tiểu luận Quản trị dự án Hội trại

Quản trị dự án Hội trại - Ban tài chính
Mục lục
M c l cụ ụ 1
L i gi i thi uờ ớ ệ 3
Ph n 1- T ng quan v d án ầ ổ ề ự 4
I- M c ích d ánụ đ ự 4
II- Ý t ng c a d ánưở ủ ự 4
Ph m viạ 4
Ch n a i mọ đị đ ể 5
Th i gianờ 5
N i dung h i tr iộ ộ ạ 5
Ngân sách cho dù án 6
Ngu n c p kinh phí ồ ấ 6
Th nh l p v xây d ng i ngò d ánà ậ à ự độ ự 6
Ph n 2- L p k ho ch v th c hi n d ánầ ậ ế ạ à ự ệ ự 7
I- B ng phân tách công vi c cho t ng giai o n c a d ánả ệ ừ đ ạ ủ ự 7
II- S m ng c a d ánơ đồ ạ ủ ự 9
III- Th nh l p v xây d ng i ngò d ánà ậ à ự độ ự 11
1.T ch c cu c h pổ ứ ộ ọ 11
2.Xây d ng i ngò d ánự độ ự 11
IV- Ho ch nh ngân sáchạ đị 13
V- Chu n b v th c hi n công vi c tr c ng y h i tr iẩ ị à ự ệ ệ ướ à ộ ạ 14
1.T ch c h pổ ứ ọ 14
2.Xin c p kinh phíấ 14
3.Phân b kinh phí cho t ng banổ ừ 15
4.Ch n a i m v ký h p ngọ đị đ ể à ợ đồ 15
5.So n th o n i quy cho êm di n ra ng y h iạ ả ộ đ ễ à ộ 15
6.L p danh sách khách m i v i m iậ ờ à đ ờ 16
7.L p ban giám kh o cho các cu c thiậ ả ộ 16
8.Thông báo ra to n tr ng v tri u t p h pà ườ à ệ ậ ọ 16
9.T ng duy t, tuy n ch n các ti t m c vui ch iổ ệ ể ọ ế ụ ơ 17

VI- Chi ti t nhi m v c a các Ban d ánế ệ ụ ủ ự 17
1.Ban t ch c c m tr iổ ứ ắ ạ 17
2.Ban t ch c vui ch i gi i tríổ ứ ơ ả 21
- 1 -
Quản trị dự án Hội trại - Ban tài chính
3.Ban t ch c giao l u VH – VNổ ứ ư 28
4.Ban l tânễ 34
5.Ban an ninh, y t v môi tr ngế à ườ 36
6.Ban t i chínhà 38
VII- T ch c h i tr i ng y 15-12-2002ổ ứ ộ ạ à 43
1.L ch trình ti n h nh th c hi n h i tr i:ị ế à ự ệ ộ ạ 44
K t thúc h i tr iế ộ ạ 44
Ph n 3- Giám sát ánh giá v qu n tr thay iầ đ à ả ị đổ 44
1.Giám sát, ánh giá th c hi n công vi cđ ự ệ ệ 44
2.Qu n tr thay i n u có r i roả ị đổ ế ủ 45
Ph n 4- K t thúc v ho n th nh d ánầ ế à à à ự 45
1.B n giao hi n tr ng v k t thúc h p ngà ệ ườ à ế ợ đồ 45
2.T ch c cu c h p t ng k tổ ứ ộ ọ ổ ế 46
- 2 -
Quản trị dự án Hội trại - Ban tài chính
Lời giới thiệu
Trong quá trình phát triển và đi lên của nền kinh tế hiện nay thì Quản trị dự án
là một phần hết sức quan trọng đối với những công việc dự định được thực hiện
trong tương lai, giúp cho chóng ta có được cách nhìn khoa học từ đó chúng ta sẽ
có kết quả tốt như mong muốn.
Chính vì vậy qua quá trình học tập và kết thúc môn “Quản trị dự ỏn” tụi rất
vinh dự đã được sự tin tưởng của nhà trường cũng như của giáo viên hướng dẫn
đã giao cho chúng tôi nghiên cứu và thực hiện Quản trị dự án cho hội trại của
trường vào ngày 15/12/2002 (ngày kỷ niệm thành lập trường) sắp tới.
Quản trị dự án hội trại bao gồm các phần chính sau:

