đồ án công nghệ thông tin Phần mềm quản lý tài sản cố định tại công ty cổ phần phát triển phần mềm ASIA

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
LỜI MỞ ĐẦU
SV: Cao Thị Toản 1 Líp Tin học kinh tế 46B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Công nghệ thông tin trong giai đoạn hiện nay đang có những bước
phát triển như vũ bão trên mọi lĩnh vực hoạt động ở khắp nơi trên toàn thế
giới, điều xảy ra trong vòng vài năm vừa qua ở Việt Nam là sự đầu tư ồ ạt
vào công nghệ. Tin học đã và đang là một trong những vấn đề không thể
thiếu đối với bất kỳ một tổ chức, công ty nào. Đặc biệt tin học ngày càng
có vai trò quan trọng trong vấn đề quản lý tại các cơ quan, tổ chức nhất là
trong lĩnh vực thu thập thông tin. Đối với Việt Nam, tuy công nghệ thông
tin mới chỉ phát triển trong vòng vài năm trở lại đây và đang đi từng bước
phát triển nhưng những bước phát triển đó đã cho thấy Việt Nam là nước
có tiềm năng về lĩnh vực công nghệ thông tin, trong đó phát triển hệ thống
thông tin đang là thế mạnh của đất nước. Hệ thống thông tin giúp cho công
việc quản lý được dễ dàng hơn, nâng cao hiệu quả sản xuất, tiết kiệm được
thời gian và công sức.
Qua thời gian tìm hiểu thực tế để xác định đề tài thực tập, em thấy
hệ thống thông tin quản lý tài sản cố định ở các công ty, tổ chức là một
trong những vấn đề rất quan trọng trong việc quản lý công ty, tổ chức đã
vì tài sản cố định là thành phần không thể thiếu để công ty có thể hoạt
động và phát triển. Báo cáo thực tập có nội dung bao gồm 3 chương nh
sau:
- Chương I: Tổng quan về công ty cổ phần phát triển phần mềm
ASIA.
- Chương II: Cơ sở phương pháp luận xây dựng và phát triển hệ
thống thông tin quản lý.
- Chương III: Phân tích, thiết kế phần mềm quản lý Tài sản cố định
tại công ty.
SV: Cao Thị Toản 2 Líp Tin học kinh tế 46B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN
PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM Asia
1.1. Giới thiệu tổng quan về công ty ASIASOFT
Công ty Cổ phần Phát triển phần mềm ASIA được thành lập vào
năm 2001 với định hướng chuyên nghiệp trong lĩnh vực phần mềm và
cung cấp các giải pháp công nghệ thông tin. ASIA được thành lập bởi các
chuyên gia có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển phần mềm với
mục tiêu kết hợp sự hiểu biết về nghiệp vụ, công nghệ, phương thức hỗ trợ
khách hàng và kinh nghiệm thực tế để tạo ra các sản phẩm và dịch vụ chất
lượng cao cho thị trường.
Mục tiêu của AsiaSoft là trở thành một công ty có uy tín trong lĩnh
vực cung cấp các sản phẩm phần mềm và các giải pháp phục vụ cho vấn
đề quản trị. “Chất lượng chuyên nghiệp-Dịch vụ hoàn hảo!” là tôn chỉ kinh
doanh của Asia nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Asia chỉ kinh doanh trong
lĩnh vực duy nhất là phát triển phần mềm. Với sự chuyên nghiệp này ASIA
sẽ cung cấp cho các khách hàng các sản phẩm và dịch vụ ngày càng tốt
hơn.
“Vì sự thành công của khách hàng!” là phương châm hành động của
ASIA hướng tới khách hàng. Bằng nỗ lực và sự tận tuỵ của mỗi cá nhân và
của toàn công ty, dùa trên cơ sở hiểu biết sâu sắc nhu cầu của khách hàng
và năng lực sáng tạo không ngừng sẽ mang lại thành công và hiệu quả cho
khách hàng bằng các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao của ASIA.
SV: Cao Thị Toản 3 Líp Tin học kinh tế 46B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
1.1.1 Các thông tin chung về cơ quan thực tập
Tên công ty
- Tên tiếng Việt: CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM
asia
- Tên tiếng Anh: ASIA SoftWare Development JointStock Company
- Khi giao dịch công ty sử dụng tên gọi ASIA JSC

- Logo của công ty được thể hiện nh sau:

