Phân tích công việc tại công ty bảo hiểm PJICO Hà Nội

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
GVHD: Th.S Hoàng Thị Huệ
LỜI CAM ĐOAN
Em tên là: Mai Thị Trà My
MSV: CQ522350
Lớp: Kinh tế lao động 52B
Khoa: Kinh tế và quản lý nguồn nhân lực
Khoá: 52
Hệ: Chính quy
Trong thời gian từ ngày 06/2/2014 đến ngày 15/5/2014, em đã thực tập tại Công ty
Bảo hiểm PJICO Hà Nội để nghiên cứu và thực hiện chuyên đề thực tập: “Phân
tích công việc tại công ty bảo hiểm PJICO Hà Nội”. Em xin cam đoan rằng
chuyên đề thực tập này là do em tìm hiểu, nghiên cứu và xây dựng dựa theo các số
liệu được cung cấp bởi phòng Tổ chức - Tổng hợp cũng như tham khảo các nguồn
khác như giáo trình, sách tham khảo; không sao chép bất kỳ tài liệu nào. Vì vậy, các
kết quả điểu tra phân tích hoàn toàn chính xác và trung thực. Nếu có sai sót em xin
chịu hoàn toàn trách nhiệm.
Em xin chân thành cảm ơn và kính mong quý thầy cô nhận xét và chỉ bảo để chuyên
đề của em được hoàn thiện hơn.
Hà Nội, ngày 19 tháng 5 năm 2014
Sinh viên thực hiện
Mai Thị Trà My
SV: Mai Thị Trà My
Lớp: Kinh tế lao động 52B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
GVHD: Th.S Hoàng Thị Huệ
MỤC LỤC
CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY BẢO
HIỂM PJICO HÀ NỘI 30
PHỤ LỤC……………………………………………………………………… 48
DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU, BIỂU MẪU

CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY BẢO
HIỂM PJICO HÀ NỘI 30
Bảng 2.2. Phân công nhiệm vụ phòng Tổ chức - Tổng hợp 15
CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY BẢO
HIỂM PJICO HÀ NỘI 30
Bảng 3.1. Kế hoạch nhân sự công ty bảo hiểm PJICO Hà Nội 39
Bảng 3.2. Kế hoạch đào tạo năm 2014 43
Bảng 3.3. Bảng lương chức danh trưởng phòng, phó trưởng phòng, 45
chuyên viên công ty bảo hiểm PJICO Hà Nội 45
SV: Mai Thị Trà My
Lớp: Kinh tế lao động 52B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
GVHD: Th.S Hoàng Thị Huệ
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
QTNL Quản trị nhân lực
PTCV Phân tích công việc
CBNV Cán bộ nhân viên
TCTH Tổ chức - Tổng hợp
BH Bảo hiểm
BHKV Bảo hiểm khu vực
TS – KT Tài sản – Kĩ thuật
SV: Mai Thị Trà My
Lớp: Kinh tế lao động 52B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
GVHD: Th.S Hoàng Thị Huệ
SV: Mai Thị Trà My
Lớp: Kinh tế lao động 52B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 1
GVHD: Th.S Hoàng Thị Huệ
LỜI MỞ ĐẦU

1. Tính cần thiết của đề tài nghiên cứu
Ngày nay, tầm quan trọng của con người trong tổ chức đã được mọi người,
mọi tổ chức thừa nhận. Điều này được khẳng định qua công tác quản lý nguồn nhân
lực ngày càng được quan tâm, coi trọng. Trong đó, con người là yếu tố mang tính
quyết định, có tính sáng tạo. Tổ chức hình thành nên bởi con người, vận hành bởi
con người, con người quản lý mọi nguồn lực khác trong tổ chức; con người là yếu
tố quyết định đến sự tồn tại và đi lên, sự thành bại của tổ chức.
Để quản trị nhân lực thực sự phát huy đươc hiệu quả thì hoạt động đầu tiên cần
phải tiến hành đó là phân tích công việc. Phân tích công việc là công cụ để làm tốt
các hoạt động khác như: thiết kế công việc, kế hoạch hoá nguồn nhân lực, tuyển
dụng lao động, đánh giá thực hiện công việc, thù lao lao động, đào tạo phát triển, an
toàn lao động,… Một trong những mục tiêu cơ bản của quản trị nhân lực trong tổ
chức là bố trí lao động sao cho đúng người, đúng việc, hợp lí hoá sản xuất tạo điều
kiện cho người lao động phát huy tối đa khả năng của mình đem lại hiệu quả cho tổ
chức. Nhà quản lý có trách nhiệm tìm hiểu rõ nội dụng, bản chất yêu cầu công việc,
đồng thời cũng phải hiểu rõ năng lực, trình độ của từng người lao động để bố trí
người lao động vào vị trí công việc phù hợp nhất.
Đối với các nước phát triển trên thế giới, quản trị nhân lực là hoạt động đã
được biết đến từ lâu, mỗi tổ chức đều ý thức được tác dụng to lớn của phân tích
công viêc và áp dụng phổ biến nhiều năm qua. Tuy nhiên với các nước đang phát
triển như Việt Nam, phân tích công việc là khái niệm khá mới mẻ. Phần lớn các tổ
chức tại Việt Nam chưa thực hiện hoặc chưa thực hiện đầy đủ phân tích công viêc.
Nguyên nhân là hoạt động quản trị nhân lực ở Việt Nam vẫn chưa được nhận thức
và đánh giá đúng đắn, các tổ chức chưa hiểu rõ bản chất của phân tích công việc, do
đó chưa có sự đầu tư đúng mức cho hoạt động này. Và công ty bảo hiểm PJICO Hà
Nội cũng không phải là ngoại lệ, hoạt động phân tích công việc vẫn chưa được quan
tâm và thực hiện đầy đủ; trình tự phân tích công việc chưa hoàn thiện và còn nhiều
thiếu sót. Vì thế, với đề tài: “Phân tích công việc tại Công ty bảo hiểm PJICO Hà
Nội”, tác giả sẽ đưa ra thực trạng phân tích công việc tại công ty, đồng thời cũng
SV: Mai Thị Trà My