Phần I- Tổng quan về dự án - Tổng quan về dự án
Phần II- Lập kế hoạch và thực hiện dự án - Lập kế hoạch và thực hiện
dự án
Phần III- Quản trị thay đổi dự án - Quản trị thay đổi dự án
Phần IV- Kết thúc dự án - Kết thúc dự án
Qua quá trình nghiên cứu quản trị dự án hội trại có thể sẽ có những thiếu sót
trong các phần, vì vậy rất mong sự đóng góp của các bạn có quan tâm đến quản
trị dự án này.
Mọi sự đóng góp xin gửi về cho các thành viên tham gia nghiên cứu quản trị
dự án hội trại như sau:
Họ tên Mã sv Số ĐT
1. Nguyễn Huy Vinh A02390 7.181.871 A02390 7.181.871
2. Nguyễn Hoàng Anh A02408 8.341.314 A02408 8.341.314
3. Trần Tiến Việt A02573 8.586.964 A02573 8.586.964
4. Nguyễn Duy Đại A02505 A02505
5. Đỗ Nghĩa Hưng A02427 A02427
6. Phạm Thành Trung A01483 A01483
- 3 -
Quản trị dự án Hội trại - Ban tài chính
Phần 1- Tổng quan về dự án
I- Mục đích dự án
Câu thành ngữ “Uống nước nhớ nguồn” từ bao đời nay đã đi sâu vào bản
sắc văn hoá và tinh thần dõn tộc Việt Nam ta, mỗi người trong chóng ta không ai
có thể quên được nơi đã sinh ra và nuôi dưỡng mình trưởng thành.
Chính vì vậy để ôn lại truyền thống tốt đẹp vẻ vang của trường và kỷ niệm
ngày thành lập trường Đại học dân lập Thăng Long (ngày
15/12/1988-15/12/2002) , nhà trường tổ chức hội trại hàng năm cho sinh viên
giúp cho sinh viên hiểu rõ thêm lịch sử và truyền thống hiếu học của trường, cũng
như giúp cho sinh viên hăng say trong học tập, thi đua dành thành tích mang lại
niềm vui, niềm tự hào cho bản thân cũng như cho nhà trường, nâng cao uy tín

giáo dục và đào tạo của trường trong cả nước. Qua đó, mỗi sinh viên có thể tự
khẳng định mình trong các phong trào vui chơi, giải trí, văn nghệ, được giao lưu
với các vị khách mời đặc biệt trong ngày hội.
Hơn thế nữa, chúng tôi hy vọng ngày tổ chức hội trại thường niên của trường
sẽ là sân chơi, ngày đại hội của tất cả các sinh viên trong cả nước cùng nhau tham
gia học hỏi và đua tài.
Chúng tôi mong rằng qua buổi tổ chức hội trại này, sinh viên, giáo viên và cán
bộ trong nhà trường thờm yờu và gắn bó với nhà trường hơn, đoàn kết và cùng
nhau nghiên cứu, giảng dạy, học tập đạt kết quả cao, tạo đà phát triển giáo dục
đào tạo và nâng cao uy tín chất lượng của trường trong nước cũng như nước
ngoài.
II- Ý tưởng của dự án
Phạm vi
Để hội trại thêm vui và náo nhiệt, tạo điều kiện cho sự đoàn kết giữa các sinh
viên trong trường hơn nữa, và sự gắn bó tình thầy trò làm cho không khí hội
trại thêm vui nhén, thoải mái. Vì vậy chúng tôi dự tính như sau
+ Sè lượng người tham gia hội trại: 3100 người
+ Trong đó :- Sinh viên, giáo viên, cán bộ trong trường : 2800 người
- Khách mời bên ngoài : 300 người
. Cựu sinh viên, giáo viên trong và ngoài trường
. Đại diện các sinh viên trường khác
. Đại diện các doanh nghiệp trẻ
- 4 -
Quản trị dự án Hội trại - Ban tài chính
. Khách nước ngoài
Chọn địa điểm
Để tránh sự lặp lại việc lùa chọn địa điểm như các năm trước, gây cảm giác
nhàm chán cho sinh viên như Công viên nước Hồ Tây, Gò Đống Đa, hay địa
điểm khác như công viên Lê Nin thỡ cú diện tích quá lớn không phù hợp với
hội trại vì không kiểm soát được.

Chích vì vậy việc thay đổi địa điểm tổ chức hội trại là rất quan trọng, nên
chúng tôi đã chọn công viên Bách Thảo tại thủ đô Hà Nội.
Công viên Bách Thảo là nơi diễn ra ngày hội, có vị trí địa lý và cảnh quan
đẹp, môi trường trong sạch, diện tích đủ lớn có sức chứa khoảng 5000 người.
An ninh, y tế, phòng chống cháy nổ an toàn và thuận tiện, khu vệ sinh nam nữ
riờng biệt.
Khu cắm trại, khu vui chơi, bãi để xe, nhà vệ sinh và cảnh quan công viên
Bách thảo đã được chúng tôi bố trí, xắp xếp chi tiết trong bản đồ tổng thể công
viên Bách Thảo ở trên (trang trước)
Thời gian
- Thời gian bắt đầu thực hiện dự án: 1/10/2002
(2 tháng 15 ngày trước khi diễn ra hội trại)
- Thời gian tổ chức hội trại : Chủ nhật, ngày 15/12/2002
- Thời gian kết thúc dự án : ngày 17/12/2002
Nội dung hội trại
- Thi cắm trại đẹp, và có ý nghĩa văn hoá lịch sử
- Ca múa nhạc
- Thi đấu cỏc mụn thể thao
- Thi hùng biện
- Dạ hội, khiêu vũ, ca múa nhạc truyền thống
- Lễ hội hoá trang, hài kịch
- Giao lưu khách mời, học hỏi kinh nghiệp học tập
- Đốt lửa trại và sinh hoạt tập thể
- 5 -
Quản trị dự án Hội trại - Ban tài chính
Ngân sách cho dù án
- Tổng chi phí thực hiện dự án : 50 triệu VNĐ
Nguồn cấp kinh phí
- Nguồn kinh phí được cấp từ nhà trường
- Tài trợ từ các DN có quan hệ mật thiết với trường