Công ty được thành lập ngày 30/07/2001 với tên gọi là “Công ty Cổ
phần đầu tư và Phát triển Phần mềm ASIA”, là trụ sở tại Hà Nội. Sau
một thời gian phát triển, công ty thành lập thêm chi nhánh tại TP Hồ Chí
Minh vào tháng 8 năm 2003. Và gần một năm sau đó, vào tháng 6 năm
2004 chi nhánh tại TP Đà Nẵng cũng được thành lập. Từ sau năm 2003,
công ty đổi tên thành “Công ty Cổ phần Phát triển Phần mềm ASIA”.
Địa chỉ liên hệ
Văn phòng tại Hà Nội
- Địa chỉ : sè 6 Vũ Ngọc Phan, Quận Đống Đa: sè 6 Vò Ngäc Phan,
QuËn §èng §a
- Điện thoại : 04.776.1663
- Fax : 04.776.1823 : 04.776.1823
- Email : :
Văn phòng tại Thành phố Hồ Chí Minh
- Địa chỉ : E46 Nguyễn Oanh, F17, Quận Gò Vấp : E46 NguyÔn
Oanh, F17, QuËn Gß VÊp
- Điện thoại : 08.989.2737
SV: Cao Thị Toản 4 Líp Tin học kinh tế 46B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
- Fax : 08.989.1637 : 08.989.1637
- Email : :
Văn phòng tại Thành phố Đà Nẵng
- Địa chỉ : Lô 642 Tây Nam Hoà Cường, Phường Hoà Cường, Quận
Hải Châu : L« 642 T©y Nam Hoµ Cêng, Phêng Hoµ Cêng,
QuËn H¶i Ch©u
- Điện thoại : 0511.644.723 : 0511.644.723
- Fax : 0511.611.308 : 0511.611.308
- Email : :

Website: http:// http:// www.Asiasoft.com.vn
Công ty được thành lập với vốn đăng ký 1.000.000.000 đồng (Một tỷ
đồng Việt Nam).
Hình thức sở hữu: Cổ phần
SV: Cao Thị Toản 5 Líp Tin học kinh tế 46B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Tốc độ tăng trưởng của AsiaSoft được thể hiện theo biểu đồ sau:
SV: Cao Thị Toản 6 Líp Tin học kinh tế 46B
BiÓu ®å t¨ng trëng nh©n sù (Ngêi)
Chuyờn thc tp tt nghip
1.1.2 S t chc
S t chc cụng ty ASIA nh sau
1.1.3 Qui mụ ca cụng ty
NHN LC CA ASIASOFT
S lng cỏn b nhõn viờn ca cụng ty nh sau:
SV: Cao Th Ton 7 Lớp Tin hc kinh t 46B
Hội đồng quản trị
Ban giám đốc
Văn phòng
Hà Nội
Chi nhánh
Đà Nẵng
Chi nhánh
Tp.Hồ Chí Minh
Giám đốc
Giám đốc
Giám đốc
Phòng phát
triển sản phẩm
Phòng triển

khai
Phòng kinh
doanh
Phòng hành
chính
Phòng hỗ trợ
khách hàng
Văn phòng &
Kế toán
Phòng triển
khai
Phòng triển
khai
Phòng kinh
doanh
Phòng kinh
doanh
Phòng hành
chính
Phòng hành
chính
Phòng hỗ trợ
khách hàng
Phòng hỗ trợ
khách hàng
Văn phòng &
Kế toán
Văn phòng &
Kế toán
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Năm Hà Nội Đà Nẵng TP.HCM Tổng cộng
2001 15 15
2002 20 5 25
2003 25 15 40
2004 26 6 20 52
2005 28 11 22 61
2006 29 12 23 64
Trình độ cán bộ nhân viên trong công ty:
Trình độ Hà Nội Đà Nẵng TP.HCM Tổng cộng
Thạc sỹ 02 01 01 04
Đại học 26 08 21 55
Cao đẳng 03 01 04
Trung cấp 01 01
SV: Cao Thị Toản 8 Líp Tin học kinh tế 46B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
KINH NGHIỆM CỦA ASIASOFT
Công ty Cổ phần Phát triển Phần mềm Asia là công ty có nhiều kinh
nghiệm trong triển khai các dự án Công nghệ thông tin nh sau:
 Thiết kế và phát triển các phần mềm kế toán dùng cho các loại hình
doanh nghiệp khác nhau như sản xuất, xây dựng, thương mại, xuất
nhập khẩu và dịch vụ. Đối với các doanh nghiệp có nghiệp vụ đặc
thù, Asia có khả năng phục vụ khách hàng với các yêu cầu đặc thù
đó.
 Thiết kế và phát triển các phần mềm quản trị doanh nghiệp khác
như phần mềm quản lý nhân sự, tiền lương, quản lý công văn, quản
lý bán hàng, quản lý kho hàng, quản lý khách hàng, quản lý sản
xuất
 Thiết kế, xây dựng và triển khai các phần mềm theo yêu cầu đặc thù
của khách hàng: xây dựng, triển khai dự án từ nguồn vốn ODA như
Dự án giảm nghèo cho các tỉnh Miền Trung (Huế, KonTum, Quảng

