Phần 2-xây dựng hệ thống thông tin quản lý

18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp 1
Phần 2
XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN
QUẢN LÝ
CHƢƠNG 2: PHÂN TÍCH HTTT
CHƢƠNG 3: THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ
CHƢƠNG 4: CÀI ĐẶT VÀ KHAI THÁC
HTTT QUẢN LÝ
18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp 2
Chƣơng 2
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN
Phân tích HTTT là công đoạn đầu tiên của quy trình xây dựng,
thiết kế một HTTT quản lý.
Chƣơng này sẽ trình bày các nguyên tắc và quy trình phân tích hệ
thống từ khi đặt kế hoạch cho đến khi lập báo cáo tổng kết về phân
tích HTTT.
Cơ sở khoa học đƣợc sử dụng ở đây là các công cụ mô hình hóa
HTTT tiêu biểu.
18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp 3
Chƣơng 2
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN
Các nội dung chính:
I. Khái niệm và mục tiêu phân tích HTTT
II. Phƣơng pháp luận trong phân tích HTTT
III. Quy trình phân tích HTTT
18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp 4
I. KHÁI NIỆM VÀ MỤC TIÊU
PHÂN TÍCH HTTT
Phân tích HTTT là một chuỗi tiến trình có tổ chức đƣợc dùng để
xác định một HTTT hợp lý nhất cho tổ chức.
Mục tiêu: tìm ra đƣợc ƣu khuyết điểm của HTTT hiện có, từ đó:

- đƣa ra các yêu cầu cần thiết cho HTTT mới
- loại bỏ hoặc thay thế các xử lý không còn phù hợp.
Ngƣời thực hiện: nhóm phân tích viên hội đủ kiến thức trong các
lĩnh vực chuyên môn và có người am hiểu về tổ chức hiện tại.
18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp 5
II. PHƢƠNG PHÁP LUẬN
TRONG PHÂN TÍCH HTTT
Một số phƣơng pháp luận cơ bản:
1. Phƣơng pháp tiếp cận hệ thống
2. Phƣơng pháp đi từ phân tích chức năng đến mô hình hóa
3. Phƣơng pháp phân tích hệ thống có cấu trúc
18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp 6
1. Phƣơng pháp tiếp cận hệ thống
Yêu cầu: xem xét hệ thống trong tổng thể vốn có của nó cùng với
các mối liên hệ của các phân hệ nội tại cũng như các mối liên hệ với
các hệ thống bên ngoài.
Khi phân tích HTTT: xem xét tổ chức, doanh nghiệp là một hệ
thống thống nhất về mặt kinh tế, kỹ thuật và tổ chức → phân chia
thành các phân hệ hoặc lĩnh vực → từng phân hệ/ lĩnh vực tiếp tục
chia thành các vấn đề cụ thể
Đây là phƣơng hƣớng tiếp cận đi từ tổng quát đến cụ thể - Top
Down - theo sơ đồ cấu trúc hình cây.
18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp 7
1. Phƣơng pháp tiếp cận hệ thống
Ví dụ về mối liên hệ giữa Công ty VNP với các tổ chức bên
ngoài trong tổ chức kinh doanh dịch vụ TTDĐ VNP
VNPT
Công ty VinaPhone Các VT, BĐ TT
chủ quản
dịch vụ thông tin

DĐ VinaPhone
tham gia quản lý, tổ chức
kinh doanh dịch vụ tại địa
phương
Hợp đồng trách nhiệm
18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp 8
1. Phƣơng pháp tiếp cận hệ thống
Sau khi nghiên cứu tổng thể → nghiên cứu các phân hệ của môi
trƣờng vi mô
Mô hình tổ chức Cơ chế hoạt động
Các nguồn lực Sản phẩm/dịch vụ
Môi trường vi mô
18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp 9
1. Phƣơng pháp tiếp cận hệ thống
Với từng phân hệ, tiếp tục nghiên cứu chi tiết hơn…
Ban Giám đốc
Văn phòng
Các Viện
tại Hà Nội
Các Viện tại
t.p HCM
Các đơn vị
ĐTTX
VP đại diện
Các Phòng
chức năng
Các trường
Đại học
Các
Công ty

