đồ án công nghệ thông tin Tìm hiểu quá trình áp dụng phần mềm tích hợp quản trị thư viện Libol tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Kiến trúc Hà Nội

Kho¸ luËn tèt nghiÖp
Phần mở đầu.
1. ý nghĩa của đề tài.
Ngày nay, cuộc cách mạng thông tin đang diễn ra ở nhiều nước trên thế
giới và tác động mạnh mẽ đến Việt Nam. Việc áp dụng công nghệ thông tin
đã tạo ra một không gian thông tin mới, trong đó hệ thống thư viện và các cơ
quan thông tin được coi là một trong những khâu quan trọng nhất trong hệ
thống luân chuyển thông tin. áp dụng công nghệ thông tin tạo ra các sản phẩm
và dịch vụ thông tin thư viện điện tử làm thay đổi các phương tiện luân
chuyển tin, mở rộng dịch vụ và phổ biến thông tin, phát huy tiềm lực của từng
thư viện và vươn tới việc sử dụng các nguồn lực thông tin của các thư viện
khác qua việc nối mạng và khai thác mạng công nghệ thông tin mới, làm thay
đổi mối quan hệ giữa cán bộ thư viện với bạn đọc đồng thời làm thay đổi
phương thức thu thập xử lý kỹ thuật tài liệu, phương thức phục vụ bạn đọc…
Vấn đề hiện đại hoá hệ thống thông tin thư viện đã trở thành nhu cầu
cấp bách nhằm hoà nhập vào hệ thống thông tin thư viện trong nước và quốc
tế đảm bảo nâng cao chất lượng công tác thông tin thư viện. Giải pháp hiện
đại hoá hệ thống thông tin thư viện có tính chất quyết định không những với
sự tồn tại và phát triển của thư viện mà còn có ý nghĩa rất lớn đối với sự lớn
mạnh của nhà trường trong công tác đào tạo, giảng dạy và nghiên cứu khoa
học, thoả mãn tối đa nhu cầu thông tin của cán bộ, sinh viên trong trường.
Với vai trò là một trường đại học chuyên ngành khoa học kỹ thuật lớn
trong cả nước, Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội (ĐHKTHN) đã tích cực
nâng cao chất lượng giáo dục đào tạo, góp phần vào sự nghiệp công nghiệp
hoá, hiện đại hoá đất nước. Cùng chung thực hiện nhiệm vụ đó, Trung tâm
Thông tin – Thư viện ĐHKTHN đã từng bước hoàn thiện hoạt động của mình
tăng chất lượng và khả năng phục vụ các đối tượng bạn đọc trong trường. Đặc
1
Kho¸ luËn tèt nghiÖp
biệt là Trung tâm đã áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thông tin thư
viện của mình, cụ thể là áp dụng phần mềm tích hợp quản trị thư viện Libol.

Sau một thời gian áp dụng Trung tâm đã đạt được những thành tựu đáng kể.
Với ý nghĩa đó nên tôi đã chọn đề tài khoá luận là: “Tìm hiểu quá trình
áp dụng phần mềm tích hợp quản trị thư viện Libol tại Trung tâm Thông tin –
Thư viện Đại học Kiến trúc Hà Nội”.
2. Mục đích nghiên cứu của đề tài.
Đề tài đi sâu vào nghiên cứu quá trình áp dụng phần mềm tích hợp
quản trị thư viện Libol tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học
Kiến trúc Hà Nội. Qua đó rút ra một số nhận xét và mạnh dạn đưa ra một số
kiến nghị nhằm hoàn thiện việc áp dụng phần mềm Libol tại Trung tâm.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là quá trình áp dụng phần mềm tích
hợp quản trị thư viện Libol. Phạm vi nghiên cứu của đề tài giới hạn trong
Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường ĐHKTHN.
4. Các phương pháp nghiên cứu.
Trong quá trình nghiên cứu tôi đã sử dụng các phương pháp chính sau:
- Nghiên cứu lý thuyết
- Khảo sát thực tế hoạt động, quá trình áp dụng phần mềm tích
hợp quản lý thư viện Libol tại Trung tâm
- Phương pháp điều tra
- Phương pháp tổng hợp
- Phương pháp so sánh
5. Tình hình nghiên cứu của đề tài.
Trước đây đã có Khoá luận tốt nghiệp: Chuyên ngành Thông tin -Thư
viện với tên đề tài là:Tìm hiểu ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm
Thông tin – Thư viện Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội/Nguyễn Thị Thuỷ
2
Kho¸ luËn tèt nghiÖp
nghiên cứu thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm Thông tin
– Thư viện Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội. Trong khoá luận đó, tác giả
mới chỉ khảo sát sơ bộ về thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin, về phần

mềm Libol áp dụng tại Trung tâm.
Còn trong khoá luận với đề tài: “Tìm hiểu quá trình áp dụng phần
mềm tích hợp quản trị thư viện Libol tại Trung tâm Thông tin – Thư viện
ĐHKTHN”, tôi đã khảo sát thực tế sau 4 năm áp dụng phần mềm tích hợp
quản trị thư viện Libol vào hoạt động tại Trung tâm TT – TV ĐHKTHN, nêu
lên những kết quả đã đạt được cũng như những hạn chế trong quá trình áp
dụng cần khắc phục. Qua đó mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn
thiện quá trình áp dụng phần mềm tại Trung tâm.
6. Bố cục của khoá luận.
Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, phụ lục, danh mục tài liệu tham
khảo, khoá luận được chia thành 3 chương:
Chương 1: Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Kiến trúc
Hà Nội và việc áp dụng công nghệ thông tin.
Chương 2: Thực trạng ứng dụng phần mềm tích hợp quản trị thư viện
Libol tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội.
Chương 3: Nhận xét, đánh giá và một vài kiến nghị nhằm hoàn thiện
việc áp dụng phần mềm tích hợp quản trị thư viện Libol tại Trung tâm Thông
tin – Thư viện Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội.
3
Kho¸ luËn tèt nghiÖp
Phần nội dung
Chương 1: Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Kiến trúc
và việc áp dụng công nghệ thông tin.
1.1. Giới thiệu về Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học
Kiến trúc Hà Nội.
Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội (ĐHKTHN) thuộc Bộ Xây dựng,
được thành lập theo quyết định số 181/CP ngày 17/9/1969 của Thủ tướng
Chính phủ, đến nay đã có hơn 40 năm truyền thống.
Hiện nay Trường ĐHKTHN có tổng cán bộ hơn 700 người, có 400 cán
bộ giảng dạy, 30 giáo sư và phó giáo sư, 70 tiến sĩ, 162 thạc sỹ, 1 nhà giáo