Lớp: Kinh tế lao động 52B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 2
GVHD: Th.S Hoàng Thị Huệ
đưa ra những giải pháp để hoàn thiện hoạt động phân tích công việc, đem lại hiệu
quả cao hơn cho hoạt động quản trị nhân lực tại công ty.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu chung: Tìm hiểu về hoạt động phân tích công việc tại công ty bảo
hiểm PJICO Hà Nội.
Mục tiêu cụ thể: Chuyên đề nghiên cứu về thực trạng hoạt động phân tích công
việc; tìm hiểu về quy trình phân tích công việc từ đó đề xuất các giải pháp nhằm
hoàn thiện hoạt động phân tích công việc tại công ty bảo hiểm PJICO Hà Nội.
3. Đối tượng và nội dung nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Hoat động phân tích công việc tại công ty bảo hiểm
PJICO Hà Nội.
Nội dung nghiên cứu: Chuyên đề tập trung đánh giá thực trạng hoạt động phân
tích công việc tại công ty bảo hiểm PJICO Hà Nội trên cơ sở các tài liệu có sẵn và
khảo sát bằng bảng hỏi đối với các cán bộ nhân viên trong công ty. Từ đó, có thể đề
xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện phân tích công việc, nâng cao hiệu quả của
quản trị nhân lực tại công ty.
4. Phạm vi nghiên cứu
Về mặt không gian: Chuyên đề tập trung nghiên cứu hoạt động phân tích công
việc tại công ty bảo hiểm PJICO Hà Nội.
Về mặt thời gian: Phần thực trạng chuyên đề nghiên cứu hoạt động phân tích
công việc tại công ty bảo hiểm PJICO Hà Nội từ năm 2011 – 2013.
5. Kết cầu của đề tài nghiên cứu
Ngoài lời mở đầu và kết luận, nội dung chuyên đề bao gồm 3 chương chính
sau:
Chương 1: Tổng quan các vấn đề nghiên cứu và phương pháp nghiên cứu.
Chương 2: Đánh giá thực trạng phân tích công việc tại công ty bảo hiểm
PJICO Hà Nội.

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện phân tích công việc tại công ty
bảo hiểm PJICO Hà Nội.
SV: Mai Thị Trà My
Lớp: Kinh tế lao động 52B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 3
GVHD: Th.S Hoàng Thị Huệ
CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN CÁC VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU VÀ
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
1.1. Tổng quan các vấn đề nghiên cứu
1.1.1. Tổng quan các đề tài nghiên cứu về công ty bảo hiểm PJICO
Qua quá trình thực tập tại công ty, tác giả đã tìm hiểu các đề tài nghiên cứu về
công ty trong đó có đề tài: “Hoàn thiện công tác đào tạo và phát triển nguồn
nhân lực tại công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimex”, của Nguyễn Thị Vân Anh,
chuyên đề tốt nghiệp, đại học Kinh tế quốc dân, năm 2010.
Đề tài cung cấp những đặc điểm của nguồn nhân lực tại công ty về quy mô và
cơ cấu lao động (phân theo trình độ học vấn, theo tính chất hợp đồng và theo giới
tính); đặc điểm kinh doanh của công ty; các chính sách kinh doanh; chính sách phát
triển nguồn nhân lực có ảnh hưởng đến hoạt động đào tạo và phát triển nguồn nhân
lực tại công ty. Từ đó, tác giả đi sâu vào phân tích thực trạng công tác đào tạo và
phát triển nguồn nhân lực tại công ty:
- Về xác định nhu cầu đào tạo: Tuy đã xác định được nhu cầu lao động của tổ
chức dựa trên nhu cầu của các phòng ban nhưng công ty vẫn còn áp dụng kế hoạch
cho từng năm mà chưa có kế hoạch dài hạn.
- Về mục tiêu đào tạo: Nâng cao năng lực của cán bộ nhân viên, mục tiêu này
khá chung chung và chưa cụ thể khoá đào tạo chuyên về mảng gì.
- Về lựa chọn đối tượng đào tạo: Đối tượng được cử đi đào tạo quy định khá rõ
ràng vì thế việc cử cán bộ nhân viên đi đào tạo ít gặp khó khăn.
- Về xây dựng chương trình đào tạo và lựa chọn phương pháp đào tạo: Công ty
chủ yếu cử cán bộ nhân viên đi học tại các lớp cạnh doanh nghiệp hoặc tham gia các
hội nghị, hội thảo nên chương trình đào tạo phụ thuộc nhiều vào các yếu tố bên

ngoài gây khó khăn trong việc chủ động tiến trình thực hiên đào tạo.
- Về lựa chọn giáo viên: Giáo viên chủ yếu là thuê ngoài khi tổ chức các lớp
tập huấn ngắn hạn dẫn đến giáo viên có thể chưa nắm rõ tình hình của công ty và có
thể đưa ra những kiến thức áp dụng không sát với thực tế công ty.
SV: Mai Thị Trà My
Lớp: Kinh tế lao động 52B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 4
GVHD: Th.S Hoàng Thị Huệ
- Về chi phí đào tạo: Do giáo viên chủ yếu là thuê ngoài và phương pháp đào
tạo cạnh doanh nghiệp, tham dự hội thảo, hội nghị nên kinh phí tố kém, chưa tận
dụng được nguồn lực trong doanh nghiệp.
- Về đánh giá chương trình và hiệu quả đào tạo: Thông qua các bài kiểm tra,
sát hạch và báo cáo kết qủa của đối tượng được đào tạo; kết hợp với dựa trên thái độ
và kết quả thực hiện công việc sau khi đào tạo.
Và cuối cùng, tác giả đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác đào
tạo và phát triển nguồn nhân lực tại công ty: cải tiến, mở rộng nội dung đào tạo;
nâng cao chất lượng tuyển dụng; thay đổi nhận thức của người lao động về đào tạo
và phát triển; tăng cường mở rộng mối quan hệ với các tổ chức đào tạo trong và
ngoài nước.
Đề tài cũng có những ưu điểm và hạn chế nhất định. Về ưu điểm, đề tài đem
đến cái nhìn tổng quan nhất về hoạt động đào tạo và phát triển nguồn nhân lực tại
công ty. Và đề tài đã chỉ ra được một số thực trạng hoạt động đào tạo còn tồn tại
trong công ty dẫn đến hoạt động đào tạo chưa đạt hiệu quả cao và tốn kém chi phí.
Từ đó, tác giả đã đưa ra một số giải pháp như kết hợp đào tạo trong công việc và
ngoài công việc, tuyển chọn các cán bộ trong công ty (lãnh đạo, quản lý, chuyên
viên,… có kinh nghiệm) có thể trực tiếp giảng dạy vừa giảm chi phí đào tạo mà nội
dung lại bám sát với tình hình hoạt động kinh doanh của công ty. Tuy nhiên, đề tài
cũng còn một số hạn chế. Tên đề tài bao gồm cả hoạt động đào tạo và phát triển
nhưng khi phân tích thực trạng trong bài, tác giả chỉ tập trung vào hoạt động đào tạo
mà không nêu nội dung liên quan đến hoạt động phát triển. Điều đó dẫn đến các giải

