Phân tích hệ thông quản lý nhân sự tại công ty Tân Phát

Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
LỜI NÓI ĐẦU
Thế kỷ 21 được coi là thế kỷ của công nghệ thông tin (CNTT), điều
này đó được khẳng định bằng sự phát triển không ngừng của CNTT.khoa học
cụng nghệ, nhõn loại ngày càng đạt được những bước tiến quan trọng trờn tất
cả các lĩnh vực: kinh tế, y học, văn hoá, chính trị, quân sự…Ứng dụng thành
tựu cụng nghệ thĩng tin vào lĩnh vực kinh tế đó mang lại hiệu quả vĩ cùng to
lớn, Việt Nam cũng khụng nằm ngoài trường hợp này.Nền kinh tế Việt Nam
đó và đang từng bước thay da đổi thịt, để bắt kịp với cơ chế kinh tế thị trường
đòi hỏi mỗi doanh nghiệp Việt Nam phải cú một cách tổ chức và quản lý phù
hợp. Bởi vậy, các doanh nghiệp Việt Nam ngày càng mạnh dạn đầu tư những
máy móc, thiết bị cú cụng nghệ hiện đại vào sản xuất các loại hàng hoá cú
chất lượng cao, sử dụng phần mềm vào quản lý. Các nhà quản lý khụng
những muốn thực hiện cụng việc một cách đơn thuần mà cũn muốn nắm bắt
thĩng tin một cách nhanh nhất, chính xác nhất để đem lại hiệu quả kinh tế tối
đa.Trong khi đó việc quản lý cả cụng ty là một vấn đề rất lớn và phức tạp nờn
cụng tác tổ chức và quản lý ở bất kỳ cụng ty nào cũng cần phải tin học hoá,
giúp nhà quản lý nắm bắt thĩng tin một cách nhanh nhất để kịp thời đưa ra các
quyết sách phù hợp cho từng giai đoạn cụ thể.
Nước ta trong vài thập kỷ gần đây, CNTT được Nhà nước ưu tiên phát
triển hàng đầu với nhiều dự án lớn đầu tư phát triển CNTT. Nhờ sự ưu đói
đặc biệt đó, ngành CNTT đó và đang phát triển cả về chất lượng và quy mô.
Trong nước có khoảng 30%-40% các trường đại học, cao đẳng có chuyên
ngành đào tạo CNTT. Nhiều ngành nghề nhờ áp dụng những tiến bộ của
CNTT đó thu được nhiều thành tựu đáng kể, tạo nên những thuận lợi trong
công việc hàng ngày, tiết kiệm thời gian, nhân lực và tiền bạc.
1
Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Nói đến CNTT có rất nhiều phân hệ nhỏ. Một trong những phân
hệ CNTT được áp dụng rộng rãi trong thực tiễn đó là tin học quản lý. Tin học
quản lý được áp dụng trong nhiều ngành nghề ở nước ta như cơ quan, công

sở, trường học và đặc biệt là ở các doanh nghiệp.
Hiện nay tin học có rất nhiều ngôn ngữ lập trình cơ sở dữ liệu
như SQL, ACCESS, FOXPRO…Em đó chọn ngôn ngữ lập trình VisualBasic
liên kết với CSDL Access để thực hiện đề tài này vì nó có ưu điểm là người
dựng được cung cấp đầy đủ các chức năng quản lý CSDL, chúng có thể hoạt
động linh hoạt nhờ công cụ phát triển tổng quát. Công cụ VisualBasic có thể
truy xuất tới điều khiển, có thể lập trình được, và có khả năng xác định được
hỏi – đáp, tạo và cập nhật cơ sở dữ liệu.
Dưới sự hướng dẫn nhiệt tình của thầy giáo Trần Công Uẩn trong quá trình
phân tích và thiết kế hệ thống để em cú thể hoàn thành được bẳn báo cáo tốt
nghiệp này. mặc dự đó rất cố gắng nhưng chắc khụng thể tránh được những
lầm lẫn và sai sốt. vỡ vậy kính mong nhận dược những ý kiến đúng góp của
thầy cơ và các bạn để cuốn báo cáo tốt nghiệp được hoàn thiện hơn
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà nội ngày 08 tháng 06 năm 2008
Sinh viên thực hiện

Vị Đức Dương
2
Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
M ục l ục
Lời nói đầu 1
Chương 1: Khảo sát thực trạng quản lý nhõn sự tại cụng ty máy tính
Tân Phát
1: Khái quát về cụng ty máy tính Tân Phát 3
1.1 Sự hình thành và phát triển công ty 3
1.2 Chức năng và nhiệm vụ công ty 4
1.3 Bộ máy tổ chức công ty 5
2. Thực trạng quản lý nhân sự tại công ty máy tính Tân Phát 7
2.1 Công tác Quản lý nhân sự tại công ty 7

3. t ính cấp thiết của việc xây dựng bài toán quản lý nhân sự 10
4. Mục tiêu của việc xây dựng chương trình quản lý nhân sự 12
5.Tính khả thi của Phần mềm Quản lý nhõn sự 12
6. những cụng việc đó làm được và chưa làm được 13
Chương 2. Cơ Sở Phương pháp luận 14
1. Thiết kế cơ sở dữ liệu 14
Chọn hệ quản trị và cơ sở dữ liệu lập trình 14
3. Giới thiệu về Visual Basic 14
4. Giới thiệu về Access 16
5. Giới thiệu về ASP 25
6. Giới thiệu về ngôn ngữ kịch bản Vbscript 30
3
Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
7. Tìm hiểu về Internet Information Server (IIS) 31
Chương 3: phân tích hệ thông quản lý nhân sự tại công ty Tân Phát
1. Biểu đồ phân cấp chức năng 38
2.biểu đồ luồng dữ liệu 41
2.1 Biểu đồ luồng dữ liệu ngữ cảnh 41
2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 43
2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 45
3. Các bảng cơ sở dữ liệu 52
4. Mơ hình liân kết thực thể 58
5. Các giao diện của form trong trương trình 60
Kết luận 68
Các sách tham khảo 70
Nhận xét của giáo viân 71
Ph ụ l ục 73
4
Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Chương 1

