Phân tích thiết kế và xây dựng phần mềm quản lý vật tư tại phòng kế toán tài chính

LỜI NÓI ĐẦU
Trong những năm gần đây với chính sách mở cửa, hội nhập của Nhà
nước, một mặt đã tạo điều kiện cho các doanh nghiệp có thể phát huy hết khả
năng, tiềm lực của mình, mặt khác lại đặt các doanh nghiệp trứớc một thử
thách lớn lao, đó là sự cạnh tranh gay gắt của cơ chế thị trường. Hơn nữa thế
giới vừa trải qua thời kỳ khó khăn nhất trong nhiều năm trở lại đây, đó là cuộc
khủng hoảng suy thoái toàn cầu, làm cho mọi mặt của xã hội trở nên khó khăn
. Để đứng vững trên thị trường và trên xu hướng khủng hoảng của thế giới và
trong nước, các doanh nghiệp muốn kinh doanh có hiệu quả, cẩn phải có một
hệ thống tài chính, hệ thống vật tư trang thiết bị, dây chuyền máy móc hiện
đại, chi phí cung cấp thông tin chính xác giúp đỡ lãnh đạo đưa ra những quyết
định đúng đắn trong quá trình sản xuất kinh doanh, nhằm nâng cao hiệu quả
kinh doanh.
Vì vậy một yêu cầu đặt ra là phải vận dụng vật tư trang thiết bị và quản
lý nó một cách chính xác, chặt chẽ và hiệu quả là việc làm rất cần thiết .
Các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế phải tạo ra được sức bật
nội tại trong điều kiện cạnh tranh ngày càng gay gắt. Cùng với việc hoạch
định chiến lược kinh doanh, đổi mới chiến lược về thị trường, đổi mới kỹ
thuật công nghệ… Các doanh nghiệp còn phải quan tâm đến công tác quản trị
chi phí nhằm tối thiểu hoá chi phí, tối đa hoá lợi nhuận.
Giấy là một loại vật tư phải nhập nhiều nên việc có nhà máy giấy là hết
sức cần thiết. Là một doanh nghiệp Nhà nước được xây dựng bằng nguồn vốn
viện trợ không hoàn lại của Chính phủ và nhân dân Thụy Điển. Sản phẩm của
Cty bao gồm các loại giấy cuộn, giấy ram từ khổ A
0
-A
4
, vở học sinh… Đây là
mặt hàng gặp phải sự cạnh tranh rất lớn từ các DN trong nước cũng như hàng
nhập ngoại.
1

ở các doanh nghiệp sản xuất như đường, may, dệt… đặc biệt là ngành
giấy, chi phí về nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm chiếm một tư trọng
lớn, chỉ cần một sự biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu cũng làm ảnh
hưởng đến giá thành sản phẩm. Do vậy, giảm chi phí nguyên vật liệu (cả mức
tiêu hao và đơn giá) sẽ có tác động không nhỏ đến giá thành, ổn định nguồn
cung cấp nguyên vật liệu, giảm chi phí bảo quản nguyên vật liệu, giải phóng
một số vốn lưu động đáng kể, mở rộng sản xuất, kinh doanh.
Ngày nay , ngành công nghệ thông tin phát triển một cách nhanh chóng
và có nhiều bước tiến nhảy vọt, tuy non trẻ nhưng tốc độ phát triển khá nhanh
và đang dần được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực của nền kinh tế , góp phần
thúc đẩy sự phát triển của xã hội.
Tin học hóa trong công tác quản lý nhằm giảm bớt sức lao động của con
người , tiết kiệm được thời gian , độ chính xác cao , gọn nhẹ và tiện lợi hơn
rất nhiều so với việc làm thủ công quản lý trên giấy tờ trước đây. Tin học hóa
giúp thu hẹp không gian lưu trữ , tránh được thất lạc dữ liệu , tự động hóa và
cụ thể hóa các thông tin theo nhu cầu của con ngừơi.
Qua thời gian tìm hiểu thực tế ở Tổng Công Ty Giấy Việt Nam , với
nhận thức về việc ứng dụng tin học trong quản lý vật tư ảnh hưởng rất nhiều
tới hiệu quả sản xuất kinh doanh tại Tổng công ty , em đã chọn vấn đề này
cho chuyên đề của mình .
Đề tài: Phân tích thiết kế và xây dựng phần mềm quản lý vật tư tại
phòng kế toán tài chính
Đề tài gồm những nội dung chủ yếu sau :
Chương I: Khái quát chung về cơ sở thực tập và đề tài nghiên cứu
Chương II: Một số phương pháp luận cơ bản nghiên cứu đề tài và công
cụ thực hiện
Chương III: Phân tích thiết kế phần mềm quản lý vật tư cho phòng kế
toán tài chính
2
CHƯƠNG 1

KHÁI QUÁT CHUNG VỀ DOANH NGHIỆP
I. Quá trình hình thành và phát triển của Tổng Công Ty Giấy Việt
Nam (VINAPACO)
1.1 Thông tin chung của Tổng Công Ty
- Tên Tiếng Việt : Tổng Công Ty Giấy Việt Nam
- Tên Tiếng Anh : VietNam paper corporation
Tổng công ty giấy Việt Nam là doanh nghiệp Nhà nước được thành lập
theo Quyết định số 256/TTg ngày 29/4/1995 của Thủ tướng Chính phủ. Theo
Quyết định số 29/2005/Q§-TTG ngày 01/02/2005 Thủ tướng Chính phủ và
Quyết định số 09/2005/Q§- BCN ngày 04/3/2005 của Bộ công nghiệp nay là
Bộ Công thương thì Tổng công ty Giấy Việt Nam chuyển sang hoath động theo
mô hình Công ty mẹ- Công ty con. Công ty mẹ được được hình thành trên cơ
sở tổ chức lại Văn phòng Tổng công ty, Công ty Giấy Bãi Bằng và các đơn vị
hạch toán phụ thuộc gồm các lâm trường trồng rừng nguyên liệu giấy, Công ty
Tissue Sông Đuống, Công ty chế biến và xuất khẩu dăm mảnh, Ban quản lý Dự
án Nhà máy sản xuất gÂy và bột giấy Thanh Hóa, Ban quản lý Dự án Bãi Bằng
mở rộng giai đoan II và các Chi nhánh làm chức năng tiÖu thụ giấy.
- Trụ sở chính:
+ Địa chỉ: 25 A - Lý Thêng KiÖt - QuËn Hoµn KiÕm - Hµ Néi.
+ Điện thoại: (043) 8247 773
+ Fax: (043) 8260 381
- Các chi nhánh:
Tại Hà Nội : 142 Đội Cấn – BaĐình , HàNội.
Tel: (04)37220347, Email :
Tại Đà Nẵng:Lô H1-Đường số 3 –Khu Công Nghiệp Hòa Khánh- Quận
3
LiênChiểu – TP. Đà Nẵng
Tel : (0511)3733980 / Fax : (0511) 73398
Tại TP. HCM : 9-10 Hồ Tăng Mậu , Quận 1, TP. HC
Tel : (08) 38299292 / Fax: (08) 823101

