594 Kế hoạch hoá nguồn nhân lực trong các Doanh nghiệp

Lời mở đầu
Kế hoạch hoá nguồn nhân lực là một trong những nội dung cơ bản nhất
của quá trình quản trị nhân lực vì nhờ công tác này mà các nhà quản lý lựa chọn
cho mình một đội ngũ lao động phù hợp với nhu cầu công việc, thoả mãn các
mục tiêu của doanh nghiệp cũng nh lợi ích của cá nhân ngời lao động.
Trong thời kỳ bao cấp trớc kia, các chuyên gia kế hoạch hoá về tài nguyên
nhân sự thì hầu nh thụ động, làm việc một cách máy móc bởi những dự kiến về
lao động, việc phân bố cán bộ công nhân viên của quá trình sản xuất kinh doanh
đều do nhà nớc đề ra. Chính vì lẽ đó, vai trò của kế hoạch hoá nguồn nhân lực
trong tổ chức hầu nh không đợc chú ý.
Ngày nay chúng ta đang sống trong một thời đại mà nhịp độ thay đổi diễn
ra với tốc độ chóng mặt, sự bùng nổ nh vũ bão của nền kinh tế. Do vậy mỗi
doanh nghiệp đều phải tự quyết định về nhu cầu lao động cho doanh nghiệp cũng
nh phơng hớng phát triển và hoàn thiện nguồn lao động của mình. Hơn lúc nào
hết yêu cầu về kế hoạch hoá và tổ chức lực lợng lao động trở thành một nhu cầu
bức thiết để có thể thu hút, bảo tồn và phát triển nguồn nhân lực đó cũng là
một trong những điều kiện để đảm bảo cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển bền
vững. Muốn có một đội ngũ lao động mạnh về số lợng cũng nh chất lợng để phù
hợp với mục tiêu của tổ chức, ngời làm công tác quản trị nhân lực phải biết kế
hoạch hoá nguồn nhân lực hiện tại cũng nh dự báo để xác định nhu cầu nhân sự
trớc mắt cũng nh lâu dài.
Nhận thấy kế hoạch hoá nguồn nhân lực trở lên cấp bách hơn bao giờ hết,
em đã chọn đề tài Kế hoạch hoá nguồn nhân lực trong các doanh nghiệp
cho bài viết của mình nhằm củng cố lại kiến thức cũng nh hoàn thiện hơn nữa
tầm hiểu biết của mình về vai trò và tầm quan trọng của kế hoạch hoá nguồn
nhân lực trong doanh nghiệp nói riêng và trong quản trị nhân sự nói chung.
Kết cấu bài viết môn học gồm :
Lời nói đầu
1
Ch¬ng I: Tæng quan vÒ kÕ ho¹ch ho¸ nguån nh©n lùc
Ch¬ng II: TiÕn tr×nh kÕ ho¹ch ho¸ nguån nh©n lùc

Ch¬ng III: Thùc tr¹ng vµ kiÕn nghÞ
KÕt luËn
2
Chơng I
Tổng quan về kế hoạch hoá nguồn nhân lực
I. Định nghĩa
Có nhiều định nghĩa khác nhau về kế hoạch hoá nguồn nhân lực. Tuy
nhiên, tất cả đều có một điểm chung đó là việc phân tách nhu cầu nhân sự trong
tơng lai và đề ra các kế hoạch cụ thể để có nguồn lực đó.
* Kế hoạch hoá nguồn nhân lực :
Là một quá trình mà thông qua đó các doanh nghiệp đợc bảo đảm đầy đủ
về số lợng, chơng trình làm việc phù hợp với yêu cầu của công việc
Là quá trình xác định nhu cầu của nguồn nhân lực xuất phát từ mục tiêu
của tổ chức và xây dựng các kế hoạch hoá nguồn nhân để đáp ứng nhu cầu đó
* Hoạch định nguồn nhân lực :
Là quá trình triển khai và thực hiện các kế hoạch, các chơng trình nhằm
đảm bảo rằng cơ quan sẽ có đúng về số lợng đúng số ngời đợc bố trí đúng nơi,
đúng lúc và đúng chỗ (
1
)
Là một tiến trình duyệt xét lại một cách có hệ thống những yêu cầu về
nhân lực để đảm bảo rằng cơ quan sẽ có đúng số ngời có đầy đủ các kỹ năng theo
đúng yêu cầu
(2)
II.Một số khái niệm khác có liên quan
(