KHẢO SÁT THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG
TY TNHH TÂN PHÁT
1. Khái quát về công ty TNHH TÂN PHÁT
1.1 Sự hình thành và phát triển của công ty
ØCông ty TNHH thành lập và hoạt động được 6 năm, Công ty
Tân Phát đó trở thành một công ty dẫn đầu trong lĩnh vực phân phối linh kiện
máy tính, máy tính nguyên chiếc và các thiết bị ngoại vi.
Tân Phát bắt đầu hoạt động kinh doanh phân phối từ đầu năm 2001,
trong 6 tháng đầu, công ty Tân Phát đó đạt được danh hiệu đại lý phân phối
uỷ quyền của sản phẩm Intel, ổ cứng Maxtor, Samsung, bo mạch chủ Intel,
Gigabyte, MSI, máy in HP và Canon; và nhiều đối tác khác: LG, Samsung.
Với sự nỗ lực không ngừng trong quản lý cùng với các chính sách hỗ trợ
khách hàng, sau 12 tháng hoạt động, công ty Tân Phát đó đạt được niềm tin
với người tiêu dùng và các bạn hàng trong nước, độ tin cậy với các đối tác
nước ngoài đặt mối quan hệ làm ăn lâu dài với công ty.
Với một hệ thống bán hàng vững chắc được thiết lập tại hầu hết các
tỉnh thành phía Bắc, các tỉnh miền Trung và miền Nam bộ, công ty Tân Phát
đó phân phối hàng trăm chủng loại mặt hàng linh kiện máy tính của các hãng
lớn trên thế giới.
Hiện này công ty Tân Phát có một đội ngũ cán bộ hơn 40 người đạt trên
90% đó tốt nghiệp đại học và trên đại học chuyên ngành kỹ thuật và kinh tế.
Với một đội ngũ cán bộ trẻ năng động và chuyên nghiệp Công ty Tân Phát đó
xây dựng được một cơ cấu tổ chức vững mạnh.
5
Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Trên bước đường phát triển, Công ty Tân Phát không chỉ mở rộng hệ
thống phân phối bán buôn mà còn xây dựng một hệ thống bán lẻ cho người
tiêu dùng một cách chuyên nghiệp.
Khi mua hàng của Tân Phát, khách hàng sẽ hoàn toàn yên tâm về mọi
mặt, bởi Tân Phát đáp ứng được tất cả những mong muốn mà khách hàng cần

như:
Giá cả tốt nhất: Giá cả các sản phẩm Tân Phát bán ra được niêm yết
đúng theo báo giá. Giá bán lẻ được áp dụng theo giá bán buôn,
vì vậy khách hàng yên tâm không sợ mua phải hàng sai giá.
Chất lượng được đảm bảo: Công ty Tân Phát chỉ cung cấp những sản
phẩm có nguồn gốc xuất xứ từ chính hãng, do vậy khách hàng
không lo mua phải hàng nhái kém phẩm chất.
Dịch vụ hậu mãi sau bán hàng chu đáo: Tất cả khách hàng đến với công
ty Tân Phát được hưởng chế độ dịch vụ bảo hành 1 đổi 1 trong
6 tháng đầu tiên.
Dịch vụ bảo trì miễn phí vào tất cả các ngày trong tuần tại công ty.
Đó chính là lý do để Công ty Tân Phát ngày càng phát triển lớn mạnh
hơn.
1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty
Chức năng chính của công ty là phân phối linh kiện máy tính, máy tính
nguyên chiếc và các thiết bị ngoại vi.
Là một công ty được thành lập và hoạt động chưa lâu, số cán bộ nhân
viên viên chưa nhiều, song công ty đó và đang gây được uy tín trên thị
trường. Công ty đang lập chiến lược mở rộng thị phần, chiếm lĩnh thị trường
miền Trung và một phần miền Nam. Với doanh thu hàng năm lớn, công ty đó
6
Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
đóng góp 1 phần đáng kể thuế cho Nhà nước, góp phần tạo công ăn, việc làm
cho người lao động.
Hiện nay, công ty đó có đầy đủ những cơ sở vật chất cần thiết phục vụ
cho hoạt động phân phối kinh doanh : Công ty có trụ sở chính đặt tại
Showroom số 20 và số 86 Chùa Bộc, Quận Đống Đa, Hà Nội.
1.3. Bộ máy tổ chức của công ty
1.3.1. Sơ đồ tổ chức công ty
1.3.2. Bộ máy quản lý của công ty được phân thành 2 cấp :

7
Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Đứng đầu là Giám đốc; giúp việc cho giám đốc là phó giám đốc và các
phòng chức năng.
ØBan giám đốc: Phụ trách chung cho toàn công ty, gồm giám đốc và
Phó giám đốc.
Ban giám đốc ban hành các văn bản quy định về quy mô, cơ cấu, điều
lệ hoạt động tiêu chuẩn, … nhằm thiết lập tổ chức và xác định những mối
quan hệ trong hoạt động trong nội bộ công ty, đồng thời đưa ra những chỉ thị,
mệnh lệnh hành chính bắt buộc các phòng ban, những đơn vị cấp dưới thực
hiện những nhiệm vụ nhất định hoặc hoạt động theo những phương thức nhất
định nhằm đảm bảo cho các bộ phận trong hệ thống hoạt động ăn khớp và
đúng hướng…Giám đốc là người quản lý chung, là người có thẩm quyền ban
hành các văn bản, đưa ra những quyết định chung cho toàn thể công ty.
Phó giám đốc : Quản lí nhân sự các phòng ban, chịu trách nhiệm trước
giám đốc về tình hình hoạt động kinh doanh của các sản phẩm của công ty
trên thị trường.
ØPhòng kinh doanh: Đứng đầu là trưởng phòng, phó phòng và các
nhân viên.
Nhiệm vụ chính của phòng kinh doanh là tìm hiểu và tiếp cận thị
trường với mục đích là thu thập các thông tin cần thiết về báo cáo với trưởng
phòng, phó phòng.
Trong quá trình kinh doanh, trưởng- phó phòng có nhiệm vụ quản lý và
phân công công việc đối với nhân viên trong phòng mình, cụ thể là doanh số
bán hàng, chi phí bán hàng, quảng cáo, việc thực hiện chỉ tiêu bán hàng đối
với từng nhân viên, sự thoả mãn của người tiêu dùng.
8
Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
ØPhòng kĩ thuật: Tiếp nhận những chỉ thị, quyết định của ban giám
đốc và phổ biến, phân công đến từng người trong đơn vị mình, cụ thể là: loại

