đồ án công nghệ thông tin ứng dụng Winword trong soạn thảo văn bản

Trường thbc kỹ thuật tin học hà nội
NGÀNH TIN HỌC VĂN PHÒNG
**
ESTIH


Cơ quan thực tập :
Ban chỉ đạo CNTT của cơ quan
Đảng
Thời gian thực tập :
Từ 10/3/2003 đến 10/5/2005
Họ và tên học sinh :
Nguyễn Lan Phương
Líp : V8D1
Khoá : VIII
1. Cán bộ hướng dẫn tại
cơ sở :
Cô Nguyễn Thị Kim Phượng (Cử
Nhân lưu trữ)
(Cö Nh©n lu tr÷)
2. Giáo viên hướng dẫn :
Cô Đinh Bích Hoà
Cô Nguyễn Thị Mai
Hà Nội, tháng 5 / 2005
-Mục lục-
Lời cảm ơn.
Sau 2 tháng thực tập tại cơ sở em đã tiếp thu &
học hỏi được rất nhiều kiến thức mới đồng thời củng
cố được những kiến thức được học tại trường.
Em xin chân thành cảm ơn các cô, bác, anh, chị
trong cơ quan "Ban chỉ đạo Công nghệ thông tin Quốc

gia ". Chóng em có thể hoàn thành tốt báo cáo của
mình là nhờ có sù quan tâm giúp đỡ của ban lãnh đạo
cơ quan & đặc biệt là sự chỉ bảo tận tình của cô Kim
Phượng, anh Cường đã trực tiếp giúp đỡ em rất nhiều
trong thời gian chóng em thực tập.
Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Đinh Bích Hoà
& cô Nguyễn Thị Mai đã chỉ bảo tận tình & giúp đỡ
em trong suốt quá trình thực tập.
Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn Ban Giám Hiệu nhà
trường đã tạo điều kiện cho em được đi thực tập và có thêm
nhiều cơ hội học hỏi.
Hà Nội ngày năm 2003.
Học sinh
NHẬN XÉT CỦA CÁN BỘ HƯỚNG DẪN TẠI CƠ SỞ

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

Lời nói đầu
Trước những phát triển và đổi mới mạnh mẽ của đất
nước về công nghệ thông tin đòi hỏi những thanh niên,
những học sinh, sinh viên phải suy nghĩ làm thế nào để đáp
ứng được những yêu cầu mà xã hội đặt ra. Nếu đáp ứng
được các yêu cầu này thì đồng nghĩa với việc tìm được một
công việc tốt và có một vị trí trong xã hội. Điều này thực sự
là một khó khăn đối với hầu hết các học sinh, sinh viên đã,
đang và sắp tốt nghiệp. Em luôn nghĩ mình là một người
may mắn được học tại một trường dạy nghề có uy tín của
thành phố, đó chính là ngôi trường mang tên ESTIH.
Là học sinh của trường em đã không những được tiếp cận
với những kiến thức về khoa học, về xã hội mà còn có cơ hội
đưa những kiến thức này áp dụng vào thực tế qua các kỳ
thực tập hàng năm của nhà trường tổ chức.
BAN CHỈ ĐẠO CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
QUỐC GIA
Địa chỉ:
Sè 7 Nguyễn
Cảnh Chân
Số điện thoại :
080.43089
Trưởng ban :
Đặng Hữu
Phó ban:

Hoàng Quốc
Tuấn
Số lượng nhân
viên:
12 người
Chức năng và nhiệm vụ
Ban Chỉ đạo CNTT các cơ quan Đảng
ưư
Về Chức năng :
Ban chỉ đạo CNTT các cơ quan Đảng có chức năng giúp ban bí thư chỉ
đạo việc ứng dụng và phát triển CNTT trong hệ thống các cơ quan Đảng. Do đó
Ban chỉ đạo CNTT các cơ quan Đảng có các nhiệm vụ sau :
Về nhiệm vụ :
1. Nghiên cứu đề xuất các phương án ứng dụng CNTT, đổi mới lề lối,
phương thức lãnh đạo một cách tương ứng nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả,
hiệu lực của công tác điều hành Đảng.
2. Ban chỉ đạo CNTT các cơ quan Đảng phối hợp với Ban chỉ đạo 58 của
Chính phủ, các ban Đảng và Bộ, các ngành liên quan theo dõi, đôn đốc, kiểm tra
việc thực hiện chỉ thị 58-CT/TW của Bộ Chính trị (Khoá VIII) về đẩy mạnh ứng
dụng và phát triển CNTT phục vụ sự nghiệp CNH-HĐH đất nước
3. Chỉ đạo việc tổ chức thực hiện Đề án Tin học hoá hoạt động của các cơ
quan Đảng giai đoạn 2001-2005 theo Quyết định số 47-QĐ/ TW của Ban Bí thư,
đảm bảo thực hiện đúng mục tiêu, yêu cầu, nhiệm vụ, hoàn thành đúng tiến độ
đã đề ra.
a) Hướng dẫn xây dựng và thẩm định, phê duyệt các đề án, dự án phát triển &
ứng dụng CNTT (kể cả kế hoạch kinh phí ) của các cơ quan Đảng ở TW
và các tỉnh thành uỷ.
b) Chủ trì cùng với ban Tài chính-Quản trị TW và các cơ quan liên quan tổng
hợp, phân bổ, điều chỉnh, quản lý và quyết toán kinh phí, đảm bảo đúng
mục đích, yêu cầu & tiến độ của các dự án.

c) Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện Đề án và sử dụng kinh phí ; Đánh
giá kết quả, hiệu quả thực hiện các dự án ; có biện pháp chỉ đạo kịp thời
để đảm bảo đúng yêu cầu, tiến độ.
d) Sơ kết, tổng kết, đánh giá tình hình ứng dụng CNTT trong các cơ quan Đảng.
e)Hướng dẫn nghiên cứu & hỗ trợ kỹ thuật đối với các cơ quan Đảng ở TW &
các tỉnh thành uỷ.
f) Tổ chức phối hợp với đề án “Tin học hoá quản lý hành chính nhà nước”
nghiên cứu, ban hành các quy định, quy chế, chuẩn bị thông tin, chuẩn bị
CNTT sử dụng thống nhất trong hệ thống các cơ quan Đảng.
4. Tổ chức chỉ đạo công tác đào tạo về CNTT trong toàn hệ thống các cơ
quan Đảng.
5. Thực hiện một số nhiệm vụ về phát triển và ứng dụng một số CNTT do
Ban Bí thư giao.
Về quan hệ công tác
Ban chỉ đạo CNTT các cơ quan Đảng giúp đồng chí Thường trực Ban Bí
thư chỉ đạo, tổ chức triển khai thực hiện Đề án Tin học hoá hoạt động của các cơ
quan Đảng giai đoạn 2001-2005 ; định kỳ hàng quý và đột xuất báo cáo và xin ý
kiến chỉ đạo trực tiếp của đồng chí Thường trực Ban Bí thư.
Kết hợp với các cơ quan liên quan của Quốc hội & Chính phủ, đặc biệt
kết hợp với Đề án Tin học hoá quản lý hành chính nhà nước để thực hiện đề án
chung về tích hợp hệ thống tin học hóa công tác quản lý, điều hành của nhà
nước và sự lãnh đạo của Đảng trên phạm vi cả nước.
Ban chỉ đạo CNTT định kỳ mỗi tháng họp 1 lần ; họp đột xuất khi cần
thiết.
Về lề lối làm việc và phân định trách nhiệm trong ban chỉ đạo :
a) Ban chỉ đạo CNTT các cơ quan Đảng quyết định tập thể theo đa số các
việc sau :
 Kế hoạch tổ chức thực hiện Đề án và kế hoạch kinh phí cho cả gia
đoạn và từng năm.
 Quy chế về duyệt, phân bổ, quản lý, thanh tra, quyết toán về tài