- Tài trợ từ nước ngoài như Nhật, Pháp
Thành lập và xây dựng đội ngò dự án
Đội ngò dự án bao gồm:
- Trưởng ban dự án : 1 người
- Ban giám sát thực hiện và điều hành : 3 người
- Ban xúc tiến dự án : 3 người
- Ban tổ chức cắm trại : 5 người
- Ban tổ chức giao lưu văn hoá, văn nghệ : 5 người
- Ban tổ chức trò chơi giải trí :5 người
- Ban tổ chức an ninh, y tế, môi trường : 7 người
- Ban tổ chức lễ tân : 2 người
- Ban tài chính : 2 người
Ngoài đội ngò dự ỏn chớnh cũn cú thờm sự cộng tác của đoàn thanh niên
trường.
Đặc biệt với sự tham gia của nhà trường, đội ngò dự án vẫn do sự chỉ đạo
của nhà trường giúp cho dù ỏn thờm thành công hơn nữa.
- 6 -
Quản trị dự án Hội trại - Ban tài chính
Phần 2- Lập kế hoạch và thực hiện dự án
I- Bảng phân tách công việc cho từng giai đoạn của dự án
Stt WBS Tên
nhiệm vụ
1 1 Tổ chức
cuộc họp
1.1 Thành
lập và xây
dựng đội
ngò dự án
1.2 Phân
công

nhiệm vụ
đến từng
tiểu ban
2 2 Chuẩn bị
trước ngày
hội trại
2.1 Xin cấp
kinh phí
cho dù án
2.2 Phân
bổ kinh
phí cho
các ban
2.3 Tìm
thuê địa
điểm và
ký hợp
đồng
2.4 Soạn
thảo nội
quy cho
hội trại
2.5 Thông
- 7 -
Quản trị dự án Hội trại - Ban tài chính
báo và
nhận các
tiết mục
tham gia
2.6 Tập

dượt các
chương
trình
2.7 Xét
duyệt các
chương
trình lần 1
2.8 Báo
cáo tổng
hợp lần 1
2.9 Tổng
duyệt để
chào
mừng
ngày 20-
11-2002
2.10 Báo
cáo tổng
hợp lần 2
3 3 Thực hiện
tổ chức
hội trại
ngày 15
3.1 Sáng
ngày 15
các líp
cắm trại
3.2 Tổ
chức thi
đấu các

môn thể
thao
3.3 Tối
khai mạc
đọc diễn
văn, giao
- 8 -
Quản trị dự án Hội trại - Ban tài chính
lưu
3.4 Tối đốt
lửa trại, ca
múa nhạc
3.5 22h bế
mạc và kết
thúc hội
trại
4 4 Kết thóc
dự án
4.1 Bàn
giao hiện
trường và
kết thúc
hợp đồng
4.2 Tổ
chức họp
tổng kết
Trên đây là bảng cơ cấu phân tách công việc WBS (Work Breakdown Structure)
của dự án hội trại, được phân thành từng giai đoạn công việc cụ thể và được thực
hiện từ trên xuống dưới, giúp cho nhà quản trị dự án dễ dàng quản lý và kiểm soát
được quá trình thực hiện dự án.

II- Sơ đồ mạng của dự án
Sau khi đã hình thành bảng WBS cho dù án chúng tôi dùa vào đú đó xây dựng sơ
đồ mạng cho dù án hội trại như sau:
- 9 -
Qun tr d ỏn Hi tri - Ban ti chớnh
- 10 -
Thành
lập đội
ngũ DA
Tổ chức
họp
Phân
nhiệm
vụ đến
các Ban
Phân bổ
kinh phí
Tuyển
chọn các
tiết mục
ca nhạc
Tuyển
chọn các
trò chơi
Sơ đồ mạng tổng quát của dự án
Phân trại
cho các
lớp
Tập dRợt
lần 1

Đón
khách
ĐRa ra
luật chơi
Xét
duyệt
lần 1
Sơ tuyển
các trò
chơi
Tập dRợt
lần 2
Tổng
duyệt
Tổng
duyệt tất
cả các
chRơng
trình
Tập dRợt
lần 3
Tổ
chức hội
trại
Kết
thúc hội
trại
Viết
giấy mời
Tuyển

thành viên
tham gia
DA
Thuê địa
điểm
Cắm trại
Qun tr d ỏn Hi tri - Ban ti chớnh
III- Thnh lp v xõy dng i ngũ d ỏn
1. T chc cuc hp
- Thi gian: 8h ngy 1/10/2002
- a im: Phũng A40
- Ni dung: bu ra cỏc ban d ỏn, phõn cụng cụng vic c th n
tng tiu ban trong d ỏn
2. Xõy dng i ngũ d ỏn
Mụ hỡnh t chc i ngũ d ỏn
a. S lng i ng chnh tham gia d ỏn:
Tng s thnh viờn : 8 ngi chớnh
- 1 trng ban d ỏn
- 1 trng ban giỏm sỏt thc hin
- 1 trng ban xỳc tin d ỏn
- 1 trng ban t chc cm tri
- 1 trng ban giao lu vn hoỏ
- 1 trng ban trũ chi gii trớ
- 1 trng ban an ninh y t, mụi trng
- 1 trng ban l tõn
- 1 trng ban ti chớnh
b. i tng tham gia thờm vo d ỏn:
Ngoi s thnh viờn chớnh thc ra thỡ i tng tham gia vo i
ng cc tiu ban d ỏn cú th l:
- 11 -

