạch kiểm tra, bảo trì sản phẩm, tìm hiểu thông tin những
chức năng kĩ thuật những mặt hàng chuẩn bị nhập về rồi báo cáo lên ban giám
đốc.
6
7
Nguyễn Việt Dũng Đồ án tốt nghiệp

b. Phòng tài chính
Bao gồm: Trưởng phòng tài chính kiêm kế toán trưởng, thủ quĩ và một
nhân viên có nhiệm vụ thống kê sổ sách, báo cáo tình hình tài chính lên ban

giám đốc, tổng hợp tình hình hoạt động tài chính trong từng chu kì kinh
doanh giúp ban giám đốc có thể đưa ra các sách lược trong thời gian tới.
c. Phòng kinh doanh:
Bao gồm: Trưởng phòng kinh doanh, phó phòng kinh doanh và bốn nhân
viên thực hiện các chức năng sau:
- Khai thác thị trường: phòng kinh doanh ngoài việc phát triển thị trường
trong nước, họ còn cần tìm hiểu thị trường nước ngoài để có thể mở rộng
phạm vi kinh doanh. Tìm những mặt hàng mà trong nước đang cần, hay có
thể giới thiệu các sản phẩm của công ty ra các nước trên thế giới.
- Bán hàng: bộ phận bán hàng sẽ do 2 nhân viên phụ trách, có nhiệm vụ
giới thiệu những tính năng của sản phẩm đến khách hàng giúp họ có thể đưa
ra được những lựa chọn đúng đắn, phù hợp với nhu cầu.
- Dự án: do ban giám đốc đưa xuống cho phòng kinh doanh, trưởng
phòng là người trực tiếp tiếp nhận rồi giao nhiệm vụ xuống cho cấp dưới, họ
có trách nhiệm tìm hiểu về dự án mà công ty sắp tham gia, từ đó lập kế hoạch
để có thể giành được những lợi thế trong việc dự thầu.
- Xuất nhập khẩu: phòng kinh doanh có trách nhiệm trực tiếp làm giấy tờ
xuất nhập khẩu cho các lô hàng mà công ty nhập về nước hay xuất ra nước
ngoài theo cam kết hợp đồng đã kí với khách hàng.
Tất cả các hoạt động của phòng kinh doanh sẽ do trưởng phòng kinh
doanh trực tiếp báo cáo lên ban giám đốc để từ đó nhận các chỉ thị để lập kế
hoạch kinh doanh cho phòng trong thời gian tới.
d. Phòng vật tư:
Bao gồm: Trưởng phòng vật tư và 2 nhân viên quản lí kho trực tiếp quản
lí kho hàng, dán tem cho sản phẩm. Để đảm bảo quản lí kho một cách chặt
7
8
Nguyễn Việt Dũng Đồ án tốt nghiệp

chẽ thì mỗi lần nhập hàng hay xuất hàng đánh giá chất lượng, kiểm kê số

lượng các sản phẩm.
e. Phòng kĩ thuật:
Bao gồm: Trưởng phòng kĩ thuật, phó phòng kĩ thuật và 6 nhân viên
thực hiện các chức năng sau:
- Kiểm tra sản phẩm đối với những sản phẩm mà công ty chuẩn bị nhập vào.
- Trực tiếp thực hiện các nghĩa vụ sau bán hàng theo như hợp đồng đã kí
với khách hàng: lắp đặt, hướng dẫn sử dụng, cung cấp các tài liệu kĩ thuật có
liên quan đến thiêt bị bàn giao, bảo hành.
2.3.Một số sản phẩm của công ty
2.3.1. Túi y tế thôn bản:
- Kẹp Korcher thẳng 160mm có mấu và khóa hãm
- Kẹp cong 160mm có mấu và khóa hãm
- Kẹp phẫu tích 160mm
- kẹp thẳng 160mm có đầu tù
- y nhiệt kế 42 độ C
- thước dây nhựa 2m
- đè lưỡi các loại vô trùng
- bơm tiêm nhựa loại 5ml
- kim tiêm cho bơm tiêm 5ml
- bơm tiêm nhựa loại 10ml
- kim tiêm cho bơm tiêm 10ml
- đèn pin + 2 pin đại 1,5V-A
- Bông y tế
- băng vết thương y tế
- lam kích (hộp 72 chiếc)
- Kim chích máu (vô trùng)
8
9
Nguyễn Việt Dũng Đồ án tốt nghiệp