pháp đưa ra cho hoạt động phát triển của công ty hầu như chưa có. Một số kiến nghị
còn mang tính chung chung, trong phần phân tích hoạt động đào tạo, tác giả đã đưa
ra một số giải pháp nhưng không tổng hợp theo hệ thống trong chương 3 để người
đọc cùng nắm được. Mặc dù còn có một số hạn chế, nhưng đề tài cũng đã làm nổi
bật được những điểm yếu, điểm mạnh của hoạt động đào tạo và phát triển tại công
ty từ đó đưa ra giải pháp thích hợp để hoàn thiện hai hoạt động này, nâng cao hiệu
quả của quản trị nhân lực tại công ty.
1.1.2. Tổng quan các đề tài nghiên cứu có cùng chủ đề
Trong suốt những năm gần đây, các công ty ngày càng quan tâm đến PTCV
trong tổ chức của mình bởi hoạt động PTCV ảnh hưởng trực tiếp đến các hoạt động
SV: Mai Thị Trà My
Lớp: Kinh tế lao động 52B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 5
GVHD: Th.S Hoàng Thị Huệ
khác của quản trị nhân lực như kế hoạch hoá nguồn nhân lực, tuyển dụng, tuyển
chọn, đào tạo và phát triển, thù lao lao động,… Tuy nhiên, các sách tham khảo cũng
như tài liệu về hoạt động PTCV còn khá hạn chế. Tiêu biểu trong đó có cuốn
“Phân tích công việc giảm thiểu những “tị nạnh” trong công việc” của Business
Edge, NXB Trẻ, năm 2006. Cuốn sách nằm trong bộ sách Quản trị nhân lực đem
đến cái nhìn khái quát về hoạt động PTCV, bao gồm 3 phần chính:
Phần A nêu các khái niệm công việc, PTCV và các lợi ích mà PTCV có thể
đem lại cho doanh nghiệp. Đây chính là lí giải cho việc doanh nghiệp nên tiến hành
PTCV.
Phần B là quy trình PTCV nêu cách thức để PTCV có hiệu quả, gồm 3 giai
đoạn và 6 bước. Trong đó, 3 giai đoạn chính là: chuẩn bị phân tích; tiến hành phân
tích; kết quả phân tích. 3 giai đoạn đó lại chia thành 6 bước nhỏ hơn.
Giai đoạn 1: Xác định mục đích PTCV trong tổ chức
Xem xét các thông tin có liên quan đến công việc
Lựa chọn người thực hiện công việc tiêu biểu
Giai đoạn 2: Thu thập thông tin dữ liệu về công việc

Thẩm định thông tin phân tích
Giai đoạn 3: Viết các tài liệu về công việc
Sau khi thu thập các thông tin về công việc, phần C là sắp xếp các thông tin về
công việc thành các tài liệu bao gồm bản mô tả công việc, bản yêu cầu thực hiện
công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc. Từ đó sẽ đưa ra cách sử dụng các
tài liệu đó vào những chức năng khác nhau của QTNL như tuyển dụng, đào tạo,
đánh giá hiệu quả làm việc, xác định mức lương, thưởng,…
Cuốn sách là tài liệu tham khảo rất hữu ích. Ưu điểm của nó là nội dung khá rõ
ràng, dễ hiểu. Cuốn sách giúp người đọc vừa tiếp cận được lí thuyết về PTCV vừa
thực hành ngay những kiến thức thu thập được vận dụng vào các tình huống có thể
xảy ra trong doanh nghiệp. Cuối mỗi phần còn có bài tập tự đánh giá giúp người
đọc đánh giá được những kiến thức tiếp thu được từ phần đó. Ví dụ, sau khi nêu ra
câu hỏi “Khi nào cần phải PTCV?”, ngay dưới là phần thực hành để người đọc tự
trả lời theo hiểu biết của mình và cuối cùng sẽ là đáp án cho câu hỏi: doanh nghiệp
mới thành lập, doanh nghiệp có các chức vụ mới hay khi công việc thay đổi thì sẽ
SV: Mai Thị Trà My
Lớp: Kinh tế lao động 52B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 6
GVHD: Th.S Hoàng Thị Huệ
cần phải PTCV. Cuốn sách còn đưa ra một số tài liệu mẫu cần có liên quan đến
công việc sau khi kết thúc giai đoạn 2 mà các doanh nghiệp hay các tổ chức có thể
tham khảo khi tiến hành PTCV.
Tuy nhiên cuốn sách còn có một số hạn chế đó là do sách xuất bản năm 2006
nên phần xu hướng phát triển của PTCV và một số thuật ngữ cho đến hiện nay có
những thay đổi. Vì thế, người đọc nên lồng ghép các xu hướng PTCV và cách sử
dụng từ ngữ hiện nay để đạt hiệu quả khi đọc sách. Cuốn sách nằm trong tủ sách
quản trị nhân lực nên để hoàn thiện hoạt động PTCV trong tổ chức thì người đọc
cần có những hiểu biết nhất định về các hoạt động trong QTNL.
Ngoài sách tham khảo, thì các đề tài nghiên cứu trước đó cũng là một kênh
tham khảo hữu ích. Một đề tài có cùng chủ đề nghiên cứu, đó là: “Hoàn thiện công

tác phân tích công việc và chương trình đánh giá thực hiện công việc tại công ty
Quan hệ quốc tế - Đầu tư sản xuất thuộc Tổng công ty Xây dựng công trình giao
thông 8 (CIENCO) - Bộ giao thông vận tải” của Vũ Thanh Hiếu, luận văn thạc sĩ,
Đại học Kinh tế quốc dân, năm 2004. Đề tài phân tích thực trạng hoạt động PTCV
và hoạt động đánh giá thực hiện công việc cũng như mối liên hệ giữa hai hoạt động
này.
Ưu điểm của đề tài đó là tác giả đi vào nghiên cứu tình hình hoạt động PTCV
tại công ty, phương pháp PTCV, quy trình PTCV: lựa chọn người PTCV, xây dựng
văn bản phân công nhiệm vụ. Tác giả đưa ra những bản phân công nhiệm vụ mẫu
để dựa vào đó phân tích những mặt được và chưa được, đồng thời đánh giá những
ứng dụng của các văn bản vào hoạt động quản trị nhân lực tại công ty. Khi xây
dựng bảng hỏi để thu thập thông tin cho PTCV, tác giả bám sát vào đặc điểm hoạt
động của công ty, cũng như hoạt động của các cán bộ công nhân viên. Do đặc điểm
sản xuất kinh doanh của công ty về xây dựng, xây dựng công trình và sản xuất công
nghiệp nên tác giả chú trọng hơn vào phần hỏi về điều kiện lao động và an toàn lao
động. Tác giả đưa ra quy trình hoàn thiện cho cả hoạt động PTCV và đánh giá thực
hiện công việc phù hợp với hoạt động của công ty. Tuy nhiên, đề tài cũng không
tránh khỏi hạn chế khi một số giải pháp đưa ra nhằm hoàn thiện cả hai hoạt động
PTCV và đánh giá thực hiện công việc còn khá chung chung.
SV: Mai Thị Trà My
Lớp: Kinh tế lao động 52B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 7
GVHD: Th.S Hoàng Thị Huệ
Bên cạnh luận văn thạc sĩ về đề tài phân tích công việc, còn có một số chuyên
đề thực tập tốt nghiệp cũng nghiên cứu về đề tài này tại các công ty khác nhau.
Dưới đây là một số đề tài tác giả đã tìm hiểu được.
Đề tài “Hoàn thiện phân tích công việc tại công ty cổ phần Lilama 69-3”,
Lương Thuỷ Tiên, chuyên đề tốt nghiệp, đại học Kinh tế quốc dân, năm 2010 đã
đưa ra rất rõ ràng những đặc điểm của công ty ảnh hưởng đến PTCV: quá trình hình
thành và phát triển; đặc điểm tổ chức kinh doanh; cơ cấu tổ chức và cơ cấu lao

