đồ án công nghệ thông tin XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ TẠI CÔNG TY TNHH MAI PHƯƠNG”.

Khoa hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt
nghiệp
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi.
Các số liệu, kết quả nêu trong đồ án là trung thực xuất phát từ tình hình thực
tế của đơn vị thực tập.
Tác giả đồ án
Chu Thị Cẩm Thi
Page 
SV:Chu Thị Cẩm Thi CQ46/41.01
Khoa hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt
nghiệp
LỜI CẢM ƠN
Với những kiến thức tích lũy được trong thời gian ngồi trên ghế nhà trường
Học Viện Tài Chính, dưới sự giảng dạy nhiệt tình và tận tụy của thầy cô giáo cùng
với kiến thức thực tế trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH Mai Phương, em
đã xây dựng và hoàn thành đồ án với đề tài: “ XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG
TIN KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ TẠI CÔNG TY TNHH MAI PHƯƠNG”.
Để hoàn thành đồ án này, em đã nhận được sự giúp đỡ từ nhiều phía. Trước
hết em xin gửi lời cảm ơn tới thầy giáo Phan Phức Long- giảng viên khoa Hệ
thống thông tin kinh tế - Học Viện Tài Chính đã chỉ bảo tận tình và hướng dẫn em
hoàn thành đồ án tốt nghiệp này. Em cũng xin gửi lời cảm ơn tới các thầy cô giáo
trong toàn Học Viện, và đặc biệt là các thầy cô giáo trong khoa Hệ Thống Thông
Tin Kinh tế đã truyền đạt cho em những kiến thức bổ ích trong những năm học vừa
qua.
Đồng thời em cũng gửi lời cảm ơn sâu sắc tới ban lãnh đạo công ty, cùng sự
giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị trong phòng kế toán của Công ty TNHH Mai
Phương đã tạo điều kiện thuận lợi cho em thực tập, chỉ dẫn em hoàn thành được đồ
án này.
Cuối cùng em xin bày tỏ lòng biết ơn tới bố mẹ, anh chị em, những người
bạn của em là những người đã ở bên cạnh giúp đỡ em rất nhiều về mặt tinh thần

cũng như những gợi ý kịp thời giúp em hoàn thành đồ án này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Page 
SV:Chu Thị Cẩm Thi CQ46/41.01
Khoa hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt
nghiệp
DANH SÁCH CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT
Page 
SV:Chu Thị Cẩm Thi CQ46/41.01
Khoa hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt
nghiệp
MỤC LỤC





!"!#
$%&'%()*%+%(,$
1.1.Tổng quan về hệ thống thông tin(HTTT) trong doanh nghiệp 11
 /0123450675809069:;<
9=:0:;>&
8:34?@A8 /01B3450675809069:;<
1.2.Quá trình phát triển HTTT 13
9C:3D5EF1G<HI95D@97J=0
 9K0L@99;39M06
9:I3HI9;39M06
9J@9:;0
NF:OP3QEG09F09EFR/534S9;39M06
T3UMH9=:0:;>

V9S09069:;<EW
X:Y.OZ06[@/09N
X:Y.OZ<9K04\@9]@0^06N
834G039J@39Y7[1:;._@9]@0^06N
N(.=34S09>V9S0995= =34S09`a12069:;<EW&b
bV9S097[1:;.cH9=:0:;>dV9S0939J@39Y_>M: 809;&e0f3gchi18f50U9:<
57i1jb
kV9S09 809;b
lUC7[1:;.k
1.1.Tổng quan về kế toán vật tư 18
Page 
SV:Chu Thị Cẩm Thi CQ46/41.01
Khoa hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt
nghiệp
6.gm0EG31:;.#
V06@W7W06@Wn
6.gm03o@O=096:=EG33p
 9pl06<9=<O=096:=EG33p
 9pl06<9=<L0934q6:=EG33p`.r3H95
D@935=0@9:fI3EG33p
NI35=03s069t<EG33pk
NI35=03s069t<EG33p39i5<9pl06<9=<HmH98:39pu06`.gm0k
$%&vhw%*%+%,$w+%x
$%
2.1.Giới thiệu về công ty: 34
(.=34S099S0939F09EF<9=334:Y0@V063g
m0EFOq8@9yV063g
6F09069zH:0975809EFU/0<9{>@9AgI.N
2.2.Tổ chức quản lý của công ty 36
2.3.Tổ chức công tác kế toán công ty 41