1.2 Quá trình ra đời và phát triển của Tổng Công Ty
ấy
Công nghệ sản xuất giấy được nước bạn Thụy Điển đầu tư tài trợ và
xây dựng nhà máy Giấy Bãi Bằng , nay là công ty mẹ , hình thành qua các
thời kỳ
LỊCH SỬ PHÁT TRIỂN
- Năm 1976-1978: Bộ Công nghiệp Nhẹ quyết định thành lập 2 Công ty
Giấy Gỗ Diêm theo khu vực Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh. Công ty là
một cấp kế hoạch, cấp trên trực tiếp của các doanh nghiệp thành viên, hoạt
động theo Điều lệ do Bộ Công nghiệp Nhẹ ban hành.
- Năm 1978-1984: Hợp nhất hai Công ty Giấy Gỗ Diêm theo khu vực
(Hà Nội - Thành phố Hồ Chí Minh) thành lập Liên hiệp các Xí nghiệp Giấy-
Gỗ-Diêm cả nước, hoạt động theo Điếu lệ Liên hiệp các Xí nghiệp do Bộ
Công nghiệp Nhẹ ban hành theo nghị định 302/CP ngày 11/12/1978 của Hội
đồng Chính phủ.
- Năm 1984-1990: Do điều kiện địa lý không thuận lợi, Phương tiện
giao thông và liên lạc còn lạc hậu, để thuận tiện cho việc điều hành và quản
lý được kịp thời nên Liên hiệp Giấy-Gỗ-Diêm cả nước được tách ra thành
4
hai liên hiệp theo khu vực như ban đầu.
- Năm 1990-1992: Do có sụ chuyển đổi cơ chế quản lý của Nhà nước
tăng cường quyền tự do dân chủ cho các đơn vị kinh tế cơ sở, để gắn sản
xuất chung của ngành với các thị trường tiêu thụ trong và ngoài nước nên
Nhà nước đã phê duyệt cho hợp nhất hai Liên hiệp Xí nghiệp Giấy-Gỗ-Diêm
theo khu vực thành Liên hiệp SX-XNK do Bộ Công nghiệp Nhẹ ban hành
theo Nghị định 27/HĐBT ngày 22/3/1989 của Hội đồng Bộ trưởng.
- Năm 1993-1995: Để chuyển mạnh mẽ hoạt động của Liên hiệp phù
hợp với cơ chế thị trường, mở rộng quyền tự chủ của các đơn vị thành viên
trong hoạt động SXKD và để phù hợp với Nghị định 388/HĐBT ngày
2/11/1991 nên ngày 22/3/1993 Bộ Công nghiệp Nhẹ đã ra quyết định chuyển

đổi tổ chức và hoạt động của Liên hiệp SX-XNK Giấy-Gỗ-Diêm thành Tổng
công ty Giấy-Gỗ-Diêm Việt Nam.
- Từ tháng 4 năm 1995 đến nay, Chính phủ đã quyết định thành lập
Tổng công ty Giấy Việt Nam theo quyết định 91/TTg ngày 7/3/1994 của Thủ
tướng Chính phủ thí điểm thành lập tập đoàn kinh tế kinh doanh.
Tổng công ty Giấy Việt Nam trong những năm trước đây, với cơ sở vật
chất nghèo nàn, hầu hết các doanh nghiệp đều có quy mô nhỏ, trình độ công
nghệ và máy móc thiết bị lạc hậu chủ yếu được trang bị từ những năm 1960,
lại bị chiến tranh tàn phá nặng nề. Các đơn vị sản xuất trong điều kiện thiếu
vốn trầm trọng, đặc biệt là vốn lưu động. Mặt khác, Tổng công ty Giấy Việt
Nam còn phải chịu tác động cuộc khủng hoảng và suy thoái của ngành giấy
thế giới. Nhờ sự quan tâm của Đảng và Nhà nước, dưới sự chỉ đạo sáng suốt
của Hội đồng quản trị và sự điều hành năng động của lãnh đạo Tổng công ty,
ngành Giấy đã có những thành tích đáng khích lệ. Kết quả chung của toàn
ngành từ 1995 đến 1999, sản lượng tăng từ 125.000 tấn/năm lên 323.000
tấn/năm, đạt mục tiêu ấn định (300.000 tấn/năm vào năm 2000). Mức tăng
bình quân 26,6%/năm. Trong đó, khu vực 1 (thuộc Tổng công ty Giấy Việt
5
Nam) tăng 16,6%/năm; khu vực II (địa phương, tư nhân và nước ngoài tăng
56,9%).
Định hướng và phát triển của ngành Giấy Việt Nam
Tổng công ty Giấy Việt Nam được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt quy
hoạch tổng thể phát triền ngành Công nghiệp Giấy đến năm 2010 với định
hướng mục tiêu phát triển của ngành Công nghiệp Giấy là:
Khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực sản xuất, đảm bảo 85-
90% nhu cầu tiêu dùng trong cả nước, từng bước tham gia hội nhập khu vực;
Kết hợp hài hoà giữa đầu tư chiều sâu, mở rộng các cơ sở hiện có và đầu tư
xây dựng các công trình mới; giữa phát triển sản xuất với chế biến nguyên
liệu; giữa nhu cầu tiêu dùng với sản xuất, xuất nhập khẩu; tăng năng lực sản
xuất về sản lượng và chất lượng; bảo vệ môi trường, chuẩn bị tốt những tiền