động; kết quả kinh doanh; nhận thức quan điểm của ban lãnh đạo công ty về PTCV;
vai trò của phòng tổ chức và các cán bộ nhân sự trong công tác PTCV. Tuy nhiên,
phần thực trạng lại chưa đi sâu vào trình tự PTCV hiện tại cửa công ty mà chỉ đánh
giá khái quát. Tác giả đưa ra một ví dụ về PTCV của nhân viên phòng tổ chức rồi từ
đó đánh giá luôn về hoạt động PTCV của toàn công ty. Phần giải pháp và kiến nghị
được đưa ra còn chưa sát với tình hình hoạt động của công ty cũng như hoạt động
PTCV. Đề tài tuy còn hạn chế nhưng đã đem đến cái nhìn khái quát về hoạt động
PTCV tại công ty Lilama 69-3.
Khác với đề tài trên, đề tài “Phân tích công việc để hoàn thiện công tác quản
lý nguồn nhân lực trong Công ty TNHH Kim Ngân Hà”, Hoàng Thị Hân, chuyên
đề tốt nghiệp, đại học Kinh tế quốc dân, năm 2011, lại tập trung đánh giá về các văn
bản PTCV tại công ty (về hình thức và nội dung) và đánh giá về việc xây dựng các
văn bản PTCV. Tác giả cũng phân tích vai trò của phòng tổ chức hành chính. Từ
đó, tác giả đưa ra kiến nghị về sự hợp tác của các phòng ban trong công ty cùng
tham gia vào công tác PTCV và thiết kế một quy trình tiến hành PTCV cho công ty.
Mặc dù có những đánh giá về hoạt động xây dựng các văn bản nhưng tác giả lại
chưa cho thấy rõ trình tự tiến hành PTCV cũng như mối quan hệ giữa PTCV với các
hoạt động quản trị nhân lực khác. Vì thế, giải pháp chỉ đưa ra cho việc xây dựng
văn bản mà chưa đưa ra giải pháp khi kết hợp PTCV với các hoạt động: tuyển dụng,
đào tạo, an toàn lao động,…
Còn đối với đề tài “Hoàn thiện phân tích công việc tại công ty TNHH Global
MFG Việt Nam”, Đào Duy Tùng, chuyên đề tốt nghiệp, đại học Kinh tế quốc dân,
năm 2009 tác giả phân tích về các yếu tố ảnh hưởng đến PTCV trong công ty, nhấn
mạnh tầm quan trọng về tính chính xác của thông tin; khả năng, trình độ của cán bộ
PTCV cũng như đặc điểm sản phẩm dịch vụ và triết lí hoạt động kinh doanh của
công ty. Tác giả phân tích vai trò của phòng hành chính – nhân sự trong quá trình
SV: Mai Thị Trà My
Lớp: Kinh tế lao động 52B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 8
GVHD: Th.S Hoàng Thị Huệ

PTCV và trình tự tiến hành PTCV. Qua quá trình tiến hành PTCV, tác giả cũng
đánh giá về việc sử dụng các văn bản gồm phiếu mô tả nhiệm vụ và quy định về
quyền hạn, trách nhiệm của cán bộ nhân viên trong công ty. Về phần giải pháp cho
hoạt động PTCV, tác giả chỉ đưa ra giải pháp hoàn thiện phương pháp lập kế hoạch
chuẩn bị cho PTCV và hoàn thiện phương pháp thu thập thông tin mà chưa đề cập
đến giải pháp sử dụng kết quả PTCV vào hoạt động QTNL tại công ty.
1.1.3. Bài học kinh nghiệm rút ra từ các đề tài có liên quan
Qua quá trình tìm hiểu và nghiên cứu về hoạt động PTCV cũng như tham khảo
các sách và tài liệu, luận văn, các chuyên đề tốt nghiệp trên, tác giả đã rút ra được
một số kinh nghiệm cho bản thân trong việc hoàn thiện chuyên đề thực tập của
mình, đó là:
Tác giả cần nắm được những đặc điểm của công ty ảnh hưởng đến hoạt động
PTCV như: sản phẩm và kết quả kinh doanh; cơ cấu tổ chức và cơ cấu lao động; vai
trò của phòng tổ chức tổng hợp và nhân viên nhân sự trong PTCV,…
Từ đó, đánh giá thực trạng PTCV theo trình tự các bước tiến hành PTCV tại
công ty, đưa ra những hoạt động mà công ty đang tiến hành, chỉ ra những mặt được
và chưa được của hoạt động.
Phần giải pháp, ngoài việc đưa ra một quy trình hoàn thiện cho hoạt động
PTCV, nên đưa ra kết hợp việc ứng dụng PTCV đó với các hoạt động khác của
quản trị nhân lực như: tuyển dụng, đào tạo, đánh giá thực hiện công việc,…
1.2. Phương pháp nghiên cứu
1.2.1. Phương pháp thu thập dữ liệu
Phương pháp thu thập dữ liệu có 2 loại đó là phương pháp thu thập dữ liệu sơ
cấp và phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
1.2.1.1. Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
Có nhiều phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp như phương pháp quan sát,
phương pháp phỏng vấn, phương pháp ghi chép, phương pháp điều tra bằng bảng
hỏi,… Tuy nhiên để việc thu thập dữ liệu cho kết quả tốt nhất, các nhà nghiên cứu
thường kết hợp sử dụng nhiều phương pháp khác nhau. Trong chuyên đề này, tác
giả đã sử dụng phương pháp điều tra bằng bảng hỏi.

SV: Mai Thị Trà My
Lớp: Kinh tế lao động 52B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 9
GVHD: Th.S Hoàng Thị Huệ
Tác giả sử dụng bảng hỏi đã được thiết kế sẵn phát cho các cán bộ nhân viên
trong công ty. Bảng hỏi có 18 câu gồm các câu hỏi về thông tin chung và các câu
hỏi về phần thông tin cần điều tra. Các câu hỏi chủ yếu là dạng câu hỏi đóng với
câu trả lời đã được thiết kế sẵn hoặc trả lời với đáp án “có” hoặc “không”.
Bảng hỏi được phát ra 40 phiếu cho cán bộ nhân viên tại công ty, thu về 40
phiếu hợp lệ, với cơ cấu như sau:
Bảng 1.1. Cơ cấu cán bộ nhân viên trả lời bảng hỏi
Nội dung Số lượng (người) Phần trăm (%)
1. Theo giới tính
- Nam
- Nữ
22
18
55
45
2. Theo độ tuổi
- Dưới 30 tuổi
- 31 - 40 tuổi
- 41 - 50 tuổi
- Trên 50 tuổi
9
16
12
3
22.5
40

30
7.5
3. Theo trình độ chuyên môn
- Trên đại học
- Đại học
- Cao đẳng
- Trung cấp
1
24
12
3
2.5
60
30
7.5
4. Theo chức danh
- Trưởng phòng
- Phó phòng
- Chuyên viên
- Nhân viên
3
2
18
17
7.5
5
45
42.5
5. Theo phòng ban
- P. TC - TH

- P. Kế toán
- P. BH TS - KT
- P. BH Hàng hải
- P. BH Con người
- P. BH Xe cơ giới
- P. BHKV 14
6
5
7
5
4
6
7
15
12.5
17.5
12.5
10
15
17.5
Tổng 40 100
(Nguồn: Số liệu tổng hợp của tác giả)
SV: Mai Thị Trà My
Lớp: Kinh tế lao động 52B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 10
GVHD: Th.S Hoàng Thị Huệ
1.2.1.2. Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
Trong chuyên đề này, tác giả sử dụng nguồn số liệu thứ cấp đó là các tài liệu,
văn bản, tài liệu của công ty đã được sự cho phép của phòng Tổ chức – Tổng hợp.
Ngoài ra, còn có các sách, tài liệu tham khảo chuyên ngành.