lOZHI35=0@A8V063g8: 9pl06
5D3OT06@A8RT>=gHI35=0
9IOTHI35=0=<7W063D:@V063g
;39M06R=5@=5@A8@V063gb
2.4.Tổ chức quản lý vật tư 47
P@O:Y>EG33p@A8@V063gk
 9K015D:O=096:=EG33p
2.5.Kế toán chi tiết vật tư 48
NF:H95/0HI35=0EF@9]063|Ua7W06
N9A3W@09G<`.r3EG33pEF<9pl06<9=<9D@935=0#
N4S093JHI35=0@=@069:;<EW1:m0 80OI0EG33pNn
2.6.Nhận xét và đánh giá về công tác kế toán vật tư tại công ty TNHH Mai Phương 51
$%&*%+%,$w+%x $%
N
3.1.Phân tích hệ thống 52
V3/RF:35=0N
Page N
SV:Chu Thị Cẩm Thi CQ46/41.01
Khoa hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt
nghiệp
[1:;.O}.EF5EF39V06f0O}.48N
3.2.Mô hình nghiệp vụ bài toán 53
X:Y.OZ06[@/09@A89;39M06N
X:Y.OZ<9K04\@9]@0^06@A89;39M06N
834G039J@39Y@9]@0^06NN
3.3.Mô hình luồng dữ liệu 57
X:Y.OZ1.Z067[1:;.>]@nNk
X:z.OZ1.Z067[1:;.>]@N
X:Y.OZfI034S09~09G<EG33p•N
X:Y.OZfI034S09~`.r3EG33p•N

X:Y.OZfI034S09~H:Y>HmEG33p•N#
V9S09H9=:0:;>7[1:;.N#
X/063|O:Y07[1:;.N#
€=@Oq0939J@39YEF@=@39.T@L09b
€=@Oq09>M:1:m0HI3b
€=@Oq09>M: 809;6:[8@=@39.T@L09b
NV9S0939J@39Y1:m0HI3e•hb
3.4.Thiết kế cơ sở dữ liệu 63
9:I3HI>V9S09156:@b
9.gY0>V9S09e•hU806>V9S09 809;b
X:Y.OZ 809;>V9S097[1:;.bb
9:I3HI@lUC7[1:;.EG31Bb
3.5.Nhận xét và phương hướng phát triển đề tài 74
N9G0`‚3@9.06k
NT3UM<9pl069pƒ06<9=334:Y0Oz3F:k
9pl06&+% h„ !)…%†)$%h‡ˆ%%k
4.1.Môi trường và phát triển ứng dụng 74
4.2.Kiến trúc hệ thống cài đặt 74
4.3.Một số kết quả chương trình 74
,k
…kb
,€‰Š‹v, kb
Page b
SV:Chu Thị Cẩm Thi CQ46/41.01
Khoa hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt
nghiệp
,€‰Š%Œ$†%•kb

Page k
SV:Chu Thị Cẩm Thi CQ46/41.01

Khoa hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt
nghiệp
Page 
SV:Chu Thị Cẩm Thi CQ46/41.01
Khoa hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt
nghiệp
PHẦN MỞ ĐẦU
Trong bối cảnh kinh tế hiện nay, cơ hội cho các doanh nghiệp rất nhiều
nhưng bên cạnh đó thì khó khăn từ sức ép nền kinh tế cũng không nhỏ.Nếu doanh
nghiệp không có những chuyển mình cho phù hợp với xu thế phát triển thì khó có
thể đứng vững và giữ sức cạnh tranh trong lĩnh vực, ngành nghề của doanh nghiệp
mình. Để đứng vững được trong một nền kinh tế với nhiều biến động như hiện nay
thì một trong những chiến lược phát triển hiệu quả của doanh nghiệp nói riêng cũng
như của một quốc gia nói chung là đưa ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý.
Đối với hoạt động sản xuất kinh doanh, ứng dụng công nghệ thông tin là một
bộ phận không thể thiếu cho mỗi doanh nghiệp nếu muồn hoạt động có hiệu quả.
Tùy vào quy mô ngành nghề và thị trường mà có sự phân tích thiết kế phù hợp, giúp
người quản lý nắm bắt được nhanh chóng và chính xác tình hình hoạt động của
doanh nghiệp mình cũng như mức cạnh tranh của thị trường sản phẩm tiêu thụ,
đồng thời là giảm thiều các chi phí, các thao tác thủ công, giảm thiểu được các sai
sót về mặt hệ thống, giúp đạt hiệu quả công việc cao nhất.
Công ty trách nhiệm hữu hạn Mai Phương, là một doanh nghiệp trong lĩnh
vực sản xuất bao bì, sản phẩm chủ yếu là bao bì y tế và bao bị thực phẩm với 5 loại
sản phẩm khác nhau, mỗi loại sản phẩm tương ứng với vật tư khác nhau. Vì vậy,
vấn đề về quản lý vật tư tại doanh nghiệp là hết sức quan trọng.Những thông tin về
vật tư có vai trò rất lớn trong việc ra các quyết định quản trị, là một trong những
yếu tố quyết định năng lực và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp đặc biệt là đối
với doanh nghiệp sản xuất. Để đạt được điều đó, công tác kế toán nói chung và kế
toán vật tư nói riêng đóng một vai trò không nhỏ, trở thành một công cụ đắc lực của
nhà quản lý trong việc ra các quyết định điều hành, quản lý, bảo bảo quản nhập,