sản phẩm, chất lượng sản phẩm, số lượng, chi phí cho sản phẩm.
ØPhòng Kế toán: Đứng đầu là Kế toán trưởng và các kế toán viên.
Nhiệm vụ chính của phòng là quản lý tài sản của công ty, kết quả kinh
doanh, dự trữ lưu chuyển tiền tệ, phân phát tiền lương cho toàn thể công ty, đồng
thời thực hiện các công tác kế toán xử lý chứng từ ghi sổ, lập báo cáo kế toán, phân
tích tình hình hoạt động của công ty, tham mưu cho các cấp lãnh đạo, ban giám đốc
về công việc sử dụng hiệu quả vốn, nguồn tài chính. Đồng thời đưa ra đầy đủ, chính
xác quá trình hình thành, huy động vốn của công ty.
ØPhòng Bảo Hành : nhiệm vụ chính của phòng là bảo hành các sản
phẩm mà công ty đó bán ra theo tiâu chuẩn của nhà sản xuất.
2. Thực trạng quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Tân Phát
2.1. Công tác quản lý nhân sự của công ty
ØCông ty TNHH Tân Phát là một doanh nghiệp tư nhân hạch toán độc
lập và có tư cách pháp nhân.
Là một doanh nghiệp kinh doanh, công ty có nhiệm vụ tổ chức việc
kinh doanh sao cho có lợi nhất. Vì vậy công ty phải xây dựng, tổ chức quản lý
nhân sự một cách có hệ thống và đày đủ từ trên xuống dưới.
ØĐối tượng quản lý là tất cả nhân viên viên trong công ty. Tổng số
nhân viên viên trong công ty là 55 người, trong đó có nhiều người có trình độ
Thạc sỹ, đại học, cao đẳng, trung cấp.
ØNội dung quản lý tương đối rộng, do có sự biến đổi khá thường
xuyên về nhân viên viên trong công ty. Cụ thể :
9
Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Tuyển nhân sự: Hàng năm do một số cán bộ chuyển công tác, thôi
việc, hết hợp đồng… thì phòng Hành chính - Tổ chức có nhiệm vụ tuyển
thêm, bổ sung, thay thế nhân viên viên. Sau khi thu hồ sơ xin việc, công ty sẽ
triệu tập những người được tuyển và thử việc họ trong vòng 03 tháng, hồ sơ
tiếp nhận được lưu vào tệp Hồ sơ hợp đồng. Toàn bộ công việc này diễn ra
trong phòng Hành chính-Tổ chức.

Sau 03 tháng thử việc, nếu đạt tiêu chuẩn, công ty sẽ chính thức ký hợp
đồng dài hạn với nhân viên và phân vào các vị trí cần thiết. Khi đó Hồ sơ hợp
đồng sẽ được chuyển lưu vào tệp Hồ sơ nhân viên. Hồ sơ nhân viên gồm:
ü Sơ yếu lý lịch
ü Đơn xin việc
ü Giấy khám sức khoẻ
ü Văn bằng, chứng chỉ
ü Quyết định tiếp nhận của Giám đốc
ü Quyết định bổ nhiệm của Giám đốc(Nếu có)
ü Hợp đồng lao dộng
ü Quyết định nâng lương của giám đốc(nếu có)
ü Bản tự kiểm điểm cá nhân sau 03 tháng công tác
Trong quá trình quản lý nhân sự công ty, phòng Tổ chức –Hành chính
có trách nhiệm thêm, cập nhật Hồ sơ nhân viên, sửa các thông tin thay đổi
bằng tay. Nếu thêm hồ sơ thì tìm vào tệp Hồ sơ nhân viên, sau đó xếp lại theo
đúng vần. Nếu sửa thông tin của nhân viên như thêm bậc lương, thâm niên …
thì nhân viên phòng nhân sự phải tìm đến tệp Hồ sơ nhân viên, tra cứu theo
đúng tên, sửa lại, đón dấu vào chỗ sửa và xếp lại vào chồng hồ sơ đó.
10
Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
F Việc thuyên chuyển, điều động cán bộ nhân viên viên cũng
diễn ra hàng năm. Có 2 trường hợp:
ü Thuyên chuyển giữa các phòng, ban trong công ty
ü Nghỉ chế độ, nghỉ việc, chuyển công tác
F Việc đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn cho
cán bộ nhân viên viên cũng được công ty quan tâm. Hàng năm công ty có tổ
chức tập huấn, bồi dưỡng ngắn hạn cho nhân viên viên.
F Việc khen thưởng- kỉ luật : Cuối mỗi năm, nhân viên phòng
Hành chính dựa vào những báo cáo thành tích, năng suất lao động, được tổng
hợp từ phòng kế toán, từ các xưởng sản xuất sẽ lập danh sách đề nghị khen