1.2.2. Phương pháp phân tích số liệu
Đối với dữ liệu sơ cấp: Sau khi thu lại phiếu điều tra, tác giả tiến hành tổng
hợp số liệu bằng Excel.
Đối với dữ liệu thứ cấp: các dữ liệu đã có sẵn được tổng hợp sao cho phù hợp
với mục đích nghiên cứu, sau đó tiến hành phân tích, so sánh, đánh giá.
SV: Mai Thị Trà My
Lớp: Kinh tế lao động 52B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 11
GVHD: Th.S Hoàng Thị Huệ
CHƯƠNG 2. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH
CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY BẢO HIỂM PJICO HÀ NỘI
2.1. Những đặc điểm của công ty bảo hiểm PJICO Hà Nội ảnh hưởng tới
phân tích công việc
2.1.1. Đặc điểm sản phẩm
Đặc điểm sản phẩm là yếu tố quyết định đến tính chất công việc, lao động và
hoạt động sản xuất kinh doanh. PJICO là một công ty kinh doanh trong lĩnh vực bảo
hiểm phi nhân thọ. Trong đó, bảo hiểm là một sản phẩm không giống như những
sản phẩm thông thường, nó chứa đựng tính chất trừu tượng, không có hình thù và
không thế cầm nắm được. Sản phẩm bảo hiểm ra đời để giúp mọi người phòng
tránh những rủi ro. Chính vì thế, những người làm công tác bảo hiểm phải có kiến
thức nhất định về các loại bảo hiểm mà công ty kinh doanh cũng như khả năng tư
vấn. Do vậy, hoạt động phân tích công việc rất cần người lao động được đào tạo về
lĩnh vực này kết hợp với những người có kinh nghiệm trong lĩnh vực này để có thể
đưa ra những mô tả về công việc, những tiêu chuẩn thực hiện công việc và những
yêu cầu thực hiện công việc một cách chính xác nhất.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức và cơ cấu lao động
2.1.2.1. Cơ cấu tổ chức
Hội sở PJICO Hà Nội (nay là công ty bảo hiểm PJICO Hà Nội) được thành lập
ngày 01/01/2008 thực hiện hoạt động kinh doanh bảo hiểm bao gồm việc tổ chức
mạng lưới, tìm kiếm khách hàng, khai thác bán hàng và quản lý bán hàng,…

Hiện nay, hệ thống của công ty bảo hiểm PJICO Hà Nội tổ chức theo mô hình
trực tuyến chức năng.
SV: Mai Thị Trà My
Lớp: Kinh tế lao động 52B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 12
GVHD: Th.S Hoàng Thị Huệ
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của PJICO Hà Nội
(Nguồn: Tổng hợp số liệu từ phòng Tổ chức – Tổng hợp)
Đứng đầu công ty là Ban giám đốc với 1 giám đốc và 2 phó giám đốc. Giám
đốc là người phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước Nhà nước, công ty và hội
đồng quản trị Tổng công ty cổ phần bảo hiểm PJICO về kết quả quản lý, điều hành
mọi hoạt động của đơn vị; đồng thời, giám đốc cũng phụ trách phòng kế toán và
phòng tổ chức – tổng hợp. Hai phó giám đốc giúp giám đốc thực hiện các nhiệm vụ
chung, chịu trách nhiệm về kết quả chỉ đạo và tổ chức thực hiện nhiệm vụ trong các
lĩnh vực được phân công phụ trách trực tiếp. Trong đó, một phó giám đốc phụ trách
phòng BH xe cơ giới, phòng BH con người và các phòng bảo hiểm khu vực chẵn (2,
4, 6, 8, 10, 12, 14). Phó giám đốc còn lại phụ trách phòng BH tài sản - kĩ thuật,
phòng BH Hàng hải và các phòng bảo hiểm khu vực lẻ (1, 3, 5, 7, 11, 15). Mỗi
phòng chức năng cũng như các phòng bảo hiểm khu vực đều có một trưởng phòng,
một phó phòng và các nhân viên.
Cơ cấu tổ chức của công ty tương đối rõ ràng. Công ty có những văn bản quy
định cụ thể về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các phòng ban trong công ty.
Hiện nay, các phòng ban trong công ty làm việc và phân công nhiệm vụ cho nhân
SV: Mai Thị Trà My
Lớp: Kinh tế lao động 52B
GIÁM ĐỐC
Phó giám đốc Phó giám đốc
P. Kế
toán
P. TC -

TH
P. BH
Xe cơ
giới
P. BH
con
người
P. BHKV
2, 4, 6, 8,
10, 12
P. BH tài
sản kỹ
thuật
P. BH
Hàng
hải
P. BHKV
1,3, 5, 7,
11, 15
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 13
GVHD: Th.S Hoàng Thị Huệ
viên dựa trên các văn bản quy định này. Điều này cũng tạo thuận lợi riêng cho hoạt
động PTCV trong công ty vì đó là nền tảng cho hoạt động PTCV được tiến hành
nhanh và hiệu quả.
2.1.2.2. Cơ cấu lao động
Theo thống kê đến ngày 31/12/2013, công ty bảo hiểm PJICO Hà Nội đã kí
hợp đồng với 100% cán bộ nhân viên trong công ty. Cho đến nay, công ty có tổng
số là 108 cán bộ nhân viên, trong đó có 49 lao động nữ chiếm 45.6%; số lao động
nam là 59 người, chiếm 54.6%.
Bảng 2.1. Cơ cấu lao động tại công ty bảo hiểm PJICO Hà Nội

giai đoạn 2011 - 2013
Cơ cấu lao động Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Đơn vị (người) (%) (người) (%) (người) (%)
Theo giới tính
- Dưới 30 tuổi
- 30 - 40 tuổi
- 41 - 50 tuổi
- Trên 50 tuổi
39
45
15
12
35.1
40.5
13.5
10.9
41
43
16
9
37.6
39.4
14.7
8.3
42
44
14
8
38.9
40.7