nhân dân, 28 nhà giáo ưu tú.
Hiện tại nhà trường có 8 khoa, 2 trung tâm và 1 bộ môn trực thuộc với
tổng số 44 bộ môn phục vụ đào tạo các ngành với hơn 8000 sinh viên đang
học tại 5 cơ sở trong cả nước, hơn 100 nghiên cứu sinh cùng hơn 3000 học
viên cao học.
1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Trung tâm Thông tin –
Thư viện Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội.
Lịch sử hình thành và phát triển của Trung tâm Thông tin – Thư viện
Đại học Kiến trúc Hà nội (Trung tâm TT-TV ĐHKTHN) gắn chặt với sự hình
thành và phát triển của Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội.
+ Giai đoạn từ 1961 đến 1969
Trường ĐHKTHN chưa được thành lập mà chỉ là khoa Kiến trúc thuộc
Trường Đại học Xây dựng.
Năm 1969 theo Quyết định 181CP, Trường Đại học Kiến trúc được
thành lập. Thư viện là một tổ thuộc phòng Đào tạo, cơ sở vật chất nghèo nàn,
vốn tài liệu ít ỏi và chỉ có 3 cán bộ.
4
Kho¸ luËn tèt nghiÖp
+ Giai đoạn từ năm 1971 đến 1980
Năm 1971, thư viện vẫn thuộc sự quản lý của phòng Đào tạo. Hoạt
động thư viện trong thời gian này cũng chưa có gì mới, cán bộ thư viện, cơ sở
vật chất và vốn tài liệu đều bị phân tán do ảnh hưởng của chiến tranh song đã
bắt đầu thể hiện vai trò trong việc phục vụ cán bộ giáo viên, sinh viên của
trường.
+ Giai đoạn từ 1981 đến 2000
Mặc dù vẫn chịu sự quản lý của phòng Đào tạo song thư viện đã tổ
chức hoạt động một cách hợp lý, đưa hoạt động thư viện ngày càng khởi sắc,
đã có mối quan hệ mở với các thư viện khác, trang bị các thiết bị hiện đại như
máy vi tính, máy in, máy photocopy và một hệ thống phòng phục vụ rộng rãi,
đội ngũ cán bộ vững về chuyên môn. Các hoạt động của thư viện đã dần dần

khẳng định vai trò không thể thiếu trong quá trình giáo dục đào tạo của
Trường ĐHKTHN.
+ Từ năm 2001 đến nay
Năm 2001, Trung tâm TT-TV ĐHKTHN được thành lập theo quyết
định số 43/QĐ - BXD ngày 8/1/2001. Trung tâm TT-TV ĐHKTHN đã ra đời
và bắt đầu phát triển theo xu thế mới của thư viện các trường đại học. Trung
tâm đã có nhiều sự đổi mới từ cơ cấu tổ chức, phương thức hoạt động cũng
như việc áp dụng công nghệ thông tin vào thư viện
Mặc dù mới được thành lập vài năm song Trung tâm đã phát triển từ
nền tảng có sẵn cộng với sự quan tâm đầu tư của Trường ĐHKT và Bộ Xây
dựng, Trung tâm TT-TV ĐHKTHN đã trở thành một trong những trung tâm
thông tin thư viện có bước phát triển mới của các trường đại học ngày nay.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, đối tượng phục vụ, cơ cấu tổ chức và
đội ngũ cán bộ của Trung tâm TT-TVĐHKTHN.
+ Chức năng:
5
Kho¸ luËn tèt nghiÖp
Cung cấp các thông tin, tư liệu, sách báo, tạp chí, băng hình, phim,
ảnh, tài liệu khác phục vụ việc giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học, thực
hành của cán bộ, giáo viên, sinh viên của trường.
+ Nhiệm vụ:
Thu thập, xử lý, lưu trữ, quản lý sử dụng các tài liệu, tin tức hoạt động
về đào tạo, nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ… để phục vụ các
nhiệm vụ của Nhà trường.
Xây dựng, quản lý, tổ chức phát triển thông tin trên Website của
Trường đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin trên mạng, hỗ trợ công tác đào
tạo, nghiên cứu, quản lý điều hành công việc của Trường.
Biên tập, trình bày chế bản, in ấn, phát hành Bản tin hoạt động khoa
học công nghệ và đào tạo của Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội.
Tham gia biên tập, trình bày chế bản, in ấn, phát hành, lập cơ sở dữ liệu

các tài liệu, ấn phẩm, giáo trình có nội dung tuyên truyền, chỉ đạo, thông tin
khoa học, chuyển giao công nghệ, nghiên cứu sáng tác theo yêu cầu của Nhà
trường.
Xây dựng và thực hiện các dự án, đề tài về thông tin thư viện, cơ sở dữ
liệu, các đề án về đào tạo, nghiên cứu, phát triển khoa học công nghệ do Nhà
trường giao.
Phát triển mối quan hệ hợp tác, trao đổi với các trường, các cơ sở
nghiên cứu trong và ngoài nước về công tác thông tin – tư liệu, thư viện để
phục vụ các nhiệm vụ của Nhà trường.
Quản lý cán bộ, viên chức, người lao động hợp đồng thuộc Trung tâm
theo phân cấp của Hiệu trưởng: Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị, vật tư
được Nhà trường giao để thực hiện nhiệm vụ được giao.
Chủ trì hoặc phối hợp, tham gia với các đơn vị liên quan để thực hiện
các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Hiệu trưởng.
6
Kho¸ luËn tèt nghiÖp
+ Đối tượng phục vụ:
Là tất cả các sinh viên của các khoá trong hệ đào tạo từ sinh viên năm
thứ nhất đến năm cuối cùng với nhu cầu tin rất đa dạng và phong phú. Ngoài
ra, thư viện còn phục vụ cán bộ giảng dạy, cán bộ nghiên cứu, nghiên cứu
sinh và các đối tượng là cán bộ quản lý cùng nhân viên của trường.
+ Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ:
Để phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao của Trung tâm, cơ cấu
Trung tâm được tổ chức thành 4 bộ phận với chức năng tương ứng với nhiệm
vụ cụ thể như sau:
- Bộ phận Chuyên môn nghiệp vụ: có nhiệm vụ sưu tầm, bổ sung, phân
loại, biên dịch, biên mục các tài liệu chuyên ngành: Xây dựng, Kiến trúc, Quy
hoạch, Kỹ thuật hạ tầng và Môi trường đô thị trong và ngoài nước.
- Bộ phận Phục vụ – tra cứu: có nhiệm vụ tổ chức, quản lý, sắp xếp,
tuyên truyền, phổ biến, phục vụ đọc, mượn tài liệu cho cán bộ và sinh viên