Bình, Quảng Trị); Xây dựng phần mềm quản lý tài chính cho dù án
Phát triển du lịch MEKONG; Tư vấn, thiết kế, xây dựng cổng thông
tin điện tử (www.vinhphuc.gov.vn), cổng giao dịch chứng khoán
trực tiếp (www.agriseco.com.vn)
 Triển khai ứng dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp một cách có
hiệu quả: khách hàng của Asia có các trình độ khác nhau về nghiệp
vụ cũng như tin học, Asia có khả năng triển khai trên diện rộng cho
nhiều đơn vị thành viên của một doanh nghiệp nằm rải rác khắp
Việt Nam.
 Hỗ trợ sử dụng và bảo hành, bảo trì phần mềm: hiện nay trên
khoảng 700 khách hàng của Asia trên toàn quốc hoàn toàn yên tâm
trong việc sử dụng các phần mềm do Asia cung cấp. Mọi thắc mắc,
khó khăn và các nhu cầu mới phát sinh đều được Asia giải quyết
SV: Cao Thị Toản 9 Líp Tin học kinh tế 46B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
một cách hiệu quả thông qua các phương tiện thông tin nh điện
thoại, fax, email, internet hoặc trực tiếp tại trụ sở của khách hàng.
1.1.4 Chức năng và nghĩa vụ của công ty
Chức năng đăng ký kinh doanh của công ty bao gồm các lĩnh vực
sau:
- Sản xuất và kinh doanh các phần mềm máy tính
- Buôn bán hàng tư liệu tiêu dùng ( thiết bị máy tính, tin học, điện tử)
- Dịch vụ thông tin khoa học và công nghệ
- Dịch vụ tư vấn chuyển giao công nghệ
Trong đó, lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của công ty là sản xuất và kinh
doanh các giải pháp phần mềm phục vụ quản trị doanh nghiệp và các dự
án chính phủ điện tử.
Hiện nay với gần 100 cán bộ quản lý, kỹ sư trảI trên 3 miền đất nước
kết hợp với hàng chục đối tác là các công ty lớn trên toàn quốc, ASIA đã
và đang khẳng định sức mạnh của mình trên các phương diện:

 Đầu tư phát triển các sản phẩm phần mềm
 Tư vấn xây dựng hệ thống thông tin quản lý
 Triển khai các hệ thống phần mềm ứng dụng
 Hỗ trợ khách hàng trong suốt quá trình sử dụng phần mềm
 Bảo hành và bảo trì sản phẩm đã cung cấp cho khách hàng
Trong xu thế hội nhập và phát triển, ASIA đã và đang từng bước liên
doanh liên kết với các đối tác trong và ngoài nước nhằm tạo nên sức mạnh
tỏng hợp để cung cấp cho thị trường các sản phẩm phần mềm tốt nhất, với
chi phí rẻ nhất và hệ thống hỗ trợ hoàn hảo nhất.
Nghĩa vụ của công ty:
- Chịu trách nhiệm trước các cơ quan Nhà nước về hoạt động của
công ty.
SV: Cao Thị Toản 10 Líp Tin học kinh tế 46B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
- Sử dụng có hiệu quả các nguồn lực để thực hiện các chức năng
nhiệm vụ của công ty.
- Xây dựng kế hoạch dài hạn, trung hạn và ngắn hạn trên cơ sở chức
năng, nhiệm vụ được giao phù hợp với mục tiêu, phương hướng
phát triển của công ty.
- Đề xuất đổi mới trang thiết bị, đổi mới phương thức quản lý, đào
tạo, bồi dưỡng cán bộ, ứng dụng tiến bộ kỹ thuật, chủ động tổ chức
thực hiện khi được Hội đồng quản trị phê duyệt.
- Thực hiện đầy đủ quyền lợi và nghĩa vụ đối với người lao động và
quy định của Nhà nước, đảm bảo cho người lao động tham gia đầy
đủ mọi hoạt động của công ty.
- Chấp hành các chính sách chủ trương của Nhà nước, thực hiện các
quy định về chuyên môn nghiệp vụ và các quy định khác của cơ
quan quản lý Nhà nước.
- Thực hiện nghĩa vụ theo quy định của Nhà nước về bảo vệ tài
nguyên môi trường và an ninh quốc gia.

- Báo cáo định kỳ và đột suất các hoạt động của công ty theo quy
định của công ty và của các cơ quan quản lý Nhà nước theo quy
định của pháp luật, chịu trách nhiệm về số liệu báo cáo của đơn vị
mình.
- Tổ chức tự kiểm tra, kiểm soát, kiểm kê trong công ty, chịu sự quản
lý, kiểm tra kiểm soát của công ty và của các cơ quan Nhà nước
theo thẩm quyền với mọi hoạt động của công ty.
1.1.5 Sản phẩm, dịch vụ và công nghệ
 Sản phẩm:
- Phần mềm kế toán Asia Accounting trên Visual FoxPro 8.0.
- Phần mềm kế toán Asia Accounting trên SQL Server.
SV: Cao Thị Toản 11 Líp Tin học kinh tế 46B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
- Phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp Asia.FA 5.0.
- Phần mềm quản trị nhân sự Asia Human Resource Management
trên SQL, VFP6.
- Phần mềm quản lý và thanh toán lương Asia Payrols
Management trên SQL, VFP6.
- Phần mềm quản lý khen thưởng trên SQL, ASP.
- Cổng thông tin điện tử Asia Portal (Oracle, uPortal, Java…)
- Phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp Asia ERP ( Viết trên
ngôn ngữ VB.Net, hỗ trợ Unicode).
 Dịch vô:
- Tư vấn xây dựng hệ thống thông tin cho các cơ quan, đơn vị và
các dự án chính phủ điện tử.
- Phân tích, thiết kế, xây dựng và phát triển các phần mềm theo
yêu cầu của khách hàng.
- Triển khai ứng dụng, cài đặt và đào tạo sử dụng, hỗ trợ sử dụng,
bảo hành và bảo trì hệ thống thông tin.
- Nâng cấp và mở rộng cùng sự phát triển của khách hàng.