chính.
 Báo cáo tổng kết hàng năm của Ban chỉ đạo.
 Những vấn đề cần xin ý kiến chỉ đạo của Ban Bí thư.
b) Phó ban chỉ đạo giúp Trưởng ban điều hành chung công việc của ban
chỉ đạo, thay mặt Trưởng ban giải quyết những công việc được Trưởng ban phân
công; chịu trách nhiệm về nội dung hệ thống thông tin phục vụ TW Đảng, Bộ
Chính trị,Ban Bí thư và cấp uỷ các cấp, quản lý mạng thông tin diện rộng của
Đảng.
c) Các uỷ viên Ban Chỉ đạo tham gia thực hiện các công việc chung của
ban chỉ đạo và chịu trách nhiệm theo dõi, điều hoà, phối hợp, kiểm tra, đôn đốc
các cơ quan Đảng thực hiện những nội dung, nhiệm vụ và chủ động đề xuất
những nội dung, biện pháp cần triển khai theo mảng công việc cụ thể do Ban chỉ
đạo CNTT các cơ quan Đảng phân công phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của
cơ quan mà uỷ viên đó đại diện. Cụ thể :
 Uỷ viên về Tổ chức : Chịu trách nhiệm về tổ chức, chính sách cán
bé & nhân lực ;
 Uỷ viên về Tư tưởng văn hoá : Chịu trách nhiệm về quản lý thông
tin về công tác tư tưởng, lý luận, phổ biến, hướng dẫn, giáo dục,
tuyên truyền.
 Uỷ viên về Khoa giáo : Chịu trách nhiệm về CNTT trong hệ thống
các cơ quan Đảng.
 Uỷ viên, đại diện Ban cơ yếu : Chịu trách nhiệm về an toàn, an
ninh thông tin điện tử trong hệ thống các cơ quan Đảng.
 Uỷ viên, đại diện Bộ Bưu chính,Viễn thông: Chịu trách nhiệm về
đảm bảơ chất lượng đường truyền và giá cước trao đổi thông tin
trên mạng thông tin diện rộng của Đảng và kết nối với hệ thống
thông tin điện tử của nhà nước.
 Uỷ viên về Tài chính : Chịu trách nhiệm về các vấn đề tài chính,
nguồn vốn cấp phát và thanh quyết toán. Chủ trì việc xây dựng Quy
chế về quản lý tài chính của Đề án tin học hoá hoạt động của các cơ

quan Đảng.
Về bộ máy giúp việc :
Ban Thư ký đồng thời là Văn phòng giúp Ban chỉ đạo trong việc tổ chức
thực hiện các nhiệm vụ được giao.
 Ban Thư ký gồm Trưởng Ban Thư ký, một số Phó Ban thư ký và một số
uỷ viên là các chuyên gia có năng lực về tổ chức và điều hành. Ban Thư
ký, ngoài một số chuyên trách, có thể có nhiều người kiêm nhiệm. Uỷ
viên thư ký kiêm nhiệm được cơ quan chủ quản tạo điều kiện để hoàn
thành nhiệm vụ do Ban Thư ký phân công.
 Biên chế của Ban Chỉ đạo và Ban Thư ký do Ban Chỉ đạo phối hợp với
Ban Tổ chức TW xác định cụ thể.
Về điều kiện làm việc :
Ban Chỉ đạo CNTT các cơ quan Đảng có con dấu riêng ; được bảo đảm
điều kiện và phương tiện làm việc bằng ngân sách ; có tài khoản riêng để phục
vụ Quy chế hoạt động của Ban thư ký thuộc ban chỉ đạo CNTT các cơ quan
Đảng
I. Chức năng nhiệm vụ, tổ chức của Ban thư ký
Điều 1. Ban thư ký đồng thời làm nhiệm vụ Văn phòng của Ban chỉ đạo CNTT
các cơ quan Đảng, có chức năng, tham mưu và giúp Ban chỉ đạo CNTT
các cơ quan Đảng.
Điều 2. Ban thư ký có các nhiệm vụ sau đây:
1. Giúp Ban chỉ đạo CNTT quản lý đề án Tin học hóa hoạt động của cơ
quan Đảng theo cơ chế quản lý Chương trình Mục tiêu của Chính phủ;
2. Xây dựng kế hoạch công tác năm, 6 tháng, quý, chương trình công
tác tháng, tuần và tổ chức thực hiện các kế hoạch chương trình công tác đã đề
ra; giúp Ban chỉ đạo CNTT chuẩn bị và tiến hành hội nghị sơ kết thực hiện
Quyết định 47-QĐ/TW của Ban Bí thư.
3. Phối hợp với bộ phận chuyên quản lý về tài chính giúp Ban chỉ đạo
CNTT hướng dẫn xây dựng, phê duyệt nội dung và kế hoạch phân bổ kinh phí,
kiểm tra và kiến nghị điều chỉnh việc thực hiện các đề án 2001-2005, các dự án