- bút viết kính
- Hộp nhôm đựng dụng cụ (22cm x 10cm x 5cm)
- túi giả da y tế đựng dụng cụ
- cồn y tế
2.3.2. Máy phá rung tim: POWER HEART AED (Cardiac Sience-Mỹ)
- hệ thống máy chính POWER HEART AED 3G
- bộ điện cực khử rung tim
- Túi đeo
- tài liệu hướng dẫn sử dụng
2.3.3. Máy truyền dịch tự động: TOP 3300 (Nhật Bản)
- thân máy chính
- giá treo máy
- cây treo máy (Inox-SX tại Việt Nam)
2.3.4. Bơm tiêm tự động: TOP 5300 (Nhật Bản)
- sử dụng được nhiều loại bơm tiêm khách nhau
- lưư trữ lần cài đặt trước để sử dụng cho lần cài đặt sau mà không cần cài
đặt lại
- có thể sử dụng nguồn điện DC trên xe cứu thương
2.3.5. Máy đo điện tâm đồ: P80 ESAOTE.a Iso9001, EN 46001 (Ý)
- có thể đo 12 kênh đồng thời
- in ra 3 kênh trên khổ giấy 80mm
- máy in có độ phân giải cao
- tốc độ in 5/25/50mm/giây
- bàn phím nổi bọc cao su
- lựa chọn ngôn ngữ Anh, Nga, Pháp
- Sử dụng nguồn điện 230V 50/60HZ
- pin sạc sử dụng (2h liên tục)
2.3.6. Hệ thống chụp X-Quang CORNAD (sản xuất tại Mỹ)
9
10

Nguyễn Việt Dũng Đồ án tốt nghiệp

- Máy phát tia cao tần HF:
+ Kiểm soát vi xử lí, quản lí thông số chụp chính xác và đáng tin cậy
+ độ tuyến tính cao không ripple, dòng của bóng phát tia 300-400mA
+ bảng điều khiển phẳng dễ sử dụng
+ hoạt động với sự lựa chọn 3 thông số của Generator (kVp, mA, thời
gian) cùng với lựa chọn mÁ
+ dải chọn thời gian chiếu rộng, dễ dàng và linh hoạt trong sự lựa chọn
thông số
+ Mode chuẩn tự động chụp nhanh giảm thời gian xử lí khi đang tiến
hành chụp
+ giảm liều lượng tia chiếu tới bệnh nhân
- Bàn chụp X-Quang:
+ Cấu trúc chịu được tải trọng lớn
+ bàn dịch chuyển được theo bốn hướng có khóa từ
+ khoang chứa Grid, khay bằng Inox
- Giá đỡ đèn đầu:
+ khóa điện cho dịch chuyển lên xuống
+ tube quay 360 độ có khóa điện
+ hoạt động ít gây ồn nhờ hệ thống nâng đỡ thiết kế đặc biệt
+ hoàn toàn đối trọng, hệ thống dây đôi đảm bảo an toàn
+ bộ trực chuẩn chùm tia bảo đảm dễ địng vị
+ Collimator điều khiển bằng tay
- Bóng phát tia X-Quang
- Giá chụp phổi:
+ dịch chuyển lên xuống dọc theo cột
+ khoang chứa Grid với khay bằng Inox
2.3.7. Máy rửa phim tự động
Hãng sản xuất: ELK Corporation (Nhật Bản)