xuất vật tư đảm bảo sự chủ động trong sản xuất kinh doanh.
Page #
SV:Chu Thị Cẩm Thi CQ46/41.01
Khoa hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt
nghiệp
Cùng với sự phát triển của công ty cả về chiều rộng và chiều sâu, khối lượng
thông tin càng nhiều đặc biệt là vật tư vậy nên đòi hỏi đáp ứng nhanh chóng và kịp
thời cho nhu cầu quản lý. Xuất phát từ tầm quan trọng của công tác quản lý vật tư
tại Công ty trách nhiệm hữu hạn Mai Phương và qua quá trình khảo sát thực tế tại
doanh nghiệp này em đã chọn đề tài: “ Phân tích thiết kế hệ thống thông tin kế
toán vật tư ở Công ty trách nhiệm hữu hạn Mai Phương”.
Với mục tiêu tin học hóa hệ thống kế toán vật tư tại doanh nghiệp, xây dựng
hệ thống quản lý vật tư hiệu quả hơn, đề tài tập trung nghiên cứu công tác hạch toán
vật tư trong điều kiện ứng dụng công nghệ tin học, sử dụng ngôn ngữ lập trình và hệ
quản trị cơ sở dữ liệu Visual Foxpro.
Kết cấu đồ án gồm 4 chương:
Chương 1: Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý vật tư
Chương 2: Thực trạng hệ thống thông tin kế toán vật tư tại Công ty TNHH
Mai Phương.
Chương 3: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin kế toán vật tư tại Công ty
TNHH Mai Phương.
Chương 4: Công cụ phát triển hệ thống thông tin và giới thiệu về chương
trình ứng dụng.
Page
n
SV:Chu Thị Cẩm Thi CQ46/41.01
Khoa hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt
nghiệp
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN
LÝ VẬT TƯ

1.1. Tổng quan về hệ thống thông tin(HTTT) trong doanh nghiệp
1.1.1. HTTT quản lí trong doanh nghiệp
1.1.1.1. Khái niệm:
Hệ thống là một tập hợp các phần tử có các mối quan hệ với nhau và cùng
hoạt động hướng tới một mục đích chung.
Thông tin là một yếu tố quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của một
tổ chức nói chung, của doanh nghiệp nói riêng; nhất là trong điều kiện hiện nay,
cạnh tranh ngày càng gay gắt và quyết liệt, thông tin cần phải được tổ chức thành
một hệ thống khoa học, giúp cho các nhà quản lí có thể khai thác thông tin một cách
triệt để.
HTTT được xác định như một tập hợp các thành phần được tổ chức để thu
thập, xử lí, lưu trữ, phân phối và biểu diễn thông tin và thông tin trợ giúp việc ra
quyết định và kiểm soát trong một tổ chức. HTTT còn giúp các nhà quản lí phân
tích chính xác hơn các vấn đề, nhìn nhận một cách trực quan những đối tượng phức
tạp, tạo ra các sản phẩm mới
HTTT quản lí: HTTT quản lí là sự phát triển và sử dụng HTTT có hiệu quả
trong một tổ chức. HTTT quản lí trợ giúp các hoạt động quản lí của tổ chức như lập
kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm các báo cáo, làm cho các quyết định
của quản lí trên cơ sở các quy trình, thủ tục cho trước. Nó sử dụng thông tin đầu vào
Page

SV:Chu Thị Cẩm Thi CQ46/41.01
Khoa hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt
nghiệp
là các hệ xử lí giao dịch và cho ra thông tin đầu ra là các báo cáo định kì hay theo
yêu cầu.
Một số HTTT quản lí trong một doanh nghiệp, một tổ chức như:
Hệ thống nhân sự, tiền lương.
Hệ thống quản lí vật tư chuyên dụng.
Hệ thống quản lí tiến trình.

Hệ thống kế toán.
HTTT quản lí được hình thành từ thông tin kết hợp với phương pháp xử lý
thông tin dưới sự hỗ trợ của phương tiện là máy vi tính và con người. Các thành
phần của hệ thống thông tin quản lý bao gồm: các thiết bị tin học như máy vi tính,
máy in, các phần mềm, CSDL, Các thủ tục thủ công…
HTTT quản lí trong doanh nghiệp giúp cho thông tin trong doanh nghiệp
được tổ chức một cách khoa học và hợp lí, từ đó các nhà quản lí trong doanh nghiệp
có thể tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, phục vụ cho việc ra các
quyết định kịp thời. Do đó nó có vai trò vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp.
1.1.1.2. Vai trò của HTTT quản lý trong doanh nghiệp
Hệ thống thông tin quản lý đóng vai trò trung gian giữa hệ thống và môi
trường, giữa hệ thống ra quyết định và hệ thống hoạt động tác nghiệp.
Một doanh nghiệp có HTTT quản lí hiệu quả giúp cho doanh nghiệp:
• Khắc phục khó khăn trước mắt để đạt được các mục tiêu đề ra
• Tạo ra năng lực cạnh tranh lớn nắm bắt nhanh được các cơ
hội và vượt qua các thách thức
Page