và kế hoạch ứng dụng kinh phí CNTT hàng năm của các cơ quan Đảng ở TW,
tỉnh, thành uỷ
4. Nghiên cứu dự thảo các quy định quy chế và các văn bản chỉ đạo,
hướng dẫn của BCĐ CNTT và của Ban Bí thư có liên quan tới việc triển khai
ứng dụng CNTT trong hệ thống tổ chức của Đảng , trước hết là quy chế về quản
lý mạng thông tin diện rộng của Đảng, các quy định về chuẩn công nghệ chuẩn
thông tin về các phần mêm dùng chung, về chữ ký điện tử và thể thức của văn
bản điện tử về bảo mật và an toàn thông tin…
5. Giúp BCĐ CNTT hướng dẫn , kiểm tra nghiệp vụ và hỗ trợ kỹ thuật đối
với các cơ quan Đảng ở TW và các tỉnh thành uỷ tổ chức bồi dưỡng đào tạo phổ
cập và nâng cao kiến thức về CNTT cho các loại cán bộ trong hệ thống cơ quan
Đảng
6. Giúp BCĐ CNTT phối hợp với các ban đảng và các bộ, ngành liên
quan thực hiện tốt nhiệm vụ tổ chức quán triệt, hướng dẫn theo dõi đôn đốc
kiểm tra và tổng kết đánh giá việc thực hiện chỉ thị 58-CT/TW của Bộ Chính trị;
kết hợp với các cơ quan liên quan của quốc hội va chính phủ, đặc biệt kết hợp
với Đề án tin học hoá quản lý hành chính nhà nước để hình thành đề án chung
về tin học hoá công tác quản lý điều hành nhà nước và sự lãnh đạo của Đảng
trên trạm vi toàn quốc.
7. Phối hợp chặt chẽ với các đơn vị hữu quan của Văn phòng TW, Ban
Tài chính – Quản trị TW và các cơ quan liên quan bảo đảm các điều kiện vật
chất cho hoạt động của Ban Chỉ đạo CNTT chủ trì thực hiện.
8. Lập và quản lý hồ sơ hoạt động của Ban thư ký vào Ban Chỉ đạo
CNTT. Nép lưu hồ sơ lưu trữ vào Cục lưu trữ Văn phòng TW theo đúng quy
định
II.Chế độ và lề lối làm việc của Ban Thư ký
Điều 3. Ban Thư ký gồm Trưởng Ban Thư ký, 1 hoặc 2 Phó ban thư ký và một
số uỷ viên, là các chuyên gia có năng lực về tổ chức và điều hành Ban
Thư ký ngoài một số chuyên trách có thể có các cán bộ kiêm nhiệm.Uỷ
viên thư ký do Ban thư ký phân công ban thư ký đặt tại Văn phòng TW có

một số cán bộ chuyên trách thuộc biên chế của Văn phòng TW
Điều 4. Các cán bộ không chuyên trách của Ban TK làm việc theo chế độ kiêm
nhiệm, được cơ quan chủ quản tạo điêù kiện, dành Ýt nhất 1/3 thời gian
cho việc thực hiện nhiệm vụ của BTK.
Điều 5. BTK và các uỷ viên BTK hoạt động theo quy chế và thực hiện các công
việc theo chương trình và kế hoạch công tác hàng tuần, tháng.
BTK họp 1 lần một tuần vào đầu tuần (trừ trường hợp đột xuất) để thống
nhất kế hoạch phân công công việc trong tuần và kiểm điểm công việc
tuần qua.
Điều 6. Trưởng BTK phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước Trưởng
BCĐCNTT về việc xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác của
BTK, về phân công và nhận xét kết quả công việc của các uỷ viên BTK.
Định kỳ hàng tháng, Trưởng BTK báo cáo với Trưởng BCĐCNTT bằng
văn bản két quả thực hiện công việc trong tuần, tháng và dự kiến kế hoạch
công tác của tuần, tháng tới.
Trưởng BTK được ký các công văn mời họp, thông báo ý kiến của
BCĐCNTT, các văn bản hướng dẫn kỹ thuật, nghiệp vụ cụ thể và một số
văn bản được Trưởng BCĐCNTT uỷ quyền.
Điều 7. Phó trưởng BTK có trách nhiệm giúp Tưởng BTK tổ chức thực hiện các
nhiệm vụ việc được phân công phụ trách, thay mặt Trưởng BTK khi
Trưởng Ban vắng mặt (kể cả việc ký các văn bản thuộc thẩm quyền của
Trưởng BTK).
Điều 8. Các uỷ viên BTK có trách nhiệm hoàn thành tốt nhiệm vụ được phân
công.
Các uỷ viên BTK có quyền đề xuất Trưởng BTK phân công công
việc phù hợp với chuyên môn của mình ; được nhận các thông tin cần
thiét và được quan hệ với các cơ quan có liên quan để thực hiện nhiệm vụ
được phân công ; khi cần thiết được trực tiếp báo cáo, xin ý kiến và kiến
nghị với Trưởng Ban hoặc các uỷ viên BCĐCNTT về công việc được
phân công hoăc về công việc chung của BTK.