đề cần thiết cho giai đoạn phát triển cao hơn sau này.
Trong 24 năm qua, mô hình tổ chức ngành Giấy - Gỗ -Diêm đã thay đổi
6 lần. Điều này nói lên ngành Giấy - Gỗ - Diêm đang tìm một mô hình tổ
chức cho phù hợp với trình độ quản lý và phát triển của lực lượng sản xuất
và phù hợp với cơ chế thị trường hiện nay. Sự thay đổi tổ chức được thể hiện
qua các giai đoạn:
CÔNG TY GIẤY BÃI BẰ
Hình thành
1970 – 1974: Nghiên cứu khả thi Công trình Giấy Bãi bằng do Công ty
tư vấn Jaakko Poyry thực hiện.
Năng lực sản xuất bột giấy: 41.000 tấn/năm; sản xuất giấy: 50.000
tấn/năm.
08 – 1974: Ký Hiệp định về hợp tác đầu tư Công trình Nhà máy Giấy
6
Bãi Bằng giữa hai Chính phủ Việt Nam và Thuỵ Điển.
Cuối 1979: Động thổ khởi công xây dựng
26/11/1982 Khánh thành toàn bộ Nhà Máy Giấy Bãi bằng. Chuyên gia
Thuỵ Điển điều hành.
06.1990: Chuyên gia Thuỵ Điển rút hết về nước bàn giao hoàn toàn cho
phía Việt nam.
1996: Vượt công suất thiết kế, đạt 57.029 tấn/năm. tên viết tắt BAPACO
2000: Được Nhà nước phong tặng danh hiệu “ Anh hùng Lao động thời
kỳ đổi mới”
2003: Đầu tư mở rộng Bãi bằng giai đoạn 1, nâng năng lực sản xuất bột
giấy lên 68.000 tấn/năm và sản xuất giấy lên 100.000 tấn/năm.
2006: Thành lập Ban quản lý dự án mở rộng Bãi Bằng giai đoạn 2, đầu
tư dây chuyền sản xuất bột giấy 250.000 tấn/năm
07/2006: Sát nhập vào Tổng Công ty Giấy Việt nam trở thành Công ty
mẹ
TỔNG CÔNG TY GIẤY VIỆT NAM

Hình thành
06.1975: Thành lập Công ty Giấy Gỗ Diêm phía Bắc và phía Nam
06.1978: Hợp nhất hình thành Liên hiệp các xí nghiệp Giấy Gỗ Diêm
toàn quốc
10.1982 Tách thành hai Liên hiệp các xí nghiệp Giấy Gỗ Diêm số I và số II.
08.1990 Hợp nhất hai miền với tên gọi mới là Liên hiệp các xí nghiệp
sản xuất - xuất nhập khẩu
Giấy Gỗ Diêm, viết tắt là VIPIMEX.
11.1991 Thành lập Tổng Công ty xuất nhập khẩu Giấy Gỗ Diêm gọi tắt
là VINAPIMEX.
08.1995 Thành lập Tổng Công ty Giấy Việt nam theo mô hình Tổng
Công ty 91 (giữ nguyên tên viết tắt VINAPIMEX).
7
07.2006 Chuyển đổi sang mô hình Công ty mẹ - Công ty con, tên viết
tắt là VINAPACO.
Sát nhập Công ty Giấy Bãi bằng vào Tổng Công ty trở thành Công ty mẹ
1.3 Ngành nghê kinh doanh và các sản phâm chính
1.3.1 Ngành nghề kinh doanh của Tổng Công ty.
Ngành nghề kinh doanh theo Giấy chứng nhận kinh doanh gồm:
- Sản xuất kinh doanh các sản phẩm giấy, xenluyl«, sản phẩm từ giấy,
nguyên liệu giấy, dăm mảnh, văn phòng phẩm, hóa chất, vật tư, thiết bị phụ
tùng phục vụ ngành giấy.
- Khai thác chế biến, kinh doanh các loại nông, lâm sản, gỗ…
- Sản xuất kinh doanh in ấn, các sản phẩm văn hóa phẩm, đại lý xuất
hành xuất bản phẩm, may mặc, da dày, các mặt hàng từ chất dẻo;
- Thiết kế, thi công ophôc vụ lâm nghiệp, khai hoang, trồng rừng, khai
thác rừng, khoanh nuôi làm gàu rừng, thủy lợi nhỏ, xây dựng dân dụng và
công nghiệp;.
- Quản lý, bảo vệ, xây dựng và phát triển vốn rừng;
- Kinh doanh sắt thép sử dụng đặc chủng sử dụng cho ngành giấy;

- Xuất nhập sản phẩm giấy, xenluyl«, lâm sản, thiết bị vật tư, hóa chất
( trị hóa chất Nhà nước cấm) và các loại hàng hóa khác phục vụ cho sản xuất,
kinh doanh Công ty mẹ;
- Dịch vụ lữ hành Quốc tế;
- Nghiên cứu khoa học và công nghệ, thực hiện các dịch vụ thông tin,
đào tạo, tư vấn đầu tư, thiết kế công nghệ, ứng dụng và chuyển giao công
nghệ mãi trong các lĩnh vực: Nguyên kiệu, phụ liệu, thiết bị phụ tùng, các sản
phẩm giấy, xenluyl«, nông, lâm nghiệp và các vấn đề xã hiéi và môi trường
có liên quan đến nghề rừng;
- Đào tạo trung học kỹ thuật công nghiệp giấy, công nhân kỹ thuật công
nghệ và cơ điện phục vụ sản xuất kinh doanh của ngành công nghiệp giấy
8
1.3.2 Sản phẩm chính :
Giấy in:
Độ trắng : 84-92 ISO , định lượng 52-120g/m2. Dạng cuộn , tờ , sử dụng
cho tài liệu, sách các loại.
Giấy viết:
Độ trắng : 84-92ISO Định lượng 55-80g/m2. Dạng cuộn , tờ , dung để
sản xuất vở , tập sổ viết.
Giấy Photocoppy:
Độ trắng : 90 ISO Định lượng 70-80g/m2. Kích thước A3,A4. Sử dụng
cho các loại máy photocopy, máy in laze .
Giấy TISSUE :
Độ trắng : 82-90 ISO , Định lượng : 13,14,16,17g/m2. Kích thước : 350
-1.400mm.
Dạng cuộn , để gia công giấy vệ sinh , khăn ăn các loại.
*Các sản phẩm chế biến: Khăn ăn 1và 2 lớp ( hộp hoặc gói) , Giấy vệ
sinh 2 cuộn / gói loại 30m và 24m , Khăn ăn bỏ túi : 10gói / túi.
*Sản Phẩm Gỗ :
Gỗ dán , bàn , ghế , cửa các loại , trang bị nội thất , đồ dung văn phòng .

