Phân tích thiết kế hệ thống quản lý hồ sơ cán bộ

Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Lời mở đầu
Trong những năm gần đây sự phát triển mạnh mẽ của nghành công nghệ
thông tin thực sự đã đem lại cho chúng ta nhiều lợi ích. Công nghệ thông tin có
nhiều ứng dụng vào các nghành đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý kinh tế đã làm
cho bộ mặt xã hội thay đổi nhanh chóng trong lĩnh vực này, thông tin đa ra một
cách chính xác đảm bảo các yêu cầu của bài toán quản lý đồng thời cũng tiết
kiệm đợc thời gian và công sức cho con ngời.
Trong lĩnh vực công nghệ thông tin, việc tổ chức một khối lợng thông tin
lớn là một vấn đề rất khó khăn và đòi hỏi phải giải quyết đợc việc cập nhật thông
tin một cách chính xác hiệu quả và nhanh chóng. Do đó, ta cần phải tổ chức
thông tin lại thành một hệ thống, cơ sở dữ liệu làm sao cho có thể đáp ứng đợc
nhu cầu của nhiều ngời dùng, nhiều chơng trình ứng dụng khai thác hệ thống và
dữ liệu đợc quản lý một cách tập trung, tăng hiệu quả sử dụng.
ứng dụng tin học vào công tác quản lý là một trong những yêu cầu cần
thiết với mỗi doanh nghiệp tin học hoá trong công tác quản lý sẽ giúp làm giảm
đến mức tối thiểu sự can thiệp thủ công của con ngời, tiết kiệm đợc thời gian
tìm kiếm, tiết kiệm không gian lu trữ, hệ thống hóa và kết xuất thông tin một
cách chính xác đầy đủ đáp ứng đợc yêu cầu của ngời sử dụng.
Trong quá trình thực tập chuyên đề tại Công ty Dịch vụ thơng mại số 1
em nhận thấy mình có thể sử dụng những kiến thức đã đợc học trong trờng để
đem ra áp dụng vào thực tế, hơn nữa em đợc phân công vào phòng Tổ chức
hành chính và một phần công việc của phòng này là quản lý hồ sơ cán bộ công
nhân viên. Vì thế em chọn đề tài " Phân tích thiết kế hệ thống quản lý hồ sơ
cán bộ " nhằm trợ giúp cho công tác quản lý hồ sơ cán bộ trong cơ quan đạt
hiệu quả cao hơn.
Mục đích của đề tài này là:
- Phân tích quá trình quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên.
- Thiết kế cơ sở dữ liệu phù hợp.
- Lu trữ cập nhật ta cứu các thông tin cần thiết chính xác và hiệu qủa.
- Lập các bảng báo cáo theo yêu cầu của đơn vị.

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em gồm 3 chơng cơ bản:
Ch ơng I : Giới thiệu khái quát về đơn vị thực tập và đề tài nghiên cứu
1
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Ch ơng II : Phân tích thiết kế hệ thống
Ch ơng III : Thiết kế cài đặt ứng dụng quản lý hồ sơ cán bộ
2
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Chơng I
Những nét Khái quát chung về Công ty và đề
tài nghiên cứu
I./ Quá trình hình thành và phát triển
Công ty dịch vụ Thơng Mại số 1 đợc thành lập ngày 26/9/1995 theo quyết định
số 10/QĐ-HĐQT của tổng Công ty dệt may Việt Nam.
- Tên Công ty : Công ty dịch vụ thơng mại số 1.
- Tên giao dịch quốc tế : Trade & Service Company N
0
1. (Trasco)
- Văn phòng giao dịch : 20 Lĩnh Nam, quận Hai Bà Trng, Hà Nội.
- Điện thoại : 04.8621228 - 04.8623915
- Fax : 04.8624620
- Email :
Công ty Dịch vụ Thơng Mại số 1 là đơn vị hạch toán phụ thuộc tổng Công
ty dệt may Việt Nam. Công ty có tài khoản tại ngân hàng Công Thơng Việt
Nam, ngân hàng đầu t và phát triển Hà Nội, có con dấu riêng để giao dịch và
hoạt động trên cơ sở điều lệ của tổng Công ty, điều lệ riêng của Công ty và
những quy định của Tổng giám đốc - Tổng Công ty.
1./ Quá trình hình thành và phát triển của Công ty.
Ngày 26/9/1995 Tổng Công ty Dệt may ký quyết định thành lập Công ty
dịch vụ Thơng Mại số 1. Công ty đợc thành lập trên cơ sở sáp nhập 4 đơn vị