thưởng gửi lên ban Giám đốc. Ban giám đốc sẽ xem xét và ra quyết định khen
thưởng cho từng cá nhân hoặc tập thể. Việc khen thưởng kịp thời từng cá
nhân hay tập thể sẽ khuyến khích sức làm việc, lao động của nhân viên viên
trong toàn công ty.
Điều này hoàn toàn tương tự đối với việc kỷ luật cán bộ nhân viên viên.
Tuỳ vào mức độ mà mức kỉ luật có thể là khiển trách hoặc đuổi việc.
FViệc nâng lương cho cán bộ nhân viên viên cũng khá đa dạng.
Hàng năm, từ tất cả các phòng ban trong công ty : Phòng Giám đốc, phòng
Kế toán, phòng Kinh doanh, … đều được xem xét, xét duyệt nâng lương tuỳ
vào thâm niên và thành tích, năng suất lao động, năng lực làm việc.
Trong quá trình quản lý, nếu có quyết định sa thải, buộc thôi việc của
nhân viên thì phòng Tổ chức – Hành chính sẽ tìm và trả lại Hồ sơ nhân viên.
Cuối mỗi năm, Phòng Hành chính - Tổ chức có nhiệm vụ kiểm kê, báo
cáo danh sách nhân viên đủ năm lao động để xét nghỉ chế độ. Sau khi có
quyết định của ban giám đốc, phòng hành chính sẽ trả lại Hồ sơ nhân viên cho
những người nghỉ việc.
11
Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Hồ sơ nhân viên được sắp xếp theo phòng ban, Nếu có sự điều chuyển
từ phòng này sang phòng khác về mặt nhân sự thì phòng hành chính sẽ tìm và
chuyển Hồ sơ tương ứng.
Phòng hành chính cũng cập nhật bảng lương, mức lương của từng
nhân viên từ phòng kế toán và lưu vào tệp Bảng lương. Cuối năm, phòng Tổ
chức – Hành chính phải có báo cáo về tình hình nhân sự của từng phòng ban,
báo cáo về việc luân chuyển giữa các phòng ban, báo cáo lương.
Nhìn chung công việc quản lý nhân sự của phòng Hành chính được tổ
chức tương đối đầy đủ và chặt chẽ. Xong công việc này còn hoàn toàn thủ
công mặc dù việc sử dụng máy vi tính của công ty được trang bị hoàn thiện:
Toàn công ty đó trang bị hệ thống máy tính cho tất cả các phòng, ban chức
năng, cụ thể là : phòng Giám đốc, phòng Hành chính, phòng Kế toán, phòng

Kinh doanh, phòng Vật tư, phòng Kế hoạch, Phòng Kỹ thuật, phòng KCS.
Quy trình quản lý nhân sự của công ty mới chỉ được tin học hoá từng
phần. Quá trình quản lý hồ sơ lí lịch được quản lý bằng phần mềm quản lý
của công ty, chủ yếu là việc lưu trữ hồ sơ trên đĩa từ. Còn công việc cập nhật
và tìm kiếm hồ sơ vẫn còn thủ công. Hiện nay hồ sơ của tất cả 55 cán bộ nhân
viên viên trong công ty đều được lưu trữ bằng văn bản, với số lượng nhiều.
Mặt khác không gian lưu giữ rất chật hẹp, điều này nếu kéo dài sẽ rất dễ xảy
ra trường hợp mất mát và sai lệch về thông tin trong hồ sơ, gây khó khăn
trong quản lý.
3. Tính cấp thiết của việc xây dựng bài toán Quản lý nhân sự tại công ty
TNHH Tân Phát
Trong thực tế công tác quản lý nhân sự của Công ty TNHH Tân Phát
còn có một số bất cập.Việc cập nhật và xử lý hồ sơ cũn chồng chéo, thủ công.
12
Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Nếu số lượng hồ sơ lớn sẽ rất dễ bị sai sót, nhầm lẫn thông tin.
Hơn nữa việc xử lý thông tin như vậy đòi hỏi rất nhiều thời gian và
nhân lực, tốc độ lại chậm. Việc lưu trữ hồ sơ nhân viên bằng văn bản như đó
trình bày ở trên sẽ gây ra mất mát và hư tổn thông tin, gây nhiều phiền toái
cho công tác quản lý nhân sự.
Từ thực tế trên đòi hỏi công tác quản lý nhân viên viên cần phải có sự
đổi mới về kĩ thuật, nghiệp vụ, về quy trình, công nghệ. Việc áp dụng công
nghệ thông tin vào phục vụ công tác quản lý nhân sự đang là yêu cầu cấp
thiết. Vì vậy đòi hỏi phải có một hệ thống quản lý nhân sự thống nhất, được
cài đặt chung cho toàn công ty nhằm nâng cao trình độ quản lý, tính nhất
quán trong dữ liệu, thực hiện việc quản lý hồ sơ và cập nhật dữ liệu trên máy
tính một cách đồng bộ, đáp ứng nhu cầu thống kê, báo cáo.
Vì những lý do trên, em thấy rằng việc xây dựng một phần mềm quản
lý nhân sự là rất cần thiết.Em quyết định xây dựng xây dựng phần mềm quản
lý nhân sự của công ty với mong muốn thúc đẩy quá trình ứng dụng tin học