trong Trường.
- Bộ phận Thông tin – tư liệu và Biên tập – xuất bản: có nhiệm vụ xây
dựng, phát triển nguồn khai thác thông tin. Tổ chức, quản lý, xử lý, biên tập,
chế bản, phổ biến thông tin, xây dựng đề án phát triển thông tin – xuất bản,
quản trị Website, hệ thống mạng và thiết bị thông tin tư liệu, dàn trang, quản
lý ấn phẩm theo luật xuất bản.
- Bộ phận Quản trị mạng và thiết bị: có nhiệm vụ quản trị mạng, xây
dựng, tư vấn đề án phát triển mạng và an ninh mạng của Trường và Trung
tâm, theo dõi, quản lý, hướng dẫn sử dụng các thiết bị của Trung tâm được
trang bị, lập kế hoạch, bảo dưỡng, bảo trì, tu sửa các thiết bị bị hư hỏng thuộc
Trung tâm quản lý.
7
Kho¸ luËn tèt nghiÖp
Sơ đồ cơ cấu tổ chức:
- Đội ngũ cán bộ: tổng số 20 người trong đó có 1 tiến sĩ, 3 thạc sỹ, 2
cán bộ đang học cao học, còn lại đều có trình độ đại học.
1.2. Quá trình áp dụng công nghệ thông tin ở Trung tâm Thông tin
– Thư viện Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội.
1.2.1. Lợi ích của công nghệ thông tin vào công tác thông tin – thư
viện.
Hiện nay nhân loại đang chứng kiến cuộc cách mạng khoa học công
nghệ lần thứ 3 – cách mạng thông tin. Khác với cuộc cách mạng khoa học
công nghệ trước đây chủ yếu tập trung vào năng lượng và vật chất, cuộc cách
mạng thông tin đem đến sự hiểu biết về thời gian, không gian, khoảng cách và
tri thức. Cuộc cách mạng này dẫn tới sự hình thành một xã hội thông tin toàn
Ban giám cđố
B ph n ph c v tra ộ ậ ụ ụ
c uứ
B ph n thông tin t ộ ậ ư
li u, biên t p xu t ệ ậ ấ

b nả
B ph n qu n tr ộ ậ ả ị
m ng v thi t bạ à ế ị
B ph n chuyên môn ộ ậ
nghi p vệ ụ
8
Kho¸ luËn tèt nghiÖp
cầu, đó là một xã hội dựa trên nền tảng thông tin như một quyền lực phát
triển cơ bản.
Việc áp dụng máy tính và công nghệ thông tin đã trở thành một động
lực thúc đẩy sự phát triển của toàn hệ thống thông tin – thư viện. Việc kết nối
giữa các mạng lưới giúp chia sẻ nguồn lực thông tin, giúp người dùng tin có
thể tiếp cận trực tiếp đến nguồn tài liệu có trên mạng Đó là những ưu việt
rất lớn khi chúng ta sử dụng công nghệ hiện đại trong hoạt động thông tin –
thư viện.
Công nghệ thông tin đã và đang phát triển nhanh chóng, đa dạng, tiến
hoá không ngừng và được sử dụng như một công cụ và phương tiện kỹ thuật
hiện đại, nhằm thực hiện các quá trình thu thập, lưu trữ, xử lý truyền dẫn và
khai thác để sử dụng thông tin với hiệu quả cao nhất, phục vụ cho sự phát
triển của đất nước.
Trước kia nhiệm vụ của cán bộ thông tin – thư viện có thể khái quát là:
thu thập, giữ gìn và bảo quản tài liệu, phân loại và sắp xếp theo một trật tự
phù hợp để có thể dễ dàng tìm kiếm được; đồng thời có thể làm thư mục để dễ
dàng phục vụ bạn đọc một cách tốt nhất.
Ngày nay khi áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thư viện đã
ảnh hưởng rất nhiều đến nhiệm vụ của cán bộ thư viện. Các hoạt động của họ
trở nên đa dạng hơn, thích nghi với sự phát triển của công nghệ tin học.
Công việc của họ là cung cấp các thông tin mới nhất có chất lượng –
phù hợp với nhu cầu của người dùng tin. Đồng thời làm thay đổi phương thức
thu thập tài liệu, phương thức phục vụ bạn đọc, ngoài ra còn tạo ra các hoạt

động dịch vụ thông tin, các sản phẩm thông tin có giá trị đáp ứng nhu cầu
ngày càng tăng của cán bộ giảng dạy và sinh viên trong trường đại học. Hiệu
quả của việc ứng dụng công nghệ thông tin chính là tốc độ, sự nhất quán, tính
9
Kho¸ luËn tèt nghiÖp
chính xác và sự ổn định, điều này đã đáp ứng được nhu cầu quản lý, tra cứu
thông tin với những đòi hỏi nhanh chóng, chính xác.
Trong công tác quản lý kho tài liệu: Vốn tài liệu trong kho tăng lên
nhanh chóng với sự đa dạng về ngôn ngữ, hình thức và phong phú về nội
dung thì việc quản lý kho tài liệu trở nên cực kỳ khó khăn đối với mỗi thư
viện. Khi áp dụng công nghệ thông tin thì thông tin ngoài việc được lưu giữ
trên các vật mang tin truyền thống trước kia còn có thể được lưu giữ trên rất
nhiều vật mang tin hiện đại như: CD – ROM, các cơ sở dữ liệu, các trang web
trên mạng Nhờ vậy, áp dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý kho
không chỉ giải quyết được vấn đề quản lý, lưu trữ tài liệu mà còn thoả mãn
nhu cầu tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng.
Đây là một công tác rất quan trọng, nó ảnh hưởng đến chất lượng phục
vụ của thư viện. Sự gia tăng nhanh chóng số lượng tài liệu làm cho công tác
này trở nên rất khó khăn bởi không thể bổ sung một cách bừa bãi mà phải làm
theo những quy định về loại hình tài liệu phù hợp với tính chất, đặc điểm của
thư viện, khiến cho cán bộ thư viện rất khó khăn khi làm việc.
Việc áp dụng công nghệ thông tin sẽ giúp kiểm soát dễ dàng việc đặt
mua tài liệu thông qua các đĩa CD giới thiệu sách mới của các nhà xuất bản,
hoặc qua các cơ sở dữ liệu tra cứu trực tuyến và đặt mua thông qua mạng máy
tính với các nhà cung cấp. Nó còn giúp cán bộ bổ sung nắm rõ tình hình tư
liệu hiện có và mới nhập một cách nhanh chóng để tránh bổ sung trùng lặp,
kiểm soát được từng nguồn tài liệu cũng như có được những báo cáo chính
xác về tình hình tài chính.
Trong công tác xử lý tài liệu: Công tác xử lý tài liệu là một khâu quan
trọng trong hoạt động thông tin thư viện, nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất

lượng phục vụ bạn đọc. Công tác xử lý tài liệu gồm: mô tả, phân loại, xây
dựng các cơ sở dữ liệu. Việc áp dụng những công nghệ thông tin sẽ đem lại
10
Kho¸ luËn tèt nghiÖp
nhiều lợi ích cho công tác xử lý và khắc phục được những nhược điểm khi xử
lý bằng phương pháp thủ công như: làm giảm thời gian, công sức cho cán bộ
xử lý, tránh được những sai sót không đáng có. Những thông tin tài liệu qua
xử lý bằng ứng dụng tin học sẽ được quản lý theo hệ thống cơ sở dữ liệu
thống nhất và được máy tính đảm nhiệm, nhờ đó mà việc cập nhật hay sửa đổi
dữ liệu có thể được tiến hành thuận tiện và nhanh chóng.
Trước những ưu điểm của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt
động thư viện cũng như do nhu cầu quản lý tài liệu và tra cứu thông tin ngày
càng đỏi hỏi phải nhanh chóng, đầy đủ, chính xác của bạn đọc, Trung tâm TT-
TV ĐHKTHN đã tiến hành xây dựng một dự án ứng dụng công nghệ thông
tin vào hoạt động của mình nhằm tổ chức phục vụ bạn đọc khai thác sử dụng
hiệu quả vốn tư liệu phong phú của thư viện. Một trong những phần quan
trọng của dự án là lựa chọn và áp dụng một phần mềm quản trị thư viện tích
hợp phù hợp với các tiêu chuẩn nghiệp vụ thư viện và chuẩn tin học tiên tiến
hiện nay. Và Trung tâm TT-TV ĐHKTHN đã lựa chọn phần mềm tích hợp
quản trị thư viện điện tử Libol- phiên bản 5.0 cho hoạt động của mình.
1.2.2. Cơ sở hạ tầng thông tin của Trung tâm TT-TVĐHKTHN.
Trung tâm TT-TVĐHKTHN gồm 3 tầng 4-5-6 của khu nhà 9 tầng với
đầy đủ các trang thiết bị hiện đại để phục vụ cho bạn đọc.
- Phòng mượn giáo trình (tầng 4): phục vụ cán bộ, giáo viên và sinh
viên trong trường mượn tài liệu và sách thuộc các ngành nhà trường đang đào
tạo.
Kho Giáo trình có hơn 98.000 bản sách gồm các loại tài liệu của các
ngành đào tạo: kiến trúc, xây dựng, quy hoạch và kỹ thuật hạ tầng đô thị cùng
các loại tài liệu hữu ích cho sinh viên các ngành đào tạo trong trường.
- Phòng đọc sinh viên (tầng 4):

11
Kho¸ luËn tèt nghiÖp
Phục vụ sinh viên đến đọc báo, sách giáo trình và tài liệu tham khảo.
Phòng đọc có 19.850 sách giáo trình và tài liệu tham khảo. Ngoài ra
còn có các loại báo, tạp chí theo ngày, theo tuần, theo tháng phục vụ cho mọi
đối tượng bạn đọc.
- Phòng đọc tạp chí (tầng 5):
Phục vụ sinh viên trong trường đến đọc tại chỗ các loại tạp chí, tài liệu,
sách chuyên ngành kiến trúc, xây dựng, kỹ thuật đô thị và môi trường.
Kho tạp chí có 6537 cuốn với các loại báo gồm cả tạp chí trong nước
và của nước ngoài bằng nhiều thứ tiếng: Nga, Anh, Pháp… Sinh viên có thể
tìm được ở đây các loại tài liệu quý, các tạp chí về kiến trúc, quy hoạch, nghệ
thuật trang trí… nổi tiếng trên thế giới.
- Phòng đọc giáo viên (tầng 6):
Phục vụ giáo viên, cán bộ, học viên cao học, nghiên cứu sinh đến đọc
và tham khảo tài liệu tại chỗ.
Sách chuyên ngành có số lượng 4951 cuốn, bao gồm 2065 tên sách viết
bằng nhiều thứ tiếng: Anh, Đức, Pháp, Nga…
Các loại tài liệu: nghiên cứu lý luận, sách về từng loại công trình, giới
thiệu về kiến trúc sư cùng những công trình tiêu biểu, cẩm nang xây dựng, từ
điển chuyên ngành, tài liệu tiêu chuẩn… dưới dạng báo, tạp chí, sách ngoại
văn. ở đây còn có luận văn đề tài nghiên cứu khoa học cấp trường, bao gồm:
248 luận văn thạc sỹ, 30 biểu ghi cơ sở dữ liệu báo, tạp chí … Ngoài ra, độc
giả còn có thể tra cứu thông tin, tìm và in tài liệu trên mạng.
Đặc biệt,Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Kiến trúc Hà
Nội còn xây dựng được một cơ sở dữ liệu đồ án của sinh viên từ năm thứ
nhất đến năm cuối của các khoa trong hệ đào tạo của Trường. Cơ sở dữ liệu
này có hơn 100 đồ án tốt nghiệp xuất sắc. Đây là nguồn thông tin quan trọng
12
Kho¸ luËn tèt nghiÖp

cho sinh viên tham khảo và nghiên cứu, phục vụ quá trình học tập được thuận
lợi vì đây là cơ sở dữ liệu toàn văn có cả hình ảnh của đồ án.
Ngoài nguồn vốn tài liệu phong phú, Trung tâm TT-TV ĐHKTHN còn
được đầu tư trang bị một hệ thống máy tính và các thiết bị phụ trợ hiện đại để
phục vụ các cán bộ, giảng viên và sinh viên trong trường. Cụ thể là:
Máy chủ: 3 chiếc của dự án mức A, và hiện đang có kế hoạch bổ sung
thêm theo mức B của dự án.
Máy trạm: tổng số 80 máy, trong đó có 60 máy phục vụ giáo viên, sinh
viên tra cứu, 5 máy thuộc phòng Tư liệu. Ngoài ra Trung tâm còn có 3 máy
tính xách tay.
Các thiết bị phụ trợ được trang bị có: máy in, máy phôtôcopy, máy
scan, máy chụp ảnh kỹ thuật số…
Trung tâm cũng đã tiến hành nối mạng nội bộ LAN, mạng Intranet và
mạng Internet để khai thác thông tin.
Sơ đồ mạng LAN của Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học
Kiến trúc Hà Nội:
Máy chủ
T ng 5ầ
P. Phó Giám cđố
P. c báo, t p Đọ ạ
chí
P. Thông tin t ư
li uệ
T ng 4ầ
P. c giáo trình Đọ
v sách tham kh oà ả
P. M n giáo ượ
trình
T ng 6:ầ
P. Giám cđố