thành viên:
+ Xí nghiệp sản xuất xuất nhập khẩu May
+ Xí nghiệp sản xuất và dịch vụ Dệt
+ Xí nghiệp sản xuất và dịch vụ Đức Giang
+ Xí nghiệp dệt kim Mai Động
Bốn đơn vị trên ra đời trớc năm 1995 nhằm thu hút số cán bộ d thừa thuộc
cơ quan văn phòng liên hiệp các Xí nghiệp dệt và liên hiệp các Xí nghiệp may.
Khi sáp nhập tổng số vốn của cả 4 đơn vị này ớc tính gần 15 tỷ đồng và hơn 700
lao động. Sau khi đợc thành lập Công ty tiến hành sắp xếp lại tổ chức và hình
thành các đơn vị thành viên gồm:
+ Xí nghiệp may Hồ Gơm
+ Xí nghiệp may Hà Nội
+ Xí nghiệp dệt kim Mai Động
3
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
+ Xí nghiệp dệt kim sản xuất vải tuyn
+ Cửa hàng giới thiệu và bán sản phẩm số 2,3,4
Sau khi đi vào hoạt động Công ty có sự thay đổi về mặt cơ cấu tổ chức.
Chủ chơng của Tổng công ty Dệt may Việt Nam đa ra cho Công ty đó là làm
nhiệm vụ kinh doanh dịch vụ thơng mại. Do vậy các đơn vị sản xuất đợc chuyển
giao cho các đơn vị khác hoặc chuyển ra hạch toán độc lập. Cụ thể nh:
- Ngày 15/05/1996: Xí nghiệp may Hà Nội đợc chuyển về Công ty dệt vải
Công nghiệp.
- Ngày 18/08/1997: Xí nghiệp may Hồ Gơm tách ra thành đơn vị độc lập
và là thành viên của Tổng Công ty Dệt May Việt Nam.
- Ngày20/04/1998: Xí nghiệp may thời trang Trơng Định sáp nhập với Xí
nghiệp may Hồ Gơm.
- Ngày20/04/1998: Chuyển xí nghiệp dệt kim sản xuất vải tuyn về Viện
kinh tế kỹ thuật dệt may.
- Đầu năm 1999 Công ty mới ổn định và chỉ còn khâu dịch vụ thơng mại

với tổng số trên 90 ngời. Tổng số vốn của Công ty sau khi bàn giao là 6.650
triệu đồng, trong đó vốn lu động là 4.825 triệu đồng.
2./ Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty
a) Chức năng nhiệm vụ của Công ty
- Hợp tác cùng các Công ty sản xuất hàng dệt may để sản xuất các sản
phẩm dệt may tiêu dùng trong nớc và xuất khẩu.
- Nhận làm đại lý tiêu thụ sản phẩm: nguyên phụ liệu, máy móc thiết bị
nghành dệt may cho các đơn vị trong và ngoài nớc.
- Tổ chức dịch vụ du lịch, khách sạn, vận chuyển hàng hoá và các dịch vụ
khác phục vụ sản xuất.
- Xuất nhập khẩu và uỷ thác xuất nhập khẩu vật t, nguyên vật liệu, thiết bị
máy móc thuộc ngành dệt may và hàng công nghiệp tiêu dùng khác.
b) Đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty
Qua 5 năm đi vào hoạt động Công ty đã tự khẳng định mình trong cơ chế
thị trờng, đảm bảo kinh doanh có hiệu quả, nâng cao đời sống cán bộ Công
nhân viên trong Công ty, thực hiện tốt nghĩa vụ đối với Ngân sách Nhà nớc.
- Kinh doanh chính gồm:
+ Phòng nghiệp vụ 1.
+ Phòng nghiệp vụ 2.
4
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
- Kinh doanh xuất nhập khẩu: Phòng nghiệp vụ 3
- Các đơn vị phụ thuộc Công ty gồm:
+ Nhà nghỉ Hoa Lan.
+ Trung tâm thơng mại dệt may
+ Trung tâm dệt may 3
+ Siêu thị Vinh
+ Cửa hàng bán và giới thiệu sản phẩm số 1 Mai Động.
+ Xởng Mex
3./ Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty

Trong quá trình hình thành phát triển tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
ngày càng đợc hoàn thiện và phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của
Công ty. Mô hình cụ thể nh sau:
Sơ đồ 1: Sơ đồ bộ máy quản lý
Nhiệm vụ chức năng của cụ thể của ban giám đốc và các phòng ban chức
năng thể hiện nh sau:
Với cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty đứng đầu là giám đốc
Công ty phụ trách chung trực tiếp chỉ đạo công tác kế hoạch, kinh doanh xuất
nhập khẩu trực tiếp chỉ đạo hoạt động của phòng nghiệp vụ 2 và nghiệp vụ 3,
chỉ đạo công tác tài chính kế toán, tổ chức cán bộ.
5
Cửa
hàng
bán lẻ
Giám Đốc
Phòng
nghiệp
vụ 3
Phòng
nghiệp
vụ 2
Phòng
tài
chính
kế toán
Trung
tâm Thư
ơng mại
dệt may
PGĐ thường

trực
Phòng
nghiệp vụ 1
PGĐ
Siêu
thị
Vinh
Trung
tâm
Dệt
May 3
Nhà
nghỉ
Hoa Lan
Phòng
tổ chức
hành
chính
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
- Phó giám đốc thờng trực: có nhiệm vụ chỉ đạo trực tiếp phòng nghiệp vụ
1 thay mặt giám đốc chỉ đạo công tác kinh doanh phòng nghiệp vụ 1, khai thác
mở rộng kinh doanh những mặt hàng ngoài ngành và chỉ đạo công tác kinh
doanh phụ liệu may, công tác đầu t xây dựng cơ bản.
- Phó giám đốc: trực tiếp chỉ đạo công tác sản xuất kinh doanh xởng
Mex, nhà nghỉ Hoa Lan, trung tâm thời trang 61- 63 Cầu Gỗ. Chỉ đạo kinh
doanh các mặt hàng sợi của phòng nghiệp vụ 1. Chỉ đạo công tác phòng cháy
chữa cháy, phòng chống bão lụt, an ninh trật tự, tự vệ, kho bảo quản và công tác
đời sống, công tác đoàn thể.
- Hỗ trợ cho ban giám đốc các phòng ban giúp việc đợc tổ chức theo yêu
cầu quản lý kinh doanh chịu sự lãnh đạo trực tiếp của ban giám đốc.

- Phòng nghiệp vụ 1: có chức năng kinh doanh hàng nội địa, các mặt
hàng vải sợi, hàng may mặc sẵn, hàng dệt kim, sợi dệt kim, vải tuyn, len...với
các phơng thức bán buôn, bán lẻ, bán đại lý cho các Công ty, đồng thời tạo
nguồn hàng bán lẻ tại các cửa hàng.
- Phòng nghiệp vụ 2: có nhiệm vụ kinh doanh vật t, nguyên vật liệu từ
nguồn hàng sản xuất trong nớc và nhập khẩu, cụ thể là các loại hàng nh: bông
xơ, tơ sợi, giấy kraft, hạt nhựa, kinh doanh nguồn sợi sản xuất trong nớc phục
vụ cho các làng nghề.
- Phòng tổ chức hành chính: có chức năng chủ yếu là tổ chức nhân sự,
giải quyết chế độ chính sách, quản lý tài sản của Công ty, phục vụ cho công tác
kinh doanh đồng thời quản lý một phần kinh doanh đó là thuê mặt bằng và kinh
doanh vải Mex và công tác đời sống.
- Phòng tài chính kế toán: có chức năng tham mu giúp việc cho ban
giám đốc trong công tác Tài chính kế toán nhằm sử dụng đồng vốn đúng mục
đích, đúng chế độ, hợp lý, có hiệu quả, xây dựng kế hoạch tài chính ghi chép,
phân loại tổng hợp lý giải các nghiệp vụ phát sinh, phân tích tổng hợp toàn bộ
hoạt động kinh doanh của Công ty đảm bảo nguồn vốn cho kinh doanh
- Nhiệm vụ của các phòng ban chức năng:
+ Chấp hành và kiểm tra việc chấp hành các chế độ chính sách của Nhà
nớc, nội quy của Công ty các chỉ thị mệnh lệnh của Giám đốc.
+ Phục vụ đắc lực cho hoạt động kinh doanh của Công ty.
+ Đề xuất nhiệm vụ trình Giám đốc, những chủ trơng, biện pháp giải
quyết khó khăn gặp phải trong kinh doanh và tăng cờng công tác quản lý Công
ty.
6
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Các phòng nghiệp vụ 1, 2, 3 tổ chức thực hiện các kế hoạch do ban giám đốc đề
ra. Các phòng này thờng xuyên phối hợp với nhau, thông báo tình hình kinh
doanh về số lợng, giá cả của các mặt hàng. Mỗi khi có các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh phòng kinh doanh thực hiện khâu lập các chứng từ ban đầu rồi chuyển