1.4 Quy trình công nghệ:
* Giải thích quy trình sản xuất giấy:
Nguyên liệu thô ( tre, nứa , gỗ ) được đưa vào chặt thành mảnh qua hệ
thống máy chặt nguyên liệu và thủ công. Sau khi qua các công đoạn chặt, rưa;
các mảnh này được đưa qua hệ thống sàng để loại ra những mảnh không hợp
cách, những mảnh hợp cách được vận chuyển về kho chứa mảnh qua hệ thống
băng tải và từ đây đưa vào nồi nấu theo tư lệ phối trộn 50% sợi dài (mảnh tre,
nứa) và 50% sợi ngắn (mảnh gỗ các loại). Từ sân mảnh, mảnh được đưa vào
các nồi nấu qua hệ thống ống thổi mảnh (theo nguyên lý khí động học). Quá
9
trình đưa mảnh vào nồi nÊu được vận hành bằng hệ thống thiết bị nghi khí
điều khiển và khi nÊu bột hoá chất sử dụng là xót và Na
2
SO
4
.
Sau khi nÊu bột đến công đoạn rửa, dịch đen loãng thu hồi được trong quá
trình rửa bột được đưa vào chưng bốc thành dịch đen đặc cung cấp cho nồi hơi
thu hồi. Bột sau khi rửa được đưa sang công đoạn sàng chọn để loại bỏ mÂu
mắt và tạp chất. Sau khi rửa song, bột được cô đặc tới nồng độ 12% và đưa
sang công đoạn tẩy trắng, theo yêu cầu phải tiến hành tẩy trắng bằng hoá chất
như xót, Clo, NaClO, H
2
O; các hoá chất này được cung cấp từ nhà máy hoá
chất và một số mua ngoài.
Sau quá trình tẩy trắng, bột giấy được đưa sang phân xưởng xeo để sản
xuất giấy. Trước tiên, bột giấy được bơm tới công đoạn chuẩn bị bột và phụ
gia. Tại đây bột giấy được nghiền nhờ hệ thống máy nghiền, để đưa độ nghiền
của bột từ 15
o

SR lên 35 - 40
o
SR. Do yêu cầu về sản lượng và chất lượng sản
phẩm, Công ty đã phải nhập bột ngoại với tư lệ dùng từ 15 - 20%, bột ngoại
nhập cũng được xử lý tại công đoạn này. Bột sau khi nghiền được phối chén
với một số hoá chất phụ gia nh keo ADK, CaCO
3
, bentonite, chất tăng
trắng, nhằm cải thiện một số tính chất của tờ giấy sau này.
Để tờ giấy đạt được các tiêu chuẩn mong muốn về bền đẹp, trước khi hình
thành tờ giấy, dung dịch bột được xử lý qua một hệ thống phụ trợ để loại bỏ tạp
chất, tạo cho bột không bị vãn cục và có nồng độ, áp lực ổn định. Sau khi qua
hệ thống phụ trợ, dung dịch bột giấy được đưa lên máy xeo và tờ giấy ít được
hình thành, tờ giấy ít tiếp tục qua bộ phận sấy khô, kết thúc công đoạn sấy khô
tờ giấy đạt độ khô từ 93 - 95% và được cuộn lại thành từng cuộn giấy to. Các
cuộn giấy này tiếp tục được chuyển đến máy cắt cuộn để cuộn lại và cắt thành
các cuộn giấy nhỏ có đường kính từ 90 - 100 cm; còn chiều rộng cuộn giấy tuỳ
theo yêu cầu của khách hàng. Nhờ có băng tải và thang máy các cuộn giấy này
được chuyển tới bộ phận hoàn thành để gia công chế biến, bao gói thành các
10
sản phẩm. Tất cả các sản phẩm này được nhân viên KCS kiểm tra nghiêm ngặt,
sau đó bao gói và nhập kho thành phẩm để bán cho khách hàng
1.5 Thị trường
Tình hình thị trường giấy ở nước ta từ năm 1990 đến nay tăng mạnh mỗi
năm từ 12%- 15% trong khi đó sản xuất chỉ tăng thêm dưới 10% và chỉ tăng
chủ yếu các sản phẩm giấy cấp thấp , tạo nên hiện tượng thừa giả tạo . Trong
khi hàng năm phải nhập hàng ngàn tấn, Nguyên nhân là do trong nước chưa
có đủ khả năng đầu tư lớn .
Những năm vừa qua nhiều Công ty sản xuất giấy với quy mô vừa và nhỏ
của tư nhân và địa phương , thiết bị thô sơ tự phát , mới chỉ đáp ứng được nhu

cầu trước mắt một mảng của thị trường .
Tiềm năng thị trường Giấy của Việt Nam là rất lớn do nền kinh tế nước
ta hiện đang trong giai đoạn phát triển mạnh với xuất phát điểm là nền kinh tế
thấp kém , nhu cầu sinh hoạt và đời sống văn hóa tinh thần ở mức tối thiểu.
Nếu lấy năm 1990 làm thời điểm xuất phát với nhu cầu tiêu dùng 3,5kg
giấy / người năm. Đến năm 1995 là 4,4 kg và năm 2000 là 7,5kg. Như vậy thị
trường giấy ở nước ta theo cấp số nhân sau 10 năm tăng 214%. Tuy vậy tính
đến năm 2000 nhu cầu sử dụng giấy bình quân mỗi người trong năm bằng ¼
mức tiêu dùng bình quân của Châu Á , bằng 1/7 mức tiêu dùng của thế giới ,
Tuy vậy sản lượng sản xuất từ năm 1995 đến năm 2000 tăng 165%, nhưng
mới chỉ đáp ứng được nhu cầu trong nước .
Thực trạng
Ngành Giấy Thống kê
Số Công ty sản xuất giấy 300
Sản lượng 850.000 tấn ( 2005)
Sản lượng nhập khẩu 657.150 tấn – 311 triệu USD
Tốc độ tăng trưởng 1990- 1999 :16%/ năm, 2000- 2004 : 20% năm
Tiêu thụ Giấy/ 1 người 3.5kg( 1995),11.4kg( 2003) 16 kg(2005)
11
Theo Hiệp hội Giấy Việt Nam, hiện nay, cả nước có hơn 300 doanh
nghiệp sản xuất giấy các loại với quy mô khác nhau, gồm: 7 doanh nghiệp
thuộc Tổng công ty giấy Việt Nam, 6 doanh nghiệp nhà nước thuộc Hà Nội,
Thanh Hoá, Nghệ An, Huế, Bình Dương, Long An, còn lại là các công ty cổ
phần, công ty trách nhiệm hữu hạn, các hợp tác xã và doanh nghiệp tư nhân.
Các đơn vị sản xuất giấy trải ra khắp miền đất nước, nhưng tập trung đông
nhất vẫn là khu vực tỉnh Bắc Ninh (khoảng 100 doanh nghiệp) Tp.HCM với
60 doanh nghiệp.
Theo thống kê của Hiệp hội Giấy Việt Nam, ngành giấy đã có tốc độ
tăng trưởng cao và liên tục trong những năm vừa qua. Từ năm 1990 đến 1999,
tốc độ tăng trưởng bình quân là 16%/năm, 3 năm sau đó (2000, 2001 và 2002)