P. Thi t l p c s ế ậ ơ ở
d li uữ ệ
P. c giáo viênĐọ
P. Khai thác m ngạ
13
Kho¸ luËn tèt nghiÖp
Với một nguồn lực thông tin phong phú cùng các thiết bị kỹ thuật hiện
đại như trên, Trung tâm đã góp phần quan trọng vào quá trình giáo dục, đào
tạo của Nhà trường. Bên cạnh những thông tin thiết thực, phù hợp với chương
trình đào tạo của Nhà trường, Trung tâm còn có chính sách bổ sung, phát triển
những nguồn tài liệu nâng cao, giúp sinh viên bổ sung thêm kiến thức trong
quá trình nghiên cứu và học tập.
Chương 2: Thực trạng ứng dụng phần mềm tích hợp quản trị thư viện
Libol tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội.
2.1. Phần mềm quản trị thư viện tích hợp và phần mềm Libol.
Để mở rộng ứng dụng tin học trong các chức năng quản lý khác nhau
của thư viện như: theo dõi, bổ sung tài liệu, tổ chức biên mục tự động, cung
cấp khả năng tra cứu tại chỗ hay từ xa cho bạn đọc, quản lý việc mượn tài
liệu, trao đổi thông tin thư mục với các hệ thống khác người ta phải xây
dựng các phần mềm có khả năng thực hiện các chức năng trên, gọi là phần
mềm tích hợp quản trị thư viện.
Định nghĩa:
Phần mềm tích hợp quản trị thư viện là một cụm các chương trình được
viết để giải quyết các công đoạn khác nhau trong thư viện, được tổ chức theo
kiểu modul, mỗi modul nhằm giải quyết một nhóm các thao tác, giữa các
modul có quan hệ mật thiết với nhau, kết quả của modul này coi là đầu vào
của modul kia.
Giới thiệu phần mềm tích hợp quản trị thư viện Libol.
Libol (Library Online) là bộ phần mềm giải pháp thư viện điện tử – thư
viện số được Tinh Vân phát triển từ năm 1997. Sau nhiều năm nghiên cứu,

triển khai cùng với những thành công nhất định, hiện Libol được đánh giá là
giải pháp thư viện điện tử hiện đại và phù hợp nhất với Việt Nam. Sự có mặt
14
Kho¸ luËn tèt nghiÖp
của Libol trong những năm qua đã góp phần tạo ra thay đổi tích cực trong
hoạt động của ngành Thông tin – Thư viện Việt Nam, biến khái niệm thư viện
điện tử trở thành thực tiễn thuyết phục. Nguồn tài nguyên đồ sộ của các thư
viện đang dần được số hoá và bước đầu được liên kết trực tuyến với nhau.
Libol đã giúp thư viện không còn là một kho tri thức riêng biệt nữa mà đã trở
thành cổng vào trí thức kho tàng chung của nhân loại. Thực tiễn triển khai
Libol tới các thư viện công cộng, thư viện các trường đại học của cả nước là
minh chứng rõ ràng nhất về những đóng góp tích cực của Libol cho xã hội.
Nhiều năm liền Libol nhận được cúp vàng. Libol tiếp tục nhận được giải
thưởng Sao Khuê 2005 cho phần mềm giáo dục xuất sắc nhất.
Hiện nay Libol có các phiên bản 5.0, 5.5, 6.0 với các tính năng ngày
càng được cải tiến. Trung tâm TT-TVĐHKTHN đang áp dụng Libol 5.0.
Các tính năng nổi bật:
Phần mềm Thư viện điện tử – Thư viện số Libol có đầy đủ các tính
năng cần thiết để một thư viện có thể hội nhập với hệ thống thư viện quốc gia
và quốc tế.
Hỗ trợ chuẩn biên mục MARC 21, AARC2, ISBD.
Hỗ trợ các khung phân loại thông dụng như DDC, BBK, NLM, LOC,
UDC, subject headings.
Nhập/xuất dữ liệu theo chuẩn ISO 2790
Liên kết với các thư viện và tài nguyên thông tin trực tuyến trên
Internet qua giao thức Z39.50 và OAI-PMH
Mượn liên thư viện theo giao thức ISO 10161
Tích hợp với các thiết bị mã vạch, thẻ từ và RFID
Tích hợp với các thiết bị mượn trả tự động theo chuẩn SIP2
Hỗ trợ đa ngữ Unicode với dữ liệu và giao diện làm việc

Hỗ trợ các bảng mã tiếng Việt như TCVN, VNI, TCVN 6909
15
Kho¸ luËn tèt nghiÖp
Công cụ xây dựng, quản lý và khai thác kho tài nguyên số
Xuất bản các cơ sở dữ liệu hoặc thư mục trên đĩa CD
Tìm kiếm toàn văn
Khả năng tuỳ biến cao
Bảo mật và phân quyền chặt chẽ
Thống kê tra cứu đa dạng, chi tiết và trực quan phục vụ mọi nhóm đối
tượng
Vận hành hiệu quả trên những cơ sở dữ liệu lớn nhiều triệu bản ghi
Hỗ trợ hệ quản trị cơ sở dữ liệu Oracle hoặc Microsoft SQL Server
Khai thác trao đổi thông tin qua Web, thư điện tử, GPRS (điện thoại di
động) và thiết bị hỗ trợ người khiếm thị.
Tương thích với cả mô hình kho đóng và kho mở
Hỗ trợ hệ thống thư viện nhiều kho, điểm lưu thông
Các phân hệ:
Phần mềm tích hợp quản trị thư viện Libol có các phân hệ sau đây:
+ Phân hệ tra cứu trực tuyến OPAC:
Là cổng thông tin chung cho mọi đối tượng để khai thác tài nguyên và
dịch vụ thư viện theo cách riêng phù hợp với nhu cầu của từng cá nhân.
Là môi trường giao tiếp và trao đổi thông tin giữa bạn đọc với nhau,
giữa bạn đọc và thư viện, giữa bạn đọc với các thư viện khác.
+ Phân hệ bổ sung:
Quy trình quản lý ấn phẩm chặt chẽ và xuyên suốt kể từ lúc phát sinh
nhu cầu bổ sung, đặt mua, kiểm nhận, gắn số đăng ký cá biệt, xếp giá tới lưu
kho và đưa ra khai thác.
+ Phân hệ biên mục:
Công cụ mạnh, thuận tiện và mềm dẻo giúp biên mục mọi dạng tài
nguyên thư viện theo các tiêu chuẩn thư mục quốc tế; giúp trao đổi dữ liệu

