Khóa luận tốt nghiệp Khai thác một số ứng dụng MS office trong công tác văn phòng

GVHD: LÊ TRÍ ANH
KHAI THÁC MỘT SỐ CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

NGUYỄN THỊ HIẾU MSSV:31073422
TRẦN NGỌC YẾN MSSV:31073136 Page 1

Lời cảm ơn


 




Chúng e xin cảm ơn các thầy cơ Khoa Cơng Nghệ Thơng
Tin Trường Cao Đẳng Nguyễn Tất Thành đã tạo điều kiện
thuận lợi trong học tập, giảng dạy cho chúng em những bài
giảng bổ ích, các kiến thức để chúng em có thể vững vàng trên
con đường sự nghiệp.

Chúng em xin chân thành cảm ơn thầy Lê Trí Anh giúp
đỡ hướng dẫn chúng em có thể hồn thành tốt đồ án tốt nghiệp
này.
Cảm ơn gia đình, anh chị, bạn bè đã hỗ trợ chúng em
trong q trình làm đồ án vừa qua.
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Thị Hiếu
Trần Ngọc Yến

GVHD: LÊ TRÍ ANH
KHAI THÁC MỘT SỐ CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

NGUYỄN THỊ HIẾU MSSV:31073422
TRẦN NGỌC YẾN MSSV:31073136 Page 2

KHOA CƠNG NGHỆ THƠNG TIN
ĐỀ CƯƠNG CHI TIẾT









Tên Đề Tài: Khai thác một số ứng dụng MS office trong cơng tác văn phòng
Giáo viên hướng dẫn: Lê Trí Anh
Thời gian thực hiện: (từ ngày nhận đề tài đến ngày … ):13/03/2009 đến 15/08/2009
Sinh viên thực hiện: (ghi rõ họ tên và MSSV):
+Họ và tên:Nguyễn thị hiếu MSSS:31073422
+Họ và tên:Trần ngọc yến MSSV: 31073136
Loại đề tài: Triển khai ứng dụng
Nội Dung Đề Tài: (mơ tả chi tiết nội dung đề tài, u cầu, phương pháp thực hiện, kết quả
đạt được,…)
+Khảo sát các ứng dụng thuộc nhóm MS office
+Khảo sát các nhu cầu trong cơng tác văn phòng
+Xây dựng các mơ hình khai thác MS office để phục vụ cơng tác văn phòng

+Thử nghiệm tại khoa cơng nghệ thơng tin
Kế Hoạch Thực Hiện: (mơ tả chi tiết thời gian của các giai đoạn thực hiện và phân cơng
cơng việc của từng thành viên trong nhóm):
+Khảo sát bộ cơng cụ MS office(2 tuần)
GVHD: LÊ TRÍ ANH
KHAI THÁC MỘT SỐ CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

NGUYỄN THỊ HIẾU MSSV:31073422
TRẦN NGỌC YẾN MSSV:31073136 Page 3












+Khảo sát các nhu cầu trong cơng tác văn phòng(1 tuần)
+khai thác các ứng dựng(2 tuần/1 mơ hình)
+Thử nghiệm và đánh giá kết quả(2 tuần)
Xác nhận của GVHD Ngày……tháng……năm……

SV Thực hiện


GVHD: LÊ TRÍ ANH

KHAI THÁC MỘT SỐ CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

NGUYỄN THỊ HIẾU MSSV:31073422
TRẦN NGỌC YẾN MSSV:31073136 Page 4

MỤC LỤC
Trang
Lời cảm ơn 1
Đề cương chi tiết 2
Mục lục 4
Tóm tắt khóa luận 7
Chương 1. GIỚI THIỆU 8
1.1 Mục tiêu 8

1.2 Phạm vi 8
Chương 2. TỔNG QUAN VỀ MS OFFICE SUITE 9
2.1 Các phần mềm trong MS Office Suite 9
2.2 nhu cầu thực tiễn 10
Chương 3. MICROSOFT OFFICE ONE NOTE 2007 11
3.1 Tính năng 11
3.2 Các ứng dụng tiêu biểu 12
3.2.1. Làm việc với nhiều sổ tay 12
3.2.2. Thu thập những ghi chú và thơng tin 14
3.2.3. Sử dụng các cơng cụ vẽ và bảng biểu 18
3.2.4. Gắn cờ cho những lưu ý để kiểm tra 20
3.2.5. Tìm những ghi chú một cách nhanh chóng với khả năng tìm kiếm 21
3.2.6. Gửi ghi chú bằng e-mail 23
GVHD: LÊ TRÍ ANH
KHAI THÁC MỘT SỐ CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