SV:Chu Thị Cẩm Thi CQ46/41.01
Khoa hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt
nghiệp
1.2. Quá trình phát triển HTTT
1.1.2.1. Khởi tạo và lập kế hoạch dự án
Hai hoạt động chính trong khởi tạo và lập kế hoạch dự án là phát hiện ban đầu
chính thức về những vấn đề của hệ thống và các cơ hội của nó, trình bày rõ lí do vì
sao tổ chức cần hay không cần phát triển HTTT. Tiếp đến là xác định phạm vi cho
hệ thống dự kiến. Một kế hoạch dự án phát triển HTTT được dự kiến về cơ bản
được mô tả theo vòng đời phát triển hệ thống, đồng thời cũng đưa ra ước lượng thời
gian và các nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện nó. Hệ thống dự kiến phải giải
quyết được những vấn đề đặt ra của tổ chức hay tận dụng được những cơ hội có thể

trong tương lai mà tổ chức gặp, và cũng phải xác định chi phí phát triển hệ thống và
lợi ích mà nó sẽ mang lại cho tổ chức.
1.1.2.2. Phân tích hệ thống
Bao gồm các công việc sau:
- Xây dựng mô hình hệ thống: Dựa trên các kết quả khảo sát, người phát
triển phải xác định rõ mô hình nghiệp vụ cho HTTTQL cần phát triển bằng cách mô
hình hóa hệ thống.
- Sau khi mô hình hóa hệ thống cần phát triển, người phát triển hệ thống
định ra một số giải pháp sơ bộ để thiết kế hệ thống và lựa chọn một giải pháp phù
hợp sau khi đã xem xét các yếu tố như: tính năng của hệ thống, chi phí phát triển,
cài đặt, đào tạo người sử dụng,… đồng thời xác định các chức năng, thủ tục thực
hiện và giao diện hệ thống ở mức chung.
1.1.2.3. Thiết kế hệ thống
Dựa trên kết quả phân tích, người phát triển tiến hành thiết kế hệ thống,
trong đó xác định cấu trúc và cách thức làm việc của HTTT ddeer đáp ứng các yêu
cầu về nghiệp vụ, các yêu cầu của người dùng. Thiết kế hệ thống gồm các công việc
sau:
Page

SV:Chu Thị Cẩm Thi CQ46/41.01
Khoa hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt
nghiệp
- Thiết kế dữ liệu hệ thống: Xác định các đối tượng dữ liệu hay cấu trúc dữ
liệu được sử dụng trong hệ thống.
Thiết kế chức năng hệ thống: xác định các modun xử lý thể hiện các chức
năng của hệ thống.
- Thiết kế giao diện hệ thống: xác định các mô hình giao tiếp người máy.
- Thiết kế an toàn hệ thống: Xác định các yếu tố đảm bảo sự tin cậy cho hệ
thống.
- Thiết kế kỹ thuật hệ thống: Xác định các yêu cầu kỹ thuật cho hệ thống.

- Lập tài liệu thiết kế hệ thống.
1.1.2.4. Thực hiện
Giai đoạn này bao gồm các công việc sau:
- Lựa chọn công cụ hệ quản trị cơ sở dữ liệu và cài đặt cơ sở dữ liệu cho hệ
thống.
- Lựa chọn công cụ lập trình để xây dựng các mô đun chương trình của hệ
thống.
- Lựa chọn công cụ để xây dựng các giao diện hệ thống.
- Xây dựng các tài liệu như tài liệu sử dụng hệ thống, tài liệu kỹ thuật…
1.1.2.5. Cài đặt, vận hành và bảo trì hệ thống
Cài đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống tiếp đó là cài đặt phần mềm, chuyển
đồi hoạt động của hệ thống cũ sang hệ thống mới gồm có: chuyển đổi dữ liệu, bố
trí, đào tạo, sắp xếp người làm việc trong hệ thống, tổ chức hệ thống quản lí và bảo
trì rồi đưa vào vận hành. Chỉnh sửa, bổ sung các thành phần để đảm bảo duy trì,
thực hiện tốt và thích nghi với các điều kiện mới.
1.1.2. Một số khái niệm
1.1.3.1. Mô hình nghiệp vụ
Mô hình nghiệp vụ là một mô tả các chức năng nghiệp vụ của một tổ chức
(hay một miền được nghiên cứu của tổ chức), giúp chúng ta có thể hình dung được
toàn bộ hệ thống thực trong mối quan hệ giữa các yếu tố với nhau.
Một mô hình nghiệp vụ gồm có các thành phần sau:
1.Biểu đồ ngữ cảnh
Page

SV:Chu Thị Cẩm Thi CQ46/41.01
Khoa hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt
nghiệp
2.Biểu đồ phân rã chức năng
3.Danh sách các hồ sơ sử dụng
4.Ma trận thực thể dữ liệu - chức năng