10
11
Nguyễn Việt Dũng Đồ án tốt nghiệp

- Hệ thống tự ngắt cho phép vận hành an toàn: khi mạch bị hở trong quá
trình vận hành, thiết bị sẽ tự động ngắt kèm theo đèn báo động.
- Vận hành đơn giản và nhanh chóng: 3 chế độ rửa: 90/110/115s, vận
hành bằng phím bấm.
- Chế độ chờ và tiết kiệm năng lượng, không ô nhiễm môi trường: Ở chế
độ chờ, thanh cuộn quay làm sạch bề mặt theo chu trình, giữ nhiệt độ máy ở
mức thấp, tránh bay hơi nước và khí, điều chỉnh nhiệt độ sấy, tránh tình trạng
tăng nhiệt quá cao.
- Cấu tạo đơn giản, bảo trì dễ dàng: Cấu tạo đơn giản của máy cho phép
người sử dụng tháo lắp nhanh chóng, vệ sinh, bảo trì máy mỗi ngày.
- Cấu tạo kèm chức năng lưu thông không khí, an toàn khi sử dụng:
Chức năng lưu thông không khí trong máy ngăn ngừa tình trạng nghẽn phim
và oxi hóa trong máy.
- Cho phép tráng rửa phim laser.
2.3.8. Máy phân tích sinh hóa hoàn hảo với cấu hình cực mạnh
- Đứng đầu trong lĩnh vực sinh hóa đa kết quả
- 400 test/hour, bao gồm ISE
- tự động chạy lại bằng cách pha loãng
- mẫu được pha loãng trước
- phát ra các mẩu tin thân thiện đối với người sử dụng
- làm lạnh thuốc thử trong 24h ở nhiệt độ 10 độ C
- Có các kim hút riêng cho mẫu
- cuvette được rửa bởi nước nóng
- tuổi thọ của các cuvette dài
- trộn bằng bọt không khí để tránh lây nhiễm thuốc thử
- nhận biết mẫu và thuốc thử bởi bar-code

- các ống lấy máu ban đầu 5, 7, 10ml
3.Những yêu cầu chung về bài toán quản lý bán hàng của công ty
11
12
Nguyễn Việt Dũng Đồ án tốt nghiệp

TNHH Minh Ngọc
Công ty TNHH Minh Ngọc hoạt động kinh doanh chủ yếu trong lĩnh vực
trang thiết bị y tế, với danh mục sản phẩm đa dạng bao gồm nhiều trang thiết
bị hiện đại, chất lượng bảo đảm, được sản xuất tại các nước phát triển với
trình độ công nghệ cao. Trước đây khi qui mô công ty nhỏ, với số lượng sản
phẩm ít nên việc quản lí bằng thủ công vẫn còn có thể đạt được hiệu quả,
nhưng trong giai đoạn hiện nay khi mà công việc kinh doanh đang ngày càng
mở rộng để đáp ứng nhu cầu thị trường, với số lượng sản phẩm lớn, đa dạng
về chủng loại đòi hỏi phải áp dụng tin học trong quản lí để có thể kiểm soát
tốt được các qui trình bán hàng như: quản lí kho hàng, mua bán sản phẩm.
Khi khách hàng có nhu cầu về hàng hóa thì phòng kinh doanh sẽ tiếp
nhận yêu cầu này, khách hàng có thể đặt mua tại công ty hay gọi điện đến để
đặt hàng. Phiếu mua hàng này sẽ được chuyển đến phòng vật tư. Phòng vật tư
sẽ thông báo đến kho, thủ kho tiến hành kiểm tra trong kho nếu hàng còn sẽ
xuất hàng và giao cho phòng kĩ thuật đi triển khai lắp đặt và vận chuyển thiết
bị đến cho khách hàng. Sau khi bàn giao đầy đủ thiết bị theo đơn đặt hàng thì
viết phiếu bảo hành cho khách hàng theo từng thiết bị của từng nhà cung cấp,
cuối cùng yêu cầu khách hàng làm thủ tục thanh toán.
Ngược lại, nếu trong kho không còn đủ hàng thì sẽ thực hiện mua hàng
của nhà cung cấp. Phòng vật tư sẽ gửi đơn hàng đến nhà cung cấp và yêu cầu
báo giá. Sau khi đã lựa chọn được nhà cung cấp thì tiến hành đàm phán và kí
kết hợp đồng, sau đó nhập hàng vào kho.
3.1.Yêu cầu chung:
- Trên các form nhập dữ liệu phải được bố trí thuận tiện, dễ sử dụng,