 Công nghệ:
- Ngôn ngữ lập trình: .Net, Visual FoxPro, Java …
- Kiến trúc lập trình: Client/Server, File Server, Multi-tieer, Web-
based.
- Cơ sở dữ liệu: SQL Server, FoxPro, Oracle.
1.1.6 Định hướng phát triển của công ty
 Đầu tư phát triển sản phẩm theo hướng mở rộng các phân hệ nghiệp
vụ đáp ứng nhu cầu quản trị tổng thể doanh nghiệp- ERP
(Enterprise Resource Planning).
SV: Cao Thị Toản 12 Líp Tin học kinh tế 46B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
 Đa dạng hoá sản phẩm để phù hợp với nhiều nhóm khách hàng khác
nhau: doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp vừa, doanh nghiệp lớn…
 Tư vấn, thiết kế và xây dựng các giải pháp công nghệ thông tin theo
đơn đặt hàng nh cổng thông tin điện tử, các bài toán của đề án 112,
các bài toán về nghiệp vụ tín dụng, vay vốn…
1.1.7 Uy tín của công ty trên thị trường
 Huy chương vàng năm 2002 tại hội chợ “Sản phẩm mới - Công
nghệ mới”.
 Giải thưởng “Sản phẩm công nghệ thông tin” của Hội tin học Việt
Nam.
 Chứng chỉ “Phần mềm uy tín, chất lượng” do Phòng TMCN Việt
Nam cấp năm 2006.
 Huy chương vàng “ Đơn vị công nghệ thông tin Việt Nam” do Hội
tin học Tp Hồ Chí Minh trao tặng năm 2006.
 Giấy chứng nhận bản quyền phần mềm số 196/2002/QTG do Cục
bản quyền tác giả cấp ngày 10 tháng 04 năm 2002.
 Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu hàng hoá số 54617 do Cục sở
hữu trí tuệ - Bé khoa học và công nghệ cấp theo quyết định số
A2946/QĐ-ĐK, ngày 08/06/2004 của Cục trưởng Cục sở hữu trí

tuệ.
 Đến tháng 12 năm 2006 đã có trên 700 khách hàng trên toàn quốc
đang sử dụng các phần mềm của AsiaSoft.
SV: Cao Thị Toản 13 Líp Tin học kinh tế 46B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
1.1.8 Chức năng, nhiệm vụ của phòng Triển khai tại công ty
ASIASOFT
Sau khi sản phầm phần mềm đã hoàn thành, nhân viên phòng Triển
khai có nhiệm vụ mang phần mềm đó tới đơn vị khách hàng để triển khai,
bao gồm các công việc như cài đặt phần mềm, sửa đổi một số nội dung
không đúng theo nh hợp đồng đã đưa ra, nhập một số dữ liệu điển hình mà
khách hàng đã có để kiểm tra độ chính xác của phần mềm. Nếu kết quả
kiểm tra không khớp với kết quả chính xác mà hệ thống cũ của đơn vị đó
đưa ra thì phòng triển khai phải có nhiệm vụ sửa lại một số điểm trong
phần mềm đó để đưa ra kết quả chính xác. Hướng dẫn, đào tạo khách hàng
sử dụng và khai thác các chương trình.
Phòng triển khai có nhiệm vụ theo dõi khách hàng sử dụng phần mềm
trong khoảng thời gian thường là một hoặc vài ba tháng, nếu phần mềm có
gì sai sót thì nhân viên phòng triển khai phải sửa lại và hướng dẫn khách
hàng sử dụng. Sau đó, nếu phần mềm hoạt động tốt thì khi đó sản phẩm
phần mềm đó được thanh lý và được chuyển sang cho bộ phận bảo hành.
1.2. Tình hình ứng dụng tin học tại công ty
Công ty đã được trang bị đầy đủ các thiết bị máy móc phục vụ cho
công việc của mình, bao gồm một server và khoảng 80 máy tính, các máy
tính được phân bổ cho các phòng ban với tỷ lệ 1 máy tính/1 nhân viên.
Trong đó, có máy tính vẫn còn có cấu hình thấp, một số đã được nâng cấp
với tốc độ cao hơn để phù hợp hơn với công việc. Và ngày nay, với sự
phát triển ngày càng nhanh của công nghệ thông tin thì tại công ty đã có
một số máy notebook, trong tương lai sẽ có nhiều máy tính xách tay hơn
với cấu hình và tốc độ cao hơn. Mỗi người được phân quyền sử dụng nên