NGUYỄN THỊ HIẾU MSSV:31073422
TRẦN NGỌC YẾN MSSV:31073136 Page 5

CHƯƠNG 4: MICROSOFT OFFICE OUTLOOK 2007 25
4.1. Tính năng 25
4.2. Giao Diện Office outlook 2007 25
4.3. Làm việc với Calendar 27
4.3.1. Quản lí thời gian và sắp xếp cơng việc 27
4.3.2. Thêm tác vụ vào lịch 29
4.3.3. Tơ màu cho các tác vụ, những cuộc hẹn, thơng điêp và các đối tác 30
4.3.4. Gởi một Calendar qua Email 34
4.4. Kiểm sốt Inbox 36
4.4.1. Tự động xem trước phần đính kèm 36
4.4.2. Tìm nhanh những gì ta cần 37
4.4.3. Biến Email thành các mục Action 39
4.4.4. Tạo cờ Action cho những người khác 39
4.4.5. Xác lập Email dễ dàng 41
4.4.6. Nhận các Feed RSS trong Office Outlook 2007 42
4.4.7. Cảnh giác với Phishing 45
4.5. Mail 48
4.5.1. Tạo Theme cho Mail 48
4.5.2. Nhiều cách trang trí cho bức thư thêm đẹp mắt 52
4.5.3. Tạo thư mục trong Inbox để phân loại thư gửi đến. 53
4.5.4. Tạo nhiều profile đễ dễ quản lí thư 59
4.5.5. Gửi thư dạng bầu cử 63
4.5.6. Gửi thư có đính kèm danh thiếp của mình 64
4.5.7. Cleanup 66
4.6. Contact 68
4.6.1. Tạo Group trong contact 69
4.6.2. Gửi Contact qua mail 70

4.7. Notes 71
CHƯƠNG 5 : MICPROSOFT INFOPATH 2007 73
5.1. Tính năng 73
5.1.1. Tạo mẫu đơn từ các mẫu có sẵn 73
5.1.2. Làm việc với submit 76
5.1.2.1. submit dữ liệu qua mail 80
5.1.2.2. Submit dữ liệu qua Access và SQL cơ sở dữ liệu 84
5.2. Ứng dụng 92
CHƯƠNG 6: MICROSOFT PROJECT PROFESSIONAL 2007 99
GVHD: LÊ TRÍ ANH
KHAI THÁC MỘT SỐ CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

NGUYỄN THỊ HIẾU MSSV:31073422
TRẦN NGỌC YẾN MSSV:31073136 Page 6

6.1. Tính năng 100
6.1.1. Ý nghĩa của các cửa sổ làm việc 100
6.1.2. Nhập thơng tin cho dự án 105
6.1.3. Định dạng phơng chữ Tiếng Việt 106
6.1.4. Định dạng kiểu ngày tháng 107
6.1.5. Tạo lịch cho dự án 108
6.1.6. Gán lịch cho dự án 109
6.1.7. Liên kết cơng tác 110
6.1.8. Thanh thời khoảng 111
6.1.9. Các kiểu ràng buộc cơng tác 112
6.1.10. Khai báo thời gian sớm (trễ) 112
6.1.11. Cơng tác tóm lược và cơng tác phụ thuộc 113
6.1.12. Chú ý cho cơng tác 114
6.2. Ứng dụng 115
CHƯƠNG 7 : ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN 116

7.1. Đánh giá kết quả 116
7.1.1. Kết quả đạt được 116
7.1.2. Kết quả chưa đạt được 116
7.2. Hướng phát triển 116




GVHD: LÊ TRÍ ANH
KHAI THÁC MỘT SỐ CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

NGUYỄN THỊ HIẾU MSSV:31073422
TRẦN NGỌC YẾN MSSV:31073136 Page 7


Tóm tắt khóa luận

Vấn đề
- Nhu cầu áp dụng CNTT trong cơng tác văn phòng, tự động hóa các quy trình
xử lý hồ sơ giấy tờ là tất yếu.
- Bộ ứng dụng MS Office được dùng phổ biến nhưng chưa được khai thác hết
các cơng dụng.
- Chưa có các mơ hình áp dụng để định hướng cho người làm cơng tác văn
phòng khi sử dụng MS Office
Kết quả mong đợi
- Tài liệu có tính hệ thống về các phần mềm MS Office
- Hướng dẫn sử dụng một số tính năng đặc thù cho cơng việc văn phòng tại khoa
CNTT của CĐ NTT
Nội dung thực hiện
- Khảo sát bộ cơng cụ MS office

- Khảo sát các nhu cầu trong cơng tác văn phòng
- Khai thác các ứng dụng
- Thử nghiệm và đánh giá kết quả





GVHD: LÊ TRÍ ANH
KHAI THÁC MỘT SỐ CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