12.9
7.5
Trình độ chuyên môn
- Trên ĐH
- Đại học
- Cao đẳng
- Trung cấp
3
52
44
12
2.7
46.8
39.6
10.9
3
55
41
10
2.7
50.4
37.6
9.3
3
56
40
9
2.8
51.8
37.0

8.4
Tổng 111 100.0 109 100.0 108 100.0
(Nguồn: Báo cáo tổng hợp phòng TC - TH năm 2011, 2012, 2013)
SV: Mai Thị Trà My
Lớp: Kinh tế lao động 52B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 14
GVHD: Th.S Hoàng Thị Huệ
Từ năm 2011-2013, số lao động tại công ty giảm từ 111 người xuống 108
người. Tuy nhiên, số lao động trẻ lại tăng lên. Số lao động dưới 30 tuổi tăng từ
35.1% lên 38.9%. Số lao động phổ biến nhất trong độ tuổi từ 30 - 40 có sự tăng nhẹ
từ năm 2011 đến 2013, đến năm 2013 chiếm 40.7%. Số lao động từ 41-50 tuổi và
từ 50 tuổi trở lên có xu hướng giảm từ năm 2011-2013. Lực lượng lao động trẻ năm
sau cao hơn năm trước là một thế mạnh của công ty, giúp phát triển môi trường làm
việc năng động hơn, là điều kiện thuận lợi cho hoạt động PTCV bởi hoạt động
PTCV vài năm gần đây mới được nhiều người quan tâm đến và lao động trẻ biết
đến hoạt động này nhiều hơn, tiếp cận nó nhanh hơn.
Theo bảng thống kê trên, nhân viên trong công ty chủ yếu có trình độ từ cao
đẳng trở lên trong đó đại học chiếm 51.8% năm 2013 (tăng 5% so với năm 2011),
và cao đẳng chiếm 37% năm 2013 (giảm 2.6% so với năm 2011). Công ty có 3 thạc
sỹ chiếm 2.8% năm 2013. Như vậy, công ty có đội ngũ lao động có trình độ cao.
Các cán bộ nhân viên hầu hết đều có những hiểu biết nhất định về hoạt động PTCV
vì thế có thể hỗ trợ cho phòng Tổ chức – Tổng hợp khi thực hiện hoạt động PTCV
tại công ty. Cán bộ PTCV sẽ không mất nhiều thời gian khai thác thông tin trong
quá trình PTCV.
2.2. Thực trạng phân tích công việc tại công ty bảo hiểm PJICO Hà Nội
2.2.1. Quan điểm của Ban lãnh đạo và năng lực của phòng Tổ chức – Tổng
hợp trong hoạt động phân tích công việc tại công ty bảo hiểm PJICO Hà Nội
2.2.1.1 Quan điểm của Ban lãnh đạo công ty về hoạt động PTCV
Quan điểm, sự nhận thức của Ban lãnh đạo công ty về hoạt động PTCV có ảnh
hưởng lớn đến hoạt động này.

Ban lãnh đạo công ty đã có những chỉ đạo, yêu cầu phòng Tổ chức – Tổng hợp
thực hiện hoạt động PTCV. Ban lãnh đạo cũng xác định PTCV là hoạt động cần
phải thực hiện để phân công công việc, nhiệm vụ rõ ràng giúp cho mỗi nhân viên
trong công ty nắm rõ đươc mình phải thực hiện những nhiệm vụ gì, có trách nhiệm
gì trong công việc.
Tuy nhiên ban lãnh đạo chưa hiểu sâu sắc và hiểu hết các tác dụng của PTCV
đối với hoạt động QTNL trong công ty. Vì vậy cho đến nay, công ty chưa quan
tâm, đầu tư đúng mức cho hoạt động này. Điều này được thể hiện ở quy trình thực
hiện PTCV chưa bài bản; hệ thống văn bản PTCV chưa hoàn chỉnh.
SV: Mai Thị Trà My
Lớp: Kinh tế lao động 52B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 15
GVHD: Th.S Hoàng Thị Huệ
2.2.1.2. Năng lực của phòng Tổ chức - Tổng hợp trong hoạt động PTCV tại
công ty
Phòng Tổ chức - Tổng hợp đóng vai trò quan trọng trong thực hiện hoạt động
PTCV tại công ty. Cán bộ PTCV là người chịu trách nhiệm chính trong hoạt động
PTCV. Do đó cán bộ PTCV có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của PTCV. Cán bộ
PTCV phải là người am hiểu về các công việc trong tổ chức, có hiểu biết, kiến thức,
kĩ năng về PTCV. Họ biết cách lựa chọn phương pháp thu thập thông tin phù hợp,
là người có kỹ năng thiết kế các biểu mẫu thu thập thông tin, có khả năng thu hút
người lao động tham gia vào quá trình PTCV, có kỹ năng tiến hành thu thập thông
tin: kỹ năng phỏng vấn, quan sát,… có kỹ năng sắp xếp, phân loại, xử lý thông tin,
có kỹ năng viết các văn bản PTCV. Tuy nhiên, hiện nay, phòng TC – TH còn thiếu
nhân viên trong mảng PTCV cũng như các kiến thức về PTCV của nhân viên trong
phòng còn yếu.
Bảng 2.2. Phân công nhiệm vụ phòng Tổ chức - Tổng hợp
STT Họ tên - Chức danh Nhiệm vụ chính
1 Chu Thị Thuần - Trưởng phòng
- Phụ trách công tác tổ chức cán

bộ
- Xây dựng và thực hiện các chế
độ, chính sách cho người lao động
- Kí kết các HĐLĐ, luân chuyển
cán bộ, chấm dứt HĐLĐ
- Xây dựng kế hoạch đào tạo
- Phụ trách công tác khen thưởng,
kỉ luật
2 Phạm Thị Thanh Bình – Phó phòng
- Quản lý công tác hành chính
quản trị, công tác nội chính
- Tính lương hàng tháng, thống kê
thu nhập và tính thuế thu nhập
- Công tác công đoàn của công ty
SV: Mai Thị Trà My
Lớp: Kinh tế lao động 52B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 16
GVHD: Th.S Hoàng Thị Huệ
3 Trần Thị Châu Giang – Chuyên viên
- Theo dõi và thực hiện công tác
BHXH, BHYT, BHTN
- Lưu trữ hồ sơ nhân sự
- Xây dựng kế hoạch tuyển dụng
đại lý BH theo định kì, quản lý
hợp đồng đại lý BH
4 Công Thị Thu Trang – Nhân viên
- Lưu giữ bảo quản con dấu, công
tác văn thư của công ty
- Chịu trách nhiệm công tác lễ tân
của công ty