cho phòng kế toán kiểm tra trớc khi đa cho Giám đốc ký duyệt. Phòng kế toán
có nhiệm vụ cung cấp các thông tin kịp thời cho các phòng ban khác để có ph-
ơng hớng thực hiện các hoạt động kinh doanh đạt đợc hiệu quả.
II./ Giới thiệu về đề tài
Trong quá trình thực tập tại Công ty Dịch vụ Thơng mại số 1 em nhận
thấy rằng hiện tại Công ty cha có phần mềm nào sử dụng cho công việc quản lý
chung trong Công ty chỉ có phòng kế toán là có sử dụng phần mềm kế toán máy
để phục vụ công tác nghiệp vụ. Việc đa thông tin vào lu trữ trên máy tính điện
tử là rất cần thiết và hữu ích đối với các tổ chức kinh tế xã hội vì lu trữ thông
tin trên máy tính là xu thế hoá hiện nay nó tiết kiệm thời gian chi phí mà đem
lại hiệu quả cao các thông tin đợc cập nhật, trao đổi thờng xuyên, đảm bảo đợc
yêu cầu công việc.
Có thể nói bất kỳ hoạt động có tổ chức nào của con ngời cũng đều cần
quản lý. Các hoạt động quản lý rất đa dạng nhng thờng có đặc điểm chung là
phải xử lý một khối lợng thông tin lớn và lu trữ lớn.
Quá trình thực tập tại công ty em đợc phân công vào phòng TCHC và có
nhiệm vụ giúp đỡ, ứng dụng tin học vào công tác quản lý và sử dụng máy tính
hiện có để quản lý hồ sơ cán bộ vì thế em chọn đề tài Phân tích thiết kế
hệ thống quản lý hồ sơ cán bộ công ty Dịch vụ Th ơng mại số 1-
Tổng công ty Dệt may Việt nam . Công tác quản lý hồ sơ đòi hỏi phải xử
lý đợc khối lợng thông tin lớn và khá phức tạp. Những công việc đó trớc đây
chỉ đợc thực hiện bằng phơng pháp thủ công dẫn đến việc cung cấp thông tin
chính xác và kịp thời đầy đủ là một điều khó khăn, không thể tránh khỏi việc
thiếu sót về số liệu từ đó làm giảm hiệu xuất công việc.
Sử dụng chơng trình quản lý hồ sơ cán bộ trong công tác quản lý sẽ giảm
đợc chi phí giảm đợc nhân lực cũng nh rút ngắn đợc thời gian để tìm kiếm, thu
thập, lu trữ và xử lý thông tin. Khi cần thông tin chi tiết hoặc thông tin tổng hợp
về một vấn đề, lĩnh vực nào đó thì hệ thống có thể đáp ứng đợc ngay lập tức,
ngoài ra hệ thống có thể lên đợc các báo cáo về quá trình phát triển cũng nh quá
trình biến động nguồn nhân lực....

7
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Ch¬ng II
Ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng
8
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Phân tích và thiết kế là quá trình nghiên cứu và lựa chọn một cách hiệu
quả các giải pháp phù hợp tức là xác định một cách chi tiết những gì mà hệ
thống có thể thực hiện đợc đối với một đối tợng cụ thể.
I./ Phân tích thu thập dữ liệu
1./ Tìm hiểu yêu cầu thực tế và yêu cầu quản lý tại cơ quan
Công ty DVTM số 1 là một đơn vị trực thuộc Tổng Công ty Dệt may Việt
nam quản lý. Hiện nay trong Công ty có các phòng ban nh Phòng Tổ chức hành
chính, Tài chính kế toán, Nghiệp vụ 1, Nghiệp vụ 2 .... Tổng số cán bộ trong
toàn Công ty là 92 ngời hiện tại công việc quản lý Hồ sơ cán bộ đợc giao trực
tiếp cho phòng TCHC thực hiện thông qua phơng pháp thủ công bằng tay. Khi
có nhân viên mới vào cơ quan thì phải cập nhật hồ sơ vào tủ hồ sơ sau đó từ tủ
hồ sơ ta có thể lấy ra để xem xét các thông tin của nhân viên đó nếu có thiếu sót
gì thì đa ra để sửa chữa và điều chỉnh cho phù hợp chính xác.
Trong quá trình công tác nếu có biến động thông tin của nhân viên nh
chuyển đổi phòng ban, chuyển công tác.... thì dữ liệu phải đợc cập nhật
Định kỳ hàng tháng, hàng quý, năm phải thống kê, in báo cáo phục vụ cho
công tác điều hành của lãnh đạo Công ty.
Thống kê in ấn Dữ liệu tại thời điểm bất kỳ nào về bất kỳ nhân viên nào
theo yêu cầu đột xuất của ban lãnh đạo.
Trong thời điểm hiện tại Công ty còn quản lý theo công tác thủ công dẫn
đến tốn nhiều thời gian và công sức cho việc cập nhật, sao chép, sửa chữa, xoá,
tim kiếm thông tin do đó không đáp ứng đợc yêu cầu về thời gian và độ chính
xác của các bảng báo cáo điều này làm ảnh hởng và gây khó khăn cho cán bộ lu
trữ hồ sơ do vậy để khắc phục nhợc điểm trên đòi hỏi phải có hệ thống quản lý