đảm bảo một số yêu cầu sau:
+ Màu sắc trên form phải hài hòa không có quá nhiều màu sắc song cũng
cần làm nổi bật một số trường quan trọng.
+ Dùng phím Tab để thay đổi vị trí trường nhập theo một thứ tự từ trên
12
13
Nguyễn Việt Dũng Đồ án tốt nghiệp

xuống dưới, từ trái qua phải hay thay đổi vị trí từ form chính sang form con.
+ Hiển thị các thực đơn cùng với hướng dẫn sử dụng các phím tắt.
- Trên các form phải sử dụng các thuật ngữ đặc trưng của thiết bị tin học.
- Giảm tối thiểu việc nhập liệu bằng tay và nên sử dụng các Combo Box
để nhân viên chọn các giá trị chuẩn có sẵn. Điều này sẽ giúp nhân viên thuận
tiện hơn khi sử dụng và tăng độ chính xác của thông tin.
- Dựa vào các qui tắc đã được chấp nhận về đồ họa để minh họa thông
tin trên màn hình. Ví dụ nên sử dụng máy in để mô tả nút có chức năng in văn
bản, sử dụng biểu tượng của đĩa mềm để mô tả nút có chức năng lưu văn bản.
- Phải có dấu hiệu cho biết người sử dụng đang thao tác với thực đơn
nào, ví dụ khi nhân viên đang thực hiện nhập danh mục hàng hóa thì trên
thanh tiêu đề của form nhập phải hiển thị chữ danh mục hàng hóa.
- Phải có câu hỏi xác nhận một số thao tác của nhân viên làm thay đổi dữ
liệu hệ thống, ví dụ chương trình phải hiện thông báo hỏi nhân viên có chắc
chắn muốn xóa hay muốn thay đổi bản ghi nào đó hay không.
- Các phím nóng phải được sử dụng thống nhất trong toàn bộ hệ thống,
tiện lợi cho người sử dụng.
3.2.Yêu cầu đối với nghiệp vụ nhập hàng
- Phiếu nhập hàng phải hiển thị đầy đủ các trường: nhà cung cấp, mã
hàng, tên hàng, nhóm hàng, đơn vị tính, giá nhập, số lượng,…
- Khi nhân nhấn nút lưu phiếu nhập kho thì chương trình phải tự động cập
nhật số liệu liên quan đến hàng hóa vừa nhập vào bảng danh mục hàng hóa.

3.3. Yêu cầu đối với nghiệp vụ xuất hàng
- Phiếu xuất hàng phải hiển thị đầy đủ các thông tin cần thiết về ngày
xuất, mã hàng, tên hàng, số lượng, đơn vị tính,…
- Khi nhân viên lưu lại phiếu xuất kho thì dữ liệu lượng hàng tồn trong
13
14
Nguyễn Việt Dũng Đồ án tốt nghiệp

kho tương ứng sẽ được cập nhật.
3.4. Yêu cầu đối với nghiệp vụ lập báo cáo
- Phải thiết kế các form báo cáo có giao diện phù hợp với từng loại báo
cáo theo yêu cầu của từng cấp quản lí.
- Báo cáo phải hiển thị đầy đủ các thông tin cần thiết theo từng loại báo cáo.
3.5. Các yêu cầu khác
- Yêu cầu về bảo mật và an toàn về dữ liệu: Có chính sách bảo mật, lưu
trữ và phục hồi dữ liệu đầy đủ, tin cậy và khoa học.
- Yêu cầu về tính mở: Hệ thống phải dễ dàng được mở rộng và nâng cấp
trong tương lai.
- Yêu cầu về tính hiệu quả: Hệ thống cần tối ưu hóa năng lực xử lí thông
tin, có các công cụ tìm kiếm nhanh và hợp lí.
14
15
Nguyễn Việt Dũng Đồ án tốt nghiệp