NGUYỄN THỊ HIẾU MSSV:31073422
TRẦN NGỌC YẾN MSSV:31073136 Page 8


CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU
Mọi người đều biết cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật lần thứ nhất có bản chất là q
trình cơ khí hố, nội dung là sử dụng máy móc thay thế lao động chân tay. Kết quả của cuộc
cách mạng khoa học kỹ thuật này là sự ra đời của các nước cơng nghiệp, cơ cấu kinh tế được
chuyển đổi từ thuần t nơng nghiệp sang cơng nghiệp với tỷ trọng cao hơn nhiều lần. Từ
những năm 50 con người bắt đầu cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật lần thứ hai có bản chất
là hố trình tin học hố nội dung là sử dụng “cơng nghệ thơng tin” để thay thế một phần lao
động trí óc.MS office 2007 cũng vậy. Nó giúp chúng ta có được những cải thiện tốt hơn cho
cơng việc. Office 2007 hỗ trợ nhiều thành phần web Server mới cho Excel và InfoPath, bổ
sung thêm phần quản lý nội dung web và các tài liệu khác. Giúp các đội ngũ làm việc có thể
chia sẻ các thơng tin từ các nơi khác nhau ngay cả khi khơng kết nối vào mạng cơng ty, giúp
bảo mật mạnh mẽ mọi lúc trên các máy tính người sử dụng và trong khi dữ liệu đang được
đồng bộ giữa các vùng làm việc. Cung cấp các khả năng quản lý thơng tin tồn diện đối với
bất kỳ thể loại nội dung điện tử nào, giúp các nhân viên thơng tin và các đội ngũ dự án có
những kết quả tốt và nhanh hơn. Giúp chia sẻ thơng tin giữa các đội ngũ làm việc dễ dàng và

an tồn hơn
1.1. Mục tiêu: hệ thống hóa các phần mềm trong bộ MS office 2007, ứng dụng các
phần mềm này trong cơng việc văn phòng một cách hiệu quả
1.2. Phạm vi: chú trọng vào các ứng dụng
 Microsoft Infopath 2007
 Microsoft One Note 2007
 Microsoft Outlook 2007
 Microsoft Project Professional 2007




GVHD: LÊ TRÍ ANH
KHAI THÁC MỘT SỐ CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

NGUYỄN THỊ HIẾU MSSV:31073422
TRẦN NGỌC YẾN MSSV:31073136 Page 9

CHƯƠNG 2:TỔNG QUAN VỀ MS OFFICE SUITE
2.1. Các phần mềm trong MS Ofice Suite:


 Microsoft word 2007: Ms Word là một chương trình soạn thao văn bản hữu ích, để
tạo các tài liệu mỗi ngày. Việc tạo ra một chương trình hữu hiệu, linh hoạt đầy đủ tính năng
khơng hạn chế hay cản trở các User là mục tiêu chính của các nhà phát triển Ofice Word
2007.


 Microsoft excel 2007: Ms Excel là một cơnd cụ bản tính cho phép người làm việc
dựa vào thơng tin tạo ra, phân tích củng cố, báo cáo và chia sẻ thơn gtin quan trọng nhằm

cho ta tìm thấy được những gì ta cần một cách dễ dàng và tạo ra những kết quả chính xác
nhất.


 Microsoft power point 2007: PowerPoint là chương trình để xây dựng các
slideshow trình diễn thơng dụng nhất hiện nay. Với PowerPoint, có thể dễ dàng trình bày ý
tưởng của mình thơng qua hình ảnh, chữ viết và âm thanh. Trong PowerPoint, ta có thể dễ
dàng chuyển đổi tài liệu sang file định dạng HTML. Vậy ta có thể trình diễn PowerPoint
thơng qua Internet.


 Microsoft Infopath 2007: Với infopath bạn có thể thu thập, chia sẽ và đảo ngược
thơng tin, tạo mẫu mail, mẫu trình duyệt dữ liệu đến wed server hoặc trình dữ liệu đến access
và SQL cơ sở dữ liệu, những thiết bị di động.Dữ liệu thu thập được là những dữ liệu tin cậy


 Microsoft One Note 2007: Office OneNote 2007 cho phép hợp nhất các mẫu thơng
tin dự án rời rác thành nhiều định dạng điện tử để dễ dàng truy cập nội dung của nó bằng các
khả năng tìm kiếm chun sâu. Với Office OneNote 2007, ta có thể hợp nhất các mẫu thơng
tin rời rạc, kể cả các ghi chú viết tay, các bản ghi âm, ghi hình, các tài liệu đã được định
dạng, các hình ảnh tĩnh tại một nơi.


 Microsoft Outlook 2007: Microsoft Outlook là trình Email Client thuộc bộ
Microsoft Office, có chức năng tương tự như trình Outlook Express có sẵn trong Windows là
quản lý và kiểm tra nhiều tài khoản email (có hỗ trợ POP3) cùng một lúc. Từ phiên bản
Microsoft Outlook 2003 trở đi thì nó mới thực sự "khởi sắc" so với các phiên bản trước và
hỗ trợ đa chức năng cho người dùng.