TrRởng ban dự án
Ban tổ
chức cắm
trại
Ban văn
hoá, văn
nghệ
Ban tổ
chức trò
chơi, giải
trí
Ban an
ninh, y tế
môi trRờng
Ban
Lễ tân
Ban giám sát,
thực hiện dự án
Ban
Tài chính
Ban xúc tiến
dự án
Quản trị dự án Hội trại - Ban tài chính
- Giáo viên, đoàn sinh viên trong trường
c. Yêu cầu đối với các thành viên tham gia dự án:
Người tham gia dự án phải có khả năng đáp ứng cao công việc của
dự án, phù hợp với khả năng chuyên môn của mình, ngoài ra người
tham gia dự án phải có kiến thức liên ngành, độ nhạy cảm cao,
thông minh, sáng tạo, phẩm hạnh tốt.
Người tham gia dự án phải quyết đoán, đặc biệt là phải thấu hiểu,

nhất trí cao và nỗ lực để thực hiện những yêu cầu của dự án đặt ra.
d. chức năng, nhiệm vụ của từng ban:
- Trưởng ban dự án : 1 người
Trưởng ban dự án là người có trách nhiệm cao nhất. Nhiệm
vụ chính của trưởng ban là điều hành dự án, phân công nhiệm vụ
đến tất cả các tiểu ban theo trỡnh tự cụng việc và hoàn thành đúng
thời hạn quy định.
- Ban giám sát thực hiện dự án : 3 người
Gồm 1 trưởng ban chính và 5 trưởng ban nằm trong các ban
còn lại. Nhiệm vụ chính của ban này là kiểm tra giám sát thực hiện
công việc theo đúng kế hoạch sau đó báo cáo lại cho trưởng ban dự
án theo từng thời kỳ của dự án. Ngoài ra còn thực hiện một số công
việc như ký hợp đồng thuê địa điểm, lập danh sách khách mời,
soạn thảo nội quy hội trại.
- Ban xúc tiến dự án : 3 người
Nhiệm vụ chính của ban xúc tiến dự án là kiểm tra tiến trình
công việc theo đúng kế hoạch đề ra, nếu có sự thay đổi thì phải
điều chỉnh tiến độ phù hợp với từng công việc. Đỏnh gớa sự hình
thành của từng nhiệm vô riêng lẻ của từng ban và tìm cách khắc
phục từng sự cố nếu sảy ra
- Ban tổ chức cắm trại : 5 người
Nhiệm vụ của ban này là tổ chức, bố trí sắp xếp các trại về
các địa điểm phù hợp với số lượng các trại. Ngoài ra ban cắm trại
còn phải tổ chức đội ngò để xây dựng 1 sân khấu chớnh cú mái che
để biểu diễn và giao lưu.
- Ban tổ chức giao lưu văn hoá, văn nghệ : 5 người
Nhiệm vụ chính là mời đại diện sinh viên một số trường đại
học, đại diện các tổ chức doanh nghiệp , ca sĩ, giỏo viờn…
Soạn lịch thời gian phát biểu của các đại diện.
- Ban tổ chức trò chơi giải trí : 5 người

- 12 -
Quản trị dự án Hội trại - Ban tài chính
Nhiệm vụ chính là nhận và xét duyệt các trò chơi giải trí do
sinh viên đăng ký tham gia để tổ chức vào ngày hội trại, hoặc nêu
ra danh sách các trò chơi cho sinh viên tham gia thi đấu.
- Ban tổ chức an ninh, y tế và môi trường: 7 người
Nhiệm vụ của ban an ninh y tế, môi trường là đảm bảo an
toàn cho mọi người tham gia hội trại và giải quyết kịp thời các sự
cố về người và của nếu xảy ra. Ngoài ra còn đảm bảo môi trường
nơi diễn ra hội trại sạch sẽ và lành mạnh.
- Ban lễ tân: 2 người
Ban lễ tân có nhiệm vụ mời khách và đún khỏch đỳng theo
kế hoạc đã đặt ra, tiếp khách chu đáo từ sáng đến tối bao gồm ăn,
uống và chỗ nghỉ nếu cần. Ngoài ra ban lễ tân còn phải có một số
phiên dịch viên tiếng nước ngoài như tiếng Anh, Pháp, Nhật để
phiên dịch khi giao lưu.
- Ban tài chính : 2 người
Một trưởng ban tài chớnh và một thư ký giúp đỡ trưởng ban
báo cáo tình hình tài chính được cấp phát. Nhiệm vụ chính của ban
tài chính là được sự uỷ quyền của trưởng ban dự án đi liên hệ với
nhà trường và các tổ chức doanh nghiệp xin cấp kinh phí cho dù
án, sau đó ban tài chính có nhiệm vụ cấp, phát kinh phí cho các ban
đúng thời hạn và theo chỉ thị của trưởng ban dự án.
IV- Hoạch định ngân sách
1- Ban tổ chức cắm trại 15 triệu
2- Ban tổ chức giao lưu văn nghệ 10 triệu
3- Ban tổ chức trò chơi giải trí 7,3 triệu
4- Ban tổ chức an ninh, y tế, môi trường 1,6 triệu
5- Ban tổ chức lễ tân 6 triệu
6- Ban tài chính 0,4 triệu