tốc độ tăng trưởng là 20%/năm, 5 năm tiếp theo tốc độ tăng trưởng dự báo là
28%/năm
Với tốc độ tăng trưởng cao như vậy, cùng với gia tăng sản phẩm giấy
nhập khẩu, đã giúp định suất tiêu thụ giấy trên đầu người của Việt Nam tăng
từ 3,5kg/người/năm trong năm 1995 lên 7,7kg/người/năm trong năm 2000,
11,4 kg/người trong năm 2002 và khoảng 16 kg/người/năm trong năm 2005
Tiềm năng phát triển
Tốc độ tăng trưởng dự báo 28%/ năm ( 2007- 2012)
Tiêu thụ giấy/ 1người thấp VN(14kg),indonesia(19.5kg),
Malaysia(80kg)
Nhu cầu tiêu thụ được đáp ứng giấy carton (50%),giấy vệ sinh
(28%)
Tổng vốn đầu tư cần ( 2010-2020) 95.569 tỷ đồng
Theo Hiệp hội giấy Việt Nam, năng lực sản xuất nội địa hiện nay đối với
mặt hàng giấy carton chỉ đáp ứng được 51% nhu cầu trong nước của mặt hàng
này và đối với mặt hàng giấy vệ sinh thì sản xuất trong nước chỉ đáp ứng
được 28% nhu cầu, riêng giấy couché có sản lượng rất thấp, chỉ đáp ứng được
12
khoảng 8% nhu cầu.
Trong khi đó, mức độ gia tăng nhu cầu tiêu dùng các sản phẩm giấy
trong những năm tới được dự tính là rất lớn cùng với tốc độ tăng trưởng kinh
tế và chiến lược phát triển ngành giấy của Chính phủ. Đặc biệt, với mặt hàng
giấy vệ sinh, tốc độ tăng nhu cầu tiêu dùng sẽ rất cao do thu nhập tăng, mặt
bằng dân trí tăng, sự hỗ trợ phát triển của các tổ chức phi chính phủ trong việc
giáo dục vệ sinh.
Theo dự báo của Tổng công ty giấy Việt Nam và Hiệp hội giấy Việt
Nam, ngành giấy sẽ tăng trưởng ở mức khiêm tốn nhất là 10% và đến 20%
hàng năm trong những năm tới.
Để đáp ứng được mức độ tăng trưởng trên, ngành giấy Việt Nam đã có
chiến lược phát triển từ nay đến 2010, đến năm 2010, sản lượng giấy sản

xuất trong nước sẽ đạt tới 1,38 triệu tấn giấy/năm (trong đó khoảng 56% là
nhóm giấy công nghiệp bao bì và 25% là nhóm giấy vệ sinh) và 600.000
tấn bột giấy
II. Cơ cấu tổ chức và bộ máy hoạt động
2.1 Cơ cấu tổ chức:
13
Tng Giỏm c
Ban Kim Soỏt
Phú Tng giỏm đốc
Kỹ thut sn xut
K toỏn trng
- Phũng K thut
- Phũng mỏy tớnh
- Nh mỏy Giy
- NM Hoỏ cht
- XN Bo dng
- Cty Giy Tissue
Sụng ung
- Phũng K. doanh
- Tng kho
- CN TCty ti
TP. HCM
- CN Tcty Giy
ti Nẵng
- TT DVKD Giy
ti H Ni
- XN Dch v
Phũng Ti chớnh
K toỏn
- Vn phũng

- P.T chc LĐ
- P. K hoch
- P. XNK v
Thit b ph tựng
- P. XD c bn
- Ban qun lý d ỏn
Nh mỏy SX Giy
v Bt giy Thanh
Hoỏ
- Ban QL D án
mở rng Bói Bng
GĐ2
- P. Lõm sinh
- Cty Ch bin v
XNK dm mnh
- Cty Vn ti v Ch
bin lõm sn
-XN Kho sỏt v
Thit k lõm nghip
- 16 Lõm trng
Phú Tng giỏm đốc
Kinh doanh
Phú Tng giỏm đốc
Tài chớnh
Phú Tng giỏm đốc
Đầu t
Phú Tng giỏm đốc
Nguyên liu
Hi ng Qun Tr
S t chc tng cụng ty giy Vit Nam

14
2.2 Chức năng và nhiệm vụ
Cơ cấu bộ máy quản lý Tổng công ty là tổng hợp các bộ phận lao động
quản lý khác nhau, được chuyên môn hoá và có quyền hạn trách nhiệm nhất
định, được bố trí thành những cấp, những khâu khác nhau, nhằm đảm bảo
thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung đã xác định của
Tổng công ty.
Tổ chức bộ máy quản lý của Tổng công ty giấy Việt Nam được xây dựng
theo kiểu trực tuyến chức năng, Thực hiện quản lý đứng đầu là Chủ tịch Hội
đồng quản trị, tiếp đó là Tổng giám đốc là người trực tiếp điều hành mọi hoạt
động của tổng công ty tiếp đó các phó Tổng giám đốc và kế toán trưởng giúp
việc trực tiếp cho Tổng giám đốc, dưới đó là các phòng ban đơn vị xí nghiệp.
Tổ chức bộ máy quản lý
*Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận:
- Hội đồng quản tri: Là cơ quan đại diện trực tiếp chủ sở hữu nhà nước
tại VINAPACO, chịu trách nhiệm trước tủ tướng chính phủ và trø¬c pháp luật
về mọi hoạt động của VINAPACO. Quyết định các dự án đầu tư, góp vốn
- Ban kiểm soát thực hiện nhiệm vụ do hội đồng quản trị giao, báo cáo
và chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị.
- Tổng giám đốc: Điều hành hoạt động hàng ngày của Tổng công ty theo
mục tiêu, kế hoạch và các nghị quyết, quyết định của hội đồng quản trị.
- Kế toán trưởng: Giúp tổng giám đốc tổ chức công tác kế toán - tài
chính theo chế độ hiền hành, tham gia tư vấn các vấn đề về Tài chính kế toán
cho Tổng giám đốc và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về số liệu thông
tin báo cáo.
- Phó tổng giám đốc kỹ thuật - sản xuất: Là người chịu trách nhiệm trước
Tổng giám đốc về sản xuất kinh doanh của Tổng công ty như: Tiến độ sản
xuất giấy, nhu cầu hoá chất
-Phó tổng giám đốc kinh doanh: Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc
15