CHƯƠNG II: MÔI TRƯỜNG PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG
1.Giới thiệu chung về ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0(VB6)
Visual Basic 6.0 là sản phẩm trong bộ phần mềm Visual Studio của
Microsoft. Là một ngôn ngữ lập trình đa năng sử dụng để phát triển các phần
mềm (trong phần mềm Windows hay Internet). Nó là sự kế thừa của ngôn ngữ
lập trình basic với những ưu điểm chính:

 Bao gồm mọi đặc điểm của ngôn ngữ basic, nên có ưu điểm là quen
thuộc và dễ sử dụng.
 Cung cấp nhiều công cụ điều khiển có sẵn hỗ trợ lập trình viên, nhất là
lập trình ứng dụng CSDL.
 Là ngôn ngữ lập trình có tính trực quan rất cao, có cấu trúc logic chặt
chẽ ở mức độ vừa phải. Rất dễ để học tập và thành thạo.
*Các phiên bản của Visual Basic 6.0:
-Learning Edition: là phiên bản cơ bản nhất. Nó cho phép viết nhiều
kiểu ứng dụng khác nhau. Tuy nhiên nó thiếu một số công cụ điều khiển có
trong các phiên bản khác.
-Professional Edition: Được thiết kế cho người dùng chuyên nghiệp. Nó
chứa tất cả các tính năng hoặc công cụ trong phiên bản Learning Edition và
có bổ xung thêm thư viện các công cụ điều khiển.
-Enterprise Edition: Đây là phiên bản đầy đủ nhất dành cho các nhà
15
16
Nguyễn Việt Dũng Đồ án tốt nghiệp

phát triển ứng dụng chuyên nghiệp. Nó chứa các công cụ để hỗ trợ việc lập
trình theo nhóm.
*Các thành phần của một dự án phần mềm trong Visual Basic
-Dự án(Project) là một sản phẩm phần mềm có thể hoạt động như một
ứng dụng độc lập trong môi trường Windows. Mỗi dự án được tạo nên bởi các
thành phần:
-Form (giao diện): là các màn hình giao tiếp giữa chương trình và người
sử dụng. Mỗi project sẽ tương ứng với một tệp, có phần mở rộng *.frm trong
hệ thống.
-Report (báo cáo): là sản phẩm đầu ra của một dự án phần mềm, nó là
kết quả của quá trình xử lý dữ liệu và được tổ chức theo mẫu theo quy định.
Một tệp báo cáo (crystal report) có phần mở rộng là *.rpt.

-Database (CSDL): là nơi chứa các dữ liệu đầu vào và đầu ra phục vụ
cho hoạt động của dự án phần mềm. CSDL được tạo lập và quản trị bởi một
hệ quản trị cơ sở dữ liệu độc lập và được liên kết khai thác sử dụng thông qua
các công cụ của Visual Basic.
-Module: là một thư viện các hàm hay thủ tục. Nó được sử dụng để đáp
ứng nhu cầu trong việc cập nhật và xử lý của phần mềm và nó có thể được
chia sẻ hay kế thừa giữa các dự án phần mềm (tệp module trong dự án có
phần mở rộng là *.bas hoặc *.cls).
2.Giới thiệu chung về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 2003
16
17
Nguyễn Việt Dũng Đồ án tốt nghiệp