truy cập vào server với quyền hạn khác nhau và được phép sử dụng những
tài liệu cho phép. Sau đó các máy trạm phải post dữ liệu lên server. Tức là
để truy cập vào server thì mỗi máy có 1 account.
SV: Cao Thị Toản 14 Líp Tin học kinh tế 46B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Hiện nay, tại công ty đã sử dụng phần mềm AsiaCRM để quản lý
khách hàng, phần mềm quản trị nguồn nhân lực ERP và phần mềm kế toán
AsiaAccouting 2006. Phần mềm kế toán AsiaAccounting 2006 được viết
bằng ngôn ngữ lập trình FoxPro & sử dụng database SQL.
Các ngôn ngữ công ty thường sử dụng để viết phần mềm nh Visual
FoxPro, Java và .NET ngày càng trở nên phổ biến hơn, cùng với cơ sở
dữ liệu SQL Server, Oracle, FoxPro.
1.3. Giới thiệu đề tài
1.3.1 Tên đề tài
Phân tích, xây dùng hệ thống thông tin quản lý Tài sản cố định tại
Công ty Cổ phần phát triển phần mềm Asia.
1.3.2 Lý do chọn đề tài
Tài sản cố định là một phần rất quan trọng đối với mọi công ty, tổ
chức bởi vì đó là loại tài sản có giá trị lớn, thời gian sử dụng dài và còn là
cơ sở hạ tầng của công ty. Tài sản cố định quyết định rất nhiều đến quá
trình hoạt động của công ty. Quản lý tài sản cố định là một vấn đề cần
thiết đối với mọi cơ quan, tổ chức thông qua việc mua bán các thiết bị,
nhập các thiết bị, quản lý các bộ phận sử dụng các tài sản đó, khấu hao tài
sản cố định, quản lý việc sửa chữa, bảo hành các thiết bị, thanh lý tài sản
cố định…
Bài toán quản lý Tài sản cố định không phải là bài toán mới nhưng
cũng hoàn toàn không phải là bài toán dễ. Để tiến hành hoạt động sản xuất
kinh doanh của mình, bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào cũng cần ba yếu tố:
tư liệu sản xuất, đối tượng lao động và lao động. Tài sản cố định là tư liệu
SV: Cao Thị Toản 15 Líp Tin học kinh tế 46B

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh,
song không phải tất cả các tư liệu lao động đều là tài sản cố định mà chỉ có
những tư liệu lao động có đầy đủ các tính chất về mặt giá trị và thời gian
sử dụng theo quy định trong chế độ quản lý tài chính hiện hành.
Tại công ty cũng đang sử dụng phần mềm kế toán ASIA do chính
công ty xâydựng, phần mềm này bao gồm cả phân hệ quản lý tài sản cố
định. Tuy nhiên em xây dựng phần mềm chuyên về quản lý tài sản cố định
với mong muốn được góp phần vào việc quản lý của công ty.
Xuất phát từ quá trình thực tế tại công ty, với những kiến thức mà
mình đã được học ở trường cùng với sự giúp đỡ của các cán bộ tại công ty
và sự hướng dẫn tận tình của giáo viên hướng dẫn. Do đó em quyết định
chọn đề tài “ Phân tích, xây dùng hệ thống thông tin Quản lý tài sản cố
định tại công ty Asia”.
1.3.3 Nội dung và mục đích chính của đề tài
 Nội dung
Mục đích chính của đề tài là được người dùng chấp nhận và thực hiện
trong quá trình quản lý và hạch toán tài sản cố định trong công ty. Do đó,
chương trình trước hết phải đáp ứng được những yêu cầu cơ bản nhất của
nhân viên kế toán, đó là đơn giản nhưng đầy đủ các chức năng, dễ nhìn,
thuận tiện cho việc sử dụng và cài đặt. Để trở thành một chương trình tốt
thì mọi phương pháp tính toán trong chương trình phải yêu cầu chính xác,
dữ liệu phải được chuẩn hoá và tuân theo quy định của Bộ Tài chính và
của công ty.
 Mục đích
Đề tài nghiên cứu về hệ thống thông tin trong Công ty Cổ phần phát
triển phần mềm ASIA mà chủ yếu là hệ thống quản lý tài sản cố định tại
công ty trong thời gian thực tập tại công ty. Từ đó xây dựng và phát triển
phần mềm quản lý tài sản cố định.
SV: Cao Thị Toản 16 Líp Tin học kinh tế 46B