5 Trần Trọng Nghĩa – Nhân viên
- Lái xe phục vụ giám đốc
- Đảm bảo công tác an ninh, an
toàn phòng cháy chữa cháy, điện
nước và quan hệ với các cơ quan
sở tại
6 Nguyễn Thị Mai Phương – Nhân viên
- Chịu trách nhiệm công tác văn
thư của phòng, công tác thủ kho,
công tác vệ sinh môi trường
- Theo dõi danh sách sinh nhật của
CBNV
(Nguồn: Tổng hợp bản phân công nhiệm vụ phòng TC – TH của tác giả)
Theo thống kê những nhiệm vụ chính của nhân viên phòng Tổ chức - Tổng
hợp, có thể nhận thấy, phòng không có nhân viên chuyên trách mảng PTCV, các
nhiệm vụ thiên về hoạt động hành chính. Vì thế, các kiến thức, kĩ năng về PTCV
của họ còn hạn chế. Công ty cũng không có kế hoạch cử đi đào tạo hoặc bồi dưỡng
về mảng này cho nhân viên trong phòng.
SV: Mai Thị Trà My
Lớp: Kinh tế lao động 52B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 17
GVHD: Th.S Hoàng Thị Huệ
2.2.2. Các phương pháp thu thập thông tin trong PTCV tại công ty bảo hiểm
PJICO Hà Nội
Công ty đã sử dụng 2 phương pháp để thu thập thông tin khi tiến hành phân
công nhiệm vụ cho các cá nhân gồm: Phương pháp nhật ký công việc và phương
pháp chuyên gia (thường là các Trưởng phòng chức năng sẽ đảm nhận vai trò
chuyên gia).
2.2.2.1. Phương pháp nhật ký công việc
Phương pháp này được thực hiện bởi các cán bộ nhân viên trong phòng, họ ghi

chép lại các nhiệm vụ đang phải làm, các phương tiện trang bị mà họ sử dụng trong
khi làm việc, và điều kiện làm việc đang có để thực hiện nhiệm vụ được giao.
Ưu điểm của phương pháp này đó là có thể thu được thông tin một cách thực
tế, các cán bộ nhân viên sẽ ghi chép những công việc thực tế mà họ đang phải làm.
Tuy nhiên, hạn chế trong phương pháp này là có thể các cán bộ nhân viên không
hiểu đúng những gì họ đang thực hiện đồng thời khó đảm bảo việc ghi chép của họ
được đầy đủ, hệ thống do thời gian tiến hành gấp rút.
Phòng TC – TH đã phổ biến phương pháp nhật ký công việc cho từng trưởng
phòng cùng với cách thức ghi chép công việc. Phương pháp này được tiến hành
trong một tuần. Các nhân viên tự ghi chép công việc hàng ngày của mình, sau một
tuần tổng hợp lại và gửi lại cho trưởng phòng. Trưởng phòng xem xét và bổ sung
sau đó nộp lại cho phòng TC – TH.
Dưới đây là ví dụ nhật ký công việc của 1 nhân viên phòng TC – TH:
SV: Mai Thị Trà My
Lớp: Kinh tế lao động 52B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 18
GVHD: Th.S Hoàng Thị Huệ
Biểu mẫu 2.1. Nhật ký công việc của CBNV công ty Bảo hiểm PJICO Hà Nội
Họ và tên: Trần Thị Châu Giang
Phòng: Tổ chức - Tổng hợp
Người phụ trách trực tiếp: Chu Thị Thuần
Ngày 20 tháng 12 năm 2013
1.Từ 8h – 11h30: Rà soát hồ sơ các đại lý bảo hiểm trong quý I và quý II năm 2013: có đầy
đủ hợp đồng không, đại lý nào hết hạn hợp đồng, đại lý nào kí tiếp hợp đồng, kiểm tra phụ
lục đối với những đại lý gia hạn hợp đồng.
Kết quả:
- Tìm ra được 6 đại lý đã hết hạn hợp đồng, trong đó có 3 đại lý muốn gia hạn hợp đồng đã
có phụ lục kèm theo.
- Liên hệ với các phòng kí kết hợp đồng, yêu cầu có biên bản thanh lí hợp đồng đối với các
đại lý đã hết hạn hợp đồng.

- Thống kê danh sách các đại lý của 2 quý.
2. Từ 11h30 – 13h: Nghỉ trưa
3. Từ 13h – 15h: Đến BHXH, làm các thủ tục bảo hiểm cho cán bộ nhân viên trong công
ty.
4. Từ 15h – 17h: Tiếp tục rà soát hồ sơ các đại lý trong quý III và quý IV của công ty.
Kết quả: đã rà soát xong hồ sơ quý III, chưa rà soát xong hồ sơ quý IV.
(Nguồn: Nhật ký công việc phòng TC – TH năm 2013)
Theo nhật ký công việc trên, ghi chép của nhân viên Trần Thị Châu Giang
tương đối đầy đủ những công việc đã làm trong ngày với nhiệm vụ đầu thì ghi chép
đầy đủ từng bước khác nhau để hoàn thành công việc. Nhưng các nhiệm vụ sau thì
được ghi không đầy đủ. Qua tìm hiểu nhật ký công việc tại phòng TC – TH, việc
ghi chép nhật ký công việc chỉ tiến hành trong thời gian một tuần, dẫn đến một số
nhiệm vụ mà nhân viên thực hiện không được xuất hiện trong phần ghi chép đó.
Điều này cho thấy nhược điểm của phương pháp này: việc ghi chép không đầy đủ
do thời gian tiến hành ngắn.
SV: Mai Thị Trà My
Lớp: Kinh tế lao động 52B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 19
GVHD: Th.S Hoàng Thị Huệ
2.2.2.2. Phương pháp chuyên gia
Phương pháp này được thực hiện bởi các Trưởng phòng. Họ bổ sung vào bản
nhật ký công việc của các nhân viên trong phòng các nhiệm vụ còn thiếu hoặc chưa
đầy đủ. Những thông tin được bổ sung này hoàn toàn do quyết định của các trưởng
phòng.
Đối với phương pháp này, ưu điểm là người trưởng phòng nắm bao quát được
các nhiệm vụ của mỗi nhân viên do đó có thể bổ sung nhanh nhất những nhiệm vụ
còn thiếu. Tuy nhiên đây cũng chính là hạn chế vì trưởng phòng có quyền bổ sung
những nhiệm vụ còn thiếu hoặc chưa đầy đủ dẫn đến các quyết định của các trưởng
phòng có thể mang tính một chiều, áp đặt, thiên vị và thiếu sự liên kết với các thông
tin thu thập được từ phương pháp nhật ký công việc.