 Microsoft Project Professional 2007: Microsoft Project 2007 là tên một chương
trình trong nhóm các ứng dụng máy khách và máy chủ cho việc quản lý dự án và quản lý
danh mục vốn đầu tư. Project Server, một ứng dụng máy chủ để quản lý lịch trình dự án, dữ
GVHD: LÊ TRÍ ANH
KHAI THÁC MỘT SỐ CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

NGUYỄN THỊ HIẾU MSSV:31073422
TRẦN NGỌC YẾN MSSV:31073136 Page 10

liệu tài ngun, báo cáo, thời gian và trạng thái cũng như việc phân tích các dự án của một tổ
chức nào đó.


 Microsoft Publisher 2007: Microsoft Office Publisher 2007 là phần mềm thiết kế
lịch, bìa sách, thiệp, thư mời với kho template phong phú được cung cấp sẵn. Là trợ thủ
đắc lực cho cơng việc xuất bản, in ấn.


 Microsoft Share point server 2007: Với SharePoint Server 2007, người dùng có
thể tự mình tạo ra các site riêng cho mình hoặc cho nhóm làm việc của mình với những mục
đích chia sẻ thơng tin riêng, có thể phân quyền để giới hạn những người truy cập thơng tin,
có thể dùng các cơng cụ tìm kiếm để truy tìm đủ loại thơng tin như nhân sự, tài liệu, tin tức
nội bộ, tạo ra được các biểu mẫu chuẩn của doanh nghiệp và cho chúng vận hành theo những
quy trình định sẵn với những cấp độ xem, duyệt khác nhau. SharePoint Server 2007 cũng
còn được xem là một cơng cụ giúp bạn truy tìm thơng tin khổng lồ, tạo ra các báo cáo phục
vụ cho việc quản lý hoặc kinh doanh của doanh nghiệp.


 Microsoft Visio 2007: Visio là một chương trình thơng minh, được tích hợp vào bộ
Microsoft Office. MS Visio cho phép bạn thể hiện bản vẽ một cách trực quan. Bạn có thể

thiết kế tổng thể cho một ngơi nhà,hay thiết kế một hệ thống sơ đồ mạng phức tạp. Tất cả
đều dễ dàng với Visio.
2.2 Nhu cầu thực tiễn
Từ khi Microsoft cho ra đời bộ Office 2007, người dùng đã được chứng kiến nhiều
cải tiến đáng giá trong bộ phần mềm văn phòng kỳ cựu này. Tuy việc nâng cấp từ bộ Office
2003 (OF 2003) lên sử dụng bộ Office 2007 (OF 2007) khơng phải là chuyện q khó khăn,
nhưng dường như người dùng vẫn e ngại những sự thay đổi về giao diện, vị trí trình đơn của
phần mềm mới sẽ gây nhiều bỡ ngỡ, thậm chí là rối cho cơng việc của mình. Vậy nên
nhiều người khơng tiếp cận với OF 2007, vẫn sử dụng bộ OF 2003 vì đã “quen tay”. Vì bạn
đã quen với Office 2003 nên khá lúng túng và mất thì giờ mò mẫm khi chuyển sang làm việc
với Office 2007, nhưng Office 2003 thì khơng mở được những file có định dạng mới như
docx, xlsx và khơng có những tính năng cao cấp của Office 2007? Khơng sao, bạn có thể
cài song song cả 2 phiên bản này trên máy để dùng theo nhu cầu. Khi lần đầu tiên sử dụng
Office 2007,giao diện của nó sẽ làm bạn chống ngợp bởi sự thay đổi khác hẳn so với phiên
bảng trước.Thay cho các thanh trình đơn (menu) truyền thống là các cụm lệnh được trình bày
ngay phía trên màn hình, giúp người dùng sử dụng thuận tiện hơn, đó chính là ribbon.

GVHD: LÊ TRÍ ANH
KHAI THÁC MỘT SỐ CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

NGUYỄN THỊ HIẾU MSSV:31073422
TRẦN NGỌC YẾN MSSV:31073136 Page 11

CHƯƠNG 3: MICROSOFT OFFICE ONE NOTE 2007
3.1. Tính năng
Microsoft OneNote 2007 là 1 sản phẩm trong bộ Microsoft Office 2007. Nó là 1 sổ điện
tử, ở đó bạn có thể ghi chép bất cứ thứ gì, ghi chú, cơng việc, ý kiến, suy nghĩ và mọi thơng
tin khác. Khơng giống như những kiểu tài liệu sử dụng những chương trình như word-
processing hay spreadsheet.
Nếu là một cuốn sổ ghi chú bình thường, bạn phải tẩy xóa mỗi khi muốn sửa, nhưng với