16
Kho¸ luËn tèt nghiÖp
biên mục với các thư viện trên mạng Internet và giúp xuất bản các ấn phẩm
thư mục phong phú và đa dạng.
+ Phân hệ ấn phẩm định kỳ:
Tự động hoá và tối ưu hoá các nghiệp vụ quản lý đặc thù cho mọi dạng
ấn phẩm định kỳ (báo, tạp chí…) như bổ sung, theo dõi, đăng ký, đóng tập và
khiếu nại.
+ Phân hệ bạn đọc:
Quản lý thông tin cá nhân và phân loại bạn đọc giúp thư viện áp dụng
được những chính sách phù hợp với mỗi nhóm bạn đọc và tiến hành các xử lý
nghiệp vụ theo lô hoặc theo từng cá nhân.
+ Phân hệ mượn trả:
Tự động hoá những thao tác thủ công lặp đi lặp lại trong quá trình
mượn trả và tự động tính toán, áp dụng mọi chính sách lưu thông do thư viện
thiết đặt.
+ Phân hệ mượn liên thư viện (ILL):
Quản lý những giao dịch trao đổi tư liệu với các thư viện khác theo
chuẩn quốc tế dưới các vai trò là thư viện cho mượn và thư viện yêu cầu
mượn.
+ Phân hệ phát hành:
Theo dõi và xử lý các yêu cầu đặt mua tài liệu điện tử qua mạng.
+ Phân hệ ấn phẩm điện tử:
Quản lý việc lưu trữ, xử lý, khai thác mọi định dạng tư liệu số hoá trên
nền tảng của một hệ quản trị nội dung (CMS) mạnh.
+ Phân hệ quản lý:
Quản lý, phân quyền người dùng và theo dõi toàn bộ hoạt động của hệ
thống.
17
Kho¸ luËn tèt nghiÖp

2.2. Các phân hệ của phần mềm tích hợp quản trị thư viện Libol
được Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội
áp dụng.
Năm 2002, Bộ Giáo dục và Đào tạo đã tranh thủ được nguồn đầu tư của
Ngân hàng thế giới cho một dự án là: “Đầu tư hỗ trợ giáo dục đại học”, trong
đó 10 trường đại học trong cả nước sẽ nhận được trọn nguồn kinh phí cho
việc nâng cấp thư viện. Trường Đại học Kiến trúc là 1 trong 10 trường đó.
Một trong những nội dung của dự án “Đầu tư hỗ trợ giáo dục” là “Lựa
chọn mua và cài đặt phần mềm cho một giải pháp thư viện điện tử, nhằm nâng
cao chất lượng và hiệu quả phục vụ của thư viện… nhằm tạo môi trường
thuận lợi cho việc trao đổi, liên kết, khai thác, sử dụng nguồn lực thông tin
của nhau”.
Sau một thời gian tìm kiếm và thử nghiệm, Trường Đại học Kiến trúc
Hà Nội đã lựa chọn sử dụng phần mềm tích hợp quản trị thư viện Libol 5.0.
Đây là phần mềm thư viện được thiết kế theo hai nguyên tắc chủ đạo là mở và
tích hợp. Về mặt công nghệ nó tích hợp các phân hệ nghiệp vụ trong một giao
diện thống nhất và khai thác một cơ sở dữ liệu chung, đồng thời có thể liên
kết với những phần mềm khác hoặc bổ sung thêm tính năng, giao diện, cấu
trúc dữ liệu mới. Về mặt nghiệp vụ, Libol áp dụng các chuẩn quốc tế, tuy
nhiên vẫn cho phép tạo thêm các tính năng đặc thù cho thư viện dựa trên cơ
sở nghiên cứu thực tiễn và xu thế phát triển thư viện ở Việt Nam.
Phần mềm tích hợp thư viện điện tử Libol có 10 phân hệ (modul), trong
đó Trung tâm TT-TVĐHKTHN đã chọn mua và sử dụng 7 phân hệ. Cụ thể
các phân hệ đó là:
2.2.1. Phân hệ bổ sung:
Phân hệ bổ sung giúp thư viện có thể quản lý công tác bổ sung hiệu
quả. Qua phân hệ này, thư viện có thể lập đơn đặt hàng, lên danh sách các ấn
18
Kho¸ luËn tèt nghiÖp
phẩm đặt mua (có trật tự ưu tiên), lựa chọn nhà phát hành dựa trên những

thống kê về các lần giao dịch diễn ra trước đó, đồng thời theo dõi thời gian
giao hàng và lập thư khiếu nại nếu việc bàn giao diễn ra chậm trễ hoặc không
đầy đủ. Đồng thời phân hệ còn cho phép quản lý việc bổ sung từ các nguồn
khác như trao đổi, tặng phẩm.
Khả năng in mã vạch cho từng chỉ số cá biệt theo lô cho phép tự động
hoá các quy tắc nghiệp vụ, sử dụng chỉ số này trong phân hệ và trong các
phân hệ khác.
Phân hệ cung cấp khả năng cung cấp ngân sách bổ sung theo các quỹ
với khả năng cân đối dự chi, thực chi, bổ sung ngân sách quỹ, phân bố khoản
chi theo từng hợp đồng, khả năng quy đổi tỷ giá tại thời điểm thanh toán giữa
các đơn vị tiền tệ khác nhau. Phân hệ có khả năng in ra báo cáo kế toán tình
trạng quỹ tại thời điểm bất kỳ và cho khoảng thời gian bất kỳ.
Phân hệ bổ sung còn giúp tiến hành việc quản lý và kiểm kê kho sách
dễ dàng hơn với các tính năng xác định ấn phẩm thất lạc hoặc ấn phẩm xếp
nhầm vị trí cũng như ghi lại số lượng và tên đầu ấn phẩm bị mất, thanh lý,
huỷ…
Phân hệ bổ sung cung cấp khả năng tạo các khuôn dạng nhãn khác
nhau và cho phép in các nhãn sách theo khuôn dạng thiết kế. Ngoài tính năng
in nhãn sách, phân hệ bổ sung còn cho phép người dùng in mã vạch cho sách.
Các tính năng thống kê, phân loại dưới dạng biểu bảng và đồ thị cho
phép đưa ra các báo cáo định kỳ về công tác bổ sung như báo cáo hàng ngày,
hàng tháng, hàng năm cũng như đồ thị phân bố ấn phẩm theo chủng loại, chủ
đề, kho…
Sau đây chúng ta tìm hiểu chi tiết từng chức năng trong phân hệ này:
Hợp đồng:
19
Kho¸ luËn tèt nghiÖp
Đối với bất kỳ thư viện nào, việc đặt mua các ấn phẩm cho thư viện
luôn là một trong những vấn đề được nhiều thư viện quan tâm. Đối với vấn đề
này, chương trình đã hỗ trợ cho người dùng nhanh chóng tạo ra các bản hợp