mới
Yêu cầu của hệ thống mới là phải thiết kế một hệ thống quản lý hồ sơ cán
bộ mới cho cơ quan và hệ thống đó phải đợc ứng dụng thực tế và ứng dụng tin
học một cách khả thi, đáp ứng đợc nhu cầu đặt ra trong thời kỳ mới, phải thuận
tiện an toàn hiệu qủa cao. Vì thế, để thực hiện đợc các mục tiêu trên thì hệ
thống cần phải làm đợc những công việc sau:
+/ Cập nhật thông tin hồ sơ phải nhanh chóng thuận tiện và chính xác cao
+/ Xem, Sửa, Xoá một cách rõ ràng
+/ Tìm kiếm thông tin một cách nhanh tróng chính xác
+/ Chơng trình sử dụng đơn giản nhiều ngời có thể sử dụng đợc.
9
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
2./ Các thông tin đầu vào
- Gồm các thông tin phục vụ cho việc cập nhật hồ sơ ban đầu có các thông tin
nh sau
* Thông tin về sơ yếu lý lịch của cán bộ công nhân viên
Gồm các thông tin về:
Họ tên
Giới tính
Năm sinh
Nguyên quán
Địa chỉ thờng trú
Dân tộc
Tôn giáo
Trình độ học vấn
Trình độ văn hoá
Trình độ chuyên môn
.........
* Thông tin về bảng lơng của CBCNV
Bao gồm:

Hệ số lơng
Mức lơng
Hệ số phụ cấp
Hệ số CBCV
Thời gian giữ bậc
* Hệ thống các bảng Dữ liệu liên quan
+/ Bảng chức vụ cung cấp các thông tin về chức vụ đảm nhiệm của CB
+/ Bảng chuyên môn chứa thông tin về trình độ chuyên môn
+/ Bảng Hợp đồng Lao động gồm các thông tin liên quan đến qúa trình lao
động của cá nhân
- Thông tin phục vụ cho việc cập nhật Dữ liệu
+/ Bảng Danh mục phòng ban
+/ Bảng Danh mục chức vụ
+/ Bảng Quá trình công tác và Quá trình đào tạo
+/ Bảng Hệ số lơng các loại
+/ Bảng Nâng lơng: dùng để theo dõi diễn biến tăng giảm tiền lơng
10
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
3./ Các thông tin đầu ra
Thông tin đầu ra đợc kết xuất trên hai hớng chủ yếu đó là:
- In ra màn hình
- In ra máy in
Hớng kết xuất thông tin ra có các loại báo cáo nh sau:
Các báo cáo nhanh phục vụ nhu cầu xem thông tin nhanh chóng của lãnh
đạo.