7- Thù lao cho ban quản trị dự án (8 người) 3,2 triệu
Tổng kinh phí dự tính : 43,5 triệu
Quỹ dự phòng : 6,5 triệu
Tổng kinh phí cho dù án : 50 triệu
Số tiền trong quỹ dự phòng được dùng để chi trả cho các khoản
phát sinh trong quá trình thực hiện dự án.
- 13 -
Quản trị dự án Hội trại - Ban tài chính
Nếu không dùng hết, số tiền sẽ được đưa vào quỹ đoàn thanh niên
của trường để sử dụng phục vụ các hình thức khen thưởng.
V- Chuẩn bị và thực hiện công việc trước ngày hội trại
- Thời gian cho công tác chuẩn bị trước ngày diễn ra hội trại:
Từ ngày 1/10/2002 đến ngày 12/12/20002
- Thời gian và công việc được phân công phù hợp với từng ban
phụ trách các chuyên mục cụ thể
- Các công việc thực hiện bao gồm :
1. Tổ chức họp
- Trách nhiệm thuộc: Trưởng ban quản trị dự án
- Thời gian thực hiện: ngày 1/10/2002
- Địa điểm: Phòng hội trường A40
- Nhiệm vô: Mời ban giám hiệu nhà trường để trình bày dự án tổ
chức hội trại.
Ban giám hiệu nhà trường gồm có:
- Chủ tịch hội đồng quản trị Hoàng Xuõn Sớnh
- Hiệu trưởng Phan Huy Phó
- Hiệu phó Đặng Kim Nhung
Ban quản trị dự án gồm có:
- Trưởng ban dự án
- 7 Trưởng ban của các tiểu ban trong nhóm dự án
- Chủ tịch hội đoàn sinh viên trường

- Yêu cầu:
Trưởng ban dự án trình bày tổng quát kế hoạch tổ chức hội
trại, hệ thống phân ban và nhiệm vụ của các ban
Sau khi Trưởng ban dự án đã trình bày, đến lượt 7 Trưởng
ban của các ban khác nhau lên trình bày lần lượt chi tiết kế hoạch
tổ chức hoạt động và thực hiện của ban mình
- Kết thúc buổi họp Ban giám hiệu tham gia góp ý kiến, nhận xét và
phê duyệt cho dù án hội trại
2. Xin cấp kinh phí
- Trách nhiệm thuộc: Ban tài chính
- Thời gian thực hiện: ngày2 đến 15/10/2002
- 14 -
Quản trị dự án Hội trại - Ban tài chính
- Nhiệm vô: lập báo cáo chi phí, gặp ban giám hiệu nhà trường để
trình bày dự án và xin cấp kinh phí cho dù án.
3. Phân bổ kinh phí cho từng ban
- Trách nhiệm thuộc: Ban tài chính
- Thời gian thực hiện: ngày 15/10 đến 15/11/2002
- Nhiệm vô: Dùa vào bảng dự tính kinh phí ở trên để phân bổ kinh
phí cho các ban dự án theo các giai đoạn và đúng thời hạn
4. Chọn địa điểm và ký hợp đồng
- Trách nhiệm thuộc: Ban giám sát thực hiện, ban tổ chức hội trại
- Thời gian thực hiện: ngày 20 đến 25/10/2002
- Nhiệm vô: lùa chọn địa điểm và ký kết hợp đồng
Yêu cầu vể địa điểm:
Diện tích đủ lớn để dựng khoảng 50 trại, cảnh quan môi
trường trong sạch, vị trí địa lý phù hợp, an ninh tốt,…
Yêu cầu về hợp đồng phải thoả mãn:
- Hợp đồng phải được ký kết bằng văn bản viết tay hoặc
đánh máy do 2 bên thoả thuận với nhau và phải có người

thứ 3 đứng ra chứng nhận như phường sở tại.
- Những người tham gia ký hợp đồng phải có năng lực,
hành vi pháp lý
- Thời gian thuê 18 tiếng (kể từ 6h sáng ngày 15/12/2002
đến 10h tối ngày 15/12/2002)
- Số tiền hợp đồng thuê phải hợp lý, trả trước 50%
- An ninh trật tự đảm bảo, không cho người ngoài vào
- Phải kiểm tra thẻ sinh viên và giấy mời khi vào cổng
- Phải có cam kết của sinh viên là giữ gìn tài sản chung nơi
diễn ra hội trại, phải lịch sự, nhã nhặn
- Không được thu tiền khi vào cổng
- Thu tiền gửi xe theo giá: xe đạp 500, xe máy 1000 đồng
- Được phép nấu ăn tập thể
- Điện, nước, y tế, phòng chống cháy nổ phải đảm bảo
- Không chịu trách nhiệm đến hiện vật hay cảnh quan đã bị
hư háng hoặc không sử dụng được
- Khu vệ sinh phải sạch sẽ và tách biệt nam nữ
5. Soạn thảo nội quy cho đêm diễn ra ngày hội
- Trách nhiệm thuộc: Ban giám sát thực hiện dự án
- Thời gian thực hiện: ngày 1 đến 10/11/2002
- Nhiệm vô: Soạn thảo nội quy và thông báo cho toàn trường
Nội quy tối thiểu phải có:
- 15 -
Quản trị dự án Hội trại - Ban tài chính
- Luôn mang theo thẻ sinh viên hoặc giấy mời khi ra vào
- Không được mang vũ khí và các chất gây nổ vào
- Không được uống rượu, khụng gõy mất trật tự an ninh
- Phải đăng lấy vé mời trước nếu đi thêm người ngoài
- Phải đảm bảo môi trường sạch sẽ kể từ khi bắt đầu đến
khi kết thúc

