Luận văn tốt nghiệp: Giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát cấp phát, thanh toán các khoản chi thường xuyên của NSNN qua KBNN Quốc Oai

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan bản luận văn là công trình nghiên cứu khoa học, độc
lập của tôi. Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và có nguồn
gốc rõ ràng.
TÁC GIẢ LUẬN VĂN
Lª Thanh H¬ng
MôC LôC
TRANG PHô B×A
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
NSNN
NSTW
TW
NSĐP
XDCB
HĐND
UBND
KBNN
BTC
MLNS
TSC§
Ngân sách nhà nước
Ngân sách trung ương
Trung ương
Ngân sách địa phương
Xây dựng cơ bản
Hội đồng nhân dân
Uỷ ban nhân dân
Kho bạc nhà nước
Bé Tµi chÝnh
Môc lôc ng©n s¸ch
Tµi s¶n cè ®Þnh

DANH MụC CáC BảNG
S hiu Tờn bng Trang
Bng s 2.1
Bng s 2.2
Bng s 2.3
Bng s 2.4
Bng s 2.5
Bng s 2.6
Bng s 2.7
Thực trạng chi thờng xuyên của NSNN qua KBNN Quốc
Oai.
Tổng hợp số liệu thực chi thờng xuyên của các cấp
NSNN qua KBNN Quốc Oai.
Tình hình chi trả các khoản chi thanh toán cá nhân tại
KBNN Quốc Oai.
Tình hình chi trả các khoản chi chuyên môn nghiệp vụ
tại KBNN Quốc Oai
Tình hình chi trả các khoản chi mua sắm, sửa chữa lớn
tài sản cố định tại KBNN Quốc Oai
Tình hình chi trả các khoản chi khác tại KBNN Quốc
Oai.
Tổng hợp số liệu đã từ chối thanh toán trên địa bàn
huyện Quốc Oai năm 2008-2010.
32
33
34
39
40
43
44

DANH MụC SƠ Đồ MINH HọA
S hiu Tờn s , th Trang
1.1
Sơ đồ bộ máy kho bạc nhà nớc Quốc oai - Hà Nội
28
Lời nói đầu
Bớc vào kế hoạch năm năm 2006 - 2010, tình hình kinh tế - xã hội của
đất nớc ta có nhiều biến đổi sâu sắc. Hội nhập kinh tế phát triển theo chiều
sâu, Việt Nam chính chức trở thành thành viên thứ 150 của WTO. Cải cách
hành chính đợc đẩy mạnh ở tất cả các ngành, các cấp. Yêu cầu tăng trởng kinh
tế hàng năm trên 8% GDP .
Trớc tình hình đó, nhu cầu chi tiêu của Ngân sách Nhà nớc (NSNN) có
chiều hớng ngày càng tăng nhanh. Nhu cầu chi tiêu ngày càng tăng cả về quy
mô, phạm vi, cơ cấu thì yêu cầu công tác kiểm soát chi càng phải đợc chú
trọng. Vì vậy việc thực hiện kiểm soát các khoản chi NSNN là vấn đề cấp
bách, là nhiệm vụ hàng đầu của Nhà nớc để đảm bảo NSNN đợc chi ra tiết
kiệm, có hiệu quả nhất, có điều kiện dành nguồn lực tài chính cho nhiệm vụ
khác, góp phần ổn định tài chính, ổn định nền kinh tế đất nớc. Nhà nớc đã
giao nhiệm vụ quan trọng này cho hệ thống Kho bạc Nhà nớc (KBNN). Hệ
thống KBNN đợc thành lập theo quyết định số 07/HĐBT ngày 04/01/1990 và
chính thức đi vào hoạt động từ ngày 01/04/1990. Chức năng, nhiệm vụ chủ
yếu của KBNN là quản lý quỹ NSNN, quỹ dự trữ tài chính, tổ chức huy động
vốn cho NSNN và cho đầu t phát triển (Quyết định 235/2003/QĐ -TTg, ngày
13/11/2003).
Hệ thống KBNN ngày càng đợc củng cố và thực sự trở thành công cụ đắc
lực trong công tác quản lý tài chính của Nhà nớc. Tuy nhiên công việc kiểm
soát chi rất phức tạp, vì vậy bên cạnh kết quả đạt đợc thì cơ chế quản lý NSNN
qua KBNN còn bộc lộ nhiều hạn chế. Do đó cần phải đổi mới, hoàn thiện
công tác quản lý, cấp phát, thanh toán các khoản chi NSNN qua KBNN đặc
biệt là hoàn thiện công tác kiểm soát chi thờng xuyên qua KBNN vì chi thờng

xuyên chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi NSNN.
1
Nhận rõ đợc tầm quan trọng của công tác kiểm soát chi, đồng thời qua
tìm hiểu thực tế, thấy rõ những vớng mắc bất cập trong công tác kiểm soát chi
thờng xuyên, em đã mạnh dạn chọn đề tài Giải pháp hoàn thiện công tác
kiểm soát cấp phát, thanh toán các khoản chi thờng xuyên của NSNN qua
KBNN Quốc Oai làm luận văn tốt nghiệp.
Ngoài lời nói đầu và kết luận, nội dung của luận văn bao gồm 3 chơng:
Chơng 1: Chi thờng xuyên NSNN và sự cần thiết phải hoàn thiện
công tác kiểm soát chi thờng xuyên NSNN qua hệ thống
KBNN
Chơng 2: Thực trạng công tác kiểm soát chi thờng xuyên NSNN
qua KBNN Quốc Oai - Hà Nội
Chơng 3: Phơng hớng và giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát
chi thờng xuyên NSNN qua KBNN Quốc Oai
2
Chơng 1
chi thờng xuyên NSNN và sự cần thiết phải
hoàn thiện công tác kiểm soát chi thờng xuyên
NSNN qua hệ thống KBNN
1.1 Một số vấn đề cơ bản về chi thờng xuyên NSNN
1.1.1. Khái niệm
NSNN ra đời và phát triển là một phạm trù lịch sử kinh tế, gắn liền với sự
xuất hiện của Nhà nớc và sự tồn tại, phát triển của nền kinh tế hàng hóa tiền
tệ. NSNN là công cụ tài chính quan trọng của Nhà nớc trong việc điều tiết vĩ
mô nền kinh tế. NSNN đợc đặc trng bằng sự vận động của các nguồn tài chính
gắn liền với quá trình tạo lập, phân phối sử dụng quỹ tiền tệ tập trung của Nhà
nớc nhằm phục vụ cho việc thực hiện các chức năng của Nhà nớc trên cơ sở
pháp luật đã định. Nó phản ánh mối quan hệ kinh tế giữa Nhà nớc và các chủ
thể khác trong xã hội phát sinh khi Nhà nớc tham gia phân phối các nguồn tài

