Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho vật tư tại Công ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên

LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất đến thầy Nguyễn Hưng Long đã
tận tình hướng dẫn em trong suốt quá trình thực hiện khóa luận tốt nghiệp.
Em xin bày tỏ lời cám ơn sâu sắc đến những thầy cô giáo đã giảng dạy em trong
bốn năm ngồi trên ghế giảng đường Đại học Thương mại, cũng như quý thầy cô trong
Khoa Hệ thống thông tin kinh tế, trường Đại học Thương mại với những kiến thức mà
em nhận được trong quá trình học tập sẽ là hành trang giúp em vững bước trong tương
lai.
Em xin gửi lòng biết ơn sâu sắc đến quý công ty Bảo Thiên, ban lãnh đạo công ty
cùng toàn thể các anh chị nhân viên trong công ty đã tạo điều kiện cho em tìm hiểu,
nghiên cứu trong suốt quá trình thực tập tại công ty. Dù rất bận rộn với công việc
nhưng mọi người vẫn hỗ trợ, cung cấp tài liệu, thông tin cho em trong quá trình tìm
hiểu và khảo sát nghiệp vụ.
Cuối cùng em kính chúc quý thầy, cô dồi dào sức khỏe và thành công trong sự
nghiệp cao quý. Đồng kính chúc các cô chú, anh chị trong Công ty TNHH MTV nhựa
Bảo Thiên luôn dồi dào sức khỏe, đạt được nhiều thành công tốt đẹp trong công việc.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Thị Quỳnh Mai
1
1
LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay cùng hòa nhịp với sự phát triển chung của nền công nghệ thông tin trên
thế giới thì nền công nghệ thông tin của nước ta trong những năm gần đây đã có
những bước phát triển mạnh mẽ trên nhiều lĩnh vực. Cụ thể là trong lĩnh vực quản lý,
đây là lĩnh vực máy tính được sử dụng nhiều nhất. Máy tính điện tử không còn là
phương tiện quý hiếm mà đang ngày một gần gũi với con người và là một phương án
tối ưu trong công việc quản lý và sử dụng thông tin.
Trước sự dịch chuyển của nền kinh tế thị trường, thì sự cạnh tranh giữa các
doanh nghiệp là điều không thể tránh được, và lợi nhuận luôn là mục tiêu hướng tới
của các doanh nghiệp. Để có thể đứng vững trong cạnh tranh và mở rộng phát triển thị

trường đòi hỏi các doanh nghiệp phải chú trọng tới tất cả các khâu cảu quá trình kinh
doanh từ khi bỏ vốn ra cho tới khi thu được vốn về, làm sao thu được hiệu quả kinh tế
cao nhất trong khi chi phí bỏ ra thấp nhất. Đồng thời các doanh nghiệp phải thực hiện
các biện pháp tổ chức quẩn lý theo một quy trình công nghệ hiện đại và có sự quản lý
chặt chẽ của con người.
Đối với doanh nghiệp kinh doanh các mặt hàng trên thị trường có tính cạnh
tranh cao thì việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách chính xác, nhanh chóng
và tiện lợi sẽ chiếm được lòng tin của khách hàng và từ đó đem lại hiệu quả kinh tế
cao cho doanh nghiệp. Điều đó đòi hỏi doanh nghiệp phải tìm mọi biện pháp để xây
dựng hoàn thiện hệ thống thông tin nhằm tin học hóa các hoạt động tác nghiệp của các
đơn vị và trong việc quản lý kinh doanh của doanh nghiệp.
Sau một thời gian nghiên cứu, em đã chọn đề tài“ Phân tích thiết kế hệ thống
thông tin quản lý kho vật tư tại Công ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên”, từ đó đi sâu
tìm hiểu về công tác quản lý hàng hóa, vật tư của doanh nghiệp để tìm ra những ưu
điểm, nhược điểm và qua đó có thể đề xuất các biện pháp, cách quản lý để công tác
quản lý của doanh nghiệp được hoàn thiện hơn.
MỤC LỤC
2
2
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ
STT Sơ đồ, bảng biểu, hình vẽ
1 Sơ đồ 2.1: Chức năng của hệ thống thông tin
2 Sơ đồ 2.2: Các thành phần của hệ thống thông tin
3 Sơ đồ 2.3: Hoạt động quản lý kho hàng
4 Sơ đồ 2.4: Cơ cấu bộ máy tổ chức công ty
5 Bảng 3.1 Bảng mô tả Usecase HTTT quản lý kho
6 Hình 3.1 Biểu đồ Usecase hệ thống thông tin quản lý kho
7 Hình 3.2 Biểu đồ các Usecase phân rã
8 Hình 3.3: Biểu đồ tuần tự đăng nhập
9 Hình 3.4: Biểu đồ tuần tự quản lý nhập kho

10 Hình 3.5: Biểu đồ tuần tự quản lý xuất kho
11 Hình 3.6: Biểu đồ tạo phiếu xuất
12 Hình 3.7: Biểu đồ tuần tự tạo phiếu nhập
13 Hình 3.8: Biểu đồ lập thống kê
14 Hình 3.9: Biểu đồ hoạt động chức năng đăng nhập
15 Hình 3.10: Biểu đồ hoạt động chức năng nhập thêm hàng
16 Hình 3.11: Biểu đồ hoạt động chức năng xuất hàng
17 Hình 3.12: Biểu đồ hoạt động chức năng lập thống kê
18 Hình 3.13: Mô hình dữ liệu quan hệ
19 Hình 3.14: Form giao diện đăng nhập
20 Hình 3.15: Form giao diện chính của hệ thống thông tin quản lý kho hàng
21 Hình 3.16: Form quản lý thông tin hàng
22 Hình 3.17: Form phiếu xuất kho
23 Hình 3.5: Form phiếu nhập kho
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Từ viết tắt Giải nghĩa
CSDL cơ sở dữ liệu
CNTT Công nghệ thông tin
HTTT Hệ thống thông tin
NCC Nhà cung cấp
TNHH Trách nhiệm hữu hạn
DN Doanh nghiệp
3
3
4
4
PHẦN 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI
1.1 Tính cấp thiết của đề tài
1.1.1 Tầm quan trọng của đề tài
Vật tư, hàng hóa là yếu tố kinh doanh rất quan trọng của của mỗi doanh nghiệp

(DN). Làm thế nào để quản lý kho hàng, vật tư tốt là một vấn đề vô cùng quan trọng.
Hệ thống thông tin (HTTT) quản lí kho vật tư là một hệ thống đóng vai trò quan trọng
trong việc quản lý vật tư tại kho hàng của DN. Bởi khi DN phát triển mở rộng quy mô
thì số lượng dữ liệu cần xử lý ngày càng nhiều vượt quá khả năng thủ công bình
thường. Vìệc nghiên cứu hoàn thiện HTTT quản lý kho tại một DN có một tầm quan
trọng vô cùng lớn. Nó giúp cho DN có được một HTTT quản lý hàng hóa một cách
chính xác, thuận tiện, nhanh chóng số lượng hàng xuất - nhập - tồn tại kho đồng thời
giúp người quản lý DN có thể đưa ra kế hoạch, quyết định đúng đắn, nâng cao kết quả
hoạt động sản xuất kinh doanh. Như vậy HTTT quản lý kho mang đến sự tiện lợi và
ưu việt cho việc giải quyết các bài toán về quản lý hàng hóa trong kho.
1.1.2 Ý nghĩa của đề tài
Trong thời gian thực tập tại công ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên tôi thấy rằng
hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng mở rộng, các mặt hàng nhập về ngày một
nhiều và đa dạng về chủng loại vì thế việc lưu trữ dữ liệu về hàng hóa cũng như khối
lượng các công việc của bộ phận quản lý kho hàng cần phải xử lý rất lớn. Hiện tại
công ty đang quản lý kho dưới dạng hồ sơ, sổ sách và trên phần mềm Excel nên việc
quản lý gặp rất nhiều khó khăn. Vì vậy việc nghiên cứu hoàn thiện HTTT quản lý kho
dựa trên những yêu cầu nghiệp vụ mà công ty đang sử dụng trên phần mềm Excel và
khắc phục được những nhược điểm của phần mềm quản lý hiện tại là rất cần thiết.
Hoàn thiện HTTT quản lý kho hàng sẽ giúp cho công ty có được một hệ thống quản lý
kho vật tư giúp cập nhật, tìm kiếm nhanh chóng, chính xác thông tin của vật tư cần
tìm, thống kê số lượng hàng xuất nhập, hỗ trợ công tác báo cáo tổng hợp hàng tồn chi
tiết từ đó có những quyết định chính xác kịp thời tận dụng cơ hội thị trường. Nghiên
cứu hoàn thiện HTTT quản lý kho giúp công ty tận dụng được những khả ưu việt của
máy tính, tiết kiệm nguồn nhân lực giúp cắt giảm chi phí nâng cao năng lực cạnh
tranh.
5
Với tầm quan trọng và ý nghĩa của HTTT quản lý kho vật tư như trên tôi đã
quyết định lựa chọn đề tài Khóa luận là: “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý
kho vật tư tại Công ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên”.

1.2 Tổng quan nghiên cứu đề tài
Nhận biết được tầm quan trọng của HTTT quản lý kho hàng tại các DN nên cũng
đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu về HTTT quản lý kho hàng.
.
Khóa luận “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại công ty
TNH Ngọc Khánh” do sinh viên Nguyễn Bích Ngọc- Đại học Kinh tế quốc dân (năm
2011) thực hiện.
Đề tài “ Xây dựng phần mềm quản lý kho hàng tại công ty TNHH Quỳnh Nhi” do
sinh viên Đỗ Thị Minh Huệ - Đại học Kinh tế quốc dân (năm 2011) thực hiện.
Khóa luận “ Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý xuất nhập hàng tại
Công ty công nghiệp chế biến thực phẩm quốc tế” do sinh viên Đỗ Hoàng Nam - Đại
học Bách khoa Hà Nội (năm 2013) thực hiện.
Các đề tài nghiên cứu trên đã: đánh giá thực trạng, phân tích thiết kế (xây dựng
phần mềm) đáp ứng các yêu cầu quản lý hàng hóa trong kho hàng của Công ty cũng
như giúp nhà quản lý truy xuất nhanh thông tin cần tìm. Tuy nhiên các đề tài phân tích
thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho theo hướng chức năng không phù hợp với hệ
thống thường xuyên thay đổi, áp dụng cho việc thiết kế ứng dụng có thể khiến phát
sinh nhiều khó khăn.
Vì vậy việc nghiên cứu đề tài: “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho
vật tư tại công ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên” sẽ đánh giá toàn diện, tổng thế về
thực trạng quản lý kho vật tư để tiến tới tin học hóa toàn bộ các hoạt động của Công ty.
Và việc trước hết là tiến hành phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho vật tư
tại Công ty. Đề tài sẽ tiếp cận theo hướng đối tượng với những ưu điểm của nó.
1.3.Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
Thứ nhất: hệ thống hóa kiến thức một số lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống
thông tin trong doanh nghiệp như: khái niệm, phân loại, phương pháp phân tích thiết
kế hệ thống, một số lý thuyết về quản lý kho vật tư.
6
Thứ hai: phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý kho vật tư tại
Công ty.

Thứ ba: phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho vật tư tại Công ty.
Thứ tư: đưa ra một số đề xuất, kiến nghị.
1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu:
Vật tư hàng hóa và các thông tin về vật tư hàng hóa, quy trình quản lý nhập xuất
nguồn vật tư, những người tham gia và có ảnh hưởng đến hoạt động quản lý trong kho
vật tư.
Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi nghiên cứu của đề tài xét trong giới hạn không gian và thời gian.
Về không gian: mô hình quản lý kho vật tư tại công ty TNHH MTV Nhựa Bảo
Thiên.
Về thời gian : từ năm 2012 đến năm 2014.
1.5 Phương pháp thực hiện đề tài
Khóa luận được thực hiện trên cơ sở vận dụng tổng hợp các phương pháp nghiên
cứu như phân tích, so sánh, thống kê, tổng hợp, việc phân tích thiết kế hệ thống thông
tin tiến hành theo phương pháp hướng đối tượng.
Thu thập thông tin về hệ thống cũ bằng các phương pháp:
- Quan sát hệ thống: tiến hành quan sát các quy trình nghiệp vụ hàng ngày của bộ phận
quản lý kho hàng để rút ra các yêu cầu cần thiết cho hệ thống.
- Nghiên cứu tài liệu về hệ thống bao gồm: các chứng từ, hóa đơn, văn bản… liên quan
tới việc nhập xuất, vận chuyển trong kho vật tư,…
1.6 Kết cấu của khóa luận
Khóa luận được chia làm ba phần chính.
Phần 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài
Trình bày tính cấp thiết của đề tài, đồng thời đặt ra mục tiêu cụ thể cần giải
quyết trong đề tài, đối tượng, phạm vi nghiên cứu, phương pháp thực hiện đề tài.
Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng quản lý kho vật tư tại Công ty TNHH MTV
Nhựa Bảo Thiên
Trình bày các cơ sở lý luận cơ bản bao gồm: khái niệm hệ thống thông tin, phân
loại các hệ thống thông tin, mô hình tổng quát của hệ thống thông tin và các phương

pháp, mô hình phân tích thiết kế hệ thống thông tin.
Tiếp đến là phân tích, đánh giá về thực trạng việc quản lý kho vật tư hiện tại của
Công ty nhằm tạo cơ sở cho việc phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho vật
tư.
Phần 3: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho vật tư
7
Dựa trên kết quả phân tích từ Phần 2 tiến hành phân tích, thiết kế hệ thống thông
tin quản lý kho vật tư tại Công ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên theo hướng đối tượng.
Tổng kết lại đề tài khóa luận và đưa ra hướng phát triển của đề tài.
Phần 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN
VÀ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ KHO VẬT TƯ TẠI CÔNG TY TNHH MTV
NHỰA BẢO THIÊN
2.1.Cơ sở lý luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin
2.1.1. Các khái niệm cơ bản về phân tích thiết kế hệ thống thông tin
Sau đây là một số khái niệm cơ bản được tham khảo từ tài liệu Phân tích và thiết
kế hệ thống thông tin, Nhà xuất bản Đại học Quốc Gia Hà Nội, 2003, của tác giả
Nguyễn Văn Ba
a. Hệ thống và Hệ thống thông tin
Hệ thống là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối quan hệ ràng
buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung.
Phần tử có thể là vật chất hoặc phi vật chất: con người, máy móc, thông tin, dữ
liệu, phương pháp xử lý, quy tắc, quy trình xử lý
Mục tiêu của hệ thống là lý do tồn tại của hệ thống. Để đạt được mục tiêu, hệ
thống cần tương tác với môi trường bên ngoài của nó.
Hệ thống thông tin là một tập hợp và kết hợp của các phần cứng, phần mềm và
các hệ mạng truyền thông được xây dựng và sử dụng để thu thập, tạo, tái tạo, phân
phối và chia sẻ các dữ liệu, thông tin và tri thức nhằm phục vụ các mục tiêu của tổ
chức.
Đặc điểm của hệ thống thông tin:
- Hệ thống thông tin được xây dựng trên nền tảng công nghệ hiện đại.

- Hệ thống thông tin được cấu thành bởi nhiều hệ thống con. Khi các hệ con này được
nối kết và tương tác với nhau, chúng sẽ phục vụ cho việc liên lạc giữa các lĩnh vực
hoạt động khác nhau của tổ chức.
- Hệ thống thông tin hướng đến mục tiêu cung cấp thông tin cho việc ra quyết định và
kiểm soát.
- Hệ thống thông tin là một kết cấu hệ thống mềm dẻo và có khả năng tiên hóa.
Các tổ chức có thể sử dụng các hệ thống thông tin với nhiều mục đích khác
nhau. Trong việc quản trị nội bộ, hệ thống thông tin sẽ giúp đạt được sự thông hiểu nội
bộ, thống nhất hành động, duy trì sức mạnh của tổ chức, đạt được lợi thế cạnh tranh.
8
Với bên ngoài, hệ thống thông tin giúp nắm bắt được nhiều thông tin về khách hàng
hơn hoặc cải tiến dịch vụ, nâng cao sức cạnh tranh, tạo đà cho phát triển. Tùy thuộc
vào mỗi hệ thống mà mô hình hệ thống thông tin của mỗi tổ chức có đặc thù riêng, tuy
nhiên chúng vẫn tuân theo một quy tắc nhất định. Hệ thống thông tin được thực hiện
bởi con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học, nhiệm vụ của
Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là xử lý các thông tin trong tổ chức thuộc nhiều
bộ phận như thông tin kinh doanh, thông tin nhân sự, khách hàng Ta hiểu xử lý thông
tin là tập hợp những thao tác áp dụng lên thông tin nhằm chuyển chúng về một dạng
trực tiếp sử dụng được, làm cho chúng trở thành hiểu được, tổng hợp hơn, truyền đạt
hơn, hoặc có dạng đồ họa…
Các chức năng chính của hệ thống thông tin:
- Nhập dữ liệu
- Xử lý dữ liệu
- Xuất dữ liệu
- Lưu trữ dữ liệu
- Cung cấp các thông tin phản hồi
Sơ đồ 2.1: Chức năng của hệ thống thông tin
(Nguồn: Bài giảng môn Quản trị hệ thống thông tin- Bộ môn Công nghệ thông tin,
Trường Đại học Thương Mại)
Các nguyên tắc trong xây dựng HTTT

• Nguyên tắc xây dựng theo chu trình
- Quy trình xây dựng HTTT bao gồm nhiều công đoạn tương ứng với nhiều nhiệm vụ
- Công đoạn sau dựa trên thành quả của công đoạn trước. Phải tuân theo nguyên tắc tuần
tự không bỏ dở công đoạn nào.
9
- Sau mỗi công đoạn trên cơ sở phân tích đánh giá, bổ sung phương án được thiết kế, có
thể quay lại công đoạn trước đó để hoàn thiện thêm rồi mới chuyển sang công đoạn
tiếp theo theo cấu trúc chu trình.
• Nguyên tắc đảm bảo độ tin cậy
- Phải đảm bảo độ tin cậy của thông tin và HTTT
- Các thông tin phải được phân cấp theo vai trò và chức năng
- Thông tin cho lãnh đạo phải tổng hợp có tính bao quát cao, có tính chiến lược
- Thông tin cho cán bộ điều hành tác nghiệp phải chi tiết, chính xác và kịp thời.
- Phải bảo mật thông tin trong hệ thống quản lý
• Tiếp cận hệ thống
Yêu cầu phương pháp
- Phải xem xét hệ thống trong tổng thể vốn có của nó cùng với các mối liên hệ của các
phân hệ nội tại cũng như mối liên hệ với các hệ thống bên ngoài.
Khi khảo sát phân tích HTTT:
- Phải xem xét doanh nghiệp như một hệ thống thống nhất về kinh tế, kỹ thuật và tổ
chức, sau đó mới đi vào các vấn đề cụ thể trong từng lĩnh vực
- Trong mỗi lĩnh vực lại chia thành các vấn đề cụ thể
Phát triển hệ thống thông tin
Lý do dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin
Khi doanh nghiệp chưa có HTTT thì phát triển HTTT là một tất yếu do những
yếu kém và tồn tại của HTTT thủ công
Khi doanh nghiệp đã có HTTT nhưng phát hiện những yếu kém của HTTT
hiện tại và những yêu cầu cho tương lai như:
- Những vấn đề về quản lý
- Những yêu cầu mới của nhà quản lý

- Sự thay đổi của công nghệ
- Sự thay đổi sách lược chính trị
Các nguồn lực HTTT
Con người
Con người là thành phần rất quan trọng của hệ thống thông tin, là chủ thể điều
hành và sử dụng hệ thống thông tin. Con người trong hệ thống thông tin được chia làm
hai nhóm: nhóm xây dựng, bảo trì hệ thống và nhóm sử dụng hệ thống.
Phần cứng
Phần cứng gồm các thiết bị được sử dụng trong quy trình xử lý thông tin. Phần
cứng là các thiết bị hữu hình có thể nhìn thấy và cầm nắm được. Dựa trên chức năng
và cách thức hoạt động, người ta phân biệt các thiết bị phần cứng ra thành thiết bị
nhập/ thiết bị xuất, thiết bị xử lý, thiết bị lưu trữ.
10
Phần mềm
Là tập các chỉ lệnh theo một trật tự xác định nhằm điểu khiển thiết bị phần cứng tự
động thực hiện một công việc nào đó. Phần mềm được biểu diễn thông qua ngôn ngữ lập
trình.
Phần mềm sử dụng bởi hệ thống thông tin được chia ra thành: phần mềm hệ
thống (hệ điều hành), phần mềm ứng dụng (hệ soạn thảo văn bản, bảng tính, hệ quản
trị cơ sở dữ liệu…), và phần mềm chuyên dụng trong các lĩnh vực ngân hàng, kế toán,
…
Cơ sở dữ liệu
Cơ sở dữ liệu là một tập hợp dữ liệu có tổ chức, có liên quan được lưu trữ trên
các thiết bị lưu trữ thứ cấp để có thẻ thỏa mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thời
của nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với mục đích khác nhau.
Chức năng của cơ sở dữ liệu hệ thống thông tin:
+ Lưu trữ thông tin
+ Đáp lại các truy vấn tức thời…
Mạng
Mạng máy tính là một tập hợp các máy tính và thiết bị được nối với nhau thông

quan các đường truyền vật lý theo một kiến trúc nào đó nhằm chia sẻ dữ liệu.
Sơ đồ 2.2: Các thành phần của hệ thống thông tin
(Nguồn: Bài giảng môn Quản trị hệ thống thông tin- Bộ môn Công nghệ thông tin,
Trường Đại học Thương mại)
b. Hệ thống thông tin quản lý
11
Khái niệm: Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống nhằm cung cấp các thông tin
cần thiết cho sự quản lý, điều hành của một doanh nghiệp (hay nói rộng hơn là của một
tổ chức). Hạt nhân của hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu chứa các thông
tin phản ánh tình trạng hiện thời của doanh nghiệp. Hệ thống thông tin thu thập các
thông tin đến từ môi trường của doanh nghiệp, phối hợp với các thông tin có trong cơ
sở dữ liệu để kết xuất các thông tin mà nhà quản lý cần, đồng thời thường xuyên cập
nhật cơ sở dữ liệu để giữ cho các thông tin ở đó luôn phản ảnh đúng thực trạng hiện
thời của doanh nghiệp (Nguồn: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Nguyễn Văn
Ba, Đại học quốc gia, 2003)
Tầm quan trọng của hệ thống thông tin quản lý đối với doanh nghiệp
HTTT quản lý cung cấp cho các thành viên trong tổ chức những công cụ quản lý
tốt nhất. Nó giúp cho công việc quản lý được thực hiện một cách nhanh gọn, chính xác
và giúp cho nhà quản lý có thể dễ dàng nắm bắt được các thông tin về tổ chức hay
doanh nghiệp của mình.
HTTT là tài sản quý đối với mỗi DN, việc quản lý và sử dụng tốt HTTT đem lại
lợi ích cho các DN, là cầu nối giữa hệ thống quản trị và hệ thống tác nghiệp, đảm bảo
sự vận hành của hệ thống nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.
HTTT đạt hiệu quả tốt giúp cho lãnh đạo đưa ra được các quyết định đúng đắn,
phù hợp, hoạch định tốt các nguồn lực, tăng khả năng cạnh tranh cho các DN.
c. Hệ thống thông tin quản lý kho hàng
Sau đây là một số khái niệm về hàng hóa và kho hàng được tham khảo trong
Giáo trình “Quản trị Logistics” - Trường Đại học Thương mại, 2009
Khái niệm hàng hóa: Hàng hóa là một trong những phạm trù cơ bản của kinh tế
chính trị. Theo nghĩa hẹp, hàng hóa là vật chất tồn tại có hình dáng xác định trong

không gian và có thể trao đổi, mua bán được. Theo nghĩa rộng, hàng hóa là tất cả
những gì có thể trao đổi, mua bán được.
Kho hàng: Kho hàng là nơi mà lưu giữ và chứa hàng hóa, nó thực hiện các chức
năng sau đây:
- Tập hợp hàng hóa để vận chuyển
- Cung cấp và trộn hàng hóa
Các hoạt động trong kho hàng được mô tả và sắp xếp như trong hình dưới đây:
12
Sơ đồ 2.3: Một ví dụ về hoạt động quản lý kho hàng
Hệ thống thông tin quản lý kho hàng
Là một hệ thống thông tin có chức năng tổng hợp tất cả những thông tin về nhập
xuất hàng hóa trong kho để từ đó có thể quản lý dễ dàng. Giúp công ty, doanh nghiệp
thực hiện công tác quản lý hàng hóa được chính xác, khoa học và tiết kiệm thời gian.
Hệ thống quản lý kho hàng có vai trò quan trọng trong hoạt động của tổ chức, các
thông tin do hệ thống quản lý kho hàng mang lại có vai trò quan trọng trong việc ra
quyết định liên quan đến quản lý vật tư tại tổ chức, DN.
Xây dựng và phát triển tốt một hệ thống thông tin quản lý kho hàng sẽ giúp cho
quá trình quản lý vật tư tại DN cho phép lưu trữ, sắp xếp, tìm kiếm các thông tin về
hàng hóa trong kho hàng nhanh chóng, chính xác…
(Nguồn: Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý - Trường Đại học Kinh tế Huế,
2006)
13
2.1.2 Một số phương pháp phân tích thiết kế hệ thống
Sau đây là một số phương pháp phân tích thiết kế hệ thống được tham khảo trong
cuốn “Phân tích và thiết kế Hệ thống thông tin” của Thạc Bình Cường, Đại học Bách
Khoa Hà Nội, 2001:
Phương pháp hướng cấu trúc
Đặc trưng của phương pháp hướng cấu trúc là phân chia chương trình chính
thành nhiều chương trình con, mỗi chương trình con nhằm đến thực hiện một công
việc xác định. Cách thực hiện của phương pháp hướng cấu trúc là phương pháp thiết

kế từ trên xuống (top-down). Phương pháp này tiến hành phân rã bài toán thành các
bài toán nhỏ hơn, rồi tiếp tục phân rã các bài toán con cho đến khi nhận được bài toán
có thể cài đặt được ngay sử dụng các hàm ngôn ngữ lập trình hướng cấu trúc.
Đặc điểm:
- Tập trung vào công việc cần thực hiện (thuật toán)
- Chương trình lớn được chia thành các hàm nhỏ hơn.
- Phần lớn các hàm sử dụng dữ liệu chung
- Các hàm (thủ tục) truyền thông tin cho nhau thông qua cơ chế truyền tham số.
- Dữ liệu trong hệ thống được chuyển động từ hàm này sang hàm khác.
- Đóng gói chức năng (sử dụng hàm/thủ tục mà không cần biết nội dung cụ thể)
- Chương trình được thiết kế theo cách tiếp cận từ trên xuống (top - down)
Phương pháp hướng đối tượng
Với cách tiếp cận hướng đối tượng, một hệ thống được chia tương ứng thành các
thành phần nhỏ gọi là các đối tượng, mỗi đối tượng bao gồm đầy đủ cả dữ liệu và hành
động liên quan đến đối tượng đó. Các đối tượng trong một hệ thống tương đối độc lập
với nhau và phần mềm sẽ được xây dựng bằng cách kết hợp các đối tượng đó lại với
nhau thông qua các mối quan hệ và tương tác giữa chúng.
Đặc điểm:
- Đặt trọng tâm vào đối tượng, tập trung vào dữ liệu thay vì hàm .
- Chương trình được chia thành các đối tượng .
- Các đối tượng tác động và trao đổi thông tin cho nhau thông qua các hàm với
cơ chế thông báo.
14
- Đóng gói chức năng và dữ liệu (với mỗi đối tượng ta không thể truy cập trực
tiếp vào các thành phần dữ liệu của nó mà phải thông qua các thành phần chức năng-
phương thức)
- Các cấu trúc dữ liệu được thiết kế để đặc tả được các đối tượng
- Các hàm xác định trên các vùng dữ liệu của đối tượng được gắn với nhau trên
cấu trúc dữ liệu đó.
- Chương trình được thiết kế theo cách tiếp cận từ dưới lên

Một số khái niệm cơ bản trong hướng đối tượng bao gồm:
- Đối tượng (object): một đối tượng biểu diễn một thực thể vật lý, một thực thể
khái niệm hoặc một thực thể phần mềm.
- Lớp (class): là mô tả một nhóm đối tượng có chung các thuộc tính, hành vi và
các mối quan hệ. Như vậy, một đối tượng là thể hiện của một lớp và một lớp là một
định nghĩa trừu tượng của đối tượng.
- Thành phần (component): là một phần của hệ thống hoạt động độc lập và giữ
một chức năng nhất định trong hệ thống.
- Gói (package): là một cách tổ chức các thành phần, phần tử trong hệ thống
thành các nhóm. Nhiều gói có thể được kết hợp với nhau trở thành một hệ thống con
(subsystem).
- Kế thừa: trong phương pháp hướng đối tượng, một lớp có thể sử dụng lại các
thuộc tính và phương thức của một hay nhiều lớp khác. Kiểu quan hệ này gọi là quan
hệ kế thừa, và được xây dựng dựa trên mối quan hệ kế thừa trong bài toán thực tế.
So sánh phương pháp hướng cấu trúc và phương pháp hướng đối tượng
Phương pháp hướng cấu trúc có ưu điểm là tư duy phân tích thiết kế rõ ràng,
chương trình sáng sủa, dễ hiểu. Tuy nhiên, phương pháp này có một số nhược điểm.
Phương pháp hướng cấu trúc không hỗ trợ việc sử dụng lại. Các chương trình hướng
cấu trúc phụ thuộc chặt chẽ vào cấu trúc dữ liệu và bài toán cụ thể, do đó không thể
dùng lại một modul nào đó trong phần mềm này cho phần mềm mới với các yêu cầu
về dữ liệu khác. Phương pháp này cũng không phù hợp cho phát triển các phần mềm
lớn. Nếu hệ thống thông tin lớn, việc phân ra thành các bài toán con cũng như phân
các bài toán con thành các modul và quản lý mối quan hệ giữa các modul đó sẽ là
không phải dễ dàng và dễ gây ra các lỗi trong phân tích và thiết kế hệ thống, cũng như
15
khó kiểm thử và bảo trì. Có hàm có thể truy cập và thay đổi dữ liệu chung gây khó
kiểm soát (nhất là đối với chương trình lớn, phức tạp). Nếu thay đổi cấu trúc dữ liệu
dùng chung cho một số hàm thì phải thay đổi các hàm liên quan dữ liệu đó. Mô hình
được xây dựng theo cách tiếp cận này không mô tả được đầy đủ và trung thực hệ
thống trong thực tế (phân tích, thiết kế). Chính vì thế phương pháp này không thích

hợp để xây dựng những phần mềm rất lớn.
Khác với phương pháp hướng cấu trúc chỉ tập trung hoặc vào dữ liệu hoặc vào
hành động, phương pháp hướng đối tượng tập trung vào cả hai khía cạnh của hệ thống
là dữ liệu và hành động. Đối với phương pháp hướng đối tượng dữ liệu và các hàm
mới có thể dễ dàng bổ sung vào đối tượng nào đó khi cần thiết khiến hệ thống dễ nâng
cấp thành hệ thống lớn hơn. Dữ liệu được bao bọc, che dấu và không cho phép các
hàm ngoại lai truy cập tự do mà dữ liệu của một đối tượng chỉ có thể được truy cập bởi
chính các hàm xác định trong đối tượng đó đảm bảo chương trình an toàn. Mô hình
được xây dựng gần với hệ thống thực tế .Thông qua nguyên lý kế thừa, loại bỏ đoạn
chương trình lặp lại khi khai báo lớp và mở rộng khả năng sử dụng các lớp, ngắn gọn,
tiết kiệm thời gian. Cách thiết kế đặt trọng tâm vào dữ liệu, xây dựng mô hình chi tiết
và cài đặt dễ hơn.
2.1.3 Phân tích thiết kế hệ thống thông tin bằng UML
UML (Unifield Modeling Language) là một ngôn ngữ mô hình hoá thống nhất có
phần chính bao gồm những ký hiệu hình học, được các phương pháp hướng đối tượng
sử dụng để thể hiện và miêu tả các thiết kế của một hệ thống. Nó là một ngôn ngữ để
đặc tả, trực quan hoá, xây dựng và làm sưu liệu cho nhiều khía cạnh khác nhau của
một hệ thống có nồng độ phần mềm cao. UML có thể được sử dụng làm công cụ giao
tiếp giữa người dùng, nhà phân tích, nhà thiết kế và nhà phát triển phần mềm.
(Theo Đặng Văn Đức (2001), Phân tích thiết kế hệ thống hướng đối tượng bằng
UML, Nhà xuất bản Giáo dục, Hà Nội).
Các bước phân tích thiết kế hướng đối tượng được xây dựng trên biểu đồ các kí
hiệu UML, đây là ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất được xây dựng để mô hình hóa
quá trình phát triển hệ thống phần mềm hướng đối tượng. Phân tích thiết kế hướng đối
tượng chia làm hai pha: pha phân tích và pha thiết kế.
Pha phân tích:
16
- Xây dựng Biểu đồ use case: Dựa trên tập yêu cầu ban đầu, người phân tích tiến
hành xác định các tác nhân, use case và các quan hệ giữa các use case để mô tả lại các
chức năng của hệ thống. Một thành phần quan trọng trong biểu đổ use case là các kịch

bản mô tả hoạt động của hệ thống trong mỗi use case cụ thể.
- Xây dựng biểu đồ lớp: Xác định tên các lớp, các thuộc tính của lớp, một số
phương thức và mối quan hệ cơ bản trong sơ đồ lớp.
- Xây dựng biểu đồ trạng thái: Mô tả các trạng thái và chuyển tiếp trạng thái
trong hoạt động của một đối tượng thuộc một lớp nào đó.
Pha thiết kế:
- Xây dựng các biểu đồ tương tác (biểu đồ cộng tác và biểu đồ tuần tự): mô tả chi
tiết hoạt động của các use case dựa trên các scenario đã có và các lớp đã xác định
trong pha phân tích.
- Xây dựng biểu đồ lớp chi tiết: tiếp tục hoàn thiện biểu đồ lớp bao gồm bổ sung
các lớp còn thiếu, dựa trên biểu đồ trạng thái để bổ sung các thuộc tính, dựa trên biểu
đồ tương tác để xác định các phương thức và mối quan hệ giữa các lớp.
- Xây dựng biểu đồ hoạt động: Mô tả hoạt động của các phương thức phức tạp
trong mỗi lớp hoặc các hoạt động hệ thống có sự liên quan của nhiều lớp.
- Xây dựng biểu đồ thành phần: xác định các gói, các thành phần và tổ chức phần
mềm theo các thành phần đó.
- Xây dựng biểu đồ triển khai hệ thống: xác định các thành phần và các thiết bị
cần thiết để triển khai hệ thống, các giao thức và dịch vụ hỗ trợ.
2.2. Thực trạng hệ thống thông tin quản lý kho vật tư tại Công ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên
2.2.1. Giới thiệu về Công ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên và khái quát hoạt
động sản xuất kinh doanh
Công ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên, được thành lập 1/2012, là đơn vị thành
viên của Công ty cổ phần Nhựa Bảo Vân.
Công ty cổ phần Nhựa Bảo Vân khởi đầu là Công ty TNHH Nhựa Bảo Vân được
thành lập từ năm 1993, là một công ty sản xuất bao bì PET đầu tiên và lớn nhất Việt
Nam. Là Công ty duy nhất ở Việt Nam xuất khẩu sản phẩm phôi nhựa PET sang thị
trường Mỹ và Canada với mức tăng trưởng 40% một năm. Tập đoàn Bảo Vân phát
triển không ngừng với tốc độ tăng trưởng bình quân là 45% mỗi năm trong suốt 17
17
năm qua. Ngày nay Công ty cổ phần Nhựa Bảo Vân đã vươn tới tầm cao là nhà sản

xuất phôi chai PET hàng đầu Đông Nam Á.
Trụ sở chính : Công ty Cổ phần Nhựa Bảo Vân
Địa chỉ : 99/2 Khu phố Bình Đáng, Phường Bình Hòa, TX.Thuận An, Tỉnh
Bình Dương.
Điện thọai : +84 0650.3782473 /474 (08 line)
Fax : +84 0650.3743870
Email :
Website : bavico.com.vn
Các chi nhánh và văn phòng đại diện nước ngoài:
• Chi nhánh Công ty Cổ Phần Bảo Vân Biên Hòa
• Chi nhánh Công ty Cổ Phần Nhựa Bảo Vân Thủ Đức
• Chi Nhánh Công ty nhựa Bảo Vân Bắc Ninh (Mikofood)
• Văn phòng đại diện tại Hoa Kỳ 1 đặt tại thành phố Vernon, bang California
• Công ty TNHH MTV Nhựa Thiên Quốc
• Công ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên
Nhà máy sản xuất phôi, thổi chai PET Bắc Ninh.
Tel : +84 02 413848245 /247 Fax: 02413848248
Tên công ty: CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN NHỰA BẢO THIÊN
Tên công ty giao dịch: CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN NHỰA BẢO THIÊN
Loại hình công ty: Công ty TNHH một thành viên
Địa chỉ: Lô B1-2, khu công nghiệp Đại Đồng - Hoàn Sơn, Xã Hoàn Sơn, Huyện
Tiên Du, tỉnh Bắc Ninh
Số điện thoại: 0906333399
Mã số DN: 2300772032
Ngày cấp phép hoạt động: 25/01/2012
Người đại diện pháp luật: NGUYỄN QUỐC BẢO
Nơi đăng ký thường trú: G 157Z tổ KP7, Phường Long Bình, thành phố Biên
Hòa, tỉnh Đồng Nai
Vốn điều lệ: 50,000,000,000 VNĐ
Ngành nghề, lĩnh vực hoạt động

18
Công ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên chuyên sản xuất các loại phôi, chai nhựa
Sản phẩm của Công ty sử dụng trong các lĩnh vực sau:
Đựng dầu ăn, đựng nước các loại nước giải khát không có ga, đựng các loại nước
giải khát có ga, đựng các loại nước chấm, đựng Mỹ phẩm cao cấp, đựng các sản phẩm
thuốc uống, đựng hoá chất, các loại chai miệng rộng đựng bánh kẹo
Ngay từ đầu Công ty đã sử dụng các công nghệ tiên tiến nhất và trang thiết bị sản
xuất hoàn toàn tự động của Husky (Canada), Sidel (Pháp), Nissei (Nhật Bản).
Tất cả các mặt hàng đều được sản xuất trên dây chuyền tự động và hiện đại nhất
đảm bảo chất lượng sản phẩm luôn ổn định, sử dụng tốt cho các dây chuyền thổi chai,
chiết chai có tốc độ cao nhất trên thế giới hiện nay.
Các sản phẩm của Công ty đang được nhiều Công ty ở Mỹ, Canada và Nhật sử
dụng từ nhiều năm qua.
Định hướng chiến lược phát triển của Công ty
Do ngày nay đang là thời kỳ bước vào hội nhập với những thử thách và cạnh
tranh lớn, nên mục tiêu trước mắt của Công ty là mở rộng thị trường kinh doanh, tối đa
hóa chất lượng sản phẩm. Còn mục tiêu lâu dài của công ty là trở thành một thương
hiệu mạnh của Công ty cổ phần Nhựa Bảo Vân nói riêng và của ngành công nghiệp
Việt Nam nói chung.
• Tăng cường hợp tác và xây dựng thương hiệu.
Tăng cường quan hệ hợp tác với các đối tác cũ của doanh nghiệp, mở rộng quan
hệ hợp tác và tìm kiếm đối tác mới. Phát triển củng cố thương hiệu.
• Giữ được thị trường hiện có và mở thêm thị trường mới.
- Tăng cường bộ phận chăm sóc khách hàng và phát triển thị trường. Bộ phận
này sẽ chăm sóc và củng cố các khách hàng hiện có và tìm kiếm những khách hàng
tiềm năng.
- Xây dựng chính sách đối với khách hàng trước trong và sau khi đặt hàng, tạo ra
sự gắn kết lâu dài, kết hợp tốt các mặt: chất lượng tốt, thời gian đảm bảo, giá cả hợp lý
với sự tín nhiệm của khách hàng đối với doanh nghiệp.
- Tiếp tục tăng cường công tác quản trị dự án, nâng cao năng lực đội ngũ nhân sự

quản lý.
• Củng cố và tăng cường mặt nhân sự.
- Chính sách tuyển dụng: Mục tiêu chính sách tuyển dụng của Công ty là thu hút
và duy trì nguồn nhân lực chất lượng cao. Tiêu chí tuyển dụng dựa trên tố chất, tiềm
19
năng và thiện chí của ứng viên. Nguyên tắc tuyển dụng công bằng tại mọi thời điểm và
đối với mọi ứng viên.
- Chính sách phát triển: Ban Lãnh đạo đề cao trách nhiệm phát hiện và bồi dưỡng
nhân tài để trao trọng trách. Sự đóng góp của nhân viên được khích lệ, động viên kịp
thời và xứng đáng dưới hình thức vật chất và tinh thần. Các mục tiêu dài hạn và ngắn
hạn được truyền đạt đến từng nhân viên nhằm triển khai và phát huy tối đa hiệu quả
của cá nhân và tổ chức. Các bộ phận chuyên môn nghiệp vụ phải đáp ứng yêu cầu
được giao, giỏi nghề, có trình độ đào tạo. Tiếp tục học hỏi và tiếp thu công nghệ mới,
tiên tiến nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm và đa dạng hóa sản phẩm của mình.
- Chính sách duy trì nhân lực và quan hệ lao động: Công ty áp dụng chính sách
đãi ngộ và trả công lao động xứng đáng với đóng góp của mỗi thành viên; cam kết đáp
ứng đầy đủ các trang thiết bị và điều kiện làm việc phù hợp cho nhân viên.
Bộ máy tổ chức
Sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp
Sơ đồ 2.4: Cơ cấu bộ máy tổ chức
Giám đốc
Phó giám đốc
Phòng Nhân sự
Phòng Tài chính- Kế toán
Phòng Kinh doanh
Phòng Kỹ thuật
Các tổ đội

20
(Nguồn: phòng Nhân sự)

Chức năng và nhiệm vụ của bộ máy quản lý
Giám đốc là người điều hành, quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động
hàng ngày của công ty, chịu trách nhiệm trực tiếp về các vấn đề pháp lý, lợi nhuận của
công. Phó Giám đốc phụ trách các hoạt động của Công ty, chịu trách nhiệm trước
Giám đốc về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao.
Phòng Nhân sự: là nơi tham mưu, giúp việc cho Giám đốc về công tác tổ chức,
nhân sự, công tác lao động, tiền lương, thi đua khen thưởng, pháp chế, truyền thông và
quan hệ công chúng của công ty.
Phòng nhân sự là nơi lập chiến lược cho việc phát triển nguồn nhân lực đáp ứng
yêu cầu phát triển của công ty. Lập kế hoạch tuyển dụng và biện pháp thực hiện kế
hoạch. Tiếp nhận hồ sơ và phỏng vấn người lao động xin việc. Lập các hợp đồng đào
tạo, hợp đồng thử việc, hợp đồng lao động. Giải quyết các chế độ cho nhân viên trong
Công ty như: ốm, nghỉ việc, cưới Kiểm tra và tính ngày công cho nhân viên khối văn
phòng công ty. Tham gia hội đồng nâng lương, khen thưởng, kỷ luật của công ty. Đồng
thời phòng nhân sự chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các hoạt động trên trong
nhiệm vụ, thẩm quyền được giao.
Phòng Tài chính - Kế toán: phụ trách việc thu giữ, thống kê tổng hợp các loại
giây tờ sổ sách của công ty.
- Kế toán kho: Công ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên là công ty sản xuất, vì
vậy hàng hóa trong bộ phận kho của công ty chủ yếu là vật tư nguyên liệu phục vụ cho
sản xuất.
Kế toán kho chuyên phụ trách về vấn đề nhập và xuất kho vật tư. Chịu trách
nhiệm kiểm kê định kỳ, biên bản đề xuất xử lý nếu có sự chênh lệch giữa sổ sách và
thực tế và thực hiện các hoạt động có liên quan khác. Lập báo cáo định kỳ hoặc theo
yêu cầu cấp trên. Kiểm tra các mặt hàng còn lại trong kho.
Thủ kho: Kiểm soát trực tiếp hàng nhập, hàng xuất, hàng tồn kho. Kiểm soát chặt
chẽ các điều kiện bảo quản, vận chuyển. Khi hàng nhập về và xuất thì lưu lại thông tin
nhập hoặc xuất và gửi thông tin vừa nhập tới kế toán thông qua giao diện tạo phiếu
nhập, xuất hàng.
21

- Kế toán tài chính:
Chuyên phụ trách những vấn đề về tài chính của công ty. Thống kê về tài chính
như: các khoản nợ của khách hàng, vấn đề về thuế, chi phí công tác, tiền lương cho
nhân viên trong công ty,
Phòng Kinh doanh: Xây dựng và thực hiện kế hoạch khai thác để thu hồi vốn
nhằm đảm bảo nguồn vốn và tối đa hóa lợi nhuận để triển khai các kế hoạch của công
ty. Thực hiện công tác nghiên cứu và phát triển sản phầm, phát triển thị trường, công
tác xây dựng và phát triển mối quan hệ khách hàng. Chịu trách nhiệm về kết quả hoạt
động kinh doanh trước Ban Giám đốc công ty. Lưu trữ các hồ sơ, hợp đồng kinh tế có
liên quan đến công tác kinh doanh của công ty theo đúng quy định của pháp luật.
Phòng Kỹ thuật: là đơn vị thuộc bộ máy quản lý của công ty, có chức năng tham
mưu cho Ban Giám đốc về công tác kỹ thuật, công nghệ, chất lượng sản phẩm. Phối
hợp với các phòng, ban chức năng để tham gia quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh
của công ty. Hỗ trợ các phòng ban khác các vấn đề kỹ thuật chuyên môn.
Các tổ đội: có trách nhiệm hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh tháng, quý,
năm do Công ty giao.
Mặc dù mỗi phòng ban trong Công ty đảm nhận một chức năng riêng, nhưng
trong quá trình làm việc giữa các phòng ban có mối liên hệ mật thiết với nhau.

2.2.2. Thực trạng về quản lý kho vật tư tại Công ty
Hệ thống thông tin quản lý kho hàng hiện tại của công ty được cán bộ thủ kho
trực tiếp điều hành. Dữ liệu hàng xuất/nhập kho được lưu trữ trên các file Excel, cuối
tháng kế toán kho tập hợp số lượng hàng xuất/nhập/tồn và được gửi tới phòng kinh
doanh
Hệ thống thông tin quản lý kho hàng hiện tại của công ty đã thực hiện được một
số chức năng như sau:
- Lưu trữ, cập nhật thông tin hàng xuất- nhập- tồn.
- Tìm kiếm thông tin hàng tồn trong kho, hàng xuất, hàng nhập theo ngày, theo tháng,
theo năm và theo mã hàng.
- Kiểm soát số lượng hàng xuất- nhập- tồn.

- Hỗ trợ công tác lập báo cáo tổng hợp chi tiết hàng xuất-nhập-tồn
- Các thông tin về hàng hóa trong kho được lưu trữ bằng các file Excel trên máy
tính hoặc lưu trên các ổ đĩa cứng tại bộ phận quản lý kho hàng. Thông tin hàng hóa
22
được lưu trữ dưới các bản ghi, khung hàng nhập, xuất, tồn ứng với từng mã hàng, tên
hàng, số lượng…
- Khi có yêu cầu của cấp trên bộ phận quản lý kho hàng tiến hành sao lưu dữ liệu ra các
văn bản, sổ sách để quản lý.
- Các phiếu xuất/nhập kho được lưu trữ dưới dạng văn bản, giấy tờ do thủ kho quản lý.
Theo như đánh giá của cán bộ thủ kho thì phần mềm quản lý kho hiện tại của
công ty đã đảm bảo quản lý tốt được các hàng tồn chi tiết, thống kê số lượng hàng
nhập, hàng xuất. Tuy nhiên, khó khăn lớn nhất của bộ phận đó là công tác quản lý, tập
hợp chi tiết các hàng tồn để cho ra bảng tồn kho tổng hợp. Hiện tại công việc trên phải
thực hiện một cách thủ công, rất mất thời gian.
Về phần cứng: Theo như điều tra từ cán bộ thủ kho và cán bộ chuyên trách
CNTT của công ty thì kể từ khi đưa vào hoạt động đến bây giờ hệ thống phần cứng
máy tính của máy tính thực hiện công việc quản lý kho hàng chạy đương đối ổn định,
ít bị hỏng hóc.
Về phần mềm: Hệ thống thông tin quản lý kho hàng hiện tại của công ty được
thực hiện trên phần mềm quản lý Excel 2007. Đây là phần mềm tin học văn phòng cơ
bản trong quản lý và được sử dụng khá đơn giản. Phần mềm quản lý Excel đã đáp ứng
được những yêu cầu nghiệp vụ về quản lý hàng xuất- nhập- tồn nhưng chưa thể cho ra
bản báo cáo tự động cũng như lưu trữ thông tin khi số lượng dữ liệu ngày một nhiều.
Về dữ liệu: Dễ gây sai sót hoặc mất dữ liệu vì tập tin chỉ được lưu trên máy tính
nhập liệu; không bảo mật, dễ bị lộ dữ liệu; khó chủ động trong việc đề xuất thêm mới
vật tư hàng hóa… hơn thế nữa việc tổng kết vật tư sau mỗi tháng, mỗi quý rất khó theo
dõi và mất nhiều thời gian trong việc báo cáo thống kê.
Mạng: Hệ thống thông tin quản lý kho hàng hiện tại của công được kết nối chung
vào hệ thống mạng của công ty Công ty và sử dụng hệ thống mạng của Viettel, chất
lượng đảm bảo, tốc độ cao và tương đối ổn định ít tắc nghẽn trong quá trình truyền tin

và trao đổi dữ liệu.
Con người: Thủ kho là người trực tiếp vận hành hệ thống thông tin quản lý kho
hàng hiện tại của công ty. Tuy nhiên công ty chưa có chương trình đào tạo cụ thể nào
cho cán bộ thủ kho trong việc quản lý kho hàng trên phần mềm Excel mà chủ yếu do
cá nhân người quản lý tự tìm hiểu. Cán bộ kho có hiểu biết cơ bản về hệ thống máy
tính, sử dụng thành thạo tin học văn phòng, có ý thức về tầm quan trọng của hệ thống
thông tin quản lý kho hàng và sẵn sàng học hỏi nâng cao trình độ để quản lý tốt công
việc của mình
23
2.2.3 Phân tích, đánh giá thực trạng quản lý kho vật tư tại Công ty
Thông qua việc phân tích thực trạng hệ thống thông tin quản lý kho hàng hiện tại
của công ty bằng phần mềm quản lý Excel ở trên em nhận thấy rằng việc quản lý kho
hàng của công ty còn rất cồng kềnh và không linh hoạt, các công việc còn trùng lặp.
Thủ kho phải thực hiện rất nhiều các công việc và lặp lại nhiều lần.
Như vậy với thực trạng của việc ứng dụng phần mềm quản lý Excel vào việc
quản lý kho hàng nhìn chung mới chỉ giải quyết được một số nghiệp vụ cơ bản, đơn
giản. Vẫn còn rất nhiều thiết sót, yếu kém cần được khắc phục. Với những nhận định
trên em có thể rút ra được một số ưu và nhược điểm của hệ thống thông tin quản lý
kho hàng bằng phần mềm quản lý Excel hiện tại của công ty như sau:
• Ưu điểm:
- Phần mềm Excel đơn giản, dễ sử dụng, không cần tốn nhiều thời gian để học, không
cần hiểu quá sâu về kiến thức tin học cũng có thể làm được.
- Hệ thống quản lý tốt các thông tin hàng xuất- nhập- tồn, giúp tìm kiếm nhanh các
thông tin hàng trong kho, tình trạng kho hàng cũng như tính toán nhanh hỗ trợ cho
công tác thống kê, báo cáo với điều kiện số lượng bản ghi ít.
- Người sử dụng, quản lý phần mềm có thể chủ động làm theo ý muốn của mình.
- Hệ thống có thể lọc dữ liệu hàng hóa nhanh chóng khi có yêu cầu trong trường hợp số
bản ghi ít, không tốn nhiều chi phí để mua bản quyền của sản phẩm phần mềm hệ
thống này.
- Hệ thống không bị phụ thuộc vào các nhà phát triển.

- Phần cứng và hệ mạng của hệ thống thông tin quản lý kho hàng hiện tại của công ty
tương đối tốt có thể đáp ứng yêu cầu về các nghiệp vụ quản lý kho hàng.
- Cán bộ vận hành HTTT quản lý kho hàng có kiến thức cơ bản về tin học, máy tính,
nhận thức đúng tầm quan trọng của HTTT quản lý kho hàng đối với doanh nghiệp, có
khả năng vận hành tốt hệ thống cũng như quản lý tốt hệ thống.
• Nhược điểm:
- Hệ thống quản lý kho hàng bằng phần mềm Excel hoạt động độc lập, không có sự kết
nối dữ liệu.
- Hệ thống thông tin quản lý kho hàng bằng Excel không có khả năng phân quyền người
sử dụng, thông tin có thể bị xâm nhập trái phép từ bất kỳ người sử dụng nào, dữ liệu
về kho hàng có thể bị sửa, xóa hoặc bị đánh cắp. Sự thiếu an toàn này có thể gây ra
hậu quả khôn lường.
- Thao tác trên hệ thống quản lý kho hàng bằng Excel cồng kềnh, việc tính toán số
lượng hàng xuất- nhập- tồn hàng tháng sẽ rất mất thời gian, khi dữ liệu ngày càng
24
nhiều có thể gây nhiễu cho người sử dụng vì thế có thể dẫn đến những sai xót ngoài ý
muốn.
- Việc lập báo cáo chưa được thực hiện tự động.
- Hệ thống thông tin quản lý kho hàng hiện tại chưa tận dụng được hết sự kết hợp giữa
khả năng lưu trữ, tính toán của máy tính với trí óc, kỹ năng quản lý của con người dẫn
đến lãng phí tài nguyên, không tạo được lợi thế cạnh tranh trong công tác quản lý kho
hàng.
- Hệ thống thông tin quản lý kho hàng hiện tại chưa có giao diện cho người sử dụng.
Với những nhược điểm của hệ thông thông tin quản lý kho hàng hiện tại trên
phần mềm quản lý Excel thì việc nghiên cứu hoàn thiện một HTTT quản lý kho hàng
góp phần quản lý tốt hàng hóa,vật tư trong kho cũng như đảm bảo an toàn thông tin dữ
liệu, cung cấp công cụ tìm kiếm nhanh chóng, chính xác là rất cần thiết. Và để hoàn
thiện HTTT quản lý kho hàng thì việc đầu tiên cần là phân tích, thiết kế hệ thống
thông tin quản lý kho hàng.
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

KHO VẬT TƯ TẠI CÔNG TY TNHH MTV NHỰA BẢO THIÊN
3.1 Phân tích và đặc tả yêu cầu hệ thống hệ thống thông tin quản lý kho vật tư
3.1.1 Yêu cầu về chức năng của hệ thống
Chức năng nhập dữ liệu (các dữ liệu đầu vào)
- Thông tin hàng nhập/xuất kho
- Phiếu xuất/nhập kho
- Chứng từ giao hàng
Chức năng xuất dữ liệu (Dữ liệu ra)
- Danh mục hàng hóa trong kho
- Báo cáo hàng xuất- nhập- tồn
Chức năng lưu trữ
- Lưu trữ thông tin hàng nhập/ xuất kho
- Lưu trữ các chứng từ nhập/ xuất kho
- Lưu trữ chứng từ giao hàng
- Lưu trữ các báo cáo
Chức năng tìm kiếm
- Tìm kiếm thông tin hàng nhập/xuất kho
- Tìm kiếm thông tin phiếu xuất/nhập kho
- Tìm kiếm thông tin hàng tồn trong kho
- Tìm kiếm thông tin các báo cáo.
Cụ thể:
Quản lý nhập kho: Quản lý các thông tin về hàng nhập, các thông tin về phiếu
nhập và chứng từ giao hàng.
25