* In danh sách cán bộ theo phòng ban hiện có
Tổng công ty dệt may việt nam
Công ty dịch vụ thơng mại 1
Danh sách cán bộ

Phòng ...
STT
Họ và
tên
Giới
tính
NTNS
Trình độ Chuyên
môn
Hệ số
lơng
Văn
hoá
Chính
trị
Tin
học
Ngoại
ngữ
1
2
3
4
5
.....
Ngày.... tháng... năm...
Ngời lập bảng Trởng phòng Giám đốc
11
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
* In hồ sơ của từng cán bộ cụ thể

12
Tổng Công ty dệt may VN Cộng hoà x hội chủ nghĩa việt namã
Công ty Dvtm số 1 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hồ sơ cán bộ
Họ và tên...................................................Giới tính.................................
Ngày sinh............................................................Nơi sinh..................................
Số CMND....................Ngày cấp...........................Nơi cấp......................
Quê quán..................................................................................................
Địa chỉ thờng trú......................................................................................
Dân tộc.............................Tôn giáo..........................................................
Thành phần gia đình..............................Thành phần bản thân................
Trình độ văn hoá.......................................................................................
Trình độ chuyên môn...............................................................................
Trình độ ngoại ngữ...................................................................................
Trình độ học vấn.......................................................................................
Ngày vào Đảng.........................................................................................
Nơi kết nạp...............................................................................................
Ngày vào cơ quan.....................................................................................
Phòng/ ban.....................................Chức vụ............................................
Công việc đảm nhận.................................................................................
Số Hợp đồng LĐ............................Loại hợp đồng..................................
Hệ số Lơng....................................Mức lơng..........................................

ảnh
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
* Danh sách cán bộ đã đến hạn lên lơng
Tổng công ty dệt may việt nam
Công ty dịch vụ thơng mại 1
Danh sách đề nghị nâng lơng
Ngày ... tháng...năm

STT Họ và tên NTNS Phòng
HS L-
ơng
Mức l-
ơng
Ngày
đến hạn
Ngày đề
nghị nâng
lơng
Hệ số l-
ơng mới
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
....
Ngày ... tháng ... năm...
Lập bảng Trởng phòng Giám đốc
Báo cáo các cán bộ đợc nâng lơng lên mức lơng mới

* in danh sách lao động tiền lơng của cán bộ công nhân viên
13
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Tổng công ty dệt may việt nam
Công ty dịch vụ thơng mại 1
Danh sách lao động tiền lơng
Ngày ... tháng...năm
STT Họ và tên
Năm
sinh
Phòng
Công
việc
đảm
nhận
Hệ số
lơng
Mức l-
ơng
Phụ
cấp
Ghi chú
1
2
3
4
5
6
7
8

9
10
11
...
Ngày ... tháng ... năm...
Lập bảng Trởng phòng Giám đốc

* In danh sách cán bộ theo các điều kiện lọc khác nhau
Ví dụ thống kê theo chức vụ và chuyên môn
14
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Tổng công ty dệt may việt nam
Công ty dịch vụ thơng mại 1
Danh sách cán bộ
(thống kê theo chức vụ và chuyên môn )
Ngày ... tháng...năm
STT Họ và tên
Ngày
sinh
Phòng
ban
Chức vụ
Trình độ
chuyên môn
1
2
3
4
5
6

7
8
9
10
11
12
13
14
....
Ngày ... tháng ... năm...
Lập bảng Trởng phòng Giám đốc
15
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Hệ số l-
ơng
Ngày vào
cơ quan
Ngày kết
nạp Đảng
Trình độ
Ngoại ngữChính trịChuyên mônVăn hoá
Chức
vụ
Phòng
ban
Địa
chỉ
Giới
tính
Ngày

sinh
Họ và tên
16
Báo cáo tổng hợp
Lập biểu Trưởng phòng
Ngày ... tháng ... năm...
Giám đốc
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
STT
II./ Thiết kế hệ thống
1./ Các ký hiệu sử dụng trong quá trình thiết kế hệ thống
Trong qúa trình thiết kế hệ thống sử dụng một số ký hiệu nh sau
- Ký hiệu tác nhân bên ngoài
Tác nhân bên ngoài là các tác nhân do một ngời hay một nhóm ngời tác
động đến hệ thống quản lý các công việc nh: thêm, bớt, sửa, xoá, thông tin
- Kho Dữ liệu
Là nơi chứa thông tin để các chức năng có thể cập nhật
- Chức năng hoạt động
Chức năng là quá trình xử lý thông tin, thông tin ban đầu thông qua các
chức năng xử lý sau khi ra khỏi hệ thống sẽ trở thành thông tin có ích phục vụ
cho công tác quản lý, trong quá trình thực hiện của chu trình thì thông tin ra là
yếu tố quan trọng trong toàn bộ hệ thống cái mới sẽ luôn đợc cập nhật
- Luồng thông tin