về nhu cầu vốn kinh doanh kế hoạch sản xuất chiến lược kinh doanh.
-Phó Tổng giám đốc tài chính: Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về
vấn đề tài chính kế toán
-Phó Tổng giám đốc phụ trách đầu tư và đời sống: Phụ trách đầu tư nâng
cấp sửa chữa phục vụ cho sản xuất và các nhu cầu nâng cao đời sống vật chất
văn hoá, tinh thần cho cán bộ công nhân viên trong toàn Tổng công ty.
- Phó Tổng giám đốc nguyên liệu : Phụ trách về nhu cầu nguyên liệu đầu
vào phục vụ sản xuất, kế hoạch phát triển nguyên liệu phục vụ sản xuất lâu dài.
- Phòng tổ chức hành chính: Giúp đỡ tổng giám đốc quản lý nhân sự trong
toàn công ty, tham mưu cho Tổng giam đốc về đề bạt, miễn nhiệm cán bộ.
- Phòng Tài chính Kế toán : Tham mưu cho Tổng giám đốc về mọi vấn
đề liên quan đến Tài chính Kế toán, như từ vấn về phương án sử dụng vốn
phù hợp tham mưu các phương án mua các vật tư đầu vào phương thức bán
hàng phương án quản lý công nợ .
- Phòng Kinh doanh: Tiếp cận thị trường tiêu thụ, tìm khách hàng tiêu
thụ các sản phẩm tìm mối các vật tư đầu vào tốt giá cả hợp lý.
- Các phòng ban trực thuéc các Phó tổng giám đốc hoạt động theo sự chỉ
đạo của các Phó tổng giám đốc.
Thường xuyên báo cáo kết quả hoạt động cho các phó tổng giám đốc
đồng thời chịu trách nhiệm trước phó tổng về kết quả hoạt động sản xuất
kinh doanh.
16
CHƯƠNG II
THỰC TRẠNG VỀ QUẢN LÝ VẬT TƯ TẠI
TỔNG CÔNG TY GIẤY VIỆT NAM
I. Cơ sở lý luận về quản lý vật tư ở doanh nghiệp
I.1 . Khái niệm
Vật tư kỹ thuật là sản phẩm của lao động được dựng để sản xuất: nguyên
liệu, vật liệu… thiết bị, máy móc, bán thành phẩm. Có thể một sản phẩm của
Doanh nghiệp này lại là loại nguyên liệu của Doanh nghiệp khác. VÌ mỗi vật

có những thuộc tính khác nhau và chính như thực hiện nó sẵn sàng có thể
dùng cho nhiều viêệ, cho nên cùng một sản phẩm có thể dùng làm sản phẩm
tiêu dùng hay dùng làm vật tư kỹ thuật. Bởi vậy, trong mọi trường hợp cần
phải căn cứ vào công dụng cuối cùng của sản phẩm để xem xét nó là vật tư kỹ
thuật hay là sản phẩm tiêu dùng đích thực.
I.2 . Yêu cầu chung
Quản lý hàng hoá theo một chu trình xuyên suốt từ khâu nhâp hàng ,
xuất hàng cho đến khâu thống kê và đánh giá tình hình tồn kho.
Cân đối được lượng vật tư tồn kho với kế hoạch sản xuất nhằm đưa ra
quyết định kịp thời chính xác phục vụ cho hoạt động sản xuất và phân phối
hàng hoá
Báo cáo thống kê và truy vấn dễ dàng theo cơ sở dữ liệu .
II. Thực trang quản lý vật tư tại phòng tài chính kế toán
Chức năng và nhiệm vụ của phòng tài chính kế toán .
2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Toàn bộ công tác tài chính - kế toán đều thực hiện tập trung tại phòng tài chính
kế toán của Tổng công ty. Phòng tài chính - toán được bố trí theo sơ đồ sau:
17
Sơ đồ : Bộ máy kế toán Tổng công ty Giấy Việt Nam
Tổ tổng hợp
Tổ tài chính
Tổ vật liệu
Tổ XDCB
Kế toán tiêu thụ
Kế toán tiền lương
Kế toán vlp, ccdc
Kế toán NVL chính
Kế toán nhiên liệu
Kho VT phụ tùng
Bộ phận kế toán Hà Nội

Kế toán XDCB
Kế toán đời sống ăn ca
Kế toán thanh toán
KÕ
to¸n trưởng
Kế toán giá thành
Kế toán TSC§
Kế toán tổng hợp
Bộ phận máy tính
18
*Chức năng nhiệm vụ của các kế toán:
+ Kế toán trưởng: Tổ chức kiểm tra việc thực hiện chế độ ghi chép ban
đầu, chế độ báo cáo thống kê định kỳ, tổ chức bảo quản hồ sơ, tài liệu kế toán.
Đồng thời theo dõi phần hành kế toán tổng hợp, đúc rút kinh nghiệm, vận
dụng sáng tạo, cải tiến hình thức và phương pháp kế toán ngày càng hợp lý,
chặt chẽ phù hợp với điều kiện của tổng công ty.
+ Phó phòng Tài chính Kế toán về tài chính: Giúp kế toán trưởng trực
tiếp điều hành tổ tài chính và tổ máy tính ;
+ Phó kế toán trưởng về xây dựng cơ bản: Giúp kế toán trưởng trực tiếp
điều hành tổ vật liệu và tổ xây dựng cơ bản;
+ Pho phòng Tài chính kế toán Phụ trách tổng hợp : Giúp kế toán trưởng
điều hành trực tiếp tổ tổng hợp.
-Kế toán tiền gửi ngân hàng: Căn cứ vào các chứng từ gốc, hoá đơn mua
hàng kế toán theo dõi tiền bán hàng chuyển qua ngân hàng, hàng ngày cập
nhật lên NKCT số 2 và số 4.
-Kế toán tiền mặt: Hàng ngày lập các phiếu thu, phiếu chi về các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh Cập nhật số liệu lên bảng kê số 1, cuối tháng lấy số liệu
tổng hợp lên NKCT số 1.
-Kế toán đời sống ăn ca: Theo dõi tiền chi ra cho các bếp ăn hàng tuần
nhận chứng từ mua hàng vào sổ chi tiết, cuối tháng lên NKCT số 10.