Các uỷ viên kiêm nhiệm của BTK có trách nhiệm định kỳ hàng tháng
báo cáo bằng văn bản với lãnh đạo cơ quan chủ quản và với BCĐCNTT
về nhiệm vụ, kế hoạch, kết quả công tác của mình trong BTK ; báo cáo có
ý kiến nhận xét của Trưởng BTK hoặc BCĐ.
Phần B: Nội dung thực tập về nghiệp vụ thư ký
I.Nội dung công việc được giao:
Trong đợt thực tập này, với lượng kiến thức đã học tại trường em đã làm tốt một
số công việc văn phòng như : sắp xếp tài liệu và lọc các bản trùng , bản loại
không cần thiết sau đó đánh thứ tự các văn bản theo số và biên mục tài liệu,
nhập máy tài liệu các công văn giấy tờ lên máy và làm chuyên đề cho các tài
liệu sau khi đã biên mục và nhập lên máy.
1.Biên mục và sắp xếp tài liệu.
Ngay từ ngày đầu mới đến chúng em đã được giao công việc và chúng em được
cô Nguyễn Thị Kim Phượng hướng dẫn rất tỉ mỉ và chúng em đã hiểu ra rất
nhiều điều trong công tác văn thư lưu trữ mặc dù không phải là chuyên môn
chính của chúng em nhưng đó cũng là một công việc rất hay mà sinh viên chúng
em sau khi ra trường thường rất mong ước.
II.Tự đánh giá về việc mình đã làm trong quá trình thực tập.
Do được đào tạo có hệ thống trong trường, đồng thời có sự rèn luyện và học hỏi
của bản thân, em đã hoàn thành tương đối tốt công việc được lãnh đạo giao cho.
Trong quá trình làm việc thực tập tại cơ sở, mặc dù còn gặp nhiều khó khăn, sai
sót nhưng được sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ trong Ban Thư ký- Ban Chỉ đạo
CNTT các cơ quan Đảng đặc biệt là cán bộ trực tiếp hướng dẫn chúng em tại cơ
sở. Với những công việc như trên, chúng em đã học được tính cẩn thận và khéo
léo trong công việc.
Đối với công việc được giao, em luôn cố gắng hoàn thành đôi khi cũng gặp khó
khăn nhưng với sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ hướng dẫn, chúng em đã hoàn
thành tốt công việc và học hỏi được rất nhiều điều bổ Ých.
III.Tự đánh giá về ưu điểm, nhược điểm của bản thân, về kỹ năng nghiệp vụ và
ứng xử khi thực tập tại Ban Chỉ đạo CNTT các cơ quan Đảng.

1.Ưu điểm:
-Chấp hành tốt nội quy làm việc, kỷ luật lao động của cơ quan.
-Trong khi thực tập, em đã làm tốt công việc được giao như đúng thời hạn.
-Với các công việc được giao em cố gắng thực hiện với thái độ nhiệt tình và tích
cực.
-Trong giao tiếp và ứng xử với mọi người trong công ty, em luôn cởi mở, hòa
đồng, lắng nghe ý kiến và sự góp ý của mọi người.
-Kỹ năng nghiệp vụ khi xử lý các tình huống mắc phải tại cơ sở thực tập đạt ở
mức độ khá.
2.Khuyết điểm:
Với thời gian thực tập 8 tuần chúng em đã có dịp đem kiến thức đã được học ở
trường tiếp cận với công việc thực tế. Trong quá trình làm việc chúng em cũng
đã thấy được những khuyết điểm của mình để từ đó có thể rót ra cho mình
những bài học bổ Ých. Tuy trong thời gian thực tập chúng em không được vận
dụng những kiến thức đã học vào công việc thực tế tại cơ sở nhưng ngược lại
chúng em đã được học thêm một chương trình phần mềm mới Lotus notes.
Vài nét về
LOTUS NOTES VERSION VI
1. Ứng dụng của Notes
 Kiểu ứng dụng:
• Workflow
• Broadcast
• Reference
• Trackinh
• Discusion
Notes và CSDL quan hệ ( RDMS )
Lotus Notes và RDMS bổ sung cho nhau vì được thiết kế để hỗ trợ cho
các kiểu ứng dụng khác nhau.
Bản so sánh sự khác nhau:
RDMS Lotus Notes