đồng với những đặc trưng riêng cho ngành thư viện cũng như việc quản lý nó
trong phân hệ Bổ sung.
Chức năng Hợp đồng có 6 phần là: Xử lý yêu cầu đặt mua, Tạo đơn đặt
ấn phẩm đơn bản, Nhà phát hành, Tạo đơn đặt ấn phẩm định kỳ và Xử lý đơn
đặt.
A, Xử lý yêu cầu đặt mua.
Để bắt đầu quá trình đặt mua sách cho thư viện, người dùng trước hết
phải lên danh sách những ấn phẩm cần mua. Công đoạn này gọi là tạo yêu cầu
đặt mua.
Sau khi tạo yêu cầu đặt mua, ấn phẩm được đưa vào một danh sách chờ
duyệt.
B, Tạo đơn đặt ấn phẩm
Libol 5.0 cung cấp cho người dùng 2 chức năng tạo đơn mua sách (hợp
đồng) khác nhau. Đó là hợp đồng mua sách cho ấn phẩm đơn bản và ấn phẩm
định kỳ. Việc lập đơn đặt cho 2 tài liệu này cũng tương tự như nhau, tức là
trước khi tạo đơn mua hàng, người dùng phải tạo yêu cầu mua và duyệt ấn
phẩm định mua. Nhưng đặc trưng của ấn phẩm định kỳ là đối tượng mua
được phát hành định kỳ (ví dụ: các tờ báo, tạp chí ). Do đó hợp đồng mua
những đối tượng đó có tính chất lặp lại theo định kỳ thời gian. Để giải quyết
vấn đề này, Libol 5.0 cung cấp cho người dùng chức năng gia hạn hợp đồng.
Với tính năng này hợp đồng được tạo mới có thể chính là hợp đồng gia hạn
thêm của một hợp đồng đã hết thời gian thực hiện.
C, Nhà phát hành.
20
Kho¸ luËn tèt nghiÖp
Với phần này, người dùng có thể nhập mới tên nhà phát hành hoặc lựa
chọn nhà phát hành dựa trên danh sách có sẵn được cập nhật thông tin trong
thư viện. Thông tin về nhà phát hành gồm: tên, địa chỉ, điện thoại, fax, email
và cả những quy định, định mức về việc phát hành, vận chuyển ấn phẩm. Nhờ
vậy thư viện có thể lựa chọn nhà phát hành tốt nhất phù hợp với yêu cầu của

thư viện mình.
D, Mẫu đơn đặt hàng.
Libol 5.0 cung cấp cho người dùng chức năng lập mẫu đơn đặt hàng
nhằm giúp cho người dùng tự tạo những mẫu đơn đặt hàng mang những thông
tin khác nhau phù hợp với từng đối tượng đặt mua.
E, Xử lý đơn đặt.
Trong xử lý đơn đặt người dùng có thể duyệt nối tiếp đơn đặt, gửi đơn
đặt mua sách tới nhà cung cấp, kiểm kê ấn phẩm hoặc khiếu nại khi tiến trình
thực hiện hợp đồng có sai sót.
Cả 6 phần trên của chức năng Hợp đồng đều được Trung tâm Thông tin
– Thư viện Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội thực hiện bằng thủ công.
Nguyên nhân là do việc bổ sung tài liệu của Trung tâm TT – TV ĐHKTHN
không được tiến hành theo đợt mà do nhu cầu của các cán bộ, giảng viên của
từng khoa đưa lên, Trung tâm sẽ tập hợp lại và tiến hành bổ sung.
Bổ sung:
Trong quá trình khai thác và lưu trữ các ấn phẩm của thư viện, nếu vì
một lý do nào đó mà các ấn phẩm bị thất thoát hoặc được cập nhật thêm vào
thư viện thì ấn phẩm đó cần phải được cập nhật lại các thông tin về sự thay
đổi của ấn phẩm. Với chức năng Bổ sung người dùng có thể thực hiện điều đó
một cách dễ dàng.
Trong phân hệ Bổ sung có các phần cụ thể sau:
A, Bổ sung và biên mục sơ lược
21
Kho¸ luËn tèt nghiÖp
Trước khi một ấn phẩm được nhập vào kho của thư viện, việc đầu tiên
là ta cần biên mục sơ lược một số thông tin có liên quan đến ấn phẩm đó, còn
các thông tin chi tiết về cuốn sách sẽ được biên mục trong phân hệ Biên mục.
Trung tâm TT – TV ĐHKTHN đã áp dụng phức năng Bổ sung và biên
mục sơ lược để biên mục cho các tài liệu được nhập vào thư viện. Ngoài
Leader, mã tài liệu và số định danh thì các trường biên mục sơ lược được

Trung tâm sử dụng là: trường 245$a nhan đề chính, 245$b nhan đề song song;
trường 260$a nơi xuất bản, 260$b nhà xuất bản, 260$c năm xuất bản; trường
300 đặc trưng số lượng.
B, Bổ sung
Người dùng sử dụng chức năng này để bổ sung mã xếp giá cho ấn
phẩm được bổ sung vào thư viện. Chức năng bổ sung này được chia thành 2
mảng chính:
Thứ nhất là mảng thông tin về ấn phẩm bổ sung: bao gồm thông tin về
mã tài liệu, số định danh, ngày tháng bổ sung, lý do bổ sung mã xếp giá, giá
tiền mỗi ấn phẩm, kiểu ấn phẩm thuộc loại gì
Thứ hai là mảng thông tin về chỉ số đăng ký cá biệt: mảng thông tin
này lại bao gồm 2 phần: ấn phẩm có đăng ký cá biệt và ấn phẩm không có
đăng ký cá biệt.
Những chỉ số đăng ký cá biệt sau khi được thay đổi hay bổ sung mới
được liệt kê ngay phía dưới phần nhập thông tin. Thông qua bảng đăng ký cá
biệt, cán bộ thư viện có thể in mã vạch bằng cách lựa chọn những đăng ký cá
biệt và nhấn nút “in mã vạch”.
Sau khi được bổ sung vào thư viện, tài liệu được định dạng đăng ký cá
biệt, thiết đặt số thứ tự (đánh số thứ tự tăng dần). Sau đó cán bộ của Trung
tâm sẽ tạo khuôn dạng nhãn, in mã vạch, in nhãn cho tài liệu đó.
22
Kho¸ luËn tèt nghiÖp
Libol 5.0 cung cấp cho cán bộ khả năng in những mã vạch hay in nhãn
cho một hay nhiều ấn phẩm.
Hiện nay Trung tâm TT – TV ĐHKTHN đã làm mã vạch cho khoảng
85.000 cuốn sách và cũng tương ứng với nó là 85.000 nhãn sách.
Cấu tạo mã vạch của Trung tâm TT – TV ĐHKTHN: Trung tâm sử
dụng chỉ số đăng ký cá biệt để làm mã vạch cho tài liệu.
Ví dụ về mã vạch tài liệu của Trung tâm có thể xem ở phần Phụ lục.
Trung tâm TT – TV ĐHKTHN còn áp dụng chức năng Báo cáo bổ