-Access có rất nhiều chức năng để đáp ứng những nhu cầu khác nhau về
CSDL. Có thể dùng Access để phát triển sáu kiểu ứng dụng phổ biến nhất, đó
là:
 Ứng dụng cá nhân.
 Ứng dụng cho doanh nghiệp nhỏ.
 Ứng dụng trong nội bộ từng phòng ban.
 Ứng dụng cho toàn công ty.
 Ứng dụng ở tuyến trước cho các CSDL theo mô hình khách/chủ trên
phạm vi toàn doanh nghiệp.
 Ứng dụng trên mạng nội bộ của một cơ quan và mạng máy tính quốc tế.
-Dùng Access làm nền cho các ứng dụng cá nhân: Có thể dùng Access
để phát triển những hệ thống quản lý dữ liệu đơn giản của cá nhân. Nhiều
người đã tự động hoá hầu hết các công việc quản lý dữ liệu cá nhân cho bản
thân mình, từ quản lý tài chính, tài liệu, số điện thoại và địa chỉ đến quản lý
băng đĩa, gia phả Với những ứng dụng không mấy cầu kỳ, Access đặc biệt
dễ dùng.
-Ứng dụng Access cho các doanh nghiệp nhỏ: Access là một công cụ

tuyệt vời để phát triển những ứng dụng phục vụ cho công tác quản lý và điều
hành một doanh nghiệp nhỏ. Những Wizard của Access cho phép dễ dàng và
nhanh chóng xây dựng nền móng cho một ứng dụng. Khả năng đưa vào ứng
dụng Access những đơn vị (module) chương trình viết bằng Visual Basic giúp
cán bộ lập trình tạo ra các thư viện bao gồm các thủ tục (sub) và những hàm
(function) có thể sử dụng lại. Khả năng bổ sung chương trình vào “phía sau”
17
18
Nguyễn Việt Dũng Đồ án tốt nghiệp

những mẫu và báo cáo cho phép họ thiết kế được những giao diện hoạt động
trôi chảy và ứng xử linh hoạt trước những sự kiện do người dùng gây ra. Tuy
nhiên, quá trình sử dụng Access đã phát triển một ứng dụng chuyên biệt cho
một doanh nghiệp nhỏ cũng đòi hỏi đáng kể về thời gian, tài chính, trình độ
chuyên nghiệp.
-Ứng dụng Access ở cấp phòng ban: Access cũng rất tiện dùng để phát
triển những ứng dụng cho các phòng ban thuộc những công ty lớn. Hầu hết
các phòng ban thuộc những công ty lớn đều có đủ ngân sách để tạo ra những
ứng dụng được thiết kế một cách hoàn hảo. Hơn nữa, nhiều phòng ban còn có
những nhân viên rất hăng say thiết kế mẫu và báo cáo. Họ sẵn sàng phối hợp
với các chuyên gia phần mềm để tạo nên những ứng dụng đáp ứng một cách
tối ưu những nhu cầu thông tin của phòng ban.
-Ứng dụng Access cho toàn doanh nghiệp: Access dùng để tạo ra
những ứng dụng xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin trên toàn bộ phạm vi của
một cơ quan với quy mô vừa phải.
-Dùng Access như phần mềm ở tuyến trước cho các ứng dụng
khách/chủ trên phạm vi toàn doanh nghiệp. Hoạt động ở tuyến trước,
Access đảm đương việc hiện thông tin tìm được từ máy chủ dưới dạng những
mẫu, báo cáo hay trang dữ liệu.
-Dùng Access cho những ứng dụng trên mạng nội bộ của một cơ quan

hay mạng quốc tế: Nhờ những trang tiếp cận dữ liệu mà người dùng Intranet
và Internet có thể cập nhật dữ liệu qua một trình duyệt web như Internet
Explorer. Các trang tiếp cận dữ liệu là những tài liệu HTML bị ràng buộc trực
tiếp vào một CSDL Access. Ngoài các trang tiếp cận dữ liệu, Access còn cho
phép xuất bản các đối tượng của CSDL thành những trang HTML hay XML.
18
19
Nguyễn Việt Dũng Đồ án tốt nghiệp