Trung tâm
Thông tin
18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp 10
2. Phƣơng pháp đi từ phân tích chức năng
đến mô hình hóa
Phân tích HTTT phải tiến hành theo một trình tự:
phân tích chức năng của HTTT, phân tích các dòng thông tin
→ mô hình hóa HTTT bằng các mô hình nhƣ DFD, mô hình thông
tin ma trận.
Mô hình là một nhóm các ký hiệu gợi nhớ và có ý nghĩa, liên kết
nhau tạo thành lƣợc đồ diễn tả các đặc trƣng quan trọng nhất của đối
tƣợng đƣợc mô hình hóa theo một quan điểm nào đó và bỏ qua các
chi tiết không quan trọng.
18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp 11
2. Phƣơng pháp đi từ phân tích chức năng
đến mô hình hóa
Ví dụ về mô hình: “Sơ đồ chức năng quản lý tài chính của một tổ chức”
Quản lý
tài chính
Quản lý
vốn đầu tư
Phân bổ
vốn đầu tư
Quản lý
các dự án
Lập
kế hoạch
Quản lý
ngân sách
Kế hoạch

dài hạn
Kế hoạch
ngắn hạn
Phân bổ
ngân sách
Sử dụng
ngân sách
18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp 12
2. Phƣơng pháp đi từ phân tích chức năng
đến mô hình hóa
Mô hình dựa trên 3 yếu tố cơ bản:
- Nội dung thông tin mà mô hình cần diễn đạt cho ngƣời đọc
- Hình thức mang nội dung thông tin đến ngƣời đọc
- Kiến thức cần thiết đƣợc quy ƣớc trƣớc giữa ngƣời đọc và ngƣời
tạo ra mô hình, để ngƣời đọc tiếp thu đƣợc trọn vẹn ngữ nghĩa của
mô hình.
18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp 13
2. Phƣơng pháp đi từ phân tích chức năng
đến mô hình hóa
Mô hình biểu diễn các luồng dữ liệu vào – ra đối với chức năng Z
Nguồn A
Nguồn B
Đích N
Đích M
Nguồn C
Phòng X
Chuyên
viên Y
Chức năng
Z

Dòng 2
Dòng 1
Dòng 3
Dòng 4
Dòng 5
18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp 14
2. Phƣơng pháp đi từ phân tích chức năng
đến mô hình hóa
Mô hình có 2 đặc tính quan trọng:
- tính hoàn chỉnh (completeness): các đối tƣợng (thành phần) liên
kết trong mô hình đƣợc mô tả đầy đủ.
- tính nhất quán (consistency): không có sự không phù hợp nào
còn hiện diện trong mô hình.
18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp 15
3. Phƣơng pháp phân tích hệ thống có cấu trúc
Nhà phân tích phải dùng một tập hợp các công cụ và kỹ thuật để
mô tả hệ thống.
Một số các mô hình đƣợc sử dụng:
- Sơ đồ chức năng kinh doanh (Business Funtion Diagrams – BFD)
- Các sơ đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagrams – DFD)
- Các mô hình dữ liệu (Data Models – DM)
- Ngôn ngữ có cấu trúc (Structured Language – SL)
18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp 16
III. QUY TRÌNH PHÂN TÍCH HTTT
Việc thực hiện phân tích HTTT bao gồm các công đoạn sau đây:
1. Thu thập thông tin về tổ chức, hệ thống quản lý và HTTT
2. Lập sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD)
3. Lập sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)
4. Lập báo cáo phân tích HTTT
18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp 17

1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích
Là công đoạn đầu tiên trong quá trình phân tích hệ thống nhằm
có đƣợc các thông tin liên quan tới mục tiêu đã đƣợc đặt ra với độ
tin cậy cao và chuẩn xác nhất.
Loại thông tin này có thể chia thành 3 nhóm:
- Các thông tin chung về ngành mà tổ chức đang hoạt động
- Các thông tin về bản thân tổ chức đó
- Các thông tin về các bộ phận có liên quan trực tiếp tới vấn đề

18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp 18
1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích
Một số phƣơng pháp thu thập, khảo sát thông tin:
- Nghiên cứu tài liệu về hệ thống
- Quan sát hệ thống (Observational research)
- Phỏng vấn (Interview)
- Sử dụng phiếu điều tra (Questionnaires)
- Hội thảo chuyên đề (Joint Application Design)
- Làm mẫu (Prototyping)