Miêu tả việc lu chuyển của thông tin đầu vào và thông tin đầu ra, dòng
thông tin trên sơ đồ là một mũi tên trên đó có chỉ ra hớng đi của luồng thông tin
đó bên cạnh đó càn có chú thích đó là thông tin loại nào đi vào đâu và đi ra đâu.
2./ Thiết kế hệ thống
17
Tác nhân bên ngoài

Kho dữ liệu
Chức năng
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Trong thực tế tuỳ theo đặc điểm, nhiệm vụ của từng cơ quan mà hệ thống
quản lý hồ sơ có các chức năng cụ thể khác nhau vì thế qúa trình thiết kế đòi
hỏi phải đa ra đợc các chức năng có tính phù hợp, hệ thống có các chức năng đ-
ợc mô tả nh sau
Chức năng cơ bản của hệ thống
Từ chức năng cơ bản ta phân cấp cụ thể hoá thành các chức năng nhỏ hơn
Biểu đổ Phân cấp Chức năng cập nhật hồ sơ
Chức năng này cho phép thêm mới nội dung xem sửa và xoá thông tin về nhân
viên
Biểu đồ phân cấp Chức năng tra cứu tìm kiếm
Chức năng này cho phép ngời dùng tìm kiếm thông tin một cách nhanh
chóng theo điều kiện ngời dùng đa ra
18
Quản lý hồ sơ
Cập nhật HS Tra cứu tìm kiếm Lập báo cáo
Cập nhật HS
Nhập hồ sơ Kiểm tra Xử lý
Tra cứu tìm kiếm
Cập nhập
thông tin
Tìm kiếm theo
điều kiện
Hiện thông
tin
Thống kê
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Biểu đồ phân cấp Chức năng lập báo cáo

a) Sơ đồ ngữ cảnh
Quá trình phân tích đã xây dựng đợc hệ thống quản lý ở giai đoạn đầu, sơ
đồ này diễn tả các chức năng của hệ thống trong các mối quan hệ giữa các quá
trình xử lý và mối quan hệ của các tác nhân tới hệ thống
Sơ đồ ngữ cảnh hệ thống Quản lý nhân sự
Qua sơ đồ trên ta thấy mỗi một cơ quan đều có ban lãnh đạo và nhân viên
làm việc, đối với hệ thống quản lý hồ sơ đều phải khai báo đầy đủ các thông tin
về sơ yếu lí lịch bản thân nh họ tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ, điện thoại ....
Bộ phận quản lý sẽ xem xét và tiếp nhận hồ sơ sau đó sẽ cập nhật thông tin một
cách đầy đủ và chính xác. Khi có yêu cầu cung cấp thông tin về cá nhân nào đó
thì cán bộ quản lý sẽ lập báo cáo và cung cấp các thông tin cần thiết.
b) Các sơ đồ Luồng Dữ liệu (DFD) cho các chức năng của hệ thống
19
Lập báo cáo
Danh sách
lao động thời
Điểm
Danh sách
cán bộ theo
phòng ban
Danh sách
lao động tiền
lương
Quản lý hồ sơ
cán bộ
Ban l nh đạoã
Nhân viên
Báo cáo
Yêu cầu
Nhập thông tin

Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Sơ đồ trên chỉ là tổng quát cha chỉ ra đợc chức năng cụ thể của hệ thống
cha vạch ra đợc chi tiết các vấn đề phát sinh xảy ra khi thực hiện chơng trình.
Vì thế để chi tiết hoá các chức năng của hệ thống phải phân tích chức năng
quản lý hồ sơ cán bộ thành các chức năng nhỏ hơn:
Quá trình phân cấp chức năng thành 4 chức năng cơ bản tơng ứng với từng
bộ phận
+/ Chức năng cập nhật thông tin
Khi có những thay đổi trong hồ sơ nh thay đổi điều kiện làm việc, qúa
trình công tác, quá trình đào tạo, thay đổi mức lơng.... thì phải cập nhật thêm
thông tin và bổ sung các thông tin còn thiếu. Phần cập nhật phải đảm bảo tính
năng sửa thông tin về hồ sơ lu trữ cho phù hợp với thực tế từng thời điểm.
+/ Chức năng cập nhật hồ sơ.
Cập nhật các thông tin ban đầu về nhân viên. Ngoài ra qua thời gian công
tác có nhân viên mới bổ sung và có nhân viên chuyển công tác hoặc thôi công
tác vì vậy phần cập nhật còn phải đảm bảo nhập thêm hồ sơ mới và huỷ hồ sơ
của các nhân viên chuyển hoặc thôi công tác. Để đảm bảo tính chặt chẽ về mặt
quản lý thì tất cả các hồ sơ của nhân viên phải đợc lu vào kho hồ sơ.
+/ Chức năng tìm kiếm thống kê
Phần này đảm bảo chức năng tìm kiếm hồ sơ nhân viên hiện đang công tác
theo một điều kiện nào đấy. Để thuận tiện nhanh chóng phần tìm kiếm này ta có
thể tìm kiếm theo một số chỉ tiêu nh: họ tên hoặc mã cán bộ, tên phòng ban,
chức vụ...
+/ Chức năng thống kê lập báo cáo
Đây là phần công việc đảm bảo cho chức năng thống kê về hồ sơ cán bộ
và báo cáo thống kê theo số năm công tác của mỗi cán bộ công nhân viên.
Sơ đồ dfd chức năng tra cứu tìm kiếm thông tin
20
Nhân viên
Cập nhật