- không được làm hỏng cỏc hiện vật hay quang cảnh nơi
diễn ra hội trại
6. Lập danh sách khách mời và đi mời
- Trách nhiệm thuộc: Ban giám sát thực hiện dự án, ban giao lưu
- Thời gian thực hiện: ngày 15 đến 30/11/2002
- Nhiệm vô:
Lập danh sách khách mời gồm có:
. Cựu sinh viên của trường
. Giáo viên ngoài trường
. Đại diện các sinh viên trường khác
. Đại diện các doanh nghiệp trẻ
. Khách nước ngoài
. Các nghệ sỹ, ca sĩ
Số lượng khách tối đa được mời khoảng 300 người
Mời khách có thể bằng cách : gặp trực tiếp, gọi điện, thông báo lên
TV, gửi thư…
Khi đã được mời, yêu cầu phải liên hệ lại xem khách có đi được
hay không, sau đó báo cáo lại cho ban tổ chức.
7. Lập ban giám khảo cho các cuộc thi
- Trách nhiệm thuộc: các Ban cắm trại, ban văn nghệ, ban giải trí
- Thời gian thực hiện: ngày 15 đến 30/11/2002
- Nhiệm vô:
Dựa trên các vị khách mời để thành lập ra các ban giám khảo phù
hợp với chuyên môn và hình thức mỗi cuộc thi.
Số lượng giám khảo cho mỗi cuộc thi tối đa 5 người.
8. Thông báo ra toàn trường và triệu tập họp
- Trách nhiệm thuộc: Ban giám sát thực hiện dự án
- Thời gian thực hiện: ngày 15/10/2002
- Nhiệm vô:
Thông báo đến toàn sinh viên trong trường bằng các hình

thức thông tin như: áp phích, tờ rơi, loa phát thanh, v.v…
Nội dung thông báo: ngày diễn ra hội trại, ngày nhận đăng ký các
tiết mục tham gia, ngày xét duyệt các chương trình, v.v…
- 16 -
Quản trị dự án Hội trại - Ban tài chính
Triệu tập cỏc cỏn bộ líp trong trường, đoàn thanh niên tham
gia buổi họp, góp ý kiến cho chương trình.
Xác định và phân bổ kinh phí cho mỗi líp tham gia dự án.
9. Tổng duyệt, tuyển chọn các tiết mục vui chơi
- Trách nhiệm thuộc: các Ban trò chơi giải trí, Ban giao lưu văn
nghệ
- Thời gian thực hiện: ngày 20/11/2002
- Địa điểm: Hội trường A40, trường ĐHDLTL
- Nhiệm vô:
Tổng duyệt, chào mừng ngày nhà giáo Việt Nam, các tiết mục đã
được đăng ký tham gia của cỏc lớp được biểu diễn để chào mừng,
từ đó quyết định các tiết mục hay được tham gia chương trình hội
trại.
VI- Chi tiết nhiệm vụ của các Ban dự án
1. Ban tổ chức cắm trại
Sau khi đã khảo sát thực tế địa điểm công viên Bách Thảo, chúng tôi
đó phõn thành 4 khu trại, 1 khu vui chơi, 1 khu căng tin và khu để xe
về các địa điểm cụ thể như hỡnh vẽ
Bảng phân tách công việc cho ban tổ chức cắm trại
Stt WBS Tên
nhiệm vụ
1 1 Tổ chức
cuộc họp
1.1 Mời líp
các líp

tham gia
đăng ký
các
chương
trình
1.2 Bốc
thăm phân
các líp về
các khu
trại quy
định
2 2 Chuẩn bị
- 17 -
Quản trị dự án Hội trại - Ban tài chính
trước ngày
hội trại
2.1 Phân
chi phí
cho các líp
tham gia
cắm trại
2.2 Thuê,
mua đồ
dùng dụng
cụ để
dựng sân
khấu
2.3 Thuê
hệ thống
đèn chiếu

sáng cho
sân khấu
và trại
2.4 Thuê,
mua dụng
cụ đồ
dùng làm
trại tiếp
khách
2.5 Thuê
bàn ghế,
phông bạt
trang trí
2.6 Mua
băng rôn,
kẻ biểu
ngữ, trang
trí cảnh
quan
3 3 Tổ chức
cắm trại
ngày 15-
12-2002
3.1 Dựng
và trang trí
sân khấu
trung tâm
- 18 -
Quản trị dự án Hội trại - Ban tài chính
3.2 Dựng