18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp 19
1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích
a/ Nghiên cứu tài liệu về hệ thống
- Thƣờng đƣợc áp dụng đầu tiên
- Nhằm thu nhận các thông tin tổng quát về cơ cấu tổ chức, cơ chế
hoạt động, quy trình vận hành thông tin trong hệ thống.
- Kết quả cho ta một cái nhìn tổng thể ban đầu về đối tƣợng nghiên
cứu.
18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp 20
1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích
Các thông tin cần nghiên cứu:

♦ Môi trường của HTTT hiện tại:
- Môi trƣờng bên ngoài - Môi trƣờng tổ chức
- Môi trƣờng vật lý - Môi trƣờng kỹ thuật
♦ Các thành phần của hệ thống:
- Hoạt động của hệ thống
- Thông tin vào, thông tin ra
- Quá trình xử lý, cách giao tiếp, trao đổi thông tin
- Quan hệ giữa các phòng ban
- Khối lƣợng công việc của từng phòng ban
18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp 21
1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích
Đề án: ………………………………………………………………………….

BÁO CÁO KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU HỆ THỐNG
Người thực hiện: ………………………………………………………………
Chủ đề nghiên cứu: ……………………………………………………………
Thời gian: ……………………… Địa điểm: …………………………………
Mục tiêu nghiên cứu: ………………………………………………………….
Nội dung nghiên cứu:
- Hoạt động của hệ thống: ……………………………………………….
-Thông tin vào của hệ thống: ……………………………………………
-Thông tin ra của hệ thống: ………………………………………………
-Quá trình xử lý thông tin: ……………………………………………….
-Cơ sở dữ liệu của hệ thống: ……………………………………………
-…
Tóm tắt chung: …………………………………………………………………
Đánh giá tổng quát: …………………………………………………………….

Ngày … tháng … năm …

18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp 22
1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích
b/ Quan sát hệ thống
Thƣờng đƣợc áp dụng khi phân tích viên hệ thống muốn biết
những thông tin không thể thu thập đƣợc trong các phƣơng pháp
khác.
Nhờ quan sát, chúng ta sẽ biết:
+ nhân viên làm công việc gì, cách thực hiện công việc
+ mức độ hiệu quả của các chuẩn
+ các công cụ hỗ trợ cho các công việc mà ngƣời nhân viên
thƣờng dùng.
18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp 23
1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích
b/ Quan sát hệ thống
Ưu điểm:
- Biết đƣợc tính chất của mỗi công việc: phải giải quyết nhiều
công việc xử lý tình huống đƣợc phát sinh ngẫu nhiên
- Đánh giá đƣợc cƣờng độ làm việc thực tế.
Nhược điểm:
- Ngƣời bị quan sát thƣờng thay đổi thói quen, cách làm việc…
- Tốn thời gian ngồi quan sát.
18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp 24
1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích
c/ Phỏng vấn
Phỏng vấn là một phƣơng pháp thu thập thông tin rất hiệu quả và
thông dụng.
Đây là hình thức đối thoại trực tiếp hoặc gián tiếp giữa ngƣời
phỏng vấn (Interviewer) và ngƣời đƣợc phỏng vấn (Interviewee) để
thu thập thông tin về một vấn đề nào đó.
18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp 25

1. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích
Những điều lƣu ý khi phỏng vấn:
- Chú ý lắng nghe, tỏ ra quan tâm đến ý kiến, nét mặt, cử chỉ, dáng
điệu của ngƣời đƣợc phỏng vấn
- Thiết lập quan hệ hợp tác, đúng mực trong quá trình phỏng vấn.
- Cố gắng hòa mình với tổ chức, tập thể mà chúng ta cần phỏng vấn.
- Biết công việc của ngƣời đƣợc phỏng vấn, đặt các câu hỏi trong
phạm vi công việc của họ.
- Các câu hỏi cần có ý nghĩa rõ ràng và hƣớng đến câu trả lời mang
thông tin hữu ích. Áp dụng dạng câu hỏi (dạng mở, dạng đóng) một
cách linh hoạt, phù hợp với hoàn cảnh phỏng vấn.