vào hoạt động kinh doanh của công ty.
Nếu xây dưng thành công phần mềm Quản lý nhân sự sẽ có ích lợi sau:
üĐảm bảo việc cập nhật chính xác với số lượng không hạn chế
üTiết kiệm thời gian, nhân lực và tiền bạc.
üTránh sự chồng chéo trong quá trình quản lý
üNâng cao hiệu quả của công tác quản lý nhân sự của công ty
13
Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
4. Mục tiêu của việc xây dựng phần mềm Quản lý nhân sự công ty TNHH
Tân Phát
Phần mềm Quản lý nhân sự được xây dựng nhằm mục đích giải phóng
một phần sức lao động của con người, giúp cho hệ thống quản lý nhân sự của
công ty hoạt động tốt và hiệu quả. Với mục đích đó phần mềm quản lý nhân
sự tại Công ty TNHH Tân Phát gồm các chức năng :
FQuản lý nhân viên
FCập nhật danh mục quản lý
FTra cứu tìm kiếm nhân viên
FThống kê, báo cáo.
5. Tính khả thi của phần mềm Quản lý nhân sự
Chương trình được thực hiện trong phạm vi công ty TNHH Tân Phát,
được xây dựng để quản lý về Hồ sơ các nhân viên theo phòng ban, chức vụ,
bảng lương… Toàn bộ các thông tin này ta có thể thu thập được dễ dàng từ
các phòng ban trong công ty.
Hơn nữa, chương trình được phát triển trong môi trường Visual Basic kết
hợp với CSDL Access, giao diện dễ sử dụng và quen thuộc với người dựng.
Và đặc biệt, dựa trên cơ sở chương trình quản lý nhân sự sẵn có của
công ty.
Vì vậy việc xây dựng và phát triển phần mềm Quản lý nhân sự chạy
trên máy tính là việc hoàn toàn có thể thực hiện được. Hay nói cách khác là
đề tài này có tính khả thi cao.

14
Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
6. Những công việc đó làm được và hạn chế
Qua một thời gian chưa dài thực tập trong công ty, được tìm hiểu về kế
hoạch sản xuất, hoạt động của công ty chứng tỏ sự hoàn thiện từng bước của
công ty về cơ sở vật chất, cũng như cơ cấu tổ chức và quản lý.
Công ty đó xây dựng đầy đủ các phòng ban chức năng cần thiết như Phòng
Giám đốc, Phòng kế toán, Phòng hành chính, phòng kinh doanh…
Hệ thống nhân sự của các phòng ban cũng được sắp đặt đầy đủ.
Công việc quản lý nhân sự, quản lý sản xuất và các hoạt động kinh
doanh khác cũng được lên kế hoạch và thực hiện theo đúng nguyên tắc, chức
năng. Công ty đó xây dựng được phần mềm quản lý, hệ thống kế toán và
kiểm tra chất lượng sản phẩm.
Xong bên cạnh những việc đó làm được vẫn còn những hạn chế. Cụ thể là:
üPhần mềm quản lý chưa đầy đủ, chưa hoàn thiện và đồng bộ.
üCác tài liệu, văn bản giấy tờ, việc quản lý còn chồng chéo,
chưa thống nhất, dễ gây tình trạng thất thoát, nhầm lẫn thông tin.
15
Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Chương 2
Cơ sở phương pháp luận
1. Thiết kế cơ sở dữ liệu
1.1. Chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu và ngôn ngữ lập trình
Dựa trên thực trạng quản lý tại công ty TNHH Tân Phát - nơi đang thực
tập và những ngôn ngữ lập trình đó được học, em thấy Visual Basic là ngôn
ngữ lập trình rất hữu ích, thân thiện với người dựng và đặc biệt là phù hợp với
khả năng của mình. Đây là lý do chính để em quyết định chọn Visual Basic
làm ngôn ngữ khi thiết kế chương trình của mình.
Một trong những ngôn ngữ hữu ích trợ giúp về cơ sở dữ liệu cho Visual
Basic là Microsoft Access. Em chọn Microsoft Access là ngôn ngữ trợ giúp

về khâu thiết kế cơ sở dữ liệu.
Cài đặt cơ sở dữ liệu bằng phần mềm ứng dụng Microsoft Access của
bộ Microsoft office, đây l à một hệ thống cở sở dữ liệu quan hệ chạy trong
môi trường Windows dựng để tạo xử lý cơ sở dữ liệu Hệ thống định nghĩa
khó một bảng và sau đó tự động kiểm tra sự trùng khó mà không cần phải lập
chương trình kiểm tra. Nó cho phép xây dựng biểu thức quy định tính hợp lệ
đối với những dữ liệu nhập vào cho một vùng trong bảng và sau đó thông qua
biểu thức này kiểm tra sự ràng buộc toàn vẹn về giá trị của dữ liệu.
Access cung cấp hai công cụ Form wizard và Report wizard giúp dễ
dàng thiết kế cở sở dữ liệu. Một cơ sở dữ liệu của Access là một tập tin duy
nhất có phần mở rộng là MDB chứa tất cả các đối tượng của cơ sở dữ liệu.
Lựa chọn Access để cài đặt cơ sở dữ liệu bởi khả năng trao đổi dữ liệu
với nhiều ứng dụng khác thông qua khả năng nhập, gắn và xuất dữ liệu đặc
biệt là trên môi trường có nhiều người sử dụng, nó cho phép nhiều người
cung truy xuất đến một cơ sở dữ liệu trong môi trường máy tính được nối
mạng và đồng thời có khả năng tổ chức người sử dụng theo từng nhóm.
16
Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Các khả năng của một hệ quản trị cơ sở dữ liệu cho chúng ta quyền
kiểm soát hoàn toàn bằng cách định nghĩa dữ liệu, làm việc với dữ liệu và
chia sẻ dữ liệu với người khác. Một hệ cơ sở dữ liệu có ba khả năng chính:
Định nghĩa dữ liệu, xử lý dữ liệu và kiểm soát dữ liệu.
Toàn bộ các chức năng trên đều nằm trong các tính năng mạnh mẽ của
Microsoft Access.
+ Định nghĩa dữ liệu:
+ Xác định cơ sở dữ liệu nào sẽ lưu giữ trong một cơ sở dữ liệu, loại dữ liệu
và mối quan hệ giữa các dữ liệu.
+ Xử lý dữ liệu:
Có sáu đối tượng công cụ mà Access cung cấp để xử lý đối tượng là:
Bảng (Table), truy vấn (query), mẫu biểu (form), báo biểu (report), macro và