sung để lập báo cáo về những danh sách được bổ sung vào thư viện trong
những khoảng thời gian xác định và Báo cáo đăng ký cá biệt bị huỷ bỏ để
thống kê những đăng ký cá biệt đã bị huỷ bỏ.
Kế toán:
Tuỳ thuộc vào chức năng khác nhau mà mỗi thư viện có những quỹ tiền
tệ với những mục đích sử dụng khác nhau. Libol 5.0 cung cấp chức năng Kế
toán nhằm giúp cho thư viện có được sự quản lý chi tiêu của các quỹ trong
thư viện một cách thống nhất, phục vụ việc mua bán sách và các loại tài liệu
đạt hiệu quả cao.
Trong chức năng Kế toán có các phần là: khai báo chi, khẳng định chi,
nhập quỹ, báo cáo quỹ, tỷ giá hạch toán, trạng thái quỹ và chuyển tiền. Mỗi
phần này lại có những tính năng khác nhau giúp cho thư viện hoặc trung tâm
thông tin có thể quản lý quỹ của mình một cách chi tiết và thống nhất.
Tuy nhiên do những đặc thù trong việc bổ sung nên Trung tâm TT –
TV ĐHKTHN đã không áp dụng chức năng Kế toán này trong hoạt động của
mình.
Kho:
23
Kho¸ luËn tèt nghiÖp
Thông qua chức năng kho, thư viện có thể quản lý chặt chẽ số ấn phẩm
có trong thư viện, kiểm tra được thường xuyên tình trạng của các kho sách.
Trong chức năng kho có các phần là Kiểm kê, Báo cáo và Xử lý. Trung
tâm TT – TV ĐHKTHN chỉ áp dụng chức năng Kiểm kê.
Để bắt đầu công việc kiểm kê kho, cán bộ của Trung tâm phải tạm
ngừng hoạt động kho hoặc giá sách cần kiểm kê. Sau đó cán bộ có thể bắt đầu
kỳ kiểm kê bằng việc khai báo một số thông tin liên quan đến kỳ kiểm kê như
tên kiểm kê, ngày kiểm kê và người kiểm kê.
Sau khi kiểm kê xong, cán bộ sẽ cho kho vừa kiểm kê trở lại hoạt động
bình thường.
Thống kê:

Trung tâm TT – TV ĐHKTHN đã áp dụng chức năng Thống kê trong
hoạt động của mình. Chức năng này giúp cho cán bộ của Trung tâm có cái
nhìn tổng quát về cả quá trình bổ sung. Dựa vào đó để lên những kế hoạch
hoạt động bổ sung cho hợp lý, phục vụ công tác phục vụ bạn đọc đạt hiệu quả
cao. Những bản thống kê sẽ được hiển thị dạng biểu đồ hình cột.
Cán bộ của Trung tâm có thể các hình thức thống kê sau:
- Thống kê toàn bộ hoặc theo giai đoạn, trong đó có thống kê theo số
đầu ấn phẩm hoặc theo số bản ấn phẩm.
- Thống kê bổ sung theo định kỳ thời gian: hàng năm, hàng tháng hoặc
hàng ngày.
- Thống kê bổ sung theo thuộc tính ấn phẩm như: theo khung phân loại,
theo ngôn ngữ hoặc theo nước xuất bản.
2.2.2. Phân hệ biên mục:
Phân hệ biên mục cung cấp cho cán bộ thư viện một công cụ hữu hiệu
và tiện lợi để tiến hành công tác biên mục. Bên cạnh các mẫu biên mục thiết
24
Kho¸ luËn tèt nghiÖp
kế sẵn sàng cho các dạng tư liệu phong phú gồm sách, bài trích luận án, báo
cáo khoa học, phim, tranh ảnh, bản đồ, băng, đĩa nhạc, tập máy tính, vật
phẩm… cán bộ thư viện còn có thể dễ dàng chỉnh sửa các mẫu này hoặc xây
dựng các mẫu biên mục mới với khả năng tạo trường, dán nhãn và đặt tên,
định các trường con, cũng như quy định các thuộc tính lặp, bắt buộc, kiểu dữ
liệu cho chúng. Các trường biên mục có thể được ghép nhóm theo chức năng
và được thiết đặt để sử dụng các từ điển tham chiếu có sẵn để kiểm soát tính
nhất quán.
Phân hệ biên mục cho phép cán bộ nhập mới, sữa chữa, xoá, duyệt
xem, tái sử dụng, đặt các giá trị mặc định cho phiên làm việc cũng như biên
mục chi tiết các bản ghi được bộ phận bổ sung nhập sơ lược vào hệ thống.
Phân hệ biên mục hỗ trợ mọi trường theo chuẩn MARC 21 phiên bản
được tu chỉnh tháng 3 năm 2000 và được bổ sung thêm các trường dữ liệu đặc

thù cho ngành Thư viện Việt Nam dựa trên những tư vấn về nghiệp vụ của
Thư viện quốc gia và Trung tâm Thông tin Tư liệu Khoa học và Công nghệ
Quốc gia. Phân hệ hỗ trợ các khung phân loại BBK, DDC, LC, khung đề mục
quốc gia, tiêu đề đề mục, bộ từ khoá thống nhất với những từ điển tham chiếu
được nhập trước sẵn sàng cho người dùng khai thác.
Phân hệ này còn cho phép cán bộ thư viện cũng có thể tạo các ấn phẩm
đầu ra như danh mục sách mới hoặc phích phiếu, nhãn sách với khả năng sắp
xếp tiếng Việt do người dùng tự quy định.
Trung tâm TT –TV ĐHKTHN đã áp dụng phân hệ này trong hoạt động
thư viện của mình.
Để truy cập vào phân hệ Biên mục và sử dụng các chức năng trong
phân hệ, người dùng phải được cấp phát một tài khoản sử dụng với quyền
thích hợp. Trong trường hợp người dùng lựa chọn các chức năng đòi hỏi
quyền sử dụng ở mức cao hơn so với quyền được cấp cho tài khoản mà người
25