trại đón
khách
3.3 Dựng
trại của
các líp
4 4 Trang
trí từ cổng
công viên
vào
5 5 Chấm trại
6 6 Kết thóc
6.1 Dỡ các
trại
6.2 Thu
dọn vệ
sinh
Chi phí dự tính cho Ban tổ chức hội trại
Chi phí thuê
địa điểm
5.000.000
Phát kinh
phí cho các
trại (40 trại
x 150)
6.000.000
Thuê máy
phát điện
200.000
Thuê hệ
thống chiếu

sáng
200.000
Thuê cốp
pha, giàn
dáo sắt
150.000
Thuê bàn
ghế, phông
bạt
500.000
Mua băng
rôn, giấy,
đồ dùng
dụng cụ
200.000
- 19 -
Quản trị dự án Hội trại - Ban tài chính
Mua hoa
quả, nước
giải khát
300.000
Chi phí giải
thưởng
600.000
Bồi dưỡng
đội ngò
dựng sân
khấu và trại
500.000
Bồi dưởng

đội ngò dự
án (4người)
600.000

Tổng :
14.250.00
0
+ Chi phí
dự phòng :
750.000
Tổng
chi phí của
Ban là :
15.000.00
0
Thực hiện kế hoạch đề ra
Ngày 1 >5-12-2002:
- Thông báo đến sinh viên toàn trường kế hoạch cắm trại
- Nhận đăng ký từ cỏc lớp tham gia
- Phát kinh phí cho mỗi líp tham gia
- Bốc thăm vị trí các trại theo các khu sau (Xem lại bản đồ ở trên)
Khu trại 1: tối đa 10 trại
Khu trại 2: tối đa 10 trại
Khu trại 3: tối đa 10 trại
Khu trại 4: tối đa 10 trại
Ngày 13 -12-2002:
- Thuê cốp pha, giàn dáo bằng sắt để dựng sân khấu chính
- Thuờ phông bạt, bàn ghế
- Thuê máy phát điện để trù bị sự cố mất điện
- Thuê hệ thống đèn chiếu sáng cho sân khấu

- Mua băng rụn, chữ, giấy mầu và các dụng cụ liên quan
Ngày 14 -12-2002:
Ban tổ chức cắm trại phối hợp với đoàn thanh niên trường để dựng trại
tiếp khách và sân khấu biểu diễn chính.
Cho phép cỏc lớp cắm trại vào buổi chiều trong ngày này
- Dựng sân khấu biểu diễn: phải đảm bảo được các yêu cầu sau
- 20 -
Quản trị dự án Hội trại - Ban tài chính
Diện tích mặt sàn 20 m
2
, cao 0,5 m
Mái che bạt 40 m
2
, cao 4 m
Phông trang trí màu xanh 5 m
2

Đặt hệ thống chiếu sáng 2 cột đèn pha cao 3,5 m
- Dựng trại chính để đón khách mời
Diện tích 40m
2

Mái che bằng bạt
Đặt 20 chiếc bàn và 300 ghế
- 2h chiều cỏc lớp cắm trại của mình.
Khi làm song trại, mỗi trại cử lại tối đa 2 người trông trại
Ngày 15-12-2002:
6h > 8h: Trang trí, dán chữ, biểu tượng cho phông sân khấu
Trang trí cờ hoa ở cổng công viên Bách Thảo
Trang trí ven đường đi trong công viên dẫn đến các trại

Trong trại chính đặt hoa quả và nước giải khát
10h >11h:Ban giám khảo đi chấm trại có phong cách đẹp nhất và có
ý nghĩa lịch sử nhất
Giải nhất : 300.000 đ
Giải nhì : 200.000 đ
Giải ba : 100.000 đ
12h >1h: Ban cắm trại cùng phối hợp với Ban lễ tân tổ chức ăn trưa
cho khách mời.
9h30 >10h: Kết thúc hội trại
Dì sân khấu, trại chính và dọn dẹp vệ sinh
2. Ban tổ chức vui chơi giải trí
Trong ngày hội trại của trường các trò vui chơi giải trí là một phần
không thể thiếu được, với bầu không khí vui vẻ nhén nhịp của sinh
viên được vui chơi và giao lưu với nhau qua các trò chơi thể thao khoẻ
mạnh . Do đó Ban tổ chức vui chơi giải trí đã xây dựng một số trò
chơi bổ Ých, lành mạnh hoà với nhịp vui chung của ngày hội trường
thêm sôi động và náo nhiệt.
Bảng phân tách công việc cho tổ chức vui chơi giải trí
Stt WBS Tên
nhiệm vụ
1 1 Tổ chức
cuộc họp
1.1 Tuyển
thêm các
đoàn viên
thanh niên
- 21 -
Quản trị dự án Hội trại - Ban tài chính
vào BTC
1.2 Lập

danh mục
các trò
chơi
2 2 Chuẩn bị
trước ngày
hội trại
2.1 Phân
công mỗi
trò chơi về
một tổ phụ
trách
2.2 Phân
bổ kinh
phí cho
các tổ trò
chơi
2.3 Thuê,
mua dụng
cụ đồ
dùng trò
chơi
2.4 Soạn
thảo nội
quy cho
các trò
chơi
2.5 Thông
báo ra
toàn
trường