5.Mô tả chi tiết chức năng lá
1.1.3.2. Biểu đồ ngữ cảnh
Các thành phần của biểu đồ ngữ cảnh là:
• Biểu tượng để mô tả toàn bộ hệ thống: Tiến trình hệ thống
• Luồng dữ liệu: Là các dữ liệu di chuyển từ nơi này đến nơi khác, từ nguồn
đến đích. Nguồn có thể là tác nhân, có thể là hệ thống.
• Các tác nhân: Một tác nhân của hệ thống phải có đủ các điều kiện sau:
+ Thứ nhất, tác nhân phải là một người, nhóm người, tổ chức, 1 bộ phận của
tổ chức hay của hệ thống thông tin khác.
+ Thứ hai, phải nằm ngoài hệ thống.
+ Thứ ba, có tương tác với hệ thống: gửi dữ liệu vào hệ thống hoặc lấy thông
tin ra từ hệ thống.
• Tên gọi: Phải là danh từ chỉ các khái niệm trên
1.1.3.3. Biểu đồ phân rã chức năng
Gồm các chức năng và liên kết các chức năng
• Các chức năng: Là một mô tả dãy các hoạt động, kết quả là sản phẩm thông
tin dịch vụ.
• Liên kết: Đường gấp khúc hình cây, liên kết với các chức năng của nó.
1.1.3.4. Ma trận thực thể dữ liệu - chức năng
Cấu trúc của ma trận gồm có:
• Các cột: Mỗi cột tương ứng với một hồ sơ dữ liệu .
• Các dòng: Mỗi dòng tương ứng với một chức năng.
• Các ô: Ghi vào một trong các chức năng sau:
− R (Read) : Nếu như chức năng ở dòng đọc hồ sơ ở cột.
− U (Update) : Nếu như chức năng cập nhật dữ liệu vào cột.
Page
N
SV:Chu Thị Cẩm Thi CQ46/41.01
Khoa hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt
nghiệp

− C (Create) : Nếu như chức năng ở dòng tạo hồ sơ ở cột.
− Còn lại : Để trống.
1.1.3.5. Quá trình mô hình hoá quá trình xử lí nghiệp vụ:
Ngoài các khái niệm tác nhân, luồng dữ liệu đã được trình bày ở phần trước,
quá trình còn sử dụng một số khái niệm sau:
• Tiến trình: Là một dãy hoạt động xảy ra tác động lên dữ liệu tạo ra thông tin.
Có tương ứng 1 – 1 giữa tiến trình và chức năng vì chúng là biểu hiện hai
mặt của một hoạt động. Nếu như chức năng trả lời cho câu hỏi “là cái gì?”
thì tiến trình lại trả lời cho câu hỏi “Xảy ra như thế nào?”.
• Kho dữ liệu: Là các dữ liệu được lưu trữ ở một vị trí.
1.1.3.6. Mô hình dữ liệu – khái niệm (Mô hình thực thể - mối quan hệ:
Entity – Relationship Model)
Là mô hình mô tả dữ liệu của thế giới thực, gồm các thực thể dữ liệu và mối
quan hệ của chúng.
• Thực thể và thuộc tính thực thể
-Thực thể là khái niệm mô tả một lớp các vật thể của thế giới thực hoặc các
khái niệm độc lập và giữa chúng có đặc trưng chung.
- Bản thể là một đối tượng tụ thể của thực thể.
- Thuộc tínhcủa thực thể là những đặc trưng của thực thể mà ta quan
tâm.Trong các khóa dự tuyển, ta có thể chọn một khóa làm khóa chính của quan hệ.
• Mối quan hệgiữa các thực thể là một khái niệm mô tả mối quan hệ vốn có
giữa các bản thể của các thực thể.
- Bậc của mối quan hệ: Là số các thực thể tham gia mối quan hệ
- Bản sốcủa mối quan hệ: Là số các bản thể của một thực thể có thể tham gia
vào 1 quan hệ cụ thể trong mối quan hệ
1.1.3.7. Mô hình quan hệ
Một số khái niệm
• Quan hệ: Là một bảng dữ liệu hai chiều có các cột có tên, gọi là các thuộc
tính, có các dòng không có tên, gọi là những bộ dữ liệu (bản ghi).
Page

b
SV:Chu Thị Cẩm Thi CQ46/41.01
Khoa hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt
nghiệp
• Các thuộc tính của quan hệ chính là tên của các cột
- Thuộc tính lặp: là các thuộc tính mà giá trị của nó trên một số dòng khác
nhau, còn các giá trị còn lại của nó trên các dòng này như nhau.
- Khóa dự tuyển : Là các thuộc tính mà các giá trị của nó xác định duy nhất
mỗi dòng, và nếu có nhiều hơn một thuộc tính thì khi bỏ đi một thuộc tính trong số
đó thì giá trị không xác định duy nhất dòng.
• Các chuẩncủa các quan hệ: Là các đặc trưng cấu trúc mà cho phép ta nhận
biết được cấu trúc đó. Có 3 chuẩn cơ bản
- Chuẩn 1 (1NF): Một quan hệ đã ở dạng chuẩn 1NF nếu nó không chứa các
thuộc tính lặp
- Chuẩn 2 (2NF): Một quan hệ đã ở dạng chuẩn 2NF nếu nó đã ở dạng 1NF
và không chứa các thuộc tính phụ thuộc vào một phần khóa
- Chuẩn 3 (3NF): Một quan hệ ở dạng chuẩn 3 nếu nó đã là chuẩn 2 và
không có thuộc tính phụ thuộc bắc cầu vào khóa.
1.1.3.8. Cơ sở dữ liệu
a) Khái niệm
CSDL là tập hợp các dữ liệu có liên quan tời nhau chứa thông tin về một
tổ chức nào đó, được lưu trữ trên các thiết bị nhớ thứ cấp để đáp ứng nhu cầu
khai thác thông tin của nhiều người sử dụng với các mục đích khác nhau.
Một CSDL phải thỏa mãn hai tính chất sau:
- Tính độc lập dữ liệu.
- Tính chia sẻ dữ liệu.
b) Hệ quản lý cơ sở dữ liệu
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (tiếng Anh: Database Management System -
DBMS), là phần mềm hay hệ thống được thiết kế để quản trị một cơ sở dữ
liệu. Cụ thể, các chương trình thuộc loại này hỗ trợ khả năng lưu trữ, sửa