đơn thể (module).
Bảng (table):
Bảng là đối tượng được dựng để định nghĩa và lưu giữ dữ liệu, mỗi
bảng chứa các thông tin về một chủ thể xác định.
Truy vấn:
Truy vấn là công cụ mạnh của Access dựng để tổng hợp, sắp xếp, tìm
kiếm dữ liệu trên các bảng. Khi thực hiện truy vấn sẽ nhận được một tập hợp
kết quả thể hiện trên màn hình dưới dạng bảng, gọi là Dynaset. Dynaset chỉ là
bảng kết quả trung gian, không được ghi lên đĩa và nó sẽ bị xoá khi kết thúc
truy vấn. Tuy nhiên có thể sử dụng một Dynaset như một bảng để xây dựng
các truy vấn khác. Chỉ với một truy vấn đó có thể giải quyết khá nhiều dạng
toán trong quản trị cơ sở dữ liệu.
Mẫu biểu:
Mẫu biểu thường dựng để tổ chức cập nhật dữ liệu cho các bảng và
thiết kế giao diện chương trình. Tuy có thể nhập liệu trực tiếp vào các bảng,
nhưng mẫu biểu sẽ cung cấp nhiều khả năng nhập liệu tiện lợi như: Nhận dữ
liệu từ một danh sách, nhận các hình ảnh, nhập dữ liệu đồng thời trên nhiều
bảng. Mẫu biểu còn cho phép nhập các giá trị riêng lẻ (không liên quan đến
bảng) từ bàn phím. Mẫu biểu còn có khả năng quan trọng khác là tổ chức giao
diện chương trình dưới dạng một bảng nút lệnh hoặc một hệ thống menu.
Báo biểu:
Báo biểu là công cụ tuyệt vời phục vụ công việc in ấn, nó cho các khả năng:
- In dữ liệu dưới dạng bảng
17
Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
- In dữ liệu dưới dạng biểu
- Sắp xếp dữ liệu trước khi in
- Sắp xếp và phân nhóm dữ liệu tới 10 cấp. Cho phép thực hiện các phép toán
để nhận dữ liệu tổng hợp trên mỗi nhóm. Ngoài ra, dữ liệu tổng hợp nhận
được trên các nhóm lại có thể đưa vào các công thức để nhận được sự so

sánh, đối chiếu trên các nhóm và trên toàn báo cáo.
- In dữ liệu của nhiều bảng có quan hệ trên một báo cáo.
Cũng cần nói thêm, việc chọn Font chữ, cỡ chữ, kiểu in và việc trình
bầy trên báo cáo được tiến hành rất đơn giản.
Macro bao gồm một dẫy các hành động (Action) dựng để tự động hoá một
loạt các thao tác, macro thường dựng với mẫu biểu để tổ chức giao diện
chương trình.
Đơn thể
Đơn thể là nơi chứa các hàm, thủ tục viết bằng ngôn ngữ Access Basic.
Mặc dù các công cụ mà Access cung cấp khá đầy đủ, nhưng lẽ dĩ nhiên không thể
bao quát được mọi vấn đề đa dạngcủa thực tế. Các hàm, thủ tục của Access Basic
sẽ trợ giúp giải quyết những phần việc hó mà công cụ không thể làm nổi.
Bởi những tính năng ưu việt của ngôn ngữ Microsoft Access, nên em đó
quyết định chọn ngôn ngữ này để cài đặt cơ sở dữ liệu cho hệ thống quản lý
nhân sự
Microsoft Access là một trong 4 phần mềm ứng dụng của Microsoft
Office, Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu chạy trong môi trường Windows
dựng để tạo và xử lý các cơ sở dữ liệu mà không cần phải lưu trữ các dữ liệu
có liên quan đến nhau nhiều lần trong những bản dữ liệu khác nhau. Nhờ vào
mối liên kết giữa các bảng dữ liệu, những thông tin bổ xung cần thiết sẽ được
tạo ra. Trong số những tính năng mạnh nhất của Access là các thuật đồ có thể
dựng để tạo ra các bảng và các danh sách câu hỏi và để tuỳ biến theo kiểu
biểu mẫu, biểu báo hoặc trong việc truy nhập dữ liệu bằng cách sử dụng các
thiết bị chuột, bàn phím để xử lý.
Một số đặc điểm của Microsoft Access
18
Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access được biết đến với những ưu điểm
sau:
1 Hệ định nghĩa khó của một bảng và sau đó tự động kiểm tra sự trùng lặp

mà không cần phải viết chương trình để kiểm.
1 - Cho phép xây dựng biểu thức quy định tính hợp lệ đối với những dữ
liệu nhập vào cho một vùng bảng, sau đó thông qua biểu thức này hệ kiểm tra
sự ràng buộc toàn vện của dữ liệu.
2 - Trường hợp 2 bảng có cùng chung một vùng và trong cơ sở dữ liệu
có mối ràng buộc toàn vẹn dạng phụ thuộc trên vùng này, Access sẽ tự động
kiểm tra mối ràng buộc này mỗi khi thực hiện thao tác cập nhật trên vùng
chung ấy hoặc khi xoá bỏ mật khẩu tin của vùng thứ hai.
3 - Khả năng vấn tin bằng ví dụ, cung cấp một công cụ gọi là QBE, thực
hiện mô tả vấn tin trên cơ sở đồ hoạ.
4 - Cung cấp 2 công cụ đa năng là Form Wizard và Report Wizard giúp
người sử dụng chương trình đơn giản hơn trong thiết kế.
5 - Cung cấp một vùng có kiểu OLE để có thể nhúng hoặc liên kết các
đối tượng tạo ra những ứng dụng khác.
6 - Một cơ sở dữ liệu của Access là một tập duy nhất có phần mở rộng
MDB chứa tất cả các đối tượng của cơ sở dữ liệu.
7 - Có khả năng trao đổi dữ liệu với những ứng dụng khác thông qua 3
tính năng : “Nhặt - Gắn - Xuất”
8 - Là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên môi trường nhiều người dựng,
Access cho phép nhiều người cùng truy xuất đến một cơ sở dữ liệu gốc trong
một môi trường mạng, có thể tổ chức người sử dụng theo từng nhóm ,cụm.
1
19
Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
1 2. Các quy tắc đặt tên bảng
1 Qui tắc 1: Mỗi trường trong bảng phải mô tả một loại thông tin duy
nhất
1 Qui tắc 2: Mỗi bảng phải có một số trường tối thiểu nhờ nó mà không
có các bản ghi trùng nhau ( Số trường tối thiểu đó được gọi là khó )
2 Qui tắc 3: Các trường trong bảng phải đầy đủ và liên quan đến khó cơ