Dùa trên mô hình xử lý giao tácSử Dùa trên mô hình tổ chức tài liệu
dụng dữ liệu có cấu tróc
Sö dông d÷ liÖu cã cÊu tróc
Sử dụng các yếu tố dữ liệu bán cấu
tróc ( Đồ họa, tài liệu đa dạng)
Sö dông c¸c yÕu tè d÷ liÖu b¸n cÊu
tróc ( §å häa, tµi liÖu ®a d¹ng)
Đưa tg thực tế thâm nhập dữ liệu Sử dông sao chép thông thường để
cập nhật
Định vị dữ liệu sử dụng cho yêu
cầu
Định vị dữ liệu sử dụng View
(những câu hỏi tiền xác định)
Truy nhập bằng SQL Truy cập bằng cách tìm tổng thể
Notes và ứng dụng Internet
Notes và ứng dụng Internet bổ sung cho nhau nhưng không có chức
năng giống nhau:
Notes Internet
Sử dụng máy chủ Notes với độ an
toàn cao
Không an toàn
Sử dụng dữ liệu đồng nhất Sử dụng dữ liệu không đồng nhất
Tổ chức thông tin trong Form và
Views
Không chọn lọc hoặc tổ chức thông
tin ở 1 vị trí
Cho phép truy cập nhanh Tốn thời gian truy cập
Không yêu cầu truy nhập thường
xuyên
Luôn nối tiếp nhau

Dễ truy cập Đòi hỏi kỹ thuật cao, công cụ truy
cập khác nhau
Hợp nhất với chuẩn DBMS Không hợp nhất với chuẩn DBMS
PHẦN C: CHUYÊN ĐỀ VỀ “ỨNG DỤNG WINWORD
TRONG SOẠN THẢO VĂN BẢN”
CHƯƠNG I: MICROSOFT TRONG SOẠN THẢO VĂN BẢN
I. Lý do chọn đề tài:
Trước đây khi chưa có máy vi tính, công việc soạn thảo gặp rất nhiều khó
khăn và rất mất thời gian. Ngày nay với sự phát triển của công nghệ thông tin thì
việc ứng dụng tin học đi vào thực tiễn đặc biệt là trong công tác soạn thảo văn
bản đã trở thành một lĩnh vực không thể thiếu trong công tác văn phòng.
Văn bản là phương tiện quan trọng trong quá trình quản lý xã hội, nó là
công cụ để các thiết chế, quy định của Nhà nước được phổ biến rộng rãi tới
người dân. Chính vì vậy mà việc ứng dụng Winword trong soạn thảo văn bản
hành chính là cần thiết bởi nó tạo ra một văn bản có độ chính xác cao hơn khi ta
viết tay. Đó chính là lý do tại sao em chọn đề tài này.
II. Các loại văn bản
1.Khái niệm
Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định quaqnr lý Nhà nước bằng
văn viết do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành thể thức nhất định mang
tính quyền lực đơn phương làm phát sinh các hệ quả quản lý.
+ Quyền lực đơn phương: là những cơ quan Nhà nước họ có thẩm quyền
đưa ra các quyết định quản lý mà các tổ chức các cá nhân tuyệt đối tuân thủ.
+ Hệ quả pháp lý: là căn cứ phát dinh quyền và nghĩa vụ của các đối
tượng sau những quyết đinh quản lý.
2.Các loại văn bản
Từ mục đích ra đời của văn bản, tuỳ theo từng yêu cầu của văn bản,
người ta chia văn bản thành hai loại chính: văn bản quản lý Nhà nước và văn
bản diễn thuyết.
Văn bản Nhà nước bao gồm: văn bản qui phạm pháp luật, văn bản hành

chính, văn bản chuyên môn kỹ thuật, văn bản chuyển đổi.
Văn bản qui phạm pháp luật được chia thành hai loại: văn bản pháp luật
và văn bản pháp qui. Văn bản pháp qui bao gồm nghị định, nghị quyết của chính
phủ, qui định, chỉ thị của Thủ tướng, thông qua các bộ, nghành của UBND các
cấp. Văn bản pháp luật là văn bản có tính pháp lý quan trọng nhất. Nó là căn cứ
để xây dựng các văn bản khác. Văn bản pháp luật do cơ quan lập pháp ban hành,
nó có hiệu lực cho mọi tổ chức, cá nhân trong một xã hội.
VD: Hiến pháp, các bộ luật, nghị quyết.
- Văn bản hành chính: là loại văn bản phổ biến nhất trong các cơ quan, xí
nghiệp. Văn bản hành chính bao gồm: biên bản, công văn, báo cáo, tờ trình, giấy
giới thiệu…
- Văn bản chuyên môn kỹ thuật: là loại văn bản chỉ áp dụng cho một số cơ
quan nào đó, hoặc dùng cho các cơ quan khoa học kỹ thuật.
VD:
Những văn bản chuyên môn ở một số lĩnh vực thống kê tài chính, kế
hoạch văn bản kỹ thuật ở một số lĩnh vực xây dựng, kiến trúc, công nghệ cơ khí
đồ bản, thuỷ văn.
- Văn bản chuyển đổi: là văn bản để chuyển đổi từ văn bản này sang văn
bản khác. Đó là những văn bản đi kèm với văn bản pháp quy thì nó mang tính
pháp quy.
VD: Nội qui, qui chế, qui đinh…
- Văn bản diễn thuyết: là văn bản có tính chất nghi thức xã giao hành
chính, bao gồm các loại văn bản như diễn văn, đáp từ, lời chúc mừng…
III.Thể thức chung của một văn bản.
1.Khái niệm
Thể thức chung của một văn bản là những yếu tố cấu thành của một văn
bản nhằm đảm bảo tính pháp lý, tính quyền lực của nó, phải có những yếu tố
viết đúng quy định đặt trên trang văn bản theo vị trí.
Để làm tốt công tác trình bày văn bản đúng thể thức thì điều quan trọng là
người thư ký, người làm công tác văn phòng cần phải hiểu thế nào là thể thức