chữa, xóa và tìm kiếm thông tin trong một cơ sở dữ liệu (CSDL). Có rất
nhiều loại hệ quản trị CSDL khác nhau: từ phần mềm nhỏ chạy trên máy tính
cá nhân cho đến những hệ quản trị phức tạp chạy trên một hoặc nhiều siêu
máy tính.
c) Visual FoxPro
Page
k
SV:Chu Thị Cẩm Thi CQ46/41.01
Khoa hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt
nghiệp
Visual FoxPro là một hệ quản trị CSDL kiểu quan hệ của Microsoft chạy
trên hệ điều hành Windows, với các đặc điểm sử dụng sau:
- Trong VFP tích hợp cả chức năng quản trị dữ liệu, cả chức năng của một
ngôn ngữ lập trình. Sự tích hợp này đã mang lại cho VFP khả năng ứng dụng vừa
tiện lợi, vừa dễ dùng.
- Tuy nhiên tính bảo mật của VFP không cao.
- Có thể phát triển ứng dụng bằng VFP trong môi trường mạng và cho nhiều
người dùng.
- Đang được sử dụng rất phổ biến ở Việt Nam và nhiều nước khác để
phát triển các ứng dụng trong quản lý ( Kế toán, Nhân sự, Vật tư…)
1.1. Tổng quan về kế toán vật tư
1.2.1. Nhiệm vụ công tác kế toán vật tư trong doanh nghiệp sản xuất
Các loại vật tư trong doanh nghiệp là những tài sản ngắn hạn dự trữ cho quá trình
sản xuất kinh doanh bao gồm nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, phụ tùng thay thế,
công cụ dụng cụ,…
Doanh nghiệp cần có kế hoạch mua, dữ trữ đầy đủ, kịp thời các loại vật tư về cả số
lượng, chất lượng và kết cấu nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được
tiến hành bình thường.
Kế toán vật tư phải xác định được giá trị nguyên vật liệu trong quá trình nhập, xuất
nhằm trong xác định chính xác giá thành, giá vốn của sản phẩm hoàn thành.

Nguyên vật liệu là yếu tố chị phí chính tạo ra thực thể sản phẩm quyết định đến giá
trị và giá trị sử dụng của sản phẩm của các doanh nghiệp sản xuất vì vậy nó giữ một
vị trí khá quan trọng trong quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm của doanh
nghiệp. Chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản
xuất, khi chi phí nguyên vật liệu biến động sẽ gây ảnh hưởng đến giá thành sản
phẩm từ đó gây ảnh hưởng chung tới lợi nhuận của doanh nghiệp. Do đó cần thiết
phải có sự quản lí nguyên vật liệu hợp lí, khoa học từ khi nhập nguyên vật liệu về
cho tới khi đưa vào quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm.
Page

SV:Chu Thị Cẩm Thi CQ46/41.01
Khoa hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt
nghiệp
Ngoài ra kế toán vật tư còn cần:
- Phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình biến động của các loại vật
tư về cả giá trị và hiện vật; tính toán chính xác giá gốc (hoặc giá thành thực
tế) của từng loại, từng thứ vật tư nhập, xuất, tồn kho; đảm bảo cung cấp đầy
đủ, kịp thời các thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý vật tư của doanh
nghiệp.
- Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua, dự trữ và sử dụng từng
loại vật tư đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
1.2.2. Phân loại vật tư
Phân loại vật tư là việc sắp xếp các loại vật tư thành từng nhóm, từng loại,
từng thứ vật tư theo những tiêu thức nhất định phục vụ cho yêu cầu quản lí. Căn cứ
vào nội dung và yêu cầu quản trị doanh nghiệp, các loại vật tư được chia thành
nguyên vật liệu vật liệu và công cụ dụng cụ.
1.2.2.1. Nguyên vật liệu
Nguyên liệu vật liệu trong doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua ngoài
hoặc tự chế dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh. Dựa vào các tiêu chí khác
nhau mà phân loại nguyên vật liệu.