-Kế toán tiền lương và bảo hiÓmXH: Có nhiệm vụ tổng hợp số liệu từ
phân xưởng, tổ, đội SX gửi lên đê phối hợp với các bộ phận khác thanh toán
lương.
-Ké toán thanh toán: Theo dõi thu chi tiền mặt, thanh toán với ngân hàng
.Kế toán sử dụng bảng kê, nhật ký chứng từ số 1,2, sổ chi tiết, sổ quỹ tiền
mặt
- Kế toán tiêu thụ: Theo dõi tình hình N-X-T kho của thành phẩm, theo
dõi công nợ của các khách mua giấy, kết hợp với phòng thị trường thông kê
19
theo dõi sản lượng bán giấy theo ngày tháng Cuối tháng lên bảng kê số 11,
lên NKCT số 8, tính lợi nhuận làm các báo cáo phân tích tiêu thụ phục vụ sản
xuất kinh doanh và các báo cáo khác.
- Kế toán vật liệu: ghi chép tổng hợp số liệu tình hình mua, vc, bảo quản,
N-X-T kho nguyên vật liệu, tính giá thực tế vật liệu xuất kho.Hàng tháng lên
bảng kê số 3, bảng phân bổ
- Kế toán thống kê tổng hợp: Thống kê sản lượng, tính giá trị sản
xuất Thông tin kinh tế hàng ngày về tình hình sản xuất kinh doanh để chỉ
đạo cho việc chỉ đạo SX hàng ngày.
-Kế toán XDCB: Căn cứ vào bảng kê, bảng phân bổ để tập hợp chi phí
giá thành XDCB phát sinh trong kỳ .
- Kế toán tổng hợp giá thành: Căn cứ vào bảng kê, bảng phân bổ của kế
toán chi tiết, tập hợp chi phí sản xuất Tính giá thành chi tiết theo khoản mục
yếu tố theo định kỳ.
- Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tập hợp tài liệu của các phần hành kế
toán, tập hợp phân bổ lên các báo cáo tổng hợp, lập báo cáo tài chính định kỳ
theo quy định của pháp luật.
2.2 Hình thức kế toán đơn vị đang áp dụng:
Với quy mô sản xuất khá lớn, dây truyền sản xuất tương đối hiện đại,
chính vì những đặc điểm đó mà Tổng công ty đã áp dụng hình thức kế toán
Nhật ký chứng từ, là hình thức kế toán có ưu điểm hơn các hình thức kế toán

khác. Đặc điểm của hình thức Nhật ký chứng từ là tổ chức so sánh theo
nguyên tắc tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo một
vỊ của tài khoản (Nợ hoặc Có). Sổ kế toán tổng hợp của hình thức này bao
gồm các bảng kê.
Diễn giải:
* Hàng ngày: Căn cứ vào phiếu NK, XK và các chứng từ khác có liên
quan thủ kho lập nên thẻ kho.
20
+ Định kỳ 5 - 7 ngày thủ kho gửi lên cho kế toán, kế toán kiểm tra đối
chiếu, định khoản rồi vào sổ chi tiết tài khoản 152, tài khoản 331.
+ Định kỳ 15 ngày kế toán kiểm tra đối chiếu giữa thẻ kho với sổ chi tiết
về mặt số lượng.
* Cuối tháng:
+ Căn cứ vào phần xuất trên sổ chi tiết TK152 kế toán lập nên bảng phân
bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
+ Cộng số liệu trên sổ chi tiết TK331 ghi vào nhật ký chứng từ số 5
+ Từ bảng phân bổ và NKCT số 5 phản ánh vào bảng kê số 3.
+ Cộng sổ chi tiết TK152 lấy số liệu lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn
sau đó đối chiếu với sổ cái TK152.
+ Căn cứ vào các nhật ký chøhg từ kế toán ghi vào sổ cái các tài khoản
152,tài khoản 331.
Tổng công ty chỉ nhập kho nguyên vật liệu do mua ngoài vì thế vật liệu
khi về nhập kho phải kèm theo Hoá đơn mua hàng
2.3 Tình hình tin học hóa tại Tổng Cơng Ty và phòng kế toán tài chính:
2. 3.1 Tình hình tin học hỉa tại Tổng Cơng Ty
Văn phòng Tổng công ty đang quản lý số lượng máy như sau:
- Tổng Giám đốc và Phó Tổng giám đốc trang bị mỗi người một bộ máy tính
- Phòng Tài chính kế toán quản lý 20 bộ máy tính:
+ 01 máy chủ để truy cập và sao lu số liệu về kế toán.
+ 01 máy nối mạng internet.

+ 18 máy phục vụ công tác kế toán của phòng.
- Các Phòng khác được trang bị từ 08 đến 10 bộ máy: 01 máy nối
mang., số còn lại phục vụ công tác chuyên mon của phòng.
- Trong dây chuyền sản xuất và tại các phân xưởng đều có máy tính để
phục vụ kỹ thuật dây chuyền tự động.
21
- Công ty luôn tập trung đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin để nâng
cao chất lượng quản lý và hiệu quả thực hiện công việc. Hiện tại, các phòng
ban của công ty phục vụ công tác quản lý đều được trang bị máy tính, tất cả
được nối mạng LAN. Các nhân viên đều có khả năng sử dụng máy tính thành
thạo, việc tiếp thu những kiến thức tin học mới là rất nhanh chóng.
- Tổng cổng ty sử dụng hai phần mềm chuyên dụng là phần mềm kế
toán của công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST và phần mềm kế
hoạch sản xuất của công ty cổ phần phần mềm kế toán AFC.
- Phần mềm kế toán FAST được dựng để thực hiện các nghiệp vụ kế
toán tổng hợp, kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền vay, kế toán bán hàng và công
nợ phải thu, kế toán mua hàng và công nợ phải trả, kế toán hàng tồn kho, kế
toán chi phí và tính giá thành, kế toán tài sản cố định, kế toán công cụ dụng
cụ, báo cáo thuế. Phần mềm Fast được áp dụng tại phòng kế toán.
- Phần mềm kế hoạch sản xuất được sử dụng để tính định mức tiêu hao
nguyên vật liệu, trên cơ sở đó tính tổng tiêu hao nguyên vật liệu, để lên kế
hoạch xuất kho nguyên vật liệu, cũng như nhập kho nếu thiếu nguyên vật liệu.
Phần mềm kế hoạch sản xuất được áp dụng tại phòng kế hoạch.
- Phần mềm kế hoạch của AFC có khả năng trao đổi dữ liệu với phần
mềm kế toán của Fast, đây cũng là một trong những chức năng quan trọng
giúp giảm bớt thời gian nhập liệu.
- Bên cạnh hai phần mềm mang tính đặc thù, các máy tính của công ty
đều được cài đặt các phần mềm cơ bản như bộ Office, các chương trình diệt
Virus, các chương trình tiện ích…
2.3.2 Tình hình tin học hoá của phòng Kế Toán Tái Chính