chính theo nguyên tắc không hoàn trả trực tiếp là chủ yếu.
Chi NSNN là quá trình Nhà nớc phân bố và sử dụng các khoản thu đã tập
trung vào quỹ NSNN để duy trì sự tồn tại và hoạt động bình thờng của bộ máy
Nhà nớc thực hiện chức năng nhiệm vụ kinh tế - chính trị - xã hội mà Nhà nớc
đảm nhận theo những nguyên tắc nhất định.
Chi thờng xuyên của NSNN là quá trình phân bố, sử dụng vốn từ quỹ
NSNN để đáp ứng nhu cầu chi có thời hạn tác động ngắn gắn liền với thực
hiện các nhiệm vụ của Nhà nớc về lập pháp, hành pháp, t pháp và một số dịch
vụ công cộng khác mà nhà nớc vẫn phải cung ứng. Nói cụ thể hơn đó là quá
trình xác lập dự toán kinh phí và phân bổ kinh phí thờng xuyên của NSNN cho
các cấp, các ngành và các đơn vị thụ hởng. Hay đó là việc nhận kinh phí thờng
3
xuyên của NSNN của các cấp, các ngành, các đơn vị thụ hởng để thực hiện
các nhiệm vụ thờng xuyên trong quản lý kinh tế xã hội và đảm bảo an ninh -
quốc phòng đã đợc giao.
1.1.2. Đặc điểm
Thứ nhất, Đại bộ phận các khoản chi thờng xuyên mang tính ổn định khá
rõ nét. Tính ổn định của chi thờng xuyên còn bắt nguồn từ tính ổn định trong
từng hoạt động cụ thể mà mỗi bộ phận cụ thể thuộc guồng máy của nhà nớc
phải thực hiện. Cho dù nền kinh tế quốc dân trong từng thời kỳ hng thịnh hay
suy thoái thì những công việc thuộc về quản lý hành chính tại mỗi cơ quan
chính quyền vẫn phải duy trì đầy đủ, nếu có khác chỉ là ở thứ tự u tiên trong
giải quyết công việc và khối lợng từng khoản chi
Thứ hai, Xét theo cơ cấu chi NSNN ở từng niên độ và mục đích sử dụng
cuối cùng của vốn cấp phát thì đại bộ phận các khoản chi thờng xuyên của
NSNN có hiệu lực tác động trong khoảng thời gian ngắn và mang tính tiêu
dùng xã hội. Nếu chi đầu t phát triển nhằm tạo ra các cơ sở vật chất - kỹ thuật
cần thiết để thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế trong tơng lai, thì chi thờng
xuyên lại chủ yếu đáp ứng các nhu cầu chi để thực hiện các nhiệm vụ của nhà
nớc về quản lý kinh tế, quản lý xã hội ngay trong năm ngân sách hiện tại

Thứ ba, Phạm vi, mức độ chi thờng xuyên của NSNN gắn chặt với cơ cấu
tổ chức của bộ máy Nhà nớc và sự lựa chọn của Nhà nớc trong việc cung ứng
các hàng hóa công cộng. Với t cách là một quỹ tiền tệ tập trung của nhà nớc
nên tất yếu quá trình phân phối và sử dụng vốn NSNN luôn phải hớng vào việc
đảm bảo sự hoạt động bình thờng của bộ máy nhà nớc đó. Nếu một khi bộ
máy Nhà nớc gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả thì số chi thờng xuyên cho nó đ-
ợc giảm bớt và ngợc lại.
1.1.3. Nội dung chi thờng xuyên của NSNN
4
Cùng với quá trình phát triển kinh tế xã hội, các nhiệm vụ thờng xuyên
mà Nhà nớc phải đảm nhận ngày càng tăng, đã làm phong phú thêm nội dung
chi thờng xuyên của NSNN. Vì vậy, trong công tác quản lý chi ngời ta có thể
lựa chọn một số cách phân loại các hình thức chi để tập hợp vào nội dung chi
thờng xuyên một cách nhanh và thống nhất.
* Nếu xét theo từng lĩnh vực chi thì nội dung chi thờng xuyên của
NSNN bao gồm
- Chi cho các hoạt động sự nghiệp thuộc lĩnh vực văn xã.
- Chi cho các hoạt động sự nghiệp kinh tế của Nhà nớc.
- Chi cho các hoạt động quản lý Nhà nớc
- Chi cho quốc phòng, an ninh và trật tự an toàn xã hội.
- Chi khác.
* Nếu xét theo đối tợng sử dụng kinh phí từ chi thờng xuyên thì nội
dung chi thờng xuyên bao gồm
- Các khoản chi cho con ngời thuộc khu vực hành chính - sự nghiệp
- Các khoản chi về hàng hóa, dịch vụ.
- Các khoản chi hỗ trợ và bổ sung.
- Các khoản chi khác.
* Nếu xét theo nội dung kinh tế của các khoản chi thờng xuyên thì nội
dung chi thờng xuyên bao gồm
- Các khoản chi cho con ngời: nh tiền lơng, tiền công, phụ cấp, phúc lợi