Căn cứ vào yêu cầu quản lí nguyên liệu vật liệu bao gồm:
_ Nguyên liệu, vật liệu chính: là loại nguyên vật liệu khi tham gia vào quá
trình sản xuất kinh doanh sẽ cấu thành nên thực thể sản phẩm, toàn bộ giá trị
được chuyển 1 lần vào giá trị sản phẩm mới được tạo ra.
_ Vật liệu phụ: là các loại vật liệu được sử dụng trong sản xuất để tăng chất
lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công vệc quản lý
sản xuất, bao gói sản phẩm…Các loại vật liệu này không cấu thành nên thực
thể sản phẩm.
_ Nhiên liệu: là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình
sản xuất kinh doanh phục vụ công nghệ sản xuất, phương tiện vận tải…
Page
#
SV:Chu Thị Cẩm Thi CQ46/41.01
Khoa hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt
nghiệp
_ Phụ tùng thay thế: là những vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy móc,
thiết bị, phương tiện vận tải…
_ Vật liệu khác: là các loại vật liệu không được xếp vào các loại trên. Các loại
vật liệu này do quá trình sản xuất loại ra như các loại phế liệu, vật liệu thu
hồi do thanh lý tài sản cố định.
Căn cứ vào nguồn gốc, nguyên liệu vật liệu được chia thành:
_ Nguyên liệu, vật liệu mua ngoài.
_ Nguyên liệu, vật liệu tự chế biến, gia công.
_ Nguyên vật liệu dùng cho các mục đích khác.
1.2.2.2. Công cụ dụng cụ
Công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn của tài sản cố
định về giá trị và thời gian sử dụng. Công cụ dụng cụ cũng có nhiều tiêu chuẩn phân
loại.Mỗi tiêu chuẩn phân loại có tác dụng riêng trong quản lí.
Căn cứ vào phương pháp phân bổ, công cụ dụng cụ được chia thành:
_ Loại phân bổ 1 lần

_ Loại phân bổ nhiều lần.
Căn cứ vào nội dung công cụ dụng cụ được chia thành:
_ Lán trại trại tạm thời, cốt pha dùng trong xây dựng cơ bản, dụng cụ giá lắp
chuyên dùng cho sản xuất vận chuyển hàng hóa.
_ Dụng cụ, đồ dùng bằng thủy tinh, sành sứ.
_ Quần áo bảo hộ lao động
_ Công cụ dụng cụ khác
Căn cứ vào mục đích sử dụng, công cụ dụng cụ được chia thành:
_ Công cụ dụng cụ dùng cho sản xuất kinh doanh.
_ Công cụ dụng cụ dùng cho quản lí.
_ Công cụ dụng cụ dùng cho các mục đích khác.
1.2.3. Đánh giá vật tư
Page
n
SV:Chu Thị Cẩm Thi CQ46/41.01
Khoa hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt
nghiệp
1.2.3.1. Nguyên tắc đánh giá vật tư.
Để có thể phản ánh 1 cách chính xác giá trị của vật tư và có thể so sánh giữa các
kỳ hạch toán phục vụ cho công tác quản lý, kiểm tra, lập kế hoạch, việc đánh giá vật
tư phải tuân theo 7 nguyên tắc kế toán cơ bản: nguyên tắc cơ sở dồn tích, nguyên
tắc hoạt động liên tục, nguyên tắc giá gốc, nguyên tắc trọng yếu, nguyên tắc phù
hợp, nguyên tắc thận trọng và nguyên tắc nhất quán.
Cụ thể, về nguyên tắc đánh giá vật tư phải tuân thủ nguyên tắc đánh giá hàng tồn
kho. Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 “Hàng tồn kho” hàng tồn kho của
doanh nghiệp được đánh giá theo giá gốc (trị giá vốn thực tế) và trong trường hợp
giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần
có thể thực hiện được.
Giá trị thuần có thể thực hiện được của vật tư là giá ước tính của vật tư trong kỳ sản
xuất kinh doanh bình thường trừ đi chi phí ước tính để hoàn chỉnh sản phẩm và chi

phí ước tính phục vụ cho việc tiêu thụ sản phẩm.
Giá gốc vật tư được xác dịnh cụ thể cho từng loại bao gồm: chi phí mua, chi phí
chế biến và các chi phí khác có liên quan đến việc sở hữu các loại vật tư đó.
1.2.3.2. Phương pháp đánh giá vật tư
Vật tư trong các doanh nghiệp có thể được đánh giá theo trị giá gốc (hay còn gọi
là giá vốn thực tế) và giá hạch toán.
• Đánh giá theo trị giá vốn thực tế
Trị giá vốn thực tế nhập kho được xác định theo từng nguồn nhập.
_ Đối với vật tư mua ngoài:
Giá
nhập
kho
= Giá mua
thực tế
+ Các khoản
thuế
+ Chi phí mua thực tế
Trong đó:
 Giá mua thực tế: giá ghi trên hóa đơn
Page

SV:Chu Thị Cẩm Thi CQ46/41.01
Khoa hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt
nghiệp
 Các khoản thuế: thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu
có) và thuế giá trị gia tăng trong trường hợp doanh nghiệp
tính và nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp
 Chi phí mua thực tế: chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân
loại, bảo hiểm, khoản hao hụt tự nhiên trong định mức thuộc quá
trình mua vật tư