Những trang động được xuất bản qua một máy chủ Web và cung cấp cho
người dùng dữ liệu mới nhất lấy từ CSDL.
Microsoft Access 2003 hoạt động tốt trong môi trường của hệ điều hành
Windows với các phiên bản 2000, XP, 2003.
3.Giới thiệu chung về phân tích và thiết kế mô hình của hệ thống
3.1.Các giai đoạn phân tích và thiết kế hệ thống:
Thiết kế là một quá trình bắt đầu bằng ý niệm hoá và kết thúc bằng việc
thực hiện thảo chương trình cài đặt và đưa vào sử dụng. Thông thường, xuất
phát từ các hoạt động chưa có hiệu quả so với mục tiêu đề ra mà việc phân
tích sẽ xây dựng một hệ thống mới đáp ứng các yêu cầu và hoạt động hiệu
quả hơn.
Việc phân chia các giai đọan cho quá trình phân tích chỉ mang tính tương
đối, không tách rời từng giai đoạn, phân tích và thiết kế xen kẽ nhau, vừa làm
vừa trao đổi với NSD để hoàn thiện cho thiết kế.
-Lập kế hoạch
Xác định khoảng thời gian trung và dài hạn một sự phân chia, một kế
hoạch can thiệp để dẫn đến các nghiên cứu từng khu vực, lãnh vực, phân hệ
của hệ tổ chức có liên quan.
Kế hoạch này thể hiện đường lối có tính chất tự giác của ban giám đốc,
để cải tiến hệ tổ chức hơn là những chi tiết nhất thời để giải quyết các vấn đề
nóng bỏng.

-Nghiên cứu và phân tích hiện trạng
19
20
Nguyễn Việt Dũng Đồ án tốt nghiệp

Giai đoạn này áp dụng theo từng lãnh vực và theo dự kiến đã xác định ở
kế hoạch.
Giai đoạn này thực chất là phân tích hoạt động hệ thông tin vật lý. Để
tiến hành giai đoạn này, cần sử dụng các kỹ thuật của những người tổ chức
(nghiên cứu hồ sơ, quy trình, v.v…). Làm quen với công việc tại cơ quan liên
quan về hệ thống cũ, từ đó, nhận diện được những điểm yếu của hệ thống cũ
để có các đề xuất mới, hoàn thiện hơn cho thiết kế.
-Nghiên cứu và phân tích khả thi "sổ điều kiện thức":
a. Nghiên cứu khả thi:
Giai đoạn này có vai trò quyết định vì nó sẽ dẫn đến các lựa chọn quyết
định hệ chương trình tương lai cùng các bảo đảm tài chính. Các bước như sau:
- Phân tích, phê phán hệ thống hiện hữu nhằm làm rõ những điểm yếu
hoặc mạnh, sắp xếp các thứ tự những điểm quan trọng cần giải quyết.
- Xác định các mục tiêu mới của các bộ phận.
- Hình dung các kịch bản khác nhau bằng cách xác định một cách tổng
thể các giải pháp, có thể có và làm rõ đối với mỗi một trong chúng, gồm: chi
phí triển khai, chi phí hoạt động trong tương lai, các ưu và khuyết điểm,
chương trình tổ chức và đào tạo nhân sự.
- Từ kết quả bước trên cho phép lựa chọn những nhân vật chịu trách
nhiệm phù hợp với một giải pháp nào đó đã được xác định hoặc trở lại từ đầu
bước nghiên cứu khả thi vì nhiều nguyên nhân, ví dụ: không tìm được người
chịu trách nhiệm thích hợp, chi phí cho dự án quá cao, v.v…
20
21
Nguyễn Việt Dũng Đồ án tốt nghiệp