của một văn bản.
Thể thức của một văn bản là thành phần kết cấu của văn bản, để đảm bảo
sự chính xác, giá trị pháp lý, nội dung và hiệu lực thi hành văn bản đó. Người
soạn thảo văn bản phải căn cứ chung vào thành phần và kết cấu chung của văn
bnr vao gồm: Tiêu ngữ, tác giả văn bản, số và ký hiệu, địa danh và ngày tháng,
tê loại và trích yếu nội dung văn bản, nơi nhận, chữ ký, dấu, dấu chỉ mức độ
khẩn (nếu có)…
Ch ký v úng du
Tác giả VB (Tên
cơ quan)
Số và kí hiệu
Trích yếu
Tiêu ngữ (Quốc hiệu)
Địa danh,ngày tháng ,năm
Nội dung
Nơi nhận
Quyền hạn, chức vụ
ngời ký
Họ và tên ngời ký
MẪU TRÌNH BẦY CÁC THÀNH PHẦN VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
Sè
TT
Thành phần
thể thức
Phông
(Font)
Cỡ
chữ
Kiểu
chữ

Ví dô
1 Tiêu đề .VnTimeH
.VnTime
13
13
Đứng
Đậm
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tù do – Hạnh phóc
2 Tên cơ quan ban
hành văn bản
.VnTimeH 13 Đậm UBND XÃ MỄ TRÌ
3 Số và ký hiệu
văn bản
.VnTime 13 Đứng Số: 08/QĐ-UB
4 Địa danh và
ngày, tháng,
năm ban hành
văn bản
,VnTime 14 Nghiêng Mễ Trì, ngày 10 tháng 5 năm 2003
5
a
b
c
Tên loại văn bản
và trích yếu nội
dung văn bản
Tên loại văn bản
Trích yếu nội
dụng văn bản

Trích yếu nội
dung công văn
.VnTimeH
.VnTime
.VnTime
14
13
14
Đậm
Đậm
Đứng
Quyết định của UBND xã mễ trì
Về công tác quản lý …
Về việc tuyển dụng cán bộ
6 Kính gửi .VnTime 14 Đứng
(Đậm)
Kính gửi:
-BQL dự án Khu LHTT Quốc gia
7 Địa chỉ gửi .VnTimeH 14 Đứng -BQL dự án khu đô thị mễ trì I
(phía trên phần
đầu nội dung)
-BQL dự án khu đô thị mễ trì II
8 Phần nội dung
văn bản
.VnTime 14 Đứng Trong công tác chỉ đạo…
9
a
b
Từng phần trong
nội dung

Các điều
Các khoản
.VnTime
.VnTime
Đậm
Đứng
Điều 1:
a.Thành lập hội đồng đền bù GPMB
10
a
b
c
Chữ ký, thể thức
để ký và dấu
ban hành
Thể thức để ký
Chức vụ người
ký
Họ tên người ký
.VnTimeH
.VnTimeH
.VnTime
13
13
14
Đậm
Đậm
Đậm
T/M Ubnd xã mễ trì
Chủ tịch

Nguyễn Đức Phồn
11
a
b
Nơi nhận văn
bản, bản sao
Nơi nhận (phía
trái cuối văn
bản)
Địa chỉ nơi nhận
cụ thể (phía cuối
văn bản tiếp
dưới văn bản)
.VnTime
.VnTime
12
11
Đậm
Nghiêng
Nơi nhận:
-BQl dự án Giao thông - Đô thị
-Lưu VP.
12 Chỉ mức độ mật .VnTimeH 13 Đậm MẬT
13 Chỉ mức độ
khẩn
.VnTimeH 13 Đậm KHẨN
14 Chỉ dẫn phạm vi
phổ biến, sử
dụng
.VnTimeH 12 Đậm XONG HỘI NGHỊ XIN TRẢ LẠI