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Chương trình được xây dựng phải đảm bảo thực hiện được các vấn đề
sau:
- Cập nhật tài sản cố định sau đó tiến hành phân bổ cho các bộ phận sử
dụng
- Phân quyền cho người sử dụng theo các quyền hạn cụ thể do người
quản lý phần mềm đặt ra.
- Theo dõi tài sản cố định về nguyên giá, giá trị khấu hao, giá trị còn
lại, bộ phận sử dụng, mục đích sử dụng, nước sản xuất, năm sản
xuất…
- Theo dõi tình hình tăng, giảm và lý do tăng giảm tài sản cố định.
- Tính khấu hao và lên bảng tính khấu hao…
1.3.4 Yêu cầu của đề tài
Đề tài được xây dựng phải thoả mãn các yêu cầu nh sau:
- Mỗi loại tài sản cố định của công ty phải được theo dõi thường
xuyên thông qua mỗi bộ hồ sơ riêng. Tài sản phải được phân loại,
thống kê, đánh số theo từng đối tượng và phải được phản ánh trong
sổ theo dõi Tài sản cố định.
- Nguyên giá Tài sản cố định phải được dùa trên cơ sở đánh giá cả
tình hình thực tế trên thị trường và phụ thuộc vào nguồn hình thành
tài sản.
- Quá trình quản lý một tài sản cố định bắt đầu từ khi tài sản đó được
nhận về và được phản ánh vào sổ kế toán cho tới khi kế toán trưởng
nép Báo cáo tài chính cho ban lãnh đạo và sở Tài chính.
- Việc quản lý tài sản cố định sẽ được quản lý qua các kỳ kế toán, qua
các nghiệp vụ phát sinh TSCĐ, qua các đợt kiểm kê tài sản vào cuối
mỗi năm.
SV: Cao Thị Toản 17 Líp Tin học kinh tế 46B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
- Cuối mỗi kỳ kế toán, kế toán trưởng sẽ tiến hành kiểm kê tài sản để

xác định lại giá trị TSCĐ về nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị tăng
thêm, giá trị giảm đi, giá trị còn lại…
SV: Cao Thị Toản 18 Líp Tin học kinh tế 46B
Th«ng tin tõ ngoµi Th«ng tin ra ngoµi
Th«ng tin QuyÕt ®Þnh
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
CHƯƠNG II: CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN XÂY DỰNG
VÀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
2.1. Các khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin
2.1.1 Dữ liệu, thông tin và quản lý
Dữ liệu và thông tin là hai khái niệm khác nhau nhưng thường được
dùng lẫn lộn. Dữ liệu (data) là những bản ghi chép của con người về các
sự kiện, hiện tượng xảy ra trong tự nhiên, xã hội và tư duy. Hình thức phổ
biến nhất của dữ liệu là các bản ghi chép trên giấy dưới dạng các báo cáo,
các bảng biểu, các văn bản hướng dẫn, các số liệu thống kê. Ngày nay,
phần lớn các dữ liệu được lưu trữ trên các phương tiện tin học hiện đại.
Thông tin là dạng dữ liệu đã qua xử lý, chế biến thành dạng dễ hiểu,
tiện dụng có ý nghĩa và có giá trị đối với người nhận tin trong việc ra
quyết định. Dữ liệu được ví nh nguyên liệu thô của thông tin. Thông tin do
người này, bộ phận này phát ra có thể lại được người khác, bộ phận khác
coi nh dữ liệu để xử lý thành thông tin phục vụ cho các mục đích khác.
Thông tin quản lý là thông tin mà có Ýt nhất một cán bộ quản lý cần
hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình. Và các cấp
quản lý khác nhau thì cần thông tin khác nhau, việc ra quyết định khác
nhau cần các thông tin khác nhau.
Mô hình quản lý một tổ chức dưới giác độ tin học
SV: Cao Thị Toản 19 Líp Tin học kinh tế 46B
Qu¶n lý
T¸c nghiÖp
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Thông tin và dữ liệu có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động của
một tổ chức. Chúng được ví nh là bộ nhớ của tổ chức, quyết định đến sự
thành công hay thất bại của tổ chức. Quản lý dữ liệu là việc quản lý hệ
thống dữ liệu của tổ chức. Nó được ví nh là quản lý bộ nhớ của tổ chức
vậy, một tổ chức mà bị mất trí nhớ thì sẽ không thể tồn tại được. Do tính
quan trọng của thông tin và dữ liệu đối với một tổ chức nên công việc
quản lý dữ liệu cũng là công việc hết sức quan trọng trong các hoạt động
của tổ chức. Công việc này đòi hỏi các nhà quản lý dữ liệu phải có kỹ
năng thiết kế, sử dụng và quản lý các hệ thống nhớ với các phương tiện
hiện đại. Các nhà quản lý dữ liệu cần phải nhận biết cơ quan nh là một hệ
thống xã hội đồng thời phải nắm bắt được những thành tựu mới nhất của
khoa học kĩ thuật, công nghệ thông tin. Sự kết hợp hai phương diện này sẽ
tạo ra một cách nhìn vừa mang tính kĩ thuật vừa mang tính xã hội để tạo
điều kiện thuận lợi cho quản lý dữ liệu thành công.
Doanh nghiệp là các tổ chức quan trọng và chiếm tỷ lệ lớn trong các
tổ chức kinh tế xã hội của một xã hội có nền kinh tế thị trường. Do đó, đôi
khi việc xem xét về hệ thống thông tin cho doanh nghiệp là một điều cần
thiết. Đối với một doanh nghiệp cần có các nguồn thông tin đầu vào nh
sau:
- Nhà nước và cấp trên: một tổ chức trong một quốc gia phải chịu sự
quản lý của nhà nước. Mọi thông tin mang tính định hướng của nhà
nước và cấp trên đối với một tổ chức nh luật thuế, luật môi trường,
quy chế bảo hộ… là những thông tin mà bất kỳ một tổ chức nào
cũng phải lưu trữ và sử dụng thường xuyên.
- Khách hàng: trong nền kinh tế thị trường thì thông tin về khách
hàng là tối quan trọng. Tổ chức thu thập, lưu trữ và khai thác thông
tin về khách hàng nh thế nào là một trong những nhịêm vụ của một
doanh nghiệp.
SV: Cao Thị Toản 20 Líp Tin học kinh tế 46B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