One Note bạn có thể làm mọi thứ như thêm vào, xóa đi, di chuyển các dòng 1 cách linh hoạt.
Bạn có thể tạo các ghi chú theo chủ đề, tạo bảng tài chính, tạo những kế hoạch
Microsoft Office OneNote 2007 là chương trình để sử dụng khi bạn muốn đảo ngược các
hiện ứng thơng tin q tải bằng cách sắp xếp, quản lí thu thập thơng tin bạn nhận được một
phương pháp hiệu quả hơn. Được thiết kế nhằm giúp bạn thu thập sắp xếp tìm kiếm và sử
dụng thơng tin bạn thu thập.
Bắt đầu làm quen với giao diện mới.
Khi lần đầu tiên mở Office OneNote 20007, chương trình sẻ mở đến One Note Guide,
một sổ tay mẫu ta có thể sử dụng để thử những tác vụ khác nhau khi bạn học dể sử dụng
Ofice OneNote 2007. Trang mở ra bao gồm một phần hỗ trợ chỉ cho ta các tính năng khi mới
bắt đầu sử dụng. Khi bố cục cửa sổ được mở ra, tên của những sổ tay hiển thị trong thanh
định hướng bên trái, cac tab phần cho sổ tay được chọn lựa ở trên phần cửa sổ và các tab
trang nằm dọc bên phải vùng ghi chú, giúp ta dễ dàng chọn sổ tay, phần và trang ta muốn
làm việc bất cứ lúc nào.Hình 1.
GVHD: LÊ TRÍ ANH
KHAI THÁC MỘT SỐ CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

NGUYỄN THỊ HIẾU MSSV:31073422
TRẦN NGỌC YẾN MSSV:31073136 Page 12


Hình 1: cửa sổ mở Office OneNote 2007
3.2. Các Ứng Dụng Tiêu Biểu:
3.2.1. Làm việc với nhiều sổ tay
3.2.2. Thu thập những ghi chú và thơng tin
3.2.3. Sử dụng các cơng cụ vẽ và bản biểu
3.2.4. Gắn cờ cho những lưu ý để kiểm tra
3.2.5. Tìm những ghi chú một cách nhanh chóng với khả năng tìm kiếm
3.2.6. Gửi những sổ tay qua mail một cách dể dàng

3.2.1. Làm việc với nhiều sổ tay
Một trong những tính năng mới của office oneNote 2007 là khả năng làm việc với nhiều
sổ tay vậy ta có thề mở nhiều sổ tay cùng một lúc và di chuyển thơng tin tù sổ tay này đến sổ
tay kia bằng cách rê và thả nó ở vị tri mới.
GVHD: LÊ TRÍ ANH
KHAI THÁC MỘT SỐ CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

NGUYỄN THỊ HIẾU MSSV:31073422
TRẦN NGỌC YẾN MSSV:31073136 Page 13

Hai thanh menu có sẵn trong Office One note 2007 có khả năng rọi sáng các chương trình
quan trọng. Menu Share cho phép ta tạo những sổ tay chia sẻ và quản lí phiên làm việc chia
sẻ ghi chú và menu Table chứa các lệnh mà ta cần để chèn và làm việc với các table bảng
trên các trang ghi chú của mình ta dùng lệnh Share/Live Sharing Sesion. Hình 2.


Hình 2: Ta có thể chọn nhiều sổ tay, phần và trang muốn làm việc bằng cách nhấp vào tab
hạng mục.
Office One Note 2007 có nhiều tập mẫu trang mà ta có thể sử dụng để sắp xếp những ghi
chú. Dù ta bắt đầu bằng một trang trắng rồi thêm vào tập mẫu ta củng có thể chọn từ một số
kiểu khác nhau .
Để chọn một tập mẫu trang (page template) nhấp vào mũi tên hướng xuống New Page
chọn M Template Choices and Options ở dưới cùng danh sách được hiển thị. Năm
GVHD: LÊ TRÍ ANH
KHAI THÁC MỘT SỐ CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

NGUYỄN THỊ HIẾU MSSV:31073422
TRẦN NGỌC YẾN MSSV:31073136 Page 14

mục(Planners, Decorative, Business Blank và Academic) cung cấp cho ta nhiều tập mẫu

được tạo sẵn mà ta có thể dùng làm nền tảng cho việc ghi chú.
Trong OfficeOneNote 2007 ta có thể mở làm việc chia sẻ thơng tin giữa nhiều sổ tay
trong một lúc, ta cũng có thể sao chép và dán thơng tin, và ta hãy đặt tên cho từng sổ tay để
tránh nhầm lẫn bằng lệnh Chọn Notebook proerties từ menu file. Trong hộp thoại Notebook
properties, hãy gõ tên và chọn một màu sắc nếu ta muốn, nhấn Ok để lưu các sát lập. Hình
3.