tập thể, tiền thởng, các khoản đóng góp theo lơng và các khoản thanh toán
khác cho cá nhân. Ngoài ra ở một số đơn vị đặc thù là các trờng còn có khoản
chi về học bổng cho học sinh, sinh viên theo chế độ Nhà nớc qui định cũng
nằm trong cơ cấu chi thờng xuyên.
- Các khoản chi về nghiệp vụ chuyên môn: Hoạt động nghiệp vụ chuyên
5
môn trong các cơ quan, đơn vị đợc đảm bảo bằng nguồn kinh phí thờng xuyên
của NSNN ở mỗi ngành khác nhau. Chẳng hạn, ở cơ quan công chứng Nhà n-
ớc hoạt động nghiệp vụ chuyên môn là xác nhận tính hợp lệ, hợp lý các loại
giấy tờ cho mỗi tổ chức cá nhân có nhu cầu, thì ở đơn vị sự nghiệp giáo dục và
đào tạo lại là hoạt động giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học. Xét về nội
dung kinh tế, chi nghiệp vụ chuyên môn phải là khoản chi thực sự phục vụ cho
hoạt động này chẳng hạn chi phí về nguyên vật liệu, chi phí về thuê mớn
chuyên gia, giáo viên để t vấn hay đào tạo cho đội ngũ nghiên cứu. Một đơn vị
đợc đánh giá là quản lý và sử dụng kinh phí chi thờng xuyên có hiệu quả khi
tỷ trọng chi nghiệp vụ chuyên môn trong tổng số chi của đơn vị đó luôn đợc u
tiên sau khi đã trang trải các nhu cầu chi cho con ngời theo quy định.
- Các khoản chi mua sắm, sửa chữa: Trong quá trình hoạt động, các đơn
vị còn đợc NSNN cấp kinh phí để mua sắm thêm trang thiết bị, phơng tiện làm
việc hay sửa chữa lớn các tài sản cố định đang trong quá trình sử dụng nhằm
nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản đó và phục vụ kịp thời cho nhu cầu hoạt
động của đơn vị. Các khoản chi đợc quy định cụ thể trong mục lục ngân sách.
Mức chi mua sắm, sửa chữa phụ thuộc vào tình trạng tài sản của đơn vị thuộc
diện đợc sử dụng vốn NSNN và khả năng nguồn vốn NSNN có thể dành cho
nhu cầu chi này.
- Các khoản chi khác: Đó là các khoản chi cha đợc xếp vào 3 nhóm mục
chi trên nh chi cho ngời có công với cách mạng, chi lơng hu và trợ cấp bảo
hiểm xã hội, chi hỗ trợ quỹ xuất khẩu và các khoản phụ thu, chi nộp ngân sách
cấp trên, chi khác. Tất cả đều đợc xếp vào các mục trong mục lục ngân sách.
Việc phân loại theo nội dung kinh tế là tiêu thức đợc dùng phổ biến nhất

trong mỗi khâu của chu trình NSNN. Nó giúp cho công tác kiểm soát chi th-
ờng xuyên của NSNN đợc dễ dàng, thuận lợi, nâng cao hiệu quả chi thờng
xuyên.
1.2. Kiểm soát chi thờng xuyên NSNN qua KBNN
6
1.2.1. Nguyên tắc kiểm soát chi thờng xuyên NSNN qua KBNN
* Tất cả các khoản chi ngân sách nhà nớc phải đợc kiểm tra, kiểm soát tr-
ớc, trong và sau quá trình cấp phát, thanh toán. Các khoản chi phải có trong dự
toán ngân sách nhà nớc đợc duyệt, đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cơ
quan Nhà nớc có thẩm quyền quy định và đã đợc thủ trởng đơn vị sử dụng
kinh phí ngân sách nhà nớc chuẩn chi.
* Tất cả các cơ quan, đơn vị, các chủ dự án sử dụng kinh phí ngân
sách nhà nớc (sau đây gọi chung là đơn vị sử dụng ngân sách nhà nớc) phải
mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nớc; chịu sự kiểm tra, kiểm soát của cơ quan
Tài chính, Kho bạc Nhà nớc trong quá trình cấp phát, thanh toán, hạch toán kế
toán và quyết toán ngân sách nhà nớc.
* Kho bạc Nhà nớc có trách nhiệm kiểm soát các hồ sơ, chứng từ, điều
kiện chi và thực hiện cấp phát, thanh toán kịp thời các khoản chi ngân sách
nhà nớc theo đúng quy định; tham gia với các cơ quan Tài chính, cơ quan
quản lý nhà nớc có thẩm quyền trong việc kiểm tra tình hình sử dụng ngân
sách nhà nớc và xác nhận số thực chi ngân sách nhà nớc qua Kho bạc của các
đơn vị sử dụng ngân sách nhà nớc.
Kho bạc Nhà nớc có quyền tạm đình chỉ, từ chối thanh toán, chi trả và
thông báo cho đơn vị sử dụng ngân sách nhà nớc biết, đồng gửi cho cơ quan
Tài chính đồng cấp giải quyết trong các trờng hợp sau:
- Chi không đúng mục đích, đối tợng theo dự toán đợc duyệt.
- Chi không đúng chế độ, định mức, chi tiêu tài chính Nhà nớc.
- Không đủ các điều kiện chi theo quy định.
* Mọi khoản chi ngân sách nhà nớc đợc hạch toán bằng đồng Việt Nam
theo từng niên độ ngân sách, từng cấp ngân sách và theo mục lục ngân sách