- Doanh nghiệp cạnh tranh: biết về đối thủ cạnh tranh trực tiếp là
công việc hàng ngày của các doanh nghiệp hiện nay. Khái niệm
gián điệp kinh tế thường được nói đến hiện nay giữa các doanh
nghiệp cạnh tranh phần nào thể hiện tầm quan trọng của những
thông tin về doanh nghiệp cạnh tranh.
- Doanh nghiệp có liên quan: các doanh nghiệp sản xuất hàng hóa có
liên quan (hàng hoá bổ sung hoặc hàng hoá thay thế) là đầu mối
thông tin quan trọng thứ tư của doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp sẽ cạnh tranh: muốn doanh nghiệp tồn tại trong thời
gian dài, nhà quản lý cần phải có những thông tin về những đối thủ
sẽ xuất hiện - các doanh nghiệp sẽ cạnh tranh.
- Các nhà cung cấp: người bán đối với doanh nghiệp là một đầu mối
cần có sự chú ý đặc biệt. Thông tin về họ giúp doanh nghiệp hoạch
định được kế sách phát triển còng nh kiểm soát tốt chi phí và chất
lượng sản phẩm hay dịch vụ của mình.
2.1.2 Hệ thống thông tin và các thành phần cấu thành hệ thống thông
tin
Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị
phần cứng, phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử
lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc được gọi là môi
trường.
Hệ thống thông tin được biểu hiện bởi những con người, các thủ
tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào (Inputs) của
hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources ) và được xử lý bởỉ hệ
thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả
xử lý (Outputs ) được chuyển đến các đích (Destination ) hoặc cập nhật
vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage ).
SV: Cao Thị Toản 21 Líp Tin học kinh tế 46B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
2.1.3 Mô hình hệ thống thông tin

Mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ
phận xử lý, bộ phận lưu trữ, kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra. Hệ
thống này được minh hoạ nh hình sau:
Mô hình hệ thống thông tin.
Có hai loại hệ thống thông tin, đó là hệ thống thông tin chính thức
và hệ thống thông tin phi chính thức:
Một hệ thống thông tin chính thức thường bao hàm một tập hợp các
quy tắc và các phương pháp làm việc có văn bản rõ ràng hoặc là Ýt ra thì
cũng được thiết lập theo một truyền thống. Đó là trường hợp hệ thống trả
lương hoặc hệ thống quản lý tài khoản các nhà cung cấp và tài khoản
khách hàng, phân tích bán hàng và xây dựng kế hoạch ngân sách, hệ thống
thường xuyên đánh giá khía cạnh tài chính của những cơ hội mua bán khác
nhau và cũng như hệ thống chuyên gia cho phép đặt ra các chuẩn đoán tổ
chức.
Những hệ thống thông tin phi chính thức của một tổ chức bao chứa
các bộ phận gần giống nh hệ thống đánh giá các cộng sự của ông chủ tịch
trong mét doanh nghiệp. Tập hợp các hoạt động xử lý thông tin như gửi và
nhận thư, ghi chép dịch vụ, các cuộc nói chuyện điện thoại, các cuộc tranh
luận, các ghi chú trên bảng thông báo và các bài báo trên báo chí và tạp
chí là các hệ thống thông tin phi chính thức.
SV: Cao Thị Toản 22 Líp Tin học kinh tế 46B
Nguån
Thu thËp
§Ých
Ph©n ph¸t
Kho d÷
liÖu
Xö lý vµ lu
gi÷
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

2.2. Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức
Có hai cách phân loại các hệ thống thông tin trong các tổ chức hay
được dùng, đó là phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra và một
cách lấy nghiệp vụ mà nó phục vụ làm cơ sở để phân loại.
2.2.1 Phân loại theo mục đính phục vụ của thông tin đầu ra
Mặc dù rằng các hệ thống thường sử dụng các công nghệ khác nhau
nhưng chúng phân biệt nhau trước hết bởi loại hoạt động mà chúng trợ
giúp. Theo cách này có năm loại: Hệ thống xử lý giao dịch, Hệ thống
chuyên gia và Hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh.
 Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing
System)
Nh chính tên của chúng đã nói rõ các hệ thống xử lý giao dịch xử lý
các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách
hàng, với nhà cung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viên của nó.
Các giao dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện những giao
dịch đó. Các hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ
liệu cho phép theo dõi các hoạt động của tổ chức. Chúng trợ giúp các hoạt
động ở mức tác nghiệp. Các hệ thống thuộc loại này như: Hệ thống trả
lương, lập đơn đặt hàng, làm hoá đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà
cung cấp, đăng ký môn theo học của sinh viên, cho mượn sách và tài liệu
của thư viện, cập nhật tài khoản ngân hàng và tính thuế phải trả của những
người nép thuế
 Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information
System)
Là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các
hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc
lập kế hoạch chiến lược. Chúng dùa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được
tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch còng nh từ cac nguồn dữ liệu ngoài tổ
SV: Cao Thị Toản 23 Líp Tin học kinh tế 46B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

chức. Nói chung, chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách
định kỳ hoặc theo yêu cầu. Các báo cáo này tóm lược tình hình về một mặt
đặc biệt nào đó của tổ chức. Các báo cáo này thường có tính so sánh,
chúng làm tương phản tình hình hiện tại với một tình hình đã được dự kiến
trước, tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện thời của các
doanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời và các
dữ liệu lịch sử. Vì các hệ thống thông tin quản lý phần lớn dùa vào các dữ
liệu sản sinh từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất lượng thông tin mà
chúng sản sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào việc vận hành tốt hay xấu của hệ
xử lý giao dịch. Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu,
theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị
trường là các hệ thống thông tin quản lý.
 Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System)
Là những hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp
các hoạt động ra quyết định. Quá trình ra quyết định thường được mô tả
như là một quy trình được tạo thành từ ba giai đoạn: xác định vấn đề, xây
dựng và đánh giá các phương án giải quyết và lùa chọn một phương án.
Về nguyên tắc một hệ thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin
cho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cần
phải ra. Thêm vào đó nó còn phải có khả năng mô hình hoá để có thể phân
líp và đánh giá các giải pháp. Nói chung đây là các hệ thống đối thoại có
khả năng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều
mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình.
 Hệ thống chuyên gia ES (Expert System)
Đó là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về
trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những
tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Hệ thống chuyên gia
được hình thành bởi một cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn. Có thể
SV: Cao Thị Toản 24 Líp Tin học kinh tế 46B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

xem lĩnh vực hệ thống chuyên gia nh là mở rộng của những hệ thống đối
thoại trợ giúp ra quyết định có tính chuyên gia hoặc nh mét sự tiếp nối của
lĩnh vực hệ thống trợ giúp lao động trí tuệ. Tuy nhiên đặc trưng riêng của
nó nằm ở việc sử dụng một số kỹ thuật của trí tuệ nhân tạo, chủ yếu là kỹ
thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao chứa các sự kiện và các quy tắc
được chuyên gia sử dụng.
 Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA
(Information System for Competitive Advantage)
Hệ thống thông tin loại này được sử dông nh mét trợ giúp chiến
lược. Khi nghiên cứu một hệ thống thông tin mà không tính đến những lý
do dẫn đến sự cài đặt nó hoặc cũng không tính đến môi trường trong đó nó
được phát triển, ta nghĩ rằng đó chỉ đơn giản là một hệ thống xử lý giao
dịch, hệ thống thông tin quản lý, hệ thống trợ giúp ra quyết định hoặc một
hệ chuyên gia. Hệ thống thông tin tằng cường khả năng cạnh tranh được
thiết kê cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể là
một khách hàng, một nhà cung cấp và cũng có thể là một tổ chức khác của
cùng ngành công nghiệp (trong khi ở bốn loại hệ thống trên người sử
dụng chủ yếu là các cán bộ trong tổ chức). Nếu như những hệ thống được
xác định trước đây có mục đích trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức
thì hệ thống tăng cường sức cạnh tranh là những công cụ thực hiện ý đồ
chiến lược (vì vậy có thể gọi là hệ thống thông tin chiến lược). Chúng cho
phép tổ chức thành công trong việc đối đầu với các lực lượng cạnh tranh
thể hiện qua khách hàng, các nhà cung cấp, các doanh nghiệp cạnh tranh
mới xuất hiện, các sản phẩm thay thế và các tổ chức khác trong cùng một
ngành công nghiệp.
2.2.2 Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp
Các thông trong một tổ chức được phân chia theo cấp quản lý và
trong mỗi cấp quản lý, chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục
SV: Cao Thị Toản 25 Líp Tin học kinh tế 46B