Hình 3: Xác lập màu
3.2.2. Thu thập những ghi chú và thơng tin
Ví dụ ta đang họp ta có thể nhấp vào những ghi chú trong sổ tay Office OneNote 2007.
Nếu đang kiếm một chù đề trực tuyến, có thể cắt xén và lưu các địa chỉ web mà ta truy cập.
Nếu đang tập hợp thơng tin đã sử dụng trong các báo cáo, các bản tính hay thư từ kinh
GVHD: LÊ TRÍ ANH
KHAI THÁC MỘT SỐ CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

NGUYỄN THỊ HIẾU MSSV:31073422
TRẦN NGỌC YẾN MSSV:31073136 Page 15

doanh, việc thêm các file đang tồn tại ở đó cho office OneNote 2007 là một cách để thu thập
thơng tin ta muốn làm việc. (hình 4).

Hình 4: lấy thơng tin một cách nhanh chóng
Bắt đầu với một sổ tay mới
Sử dụng NewNotebook Wizard Office OneNote 2007 để tạo ra một sổ tay mới ngay từ
đầu hay dựa trên tập mẫu ta dùng lệnh Menu File chọn Notebook Wizard gõ tên cho
Workbook chọn màu sắc. New Notebook Wizart hỏi bạn về nơi bạn sẽ sử dụng sổ tay và nơi
ta muốn sổ tay đuợc lưu trữ truớc khi tạo ra sổ tay. Sau khi nhấp Create, một sổ tay mới đuợc
hiền thị. Hình 5.
Gõ ở bất cứ vị trí nào trên trang
Trong OneNote chỉ cần nhấp vào bất cứ vị trí nào trên trang và bắt đầu gỏ, nhằm lưu trữ

bất cứ nơi nào ta bổ sung vào, và cũng có thể kéo rê các ghi chú để kết hợp các chúng.
GVHD: LÊ TRÍ ANH
KHAI THÁC MỘT SỐ CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

NGUYỄN THỊ HIẾU MSSV:31073422
TRẦN NGỌC YẾN MSSV:31073136 Page 16




Hình 5: Sau khi nhấp Create, một sổ tay mới đuợc hiền thị
Chèn File
Ta có thể trực tiếp thêm vào các file của tất cà các loại cho các trang ghi chú bằng cách rê
và thả một file trên trang hay bằng cách chọn File từ menu Insert và chọn các file muốn bổ
sung.
Thu thập thơng tin từ web
Khi đang thu thập thơng tin từ các trang web nhấn nút Send To OneNote trong thanh
cơng cụ standard. Như thế sẽ lưu trữ nội dung của trang và trang ghi chú hiện tại
GVHD: LÊ TRÍ ANH
KHAI THÁC MỘT SỐ CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

NGUYỄN THỊ HIẾU MSSV:31073422
TRẦN NGỌC YẾN MSSV:31073136 Page 17

Office cũng bao gồm tính năng Side note mới nhằm làm cho việc lưu và tập hợp thơng tin
từ web trở thành một tiến trình hai bước đơn giản. Khi ta đang duyệt một site và muốn gán
thơng tin ta hãy nhấp phải vào sổ ghi chú nhỏ lúc này sẽ mở ra ở trên cùng màn hình hiện tại,
hãy gỏ ghi chú và nhấp ơ gần bên và hạn mục được thêm vào như một trang mới trong sổ tay
hiện tại.
In thơng tin vào sổ tay

Một tính năng nhập liệu mới cho phép in các file khác trực tiếp vào sổ tay Office
OnoNote 2007 sao cho ta có thể xem lại, tạo và chia sè tài liệu với những người khác. Chỉ
đơn giản đi đến in một tài liệu hay bản tính như thơng thường bằng cách chọn Print từ menu
file. Trong hộp thoại Print nhấp mũi tên hướng xuống Name chọn Mcrosoft One NoteImport
nhấp OK và file được in vào một file điện tử và được tập hợp trực tiếp như một hình ảnh đồ
họa trên trang ghi chú.