Phòng kế toán có 20 người đều được trang bị mỗi người một máy tính.
Cả 5 máy tính đều được nối mạng LAN với nhau và với các máy của toàn
công ty. Bên cạnh phần mềm Fast, mỗi máy tính đều sử dụng thêm Excel như
22
một công cụ làm việc và tính toán quan trọng. Thực tế tại phòng kế toán, công
tác tính lương và quản lý vật tư đang được thực hiện trực tiếp trên Excel, với
một cán bộ chuyên trách.
2.3.3 Vấn đề đang tồn tại và định hướng lựa chọn đề tài
Qua quá trình tìm hiểu tại phòng kế toán, em nhận thấy: Việc quản lý vật
tư đang được thực hiện trên Excel. Khi có yêu cầu tra cứu thông tin nhân sự thì
nhân viên kế toán phải sử dụng khá nhiều hàm trong Excel để tìm ra kết quả,
tuy vậy với những yêu cầu thông tin phức tạp thì Excel không đáp ứng được.
Quản lý vật tư ở các phân xưởng hết sức phức tạp và quan trọng, nó đòi
hỏi làm sao quản lý cho tốt đảm bảo đủ điều kiện trang thiết bị vật tư để tiến
hành sản xuất. Đặc biệt là ở phòng kế toán tài chính, chứa rất nhiều dữ liệu
quan trọng, cần phải quản lý chặt chẽ để tránh mất mát và ảnh hưởng đến quá
trình hoạt động sản xuất và kinh doanh của nhà máy.
Nhận thấy những vấn đề tồn tại trên, em quyết định lựa chọn đề tài “
Phân tích, thiết kế, xây dựng phần mềm quản lý vật tư tại phòng Kế Toán Tài
Chính ” để giúp việc quản lý vật tư và hoạt động quản lý và kinh doanh được
dễ dàng và hiệu quả hơn.
III. KHÁI QUÁT VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
3.1 Mục đích, chức năng
3.1.1. Mục đích
Xây dựng phần mềm có chức năng quản lý nhân sự và tính lương cho
công ty, phục vụ đắc lực cho công việc của cán bộ kế toán nguyên vật liệu và
các khoản bảo hiểm. Cải thiện năng lực thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối
thụng tin về vật tư, góp phần nâng cao tính chuyên nghiệp cho công ty.
3.1.2 Chức năng
Phần mềm khi hoàn thiện có một số chức năng sau đây:

Quản lý hệ thống: Quản lý các tham số hệ thống, quản lý người dùng,
bảo trì cơ sở dữ liệu
23
Quản lý nhân sự: Quản lý hồ sơ các nhân viên, phòng ban, chức vụ, tìm
kiếm nhân viên, quản lý tuyển dụng
Quản lý vật tư : Quản lý trang thiết bị vật tư tại phòng kế toán tài chính
Lập báo cáo: Báo cáo thông tin về vật tư theo các tiêu chuẩn liên quan,
báo cáo bảng xuất nhập, thay, sửa.
Trợ giúp: Hướng dẫn sử dụng, giới thiệu phần mềm, liên hệ trực tuyễn,
hỗ trợ online.
3.2 Thông tin đầu vào, đầu ra
3.2.1 Thông tin đầu vào
Quản lý nhập vật tư , quản lý thiết bị bổ xung , quyết định thêm dựng ,
sửa , thay thế
3.2.2 Thông tin đầu ra
Báo cáo bảng vật tư trong từng tháng , bảng chỉnh xửa , thay thế , khấu hao.
Báo cáo mua và bán , bảo hành
3.3 Phạm vi nghiên cứu
Đề tài được nghiên cứu tại phòng kế toán, phục vụ chủ yếu cho cán bộ kế
toán vật tư và chi phí nguyên vật liệu .
3.4 Phương pháp nghiên cứu
a. Phương pháp nghiên cứu tài liệu
Sau một thời gian nghiên cứu tài liệu tại Tổng Công Ty Giấy Việt Nam,
em đã thu thập được những thông tin có ích phục vụ cho việc xây dựng phần
mềm và viết báo cáo như:
- Tài liệu chung về công ty: ngày thành lập, cơ sở pháp lý, tình hình hoạt
động sản xuất kinh doanh, báo cáo tài chính, sản lượng bán …
- Tài liệu về quản lý vật tư :
b. Phương pháp quan sát
Qua một thời gian thực tập tại công ty em đã phần nào hiểu được chức

năng, nhiệm vụ của từng phòng ban, công việc hàng ngày mà các nhân viên
24
phải đảm nhiệm. Tại công ty, chức trách lớn thuộc về những người quản lý,
ban lãnh đạo, trưởng các bộ phận, phòng ban và quản đốc phân xưởng. Thực
tế dễ nhận thấy là việc quản lý vật tư trong công ty vẫn được thực hiện bằng
phương pháp thủ công, gây khó khăn trong việc cập nhật, lưu trữ dữ liệu về
vật tư khi mà số lượng nhân viên trong công ty ngày một tăng; khó khăn trong
việc tìm kiếm dữ liệu, sửa đổi thông tin về nhân viên, việc tra cứu thông tin
diễn ra chậm .
c. Phương pháp phỏng vấn
Ngoài phương pháp nghiên cứu tài liệu và quan sát, em đã gặp trực tiếp
các anh chị tại phòng kế toán, gặp cán bộ kế toán vật tư.
Qua những buổi gặp gỡ và nói chuyện, em nhận thấy: việc quản lý vật tư
còn chưa có một phòng ban chuyên trách, dữ liệu về nhân sự còn ở dạng sơ
sài, chưa hệ thống và khoa học. Việc tính lương được thực hiện trên Excel,
cán bộ tính lương phải rất vất vả và tốn nhiều công đoạn để đưa ra được bảng
lương cho toàn công ty và phiếu lương cho từng người. Việc tính lương theo
thời gian và sản phẩm, với các phòng ban, phân xưởng khác nhau có cách tính
khác nhau nên việc tính lương được thực hiện khá tỉ mỉ, theo từng bước rõ
ràng nhưng chưa được hoàn toàn tự động hoá
3.5 Những người được hưởng lợi
3.5.1 Với toàn công ty
Phần mềm ứng dụng, việc thu thập, xử lý, lưu trữ, và phân phát thông tin
về vật tư sẽ diễn ra một cách chuyên nghiệp. Công ty không những đạt được
hiệu quả quản lý mà còn nâng cao được vị thế của mình.
3.5.2 Với cán bộ quản lý
Phần mềm ứng dụng, việc thực hiện tra cứu thông tin nhân sự trở nên
nhanh chóng và dễ dàng, giúp cho nhà quản lý đưa ra được những chính sách
kịp thời trong vấn đề quản lý.
3.5.3 Với nhân viên trực tiếp

25