15 Ký hiệu người
đánh máy, số
lượng bản phát
hành
.VnTime 10 Đứng PL300
1. Tiêu đề của văn bản
- Phần 1: Quốc hiệu có kiểu chữ in cỡ 13
- Phần 2: Tiêu ngữ có kiểu chữ Vn.Time cỡ 14
Ví dô: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tù do - Hạnh phóc
Tiêu ngữ là mục tiêu phát triển của một dân téc. Nó được đặt dưới Quốc
hiệu và được gạch chân bằng một nét.
Đối với văn bản của Đảng: Tiêu ngữ viết bằng chữ “VnTimeH”, cỡ chữ là
15, dáng chữ đậm.
Ví dô: ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM
2. Tác giả của văn bản
- Khái niệm:
+ Tác giả văn bản có tên cơ quan ban hành văn bản. Tác giả có thể là một
cơ quan hoặc cá nhân.
+ Cơ quan thẩm quyền chung như: UBND, các HĐND, Chính phủ, Quốc
Hội.
+ Cơ quan thẩm quyền riêng như: Bộ, Sở, Công ty, trường học…
+ Tác giả vân bản giúp cho việc xác định văn bản đó là cơ quan nào và vị
trí của cơ quan đó trong hệ thống các cơ quan nhà nước.
- Vị trí: Tác giả văn bản được ghi ở góc bên trái, trên cùng, trang đầu của
văn bản.
- Cách viết:
+ Đối với văn bản không có cơ quan chủ quản thì tên cơ quan ban hành
văn bản viết bằng chữ in hoa “VnTimeH”, cỡ chữ 13 đậm.
Ví dô: UBND XÃ MỄ TRÌ

+ Đối với văn bản có cơ quan chủ quản thì cơ quan chủ quản viết bằng
chữ “VnTime”, cỡ chữ 13, đứng.
Ví dô: UBND huyện Từ Liêm
UBND XÃ MỄ TRÌ
Chó ý: Nếu cơ quan mà có chữ nước ngoài thì viết tên bằng tiếng Việt
trước, viết chữ nước ngoài sau.
3. Số và ký hiệu của văn bản
- Khái niệm:
Số và ký hiệu văn bản giúp cho ta biết được văn bản đó là văn bản số bao
nhiêu, là loại văn bản nào, nói về vấn đề gì hoặc cơ quan nào ban hành, thời gian
ban hành, giúp cho việc quản lý theo dõi việc giải quyết văn bản được thuận lợi.
+ Sè là thứ tự của văn bản.
+ Ký hiệu văn bản là chữ viết tắt của tên loại văn bản và tên cơ quan ban
hành ( như Nghị định của Chính phủ viết tắt là NĐ-CP).
- Vị trí: Số và ký hiệu văn bản ở dưới dòng tác giả văn bản.
- Cách viết:
+ Sè được đánh theo thứ tự từ 1 đến hết. Đối với mỗi loại văn bản ( cùng
một loại văn bản) từ 1 đến 9 ta điền số 0 và đằng trước để tránh sự gian lận trong
văn bản. Có thể đánh số theo tên loại văn bản hoặc đánh số tổng hợp. Đánh số
bằng chữ Ả rập do cán bộ văn thư ghi.
+ Giữa tên loại và tên cơ quan ban hành được nối với nhau bằng dấu gạch
ngang. Giữa số và ký hiệu văn bản được nối với nhau bằng gạch chéo.
+ Kiểu chữ là “VnTime”, cỡ chữ 13, đứng.
Ví dụ: 03/QĐ-VPTW, 15/TTr-UBND 03/Q§-VPTW, 15/TTr-
UBND
Đối với các văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan như Chính phủ,
Thủ tướng Chính phủ, các Bộ ngành,….thì ta viết như sau:
Ví dụ: Nghị định số 71 của Chính phủ ban hành năm 2003 thì ta viết như
sau:
Sè : 71/2003/NĐ-CP

4. Địa danh, thời gian
- Khái niệm:
+ Địa danh là địa điểm mà cơ quan đó đống trụ sơ và được đăng ký chính
thức trong quyết định thành lập.
+ Địa danh cho biết văn bản được ban hành ở đâu.
+ Thời gian cho biết văn bản được ban hành khi nào.
- Vị trí của địa danh, ngày, tháng, năm ở dưới tiêu ngữ hoặc quốc hiệu.
- Cách viết: