Báo cáo thuyết trình Kỹ năng làm việc nhóm

LOGO
KỸ NĂNG LÀM VIỆC
KỸ NĂNG LÀM VIỆC
NHÓM
NHÓM
Nhóm 4 - D09VT1 -
Nhóm 4 - D09VT1 -
PTIT
PTIT
LOGO
Thành viên

Hoàng Hà

Phan Lễ Hải (trưởng nhóm)

Tô Minh Hằng

Trần Thu Hiền

Nguyễn Văn Hiếu

Lê Diệu Hoa
LOGO
Nội dung
Những tố chất của người lãnh đạo
nhóm
Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc
1.
2.
LOGO

Những tố chất của người lãnh đạo
nhóm
1.
LOGO
Những tố chất của người lãnh đạo
nhóm

Thế nào là lãnh đạo nhóm?
>>> Là người đứng đầu nhóm, có khả năng
đưa ra những quyết định có tính chiến lược và
giao tiếp hiệu quả để huy động năng lực của
các thành viên trong nhóm nhằm đạt được mục
tiêu chung.
LOGO
Những tố chất của người lãnh đạo
nhóm

Vai trò người lãnh đạo nhóm:

Gia tăng việc sử dụng chức năng đan xen của
nhóm

Vượt qua thách thức về văn hóa, hạn chế về
kinh nghiệm làm việc của thành viên.

Tận dụng tối đa việc hỗ trợ kỹ thuật trong điều
hành công việc.

Giải quyết tốt các xung đột lợi ích trong nhóm.
LOGO

Những tố chất của người lãnh đạo
nhóm

Vai trò người lãnh đạo nhóm:

Có khả năng chịu đựng trong môi trường làm
việc áp lực cao.

Có tầm nhìn bao quát, phán đoán và điều
chỉnh kịp thời hoạt động của nhóm một cách
hiệu quả.

Tạo được sự tín nhiệm trong nhóm, ngoài
nhóm và các đối tác.
LOGO
Những tố chất của người lãnh đạo
nhóm

Tố chất cần thiết của người lãnh đạo
nhóm:

Khả năng phán đoán tuyệt vời những năng lực
và cá tính của các thành viên trong nhóm.

Giỏi tìm ra các cách vượt qua những điểm yếu.

Có khả năng thông tin hai chiều.

Biết tạo bầu không khí hưng phấn và lạc quan
trong nhóm.

LOGO
Những tố chất của người lãnh đạo
nhóm

Tố chất cần thiết của người lãnh đạo
nhóm:

Ngoài ra, cần phải có các kỹ năng hàng đầu:

Khả năng theo dõi các tiến độ.

Đảm đương công việc thừa hành.

Biết lắng nghe, biết phê phán với tinh thần xây
dựng.

Biết lượng thứ trong lúc chỉnh sửa khuyết điểm
của người khác, và bám sát chỉ tiêu,…
LOGO
Những tố chất của người lãnh đạo
nhóm

Tố chất cần thiết của người lãnh đạo
nhóm:

Người lãnh đạo nhóm lý tưởng là người biết điều
hành và lãnh đạo nhóm hiệu quả theo mô hình 4M

Model leadership behavior - ứng xử của một người
lãnh đạo nhóm kiểu mẫu


Motivate members - Tạo động lực cho các thành viên

Manage group process - Quản lý quá trình làm việc
nhóm

Make decisions - Ra quyết định
LOGO
Những tố chất của người lãnh đạo
nhóm

Mô hình 4M
Model leadership behavior

Ứng xử của một người lãnh
đạo kiểu mẫu

Công khai đấu tranh cho nhóm và
mục tiêu của nhóm

Nói, lắng nghe hiệu quả và tự tin

Cư xử kiên định và quyết đoán

Chứng tỏ thẩm quyền và sự tin
cậy

Học hỏi và không ngừng nâng cao
kỹ năng lãnh đạo
LOGO

Những tố chất của người lãnh đạo
nhóm

Mô hình 4M
Motivate members
Tạo động lực cho các thành viên

Đảm bảo sự cam kết của các thành
viên đối với mục tiêu chung của nhóm

Khen thưởng một cách phù hợp các
thành viên trong nhóm

Giúp giải quyết các vấn đề cá nhân và
mâu thuẫn trong nhóm

Phân công công việc phù hợp với năng
lực và mong đợi của các thành viên

Cung cấp phản hồi có tính xây dựng và
kịp thời cho các thành viên
LOGO
Những tố chất của người lãnh đạo
nhóm

Mô hình 4M
Manage group process
Quản lý quá trình làm việc
nhóm


Tổ chức và điều hành cuộc thảo
luận nhóm hiệu quả

Hiểu rõ điểm mạnh và điểm yếu
của từng thành viên

Theo dõi và can thiệp để tăng
cường hiệu suất công việc của
nhóm

Đảm bảo nguồn lực và loại bỏ các
rào cản đối với sự hiệu quả của
nhóm
LOGO
Những tố chất của người lãnh đạo
nhóm