Sau khi trưởng phòng đã thu lại bản nhật ký công việc của nhân viên, trưởng
phòng xem xét và bổ sung thêm nhiệm vụ còn thiếu cho nhân viên.
Dưới đây là một ví dụ về phần bổ sung nhiệm vụ còn thiếu cho nhân viên Trần
Thị Châu Giang:
Biểu mẫu 2.2. Phân công nhiệm vụ CBNV công ty bảo hiểm PJICO Hà Nội
Họ tên: Trần Thị Châu Giang
Phòng: Tổ chức - Tổng hợp
Người phụ trách trực tiếp: Chu Thị Thuần
Tổng hợp nhiệm vụ nhân viên phòng TC - TH
1. Thực hiện và theo dõi công tác quản lí đại lý trong toàn Hội sở, xây dựng kế
hoạch đào tạo, tuyển dụng đại lý theo định kì hàng năm. Rà soát các trường hợp đại
lý đã hết thời hạn hiệu lực hợp đồng đề nghị lãnh đạo Hội sở xem xét tái tiếp tục
hợp đồng đại lí hoặc chấm dứt hợp đồng đại lí.
2. Theo dõi và thực hiện công tác Bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế, bảo hiểm
thất nghiệp (đóng BHXH, BHYT theo định kì hàng tháng; cấp sổ BHXH cho người
lao động và thanh toán các chế độ về BHXH, BHYT; ốm đau, thai sản, bệnh nghề
nghiệp, hưu trí, tử tuất… đối với cán bộ nhân viên trong toàn công ty) và các chế độ
của người lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động.
3. Chịu trách nhiệm bảo quản và lưu trữ hồ sơ nhân sự của cán bộ nhân viên
Hội sở, cập nhật danh sách nhân sự toàn Hội sở.
4. Mua hoa cắm tại lễ tân và ban lãnh đạo Hội sở.
5. Các công việc khác theo phân công của lãnh đạo phòng.
SV: Mai Thị Trà My
Lớp: Kinh tế lao động 52B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 20
GVHD: Th.S Hoàng Thị Huệ
(Nguồn: Tổng hợp nhật ký công việc phòng TC – TH)
Trưởng phòng là người nắm rõ nhất toàn bộ công việc của phòng, cũng như
các công tác có liên quan đến hoạt động tổ chức của công ty, vì thế, sau khi xem xét
nhật ký công việc của nhân viên, đã có những bổ sung như trên. Bản bổ sung này

được trưởng phòng thông báo lại với nhân viên đó, và phục vụ cho việc đưa ra bản
phân công nhiệm vụ cho nhân viên trong phòng. Có thể thấy, với những nhiệm vụ
chính, thì bản phân công này còn khá chung chung, chưa nêu ra các bước để theo
dõi hay thực hiện công tác quản lí hồ sơ đại lý bảo hiểm như thế nào; kết quả cần
đạt được khi hoàn thành nhiệm vụ ra sao.
Như vậy, qua các tài liệu có liên quan đến nhật ký công việc, bản phân công
nhiệm vụ được đưa ra. Trưởng phòng đưa ra các nhiệm vụ từ phức tạp đến đơn giản
dựa vào trình độ chuyên môn của nhân viên. Nhưng các quyết định của trưởng
phòng thiếu sự đóng góp của các nhân viên trong phòng, sự phân chia công việc
chưa thực sự hợp lí.
2.2.3. Trình tự phân tích công việc tại công ty bảo hiểm PJICO Hà Nội
Hoạt động PTCV tại công ty bảo hiểm PJICO Hà Nội được xem là việc phân
công nhiệm vụ cụ thể cho các cá nhân trong phòng.
2.2.3.1. Bộ phận chịu trách nhiệm về hoạt động PTCV tại công ty bảo hiểm
PJICO Hà Nội
Trong quá trình tổ chức thực hiện PTCV, Ban giám đốc công ty đã chỉ đạo
phòng TC - TH triển khai thực hiện. Tại công ty bảo hiểm PJICO Hà Nội, việc
PTCV do trưởng phòng TC – TH trực tiếp triển khai kết hợp với các trưởng phòng
của các phòng chức năng trong công ty. Trưởng phòng TC – TH tốt nghiệp đại học
chuyên ngành QTNL và có nhiều năm kinh nghiệm cùng với các trưởng phòng của
các phòng chức năng có hiểu biết sâu sắc về hoạt động của phòng mình. Điều này
tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tham mưu, tư vấn cho ban giám đốc về các
nghiệp vụ QTNL trong công ty một cách hiệu quả. Nhưng thực tại ở công ty và qua
bản phân công nhiệm vụ của các phòng chức năng trong công ty, tác giả nhận thấy
công việc còn chưa thực sự phù hợp giữa người và việc, có sự chồng chéo trong quá
trình thực hiện nhiệm vụ. Tổng số chuyên gia tham gia vào quá trình PTCV của
công ty là 10 người (bao gồm 4 người của phòng TC – TH và 6 trưởng phòng chức
năng). Tuy nhiên, sự lựa chọn chuyên gia này còn hạn chế bởi chưa có sự kết hợp
SV: Mai Thị Trà My
Lớp: Kinh tế lao động 52B

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 21
GVHD: Th.S Hoàng Thị Huệ
giữa các chuyên gia nhân sự chuyên nghiệp và các chuyên gia của công ty cũng như
chưa có sự phối hợp giữa bộ phận chuyên gia với những nhân viên có kinh nghiệm
trong công ty.
2.2.3.2. Trình tự phân tích công việc tại công ty bảo hiểm PJICO Hà Nội
Thực tế tại công ty có thực hiện hoạt động PTCV nhưng mới chỉ dừng lại ở
hoạt động phân công nhiệm vụ và công ty chưa đưa ra một văn bản nào hướng dẫn
cụ thể xây dựng quy trình PTCV. Hoạt động PTCV tại công ty được thực hiện như
sau:
Trưởng phòng chức năng tham gia khóa học ngắn hạn về hệ thống quản lý chất
lượng ISO tại tổng công ty về xây dựng quy trình hoạt động của phòng mình (trong
đó có xây dựng bản phân công nhiệm vụ cho nhân viên).
Trưởng phòng giới thiệu cho nhân viên trong phòng về cách thức sử dụng
phương pháp nhật kí công việc để ghi lại những nhiệm vụ mà họ phải thực hiện.
Cán bộ phòng TC –TH sẽ giải thích thêm cho nhân viên để nhân viên trong phòng
tự xác định nhiệm vụ của họ.
Sau đó các nhân viên trong phòng nộp bản phân công nhiệm vụ cá nhân,
trưởng phòng sẽ đảm nhận vai trò chuyên gia để chỉnh sửa, bổ sung hoàn chỉnh bản
phân công nhiệm vụ.
Cuối cùng, các trưởng phòng sẽ tập hợp thành bản phân công nhiệm vụ của cả
phòng. Phòng TC - TH phụ trách thu các bản phân công nhiệm vụ này và trình lên
Ban giám đốc xem xét phê duyệt. Bản phân công nhiệm vụ được lưu tại phòng chức
năng, gửi 1 bản cho phòng TC – TH và một bản lưu văn thư.
Trình tự tiến hành PTCV của công ty bảo hiểm PJICO Hà Nội như trình bày
trên còn chưa đầy đủ, chưa được phân chia thành các bước cụ thể; nội dung các
bước chưa rõ ràng, ngoài ra còn một số hạn chế như:
- Thông tin từ phía người lao động cung cấp chưa được kiểm chứng rõ ràng.
Việc lấy ý kiến đóng góp từ phía nhân viên còn mang tính hình thức, hầu hết các
nhân viên trong phòng chỉ đọc qua và tán thành, họ không dành nhiều thời gian để

hiểu rõ hơn về vấn đề này.
SV: Mai Thị Trà My
Lớp: Kinh tế lao động 52B