2.6 Phân
lịch và địa
điểm thi
đấu
2.7 Đưa ra
luật chơi,
cách thức
chơi
2.8 Lập chi
phí cho
các giải
- 22 -
Quản trị dự án Hội trại - Ban tài chính
thưởng
3 3 Kiểm tra
lần cuối
các trò
chơi tham
gia
3.1 Kiểm
tra lại các
danh sách
các đội
chơi
3.2 Kiểm
tra dụng
cụ đồ
dùng đã
đủ chưa
3.3 Kiểm

tra lịch thi
đấu, địa
điểm có
phù hợp
không
4 4 Thực hiện
kế hoạch
4.1 8h
ngày
15/12/02
tiến hành
theo lịch
đã định
5 5 Kết thúc
trò chơi
5.1 22h
cùng ngày
kết thúc
tất cả các
trò chơi
5.2 Thu
dọn đồ
dùng dụng
cô , vệ
sinh môi
trường
- 23 -
Quản trị dự án Hội trại - Ban tài chính
Lập danh mục các trò chơi
1- Bóng đá buộc chân

2- Kéo co
3- Trượt tuyết cạn
4- Điện tử nối mạng
5- Ném lon có thưởng
6- Giữ bóng bay
7- Vật tay
8- Nhảy túi đụi
9- Chiếc nón kỳ dị
10- Thi bắt chước các nhân vật nổi tiếng
11- Lễ hội hoá trang
12- Đốt lửa trại
Ngoài ra chúng tôi cũng khuyến khích các lớp, các trại tự tổ chức trò
chơi. Trại nào có trò chơi hay và có khả năng thu hót được nhiều sinh
viên tham gia thì có thể được xét duyệt và hỗ trợ kinh phí.
Phân địa điểm cho cỏc trũ chơi
Trong buổi hội trại chúng tôi sắp xếp một khu vui chơi riêng (xem lại
bản đồ) cho các trò chơi theo trật tự địa điểm của khuôn viên Bách Thảo
và thời gian thích hợp sao cho mỗi trò chơi có số lượng tham gia càng
đông càng tốt. Một số trò chơi không có liên quan đến nhau có thể được
tổ chức song song với cỏc trũ chơi khác.
Nội quy trò chơi
- Để đảm bảo công bằng, các trò chơi tập thể như trò chơi: 1, 2, 3, 4, 5, 6
ở trên, có số lượng tham gia đụng nờn cỏc trại hay cỏc lớp tham gia
đăng ký chơi sẽ được bốc thăm, xếp lịch thi đấu cụ thể.
- Các cá nhân có thể tham gia đăng ký vào vào các trò chơi đơn như trò
chơi : 7,8,9,10
- Đến giê thi đấu mà cá nhân hay tập thể nào vắng mặt thì coi như là thua
cuộc trong trận đấu đó.
- Thi đấu trung thực, hết mình để dành được kết quả cao nhất.
- 24 -

Quản trị dự án Hội trại - Ban tài chính
Thể thức và luật thi đấu của cỏc trũ chơi như sau
Bóng đá buộc chân (1 nam – 1 nữ): mỗi đội có 6 người, 3 đôi nam nữ
buộc hai chân vào nhau và đá bóng vào gôn đội bên kia. áp dụng luật
như luật bóng đá thường, có một trọng tài.
Tất cả gồm 18 đội tham gia đấu loại trực tiếp, đến vòng 2 còn 4 đội,
bốc thăm đấu tiếp
Kéo co: mỗi đội 10 người, 5 nam và 5 nữ, số lượng đội tham gia không
hạn chế
Trượt tuyết cạn: mét đội 3 người gồm cả nam cả nữ cùng đi trên 2 cây
ván trượt thi xem ai về đích trước sẽ được giải thưởng.
Giữ bóng bay: mỗi đội 4 người gồm 2 nam 2 nữ, thi đấu như cuộc thi
tiếp sức. Khi chạy đi đôi nam nữ phải kẹp quả bóng bay vào giữa 2
người sao cho khi chạy không được làm rơi quả bóng, khi chạy về thì 2
người phải kẹp quả bóng vào giữa lưng 2 người và chạy về đích sớm
hơn sẽ được giải thưởng
Điện tử vi tính nối mạng: theo yêu cầu của nhiều bạn sinh viên chúng
tôi tổ chức giả thi đấu điện tử nối mạng như trò chơi Haftlife, mỗi đội
5 người bốc thăm thi đấu
Nhảy túi đụi: gồm 1 nam và 1 nữ cùng chui vào bao tải to cùng nhảy về
đích
Chiếc nón kỳ dị: chúng tôi sẽ thu thập và chọn lọc các câu hỏi từ các
bạn sinh viên về các chủ đề KH, XH, âm nhạc, thể thao và có một món
quà nho nhá cho những câu trả lời đúng
Chi phí giải thưởng cho các trò chơi (đơn vị: 1.000 đồng)
Trò chơi Giải nhất Giải nhì Giải ba
Bóng đá buộc chân 100 70 50x2
Kéo co 200 150 100x2
Trượt tuyết 100 70 50
Giữ bóng bay 100 70 50x2

Điện tử vi tính nối mạng 200 150 100
Vật tay 100 70 50x2
Bắt chước người nổi tiếng 100 70 50
Nhảy tói đôi 100 70 50x2
- 25 -