Mô hình 4M
Make decisions
Ra quyết định

Đảm bảo rằng tất cả các thành viên có
và chia sẻ thông tin cần thiết để đưa ra
một quyết định sáng suốt

Đưa quyết định đang chờ giải quyết ra
thảo luận và nhận phản hồi từ các thành
viên

Lắng nghe ý kiến, tranh luận và đề nghị

từ các thành viên

Đưa ra quyết định và thông báo với các
thành viên (đảm bảo rằng tất cả các thành
viên đều biết rõ về quyết định này)
LOGO
Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc
2.
LOGO
Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công
việc

Khái niệm

Lập kế hoạch (hoạch định) là một quá trình ấn
định những mục tiêu và xác định biện pháp tốt
nhất để thực hiện những mục tiêu đó.

Nó liên hệ với những phương tiện cũng như với
những mục đích. Tất cả những người lãnh đạo
nhóm đều làm công việc hoạch định.
LOGO
Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công
việc

Ý nghĩa

Tư duy có hệ thống để tiên liệu các tình huống quản lý

Phối hợp mọi nguồn lực của tổ chức hữu hiệu hơn.


Tập trung vào các mục tiêu và chính sách của tổ chức.

Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ chức để phối hợp
với các quản lý viên khác.

Sẵn sàng ứng phó và đối phó với những thay đổi của
môi trường bên ngoài

Phát triển hữu hiệu các tiêu chuẩn kiểm tra.
LOGO
Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công
việc

Làm thế nào xác định công việc?

Khi bắt đầu một công việc mới, làm thế nào để triển
khai công việc đó hoàn hảo?

Nếu bạn không có phương pháp để xác định đầy đủ các
yếu tố, bạn có thể bỏ sót nhiều nội dung công việc. Đó
chính là một lỗ hổng trong hoạch định công việc.
LOGO
Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công
việc

Làm thế nào xác định công việc?
PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH NỘI DUNG CÔNG VIỆC
5W1H2C5M


Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W (why)

Xác định nội dung công việc 1W (what)

Xác định 3W: where, when, who

Xác định cách thức thực hiện 1H (how)

Xác định phương pháp kiểm soát – 1C (control)

Xác định phương pháp kiểm tra – 1C (check)

Xác định nguồn lực thực hiện 5M
LOGO
Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công
việc

Xác định mục tiêu yêu
cầu

Khi phải làm một công việc, điều đầu tiên mà bạn phải
quan tâm là:

Tại sao bạn phải làm công việc này?

Nó có ý nghĩa như thế nào với nhóm của bạn?

Hậu quả nếu bạn không thực hiện chúng?

Why (tại sao?) là 1W trong 5W. Khi bạn thực hiện một công

việc thì điều đầu tiên bạn nên xem xét đó chính là why với
nội dung như trên.

Xác định được yêu cầu, mục tiêu giúp bạn luôn hướng trọng
tâm các công việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối
cùng.
LOGO
Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công
việc

Xác định nội dung công
việc

1W = what? Nội dung công việc đó là gì?

Hãy chỉ ra các bước để thực hiện công việc
được giao.

Bạn hãy chắc rằng, bước sau là khách hàng
của bước công việc trước.
LOGO
Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công
việc

Xác định 3W

Where: ở đâu, có thể bao gồm các câu hỏi sau:

Công việc đó thực hiện tại đâu?


Kiểm tra tại bộ phận nào?

Testing những công đoạn nào?

When: Công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì
giao, khi nào kết thúc…

Who: Ai, bao gồm các khía cạnh sau:

Ai làm việc đó

Ai kiểm tra

Ai hỗ trợ.

Ai chịu trách nhiệm…
LOGO
Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công
việc

Xác định phương pháp 1H

H là how, nghĩa là như thế nào? Nó bao gồm các
nội dung:

Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì (cách thức thực hiện
từng công việc)?

Tiêu chuẩn là gì?


Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như thế nào?
LOGO
Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công
việc

Xác định phương pháp kiểm
soát

Cách thức kiểm soát (control) sẽ liên quan đến:

Công việc đó có đặc tính gì?

Làm thế nào để đo lường đặc tính đó?

Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thế nào?

Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng
yếu
LOGO
Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công
việc

Xác định phương pháp kiểm
tra

Phương pháp kiểm tra (check) liên quan đến các
nội dung sau:

Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra.
Thông thường thì có bao nhiêu công việc thì cũng cần

số lượng tương tự các bước phải kiểm tra.

Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc kiểm tra đó thực
hiện 1 lần hay thường xuyên (nếu vậy thì bao lâu một
lần?).

Ai tiến hành kiểm tra?