3

)

Hoạch định nghĩa là tiên liệu, tiên đoán hay dự báo những thay đổi biến
thiên, cũng nh phòng ngừa các rủi ro trong tơng lai.
* Xu hớng lâu dài hay xu hớng trờng kỳ :
Xu hớng lâu dài là xu hớng dự báo nhu cầu đối với sản phẩm hoặc nhân sự
của một hãng, thờng là 5 năm trở lên trong tơng lai. Thấy trớc xu hớng này là
điều rất quan trọng bởi vì một hãng sẽ không tìm đợc đủ ngời có trình độ theo
nhu cầu nếu họ không chuẩn bị tuyển dụng và đào tạo nhân sự trớc
1(1)

Shimon L. Dolan and Randall S .Schuler , Human Resource Managent
( Ontario , Neslo Canada ,1994) ,P.90
2(2)
R. Wayne Mondy and Robert M. Noe , Fourth Edition , Op. Cit , p.146
3(3)
Nguyễn Hữu Thân , Quản trị nhân sự , NXB Thông tin 1998.
3
* Biến thiên theo chu kỳ :
Biến thiên theo chu kỳ là một sự chuyển động hay biến động mà chúng ta
mà ta có thể tiên đoán đợc một cách hợp lý về tuyến xu hớng xảy ra trong giai
đoạn hơn một năm.
Hiểu đợc rõ vấn đề này là rất quan trọng bởi vì chúng ta có thể tăng thêm
nhân sự để đáp ứng với các nhu cầu của chu kỳ, mặc dầu chúng ta tiên đoán rằng
nhu cầu về lâu dài là vẫn ổn định.
* Những biến thiên theo mùa :
Biến thiên theo mùa là những thay đổi có thể tiên đoán đợc một cách hợp
lý thờng xảy ra trong giai đoạn một năm.
* Những biến thiên ngẫu nhiên :
Biến thiên ngẫu nhiên là những thay đổi không theo mô hình nào cả. Ngay
cả những kỹ thuật dự báo tinh vi nhất cũng không thể thấy trớc những thay đổi

này.
III . Vai trò của kế hoạch hoá nguồn nhân lực .
Kế hoạch hoá nguồn nhân lực là điều kiện giúp cho tổ chức có thể thực
hiện thắng lợi các mục tiêu và nhiệm vụ của mình.
Kế hoạch hoá nguồn nhân lực là cơ sở để xây dựng hợp lý các chơng trình
đào tạo và phát triển nguồn nhân lực . Đây là một hớng phát triển lâu dài của
doanh nghiệp nhằm đáp ứng mọi nhu cầu về lao động trong bất kỳ sự thay đổi
nào của khoa học, kỹ thuật hay trong kế hoạch sản xuất kinh doanh.
Kế hoạch hoá nguồn nhân lực sẽ giúp cho các doanh nghiệp nắm đợc thực
chất đội ngũ làm việc và trình độ học vấn, trình độ chuyên môn, các tiềm năng
cần đợc khai thác để có thể nâng cao tốc độ phát triển sản xuất của doanh nghiệp.
Nhu cầu sử dụng lao động có sự khác biệt lớn về kỹ năng, kiến thức, giới tính, lứa
tuổi và phụ thuộc vào các mức trả công lao động. Không giống nh đối với nguồn
lực về tài chính, nguồn lực về lao động không phải lúc nào cũng sử dụng ngay đ-
4
ợc nh vậy cần có kế hoạch về hiện tại cũng nh trong tơng lai về nguồn nhân lực
khi cần thiết kế hoạch hoá nguồn nhân lực giúp cho bộ phận nguồn nhân lực xác
định đợc nhu cầu đó.
Kế hoạch hoá nguồn nhân lực sẽ giúp cho doanh nghiệp dự kiến đợc số ng-
ời bổ sung do yêu cầu của sản xuất và số lợng cần đợc thay thế do các nguyên
nhân xã hội để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục.
Kế hoạch hoá nguồn nhân lực giúp cho tổ chức có thể hoàn thiện đợc việc
bố trí, sử dụng nguồn nhân lực của mình cũng nh xác định đợc số tiền công để trả
cho ngời lao động.
Kế hoạch hoá nguồn nhân lực giúp cho doanh nghiệp có thể tuyển mộ,
tuyển chọn một cách có hiệu quả và kinh tế. Cùng với bảng mô tả công việc và
bảng tiêu chuẩn công việc, nó xác định những yêu cầu và cách thức thực hiện
công việc đó đối với ngời lao động. Từ đó cho phép doanh nghiệp tuyển dụng
đúng số ngời vào làm việc, với những ai thì đáp ứng đợc yêu cầu công việc để
đảm bảo mục tiêu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Kế hoạch hoá nguồn nhân lực sẽ dẫn tới nhu cầu xây dựng một hệ thống
thông tin về nguồn nhân lực để trợ giúp cho các hoạt động của bộ phận nguồn
nhân lực cũng nh hoạt động của tất cả các bộ phận chức năng, từ đó sẽ giúp cho
chúng ta tạo ra sự hài hoà và sự phối hợp các chơng trình nguồn nhân lực trong tổ
chức.
5
IV. Các yếu tố ảnh hởng tới nguồn nhân lực
Kế hoạch hoá nguồn nhân lực là khâu vô cùng quan trọng do vậy , nhà
quản trị phải suy xét nhiều yếu tố khác nhau cả bên trong cũng nh bên ngoài -
chúng phải đợc đánh giá tỉ mỉ trớc khi tuyển chọn nhân sự cho doanh nghiệp.
1. Những yếu tố bên ngoài bao gồm :
trình độ học vấn; những quan điểm thịnh hành trong xã hội (nh quan điểm
về lao động) những luật lệ và qui định có ảnh hởng trực tiếp đến nhân viên,
những điều kiện về kinh tế và vấn đề về cung cầu về những ngời quản lý .
2. Những yếu tố bên trong :
* Kế hoạch chiến lợc :
Mỗi một doanh nghiệp cũng đều phải đáp ứng đợc những thay đổi về môi
trờng doanh nghiệp để có thể tồn tại và phát triển, những quyết định sẽ tạo nên
những lợi thế cho những kế hoạch chiến lợc . Kế hoạch chiến lợc giao cho các bộ
phận phải hoàn thành các mục tiêu dài hạn nh là tỉ lệ tăng trởng và loại lao động
cần có trong tơng lai đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Ngân sách :
Ngân sách là nguồn cung cấp cho mọi hoạt động của doanh nghiệp .Trong
ngắn hạn , những nhà hoạch định phải tìm cách sao cho kế hoạch chiến lợc hoạt
động trong khuôn khổ của ngân sách cho phép. Ngân sách tăng hay giảm đều là
dấu hiệu ảnh hởng tới nhu cầu nguồn nhân lực trong ngắn hạn.
- Những dự báo về sản phẩm và khối lợng bán :
Điều này sẽ cung cấp những thông tin về sự thay đổi ngắn hạn nhu cầu
nguồn nhân lực của doanh nghiệp .
- Những dự án kinh doanh mới :

Đây là một trong những yếu tố quyết định cho sự thay đổi nhu cầu nguồn
nhân lực trong doanh nghiệp. Khi một dự án kinh doanh mới đi vào hoạt động,
thời gian đầu sẽ cần đến những nhà hoạch định tài nguyên nhân sự để xác định số
ngời cần thiết cho những công việc mới trong dự án kinh doanh đó .Đồng thời có
những kế hoạch dài hạn nguồn nhân lực trong một dự án kinh doanh mới ra đời
6
để quá trình sản xuất kinh doanh luôn luôn ổn định và hiệu quả. Ngoài các mục
tiêu, chiến lợc của tổ chức, kế hoạch kinh doanh còn bao gồm các yếu tố nh
nghiệp vụ, công nghệ, loại ngời đợc tuyển dụng, cung và cầu về ngời quản lý
trong nội bộ doanh nghiệp, hệ thống khen thởng, các loại chính sách khác nhau...
3.Tính bất định của môi trờng có ảnh hởng sâu rộng vì chúng ảnh h-
ởng đến toàn bộ các bớc tiếp theo của quá trình quản trị nhân sự
(4)
3.1 Môi trờng vĩ mô :
- Các yếu tố kinh tế :
Phát triển kinh tế có thể dễ nhận thấy nhất nhng lại là những yếu tố khó
dự báo và có thể lờng trớc đợc. Các doanh nghiệp cần chon lọc để nhận biết đợc
các tác động trực tiếp ảnh hởng tới hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp.
- Các yếu tố luật lệ của Nhà nớc :
Các yếu tố này ngày càng ảnh hởng mạnh tới doanh nghiệp, doanh nghiệp
phải tuân theo những quy định của nhà nớc nh chính sách tiền lơng, an toàn lao
động, vệ sinh lao động từ đó ảnh h ởng tới quá tình kế hoạch chiến lợc lâu dài
của doanh nghiệp từ đây mà ảnh hởng tới kế hoạch nguồn nhân lực
nh xác định những nhu cầu về lao động, hay luật thuế của nhà nớc cũng sẽ ảnh h-
ởng không nhỏ tới quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Các yếu tố văn hoá xã hội :
Những yếu tố về văn hoá xã hội sẽ có ảnh những ảnh hởng tới nguồn nhân
lực của doanh nghiệp. Sự trung thành tin cậy của lao động đối với doanh nghiệp
hay ảnh hởng của đời sống xã hội tác động đến họ sẽ là yếu tố thúc đẩy hay cản

trở đến sự thực hiện công việc của họ.
- Các yếu tố tự nhiên:
ảnh hởng một cách trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp, từ đó có ảnh hởng một cách gián tiếp đến nguồn nhân lực của doanh
nghiệp đó.
3.2 Môi trờng tác nghiệp.
4(4

)
PTS. Nguyễn Thanh Hội, Quản trị nhân sự, NXB Thống Kê 1999
7
Bao gồm các yếu tố trong ngành và các yếu tố ngoại cảnh đối với doanh
nghiệp, quyết định tính chất và mức độ cạnh tranh trong ngành kinh tế. Có 5 yếu
tố cơ bản là: đối thủ cạnh tranh, ngời mua, ngời cung cấp, các đối thủ tiềm ẩn và
hàng (sản phẩm ) thay thế.
3.3. Hoàn cảnh nội bộ:
Hoàn cảnh nội bộ của một doanh nghiệp bao gồm tất cả các yếu tố và hệ
thống bên trong của doanh nghiệp. Chỉ qua xem xét hoàn cảnh nội bộ của doanh
nghiệp cũng thấy rằng sự sống còn của một doanh nghiệp suy cho cùng phụ
thuộc vào khả năng doanh nghiệp có nhận đợc các nguồn lực từ môi trờng bên
ngoài hay không. Các nguồn lực chủ yếu để doanh nghiệp tồn tại bao gồm: tiền
vốn, con ngời và nguyên liệu. Mỗi bộ phận chức năng của doanh nghiệp chịu
trách nhiệm tìm kiếm hoặc bảo toàn một hoặc nhiều nguồn nhân lực nói trên.
8
Chơng ii
Tiến trình kế hoạch hoá nguồn nhân lực
I. Nhu cầu và dự báo cầu về nguồn nhân lực :

Sau khi dự báo nhu cầu về sản xuất kinh doanh, nhà quản trị sẽ dựa vào đó
mà dự báo nhu cầu về tài nguyên nhân sự một cách cụ thể từ đó đa ra phơng hớng

phát triển trong tơng lai. Còn dự báo khả năng sẵn có về nhân lực sẽ cung cấp cho
cấp quản trị các phơng tiện ớc tính phải cần bao nhiêu công nhân, loại nào, từ đó
xác định nhu cầu về việc làm và nhu cầu về sức lao động.
1. Yếu tố và căn cứ xác định nhu cầu nhân lực trong tơng lai.
Nhu cầu nhân lực trong tơng lai của doanh nghiệp chính là phần trọng tâm
của kế hoạch hoá nguồn nhân lực, do vậy doanh nghiệp cần xem xét và xác định
rõ các yếu tố liên quan đến việc xác định nhu cầu trong tơng lai.
1.1 các yếu tố thuộc về bên ngoài.
a. Kinh tế.
Các ảnh hởng của yếu tố kinh tế bao gồm nh lãi suất ngân hàng, các giai
đoạn chu kỳ kinh tế, cán cân thanh toán, chính sách tài chính và tiền tệ. Vì các
yếu tố này tơng đối rộng nên các doanh nghiệp cần chọn lọc để nhận biết đợc tác
động cụ thể sẽ ảnh hởng trực tiếp nhất với doanh nghiệp.
b. Chính trị, xã hội, luật pháp.
Có ảnh hởng ngày càng to lớn tới đối với hoạt động sản xuất kinh doanh
của doanh nghiệp chính là yếu tố luật pháp. Chính trị, xã hội thờng biến đổi hoặc
tiến triển chậm nên đôi khi thờng khó nhận biết.
c. Công nghệ:
ít có ngành công nghiệp và doanh nghiệp nào mà lại không phụ thuộcvào
cơ sở công nghệ ngày càng tinh vi. Chắc chắn sẽ có nhiều công nghệ tiên tiến
tiếp tục ra đời, tạo ra các cơ hội cũng nh nguy cơ đối với các doanh nghiệp.
d. Các đối thủ cạnh tranh.
9
Có liên quan trực tiếp tới nhu cầu nhân sự của một doanh nghiệp ảnh hởng
tới số lợng cũng nh chất lợng lao động.
1.2 Các yếu tố phụ thuộc về bên trong.
Các doanh gnhiệp phải cố gắng phân tích một cách cặn kẽ các yếu tố nội
bộ của doanh nghiệp mình nhàm xác định rõ các u điểm và nhợc điểm. Trên cơ
sở đó đa ra các biện pháp nhằm giảm bớt nhợc điểm và phát huy u điểm để đạt đ-
ợc lợi thế tối đa. Các yếu tố này bao gồm các lĩnh vực chức năng nh : nguồn

nhân lực, kế hoạch chiến lợc của doanh nghiệp, ngân sách, dự báo bán hàng và
sản xuất, tổ chức và thiết kế công việc, nghiên cứu và phát triển sản xuất, tài
chính kế toán, marketing và lề nếp tổ chức chung.
1.3 Các yếu tố thuộc về ngời lao động.
Là một trong các yếu tố ảnh hởng trực tiếp và liên quan tới nguồn nhân lực
của doanh nghiệp. Các yếu tố đó bao gồm : nghỉ hu, thôi việc, vắng mặt hoặc
chết, các yếu tố này ảnh hởng tới việc bố trí sắp xếp lại nhân công cũng nh công
việc của một doanh nghiệp sao cho hợp lý và hiệu quả nhất.
2.Các ph ơng pháp dự báo :
2.1 Dự báo nhu cầu ngắn hạn.
Khi một doanh nghiệp dự báo cầu ngắn hạn trong tơng lai là xác định nhu
cầu nguồn nhân lực đáp ứng những đòi hỏi của công việc trong ngắn hạn nhằm
mục đích :
- Dự tính số lao động cho các loại lao động then chốt ( trực tiếp thực hiện
công việc ).
- Dự tính số lao động cho các loại lao động không then chốt ( gián tiếp
thực hiện công việc ).
- Tính tổng số lao động cần thiết trong bộ phận .
a. Phơng pháp phân tích khối lợng công việc:
Là phơng pháp sử dụng các thông tin và khối lợng công việc cần thực hiện
trong kế hoạch và các tỷ lệ quy đổi hoặc các hớng dẫn về tiêu chuẩn định biên để
xác định số và loại lao động cần thiết.
10
Tỷ lệ quy đổi có thể dựa vào :
- Mức thời gian.
- Mức phục vụ.
- Mức thời gian phục vụ.
- Mức định biên.
* Mức thời gian ( mức hao phí lao động cho một đơn vị sản phẩm)

=
ì=
n
1i
i
Q
i
tT
Trong đó :
T : Tổng số thời gian lao động trực tiếp để thực hiện khối lợng
công việc ( giờ - ngời; ngày ngời).
Q
i
: Tổng khối lợng công việc loại i cần thực hiện.
t
i
: Lợng lao động hao phí cho một đơn vị công việc loại i.
i : Số loại công việc .
* Mức thời gian phục vụ :

T = M ì k ì t

Trong đó :
T : Tổng thời gian phục vụ cần thiết ( giờ).
M : Số lợng máy móc thiết bị cần phục vụ .
k : Số ca làm việc(hệ số ca làm việc).
t : Thời gian phục vụ máy móc .
* Mức phục vụ :

11
k
P.V
M
M
CầnThiết
CN
ì=

p.v
T
ca
T
pv
M
=
Hoặc


Trong đó :
M
P.V
: Mức phục vụcủa một ngời công nhân.
T
P.V
: Mức thời gian phục vụ.
* Mức định biên :

Trong đó :
S
P.V
: Số công nhân cần thiết để phục vụ một thiết bị.
b. Phơng pháp định tính :
* Phác hoạ hiện trạng nhân lực là giả định nguồn và nhân công hiện tại là
hoàn hảo trong nhu cầu tơng lai.
* Phân tích truyền thống, xu hớng .
b.1- Lập danh mục nghề nghiệp: là lập danh mục thể hiện đợc tình hình
kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp, sau đó dự kiến những biến đổi về nhu cầu
nhân lực dựa trên những biến đổi đợc dự báo trớc về kinh doanh .
b.2- Kỹ thuật Delphi :
Là một thủ tục chính quy nhằm dự báo và tiên đoán về kế hoạch
nhân lực thay đổi theo những yếu tố ảnh hởng dựa trên sự nhất trí của một số
chuyên gia qua việc sử dụng một loạt các bảng vấn lục hay bảng phỏng vấn lục
hay bảng phỏng vấn .
Các bớc đi nh sau
(5)

5(5)
Nguyễn Hữu Thân, Quản trị nhân lực, NXBThống kê1998
(6

)
Giáo trình Quản trị nhân lực, Đại học kinh tế quốc dân, NXB Thống kê 1998.
12
CN = M ì S
P.V
ì k
- Vấn đề đợc đa ra cho một nhóm chuyên gia dới dạng bảng vấn lục yêu

cầu họ cho biết các giải pháp .
- Mỗi chuyên gia điền vào mẫu và nộp lại cho ban tổ chức .
- Kết quả đợc thu thập lại và chuyển lại cho các chuyên viên kèm theo
bảng phỏng vấn mới đợc hiệu đính lại và rõ ràng hơn .
- Các chuyên gia sẽ điền vào bảng phỏng vấn lục thứ hai. Tiến trình cứ thế
tiếp tục cho đến khi họ đạt đợc sự nhất trí.
2.2 Dự báo cầu dài hạn:
a. Mô hình kế hoạch hoá nhân lực tổng thể:
(6)

Trong đó :
CN(CNV)
n
: Số công nhân( Công nhân viên) cần thiết trong kỳ kế hoạch n.
Q : Khối lợng công việc hiện tại.
G : Khối lợng công việc dự kiến tăng thêm trong kỳ kế hoạch n .
X : Hệ số tăng năng suất lai động bình quân tính từ nay tới kỳ kế hoạch n.
W
CN(CNV)
: Năng suất lao động hiện tại của 1 công nhân (Công nhân viên).
b. Phơng pháp sử dụng lao động tổng hợp (hay sử dụng tiêu chuẩn chi phí
cho 1 đơn vị sản phẩm).

Trong đó :
Q : Khối lợng sản phẩm cần phải sản xuất trong kỳ kế hoạch.
T
th
: Tiêu chuẩn chi phí lao động trong một đơn vị sản phẩm.
6
13

( )
CN(CNV)
W
X
1
GQ
n
CN(CNV)
ì+
=
n
T
th
TQ
CN(CNV)
ì
=