bản hay gọi là liên quan đến chủ thể của bảng( đều này gọi là phụ thuộc hàm)
1 Theo qui tắc trên phải đạt hai yêu cầu:
1 Yêu cầu thứ nhất là phải đầy đủ các trường
2 Yêu cầu thứ hai là các trường đó phỉ liên quan đến các khó cơ bản
1 Qui tắc 4: Có thể thay đổi được một trường bất kỳ (trừ các khó cơ
bản) mà không làm ảnh hưởng đến mọi trường. Sau khi thiết kế các bảng
chúng ta chỉ có cấu trúc các bảng chưa có các thông tin quan hệ giữa các bảng
với nhau .Do đó việc thiết lập quan hệ giữa các bảng sẽ giúp cho Microsoft
access quản lý các dữ liệu được hợp lý hơn và đồng thời thông qua các mối
quan hệ chúng ta có thể trao đổi qua lại giữa các thông tin trong các bảng có
quan hệ .
1 3.Các bảng được xây dựng (trong một chủ thể) phải có mối quan
hệ
1 Nếu ta thiết kế tụt thì các bảng sẽ có mối quan hệ , nhờ mối quan hệ
đó mà ta lần ra kết quả khi có yêu cầu.
1 3.1.Quan hệ 1-n : Là quan hệ mà mỗi bản ghi bất kỳ trong bảng thứ nhất có
quan hệ với nhiều bản ghi trong bảng thứ hai.
2 3.2.Quan hệ 1-1: Là quan hệ mỗi bản ghi bất kỳ trong bảng thứ nhất có quan
hệ với một bản ghi trong bảng thứ hai .
1 Các bước thực hiện tạo quan hệ
1 Mở cửa sổ quan hệ : Tool/Relataonship
2 Thêm các bảng vào cửa sổ quan hệ bằng cách :
20
Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
1 Relationship/Show tables
1 Chọn các bảng truy vấn muốn tạo quan hệ trong cửa sổ hiện thì bảng
(show table) nhấn nút add để chèn các bảng hoặc truy vấn vào cửa sổ quan hệ
1 Bằng thao tác kéo thả để thiết lập quan hệ cho các bảng : kéo
chuột tại cột cần tạo quan hệ của bảng thứ nhất sang cột quan hệ của bảng thứ
hai . Xác định các qui tắc rằng buọc toàn vẹn ( Enforce

referential,Intergrity).Sau đó xác định sẽ chọn qui tắc kiểm tra dữ liệu.
2 5.Qui tắc đặt tên mã các trường và các trường khác
1 5.1.Cách đánh mó các trường
1 - MaCC : Xác định các cấp Khen thưởng - Kỷ luật
1 - MaHT : Xác định hình thức Khen thưởng - Kỷ luật
1 - MaCV : Xác định chức vụ cho Nhân viên viên
1 - MaCM : Xác định chuyên môn cho Nhân viên viên
1 - MaHE : Xác định hệ đào tạo của Nhân viên viên
1 - MaHV : Xác định học vấn của Nhân viên
1 - MaNN : Xác định trình độ Ngoại ngữ của Nhân viên
1 - MaPB : Xác định tên Phong ban mà Nhân viên làm việc
1 - MaTT: Xác định Nguyên quán , nơi cấp số CMND…
2 - MaTG : Xác định Tôn giáo của Nhân viên
1 - MaDT : Xác định mã Dân tộc của Nhân viên
1 Tên bảng quá trình =’ Quatrinh+ vietdaydu ‘
2 Tên bảng danh mục = Vietđaydu
1 Trừ bảng Khen thưởng - Kỷ luật = Viettat
1 Đối với các bảng đươi đây đều có khó là các khó đơn trường đầu tiên
của bảng là khó của bảng trường đó
21
Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
1 Cơ sở dữ liệu của trương trình quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Ti ến
Minh gồm có các bảng trong đó có một bảng chính chứa đầy đủ thông tin về
sơ yếu lý lịch của nhân viên( bảng Hoso)
1 Các bảng dữ liệu được chia thành hai nhóm
1 üNhóm bảng mô tả quan hệ hoặc quá trình công tác: Quá trình
công tác, quá trình khen thưởng, quá trình đào tạo.
1 üNhóm bảng con thứ hai : gồm các bảng mô tả kiểu của một
trường dữ liệu như : Caccap , Dantoc . Tongiao.
1 6. Cài đặt và tạo lập cơ sở dữ liệu cho chương trình

1 Khi khởi động chương trình Microsoft Access, ta thấy màn hình xuất
hiện:
2
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
22
Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
12
13
14
15
16
1 Nhìn vào màn hình giao diện ta có thể chọn lựa các chế độ làm việc
khác nhau. Đối với bài này ta chọn cách tạo lập 1 hệ CSDL mới và ghi lại với
tên QLNS.mdb
1 3.2. Giới thiệu ASP:
1 ASP là cụm từ được viết tắt từ :Active Server Page, là môi
trường kịch bản trên máy server (server side scripting) cho phép tạo và xây
dựng web mạnh chứa các thẻ HTML, VB và các lệnh script hay các ứng dụng
web động tạo ra giao tiếp giữa Client và Server hiệu quả.
1 Nhờ các đối tượng có sẵn (build- in object) với các tính năng phong