- Nếu bước trên thành công ta tiến hành xây dựng hồ sơ gọi là "Sổ điều
kiện thức" (hoặc điều kiện sách).
b. Sổ điều kiện thức:
Cơ bản được tổ chức như sau:
- Mô tả giao diện giữa hệ thống và NSD. Điều này dẫn đến một thoả
thuận xác định hệ thống cung cấp những gì cho NSD.
- Thực chất các công việc và các cài đặt cần thực hiện.
* Tóm lại, sổ điều kiện thức xác lập một hợp đồng giữa những phân tích
viên với Ban giám đốc và NSD trong tương lai.
c.Thiết kế tổng thể mô hình chức năng hệ thông tin:
Giai đoạn này xác định một cách chi tiết kiến trúc của hệ thông tin. Chia
các hệ thống lớn thành các hệ thống con. Đây còn gọi là bước phân tích chức
năng.
Tất cả các thông tin, các quy tắc tính toán, quy tắc quản lý, các khai thác,
những thiết bị, phương tiện sẽ được xác định trong giai đoạn này.
d. Phân công công việc giữa con người và máy tính:
Không phải bất kỳ công việc nào cũng hoàn toàn được thực hiện bởi
bằng máy tính. Hệ thống thông tin là sự phối hợp giữa các công đoạn thực
hiện thủ công và máy tính (ví dụ: thu thập thông tin khách hàng).
e. Thiết kế các kiểm soát :
21
22
Nguyễn Việt Dũng Đồ án tốt nghiệp

Thiết kế các bảo mật cho chương trình nhằm chống âm mưu lấy cắp,
phá hoại, gây mất mát hoặc làm hỏng dữ liệu.
f. Thiết kế giao diện Người - Máy:
Ví dụ: Menu chương trình, tổ chức màn hình (Form), báo biểu, v.v…
g.Thiết kế CSDL (Database Files):

Giai đoạn này nhằm xác định các files cho chương trình, nội dung mỗi
file như thế nào? cấu trúc của chúng ra sao?
Ví dụ: trong FoxPRO là công việc thiết kế các DBF hoặc trong Access
thì thiết kế các bảng, v.v…
h. Thiết kế chương trình (khác với việc viết chương trình):
Gồm những chương trình gì? Mỗi chương trình gồm những module nào?
Nhiệm vụ của mỗi module ra sao?
Đưa ra các mẫu thử cho chương trình: mẫu thử này do người thiết kế đưa
ra chứ không phải do lập trình viên.
Chương trình phải đưa ra những kết quả như thế nào với những mẫu thử
đó. Người phân tích hệ thống phải dự kiến trước các tình huống này.
3.2.Mô hình phân rã chức năng của hệ thống
22
Hàng tồn kho
Hàng đã xuất
23
Nguyễn Việt Dũng Đồ án tốt nghiệp

3.3. Yêu cầu về các chức năng của mô hình hệ thống
-Cập nhật hàng hóa:hệ thống sẽ cập nhật các danh mục hàng hóa,nhóm
hàng hóa để có thể nắm bắt các thông tin và sửa chữa thông tin hàng hóa đó
-Thống kê:hệ thống sẽ thống kê số lượng hàng còn tồn hay số lượng
hàng đã xuất thông qua các báo cáo về tình hình nhập xuất
-Nhà cung cấp:Bộ phận quản lý bán hàng trình duyệt báo cáo về việc
nhập hàng hóa bằng các văn bản yêu cầu.Sau đó nhà cung cấp tiếp nhận đơn
đặt hàng của bộ phận quản lý bán hàng và đáp ứng đủ số lượng hàng yêu
cầu.Và sau cùng là phục vụ yêu cầu của khách hàng thông qua danh sách mua
23
24
Nguyễn Việt Dũng Đồ án tốt nghiệp

hàng và xuất các hóa đơn bán hàng
24
Quản lý bán hàng
Quản lý mua hàngQuản lý kho hàngQuá trình bán hàngBảo hành
25
Nguyễn Việt Dũng Đồ án tốt nghiệp

CHƯƠNG III : PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
3.1.Sơ đồ phân cấp chức năng nghiệp vụ
3.1.1Sơ đồ phân rã chức năng nghiệp vụ
 Quản lý mua hàng:
25