nhà nớc. Các khoản chi ngân sách nhà nớc bằng ngoại tệ, hiện vật, ngày công
lao động đợc quy đổi và hạch toán chi bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá ngoại
7
tệ, giá hiện vật, ngày công lao động do cơ quan có thẩm quyền quy định.
* Trong quá trình quản lý cấp phát, quyết toán chi ngân sách nhà nớc các
khoản chi sai phải thu hồi giảm chi. Căn cứ vào quyết định của cơ quan Tài
chính hoặc quyết định của cơ quan nhà nớc có thẩm quyền, Kho bạc Nhà nớc
thực hiện việc thu hồi giảm chi ngân sách nhà nớc.
1.2.2. Nội dung kiểm soát chi thờng xuyên NSNN qua KBNN
1.2.2.1. Đối với các khoản chi thờng xuyên NSNN không thuộc nội dung
giao quyền tự chủ cho đơn vị sự nghiệp công lập hoặc cơ quan Nhà nớc
Khi có nhu cầu chi, các cơ quan các đơn vị sử dụng NSNN gửi KBNN nơi
giao dịch các hồ sơ tài liệu, chứng từ thanh toán liên quan theo qui định.
KBNN nhận đợc hồ sơ, chứng từ thanh toán này xem xét và chỉ thực hiện cấp
phát, thanh toán các khoản chi thờng xuyên của NSNN khi có đủ các điều
kiện sau:
- Các khoản chi thờng xuyên đã có trong dự toán chi NSNN đợc giao trừ
một số trờng hợp nh: chi ứng trớc dự toán NSNN năm sau, chi đột xuất ngoài
dự toán đợc duyệt nhng không thể trì hoãn.
- Các khoản chi đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi NSNN do cơ quan
Nhà nớc có thẩm quyền qui định.
- Các khoản chi đã đợc cơ quan tài chính hoặc thủ trởng đơn vị sử dụng
NSNN hoặc ngời đợc uỷ quyền quyết định chi.
- Các khoản chi phải đủ hồ sơ, chứng từ thanh toán. Ngoài dự toán năm
đợc giao (gửi một lần vào đầu năm), thì tuỳ tính chất của từng khoản chi thờng
xuyên còn có các hồ sơ tài liệu khác gửi từng lần theo qui định.
- Trờng hợp sử dụng vốn, kinh phí NSNN để mua sắm, sửa chữa trang
thiết bị, phơng tiện làm việc và các công việc khác phải qua đấu thầu hoặc
thẩm định giá thì còn phải tổ chức đấu thầu hoặc thẩm định giá theo quy định
của pháp luật.

8
Cán bộ KBNN làm công tác kiểm soát chi tiếp nhận hồ sơ, chứng từ chi
của đơn vị gửi đến. Thực hiện kiểm tra theo qui định đối với từng khoản chi
thờng xuyên và báo cáo lãnh đạo xem xét và duyệt. Căn cứ vào kết quả kiểm
tra và đề nghị của cán bộ chuyên môn thì thủ trởng KBNN sẽ có quyết định
cuối cùng.
Nếu các khoản chi thờng xuyên cha đủ điều kiện thì trả lại đơn vị và đề
nghị đơn vị hoàn chỉnh hồ sơ, chứng từ theo qui định.
Nếu phát hiện các khoản chi không đúng chế độ, định mức qui định thì
KBNN có quyền từ chối cấp phát, thanh toán.
Nếu các khoản chi thờng xuyên có đủ điều kiện thì KBNN thực hiện cấp
phát thanh toán cho đơn vị dới hai hình thức cấp tạm ứng và cấp thanh toán.
* Cấp tạm ứng: Cấp tạm ứng đối với chi hành chính, chi mua sắm sửa
chữa cha đủ điều kiện cấp phát thanh toán trực tiếp hoặc tạm ứng theo hợp
đồng. Mức cấp tạm ứng tuỳ thuộc vào tính chất khoản chi theo đề nghị của
đơn vị sử dụng NSNN và phù hợp với tiến độ thực hiện. Mức cấp tối đa không
đợc vợt quá các nhóm mục chi trong dự toán NSNN đợc phân bổ.
Khi thực hiện thanh toán, đơn vị sử dụng NSNN có trách nhiệm gửi đến
KBNN giấy đề nghị thanh toán tạm ứng kèm theo các hồ sơ chứng từ có liên
quan để KBNN kiểm soát, thanh toán.
Trờng hợp đủ điều kiện, KBNN thực hiện thanh toán tạm ứng cho đơn vị.
Nếu số đề nghị thanh toán lớn hơn số đã tạm ứng thì căn cứ vào giấy đề nghị
thanh toán tạm ứng, KBNN làm thủ tục chuyển từ cấp tạm ứng sang cấp thanh
toán (số đã tạm ứng) và yêu cầu đơn vị lập giấy rút dự toán NSNN để cấp
thanh toán bổ sung cho đơn vị (số đề nghị thanh toán lớn hơn số tạm ứng).
Nếu số đề nghị thanh toán nhỏ hơn số đã tạm ứng thì căn cứ vào giấy đề
nghị thanh toán của đơn vị, KBNN làm thủ tục chuyển từ cấp tạm ứng sang
cấp thanh toán (số đề nghị thanh toán tạm ứng).
9
Trờng hợp cha đủ điều kiện thanh toán các đơn vị sử dụng NSNN có thể

thanh toán trong tháng sau. Nếu đến 31 tháng 12 cha đủ thủ tục thanh toán đ-
ợc tiếp tục thanh toán trong thời gian chỉnh lý quyết toán và quyết toán vào
niên độ ngân sách năm trớc. Nếu hết thời gian chỉnh lý quyết toán mà vẫn cha
đủ điều kiện đơn vị phải đề nghị cơ quan tài chính đồng cấp chuyển tạm ứng
sang năm sau. Nếu không đề nghị hoặc đề nghị không đợc chấp thuận thì
KBNN thu hồi tạm ứng bằng cách trừ vào mục chi tơng ứng thuộc dự toán chi
năm sau của đơn vị hoặc KBNN thông báo và xử lý theo qui định của cơ quan
tài chính.
Riêng khoản tạm ứng bằng tiền mặt đến cuối năm ngân sách cha chi hết
phải nộp trả NSNN, hạch toán giảm chi năm ngân sách hiện hành trừ các
khoản chi theo chế độ nhng cha chi.
* Cấp thanh toán: cấp thanh toán đối với các khoản chi lơng, phụ cấp l-
ơng, học bổng, khoản cấp tạm ứng đủ điều kiện chuyển sang thanh toán tạm
ứng. Mức cấp thanh toán căn cứ vào hồ sơ, chứng từ chi NSNN theo đề nghị
của đơn vị sử dụng NSNN. Tối đa trong năm không vợt quá dự toán năm đợc
cơ quan Nhà nớc có thẩm quyền phân bổ.
Khi nhận đợc hồ sơ của đơn vị sử dụng ngân sách, KBNN kiểm tra kiểm
soát tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ, đối chiếu với dự toán NSNN đợc duyệt.
Nếu đủ điều kiện thì thực hiện thanh toán trực tiếp cho các đơn vị cung cấp
hàng hóa, dịch vụ hoặc chi trả qua đơn vị sử dụng NSNN.
1.2.2.2. Đối với các khoản chi thờng xuyên thuộc quyền tự chủ của các cơ
quan Nhà nớc
Kinh phí quản lý hành chính giao cho các cơ quan để thực hiện chế độ tự
chủ đợc xác định và giao hàng năm trên cơ sở biên chế đợc cấp có thẩm quyền
giao, kể cả biên chế dự bị (nếu có) và định mức phân bổ NSNN tính trên biên
chế, các khoản chi hoạt động nghiệp vụ đặc thù theo chế độ quy định. KBNN
thực hiện cấp phát, thanh toán kinh phí giao quyền tự chủ cho các cơ quan
10
Nhà nớc khi có đầy đủ các điều kiện sau:
+ Quyết định của cơ quan có thẩm quyền cho phép cơ quan thực hiện chế

độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phí quản lý hành
chính.
+ Dự toán chi của cơ quan đã đợc duyệt trong phạm vi kinh phí đợc giao
quyền tự chủ theo mục lục NSNN
+ Còn đủ kinh phí để thanh toán.
+ Đã đợc thủ trởng đơn vị hoặc ngời đợc uỷ quyền chuẩn chi.
+ Có đủ hồ sơ chứng từ liên quan đến từng khoản chi.
+ Trờng hợp sử dụng vốn, kinh phí NSNN để mua sắm, sửa chữa trang
thiết bị, phơng tiện làm việc và các công việc khác phải qua đấu thầu hoặc
thẩm định giá thì còn phải tổ chức đấu thầu hoặc thẩm định giá theo quy định
của pháp luật.
Cơ quan Nhà nớc thực hiện chế độ tự chủ có nhu cầu thanh toán sẽ gửi
KBNN nơi giao dịch các hồ sơ, chứng từ thanh toán liên quan. Sau khi xem
xét thấy đủ điều kiện KBNN sẽ quyết định cấp phát, thanh toán kinh phí đợc
giao đợc phân bổ vào nhóm mục chi khác của mục lục NSNN. Căn cứ vào tình
hình thực hiện nhiệm vụ đợc giao, thủ trởng cơ quan thực hiện chế độ tự chủ
tự quyết định bố trí số kinh phí đợc giao và các mục chi cho phù hợp; đợc
quyền điều chỉnh giữa các mục chi nếu thấy cần thiết. Kết thúc năm ngân
sách, sau khi hoàn thành nhiệm vụ đợc giao, phần chênh lệch này đợc xác
định là kinh phí quản lý hành chính tiết kiệm đợc. Với khoản kinh phí tiết
kiệm đợc, KBNN thực hiện thanh toán cho cơ quan theo phơng án sử dụng mà
thủ trởng cơ quan thực hiện chế độ tự chủ quyết định sau khi thống nhất ý
kiến bằng văn bản với tổ chức công đoàn cơ quan và phải phù hợp với quy
định của Nhà nớc. Chẳng hạn: bổ sung thu nhập cho cán bộ, công chức; chi
khen thởng cho cá nhân, bộ phận có thành tích trong công tác; chi cho hoạt
động phúc lợi; trợ cấp; trích lập quỹ dự phòng ổn định thu nhập cho cán bộ,
11
công chức.
Số kinh phí tiết kiệm đợc của cơ quan Nhà nớc nếu cuối năm không sử
dụng hết sẽ đợc KBNN chuyển sang năm sau tiếp tục sử dụng.

1.2.2.3. Đối với các khoản chi thờng xuyên thuộc quyền tự chủ của các đơn
vị sự nghiệp công lập
KBNN chỉ thực hiện cấp phát, thanh toán cho các đơn vị khi có đủ các
điều kiện sau:
- Đã có trong dự toán đợc cơ quan có thẩm quyền duyệt: trờng hợp các
khoản chi thờng xuyên đột xuất ngoài dự toán đợc duyệt nhng không thể trì
hoãn đợc nh khắc phục hậu quả thiên tai, hỏa hoạn, KBNN căn cứ vào quyết
định của cơ quan có thẩm quyền để cấp phát, thanh toán cho đơn vị. Đơn vị có
trách nhiệm bổ sung dự toán trong vòng 1 tháng kể từ ngày phát sinh khoản
chi đó. Với khoản chi hoạt động thờng xuyên nếu đầu năm cha có dự toán đợc
duyệt, KBNN căn cứ vào đề nghị của đơn vị xem xét tạm ứng số chi thờng
xuyên bình quân 1 tháng của năm trớc đó.
- Đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cơ quan Nhà nớc có thẩm quyền
quy định: Với khoản chi hoạt động thờng xuyên, chi lơng, mức chi do thủ tr-
ởng đơn vị quyết định trong phạm vi nguồn kinh phí đợc sử dụng phù hợp với
quy chế chi tiêu nội bộ và quy chế trả lơng của đơn vị đã đợc đại hội công
nhân viên chức cơ quan quyết định.
- Đã đợc thủ trởng đơn vị hoặc ngời đợc uỷ quyền chuẩn chi.
- Tài khoản tiền gửi, dự toán kinh phí của đơn vị có đủ số d.
- Trờng hợp sử dụng vốn, kinh phí NSNN để mua sắm, sửa chữa trang
thiết bị, phơng tiện làm việc và các công việc khác phải qua đấu thầu hoặc
thẩm định giá thì còn phải tổ chức đấu thầu hoặc thẩm định giá theo quy định
của pháp luật.
Khi đơn vị có đầy đủ điều kiện thì KBNN sẽ thực hiện cấp phát, thanh
12
toán các khoản chi thờng xuyên. Với khoản chi đã xác định đợc nội dung chi
KBNN thực hiện thanh toán cho đơn vị và hạch toán theo mục lục ngân sách.
Với khoản chi cha xác định đợc nội dung chi, KBNN thực hiện thanh toán cho
đơn vị và tạm thời hạch toán vào mục chi khác. Đồng thời yêu cầu đơn vị xác
định rõ mục lục chi NSNN cho từng khoản chi để hạch toán thực chi theo mục