_ Đối với vật tư tự chế biến: giá nhập kho bao gồm giá thực tế của
vật tư xuất chế biến cộng với chi phí chế biến.
_ Đối với vật tư thuê ngoài gia công:
Giá
nhập
kho
= Giá của vật tư thực tế
xuất ngoài chế biến
+ Chi phí vận
chuyển từ
doanh nghiệp
đến nơi chế
biến và ngược
lại
+ Chi phí thuê
gia công chế
biến
_ Đối với vật tư nhận vốn góp liên doanh, vốn góp cổ phần:
Giá
nhập
kho
= Giá được các bên tham gia liên doanh,
góp vốn chấp thuận
+ Chi phí phát sinh
khi tiếp nhận
_ Đối với vật tư được cấp:
Giá nhập
kho
= Giá trị ghi trên biên bản
giao nhận

+ Chi phí phát sinh khi tiếp
nhận
• Đánh giá theo giá hạch toán: giá hạch toán là giá ổn định do doanh
nghiệp tự xây dựng phục vụ cho công tác hạch toán chi tiết vật tư. Giá
Page

SV:Chu Thị Cẩm Thi CQ46/41.01
Khoa hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt
nghiệp
này không có tác dụng giao dịch với bên ngoài. Sử dụng giá hạch toán,
việc xuất kho hằng ngày được thực hiện theo giá hạch toán, cuối kỳ
phải tính ra theo giá thực tế
• Để ghi sổ kế toán tổng hợp và tính được giá thực tế, trước hết tính hệ
số giữa giá thực tế và giá hạch toán của vật tư luân chuyển trong kỳ (H)
theo công thức:
1.2.3.3. Phương pháp tính trị giá vật tư xuất kho
Theo Chuẩn mực kế toán số 02 Hàng tồn kho, tính trị giá vật tư xuất kho được
thực hiện theo 1 trong 4 phương pháp:
- Phương pháp đích danh: theo phương pháp này, doanh nghiệp phải quản
lý vật tư theo từng lô hàng. Khi xuất lô hàng nào thì lấy giá thực tế của lô
hàng đó.
- Phương pháp bình quân gia quyền tại thời điểm xuất kho hoặc cuối kỳ:
Theo phương pháp này, kế toán phải tính đơn giá bình quân gia quyền tại thời
điểm xuất kho hoặc ở thời điểm cuối kỳ, sau đó lấy số lượng vật tư xuất kho
nhân với đơn giá bình quân đã tính. Đơn giá bình quân gia quyền có thể tính
theo kỳ hoặc sau mỗi lần nhập phụ thuộc vào tình hình cụ thể của doanh
nghiệp.
Page

SV:Chu Thị Cẩm Thi CQ46/41.01

Hệ số giá (H)
Trị giá hạch toán của
vật tư còn đầu kỳ
Trị giá thực tế của vật
tư còn tồn đầu kỳ
Trị giá thực tế của vật
tư nhập trong kỳ
Trị giá hạch toán của vật
tư nhập trong kỳ
Ž
•
•
Trị giá thực tế của vật
tư xuất kho trong kỳ
Ž
Trị giá hạch toán của vật tư xuất của
vật tư luân chuyển trong kỳ
Hệ số giá (H)
•
Khoa hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt
nghiệp
- Phương pháp nhập trước xuất trước: phương pháp này dựa trên giả định số vật
tư nào nhập trước thì xuất trước và lấy giá thực tế của lần đó là giá của vật tư xuất
kho. Do đó, trị giá vật tư tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần
nhập sau cùng.
- Phương pháp nhập sau xuất trước: phương pháp này dựa trên giả định số vật
tư nào nhập sau thì xuất trước, lấy đơn giá bằng đơn giá nhập. Do đó, trị giá vật tư
tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập đầu tiên.
Việc áp dụng phương pháp nào để tính trị giá vật tư xuất kho là do doanh
nghiệp tự quyết định. Song, cần đảm bảo sự nhất quán trong nhiên độ kế toán và

phải thuyết minh trong Báo cáo tài chính.
1.2.4. Hạch toán chi tiết vật tư
Hiện nay các doanh nghiệp thường hạch toán chi tiết vật tư theo 1 trong 3
phương pháp chủ yếu, đó là phương pháp mở thẻ song song, phương pháp số dư và
phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển.
- Phương pháp mở thẻ song song: áp dụng trong trường hợp dùng giá mua thực
tế để ghi chép kế toán vật tư tồn kho. Quy trình hạch toán chi tiết được thể hiện qua
sơ đồ sau:
Page

SV:Chu Thị Cẩm Thi CQ46/41.01
Đơn giá bình
quân gia quyền
Số lượng vật tư tồn
đầu kì
Giá trị thực tế vật tư
tồn đầu kì
Giá trị thực tế vật tư
nhập trong kì
Số lượng nhập kho trong
kì
Ž
•
•
Giá trị thực tế vật tư
xuất kho
Ž
Số lượng vật tư xuất kho
Đơn giá bình
quân

•
Khoa hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt
nghiệp
Sơ đồ 1.1
- Phương pháp số dư: đây còn được gọi là phương pháp nghiệp vụ - kế toán;
là sự kết hợp chặt chẽ kế toán chi tiết vật tư tồn kho với hạch toán nghiệp vụ ở nơi
bảo quản. Phương pháp này được áp dụng cho những doanh nghiệp sử dụng giá
Page
N
SV:Chu Thị Cẩm Thi CQ46/41.01