Hình 6: ta có thể in các file của mình trực tiếp vào trong sổ tay Office OneNote 2007
GVHD: LÊ TRÍ ANH
KHAI THÁC MỘT SỐ CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

NGUYỄN THỊ HIẾU MSSV:31073422
TRẦN NGỌC YẾN MSSV:31073136 Page 18

3.2.3. Sử dụng thanh cơng cụ vẽ và bảng biểu
Office OneNote 2007 vẫn cho phép bổ sung những ghi chú viêt tay trục tiếp lên các trang
ghi chú, và ta cũng có thể vẽ lên trang bằng cách sử dụng tồn bộ các cơng cụ vẽ.
Sử dụng cơng cụ vẽ
Ofice OneNote2007 bao gồm tồn bộ Drawing Tools mà hiển thị dọc trên mép dưới
cùng cùa cửa sổ ghi chú bằng cách chọn Drawing Tools trong menu View. Các cơng cụ trên
thanh cơng cụ cho ta những gì cần để thêm vào các hình dạng tự do, các hình dạng có sẵn và
những đường nối biểu đồ với các trang. Ta cũng có thể chọn màu sắc cho đường nét và các
sát lập làm mờ, thậm chí sao lặp và xoay các đối tượng được chọn trên trang.

Hình 7: các cơng cụ vẽ mới cho phép tạo ra các hình dạng và kích thước
Làm việc với những cơng cụ viết và chế độ Pen
GVHD: LÊ TRÍ ANH
KHAI THÁC MỘT SỐ CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

NGUYỄN THỊ HIẾU MSSV:31073422

TRẦN NGỌC YẾN MSSV:31073136 Page 19

OneNote 2007 mở rộng tính năng của viết và vẽ bằng cách phân mỗi tính năng thành
chức năng riêng biệt của nó. Ta có thể chọn kiểu bút hay cục gơm muốn sừ dụng đề viết
bằng tay trên các trang ghi chú và cũng có thể sử dụng Type/selection Toolddeer chuyển chế
độ Pen sang chế độ Typing một cách dễ dàng. Ngồi ra cơng cụ Lasso mới cho phép lựa
chọn bất kì đối tượng nào trên một trang mà ta muốn sao chép, lưu trữ hay rê đến các trang
ghi chú.
Thêm các bảng biểu cho các trang ghi chú
Việc thêm bảng biểu cho các trang ghi chú đơn giản như việc chọn Insert Table từ Menu
Table, nhập số cột và số dòng mà ta muốn đưa vào, nhấn Ok.
Do sự tích hợp dã đựợc cải tiến với các ứng dụng hệ thống Microsoft Office Word 2007
một cách trực tiếp vào trang Office OneNote 2007, hay chỉ đơn giản rê và thả text hoặc các
hình ảnh được chọn vào sổ tay.
Sử dụng Calculator để thực hiện những phép tính đơn giản:ta có thể chỉ gõ phép tính của
mình trên một trang ghi chú và khi ta gõ dấu bằng (=) và nhấn spacebar, Office OneNote
2007 sẽ thực hiện phép tính và nhập kết quả một cách tự động. Hình 9.
GVHD: LÊ TRÍ ANH
KHAI THÁC MỘT SỐ CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

NGUYỄN THỊ HIẾU MSSV:31073422
TRẦN NGỌC YẾN MSSV:31073136 Page 20


Hình 9: sử dụng OneNote để làm những phép tính đơn giản
3.2.4. Gắn cờ cho những ghi chú để kiểm tra
Ta có thể sử dụng ơ Note Flags Summary để xem qua tất cả các Note Flags đã thêm vào
sổ tay. Ngồi ra ta có thể sừ dụng ơ Note Flags Summary để định hướng cho những ghi chú
cụ thể. Chỉ bằng cách nhấp vào một lá cờ để đưa ta trực tiếp đến ghi chú đó trong sổ tay.
Ta cũng có thể tùy biến các lá cờ trong sổ tay bằng cách nhấp vào mũi tên hướng xuống

Flags trong thanh cơng cụ Standard chọn Customize My Note Flags hiển thị để ta có thể
nhấp vào lọai lá cờ mà ta muốn thay đổi và nhấp nút Modifi. Trong hộp thoại Modifi Note
Flag, định rõ tên lá cờ và biểu tượng, màu font chữ, nhấp Ok để lưu các thay đổi. Hình 10.
GVHD: LÊ TRÍ ANH
KHAI THÁC MỘT SỐ CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

NGUYỄN THỊ HIẾU MSSV:31073422
TRẦN NGỌC YẾN MSSV:31073136 Page 21


Hình 10: sử dụng Note Glags để bảo đảm rằng ta kiểm tra trên các hạng mục cụ thể

3.2.5. Tìm thấy những ghi chú một cách nhanh chóng với những khả năng tìm
kiếm.
Office OneNote 2007 cho phép ta tìm thấy một cách nhanh chóng tất cả các hạng mục ta
đã thu thập có liên quan đến một chủ đề cụ thể. Chỉ cần gõ một từ hay một cụm từ tìm kiếm
trong ơ Search ở vùng phải trên cùng cửa sổ Office OneNote 2007 và nhấp Enter. Hình 11.
GVHD: LÊ TRÍ ANH
KHAI THÁC MỘT SỐ CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