lục NSNN trớc khi thực hiện thanh toán lần sau.
Cụ thể, KBNN sẽ kiểm soát chi lơng cấp bậc, chức vụ qua các mục chi
trong mục lục ngân sách. Với phần lơng tăng thêm từ nguồn thu sự nghiệp của
đơn vị dựa vào phơng án chi trả tiền lơng đợc duyệt đảm bảo tổng quỹ lơng
không vợt qua 3 lần so với mức lơng tối thiểu chung do Nhà nớc quy định (với
đơn vị tự đảm bảo một phần kinh phí). KBNN kiểm soát chi quản lý hành
chính, nghiệp vụ chuyên môn, chi khác theo đề nghị của chủ tài khoản trong
phạm vi nguồn kinh phí của đơn vị.
1.2.3. Quy trình kiểm soát chi thờng xuyên NSNN qua KBNN
1.2.3.1. Kiểm soát trớc khi cấp thanh toán
* Khi có nhu cầu chi, đơn vị sử dụng ngân sách gửi KBNN nơi giao dịch
các hồ sơ, tài liệu có liên quan, bao gồm:
- Lệnh chuẩn chi.
- Séc, ủy nhiệm chi.
- Các hồ sơ, chứng từ khác tùy theo tính chất của từng khoản chi nh đã
nêu trên.
* Kho bạc Nhà nớc kiểm tra hồ sơ chi của đơn vị bao gồm:
- Kiểm tra, đối chiếu các khoản chi với dự toán, đảm bảo các khoản chi
phải có trong dự toán đợc cấp có thẩm quyền giao.
- Kiểm tra, kiểm soát các hồ sơ chứng từ theo quy định đối với từng
khoản chi.
13
- Kiểm tra, kiểm soát các khoản chi đảm bảo chấp hành đúng các định
mức chế độ chi tiêu tài chính .
- Kiểm tra, kiểm soát các yếu tố hạch toán đảm bảo thực hiện đúng mục
lục NSNN quy định.
1.2.3.2. Phơng thức cấp phát thanh toán
Việc cấp phát thanh toán đợc thực hiện dới hai hình thức, cấp phát tạm
ứng và cấp phát thanh toán.
* Cấp phát tạm ứng: việc cấp phát tạm ứng đợc thực hiện đối với các

khoản chi cha đủ điều kiện thanh toán nh chi hành chính, chi mua sắm tài sản,
sửa chữa xây dựng nhỏ hoặc tạm ứng theo hợp đồng .
- Mức cấp tạm ứng :
Mức cấp tạm ứng tùy thuộc vào tính chất của từng khoản chi theo đề nghị
của đơn vị sử dụng NSNN và phù hợp với tiến độ thực hiện. Mức cấp tạm ứng
tối đa không vợt quá các nhóm mục chi trong dự toán NSNN đợc phân bổ.
- Trình tự, thủ tục tạm ứng :
+ Đơn vị sử dụng kinh phí NSNN lập giấy đề nghị tạm ứng gửi KBNN,
kèm theo các hồ sơ tài liệu liên quan nh nêu tại trên.
+ Kho bạc Nhà nớc kiểm tra, kiểm soát các nội dung hồ sơ, tài liệu và
làm thủ tục cấp tạm ứng cho đơn vị.
- Thanh toán tạm ứng:
+ Sau khi thực chi, đơn vị có trách nhiệm gửi KBNN các hồ sơ chứng từ
chi có liên quan để thanh toán số tạm ứng và làn thủ tục chuyển từ cấp tạm
ứng sang cấp phát thanh toán .
+ Kho bạc Nhà nớc kiểm tra, kiểm soát báo cáo thực chi của đơn vị,
nếu đủ điều kiện theo quy định thì thực hiện cấp phát thanh toán và thu hồi
14
tạm ứng.
Nếu số đề nghị thanh toán lớn hơn số đã tạm ứng: Căn cứ vào giấy đề
nghị thanh toán của đơn vị, KBNN làm thủ tục chuyển từ cấp tạm ứng sang
cấp phát thanh toán (số đã tạm ứng) và yêu cầu đơn vị lập giấy rút dự toán
NSNN để cấp thanh toán bổ xung cho đơn vị (số đề nghị thanh toán lớn hơn số
đã tạm ứng)
Nếu số đề nghị thanh toán nhỏ hơn số đã tạm ứng: Căn cứ vào giấy đề
nghị thanh toán tạm ứng của đơn vị, KBNN làm thủ tục chuyển từ cấp tạm ứng
sang cấp phát thanh toán (bằng số đề nghị thanh toán tạm ứng)
+ Trờng hợp số tạm ứng cha đủ điều kiện thanh toán, các đơn vị sử dụng
NSNN có thể thanh toán trong tháng sau, quý sau. Tất cả các khoản đã tạm
ứng để chi theo dự toán NSNN đến hết 31 tháng 12 cha đủ thủ tục thanh toán,

đợc tiết tục thanh toán trong thời gian chỉnh lý quyết toán và quyết toán vào
niên độ ngân sách năm trớc. Trờng hợp hết thời gian chỉnh lí quyết toán mà
vẫn cha đủ thủ tục thanh toán, đơn vị phải đề nghị cơ quan Tài chính đồng cấp
xem xét chuyển tạm ứng sang năm sau. Nếu không đề nghị hoặc đề nghị
không đợc chấp thuận thì KBNN thu hồi tạm ứng bằng cách trừ vào mục chi t-
ơng ứng thuộc dự toán chi ngân sách năm sau của đơn vị. Nếu dự toán chi
NSNN năm sau không bố trí mục chi tơng ứng hoặc có bố trí nhng thấp hơn số
phải thu hồi tạm ứng, KBNN thông báo cho cơ quan Tài chính biết và xử lý
theo quyết định của cơ quan tài chính.
Riêng khoản tạm ứng bằng tiền mặt cuối ngày 31 tháng 12 cha chi hết
phải nộp trả NSNN và hạch toán giảm chi ngân sách năm hiện hành, trừ các
khoản phải chi theo chế độ, nhng cha chi nh : tiền lơng, phụ cấp lơng, các
khoản trợ cấp cho các đối tợng theo chế độ và học bổng học sinh, sinh viên.
Để đảm bảo đơn vị sử dụng NSNN có tiền mặt chi trong những ngày đầu năm,
đơn vị sử dụng NSNN phải làm thủ tục với KBNN xin tạm ứng tiền mặt thuộc
15
nguồn kinh phí NSNN năm sau.
* Cấp thanh toán:
- Các khoản cấp thanh toán bao gồm:
+ Lơng, phụ cấp lơng.
+ Học bổng, sinh hoạt phí.
+ Các khoản chi đủ điều kiện cấp thanh toán trực tiếp.
+ Các khoản tạm ứng đủ điều kiện chuyển từ cấp tạm ứng sang thanh
toán tạm ứng.
- Mức cấp thanh toán:
Mức cấp thanh toán căn cứ vào hồ sơ, chứng từ chi NSNN theo đề nghị
của đơn vị sử dụng NSNN. Mức cấp thanh toán tối đa trong quí, năm không đ-
ợc vợt quá nhu cầu chi quý và dự toán NSNN năm đợc cơ quan nhà nớc có
thẩm quyền phân bổ (bao gồm cả chi tạm ứng cha đợc thu hồi).
- Trình tự thủ tục cấp thanh toán:

+ Khi có nhu cầu cấp phát thanh toán, các đơn vị sử dụng NSNN gửi Kho
bạc Nhà nớc các hồ sơ, tài liệu, chứng từ thanh toán có liên quan theo chế độ
quy định.
+ Kho bạc Nhà nớc kiểm tra, kiểm soát tính hợp lệ, hợp phát của hồ sơ
chứng từ, đối chiếu với dự toán NSNN đợc duyệt. Trờng hợp đủ điều kiện theo
quy định thì thực hiện thanh toán trực tiếp cho các đơn vị cung cấp hàng hóa
dịch vụ hoặc chi trả qua đơn vị sử dụng ngân sách.
1.2.3.3. Hình thức thanh toán các khoản chi ngân sách Nhà nớc
* Chi trả thanh toán theo dự toán từ KBNN
- Đối tợng chi trả, thanh toán theo dự toán NSNN từ KBNN gồm các
khoản chi thờng xuyên trong dự toán đợc giao của các cơ quan, đơn vị sau:
+ Các cơ quan hành chính Nhà nớc.
16
+ Các đơn vị sự nghiệp.
+ Các tổ chức chính trị xã hội, chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã
hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp đợc NSNN hỗ trợ kinh phí thờng xuyên.
+ Các Tổng công ty Nhà nớc đợc hỗ trợ thực hiện một số nhiệm vụ thờng
xuyên theo quy định của phát luật.
- Quy trình chi trả, thanh toán theo dự toán từ Kho bạc Nhà nớc:
+ Kho bạc Nhà nớc kiểm tra kiểm soát, các hồ sơ thanh toán của đơn vị
sử dụng NSNN theo quy định, nếu đủ điền kiện theo quy định, thì thực hiện
thanh toán trực tiếp cho ngời hởng lơng, trợ cấp xã hội và cung cấp hàng hóa,
dịch vụ hoặc thanh toán qua đơn vị sử dụng NSNN.
+ Khi thực hiên chi trả, thanh toán theo dự toán từ KBNN, Kho bạc Nhà
nớc thực hiện chi cho đơn vị sử dụng NSNN theo đúng các mục chi thực tế
trong phạm vi các nhóm mục đã đợc giao trong dự toán NSNN. Riêng nhóm
mục chi khác trong dự toán NSNN đợc phép thanh toán để chi cho tất cả các
nhóm mục, song phải hạch toán theo đúng mục thực chi.
* Chi trả, thanh toán bằng hình thức lệnh chi tiền
- Đối tợng thực hiện chi trả, thanh toán bằng hình thức lệnh chi tiền bao gồm

+ Những nhiệm vụ chi có tính chất chuyển nguồn vốn ngân sách nh chi
kinh phí ủy quyền NSTW cho NSĐP, chi bổ xung từ NSTW cho NSĐP, chi
chuyển nguồn của NSTW từ năm trớc sang năm sau, chi chuyển vốn cho Ngân
hàng chính sách xã hội để cho vay giải quyết việc làm theo chế độ, chi chuyển
vốn để các hộ dân vùng ngập lũ vay mua trả chậm nền nhà và làm nhà ở trong
các cụm tuyến dân c đồng bào Sông Cửu Long, cho vay làm nhà đối với dân
tộc thiểu số Tây Nguyên và thực hiện các chơng trình dự án khác theo quyết
định của Chính phủ, chi chuyển kinh phí để trả lơng hu và trợ cấp bảo hiểm xã
hội, chi cho pháp lệnh ngời có công với cách mạng.
+ Chi chuyển vốn cho Kho bạc Nhà nớc để cấp phát và kiểm soát chi đối
17
với nhiệm vụ đợc giao theo chế độ quy định.
+ Những nhiệm vụ chi có tính chất đặc thù nh chi chơng trình biển Đông,
hải đảo, chi đặc biệt cho Bộ Công an, Bộ Quốc phòng, chi cho Đảng Cộng sản
Việt Nam.
+ Những nhiệm vụ chi, cấp trực tiếp cho đơn vị sử dụng ngân sách nhà nớc.
- Trách nhiệm của cơ quan Tài chính, Kho bạc Nhà nớc trong việc kiểm
soát thanh toán theo hình thức lệnh chi tiền
+ Cơ quan Tài chính chịu trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát nội dung, tính
chất của từng khoản chi, đảm bảo các điều kiện cấp phát ngân sách nhà nớc
theo chế độ quy định đối với toàn bộ các khoản chi bằng lệnh chi tiền trừ tr-
ờng hợp chi chuyển vốn cho KBNN để cấp phát, và kiểm soát chi.
+ Kho bạc Nhà nớc có trách nhiệm thực hiện kiểm tra tính hợp lệ, hợp
pháp của lệnh chi tiền, căn cứ nội dung trên lệnh chi tiền thực hiện xuất quỹ
ngân sách nhà nớc chuyển tiền vào tài khoản hoặc cấp tiền mặt theo chế độ
quy định để chi trả, thanh toán cho các tổ chức cá nhân đợc hởng ngân sách
trong phạm vi thời gian chế độ quy định. Trờng hợp chứng từ không hợp lệ thì
thông báo cho cơ quan tài chính biết ngay sau 1 ngày kể từ ngày nhận chứng
từ.
Riêng đối với các nhiệm vụ chi cấp bằng lệnh chi nhng là chi chuyển vốn