thông
tiN
Yêu cầu tìm kiếm
Hồ sơ cán bộ
Tìm
kiếm
Thông báo
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Sơ đồ dfd chức năng thống kê
Sơ đồ trên miêu tả cụ thể chức năng thống kê báo cáo
+) Thống kê theo số năm công tác
+) Báo cáo danh danh sách theo từng phòng ban
+) Báo cáo theo hệ số lơng
+) In hồ sơ
21
Nhân viên
Thống kê
theo phòng
Thống kê
toàn cơ
quan
Thống kê theo
yêu cầu bất kỳ
In hồ sơ
Hồ sơ
Ban lãnh đạo
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
sơ đồ dfd chức năng cập nhật hồ sơ
Sơ đồ chức năng cập nhật hồ sơ gồm các chức năng con:
+) Nhập hồ sơ cán bộ

+) Xem, Sửa, Xóa thông tin dữ liệu
+) Xem hồ sơ lu
22
Nhân viên
Nhập hồ sơ
Hồ sơ
Xem, sửa
hồ sơ
Huỷ
hồ sơ
Hồ sơ nhân sự
Xem hồ sơ
nhân sự
Ban lãnh đạo
Thông tin liên quan
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
+) In Hå s¬
23
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
3./ Xác định các quan hệ thực thể
24
Machucvu
Tenchucvu
ghichu
Macb
Hoten
Gioitinh
Ngaysinh
Noisinh
nguyenquan

diachi
Machucvu
Chucvu
Dantoc
Phongban
Quoctich
Socmnd
Noicap
Tdhocvan
tdvanhoa
ngayvaodang
dangvien
Machuyenmon
Tdchuyenmon
Mapb
tpgiadinh
tpbanthan
Tongiao
mAnn
Sohdld
Macb
Ngaybd
Ngayhd
Hesoluong
Loaihd
Mucluong
Phucap
hesocbcv
Mapb
Tenpb

Diachi
dienthoai
machuyenmon
chuyenmon
Macb
MaheDT
Tenhedt
Machuyenmon
Chuyenmon
Mahocvan
Hocvan
Tungay
Denngay
Macb
maChucvu
chucvu
mapb
tenpb
nhiemvu
tungay
denngay
1:1
matongiao
tentongiao
N:1
1:1
Hợp đồng LĐ
Quá trình công tác
Hồ sơ nhân viên
N:1

N:1
1:1
Quá trình đào tạo
Chức vụ
Phòng ban
Chuyên môn
Tôn giáo
N:1
maNN
TENNN
N:1
Ngoại Ngữ
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
4./ Các thuật toán sử dụng trong thiết kế chơng trình
Trong công tác quản lý hồ sơ cán bộ trên máy tính, mỗi cơ quan đều có
hớng quản lý gần giống nhau. Tuy nhiên trong khâu xử lý dữ liệu thì có sự khác
nhau do đó có các cấu trúc thuật toán khác nhau với mỗi cơ sở dữ liệu ta có thể
thêm mới, tìm kiếm thay thế, sửa đổi bổ sung điều đó phụ thuộc vào thuật toán
đợc sử dụng nh thế nào và sử dụng ra sao.
Để viết chơng trình đợc khả thi thì đòi hỏi trớc tiên phải có thuật toán
đúng đủ, chính xác, và phải đáp ứng tốt nhất các tình huống của bài toán làm
sao giải quyết đợc bài toán một cách nhanh nhất, hiệu qủa và tối u nhất
Trong bài toán quản lý hồ sơ ta có một số thuật toán cơ bản nh sau:
25