NGUYỄN THỊ HIẾU MSSV:31073422
TRẦN NGỌC YẾN MSSV:31073136 Page 22


Hinh 11: gõ từ hay cụm từ tìm kiếm trong ơ Find, gõ từ muốn tìm và nhấp Enter
Chia sẻ những ghi chú với những người khác
Menu Share chứa các lệnh ta sử dụng để tạo ra các sổ tay chia sẻ hay thực hiện những
thay đổi cho ta chia sẻ những ghi chú của mình.
Khi nhấn Share/ Create Shared Notebook wizard sẽ mở ra, trước tiên u cầu tên của sổ
tay mới và sau đó cung cấp cho ta những sổ tay mà ta chọn.Ta có thể chọn việc ta muốn tạo

sổ tay chia sẻ trên một server hay một folder chia sè trên hệ thống hiện hành.
Khi những ngưởi khác thực hiện những những thay đổi cho sổ tay. Office OneNote 2007
tự động đồng bộ những thay đổi sao cho những thay đổi gần đây nhất được phản ánh trong
tất cả mọi phiên bản file.
Tất cả mọi chương trình trong hệ thống Microsoft One Note 2007 bao gồm khả năng lưu
trữ file trong để định dạng PDF hoặc XPS và Office OneNote 2007 khơng phải là ngoại lệ.
GVHD: LÊ TRÍ ANH
KHAI THÁC MỘT SỐ CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

NGUYỄN THỊ HIẾU MSSV:31073422
TRẦN NGỌC YẾN MSSV:31073136 Page 23

Khi bạn lưu trữ sổ tay ở một định dạng Portable Document Format (PDF) hoặc XML Paper
Specification (XPS), ta sẽ lưu một phiên bản định dạng cuối cùng của file mà những ngươi
khác có thể xem (nhưng khơng thể sửa đổi) dù họ có sử dụng Office Onenote 2007 hay
khơng. Hình 12.

Hình 12: chia sẻ sổ tay

3.2.6. Gởi ghi chú bằng Email.
Mở menu file chọn Email. Một cửa sổ thơng điệp Email hiện ra và trang ghi chú hiện tại
được thêm vào như một tài liệu dính kèm file.Ta có thể bổ xung một lời giới thiệu cho thơng
điệp nhằm cung cấp cho người nhận nhiều thơng tin hơn về trang trước khi gởi nó. Các User
Office One Note 2007 nhận file có thể thêm trang vào các sổ tay, và các User Office
OneNote 2007có thể thêm trang ghi chú như một phần của thơng điệp Email.
GVHD: LÊ TRÍ ANH
KHAI THÁC MỘT SỐ CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

NGUYỄN THỊ HIẾU MSSV:31073422
TRẦN NGỌC YẾN MSSV:31073136 Page 24

Ta cũng có thể chia sẻ những ghi chú với những người khơng đang sử dụng Office
OneNote 2007. Mở menu file chọn Send To chọn Mail Recipient để hiển thị một cửa sổ
thơng điệp Email mà ta có thể viết thư cho những người thân mong muốn . Trang ghi chú
hiện tại được định dạng HTML và được đính kèm vào thơng điệp, khi ta gửi thơng điệp
những người khác có thể xem thơng tin như một trang web

Hình 13: Ta có thể gởi qua mạng các trang ghi chú cho những thành viên khác trong nhóm,
những người sử dụng OneNote 2007 có thề thêm trang trực tiếp vào sổ tay của mình





GVHD: LÊ TRÍ ANH
KHAI THÁC MỘT SỐ CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

NGUYỄN THỊ HIẾU MSSV:31073422
TRẦN NGỌC YẾN MSSV:31073136 Page 25

CHƯƠNG 4: MICROSOFT OFFICE OUTLOOK 2007
4.1.
Tính Năng
Microsoft Outlook là trình Email Client thuộc bộ Microsoft Office, có chức năng
tương tự như trình Outlook Express có sẵn trong Windows là quản lý và kiểm tra nhiều tài
khoản email (có hỗ trợ POP3) cùng một lúc. MS Outlook 2007 để duyệt thư Gmail ma ta
khơng cần phải khai báo một thơng số gì ngồi địa chỉ hộp thư Gmail của ta.
4.2.
Giao Diện Office outlook 2007
Office Outlook 2007 khơng chia sẻ cùng một giao diện người dung mới như Office

Word, Microsoft Office Excel 2007, Microsoft Office Power Point 2007 và Microsoft Office
Access 2007. Thoạt tiên Office Outlook 2007 trơng tương tụ như Office Outlook 2003. Các
menu quen thuộc (File, Edit, View, Go, Tools, Actión và help) và ơ định hướng bên trái cũng
tương tự. Xem hình dưới:

Hình 1: giao diện của Outlook