cho KBNN để cấp phát và kiểm soát chi, căn cứ vào nguồn vốn do cơ quan Tài
chính chuyển sang, KBNN có trách nhiệm kiểm soát chi theo quy định trớc
khi thực hiện xuất quỹ ngân sách nhà nớc.
* Tạm cấp kinh phí ngân sách nhà nớc
Trờng hợp vào đầu năm ngân sách, dự toán ngân sách và phơng án phân
bổ ngân sách nhà nớc cha đợc cơ quan nhà nớc có thẩm quyền quyết định
hoặc phải điều chỉnh dự toán ngân sách theo quy định. cơ quan Tài chính và
Kho bạc Nhà nớc thực hiện tạm cấp kinh phí NSNN cho các nhiệm vụ chi sau:
18
+ Chi lơng vào các khoản có tính chất tiền lơng
+ Chi nghiệp vụ và công vụ phí
+ Một số khoản chi cần thiết khác để đảm bảo hoạt động của bộ máy, trừ
các khoản chi mua sắm thiết bị, sửa chữa
+ Cho cho dự án chuyển tiếp thuộc các chơng trình mục tiêu Quốc gia
+ Chi bổ sung cân đối cho ngân sách cấp dới
- Căn cứ vào mức chi do cơ quan Tài chính thông báo (bằng văn bản),
Kho bạc Nhà nớc thực hiện tạm cấp kinh phí NSNN cho đơn vị sử dụng NSNN
theo quy định. Mức tạm cấp hàng tháng tối đa không vợt quá mức chi bình
quân tháng của năm trớc.
- Sau khi dự toán và phơng án phân bổ dự toán NSNN đợc cơ quan Nhà
nớc có thẩm quyền quyết định, KBNN thực hiện thu hồi số kinh phí tạm cấp
bằng cách trừ vào các mục chi tơng ứng trong dự toán NSNN đợc phân bổ của
đơn vị sử dụng NSNN.
* Chi ứng trớc dự toán cho năm sau
- Đối tợng chi ứng trớc dự toán NSNN đợc thực hiện theo quy định là:
Các dự án, công trình quốc gia và công trình xây dựng cơ bản thuộc nhóm A,
đủ điều kiện thực hiện theo quy định của Quy định về quản lý đầu t và xây
dựng, đang thực hiện và cần phải đẩy nhanh tiến độ. Các nhiệm vụ quan
trọng, cấp bách đợc xác định thuộc dự toán năm sau, nhng phải thực hiện
ngay trong năm, cha đợc bố trí trong dự toán và nguồn dự phòng không đợc

đáp ứng.
- Căn cứ vào quyết định của cơ quan Nhà nớc có thẩm quyền KBNN thực
hiện chi ứng trớc cho đơn vị sử dụng NSNN theo quy định nhng tổng số chi
ứng trớc dự toán chi ngân sách năm sau cho các cơ quan, đơn vị không vợt
quá 20% dự toán chi NSNN theo từng lĩnh vực tơng ứng năm hiện hành đã đợc
giao hoặc số kiểm tra dự toán chi NSNN đã thông báo cho cơ quan, đơn vị đó.
19
- Kho bạc Nhà nớc thực hiện thu hồi vốn ứng trớc theo quyết định của Bộ
trởng Bộ Tài chính đối với ngân sách trung ơng; Chủ tịch ủy ban nhân dân đối
với ngân sách các cấp chính quyền địa phơng.
1.2.3.4. Kiểm soát sau khi cấp phát, thanh toán các khoản chi thờng xuyên
NSNN qua hệ thống KBNN
Kiểm soát sau khi cấp phát, thanh toán các khoản chi thờng xuyên NSNN
chính là việc kiểm tra và quyết toán kinh phí của các đơn vị. Đây là bớc không
kém phần quan trọng nhằm quản lý tốt đồng vốn ngân sách Nhà nớc đã chi ra.
ở bớc này, cán bộ KBNN đợc cử tham gia cùng với cơ quan tài chính, cơ quan
quản lý Nhà nớc có thẩm quyền kiểm tra tình hình sử dụng kinh phí NSNN
đối với tất cả các khoản chi của đơn vị sử dụng NSNN.
Với khoản chi lơng; chi học bổng, trợ cấp, sinh hoạt phí; chi mua sắm đồ
đùng, trang thiết bị, phơng tiện, dụng cụ làm việc; chi thờng xuyên khác cần
kiểm tra sự phù hợp của giấy rút dự toán hàng tháng của đơn vị. Danh sách chi
lơng, chi học bổng, trợ cấp, sinh hoạt phí phải có chữ ký xác nhận của ngời đ-
ợc lĩnh tiền; kiểm tra bảng tăng, giảm biên chế quỹ lơng; trợ cấp, học bổng,
sinh hoạt phí. Kiểm tra hóa đơn chứng từ mua bán hàng hóa, kiểm tra phiếu
chi tiền cho ngời cung cấp hàng hóa dịch vụ, cho đơn vị, kiểm tra biên bản
bàn giao nghiệm thu và hồ sơ có liên quan về các khoản chi mà đơn vị yêu cầu
thanh toán, chi trả.
Trong quá trình quyết toán khi phát hiện chi sai không đúng chế độ,
không đúng định mức của Nhà nớc, cơ quan tài chính ra quyết định thu hồi
giảm chi NSNN. Căn cứ vào quyết định của cơ quan tài chính và giấy nộp tiền

của đơn vị, kế toán KBNN làm thủ tục thu hồi giảm chi NSNN và hạch toán
theo đúng mục lục NSNN các khoản đã chi ra.
Riêng về các khoản tạm ứng là vấn đề ít đợc chú ý nhng lại rất dễ gây
lãng phí, thất thoát vốn NSNN. Do vậy cán bộ kiểm tra phải yêu cầu đơn vị
20