phú, khả năng hỗ trợ Vbscript, Javascript cùng một số thành phần ActiveX
khác kèm theo. ASP không phải là một kỹ thuật mới nhưng nó sử dụn dễ dàng
và nhanh chóng.
1 ASP sẽ tham vấn trực tiếp vào Browser nào gửi dữ liệu đến Web
Serverr và từ đây sẽ đưa lên mạng.Trong khi ASP thực thi trên máy mà nó hỗ trợ
dựng thì ta có thể xem ASP từ bất kỳ máy tính nào và với bất kỳ Browser nào.
2 ASP cung cấp giao diện lập trình nhanh và dễ dàng triển khai ứng
dụng.
1 ASP chạy trên môi trường Internet Information Server 4.0 (IIS) và
Personal Web Server 4.0. Nó cho phép ta quản lý việc truyền nối giữa một
Browser, Web server, hình thức động của trang web và phản hồi lại cho người
dựng. Nó có thể cho phép ta truy cập đến cơ sở dữ liệu và quay về với kết quả
ngắn nhất trên website, cập nhật nội dung trên website khi thay đổi.
1 CGI (Common gateway interface ): là một quy trình quản lý
tương tác giữa phần mềm web server và trình Browser.
23
Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
1 CGI làm việc dựa vào phương thức gửi yêu cầu (request) đến cho
server, CGI script sẽ sử lý thông tin này bằng cách dựng các phương thức
post, get, head và trả kết quả cho server.
2 Prossess request (quá trình yêu cầu)
3
4 Tại sao lại chọn ASP?
1 Sự khác biệt giữa ASP và các kỹ thuật mới khác là ASP thực thi
trên Web Server trong khi các trang lại được phát sinh từ những kỹ thuật
khác được biên dịch bởi Browser (hay Client). Những lợi điểm mà ASP dựng
thích hợp hơn là dựng CGI và Pert .
1 Tầm quan trọng của Web Server:
2 Những người sử dụng Internet hay các mạng cục bộ Intranet thường
xuyên phải đánh địa chỉ của trang web (URL). Vậy web server là gì?

3 Đơn giản đó chỉ là một máy tính dựng để cung cấp các dịch vụ web
trên Internet hay Intranet. Web server chủ yếu được thiết kế vị trí, địa chỉ và
gửi đến trang HTML. Web server tạo ra trang web hiển thị lên tất cả cho
người dựng có thể dựng truy cập đến các trang này.
1 Những sự kiện xảy ra trong ASP :
1 - Đọc những yêu cầu từ Browser .
2 - Tìm trang cần thiết trong Browser.
3 - Thực hiện bất cứ những giới thiệu đó cung cấp trong ASP để cập nhật
vào trang web.
4 - Gửi trả kết quả về cho Browser.
5 - Lợi ích của việc sử dụng ASP:
6 - Tập trung tại Brower:
7 - Tất cả các ứng dụng đều có thể thực thi với phần điều khiển hoàn tất
những gì được gửi đến cho Browser.
1 ASP không phải là ngôn ngữ mới, có thể ghi vào ngôn ngữ
Vbscript, Javascript.
1 ASP không phải là công cụ phức tạp mặc dù tồn tại những công cụ phát triển
mạnh, ASP vẫn có thể được tạo để sử dụng cho phần mềm thiết kế trang HTML.
2 - Kiểm tra lỗi:
3 Script debugging hỗ trợ tương tác (interactive) cho việc kiểm tra lỗi của
cả hai loại Client và Server.
24
Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
4 - Độ tin cậy:
5 Không như Client- side scripting và các thành phần khác (components),
ASP không thay đổi và chỉ chạy trên server. Không thể xem ASP trên trình
duyệt Browser mà chỉ có thể xem trên trang HTML.
6 - Tính ổn định:
7 Mỗi ứng dụng ASP có thể bị tách ra khỏi phần không gian vùng nhớ
riêng từ web server, nếu một ứng dụng web lỗi thì những ứng dụng khác vẫn

tiếp tục chạy.
1 Cách hoạt động của ASP:
1 ASP chứa trong các tập tin file có đuôi là *.asp trong script có chứa
các lệnh của các ngôn ngữ script nào đó khi ta nhập đuôi địa chỉ có phần mở
rộng này trên Web Server thì lập tức nó gửi đến cho ASP. Khi nhận yêu cầu
trên Web Server đồng thời gửi đến tập tin. Chương trình đặc biệt này gọi là
Asp.dll, khi đó các câu lệnh yêu cầu sẽ được thực hiện.
2 Sau đây là một vài ví dụ điển hình mà ta có thể sử dụng ASP:
3 - Tạo những nội dung của trang web bằng cách cập nhật thông tin văn
bản hay nội dung cơ sở dữ liệu.
4 - Tạo những trang giới thiệu chỉ để hiển thị.
5 - Hiển thị và cập nhật cơ sở dữ liệu được lưu trữ trong trang web.
6 - Tạo những trang web mà có thể được sắp xếp thứ tự.
7 - Phản hồi từ phía người dựng và đưa thông tin trở về cho người dựng.
8 -Truy cập cơ sở dữ liệu với các đối tượng Active Data.
1 Dựng ADO, ODBC, CSDL có thể truy cập từ ASP script và các
ngôn ngữ phổ biến như : Visual Basic, C++
1 Các vấn đề cơ bản để xây dựng các ứng dụng trên ASP
2 Tập tin Global.asa:
1 Tập tin Global.asa là tập tin tuỳ chọn, có thể khai báo các script
ứng dụng biến cố, các đối tượng hay các session (các phiên bản làm việc).
Đây là tập tin mà các người dựng không cần thực thi thì nó vẫn tự động dùng
cho toàn cục. Tập tin này phải đặt tên là Global.asa và được đặt trong thư mục
gốc của ứng dụng. Mỗi ứng dụng chỉ có một tập tin Global.asa duy nhất :
application, events, session events.
1 ASP được thiết kế để kết hợp cùng với HTML để tạo trang web động,
ASP có thể tạo ra trang HTML.
25